Как правильно написать деловое письмо: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Содержание

Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

бизнес – бизнес
бизнес – клиент
соискатель – компания
бизнес – государственная организация
работодатель – работник
сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

Подчеркнутая официальность
Адресность – наличие отправителя и получателя
Стандартная деловая речь
Тематическая ограниченность
Нейтральный тон изложения
Точность, исключающая недопонимание фактов

Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.

Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

Сокращений
Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя Фамилия
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Дата

Anna Robins
+0000000
[email protected]
January 11, 2005

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседника	Dear Sir – для мужчины Dear Madam – для женщины
Если знаете имя	Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте его	Dear Dr. Snow Dear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресата	Yours faithfully
Если знаете имя	Yours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…	I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…	I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.	I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.	I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.	I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.	I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о…	I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…	Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…	I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…	Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…	I would also be interested in…

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность…	I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …	I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…	I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…	As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…	I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…	I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…	My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.	Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за…	Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…	We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…	The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…	We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …	To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …	We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Как грамотно написать деловое письмо?

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?

2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?

3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Цитата:

Например:

Исх. № 01 от 20.04.2012

на Вх. №01 — РиК от 01.01.1930

Директору

ООО «Рога и Копыта»

Бендеру О. И.

«О партии бракованных рогов,

поставленных 01.01.1930г.»

Уважаемый Остап Ибрагимович,

2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

4. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой — «Искренне Ваш,…».

Цитата:

Например:

Искренне Ваш,

Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

5. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

1. Закон тождества — понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;

2. Закон противоречия — «не противоречь сам себе»;

3. Закон исключенного третьего — «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость — сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

(с) Валерий Меркулов
[…]

Правила написания деловых писем

Современная жизнь диктует свои правила, и обмен электронными письмами — это уже давно часть ежедневной рутины для большинства. Впечатление о нас складывается с первых строчек нашего e-mail, поэтому важно помнить, кому мы пишем и как именно следует составлять письмо. Особенно это важно, когда мы говорим о формальных имейлах на английском, которые нам писать немного сложнее, чем на нашем родном языке. Друзьям и знакомым мы обычно пишем в дружественном, неформальном стиле, который допускает легкий, иногда полушутливый тон.

При составлении делового письма нужно быть максимально корректным и исключать моменты, где адресату нужно будет о чем-то догадываться самостоятельно. Деловые письма сейчас почти никто не пишет в устаревшем formal style, его заменяют на более мягкий neutral, правилам составления которого посвящена эта статья.

Что же отличает деловое письмо от неформального и дружественного?

Сomplete sentences: subject + verb — полные предложения, с подлежащим и сказуемым.
I saw your last e-mail, а не Saw your last e-mail (Подлежащее I опущено).
No contractions — без сокращений.
I am Julie and I have finished your course, а не I’m Julie & I’ve finished your course.
Conjunctions (but, if, and) — союзы. Использование корректных союзов, а не запятых или тире в каждом предложении.
I have already been to all the presentations you have mentioned, but if you insist, I am ready to watch them again online.
Fully spelled words — полностью прописанные слова, без сокращений. Ur — это недопустимо, допустимо your.
Transition words (before, besides, however) — переходные слова, такие как до, кроме того, однако и т.д. Это то, что нужно добавлять в ваше формальное письмо для плавных переходов от одной мысли к другой.
Paragraphs – абзацы. Разбивайте ваше письмо на абзацы, чтобы его было легче читать.
Punctuation – пунктуация. Пунктуация — это та специя, без которой деловое письмо не подают. При написании деловых писем следует придерживаться «правил открытой пунктуации», то есть не использовать те знаки препинания, без которых можно обойтись.
Например:
— в приветствии и концовке письма можно опускать запятые:
Dear John (вместо Dear John,)
Sincerely (вместо Sincerely,)
— не ставить точки в адресах (опущены запятые после слов Towers, Avenue):
#04-67 Hilton Towers
358 Green Avenue
New York 6455
— писать сокращения без точки в конце:
Mr Dr вместо Mr. Dr.
Подробнее о правилах пунктуации можно прочитать по этой ссылке:
https://grammarway.com/ru/punctuation
Special greetings and sign-offs — специальные приветствия и фразы для прощания. Приветствия и прощания в формальных и неформальных письмах отличаются. И дальше мы поговорим о них более подробно.
No Slang /Emoticons and emojis /Profanity /Jokes — нет сленгу, эмоджи, смайлам , брани, шуткам. Иначе говоря — ваши личные эмоции просто неуместны в деловом письме.

А теперь давайте рассмотрим структуру формального или нейтрального e-mail.

Subject Line
Это тема письма, которая суммирует в паре слов, о чем письмо, но не описывает его. Делайте тему лаконичной и понятной.

Хороший пример темы:

Important — need you to choose the best option
To all — confirm your presence…
Black Friday Discounts
Answer needed ASAP
Useful links for teachers

Так писать не стоит:

Re Re Re Re — UNGENT!! REAd And Answer! — не пересылайте цепочки писем таким образом, лучше убрать лишние слова из темы и подкорректировать сам e-mail.
Quick Question… — все письма так или иначе содержат в себе вопрос.
for you only — человек может пропустить такие «личные» письма как спам.
Meeting is rescheduled to 5th of May, 5th floor, room 18 — коротко и емко, но в теме письма уже написана вся нужная информация, открывать его не будут.

Более подробно о самых популярных темах e-mails можно прочитать по этой ссылке — www.digitalmarketer.com

Salutation
Приветствие того, кому адресовано письмо.
Примеры формальных приветствий:

Good afternoon! — универсальный вариант, подходящий во всех случаях.
To whom it may concern — (дословно: тому, кого это может касаться) не пишите так, если вы в поиске работы, лучше потратить пару минут и выяснить имя менеджера или HR, который будет рассматривать ваше резюме.
Dear First name Last name (ставьте запятую или двоеточие после этой фразы).
Dear First name (если мы знаем имя, кому пишем).
Dear Mr./Ms. Last name
Dear Dr. Last name — обращение как к профессионалу, письмо по рабочим вопросам.
Dear Human Resources Manager /Dear Hiring Manager — если нужно обратиться конкретно к человеку определенной должности.
Dear All / Dear team — обращение к нескольким людям/команде.

Intro/Purpose
Введение или описание цели письма.
Без кучи деталей, они буду в самом теле письма. Дайте понять адресату, кто вы и по какому поводу вы пишите. Прочитав эти пару строк, адресат должен понять, от кого и о чем будет сам e-mail.

Примеры:

I am writing with the regard to your recent email… — я пишу в ответ на ваше письмо…
I am writing with reference to our order number…- я пишу по поводу номера заказа…
Concerning your request… — по поводу вашей просьбы…
Could you give me some more information…. — могли бы вы дать больше информации по поводу…
I am writing to enquire about… — я пишу узнать о…
To follow up on our meeting — в продолжение нашей встречи…
I am writing back to you about… — я пишу вам в ответ на ..
As promised I am…— как и я обещал я..
As we discussed in our call… — как мы обсудили во время нашего звонка…

Detail-Body
Основная часть.
В данной части вы раскрываете детали: описываете проблемы, делитесь информацией или выражаете просьбу. What? When? Where? How? Why? — вопросы, на которые отвечает эта часть письма. Учтите, если ваш e-mail превращается в статью на пару страниц, то следует подумать о личной встрече. Будьте лаконичны и профессиональны и излагайте мысли ясно, чужой человек может не понять того, что для вас очевидно.

Фразы и вопросы из основной часты письма:

What is the final cost of your services and where can I find some legal information about your company?
(Какая финальная стоимость ваших услуг и где я могу найти правовую информацию о вашей компании?)
Where are you planning to have your experiment carried out? 
(Где вы планируете проводить ваш эксперимент?)
Why are the expenses given without any detailed information?
(Почему расходы даны без детальной информаци?)
I would like to inform you, that the experiment is to be carried out next week. We will let you know the exact time later this week and provide you with the detailed report. (Я бы хотел сообщить, что эксперимент проводится на следующей неделе. Мы сообщим вам точное время позже на этой неделе и дадим детальный отчет.)
I have decided that I am not able to join your expediction, due to the fact, that my sponsors are not willing to cover the expenses. (Я принял решение, что не смогу присоединиться к вашей экспедиции, так как мои спонсоры не желают брать на себя расходы.)
We have decided to relocate closer to the city center and this is the main reason, why we are looking for a new office. (Мы решили перебраться ближе к центру города, и это основная причина, почему мы ищем новый офис.)

Ask/Action
Самая важная часть e-mail. которую многие, к сожалению, могут вообще опускать. Здесь вы пишите, что конкретно вы ждете от адресата, в какие сроки и т.д. Будь то ответ на письмо, обратный звонок или конкретные действия.

Например:

Could you resend the information about the participants once more and give us a a call after?
(Могли бы вы переслать информацию об участниках и перезвонить после?)
Will you be so kind and look though my plan before the presentation?
(Будете ли вы столь любезны пересмотреть мой план перед презентацией?)
Would appreciate your honest opinion on the looks I have chosen for the show. What would you change?
(Я буду благодарен за честное мнение о луках, которые я подобрал для шоу. Что бы вы изменили?)

Closing/Sign-off
Вежливое завершение письма, где вы указываете ваши контактные данные и пожелания, обычно выглядит следующим образом:

Sincerely,(вежливое прощение, обратите внимание на запятую в конце, которую можно опустить)
John Black (полное имя)
Sales manager, CBM group (должность и название компании)
[email protected] (электронная почта)
555-127349 (контактный телефон)

Возможные фразы для завершения вашего письма:

Regards / Best Regards — с наилучшими пожеланиями
Sincerely yours, David / Yours sincerely — искренне Ваш Дэвид /Ваш искренне..
Respectfully — с уважением…
Cordially/Cordially yours — сердечно ваш
With sincere appreciation — с искренней благодарностью
Looking forward to hearing from / meeting with you/ seeing you soon — жду с нетерпением ответа от вас/встречи с вами
Looking forward to your reply / response on this matter — жду с нетерпением вашего ответа по данному вопросу
We look forward to your continued participation / support / assistance on this matter / situation — мы ждем вашего участия/поддержки/помощи в данном вопросе/ситуации
Thank you for your patience and cooperation — спасибо за ваше терпение и сотрудничество
Thank you for your consideration — спасибо за ваше внимание
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know — если у вас есть вопросы или беспокойство, не сомневайтесь и дайте мне знать

Если вам нужно приложить документ или фото к вашему e-mail, сообщите об этом подобной фразой:

Attaching a copy of my resume and portfolio — прикрепляю свое резюме/портфолио
You will find my resume attached below — ниже вы найдете мое резюме

Не забывайте перед отправкой письма proofread — перечитать его на наличие опечаток.

Теперь давайте рассмотрим пример формального письма.

Subject line: Regarding your interview (тема письма)
Greeting: Dear,Elma! (официальное обращение к человеку, имя которого известно)
Intro: I am writing with the regard to your resume and the call we had last Saturday. (Intro — вводная часть, дать понять, о чем будет письмо)
Body: Unfortunately, at the moment we are not hiring for a position of the main HR manager.. But, taking into account the skills your have and your experience in this sphere, our company may have another interesting offer for you. We would like to invite you for a meeting at our main office. (основная часть письма) Possible days are Friday and Saturday, 12-15 p. m.
Action: Please, let us know your decision and contact us to confirm the date. (action part — какие действия мы ждем в ответ на письмо)
Goodbye: (прощание)
Best Regards,
Steve Black
HR dept.

Еще один пример. Мистер Блек пишет Мисс Грин и благодарит за приглашение на работу.

Subject line: Position of the Assistance Editor
Greeting: Dear Mrs Green,
Intro:Thank you very much for offering me the position of Assistance Editor in your magazine. I have for a long time admired the high level of professionalism that your magazine displays, and therefore I consider it the privilege to work with you.
Body: I intend to demonstrate your that you made no mistake by hiring me by performing my job the best way I can. I have already contacted the HR department and they provided me with the details I need to start the project right away.
Action: Look forward to cooperating with you in the nearest time.
Goodbye:
Yours sincerely,
John Black

А чтобы написать жалобу, при этом грамотно сформулировать свои претензии и подобрать тон сообщения — проходи краткий курс от Booyya, в котором есть все на тему How to complain — https://bit.ly/3bwsJZ9

И, в завершение статьи, полезные ссылки, для тех, кто будет писать formal e-mails.

По данной ссылке grammar.yourdictionary.com вы можете пополнить свой запас transitive words.
Здесь www.yesware.com вы найдете примеры формальных писем с разбором.
Книга — «Email English» Emmerson Paul— содержит много примеров деловых писем, с разбором конкретных кейсов, оттуда можно брать и копировать прямо себе в письмо.
Готовые примеры деловых писем — www.examples.com.

Как написать деловое письмо на английском ✔️

Деловая переписка — непростая тема даже на родном языке, что уж говорить об иностранном. Но ввиду глобализации, наши профессиональные связи с англоязычными людьми постоянно становятся все сильнее, а контактировать с ними приходится все чаще.

Чтобы заключать сделки без лишних хлопот, не путать коллег и не позорить начальников, учимся писать деловые письма.

Не забывайте про тему делового письма!

Даже если вы не знаете, как развернуто и правильно написать тему письма, поинтересуйтесь у коллег, у словарей, у интернета, у кого угодно, но строку заполните. Это дурной тон отправить деловое письмо с темой “Idea. Sales”. Напишите: “Ways to boost online sales by 19% by the end of Q2 2018”

Читайте также: 5 сайтов, где учить английский взрослым.

Только официальное приветствие!

То есть никаких hey, yo. Мы же не в клипе Эминема. Ну думаем, вы сами понимаете. Принято употреблять Dear (name), hello, hi, good morning/afternoon/evening.

Правильно расставляйте акценты!

Не стоит выделять жирным подчеркнутым капслоком фразу, на которую хотите обратить внимание. Достаточно грамотно написать, что для вас это ключевой момент и выделить нежным капслоком.

I would like to underline — Я бы хотел подчеркнуть.

I would like to draw your attention — Я бы хотел привлечь ваше внимание.

Please pay attention — Пожалуйста, обратите внимание.

Please note — Пожалуйста, имейте в виду.

Будьте вежливыми!

Никто не отменял вежливость, уважение и заботу даже в самых горячих и горящих ситуациях. Покажите свою человечность, тогда даже в деловой переписке получится установить особую связь.

Фразы, за которые вас полюбят:

Hope this email finds you well — Надеюсь, у вас все хорошо,

Sorry for bothering you — Прошу прощения за то, что отвлекаю.

Might I take a moment of your time? — Могу я занять у вас минуту?

Просите правильно!

От того, как вы просите, зависит то, что и как вы получите. Поэтому в деловой переписке на английском языке прибегайте к самым корректным и вежливым способом попросить:

I would be grateful if you could… — Я бы был очень признателен, если бы вы могли…

Could you please be so kind… — Будьте так добры…

Краткость все еще сестра таланта!

И об этом нельзя забывать ни в коем случае. Что бы вы не писали, книгу или письмо своему коллеге из Парижа, избегайте трехэтажных предложений. Они путают, сдвигают акценты, могут привносить другие смыслы. А путаница в бизнесе чревата последствиями.

Если непонятно — уточняйте!

Здесь все ясно — чтобы не попасть на деньги, не пропустить шанс, не проиграть конкурс, спрашивайте все, что непонятно:

I would be grateful if you could… — Я был бы признателен вам, если бы вы могли…

Could you possibly explain…— Не могли бы вы объяснить…

Could you please let me know…— Не могли бы вы мне сообщить…

Please could you send me…— Не могли бы вы выслать мне…

Нужна помощь? Проси!

См. пункт о том, как просить правильно, чтобы лучше усвоить.

Could you please… (for me)? — Не могли бы вы…

I would appreciate… — Я был бы очень признателен

I was wondering if you could… — Скажите, могли бы вы…

Соглашайтесь тоже вежливо:

I agree with you on that point. — Я согласен с вами по этому пункту.

You have a strong point there. — Здесь вы правы.

I think we can both agree that… — Я думаю, мы оба согласимся, что…

I don’t see any problem with that. — Я не вижу в этом проблемы.

Или же не соглашайтесь:

From my perspective…— С моей точки зрения…

I’d have to disagree with you there. — Вынужден с вами не согласиться здесь.

Если вы прикрепляете документ к деловому письму, об этом написать можно следующим образом:

Please find attached — К настоящему письму прилагается.

You can find in attachment… — Вы можете найти в приложении…

I am enclosing… — Я прикладываю…

I forward to you… — Я пересылаю вам…

И после этого не забудьте все же прикрепить письмо.

Уходите красиво!

Осталось вежливо попрощаться с коллегами:

I look forward to hearing from you. — Жду вашего ответа

Thank you in advance! — Заранее благодарю.

Напомним, недавно мы писали о сокращениях и аббревиатурах в деловом английском, которые должен знать каждый.

Как написать деловое письмо на английском: советы

Не теряем время, и сразу признаемся, зачем потревожили человека:

I would like to или I am writing to — пишу вам, чтобы…

Например: I would like to find out about your partner program — пишу, чтобы узнать о вашей партнерской программе.

Если у вас какая-то просьба, можно сказать так:

I would appreciate if или would be grateful if… — буду очень благодарен или благодарна, если…

Например: I would appreciate if you let us take part in your conference — Буду очень вам благодарна, если вы позволите нам принять участие в вашей конференции.

Когда мы сами предлагаем помощь, можно начать таким образом:

I would be happy или pleased to — буду рад(-а) что-то для вас сделать.

Например: I would be pleased to do a research for you — буду рад(-а) провести для вас исследование.

А если так вышло, что вы пишете ответ и не можете помочь человеку в его просьбе, используйте подобные фразы:

Unfortunately или I regret that / I am afraid that — это всё выражает сожаление в стиле «вы клёвые, и нам жаль, что мы не можем вам помочь».

Например: если не можете написать для кого-то статью, скажите Unfortunately, I can not write the article for you.

Кстати, если вы пишете от лица всей компании, лучше писать везде we:

Unfortunately, we can not write the article for you.

И ещё, чтобы показать максимум вежливости, часто дописывают такую фразу:

please, let me know if you need more information — пожалуйста, дайте знать, если понадобится больше информации. Или что-то типа we look forward to hearing from you — ждем с нетерпением вашего ответа.

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону… »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Как правильно писать электронное письмо

Иногда, когда я открываю новое письмо по работе, у меня создаётся впечатление, что человек писал и плакал. И совсем не хотел отправлять это письмо, но его заставили. И уж точно он не ждёт на это своё письмо ответ.

Много раз видела в комментариях под постами с предложениями работы в инстаграме сообщения типа: «Почему вы не отвечаете на письма?» Видимо, потому что вы так написали своё письмо, что на него не хочется отвечать)) Я на подобные письма тоже не отвечаю. Потому что если человек пишет мне письмо «для галочки», то я уже явно не хочу с ним работать.

Вообще я из тех людей, которые считают, что все вокруг знают всё не хуже меня. И если я понимаю какие-то очевидные вещи, то и окружающие тоже это понимают. Поэтому иногда, когда мне приходят письма, я немножко не понимаю…
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им должна.

А иногда пишут так, как будто с них берут плату за каждое слово, как в телеграмме. И они экономят. Поэтому из их письма ничего непонятно. «Привет! Дизайнер Глафира Цветкова делает очень классные украшения! Их хвалит стилист Юлиана Потапьева». Ээээ… Круто, чо. Поздравляю! Но от меня-то вы чего конкретно хотите? Напрашивается вывод, что главное ваше желание – чтобы я вам ответила и поговорила с вами за жизнь. Или чтобы я всё бросила и пошла искать в интернете, кто такие Глафира и Юлиана. Или, может быть, вы просто хвастались?

Я, кстати, совсем не против получать письма. Я даже очень это люблю. И очень люблю и ценю, когда сами дизайнеры или их друзья, или поклонники пишут нам в журнал об украшениях и аксессуарах и представляются. Частенько бывает, что дизайнеры эти реально крутые, и я с удовольствием о них пишу.

И вот после сотого письма «ни о чем», я подумала: а, может, действительно люди просто не в курсе, как нужно писать электронное письмо, чтобы на него ответили?

Если кому надо, то я расскажу!
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно!)

Итак, начнём.

1. Тема — это важно!
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».
Если это не еженедельная рассылка и не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то цепляющий заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не отправили в спам, не открывая.

2. Приветствие
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.
А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно. Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.

(Пожалуйста, не используйте «доброго времени суток»)

3. Представиться
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об украшениях и аксессуарах little-thing.ru».

4. Откуда у вас адрес
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал. Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…» — и получаетель сразу понимает, что его координаты вы не купили на черном рынке, и его не продал его же банк или сотовый оператор. Получатель сразу понимает, что вы практически «свой».

5. Рассказать о себе подробно (но без фанатизма)
Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.

6. Зачем вы пишите вообще?
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».
Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.

7. Попрощаться
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что-то), то об этом обязательно стоит упомянуть.

В итоге, если пробежаться по пунктам, то хорошее письмо получается таким:

1. дизайнер Маргарита Сивакова. Хочу в ваш журнал!
2. Здравствуйте!
3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……

Вроде всё так просто, но на деле почему-то не все так делают))

А по поводу дальнейшей переписки, кстати, есть ещё 2 бонуса.

I. НИКОГДА НЕ УДАЛЯЙТЕ ИСХОДНОЕ ПИСЬМО! Пусть там будет огромная лента тянуться, но гораздо удобнее, когда вся длинная переписка в одном письме. И ты можешь найти нужный телефон или реквизиты, просто открыв последнее входящее, а не перерывая всю переписку в поисках того самого грёбаного письма.

II. ВСЕГДА ПИШИТЕ СВОЙ ОТВЕТ НАВЕРХУ! Как раз из-за того, что ниже тянется огромная лента. И когда ты получаешь письмо, пролистываешь всю эту чертову ленту вниз, а там видишь просто «ок», хочется забанить отправителя навеки.

Вот.
Мне кажется, я идеальный письмописец. А как вы пишите электроные письма, друзья?

_______________________________________________________

Присоединяйтесь ко мне в Instagram!

_______________________________________________________

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям, нажав на кнопки социальных сетей ниже!

Как правильно оформить деловое письмо (с примерами)

Деловое письмо — это формальная форма общения, обычно предназначенная для клиентов, коллег и других заинтересованных сторон.
В этой статье мы шаг за шагом покажем вам, как отформатировать деловое письмо. и что включать, а также предоставить примеры и шаблон, которые помогут вам написать свой собственный.

Описание изображения

Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Вступительный абзац
5.Заключительный параграф
6. Бесплатное закрытие и подпись

Связано: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)

Когда использовать правильный формат делового письма

Есть несколько случаев, когда организация будет использовать правильный формат делового письма. Вот примеры того, когда запись в этом формате уместна:

Ссылки: Как правило, бывший коллега или менеджер соглашается написать рекомендательное письмо, если у них были хорошие отношения с сотрудником.Если вы согласны написать рекомендательное письмо, используйте формат делового письма, чтобы выделить его работодателю. Уровень профессионализма официального делового письма производит лучшее впечатление, чем стандартное электронное письмо, которое сегодня обычно используется для общения с сотрудниками на рабочем месте.
Подтверждение занятости: Если компания или учебное заведение запрашивает подтверждение занятости, вам необходимо получить письмо от сотрудника отдела кадров.У отдела кадров может уже быть простой шаблон, который должен заполнить ваш менеджер. Содержание письма должно служить только доказательством трудоустройства, но также может содержать дополнительную информацию, которую сотрудники отдела кадров сочтут целесообразной для раскрытия.
Предложения о работе: Когда вы получаете предложение о работе, менеджер по найму обычно сначала звонит вам, чтобы предложить вам должность, а затем отправляет вам подробные сведения о вакансии в письменном виде с инструкциями по адаптации и дальнейшим действиям. Это
Письма о зачислении в учебу: Обычно колледж или университет отправляют письмо о зачислении учащимся старшей школы после их зачисления.В письме будет пакет со всей необходимой информацией о зачислении и дате начала занятий. Некоторое подтверждение также может быть отправлено студенту по электронной почте.

Связано: Запрос рекомендательного письма

Как правильно отформатировать деловое письмо

Чтобы отформатировать профессиональное деловое письмо, выполните следующие действия:

1. Соберите всю необходимую контактную информацию

Начните с ввода вашей контактной информации и получателя.Обязательно разделите информацию об отправителе и получателе в верхнем левом углу письма. Таким образом, ваше письмо будет правильно адресовано в нужное место и нужному человеку.

2. Выберите приветствие

Выберите, какое приветствие вы хотите использовать для официального приветствия получателя. Поскольку вы пишете формально, используйте язык, который должным образом обращается к ним. Если вы знаете их имя, добавьте их имя и фамилию в приветствие, но вы также можете использовать фразу вроде «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, кому отправить его.

Вот несколько вариантов приветствия:

Уважаемый Джон Смит
Уважаемый мистер Смит
Внимание: мистер Джон Смит

По теме: Как выбрать лучшее деловое приветствие для вашей корреспонденции

3. Четко определите свою цель в основном абзаце.

Основной абзац должен быть с одинарным интервалом и выровнен по левому краю заголовка, чтобы выровняться с остальной частью буквы. В основном абзаце сделайте ваше основное сообщение простым и кратким для читателя.Это поможет вам сосредоточиться на теме и цели, которую вы пытаетесь достичь.

4. Официально завершите письмо и завершите его своей подписью.

Заключение должно быть кратким и формальным, чтобы оно соответствовало остальной части письма. Затем оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным вами именем. Если вы распечатываете письмо и отправляете его по почте, поставьте свою подпись между закрытием и напечатанным именем. Если вы планируете отправить письмо по электронной почте, есть веб-сайты, где вы можете бесплатно написать свою подпись и вставить ее прямо в электронную копию своего письма.

Вот несколько примеров того, как вы можете закрыть письмо перед тем, как поставить свою подпись:

С уважением
С уважением
С уважением

Подробнее: Как завершить электронное письмо (с закрывающими примерами)

Советы по форматированию делового письма

Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании делового письма:

Приоритет ясности: Деловые письма должны быть на одной странице, поэтому будьте прямыми и краткими.
Будьте прямыми: Укажите причину вашей корреспонденции и любые действия, которые вы запрашиваете в отношении получателя. Не забудьте указать крайние сроки или инструкции для следующих шагов.
Корректура: Прочтите письмо вслух, чтобы выявить ошибки, и попросите друга или коллегу сделать то же самое.

Связанные: 15 типов деловых писем и когда их использовать

Шаблон делового письма

Используйте этот шаблон, чтобы написать и отформатировать собственное деловое письмо:

[Имя]
[Текущая должность ]
[Текущая компания]
[Текущий адрес]
[Город, аббревиатура штата и почтовый индекс]
[Номер телефона]
[Адрес электронной почты]

[Дата отправки]

[Имя получателя]
[Текущее положение получателя]
[Текущая компания получателя]
[Город получателя, аббревиатура штата и почтовый индекс]

Уважаемый [Имя контактного лица],

Я пишу, чтобы подтвердить, что [имя] работает на [название компании] с [рабочие даты] .Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам понадобится дополнительная информация. [Дополнительная информация о вашей контактной информации или сотруднике].

[Закрытие]

[Ваше имя]

Загрузить шаблон делового письма

Чтобы загрузить шаблон в Google Docs, перейдите в Файл> Открыть> и выберите правильный загруженный файл.

Пример делового письма

Вот пример официального делового письма:

Дженис Грейсон
Директор по персоналу
Grant Technologies
452 Hollow Farm, CT
06811
0003-000-1234
jgrayson @ granttechnologies.com

6 ноября 2019 г.

Берни Гловер
Старший менеджер проектов
Маркетинговое агентство BG
792 Fleetway Drive
Mahopac NY4 Гловер

Я пишу это письмо, чтобы подтвердить, что Филип Смит работал в Grant Technologies в течение двух лет в нашем отделе маркетинга. В частности, он начал свою работу у нас в качестве специалиста по контенту с ноября.6, 2017.

Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону 000-000-1234.

С уважением,

Дженис Грейсон

Когда использовать правильный формат делового письма

Есть несколько случаев, когда организация будет использовать правильный формат делового письма. Вот примеры того, когда писать в этом формате уместно:

Ссылки: Если вы согласны написать рекомендательное письмо, используйте формат делового письма, чтобы выделить его работодателю.Уровень профессионализма официального делового письма производит лучшее впечатление, чем стандартное электронное письмо.
Подтверждение занятости: Для подтверждения занятости у отдела кадров может уже быть простой шаблон, который должен заполнить ваш менеджер. Содержание письма должно служить только доказательством трудоустройства, но также может содержать дополнительную информацию, которую сотрудники отдела кадров сочтут необходимой.
Предложения о работе: Когда вы получаете предложение о работе, менеджер по найму может прислать подробную информацию о вакансии в письменной форме с инструкциями по адаптации и дальнейшим действиям.
Письма о зачислении в систему образования: Обычно колледж или университет отправляют письмо о зачислении учащимся старшей школы после их зачисления. К письму прилагается пакет со всей необходимой информацией о зачислении.

По теме: Запрос рекомендательного письма

Примеры формата деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети.Составление настоящего письменного делового письма и обеспечение его профессионального формата может показаться устаревшим, но все же для владельцев малого бизнеса это как никогда важно.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу.Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменную запись произошедшего, которую обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, отмеченные буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно оформленное официальное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — все это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать:

Сопроводительные письма
Благодарственные письма
Письма с жалобами
Корректирующие письма

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, состоит в том, чтобы описать, что в нем содержится, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
Благодарственные письма. Они могут быть полезны для нетворкинга и построения отношений. Не стоит просто написать «Спасибо за» и оставить все как есть. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
Буквы регулировки. Это ответ на письмо-жалобу. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
Письма с плохими новостями. Ключ к плохим новостям — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
Заметки . Эти заметки часто используются для распространения важных новостей и директив внутри компании. Их цель — быть быстрыми и точными при общении.
Поздравительные письма. Идея с этими типами букв состоит в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков. Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
Ответные письма. Это объяснение или перечисление того, как запрос был выполнен.
Письмо-запрос. Ключ к этим типам писем — просить о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций.Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете. Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры формата стандартного делового письма

Не знаете, как написать деловое письмо? Давайте рассмотрим пример: Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано. Таким образом, получателю будет легче напомнить о том, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с определенным событием или деловой ситуацией.
Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
Кузов. Обычно разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в случае с любыми другими сообщениями, ясность и краткость обычно лучше всего отражаются на писателе.
Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности.Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные форматы букв выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Шаг. Буквы должны быть разделены между предложениями через один интервал, чтобы освободить место на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда речь идет о шрифтах, поэтому избегайте творческих способностей и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов. Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Наценка. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете.(Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Форматы бизнес-писем с отступом и блочные форматы

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело. Например, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, если вы на что-то жалуетесь, а полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок.Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева. Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Форматирование измененного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но не все выровнено по левому краю. Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Mr.Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
При написании писем с жалобами используйте официальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к делу. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я буду рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повлиять на эффективность написания делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словарях и тезаурусах в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Также используйте глаголы с активным или пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете смысл письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, ее название следует писать заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и набранным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Электронная почта в форматах деловых писем

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно будет по-настоящему подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить по назначению.

Иногда, однако, время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Просмотрите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы бланков

Вы также можете подумать об использовании формата делового письма с фирменным бланком для писем вашей компании, потому что он предлагает профессиональный вид, а также является информативным. Канцелярские товары с фирменными бланками похожи на веб-сайт компании: они указывают на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное письмо с благодарностью намного эффективнее и эффективнее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Как написать деловое письмо, которое не останется незамеченным

В наши дни написание письма может показаться совершенно архаичным.Я имею в виду, люди вообще больше отправляют почту? Или они общаются только через электронную почту и сообщения?

Однако в деловом мире письма по-прежнему имеют решающее значение для совместной работы. Чтобы убедить кого-то предложить вам работу, вам нужно написать убедительное сопроводительное письмо. А чтобы убедить кого-то выступить на мероприятии вашей компании, вам нужно написать захватывающую презентацию.

Многие профессионалы упускают из виду важность написания качественных деловых писем, потому что они кажутся устаревшими.В результате большинство людей на самом деле не знают, как их написать.

К счастью, если вы находитесь в одной лодке, мы вас прикрыли. Ниже мы научим вас, как составить убедительное деловое письмо для любых целей и ситуаций.

Как оформить деловое письмо

Напишите дату и имя получателя, компанию и адрес.
Выберите профессиональное приветствие, например «Уважаемый».
Создайте захватывающее вступление.
Укажите свои намерения в основном тексте письма.
Завершите свое письмо убедительным призывом к действию.
Выберите профессиональное закрытие, например «С уважением».
Физически подпишите письмо своей подписью.
Введите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Чтобы научить вас писать деловое письмо более подробно, чем приведенный выше фрагмент, давайте взглянем на письмо, которое я написал Дхармешу Шаху, техническому директору HubSpot, когда я был студентом колледжа с широко открытыми глазами, пытаясь убедить его выступить на моя школа.

Я проанализирую самые важные части своего письма — введение, основной текст и призыв к действию — и объясню, как и почему они могут усилить ваши деловые письма.

Пример делового письма

1 октября 2016 г.

Дхармеш Шах

HubSpot

25 Первая улица,

Кембридж, Массачусетс 02141

Уважаемый господин Шах,

Когда мой первый год обучения в колледже закончился, мне посчастливилось работать стажером по цифровому маркетингу в стартапе под названием SlideBatch.Они выводили на рынок новый инструмент контент-маркетинга, и моя работа заключалась в том, чтобы применить этот инструмент к маркетинговым кампаниям их клиентов в социальных сетях и доказать, что SlideBatch является эффективным маркетинговым решением. Я был так взволнован, чтобы приступить к работе, но у меня была одна небольшая проблема. Я не знал, что такое контент-маркетинг. Итак, я провел небольшое исследование в Интернете и обнаружил маркетинговый блог HubSpot.

Перенесемся на полтора года вперед, а я все еще читаю маркетинговый блог HubSpot и использую его идеи на своей третьей стажировке по цифровому маркетингу.Чтение ваших блогов изменило мою жизнь. Я поступил в колледж, полагая, что финансовое консультирование — это моя судьба. Но, узнав о философии входящего маркетинга HubSpot — о том, как помощь людям — лучший способ повысить доверие к бренду и повысить вовлеченность — меня зацепило. Вскоре после того, как моя стажировка в SlideBatch закончилась, я решил заняться цифровым маркетингом вместо финансовых консультаций. С тех пор я не оглядывался.

Влияние HubSpot на мою жизнь — это причина, по которой я пишу вам сегодня. Я уверен, что если бы вы рассказали в моей школе, Университете ДеПау, о своей жизни, HubSpot и философии входящего маркетинга, были бы сотни нерешительных студентов, которые начали бы заниматься цифровым маркетингом.Я знаю это, потому что серия DePauw’s McDermond Speaker Series — одна из лучших платформ для бизнес-лидеров, чтобы продемонстрировать свою страсть к своей отрасли, компании и работе. Брэд Стивенс из Boston Celtics, Энджи Хикс из Angie’s List и Билл Расмуссен из ESPN успешно использовали серию динамиков McDermond, чтобы вдохновить следующее поколение бизнес-лидеров мира, и я знаю, что вы тоже можете.

Для нас будет честью, если вы выступите в нашей школе. Спасибо за ваше время и внимание, и мы с нетерпением ждем вашего ответа!

С уважением,

Клиффорд Чи

Южный Саранч ул., 313

Гринкасл, IN 46136

555-555-5555

[email protected]

Введение (первый и второй абзацы)

Чтобы мгновенно привлечь внимание Дхармеша и побудить его прочитать оставшуюся часть моего письма, вы заметите, что я не вел стандартное введение «Я пишу вам сегодня, потому что…». Вместо этого я привлек его рассказом о том, как я открыл для себя HubSpot и как его компания изменила мою жизнь. Я думал, что это будет сильно резонировать с ним, потому что я предполагал, как соучредитель HubSpot, он хотел бы увидеть, как работа его жизни принесла пользу другим.

В своих деловых письмах необязательно рассказывать историю, чтобы сразу зацепить читателя и убедить его продолжить чтение. Но вы обязательно должны описать, как она повлияла на вашу жизнь. Это то, что действительно привлечет и удержит ее внимание.

Основной текст (третий абзац)

После моего представления я быстро понял, почему я пишу Дхармешу — попросить его выступить в моей школе. Личные анекдоты — эффективный способ привлечь читателей, но я бы потерял внимание Дхармеша, если бы не перешел к делу.

После того, как я изложил намерения своего письма, я быстро рассказал о преимуществах выступления в моей школе и укрепил репутацию серии выступающих в моей школе. Подчеркивая, как выступление в моей школе может вдохновить сотни студентов на использование цифрового маркетинга, и выделяя группу впечатляющих ораторов, к которым может присоединиться Дхармеш, я сосредоточился на дивидендах, которые он получит от выступления оратора серии McDermond, а не на том, какую пользу принесет моя школа. его гостевой внешний вид.

Итак, пытаетесь ли вы убедить кого-то нанять вас или выступить в вашей школе, вы должны сначала убедить своего читателя в том, что выполнение того, о чем вы его просите, в конечном итоге принесет им пользу и будет в их интересах.

Призыв к действию (четвертый абзац)

В моем последнем абзаце я вежливо прошу Дхармеша снова выступить в моей школе. Хотя я уже спрашивал его об этом ранее, важно, чтобы я закончил свое письмо четким следующим шагом. Это дает больше энергии и кристаллизирует желаемое действие в его голове.

Сильный призыв к действию — важный элемент убедительного делового письма. Потому что, если вы не скажете своему читателю, что делать дальше, вы, возможно, вообще никогда не писали свое письмо.

8 основных шагов к написанию делового письма на английском языке

Письмо?

В 21 ^-м век?

Разве бизнес не пишет об электронных письмах, отчетах и записках?

Что ж, деловые люди все время пишут и читают деловые письма.

Вы можете отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или по электронной почте) или в виде бумажной копии (напечатанной на бумаге).

Деловые письма более формальны, чем деловые. В деловой ситуации они сообщают что-то более официальное.

Важно правильно писать деловые письма, потому что впечатление, которое вы создаете, зависит от того, как вы их пишете.

Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.

Вот список из восьми шагов, которым нужно следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Решите, какое письмо вам нужно написать.

Деловые письма имеют отправителя и получателя (человека, который получает письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.

В зависимости от причины, по которой отправитель пишет, существует несколько типов писем. Ознакомьтесь с основными типами деловых писем:

Письмо с жалобой : Деловое письмо, написанное кем-то (физическим лицом или компанией), которое недовольно продуктами или услугами, предлагаемыми компанией.При написании письма с жалобой важно сохранять вежливый тон, даже если вы очень расстроены или у вас много жалоб.

Письмо-запрос : Письмо этого типа написано кем-то, у кого есть вопросы о деятельности другой компании. Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь получить как можно больше информации, прежде чем писать. Затем составьте контрольный список со всем остальным, что вам нужно узнать, чтобы не забыть некоторые важные моменты.

Сопроводительные письма : они написаны людьми, ищущими работу. Их обычно отправляют вместе с резюме. Хорошее сопроводительное письмо может дать вам работу, но люди, пишущие сопроводительные письма, часто делают ошибки или слишком стараются произвести впечатление на читателя.

Письма о корректировке : Эти письма отправляются как ответы на письма с жалобами. Их бывает сложно написать, потому что ваш читатель, как правило, недовольный покупатель, который надеется извлечь максимальную пользу из плохой деловой ситуации.

Письма для заказа : Деловое письмо этого типа отправляется для размещения заказа в компании. В заказных письмах должна быть указана правильная информация, поэтому вам необходимо перепроверить все цифры перед их отправкой. Ваш язык должен быть точным, чтобы не было места для ошибок. Лучше использовать простой и понятный язык. Длинные предложения могут быть двусмысленными (неопределенными) и трудными для понимания.

Прочие письма : Могут существовать всевозможные другие деловые ситуации, в которых люди могут писать письма.Например, человек может написать письмо…
- , чтобы убедить других покупать их товары или услуги.
- рекомендовать сотрудников на работу.
- о своей отставке.

Какое бы деловое письмо вы ни писали, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые вы можете использовать для более профессионального звучания!

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как это сделать с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и улучшить свою карьеру — начните с Creativa сегодня.

2. Напишите краткий план.

После того, как вы решили, какое письмо вы собираетесь написать, важно остановиться и подумать. Напишите план, прежде чем начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы потеряете много времени. В конце концов, вы можете легко внести незначительные изменения, но большие изменения сделать сложнее.Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.

Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете. Если вы пишете письмо с жалобой, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате вашего письма. Если вы пишете заказное письмо, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.

Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить.Вы можете записывать полные предложения или просто ключевые слова, если спешите. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:

На какую работу вы претендуете.
Почему вы думаете, что подходите для этой работы / почему компания должна вас нанять.
Почему эта работа вам подходит.
Когда вы готовы к собеседованию.

Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна основная идея. Это поможет читателю легче понять ваши мысли, а ваше письмо будет структурированным и логичным. Ваш читатель также будет счастлив (а вы хотите, чтобы ваш читатель был доволен), если ваши идеи хорошо связаны между собой. Не забудьте использовать соединители для перехода внутри и между абзацами.

Вы можете увидеть соединители и слова перехода в действии на FluentU .

FluentU поможет вам улучшить свой деловой словарный запас естественным и увлекательным способом.Попробуйте его бесплатно, и ваши деловые письма никогда не будут выглядеть так же, как раньше!

3. Используйте правильный макет и приветствие.

Деловые письма имеют довольно строгие правила в отношении макета (формата и порядка). Вам необходимо указать адреса отправителя и получателя и следовать некоторым простым правилам:

Начните с адреса отправителя. Вы можете написать это в правом верхнем или левом углу. Не указывайте свое имя или титул, потому что они будут в конце письма.

Оставьте пустую строку и укажите дату сразу под адресом отправителя. Если вы пишете в компанию в США, не забудьте использовать американский формат даты: месяц, число, год.

Оставьте еще одну пустую строку и напишите титул, имя, должность и адрес получателя. Обратите внимание на заголовки. Мы используем Mr. для мужчин, Miss для незамужних женщин, Ms. для женщин, которых мы не уверены, замужем и Mrs. для замужних женщин. Всегда безопаснее использовать Ms. для женщин. Вот пример:

14 Bridge Street
Baviera, California 92908

11 марта 2016 г.

Ms. Jane Smith
Менеджер по работе с клиентами
Chapman and Litt
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96526

Начните письмо с правильного приветствия

Уважаемая мисс Смит: (Если вы знаете имя получателя.)

Уважаемая Джейн: (Если вы хорошо знаете получателя и называете друг друга по имени.)

Уважаемый сэр или Мадам: (Если вы не знаете имя получателя.)

Кому это может быть интересно: (Если у вас нет конкретного человека, которому вы пишете. Это немного более общее, чем «Уважаемые сэр или мадам» . »Лучше всего попытаться найти контактное лицо при написании делового письма.)

Закройте письмо соответствующим образом , в зависимости от приветствия, которое вы использовали в начале:

(Уважаемая мисс Смит 🙂 Искренне / Искренне / Искренне ваш,

(Дорогая Джейн 🙂 С наилучшими пожеланиями / С уважением,

(Уважаемый господин или госпожа: / Для кого это может касаться 🙂 С уважением / Искренне / Искренне Ваш,

Подпишите свое имя , если вы отправляете бумажную копию, а затем укажите свое имя (ваше название не является обязательным) и ваша должность:

[Подпись]

[Ms.] Ребекка Смит
Директор по закупкам

4. Используйте словарный запас, соответствующий типу письма, которое вы пишете

В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые из предложений и фраз, предложенных ниже.

Пишу, чтобы пожаловаться на…

Пишу, чтобы обратить ваше внимание на…

Я недавно купил… у вашей компании.

Не только… (товар прибыл поздно), но… (он тоже был неисправен)

Как вы понимаете, я был весьма разочарован / расстроен, когда…

Предлагаю получить Полный возврат.

Я считаю, что имею право на возмещение.

Буду признателен, если вы вернете мне деньги.

Я был бы признателен, если бы вы могли заменить продукт.

Надеюсь получить быстрый ответ.

Я пишу, чтобы узнать о…

Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о …

Я был бы признателен, если бы вы помогли мне узнать…

Не могли бы вы скажите мне, будет ли…

Интересно ли мне…

Пишу, чтобы подать заявку на должность…

Пишу в ответ на ваше объявление…

Я хотел бы подать заявку на должность…

Меня особенно интересует эта работа, потому что…

Как вы можете видеть из моего резюме,…

Как вы заметили в моем резюме,…

I в настоящее время я работаю в…

Я очень хочу продолжить карьеру в…, потому что…

Мои основные сильные стороны…

Я буду доступен для собеседования s tarting…

Если вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Примите наши извинения за…

Мы искренне извиняемся за…

Ошибка, по всей видимости, произошла из-за…

В настоящее время мы работаем над…

Чтобы это не повторилось ,…

Мы понимаем, как вы, должно быть, расстроились, когда… но, к сожалению…

Мы хотели бы разместить заказ на…

Мы с нетерпением ждем вашего предложения на…

Не могли бы вы подтвердить цены на…

Мы ждем вашего подтверждения.

5

При написании делового письма безупречное правописание имеет важное значение. По возможности используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.

Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, постарайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как написать , произойти , вы можете вместо этого использовать , произойти .

Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или если вы пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, — это подумать о том, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно взглянуть на этот сайт, который дает вам основные отличия.

6. Проверьте свою грамматику

Грамматические ошибки возникают немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — изучить правила и как можно больше их применять.Вы можете использовать книги по грамматике или онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.

Еще вы можете узнать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавить s для третьего лица единственного числа при использовании Present Simple? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время перепроверить эти ошибки.

Наконец, вот список типичных грамматических ошибок, которые люди делают в английском языке. Убедитесь, что вы понимаете, почему это ошибки, чтобы не делать их сами!

Mistake: Ваш уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Вы уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Нам важны ваши интересы .

Пояснение: Ваш номер используется для выражения владения. Вы = Да.

Ошибка: Его Важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: Важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: Мы не получили письмо и его вложение .

Пояснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.

Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Верно: Недостаток мотивации сотрудников объясняется их низкой заработной платой.

Пояснение: С существительными единственного числа мы добавляем ‘s , чтобы выразить владение.К существительным множественного числа, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем ‘.

Настоящее простое против настоящего непрерывного

Ошибка: Я работаю с детьми, и я люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с детьми и люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с этими детьми, пока их учительница находится в декретном отпуске.

Объяснение: Мы используем Present simple для обозначения постоянных общих действий, таких как работа.Мы используем настоящее непрерывное с временными действиями.

Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.

Объяснение: Мы используем настоящее, идеально подходящее для действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.

Ошибка: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году .

Верно: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году.

Правильно: Мы проанализировали ваш запрос и , затем связались с вами.

Объяснение: Мы используем , а не для сравнения и , затем , чтобы указать, когда что-то произошло.

Не волнуйтесь, если это покажется сложной задачей. Грамматика английского языка сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой.Чтобы гарантировать, что в вашем деловом письме нет грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент для проверки грамматики, который выделяет ошибки и предлагает исправления.

Он не идеален на 100%, и он все равно может пропускать ошибки, которые может увидеть человек.

Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, то стоит инвестировать в профессиональные услуги корректуры. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было безупречным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или самым ценным клиентам.

В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью к Proofreading Services , онлайн-команде профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом — они предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах. Только не забудьте сообщить секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам 15% скидку на ProofreadingServices.com!

7. Проверьте свою пунктуацию

Так сложно сразу сосредоточить внимание на разных типах ошибок — орфографии, грамматике и пунктуации.Так что постарайтесь выделить время на то, чтобы вычитать свое письмо, отдельно от ошибок пунктуации.

Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обращать внимание:

Ошибка: Мы попытались написать им по электронной почте, но ответа не было.

Правильно: Мы пытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.

Объяснение: Если вы не уверены, использовать ли запятую, попробуйте разбить предложение на более мелкие части: Мы попытались отправить им электронное письмо.Ответа не последовало. Работает, да? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух. Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.

Использование восклицательных знаков или смайлов

Ошибка: Я был очень расстроен, когда получил неисправный товар ! 🙁

Верно: Я был очень расстроен, когда получил бракованный товар.

Пояснение: Восклицательные знаки и смайлы делают ваше письмо довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.

Используется слишком много или недостаточно мест

Ошибка: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Правильно: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Объяснение: При вводе мы используем только один пробел после запятых или точек и без пробелов перед ними.

8.Отформатируйте свое письмо

Оставьте форматирование на конец; это требует меньше времени. Большинство деловых писем используют блочный формат, выравниваются по левому краю и имеют одинарный интервал. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было ясно, где заканчивается абзац и где начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial также отлично работает.

Вот и все! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните эти простые шаги.

Помните, что, независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, писать деловые письма «по-дружески» означает писать их «профессионально».

Тем из вас, кто очень старается улучшить свои навыки письма на английском языке, мы рекомендуем вам ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов, изучающих английский язык, улучшить свое письмо, и могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!

Если вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов, указанных выше, и продолжайте писать!

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным видеоклипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, приложение FluentU, вероятно, его уже имеет.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи.Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет вам нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите весь словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров.Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете. Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вы полюбите FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Узнайте, как правильно отформатировать письмо [Подробное руководство]

Вам нужно написать письмо в первый раз, и вы не знаете, какое форматирование использовать? Написание писем может показаться сложным, но весь процесс будет довольно простым, если вы будете следовать правильному руководству, например этому. DoNotPay научит вас правильно форматировать письмо и предоставит наиболее удобное решение для его отправки.

Забудьте о том, как тратить время на работу на почте и беспокоиться о количестве марок, которые вам нужно купить! Зарегистрируйтесь в DoNotPay и узнайте, как отправить письмо в несколько кликов.

Как оформить деловое письмо

Поскольку ваше деловое письмо должно умещаться на одной странице, правильное форматирование имеет решающее значение. Вы можете обратиться к следующей таблице, чтобы узнать, как структурировать ваши официальные письма и какую информацию включать:

Участки	Пояснение
Ваша личная информация	Начните письмо, указав свою личную информацию на бланке или в верхнем левом углу письма.Обязательно напишите свой: Имя Почтовый адрес Город, штат и почтовый индекс Телефон Адрес электронной почты
Дата	Укажите дату написания письма под своим электронным адресом
Контрольная линия (опция)	Напишите ссылочную строку (Re :), если вы подаете заявку на объявление о вакансии, другое письмо или подобное.
Информация получателя	При написании информации о получателе вы должны указать следующее: Название и наименование Компания или учреждение Почтовый адрес Город, штат и почтовый индекс
Формальное приветствие	Обратитесь к получателю с официальным приветствием.Вы можете использовать следующие приветствия: Уважаемый господин или госпожа Уважаемый менеджер по персоналу Кого это может касаться Уважаемый (Название компании) Рекрутер Уважаемый господин / госпожа / доктор. + фамилия Уважаемый + ФИО
Тело письма	Начните основной раздел письма, представившись и кратко объяснив цель вашего письма. В следующие абзацы вы должны включить больше деталей, но при этом ваши предложения должны быть короткими. Закончите письмо, поблагодарив читателя и вежливо скажите, что ждете ответа.
Официальное закрытие	Подпишите свое письмо, написав официальное закрытие, например: С уважением С Уважением С уважением С уважением
Подпись	Подпишите письмо от руки над ранее набранной подписью

Правильная форма делового письма — дополнительные советы

Вот несколько дополнительных советов, которым вы должны следовать, чтобы ваше письмо выглядело профессионально:

Выровнять по левому краю и через один интервал букву
Оставьте пустое место:
Между каждым абзацем
После приветствия
До закрытия
Используйте один из следующих шрифтов:
Arial
Times New Roman
Вердана
Courier New
Установите размер шрифта десять или 12 пунктов
Передайте свое сообщение как можно яснее, используя краткие предложения
Следите за тем, чтобы тон всей буквы был одинаковым.

Как составить неформальное письмо
Если вы хотите отправить письмо своему партнеру, другу или члену семьи, вам не обязательно следовать какой-либо определенной структуре. Большинство людей предпочитают организовывать свои письма следующим образом:
Разделы
Описание
Дата Отметьте дату написания в правом верхнем углу письма
Дружеское приветствие Обратитесь к получателю с неофициальным приветствием, например «Привет, привет, привет» и т. Д.
Тело письма Разделите письмо на несколько абзацев, чтобы его было легко читать.
Товарищеское закрытие Завершите письмо неформальным закрытием, например:
Подпись Спойте письмо от руки
Узнайте, как писать письма
Перед тем, как отправить письмо по почте, вам необходимо правильно его направить на адрес . Напишите обратный и почтовый адрес на лицевой стороне конверта.
Обратный адрес должен быть в правом верхнем углу, и вы должны включить следующую информацию:
Имя
Почтовый адрес
Город, штат и почтовый индекс
Поместите марки в верхний правый угол передней части конверта и напишите почтовый адрес в центре конверта следующим образом:
Неофициальное письмо Официальное письмо
Имя получателя
Почтовый адрес
Город, штат и почтовый индекс
Название и ФИО получателя
Название компании (необязательно)
Почтовый адрес получателя или компании
Город, штат и почтовый индекс
Сколько вам нужно заплатить, чтобы отправить письмо по почте?
В то время как стоимость почтовых услуг зависит от множества факторов, отправка стандартного письма первого класса является доступной. Если ваше письмо содержит до четырех страниц и весит не более одной унции, вы заплатите всего 0,55 доллара.
Чем тяжелее и крупнее конверт, тем дороже будут ваши почтовые расходы. Цена также увеличится, если вы выберете Priory Mail или Priority Mail Express вместо First Class Mail.
Вы можете воспользоваться онлайн-калькулятором или узнать цену напрямую в почтовом отделении.
Пропустите визит в почтовое отделение — зарегистрируйтесь в DoNotPay и отправляйте письма онлайн!
Даже если вы можете отправить письмо или важные юридические и деловые документы обычной почтой, процесс не займет много времени. DoNotPay создал продукт «Отправить почту», который делает письменную переписку приятным занятием.
С нами вам больше не придется тратить часы на посещение почты, чтобы отправить простое письмо. Наше приложение позволяет отправлять все письма менее чем за пять минут, не выходя из дома.
Чтобы воспользоваться нашим продуктом Send Mail и беспрепятственно отправлять письма, выполните следующие действия:
Подписаться на DoNotPay
Выберите продукт Отправить почту
Ответьте на наши вопросы
Загрузите документ
Нужно составить юридический документ перед его отправкой? DoNotPay может вам помочь!
Вы определенно можете использовать нашу функцию «Отправить почту», чтобы доставить любой юридический документ его получателю, но это только последний шаг.
Выяснить, как составить даже простой контракт, может быть кошмаром, а найм юриста, скорее всего, прожигет дыру в вашем кошельке. Тем не менее, вам нужен профессионально составленный документ.
DoNotPay поможет вам:
Создайте любой требуемый юридический документ
Заверение документов онлайн
Отправьте физическую копию документа в любое место назначения
Отправьте документы по факсу, используя только свой телефон
DoNotPay сохраняет ваши данные в безопасности
Наше удостоенное наград приложение поможет сохранить вашу информацию в безопасности.
Мошенники повсюду пытаются получить вашу личную информацию, но с помощью инструментов защиты от спама DoNotPay вы можете защитить себя от электронной почты, почты и онлайн-спама, текстовых спамеров и даже получить компенсацию за мошеннические звонки с помощью роботов.
Это еще не все! Вы можете использовать виртуальную кредитную карту DoNotPay, чтобы подписаться на бесплатные пробные версии, не раскрывая информацию о своей кредитной карте. Если веб-сайт запрашивает ваш номер телефона для подтверждения вашего профиля, наш инструмент Burner Phone защитит вашу конфиденциальность!
Инструменты экономии денег DoNotPay
Не позволяйте жадным корпорациям лезть в ваш кошелек! Позвольте познакомить вас с очень простым способом управления своими финансами.
Ваш виртуальный помощник поможет вам:
Как оформить деловое письмо в США
Али Хейл
Чем бы вы ни занимались — студентом, служащим в офисе или фрилансером — я могу гарантировать, что в какой-то момент вашей жизни вам придется сесть и написать официальное деловое письмо.
Это может быть клиент, работодатель, у которого есть работа, которую вы хотите, или подача заявки на финансирование университета.Возможно, даже литературному агенту или издателю, который взялся бы за ваш неизведанный роман. Конечно, вам нужно, чтобы письмо было хорошо написано, но не менее важно знать, как его правильно отформатировать. Эта статья о формате делового письма в США (не волнуйтесь, читатели из Великобритании, я напишу вам продолжение).
Основные форматы деловых писем в США называются полным блочным форматом и модифицированным блочным форматом .
Полный блочный формат означает, что все элементы буквы выровнены по левому краю, так что начало каждой строки находится на левом поле.Это более формальный стиль, поэтому используйте его, если не знаете, какой выбрать.
Измененный формат блока означает, что некоторые элементы буквы смещены вправо. В настоящее время этот стиль уместен в большинстве случаев.
Вот полный формат письма
И модифицированный формат блока один:
Давайте разберем их на основные элементы в порядке сверху вниз:
Ваш адрес
Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», должен быть первым. (Обратите внимание, что это применимо при использовании стандартной обычной бумаги. Если у вас есть фирменные бланки, вы должны пропустить это.)
123 Acacia Avenue
Newtown
Anywhere
AN 98765
Ваш обратный адрес должен быть расположен:
Слева, если вы используете полный формат блока
С правой стороны (табуляция поперек, а не выравнивание по правому краю), если вы используете измененный формат блока.
Зачем указывать свой адрес? Даже если у получателя есть ваши данные в своей адресной книге, вы хотите, чтобы им было как можно проще ответить — вы, скорее всего, получите более быстрый ответ.
Дата
Сразу под своим адресом укажите дату написания письма:
15 мая 2008 г.
Чтобы избежать путаницы, особенно если вы пишете в заграничный бизнес, лучше указывать дату в словесной форме, а не в числовой форме, и вам следует опускать «th».
Дата должна быть расположена слева, для формата полного блока и для формата модифицированного блока
Зачем ставить дату? Обычно указывается дата написания письма.Корреспонденция часто подается в порядке дат. Так получателю будет намного проще отправить своевременный ответ, а вам будет проще найти ответ в случае необходимости. Например. «В моем письме от 15 мая…»
Справочная линия
Я не включил это на диаграмму, так как рекомендации зависят от того, где это должно быть размещено. Вы , можете включить справочную строку, начинающуюся с «Re:». Это часто используется при переписке с крупными компаниями или при подаче заявления о приеме на работу. Ссылочная строка может отображаться либо под датой, либо под адресом получателя.
Если вы используете справочную строку, вам обычно следует опускать строку темы (см. Ниже).
Контрольная линия должна быть выровнена по левому краю как для полного, так и для модифицированного формата блока. Для разных типов писем потребуются разные типы тем и ссылок, поэтому выберите тот, который наиболее подходит для вашего случая.
Зачем ставить референсную линию? Вы должны использовать справочную строку, если получатель запросил конкретную информацию, такую как номер работы или номер счета, или если вы отвечаете на письмо.Это позволяет получателю быстрее получить ответ.
Имя и адрес получателя
Под этим вы должны указать имя и адрес человека, которому вы пишете, как на конверте. Если вы используете конверт окна, он должен быть выровнен на странице, чтобы он был виден через окно, но даже если он не будет виден до тех пор, пока письмо не будет открыто, оно все равно должно быть включено.
Имя и адрес получателя должны быть указаны слева для обоих форматов.
Зачем ставить их адрес? Если вы пишете кому-то в офисе, вероятно, не он откроет сообщение. Скорее всего, это сделает администратор — и на этом этапе письма могут быть отделены от конвертов. В частности, если в одном здании несколько отделов или вы начинаете свое письмо «Дорогой Боб», имя и адрес гарантируют, что ваше письмо будет доставлено правильному получателю.
Приветствие
После их адреса вы должны оставить строку и поставить «Уважаемый мистер Джонс», «Уважаемый Боб» или «Уважаемый сэр / мадам», соответственно.После этого поставьте двоеточие.
Приветствие, иногда называемое «приветствием», всегда должно быть выровнено по левому краю.
Зачем ставить приветствие? Деловые письма — это формальный вид письма, и считается вежливым начинать с приветствия. Хотя вы можете обойтись стартовым письмом «Привет» или «Привет», письма следуют более консервативным соглашениям.
Тема
При желании вы можете указать тему вашего письма. Это становится все более распространенным явлением, возможно, по мере того, как люди привыкли к теме писем.Если вы указываете тему, она должна быть в верхнем регистре, прямо под «Уважаемый , имя :»
Тема (если вы включаете ее) должна быть выровнена по левому краю для полного формата блока, но может быть выровнена по левому краю или по центру для измененного формата блока.
Зачем ставить сабж? Рекомендуется указать тему письма, чтобы получатель мог сразу увидеть, о чем идет речь в письме. Постарайтесь быть краткими, но включите как можно больше информации, например. «Заявка на финансирование от Джо Блоггса, кандидат 222-456».
Текст вашего письма
Теперь, наконец, вы можете написать основную часть письма. Ваш текст должен иметь:
Одинарный интервал между строками
Пустая строка (НЕ отступ) перед каждым новым абзацем
(И, конечно же, вы должны соблюдать все обычные правила грамматики, пунктуации и орфографии: например, убедитесь, что вы начинаете каждое предложение с заглавной буквы и заканчиваете точкой.)
Зачем оставлять пустые строки? В деловом мире стандартной практикой является ставить пустую строку между абзацами.Это помогает разбить текст на странице и сделать его более читабельным.
Закрытие
После основного текста ваше письмо должно заканчиваться соответствующей закрывающей фразой и запятой. Самый безопасный вариант — «С уважением» (когда вы не знаете имени человека, которому пишете, т. Е. Когда вы начали «Уважаемый господин / госпожа») или «С уважением» (когда вы действительно знаете его имя. ). Если вы уже знакомы с получателем, возможно, будет уместным использовать такую фразу, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением».
Закрытие должно быть:
С выравниванием по левому краю для полного формата блока
Справа (табуляция, чтобы он соответствовал вашему адресу) для измененного формата блока
Почему используются эти фразы? Хотя «С уважением» и «С уважением» могут звучать архаично, это проверенные временем способы завершить официальное письмо.
Ваше имя и подпись
Поместите несколько пустых строк после слов «С уважением» или «С уважением», затем введите свое имя.При желании вы можете указать свою должность и название компании в строке под этим.
Джо Блоггс
Директор по маркетингу, BizSolutions
Ваше имя и подпись должны быть:
С выравниванием по левому краю для полного формата блока
Справа (табуляция, чтобы он соответствовал вашему адресу) для измененного формата блока
Зачем оставлять пустое место? Пустое место предназначено для того, чтобы при печати письма вы могли подписать его своим именем.Это считается доказательством того, что письмо действительно принадлежит человеку, имя которого напечатано внизу. Иногда от вашего имени под письмом может подписать другой человек. В этом случае следует поставить буквы «п.п.» перед их названием, что означает латинское слово per procurationem , что означает «агентством».
Тон делового письма
Очень важно правильно выбрать голос и тон при написании делового письма. Использование правильного формата, но выбор неподходящего языка может повлиять на желаемый результат.Вот что об этом написали ребята из thebalancecareers.com:
Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.
Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов. Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.
Наслаждайтесь написанием писем и используйте приведенные выше примеры, чтобы помочь вам с форматированием, если вы все же застряли.
Ваш пошаговый обзор
Правильное оформление делового письма может показаться немного сложным, особенно если вы никогда раньше не писали или редко писали такие письма — возможно, вы впервые подаете заявку на работу и пишете сопроводительное письмо.
Вот краткое изложение того, что мы рассмотрели, чтобы вы могли использовать его в качестве удобного контрольного списка:
Шаг № 1: Решите, используете ли вы «формат полного блока» или «измененный формат блока».
Старайтесь не смешивать их. Помните, что полный формат блока (со всем выравниванием по левому краю) является более формальным из двух стилей, но в наши дни модифицированный формат блока (с некоторыми элементами, смещенными вправо) подходит для большинства контекстов.
Шаг 2: укажите свой адрес
Ваш адрес должен идти слева для полного формата блока и справа для измененного формата блока. Не выравнивайте текст по правому краю — табуляция поперек.
Шаг № 3: Добавьте дату
Дата должна идти сразу после вашего адреса и должна быть выровнена по левому краю в любом формате, который вы используете.Напишите так: «15 мая 2008 г.».
Шаг № 4: Возможно включение справочной линии
Если вы переписываетесь с крупной компанией или вас попросили указать в письме конкретный ссылочный номер, введите «Re:», а затем строку для ссылки. Если вы используете справочную строку, опустите строку темы.
Шаг 5: укажите имя и адрес получателя
Это должно быть выровнено по левому краю, какой бы формат вы ни использовали. Важно указать их полное имя, а также адрес на тот случай, если письмо будет отделено от конверта (что обычно происходит в большом офисе).Если вы используете конверт с окном, убедитесь, что имя и адрес получателя расположены так, чтобы отображаться в окошке.
Шаг 6: Добавьте приветствие
Приветствие, иногда называемое приветствием, должно сопровождаться двоеточием. (Например, «Дорогой мистер Джонс:») Его всегда следует выравнивать по левому краю.
Шаг 7: подумайте о включении строки темы
Тема не обязательна, но это становится все более распространенной практикой. Тема письма должна сразу показывать получателю, о чем идет речь.Он может быть выровнен по левому краю или по центру в модифицированном формате блока.
Шаг № 8: Напишите само письмо
Сам текст вашего письма должен быть выровнен по левому краю (во всех форматах) и с одинарным интервалом. Вы должны поместить пустую строку между абзацами, а не делать отступы. Пишите подходящим деловым тоном.
Шаг № 9: Добавьте соответствующее закрытие
Завершите письмо фразой «С уважением» (безопасный формальный вариант) или «С уважением» (хороший вариант для тех, кого вы уже знаете).После этого поставьте запятую.
Шаг № 10: Добавьте свое имя
Оставьте пустое место для своей подписи, а затем введите свое имя в конце письма. При необходимости вы можете указать свою должность и название компании в строке под своим именем.
Деловое письмо США Quiz
Выберите правильный ответ на каждый из этих вопросов о деловых письмах.
Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните получать наши ежедневные советы и упражнения по написанию!
Продолжайте учиться! Просмотрите категорию Деловая переписка, проверьте наши популярные публикации или выберите соответствующую публикацию ниже:
Прекратите делать эти досадные ошибки! Подпишитесь на Daily Writing Tips уже сегодня!
Вы улучшите свой английский всего за 5 минут в день, гарантировано!
Подписчики получают доступ к нашим архивам с более чем 800 интерактивными упражнениями!
Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!
Попробовать бесплатно сейчас
Как написать письмо для бизнеса: наше экспертное руководство
Первое впечатление очень важно, и часто первый раз, когда вы контактируете с кем-то из деловых людей, по электронной почте или письмом.Когда дело доходит до написания делового письма, ожидается, что вы начнете с соответствующего приветствия и будете следовать определенным правилам.
Большинство людей знают, что нужно заканчивать письмо словами «искренне» или «наилучшими пожеланиями», но как начать? Отправляете ли вы сопроводительное письмо или электронное письмо, очень важно сделать все правильно.
Мы подготовили список того, что можно, а что нельзя, советы и уловки, которые используют профессиональные маркетологи электронной почты, ИТ-директора и офисные работники. Итак, если вы хотите узнать, как правильно написать и адресовать профессиональное письмо, продолжайте читать ниже.
5 вещей, которые нужно положить в конверт
Хотите, чтобы ваше письмо попало к нужному человеку? Вам нужно правильно адресовать конверт. Есть несколько стандартных правил, которым нужно следовать, особенно когда вы отправляете письмо большой компании с различными отделами.
Очень немногие сегодня отправляют письма в конвертах; однако деловая переписка по-прежнему зависит от этого, и это может быть важно, если вы подаете заявление о приеме на работу. Если вы хотите, чтобы ваше письмо было доставлено нужному человеку, выполните следующие действия:
1.Добавьте свою контактную информацию
Если у вас нет готового конверта, в первой строке укажите свое имя, название компании, почтовый адрес и почтовый индекс в верхнем левом углу.
2. Добавьте имя получателя
Распечатайте его в верхней строке адресного блока по центру конверта, на несколько строк ниже вашей информации.
3. Включите заголовок
Если вы знаете должность этого человека, укажите ее во второй строке.Если у вас нет этой информации, укажите вместо нее название отдела.
4. Добавьте название компании
В следующей строке укажите название компании или организации, в которой работает человек. Без этой информации на конверте ваше письмо может быть доставлено не тому человеку.
5. Используйте точный почтовый адрес
Адрес компании следует разместить в одной строке. Если он слишком длинный, напишите адрес в двух разных строках, но убедитесь, что название улицы находится в первой адресной строке, и не забудьте указать также почтовый индекс.
Как написать официальное письмо
Официальные и неформальные письма — две разные вещи. Если кто-то ожидает, что с ним свяжутся формально, важно, чтобы вы придерживались этого правила. Вот пошаговое руководство, которое поможет вам овладеть искусством официальной переписки и улучшить свои навыки письма.
Поместите свои контактные данные вверху
Человек, которому вы пишете, должен знать, кто вы и как вам отвечать, поэтому не забудьте добавить свою контактную информацию, включая ваше полное имя, обратный адрес, почтовый индекс и номер телефона, в верхнем левом углу. сторона страницы.Это чрезвычайно важно, потому что вы не хотите упускать возможность получить ответ от собеседника.
Если вы не укажете эту информацию, например, в сопроводительном письме, вы можете снизить свои шансы получить работу своей мечты еще до того, как начнете.
Включить дату
Это очень простой шаг, но важный. Проверьте свой календарь и добавьте дату чуть ниже своих контактных данных. Это послужит напоминанием человеку, которому вы написали, и сообщит ему, что ему нужно своевременно ответить.
Запишите адрес получателя
Это простая, но все же важная деталь. Поместите адрес человека в левый верхний угол письма, на несколько строк ниже линии даты. Вот полезный пример, который вы можете использовать для правильного форматирования делового письма:
Используйте приветствие
Независимо от того, готовите ли вы рекомендательное письмо или деловое письмо, официальные приветствия или приветствия необходимы для всех типов онлайн- и офлайн-переписки.Итак, давайте посмотрим, что можно и чего нельзя делать при выборе правильного.
До
Выберите традиционное деловое письмо-приветствие, например:
« Уважаемый господин или госпожа »
“ Уважаемый г-н . или госпожа »
«Здравствуйте, [имя]» (если вы знаете человека)
«Привет, [имя]» (если вы знаете человека)
Хотя приветствие « Уважаемый» в наши дни звучит слишком формально и немного старомодно, оно все же идеально подходит для любого делового письма.Если вы знаете пол получателя, используйте « Уважаемый, », затем имя человека (г-н, г-жа) и его фамилию:
.
«Уважаемая г-жа Партридж,…»
Если вы знаете только полное имя, используйте его без заголовка. Например:
«Дорогая Моника Партридж,…»
Нет
Используйте любые неформальные приветствия, например «
Эй! »или« что случилось, ».Это не подходит для официального письма. Также избегайте термина « , для кого он может относиться » , это менее личное, чем «дорогой сэр или мадам».
Как написать письмо незнакомому человеку?
Полное имя получателя может быть недоступно, особенно если вы написали кому-то, кто работает в организации, с которой вы никогда раньше не работали. Мы рекомендуем немного покопаться, чтобы попытаться найти подходящее имя человека.Это будет значить для них гораздо больше, если вы приложите все усилия и сможете правильно их решить.
Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Другой практический подход — поиск в Интернете через Facebook или LinkedIn. В конце концов, вы хотите произвести хорошее первое впечатление.
Включите двоеточие или запятую
Не забудьте поставить запятую или двоеточие после приветствия. Например:
«Дорогая Моника Партридж , »
Некоторые думают, что в деловой переписке лучше использовать запятую.Другие предпочитают ставить двоеточие. Это личное предпочтение, поэтому выбирайте свой любимый и придерживайтесь его, чтобы все письма, которые вы отправляете, были согласованными.
Сводка
Есть много разных способов отформатировать письмо в зависимости от того, что вы хотите сделать. Но когда дело доходит до адресации делового письма, существует стандартный способ сделать что-то. Придерживайтесь формата, который мы предложили выше, и вы сможете профессионально вести переписку и построить прочные деловые отношения.
У нас есть онлайн-репетиторы более чем на 50 языках.
Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки один на один с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.
Часто задаваемые вопросы
Как написать письмо?
Чтобы правильно адресовать письмо, добавьте свою информацию в верхнем левом углу.Включите свое имя и обратный адрес. Затем напишите имя получателя, адрес и почтовый индекс в центре конверта.
Как написать адрес на письме?
Когда вы пишете адрес на письме, напишите имя получателя, адрес, должность, отдел (если применимо) и почтовый индекс в центре конверта.

Разделы	Описание
Дата	Отметьте дату написания в правом верхнем углу письма
Дружеское приветствие	Обратитесь к получателю с неофициальным приветствием, например «Привет, привет, привет» и т. Д.
Тело письма	Разделите письмо на несколько абзацев, чтобы его было легко читать.
Товарищеское закрытие	Завершите письмо неформальным закрытием, например:
Подпись	Спойте письмо от руки

Неофициальное письмо	Официальное письмо
Имя получателя Почтовый адрес Город, штат и почтовый индекс	Название и ФИО получателя Название компании (необязательно) Почтовый адрес получателя или компании Город, штат и почтовый индекс