Как подшить документы в архив: Как сшить документы для архива

Содержание

Как подшить в дело неформатный документ (брошюру А5 формата) и как его описать во внутренней описи и листе-заверителе дела?

Сама формулировка вопроса свидетельствует, что автор знаком с технологией оформления дел, которая осуществляется службой делопроизводства и / или структурными подразделениями перед сдачей дел в архив организации. Работы по архивно-технической обработке дел могут быть проведены как в полном объеме, так и частично в зависимости от сроков хранения дел.

Подшивка или переплет дел обязательны лишь при полном оформлении дел постоянного, временного (свыше 10 лет, т.е. с 11-го года) срока хранения и по личному составу.

Многостраничный приказ, присланный в организацию как один из экземпляров или копия, сброшюрованный в формате А5, при оформлении дела можно отнести к категории неформатных документов. Если в дело предстоит сформировать один такой неформатный документ, то необходимо:

вложить его в конверт, причем лучше – формата C5 (он немного больше, чем А5) или C4,
и прошиваться будет конверт;
подшитый в дело конверт с вложенным приказом должен быть пронумерован очередным порядковым номером документов дела, а далее очередными номерами необходимо пронумеровать в общем порядке и листы брошюры, включая и первый лист, и последний (чистый), т. к. цель нумерации – обеспечить идентификацию и целостность носителя, формы документа. Собственная нумерация сброшюрованного приказа может быть сохранена, только если она будет совпадать с общей нумерацией листов в деле, но такие совпадения редки.

Во внутренней описи документов дела рекомендуем оформить особенности подшивки и нумерации сброшюрованного приказа (Пример 1). Эти же особенности формирования дела рекомендуем отразить и в листе-заверителе дела (Пример 2).

Пример 1. Оформление во внутренней описи документов дела брошюры в подшитом конверте

Пример 2. Оформление в листе-заверителе дела подшитой в него брошюры

Правила оформления дел, формы листа-заверителя и внутренней описи установлены Основными правилами работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива от 06.02.2002), которые в настоящее время остаются действующими до утверждения новой версии правил комплектования, учета, хранения и использования документов в архивах организаций.

В заключение хочу обратить внимание, что в заданном вопросе есть еще один очень большой и самый главный момент: почему экземпляр или копия приказа (сброшюрованная, оформленная как печатное издание), присланная вышестоящей организацией для исполнения или для сведения, формируется в дело с документами постоянного срока хранения?

Приказы по основной деятельности, присланные для сведения, имеют срок хранения «До минования надобности» по ст. 19 а) ПТУД. В архивном фонде подведомственной структуры копия приказа вышестоящей организации может быть оставлена на постоянное хранение при условии, что приказ непосредственно относится к ее деятельности. То есть данным приказом вышестоящая организация изменяет наименование, организационно-правовую форму, структуру, подчиненность, систему управления, изменяет и передает функции, назначает первого руководителя (а иногда – заместителей, главного контролера, главного бухгалтера и др. должностных лиц) данной подведомственной организации, назначает ее ответственным исполнителем или координатором в рамках всей системы управления, возлагает постоянные или разовые обязанности в рамках каких-либо целевых программ, или контрольных, технических, бюджетных, финансовых процессов и процедур, что отражает масштаб и особенности деятельности данной организации по сравнению с другими подведомственными и т.п.

Пожалуйста, проведите экспертизу ценности документов дела, которое «собираете» для постоянного хранения, еще раз!

Подготовка документов к архивному хранению в организации- www.archiv.ru

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

хранение документов в офисе;
сдача документации на внеофисное хранение;
создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией.

Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению.

Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

наименование организации;
код структурного подразделения;
номер дела;
заголовок дела;
количество листов;
даты дела;
архивный шифр дела;
срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации.

Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Полезные материалы

Электростройснабкомплект

Хохтиф Инфрастракчэ ГмбХ

Первое коллекторское бюро

Национальная служба взыскания

Той. ру

Кинотавр

Евраз

Каркаде

ВЦИОМ

Всероссийский центр изучения общественного . ..

Поделиться в соц. сетях:

Краткое и простое руководство

Люсион Технологии Опубликовано

У вас есть множество печатных документов, которые необходимо сохранить для юридических или других целей? Знание того, как архивировать бумажные документы, является необходимой функцией для многих предприятий и организаций.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги каждый год. Примерно половина этих бумажек выбрасывается к концу дня, но некоторые из них необходимо хранить в течение более длительного периода времени, и здесь на помощь приходит архивирование документов. Вы делаете это правильно. Вот лучший способ сделать это.

Архивирование документов — это процесс хранения неактивных записей на случай, если вам понадобится к ним обратиться в будущем. Архивирование — это долгосрочное хранение документов, к которым вам не нужно регулярно обращаться.

Вы можете архивировать документы как физически, так и в цифровом виде, в зависимости от потребностей и ресурсов вашей организации. Вы также можете сделать это на месте или вне офиса в фирме, которая специализируется на архивировании документов, поскольку вам не нужно регулярно обращаться к архивам документов в бумажном виде. Специалист по архивированию документов надежно хранит ваши файлы и может получить и доставить определенные документы по запросу.

Архивирование печатных документов необходимо, поскольку вам необходимо сохранять копии определенных документов после того, как вы закончили их использовать. Это документы, которые вы больше не используете активно, но которые могут понадобиться позже.

Кроме того, архивирование документов, особенно вне офиса, может освободить ценное пространство в ваших офисах. Архивирование также может снизить административные расходы за счет удаления этих документов из обычного рабочего процесса.

Архивировать бумажные документы не так просто, как засунуть их в старый картотечный шкаф в неиспользуемой комнате вашего офиса. Надлежащее архивирование требует планирования, усердия и постоянного управления. Это пятиэтапный процесс.

Первый шаг в архивировании ваших печатных документов — это оценка того, почему вы архивируете и чего вы надеетесь достичь. Это включает в себя определение типов документов, которые вы хотите или должны архивировать, почему вы их архивируете, а также как и как часто, по вашему мнению, вам может понадобиться к ним доступ. Вы также должны оценить, какие новые документы должны будут попасть в архив и как они туда попадут.

Архивирование файла стоит денег. Вы не хотите тратить деньги на архивирование файлов, которые вам не нужно архивировать. Определите те файлы, которые вам больше не нужны, и избавьтесь от них. Это могут быть документы, которые превышают законодательные или нормативные требования к хранению, или просто документы, которые вам не нужно хранить. Не забудьте надежно уничтожить эти выброшенные документы, чтобы они не попали в чужие руки.

Как долго вам нужно хранить каждый документ в вашем архиве? Очень важно определить срок хранения. Вам необходимо хранить каждый документ до тех пор, пока это требуется по юридическим, нормативным и практическим причинам.

Вы обязаны хранить некоторые финансовые и юридические документы бессрочно. Другие документы можно хранить только в течение определенного количества лет. Вы не хотите хранить документ дольше, чем это необходимо, так как это может увеличить ваши затраты на хранение.

Для этого необходимо настроить расписание хранения для каждого документа в вашем архиве. Вам нужно будет изучить требования к хранению для каждого документа и настроить график очистки документов по истечении срока действия этих требований.

4. Определите подходящее место для хранения
Где следует архивировать физические документы? Когда дело доходит до выбора места хранения архива, у вас есть три основных варианта:
На месте, в ваших собственных офисах. Это хороший вариант для небольших компаний, которым нужно архивировать только ограниченное количество документов.
За пределами площадки, в охраняемом хранилище. Это экономичный способ перемещения хранилища за пределы офиса, если вы выберете безопасное и близкое к вашему офису помещение.
Вне офиса, со средством управления записями. Этот тип хранилища стоит немного дороже, но он более надежен и обеспечивает более легкий доступ к вашим документам. Этот тип фирмы также поможет вам управлять архивом документов в долгосрочной перспективе.
Где бы вы ни решили хранить свои документы, убедитесь, что у вас достаточно физического места для хранения всего, что вам нужно хранить. Вы также должны убедиться, что ваши документы защищены от несанкционированного доступа и защищены от пожара, наводнения и других стихийных бедствий.
5. Архивация физических документов
После того, как вы определили, почему и где вы архивируете свои документы, вы можете начать архивирование. Обычно это предполагает физическое перемещение документов из их текущих местоположений в расположение архива. Вам необходимо записать, какие документы находятся в архиве и где в архиве находится каждый документ.
Что такое архивирование цифровых документов?
Архивирование физических документов требует много времени и средств. Эксперты говорят, что подача бумажного документа стоит 20 долларов, и чем больше документов вы должны архивировать, тем больше эти расходы складываются.
Это свидетельствует в пользу архивирования цифровых документов, то есть сканирования физических документов в цифровые файлы. Цифровой архив документов предлагает множество преимуществ по сравнению с физическим архивом, в том числе:
Практически не занимает физического места (все файлы хранятся на компьютере, сервере или в облаке)
Сокращает административные расходы
Легче защитить
Быстрый и простой поиск определенных документов по ключевым словам
Если ваша организация производит много документов или нуждается в доступе в режиме реального времени к историческим данным, цифровой архив документов является лучшим подходом, чем физический архив. Это также лучший подход, если ваш бизнес подвергается частым проверкам, поскольку он значительно упрощает доступ к архивной информации.
Обратитесь в FileCenter для решения задач по архивированию цифровых документов
Многие компании и организации считают, что создание архива цифровых документов является наилучшим подходом к долгосрочному хранению документов. Если вы хотите преобразовать свои физические документы в цифровой архив, обратитесь к специалистам по управлению документами в FileCenter.
Наша система управления документами представляет собой универсальное решение для оцифровки, управления и обмена всеми важными файлами и документами. FileCenter прост в установке и работает со всеми основными облачными службами для удаленного архивирования.
Свяжитесь с FileCenter сегодня по телефону , чтобы узнать больше об архивировании цифровых документов!
Руководство по архивированию документов в 2022 году
Источник изображения: Getty Images
Вашему бизнесу нужна политика архивирования документов для защиты записей, соблюдения нормативных и правовых норм и оптимизации повседневных операций. Ascent охватывает шаги по созданию вашей политики.
Вам когда-нибудь требовалась старая цитата или другая информация от поставщика, которую вы сохранили на компьютере, которого у вас больше нет? Или, может быть, вы искали финансовый отчет за несколько лет и перерыли гору коробок в редко используемой кладовой?
Если вы можете рассказать или хотите, чтобы этого не произошло, вам нужен план архивирования документов для ваших старых записей. Мы рассмотрим шесть шагов ниже, чтобы помочь вам начать использовать передовые методы управления документами.
Обзор: что такое архивирование документов?
Архивирование документов — это процесс, при котором статические записи хранятся до тех пор, пока к ним не потребуется доступ в будущем. Ключевое слово здесь «статический», потому что архивные документы фиксированы и неизменны.
Например, если вы обсуждаете контракт с поставщиком и отправляете несколько черновиков туда и обратно, вы имеете дело с динамическим документом. Однако после подписания контракта он становится постоянной статической записью.
Различие фиксированных и динамических данных также является важным отличием между архивными данными и хранилищем резервных копий, которые люди часто считают одним и тем же.
Разница в том, что архивные документы неизменны, резервное копирование данных является временным и предназначено для обеспечения фиксированной точки восстановления в случае повреждения или потери файлов. Данные резервного копирования будут периодически перезаписываться, обычно каждый день или неделю, как часть управления вашей сетью или веб-сайтом.
Понимание разницы между резервным копированием данных и архивным хранением является ключевым в управлении бизнес-документами. Источник изображения: Author
Вы получите много преимуществ от реализации процесса архивирования документов в рамках общей политики управления контентом:
Освобождение ресурсов — К большинству данных в сетях компаний нет доступа как минимум через год, поэтому архивирование сокращает время обработки и обеспечивает больше места для локального хранения.
Сокращает расходы — Архивное хранилище данных стоит меньше, чем первичное хранилище, и большинство предприятий могут легко архивировать терабайты данных. А перемещение этой информации уменьшит размер повторяющихся резервных копий данных.
Достижение соответствия — Будь то Налоговое управление США, другие государственные учреждения, отраслевые органы или государственные и местные органы власти, вы сталкиваетесь с многочисленными стандартами хранения документации и безопасности, которым должен соответствовать ваш бизнес, чтобы избежать штрафов или других наказаний.
Как внедрить систему управления документами для архивирования ваших документов
Архивирование документов — это не разовое действие. Вы должны выделять ресурсы как для создания архива документов, так и для его обслуживания. Это будет отдельной статьей вашего бизнес-бюджета, но преимущества, изложенные выше, более чем оправдают и компенсируют затраты.
Шаг 1: Начальная оценка
Определите текущую систему документооборота и процесс обработки. Является ли он формальным, случайным или сочетанием того и другого? Это будет включать в себя то, как каждая запись создается, принимается, обрабатывается, хранится и удаляется.
Вам также необходимо провести инвентаризацию существующих записей, чтобы определить количество. Вы должны классифицировать все документы по функциям, включая финансовые, кадровые, страховые, отгрузочные и приемочные и так далее.
Шаг 2. Определите цели и роли
Четко укажите цели архивирования документов. Хотите снизить ежедневные эксплуатационные расходы? Обеспечить соблюдение требований по ведению документации и безопасности данных?
Сделать ежедневные офисные процессы более эффективными? Упростите доступ к старым записям через онлайн-хранилище документов? Улучшить бизнес-показатели?
Конечно, все эти вещи вам, вероятно, понравятся, но вам нужно явно расставить приоритеты, чтобы ваши усилия по архивированию не сбивались с пути.
Также необходимо определить организационные роли. Кто будет контролировать первоначальный процесс архивирования и управлять им в будущем? Какие уровни разрешений вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным? Как вы будете способствовать соблюдению требований всеми сотрудниками?
Шаг 3. Внедрите график хранения
После того, как вы определите цели архивирования и определите, кто будет реализовывать и контролировать вашу политику архивирования, установите график хранения для ваших деловых документов.
Вы должны хранить постоянные копии записей, таких как годовые финансовые отчеты и акты, но срок действия почти всех остальных документов не превышает 10 лет.
Вы не найдете универсального графика хранения деловых документов. Вместо этого изучите местные, государственные, федеральные и отраслевые рекомендации, которым вы должны следовать. Одно эмпирическое правило, которое вы должны знать: храните все документы, связанные с налогами и IRS, не менее семи лет.
Затем уничтожьте все документы, которые не нужно архивировать или которые никогда не будут постоянно храниться, такие как нежелательная почта, каталоги поставщиков и дубликаты.
Чтобы уменьшить потенциальную ответственность, наймите поставщика Национальной ассоциации по уничтожению информации (NAID) для безопасной транспортировки, уничтожения и последующей утилизации материалов.
Шаг 4. Оцифровка бумажных файлов
Вы уменьшите расходы и объем требуемого места для хранения, а также улучшите организацию и упростите доступ, оцифровав все свои бумажные файлы. Вы можете хранить записи в виде печатных копий, но также оцифровывать их для сохранности.
Именно здесь использование специализированного стороннего поставщика, по крайней мере, для первоначальной настройки архива документов даст более стабильные результаты, чем использование неоплачиваемого офисного стажера.
Чтобы гарантировать доступ к этим записям, сохраните их в открытых форматах файлов: PDF и ODT для документов, SVG и PNG для изображений и ODS для электронных таблиц.
Если вы сохраните файлы в проприетарном формате, вы, возможно, не сможете открыть их в будущем, потому что программное обеспечение больше не доступно или у вас больше нет лицензии на его использование.
Для каждого цифрового файла используйте его метаданные, дополнительную информацию о его содержимом.
Использование метаданных облегчит организацию файлов и последующий доступ, поскольку вы можете включать такую информацию, как название документа, автора, краткое описание, ключевые слова и многое другое. Метаданные обычно доступны, если щелкнуть файл правой кнопкой мыши и выбрать «Свойства» или «Получить информацию», в зависимости от используемой операционной системы.
Метаданные PDF помогают упорядочивать документы и извлекать их позже. Источник изображения: Author
Шаг 5: Выберите поставщика хранилища
Наиболее безопасным методом архивирования документов является удаленное хранение бумажных копий или электронных данных через стороннего поставщика. Эти объекты будут защищены от многочисленных техногенных и природных явлений, включая несанкционированный доступ, кражи, наводнения и землетрясения.
Надежный архив защищает ваши документы лучше, чем долгосрочное хранение в офисах или других помещениях. Источник изображения: Автор
Электронное хранилище данных предлагает три основных варианта: диск, лента и облако. У каждого есть свои плюсы и минусы, связанные с долгосрочной целостностью, безопасностью и простотой доступа программного обеспечения для управления записями. Рассмотрите возможность использования двух методов в тандеме, чтобы обеспечить избыточность данных.
Шаг 6. Оценка внутренних процессов и внешнего хранилища
Хранение и архивирование документов — непрерывный процесс. В рамках вашей общей политики каждый год пересматривайте свои процедуры, чтобы увидеть, насколько хорошо они работают, и внесите необходимые коррективы.
Все сотрудники должны внести свой вклад в обеспечение эффективного хранения и архивирования документов. Используйте коммуникационные стратегии, такие как обзор политики во время адаптации сотрудников и ежегодные курсы повышения квалификации наряду с другим обязательным обучением.
Наконец, периодически проверяйте доступ и целостность ваших архивных материалов. Последнее, что вам нужно, — это нуждаться в информации для судебного дела, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы обнаружить проблему с вашим архивным хранилищем.
Часто задаваемые вопросы
Физическое перемещение документов за пределы офиса и из вашей основной сети и/или корпоративного веб-сайта сокращает пространство для хранения. Это также снижает затраты и повышает скорость повседневных процессов. Архивирование документов также обеспечивает соблюдение государственных и отраслевых норм в отношении хранения документации и безопасности данных.
Хранилище данных является временным и предназначено для предоставления копий динамических файлов в случае повреждения или потери данных. Архивные данные фиксированы, и, хотя к ним может потребоваться доступ в будущем, они не изменятся.
Печатные копии документов могут храниться в архиве, а цифровые версии — на дисках, лентах или в облаке. Документы, достаточно важные для архивирования, обычно должны храниться как минимум в двух форматах на одном или нескольких удаленных объектах.
Не ждите, чтобы начать архивирование документов
Управление документами очень похоже на страхование: вы не хотите ждать, пока случится кризис, чтобы понять, что вам это нужно. Сформулируйте и внедрите свою политику управления цифровыми документами прямо сейчас.
Мало того, что ваши архивные записи будут надежно храниться, вы сократите расходы, повысите соответствие нормативным требованиям и получите более легкий доступ к старой информации.
Подобранные экспертами кредитные карты для бизнеса с богатыми вознаграждениями и привилегиями
Кэшбэк, вознаграждения за поездки, начальное финансирование под 0% годовых: все это может стать отличными привилегиями кредитных карт для владельцев бизнеса. Но как найти подходящую кредитную карту для бизнеса? Сегодня на рынке множество предложений, и просеивание их, чтобы найти подходящее, может стать большой проблемой. Итак, мы проделали тяжелую работу за вас.