Как пишется докладная на работника: Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец написания работником документа, отличие от служебной, законодательные основы

Как пишется докладная на работника: Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец написания работником документа, отличие от служебной, законодательные основы

Докладная записка — что это за документ, как написать, образцы докладной записки о невыполнении должностных обязанностей, нарушении трудовой дисциплины, премировании

Время чтения: 4 минут(ы)

Часто работники сталкиваются с написанием различных документов и записок внутри компании, которые имеют адресат как внутри структуры предприятия, так и за пределами компании. Как понять в каком случае какой документ составляется и как оформляется. Например, официальная переписка внутри компании – как оформить и как назвать документ? В данной статье речь пойдет докладной записке, и как ее не спутать со служебной запиской. Читайте инструкцию как заполняется анкета при приеме на работу.
Докладная записка — это информационно справочный документ

Содержание статьи

• 1 Что это за документ?
• 2 Как писать?
• 3 Образцы
• 4 Видео

Что это за документ?

Докладная записка представляет собой документ, который несет определенную информацию руководству, на основании которой компания должна принять решение. Данный документ носит информационный характер, чаще всего в нем содержится либо  вопрос, либо предложение, сопровождающееся выводами. Бывают накладные, содержащие только информацию о выполнении какого-либо поручения или окончании работ над поставленной задачей.

Докладная записка пишется как по указу руководителя, так и по собственной инициативе. Существует два вида докладной записки:

• Внутренняя – адресована руководителю филиала (при прямом подчинении) ;
• Внешняя – направляется вышестоящему руководству.

Как писать?

Докладная записка чем-то схожа по содержанию со служебной запиской.  Разница заключается в том, что служебная записка адресуется сотрудникам равного должностного положения и статуса, а докладная – всегда направляется вышестоящему руководству от подчиненного. Ознакомиться с образцом резюме менеджера и что входит в его обязанности можно здесь.

Докладная записка должна содержать следующие данные:

• Наименование предприятия либо структурного подразделения;
• Наименование самого документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
• Дата составления документа и присвоенный ему номер регистрации;
• Индекс;
• Для внешних докладных необходимо указывать место составления – город;
• Данные адресата – должность, фамилия и инициалы;

• Текст докладной записки должен иметь заголовок, который информирует адресата о содержании документа. Начинается заголовок со слов «О …» или «Касательно …».

• Содержание докладной записки делится на две части – в первой части описывается текущая ситуация, во второй части содержатся предложения по ее решению, задаются вопросы либо описываются выводы;
• Подписывает документ лично составитель, указывая при этом расшифровку подписи – Фамилию и инициалы. Также следует указать номер телефона составителя, чтобы руководитель мог связаться с ним для уточнения обстоятельств;
• Подпись руководителя – если записка направляется не по прямому подчинению, а в вышестоящую инстанцию, то подпись ставить прямого руководителя автора докладной записки.

Как правило, докладная записка составляется на листе бумаги формата А4. Если это внутренний документ – то на простом листе бумаги, если внешний – то на фирменном бланке компании. Ознакомиться с видами климатических зон, расположенных на территории России здесь: https://specworkgid.ru/baza-znanij/spravochnaya-informaciya/kakae-klimaticheskie-zony-raspologayutsya-na-territorii-rossii. html.

Образцы

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей представляет собой информационный документ, который призван сообщить руководству о факте невыполнения, либо некачественного исполнения работником своих должностных обязательств. Кроме изложения докладная записка содержит просьбу о наказании либо привлечении к дисциплинарной ответственности  указанного работника. Читайте инструкцию как заполняется карточка выдачи средств индивидуальной защиты на этой странице.

На фото образец должностной инструкции о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о хамском поведении сотрудника  или оскорблении призвана уведомить руководителя о вызывающем и оскорбительном поведении сотрудника, находящегося на рабочем месте. Докладная записка такого типа носит информационно-справочный характер с просьбой принять меры по отношению к сотруднику-хаму, чтобы в будущем избежать подобного поведения как от указанного лица, так и от других сотрудников. Другими словами, чтобы это было примером для всех сотрудников. Читайте как оформить увольнение за прогул .

На снимке представлен образец докладной записки, указывающей на оскорбительное поведение сотрудника

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины информирует руководителя о том, что сотрудник нарушает или нарушил единожды трудовую дисциплину. В записке также содержится просьба о привлечении указанного сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Пример составления докладной записки о нарушении трудовой дисциплины на фото

Служебная записка о премировании сотрудников содержит информацию о выполненной работе, как правило, более высоких показателей работы сотрудника. В документе содержится  подробное описание в чем конкретно заслуга работника, а также пожелание премировать отличившегося сотрудника, а также размер премии.

Образец докладной записки о премировании сотрудника на снимке

Видео

Смотрите видео-ролик о докладной записке:

Докладная записка является достаточно распространенным документом практически во всех компаниях и не имеет строгих правил соблюдения оформления.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Вы уже голосовали

Как написать служебную записку: образец

Дмитрий Сергеев

писал докладные записки

Профиль автора

Ежедневно сотни работников пишут служебные записки на имя руководителей.

Вообще, это своеобразный документ: ни в одном законе нет термина «служебная записка». В некоторых организациях писать их в принципе не принято. В других — служебные записки есть, но называют их по-своему: например, «докладные записки» или «рапорты».

Ничего не мешает компаниям самостоятельно определять, что они считают служебной запиской и как ее составлять. Например, ЦИК России в своей инструкции по делопроизводству пишет, что служебная, или докладная, записка — «это внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Несмотря на множество названий, у этих документов одна функция — в служебной записке работник организации информирует руководство о какой-то проблеме и, возможно, о способах ее решения, либо что-то объясняет.

Расскажу, для чего обычно составляют служебные записки, как это правильно сделать, а также приведу образцы на все случаи жизни.

Что такое служебная записка

Несмотря на то что служебная записка — это способ передачи информации от работника к руководителю, в трудовом кодексе прямых упоминаний о таком документе нет. Соответственно, и каких-либо строгих требований к составлению и оформлению служебных записок закон не устанавливает. Более того, он не обязывает сотрудника их писать, а руководителя — принимать потом какие-то меры.

При этом служебная записка позволяет реализовать право работника незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о ситуациях, когда необходимо срочное вмешательство последнего. Например, если есть угроза жизни и здоровья людей, либо что-то может повлиять на сохранность имущества работодателя, либо есть факты нарушения других прав, то уведомить об этом руководство — обязанность сотрудника, которая закреплена в статье 21 трудового кодекса.

/be-safe-bro/

Работодатель и правила охраны труда

Для чего составляют служебную записку

Служебная записка позволяет обмениваться служебной информацией. Объясню на примере.

Иван работает на предприятии и видит, что работу можно улучшить, — так компания будет зарабатывать больше денег, а сам сотрудник сможет претендовать на повышение зарплаты. Иван может просто рассказать о своих предложениях всем окружающим. Но когда дойдет до награждения, не факт, что о рационализаторе вспомнят и он попадет в число поощренных.

Чтобы подтвердить свое авторство идеи, Иван может написать служебную записку о том, как все улучшить.Тогда он сможет документально подтвердить, что все предложения принадлежат ему и его стоит за это поощрить.

Естественно, это не единственное, для чего нужны служебные записки. Кроме всего прочего, при помощи таких документов работник предприятия может:

• наладить обмен информацией между сотрудниками или структурными подразделениями организации. Рядовые работники редко сталкиваются с такими проблемами, но если в компании сложная структура, много обособленных подразделений и самостоятельных руководителей, то они могут решать такие вопросы с помощью служебных записок;
• запросить у коллег какую-то информацию, необходимую для работы;
• сообщить руководству о проблемах на предприятии;
• запросить дополнительные материалы и ресурсы;
• просить поощрить коллег, которые хорошо работают, или наказать тех, кто трудится плохо;
• предложить руководству способ решения сложной ситуации или конфликта.

/prava/rabota/

Ваши права на работе

Кто может написать служебную записку

Служебную записку может составить любой сотрудник. Никаких ограничений в зависимости от должности или подчиненности нет. Но существует несколько правил, которые прежде всего продиктованы здравым смыслом. Самая лучшая служебная записка — та, которую не нужно писать.

Например, трое друзей создали торговую компанию и работают в ней же. Они хорошо знают друг друга, а все проблемы решают за чашкой чая, причем иногда даже в нерабочее время. Все, что делает кампания, им хорошо знакомо, потому что они одновременно и руководители, и исполнители. В этом случае никакие служебные записки просто не нужны — любой вопрос можно решить звонком по телефону. Лишняя бюрократия будет только мешать.

Но если со временем компания вырастет, работников станет больше, соответственно, и проблем тоже. Друзья превратятся в генерального директора, его заместителя и главного инженера. Удержать все проблемы в голове руководству станет невозможно. Возникнет необходимость фиксировать как сами проблемы, так и способы их решения. В этом случае понадобятся служебные записки.

На практике чаще всего служебные записки, докладные или рапорты — следующий этап после того, как на предприятии появляется первый человек, который отвечает за делопроизводство — например, секретарь. Но возможны и другие варианты — например, прием и учет служебных записок может вести и сам руководитель.

/bye-bye/

Как нас с коллегами незаконно уволили «по статье»

Еще служебные записки часто фигурируют в судебных разбирательствах в качестве доказательств.

Вот пример из суда. Мужчину уволили с военной службы, и он пытался доказать, что это было незаконно. Истец утверждал, что подавал обращения, рапорты и служебные записки на имя руководителей, которые те должным образом не рассмотрели.

Суд выяснил, что на каждую служебную записку мужчина получил ответ. А то, что содержание ему не понравилось, еще не означает, что начальство плохо разобралось. Руководители не обязаны удовлетворять все требования работников, даже если они изложены в служебных записках. А раз так — увольнение законно.

Должен ли руководитель составлять документ. Как правило, сам руководитель не составляет служебную записку, так как он ее получатель. Конечно, теоретически начальник может составить такой документ, но писать записку самому себе нелогично.

Что касается общения с подчиненными, то руководитель, как правило, пользуется другими документами — например, приказами или распоряжениями.

10 книг для тех, кто хочет стать хорошим руководителем

Правила оформления служебной записки

Ежемесячно несколько десятков тысяч пользователей «Яндекса» ищут, как правильно оформить служебную записку. Но обязательных правил для всех граждан и организаций не существует.

Правда, есть специальный гост, в котором описаны в том числе и рекомендации по оформлению документов. Но госты, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяются добровольно — за исключением случаев, когда это прямо предписано законом.

ст. 26 ФЗ «О стандартизации в РФ»

Однако ни в одном законе не сказано, что граждане должны применять госстандарты, чтобы общаться с работодателем, руководителем или коллегами. А раз нет общих для всех государственных стандартов, то работодатель вправе сам устанавливать их для своих подчиненных. Поэтому любой, кто пишет служебную записку, может руководствоваться правилами деловой переписки, которые установлены внутри организации.

Тем не менее есть и сложившиеся общепринятые нормы, которые помогут сделать документ понятным и доступным для всех. Расскажу о них подробнее.

/guide/zapiska/

Как писать объяснительную на работе

Структура и реквизиты служебной записки. Вот стандартное содержание служебной записки:

• данные адресата, то есть человека, кому адресована записка. Как правило, это руководитель организации, но вместо него может быть указан любой сотрудник;
• данные составителя записки: должность, профессия или специальность и ФИО;
• название документа. Обычно это просто «Служебная записка», «Докладная», «Рапорт» или другое название — в зависимости от того, как принято в организации;
• краткое описание ситуации, предложения или объяснения по вопросу, которого касается записка;
• подпись составителя;
• дата составления.

Все эти реквизиты необязательные. Скажем, если в организации меньше десяти сотрудников, автор служебной записки может не указывать свою должность — главное, чтобы начальник понял, кто автор документа.

Если руководитель один, на него завязано решение всех вопросов и он не сторонник излишней бюрократии, то можно не указывать и его ФИО. Главное, чтобы он сам не возражал.

Структура записки также зависит только от внутренних правил организации либо от обычаев ведения деловой переписки в ней.

Например, можно указать получателя и автора служебной записки в одном блоке Возможен и другой вариант оформления. Автор служебной записки указал свои имя и должность в конце документа, но смысл не поменялся. Руководитель в любом случае поймет, кто составил записку и чего он хочет

Требования к внешнему виду. Если в организации нет установленных локальным нормативным актом форм служебных записок, работник может писать как и на чем ему удобно: на тетрадном листке в клетку или на бумаге формата А4. У всех вариантов будет одинаковая юридическая сила.

Составляют ли в электронном виде. Еще несколько лет назад большинство служебных записок писали только на бумаге. Но чисто бумажный документооборот в компаниях и у ИП постепенно уступает место электронному.

При этом работодатель может устанавливать правила для служебных записок. Например, к официальному документу могут приравнять электронное письмо или даже сообщение в мессенджере.

Есть организации, в которых делают так: служебную записку надо написать от руки, подписать, а потом сфотографировать и отправить через мессенджер. Подобный порядок не закреплен локальным нормативным актом, но он прижился и всех устраивает. А раз так, то подобные записки легитимны.

/no-eto-vetka/

«Не разрешали дружить и общаться на работе»: 14 абсурдных требований начальства

Если понадобится использовать служебную записку как доказательство в суде, представить ее можно в любой форме. Но решение о том, можно ли ее считать доказательством, будет принимать суд.

Что будет, если записка не соответствует правилам. Руководство любой организации вправе требовать от работников соблюдения локальных нормативных актов. Если служебная записка оформлена с нарушениями, документ могут не принять, и его придется переделать по внутренним правилам.

Порядок рассмотрения

Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — это не обязанность руководителя, а его право. Иными словами, он может и никак не отреагировать.

Например, слесарь просит начальника выдать ему двести болтов. Начальник может дать работнику развернутый ответ на бумаге. А может просто поставить на записке резолюцию «Выдать», и тогда слесарь вместе с запиской отправится на склад и получит желаемое. Но возможно, руководитель просто выбросит докладную, и это не будет считаться нарушением.

Регистрация и маршруты движения записок. Служебные записки регистрируют в соответствии с правилами конкретной организации.

Маршрут движения записки зависит от конкретной ситуации. Если надо быстро получить результат, то самый эффективный и быстрый вариант — напрямую от работника к руководителю. Чем меньше бюрократии, тем выше эффективность: начальник быстро получит записку, ознакомится с ней и сможет принять решение.

Если же надо использовать служебную записку как доказательство — например, в суде или во время служебной проверки — лучше выбрать бюрократический путь. В этом случае записку обязательно надо зарегистрировать, например, у секретаря, а себе оставить один экземпляр с регистрационным номером или с отметкой секретаря о приеме. Если начнется разбирательство, документ можно использовать в качестве доказательства.

/prava/veselej-rabochij-klass/

Обязанности на работе

Сроки рассмотрения. На практике служебную записку рассматривают сразу после того, как она поступит к руководителю. Но решение о том, стоит ли вообще в связи с ней что-либо делать, принимает тот, кому адресован документ. При этом в законе конкретных сроков рассмотрения нет.

Образцы и особенности оформления для разных случаев

Формулировки в каждом случае зависят от конкретной ситуации. Когда служебная записка необязательна — ее заменяют другие документы. Приведу примеры.

Образцы служебных записок на все случаи жизни

Об отзыве из отпуска. Если руководитель сам хочет отозвать сотрудника из отпуска, он должен сначала получить согласие работника, после чего можно оформлять приказ на отзыв. Дополнительные служебные записки не нужны.

Но бывает, что инициатор отзыва — не руководитель, а коллега отпускника, например начальник отдела или старший менеджер. В этом случае он может подготовить служебную записку на имя руководителя и обосновать в ней необходимость отзыва сотрудника из отпуска.

Образец служебной записки об отзыве из отпуска

На обучение сотрудников. Если обучение — инициатива руководства, тоже можно начинать с уведомления работника.

Но если обучение — желание самого сотрудника, то он может обратиться со служебной запиской на имя начальника.

Образец служебной записки на обучение сотрудника

О самоизоляции. Чтобы уйти на самоизоляцию, достаточно предписания Роспотребнадзора, которое получает работник. Никакие служебные записки в такой ситуации законом не предусмотрены.

А вот сообщить начальству о том, что работники самоизолировались, можно и служебной запиской.

/corona-court/

Можно ли оспорить штрафы за отсутствие маски и нарушение самоизоляции

Образец служебной записки о самоизоляции

На совмещение должностей. Сама процедура совмещения прописана в статье 60.2 трудового кодекса, и никакие служебные записки в ней не упоминаются.

Но в докладной записке можно попросить начальника о том, чтобы он предложил определенному сотруднику совместить должности — это может сделать, например, начальник отдела.

Образец служебной записки о совмещении должностей

На отгул. Хотя в трудовом кодексе нет понятия «отгул», так обычно называют дополнительный день отдыха. Служебная записка тут тоже не нужна — работник пишет заявление на имя руководителя.

ст. 152, 153 ТК РФ

Но можно ходатайствовать о предоставлении работнику дополнительного выходного дня, например, в качестве поощрения. Трудовой кодекс этого не запрещает.

Образец служебной записки о предоставлении выходного дня

О необходимости увольнения сотрудника и проведения служебной проверки. При всем своем желании работодатель не вправе уволить сотрудника на основании служебной записки. Составлять такой документ не имеет смысла.

Зато служебной запиской можно инициировать проведение служебной проверки — и по ее итогам, возможно, сотрудника уволят. Даже если в служебной записке не упоминать о необходимости служебной проверки, ее все равно придется проводить: это требование закона.

/dismissal-money/

Что вам должен работодатель при увольнении

Образец служебной записки об увольнении

О командировке. В этом случае задача служебной записки — обосновать необходимость командировки, указать ее сроки и кого нужно в нее отправить.

Образец служебной записки о направлении в командировку

О выплате премии. В служебной записке о выплате премии нужно указать, кому ее выплатить и за что. Можно ссылаться на конкретные результаты работы.

Образец служебной записки о выплате премии

О списании ТМЦ. Такую служебную записку пишут, если товар испортился, у него истек срок годности или он был поврежден — продавать его уже нельзя.

Сначала нужно списать товар, а чтобы руководитель принял решение об этом, можно объяснить ему причины в служебной записке.

Образец служебной записки о списании ТМЦ

О необходимости ремонта оборудования. Бывает, что имущество предприятия сломалось или износилось, но его можно отремонтировать. В этом случае в служебной записке должны быть конкретные предложения по ремонту.

Служебная записка о необходимости ремонта оборудования

На закупку оборудования. При закупке нового оборудования служебная записка должна объяснить начальнику, зачем это нужно и что может дать предприятию.

Образец служебной записки на закупку оборудования

О переводе на дистанционную работу. В этом случае служебная записка должна также содержать обоснование, зачем переводить сотрудника на дистанционку.

Дистанционная работа не обязательно связана с коронавирусом или ограничительными мерами — иногда она позволяет сэкономить деньги и повысить производительность.

/remote-work/

Как оформить сотрудника на дистанционную работу

Образец служебной записки о переводе на дистанционную работу

Запомнить

1. Понятия «служебная записка» в законодательстве нет, но в жизни такие документы пишут часто. Обычно руководствуются правилами документооборота, принятого в конкретной организации.
2. Такая записка — способ передачи информации между коллегами либо между подчиненными и руководителем. Этот документ позволяет запросить у коллег нужные данные, сообщить руководству о проблемах на предприятии, попросить дополнительные материалы и ресурсы, предложить начальству способ решения сложной ситуации или конфликта и так далее.
3. На предприятиях с небольшим количеством сотрудников вполне можно обойтись без служебных записок, чтобы не разводить бюрократию.
4. Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — не обязанность руководителя, а его право.
5. Руководство организации вправе требовать от работников соблюдать локальные нормативные акты. Если служебная записка оформлена с их нарушением, документ могут не принять.

Как написать отчет персонала

Некоторые основы

• Использовать простую структуру предложения; избегайте длинных и сложных предложений.
• Пишите для понимания широкой публики. Хотя городской совет может понимать «правительственный жаргон», он незнаком большинству общественности.

Элементы личного отчета

• ТЕМА: Используйте простые термины для описания темы отчета. Например, что может быть написано в заголовке газеты или как вы можете описать предмет пятикласснику.
• ТЕМА: Опишите действие и тему отчета. Если действие заключается в утверждении контракта, укажите сумму.
• РЕКОМЕНДАЦИЯ: Укажите фактическую формулировку, которую персонал желает использовать при принятии решения по пункту. Если несколько действий, перечислите каждое.
• РЕЗЮМЕ: Если отчет длинный (более 5 страниц), пожалуйста, включите краткое изложение содержания отчета.
• ПРЕДПОСЫЛКА: Этот раздел устанавливает основу для отчета. Если к этому моменту привела серия событий, следует представить краткую хронологию. В этом разделе должны быть указаны любые нерешенные вопросы; если есть применимое положение закона, правила, политики, предыдущей директивы городского совета или управляющего, это следует отметить в этом разделе. Ссылка на любые связанные программы или политики из Генерального плана или других принятых планов или стратегических документов.
• АНАЛИЗ: Должен быть представлен краткий анализ ситуации с акцентом на выводы и обоснование рекомендации(й). Анализ должен логически вытекать из справочного раздела. Если необходимо принять соглашение, постановление или резолюцию, следует отметить или объяснить ключевые особенности. Укажите плюсы и минусы различных вариантов. В этом разделе также следует обсудить соответствие или несоответствие любым принятым программам или политикам.
• СВЯЗЬ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ: Опишите проведенные информационно-просветительские мероприятия (семинары с населением, обязательное уведомление, социальные сети) и обобщите все отзывы, полученные от заинтересованных сторон/общественности. Если вопрос не требует охвата, не включайте этот раздел.
• ФИСКАЛЬНОЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ: Если рекомендуемое действие связано с затратами или доходом, обратите внимание. Если деньги были заложены в бюджете текущего года или требуют дополнительных ассигнований, то отметим. Определите фонд или источник дохода. Если нет никаких финансовых последствий, так что обратите внимание.
• ВАРИАНТЫ: Перечислите альтернативы рекомендуемым действиям и влияние каждого из них. Представьте краткое объяснение того, почему рекомендуемое действие было выбрано вместо любой из доступных альтернатив; указать альтернативы, которые имеют поддержку персонала.
• ПРИЛОЖЕНИЯ: Прикрепите любые соответствующие документы, такие как резолюции, соглашения о предоставлении профессиональных услуг, корреспонденцию (письма, электронные письма, петиции), карты и т. д. Убедитесь, что каждое приложение правильно помечено.

Работа с общественностью / Переписка

Опишите любую проведенную разъяснительную работу и включите сводку результатов. Кроме того, включите любую полученную заметную корреспонденцию. Если вы включаете переписку от частных лиц, обязательно отредактируйте любую личную информацию, такую ​​как домашние адреса, номера телефонов и адреса электронной почты.

Финансовые последствия

Ассигнование — это право тратить. Источником финансирования ассигнования может быть:

1. Новые поступления
2. Существующие, нераспределенные (и, следовательно, имеющиеся) доходы
3. Доступный остаток средств

Для элементов, которые явно не имеют финансовых последствий (например, информационные отчеты, признание, перекрытие улиц и т. д.), укажите: «Это действие не связано с финансовыми последствиями».

Для элементов, имеющих финансовые последствия, рассмотрите и включите следующую информацию:

1. Средства уже выделены на эти предлагаемые расходы? (Эти расходы были предусмотрены в текущем операционном бюджете или перенесены из предыдущего бюджета или проекта CIP?)
   • Если да, скажите: «Средства выделены в Фонде {Имя} для этого {контракта/расхода}». Если имеется несколько источников финансирования, укажите каждый источник финансирования по названию фонда (включая отдел, если это общий фонд) и укажите распределение затрат по каждому источнику. Если средства были выделены, но источник финансирования меняется, проконсультируйтесь с Министерством финансов относительно передачи бюджетных полномочий. (Это может потребовать действия Совета, в зависимости от характера передачи.)
   • Если нет, скажите: «Средства имеются в наличии и будут ассигнованы в фонде {Имя} для этого предлагаемого {контракта/расхода}». Если несколько источников финансирования, укажите каждый источник финансирования (по названию фонда) и укажите сумму ассигнований в долларах, связанную с каждым источником.
2. Расходование еще не выделенных средств требует формулировки в резолюции Совета, разрешающей выделение средств.
3. Ассигнования должны включать все расходы (например, налог с продаж, возмещаемые суммы, непредвиденные расходы и т. д.), связанные с контрактом, расходами или проектом.

	Уже присвоено	Необходимо выделить
Влияние на бюджет	В фонде {Имя} достаточно средств для поддержки этой покупки/контракта/расходов.	Средства на эту покупку/контракт/расходы выделяются из фонда {Имя}.
Разрешение	Переформулируйте в одном из предложений «WHEREAS».	Включить в пункт «СЕЙЧАС, ПОЭТОМУ».
Примеры	Новый контракт, который будет финансироваться за счет существующих ассигнований, поэтому необходим только заказчик.	Выделение грантовых средств Предлагаемое использование новых доходов Полугодовые изменения полномочий, необходимые для новых программ или проектов. Непредвиденные потребности в существующих программах или проектах.

 

Дополнительные советы

• Если вы используете технические термины, дайте объяснение.
• Не копировать и не вставлять старые отчеты сотрудников; это может привести к ошибкам.
• Знайте, что важно, а что нет. Если это не важно — может быть, его там и не должно быть! Если это важно — объясните, почему нас это волнует.
• Не используйте городской или ведомственный жаргон, который общественность не поймет.
• Объясните все сокращения.
• Перепроверьте все даты и числа.
• Избегайте использования таких терминов, как «персонал чувствует» или «персонал считает». Используйте такие термины, как «находит», «определяет», «заключает» и «рекомендует».
• Используйте маркеры и таблицы, чтобы разбивать большие объемы текста.

Элементы и пример отчета – Zippia

• Что такое рабочий отчет?
• Формат отчета о работе
• Пример отчета о работе
• Как написать отчет о работе
• Типы отчетов о работе
• Заключительные мысли
• Подпишитесь на получение дополнительных советов и вакансий

Показать больше

Отчеты — неотъемлемая часть общения на рабочем месте, поэтому, даже если вы не занимаете руководящую должность, вам все равно нужно знать, как составить хороший отчет.

Несмотря на то, что в разных компаниях, отделах и отраслях требуются небольшие изменения в том, как вы отчитываетесь, эта статья познакомит вас с основами, чтобы вы могли произвести впечатление на любого, кто читает ваши отчеты.

Ключевые выводы

• Рабочий отчет — это документ, в котором представлена ​​информация, относящаяся к части вашей работы.

• Три наиболее важных элемента написания отчета о работе — это знание своего читателя, определение вашей цели и составление плана.

• Все отчеты о работе должны иметь титульный лист, резюме/аннотацию, оглавление, заявление о цели, основную часть и заключение.

Что такое рабочий отчет?

Концепция отчета о работе проста: вы представляете документ, в котором содержится информация, относящаяся к вашей работе или являющаяся ее частью. Скорее всего, вы являетесь экспертом или лучшим авторитетом в теме, которую вас просят обсудить, поэтому вам поручили подготовить отчет.

Отчеты могут принимать любую форму, главное, чтобы они начинались как письменный документ. Вы можете выбирать, как представлять свою информацию или идеи, но вам нужно убедиться, что все, что вы пишете, представляет все ясно.

Обычные отчеты, которые людей просят писать для работы, включают заметки, ежедневные отчеты, анализы продаж, протоколы собраний, отчеты о ходе работы, годовые отчеты и отчеты о соответствии.

Формат отчета о работе

Ваш бизнес-отчет должен следовать основному плану и последовательности, состоящей из титульного листа, резюме, оглавления, заявления о цели, основной части отчета и заключения.

Вы всегда можете добавить дополнительные разделы, если сочтете это необходимым, например, графики или словарное приложение, но у вас всегда должно быть по крайней мере эти шесть разделов.

• Титульный лист. Первой страницей вашего отчета должна быть титульная страница, содержащая название проекта, ваше имя, вашу должность, дату и название компании. Это может помочь придать контекст вашей работе и дать вам кредит на подготовку отчета.

• Резюме/аннотация. Предоставление вашему читателю краткого обзора дает ему контекст вашего отчета и может помочь им освежить свои воспоминания после его прочтения. Вы можете просто включить несколько предложений, чтобы поделиться общей картиной вашего отчета в этом разделе.

• Содержание. Если у вас есть особенно длинный отчет для работы, вы должны включить оглавление, чтобы ваши читатели не потерялись. Вы можете просто обозначить различные разделы основной части вашего отчета, чтобы они могли легко найти нужную им информацию, когда вернутся к ней для просмотра.

• Заявление о цели. Вы должны дать своему отчету введение, в котором будет указано, почему вы пишете этот отчет, почему это важно, а также любая другая вводная информация, которая важна. Это может быть краткое введение, но вы должны дать некоторый контекст и информацию, чтобы ваш читатель знал, чего ожидать.

• Корпус. Это будет самый длинный раздел вашего отчета. Вам необходимо предоставить всю информацию, которую вы хотите сообщить в этой части отчета, и должным образом все объяснить. В зависимости от того, чем вы хотите поделиться, этот раздел может состоять из абзаца или страниц. Не стесняйтесь разбивать свое тело на несколько разделов, чтобы ваш читатель мог лучше следовать за вами.

• Заключение. Заключение должно включать любую заключительную информацию, которую вы хотите включить, например, предложения на будущее, важные выводы или обобщение ваших знаний. Заключение должно не просто обобщать то, что сказало ваше тело, но и говорить о будущих шагах или о том, почему ваш отчет важен.

Пример рабочего отчета

Вот пример более короткого отчета, предназначенного для информирования получателя о ходе поиска кандидата на вакансию:

Новости отдела кадров
20 декабря 2020 г.
Подготовлено: Джейн Смит, директор по найму
Компания XYZ

В этом отчете представлена ​​обновленная информация о ходе заполнения должности координатора по коммуникациям здесь, в компании XYZ, в отделе коммуникаций. Мы начали процесс найма в сентябре, разместили описание нашей работы в середине октября и начали рассматривать кандидатов в начале ноября. Пожалуйста, обратитесь к предыдущему ноябрьскому отчету для получения более подробной информации о начальных отборах кандидатов.

В настоящее время у нас есть шесть кандидатов на втором этапе нашего процесса собеседования. Каждый из них прошел первое собеседование с Кристиной Джонсон или со мной и впечатлил комитет по найму. Мы завершим второй тур собеседований с кандидатами до конца года.

Мы обсуждали льготы и выплаты, которые будут выделены новому сотруднику в отделе кадров и бухгалтерии. Поскольку это должность на неполный рабочий день, мы детально прорабатываем, какие пакеты льгот мы можем предложить кандидату. Бухгалтерия помогает нам окончательно определить число, основанное на объеме работы, которую отдел коммуникаций ожидает от этой должности.

Чтобы завершить этот процесс найма, нам нужно будет отсечь одного или двух кандидатов после второго собеседования, дать оставшимся задание выполнить упражнение, а затем сузить список до трех лучших кандидатов. После того, как мы ранжируем тройку лучших кандидатов, мы предложим кандидату, который первым выбрал место. Если они не примут, мы перейдем ко второму кандидату.

Нам также нужно будет доработать пакет льгот и расплатиться с бухгалтерией, прежде чем мы сможем предложить работу любому кандидату. Мы рассчитываем завершить это в ближайшие несколько дней, до завершения нашего второго раунда интервью.

Я ожидаю, что мы сможем предложить место нашему лучшему кандидату к концу первой недели января. Выходные немного задержат процесс, но мы будем готовы к тому, чтобы кто-то присоединился к команде к середине января. Это немного отстает от нашего первоначального графика даты начала 4 января, но у отдела коммуникаций нет проблем с задержкой.

Как написать отчет о работе

В зависимости от того, какой информацией вы делитесь, вам может потребоваться внести различные украшения при написании отчета. Независимо от конечного продукта, вы можете выполнить несколько простых шагов, чтобы начать писать отчет любого типа.

Эти пять шагов помогут вам убедиться, что ваше письмо эффективно и наилучшим образом передает ваши знания:

1. Знай своего читателя. Самая важная, но часто упускаемая из виду часть написания отчета — сделать его актуальным для ваших читателей. Прежде чем что-либо записывать, подумайте, кто может читать ваш отчет, чтобы вы могли представить информацию наилучшим образом.

   Если вы знаете, что только ваш менеджер хочет прочитать отчет о вашем прогрессе в проекте, в котором он активно участвует, вы будете писать иначе, чем если бы вам нужно было поделиться своими последними данными о продажах со всей командой продаж и исполнительным советом. .

   Чтобы сделать отчет полезным, важно знать, сколько справочной информации предоставить, какие технические части подробно объяснить и сколько жаргона включить в отчет. Вы должны знать свою аудиторию и предвидеть ее потребности при чтении вашего отчета.

2. Определите свою цель. У каждого отчета есть цель, которую нужно достичь. Возможно, вам просто нужно проинформировать своего руководителя о вашей работе за неделю или вам нужно представить свои идеи о том, как реструктурировать отдел кадров.

   Независимо от вашей конечной цели, вы должны убедиться, что она ясна, прежде чем приступить к написанию отчета. Это поможет вам определить, какая информация важна и актуальна для отчета, поэтому вы не перегружаете ее и не перегружаете читателя слишком большим количеством дополнительной информации.

   Выбор фактов или идей, которыми вы делитесь, является ключом к составлению подробного отчета, не погружаясь слишком далеко в сорняки. Помнить о своей аудитории — отличный способ узнать, что нужно и что не нужно включать.

3. Сделать контур. Может быть сложно сохранить четкость всех частей вашего бизнес-отчета, поэтому помогите себе и составьте план. У вас всегда должно быть несколько ключевых элементов, таких как титульный лист, резюме, оглавление, заявление о целях, основная часть отчета и заключение.

   Структурирование отчета о работе перед его написанием — отличный способ убедиться, что вы выполнили все необходимые пункты. Это также может помочь вам убедиться, что ваш отчет правильно построен в логическом порядке.

4. Короче. Ваши коллеги будут вам благодарны, если ваш отчет будет кратким, но подробным. Не нужно изобретать и делать отчет длиннее, чем нужно.

   Скорее всего, у ваших коллег есть другие дела, и прочтение вашего отчета не входит в их первую очередь, поэтому делайте его как можно короче, не теряя необходимых деталей или справочной информации.

   Но, когда вы пишете, убедитесь, что вы сохраняете профессиональный тон. В конце концов, это профессиональный текст, и ваш отчет должен это отражать.

5. Прочитайте еще раз. После того, как вы написали свой отчет, убедитесь, что вы проверили его. Сильные писатели всегда тратят время на редактирование своей работы, а повторный возврат позволит вам проверить наличие грамматических ошибок и убедиться, что ваш текст понятен. Вы должны воспользоваться этим шансом, чтобы вырезать любую информацию, которая не должна быть включена, или добавить разъяснения, где у вашего читателя могут возникнуть вопросы.

   Лучшее, что вы можете сделать, это закончить свой отчет, отложить его хотя бы на несколько часов, а затем вернуться и перечитать его свежим взглядом. Не повредит и то, что друг или коллега прочитает его перед тем, как поделиться им.

Типы отчетов о работе

Существует бесконечное количество типов отчетов о работе, которые вам могут понадобиться, но вот несколько наиболее распространенных разновидностей.

Заключительные мысли

Независимо от того, в какой должности, отрасли или области вы работаете, в какой-то момент вам придется написать отчет. Возможно, вы возглавили новаторский проект и хотите поделиться своим удивительным успехом и знаниями со своей командой, или, возможно, вы провели какое-то важное исследование, которое будет полезно услышать вашей компании.