Как подписать вордовский документ электронной подписью: Как подписать документ в Word и Excel электронной подписью

Как подписать вордовский документ электронной подписью: Как подписать документ в Word и Excel электронной подписью

Как подписать документ в Word и Excel электронной подписью

Как подписать документ невидимой подписью

Как подписать документ видимой подписью

Как проверить, действительна ли подпись

Чтобы подписать документ в Word или Excel электронной подписью, нужно установить плагин КриптоПро Office Signature. В нем можно создать два вида подписи: с графическим обозначением и без него.

Подпись без графического обозначения

Подпись с графическим обозначением

В документе не будет элемента подписи, но программа все равно проверит сертификат и проинформирует, что документ подписан.  

Такую подпись будем называть невидимой.

В месте, где должна стоять подпись, отобразится графический элемент, который вы задаете сами. Это может быть скан вашей подписи или просто фамилия.

Такую подпись будем называть видимой.

 

Как подписать документ невидимой подписью

Шаг 1. Установите плагин КриптоПро Office Signature на компьютер.

Если подписываете и работаете с документами Word или Excel, установите на компьютер программу КриптоПро CSP и плагин КриптоПро Office Signature. Это нужно для того, кто подписывает, и для того, кто получает документ. Иначе созданная подпись не отобразится.

Электронная подпись для любых задач

В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия «КриптоПро» — все, что нужно для работы

Заказать подпись

С помощью плагина сможете подписывать документы, созданные в Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019 года.

Чтобы скачать плагин, зайдите на официальную страницу продукта. Без лицензии он будет работать 90 дней. Потом сможете пользоваться, если купите лицензию и введете ее серийный номер в настройках. Для физических лиц лицензия стоит 2 100 ₽, для юридических — 1 200 ₽.

Шаг 2. В Microsoft Office версии 10 и новее зайдите во вкладку «Файл» и на странице «Сведения» кликните «Добавить электронную подпись».

Шаг 3. Если появилось окно с предупреждением, кликните «Да» и сохраните файл в формате Word или Excel.

Шаг 4. Вставьте носитель с ЭЦП в компьютер.

Шаг 5. В окне «Подписание» выберите подходящие параметры. Например, если вы готовили проект договора, выберите пункт «Создал данный документ». Если только согласовываете текст, выберите «Утвердил данный документ»

Поле «Цель подписания» можно оставить пустым.

Шаг 6. Кликните «Подписать», введите пин-код электронной подписи и кликните «Ок». Документ подписан.

Чтобы подписать документ ЭЦП в Microsoft Office 3 и 7 версии, во вкладке «Сервис» выберите пункт «Параметры» → «Безопасность». Кликните на кнопку «Цифровые подписи» → «Добавить». Выберите сертификат, установленный на компьютер и кликните «Ок». Введите пин-код электронной подписи. Если подпись создана, в правом нижнем углу появится красная иконка.

Если вы внесете изменения в подписанный документ, подпись станет недействительной, и ее придется создать заново.

Любой документ можно подписать несколькими подписями. Для этого второй подписант должен выполнить действия, описанные выше, не меняя содержание текста.

Как подписать документ видимой подписью

Шаг 1. Установите плагин КриптоПро Office Signature. О том, как это сделать, рассказали выше. Вставьте токен в компьютер.

Шаг 2. Откройте документ, который нужно подписать. Зайдите во вкладку «Вставка». В разделе «Текст» выберите пункт «Строка подписи КРИПТО-ПРО».

Шаг 3. Установите настройки подписи: ФИО, должность и электронная почта подписанта.

Шаг 4. В документе появится крестик — графическое изображение подписи. Его можно переместить в любое место.

Шаг 5. Кликните на подпись правой кнопкой мыши и выберите «Подписать». В новом окне введите свою фамилию или загрузите изображение подписи.

Этот алгоритм подходит и для подписания документов в Excel.

Как проверить, действительна ли подпись

Шаг 1. Откройте подписанный файл, кликните на кнопку «Просмотр подписей».

Шаг 2. В открывшемся боковом поле увидите, кто подписал документ и когда. Если кликните на стрелку и выберите «Состав подписи» , увидите развернутую информацию, в том числе, действительна ли подпись.

Второй способ, как подписать документ ЭЦП в Word и Excel — использовать программу КриптоАРМ. О том, как это сделать, рассказали в статье. Чтобы подписать документ в pdf, используйте инструкцию из статьи.

Материал актуален на 10.01.2022

Как подписать электронным способом документ Word

Электронная подпись документа Microsoft Word с помощью драйвера печати OneSpan Sign: пошаговая настройка подписи

В этом руководстве мы продемонстрируем, как драйвер печати OneSpan Sign действует как принтер и подготавливает любой печатный документ для электронной подписи, включая Microsoft Word. Если вы можете печатать из стороннего приложения, вы можете использовать OneSpan Sign Print Driver для вставки подписей в документ в электронном виде:

 

  1. Загрузите драйвер печати OneSpan Sign. Это бесплатно для всех тарифных планов OneSpan Sign.
  2. Хотя в данном примере мы отправляем документ через текстовый процессор Microsoft Word, вы также можете использовать драйвер печати для отправки документов, созданных в других приложениях, таких как Excel, PDF-файлы из Adobe Acrobat Reader, Google Docs и др.  
  3. В меню Microsoft Word наведите курсор на пункт Файл, а затем Печать .
  4. После установки драйвера печати в списке доступных принтеров появится опция «Отправить на OneSpan Sign». Щелкните этот параметр.
  5. Нажмите кнопку Печать, чтобы начать процесс.
  6. При первом использовании этой опции вам будет предложено ввести учетные данные для входа в систему OneSpan Sign. Это требуется только в первый раз. Драйвер печати запомнит вас для дальнейшего использования.
  7. У вас также есть возможность в выпадающем меню выбрать экземпляр OneSpan Sign, который вы хотите использовать. Это включает подключение к производственной среде или среде «песочницы», а также к региону или населенному пункту.
  8. Далее во всплывающем диалоговом окне введите название транзакции.
  9. Если блоки и поля подписи обычно располагаются в одних и тех же местах, вы можете выбрать опцию в поле Применить макет, чтобы автоматически вставить в документ заранее определенные блоки, поля и шаблоны подписи.
  10. Щелкните левой кнопкой мыши кнопку OK, чтобы отправить документ непосредственно в OneSpan Sign. При этом нет необходимости щелкать правой кнопкой мыши или дважды щелкать.
  11. Теперь, когда вы находитесь на платформе OneSpan Sign, все, что вам нужно сделать, это добавить своих подписантов и выбрать метод аутентификации пользователей, введя полное имя и адрес электронной почты ваших получателей и выбрав вариант аутентификации в строке меню. На этом этапе вы также можете добавить дополнительную информацию, например, номер телефона и должность.
  12. Если вы добавили макет на шаге 9, поля подписи уже будут заполнены в документе. Если нет, используйте интерфейс перетаскивания, чтобы при необходимости применить поле для подписи и другие поля данных. Аналогичным образом можно удалить поля подписи.
  13. Вот и все! После завершения выберите Отправить, чтобы доставить документ подписантам и запросить подписи. Затем подписавшие могут нажать на кнопку «подписать» или коснуться сенсорного экрана, чтобы поставить свою подпись на документе.

Просмотрите другие видеоуроки по созданию электронных подписей в Центре ресурсов OneSpan:

  • Как подписать документ электронной подписью из электронной почты
  • Опыт электронной подписи OneSpan Sign
  • Мобильное приложение OneSpan Sign: как отправлять и подписывать документы электронной подписью

 

Преимущества драйвера печати подписей OneSpan Sign для подписи по требованию и по случаю

  • Проверенное решение: На протяжении десятилетий организации используют электронные подписи OneSpan Sign для перехода на цифровые технологии. Наши клиенты добились широкого внедрения и ускорения времени выхода на прибыль в регулируемых отраслях, используя многочисленные варианты использования и каналы.
  • Масштабируемая платформа: OneSpan Sign предоставляет масштабируемую платформу и интеграционную структуру, чтобы помочь вам внедрить электронные подписи на предприятии. Для ускорения выхода на рынок используйте подход с использованием общих услуг.
  • Повышенная безопасность: технология цифровой подписи может быть использована для защиты ваших документов и подписей. OneSpan Sign применяет цифровую подпись и печать вскрытия после того, как каждый пользователь ставит цифровую подпись, чтобы обеспечить целостность документа и определить, произошло ли изменение между подписантами.
  • Опыт пользователя: Использование драйвера печати OneSpan Sign Print Driver подобно использованию принтера. Просто выберите OneSpan Sign, как и любой другой принтер в вашей сети, чтобы отправить документ на OneSpan Sign.

 

Вопросы и ответы по электронной подписи документов Word

Безопасен ли документ Word при использовании OneSpan Sign? Защищает ли OneSpan Sign целостность документов?


Да! OneSpan Sign обеспечивает повышенную безопасность всех ваших важных подписей и контрактов. Используя технологию цифровой подписи военного класса и пломбы для вскрытия, OneSpan Sign может гарантировать, что никто не внесет изменения в документ до или после подписания.

Могу ли я использовать OneSpan Sign на Mac, Linux, iPad, iPhone или смартфоне Android?
Да! OneSpan Sign позволяет подписывающим лицам использовать предпочитаемое устройство и операционную систему для добавления подписей, создания подписей и запроса подписей.

Можете ли вы добавить другие элементы в документ Word для сбора данных во время подписания?
Да! Администратор OneSpan Sign может использовать наш интерфейс перетаскивания для добавления отдельных полей данных в документ для сбора дополнительной информации. Эти поля данных включают:

  • Текстовое поле
  • Флажок
  • Пользовательские поля
  • Радиокнопка
  • Выпадающий список
  • Условные поля

Начните работу с электронной подписью

Получите ответы на свои вопросы об электронной подписи и запустите свои безбумажные бизнес-процессы

Поговорите с экспертом

Цифровая подпись документа Microsoft Word

В этом руководстве описаны действия по цифровой подписи документа в Microsoft Word 2010, 2013 или 2016 с использованием учетных данных PIV или цифрового сертификата.

  1. Чтобы добавить цифровую подпись, откройте документ Microsoft Word и щелкните в том месте, где вы хотите добавить строку подписи.
  2. На ленте Word выберите вкладку Вставка и нажмите Строка подписи в группе Текст .

  3. Появится всплывающее окно Настройка подписи . Введите информацию в текстовые поля и нажмите OK .

  4. Дважды щелкните строку подписи .

  5. Появится всплывающее окно Sign . В поле X введите свое имя. Затем посмотрите на поле Signing as: . Выберите сертификат подписи. Чтобы убедиться, что это правильный сертификат, щелкните значок Изменить кнопка.

  6. Щелкните Щелкните здесь для просмотра свойств сертификата .

  7. Появится окно Детали сертификата . Перейдите на вкладку Подробности и прокрутите вниз до Использование ключа

    . Щелкните по нему один раз. В нижнем текстовом поле теперь должно отображаться цифровая подпись , неотказуемость . Если это так, то это правильный сертификат. Нажмите ОК .

  8. Если это неправильный сертификат , нажмите OK . Затем нажмите More Choices , чтобы увидеть другие сертификаты. Выберите другой сертификат и повторяйте эти шаги, пока не найдете правильный сертификат.

  9. Нажмите кнопку Подписать , чтобы подписать документ. Вставьте карту PIV в картридер. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK .

  10. В поле Подтверждение подписи сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись.
    Щелкните OK .

Вы можете добавить невидимую цифровую подпись , чтобы ваше имя не отображалось в документе.

  1. Откройте документ и перейдите на вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация , а затем щелкните Защитить документ .

  3. В раскрывающемся меню Защитить документ выберите Добавить цифровую подпись .

  4. Выберите тип обязательства , например создал и утвердил этот документ , а затем нажмите Подписать .

  5. Вставьте карту PIV в устройство чтения карт. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK .

  6. В поле Подтверждение подписи

    сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Щелкните OK .

После того как вы подпишите документ цифровой подписью, вы можете попросить других также подписать его цифровой подписью. ( Примечание:    Если вы являетесь первым утверждающим, вы должны создать строки подписи для всех утверждающих. Затем отправить документ второму утверждающему.)

  1. Если вы являетесь вторым (или другим) утверждающим, откройте полученный документ. Дважды щелкните строку подписи, чтобы поставить подпись. Выполните шаги с 4 по 10 из раздела «Добавление цифровой подписи с помощью строки подписи».

  2. Появится всплывающее окно Настройка подписи . Введите информацию в текстовые поля и нажмите OK .

  3. Дважды щелкните строку подписи .

  4. Появится всплывающее окно Sign . В поле X введите свое имя.

  5. Далее посмотрите на поле Подписание как: . Вы должны увидеть свое имя и информацию о сертификате. Если нет, нажмите кнопку Изменить , чтобы выбрать другой сертификат, и нажмите Подписать .

  6. Вставьте карту PIV и введите PIN-код смарт-карты (PIV). Нажмите ОК .

  7. В поле Подтверждение подписи сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Щелкните OK .

  8. Отправить документ с цифровой подписью следующему утверждающему.

Каждый последующий утверждающий сможет открыть документ и дважды щелкнуть строку подписи со своим именем и завершить процесс подписания.

Несколько утверждающих могут подписывать документ цифровой подписью. Используйте те же процедуры, что и для добавления одной невидимой цифровой подписи: Добавьте невидимую цифровую подпись.

Окончательный утверждающий увидит в документе несколько «невидимых» подписей.

Если вы используете Word 2013 и открываете документ Word 2007 или 2010 с цифровой подписью, у вас могут возникнуть проблемы совместимости.


Вы можете просмотреть цифровые подписи в несовместимом документе Word одним из двух способов:

Нажмите кнопку Просмотр подписей под лентой Word.

ИЛИ

Перейдите на вкладку Файл и выберите Информация . Затем нажмите Просмотр подписей .

Для любого варианта вы сможете увидеть сведения о цифровой подписи в поле Подписи .

  1. Если вы хотите удалить цифровую подпись, откройте документ Word и перейдите к строке подписи.
  2. Если строки подписи нет, нажмите кнопку Просмотр подписей чуть ниже ленты Word.
  3. В поле Signatures выберите подпись, которую хотите удалить.

  4. Щелкните правой кнопкой мыши подпись и выберите Удалить подпись .
  5. При появлении запроса нажмите Да .

По умолчанию Microsoft Word использует хэш-алгоритм SHA-1 для создания цифровых подписей. Хэш-алгоритм SHA-1 больше не считается безопасным. Следует использовать более безопасные алгоритмы хеширования, такие как SHA-256. (См. руководство NIST по хеш-функциям)

Для проверки/изменения параметров алгоритма хеширования для Microsoft Office можно использовать любой из приведенных ниже вариантов:

  1. Параметры групповой политики : Параметры цифровой подписи в Office 2013. (Дополнительную информацию см. в технических документах Microsoft.)
  2. Параметры реестра компьютера . Измените алгоритм подписи Microsoft Office следующим образом:
  3. .
 Word 2010: Компьютер\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14. 0\common\signatures
Word 2013: Компьютер\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\15.0\common\signatures
Word 2016: Компьютер\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\common\signatures
 
  • Добавьте или обновите эти значения:
Имя значения подписьхашалг
Тип значения РЕГ_СЗ
Значение ша256
  • Сохраните параметры реестра и перезагрузите компьютер.

(Дополнительную информацию см. в технической документации Microsoft.)

Дополнительные ресурсы

  1. Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office
  2. Цифровая подпись XML
  3. Цифровые подписи в Office 2010
  4. Параметры цифровой подписи в Office 2013
  5. Политика NIST в отношении хеш-функций

Как подписать документ Word электронной подписью

Изучите наш блог

Нужно добавить свою электронную подпись в контракт, письмо-предложение или соглашение о неразглашении из документа Word? Создать электронную подпись в документе Microsoft Word очень просто, даже не выходя из приложения.

Как подписать документ в Word

Читайте дальше, чтобы узнать, как добавить электронную подпись в документ Word всего за несколько шагов с помощью этого простого руководства.

1. Сначала установите надстройку DocuSign . Перейдите на вкладку Вставить в строке меню и перейдите к «Получить надстройки». Это откроет Office Store (или Store на Mac). Введите «DocuSign» в строке поиска. Нажмите «Добавить» DocuSign for Word и подтвердите установку. Это бесплатно.

2. Найдите DocuSign во вкладке меню . После успешной загрузки надстройки вы увидите новый пункт меню под названием «DocuSign». Нажмите на него и выберите «Подписать документ».

3. Войдите в свою учетную запись DocuSign или нажмите «Создать учетную запись», чтобы создать бесплатную учетную запись DocuSign. Подписка на бесплатную пробную версию позволит вам создать бесплатную электронную подпись в Word. Вы также можете отправлять формы и контракты другим лицам на подпись в течение 30 дней — кредитная карта не требуется.

4. Добавьте подпись к документу. Теперь вы можете перетащить поле Подпись , чтобы добавить свою электронную подпись в документ Word. Просто нажмите «Подпись» в левой части страницы, а затем щелкните место в документе, куда вы хотите вставить свою подпись. Вы также можете добавить свои инициалы, дату подписи, имя и другую информацию, если хотите.

5. Нажмите желтую кнопку «Принять и подписать» в нижней части окна. Ваша подпись появится в нужном месте документа. Затем нажмите кнопку «Готово» вверху страницы.

Ваш подписанный документ готов к отправке и загрузке.

Если вам нужно отправить документ другому лицу, введите имя и адрес электронной почты получателя в поля «Полное имя» и «Адрес электронной почты» во всплывающем меню, затем нажмите «Отправить и закрыть».

Готово. Затем вы можете войти в свою учетную запись DocuSign, чтобы просмотреть все документы, которые вы подписали и отправили.

Создание собственной электронной подписи

Добавляя электронную подпись к любому документу, вы можете просто принять готовую подпись DocuSign, используя свое имя. Если вам нравится ваш уникальный автограф, вы также можете загрузить или нарисовать собственную электронную подпись:

1. Войдите в свою учетную запись DocuSign. Нажмите на изображение профиля, затем нажмите «Подписи».

2. Чтобы изменить свою подпись, нажмите «Редактировать» и выберите «Нарисовать».

3. Чтобы нарисовать подпись в Word, нажмите и удерживайте в поле «Нарисовать свою подпись», затем нарисуйте нужную подпись с помощью курсора или на сенсорном экране.

4. Щелкните и удерживайте поле «Нарисуйте свои инициалы», чтобы нарисовать нужные инициалы. Нажмите «Создать», чтобы сохранить свою подпись.

Попробуйте eSignature прямо сейчас бесплатно

Готовы начать работу с DocuSign eSignature? Попробуйте сейчас бесплатно.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ