Как правильно архивировать документы: Архивирование документов в организации

Как правильно архивировать документы: Архивирование документов в организации

Как заниматься архивированием в организации

Любая организация в процессе своей деятельности постоянно подготавливает большое количество различных документов. Эти бумаги могут иметь отношение к сотрудникам, режиму налогообложения, главным контрагентам.

Для того, чтобы любой работник мог быстро отыскать необходимый ему документ, необходимо грамотно и структурировано хранить всю документацию. Какие-то из документов должны храниться в компании в течение 75 лет, а именно те, которые содержат данные о сотрудниках.

По причине большого количества имеющихся документов, лучше всего создать собственный архив. Однако в мелких компаниях все документы хранятся в отдельном шкафу. Прочитав эту статью, вы узнаете правила архивирования документов в организации.

Содержание статьи:

Правила

Законодательством определено, что архивирование является обязательным для любого предприятия, фирмы, компании. На маленьких фирмах все необходимые действия выполняет секретарь, а вот в крупных организациях для этих целей нанимается отдельный сотрудник, который занимается конкретно архивированием.

Работник, занимающийся этим, должен обладать знаниями законов относительно архивирования кадровых документов и сроках хранения различных бумаг. Для этих целей формируются отдельные дела для разных бумаг. Документы, касающиеся личного состава компании, должны храниться не менее 50 лет (созданные после 2003 года) и в течение 75 лет (созданные до 2003 года). Требования в 2015, 2019 и других годах не изменялись.

Правила формирования архива

Архив на крупных предприятиях должен находится в отдельном помещении, так как там будет храниться огромное количество документов. Архив является отдельным структурным подразделением и во время его формирования руководство издает специальное Положение, которое является локальным нормативным актом компании.

СПРАВКА! Это Положение включает в себя главные правила архивирования бумаг на предприятии, а также определяется ответственность должностных лиц за ведение этого процесса и за различные нарушения.

Процедура архивирования документов

При архивирования документов на любом предприятии должна соблюдаться определенные правила, назначенные ответственным сотрудником, а именно:

1. Передача документов в архив происходит строго по описи.
2. В случае подшива документов в белого определенного сотрудника, необходимо выполнять требования методических указаний. Это нужно, чтобы в случае необходимости этот документ можно было легко найти.
3. Документы в архив должны передаваться каждым отделом в установленные законодательством сроки.
4. В случае нарушения графика сдачи документов в архив, должностное лицо должно сообщить об этом руководству компании.

От того, несколько правильно будет выполняться весь процесс, зависит грамотность формирования архива.

Цель архивирования

Процесс архивирования необходим для оптимизации имеющейся документации и для ее грамотного хранения. Если на предприятии имеется хорошо структурированный архив, то любой сотрудник компании может без труда отыскать разные документы, которые имеют отношение к персоналу, контрагентам или приказам.

На сегодняшний день фирмы все чаще переходят на электронный документооборот и все документы хранятся в компьютере. Тогда должна быть сформирована электронная версия архива.

ВАЖНО! Электронное хранение документов может выступать исключительно дополнением к стандартному архиву, так как только бумажные документы обладают юридической силой.

Подробности

Требования к архивированию документов

Нюансы оформления документов в архив является одинаковыми для всех фирм, однако каждая компания может вносить туда собственные корректировки. Обычно процедура архивирования состоит из следующих этапов:

1. Сначала обозначаются особенности бумаг, предназначенных для передачи в архив.
2. Если это необходимо, то проводятся дополнительные действия, к которым относятся сшивание бумаг или внесение различных дополнений.
3. Документы корректируются, если это необходимо, чтобы в дальнейшем необходимые бумаги можно было легко найти.
4. Уничтожение ненужных документов происходит законным способом, потому что они не несут для работы предприятия никакой ценности.
5. Документы систематизируются и сшиваются на основании своего типа.
6. Разделение документов происходит по типу кадровых, бухгалтерских или управленческих.
7. В случае невозможности отнесения бумаг к вышеуказанным типам, их объединяют и вносят в отдельное дело.
8. Каждый сшив должен быть скреплен печатью предприятия и подписью уполномоченного сотрудника.
9. Для каждого дела составляется опись, которая содержит сведения о том, какие конкретно бумаги находятся в папке.
10. Формируются каталоги дел, разделенные по типам.
11. Все дела, которые были правильно подготовлены, передаются в архив для хранения.

Архив обычно является отдельным помещением, в котором находится большое количество удобных и вместительных стеллажей.

СПРАВКА! Архивирование осуществляется на предприятии специально уполномоченным для этого лицом. В случае каких-либо нарушений или потери документации, именно этот работник будет нести за это ответственность.

Нюансы составления номенклатуры

При наличии на предприятии большого количества документов, то при их архивирования должна обязательно составляться номенклатура дел. В дальнейшем с ее помощью можно будет легко отыскать необходимое дело среди большого количества папок.

При формировании номенклатуры дел должны указываться такие сведения, как:

1. Индекс определенного дела, который присваивается условным номером. Первая часть этого номера является кодом отдела, из которого получены бумаги.
2. Название дела.
3. Количество документов в папке.
4. Срок хранения данных бумаг согласно требованиям закона об архивировании документов.
5. Различные примечания, оставляемые ответственным лицом. К примеру, тут можно указать, что этого дела есть ещё и электронная версия.

СПРАВКА! Если фирма маленькая, передающая в архив небольшое количество документов, то номенклатура дел может не формироваться.

Правила создания «Положения об архиве»

В больших фирмах архив представляет собой отдельное помещение, в котором довольно долго хранится большое количество дел и бумаг. В таких компаниях есть сотрудник, который занимается исключительно архивирование документов. Для того, чтобы четко регламентировать работу этого сотрудника, руководство обычно издает и закрепляет специальное «Положение об архиве». Там содержится следующая информация:

— описание конкретных работ, которые должны выполняться ответственным лицом;

— правила передачи бумаг из разных отделов в архив;

— правила оформления номенклатуры и описи дел;

— правила подготовки бумаг перед переносом их в архив;

— указание о том, что определенный сотрудник должен проводить сверку состава бумаг и их оформлением.

При определении сотрудником архива каких-либо нарушений в документации, он отправляет их на доработку тому, от кого они поступили. При отсутствии в документах ошибок и недочётов, они принимаются к сшиву. При возникновении сложностей с чтением документов, делается их копия.

Требования к архиву

Существуют основные требования к правильности архивирования документов, которые должны соблюдаться на каждом предприятии. Делопроизводство должно производится согласно законодательству. Крупные предприятия должны иметь отдельное помещение под архив, которое защищено от посторонних лиц и работников компании.

При создании этого подразделения, должны приниматься к сведению следующие требования:

— изоляция помещения от других офисов и отделов;

— установка в этом помещении пожарной и охранной сигнализации;

— по размеру помещение должно соответствовать тому, какое количество бумаг будет ежегодно поступать в архив для хранения;

— в помещении архива устанавливаются длинные стеллажи, которые лучше всего делать их металла;

— расстояние между стеллажами должно составлять не менее 75 см;

— в длину стеллажи могут быть разными — это зависит от высоты потолков;

— помимо стеллажей, в архиве ставят сейфы для хранения в них наиболее важных и ценных бумаг.

СПРАВКА! Площадь помещения под архив может быть абсолютно разной для разных компаний.

Правильная подготовка дел

Передача бумаг в архив происходит только после их правильной предварительной подготовки. По этой причине перед отправкой документации в архив, нужно сделать следующее:

— для начала ответственный сотрудник должен убедиться в том, что передаваемая в архив документация точно не пригодится для ведения текущей документации;

—  документ и само дело описывается;

— проведение экспертизы, с помощью которой можно доказать, что их действительно нужно хранить в архиве предприятия в течение конкретного срока;

— если это необходимо, то бумаги подшиваются, корректируются или копируются. Только после этого они подлежат передаче в архив.

СПРАВКА! Приказы относительно наемных сотрудников имеют разные сроки хранения и должны определяться в разные дела, потому что при их смешивании может произойти путаница во время уничтожения каких-то документов.

Работа с запросами

В каждой компании за архивирование документов отвечает специально назначенный для этого сотрудник, который получает за свою работу деньги. Если у руководства или сотрудников появляется необходимость в получении какого-то документа из архива, то они должны отправить назначенному лицу запрос.

Данные из архива выдаются в форме архивной справки, выписки или копии. Справка представляет собой документ, содержащий информацию из архива по запрашиваемому предмету.

Архивная копия представляет собой воспроизведение рисунка или текста с какого-то документа, который хранится в архиве. Также на нем приводятся данные поиска.

Выписка представляет собой воспроизведение только некоторой части документации. Для этого работник, формирующий запрос, указывает, по какому конкретно вопросу нужно получить данные.

Заключение

Большое количество документов, образующихся в процессе деятельности каждого предприятия, должны хранится довольно долгое время. Для того, чтобы обеспечить документам оптимальные условия хранения, должен быть создан архив в виде отдельного структурного подразделения. Также должно быть назначено ответственное лицо, которое будет заниматься приемом документов в архив. Кроме того, этот сотрудник дает ответы на запросы руководства и других сотрудников.

Во время архивирования документов необходимо соблюдать некоторые требования и правила, с помощью которых можно грамотно структурировать документы и обеспечивать им оптимальные условия для хранения.

Как можно архивировать документы?

Прочее › EXE › Как открыть exe как архив?

Как упаковать файлы в архив с помощью стандартных средств Windows

• Выделите файлы, которые хотите заархивировать.
• Нажмите на любой из выделенных файлов правой кнопкой мыши.
• В контекстном меню выберите: для Windows 11: Сжать в ZIP-файл; для Windows 10 и ниже: Отправить → Сжатая ZIP-папка.

1. Какие бывают архивы данных?
2. Как поместить документы в архив?
3. Чем лучше архивировать?
4. Как правильно архивировать документы?
5. Что должно быть в архиве?
6. Кто вправе создавать архивы?
7. Как правильно хранить документы в архиве?
8. Какие документы не передаются в архив?
9. Кто передает документы в архив?
10. В чем разница между ZIP и RAR?
11. Зачем архивировать документы?
12. Что делает архивация?
13. Что нельзя делать в архиве?
14. Как правильно архивировать личное дело?
15. Сколько хранить документы в архиве?
16. Кто проверяет архивы?
17. Какой файл является архивным?
18. Когда необходимо создавать архивы?
19. Что такое архивация виды архивации?
20. Какие существуют методы архивации данных?
21. Какой из файлов является архивным?
22. Какие данные можно запросить в архиве?

Какие бывают архивы данных?

Форматы архивов

Так, к числу наиболее популярных в среде Windows относятся ZIP, RAR, 7z, а в macOS — формат SIT.

Как поместить документы в архив?

Как упаковать файлы в архив с помощью стандартных средств Windows:

• Выделите файлы, которые хотите заархивировать.
• Нажмите на любой из выделенных файлов правой кнопкой мыши.
• В контекстном меню выберите: для Windows 11: Сжать в ZIP-файл; для Windows 10 и ниже: Отправить → Сжатая ZIP-папка.

Чем лучше архивировать?

Основное преимущество формата ZIP — его популярность. Так, большинство архивов в Интернете имеют формат ZIP. Если есть желание отправить кому-то архив, но нет уверенности, что у адресата есть программа WinRAR для распаковки архива, то лучше всего использовать формат ZIP.

Как правильно архивировать документы?

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде:

• Рассортировать бумаги по срокам.
• Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
• Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
• Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.

Что должно быть в архиве?

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Кто вправе создавать архивы?

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Как правильно хранить документы в архиве?

Архив организации должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Помещения хра- нилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, предохранены от затопления, иметь запасной выход. носителях — 15–20 °С и 50–65%.

Какие документы не передаются в архив?

Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы. Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Кто передает документы в архив?

Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

В чем разница между ZIP и RAR?

Zip — это архив формата ZIP. Формат влияет на эффективность сжатия файлов; к примеру, архив формата RAR занимает на диске меньше места, чем архив формата ZIP, содержащий те же самые исходные файлы. Кроме того, эффективность зависит от типа файлов, упаковываемых в архив.

Зачем архивировать документы?

Зачем нужно архивирование документов

Архивация документов — это способ хранения изданий для удобной работы и быстрого нахождения нужных бланков.

Что делает архивация?

Архивация — подготовительная обработка (сбор, классификация, каталогизация, сжатие (для цифровой информации)) данных для долгосрочного хранения или передачи их по сети. Архивация файлов — упаковка нескольких файлов в один файл или поток — архив.

Что нельзя делать в архиве?

Чего не следует делать в архивах:

• Не нужно считать, что без архивных документов исследование проведено быть не может.
• Не нужно тревожить документы по пустякам.
• Не стоит идти в архив, не выяснив номера и названия нужных фондов, а по возможности — и шифры документов.
• Не забудьте взять с собой:
• Не идите, не узнав заранее:

Как правильно архивировать личное дело?

№ 526. Чтобы передать личные дела на хранение в архив, со всех документов удалите скрепки, подшейте документы личного дела на четыре прокола в твердую обложку или переплетите. Сделайте это так, чтобы можно было свободно прочитать текст документов и их реквизиты.

Сколько хранить документы в архиве?

Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать — временные (до 75 лет) и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению.

Кто проверяет архивы?

Архивная проверка — это четко регламентированная последовательность определенных действий. Проверочная процедура проводится специальным контролирующим органом. А прокуратура контролирует работу этой комиссии. Архивная проверка проверяет наличие и состояние фонда документов — бумаг, которые прошли экспертизу.

Какой файл является архивным?

Архивный файл — это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации.

Когда необходимо создавать архивы?

Архивация проводится в следующих случаях: когда необходимо создать резервные копии наиболее ценных файлов; когда необходимо освободить место на диске; когда необходимо передать файлы по E-mail.

Что такое архивация виды архивации?

Архивация — подготовительная обработка (сбор, классификация, каталогизация, сжатие (для цифровой информации)) данных для долгосрочного хранения или передачи их по сети. Архивация файлов — упаковка нескольких файлов в один файл или поток — архив.

Какие существуют методы архивации данных?

Основных всего три: полная, инкрементальная, дифференциальная архивация.

Какой из файлов является архивным?

Архивный файл представляет собой специфический контейнер, где находятся другие файлы. Они могут помещаться в архив как в сжатом, так и в несжатом виде. Файл архивный отличается от исходного своим размером — он гораздо меньше. Во сколько раз — зависит от содержимого.

Какие данные можно запросить в архиве?

Сведения о заявителе — фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес, телефон, e-mail. Для юридических лиц — наименование организации, полный почтовый адрес, телефон, e-mail. Тема запроса и хронологические рамки интересующей вас информации.

Как архивировать бумажные документы

Опубликовано 4 октября 2021 г.

Архивирование документов — один из важнейших аспектов управления документами. Многие компании обязаны хранить документы в течение длительного периода времени, чтобы соответствовать требованиям GDPR и срокам хранения.

Если предприятие не следует передовым методам архивирования документов, оно может столкнуться с юридическими проблемами, крупными штрафами и недовольными клиентами. Этого можно легко избежать, следуя нашим советам о том, как архивировать бумажные документы ниже, но сначала вам нужно знать варианты хранения документов.

Традиционное хранилище бумажных копий

Этот вариант более традиционен: вы просто архивируете свои бумажные файлы, складывая их в безопасный шкаф для документов, или вы можете использовать стороннее хранилище для освобождения места. Внешнее хранилище — лучший вариант для длительного хранения печатных копий или файлов, которые не требуются часто.

Защищенное хранилище гарантирует, что ваши файлы не попадут в чужие руки и будут защищены от повреждения в результате пожара или наводнения. Это популярный вариант для крупных предприятий, которым необходимо вести бумажный журнал некритичных документов.

Цифровой накопитель

Если ваш бизнес хочет перейти на бумажные носители, этот вариант для вас. Сканирование и загрузка ваших документов на компьютеры может быть отличным вариантом для любого бизнеса, который хочет быть бережнее к окружающей среде и обеспечить легкий доступ к своим архивным документам. После сканирования файлов их можно безопасно уничтожить, чтобы избежать дублирования информации и сохранить записи в безопасности.

Shredall SDS Group может выполнить для вас весь процесс, от сканирования всех ваших записей до их уничтожения и предоставления программного обеспечения, чтобы вы могли легко получить доступ к отсканированным файлам.

Этот вариант имеет много преимуществ, включая экономию офисного пространства, удаленную работу и безопасность ваших документов. Однако этот вариант подходит не для каждой организации, поскольку многие предпочитают сохранять физические копии и не любят доверять всю свою систему архивирования документов компьютеру.

Хранение сканирования по требованию

Сканирование по требованию дает вам понемногу и то, и другое: хранение печатных копий и сканирование их в цифровом виде при необходимости. Компания хранит свои бумажные документы за пределами офиса в безопасном хранилище, но может запросить сканирование определенных документов, которое может быть отправлено прямо на их рабочий стол.

Это идеальное решение для организаций, которые хотят хранить большое количество документов вне офиса, но время от времени нуждаются в доступе к ним.

Пять советов по архивированию бумажных документов

Теперь, когда вы понимаете варианты хранения файлов, пришло время взглянуть на наши пять советов по архивированию бумажных документов.

1. Организуйте свои файлы

После того, как вы выберете способ хранения, самый важный совет, который мы можем дать, — держать ваши файлы под контролем и иметь систему для эффективного управления вашими архивами. Архивируйте документы только в том случае, если у вас есть для этого веская причина, например, если у них есть срок хранения. Рекомендуется иметь политику хранения документов компании, чтобы ненужная документация не сохранялась без причины.

Все, что не нужно хранить в виде печатных копий, необходимо надежно уничтожить. Мы рекомендуем инвестировать в услуги профессионального поставщика шредеров, который предоставит вам сертификат об уничтожении данных после уничтожения документов.

2. Убедитесь, что сроки хранения соответствуют законодательным требованиям

Крайне важно, чтобы вы не хранили документы дольше, чем это необходимо. Существуют юридические требования или отраслевые нормы, которые определяют, как долго хранить определенные бумажные документы. Несоблюдение правил хранения документов может привести к значительному штрафу.

3. Использование внешнего хранилища

Хранение большого количества документов в картотеке в офисе может занимать много места. Это также может привести к тому, что сотрудники будут тратить значительное количество времени на поиск записей.

Хранение документов вне офиса не только освобождает место, но и позволяет вам сосредоточиться на других, более важных задачах, позволяя профессиональной компании управлять вашими документами вместо вас. Внешнее хранилище также гарантирует, что файлы не будут повреждены в течение согласованных периодов хранения, поскольку они хранятся в безопасной и надежной среде. Бумажные документы подвержены высокому риску повреждения и кражи, поэтому это наиболее безопасный вариант.

Складское помещение Shredall SDS Group имеет круглосуточное видеонаблюдение, климат-контроль и защиту от пожара/затопления.

4. Убедитесь, что документы могут быть легко извлечены

Последнее, о чем вам следует беспокоиться, это невозможность найти документ или неспособность своевременно получить запись. Прежде чем внедрять систему архивирования документов, необходимо рассмотреть вопрос поиска документов.

Инвестируя в удаленную службу архивирования документов, вам не нужно беспокоиться о поиске документов. Об этом позаботится ваш поставщик услуг, где документ может быть физически доставлен вам или отправлен на ваш компьютер для быстрого поиска.

5. Оцифруйте бумажные документы

Наш последний совет — оцифруйте бумажные документы, особенно если вы работаете дома. Выбор цифровых копий важных документов позволит вам получить к ним доступ за считанные секунды, легко поделиться ими с коллегами и добавить защиту паролем для дополнительной безопасности.

Мы настоятельно рекомендуем использовать профессиональные услуги для сканирования ваших документов. В этом есть много преимуществ, например, экономия денег вашего бизнеса на покупке сканирующего оборудования. Точно так же компании по сканированию документов, такие как Shredall SDS Group, предоставляют программное обеспечение, упрощающее поиск определенного документа.

В этом руководстве представлены пять основных советов по архивированию бумажных документов. Если вашему бизнесу нужна поддержка в хранении документов или сканировании для оцифровки ваших архивов, свяжитесь с нашей командой сегодня.

Архивирование и разархивирование документов вручную

Архив библиотеки — это область в FileHold, где хранятся документы, которые больше не используются, но все же должны храниться для исторических записей. Преимущество архивирования заключается в том, что оно сохраняет ваши текущие документы в библиотеке и результаты поиска, не загромождая их старой или устаревшей информацией. Когда документы находятся в архиве библиотеки, их все еще можно искать с помощью Включить архив в поиск Установите флажок в области расширенного поиска.

Изображение

Документы можно архивировать двумя способами:

• Архивирование вручную, которое объясняется на этой странице справки. Возможно, вам потребуется включить функцию событий в разделе «Веб-клиент» > «Панель администратора» > «Конфигурация системы» > «Основные» > «Параметры разрешений». Включите настройку «Включить ручное архивирование документов» и, при необходимости, «Включить ручное разархивирование документов»

• Использование запланированного события для автоматического архивирования документов.

Пользователи с ролью администратора кабинета или выше могут вручную перемещать электронные документы из библиотеки в архив библиотеки. Администраторы шкафов и библиотек должны быть владельцами шкафов в области библиотечного архива, чтобы перемещать документы в архив и из него.

Существует очень ограниченное количество операций, которые можно выполнять с архивными документами. Документов, помещенных в раздел архива библиотеки, может быть:

• Оставлен в архиве библиотеки на неопределенный срок.

• Удалено из архива библиотеки с помощью расписания событий.

• Перенесен обратно в библиотеку вручную, если возникнет такая необходимость.

• Посмотреть или получить копию.

• Поиск с использованием расширенного поиска

При отправке документов в архив библиотеки структура шкафа/ящика/группы папок/папок автоматически дублируется. Нет необходимости воссоздавать структуру. Параметры безопасности на уровне шкафа и папки также сохраняются. Документы в архиве библиотеки обозначаются значком с фиолетовой точкой .

Можно запретить просмотр содержимого определенных ящиков. Это можно сделать с помощью вызова API или изменения параметра в базе данных. Если просмотр ящика в библиотеке заблокирован, просмотр ящика в архиве библиотеки также заблокирован. За подробностями обратитесь к системному администратору.

Чтобы отправить документ, шкаф, ящик, группу папок или папку в архив библиотеки

1. Выполните одно из следующих действий:

2. Документы и/или папки отправляются в архив документов, а также копируется структура шкафа/ящика/группы папок/папок.