Как подписать документ ворд эцп: Как настроить Word/Excel для работы с сертификатом? — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Как подписать документ ворд эцп: Как настроить Word/Excel для работы с сертификатом? — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Как настроить Word и Excel для работы с сертификатом?

Как настроить Word и Excel для работы с сертификатом?

Содержание

• Как настроить Word и Excel для работы с сертификатом?
• Как подписать документ электронной подписью в Word и Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019
  • Подготовка к подписанию
  • Создание электронной подписи в документе
• Проверка электронной подписи в документе
• Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись
• Добавление в документ строки подписи
• Добавление электронной подписи в строку подписи. Рисунок рукописной подписи.
• Требуемые подписи
• Работа с подписанным документом

Ниже мы описали, как использовать электронную подпись (ЭП) в программах Word и Excel из пакета Microsoft Office. Инструкция подойдет для версий Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019. Для использования понадобится установить плагин КриптоПро Office Signature 2. 0.

Подписание документа в Word и Excel 2003, 2007

В версии Microsoft Office 2003 подписывать документ электронной подписью нужно совсем по другим принципам — без установки дополнительных плагинов и программ. Однако мы не советуем использовать версию 2003 для работы с электронной подписью: подписанный документ будет открываться в более новых версиях с ошибками, а Word или Excel 2003 не сможет прочитать документы, созданные в других версиях  Microsoft Office.

В версии Microsoft Office 2007 подписать документ можно двумя способами. Без установки плагинов — внутри самой программы, по тому же принципу, что и в версии 2003. Такой документ, в отличие от версии 2003 года, будет открываться в обычном режиме. Либо с установкой плагина КриптоПро Office Signature 2.0 — этот способ мы опишем ниже в инструкции.

Если документ был подписан в одной версии Word или Excel, а открывается в другой, то иногда при проверке электронной подписи в документе может появиться ошибка. Если открыть документ в версии Word или Excel, в которой нет плагина КриптоПро Office Signature, то электронные подписи не отобразятся или будут показаны недействительными.

Подготовка к подписанию

Установить плагин «КриптоПро Office Signature 2.0». Скачать плагин можно на странице разработчика: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

Чтобы плагин установился, на компьютере должен быть установлен КриптоПро CSP версии 3.6 и выше.

Создание электронной подписи в документе

В этом разделе расскажем, как создать невидимую или неотображаемую электронную подпись в документе. Чтобы создать подпись, которая будет графически отображаться в тексте документа — перейдите к разделу «Добавление строки подписи в документе»

Когда документ окончательно готов, сохраните его и выполните шаги ниже, чтобы добавить к нему электронную подпись. После подписания документ будет доступен только для чтения.

Если вам понадобится изменить его, то нужно удалить все ЭП из документа. Иначе при проверке измененного документа подписи будут показаны как недействительный

1. Чтобы подписать документ в Word или Excel 2007, в главном меню выберите «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»

Чтобы подписать документа в версиях Word 2010 или Excel 2010 и выше, перейдите на вкладку «Файл» в раздел «Сведения». Нажмите «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»

В версиях Word и Excel 2016 или 2019 можно подписать документ через кнопку «Защита документа» (если установлен плагин Office Signature 2.0.12663 и версии выше). Также перейдите в «Файл» — «Сведения». Нажмите на кнопку «Защита документа» и выберите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)». Это позволит подписать не только документы стандартного формата, но и документы формата OpenDocument (odt и ods)

Предупреждение: при использовании вкладки Добавить цифровую подпись необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.

2. Затем появится окно «Подписание». В нем можно выбрать сертификат, которым будет подписан документ — нажав кнопку «Изменить». Если не переходить по кнопке, то документ будет подписан сертификатом, выбранным автоматически.

3. Если контейнер электронной подписи защищен паролем, то нужно будет его ввести — в появившемся окне.

Если введен правильный пароль, появится подтверждение того, что документ подписан — «подпись успешно сохранена с документом».

Если пароль неверный, попробуйте проверить его на ошибки и ввести снова. Если пароль забыли — воспользуйтесь инструкцией .

4. После подписания документа внизу окна документа появится значок подписи: красный значок или иконка документа.

А в меню «Файл» — «Сведения» появится информация, что документ подписан и его невозможно отредактировать, а при редактировании подписи станут недействительными.

Проверка электронной подписи в документе

1. Чтобы проверить подпись и ее статус (действительна или нет), нажмите на значок подписи внизу окна документа. Справа появится вкладка «Подписи», в ней отобразится статус ЭП.

2. Чтобы посмотреть состав подписи, щелкните правой кнопкой мыши на название подписи и выберите «Состав подписи». Появится окно со сведениями ЭП.

3. Если открыть документ для редактирования, все подписи удалятся. Если документ все-таки отредактировали после подписания, то при его открытии появится сообщение «Документ содержит недействительные подписи».

Состав недействительной подписи также можно посмотреть. Для этого нажмите на значок подписи внизу окна, справа появится окно «Подписи». Нажав на название подписи, вы сможете просмотреть ее состав и подробную информацию о ней.

Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись

Чтобы добавить электронную подпись в документ, в котором уже есть подпись, следуйте шагам, описанным выше в блоке «Создание электронной подписи в документе». В результате в документе на вкладке «Подписи» появится еще одна действительная подпись.

У второй подписи можно также проверить состав — по действиям, описанным в блоке «Проверка электронной подписи в документе».

Добавление в документ строки подписи

При подписании в документ можно добавить видимую строку подписи — графический элемент, который будет показывать, что документ подписан электронной подписью.

Как создать невидимую электронную подпись, которая не будет видна в тексте документа, мы рассказали выше, в разделе «Создание электронной подписи в документе».

1. Перейдите на вкладку «Вставка» — «Текст», найдите иконку «Строка подписи» и нажмите на стрелку рядом с ней. В открывшемся меню выберите «Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)»

В Word и Excel 2016 или 2019, если установлена версия Office Signature 2.0.12663 и выше, также можно использовать вкладку «Строка подписи Microsoft Office». Однако при этом способе необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.

2. Появится окно «Настройка подписи». В нем можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения потом отобразятся документе в строке подписи.

В поле «Инструкции для подписывающего» можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции не появятся в документе, но подписывающий их увидит в окне «Подпись», когда будет ставить подпись.

Чтобы подписывающий мог добавить примечание при подписании, нажмите галочку «Разрешить подписывающему добавлять примечания…»

3. Нажмите «ОК». В документе появится строка подписи.

Вы можете переместить ее в любое место в тексте. Либо добавить вторую строку, если документ подписывают разные люди. Добавить строки подписи нужно до того, как документ подпишут первой электронной подписью, иначе документ будет защищен от редактирования.

Добавление электронной подписи в строку подписи. Изображение рукописной подписи

1. Чтобы поместить в строку подписи электронную подпись, дважды щелкните левой кнопкой мыши по строке подписи. Либо нажмите правой кнопкой мыши по строке подписи, откроется в меню, в нем выберите «Подписать».

Откроется окно «Подписание»:

• В нем можно посмотреть сведения о создаваемой электронной подписи и документе (ссылка «Дополнительные сведения…»)

• Добавить рисунок, например, скан своей рукописной подписи (ссылка «Выбрать рисунок»)

2. Внизу окна будет указан сертификат для подписания — он выбран автоматически. Если нужно подписать документ другим сертификатом, нажмите кнопку «Изменить».

3. Когда выберете нужный сертификат, нажмите кнопку «Подписать».

4. Появится окно, в котором нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа.

5. После ввода правильного пароля появится окно, которое подтвердит, что документ подписан — «подпись успешно сохранена вместе с документом». Нажмите «ОК», чтобы его скрыть.

6. В документе отобразится дата и автор подписания, а также рисунок рукописной подписи, если его загрузили. На вкладке «Подписи» также появится созданная электронная подпись — в разделе «Действительные подписи».

Чтобы посмотреть состав подписи и сведения о сертификате, останьтесь на вкладке «Подписи» и нажмите на стрелочку около нужной вам подписи. Либо вернитесь в текст документа и дважды щелкните мышкой по строке подписи.

7. Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. После того, как в документ добавили хотя бы одну электронную подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Требуемые подписи

Требуемые — это незаполненные подписи, которые запросил автор документа. Они отображаются на вкладке «Подписи» — «Требуемые подписи».

Если открыть документ, в котором есть требуемые подписи, вверху документа появится сообщение «Этот документ необходимо подписать»

1. Передайте документ всем лицам, которые должны его подписать.

2. Если документ уже был ранее подписан хотя бы одной подписью, то он помечается как окончательный, и его нельзя редактировать. Однако в него можно добавить другие электронные подписи.

3. Чтобы добавить подпись в свободную строку подписи, воспользуйтесь инструкцией выше.

Работа с подписанным документом

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в другие документы. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но строка вставится только в виде графического элемента — в ней не будет содержаться электронной подписи. Добавлять электронную подпись нужно будет отдельно.

Если попытаться поменять название подписанного документа или скопировать его, то появится предупреждение — «Все подписи станут недействительными». Если нажать «Да», то подписи станут недействительными.

Подписанный документ помечен как окончательный. Если попытаться его отредактировать (нажать кнопку «Все равно редактировать), то появится предупреждение: «Все подписи будут удалены из документа».

Если нажать «Да», то любое редактирование документа удалит все подписи из него.

После редактирования документ можно подписать повторно — по инструкциям, описанным выше.

К списку вопросов

Особенности работы с ЭЦП в Microsoft Word и FossLook

Введение

Из повседневной жизни нам известно, для того чтобы документ стал действительным, он должен быть подписан. Подпись обычно заверяется печатью организации, зарегистрированной в государственных реестрах, либо подписью другого лица — нотариуса, который уполномочен соответствующими органами заверять подписи. Например, на таких особых документах, как денежные купюры, можно увидеть подписи ответственных лиц центробанка, которые подтверждают, что это не просто кусок цветной бумаги, а деньги — универсальное средство обмена. Подписи на купюрах заверяются гербовыми печатями страны. Но подпись и печать можно подделать, поэтому банкноты содержат элементы, которые затрудняют их подделку.

Однако в современном мире большинство документов, в том числе и деньги, — это единицы информации, пересылаемые между серверами, которые могут находиться где угодно. Как доказать получателю аутентичность этих документов (подтвердить автора), как адресат может проверить, что полученная им информация не искажена (не нарушена ее целостность)? Для этих целей и предназначена электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она защищена гораздо лучше обычных подписи и печати, так как усилена не только авторитетом организаций и компаний, которые идентифицируют вас, как владельца ключей для шифрования информации, но и мощью математических алгоритмов, благодаря которым ЭЦП реализуется.

Если вам прислали документ, подписанный ЭЦП, обычно это означает, что вместе с документом вы получили зашифрованный (вашим закрытым ключем) результат применения хеш-функции над подписываемым документом (хеш) и открытый ключ для расшифровки этого хеша.

(подробнее об ЭЦП — источник)

При проверке электронной подписи производится хеширование документа и расшифровка полученного хеша с помощью открытого ключа. Если результаты хеширования и дешифровки хеша совпадают — значит документ ваш подлинный, целостность его не нарушена.

Программные библиотеки для поддержки алгоритмов хеширования, шифрования и дешифрирования информации предоставляют различные компании-криптопровайдеры. В системе FossLook по умолчанию используются библиотеки криптопровайдера Microsoft. В статье мы кратко покажем, как реализовала компания Microsoft цифровую подпись в текстовом процессоре Word собственной разработки, и рассмотрим особенности работы с ЭЦП в FossLook.

Электронная подпись в документах Microsoft Word

Предположим, вы создали некоторый документ Word и собираетесь его подписать. Для этого прямо в сам документ вы вставляете строку подписи, воспользовавшись соответствующим пунктом меню текстового редактора:

Далее вам будет предложено произвести настройку подписи — указать информацию о подписывающем лице:

В результате в ваш документ будет внедрен графический элемент, аналогичный традиционной подписи на бумажных документах:

Далее следует сама процедура подписи. Просто выбираете на строке подписи из контекстного меню пункт «Подписать». Предварительно в вашей операционной системе должен быть зарегистрирован цифровой сертификат, полученный от какого-либо центра сертификации ключей, идентифицирующий вас как единственного владельца некоторой пары ключей для шифрования. Если у вас нет сертификата цифровой подписи (цифрового удостоверения), Microsoft предлагает свой список сайтов компаний, куда можно обратиться для его получения.

Вы можете обратиться и в какой-либо другой сертификационный центр и получить сертификат. Также Microsoft предлагает создать свое цифровое удостоверение, но предупреждает, что подлинность такой подписи на другом компьютере проверить будет не возможно. Если ваша машина входит в какой-либо домен Windows, вы можете запросить цифровой сертификат у данного домена. В таком случае на других машинах, входящих в домен, можно будет проверить подлинность вашей подписи.

Для примера мы воспользуемся сертификатом нашей компании ФОСС-Он-Лайн. Диалог электронный подписи Word выглядит следующим образом:

Microsoft предлагает вставить в строку подписи рисунок, например, скан-копию вашей обычной подписи на бумажных документах (Пункт «Выбрать рисунок. ..»). Данный диалог также показывает информацию о Вашем цифровом удостоверении (сертификате), кем оно выдано и кому.

Кликнув по ссылке «Дополнительные сведения», можно увидеть, какая информация подписывается:

Таким образом, мы видим, что подписывается содержимое документа, дата его последнего изменения и некоторая служебная информация.

После нажатия кнопки «Подписать» документ блокируется от изменений (если разблокировать — электронная подпись будет снята) и выглядит следующим образом:

Вы можете поставить на один документ сколько угодно строк для ЭЦП и подписать его у нескольких пользователей.

Если вы каким-либо образом получили документ Word с ЭЦП, можете проверить подпись, выбрав из контекстного меню на ней пункт «Состав подписи»:

Особенности ЭЦП в документах FossLook

Рассмотрим ключевые моменты работы с ЭЦП в FossLook.

Прежде всего, документ FossLook отличается от документа Word тем, что представляет собой набор полей, причем документ FossLook может включать в себя и документы Word (как и любые другие документы) во вложенных файлах. В FossLook мы можем подписывать как поля, так и вложенные файлы. Поэтому настройка ЭЦП в нашем продукте заключается в выборе типа документов, которые подлежат подписи, и указании элементов, которые будут подписываться.

Что касается вложенных файлов, мы можем указать, что контролировать при проверке подписи — общее количество вложенных файлов и/или их содержимое.

Также как и в Word, в FossLook могут подписать несколько пользователей. Но в отличие от Word, пользователи могут добавлять в документ свои вложенные файлы и подписывать, таким образом, если позволяют настройки, свои изменения как в самом документе, так и во вложенных файлах.

Проверка ЭЦП покажет, чьи подписи были нарушены (изменены подписанные поля и/или вложенные в документ файлы), или все подписи валидны — целостность документа не нарушена:

Выводы

Платформа FossLook предоставляет пользователю более гибкие возможности подписания документов с помощью ЭЦП по сравнению с Microsoft Word в силу особенностей реализации самого документа FossLook.