Как правильно написать характеристику на работника: Полная информация для работы бухгалтера

Как правильно написать характеристику на работника: Полная информация для работы бухгалтера

Правила составления характеристик на работников

Казалось бы, составление характеристики на работника – дело нехитрое. Что стоит взять один из шаблонов, коих множество в справочных системах и в глобальной сети, и заполнить его на работника? Однако иногда в дело вмешиваются обстоятельства. Например, если работодатель не хочет составлять на работника хорошую «стандартную» характеристику, а напротив, намерен зафиксировать ненадлежащее отношение работника к труду. Такие ситуации могут привести сотрудника и работодателя в суд. Практикующие юристы рассказывают о том, как составить характеристику на работника и при этом не проиграть дело в суде, если он будет недоволен и обратится с иском. В статье есть образцы характеристик под различные ситуации.

Для начала разберемся, обязан ли вообще работодатель оформлять и выдавать характеристику работнику. Действующий ТК РФ не содержит положений, которые регулировали бы вопросы составления и выдачи характеристики ¹.

Из этого некоторые кадровики делают вывод о том, что работодатель в принципе не обязан выдавать данный документ, поэтому не нужно и разбираться в вопросе о том, как его правильно составить.

Однако не стоит забывать, что согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. И отказ сотруднику в предоставлении характеристики при определенных обстоятельствах может рассматриваться судом как нарушение работодателем ст. 62 ТК РФ. За защитой своих прав работник с письменной жалобой может обратиться и в трудовую инспекцию.

Более того, в ряде случаев характеристика может абсолютно правомерно запрашиваться не только работником, но также судом, другими государственными органами и организациями.

Поэтому для избежания рисков признания действий (либо бездействия) неправомерными работодателю все же стоит разобраться, как оформлять характеристики на работников при различных обстоятельствах.

Во-первых, характеристики бывают внешними и внутренними в зависимости от цели их выдачи. Во-вторых, по содержанию их условно можно разделить на положительные и отрицательные (см. Схему). Рассмотрим наиболее часто встречающиеся в практике варианты.

Схема. Виды характеристик на работников

Стандартная внешняя характеристика на положительно зарекомендовавшего себя работника для предоставления по месту требования

Допустим, работнику (в т. ч. бывшему), к которому работодатель не имеет никаких претензий в части его отношения к труду, нужна характеристика для предоставления новому работодателю или в другую организацию. Такая ситуация не должна повлечь каких-либо рисков для работодателя. Тогда достаточно просто составить хорошую характеристику, например по образцу из Примера 1.

Пример 1. Положительная характеристика работника для представления по месту требования

Отметим, что даже в такой простой, казалось бы, ситуации, нужно учесть несколько моментов:

1.  Характеристика не должна содержать недостоверной информации. Ведь данный документ может запрашиваться не просто так, а для принятия серьезного решения, например об одобрении усыновления. Соответственно, если в действительности работник, предположим, является психологически неустойчивым, конфликтным, допускает нарушения трудовой дисциплины, что может привести к скорому увольнению, злоупотребляет алкоголем или наркотическими веществами и т. п., то предоставление ему положительной характеристики может привести к негативным последствиям для усыновляемого.

2. У характеристики должен быть надлежащий подписант. Ведь характеристика на человека как работника оформляется именно работодателем. От имени работодателя по общему правилу действует руководитель организации. Помимо руководителя может быть и иное уполномоченное лицо. Но такие полномочия следует закрепить в официальном документе – ​в должностной инструкции, ином локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о персонале), уставе.

Связанный материал

Уполномоченные представители работодателя

№ 04 / 2022

См. статью «Уполномоченные представители работодателя» в № 4’ 2022

Пример 2. Формулировка о полномочиях начальника отдела кадров в Положении о персонале

2.1. Начальник отдела кадров наделен следующими полномочиями:

<…>

• составление и подписание характеристик на работников;

3. Нельзя допускать нарушения сроков предоставления характеристики. Если работник запросил ее в письменной форме, то характеристику следует предоставить работнику в срок не позднее 3 рабочих дней, чтобы исключить риск привлечения к ответственности за нарушение ст. 62 ТК РФ. Выдавать характеристику работнику в таком случае лучше под подпись / расписку, если, конечно, сам работник не просил отправить ее по почте или в виде электронного документа. Тогда необходимо заручиться доказательствами ее отправки в срок и оговоренным работником способом.

Связанный материал

Прошиваем и заверяем оригиналы и копии документов

№ 03 / 2021

См. статью «Прошиваем и заверяем оригиналы и копии документов» в № 3’ 2021

Также рекомендуется в характеристике добавить…

зачем нужна и как писать

В инструментарии современного кадровика характеристика на сотрудника выглядит примерно так же, как деревянные счеты на фоне инженерного калькулятора. Инструмент вроде бы рабочий, но пользоваться им не очень удобно и эффективно. Тем не менее иногда возникают ситуации, когда даже столь формальный документ может быть необходим. Портал Rabota.ru выяснил, для чего нужна производственная характеристика и как ее правильно составить.

Позабыта, позаброшена

Низкая популярность характеристики с места работы объясняется довольно просто: это слишком формальный документ, чтобы помочь рекрутеру определиться с выбором кандидата. Как правило, характеристики очень похожи друг на друга и представляют собой формулировки-штампы вроде «За время работы в компании »Вектор» г-н Иванов (Петров, Сидоров) проявил себя как ответственный работник, четко и в срок выполнял все поручения руководства, взысканий не имеет, в коллективе пользовался авторитетом». В такой ситуации объективно отличить профессиональные способности работника Петрова от способностей работника Сидорова практически невозможно.

Неудивительно, что на смену характеристикам с места работы пришли рекомендации и рекомендательные письма. От характеристики они выгодно отличаются, прежде всего, довольно свободным стилем изложения: автор такого письма (как правило, руководитель, но, возможно, и HR-специалист) излагает лишь те качества и умения сотрудника, о которых он действительно хочет рассказать. При этом необязательно указывать образование работника, дату его рождения и прочие формальности.

Еще большей популярностью пользуются устные рекомендации, когда рекрутер в телефонной или личной беседе может выяснить у предыдущего работодателя все интересующие его моменты.

Анастасия Селиванчик, руководитель департамента «Промышленность и производство» рекрутингового агентства Penny Lane Personnel:

«На мой взгляд, характеристика с места работы — это остаток кадровой политики советских времен. В моей практике при трудоустройстве в промышленные компании ни разу не встречались характеристики с места работы. В целом могу утверждать, что сегодня рекрутеры весьма эффективно и активно используют в своей работе рекомендации, и все чаще именно они играют решающую роль при принятии на работу топ-менеджмента. Преимущества рекомендаций заключаются в том, что в них кандидат раскрывается не только с профессиональной стороны, но также дается его полноценная личностная оценка. Ведь прекрасный специалист может искать новую работу исключительно из-за того, что он не чувствует себя психологически комфортно, а на новом месте, в подходящей ему корпоративной культуре, соискатель реализует себя в полной мере, уверенно шагая вверх по карьерной лестнице».

Как составить характеристику

Тем не менее отечественным кадровикам и руководителям не стоит заранее сбрасывать со счетов этот инструмент, ведь всегда существует вероятность того, что написать характеристику с места работы все же придется. Дело в том, что данный документ может потребоваться как уволившемуся сотруднику, так и работающему, и во втором случае «получателем» характеристики становится не компания-работодатель, а какие-либо государственные органы или частные структуры. Например, характеристика на работника может потребоваться в банке при получении работником кредита, или же ее могут запросить органы опеки при оформлении усыновления. Также с запросом о получении характеристики может обратиться не сотрудник, а представители судебной или исполнительной власти. Поэтому знать основные принципы ее составления следует каждому кадровику и руководителю.

Для написания этого документа не существует определенного бланка, однако есть общепринятый образец характеристики и ряд требований относительно ее содержимого и структуры текста. Форма составления характеристики с места работы выглядит следующим образом:

Анкетная часть. В ней указывается ФИО сотрудника, год его рождения, образование (указывается название учебных заведений, а также годы окончания и полученная специальность), ученые звания и степени.

Данные о трудовой деятельности. Необходимо указать, с какого года и в какой должности сотрудник начал трудиться в данной организации. Допускается указание предыдущего места работы, а также стажа. Если за время работы сотрудник переводился в другие отделы или на другие должности, то необходимо их перечислить. Также в этой части характеристики следует отметить основные достижения работника (как личные, так и коллективные), рассказать о значимых результатах труда. Кроме того, нужно указать сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования и т. п., если таковые есть.

Данные о деловых и личных качествах. Необходимо рассказать об уровне профессионализма, основных деловых навыках работника, общем уровне его эрудиции, стремлении к самообразованию. Если сотрудник трудился на линейной позиции, также следует уточнить, имеются ли у него навыки руководящей работы, способен ли он принимать быстрые решения в сложных условиях, готов ли брать на себя ответственность. Говоря о личных качествах работника, в первую очередь стоит обратить внимание на его взаимоотношения с коллегами и руководством: пользуется ли он авторитетом среди других сотрудников, склонен ли к конфликтам и т. п. Кроме того, можно указать общий уровень культуры специалиста и перечислить его основные психологические качества. К тому же, в этой части следует отметить имеющиеся у сотрудника поощрения, взыскания, награды и благодарности.

Заключительная часть. Здесь следует указать, для чего и куда предоставляется характеристика.

При составлении характеристики следует помнить, что этот документ заверяется подписью руководителя организации и печатью и имеет юридическую силу. Поэтому составивший характеристику сотрудник несет полную ответственность за все указанные сведения.

Это особенно важно, если требуется характеристика в суд с места работы, где данный документ обязательно входит в состав доказательной базы.

Рекомендации по написанию описания работы

В настоящее время вы проводите набор на новую должность. Вы хотите убедиться, что нашли и наняли подходящего кандидата как можно быстрее. Вы должны начать с написания небольшого описания работы.

Теперь, кажется, есть небольшая путаница в отношении разницы между объявлением о вакансии и описанием работы (иногда называемым спецификацией работы или спецификацией работы) . Короче говоря, объявление о вакансии описывает результат работы, привлекательный для соискателей, в то время как описание работы подробно описывает действия, необходимые для достижения этого результата. Эта статья (как вы уже догадались из названия)

акцентирует внимание на последнем.

Как вы знаете, первый шаг — точно понять, что вы требуете от своего «идеального» кандидата. Изложить эти технические требования на бумаге, а также сбалансировать культурное соответствие и не потерять свой уникальный голос, может показаться немного сложной задачей. Тем не менее, при наличии правильных шагов написание описания работы может быть довольно простым. С учетом этих соображений, вот наше руководство по составлению должностных инструкций.

• Что такое должностная инструкция и почему важно правильно ее составить?
• Что следует включить в описание вакансии?
  1. ‘ Заголовок и Резюме ‘ — Укажите название должности, где она будет базироваться, и продайте ее
  2. ‘ Кто мы ‘ — Расскажите им о своей организации
  3. ‘ Роль ‘ — Расскажите им, в чем основная цель роли
  4. ‘ Их льготы ‘ — Опишите льготы, которые они получат
  5. ‘ Их команда ‘ — Сообщите им, с кем они будут работать вместе
  6. ‘ Обязанности ‘ — Расскажите им больше о том, что они будут делать
  7. ‘ О них ‘ — Объясните, что вы ищете в своем идеальном кандидате
• Каковы основные цели составления должностной инструкции?
• ВАЖНО: избегайте их, чтобы составить эффективное описание работы
• Доступ к бесплатным шаблонам должностных инструкций

Что такое должностная инструкция и почему важно правильно ее составить?

Вы это уже знаете. Мы это знаем. Но вкратце…

Должностная инструкция описывает и объясняет тип работы, которую будет выполнять определенный человек, если он будет выбран нанимающей организацией. Он не только фокусируется на доступной должности, но также выделяет важные детали компании и то, на какое вознаграждение соискатели могут рассчитывать.

Короче говоря, это документ или страница веб-сайта, которая содержит достаточно деталей, чтобы читатель мог определить, является ли он подходящим кандидатом, а также подходит ли компания в качестве следующего шага в его карьерном пути.

Составление эффективного описания работы очень важно, потому что оно дает вам гораздо больше шансов привлечь, а затем нанять талантливых специалистов. Поставьте себя на их место…

Вы на рынке и ищете работу . Вы находите вакансию, которая, по вашему мнению, подходит, но описание работы немного расплывчато и нечетко — вы отказываетесь от подачи заявки, потому что не знаете точно, что включает в себя работа.

Вы продолжаете поиск.

В конце концов вы наткнетесь на похожую вакансию, но на этот раз в описании работы четко и кратко указано, что включает в себя эта должность, а также тип человека, которого они надеются нанять. Отличные новости, вы соответствуете их строгим критериям и решили подать заявку. Организация, которая проявляет такую ​​осторожность при определении того, кого они хотят нанять, должна быть отличным бизнесом для работы!

Хорошо, теперь пришло время перейти к более мелким деталям…

Что вы должны включить в описание работы?

Согласно Indeed , ключ к написанию привлекательного описания работы заключается в том, чтобы найти достаточный баланс между тем, чтобы кандидат хорошо понимал вашу компанию, и в то же время сохраняя его достаточно кратким, чтобы он был в высшей степени сосредоточен на достижимых и ощутимых результатах.

«30% описаний вакансий содержат от 700 до 2000 символов.»

Написание описания работы может быть сложной задачей для менеджеров по найму, поэтому мы создали ряд загружаемых и редактируемых шаблонов описания работы , которые вы можете использовать и адаптировать для любой должности. Плохо написанное описание работы может замедлить ваш процесс найма, привлекая не тех кандидатов, в то время как хорошо написанное описание позволит правильно представить вашу компанию, гарантируя, что вы найдете лучшие таланты.

Ниже приведены рекомендации по написанию описания работы.

Если вам нужен простой, профессионально разработанный шаблон, который вы можете редактировать, просто загрузите нужный вам шаблон должностной инструкции .

1. «Название и резюме» — укажите название должности, где она будет базироваться, и продайте ее.

Это обязательная информация, которая должна быть в самом верху описания должности: где будет базироваться должность, это полный рабочий день, постоянная занятость или работа по контракту?

Используйте конкретное название должности, так как вы с большей вероятностью привлечете подходящих соискателей, но откажитесь от внутренних сокращений, которые люди с меньшей вероятностью будут искать при поиске работы.

Имейте в виду, что, как и во всем, начальный раздел имеет решающее значение для привлечения внимания и привлечения внимания зрителя или читателя. Попробуйте включить несколько ключевых деталей о роли или вашей организации, которые выделяются и привлекают внимание.

Примечание: Вы изучили тип поисковых запросов, которые люди используют при поиске в Интернете вакансий, похожих на ту, которую вы рекламируете? SEO является важным фактором при поиске работы, поэтому вы должны использовать узнаваемые и удобные для ключевых слов фразы в своем объявлении о работе.

2. «Кто мы» — расскажите им о своей организации

В условиях современного рынка как никогда важно правильно представить свою компанию, чтобы соискатели узнали больше о вашей организации и о том, чем вы занимаетесь. . Это не должно быть долго. Например…

Наше видение:

Мы помогаем организациям развивать свой кадровый потенциал. Соединение людей с возможностями.

Наша цель:

Улучшение жизни — Наши люди. Наши клиенты. Наши кандидаты.

Наши ценности:

1. Всегда готовы к переменам
2. Всегда зафиксировано
3. Всегда на связи
4. Всегда строить доверие

3. «Роль» — Расскажите им, какова основная цель этой роли.

Есть ли у вас конкретные проекты, которые вы хотите, чтобы они возглавили? Будут ли они назначены на роль в уже существующей команде или их должность будет в новом отделе? Это ваш шанс подчеркнуть, как эта должность вписывается в команду, а также в бизнес в целом.

Эта часть также не должна быть длинной: Часто бывает достаточно 2-3 предложений, золотое правило — быть кратким. Вы найдете пример для этого в нашем загружаемый бесплатный шаблон.

4. «Выгоды» — опишите выгоды, которые они получат

Краткое описание роли и вашей компании должно быть дополнено кратким изложением выгод, которые они могут ожидать на индивидуальном уровне, если они будут успешным, а также общие преимущества работы.

Ключевой совет по написанию здесь состоит в том, чтобы помочь читателю представить, что он действительно извлекает выгоду из того, что вы им предлагаете. Это может выделить вашу должностную инструкцию среди других, даже если упомянутые преимущества аналогичны.

Вместо простого «Заканчивается в 16:30 каждую пятницу» , почему бы не использовать «Заканчивайте рабочую неделю на час раньше, что позволит вам избежать спешки и получить максимум удовольствия от пятничных вечеров» .

5. «Их команда» — сообщите им, с кем они будут работать вместе.

Это может быть самая простая часть описания работы. У вас уже будет четкое представление о том, перед кем будет отчитываться новый сотрудник, исходя из его обязанностей и цели должности, но всегда лучше указать других членов команды, с которыми они будут тесно сотрудничать на ежедневной основе, а также другие ключевые взаимодействия (т.е. управление заинтересованными сторонами) .

 

Посмотреть эту публикацию в Instagram

 

Сообщение, опубликованное Qgroup (@q.groupsweden) 30 сентября 2019 г. в 3:00 по тихоокеанскому времени

6. «Их обязанности» — дайте им более подробную информацию о том, что они будут делать

В этой части должностной инструкции часто бывает полезно использовать список пунктов для отдельных повседневных обязанностей роли. Важно быть тщательным и дать кандидату точно знать, за что он будет нести ответственность, а также результаты, которые вы ожидаете в результате его действий.

При написании этого раздела описания работы используйте сильные глаголы, чтобы вызвать волнение и обещание.

Будьте точны и сообщите им, с какой системой или программным обеспечением они будут работать или над какими проектами они будут работать, и каковы их точные обязанности в этом контексте.

В качестве непрерывного продолжения обязанностей вы также можете выделить краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные цели роли. Затем это становится вашей главной возможностью упомянуть о предлагаемых возможностях развития и продвижения по службе.

7. «О них» — объясните, что вы ищете в своем идеальном кандидате

Это ваша возможность составить контрольный список навыков, как технических, так и межличностных, а также опыта, которым, по вашему мнению, должны обладать соискатели.

• Определить необходимые навыки и (желаемую) квалификацию.
• Сколько лет опыта вы бы хотели, чтобы человек имел?
• Должен ли он иметь опыт работы с определенной программой?
• Черты характера и мягкие, навыки межличностного общения , которые помогут им добиться успеха.

Это должно быть достаточно ясно, чтобы любой, кто читает описание вакансии и рассматривает возможность подачи заявления, мог легко понять, имеет ли он соответствующий опыт или тот тип человека, который подходит для выполнения работы.

Посмотрите это видео от Линды Рейнье , в котором подробно рассказывается, как написать убедительное описание работы, которое поможет вам привлечь лучших кандидатов.

Каковы основные цели составления должностной инструкции?

Хотя основная цель создания должностной инструкции очевидна — — найти и нанять подходящего нового сотрудника, — это не единственная функция, которую он может выполнять.

Создание должностных инструкций для любой конкретной должности в компании поможет остальным членам команды и руководству понять, что влечет за собой эта работа. Он также имеет постоянную ценность на протяжении всего жизненного цикла занятости как для работника, так и для работодателя.

С точки зрения сотрудника, кто бы ни был успешно выбран для выполнения должности, описание работы является точным ориентиром для их обязанностей и ожидаемого уровня производительности — когда речь идет об обзоре, оценке или переговорах о продвижении по службе , Описание работы можно использовать в качестве барометра того, насколько хорошо вы справляетесь со своей новой работой.

Аналогично, с точки зрения руководства (особенно если линейный руководитель относительно новый) , они могут использовать должностную инструкцию, чтобы судить о том, насколько хорошо работает новый сотрудник и оправдывает ли он ожидания, которые были изложены в первую очередь.

ВАЖНО: избегайте их, если хотите написать эффективное описание работы

1. Использование внутренней терминологии — Придерживайтесь общепризнанных требований и условий, чтобы не отпугивать потенциальных кандидатов.

2. Вовлечение заинтересованных сторон из всех отделов — Хотя хорошо привлекать людей из нескольких различных областей бизнеса, нет необходимости и может быть контрпродуктивно получать информацию от многочисленных заинтересованных сторон. Придерживайтесь HR, линейного руководства и тех, кто будет тесно сотрудничать с новым сотрудником.

3. Добавление навыков, потому что вы считаете, что они могут быть полезны полезно будет вредно, так как это делает список длиннее и сложнее для сопоставления.

«Мужчины претендуют на работу, когда они соответствуют только 60% требований, а женщины претендуют только на 100%».

Harvard Business Review

4. Использование дискриминационных формулировок. .

Избегайте их любой ценой. Помимо плохого восприятия вашего бизнеса, использование таких формулировок также ограничит разнообразие соискателей, а мы все знаем, насколько ценно разнообразие мнений на рабочем месте!

5. Завершение спецификации без тщательного рассмотрения — После всего времени и тяжелой работы, которую вы посвятили созданию эффективного описания работы, было бы глупо выпускать его на рынок без тщательного изучения. Описание работы с орфографическими или грамматическими ошибками может оттолкнуть часть вашей целевой аудитории, которая гордится своим вниманием к деталям.

Бонус: Продолжайте адаптировать свои должностные инструкции по мере развития вашего бизнеса. Цели и задачи будут развиваться со временем, поэтому важно, чтобы должностные инструкции (даже если кто-то выполняет эту роль, а вы не нанимаете) меняйте соответственно — это ключевой момент, если вы стремитесь повысить коэффициент удержания .

Доступ к бесплатным шаблонам описания работы

У нас есть разнообразных готовых шаблонов описания работы , разработанных экспертами. Просто загрузите тот, который наиболее подходит для вашей вакансии, заполните свой контент в соответствии с тем, что было упомянуто в этой статье, и будьте готовы к тому, что ваш процесс найма пойдет на ступеньку выше!

Составление эффективного описания работы | Отдел кадров

На этой странице:

Приступая к работе

Должностная инструкция должна точно отражать обязанности и ответственность данной должности. Если он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Должностная инструкция не только описывает должностные обязанности, но и закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимальной работы, разъясняя обязанности, ожидаемые результаты и оценку производительности. Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства. Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с ежегодным циклом оценки эффективности.

Должностная инструкция содержит достаточно информации для описания основных обязанностей и основных функций в том виде, в каком они существуют на сегодняшний день. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации положения, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными в отношении действующего лица» и не основаны на каких-либо конкретных качествах действующего лица (таких как знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень). Документ не должен включать каждую деталь того, как и какая работа выполняется, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен одобрить это.
 

Компоненты описания работы

Описание работы содержит следующие компоненты: должность, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность

Должность представляет собой краткое описание (1-4 слова) работы, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями должностей с аналогичными ролями в Государственном университете Райта (Университет ).

Примеры включают архивариуса, помощника директора по обслуживанию инвалидов, помощника регистратора, директора службы здравоохранения для студентов, специалиста по планированию помещений, бухгалтера по грантам, аналитика бюджета, разработчика учебных пособий, менеджера настольных служб и менеджера службы хранения.

Цель работы

Цель работы представляет собой общий обзор роли, уровня и сферы ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание, «взгляд с высоты птичьего полета» на роль. Краткое изложение вопроса «почему существует эта работа?»

Должностные обязанности и ответственность

Этот раздел содержит описание обязанностей и ответственности, возложенных на работу; также называют основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, которая занимает большую часть рабочего времени. Некоторые пункты для рассмотрения:

• Включите пояснительные фразы, которые говорят, почему, как, где или как часто выполняются задачи и обязанности.
• Сосредоточьтесь на результате выполнения заданий.
• Справочные области принятия решений, на которые можно повлиять или воздействовать.
• Определите области прямой или косвенной ответственности.
• Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
• Опишите характер контакта, людей, с которыми контактировал, и степень, в которой действующий сотрудник будет взаимодействовать с другими людьми внутри и за пределами Университета.
• Перечислите должностные обязанности, отражающие требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на способностях какого-либо одного человека.

Если применимо, также укажите тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите степень полномочий должности по найму, наказанию, увольнению, назначению работы, обучению и оценке работы подчиненных. Это может быть либо отдельной должностной обязанностью, либо отмеченной в других должностных обязанностях по мере необходимости. Ниже перечислены различные уровни надзора:

• Давать указания другим лицам.
• Контролирует, нанимает, обучает, обеспечивает направление работы и помощь в решении проблем для студентов. Также наблюдает за повседневной деятельностью других сотрудников.
• Осуществляет надзор за персоналом, включая наем, планирование и распределение работы, анализ производительности и рекомендации по увеличению заработной платы, продвижению по службе, переводу, понижению в должности или увольнению.
• Управляет другими через подчиненных начальников.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и/или частотой их выполнения. Обычно они представлены в маркированном или пронумерованном формате и состоят примерно из 4–7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (добавляемый к 100%), что отражает расчетное время, которое сотрудник потратит в течение года. Обязанности, которые занимают менее 5 процентов рабочего времени, должны быть совмещены с другими обязанностями или исключены из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Процент	Неделя	Год
5%	2 часа	2 ½ недели
10%	4 часа	5 недель
15%	6 часов	1 ½ месяца
20%	8 часов	2 ½ месяца
25%	10 часов	3 месяца

Требуемая квалификация

В этом разделе перечислены необходимые для работы уровни знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и способности). В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации, позволяющему человеку быть продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных должностей требуемая квалификация будет идентична той, что указана в спецификации работы.

Образование

Укажите образовательные квалификации, которыми должен обладать работник, чтобы удовлетворительно выполнять свои должностные обязанности и обязанности. Укажите образовательные квалификации с точки зрения областей обучения и/или типа степени или концентрации, которые дадут знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы

Определите минимальное количество требуемого опыта работы на условиях полной занятости в годах и тип опыта работы, который необходим сотруднику для получения квалификации для работы. Должны ли стажировки, опыт работы в бакалавриате и ассистенты в аспирантуре быть принятыми уровнями опыта; это нужно будет указать особо.

Знания, навыки и способности

Указав требуемые знания, укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения должны быть полезными:

• Практические знания: достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые задачи.
• Общие знания: достаточные знания в какой-либо области для выполнения большей части работы в обычных ситуациях. Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает в себя знание большинства существенных аспектов предмета.
• Глубокие знания: продвинутые знания по предмету. Работа требует достаточного понимания предметной области для решения необычных, а также общих рабочих проблем, чтобы иметь возможность консультировать по техническим вопросам и служить ресурсом по этому вопросу для других в организации.
• Всеобъемлющие знания: требует полного владения и понимания предмета. Этот термин следует использовать с осторожностью и только для необычайно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и/или способности, необходимые для успешного выполнения этой роли действующим лицом; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения включают в себя анализ, доступность бюджета, внутреннюю или внешнюю коммуникацию, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командную работу и т. д.   

Предпочтительные квалификации

Расширенный список требуемых квалификаций можно использовать для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не обязательны для выполнения повседневных функций работы. Предпочтительные квалификации, если они включены, могут быть сосредоточены на любом или на всех из следующего: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий Университет не указывает предпочтительные квалификации.

Условия труда

Определите условия труда и физические требования, которые непосредственно связаны с основными рабочими обязанностями и обязанностями, чтобы соответствовать Закону об американцах-инвалидах. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Примите во внимание следующее:

• Среда, например офис или улица.
• Возникшие воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или экстремальная жара/холод.
• Основные физические требования, такие как способность лазать, стоять, наклоняться или печатать.
• Физические нагрузки/поднятие тяжестей, например сидячий образ жизни – до 10 фунтов; легкие – до 20 фунтов; средний – до 50 фунтов; тяжелые — более 50 фунтов.
• Укажите, требуется ли работать по выходным, в ночное время или быть на связи в качестве обычной части работы.
• Командировочные требования.
• Обозначения аварийного персонала.
   

Советы по составлению должностных инструкций

Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно указаны, чтобы обеспечить четкое понимание роли. Вот несколько советов, которые помогут вам в этом процессе:

• Пишите лаконично и прямо.
• Всегда используйте более простое слово, а не сложное; максимально упростить структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
• Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например: пишет, работает или выполняет).
• Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними незнакомы. Если необходимы сокращения и акронимы, определите их при первом использовании.
• Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «ассистирует, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, обрабатывает или выполняет.