Как подшивают документы: схема, фото и видео инструкции

Как подшивают документы: схема, фото и видео инструкции

Содержание

Как правильно сшивать документы нитками вручную в 2021 году

Как сшивать документы нитками:

  1. Удалить все скобки и скрепки.
  2. Систематизировать стопку для сшивания.
  3. Пронумеровать каждый лист.
  4. Выровнять бумаги.
  5. Подготовить обложку.
  6. Сделать отверстия и прошить.
  7. Закрепить наклейкой, поставить подписи руководителя и исполнителя и заверить все печатью.

Содержание статьи

Какие нормативы применяют

Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2020 году:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22. 05.2019.
  2. ГОСТ Р 7.0.8-2013.
  3. Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Какую документацию сшивают

Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения. Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию. Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • внутреннюю переписку.

Бухгалтеры сшивают:

  • авансовые отчеты;
  • оборотные ведомости по материальным средствам;
  • накладные;
  • счета-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • путевые листы;
  • кассовую книгу;
  • ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).

Сшивайте документацию одним из этих способов:

  • скрепите степлером;
  • сшейте нитками;
  • используйте специальное оборудование.

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.

Каковы правила оформления

Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

  1. Отсортируйте регистры по дате.
  2. Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
  3. Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
  4. Подготовьте опись (ее не нумеруют).
  5. Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции. А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».

Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Как сшивать нитками — пошаговая инструкция

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

  1. Нитки. Лучше использовать капроновые.
  2. Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
  3. Бумажный клей.
  4. Лист чистой бумаги.
  5. Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:

Шаг 1. Удалить скрепки, скобы.

Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.

Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.

Шаг 4. Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).

Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6. Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.

Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Шаг 11. На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника. На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.

Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий. Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа. Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.

Кто и как заверяет

Документы подписывает руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (или уполномоченное им лицо). Важно, чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на сшитом документе. Подпись на сшиве означает, что руководитель берет на себя обязательства за их содержимое.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше. Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер). Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

  1. Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
  2. Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
  3. Сделайте отверстия.
  4. Прошейте нитками.
  5. Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

  1. Систематизацию бумаг.
  2. Нумерацию.
  3. Сшив бумаг по назначению.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет. Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки. В таком случае разрешают не проводить:

  • систематизацию;
  • нумерацию;
  • сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

  1. Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.
  2. Прошейте каждый том.
  3. Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку. Она защищает документы и нитки от излишнего трения.
  4. Сделайте отверстия. Проденьте нитки и плотно закрепите. Следите, чтобы текст оставался читаем.
  5. Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается. Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа. Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений. Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

  1. Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.
  2. Пропишите наименование структурного подразделения
  3. Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).
  4. Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2020 год).
  5. Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.

При нумерации листов в деле опись не учитывается. Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы. Посмотрите видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив:

Подготовка для сдачи в налоговую

При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен. У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Об авторе
Григорий Знайко
Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации

Как подшивать бухгалтерские документы в организации sberkooperativ.ru

Как подшивать бухгалтерские документы в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как подшивать бухгалтерские документы в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как подшивать оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета — должно быть отдельное дело под оборотные ведомости отдельно по каждому бухгалтерскому счету или их можно сшивать вместе с бухгалтерскими документами? Например, к банковским документам подшивать оборотную ведомость по сч.51?

Прошивка большого объема документов

Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома.

Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво.

Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть.

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

В силу ст. 6 Федерального закона 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.

В «ЦОК» можно получить профобразование по бухгалтерской, кадровой, финансовой тематике. Обучение происходит на онлайн-площадке, полностью удаленно.

Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве.

Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах.

Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?

Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.
Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет.

Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от учреждения принимается также историческая справка о нем и его фонде.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – отдельный документ. 3 Второй журнал-ордер № 2 «Банк».

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.
Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

Основные рекомендации о том, как производить скрепление документов можно найти в ГОСТе о делопроизводстве и архивном деле под номером 51141 от 1998 года и в приказе Росархива №76 от 23.12.09г.

Второй журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в этот журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

Для малых предприятий удобно хранить все документы по периодам (месяц, квартал). Удобно делать корочки разного цвета для дел разного срока хранения.

Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

У бухгалтеров постоянно возникает необходимость прошивать документы. Практически все документы прошиваются, это авансовые отчёты, накладные на списание материалов, касса, банк, накладные на поступившие товары, документы по реализации, счёт-фактуры, документы по заработной плате и многие другие.

Законом не предусмотрены точные инструкции и нормативные акты, которые бы поясняли, как правильно прошивать бухгалтерские документы.

Есть ряд требования различных инстанций, например, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно прочитать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Подшиваться документы должны в хронологическом порядке или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Как правильно подшивать бухгалтерские документы?

Для чего нужна сшивка документов?

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Четких рекомендаций о том, как правильно производить сшивку бумаг, нет, но есть нормативы делопроизводства, которые непременно должны быть реализованы на практике при сшивании документов от 2 и более листов.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Основные рекомендации о том, как производить скрепление документов можно найти в ГОСТе о делопроизводстве и архивном деле под номером 51141 от 1998 года и в приказе Росархива №76 от 23.12.09г.

Где производится сшивка?

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

  • Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
  • Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т. к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку — это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

  • Документация, нуждающаяся в прошивке;
  • Нитка;
  • Большая игла;
  • Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
  • Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

    Подготовка документации к процедуре. На данном этапе необходимо разложить документы таким образом, чтобы сохранялась нумерация и правильное расположение бумаг.
    Во время подготовки следует действовать следующим образом:
  1. С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
  2. В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

  1. Процесс сшивания документации. Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.
    1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
    2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
    3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
    4. Хвосты нити завязываются на узел;
  2. Заверение сшитой документации. Чтобы заверить документацию необходимо:
    1. Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;
    2. На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;
    3. Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;
    4. На приклеенном листке сшивающий должен расписаться, после чего ставится печать организации.

Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

  • Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
  • Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
  • Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.

Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

  1. Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой, ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
  2. Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
  3. Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
  4. Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

Как подшивать бухгалтерские документы

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, тот, что разрабатывает организация и заявляет в своей учетной политике. Всякий основной бухгалтер организации сам решает, как беречь документы . Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от метода организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для мелких предприятий.

Вам понадобится

  • – Папки-скоросшиватели,
  • – папки-регистраторы,
  • – первичные документы.

Инструкция

1. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как водится, применяется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На весь журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.

2. В журнал-ордер № 1 «Касса» включите результаты хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – обособленный документ.

3. 2-й журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в данный журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

4. В журнал-ордер № 5 «Расчеты с клиентами» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5. Убыточные по физическим ценностям, поступившим от подрядчиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с подрядчиками и подрядчиками». Нестандартный порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от подрядчиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных клиентам, бережете в отдельных журналах.

6. Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

7. В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

8. Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.

9. Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Совет 2: Как подшивать документы

В процессе своей деятельности учетному работнику либо предпринимателю доводится обрабатывать уйма документов. Поток документов возрастает прямо пропорционально успешности становления бизнеса. Многие приемы работы обширно знамениты, впрочем начинающим коммерсантам всю спецтехнологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , дабы они не путались и не терялись.

Инструкция

1. Применять прозрачные файлы не дюже-то. Отличнее подшить документы , применяя дырокол. Безусловно, прозрачные файлы сгодятся для хранения документов, которые дыроколить невозможно: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы применять нецелесообразно.

2. Дабы дыроколить прицельно, дозволено воспользоваться скоросшивателем, выравнивая весь дальнейший документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, впрочем если понадобится переместить какой-нибудь документ в иную папку, крупна вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

3. Лучший метод подшивки документов – это применение дырокола с ограничителем. Тогда у всякого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь особенно опрятный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.

4. При подшивке помимо месторасположения отверстий надобно также положительно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о вопреки часовой стрелки.

5. Для соединения документов достаточно зачастую используют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недочет: скрепленная с поддержкой скоб либо скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа класснее капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает поменьше времени, да и пачка документов не имеет утолщений.

6. Если документ по размеру поменьше, чем типовой лист, то его необходимо вначале наклеить на типовой лист, позже чего его дозволено подшивать с остальными документами.

Совет 3: Как подшить кассовую книгу

Кассовая книга – это непременный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть непременно пронумерована, прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью начальника и бухгалтера. Применяется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.

Инструкция

1. Ведется кассовая книга по особой утвержденной форме. В начале всякого года кассовая книга начинается снова. Ее надобно заполнять за весь день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Дозволено купить в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и теснее после этого, весь день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2. На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается число листов в книге. Дозволено вести кассовую книгу в электронном виде в особой программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы грядущей кассовой книги надобно за всякий день, когда было правда бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью начальника вашей организации и, если есть основной бухгалтер, то и его подписью тоже.

3. Кассовая книга общеутвержденной формы состоит непременно из 2-х частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с использованием копировальной бумаги, получившийся иной экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

4. Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за всякий день обязаны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из 2-х безусловно идентичных по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц теснее не нужно. На последнем месячном вкладном листе ставится число листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится число листов за год.

Совет 4: Как подшивать счета-фактуры

Ведение бухгалтерской отчетности – достаточно заботливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров обязаны храниться в организации до десяти лет, следственно подшивать их надобно так, дабы в всякий момент дозволено было обнаружить необходимый документ.

Инструкция

1. Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Класснее каждого делать это в электронном виде, в особой программе либо в традиционной таблице Excel. Впишите номер документа (обыкновенно он смешанный – цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, дабы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.

2. Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Скажем, фактуры , оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Неукоснительно указывайте номер договора либо соглашения, к которому был составлен данный счет.

3. Возьмите счет-фактуру, которую надобно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, дабы дорогие бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.

4. 2-й метод хранения – в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл разместите в скоросшиватель и закрепите особыми держателями.

5. На всякую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за тот, что собраны документы.

6. Счета-фактуры старше 3 лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках число скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае потребности неизменно дозволено будет поднять архив и обнаружить необходимые бумаги.

Обратите внимание!
В инструкциях нет непременных требований к оформлению подшивки документов. Основное правило раскладки документов по папкам – стремительный поиск. А для этого нужно соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет
Для мелких предприятий комфортно беречь все документы по периодам (месяц, квартал). Комфортно делать корочки различного цвета для дел различного срока хранения.

Как подшивать бухгалтерские документы

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, тот, что разрабатывает организация и заявляет в своей учетной политике. Всякий основной бухгалтер организации сам решает, как беречь документы . Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от метода организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для мелких предприятий.

Вам понадобится

  • – Папки-скоросшиватели,
  • – папки-регистраторы,
  • – первичные документы.

Инструкция

1. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как водится, применяется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На весь журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.

2. В журнал-ордер № 1 «Касса» включите результаты хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – обособленный документ.

3. 2-й журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в данный журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

4. В журнал-ордер № 5 «Расчеты с клиентами» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5. Убыточные по физическим ценностям, поступившим от подрядчиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с подрядчиками и подрядчиками». Нестандартный порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от подрядчиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных клиентам, бережете в отдельных журналах.

6. Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

7. В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

8. Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.

9. Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Совет 2: Как подшивать документы

В процессе своей деятельности учетному работнику либо предпринимателю доводится обрабатывать уйма документов. Поток документов возрастает прямо пропорционально успешности становления бизнеса. Многие приемы работы обширно знамениты, впрочем начинающим коммерсантам всю спецтехнологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , дабы они не путались и не терялись.

Инструкция

1. Применять прозрачные файлы не дюже-то. Отличнее подшить документы , применяя дырокол. Безусловно, прозрачные файлы сгодятся для хранения документов, которые дыроколить невозможно: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы применять нецелесообразно.

2. Дабы дыроколить прицельно, дозволено воспользоваться скоросшивателем, выравнивая весь дальнейший документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, впрочем если понадобится переместить какой-нибудь документ в иную папку, крупна вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

3. Лучший метод подшивки документов – это применение дырокола с ограничителем. Тогда у всякого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь особенно опрятный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.

4. При подшивке помимо месторасположения отверстий надобно также положительно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о вопреки часовой стрелки.

5. Для соединения документов достаточно зачастую используют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недочет: скрепленная с поддержкой скоб либо скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа класснее капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает поменьше времени, да и пачка документов не имеет утолщений.

6. Если документ по размеру поменьше, чем типовой лист, то его необходимо вначале наклеить на типовой лист, позже чего его дозволено подшивать с остальными документами.

Совет 3: Как подшить кассовую книгу

Кассовая книга – это непременный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть непременно пронумерована, прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью начальника и бухгалтера. Применяется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.

Инструкция

1. Ведется кассовая книга по особой утвержденной форме. В начале всякого года кассовая книга начинается снова. Ее надобно заполнять за весь день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Дозволено купить в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и теснее после этого, весь день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2. На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается число листов в книге. Дозволено вести кассовую книгу в электронном виде в особой программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы грядущей кассовой книги надобно за всякий день, когда было правда бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью начальника вашей организации и, если есть основной бухгалтер, то и его подписью тоже.

3. Кассовая книга общеутвержденной формы состоит непременно из 2-х частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с использованием копировальной бумаги, получившийся иной экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

4. Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за всякий день обязаны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из 2-х безусловно идентичных по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц теснее не нужно. На последнем месячном вкладном листе ставится число листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится число листов за год.

Совет 4: Как подшивать счета-фактуры

Ведение бухгалтерской отчетности – достаточно заботливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров обязаны храниться в организации до десяти лет, следственно подшивать их надобно так, дабы в всякий момент дозволено было обнаружить необходимый документ.

Инструкция

1. Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Класснее каждого делать это в электронном виде, в особой программе либо в традиционной таблице Excel. Впишите номер документа (обыкновенно он смешанный – цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, дабы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.

2. Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Скажем, фактуры , оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Неукоснительно указывайте номер договора либо соглашения, к которому был составлен данный счет.

3. Возьмите счет-фактуру, которую надобно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, дабы дорогие бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.

4. 2-й метод хранения – в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл разместите в скоросшиватель и закрепите особыми держателями.

5. На всякую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за тот, что собраны документы.

6. Счета-фактуры старше 3 лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках число скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае потребности неизменно дозволено будет поднять архив и обнаружить необходимые бумаги.

Обратите внимание!
В инструкциях нет непременных требований к оформлению подшивки документов. Основное правило раскладки документов по папкам – стремительный поиск. А для этого нужно соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет
Для мелких предприятий комфортно беречь все документы по периодам (месяц, квартал). Комфортно делать корочки различного цвета для дел различного срока хранения.

Как сшивать документы правильно

Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать – тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть ниткам, иголкой нужно взять и скрепить все документы. А как правильно сшивать документы ? Ни один из органов, требующих этого, не дает подробных инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а “правильно” – от слово “правило”. Сшивание документов правильно обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного (многолистового) документа.

К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых “правил”) по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело”. Однако большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет, а как должно быть известно бухгалтерам, государство обязывает хранить определенную документацию предприятия определенное количество лет, то есть осуществлять архивное хранение, а затем передавать опять же определенные архивные документы в госархивы. Но это всё “цветочки”, более актуальным и требующим внимания будут ситуации, когда налоговая инспекция требует копии документов и тогда истребуемые документы необходимо оформлять по требования ФНС. Эти требования в свою очередь опираются на НК РФ Ст. 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки, а также на новый для 2019 года приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/[email protected]

В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать отчетные документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.

В принципе, все бухгалтера работают с бухгалтерскими программами, без них сейчас никак. Но юридическое значение имеют чаще всего бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют только если они подписаны цифровой подписью. И в таком случае дублирования на бумаге не требуется. Это касается счетов-фактур и многих других документов. В принципе, если хочется попробовать работать без бумаги, либо сократить её, а также делать все расчеты с легкостью 🙂 , то можно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в России – сервису Контур Бухгалтерия от известной всем бухгалтерам компании СКБ Контур. Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный – у него самый доступный тариф – 1500 руб в квартал (включая отчетность)! На других тарифах можно полностью вести бухгалтерию предприятия, то есть это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами! Многие удивятся, но работе в Контур Бухгалтерии не нужно учиться, тем более проходить платные курсы, не нужно внедрять, лицензировать, звать программиста и т.п. Начать знакомиться/работать очень легко, после быстрой и простой регистрации полмесяца можно не просто пользоваться сервисом, а полноценно работать, при первом выборе любого тарифа – в подарок разработчик дарит 3 месяца в подарок – они прибавляются автоматически.

Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это – сшивать документы – нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций. Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:

1) несколько листов формата А4

2) бухгалтерские, в том числе кассовые документы, документы

Чисто внешнее отличие – первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

Чтобы разобраться в том, как правильно сшивать документы, можно посмотреть фото по сшиванию документов на самом простом примере – для документа из нескольких листов формата А4:

 

 

 Но если хочется посмотреть видеоинструкцию, то можно обратиться и к ней. Чтобы видео не дублировало фото, будет приведена другая ситуация, когда документы сшивать можно/нужно в верхнем левом углу:

Итак, что нужно приготовить перед тем, как сшивать документы:

– документ (ы)
– печать (если есть, она нужна не всегда, но лишней она вряд ли будет)
– нитки (суровые)
– иголку
– дырокол
– канцелярский клей
– бумагу для наклейки размером примерно 4*6 см

Затем слева на листе, на расстоянии примерно в половину поля без текста, делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.

Итак, разберёмся со всем по порядку.

1) Подготовка документов.

Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу “шить”, хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий – это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт “дыроколирования” листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.

Надо еще заметить, что для нескольких листов А4 отверстия сделать легко, но дырокол рассчитан на определенную толщину пачки листов. А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например? В таком случае стоит воспользоваться шилом (в офисе его, наверное, не просто найти), либо, если случай совсем уж тяжелый, например, нужно сшивать бухгалтерские документы очень толстой пачкой, то можно воспользоваться острым гвоздем и молотком. Размах не канцелярский, но что поделать.

Затем в документе (-ах) нужно будет сделать нумерацию листов : предварительно нужно удалить скрепки, затем документы разложить по порядку и пронумеровать с первого листа до последнего.

2) Сшивание.

Обычно нужно сшивать документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту (как показано на видео выше). Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. То есть желательна, все же, суровая нить.

Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. фото/видео выше)

3) Заверение сшитого документа

Сначала нужно подготовить бумагу-наклейку, сделать это можно, например, в ворде, создав таблицу и заполнив её. Затем распечатываем лист и вырезаем таблицу. Образец:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директор
ЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.И. Иванов

Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны (см. фото/видео). Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей (жидкое стекло). Затем ставится печать и ставится подпись (руководителем организации или уполномоченным лицом), при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток. Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут. Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать. Максимальная строгость при сшивании документов, как правило, уделяется самым важным бухгалтерским документам. Все-таки аудиторы, ревизоры – люди без жалости в глазах и без сердца 🙂 А так как правильно сшивать документы никто никого не учит, то при проверке могут запросто придраться.

Ведь, бывают и спорные ситуации.

Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы, а нужно ли это делать вообще. Дело в том, что контролирующие органы иногда требуют заверения копий. И вариант с альтернативой – когда все документы подшиты, может не понравиться. Например, имел место такой случай.

Инспекторы потребовали от компании документы. Налогоплательщик подшил их копии вместе, и на последнем листе проставил одну надпись с указанием количества листов, печатью компании и подписью представителя. Инспекторы подшивку не взяли – мол, заверить следовало каждую копию по отдельности. Налогоплательщик обратился в суд с заявлением обязать инспекцию принять документы, заверенные способом компании.

Суд поддержал налоговую (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09). Даже несмотря на то, что все листы были прошиты и пронумерованы, судьи решили, что Налоговый кодекс требует заверять каждый документ по отдельности.

Так что перед тем, как шить, стоит точно узнать, что именно хотят получить контролирующие органы. Особенно в случае проверки (встречки и т.д.)

Что полезно знать бухгалтеру:

Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи. В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий. Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера. Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п. происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия всегда актуален, под рукой, и нем только то, что нужно делать по данному предприятию, когда задачи приближаются, то система уведомляет об этом по эл.почте, через смс, да и в личном кабинете появляется уведомление, о прочих удобствах можно посмотреть видео, а главное – примерить! И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации. К слову, новым пользователям Контур Бухгалтерии даются практически нигде не встречающиеся подарки – месяц после регистрации в подарок, квартал в подарок после перехода на любой платный тариф. Такие подарки предоставляются по акции для новым пользователей, промокод акции 5000, ввести его в Контур Бухгалтерию можно только на странице регистрации, соответствующее поле всегда видно. С одной стороны, это завлекательно и приятно, с другой – это просто необходимость, хоть подключиться к Контур Бухгалтерии и легко, и отключиться легко, но знакомство с принципиально новыми возможностями для бухгалтера всё же требует усилий, а главное – нужно чтобы потребности совпали с возможностями. Поэтому так много сделано для новых пользователей 🙂

* Приказ Минфина РФ от 30 декабря 2005 г. N 167н “Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, и Порядка ее заполнения”:

1.5. Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя – при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа до начала ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя – при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.

Документ вложен в файл значит прошит составе документов

Документ вложен в файл значит прошит составе документов

Related Articles

Замена водительского удостоверения в связи с окончанием цена

Как оформить брачный договор 2019

Как наказать продавца за обвешивание

Это быстро и бесплатно! Оглавление:

Как правильно сшивать документы

Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Таким образом, один край уже готов.

Как правильно сшить документы

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

    ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения».
Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация.

Нумерация страниц производится только простым карандашом.

Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений.

Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».

Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.

  • В документах письма хранятся в конвертах.
  • Как правильно сшивать документы нитками в ручную?

    Прошивка документов: нормы гост и практические советы

    Если приложения оформлены отдельной пачкой документов, то и листы внутри них учитываются отдельно от основного документа;

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Основные принципы сшивания документов

    Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

    Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

    На обложке проставляются данные:

    Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

    Нумерация листов

    Способы прошивки документов

    Сшить документы можно несколькими способами:

    Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

    Документ вложен в файл значит прошит составе документов

    Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

    Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году

    При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4.

    Как правильно сшить документы

    Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

    Кстати, этот вариант предпочтительнее.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Подходит для документов небольшого объема.

    С помощью переплетного станка и автонумератора.

    Документ вложен в файл значит прошит составе документов

    Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

    В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см.

    Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

    Номера страниц не должны задевать текст документа.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

    Их не нужно дублировать на бумаге.

    Делопроизводственная документация имеет разное значение.

    Создание документов и электронных форм

    Это должна быть пустая строка между существующими вложенными документами.

    Во вкладке Структура нажмите кнопку Показать документ (см.

    В левом верхнем углу рамки отображается значок вложенного файла ().

    Как прошивать документы

    Для чего сшивать документы нитками

    Как прошить документы

    Образец оформления прошитой документации

    Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe

    Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.

    Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe

    Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:

    • утвержденные штаты;
    • состав личного и общего приказа.

    Бухгалтера должны сшивать:

    Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв

    Вариант скрепления документов по ГОСТу

    Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке

    • название документа, дата;
    • перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.

    Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.

    Пошаговая инструкция прошивки документов

    В две дырки

    Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.

    В три дырки

    В четыре дырки

    Образец прошивки в 4 дырки

    В пять дырок

    Как пошагово прошить документ в 5 дырок:

    Как прошить конверт с секретными документами

    Такие документы сшиваются крест-накрест.

    Kaк зaвepить пpoшитыe дoкумeнты

    Как правильно подшить документы по запросу ФНС

    Приказом ФНС РФ № ММВ-7-2/[email protected], вышедшем в ноябре, описан порядок представления заверенных подшивок копий документов по запросу налоговой. Разберем по порядку, как правильно подшивать эти бумаги.

    Как представлять копии документов в налоговую

    1. Все листы документов должны быть разделены на тома (части). Объем тома не может превышать 150 листов (если только это не один многостраничный документ больше 150 листов – тогда он формируется одним томом). Каждый том подшивается отдельно.
    2. Нумеруются тома арабскими цифрами сплошным способом, начиная с единицы.
    3. Прошивка не должна мешать свободно читать текст, не должна препятствовать идентификации печатей, штампов, отметок, а также копированию любого отдельно взятого листа.
    4. Все листы должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
    5. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку и проставить на ней заверительную надпись.
    6. Заверительная надпись должна содержать следующие данные:
      • а) должность лица, удостоверившего подлинность документов (или указание на то, что надпись сделана ИП),
      • б) личную подпись этого лица,
      • в) ФИО удостоверяющего лица,
      • г) указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью), дату подписания.
    7. Документы нужно представить вместе с сопроводительным письмом. В нем указывается основание их представления (дата и номер требования), а также общее количество листов. Сопроводительное письмо должно содержать опись представленных документов (либо опись можно приложить к письму).

    Самый простой способ быстро собрать все нудные копии документов и распечатать их – воспользоваться электронным архивом, доступным прямо в «1С». Создать его поможет программа «Скан-Архив». Смотрите, как это работает.

    Смотреть демонстрацию

    Можно ли скреплять документы степлером — узнай на PravitZakon.ру

    Автор Мария Викторовна На чтение 11 мин. Просмотров 474 Опубликовано

    Делопроизводство: как правильно прошить (сшить) документы

    1. Дырокол или канцелярское шило. Главное требование, что бы при проколе – все дырки были одинакового размера и имели аккуратный вид. Если сшивается всего несколько страниц, то можно обойтись и иглой;
    2. Жгут или плотные нити. Как мы уже говорили выше, нет определенных требований и правил, которые предъявляются к нитям или шнурам. Это может быть и обыкновенная черная нить, а так же льняной тросик. Главное, что бы было сделано аккуратно и хорошо держалось;
    3. Клей. При этом можно использовать как современный клей-карандаш, так и старый проверенный ПВА или канцелярский клей;
    4. Ручкой, ножницами и бумагой для отметки общего количества страниц.

    В обязанности инспектора не входит правильное оформление всех листов для регистрации ИП. Он может сложить их, как получилось в данный момент. Если не правильно прошить документы, вы получите их на руки, но вам в последующем будет не возможно работать с ними. И их все равно придется переделывать. Поэтому лучше не полениться и главное сшить документы степлером, которые имеют более одного листа. А потом уже скрепить весь пакет канцелярской скрепкой. Помните, что использование степлера и скрепок не запрещено и лучше их обязательно использовать.

    Как по правилам скреплять документы степлером

    Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом? Однако существует немало мест, куда вам придется нести именно прошитые с помощью нитки листы: в налоговую, в архив, суды и прочее. Это необходимо для повышения уровня безопасности: ведь незаметно заменить лист на правильно прошитых документах невозможно. В этом можно легко убедиться, просто посмотрев на сшитые документы. Казалось бы, все довольно просто: прошить листы и заверить их. Но есть одна сложность, которая часто ставит в тупик делопроизводителей — это отсутствие единого правила сшивания. При этом налоговая или архив вправе вернуть неправильно скрепленные документы, что может сильно затянуть и без того небыстрые процедуры. Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

    Как так? А уверены ли вы в этом? Эти вопросы до сих пор задают заявители, подающие документы в регистрирующий орган. Я же со своей стороны расскажу о том, почему их сшивать не нужно и что же произошло на самом деле после Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом?

    Можно ли скреплять степлером документы

    Николай Дёминов Neoplan. Да ладно Вам, многие до сих пор еще мучаются вопросом: «Шить или не шить? Александр Степаненко. Добрый день. Я новичек в данном направлении, но вот что меня смущает: Теже протоколы, Уставы и т.

    Степплером обычно скрепляют листы не для архива, а для повседневной работы с документом. Такой документ лучше скреплять в левом верхнем углу, пичем скоба должна располагаться по диагонали этого угла. Тут важно правильно сложить листы в стопку, особенно если печать у них двусторонняя. Также правильно надо сориентировать таблицы распечатанные в альбомном варианте при остальных листах в книжном варианте. Тут надо, чтобы верхний левый угол таблицы располагался в левом нижнем углу всего документа.

    Можно ли скреплять документы степлером

    Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

    К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2021 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Однако большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет, а как должно быть известно бухгалтерам, государство обязывает хранить определенную документацию предприятия определенное количество лет, то есть осуществлять архивное хранение, а затем передавать опять же определенные архивные документы в госархивы. Но это всё «цветочки», более актуальным и требующим внимания будут ситуации, когда налоговая инспекция требует копии документов и тогда истребуемые документы необходимо оформлять по требования ФНС. Эти требования в свою очередь опираются на НК РФ Ст. 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки, а также на новый для 2021 года приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/[email protected]

    Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

    Надо еще заметить, что для нескольких листов А4 отверстия сделать легко, но дырокол рассчитан на определенную толщину пачки листов. А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например?

    Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции (например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах) и т.п.

    Правильно прошитые документы позволят избежать организации множества проблем и обеспечить нормальный уровень делопроизводства. Если бумаги прошиты в соответствии с установленными правилами, ни один важный документ не потеряется, и не будет иметь непотребный вид.

    Как правильно сшить документы

    На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

    • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
      Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
    • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.
    • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
    • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
    • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
    • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
    • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
    • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
    • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
    • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
    • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
    • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
    • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

    При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

    Почему не сшиваются документы после

    Вообще прошивка документов — это способ упорядочить бумаги. К сожалению, на сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, но существуют общие требования, разработанные в различных инстанциях. К таким относится:

    Я пробовала подавать документы в регистрирующий орган и прошивая, и не прошивая, отказов по этому поводу не получала. Однажды в разговоре с инспектором я спросила: «Как же все-таки удобнее делать? Прошивать или нет?». На что получила ответ: «Можете делать как вам угодно, однако правила делопроизводства еще никто не отменял». Вооружившись гарантом, консультантом и, разумеется, интернетом, я отправилась покорять мир правил делопроизводства и архивирования документов. И вот что получилось.

    Можно ли скреплять документы степлером

    1. У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
    2. Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
    3. Прошивка должна быть прочной.
    4. Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
    5. Документы должны быть заверены подписью и печатью.

    Практически никогда это не регламентируется, равно как и материал нити, требование есть только к прочности, ну чтобы она была. Самый простой вариант — это сделать две дырки, конечно это минимальное количество когда нужно сшивать документы, сделать большее количество, обычно, не составляет труда. Однако сделать дырки для прошивания документов это одно, а вот сшить ниткой документы — это другое. Поэтому понадобятся нам два видео, для самого простого (но красивого) сшивания и для самого сложного.

    Как прошивать документы

    Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

    Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

    Можно ли прицеплять степлером или есть обязанность подшивать только ниткам

    Таким образом, можно сказать, что скреплять личное дело в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке личного дела для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    В процессе ведения личного дела законодательство не запрещает для удобства скреплять его металлическими скрепками. Однако, личные дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. При этом, пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2021 г. предусмотрено, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    Руководство как прошивать и заверять документы

    1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
    2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
    3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
    4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
    5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

    Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    В нашей фирме данная статья будет полезна юридическому отделу, бухгалтерам, работникам отдела кадров и архивариусу. Да и в канцелярии пригодится. Хочу размножить её на ксероксе и раздать в эти подразделения, чтобы было единообразие в документации.

    Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

    Я в шоке — договоы скрепляют степлером

    P.S. Была у меня точь-в-точь такая контора Мало того, что директор велел изготовить исковое на ЛЕВЫЕ платежи, я ещё ИХОВОМУ «юристу» объясняла, как пени за просрочку считать (сами-то мы бухгалтерА. ) Так вот, лопоухий клиент признал и акт сверки, и претензию Правда, проработав месяц, ушла я оттуда — нафига мне такие геморрои.

    Предложения:
    Попробуйте найти человечка на почте и «сделайте» задним числом зак. письмо с описью вложенного в котором должны содержаться предложения по согласованию акта приемки передачи, после этого письмо с притензией (тоже задним числом) где сошлитесь на акт примемки промежду прочим от согласования которого подрядчик отказываеться — данные действия «пахнут» УК РФ (сами догадыаетесь какой статьей), но на безрыбье и .

    Как правильно прошить документы нитками (фото) в 2020 году

    Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

    Как в 2020 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.

    Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?

    Что нужно знать

    Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.

    Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.

    Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

    Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.

    Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.

    То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.

    Определения

    Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

    Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

    В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

    Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

    Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.

    Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам.

    Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.

    С какой целью это делается

    Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.

    Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.

    Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения. Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.

    Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.

    Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.

    Правовое регулирование

    Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.

    Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.

    Необходимые указания содержатся в следующих положениях:

    ГОСТ 51141 Применяемый в сфере делопроизводства
    Методические рекомендации Принятые Приказом Росархива от 23.12.2009
    Правила делопроизводства Содержащие требования относительно сшивки документов, разработанные различными отраслевыми ведомствами

    Как правильно сшивать документы ниткой

    Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.

    Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается.

    С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.

    При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.

    В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.

    Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.

    Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.

    Какие именно нужно

    Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.

    Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.

    Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.

    Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.

    Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.

    При подготовке документов к сдаче в архив требуется:

    1. Систематизация всех документов.
    2. Нумерация.
    3. Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
    4. Создание описи.
    5. Оформление обложки сшитой папки.

    Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.

    Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.

    Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:

    • название учреждения;
    • подразделение;
    • период хранения;
    • наименование и тема дела.

    При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.

    Это гарантирует, что после заверения подписи ответственного лица никаких исправлений в составе документов не произошло.

    С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.

    Порядок действий

    При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:

    Комплектация рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см
    в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи
    добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи
    Нумерация специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны
    подшитый за середину лист нумеровать за два листа
    иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа
    Подготовка составить опись
    готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами
    подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон)
    Обложка для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)
    указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки
    Пробивка отверстий отверстия делаются шилом или обычным дыроколом
    место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали
    Прошивка документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой
    обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом
    прошиваются листы дважды
    В две дырки

    Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:

    1. Удалить из документов скобки и скрепки.
    2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
    3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
    4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
    5. Связать кончики нитей.
    6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

    Фото: сшивание документов в два прокола

    В три дырки

    Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:

    • сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
    • подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
    • продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
    • ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.

    • далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.

    • вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.

    • нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
    • связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.

    • на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.

    • на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.

    В четыре дырки

    Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.

    Алгоритм действий следующий:

    1. Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
    2. Начать прошивку со второго верхнего прокола.
    3. Нить вводится в самый верхний прокол.
    4. Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
    5. Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
    6. Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.

    Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.

    Завершение прошивки

    Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).

    Видео: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой

    Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).

    Надпись выглядит так:

    «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»

    Пример заверительной надписи

    Подпись ставится, как правило, лицом, подписавшим оригинал документов. Но может заверяться документ уполномоченным лицом.

    В этом случае на листке проставляются реквизиты доверенности, дающей право подписи, Ф.И.О. подписанта и его должность.

    Обязательно приводится расшифровка подписи. Причем расшифровка и оттиск печати частично выходят за пределы заверительного листка.

    Когда применяется мастичная печать, то ее оттиск фиксируется посредством нанесения канцелярского клея.

    В прошивке документов нет особой сложности. Главное этот правильно расположить проколы и должным образом оформить опечатывание и заверение документа. Своевременная прошивка позволит сохранить документы надлежащим образом.

    Подача

    Что мы подаем?

    Мы храним документы, которые присылают нам другие люди или организации. Мы также храним записи обо всех наших организационных мероприятиях. Это могут быть письма, служебные записки, отчеты, финансовые отчеты, документы политики и т. Д.

    Когда мы подаем?

    Это зависит от загруженности вашего офиса. В очень загруженных организациях подача документов выполняется не реже одного раза в день и обычно первым делом с утра. В небольшом или менее загруженном офисе вы можете подавать один или два раза в неделю.

    Оборудование, используемое для хранения документов

    Шкаф для хранения документов - Он используется для хранения плоских файлов, а также подвешивания или подвешивания файлов
    Стальной шкаф - Используется для хранения больших файлов, которые необходимо запереть
    Штамп с датой - Он используется для датировки документов с печатью, которые принимаются ежедневно, чтобы они были поданы в хронологическом порядке, и поэтому у нас есть запись о том, когда мы получили документ
    Регистр - Он используется для записи файлов, извлеченных и возвращенных
    Полки для хранения документов - Используется для хранения файлов в ящике.
    Папка для файлов - Это большой файл, который используется для хранения больших документов, которые нельзя поместить в картотечный шкаф.Они хранятся на полках.

    Какие файлы используются и как они используются?

    Папки с зажимами - используются для документов, которые нужно вынимать очень часто; они держат документы плотно, чтобы они не выпадали.
    Папки - бумажные или картонные папки используются для хранения отдельных документов. Папки помещаются в подвесные или ящичные файлы.
    Подвесная папка - Подвесные файлы используются для хранения документов в картотеках.Файлы кладутся в ящики в вертикальном положении. Файлы подвески свисают с подставки. Эти файлы всегда остаются в шкафах, но папки внутри них можно вынуть.
    Папки для ящиков - используются для хранения больших документов, в том числе журналов и книг.
    Файлы с рычажной аркой - документы надежно хранятся в этих файлах и позволяют просматривать документы, не вынимая их из файла.

    Способы подачи

    Существует 5 методов подачи:

    • Подача по темам / категориям
    • Подача в алфавитном порядке
    • Подача по номерам / в числовом порядке
    • Подача по местам / географическому порядку
    • Подача по датам / Хронологический порядок

    Эти способы хранения называются классификацией и означают объединение одинаковых вещей.Однако вы можете комбинировать некоторые из этих методов. Например, файлы, которые хранятся вместе в соответствии с тем, о чем мы говорим, подлежат регистрации, но внутри каждого файла документы могут храниться в соответствии с порядком дат.

    1. Категории файлов

    Чтобы сделать файловую систему более полезной, мы можем группировать файлы по КАТЕГОРИЯМ. Категория - это группа / совокупность вещей, которые принадлежат друг другу.

    например. PPWAWU, SARHWU, NUM и NUMSA все принадлежат к категории Союзов.

    Когда мы подаем по категориям, мы стараемся подавать логически; мы собираем файлы вместе, потому что они принадлежат друг другу; мы не складываем их вместе только потому, что они начинаются с одной и той же буквы.

    Например, мы могли бы распределить все наши файлы по категориям. Переписка может быть одной из категорий, занимающих целый ящик нашего картотеки. Внутри этого ящика могут быть подкатегории. Подкатегории могут быть такими, как:

    • Переписка по сбору средств
    • Переписка с другими организациями
    • Переписка с членами
    • Переписка с представителями общественности
    • Переписка с Правлением
      … и так далее.

    Некоторые документы, возможно, придется хранить в двух местах, чтобы облегчить доступ к информации. Например, у вас могут быть категории «спонсоры» и «корреспонденция». В вашей категории спонсоров у вас будет подкатегория для каждого крупного спонсора, и вам иногда придется подавать письмо от спонсора в файл этого спонсора, а также в файл корреспонденции по сбору средств.

    1. Как сформировать категории

    1. Разложите все свои документы на стопки, которые, по вашему мнению, принадлежат друг другу.
    2. Дайте каждой стопке название категории.
    3. Составьте список категорий.
    4. Рассмотрите свой список критически: спросите себя: можем ли мы объединить любые категории ?. Следует ли разделить категорию на две категории? Какие подкатегории нам нужны? Нужны ли нам файлы в алфавитном порядке внутри категории?

    Убедитесь, что у вас не слишком много категорий. Каждому не должно быть сложно решить, в какой категории он может найти нужную информацию.

    1. Ключ регистрации

    После того, как вы определились со своими категориями, вам нужно будет составить индекс регистрации, чтобы каждый мог понять используемую вами систему и найти нужную информацию.Этот индекс называется регистрационным ключом.

    Составьте ключ регистрации, перечислив все категории и подкатегории в том порядке, в котором они находятся. Убедитесь, что он составлен так, чтобы каждый мог его понять. Положите его на шкаф для документов, а также положите ключ от каждого ящика на переднюю часть ящиков. Раздайте всем копию полного регистрационного ключа.
    Убедитесь, что все, кто занимается регистрацией, понимают ключ и используют его для хранения.

    1. Новые файлы

    Не создавайте новые файлы, если вы не уверены, что информация логически не вписывается в существующий файл.Поместите новый файл в правильную категорию и немедленно запишите его в ключ для хранения. Раздайте всем копии новых категорий как можно скорее.

    1. Подача корреспонденции

    Все письма должны быть поданы в 2 места

    Входящая почта

    1. Оригинал письма вместе с копией вашего ответа помещается в ФАЙЛ ПРЕДМЕТА.
    2. Вторая копия письма помещается в файл CORRESPONDENCE IN.

    Исходящая почта

    1.Один экземпляр письма попадает в ТЕМНЫЙ ФАЙЛ. Все письма в ответ на ваше письмо должны попадать в этот файл; и вся будущая переписка по этому поводу.
    2. Одна копия помещается в файл CORRESPONDENCE OUT.

    1. Правила подачи

    Существуют два основных правила, лежащих в основе подачи заявки:

    АЛФАБЕТИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ - подача в соответствии с буквой алфавита
    ЗАПИСЬ ДАТЫ - самые свежие файлы сверху

    Эти правила являются основными, потому что они распространяются на все файловые системы.Когда мы подаем по имени, теме и области, мы всегда должны подавать в алфавитном порядке и по дате.

    Правила подачи по алфавиту

    Правило 1: Файл по имени с учетом первой буквы
    Пример: A frican Eagle
    B ecker
    D uncan & Co
    G reenfield

    Правило 2: Если первые буквы совпадают, подайте в соответствии со второй буквой.
    Пример: Clarence
    C o etzee
    C u rnow
    C y ril

    Правило 3: Файл по фамилии
    Пример: D onkor, SJ
    N komo PS
    S hongwe RO
    Y esufu ED

    Правило 4: Если фамилии совпадают, файл должен соответствовать начальным
    Пример: Cato, JS
    Cato, JU
    Cato, RS
    Cato, TM

    Правило 5: Некоторые фамилии имеют префиксы и записываются по первой букве префикса
    Пример: d e Gruchy, JR
    d e la Rey, OP
    v an der Linden, MN
    v an Rensburg, MJ

    900 04 Правило 6: При наличии двух фамилий записывайтесь под первой фамилией.
    Пример: M okoena & Khumalo
    N xumalo & Abrahams
    S aloojee & Cassim
    V erachi & Ntuli

    Правило 7: Mac Mc & M 'все файлы как Mac; St и Saint все зарегистрированы как Saint
    Пример: MacDonald
    McNair
    M'Namara
    Saint Christopher's
    St Margaret's

    Правило 8: Когда в файле нет имени человека, мы указываем САМОЕ ВАЖНОЕ СЛОВО в имя или название МЕСТА
    Пример: A ctive Wheel Co
    The S tar
    Город J ohannesburg
    N orthcliff Printers

    1. Извлечение файлов - [Используйте регистрационный ключ]

    Убедитесь, что вы не потеряете файлы

    Когда люди вынимают файлы из файловой системы или вынимают документы из файла, мы должны гарантировать, что они не потеряют их или забудьте вернуть их.Люди никогда не должны вынимать файлы приостановки, они должны вынимать только плоскую папку внутри файла. Чтобы отслеживать файлы, нам нужно записывать все файлы или документы, которые люди заимствуют.

    Чтобы сделать это, мы можем использовать:

    Книгу для файлов - книга для файлов - это просто книга, в которой мы пишем

    • Кто одолжил файл или документ
    • Имя файла или документа
    • Когда они одолжили
    • Когда они вернули

    Пример:

    ИМЯ ФАЙЛА ДОКУМЕНТ ДАТА ВЫНУЖДЕНА ДАТА ВОЗВРАТА 9032 903 Файл отчетов 10-02-2001 12-02-2001
    Г-н Нгвенья Финансовый файл 23-01-2001

    Лицо, ответственное за обслуживание системы, может использовать файл -out книгу, чтобы проверить, у кого какие файлы, и напомнить им вернуть их.

    Карточка картотеки - картотека используются в картотеке. Они того же размера, что и файлы, и помещаются на место заимствованного файла.
    На разгрузочной карточке мы записываем ту же информацию, что и в книге, т.е.

    • Кто одолжил файл или документ
    • Имя файла или документа
    • Когда они его взяли
    • Когда они его вернули
    НАИМЕНОВАНИЕ ФАЙЛ ДАТА ВЫНУЖДЕНА ДАТА ВОЗВРАЩЕНИЯ

    для всех Поиск информации

    9000 файлов в нашей организации знает, как найти нужные нам документы.Мы храним информацию, чтобы ее было легко найти. Поиск информации в файлах называется поиском информации.

    Каждый, кому нужно использовать файлы, должен иметь возможность быстро и легко находить информацию. Это означает, что они должны знать используемый нами метод подачи документов.

    Методическая книга может быть небольшой книгой, которую мы используем, чтобы объяснить, как мы храним документы. Например:

    • Все письма подаются по переписке
    • Все членские билеты подаются под номером
    • Отчеты подаются по темам

    Индексная книга также может помочь нам найти файлы.Название каждого файла может быть написано на странице с этой буквой. Например:
    Файл МИНУТ записывается на странице M. Затем мы можем написать, где находится этот файл:
    "МИНУТЫ - картотечный шкаф 1 ящик 2 или файл арки рычага 4"

    1. Процедура подачи, обслуживание и безопасность

    Процедура подачи

    Шаг 1: Получение документа
    Если это письмо или документ, пришедший по почте, вы записываете его
    в реестр «полученных писем» и указываете дату получения или отметку даты

    Шаг 2: Действие
    Переслать письмо / документ человеку, который должен с ним иметь дело.

    Шаг 3: Дальнейшие действия
    Убедитесь, что письмо обработано.

    Шаг 4: Сбор документов для подачи
    Все документы и две копии ответов должны быть собраны в лоток для папок.

    Шаг 5. Подача документов
    Выберите регулярное время для подачи документов каждый день, чтобы никогда не остаться с огромной грудой разрозненных документов. Используйте сортировщик, который поможет вам подавать и не забывать подавать по дате.

    Поддержание файловой системы

    Одна из наиболее важных причин, по которой мы храним документы, - это обеспечение безопасности документов.Поэтому очень важно следить за тем, чтобы все документы и файлы были в хорошем состоянии. Вот несколько способов сделать это:

    • Храните документы, ожидающие отправки, в лотки, не оставляйте их лежать на столах или полках.
    • Храните документы как минимум раз в день или, если ваша организация очень мала, вы можете делать это раз в неделю.
    • Не кладите слишком много файлов или папок
    • Накладывайте новые обложки на старые файлы, которые часто используются, изношены или порваны.
    • Файлы ящиков и файлы арок рычагов могут содержать больше, чем просто папки.
    • Никогда не допускайте переполнения ящиков или полок для хранения документов. При необходимости приобретите новые шкафы для документов.

    Хорошее обслуживание и безопасность

    В конце каждого дня вы должны:

    • Хранить все документы, которые вы можете хранить вся макулатура в мусорных баках
    • Оставить столы в порядке


    ПРИМЕР КЛЮЧА ДЛЯ ЗАПИСИ

    1.ОБЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ

    1.A Переписка

    1.A.1 Директор
    1.A.2 Бухгалтер
    1.A.3 Сотрудники по обучению
    1.A.4 Административные сотрудники
    1.A.5 Program Co -координаторы

    1.B Операции

    1.B.1 Аренда, почтовый ящик, телефоны, факсы и т. д.
    1.B.2 Внутренние организационные формы
    1.B.3 Список рассылки
    1.B. 4 Устав, Устав, юридическая документация и т. Д.
    1.B.5 Инвентаризация офисного оборудования, соглашения о сервисном и техническом обслуживании и т. Д.
    1.B.6 Разное

    1.C Комитеты

    1.C.1 Отчеты директора
    1.C.2 Протоколы и отчеты
    1.C.3 Финансовый комитет

    1.D Планирование

    1.D.1 Собрания годового планирования
    1.D.2 Вопросы планирования
    1.D.3 Цели
    1.D.4 Оценки

    2. ЗАНЯТОСТЬ / ПЕРСОНАЛ

    2.A Процедуры

    2.A.1 Кадровые процедуры
    2.A.2 Условия найма
    2.A.3 Трудовой договор
    2.A.4 Вводный курс
    2.A.5 Должностные инструкции
    2.A.6 Система управления эффективностью
    2.A.7 Отпуск

    2.B Персонал

    2.B .1 Текущие сотрудники в алфавитном порядке (заблокированы в кабинете директора)
    2.B.2 Отзывы
    2.B.3 Обучение персонала
    2.B.4 Заявления о приеме на работу

    3. ФИНАНСЫ

    3.A Финансовые Администрация

    3.A.1 Бюджет
    3.A.2 Заработная плата
    3.A.3 Финансовая отчетность
    3.A.4 Мелкая наличность
    3.A.5 Отчетность аудитора
    3.A.6 Налог
    3.A.7 Стратегии
    3.A.8 Банк
    3.A.9 Должники
    3.A.10 Бухгалтерский учет

    4. ФИНАНСИРОВАНИЕ

    4.A Управление по сбору средств и общие правила

    4.A.1 Закон о сборе средств
    4.A.2 Планирование сбора средств и отправленные предложения
    4.A.3 Системы сбора средств
    4.A.4 Поездки и кампании по сбору средств

    4.B Финансовые агентства

    4.B.1 Список агентств
    4.B.2 Общий файл для местных фондов
    4.B.3 Бизнес SA в целом
    4.B.4 Контакты по финансированию в США

    4.C Файлы доноров

    4.C .1 DMMA Foundation
    4.C.2. SOCTA
    4.C.3. ZDA

    5. ОБУЧЕНИЕ

    5.A Общее

    5.A.1 Отчеты - Учебный отдел
    5.A.2 Схема и материалы общественных семинаров
    5.A.3 Контракты на обучение
    5.A .4 Обучение навыкам членства
    5.A.5 Обучение навыкам работы в офисе
    5.A.6 Переписка (отдельные файлы для каждого клиента)

    Как организовать систему подачи документов в офис

    Эффективные системы хранения документов в офисе имеют решающее значение для любого бизнеса, который обрабатывает счета-фактуры, квитанции и другие записи, будь то на бумаге или в цифровом виде. Даже для предприятий, которые не имеют большого количества документов, сохранение организованности и эффективности поможет обеспечить бесперебойную работу.

    Офисные файловые системы бывают всех форм, от простого ящика шкафа до сложных наборов цифровых серверов.Чтобы создать систему, которая будет работать на вас, важно знать, какие файлы наиболее важны, кому нужен доступ и как их можно легко и эффективно получить. Вот ключевые факторы.

    Зачем нужна система регистрации

    Правильная подача квитанций и счетов - одна из самых важных вещей, которые малый бизнес может сделать для своего финансового здоровья. Несуществующая или запутанная система подачи документов может добавить несколько дней дополнительных усилий при уплате подоходного налога, и вы не захотите упустить налоговые вычеты из-за отсутствия квитанций.Если вы подвергнетесь проверке и не сможете вовремя предоставить необходимые документы, ваши претензии могут быть отклонены, а ваша налоговая декларация будет пересмотрена.

    В зависимости от вашей отрасли вам может потребоваться вести записи в соответствии с государственными или федеральными законами, иногда в течение многих лет. Юридические бюро обязаны хранить материалы дела в течение трех лет. Бухгалтеры и компании, занимающиеся подготовкой налоговых деклараций, должны хранить налоговые декларации в течение семи лет. Строительные компании, медицинские учреждения, школы и другие учреждения несут огромную ответственность за ведение документации.

    Большинство людей не думают о трудозатратах, которые они сэкономят, инвестируя в файловые системы, но по некоторым оценкам, общее количество времени, которое компании тратят на поиск неуместных файлов, составляет шесть недель в год.

    Если ваш бизнес довольно прост, ваш учет может быть ограничен расчетом заработной платы и бухгалтерским учетом, но вы все равно должны иметь возможность быстро и легко работать за своим рабочим столом.

    5 шагов для организации системы хранения документов

    Чтобы направить себя и свой бизнес на правильный путь, выполните пять шагов, чтобы документы были легко доступны и легко идентифицированы.

    Оцените личные и офисные привычки

    Подумайте, каким сотрудникам нужен доступ к файлам, где они работают и что имеет смысл в зависимости от их рабочих мест. Если вы создаете систему для себя, подумайте об эргономике, ходе своего рабочего дня, о том, как вы перемещаетесь по офисному пространству, к чему вы можете дотянуться со своего рабочего стола и к какой информации вам нужен регулярный доступ по сравнению с информацией, которую можно долго хранить в архиве. срок. Если вы создаете систему для кого-то другого, узнайте их мнение - то, что работает для одного человека, не всегда работает для другого.

    Определитесь с системой подачи документов

    От того, чем занимается ваш бизнес, будет зависеть, будете ли вы подавать документы в числовом, алфавитном или другом порядке. Например, вы ищете информацию о клиенте по имени или номеру счета? Вы подаете документы по категориям, таким как расходы, финансы, маркетинг и т. Д.?

    Пространство не является серьезной проблемой для цифровых систем, но для бумажных систем важно учитывать возможности роста при рассмотрении шкафов для хранения документов; рекомендуется купить что-нибудь, чтобы вместить вдвое больше файлов, которые у вас есть сейчас.Широкие тематические категории позволят вам легко добавлять новые файлы по мере вашего роста и избавят от необходимости регулярно обновлять или реорганизовывать вашу файловую систему. Сохранение простоты также упростит интеграцию ваших бумажных и цифровых файлов в общую систему управления документами.

    Расчет потребности в хранении

    Если у вас есть большое количество файлов, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть у вас под рукой. Те, к которым обращаются реже, не обязательно должны находиться на вашем рабочем месте, но, возможно, должны быть рядом.Может быть комбинация. Некоторые файлы могут понадобиться ежедневно, в то время как другие можно хранить в долгосрочном хранилище подальше.

    Не упускайте из виду важность доступности для сотрудников или будущих сотрудников, у которых могут быть особые потребности в мобильности. Например, для некоторых сотрудников может быть трудно получить безопасный и эффективный доступ к очень высоким шкафам.

    Инвестируйте в хорошую систему маркировки

    Возможность читать метки файлов кажется очевидной, но ясность в маркировке сэкономит время.Большинство компаний, производящих этикетки, предоставляют шаблоны, которые интегрируются с обычным программным обеспечением для обработки текстов. Возможно, вы захотите рассмотреть одну из небольших систем изготовления этикеток, которая также может распечатывать отдельные почтовые этикетки. Предметы, которые выполняют двойную функцию, обычно являются разумным вложением средств.

    Папки с файлами покупок

    Удобные и надежные папки - разумное вложение. Цветные подвесные папки легко доступны и легко узнаваемы. Например, если вы поместите все клиентские файлы в желтые папки, финансовую информацию в синие папки, а маркетинговую информацию в красные папки, вы сэкономите время при поиске или хранении данных с помощью легко идентифицируемых визуальных подсказок.

    Переход без бумаги

    Многие предприятия уже перешли на безбумажный офис или близко к нему. В связи с тем, что онлайн-облачные системы хранения данных и цифровые транзакции заменяют наличные, безбумажные операции могут стать новой нормой.

    Даже правительственные агентства присоединяются к нам. IRS теперь принимает цифровые изображения или бумажные копии отсканированных документов, в том числе:

    • Кассовые поступления
    • Выписки с банковского счета
    • Аннулированные чеки
    • Корешки для оплаты
    • Выписки по кредитной карте

    Цифровые записи должны быть четкими и разборчивыми.В противном случае IRS может потребовать предоставить оригинальные бумажные документы во время аудита или обычного запроса документации.

    Если вы по-прежнему работаете по старинке, но заинтересованы в экологичности, вы можете со временем перейти на безбумажный подход. Существует множество сервисов и программных приложений, которые сканируют старые квитанции о расходах и сохраняют их вместе с другой вашей цифровой бухгалтерской информацией.

    Часто задаваемые вопросы (FAQ)

    Как настроить электронную систему подачи документов?

    Электронные файловые системы могут быть такими же простыми, как файлы в общих сетях, таких как диск Google, сложное программное обеспечение или серверы.Те же передовые методы, которые применяются к бумажным системам, применимы и к электронным системам: установите правила именования, порядок подачи заявок (в алфавитном порядке, хронологический и т. Д.) И хорошо организованную структуру.

    Какую файловую систему вы используете для защиты конфиденциальности?

    Для бумажных систем хранения документы должны храниться под замком и под контролем персонала. Поскольку цифровые файлы обладают большей гибкостью при совместном использовании, копировании и редактировании, вам необходимо установить соответствующие уровни разрешений и доступа.В зависимости от ставок вашей компании могут потребоваться частные серверы, а не облачные системы.

    Искусство подачи документов - Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

    Управление документами ... и ваше время

    © iStockphoto
    Elenathewise

    Подача документов - важный навык!

    Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы обыскивали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш начальник или ваш клиент могут не иметь о вас хорошего мнения, потому что в ключевой встрече вы их подвели.

    И если ваша работа - помогать людям, сколько времени других людей вы тратите, если не можете найти нужные документы и бумаги, когда они вам нужны?

    Вы обязаны эффективно подавать документы, как бы скучно это ни казалось. Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы - когда вас спросили - вы бы улыбнулись, получили доступ к хорошо организованной файловой системе, сразу нашли документ и быстро дали ответ!

    Управление временем

    Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с большим количеством бумажных документов и файлов.Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего извлечения. Мы хотим иметь возможность получить нужную нам информацию - в нужный момент, когда она нам нужна - чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчетов, или, возможно, для создания презентации.

    Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисном картотеке.Это усиливает стресс и делает задачу использования данных более сложной, чем это должно быть. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении файлами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.

    Эффективное управление информацией

    Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн «просто отложить его» в стопку на вашем столе или в ящике. "Хм. Выглядит интересно, но я рассмотрю это позже, когда у меня будет больше времени.«Звучит знакомо? Через некоторое время накапливается много таких документов, что приводит к большому беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно давление с другими вещами.

    Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск документов, которые вы куда-то спрятали, потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже забыть, что этот документ у вас изначально. Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять файлами.

    Эффективное управление файлами

    Эффективное хранение сводится к следующему: хранить информацию в папках - по категориям и в понятной для вас последовательности.

    Вот несколько советов по управлению файлами:

    • Избегайте сохранения ненужных документов - Не делайте привычки сохранять все, что попадется вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе. Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем.Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
    • Следуйте последовательному методу именования файлов и папок - Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете придать другой вид или просмотреть разные категории папок - это поможет легко отличить их с первого взгляда.
    • Хранить связанные документы вместе, независимо от их типа - Например, хранить отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке - вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для таблиц для всех проектов и т. д.Таким образом, гораздо быстрее найти документы для конкретного проекта.
    • Отделить текущую работу от выполненной работы - Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока работа не будет завершена. Затем, когда это будет сделано, они перемещают его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.
    • Избегайте переполнения папок - Если у вас большое количество файлов в одной папке или большое количество подпапок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (подпапки или подпапки).Например, вы можете разделить папку «Бизнес-план» на подпапки «BP2008», «BP2009» и «BP2010». Точно так же вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на подпапки с именами «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не иметь один огромный список файлов.

      Сказав это, обычно нет смысла создавать папку для менее чем примерно пяти документов.

    • Создание цифровых копий бумажных документов с помощью сканера - это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов или если вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью. (Это не будет подходить для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или документов с оригинальными подписями. Так что используйте здесь свое здравое суждение.)
    Получите бесплатный информационный бюллетень

    Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

    Прочтите нашу Политику конфиденциальности

    Приоритет файлов для действий

    Воспользуйтесь этими подходами, настроив управление файлами.Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.

    • Упорядочить документы по датам - Напишите дату в документе. Это поможет вам упорядочить документы по дате, не открывая папку и не просматривая все документы.
    • Использование файлов «Tickler» - Файлы Tickler, также известные как метод «43 папки» , представляют собой уникальную систему, которая используется многими людьми для организации файлов. Создайте 12 папок (по одной на каждый месяц года) и дополнительную 31 подпапку (на каждый день месяца).Заполните каждую папку документами, с которыми вам нужно работать в этот день. В начале каждого дня открывайте папку этого дня. Выньте все элементы из папки и переместите их в папку «сегодня» или на рабочий стол. Затем переместите пустую папку в соответствующий слот на следующий месяц. Если вы не можете выполнить некоторые задания к концу дня, перенесите их в папку на следующий удобный день. Эта система управления файлами помогает вам отслеживать все, что вам нужно сделать, а также выполняет функцию дневника.
    Совет:

    Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой вами работы. Итак, хотя универсального решения для управления файлами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

    Ключевые моменты

    Вы теряете слишком много времени на поиск нужных файлов в беспорядке на столе? А когда вы находитесь под давлением, можете ли вы быстро и легко получить информацию?

    Тратить драгоценное время на поиск документов может лишить вас удовольствия от любой творческой работы, которую вы выполняете, и это также усугубит ваш уровень стресса.Простые хорошие привычки управления файлами могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!

    Примени это к своей жизни

    Мы знаем, что это скучно, но вы знаете, что это нужно делать!

    Освободите час в своем расписании где-нибудь на следующей неделе и настройте свою файловую систему!

    Как правильно подавать документы? - Mvorganizing.org

    Как правильно подавать документы?

    Хранение документов в алфавитном порядке - это простая и проверенная временем система.Имя каждой папки с файлами соответствует имени каждого документа. Многие предприятия используют подвесные папки для файлов с вкладками или прочные предварительно отпечатанные разделители ящиков для файлов для разделения папок под каждым алфавитным заголовком.

    Каковы 5 основных этапов подачи?

    Пять основных этапов регистрации: кондиционирование, выпуск, индексирование и кодирование, сортировка, хранение и архивирование. Кондиционирование - это, по сути, подготовка документов к подаче.

    Как вы организуете файловую систему?

    Шаги по повышению функциональности файловой системы

    1. Определите, как вы хотите получить файлы.
    2. Обозначьте каждую подвесную и манильскую папки.
    3. Используйте ту же систему маркировки.
    4. Оставьте место в ящике для новых файлов.
    5. Разложите бумагу по папкам, чтобы можно было видеть выступы.
    6. Найдите картотечный шкаф, в котором будут храниться все ваши файлы.

    Что такое хорошая файловая система?

    Простота: система подачи документов должна быть простой и не слишком сложной. Доступность: хорошая файловая система должна быть организована таким образом, чтобы записи были легко доступны, когда это необходимо.Файловая система должна позволять вставлять дополнительные документы без нарушения существующего порядка файлов.

    Какие два типа подачи?

    Существует 2 основных метода подачи документов: метод «отрывных листов» и, во-вторых, коллективный метод. Документы подаются индивидуально в обычный файл, в документах пробиваются дыры, а затем они подаются. Документы можно легко подавать и удалять из архива.

    Какие два наиболее распространенных метода подачи документов?

    У вас есть два основных метода: прямая подача и рисованная подача.

    Как запустить файловую систему?

    Создание файловой системы

    1. Создайте базовую схему. Прежде чем вы даже прикоснетесь к своим файлам, начните с создания общего плана того, какие записи у вас есть и как вы хотите, чтобы они были организованы.
    2. Создать подробные подкатегории.
    3. Начать создание файлов для каждой категории.
    4. Использовать цветовую кодировку для различных основных категорий.
    5. Подайте документы.

    Какие современные методы подачи документов?

    Объясните две системы современной файловой системы.

    • Современная система хранения.
    • Горизонтальная система хранения: Горизонтальная система хранения - это современный тип регистрации.
    • Плоский напильник: плоский напильник из картона или плотной бумаги.
    • Arch Lever Файл:
    • Преимущество:
    • Недостаток:
    • Вертикальная система наполнения:
    • Преимущества:

    Какие существуют методы подачи?

    Существует 5 способов подачи документов: Подача по темам / категориям. Подача в алфавитном порядке.Подача по номерам / порядку номеров. Подача по месту / географическому положению.

    Что такое современная файловая система?

    Горизонтальная файловая система - это современный тип картотеки, при котором документы или письма в хронологическом порядке размещаются в папках одна на другой в горизонтальном или плоском положении. Самые свежие документы помещаются вверху, а самые старые - внизу.

    Что вы подразумеваете под вертикальной папкой?

    Вертикальное хранение. Хранение папок в ящике в вертикальном положении с опорой друг на друга называется вертикальным хранением.Это такая папка, под которой папки располагаются вертикально.

    Каковы преимущества вертикальной подачи?

    Преимущества вертикальной подачи

    • Файлы можно легко найти без особого труда.
    • Нет проблем с другими бумагами или письмами, кроме желаемого.
    • Вставка или изъятие любых бумаг или писем осуществляется без больших затрат времени и усилий.
    • Стоимость папок очень дешевая.

    Что такое алфавитный метод подачи?

    Алфавитный регистр - это метод, при котором файлы и папки располагаются в порядке алфавитов имен лиц или организаций, имеющих отношение к такому файлу. В случаях, когда имена более чем одного человека начинаются с одной и той же буквы, учитывается вторая буква имени, затем третья и так далее.

    В чем разница между горизонтальной и вертикальной архивами?

    Горизонтальные опилки расположены в горизонтальном положении.Вертикальные опилки располагаются в вертикальном положении. При использовании этого метода бумаги или документы находятся в свободном положении. Он не является гибким, потому что не может содержать большое количество документов.

    Что такое горизонтальный напильник?

    Горизонтальная подача указывает положение файлов по горизонтали. Бумаги, документы и письма хранятся в горизонтальном или плоском положении таким образом, чтобы они располагались друг над другом.

    Какой метод подходит для большого офиса?

    Горизонтальный метод хранения подходит для большого офиса.Горизонтальная файловая система - это современный тип картотеки, при котором документы или письма в хронологическом порядке размещаются в папках одна на другой в горизонтальном или плоском положении.

    Что такое географическая система подачи?

    Географическая архивация - это метод, при котором файлы группируются в соответствии с географическим расположением фирмы, организации или человека. Согласно этому методу названия мест записываются в файл и располагаются в ящике в алфавитном или числовом порядке - в зависимости от того, что подходит для организации.

    Кто пользуется географической файловой системой?

    Географическая файловая система упорядочивает файлы в алфавитном или цифровом порядке в зависимости от географического положения. Этот метод ведения корреспонденции популярен в сфере продаж и используется ВМС США.

    Какова классификация файлов?

    Классификация файлов:

    • Алфавитная классификация.
    • Числовая классификация.
    • Географическая классификация.
    • Предметная классификация и.
    • Хронологическая классификация.

    Что такое метод подачи?

    Предметная архивация - это процесс систематизации и хранения записей в соответствии с их содержанием или. затронутые вопросы. Цель состоит в том, чтобы объединить все записи по одному и тому же предмету, что повысит целостность и полноту файла, а также облегчит поиск и использование информации.

    Как мне подать хронологический порядок?

    В хронологической архивации файлы и папки с документами упорядочены по дате, дню и времени.Эта последовательность может быть в соответствии с датой их получения или датой и временем их создания с самой последней датой перед предыдущими элементами или поверх них.

    Каковы недостатки алфавитной регистрации?

    Недостатки подачи по алфавиту

    • Больше случаев несоответствия, чем в числовых системах.
    • Изменение имени может вызвать проблемы с поиском.
    • Это становится неэффективным и громоздким в больших системах.
    • Посторонние могут легко найти записи.

    Что такое расположение файлов?

    Файлы используются для хранения информации пользователя. Обычно для организации всех файлов используются каталоги или папки. Папка или каталог также называется контейнером файлов, в котором хранятся многие субдиректоры и файлы.

    Как упорядочить документы в алфавитном порядке?

    Сортировка содержимого папки

    1. Щелкните правой кнопкой мыши открытую область панели сведений и выберите «Сортировать по» во всплывающем меню.
    2. Выберите способ сортировки: имя, дата изменения, тип или размер.
    3. Выберите порядок сортировки содержимого: по возрастанию или по убыванию.

    Как организовать файлы в Windows 10?

    Как организовать папки и файлы в Windows

    1. Щелкните, чтобы выделить папку или файл, которые нужно переместить.
    2. Щелкните вкладку "Главная".
    3. Переместите папку или файл, щелкнув «Переместить в».
    4. Нажмите Выбрать расположение, если нужной папки нет в списке.
    5. Выберите папку назначения и нажмите «Переместить».

    Как создать эффективную систему подачи документов

    Как ваша файловая система? Раздражающий? Вы считаете, что это слишком сложно помните, куда идут дела? Были ли у вас проблемы с поиском определенного документа еще раз, когда вы его спрятали? У вас может быть даже три или четыре файла, содержат ту же информацию, но помечены по-разному - что за беспорядок!

    Устранение проблемы

    Что вызывает крах файловой системы? Скорее всего, это было не так много «система» для начала.Скорее всего, это был случайный набор отдельные файлы, которые действительно не связаны друг с другом.

    Чтобы создать действительно эффективную файловую систему, вам нужно начать с плана. Просто приклеив ярлык к папке, вы ее не обрежете. Но не волнуйтесь; мы собираюсь настроить систему хранения документов, в которой можно будет разместить любой тип бумаги - домой или офис. Для расходных материалов все, что вам действительно нужно, это несколько цветов кроя 2/5. цветные вкладки папок, и некоторые подвесные папки снизу коробки

    Создание категорий файлов

    Посмотрите на свою текущую файловую систему (или на ту стопку бумаг, которую вы то есть хранить в течение нескольких месяцев) и начните сортировать свои документы по широким категориям.«Финансы» могут быть одним из них; «Домашние вещи» могли быть другим. На данный момент мы не сосредотачиваясь на деталях вашей файловой системы. Откровенно говоря, это не так будь то счет по кредитной карте или выписка из банка прямо сейчас. Мы будем волноваться об этих различиях позже.

    Подкатегория

    Выберите одну из стопок «основной категории» и давайте рассмотрим ее еще раз. На этот раз подумайте о том, чтобы разбить статью на более мелкие подкатегории. Для Например, вашу стопку «финансы» можно разделить на:

    • сберегательный счет
    • расчетный счет
    • студенческий кредит
    • счет кредитной карты

    Будьте конкретны; не говорите просто, что это «банковские выписки».Определите, какие счет, к которому они принадлежат, и разбить каждую на отдельную кучу. Мы не хотим любые файлы, «скапливающиеся» с другими файлами - каждый получает свой отдельный папка.

    Цветовое кодирование

    Каждой основной категории документов должен быть присвоен свой цвет (ваш выбор) - а затем мы собираемся поместить каждую из его подкатегорий в отдельную висящая папка с файлами. В приведенном выше примере слово «финансы» может быть зеленым, а каждая из ваших учетных записей получает отдельную зеленую папку с файлами.Похоже на небольшой вещь, но цветовое кодирование вашей системы сэкономит вам огромное количество времени подача и получение документов.

    Возможность заглядывать в ящик для файлов и видеть отдельные массивы информации выделенный цветом просто дает РАЗУМ в ваш мозг. Когда ты знаешь, что твой финансовая секция - зеленая, секция вашего дома - синяя, а документы на машину красного цвета, вам даже не нужно думать, потому что ваша рука естественным образом переходит в правую часть вашего ящика для файлов.

    Изготовление этикеток

    Теперь, когда у каждого есть своя цветная папка, нам нужно пометить каждый файл.При создании ярлыков переходите от общих к конкретным. Не говори мне, что ты подаете документы на вашу «кредитную карту Visa» - назовите ее «кредитная карта: Visa». Когда вы размещаете папки в алфавитном порядке, все файлы «кредитных карт» (сколько бы их ни было) - вместе в вашем разделе «финансы».

    Наша цель - хранить связанные файлы в непосредственной близости друг от друга. Сделай это снова и снова для каждой группы файлов, пока вы не пометите каждый файл в каждой основной категории.Я лично использую ярлыки Viewables®, потому что они аккуратные, легко читаемые, и я могу распечатать их со своего компьютера.

    Заполнение ящика

    Все, что вам нужно сделать сейчас, это поместить файлы в каждую основную категорию в алфавитном порядке. заказ, а затем поместите основные категории в ящик в алфавитном порядке порядок.

    Поместите цветные папки в нижние папки подвесного ящика, чтобы они оставались вертикальными. в ящике. Вырезанные вкладки 2/5 отображаются над свисающими файлами, а вкладки расположены по прямой линии для удобства чтения.

    Если вам нужно найти документ или положить что-то в папку, просто посмотрите сначала для правильной основной категории (легко идентифицируемой по обоим ярлыкам и цвет). С правильной файловой системой легко взять в руки правильный файл без долгого поиска.

    , Рамона Крил

    Посмотрите или послушайте, как создать эффективную систему хранения в подкасте « Keeping You Organisation ».

    определение подано The Free Dictionary

    fi · lé

    (fē′lā, fĭ-lā ′) n.

    Порошкообразные листья сассафраса, используемые для загущения и приправы супов, тушеных блюд и мармеладов.


    [Луизианский французский, от французского, причастие прошедшего времени филера, для прядения нити (от его эффекта при добавлении к горячим жидкостям) , от старофранцузского; см. файл 1 .]


    файл

    1 (файл) n.

    1. Емкость, например шкаф или папка, для хранения бумаг в порядке.

    2. Сборник статей или опубликованных материалов, хранящихся или упорядоченных в удобном порядке.

    3. Компьютеры Набор данных или программных записей, хранящихся как единое целое с одним именем.

    4.

    а. Линия людей, животных или предметов, стоящих друг за другом.

    б. Линия войск или военной техники, расположенная таким образом.

    5. Игры Любой из рядов квадратов, идущих вперед и назад между игроками на игровой доске в шахматы или шашки.

    6. Архаичный Список или свиток.

    v. подано , подано , файлов

    v. tr.

    1. Поместить или сохранить (бумаги, например) в удобном порядке для хранения или справки.

    2. Ввести (юридический документ) в качестве официального документа.

    3. Отправить или подать (копию) в газету.

    4. Для возбуждения иска: подать жалобу; предъявить обвинения.

    вер. внутр.

    1. Маршировать или идти строем.

    2. Чтобы поместить элементы в файл.

    3. Подать заявку; подать заявку: подал заявление о приеме на работу в гос. подать на развод.

    4. Чтобы заявить свое имя в политическом конкурсе: подано в Конгресс.

    Идиома: в файле

    В или как если бы в файле для удобства: мы сохраним ваше резюме в файле.


    [от среднеанглийского filen, , чтобы поместить документы в файл , от старофранцузского filer, , чтобы прядить нить, чтобы поместить документы в нить , от позднего латинского fīlāre, , чтобы раскрутить, вытяните в длинную строку , от латинского fīlum, нить ; см. g w hī- в индоевропейских корнях.]
    файл2

    слева направо: плоский напильник с двойной резкой, круглый напильник с одинарной резкой и полукруглый напильник с одинарной резкой

    напильник

    2 (фил) п.

    1. Любой из нескольких инструментов из закаленной стали с режущими кромками для формирования, сглаживания или обработки, особенно металлических поверхностей.

    2. Пилочка для ногтей.

    3. В основном британцы Хитрый или хитрый человек.

    тр.в. подшивка , подшивка , напильник

    Для сглаживания, уменьшения или удаления напильником или как будто напильником.



    файл

    3 (файл) tr.v. подано , подано , подано Архаичный

    Чтобы запятнать или осквернить.


    Словарь английского языка American Heritage®, пятое издание. Авторские права © 2016 Издательская компания Houghton Mifflin Harcourt. Опубликовано Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Все права защищены.

    файл

    (faɪl) n

    1. папка, ящик и т. Д., Используемые для хранения документов или других предметов в порядке

    2. документы и т. Д., Хранящиеся таким образом

    3. документы или информация о конкретном предмете, человеке и т. Д.: У нас есть досье на всех известных воров.

    4. рядовой или рядовой

    5. (Военный) ряд людей, идущих в строю, один за другим. Сравните ранг 1 6

    6. (шахматы и шашки) любой из восьми вертикальных рядов квадратов на шахматной доске

    7. (информатика) вычисление именованного набора информации в форма текста, программ, графики и т. д., хранящаяся на постоянном запоминающем устройстве, таком как магнитный диск

    8. устаревший список или каталог

    9. канадский группа проблем или обязанностей, особенно в правительстве, связанных с определенной темой: файлом среды.

    10. в файле записано или каталогизировано для справки, как в файле

    vb

    11. для размещения (документа, письма и т. Д.) В файле

    12. ( tr ) для внесения в протокол, в частности для внесения (юридического документа) в публичный или официальный отчет; регистр

    13. (Закон) ( tr ) для подачи (иска, особенно о разводе) в суд

    14. (Journalism & Publishing) ( tr ) для подачи (копии) в газету или информационное агентство

    15. ( intr ) маршировать или гулять по столбам или папкам: муравьи падают вниз с холма.

    [C16 (в смысле: строка, на которой вешаются документы): со старофранцузского filer , со средневекового латинского fīlāre ; см. нить]

    ˈfiler n


    file

    (faɪl) n

    1. (Инструменты) ручной инструмент, состоящий по существу из стального лезвия с небольшими режущими зубьями на некоторых или всех его сторонах. Он используется для придания формы или сглаживания металла, дерева и т. Д.

    2. редкий сленг Брит хитрый или лживый человек

    vb

    (Инструменты) ( tr ) для придания формы или сглаживания ( поверхность) напильником

    [древнеанглийский fīl ; относится к старосаксонскому fīla , древневерхненемецкому fīhala файлу, греческому pikros горькому, острому]

    ˈfiler n


    файлу

    (faɪl) v14 9 tr0004 устаревший для загрязнения или осквернения

    [Древнеанглийский fӯlan ; относится к средне-нижненемецкому языку vülen ; см. дефиле 1 , грязь, грязь]

    Словарь английского языка Коллинза - полный и несокращенный, 12-е издание, 2014 г. © HarperCollins Publishers 1991, 1994, 1998, 2000, 2003, 2006, 2007, 2009, 2011, 2014

    файл

    1 (faɪl)

    н., т. подано, подано. п.

    1. контейнер, в котором в удобном порядке разложены бумаги, письма и т. Д.

    2. сборник бумаг, записей и т. Д., Расположенных в удобном порядке.

    3. набор связанных компьютерных данных или программных записей, хранящихся по имени.

    4. ряд ​​людей или вещей, расположенных друг за другом (в отличие от ранга).

    5. список или рулон.

    6. одна из вертикальных линий квадратов на шахматной доске.

    в.т.

    7. для размещения в файле.

    8. расположить (документы, записи и т. Д.) В удобном порядке для хранения или справки.

    9. передавать (новость), как по проводам.

    10. возбудить (судебное дело).

    в.и.

    11. для перехода по файлу или строке один за другим.

    12. подать заявление: подать заявление о приеме на работу.

    Идиомы:

    в файле, в файле для облегчения поиска.

    [1425–75; поздний среднеанглийский <среднефранцузский filer для нанизывания документов на нить или проволоку, старофранцузский: для наматывания или прядения нити «Latin fīlum thread, string]

    filier, n.

    файл

    2 (faɪl)

    n., т. подано, подано. п.

    1. металлический инструмент, в особенности. из стали, с шероховатой поверхностью для обточки или шлифования металла, дерева и т. д.

    в.т.

    3. для уменьшения, сглаживания или удаления напильником или как будто напильником.

    [до 900; Средний английский; Древнеанглийский fīl, fēol , c. Старосаксонский фила , древневерхненемецкий фи (га) ла ]

    fil'er, n.

    файл

    3 (faɪl)

    v.t. подано, кл. Архаика.

    дефиле; коррумпирован.

    [до 1000; Средний английский; Древнеанглийский fȳlan to befoul, defile, производное от fūl foul]

    fi • lé

    (fɪˈleɪ, ˈfi leɪ)

    n.

    порошок, изготовленный из измельченных листьев дерева сассафрас, используемый в качестве загустителя и ароматизатора, особенно. в креольских супах и гумбо.

    [1800–10, амер. ; <Луизианский французский; буквально, скрученный, вязаный, тягучий]

    Random House Словарь колледжа Кернермана Вебстера © 2010 K Dictionaries Ltd. Авторские права 2005, 1997, 1991, Random House, Inc. Все права защищены.

    7 шагов, чтобы организовать работу с документами и убрать беспорядок на рабочем столе

    Для некоторых работ требуется способность работать с большим объемом и разнообразием документов. При работе с цифровыми или физическими документами важно организовать свои файлы и рабочее пространство таким образом, чтобы поддерживать вашу продуктивность и повышать эффективность.В этой статье рассматриваются методы создания эффективной файловой системы для вашего рабочего места.

    Как организовать документы

    Следующие шаги помогут вам в сортировке, категоризации и хранении ваших физических документов, а также помогут разработать эффективную файловую систему:

    1. Разделяйте документы по типам.
    2. Используйте хронологический и алфавитный порядок.
    3. Организуйте место для хранения документов.
    4. Укажите цветовой код вашей файловой системы.
    5. Пометьте свою файловую систему.
    6. Избавьтесь от ненужных документов.
    7. Оцифровать файлы.

    Давайте рассмотрим каждый из этих шагов более подробно, чтобы вы могли применить эту простую организационную систему на своем рабочем месте.

    1. Разделите документы по типу

    Отсортируйте физические документы по категориям, таким как отчеты, клиентские документы или счета-фактуры. Вы можете дополнительно разделить каждую категорию на уровни подтипов. Например, вы можете отсортировать клиентские документы по каждому клиенту, прежде чем организовывать документы отдельного клиента в отчеты, корреспонденцию и многое другое.Эта многоуровневая стратегия сортировки может помочь вам определить, какие документы хранить и упорядочить для облегчения доступа.

    Если вы обнаружите документы, не попадающие в основную категорию, сделайте стопку разного вместе с стопкой документов, которые вы собираетесь уничтожить или переработать. Также разумно создать стопку документов, которые вы хотите преобразовать в цифровые файлы. Начните с простого опроса и категоризации ваших документов, чтобы начать процесс регистрации.

    Подробнее: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

    2.Используйте хронологический и алфавитный порядок.

    Некоторые документы имеют отметку времени и дату, чтобы отслеживать действия и решения внутри организации. После разделения по типу и подтипу рассмотрите возможность сортировки каждого документа в хронологическом порядке, если это возможно. Например, если вы сортируете документы по клиентам, рассмотрите возможность размещения датированных документов в порядке от самых новых до самых старых, чтобы самые свежие документы были впереди. Вы также можете заказать документы от самых старых до самых новых, если хотите увидеть полную историю клиента на сегодняшний день.

    Вы можете систематизировать недатированные документы по важности или по частоте их использования. Наконец, рассмотрите возможность упорядочивания документов по алфавиту, прежде чем помещать их в папку для хранения документов. Вы можете расположить их в алфавитном порядке по имени клиента или по основным категориям, таким как счета-фактуры или отчеты. Какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что вы выбрали систему, которая кажется естественной и вписывается в ваш текущий рабочий процесс.

    3. Организуйте свое место для хранения документов

    Шкафы и ящики для документов могут предлагать настраиваемое пространство для хранения.Используйте папки с файлами для хранения групп документов в зависимости от их типа и подтипа. Вы можете продолжать использовать хронологический или алфавитный порядок при размещении папок в шкафах или ящиках. Например, вы можете отсортировать в алфавитном порядке по имени клиента или в хронологическом порядке по самому последнему клиенту, которого вы приобрели. Хранение документов вдали от рабочего места помогает освободить стол для более эффективного выполнения задач.

    Подумайте о приобретении полки для файлов, которую можно разместить на столе, чтобы упорядочить документы, которые вы просматриваете или просматриваете регулярно, например формы, которые вы заполняете каждый день.Каждой полке можно присвоить определенный тип или подтип для сохранения категоризации. Вы также можете использовать полку, чтобы упростить процесс подачи новых документов. Разделите новые файлы на несколько основных категорий и поместите их на соответствующую полку. Этот метод может упростить задачу, если позже вы отправите их в архив.

    Связано: 14 способов организовать работу

    4. Цветовая кодировка вашей файловой системы

    Визуальные маркеры, такие как цветные вкладки, могут сэкономить ваше время при просмотре документов.Вы можете использовать папки разного цвета для различных типов и подтипов документов. В некоторых папках есть ярлыки разных цветов. С помощью любого из этих вариантов вы можете создать цветную клавишу, чтобы отслеживать цвет, присвоенный категории документа.

    5. Обозначьте свою файловую систему

    Обозначение категорий документов поможет вам быстро определить папку, в которой вы собираетесь. Некоторые папки поставляются с бумагой для изготовления собственных этикеток. Вы можете написать этикетки от руки или распечатать сразу весь лист с напечатанными этикетками.

    Вы можете дополнительно оптимизировать свою систему этикетирования, используя ручки или чернила разного цвета, соответствующие цветовой кодировке вашей клавиши. Маркеры также можно использовать на черном тексте для цветовой маркировки этикетки. Производители этикеток также могут позволить вам быстро распечатать отдельные этикетки. Этот инструмент особенно полезен при маркировке полки или шкафа для хранения документов, а также при необходимости замены текущих наклеек на новые.

    6. Избавьтесь от ненужных документов

    Создание организованной файловой системы может помочь вам найти способы сократить объем хранимой вами бумажной работы.Утилизируйте документы, которые больше не актуальны, чтобы уменьшить беспорядок, или уничтожьте их для дополнительной безопасности.

    Рассмотрите возможность размещения небольшой мусорной корзины или специальной корзины для документов, которые вы хотите уничтожить, возле своего стола. Регулярное избавление от ненужных файлов и документов поможет поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.

    Связано: 5 основных советов по совершенствованию навыков управления временем

    7. Оцифровка файлов

    В некоторых случаях может быть более эффективным преобразование физических документов в цифровые файлы, хранящиеся на вашем компьютере.Это сделает их легкодоступными, отправляемыми и уменьшит беспорядок. В этом случае отсканируйте документы в цифровые документы для хранения в упорядоченных папках на вашем компьютере. Попробуйте выполнить те же действия, что и при создании физической файловой системы:

    1. Сортировка по типу и подтипу.
    2. Используйте хронологический и алфавитный порядок для организации файлов.
    3. Цветовой код по типу и подтипу с использованием функции цвета файла или флага в вашей операционной системе.
    4. Четко маркируйте документы с указанием типа или подтипа и даты документа, если применимо.Эффективная система заголовков документов может выглядеть так: «Клиент ABC_Invoice_Mar2021».

    Оцифровка файлов позволяет выполнять быстрый поиск документов на вашем компьютере.

    Об авторе

    alexxlab administrator

    Оставить ответ