Как поставить электронную подпись на документ: Как подписать документ с помощью ЭЦП

Содержание

Подписать документ присоединенной ЭП | СБИС Помощь

Подписать документ присоединенной ЭП

Чтобы создать документ с присоединенной ЭП, можно использовать различные программы. Для электронного письма — почтовый клиент, для документов в форматах *.doc, *.docx — Word, для pdf-файлов — Adobe Acrobat или Adobe Reader.

Подписывать документ Word электронной подписью нужно, когда он полностью готов. После этого файл станет доступен только для чтения. Если вы внесете в него изменения, все подписи станут недействительными.

Microsoft Office Starter и web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают работу с электронной подписью.

Системные требования

Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 или Microsoft 365 (подписание доступно только в версии рабочего стола, но не во всех подписках).
КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
КриптоПро Office Signature 2.0.

Подписать документ

Посл того как вы внесли окончательные изменения в документ Word, подпишите его.

Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
Нажмите «Подписать».

Проверить, кто и когда подписал документ

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» вы увидите, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию, кликните подпись правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Документ нужно будет подписать заново.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Лицензия

Чтобы приобрести лицензию, свяжитесь с менеджером.

В Microsoft Outlook можно использовать ЭП для защиты и шифрования информации, а также расшифровки входящих писем. Подпись защищает документ от изменений и подтверждает авторство, шифрование гарантирует конфиденциальность информации. Чтобы подписывать и шифровать письма, приложение нужно настроить. Разберем, как это сделать, на примере версии Outlook 2010.

Настройте Outlook

Откройте Outlook и выберите пункт меню «Файл/Параметры/Центр управления безопасностью».
Нажмите «Параметры центра управления безопасностью».
Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры».
В поле «Сертификат подписи» нажмите «Выбрать» и укажите ЭП, которая будет использоваться для подписания, шифрования и расшифровки сообщений.
Выбрать можно только сертификат, в описании которого email совпадает с учетной записью Outlook.
Вернитесь на вкладку «Защита электронной почты».
Чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически, включите режимы «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям». Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма.
Установите режим «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом», чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.

Отправьте подписанное сообщение

Нажмите «Создать» или выберите пункт меню «Файл/Создать/Сообщение».
Выберите получателя в поле «Кому» и введите тему сообщения. Если письмо будет содержать файлы, добавьте их в письмо — нажмите «Вложить файл».
Когда сообщение будет готово к отправке, нажмите «Отправить».

Получите сертификат абонента для шифрования сообщений

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение адресату, нужно сначала обменяться с ним сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

Откройте входящее письмо с ЭП.
Установите курсор на адрес отправителя и, нажав правую кнопку мыши, выберите «Добавить в контакты Outlook». В блоке «Показать» выберите «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат отправителя уже есть в вашей адресной книге.
Нажмите «Сохранить и закрыть». Если абонент с таким адресом уже существует, программа предложит добавить новый контакт или обновить сведения. Выберите второй вариант — в контакт добавится новый сертификат, который будет использоваться по умолчанию.

ЭП защищает документ от изменений и подтверждает авторство. Поэтому электронная торговая площадка или контрагент могут запросить файл, подтвержденный электронной подписью. Чтобы установить ЭП под pdf-документом, вам потребуются:

Настроить Adobe Acrobat или Adobe Reader

Установите КриптоПро PDF.
Откройте Adobe Acrobat или Adobe Reader.
Нажмите «Редактирование/Установки/Подписи».
В блоке «Создание и оформление» кликните «Подробнее».
Убедитесь, что в поле «Метод подписания по умолчанию» выбрано «КриптоПро PDF».

Подписать документ

Откройте документ в Adobe Acrobat или Adobe Reader.
Перейдите на вкладку «Инструменты» и выберите «Сертификаты».
Нажмите «Поставить цифровую подпись» и выделите область документа, в которой будет отображаться штамп об ЭП.
Выберите сертификат в списке и нажмите «ОК».
В открывшемся окне, ничего не меняя, кликните «Продолжить».
Выберите шаблон оформления штампа об электронной подписи или создайте свой. Нажмите «Подписать».
Укажите имя файла и каталог, в который хотите сохранить подписанный документ.

Проверить подпись

При открытии документа в Adobe Acrobat или Adobe Reader все подписи проверяются автоматически. Чтобы посмотреть результат проверки, кликните левой кнопкой мыши штамп об ЭП.

Подробнее о работе с ЭП в Adobe Acrobat и Adobe Reader читайте в инструкции разработчика.

Лицензия

Для КриптоПро CSP — на год, бессрочная или включенная в состав ЭП.
На КриптоПро PDF лицензия не требуется, если этот модуль используется в Adobe Reader. Для работы в Adobe Acrobat потребуется лицензия как на само приложение, так и на КриптоПро PDF.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Вы хотите поставить цифровую подпись с помощьюкомпьютера

Знали ли Вы, что с помощью mobiil-ID можете подписывать документы? А то, что поставленная с помощью mobiil-ID подпись юридически приравнивается к собственноручной подписи?

Для дачи подписи в клиенте DigiDoc4 у Вас есть две возможности:

Найдите документ, ожидающий подписания, с помощью менеджера файлов своего компьютера и нажмите на документ правой кнопкой мыши. Если в открывшемся меню есть ссылка «Подписать дигитально» (ссылка со значком DigiDoc4 или др.), нажмите на нее и функциональность подписания клиента DigiDoc4 откроется автоматически.

Другой вариант — самостоятельно открыть DigiDoc4 и нажать на выбор «Подпись» в находящемся там справа меню. Вам будет предложена возможность перетащить документы по экрану в DigiDoc4 клиент или добавить их, нажав на кнопку «… или загрузите файл с диска».

Если хотите, можете одновременно подписать и несколько файлов, для этого нажмите на ссылку «+ добавить файлы».

Все одновременно подписываемые документы добавляются в один конверт с документами.

При необходимости добавьте Роль. Что значит и как добавить роль подписывающего?

Перед подписанием убедитесь в том, что добавили все файлы, которые хотите подписать одновременно и нажмите на кнопку «Подписать с помощью mobiil-ID«.

Теперь DigiDoc4 запрашивает у Вас номер телефона и личный код. Введите их, убедитесь в том, что предоставленные данные верны и нажмите на кнопку «Подписать«.

Через несколько секунд как на экране DigiDoc4, так и в сообщении на Вашем телефоне должен появиться контрольный код.

Проверьте, совпадают ли коды, отображающиеся в клиенте DigiDoc4 и на экране мобильного телефона. Если контрольные коды совпадают, нажмите на мобильном кнопку Accept.

После это телефон запросит у Вас PIN2-код mobiil-ID. Введите его и нажмите ОК/Send.

Если подписание пройдет успешно, Вы увидите на главном экране документы, находящиеся в дигитально подписанном конверте и информацию о поставленной подписи.

Важно! Изменить содержание подписанного конверта нельзя, но Вы можете добавлять и удалять подписи.

Добавление своей подписи к уже подписанным файлам:

Сохраните полученный по электронной почте документ на своем компьютере.
Откройте подписанный документ с помощью клиента DigiDoc4.
Добавьте свою подпись.

как правильно поставить усиленную цифровую подпись — программы, подписание файлов с помощью ЭЦП, как расписаться в доверенности, заверить архив, фото, договор, письмо, декларацию, заявку

Современные бизнес-процессы требуют возможности решать проблемы быстро и дистанционно. Поэтому возникает много вопросов, как подписывать документы и другие файлы электронной подписью (ЭЦП) — лучше вставить в текст или прикрепить отдельно, какой софт использовать.

Рассказываем подробно обо всех возможных вариантах, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный формат работы с документооборотом компании.

Что это такое

До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.

На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.

Среди преимуществ:

высокий уровень надежности и защиты от подделки;

можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.

Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.

Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.

Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:

«Криптопро CSP»;
Signal-com CSP;
«Лисси CSP»;
Vipnet CSP.

Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.

Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Это первый вариант, который понадобится для некоторых видов ПО. Скачать его можно с официального сайта госуслуг или производителя данного программного обеспечения. Установка автоматизированная и не потребует много времени. Единственное, что если на компьютере уже была установлена другая версия — ее нужно будет полностью удалить с помощью контекстного меню, а затем уже устанавливать новое ПО.

Для формата Word и Excel

Большинство предприятий до сих пор ведут документооборот именно в этом формате. Например, договоры или исковые заявления, бланки в государственные органы и много другое. Если используется этот формат, потребуется специальное обеспечение, имеющее совместимость с конкретной версией. Также стоит иметь в виду, что если заверять бумаги, которые создавались в Word 2007, то проверить подлинность можно будет только в аналогичной программе.

В офисном ПО есть стандартный функционал «Подписать документ», однако он не придает юридической силы. Поэтому необходимо специальное расширение, например, КриптоПро Office Signature или любую другую КСЗИ.

Сначала скачать прогу и установить ее, затем загрузить специализированный модуль для Office. Когда все сделано, в самом Word и Excel перейти во вкладку «Сервис», далее выбрать «Параметры», затем «Безопасность» там уже будет «Цифровые подписи». В них останется только указать, что подписывать через конкретное ПО и сертификат.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Если требуется удостоверить PDF-док, то здесь подойдет отдельный модуль. Для начала важно, чтобы на компьютере были установлены Adobe Reader или Acrobat, которые позволят работать с файлами такого типа. Затем устанавливается специальный совместимый с этим ПО плагин, например, КриптоПро PDF. Модуль идет совместно с Reader-ом, его использование бесплатно. В других случаях придется купить лицензионную версию по окончании тестового периода.

Дальше произвести настройку, которая позволит пользоваться сертификатом. Для этого скачать и настроить версии для Reader — DC, а для Acrobat — Pro. В отличие от Офиса, не придется долго искать функции по меню. В верхней командной строке будет специальный пункт, дальше останется только подписать и отправить в нужную инстанцию.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Установить отдельную программу

Предыдущие варианты подходят исключительно для подписи документов в конкретном формате. Для видеозаписей, фотографий, электронных баз и других материалов, потребуется не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все КСЗИ ПО имеет различные версии с отличающимся функционалом, который подходит для некоторых типов расширений. Есть демо-период, в течение которого доступны все функции бесплатно, а затем нужна покупка лицензии.

Можно подписывать как из самой программы, так и выбрав значок в контекстном меню. При выборе задания ПО предложит:

отметить файл или заверить целую папку, файловое хранилище;
будет встроенной или сгенерированной отдельно;
название и вид сертификата.

Стоит учитывать, что если использовать софт в базовой бесплатной версии, то будет доступна только стандартная цифровая, без возможности проверки статуса и времени подписания.

Как подписаться электронной подписью с помощью программы ViPNet CryptoFile

Это одна из самых часто используемых утилит для дистанционного заверения документальных файлов. Однако потребуется провести настройку рабочего места, чтобы использовать данную прогу. Для этого требуется:

Скачать утилиту с официального сайта в разделе продуктов и услуг. Выбираем нужный сервис, версию и загружаем установочный файл. Чтобы началась загрузка, понадобится небольшая регистрация с заполнением формы, указанием Ф. И.О., электронной почты и соглашением с правилами использования. На email придет ссылка для начала закачки.
Дистрибутив запускаем, дальше откроется инструкция по установке, следуя которой поставить ПО. Интуитивно простой интерфейс позволит это сделать даже не продвинутым пользователям.
Следует учитывать, что для работы потребуется еще и ViPNet CSP. Это обеспечение для цифровых подписей работает только совместно с ним. Есть на том же официальном ресурсе. Все действия аналогичны предыдущим. На этапе открытия придется зарегистрировать утилиту. Это можно сделать по подсказкам в открывающихся диалоговых окнах.

После этих действий, которые не займут много времени, в доступе будет лицензионная прога со всем доступным функционалом. При первом запуске нужна настройка, которая тоже интуитивно понятна, к ней также есть подробная инструкция. Главное — это указать сертификат, с которым будет вестись работа. Для этого перейти в настройки, выбрать «Задать», затем уточнить название. Для этого флешка с ним должна быть вставлена в компьютер. Осталось добавить ресурсы и создать.

Как ставить электронную подпись на документ с КриптоАРМ

С официального источника, следуя инструкциям скачать данную утилиту и установить ее на компьютер. Удобство проги состоит в том, что ее не нужно запускать отдельно. Значок с предложением поставить ЭЦП появляется в специальном меню. Его можно увидеть при нажатии правой мышкой на документ, который требуется подписать. При наведении на КриптоАРМ откроется окно, где мы выбираем, что сделать:

подписать;
зашифровать;
расшифровать.

В этом случае будем подписывать, соответственно отмечаем этот вариант. Дальше откроется мастер создания ЭЦП, который будет включить 5 этапов. Не стоит пугаться, они быстрые, простые и не займут больше пары минут:

Выбор файлов. В окошке появится именно тот вариант, на который мы нажали правой кнопкой мыши. Сюда предложено добавить и другие, если необходимо создать цифровые подписи для нескольких бумаг. Есть кнопка для просмотра, что позволит выбрать именно то, что требуется.
Формат. Здесь просто, отметить кодировку вручную или по умолчанию.
Параметры. Предстоит определиться, нужно, чтобы заверение было встроенным, либо было на выходе отдельно.
Сертификат. Из доступных выбираем тот, которым обладает человек, создающий подпись.
Завершение. Программа выдаст сводную информацию, что вы выбрали в предыдущих этапах. Ее следует проверить, все ли соответствует требованиям, а затем завершить работу с мастером — «Готово».

На этом работа с утилитой закончена, ЭЦП создана, можно отправлять в нужные инстанции.

Если установлена программа Adobe Acrobat

Для начала необходимо установить КриптоПро PDF. Далее нужно открыть программы для чтения PDF-файлов и произвести настройку. Для этого в пункте верхнего меню ищем «Редактирование», «Установки», затем — «Подписи», где следует указать установленный ранее модуль.

Дальше в документе во вкладке Инструменты выбираем Сертификаты и устанавливаем тип. После этого можно ставить цифровую роспись. При первом использовании могут открываться дополнительные окна. Если в них есть фраза о том, чтобы перетащить прямоугольник — нажимаем на эту кнопку. В следующем, которое предлагает сохранить сертифицированный пдф-файл, жмем на ОК. Далее нужно определить область, где будут видны цифровые кодировочные знаки. В следующем открытом окошке будет список доступных эл.сертификатов, выбираем необходимый нам и снова на ОК. В последнем диалоге соглашаемся с предложениями и подписываем.

Как подписывают договора ЭЦП, если установлена программа Adobe Reader

Первые действия аналогичны предыдущему варианту, меняется только конечное подписание, нужно выбрать «Заполнить и подписать». Дальше вкладка, где написано про работу с сертификатами, а затем собственно, проставляется подпись.

Воспользоваться веб-сервисами

Самый современный вариант — это через веб-документ. Он не потребует длительной загрузки и установки ПО на персональный компьютер, защитит от угрозы заражения вирусами при скачивании с посторонних ресурсов, не будет занимать лишнее место, и сделает работу с любыми видами файлов максимально комфортной.

Для этого используйте сетевой сервис Контур.Крипто. Через него легко выполняются все те же функции, что и из стандартных утилит:

проверить подлинность;
зашифровать;
получить расшифровку.

Особенно удобно то, что как и при использовании проги на компьютере, есть возможность подписывать целые файловые хранилища, а не отдельные страницы. Также дополнительно функционал оснащен функцией коллективных подписей, где генерация цифрового ключа будет включить заверение двух и более человек. Например, когда требуется подписать документы генеральным директором и бухгалтером. Не придется каждому открывать и заверять, можно сделать это за один раз.

Чтобы начать работать:

пройти регистрацию на официальном сайте;
после этого начнется автоматическая загрузка и установка модуля, которая займет несколько секунд времени.

После открыть расширение и загрузить туда нужные файлы, объемом до 100 Мб.

Веб-сервис совместим исключительно с ОС Microsoft Windows, проверка доступна в любой программе КСЗИ.

Сравнение программного обеспечения

ПО	КриптоПро	КриптоАРМ	Контур.Крипто
Цена	Платно	Тестовый бесплатный период	Полностью бесплатный функционал
С какими форматами работает	Word, Excel, PDF	Все	Любые
Коллективная подпись	Доступно	Есть	Можно создавать
Размер документов	Любой	Ограничений нет исключительно в лицензионных версиях	100 Мб
Вид	Присоединенная и отсоединенная	Встроенная и отдельным файлом	Только доп. документом с расширением .sig
Проверка	Свободно	Только при покупке лицензии	Есть
Расшифровка	Доступна	Платно	Можно пользоваться без ограничений

В результате, если нужно подписывать небольшие по размеру файлы, нет определенных требований по тому, будет ли встроенная или отсоединенная подпись, самым доступным вариантом станет веб-плагин Контур.Крипто. Его можно открывать в любом браузере, использование всего функционала бесплатно. Для сложных операций подойдет лицензионная версия КриптоАРМ.

Какую ЭЦП оформить для решения кадровых задач

Если на предприятии есть необходимость автоматизации — каждому работнику необходимо обладать собственными электронными подписями, а доступы сотрудникам с правом заверения можно будет выдать сразу после установки системы:

простая — подойдет для самых легких задач, например, оформления табеля учета рабочего времени, может быть оспорена в суде;
неквалифицированная — проведение инструктажей, ознакомление с требованиями законодательства, пожарной безопасностью и др. ;
усиленная квалифицированная — подписание договоров, важных нормативных актов.

Компания «Клеверенс» поможет автоматизировать бизнес-процессы с помощью специального софта и оборудования. Наши продукты помогут быстро оптимизировать работу на предприятии, а также создать грамотную управленческую систему с минимизацией трудовых и временных затрат для лучшего функционирования компании.

Заключение

Теперь вы знаете, как правильно подписать или заверить документ, письмо, заявку, архив, фото, доверенность, заявление, декларацию, договор или любой другой файл простой, усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной цифровой подписью (с помощью ЭЦП), какая программа для подписания подойдет, куда вставить этот элемент. Процесс несложный, практически идентичен для каждого варианта ПО, не занимает много времени и ресурсов. Подходит при автоматизации бизнес-процессов.

Количество показов: 1206

Как подписать документ онлайн или считать электронную подпись в «Дія» — инструкция

24 апреля, 2020, 14:30

62216

22 апреля Министерство цифровой трансформации в лице министра Михаила Федорова представило новый сервис на портале Дія — подписание документов онлайн.

Сервис позволяет обмениваться документацией на карантине, не выходя из дома или офиса, без необходимости отправлять оригинал курьером. Законодательство Украины разрешает использование электронных документов, поэтому подписанный таким образом doc или pdf (нат самом деле, формат не имеет значения) приравнивается к официальному бумажному документу с мокрыми печатями и подписями.

Он бесплатный и доступен для всех, а не только зарегистрированных пользователей. Однако, чтобы им воспользоваться, вам понадобится ЭЦП или КЭП, выданный сертифицированный центром (полный перечень здесь).

AIN.UA сделал подробную инструкцию, как подписать, проверить и прочесть такой документ.

1. Подписать документ

Заходим на портал «Дія», переходим в меню «Услуги» — «Предпринимательство» — «Подписание документов». Сервис также доступен на главной странице в разделе «Популярные услуги» для граждан и бизнеса.

Переходим на страницу сервиса. Нажимаем «Подписать документы».

Подписание документа с помощью сервиса займет не более 3 минут. На открывшейся странице вас попросят загрузить ЭЦП или КЭП. Для того нужно загрузить файл ключа со своего компьютера или просто перетащить его в окно сервиса, а затем выбрать центр сертификации, которым он выдан. Например, АЦСК АТ КБ ПриватБанк для квалифицированного цифрового ключа, выданного банком — ранее мы рассказывали, как получить его онлайн.

Вводим пароль к ключу и нажимаем «Далее». Сервис считает ключ и покажет ваши данные из реестра.

Нажимаем «Продолжить». Теперь нужно загрузить с компьютера документ, который надлежит подписать. Он может быть любого формата — сервис не выдает никаких ограничений. Для примера я загрузила с сайта налоговой бланк заявления на применение упрощенной системы налогообложения в формате doc.

Нажимаем «Продолжить». Теперь нужно наложить на документ свою подпись. Так как ваш ключ уже верифицирован, подпись накладывается автоматически — вам нужно лишь это подтвердить нажатием кнопки «Подписать».

После подписания, сервис предложит вам загрузить на компьютер p7s-файл — это и есть ваш подписанный документ.

Если скачивание не началось автоматически, можно запустить его вручную, нажав на кнопку «Загрузить».

Вот так будет выглядеть файл с подписанным документом на компьютере:

Вы также можете загрузить квитанцию, которая является официальным подтверждением того, что документ был подписан. Однако на сегодня эта возможность все еще работает нестабильно — создать квитанцию мне не удалось.

Допустим, вам нужно несколько подписей на документе. Это не проблема. Просто перешлите файл своему партнеру или контрагенту, и он сможет подписать его на своем компьютере с помощью собственного электронного ключа.

2. Проверить подпись на документе

Допустим, ваш контрагент присылает вам p7s-файл — как убедиться, что он его подписал и проверить содержание самого документа?

Для этого нужно зайти на портал «Дія» — «Услуги» — «Предпринимателям» — «Подписать документы», нажать на кнопку «Подписать документ» и на открывшейся странице сервиса справа перейти по ссылке «Проверить подпись».

Загрузите полученный p7s-файл и нажмите на кнопку «Проверить».

Сервис считает подпись и покажет сведения о подписантах — вы увидите их ФИО, налоговый номер и дату подписания.

Чтобы наложить на этот файл свою подпись, нажмите «Продолжить», а затем «Подписать».

3. Прочитать документ

Здесь же файл можно загрузить в оригинальном формате, чтобы прочитать его содержание. Для этого нужно нажать на кнопку «Загрузить».

В «Дія» акцентируют, что непосредственно содержание документа не передается на сервера сервиса — они хранятся только на компьютере и в браузере пользователя. Поэтому все данные в нем остаются строго конфиденциальными.

Важно знать

Подписанный таким образом электронный документ имеет юридическую силу и может предъявляться в государственные органы Украины на равне с аналоговыми документами. Но есть нюансы.

Электронный документ нельзя распечатать. Его бумажная копия не является документом, так как оригинальность документа подтверждает именно электронная подпись автора, которую напечатать нельзя.

При необходимости можно распечатать такой документ и квитанцию с информацией о наложенной на него подписью. Распечатанные документы необходимо заверить собственноручной подписью.

Электронный документ работает только с украинскими контрагентами. Заключить электронный договор с иностранной компанией нельзя. Для этого сперва необходимо заключить международное соглашение о взаимно признании электронных доверительных услуг, выданных за рубежом.

Вы можете использовать сервисы с наложением электронного отображения собственноручной подписи, как Docusign. Но при условии предварительной договоренности в порядке электронной идентификации участников в таких отношениях. Рекомендуется это делать только, если уверены в контрагенте. Согласно украинскому законодательству такая подпись имеет низкий уровень доверия, а его целостность сложнее доказать в суде.

Как подписывать документы с помощью Smart-ID?

С ноября 2018 г. Smart-ID считается QSCD (качественным устройством для создания подписи). Это означает, что электронные подписи, поставленные посредством Smart-ID, обладают такой же юридической силой, что и собственноручные (уровень QES), и принимаются на всей территории Европейского союза. Подробнее об уровнях электронных подписей читайте здесь.

Подписывать документы с помощью Smart-ID нетрудно.

Во-первых, проверьте, что ваша учетная запись Smart-ID имеет необходимый для этого уровень, открыв пункт меню «Данные пользователя» (User info) в приложении Smart-ID. Если в нем указана Smart-ID квалифицированная электронная подпись (Smart-ID Qualified Electronic Signature), то все в порядке. Если же в нем указано что-то другое, вам нужно повысить уровень своей учетной записи: обновите приложение, удалите имеющуюся учетную запись и зарегистрируйте новую.

Существует несколько способов подписать документы:

Используя услуги онлайн-подписи: вы можете использовать Smart-ID, чтобы подписывать документы с помощью порталов подписания Dokobit или Lahdes.
Установить приложение: если вы используете iPhone, можете скачать приложение Dokobit.
Программа DigiDoc4: вы можете подписывать или проверять действительность документов непосредственно в вашем компьютере, используя новейшее эстонское программное обеспечение DigiDoc4 Client. К сожалению, использование латвийских и литовских персональных кодов в нем ограничено, поэтому DigiDoc4 можно пользоваться только в коммерческом режиме.
Опробуйте надстройку для вашего компьютера: вы можете подписывать документы прямо в Microsoft Word, используя надстройку Dokobit.

Просим учесть, что документы, заверенные электронной подписью, бывают разных форматов, не все из которых поддерживаются повсеместно. Если у вас есть выбор, рекомендуем отдать предпочтение формату файла asice – это стандарт для всех стран Европейского союза (ваши подписанные документы будут выглядеть следующим образом: имяфайла. asice).

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации

Законом предусмотрены два типа электронных подписей: простая и усиленная. Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная.

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно.

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

Для того чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью необходимо выполнение в том числе одного из следующих условий:

простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

При этом закон не уточняет, кто именно может быть владельцем ключа простой электронной подписи, но устанавливает ограничения по ее использованию. Простая электронная подпись однозначно не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

В свою очередь усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи,

позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ,

позволяют обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания,

создаются с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись наравне с вышеуказанными признаками должна соответствовать следующим дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

При этом основное отличие квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи заключается в том, что он должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Другие вопросы по теме

Латвийский государственный портал

Для связи с государственными учреждениями и учреждениями самоуправлений, другими публичными лицами и их учреждениями, судами, принадлежащими к судебной системе лицами и учреждениями, а также оказывающими общественные услуги лицами.

Если переписка с учреждениями осуществлялась по вопросам, которые являются общими и не распространяются на конкретное лицо, надежная электронная подпись не требуется, однако можно использовать ее. Например, если вы хотите узнать в своем самоуправлении, когда будет проведен ремонт дороги самоуправления.

В свою очередь, в отношении таких вопросов, где учреждение должно рассмотреть экземпляр подателя и дать официальный ответ, например, о предоставлении пособия, документ с надежной электронной подписью должен быть подписан обязательными.

Таким образом, каждая письменно представляемая информация или запрос государственным учреждениям и учреждениям самоуправлений может быть представлена с использованием e-документа (Закон об электронных документах), например, затребования информации и справок, заявления, разрешения, документы на получение сертификатов и лицензий, заявление о подаче заявки на учебу, подачу готовых бланков, а также представление отчетов, отчетов и статистики и т. п.

Подписанные в электронной форме документы принимаются также судом Латвийской Республики, где подписанный в электронной форме документ может служить доказательством в судебном процессе.

Документы, подписанные в электронной форме, принимаются также поставщики общественных услуг, например, предприятия, оказывающие услуги по хозяйственному использованию бытовых отходов, почтовые, энергетические, водные хозяйства и другие услуги.

С учреждением в электронной форме можно общаться по ¬ разному, например, используя электронные услуги или э-адрес на портале Latvija.lv или другие каналы связи. Узнайте больше здесь.

Сделки между юридическими лицами

Предприниматели между собой или в переписке с клиентами могут использовать надежной электронной подписи добровольно по взаимной договоренности, например, отправляя счета, акты, договоры, письма и другие документы. Документ может быть подписан отдельно или с использованием систем делопроизводства или бухгалтерского учета, в которых внесена надежная функциональность электронной подписи.

Один документ может быть подписан несколькими лицами, поэтому его можно легко использовать, например, подписать договоры.

Для обеспечения удаленной официальной связи предпринимателям с клиентами

Предприниматели при создании своих порталов и производственных сред могут использовать единый инструмент проверки подлинности (доступа), сэкономляя затраты на приобретение новых инструментов проверки подлинности. Это также преимущество для клиентов — на порталах различных предпринимателей использовать единый инструмент проверки подлинности.

Предприниматели, для получения которых требуется заявление на бланке установленного образца, могут обеспечить публичный доступ к соответствующим бланкам в редактируемой форме, с возможностью их скачивания для возможности их заполнения в электронной форме и подписания надежной электронной подписью. Различные оказывающие услуги электронной подписи лица могут обеспечить дополнительные услуги. Например, предприниматели, использующие интеграцию Dokobit, могут также обеспечить возможность подписания на своем веб ¬ сайте. Она позволяет подписать заполненные электронным способом бланки без скачивания.

Для доверенности лиц

Если вам необходимо уполномочить или получить полномочия распоряжаться, например, с движимой или недвижимостью, можете уладить ее в электронной форме с использованием портала клиентов присяжных нотариусов Латвии www.latvijasnotars.lv. Консультация у нотариуса может проходить в видеорежиме — необходимо удостоверение личности (карта Eid) с пин-кодами. Таким образом, лицо, которое, например, сейчас находится в длительном отсутствии в иностранных государствах, не должно проходить путь в Латвию, чтобы выдать кому ¬ либо доверенность действовать в его интересах – например, решать связанные с обслуживанием собственности и другие связанные вопросы.

Нотариус по выдаче доверенности может выдать его производное (выписку) в форме электронного документа, подписав надежной электронной подписью. Оно может быть отправлено в электронном виде учреждению, которое доверило его.

Электронная подпись PDF-файла в Adobe Reader

Иногда необходимо добавить подпись к PDF-формам. Обычно это включает загрузка документа, печать, подписание, сканирование подписанного документа, а затем отправив его обратно.Вы можете устранить многие из этих шагов, установив Adobe Reader. для Windows или Mac.

Для установки Acrobat Reader

Перейдите на https://get.adobe.com/reader/
Нажмите кнопку Установить сейчас .
а. По умолчанию Acrobat Reader устанавливает расширение Reader для Chrome и Google Хром. Это необязательно, и их не нужно выбирать.
По завершении установки нажмите Готово.

Заполнить форму и подписать документ

Откройте документ и заполните любые поля формы.
Когда вы будете готовы добавить подпись, нажмите кнопку «Заполнить и подписать» слева. меню.
В верхней части документа откроется меню «Подписать».
Нажмите кнопку «Подписать» и выберите «Добавить подпись».
Введите свое имя в строке подписи.

- Необязательно — нажмите Draw, чтобы создать собственную подпись
- Необязательно — щелкните Изменить стиль, чтобы изменить шрифт

Поместите свою подпись на документ и измените размер, перетащив угол поля.
Сохраните документ.

Заполните и подпишите PDF-форму в режиме предварительного просмотра на Mac

Чтобы подписать PDF-файлы, вы можете записать свою подпись с помощью трекпада, встроенной камеры на Mac, iPhone или iPad.

В приложении «Предварительный просмотр» на Mac нажмите кнопку «Показать панель инструментов разметки» (если панель инструментов разметки не отображается), затем нажмите кнопку «Подписать».
Следуйте инструкциям на экране, чтобы создать и сохранить подпись.
- Создайте подпись с помощью трекпада: Нажмите «Трекпад», щелкните текст по запросу, подпишите свое имя на трекпаде пальцем, нажмите любую клавишу, затем нажмите «Готово». Если вам не нравятся результаты, нажмите «Очистить» и повторите попытку.
  Если на вашем Mac есть трекпад Force Touch, вы можете сильнее надавить пальцем на трекпад, чтобы подписать с более жирной и темной линией.
- Создайте подпись с помощью встроенной камеры компьютера: Щелкните Камера.Держите свою подпись (на белой бумаге) лицом к камере так, чтобы ваша подпись находилась на уровне синей линии в окне. Когда ваша подпись появится в окне, нажмите Готово. Если вам не нравятся результаты, нажмите «Очистить» и повторите попытку.
- Создайте подпись с помощью iPhone или iPad: Нажмите «Выбрать устройство», чтобы выбрать устройство (если доступно несколько). На своем устройстве используйте палец или Apple Pencil (на iPad), чтобы подписать свое имя, затем нажмите «Готово». Если вам не нравятся результаты, нажмите «Очистить» и повторите попытку.
  Если на вашем Mac есть трекпад Force Touch, вы можете сильнее надавить пальцем на трекпад, чтобы подписать с более жирной и темной линией.
Если вы используете VoiceOver, встроенную программу чтения с экрана на Mac, вы можете добавить описание подписи при ее создании. Это особенно полезно, если вы создаете несколько подписей и вам нужно различать их, чтобы убедиться, что вы используете предполагаемую подпись. Прежде чем щелкнуть или коснуться «Готово», щелкните всплывающее меню «Описание», затем выберите описание, например инициалы, или выберите «Пользовательский», чтобы создать собственное описание.
Нажмите кнопку «Подписать», затем щелкните подпись, чтобы добавить ее в свой PDF-файл. (Если вы использовали VoiceOver для добавления описаний подписей, VoiceOver считывает описания при перемещении по списку подписей.)
Выберите подпись, которую хотите использовать, перетащите ее в нужное место, затем используйте ручки для настройки размер.

Если вы используете iCloud Drive, ваши подписи будут доступны на других компьютерах Mac, на которых включен iCloud Drive.

Как подписывать и отправлять по электронной почте документы с электронной подписью

Если вы получили документ для входа в электронную почту, не распечатывайте и не сканируйте его. Это могло быть хлопотом и пустой тратой времени! Кроме того, если у вас нет принтера или сканера поблизости, вы будете сидеть сложа руки.

Есть два более простых способа электронной подписи документов электронной почты.

Как подписать документ электронной почты?
Как я могу подписать документ электронной почты без плагина?
Что такое электронные подписи?
Законно ли подписывать документы электронным способом?
Каковы преимущества электронного подписания документов?
В чем разница между электронной подписью и цифровой подписью?
Что считается электронной подписью?
Безопасны ли электронные подписи?
Как подписать электронный документ с помощью PDF.co и Zapier?
Сводка

Как я могу подписать документ электронной почты?

Установите плагин для браузера, который свяжет вашу электронную почту с компанией, подписывающей подпись. Когда вы находитесь в своем электронном письме, вы должны увидеть кнопку или раскрывающееся меню с параметрами подписи. В некоторых плагинах кнопка или раскрывающееся меню видны только тогда, когда к электронному письму прикреплены документы.

Щелкните вложение сообщения электронной почты, чтобы открыть его. Выберите опцию «Добавить подпись» или «Подписать» среди вариантов плагина.Затем щелкните документ, чтобы добавить свою подпись. Подпишите, нарисовав, набрав или загрузив изображение. Подтвердите подпись. Плагин может автоматически отправить подписанный документ обратно отправителю.

В качестве альтернативы программа может прикрепить подписанный документ к ответному электронному письму. Многие плагины электронной почты для электронной подписи позволяют установить подпись по умолчанию. Это легко сделать, если вы подписываете документ. Но если плагин электронной почты виден, даже когда вы не в документе, вы можете установить значение по умолчанию в любое время.В любом случае, установив значение по умолчанию, вы можете применить его к любым будущим документам, для которых требуется бесплатная подпись электронной почты.

Как я могу подписать документ электронной почты без плагина?

Не все компании, подписывающие подпись, которые позволяют выполнять электронную подпись по электронной почте, работают с каждым поставщиком услуг электронной почты. В этом случае вам потребуется более прямая электронная подпись документов электронной почты. Загрузите документ из вашей электронной почты. Авторизуйтесь в сервисе подписи подписи и загрузите документ.Укажите имя и адрес электронной почты всех подписавших.

При необходимости добавьте поля подписи. Щелкните в поле, где нужно подписаться. Введите, нарисуйте или загрузите изображение для своей подписи. Подтвердите свою подпись, и все готово! Вы только что создали электронную подпись!

Что такое электронные подписи?

Электронные подписи — это виртуальные копии обычной подписи или влажной подписи, которую вы могли бы создать с помощью ручки и бумаги. Как показано в приведенных выше методах, существует несколько способов создать это представление и сделать его доступным для отправки по электронной почте.Так же, как и мокрая подпись, электронные подписи могут использоваться для идентификации подписывающих лиц и определения того, что они согласны с условиями, изложенными над строкой подписи.

Этот новый способ подписания документов очень динамичен и универсален. Таким образом, это открыло двери для нескольких последствий. Теперь у людей даже есть возможность использовать сенсорный экран или сенсорную панель на устройстве, чтобы создать изображение подписи и добавить его в документ, и это может пройти как их подпись.

Законно ли подписывать документы электронным способом?

Многие люди могут даже не знать, что подписание документов электронным способом является полностью законным.Фактически, в большинстве стран мира, особенно в странах первого мира, электронные подписи являются законными. Электронные подписи имеют то же юридическое право, что и подписи на бумажных носителях, но конкретные детали зависят от структур и законодательства каждой отдельной страны, которые используются для управления и регулирования электронных подписей в случаях, когда применяется федеральный закон.

Например, в США Закон об ESIGN предусматривает, что все типы подписей, включая электронную подпись, имеют одинаковый правовой статус. В дополнение к Закону о ESIGN существует еще один закон, Единый закон об электронных транзакциях, который делает электронные подписи юридическими и обязательными.

В Европейском Союзе электронные подписи подтверждены Регламентом № 910/2014, признанным как eIDAS, заменяющим предыдущий Европейский стандарт для электронных подписей, непосредственно применимый во всех государствах-членах.

Каковы преимущества электронного подписания документов?

Есть несколько преимуществ создания электронных подписей.Прежде всего, это экономит время и предотвращает потери по сравнению с альтернативой печати, подписи и сканирования. Это также обеспечивает удобство и, таким образом, сглаживает рабочий процесс и деловые связи.

Учитывая, что электронные подписи хороши в течение длительного времени, они предотвращают повторное подписание, они могут быть легко аутентифицированы и легко доступны для всех сторон в режиме реального времени с повышенной безопасностью. Кроме того, огромным преимуществом является автоматизация, которая помогает снизить риски и обеспечить упорядоченность каждого процесса.

В чем разница между электронной подписью и цифровой подписью?

Электронная подпись — это любой метод, используемый для представления традиционных подписей, используемых на бумажных документах, на электронных копиях документов. В этом отношении электронная подпись будет похожа на обычную подпись при просмотре на цифровом дисплее.

С другой стороны, цифровая подпись — это техническая реализация, используемая для защиты данных в Интернете. Это можно сделать с помощью алгоритмов и кодов доступа, чтобы убедиться, что документ не был изменен во время передачи.Коды доступа, используемые для цифровой подписи документов, известны как закрытые и открытые ключи.

Является ли электронная подпись оригинальной подписью?

Электронная подпись считается оригинальной подписью, если подписанный документ исходит из адреса отправителя, указанного в документе. Это легко проверить, поскольку почтовые серверы создают след с отметкой времени.

Что считается электронной подписью?

Любой символ, звук или процесс, которые вы присоединяете или логически связываете с контрактом или записью с намерением подписать запись или контракт, квалифицируются как подпись.

Вы также можете использовать отсканированное изображение своей рукописной подписи, создать подпись на планшете с помощью стилуса или пальца или использовать биометрическую ручную подпись.

Если эти параметры недоступны, вы можете ввести свое имя и объявить его в тексте, что введенное вами имя является вашей подписью.

Безопасны ли электронные подписи?

Электронные подписи гораздо сложнее подделать, поскольку в них встроено несколько уровней безопасности и аутентификации.У них также есть доказательства транзакции, которые вы можете представить в суде, а также личность подписавшего.

Это делает их намного безопаснее, чем мокрые подписи, которые легче подделать или подделать, и которые часто требуют экспертного анализа для обнаружения подделки.

Некоторые из функций, которые третья сторона может использовать для идентификации и проверки подписавшего, включают:

Адрес электронной почты

Адрес электронной почты подписавшего должен совпадать с адресом, использованным в приглашении.

Код доступа

Подписавшая сторона может получить от отправителя одноразовый пароль, который они должны ввести.

Телефонный звонок

Подписавшие получают звонок, на который они должны ответить и ввести код доступа.

SMS

Подписывающие стороны запрашивают одноразовый код доступа, который они отправляют через SMS, чтобы получать через текст SMS.

Проверка на основе знаний

Подписанты отвечают на вопросы о личной информации, которая их идентифицирует.

Подтверждение личности

Подписывающие лица проверяют свои подписи, используя свои удостоверения личности государственного образца, на которых есть их фотографии и личная информация.

Как подписать электронный документ с помощью PDF.co и Zapier?

1. В этом руководстве мы покажем вам, как подписать документ PDF в электронной почте Gmail. Во-первых, выберите Gmail в качестве приложения и New Labeled Email в качестве триггерного события .

Вы можете выбрать любое инициирующее событие, соответствующее вашим требованиям. Мы специально выбрали New Labeled Email , потому что мы организовали наши шаблоны PDF для подписи по ярлыку.

2. Затем выберите свой Наклейка / почтовый ящик .

3. Если учетная запись настроена правильно, Trigger вернет сообщение об успешном завершении.

4. Затем давайте настроим PDF.co, чтобы добавить нашу подпись в документ электронной почты. Пожалуйста, выберите PDF.co в качестве приложения и PDF Filler в качестве события действия .

5. Давайте настроим PDF Filler с нашей подписью и данными электронной почты.Пожалуйста, ознакомьтесь с этим уроком о том, как нарисовать свою подпись. Он также охватывает тему того, как легко найти координаты PDF для размещения вашего имени и подписи в документе.

В поле Source PDF выберите 1. Все вложения: (существует, но не отображается)
Этот шаг не является обязательным. Вы можете ввести свое имя в поле Текстовые объекты в следующем формате: X; y; страницы; текст; размер шрифта; имя шрифта
Мы добавим нашу подпись в поле Images в этом формате x; y; pages; urltoimage; linktoopen; width; height
В поле Output PDF Name введите желаемое имя файла для подписанного PDF.
6. Теперь мы готовы отправить данные PDF Filler на PDF.co для Test & Review .
7. Наш тест прошел успешно! PDF.co вернул временный URL , по которому мы можем получить доступ к подписанному электронному документу. Пожалуйста, скопируйте и вставьте URL-адрес в свой браузер, чтобы увидеть результат.
8. Отлично! Мы успешно подписали наш электронный адрес.
Вы можете добавить дополнительный шаг в свой Zap, чтобы сохранить подписанный документ электронной почты в облачном хранилище, например на Google Диске, или отправить подписанный документ электронной почты обратно получателю.
PDF.co предоставляет API для электронных документов со следующими функциями:
Заполнение форм PDF ( pdf / редактировать / добавить конечная точка)
Разделение файлов PDF ( pdf / разделение , которое можно использовать для извлечения страницы или диапазона страниц из входного PDF-файла)
Создание файлов PDF с расширенным форматированием из HTML или URL ( pdf / convert / from / html и pdf / convert / from / url конечных точек)
Добавление текста, изображений, отсканированных подписей в документ PDF ( pdf / редактировать / добавить конечную точку)
Преобразование XLSX / DOCX в PDF ( pdf / convert / from / doc endpoint)
Объединение документов PDF ( pdf / объединить конечная точка, например, обложка + контракт + дополнительная)
Объединение PDF-файлов, электронных писем, изображений, ZIP-файлов в PDF-файл ( pdf / merge2 конечная точка)
Подписать документ электронной почты с помощью Zapier — Video

Сводка
Создайте электронную подпись вместо длительного процесса печати, подписи и сканирования.Вы можете сделать это, установив плагин для браузера, который позволяет вам подписывать документы в Интернете напрямую, или сначала загрузите документ, а затем загрузите его в службу подписи подписи и следуйте инструкциям. Электронные подписи полностью законны в нескольких частях мира, и чем чаще вы будете использовать электронные подписи в обычных деловых операциях, вы увидите больше преимуществ.
Шаги по электронной подписи документа с помощью E-Sign
27 Ноя в практических руководствах
Кажется, что постоянно говорят об электронных подписях, но никто не объясняет, как поставить электронную подпись под документом.
Что такое электронная подпись?
Если это все ново для вас, давайте проясним, что такое электронная подпись.
Раньше мы подписывали контракты чернилами. Файлы будут отправлены по электронной почте, распечатаны, подписаны ручкой, отсканированы и отправлены по электронной почте. Электронная подпись — это цифровое представление этого процесса со всеми юридическими полномочиями, связанными с добавлением вашего имени к документу.
Тогда есть цифровые подписи.Это может сбивать с толку, потому что электронные подписи и цифровые подписи — это не одно и то же. У нас есть отличная статья, разъясняющая разницу между цифровыми подписями и электронными подписями. Коротко говоря, цифровые подписи отлично подходят, когда вам нужно подписать документ, но совместная работа остается проблемой.
Вот здесь-то и вступают в игру электронные подписи. Вся система была спроектирована так, чтобы иметь наименьшее количество возможных шагов, обеспечивая быстрый и простой процесс подписания независимо от количества соавторов.Чтобы наглядно представить разницу в процедурах между двумя потоками подписи, вы можете загрузить этот PDF-файл, в котором пошагово показано, что происходит за кулисами.
Такое приложение, как Soda PDF, предоставит вам все инструменты, необходимые для создания «пакета документов» с их модулем E-Sign. Пакет документов — это группа PDF-файлов, которые вы отправляете для получения подписей. Мы написали еще одну статью, в которой рассказывается, как создать пакет E-Sign в Soda PDF.
Как поставить электронную подпись на документе
Вскрытие пакета документов
Каждый подписавший получит электронное письмо, подобное приведенному ниже.
Нажмите Перейти к документам в электронном письме.
Пакет документов теперь будет загружен в интерфейс церемонии подписания Soda PDF. Прежде чем вы сможете применить подпись, вам необходимо принять Условия использования и Политику конфиденциальности .
Щелкните Start Signing , чтобы принять и начать.
Теперь вы можете просмотреть пакет документов и приступить к подписанию.Слева вы увидите количество всех необходимых подписей вместе со сводкой документов в пакете.
Настройка подписи
Перед тем, как подписать, вы можете настроить эстетическую сторону подписи.
Щелкните Моя подпись .
Выберите Подпись или Инициалы .
В Тип вы можете выбрать один из доступных вариантов шрифта.
Вы можете обновить свое имя или инициалы.
Щелкните стиль шрифта, который хотите использовать.
В разделе Draw вы можете использовать мышь (или сенсорный экран) для создания цифрового представления вашей реальной подписи.
Выбрать Draw .
Удерживая левую кнопку мыши, перетащите курсор, чтобы добавить свою подпись.
Нажмите CLEAR , чтобы начать заново.
В разделе Image вы можете импортировать изображение вашей подписи.
Нажмите Загрузить .
Найдите на компьютере файл, который хотите использовать.
Изображение появится в окне.
Независимо от того, какой вариант вы выбрали, щелкните APPLY , чтобы подтвердить этот стиль подписи.
Подписание документа
Вы увидите каждое поле подписи в документе вместе со стрелкой, привлекающей внимание.
Вы можете пролистать документ, чтобы просмотреть его перед подписанием. Если у вас возникли проблемы с поиском поля подписи, есть несколько способов добраться до него.
Вы можете щелкнуть ПЕРЕЙТИ В СЛЕДУЮЩЕЕ ПОЛЕ .
Или нажмите кнопку под количеством обязательных полей.
Щелкните поле подписи.
Поле обновится с выбранным вами дизайном подписи.
Щелкните ПЕРЕЙТИ К СЛЕДУЮЩЕМУ ДОКУМЕНТУ , чтобы продолжить.
Если в одном документе больше полей, будет написано ПЕРЕЙТИ К СЛЕДУЮЩЕМУ ПОЛЯ .
Вы перейдете к следующему полю для подписи, и вы сможете продолжить подписание.Это шаги по электронной подписи документа, теперь они доступны для подписывающих сторон.
Возможности подписывающей стороны
В любой момент вы можете начать все сначала.
Нажмите Сбросить изменения .
Вы увидите уведомление ниже о том, что любой достигнутый вами прогресс будет отменен.
Щелкните СБРОС ИЗМЕНЕНИЙ .
Вы вернетесь в начало пакета документов, и все поля подписи будут сброшены.
У вас есть возможность сохранить свой прогресс, чтобы продолжить позже.
Нажмите Завершить позже .
Вы увидите всплывающее окно ниже, сообщающее, что ваш прогресс был сохранен.
Нажмите Готово .
Вы можете вернуться к электронному письму, которое мы отправили по поводу этого запроса на подпись, и щелкнуть ссылку, чтобы продолжить подписание.
Человек, создавший пакет документов, может включить несколько опций для подписывающих лиц. Они могут уполномочить подписывающего передать ответственность за подписание кому-то другому.
Щелкните Делегат .
Вам нужно будет заполнить информацию о новом подписавшем.
Введите адрес электронной почты нового подписывающего лица.
Добавьте их имя.
После ввода имени и адреса электронной почты появятся кнопки для подтверждения.
Вы можете добавить причину, объясняющую, почему вы делегируете ответственность подписывающему лицу.
Щелкните Delegate для подтверждения.
Вы увидите всплывающее окно ниже, уведомляющее вас о том, что электронное письмо было отправлено новому подписавшему. Создатель пакета документов также будет уведомлен об этом изменении по электронной почте.
Наконец, если опция была включена, вы можете отказаться.Это полностью отменит пакет документов.
Нажмите Отклонить .
Вы увидите уведомление, подтверждающее ваше действие.
Нажмите Отклонить , если хотите отменить пакет.
Введите Причину отклонения .
После того, как вы это сделаете, появится возможность продолжить.
Щелкните ОТКЛОНИТЬ .
Появится подтверждение.
Щелкните FINISH .
Электронные подписи имеют обязательную юридическую силу
Допустимость электронной подписи в суде
Документы, подписанные электронным способом, имеют такую же правовую защиту, как и документы, подписанные шариковой ручкой. Несмотря на это, основная проблема большинства предприятий, заинтересованных в получении электронных подписей на контрактах и других важных документах, заключается в том, будут ли эти документы, оформленные в электронном виде, юридически действительными и приемлемыми в суде.
В Соединенных Штатах судьи снова и снова выносят решения по электронной подписи. Во многом благодаря Закону об электронной подписи, который гласит, что транзакции не должны «лишаться юридической силы» исключительно из-за их электронной формы, бизнесмены и потребители могут быть полностью уверены в том, что их электронные подписи являются юридически действительными. Если электронная подпись получена надлежащим образом с использованием соответствующих технологий, сертификатов и аутентификации, она будет иметь полную юридическую силу в соответствии с законом.Но будет ли документ принят в суд и будет ли судья выполнять условия контракта?
Срок действия, приемлемость и исковая сила
Деловые люди и потребители должны знать, что юридическая сила, приемлемость в суде и возможность принудительного исполнения — это не одно и то же. У каждой концепции есть четкое определение, набор требований и, что наиболее важно, вклад в исход юридического спора.
Закон об электронной подписи гласит, что подписи не должны лишаться юридической силы только потому, что они являются электронными, что означает, что контракт, подписанный электронным способом, может быть передан в суд.Однако готовность судьи принять этот контракт будет зависеть от того, как был подписан электронный документ.
Для того, чтобы электронная подпись была допустима в суде, должны быть соблюдены определенные критерии. Любой человек, который надеется представить контракт, подписанный в электронной форме, перед судьей должен иметь возможность доказать намерение подписавшего и безопасность подписанного документа. Если документ мог быть подделан или изменен каким-либо образом после того, как он был подписан, высока вероятность того, что судья откажется допустить его к рассмотрению в суде.В частности, документ, подписанный электронной подписью, может быть юридически действительным, но признан неприемлемым в суде из-за недостатков в безопасности, журналах аудита или аутентификации. Вот почему так важно, чтобы компании выбирали решение для электронной подписи, которое имеет высокую репутацию и соответствует самым высоким стандартам технической целостности.
Наконец, возможность принудительного исполнения контракта зависит не только от его действительности и допустимости, но и от содержания самого соглашения. В споре судья может проверить, были ли: условия конкретного соглашения четкими и последовательными, имелось ли соображение (обмен ценностями между сторонами), имели ли стороны правоспособность (способность) подписать, находилась ли сторона под принуждением или ненадлежащее влияние, и была ли сторона подписана по ошибке или не зная о значении соглашения.Большинство предприятий имеют адвокатский проект или проверяют свои соглашения перед исполнением с учетом этих критериев, чтобы обеспечить максимальную возможность принудительного исполнения в будущем, если содержание документа будет рассмотрено в суде.
Критерии приемлемости
При рассмотрении допустимости документа, подписанного электронной подписью, в судебном разбирательстве судья анализирует протоколы безопасности, аудита и аутентификации технологии и процесса электронной подписи.
Безопасность
Система электронной подписи должна быть усилена протоколами безопасности на уровне банка, чтобы гарантировать, что документы и аудиторские записи никогда не будут подделаны или доступны неавторизованным лицам.Если есть какая-либо уязвимость в системе безопасности, которая подтверждает аргумент о том, что целостность выполненного электронного документа может быть сомнительной, судья может признать документ неприемлемым.
Журналы аудита
С судебной точки зрения журналы аудита являются важной частью соблюдения правовых норм. Журналы аудита с отметками времени позволяют сторонам, включая суд, проверять, когда документ был создан, просмотрен, подписан и заархивирован. Журналы аудита должны быть подробными и защищены цифровой подписью, контрольной суммой или аналогичным методом, чтобы гарантировать их защиту от несанкционированного доступа.
Аутентификация
Чем точнее можно подтвердить подлинность электронного документа, тем выше вероятность того, что судья примет этот документ в качестве доказательства в суде. Однако аутентификация документов может быть скользкой дорогой, а некоторые меры аутентификации могут быть настолько обременительными, что они умаляют доступность и удобство, которые сделали электронные подписи столь популярными. Таким образом, ключевым моментом является поиск способов аутентификации документов, которые поддаются проверке, приемлемости и защите, без подавления вовлеченных сторон.Лучшие практики аутентификации с помощью электронной подписи включают многомерный подход, который включает биометрическую аутентификацию, журналы аудита и сертификаты подписи.
Биометрическая аутентификация
Биометрическая аутентификация идентифицирует людей по внутренним физическим характеристикам. RightSignature, например, имеет запатентованную технологию биометрической аутентификации, которая фиксирует уникальные характеристики, связанные со скоростью и временем подписи человека. Этот тип данных является репрезентативным для физических перемещений конкретного человека и служит доказательством личности и намерений подписавшего, если любой из них будет подвергнут сомнению в суде.
Электронная почта и IP-адреса
Подтверждая доступ к определенной учетной записи электронной почты и фиксируя IP-адрес, системы электронной подписи могут связать личность подписавшего с компьютером и программным обеспечением, используемым в событии электронной подписи.
Цифровые отпечатки пальцев
Используя SHA-1 или аналогичные цифровые контрольные суммы, сложные платформы электронной подписи могут записывать доказательства каждого этапа процесса создания и подписания контракта. Это отслеживает каждое изменение и модификацию и предотвращает вмешательство кого-либо в договор в любое время.
Аутентификация фотографий с веб-камеры
Фото-аутентификация — один из самых передовых инструментов, используемых для проверки личности подписывающих сторон. Когда веб-камера или камера мобильного телефона фиксируют лицо подписавшего во время события электронной подписи, все сомнения в личности этого человека и его способности подписывать снимаются.
Свидетельства о подписи
Сертификаты подписи
, разрешенные судом, позволяют судьям и юристам просматривать и проверять данные о действительности документа, журналы аудита и информацию о подписи, такую как полное имя, подпись, IP-адрес, адрес электронной почты и любые другие идентифицирующие данные.Свидетельства о подписи являются важным компонентом при проверке подлинности подписанных документов в суде.
Дополнительная аутентификация
Ряд дополнительных методов аутентификации также может помочь обеспечить приемлемость электронного контракта. Некоторые высокопроизводительные платформы электронной подписи теперь могут подтверждать номера телефонов подписывающих лиц, требуя, чтобы они вводили код, полученный с помощью телефонного звонка или текстового сообщения, прежде чем контракт может быть завершен, а также требуя, чтобы подписывающие стороны вводили свои номера водительских прав и другие личная информация для подтверждения их личности.
Взвешивание плюсов и минусов
Одна из самых сложных задач для предприятий, которые пытаются проводить транзакции в электронном виде, — это знать, как далеко им следует зайти при проверке и аутентификации подписантов. Для многих компаний конечной целью является создание юридически действительного и допустимого в суде контракта без создания обременительного процесса для людей, подписи которых необходимы для завершения транзакций.
Достижение этого баланса может быть трудным, поэтому многие компании выбирают надежную платформу программного обеспечения для электронной подписи при решении важных деловых вопросов в Интернете.Используя устоявшиеся технологии, компании могут быть уверены в том, что контракты являются юридически действительными и допустимыми, при этом обеспечивая потребителей и бизнес-контрагентов беспроблемным и интуитивно понятным процессом подписания.
Как подписать документ электронным способом
Электронная подпись документов не только сэкономит ваше время, но и даст множество других преимуществ.
При цифровой подписи документов не нужно распечатывать, подписывать, сканировать и затем отправлять документ обратно.Вы можете добавить электронную подпись к документу с помощью планшета, компьютера или мобильного устройства.
Термины цифровая подпись и электронная подпись часто используются как синонимы, но между ними есть некоторые тонкие различия. Стандартные электронные подписи могут быть объединены с цифровыми подписями для обеспечения дополнительного уровня безопасности за счет использования технологии, которая шифрует подпись и проверяет, действительно ли документ подписывает правильный человек.
Главное помнить, что электронная подпись обычно используется для сбора чужой подписи, а цифровая подпись используется для добавления вашей собственной подписи к документу для подтверждения его подлинности.
Как поставить электронную подпись под документом?
Сначала нужно что-то подписать. Если это физический документ — вы можете делать фотографии в высоком разрешении и загружать их на свой компьютер в виде файлов .JPEG или .PNG. Вы также можете использовать сканер, чтобы загрузить их аналогичным образом.
В большинстве случаев ваш документ уже будет в цифровом формате — наиболее распространенной формой является документ PDF или Word.
Затем вы можете создать бесплатную учетную запись, чтобы загрузить эти материалы на платформу для подписания.
Введите имена и адреса электронной почты людей, которым необходимо подписать документ, и выберите порядок, в котором они должны получить документ, т.е., возможно, вы хотите, чтобы один человек подписал и утвердил перед переходом к следующему человеку.
Перетащите и выберите поля для размещения в документе, включая поля для подписи, ввод текста, раскрывающиеся списки и флажки, чтобы получатели могли заполнить и ввести важные сведения.
Добавьте быстрое видеосообщение, чтобы обсудить содержание и написать сообщение электронной почты, которое все получатели будут читать, когда они получат документ по электронной почте.
Устройтесь поудобнее и наблюдайте за процессом подписания всего документа — просматривайте, когда, где и сколько времени требуется каждому получателю, чтобы подписать документ.
Подробнее о PDF-файлах — легко и безопасно, добавьте свою электронную подпись в PDF-файл
PDF-файлы
иногда предлагают встроенные параметры подписи, однако они небезопасны и не обеспечивают упомянутых ранее преимуществ безопасности. GetAccept позволяет легко подписывать документы PDF цифровой подписью, сохраняя при этом безопасность документа.
Формат переносимых документов (PDF) часто является предпочтительным форматом файлов для обмена документами. Когда вы ищете онлайн-решение для подписи, оно должно быть совместимым с PDF, например GetAccept.
Законны ли электронные подписи?
Да, электронные подписи являются законными и обязательными почти для каждого бизнеса и транзакции. GetAccept предоставляет вам юридически обязывающее решение для электронной подписи для вашего соглашения и контракта. GetAccept соответствует требованиям стандарта U.S. Закон об электронной подписи в мировой и национальной торговле 2000 года (ESIGN), Закон о единых электронных транзакциях (UETA) и eIDAS Европейского Союза (ЕС № 910/2014) в отношении электронных подписей и передачи, что делает электронные подписи быстрыми и легкими. , и имеет обязательную юридическую силу.
Подробнее о юридических аспектах электронной подписи читайте здесь.
Как войти в Gmail
Сегодня все по-прежнему работают из дома и изо всех сил пытаются совмещать работу и личную жизнь.Чтобы оптимизировать рабочее время, пользователи хотят подписывать и отправлять документы, даже не покидая своего почтового ящика Gmail. Если вам интересно, как быстро подписывать документы в Gmail, выберите электронную подписку из Gmail с помощью надстройки.
Установите надстройку SignEasy для Gmail Inbox.
Свяжите его со своей учетной записью электронной почты.
Откройте письмо с вложениями, которые необходимо подписать.
Нажмите кнопку «Подписать», а затем нажмите «Подписать себя».
Выберите, хотите ли вы нарисовать, ввести или загрузить изображение для подписи.
Вот и все — ваш документ подписан и готов к отправке!
Прочтите более подробное руководство о том, как подписать документ в Gmail.
Пошаговое руководство по утверждению документов в почтовом ящике Gmail
Благодаря этой интеграции электронной подписи мы даем более 1,5 миллиардам активных пользователей Gmail возможность подписывать свои важные документы электронным способом, не выходя из предпочитаемого почтового приложения. .
Вы можете использовать надстройку Gmail для:
Подписать онлайн-документ самостоятельно
Запросить подпись у других
Кроме того, вы можете загрузить или прикрепить подписанный файл к существующей цепочке напрямую.
Вот как пользователи могут оптимизировать свои рабочие процессы подписания документов из приложений G-Suite, которые они уже используют ежедневно:
Установка надстройки электронной подписи Gmail
После загрузки надстройки SignEasy вы сможете подписывать документы или отправлять их на подпись, не выходя из Gmail! Но сначала вам нужно установить решение электронной подписи Gmail. Просто выполните следующие несколько шагов, чтобы связать SignEasy для Gmail со своим почтовым ящиком:
Чтобы установить надстройку SignEasy Gmail, перейдите к нашему списку на Google Workspace Marketplace.Кроме того, вы можете открыть Google Workspace Marketplace из Gmail с помощью значка + на панели инструментов.
При нажатии на значок + открывается магазин Google Workspace Marketplace в Gmail. Введите «SignEasy» в строку поиска, чтобы найти нас.
Щелкните «Установить». Появится модальное окно с запросом разрешений. Нажмите «Продолжить», чтобы продолжить.
Вот и все! Надстройка установлена, и вы можете легко получить к ней доступ через боковую панель в почтовом ящике Gmail.
Как подписать файл PDF в Gmail (или вложение Gmail)
После входа в систему вложения (если есть) в текущем открытом электронном письме будут автоматически загружены надстройкой электронной подписи Gmail.
Нажмите «Подписать себя», SignEasy откроется в новой вкладке.
По завершении нажмите «Готово». Когда вы закончите, вы будете автоматически перенаправлены в Gmail.
После подписания электронного контракта у вас есть возможность:
Загрузить файл
Прикрепить и ответить
Подписать другой документ
Оценить нас
Как отправить вложение для электронной подписи через Gmail?
Помимо подписания вложений электронной почты, вы можете отправить вложение обратно, даже не выходя из Gmail.Вот шаги для этого:
После входа в систему вложения (если есть) в текущем открытом электронном письме будут автоматически извлечены аддоном.
Нажмите «Запросить подпись», SignEasy откроется в новой вкладке. Заполните необходимую информацию и отправьте запрос на подпись.
После отправки вы будете автоматически перенаправлены в Gmail.
Ваш почтовый ящик — это центр нашей повседневной суеты. Чтобы помочь вам быстрее просматривать эти электронные письма, SignEasy предоставила вам решение для электронной подписи через Gmail.Загрузите приложение SignEasy, а затем установите расширение SignEasy для Google Workspace сегодня, чтобы повысить продуктивность бизнеса
Зачем подписывать документ в Gmail с помощью SignEasy?
Электронная подпись SignEasy для Gmail — одно из наших самых популярных дополнений среди нашей растущей сети интеграций Google, которое повышает эффективность рабочего процесса подписания контрактов в Интернете. Надстройка SignEasy для Google Workspace была представлена на Google Cloud Next ‘19, чтобы продемонстрировать, как пользователи Google Workspace могут оптимизировать свои рабочие процессы подписания документов, и все это из приложений Google Workspace, которые они уже используют ежедневно.
Наше дополнение Simple eSignatures легко интегрируется с Gmail, Google Docs, Calendar и Drive, что сокращает время обработки документов.
Надстройка SignEasy позволяет мгновенно добавить подпись, дату, имя и любое количество других полей непосредственно к любому вложенному файлу в Gmail, а затем повторно прикрепить подписанный документ в ответ на исходную цепочку писем — изнутри боковой панели.
Загрузка не требуется!
Он не только действительно безопасен, юридически обязателен и не зависит от устройства и браузера, но также повышает производительность и невероятно доступен (всего 8 долларов в месяц)
Посмотрите на магию SignEasy в действии, нажмите здесь, чтобы бесплатно испытание.
Часто задаваемые вопросы
Очевидно, что использование решения для электронной подписи, такого как SignEasy, является лучшим способом подписать документ в Gmail. Но, если вам нужно больше ясности в том, как, вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы:
Как подписать документ в электронном письме ?
Чтобы подписать онлайн-документ в приложении электронной почты, необходимо установить приложение электронной подписи, например SignEasy, и связать его со своей учетной записью электронной почты. Каждый раз, когда вы получаете документ, который нужно подписать, в открытом письме вы найдете кнопку «Подписать».Щелкните «Подписать себя» и щелкните соответствующую область документа, чтобы добавить свою онлайн-подпись. Затем нажмите «Отправить»!
Как подписать PDF-файл в Gmail?
Подписывать PDF-файлы онлайн невероятно просто. Вам просто нужно, чтобы приложение электронной подписи было интегрировано с вашим почтовым приложением.