Как подшивают документы – схема, фото и видео инструкции

Как подшивают документы – схема, фото и видео инструкции

Содержание

Как правильно сшивать документы нитками вручную, фото образцы

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Содержание статьи

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  • Степлер;
  • Нитки;
  • Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Как правильно заполнить журнал учета трудовых книжек рассказано здесь.
Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции.
Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

  1. Удалить скрепки, скобы из документа.
  2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
  4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
  12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

 

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Но в делопроизводстве все же рекомендуется проводить сшивание документов, поскольку это облегчает их хранение.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию

более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты

нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается

срок хранения: постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

znaybiz.ru

Как правильно прошивать документы: схема, образец, инструкция

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
  • С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
  • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

  • 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
  • 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
  • 15 лет – для научной документации.
  • 5 лет – для кинодокументов.
  • 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

  • Дата составления описи.
  • Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
  • Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

  • Контроль группировки документов в деле.
  • Подшивка.
  • Нумерация листов.
  • Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
  • Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

  • Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
  • Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
  • Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
  • На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
  • Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

  • Количество листов в деле (цифрами и прописью).
  • Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
  • Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

( Пока оценок нет )

ru-act.com

Как правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

  1. Удалить скрепки, скобы из документа.
  2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
  4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
  12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Как правильно сшить документы

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
    • Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  • Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

    Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

    На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

    Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

    Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

    Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

    В две дырки

    Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

    • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
    • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
    • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

    На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

    В три дырки

    Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

    После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

    Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

    Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

    На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

    На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

    Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

    Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

    В четыре дырки

    Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

    В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

    В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

    Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, пр

    codex-rf.ru

    Делопроизводство как сшить документы. Как правильно сшивать документы ниткою. Требования сшивать документы. Как правильно сшить документы и заверить

    Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам. Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса. Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.

    Содержание статьи

    Требования сшивать документы

    К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки. Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь. Только так можно избежать ошибок при сшивке.

    Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия. Такой вид сшивки считают основным. 

    Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея. Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям.

    Каждая государственная организация предъявляет свои требования. К ним относится вид сшивания, заверения и т.д. Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.

    Какими нитками сшивать документы

    Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.


    Где сшить документы, в каком месте

    Сшивка проводится только по левому краю. Именно с этой стороны по стандарту располагаются поля. Сшитые листы должны быть идеально расположены, без выступов. Отверстия для сшивки прокалываются на одинаковом расстоянии, так как от них зависит аккуратность и эстетичный вид будущей папки.

    Намечают места для прокола только на одинаковом расстоянии. Стандарт по 3 см между проколами. Отступы от левого края до отверстия не менее 1,5-2 см. Такого правила придерживаются при сшивке документов по предложенным ниже схемам.

    Как правильно сшивать документы ниткой

    К любой работе нужно подготовиться, особенно если это касается документации. Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться. Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам.

    • В первую очередь нужно сложить листы в необходимой последовательности. Затем зафиксировать их по краям. Только после этого можно намечать место под отверстие.
    • Отверстия желательно проделывать одновременно на всей пачке документов. В противном случае листики будут постоянно выползать с какой-то стороны, что крайне не желательно.
    • В готовые отверстия протяните ленту для фиксации. После можно приступать к сшивке.
    • Сшивку проводят по одной из ниже приведенных схем. Прошивку нужно повторить дважды, только после этого завязывать узелок.
    • После завершения шитья аккуратно вынимается лента..
    • В окончании на узел приклеивается небольшой листик/фиксатор.
    • На фиксаторе необходимо прописать количество листов в папке, поставить дату, подпись.

    Сшивка всегда начинается и заканчивается на тыльной стороне папки с документацией.

    Тонкости прошивки описаны в разделе подготовка образца. Кроме этого, там же размещены рекомендации как избежать ошибок в заверении, описи на фиксаторе.

    Как сшить документы на 2 дырки, образец

    Самым легким и быстрым считают сшивку по схеме 2. К сожалению, она не надежна, поэтому используется намного реже, чем схема 3 и 4.

    • Для сшивки нужно сложить бумаги в правильной последовательности. После чего отметить карандашом места для проколов.
    • По готовым отверстиям дважды протягивается нить, после чего ее хвосты выводятся на тыльную сторону. Правила сшивания нитью читать тут.

    • На тыльной стороне нить закрепляется узлом. Желательно двумя, не менее.
    • Длинные хвостики не обрезают, их нужно будет заклеить фиксатором, затем составить опись.
    • В завершении ставят подпись и печать.

    Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

    Как сшить документы на 3 дырки, образец

    Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.

    Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см. Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут. Ширина между проколами и отступом стандартная.

    Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз.

    Действие 1

    Действие 2

    Действие 3

    Действие 4

    Действие 5. Завязывание узла

    Действие 6. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца..

    Как сшить документы на 4 дырки, образец

    Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д. Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см. Правила сшивания документации нитью читать тут.

    Техника сшивки документации по схеме 4 рассчитана на 11 действий.

    Действие 1

    Действие 2

    Действие 3

    Действие 4

    Действие 5

    Действие 6

    Действие 7

    Действие 8

    Действие 9

    Действие 10. Завязывание узелка.

    Действие 11. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

    Как сшить документы пружиной

    Изначально давайте разберемся в пружинах. Они могут быть металлическими, либо пластиковыми. Металлическая подойдет максимум  для 100 листов. Пластиковая может использоваться для соединения 450 листов.

    Такой вариант скрепления подойдет для выписанных журналов, документации не первой важности. Документы, которые нужно сдавать в архив, предоставлять в налоговую, для регистрации предприятия и т.д., не могут так сшиваться. Такой метод сшивки не предусмотрен ни ГОСТом, ни положениями.

    Сшитые документы на пружину с легкость заменяются. Именно поэтому, единственно правильный вариант сшивки – нить, заверение подписью, печатью.


    Как сшить документы для налоговой по требованию

    В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.

    • Документы должны быть сложены по периодам.
    • В подготовленной папке должна находиться опись.
    • Папка сшивается по схеме 3. Полное описание ознакомиться тут.
    • В папке для проверки можно сшить не более 150 страниц.
    • Нумеруют со страницы следующей за описью.
    • Сшивку выполняют в несколько слоев нитки. Минимально две, максимально четыре.
    • Формирование узелка и размещение фиксатора только на тыльной стороне папки.
    • Листик/фиксатор имеет прямоугольную форму 5 на 5 см.
    • Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

    Важно! Передавая сшитую папку инспектору, обязательно приложите сопроводительный лист. В нем указывается полный перечень предоставленных документов, инспекция, в которую предоставляется папка.

    Инспектор имеет права запросить оригиналы для проверки копий. Предоставляется папка только с поверкой, правильно сшитая. В противном случае ее вернут на доработку. Согласно постановлению Минфина от конца 2015 года, заверяется вся сшивка целиком на последней странице. Подпись и печать ставят только в оригинале, иначе рискуете получать штраф в сумме 200 р.

    Заверять папку могут только уполномоченные лица, либо руководители. Полномочия прописываются в приказе, либо инструкции. Доверенность от руководителя не дает права подписи.

    Важно! Предоставить заверенную папку с копиями можно только при наличии оригиналов. В предоставляемом сопроводительном листе обязательно указывается место хранения оригинала.

    Как сшить документы для архива

    При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила. Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.

    Правило 1. Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки.

    Правило 2. Лист/опись с названием вложенных документов. Его расположение сразу под обложкой.

    Правило 3. Листы складываются  и нумеруются строго согласно описи. Порядковый номер в описи и листе должны совпадать.

    Правило 4. Предпоследняя страница в папке лист/заверитель. В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления).

    Правило 5. Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке.

    Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4. Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

    Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см. Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

    Важно! При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.

    Как сшить документы на уголок

    Сшивка углом возможна только для первичной документации, например кассовых отчетов. Этот вариант подразумевает сшивку в левом верхнем углу.

    • Шить начинают только с тыльной стороны.
    • Прошивку повторяют дважды, после чего с тыльной стороны нужно завязать узелок.
    • Концы нити, так же как и при стандартном варианте прошивки нужно оставить не менее 10 см.
    • В завершении нить и узелок прячут под фиксатором.

    Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

    Данная техника прошивки позволяет использовать для сшивки ленту. Уголки можно дополнительно защищать цветным картоном, либо плотной бумагой. Они гарантируют меньшую изнашиваемость документа.

    Подробная инструкция по прошивке документов уголком предоставлена в видео ролике.

    Подготовка образца

    Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности. Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.

    Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.

    1. Обложка/лицевая часть.
    2. Титул/опись.
    3. Документы.
    4. Опись/заверитель.
    5. Обложка/тыльная часть.
    6. Лист/фиксатор узелка.

    Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет. Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.

    После того, как завяжется узелок, необходимо наклеить лист/фиксатор — мини опись. Он может быть нескольких видов. Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее.

    Предприниматели, которые не имеют печати, могут заверять подготовленную сшивку только подписью.

    Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать. Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа. Только так можно защитить сшивку от подделки документов.

    Обратите внимание на ГОСТ. Использование любых оттисков не допустимо. Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью.

    Видео как сшить документы

    Подводим итоги:

    Подготовка документации для сшивки требует определенных знаний. Доверять такое ответственное дело человеку без должных навыков довольно рискованно. В некоторых случаях возврат документов на доработку может принести немало хлопот. И дело тут вовсе не в репутации предприятия, а в проверках и штрафах. Зачастую, при обнаружении ошибок налоговая инспекция требует оригиналы, либо выезжает на проверку.

    В таком деле важно все, нитки для шитья, прозрачность фиксатора на тыльной стороне сшивки, аккуратность сборки. Всегда уточняйте у инспектора о правилах сшивки. У каждой организации могут быть свои правила, которые несколько отличаются от стандартов.

    luckclub.ru

    Как правильно сшить документы нитками и заверить их

    В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

    Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

    Как правильно cшить документы нитками

    Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

    Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

    Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

    В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

    С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

    С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

    Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

    На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

    Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

    Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

    Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

    Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

    Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

    Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

    Видео: как прошить документы в большой папке для архива

    Видео:  в некоторых случаях документы сшивают на уголок

    Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

    Как заверить прошитые документы

    Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

    «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

    и печатью ___ (_______________________) лист___».

    Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

    Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

    Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

    Подготовка  документов для регистрации ИП

    Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

    • Копия паспорта.
    • Заявление на регистрацию ИП.
    • Квитанция на оплату госпошлины.
    • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

    При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

    Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

    Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

    Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

    Загрузка…

    delatdelo.com

    Подшивка документов. Как правильно подшить документы?

    До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти — достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

    Пустяковое дело?

    На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью — мы попробуем разобраться в данном вопросе.

    Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь — о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.

    Начнем с обложки

    Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки. И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

    Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

    Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

    Поговорим о нумерации листов

    Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь — нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не «заползать» на текст. К общей нумерации листов не относится опись документов.

    Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно — каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц — свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

    Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

    Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

    Исправление ошибок и опись документов

    В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

    Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

    Как правильно подшить документы нитками

    Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются банковским шпагатом, суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

    В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно — ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

    Советы для удобства

    Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему «не по зубам». Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

    Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее — 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

    Как прошивают на 3 дырки

    Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

    Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

    Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

    Заверительная надпись

    Следующий этап после нумерования и прошивки — снабжение нашего дела заверительной надписью. Что это такое? Это наклейка размером 4х6 см с текстом «Прошнуровано и пронумеровано … листов» (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

    И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

    Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она — документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

    Что и зачем прошиваем

    В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

    Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

    Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше — всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры — заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

    Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

    Вернемся к технологиям подшивки

    Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой — чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

    Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

    Механизм станка

    В основе этих систем или станков — классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

    Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также — возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

    Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами — в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

    Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

    Прогресс не стоит на месте

    Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

    Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.

    fb.ru

    Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово, инструкция, порядок

    Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.

    Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?

    Какие документы сшивают в делопроизводстве?

    В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет. Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми.

    Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке.

    Зачем сшивать документы?

    Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.

    К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места.

    Оформление документов для налоговой

    Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

    Однако регистрирующий орган вовсе не обязан проверять правильность расположения страниц в предоставленных документах. Вот почему нужно хотя бы скреплять скрепкой те документы, которые впоследствии вернутся к вам с отметкой регистрирующего органа (например, устав организации).

    Законодательное регулирование

    • Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.
    • ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
    • Инструкции Центрального банка по документоведению
    • Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)

    Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России? Ответ содержится в этой статье.

    Как правильно сшивать документы в делопроизводстве?

    Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово

    Шаг 1. Комплектация

    • Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.
    • Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.
    • Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.

    Шаг 2. Нумерация

    Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.

    Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.

    Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.

    Шаг 3. Подготовка

    1. Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь. Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
    2. Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
    3. Подбор материалов:
    • Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).
    • Канцелярский клей (или жидкое стекло)
    • Папиросная бумага 4 на 5 см.
    • Шило.
    • Картон

    Шаг 4. Обложка

    1. Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.
    2. Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг.
    3. Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона.

    На обложке укажите:

    • Название организации
    • Какое подразделение (например, бухгалтерия).
    • Индекс и название дела.
    • Срок хранения.
    • Номер тома.
    • Число подшитых листов
    • Дата подшивки.

    Шаг 5. Пробивка отверстий

    Рекомендуется делать пять отверстий, но если блок невелик, можно делать и меньше. Находиться они должны слева на полях, не задевая текст. Отступ от края – 1,5-2 см. Расстояние между проколами – не менее 3-х сантиметров, располагаться отверстия должны строго по вертикали.

    Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола.

    Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся тут.

    Шаг 6. Прошивка

    Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.

    На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания.

    Прошиваются документы дважды.

    При трех проколах: начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити.

    С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.

    Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол.

    Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне.

    Оставьте также не менее семи сантиметров нити. Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.

    Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху.

    Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны.

    После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити.

    Шаг 7. Опечатывание и заверение

    Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.

    Концы нитей должны свободно болтаться. Когда клей просохнет, нужно сделать заверительную надпись: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___».

    Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется – читайте в публикации по ссылке.

    Образец заверительной надписи.

    Обычно заверяет документ подписант оригинала. Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта.

    Количество листов укажите и цифрами, и прописью. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Отобразите характер имеющихся документов (например, чертежи).

    Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте здесь.

    Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать.

    Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее. Можно воспользоваться и сургучной печатью.

    Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем. При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их.

    До тех пор, пока ФНС не издаст конкретное распоряжение с запретом на данное действие, лениться сшивать документы прошивочной иглой не стоит. В случае же с оформлением архивных томов лени и вовсе быть не должно.

    Как правильно сшивать документы более одного листа? Смотрите следующий видео-урок:

    fbm.ru

    Об авторе

    alexxlab administrator

    Оставить ответ