Как пишется докладная записка на имя директора: Как пишется докладная записка?
как правильно оформить по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.
Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?
Докладная записка, что это за документ?
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.
Как правильно написать докладную записку?
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.
В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.
По содержанию докладные записки подразделяются на:
- инициативные;
- информационные;
- отчётные.
Оформление докладной записка
Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.
Докладная записка – образец
Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.
30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.
Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.
Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала.
Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.
Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.
Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.
Докладная записка – образец ГОСТ 2003
Докладная записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года
Источник: Блог Ольга Софронова
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Еще статьи:
МРОТ с 01 января 2018 года
Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов»
Трудовая книжка: как правильно оформлять записи
Профессиональный стандарт «Инструктор-проводник в сфере туризма» утвержден
Докладная записка
Докладная записка – документ для внутреннего пользования, который составляется и публикуется с целью донесения какой-либо информации. Составление и оформление докладной записки лежит на сотрудниках, поэтому желательно иметь представление о том, как правильно написать докладную записку, что в ней отразить. Как составляется докладная записка на сотрудника, директора, другого руководителя, по какой форме ее следует писать – разбираемся вместе.
Главное о докладной записке
Докладная на имя директора или любого другого руководителя имеет статус внутреннего документа. Ее составление может иметь несколько целей:
- информирование руководителей о какой-либо ситуации, обстоятельствах;
-
призыв к принятию конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме.
Право писать докладную записку есть у каждого сотрудника организации. Что касается субординации, то соответствующие принципы в данном случае не применяются. Так, главы подразделений, отделов могут принимать решения, о которых генеральный директор может даже не догадываться. Соответственно, сотрудник может проинформировать о ситуации генерального директора напрямую, минуя своего непосредственного руководителя.
Обратите внимание! Докладная записка на имя директора или другого вышестоящего руководителя может быть написана даже работником, представляющим так называемое низшее звено. Информировать о такой записке своего непосредственного руководителя он не будет обязан.
В каких случаях нужна докладная записка
Как правило, докладные записки составляются и направляются в конкретных случаях и с конкретными целями:
- информирование руководства о наличии проблемы хозяйственного, производственного характера;
- информирование руководства о чрезвычайном происшествии или ситуации;
- жалоба на поведение или на действия коллег;
- выражение личного мнения и видения конкретных задач, ситуация;
-
запрос на получение разрешение от руководства на те или иные действия.
Докладная записка считается внутренним документом, однако она может быть внешней.
Пример
Николай решил поблагодарить сотрудника из организации, с которой в рамках сложного проекта сотрудничала его компания. Для этого он подготовил докладную записку на имя этого сотрудника и направил ее лично ему, не регистрируя записку у своего непосредственного руководителя.
Не следует путать докладную записку с объяснительной или со служебной запиской. Основное отличие заключается в том, что докладная транслирует информацию по вертикальному принципу, то есть, от сотрудников, представляющих низшее звено, по направлению к вышестоящему руководству. В то же время, служебная записка используется как форма распространения информации между департаментами, подразделениями. Объяснительная записка – вариант, если сотруднику нужно изложить конкретные причины, в силу которых был нарушен регламент внутреннего распорядка.
Правила составления и написания докладной
Докладная записка составляется в произвольной форме, так как законом конкретная форма докладной не закреплена и не регламентирована. Впрочем, форму можно назвать лишь условно произвольной, так как составлять записку необходимо по определенной структуре. Условно она делится на несколько частей:
- описание характера проблемы или ситуации;
- выражение автором докладной записки своего мнения, видения;
- описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.
Записка может быть написана от руки, также ее можно напечатать на принтере в стандартном формате. В записке необходимо указать следующую информацию:
- наименование подразделения, из которого направляется записка;
- дата составления документа;
- описание ситуации, проблемы;
- конкретные предложения, исходящие от автора документа;
-
личная подпись автора документа.
В таком виде докладную записку можно направлять тому, кому она адресована.
Обратите внимание! Если докладная записка готовится для отправки в стороннюю компанию, она приобретает статус исходящего документа. В обязательном порядке ему присваивается номер. Для оформления документа необходимо использовать фирменный бланк установленной докладной, также прописываются сведения об отправителе, указывается город.
Виды докладных записок
Докладная записка может быть составлена, если до руководства необходимо донести факты о нарушении трудовой дисциплины. В этом случае документ станет официальным подтверждением совершенного проступка, и именно он будет основанием для наказания сотрудника, который нарушил дисциплину.
Если в докладной записке отражается информация о том, что тот или иной сотрудник не выполнил свои должностные обязанности, руководство будет в курсе. В свою очередь, это может повлечь последствия со стороны либо органов контроля, либо контрагентов.
В компании может иметь место факт некорректного поведения отдельных сотрудников. Если коллеги понимают, что об этом должно знать руководство, можно также подготовить, оформить и направить докладную записку. В ней нужно будет рассказать о том, что поведение сотрудника недопустимо, описать его, привести аргументы. Также в записке автор имеет право потребовать применить к коллеге конкретные меры, в том числе, наказание, и попросить руководство обязать его не допускать впредь подобных проступков.
Если вы не знаете, как оформляется докладная записка, ее образец поможет вам правильно составить и заполнить документ.
Образец заявления
Образец заполнения докладной записки
Скачать
Рассмотрение докладной записки
После того, как руководитель получит докладную записку, он должен будет внимательно ознакомиться с ее содержанием, сутью описанной проблемы, с ситуацией, и принять взвешенное решение.
Оно оформляется в виде резолюции, которая проставляется руководителем прямо на докладной записке.
Докладная записка с резолюцией руководителя – документ, обладающий юридической силой. В таком виде он может рассматриваться как основание для выполнения ряда действий и мероприятий в дальнейшем.
Уже после того, как все меры будут приняты, а действия проведены, докладная записка с резолюцией руководителя отправляется на хранение – она подшивается в книгу с приказами, справками, заявлениями, служебными записками, либо в тем документам, которые были составлены на основании докладной записки. Срок хранения документа – от 3 до 5 лет.
Другие виды записок
Как уже отмечалось, в российских организациях предусмотрены и другие виды записок, в числе которых – служебная записка. У такого документа отсутствует официальный статус, он не предусмотрен в ОКУД.
Среди целей составления и направления служебных записок:
- запрос интересующей информации;
- выдача требуемых инструкций;
- сопровождение иного сообщения – в данном случае речь идет о сопроводительной записке;
-
извещение или объявление.
В служебной записке отображаются сведения о том, что побудило автора к ее составлению – причины могут быть указаны в виде заявки, просьбы или предложения. К примеру, в документе может присутствовать информация об изменениях, произошедших в культуре поведения на предприятии, о перемещении сотрудников.
Подпись на служебной записке ставит:
- руководитель подразделения;
- специалист.
Датой записки принято считать дату ее фактического составления и подписания.
Объяснительная записка
К категории внутренних документов также относится и объяснительная записка. В ней, как можно предположить, объясняются причины случая, действия, происшествия, возникновения определенных обстоятельств. Такой документ составляет сотрудник компании для передачи вышестоящим сотрудникам.
В соответствии с ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан потребовать от сотрудника объяснения в письменном виде.
Объяснительные записки могут различаться по своему содержанию:
- пояснение и уточнение конкретных положений выполненной сотрудником работы;
- объяснение штатных ситуаций, фактов нарушения трудовой и другой дисциплины.
Такой документ составляется в единственном экземпляре в условно произвольной форме. Составить докладную могут как отдельные сотрудники, так и структурное подразделение.
Работодатель имеет право требовать от сотрудника предоставление объяснительной записки, в том числе, и для того, чтобы обезопасить себя от возможных неправомерных действий со стороны персонала, если возникнет трудовой спор. В некоторых компаниях руководители настаивают на предоставлении объяснительной, написанной исключительно от руки, так как это сводит к минимуму риск подмены документа.
Для того, чтобы максимально унифицировать информационно-справочные документы, объяснительные записки просят готовить с учетом требований ГОСТ 6.30-2003. В качестве приложений можно использовать документы, которые так или иначе оправдывают действия авторов и подтверждают конкретные обстоятельства.
Как и в случае с докладной, единой формы для составления объяснительной записки на уровне закона нет, однако в организации могут быть свои типовые формы для таких документов, которые могут применяться в разных обстоятельствах. Однако это вовсе не означает, что сотрудник обязан писать записки в полном соответствии с ними. Даже если документ составлен не по установленной в компании форме, он считается действительным.
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.
Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Судебная практика: докладная записка как материал уголовного дела
В мировом суде слушалось дела, в рамках которого Игоря Иванова обвинили в совершении клеветы, распространении заведомо ложных сведений, порочащих честь и достоинство другого лица и подрывающих его репутацию. Потерпевшим по делу был признан Алексей Петров. В исковом требовании были указаны обстоятельства совершения преступления: Иванов, занимая должность декана одного из факультетов вуза, получил от заведующего кафедрой докладную записку от 22 апреля 2021 года, на которой он поставил свою резолюцию следующего вида — «Отделу кадров: прошу запросить объяснения по факту отсутствия на занятиях в качестве преподавателя в письменном виде», после чего передал завизированную докладную записку начальнику отдела кадров факультета.
Кроме того, Игорь Иванов передал копию докладной записки юрисконсульту факультета и запросил объяснения у Алексея Петрова тех обстоятельств, которые были изложены в докладной записке.
Иванов, проигнорировав объяснения, которые Петров привел в служебной записке, подписал приказ об объявлении Петрову выговора за совершение дисциплинарного проступка, которое выразилось в нарушении трудовой дисциплины, Указанный приказ был передан для регистрации в отделе делопроизводства факультета. Петров после регистрации приказа потребовал проставить на нем согласующую визу.
Петров вменяет Иванову нарушение трудовой дисциплины, однако сведения, внесенные в приказ, сам Иванов считает недостоверными. Заведомая ложность указанных в приказе сведений о совершении дисциплинарного проступка определяется тем, что трудовые обязанности, трактуемые Петровым как дисциплинарный проступок, уполномоченным представителем работодателя на Иванова фактически не возлагались. Петров как уполномоченный представитель работодателя не возлагал на Иванова трудовые обязанности в виде приказа, распоряжения, служебного задания, о чем Петрову было известно.
Сведения о том, что Иванов нарушил трудовую дисциплину, опорочили честь и достоинство сотрудника, и подорвали его репутацию.
Кроме того, по этим обстоятельствам было наложено незаконное дисциплинарное взыскание (выговор).
Суд, рассмотрев дело, и изучив его материалы, в том числе, докладную записку, вынес решение – признать Петрова невиновным в совершении преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 128.1 УК РФ и оправдать его в связи с отсутствием в его действиях состава преступления.
Читайте также Как оформить должностную инструкцию
Частые вопросы
Для чего составляется докладная на работника?
+
Целью может быть информирование руководителей о какой-либо ситуации, обстоятельствах или призыв к принятию конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме.
Чем докладная записка отличается от служебной записки?
+
Докладная записка транслирует информацию по вертикальному принципу, то есть, от сотрудников, представляющих низшее звено, по направлению к вышестоящему руководству.
Что должно быть отражено в докладной записке?
+
Описание характера проблемы или ситуации, выражение автором докладной записки своего мнения, видения, а также описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.
Каким образом руководитель реагирует на докладную записку?
+
После того, как руководитель ознакомится с докладной запиской, он проставляет на ней свою резолюцию, выражая, тем самым, решение по описанной в документе ситуации.
Заключение эксперта
Докладная записка необходима, если сотрудник имеет желание и намерение сообщить своему руководству о какой-либо ситуации, проблеме, рассказать о важных, на его взгляд, обстоятельствах. В форме докладной записки может быть подано предложение, жалоба. В соответствии с законом, записка отправляется на хранение и находится там в период от трех до пяти лет, используется как основание для принятых руководством решений по тому или иному вопросу.
Как написать четкую деловую записку
Урок 10: Как написать четкую деловую записку
/en/business-communication/how-to-write-an-efficient-business-email/content/
Как писать четкая деловая записка
Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, деловая записка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в официальном контексте.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую записку.
Основы деловой записки
Хотя на первый взгляд деловые заметки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть некоторые ключевые отличия. Записки обычно более формальны, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид.
Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.
Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптируйте свое сообщение так, чтобы оно отражало интересы вашей аудитории. Как и в любом деловом документе, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. Официальная записка — не место для критической оценки кого-то, поэтому сосредоточьтесь на фактах и конструктивных планах на будущее.
Написание деловой записки
Деловая записка обычно начинается с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате: Директор по маркетингу). Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, «Бухгалтерия»).
).В большинстве деловых заметок приветствие отсутствует (например, «Здравствуйте, мисс Лоусон») и сразу переходит в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в служебной записке, всегда ставьте основную мысль этого абзаца на первое место, так как это сделает ваш текст прямым и легким для понимания.
Как правило, служебные записки не включают прощание (например, «С уважением, Тоня»), но оно может быть уместным в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы включаете прощание, сделайте его кратким.
Редакция
Как обсуждалось в уроке «Основы делового письма», редакция жизненно важна для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , отрежьте ненужный материал, проясните основные моменты и откорректируйте на наличие грамматических и фактических ошибок. И прежде чем представить свою записку своей аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзыв от коллеги, чтобы убедиться, что ваше сообщение является эффективным и профессиональным.
Примеры деловых служебных записок
Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанного меморандума.
Приведенный выше пример неприемлем. Основная часть нечеткая и бессвязная, темы нет, а основной смысл каждого абзаца трудно найти. Само сообщение также невероятно непрофессиональное, особенно потому, что оно негативно отзывается об одном человеке.
Теперь давайте рассмотрим более сильный пример.
Это намного лучше! Основная часть краткая и четкая, а главное — первое предложение в каждом абзаце. Также есть сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на то, что он делится негативными новостями.
Независимо от того, подробно ли вы описываете новое изменение политики или информируете персонал о новой процедуре, деловые заметки — это эффективный способ распространения информации среди ваших коллег. По мере того, как вы будете практиковаться и учиться, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.
Previous: Как написать эффективное деловое письмо
Далее:Как отформатировать деловой документ
/ru/business-communication/how-to-format-a-business-document/content/
Как написать записку начальнику | Work
Автор Lisa McQuerrey Обновлено 23 марта 2018 г.
Бывают случаи, когда уместно написать служебную записку или краткое сообщение своему начальнику. В зависимости от ваших внутренних корпоративных протоколов заметка может быть отформатирована и отправлена по электронной почте, или вы можете создать документ в традиционном формате для использования в качестве печатного дистрибутива или вложения электронной почты. Ключи к созданию этой важной формы общения заключаются в краткости, ясности, лаконичности языка и профессиональном тоне.
Выберите форматирование
Большинство заметок форматируются в соответствии с простым шаблоном, который обозначает дату, тему, категории и категории.
Пример:
Дата: 2 апреля 2018 г.
Кому: Имя Большого Босса
От: Ваше имя на выбор
Ближе к делу относительно вашего предмета. Вместо расплывчатых «обновлений» или «отчетов о состоянии» предоставьте конкретные описания, такие как «проблемы сверхурочной работы склада» или «изменения в процедурах бухгалтерского учета».
К делу
В отличие от писем, которые часто имеют более разговорный формат, заметки предназначены для проникновения в сообщение без большого количества вступительного словоблудия. Если ваша записка касается проблемы или ситуации, начните с традиционной последовательности: кто, что, когда, где и почему.
Пример:
Заведующий складом Коди Уилсон сообщил в понедельник, что складские работники в прошлом месяце начисляли сверхурочные часы, превышающие 10 часов в неделю на человека, из-за более медленной системы отслеживания запасов, внедренной в начало года.
Предложите возможные решения, чтобы завершить вашу записку.
Пример:
Коди указывает, что мы можем решить проблему, наняв дополнительного сотрудника, отодвинув сроки доставки на 24 часа или вернувшись к старой системе отслеживания. Пожалуйста, порекомендуйте.
Составление памятки-объявления
Памятки-объявления короче, чем заметки о проблемах, поскольку от вашего начальника не требуется никаких действий.
Пример:
Дженис Саммерлайн присоединилась к бухгалтерскому отделу в качестве менеджера по дебиторской задолженности. Дженис имеет степень магистра делового администрирования Университета штата Огайо и ранее работала в компании ABC Co. в Колумбусе.
Имейте в виду, что время вашего босса ценно, поэтому ценятся быстрые и краткие чтения.
Просмотрите свой черновик
Просмотрите свою записку, чтобы определить, останутся ли у вашего начальника какие-либо вопросы после ее прочтения.
Например, в приведенных выше примерах нужна ли начальнику такая информация, как стоимость сверхурочной работы склада или что это значит для корпоративного операционного бюджета? В случае с новым сотрудником, нужно ли ему описание должностных обязанностей нового сотрудника? Ответы будут варьироваться в зависимости от ситуации, но всегда разумно перепроверить себя таким образом, прежде чем передать письменный документ своему начальнику.
Распространение заметки
Если вы отправляете записку по электронной почте, вы можете отправить ее в теле письма или в виде вложения. Если вы распространяете его на бумаге, распечатайте копию и отправьте ее по внутренней почте или доставьте лично, в зависимости от того, какой способ получения корреспонденции предпочитает ваш начальник. Пока информация в служебной записке не является строго конфиденциальной, вы также можете скопировать его помощника, чтобы гарантировать получение и быстрое внимание. Подумайте о том, чтобы сохранить копию своего меморандума в качестве справочного материала на случай, если вам понадобится оглянуться на него в будущем.
Об авторе