Как правильно написать уведомление о расторжении договора: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Уведомление о расторжении договора оказания услуг образец: со стороны заказчика, исполнителя

Срок действия договора еще не истек, но вы больше не заинтересованы в продолжении сотрудничества. О своих намерениях обязательно известите контрагента надлежащим способом — направьте второй стороне письменное уведомление о расторжении договора оказания услуг, образец которого можно скачать ниже.

Расскажу, как без помощи юриста грамотно известить исполнителя/заказчика о вашем намерении расторгнуть договор и как обосновать причины, на какие нормы материального права ссылаться, какие нюансы учесть и как направить документ. Узнаете, когда договор будет считаться расторгнутым и что делать в случае отказа второй стороны прекратить сотрудничество.

Оглавление

Как написать уведомление о расторжении договора оказания услуг — образец, бланки

Подготовил для вас актуальные на текущий год и юридически корректные бланки и образцы писем-уведомлений для разных ситуаций:

Образец уведомления о расторжении договора возмездного оказания услуг (DOC 17 KB).
Уведомление о расторжении договора оказания услуг в одностороннем порядке (DOC 13 KB).
Образец письма о расторжении договора оказания услуг (obrazec-pisma-o-rastorzhenii-dogovora-okazaniya-uslug) (DOC 13 KB).
Образец письма о расторжении договора оказания услуг со стороны заказчика (DOC 15 KB).
Образец письма о расторжении договора оказания услуг со стороны исполнителя (DOC 17 KB).
Письмо о прекращении договора оказания услуг (DOC 13 KB).
Образец уведомления о расторжении договора об оказании юридических услуг (DOC 14 KB).

Предложенные образцы можно применять при расторжении всех типов договоров возмездного оказания услуг: информационных, консультационных, финансовых, аудиторских, туристических, транспортных, медицинских и ветеринарных, образовательных, коммунальных, связи и др.

Что представляет собой уведомление о расторжении договора оказания услуг

Уведомление контрагента о расторжении договора — цивилизованный способ прекратить сотрудничество

Расторгнуть договор оказания услуг досрочно можно по обоюдному согласию сторон, по инициативе одной из них либо же по решению суда. В любом случае инициатору разрыва предварительно следует известить контрагента, направив ему предложение о прекращении сотрудничества. Если не уведомить, то вторая сторона будет вправе потребовать в суде возмещения убытков и судебных расходов.

Уведомление о расторжении договора оказания услуг (ДОУ) или заявление о расторжении договора оказания услуг — юридически значимое сообщение — ст. 165.1 ГК РФ. Это письменное обращение к контрагенту служит основанием для прекращения прав и обязательств и определяет момент наступления правовых последствий.

Задачи этого документа:

Поставить адресата (исполнителя либо заказчика) в известность относительно принятого вами решения досрочно расторгнуть договор как в полном объеме, так и частично.
Прекратить действие договора, у которого истекает срок действия — в случае если при отсутствии возражений соглашение остается в силе на прежних условиях.
Прекратить договорные отношения при отказе от ДОУ в одностороннем порядке — взаимные обязательства прекращаются с момента получения контрагентом уведомительного письма (ст. 450.1 ГК РФ).
Соблюсти досудебный порядок — заявить в суд требование о расторжении договора можно только после получения отказа контрагента на ваше предложение либо неполучения от него ответа в срок (ст. 452 ГК РФ). Зачастую такое уведомление называют досудебной претензией.

Т.о. уведомление о расторжении договора может выступать как предложение о прекращении сотрудничества, как подтверждающий односторонний отказ от договора документ или как обязательное приложение к исковому заявлению при необходимости расторгнуть соглашение в судебном порядке.

Важно! Уведомление (заявление) о расторжении ДОУ и уведомление об одностороннем отказе от ДОУ — схожие по форме, но разные по содержанию документы. В первом присутствует только предложение о прекращении сотрудничества, а во втором констатируется факт отказа от исполнения договора.

См. также:

Образец претензии по договору оказания услуг в 2020 году. Услуги выполнены, но не оплачены

Какие основания для отправки уведомления о расторжении договора оказания услуг

Расторгнуть договор оказания услуг досрочно вправе как заказчик, так и исполнитель. Сделать это можно в любой момент и независимо от того, приступил ли исполнитель/заказчик к выполнению своих обязательств или нет. Единственное требование — письменно известить контрагента о своем решении.

Основания для досрочного расторжения ДОУ предусмотрены в гл. 39 ГК РФ и гл. 3 ФЗ РФ№ 2300-1.

Вы вправе на любом этапе исполнения договора оказания возмездных услуг отказаться от него даже без уважительных причин (т.е. немотивированно), но только при условии оплаты — ст. 782 ГК РФ:

Фактически понесенных исполнителем расходов.
Убытков заказчика и упущенной им выгоды.

Расторгнуть договор без каких-либо санкций можно если:

Такая возможность была предусмотрена самим соглашением.
Вы утратили интерес к продолжению сотрудничества, и вторая сторона не возражает прекратить договорные отношения.
Дальнейшее исполнение соглашения невозможно в связи с существенным изменением обстоятельств.
Контрагентом допущено существенное нарушение договора.

Важно! Независимо от того, мотивировано или нет ваше решение о прекращении дальнейшего сотрудничества — известить контрагента однозначно необходимо, а для этого следует подготовить письмо-извещение, т.н. «уведомление о расторжении».

Какой порядок уведомления контрагента о расторжении договора

Чтобы надлежащим способом известить контрагента о своих намерениях, необходимо изучить содержание договора оказания услуг — в нем может присутствовать условие о способе уведомления сторон при расторжении, форме извещения и сроках направления письма. Если такие условия имеются, то они должны быть соблюдены.

Пример подобной формулировки: «Любая из сторон вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке, уведомив другую сторону по электронной почте за 14 календарных дней до дня расторжения». Значит, направить письмо-уведомление контрагенту следует на его e-mail и не позднее, чем за 2 недели до планируемого прекращения обязательств.

Если в ДОУ условия извещения не конкретизированы либо отсутствуют, то придерживайтесь следующего порядка:

Составьте уведомление о расторжении договора оказания услуг (образец приведен выше) в 2-х экземплярах. Укажите в нем основные моменты расторжения договора для возможности их дальнейшего обсуждения с контрагентом и включения в соглашение о расторжении.
Зарегистрируйте письмо в исходящей документации, присвойте ему регистрационный номер.
Направьте 1 экземпляр документа в адрес контрагента либо вручите его представителю, заручившись отметкой о получении уведомления на своем экземпляре.
Если финансовые вопросы остались незакрытыми — вместе с уведомлением направьте и акт сверки.
Ожидайте ответ на ваше обращение в указанный в уведомлении срок либо в течение 30 дней с момента его направления.
При получении согласия составьте соглашение о расторжении договора, предъявите его на подпись контрагенту. С момента подписания соглашения обязательства прекращаются.
При одностороннем отказе обязательства прекращаются с момента доставки сообщения адресату.
При отказе контрагента прекратить отношения или при отсутствии ответа от него в срок готовьте исковое заявление в суд. В этой ситуации расторгать договор придется в судебном порядке, а письмо-уведомление будет выступать доказательством надлежащего извещения второй стороны — документы о его направлении необходимо будет приложить к иску.

См. также:

Как составить соглашение о расторжении договора оказания услуг в этом году + образец и бланк

Как правильно составить уведомление расторжении договора

Уведомление о расторжении ДОУ составляется в свободной форме с учетом норм делопроизводства

Законодательство к оформлению уведомления (заявления) о расторжении договора оказания услуг четких требований не предъявляет и унифицированной формы для него не установлено. Поэтому, как правило, письменное обращение к контрагенту составляется в свободной форме. При этом письмо должно быть грамотным, лаконичным, юридически корректным и соответствующим нормам деловой этики.

Оформляется письмо-уведомление в 2 экземплярах либо вручную на листе формата А4 или А5, либо набирается на компьютере с последующей распечаткой. Можете подготовить его на фирменном бланке — это избавит вас от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа, его достаточно будет заверить подписью уполномоченного лица.

Если бланк уведомления был согласован в ДОУ — заполните письмо по приведенному в приложении к договору образцу. Если нет — составьте его в произвольной форме с учетом приведенных ниже рекомендаций.

На заметку. Если в вашей организации разработаны собственные правила оформления юридически значимых сообщений, которые зафиксированы в локальных актах (например, в инструкции по делопроизводству) — при подготовке уведомления соблюдайте их.

Какую структуру должно иметь уведомление (заявление)

Рекомендуемая структура уведомления включает в себя следующие части:

Вводная часть

В правом верхнем углу письма (1/3 часть листа) указываются сведения об адресате: должность ответственного лица, название организации (если договор заключен с физлицом либо ИП — только Ф. И.О.), адрес, контактные данные. Все эти реквизиты вы можете взять из договора.

Для организаций исходящие письма подлежат обязательной регистрации, поэтому следует проставить дату и регистрационный номер документа. Обычно они указываются в левой части бланка — напротив ваших реквизитов или чуть ниже. Регистрационный номер может включать в себя и буквы, и цифры.

Название документа

По центру листа пишется «Уведомление», а в строке ниже отражается содержание этого документа: «о расторжении договора оказания (образовательных, юридических, консалтинговых, ветеринарных и т.д.) услуг».

Основная часть

Включает в себя реквизиты (номер и дату заключения) и предмет договора, наименование каждой из сторон (название и роль по договору), а также другие сведения, имеющие существенное значение для сотрудничества (например, для договора образовательных услуг указывают место проведения обучения или имя преподавателя курсов и т.д.).

Далее следует предложение досрочно расторгнуть договор по соглашению сторон. Ваша задача — четко выразить свое намерение выйти из отношений. Формулировка не должна быть абстрактной, а информация должна быть понятна не только контрагенту, но и суду в случае спора. Обязательно уточните, является ли данное письмо односторонним отказом от сделки.

Если же вы отказываетесь от договора немотивированно (отсутствует существенное нарушение), то следует написать «обязуюсь выплатить (покрыть) все понесенные в связи с расторжением договора убытки/затраты». Вы вправе изложить свои условия и планируемые сроки возврата денежных средств.

На заметку. Отказ от договора вступает в силу в момент, когда он был воспринят контрагентом, а вот выплата может быть осуществлена и позже. Т.е. вы вправе сообщить о своем намерении произвести оплату даже после фактического расторжения договора.

Если расторжение ДОУ проводится по причине виновных действий контрагента, вы можете потребовать в уведомлении выплаты предусмотренных договором штрафов, пеней, процентов.

Предметная часть

Здесь вы можете изложить обстоятельства или причины, в связи с возникновением которых вы приняли решение о досрочном расторжении договорных отношений. Данный пункт не обязателен, так как причина разрыва может быть любой.

Рекомендую при несоблюдении контрагентом условий ДОУ в уведомлении указывать:

Перечень нарушений.
Ссылку на пункт договора или на статью ГК РФ, регламентирующие право стороны на досрочное расторжение договора при сложившихся обстоятельствах.
Перечень документов, подтверждающих ненадлежащее исполнение обязательств контрагентом.
Требование о расторжении договора.
Предупреждение о намерении обратиться в дальнейшем за судебной защитой.

Чтобы сократить время на подготовку документа, воспользуйтесь доступным для скачивания примером — образец уведомления о расторжении договора об оказании услуг (DOC 17 KB).

Уточняющая часть

Здесь обычно указывается:

В течение какого срока ожидается ответ на уведомление от контрагента.
Дату прекращения договорных отношений, т.е. дату расторжения договора.
Если остались незавершенные оплаченные либо оказанные неоплаченные услуги, если у контрагента находятся оборудование, материалы или иные объекты — требование вернуть что-либо либо прислать акты или иные документы.
Перечень прилагаемых документов — например, договор/квитанции/акты/экспертные заключения и т.д.

Заключительная часть

На уведомлении следует проставить дату составления документа и подписать его:

Дата создания — указывается арабскими цифрами или в словесно-цифровой форме.
Уведомление подписывается руководителем организации-инициатором расторжения договора. Если уведомление вы оформляете не на фирменном бланке, то укажите наименование организации, должность уполномоченного лица, поставьте подпись и приведите ее расшифровку (инициалы и фамилию). Если документ подписывает представитель — укажите в тексте реквизиты доверенности, на основании которой он имеет полномочия расторгать соглашения.
Уведомление заверяется печатью организации, если эта норма установлена в локальных документах.

При необходимости уведомление может содержать и другую информацию — все зависит от обстоятельств и причин расторжения договора оказания услуг, а также от содержания ДОУ.

См. также:

Юридическая консультация от адвоката Сергея Ершова

Правовой анализ и составление документов. Санкт-Петербург

Какие указать причины для расторжения ДОУ

Причины отправки уведомления о расторжении договора оказания услуг могут быть любыми

Вы вправе не излагать в уведомлении причины для досрочного расторжения договора оказания услуг. И даже для одностороннего отказа от исполнения ДОУ мотивировка не нужна. Если же вы решите поставить контрагента в известность, чтобы в будущем иметь возможность возобновить сотрудничество — укажите фактические обстоятельства, из-за которых продолжать выполнять обязательства по договору вы не сможете.

Это могут быть:

Форс-мажор, ЧП и т. д.
Ухудшение материального положения.
Переезд.
Ликвидация компании.
Болезнь.
Неисполнение обязательств перед вами третьими лицами.
Непредставление контрагентом необходимых документов, разрешений, материалов, оборудования.

Какие действуют требования к оформлению уведомления

При подготовке уведомления желательно придерживаться общих требований к оформлению документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Если письмо набираете на компьютере — используйте бесплатные шрифты Arial, Calibri, Times New Roman или Verdana, размером от 12 до 14.
Если письмо оформляется не на фирменном бланке, то свои реквизиты указывайте под реквизитами адресата (в правом верхнем углу листа).
Если адресат физическое лицо или ИП — обращение составляется в дательном падеже (т.е. «кому»).
К адресату-организации в письме обращаются в именительном падеже (т.е. «кто»), а должность лица, к которому направляется обращение, указывается с заглавной буквы.
Инициалы адресата проставляются после фамилии, однако в месте для подписи инициалы указываются перед фамилией.
В тексте уведомления следует избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений.
Письмо датируется не днем составления, а днем подписания уполномоченным лицом.
При указании даты используется цифровой или словесно-цифровой способ и формат «число-месяц-год» — 09.08.2020 или 9 августа 2020 г.
Если уведомление состоит из нескольких страниц, то со второго листа (вверху по центру) следует проставить нумерацию.
Уведомление подписывает руководитель или лицо, имеющее право на подпись.
Документ должен содержать расшифровку росписи.
Подпись ставится шариковой ручкой с синими или фиолетовыми чернилами.
Печать организации не должна перекрывать подпись.
Письмо-уведомление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Как известить контрагента о намерении расторгнуть ДОУ

При решении расторгнуть договор оказания услуг — сообщите об этом контрагенту письменно

Уведомление о расторжении ДОУ — юридически значимое сообщение. Оно должно быть направлено тем способом и на тот адрес, которые прописаны в договоре оказания услуг.

На какой адрес направлять уведомление

Если в договоре подобные условия отсутствуют, то при направлении уведомления следует руководствоваться следующими правилами — ст. 165.1 ГК РФ, п. 63–п. 65 ПП ВС РФ № 25, п. 1 ПП ВАС РФ № 61:

Уведомление, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам в тексте договора, либо его представителю.
Если вам известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.
Уведомление, адресованное индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу, направляется по адресу, указанному в ЕГРИП или ЕГРЮЛ.
Уведомление для ИП либо юрлица может быть направлено по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом в договоре оказания услуг.
Рекомендуется направлять письма сразу по двум адресам: указанному в ЕГРЮЛ и в договоре — такая мера поможет избежать споров.

Каким способом направить уведомление

Если в ДОУ установлено, что стороны направляют друг другу уведомления исключительно предусмотренным договором способом, то направление сообщения другим способом считается ненадлежащим. Если в ДОУ способ направления не установлен, то ваша задача — выбрать тот способ, который позволит достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

Важно! Факт уведомления контрагента должен быть подтвержден документально. Например, отметка о получении на вашем экземпляре, почтовая квитанция и уведомление о вручении, нотариальный протокол, нотариальный акт с подписью адресата.

Направить извещение о расторжении договора можно:

Вручив его контрагенту из рук в руки — он должен поставить подпись и дату получения на вашем экземпляре уведомления.
Вручить представителю контрагента — у представителя должна быть действующая и надлежащим образом оформленная доверенность.
Принести в приемную — на вашем экземпляре документа принимающая сторона должна отметить дату его принятия, проставить входящий номер письма, указать свою должность и Ф.И.О.
Передать уведомление курьером — взять с контрагента расписку о том, что он получил документ.
Отправить документ по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении — данный способ самый надежный, он позволяет подтвердить содержание уведомления в отличие от простого или заказного письма.
Телеграммой — подойдет, если сообщение не требует вложений. В случае спора контрагент не сможет заявить о другом содержании уведомления.
Через нотариуса — в нотариальном акте должна быть проставлена подпись адресата или его представителя в получении сообщения. Нотариус вправе вручить уведомление лично, а если это невозможно, то направить сообщение посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что направленное сообщение исходит от нотариуса.
Факсимильной связью, электронной почтой, sms и мессенджерами — если в ДОУ была прописана возможность уведомления в такой форме. Чтобы повысить доказательственную силу электронной переписки и доставки сообщения, заверьте ее у нотариуса — он составит нотариальный протокол осмотра доказательств.

На заметку. Если вы направили уведомление заказным письмом — не поленитесь дополнительно направить контрагенту телеграмму/факс или электронное письмо. Данная мера позволит избежать судебных процессов.

Кому вручать уведомление

Закон разрешает получать юридически значимые сообщения адресату или его представителю. Обратите внимание, что на представителя должна быть надлежаще оформленная доверенность, в которой указаны полномочия на получение документов.

Если представитель контрагента действует без доверенности, то полномочия на получение документов могут явствовать и из обстановки — ст. 182 ГК РФ. Понять, что представитель компании обладает нужными полномочиями, можно если:

Работник, который выполняет должностные обязанности, действует от имени компании — ст. 402 ГК РФ.
У представителя есть печать организации, а также доступ в офис к соответствующему рабочему месту.
В прежних отношениях этот сотрудник организации подписывал акты, у вас нет причин подозревать, что в настоящее время у него это право отсутствует.

В какие сроки следует направить уведомление

В законе нет отсылочной нормы относительно сроков предупреждения о расторжении договора оказания услуг. Он зависит от конкретных обстоятельств, но чем раньше это сделать — тем лучше.

Если ДОУ содержит указания о количестве дней на направление извещения — сроки следует соблюдать. Однако арбитражная практика применения подобных условий является неоднородной:

Обязанность в определенный срок уведомить о предстоящем прекращении договора не имеет юридической силы.
В случае нарушения предусмотренного ДОУ условия заблаговременно уведомить о предстоящем прекращении договора — придется возместить причиненные таким нарушением убытки.
В случае несоблюдения сроков уведомления при одностороннем отказе — ДОУ признается прекратившимся лишь по истечении согласованного сторонами срока уведомления, исчисляемого с даты его получения контрагентом.

С какого момента договор считается расторгнутым или измененным

Если срок расторжения не прописан в самом договоре, то моментом расторжения считается срок, который указан в уведомлении. При одностороннем отказе договор расторгается с даты доставки сообщения контрагенту или его представителю — ст. 450.1 ГК РФ. Т.е. с момента:

Получения уведомления о доставке.
Принятия уведомления контрагентом, подтвержденного датой и подписью на вашем экземпляре.

Какие могут возникнуть риски при ненадлежащем уведомлении

Если уведомление не было направлено или направлено ненадлежащим образом, то возникнут следующие негативные последствия:

Односторонний отказ от договора может быть признан ничтожным — обязательства сторон не прекратятся.
При существенном нарушении договора вашим контрагентом вы не сможете потребовать возмещения убытков, причиненных расторжением договора.
Контрагент будет вправе требовать оплату неустойки, убытков или других штрафных санкций.

Что делать, если контрагент не принимает/не отвечает на уведомление

Если на предложение расторгнуть договор вы получили отказ или ответа не последовало — готовьте документы в суд

Контрагент вправе отклонить письмо и не прекращать договорные отношения в случаях:

Если структура/форма уведомления не соответствует оговоренным в ДОУ.
Если подпись должностного лица в уведомлении не соответствует подписи в договоре.
Если документ направлен не тем способом, который указан в договоре.

Что делать, когда контрагент отказывается принять документ

Если контрагент отказывается принимать уведомление о расторжении ДОУ — направьте ему уведомление:

Почтой России.
Независимой курьерской службой.

Уведомление будет считаться доставленным, если оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним — ст. 165.1 ГК РФ.

Что делать, если вторая сторона отказывается от расторжения или не отвечает на уведомление

Контрагент, получивший уведомление о расторжении ДОУ, должен отреагировать на него в срок:

Указанный в тексте
Оговоренный в самом договоре.
При отсутствии сроков на ответ — не позже 30 дней с момента доставки сообщения.

Если получен отказ или по истечении срока ответ не получен — вы вправе требовать расторжения договора оказания услуг в судебной инстанции. В случае вынесения положительного решения договорные обязательства будут считаться прекращенными с момента вступления в законную силу решения суда.

Запомнить

Заявление или уведомление о расторжении договора оказания услуг — юридически значимое сообщение, которое служит основанием для прекращения прав и обязательств и определяет момент наступления правовых последствий.
Целью направления уведомления о расторжении договора является: 1) предложить контрагенту прекратить сотрудничество и подписать соглашение о расторжении договора, 2) прекратить действие договора, у которого истекает срок действия, 3) известить его о решении отказаться от договора в одностороннем порядке.
Направить уведомление вправе как заказчик, так и исполнитель на любом этапе исполнения договора и даже без уважительных причин (т. е. немотивированно).
Составляется обращение в письменной форме, текст должен быть грамотным, лаконичным, юридически корректным и соответствующим нормам деловой этики.
Если бланк уведомления был согласован в ДОУ, уведомление оформляется по приведенному в приложении к договору образцу.
Составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у инициатора расторжения, а второй направляется контрагенту.
В уведомлении должны присутствовать реквизиты сторон, название и содержание документа, реквизиты расторгаемого договора, предложение о расторжении/отказ от договора, срок ответа, дата расторжения, дата и подпись с расшифровкой.
Документ подписывает лично руководитель или лицо, имеющее право на подпись.
Уведомление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.
Направляется документ тем способом и на тот адрес, которые прописаны в договоре оказания услуг. Если такой информации нет, то направляется по адресу регистрации по месту жительства или пребывания гражданина, по указанному в ЕГРИП (для ИП) или ЕГРЮЛ (для юрлиц) адресу.
Избежать споров поможет направление письма сразу по двум адресам — по указанному в ЕГРЮЛ и в договоре.
Способ направления документа должен позволять достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.
Факт уведомления контрагента должен быть подтвержден документально.
Сроки предупреждения о расторжении договора оказания услуг законом не установлены.
Если ДОУ содержит указания о количестве дней на направление извещения — сроки следует соблюдать.
Если на предложение расторгнуть договор вы получили отказ или ответа не последовало — готовьте документы в суд.

А вам приходилось составлять уведомление о расторжении договора оказания услуг? Удалось ли вам убедить контрагента расторгнуть соглашение добровольно или пришлось обращаться в суд?

Как составить письмо (уведомление) о расторжении договора (образец)?

28 сентября 2018 Горбылева Елена Николаевна 9

Добавить в избранное В избранное

Рекомендуем подборку «Расторгаем договор: процедура, документы, последствия»

Зачем нужно уведомление о расторжении договора?
Уведомление о расторжении договора (образец)
Как составить уведомление о расторжении трудового договора?

Письмо о расторжении договора (образец) является отличным примером того, как юридически правильно составить документ, направленный на прекращение взаимоотношений сторон по конкретной сделке. О том каковы правила составления письма о расторжении договора, образец которого вы можете найти на нашем сайте, вы узнаете из этой статьи.

Зачем нужно уведомление о расторжении договора?

Договор может прекратить свое действие в связи с истечением срока, по решению суда, по соглашению сторон или в одностороннем порядке.

Для того чтобы заранее уведомить контрагента о прекращении исполнения обязательств в будущем, вторая сторона должна направить ему письмо о расторжении договора.

Это действие является обязательным в процедуре расторжения. В противном случае произойдет односторонний отказ от исполнения обязательств, и если это не предусмотрено условиями сделки или законом, то вторая сторона сможет обратиться в суд за взысканием убытков.

На уведомление контрагент должен ответить либо в срок, который указан в договоре или тексте уведомления, либо, если такое не оговорено, в течение 30 дней с момента его получения.

Уведомление может быть вручено лично (на 2 экземпляре получателю необходимо поставить подпись о вручении), либо направлено по почте в виде заказного письма — тогда с даты, которая указана на почтовом штемпеле, и будет отсчитываться срок ответа.

А теперь самое главное!

Если вы отправили уведомление о расторжении, но вторая сторона молчит или отказывается прекращать с вами правоотношения, то вы вправе пойти в суд. В случае же пренебрежения данным порядком суд у вас заявление не примет.

Форма уведомления о расторжении договора — письменная. Содержание и порядок уведомления законодателем не определены, но чтобы у участников делового оборота не возникло непредвиденных правовых последствий, мы расскажем, на что надо обратить внимание.

Уведомление о расторжении договора (образец)

Скачать уведомление

Текст уведомления о расторжении договора можно условно разделить на несколько частей:

Преамбула. Здесь должны быть указаны сведения о том, кому данный документ направляется, от кого.
Основная часть. Здесь должны содержаться реквизиты расторгаемого договора, его наименование, стороны, предмет. Далее указывается причина расторжения, правовые основания.

Заключительная часть состоит из уточняющих моментов. Например, указывается дата, с которой все обязательства по договору прекращаются, срок, в течение которого контрагент должен ответить на уведомление и т. д.
Список документов, прилагаемых к уведомлению.
Подпись и дата составления уведомления.

Как правило, текст уведомления печатается на фирменном бланке организации и подписывается ее руководителем или иным лицом, имеющим право подписи таких документов.

Уведомление обязательно должно быть зарегистрировано в журнале исходящей документации.

Как составить уведомление о расторжении трудового договора?

Скачать уведомление

Уведомление, связанное с расторжением трудового договора, должно быть составлено в письменной форме и вручено работнику под подпись.

Если гражданин отказывается принимать документ, то в присутствии 2 свидетелей должен быть составлен акт об отказе от подписи, после чего уведомление направляется по месту прописки работника.

Законодателем не установлено конкретных требований к содержанию бумаги, поэтому она составляется в произвольном виде.

Скачать акт

Но есть основные моменты, на которые стоит обратить внимание:

О расторжении срочного трудового договора работник должен быть уведомлен не позднее, чем за 3 дня до его окончания.
В уведомлении обязательно указание на статью Трудового кодекса и причину расторжения договора.
Документ подписывается руководителем организации или лицом, его замещающим.
Уведомление составляется в 2 экземплярах, один из которых должен остаться у работодателя.

Все уведомления должны регистрироваться в специальном журнале и храниться не менее 75 лет.

Таким образом, письмо (уведомление) о расторжении договора должно быть составлено в письменной форме и направлено контрагенту. Важно при этом зафиксировать момент отправки, так как это будет являться важным элементом вашей доказательственной базы в суде в случае обращения.

Добавить в избранное В избранное

Предыдущий материал

Следующий материал

3 примера правильно составленных писем об увольнении

В прошлой жизни я работал менеджером среднего звена в компании, у которой было 67 офисов по всему миру. Я отвечал за двоих из них. После серии пассивно-агрессивных выпадов между главой моего отдела и непосредственным подчиненным в нашем офисе в Азиатско-Тихоокеанском регионе, меня отправили в 9-часовой полет в Куала-Лумпур с одной целью:

Получить этого человека из .

К сожалению, у меня не было полномочий решать как эта цель должна быть достигнута. Инструкции высшего руководства были твердыми:

Пригласите ее на обед
Скажите ИТ-специалистам, чтобы отозвать доступ к ее компьютеру
Когда вы вернетесь в офис, скажите ей, что она уволена, и попросите ее ключ

Аааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааааа его его его компьютера Вы знаете, почему я больше не работаю там. Достаточно сказать, что ситуация была такой же плохой, как вы думаете. (Руки вниз, самое неловкое свидание за обедом в моей жизни.)

Итак, да. Там это правильный и неправильный способ кого-то уволить.

И если вы не являетесь нынешним обитателем Пенсильвания-авеню, 1600 (или очень сбитым с толку 27-летним мной), вы скорее будете по уши в добровольном маршрутном канале, чем задаетесь вопросом, как вы собираетесь стрелять кого-то, не унижая их.

Хорошая новость заключается в том, что хотя увольнять кого-то не всегда неудобно, вы все равно можете вести себя по-человечески — вплоть до официального письма об увольнении. Вот как.

Письма об увольнении сотрудников: они вообще имеют значение?

Короче говоря: Черт возьми, да.

Если это ваша первая попытка прекращения трудовых отношений, вы можете быть удивлены, узнав, что каждое прекращение требует письма, даже если вы уже сказали им устно. Основная причина, как и следовало ожидать, юридическая.

Письма о расторжении договора дают вам документальный след в случае неудачного судебного процесса. Стандартное письмо об увольнении будет:

Подтверждение причины увольнения
Предоставить расписку о собственности компании
Предоставить сотруднику всю необходимую информацию, поскольку его время в компании подходит к концу

( Краткое примечание: Информация в этой статье не является юридической консультацией. ВСЕГДА проконсультируйтесь со своим юридическим отделом перед расторжением трудового договора.)

К сожалению, дорогостоящие судебные процессы — не единственное, о чем следует беспокоиться. Так же, как плохой найм, плохой увольнение ужасно для вашего бизнеса и бренда.

Кричать «Вы уволены» и показывать пальцем на дверь, возможно, было нормально во времена, когда еще не было Google (хотя мы бы сказали, что даже тогда это было довольно некруто), но в эпоху Интернета такого рода поведение просто не будет летать.

И вот почему:

70% соискателей читают онлайн-отзывы, прежде чем принять решение о карьере.
48% соискателей используют Glassdoor в какой-то момент поиска работы
60% соискателей говорят, что не обратились бы в компанию с рейтингом в одну звезду

Работа отличного отдела кадров не ограничивается набором и наймом сотрудников. И если вы входите в число 80% бизнес-лидеров, которые признают, что бренд работодателя оказывает значительное влияние на вашу способность нанимать сотрудников, вам также нужно хорошо уметь увольнять сотрудников. ‍

Хотите больше советов по защите вашего бренда работодателя? Дайте своим кандидатам обратную связь, которую они жаждут, с помощью этих простых шаблонов отзывов кандидатов .

Окончательное письмо о расторжении договора Часто задаваемые вопросы

Независимо от того, пишете ли вы письмо об увольнении в первый раз (вам повезло!) или в пятисотый раз, вам нужно успеть.

Итак, какие основные элементы должно включать каждое письмо о расторжении договора? Ответ на этот вопрос зависит от ваших причин увольнения.

Почему людей увольняют?

Согласно исследованию CareerBuilder, вот некоторые из основных причин увольнения:

22% работодателей уволили работника за вызов на больничный по ложной причине
24% работодателей уволили кого-то за использование Интернета для деятельности, не связанной с работой
41% работодателей уволили сотрудника за опоздание социальные сети

И хотя вы можете быть довольны увольнением сотрудника, который позвонил, потому что «озон в воздухе сплющил их шины», а затем продолжил наводнять ваш Instagram селфи с кайтсерфингом (правдивая история), есть много не — бессмысленные причины отпустить кого-либо.

Полностью законные причины увольнения кого -то:

Унесение, злоупотребление или воровство компании
Хобладение наркотиков или владение алкоголем на работе
Фальсификация компании
Процесс
Insubhordination
. Большинство из этих причин подпадают под «письмо об увольнении по причине», но есть и другие типы писем об увольнении, которые могут иметь больше смысла в зависимости от ситуации, в которой вы находитесь. Если вы сомневаетесь, обратитесь в юридический отдел!
Каковы наиболее распространенные типы расписок?
- Письмо о расторжении в связи с увольнением/сокращением штата
- Письмо о расторжении по причине (неправомерное поведение/работа/явка на работу и т. д.)
- Расторжение делового контракта
Какой тон следует использовать?
Как правило, старайтесь, чтобы он был профессиональным и сфокусированным на поставленной задаче.
Не забывайте, что в худшем случае это письмо будет иметь вес в суде. Все детали должны быть четкими и точными. Никаких шуток, сарказма или излишне сочувственного языка. Убедитесь, что нет лишней информации, явных упущений и места для неправильного толкования. Используйте подход «вот что происходит и почему». Конец истории.
Что я должен указать в письме о расторжении договора?
Независимо от того, какой тип письма об увольнении вы пишете, есть несколько ключевых элементов информации, которые всегда должны быть включены:
- Имя сотрудника
- Название компании
- Имя менеджера, курирующего увольнение
- Дата письма
- Дата увольнения
- Причина увольнения
- Список устных и письменных предупреждений
- Список вещей, которые необходимо сдать перед уходом (служебный ноутбук, ключи и т.д.)
- Получение имущества компании
- Подробная информация о сроке уведомления, последнем чеке, отпускных, выходном пособии, медицинском страховании и других пособиях
Всегда указывайте причину увольнения и обязательно прилагайте все доказательства, подтверждающие эту причину , особенно если вы прекращаете работу по уважительной причине.
Либо перечислите и объясните оставшиеся вопросы, касающиеся оплаты и льгот, либо четко объясните, как сотрудник получит эту информацию.
Что я должен пропустить?
Сарказм, шутки, ненормативная лексика или любой другой родственный язык.
Например: «Эй, Стив, с тобой было хорошо работать, но ты был занозой в заднице. Но эй, посмотрите на светлую сторону. Теперь у тебя есть больше времени, чтобы проводить время со своими детьми». Или: «Вы сказали, что хотите уйти в отставку, просто это произошло раньше, чем вы думали». Надеюсь, вы найдете что-нибудь более подходящее для вашей личности!»
Даже шутки, которые этот человек когда-то мог счесть забавными, будут , а не получают ту реакцию, которую вы ищете, когда им интересно, откуда будет получена их следующая зарплата.
И помните, если вы когда-нибудь сомневаетесь в том, что следует или не следует включать в письмо о расторжении договора , всегда обращайтесь к квалифицированному юристу.
3 шаблона писем о расторжении договора
Вот три универсальных примера писем о расторжении контракта, которые можно настроить в соответствии с вашими потребностями, в том числе в виде электронных писем о расторжении контракта.
Вы можете скопировать/вставить их и заполнить пустые поля данными, наиболее подходящими для вашей текущей ситуации. Просто помните, что перед отправкой кому-либо еще отправьте шаблон электронного письма о прекращении с вашими корректировками своему юридическому отделу для утверждения. (вроде серьезно .)
Шаблон письма об увольнении № 1 — увольнение в связи с увольнением/сокращением штата к отсутствию работы в нашей отрасли. Мы изучили множество вариантов, в том числе представили новые продукты для замены тех, которые устарели в результате технического прогресса. К сожалению, наши усилия не привели к увеличению продаж и работы.

Изучив наши варианты, мы пришли к выводу, что должны ликвидировать примерно [число] позиций. С глубочайшим сожалением сообщаю вам, что ваша должность будет упразднена с [дата].
В течение следующей недели представитель отдела кадров позвонит вам, чтобы назначить встречу. Во время этой встречи вы узнаете о своих пособиях при увольнении, которые включают услуги фирмы по трудоустройству для предоставления консультаций и помощи в поиске другой работы.
Примите нашу признательность за ваш вклад во время работы в [название компании].
С уважением,
[Имя]
Почему это работает: Это письмо об увольнении от SHRM действительно имеет сердце. Работодатель решает проблему прямо и честно, не слишком фамильярно. ❤️
Посмотреть этот шаблон в наших ресурсах
Шаблон письма об увольнении № 2— Письмо об увольнении по причине
[Дата]
Уважаемый [Имя сотрудника],
Это письмо подтверждает, что ваша работа в [Название компании] прекращена с [дата].
Неправомерное поведение: После нашего расследования мы пришли к выводу, что ваше поведение по отношению к другим сотрудникам [дата зарегистрированного инцидента] нарушало политику компании [название конкретной политики]. В частности, демонстрация вами фотографий сексуального характера в вашем кабинете и ваш откровенный язык при описании этих изображений другим были прямым нарушением политики компании.
Кроме того, в октябре 2017 года вы получили письменное предупреждение и дополнительное обучение своим обязательствам по недопущению такого поведения. В аттестации за 2016 год ваш руководитель отметил, что вам необходимо улучшить свои технические навыки и внимание к деталям. В течение первого квартала 2017 года компания предоставила вам две дополнительные недели специализированного обучения с тренером. Однако проблемы с производительностью продолжались в течение всего 2017 года. Ваш руководитель дал вам три письменных напоминания о необходимости повышения производительности в 2017 году и снова отметил необходимость дополнительного улучшения вашей служебной аттестации за 2017 год. После этой оценки стало очевидно, что эффективность вашей работы просто не соответствует требованиям вашей должности.
Посещаемость: Повторяющиеся опоздания, даже на несколько минут, и отсутствие звонка перед пропуском смены вызывают волновой эффект во всем производственном отделе. Опоздание одного сотрудника вызывает стресс у всех остальных, потому что им приходится работать быстрее, чтобы наверстать упущенное, чтобы у их нижестоящих коллег были детали, необходимые для выполнения их работы. Кроме того, задержки в производстве даже нескольких единиц в день накапливаются со временем и затрудняют достижение целей всей организации.
Оплата ваших [оставшихся пособий: накопленные больничные, отгулы, отпуск и т. д.] будет включена в ваш последний чек, который вы получите в свой обычный день выплаты жалованья. Вы получите письмо по почте с описанием статуса ваших пособий.
Мы получили ключи от вашего офиса и ноутбук на заключительном собрании.
Пожалуйста, имейте в виду, что вы подписали [соглашение о неразглашении/запрете вымогательства/другие соответствующие правила].
Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с [имя контактного лица].
С уважением,
[Имя]
Почему это работает: Этот шаблон охватывает основные элементы всего, что входит в письмо о расторжении, и может быть адаптирован в соответствии с ситуацией, в которой вы находитесь. о написании письма о расторжении, ознакомьтесь с этой статьей от SHRM.
Страх пожара? Эти 9 HR Horror Stories напомнят вам, что могло быть и хуже.
Посмотреть этот шаблон в наших ресурсах
Шаблон письма о расторжении № 3 — Расторжение делового контракта
[Дата]
Уважаемый [Имя],
Это письмо информирует вас о том, что с [дата] мы больше не нуждаемся в ваших услугах.
Нам понравилось работать с [название компании], но по [причинам] мы решили расторгнуть наш контракт.
Все невыполненные работы должны быть завершены до официального расторжения нашего контракта. Пожалуйста, присылайте нам все ожидающие счета-фактуры до [дата], чтобы мы могли погасить все непогашенные суммы до [дата].
Обратите внимание, что с [дата] у вас больше не будет доступа к [соответствующим сетям, системам и т. д.].
Спасибо за всю вашу работу за эти [недели/месяцы/годы]. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться по телефону [телефон] или [адрес электронной почты].
С уважением,
[Имя]
Почему это работает: Фрилансеры и независимые подрядчики будут составлять 50% рабочей силы США к 2020 году. И этот шаблон может пригодиться, если вам когда-нибудь понадобится отпустить одного из них . Фактически, его можно настроить и использовать для расторжения любого делового контракта, будь то с фрилансером или даже с другой компанией.
Посмотреть этот шаблон в наших ресурсах
Помните, стрельба — это навык
Прежде чем вы начнёте составлять собственное солидное письмо о расторжении контракта, помните, что, если это возможно, всегда лучше заканчивать отношения мирно. Вербовка — это движущаяся цель, и если вы не имеете дело с действительно плохим сотрудником, всегда лучше оставить дверь открытой на случай, если вы когда-нибудь захотите, чтобы этот человек вернулся.
Как с легкостью написать заявление об увольнении сотрудника
В деловом мире увольнение сотрудника является обычным явлением.
Хотя это редко бывает приятным процессом, часто он необходим.

Если вы обнаружите, что можете кого-то отпустить, убедитесь, что делаете это профессионально и в соответствии с законами штата и федеральными законами.
В этом сообщении блога мы рассмотрим, как написать письмо об увольнении сотрудника.
Что такое письмо о расторжении договора?
Письмо об увольнении — это документ, который работодатель использует для уведомления сотрудников об их увольнении, и это важный документ как для отдела кадров, так и для юристов.
Письма об увольнении чаще всего используются в ситуациях, связанных с неправомерными действиями сотрудников, такими как нарушение политики компании или закона.
Хотя письма об увольнении обычно пишут работодатели работникам, они также могут быть написаны сотрудниками, которые хотят добровольно покинуть компанию (например, заявления об увольнении).
Почему письма о прекращении важны?
Письмо об увольнении представляет собой письменный отчет об увольнении сотрудника, включая причину его увольнения и любые другие соответствующие детали.

Это письмо имеет важное значение, поскольку оно служит доказательством того, что ваша компания действовала справедливо и законно при увольнении сотрудника.
Но это еще не все.
Письма о прекращении часто являются последним шагом плана действий.
Они могут замкнуть цикл и продемонстрировать, что сотруднику были предоставлены все возможности, чтобы оправдать ожидания и повысить производительность, прежде чем его уволили.
Это также одна из последних частей документации, которую уволенный сотрудник получит от вашей организации.
С этой точки зрения письмо об увольнении может изложить политику вашей компании в отношении увольнения и дать представление о том, что произойдет дальше.
В частности, при увольнении старших сотрудников письма об увольнении могут также служить мягким напоминанием о NDA, оговорках о неконкуренции и ограничении торговых соглашений, которые подписал сотрудник.

Для заинтересованных сторон вам также может потребоваться обсудить передачу или продажу акций, если эти штрафы предусмотрены договором.
После того, как все сказано и сделано, эти письма должны быть сохранены в файле для будущего доступа как от отдела кадров, так и от юридического персонала.
Наличие в игре такого инструмента, как PandaDoc, может помочь всем участвующим командам хранить, поддерживать и быстро находить любые письма об увольнении, необходимые для проверки.
Когда используются завершающие буквы?
Обычно письмо о расторжении используется вместе с закрытием контракта компании/сотрудника.
Это один из самых важных документов для увольняющихся сотрудников, поскольку в нем указывается официальная причина увольнения.
Вот более подробный обзор наиболее распространенных сценариев, когда компании и сотрудники расходятся, и какую роль играют письма об увольнении.

Смотрите также
Как написать предложение фрилансера, которое произведет впечатление на ваших клиентов
Добровольные увольнения и увольнения
Увольнение по собственному желанию (увольнение в отставку) – это прекращение трудовых отношений с работодателем.
Это отличается от принудительного увольнения, поскольку инициируется работником, а не работодателем, и может быть сделано по разным причинам, от улучшения возможностей трудоустройства до изменения дома и семейной жизни.
В этих сценариях письмо о расторжении не требуется.
Вместо этого вы, скорее всего, получите заявление об увольнении.
Несмотря на это, вы все равно должны быть готовы сообщить сотрудникам о следующих шагах, льготах и компенсациях, а также о других соображениях, которые могут выходить за рамки их работы в компании.

Имейте в виду, что увольнения могут происходить без предупреждения и иметь долгосрочные последствия для вашей компании.
Всегда лучше быть готовым и, по возможности, иметь план действий, как продолжить работу, когда сотрудники решат уйти.
Принудительное прекращение по причине
Наиболее серьезный (и деликатный) из всех сценариев увольнения, вынужденное увольнение означает, что компания приняла решение уволить сотрудника по конкретным деловым причинам.
Прекращение по причине может иметь место по целому ряду причин, включая любую из следующих причин:
- Неправомерное поведение (в рабочее и нерабочее время)
- Чрезмерное опоздание или отсутствие
- Несоблюдение политики компании
- Низкая производительность
- Преследование или насилие
В этом сценарии потребуется письмо об увольнении с указанием этих конкретных причин, и это рекомендуется, даже если занятость считается «по желанию».
В частности, увольнения в связи с плохой работой, вынужденные увольнения часто сопровождаются другими соответствующими документами.
Вся эта документация может иметь значение и может защитить вашу организацию в случае неправомерного иска об увольнении или аналогичного судебного иска, предпринятого вашим бывшим сотрудником.
Увольнения и принудительное увольнение без причины
Иногда компаниям необходимо сократить расходы, сократив персонал или переместив свои бизнес-операции.
Трудные финансовые периоды, как мы видели во время пандемии коронавируса, также могут способствовать принудительному увольнению сотрудников.
В просторечии этот тип увольнения может быть известен под другим названием: увольнение.

Хотя увольнения могут быть постоянными, как вы увидите в случае переезда или слияния, это не всегда так.
Иногда эти увольнения носят временный характер, поскольку данные и прогнозы показывают, что спрос снова возрастет в течение определенного периода времени, поэтому компания хочет, чтобы персонал вернулся к работе как можно скорее.
Это обычное дело, если увольнение происходит из-за сезонного затишья в деловой активности.
Когда происходят увольнения, письмо об увольнении будет полезно для объяснения официальной причины увольнения и для предоставления любой соответствующей информации о том, когда работа может возобновиться.
Смотрите также
Как написать хорошие рекомендательные письма с PandaDoc
Как написать письмо о расторжении договора
Написание письма о расторжении может быть трудным, но это важная часть процесса прекращения трудовых отношений.
В этом разделе мы подробно рассмотрим все, что вы должны включить в типичное письмо о расторжении договора.
Обратите внимание, что это лишь частичное руководство.
Хотя все, что мы перечислили ниже, подходит для письма о расторжении договора, имейте в виду, что работники могут иметь права на получение пособий по болезни и безработице, которые сохраняются после прекращения трудовых отношений.
Ваша организация несет ответственность за соблюдение всех законов о труде и правовых требований в вашей конкретной области, но эти обязательства могут различаться в зависимости от местного законодательства и причины увольнения.
1. Тщательно выбирайте тон
Увольнительные письма являются необходимой частью жизненного цикла сотрудника.
Если сотрудников необходимо уволить или уволить из-за неправомерных действий, важно помнить о том, чтобы оставаться профессиональным и вежливым во время официальных переговоров.
Имейте в виду, что, если увольнение будет неожиданным, вы сократите доход сотрудника, медицинское страхование и другие предметы первой необходимости, поставив их в неопределенное положение.
Хотя благополучие сотрудника в конечном итоге не является реакцией компании, вы должны знать об этих обстоятельствах, прежде чем начинать разговор, и проявлять сочувствие, когда это уместно.
Ваше письмо о расторжении также должно помочь частично смягчить эту неопределенность, предоставив четкие и действенные следующие шаги, где это уместно.
2. Соберите все необходимые детали
Прежде чем вы начнете писать письмо об увольнении, найдите время, чтобы собрать всю основную информацию, которая вам понадобится для выполнения работы.
Эта информация будет различаться для каждого сотрудника в зависимости от того, как долго он работает в организации и какие у него обязанности.
В некоторых ситуациях вам может не понадобиться все.
Если вы отправляете уведомление об увольнении фрилансеру или наемному сотруднику, увольнение может быть таким же простым, как уведомление о последнем дне работы и предоставление подрядчику достаточного времени для завершения любой невыполненной работы.
3. Начните с базовой информации
Когда вы начнете писать письмо об увольнении, вам следует начать с основной информации, включая имя сотрудника и должность в компании.
Если ваша организация достаточно велика, вам также может потребоваться указать идентификатор сотрудника, его отдел и имя их менеджера или руководителя.
Эта информация может содержаться в списке вверху страницы.
Он должен быть видимым, конкретным и простым, чтобы четко указывать предполагаемого получателя этой информации.
(Небольшое примечание: вы можете упростить этот процесс, используя шаблон, например шаблон письма о расторжении договора из библиотеки PandaDoc.)
4. Уведомить работника о дате увольнения
Дата вступления в силу расторжения является одним из наиболее важных элементов информации.
Это должно быть указано в начале письма, чтобы установить четкие границы деловых операций в будущем.
В тех случаях, когда вы увольняете кого-то по уважительной причине, даты увольнения могут быть в тот же день, что и письмо, и вступает в силу немедленно.
В других случаях — особенно во время увольнений и других сценариев, когда у вас нет причин увольнять кого-либо — вы можете заранее (иногда за несколько месяцев) указать дату окончания действия, чтобы дать сотрудникам время на подготовку.
5. Укажите причину (причины) увольнения
С точки зрения сотрудника причина увольнения потенциально является наиболее важной частью всего процесса, поскольку она позволяет ему узнать, почему он был официально уволен.
Этот раздел должен быть четким, честным и прямым.
Если сотрудников увольняют по уважительной причине, вы можете сослаться на предыдущие письменные предупреждения или месяцы составленной документации, отражающей плохую работу.
Более насущные проблемы, такие как нападение или кража, также могут быть перечислены и считаются приемлемыми причинами для увольнения.
Вот несколько примеров фраз, которые вы можете использовать в этом разделе вашего увольнения позже.
«Это решение было принято из-за того, что вы не соблюдаете правила компании. В частности, вы не соблюдали [правило/постановление/процедуру]».
«Вы были проинформированы [дата], что компания будет переходить на новое программное обеспечение для управления, которое требует, чтобы все сотрудники научились его использовать, и мы предложили возможности обучения [даты]. Вы не посещали ни одно из этих занятий и сообщили нам, что не желаете использовать программное обеспечение или учиться его использовать. В результате мы увольняем вас из-за того, что вы не соответствуете требованиям вашей должности».
«Ваша работа у нас была замечательной, но, как вы знаете, низкая прибыль вынудила нас сократить бюджет. К сожалению, это заставило нас уволить нескольких сотрудников. Мы пишем, чтобы сообщить вам, что вы являетесь одним из сотрудников, которые должны быть уволены в настоящее время. К сожалению, у нас нет другого выбора, кроме как расторгнуть ваш контракт».
Независимо от причины увольнения, будьте ясны и прямолинейны при описании этих проблем, чтобы сотрудник понял, почему он был уволен.
Если завершение связано с конкретным или текущим событием (например, постоянным опозданием), предоставьте четкие сведения об этом инциденте.
Отправляя это письмо (если делаете это лично), будьте готовы обсудить эти вопросы с уходящим членом команды, но имейте в виду, что решение уже принято.
Независимо от того, как отреагирует сотрудник, вы должны планировать дальнейшее увольнение.
6. Объясните компенсацию и льготы в будущем
Даже при увольнении по причине увольняющиеся сотрудники все равно будут иметь некоторые льготы, и вам нужно будет включить эти данные в свое письмо об увольнении.
Вот пример того, как это может выглядеть.
«Вы не будете иметь права на получение выходного пособия в связи с увольнением. Однако обратите внимание, что это решение никоим образом не влияет на ваш доступ к льготам COBRA, которые вы можете приобрести по ставкам, указанным в уведомлении о продлении покрытия, которое мы отправим вам в течение 14 дней с сегодняшней даты».
«Вам будет оплачено все время и услуги, которые вы предоставили до даты увольнения. Вы получите свою последнюю зарплату [дата последней зарплаты]. Вы также получите уведомление COBRA по почте. Если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу, пожалуйста, свяжитесь со мной».
«Мы включили выходное пособие в размере [сумма выходного пособия], которое будет выплачено вам [дата выплаты выходного пособия]».
Компании могут выдавать выходное пособие вместе с уведомлением об увольнении.
Иногда они являются косвенными или зависят от какого-либо соглашения о неразглашении. Вы должны быть готовы обсудить эти вопросы, если они возникнут у вас на пути.
При этом, если сотруднику начислены оплачиваемые отгулы (ОТП) или больничные, подлежащие выплате, обязательно укажите это в этом разделе.
Для медицинского страхования и льгот, связанных со здоровьем, если ваша компания предлагает COBRA или аналогичные планы медицинского страхования, которые расширяют покрытие за пределы трудового договора, вы также можете подробно описать эти льготы здесь.
Смотрите также:
Инструменты и советы по адаптации удаленных сотрудников
Также стоит отметить, что многие из этих льгот и информация о них, которую получает сотрудник, являются стандартной частью любого письма об увольнении.
Имея это в виду, вы можете создать настраиваемый раздел в шаблоне документа с использованием переменных, чтобы вы могли быстро вычислять и включать точную и актуальную информацию.
Используя приведенный выше пример, вы можете использовать переменную, например [severrange.package.amount], а затем просто добавить сумму в соответствующее поле в шаблоне PandaDoc.
Это обеспечивает быструю и простую персонализацию с минимальными затратами времени.
7. Опишите следующие шаги и заявление об отказе от ответственности
В зависимости от характера прерывания вам может потребоваться дать указания о том, что должно произойти дальше.
В случае немедленного принудительного увольнения охрана может быть готова вывести недовольного сотрудника из здания.
Для увольнений, отработанных в течение определенного периода времени, вы можете предоставить график, чтобы помочь сотрудникам закрыть существующие контракты, передать обязанности другим членам команды и уйти с минимальными перерывами в работе.
Отдел кадров может иметь политику, подробно описывающую процессы и процедуры, которым необходимо следовать при установлении сроков для увольняющихся сотрудников, поэтому при создании этого раздела обязательно ознакомьтесь с существующими политиками.
8. Подтвердите окончательные данные и контактную информацию
Иногда компании необходимо связаться с человеком после даты увольнения.
Это может произойти, если сотрудники не вернут имущество компании или если компании необходимо отправить окончательный выходной чек, налоговую документацию или аналогичную корреспонденцию по почте.
В рамках процесса увольнения перечислите всю необходимую контактную информацию (сотовый телефон, домашний адрес и т. д.) вашего сотрудника и попросите его подтвердить правильность всех данных перед уходом.
Это поможет бизнесу связаться с вами, если возникнут какие-либо нерешенные вопросы.
В то же время обязательно предоставьте информацию о том, с кем вашему сотруднику следует связаться для решения любых нерешенных вопросов.
Имейте в виду, что обычные горячие линии для сотрудников могут быть недоступны для бывших сотрудников и что местные номера могут быть не лучшими точками контакта в будущем.
Образцы письма об увольнении
Теперь, когда мы рассмотрели основы написания письма о расторжении договора, давайте подробнее рассмотрим несколько примеров.
Не стесняйтесь использовать этот язык для ваших собственных шаблонов писем о расторжении договора. Просто не забудьте настроить язык в соответствии с потребностями сотрудников.
Письмо о расторжении с указанием причины
14 января 20XX
[Имя сотрудника]
[Адрес сотрудника]
[Телефон сотрудника]
[Электронная почта сотрудника]
Re: Письмо о расторжении договора
Уважаемый [Имя],
Настоящим письмом информируем вас о том, что с немедленным вступлением в силу ваши услуги больше не требуются в [КОМПАНИЯ].
За последние три месяца мы заметили заметное снижение производительности. В связи с чрезмерным опозданием и несоответствием ожидаемой производительности мы приняли решение официально уволить вас с работы.
В приложении вы найдете обзор нашей документации и дисциплинарных мер, которые мы предприняли, что привело к этому решению. Вы также найдете краткую информацию о любых выходных пособиях и/или льготах, которые вам причитаются. Они будут выданы вместе с вашей последней зарплатой [ДАТА].
Если какая-либо из этих сведений неверна или если вы хотите обсудить этот вопрос подробнее, свяжитесь с нашей командой по телефону [НОМЕР].
С уважением,
[Имя]
[Заголовок]
[Компания]
[Контактная информация]
Увольнение без причины
14 января 20XX
[Имя сотрудника]
[Адрес сотрудника]
[Телефон сотрудника]
[Электронная почта сотрудника]
Re: Письмо о расторжении договора
Уважаемый [Имя],
Настоящим письмом информируем вас о том, что ваша работа в [КОМПАНИЯ] будет официально прекращена [ПОСЛЕДНЯЯ ДАТА].
Из-за экономического спада мы были вынуждены резко сократить штат, и ваша позиция должна быть закрыта. Пожалуйста, завершите всю оставшуюся работу до [РАБОЧАЯ ДАТА] и работайте со своей командой, чтобы передать все незавершенные проекты, которые должны быть продолжены после даты прекращения.
Пожалуйста, поймите, что это никоим образом не отражает вашу работу, которая была образцовой во время вашего пребывания у нас.
В приложении к этому письму вы найдете наше выходное пособие и краткий список всех пособий, которые вам причитаются. Перед отъездом убедитесь, что вся ваша информация в вашем личном деле верна, и верните все имущество компании.
Еще раз спасибо за ваш труд. Желаем вам удачи в поиске будущей работы.
С уважением,
[Имя]
[Заголовок]
[Компания]
[Контактная информация]
Расторжение хозяйственного контракта
14 января 20XX
[Имя сотрудника]
[Адрес сотрудника]
[Телефон сотрудника]
[Электронная почта сотрудника]
Re: Письмо о расторжении договора
Уважаемый [Имя],
С сожалением сообщаем вам, что в этом году мы не будем продлевать ваш трудовой договор с [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
В соответствии с трудовым договором, который вы подписали в начале вашего контракта с нами, пусть это письмо будет официальным уведомлением о том, что мы намерены уволить вас [ДАТА].
Пожалуйста, сдайте все незавершенные проекты до вашей окончательной даты.
Хотя это решение далось нелегко, мы считаем, что это был правильный выбор для компании.
Вы были бесценным активом для нашей команды, но мы решили двигаться в другом направлении.
Еще раз спасибо за всю вашу тяжелую работу и удачи в будущих возможностях!
С уважением,
[Имя]
[Заголовок]
[Компания]
[Контактная информация]
Оптимизация создания письма о расторжении с помощью PandaDoc
Вот и все: все, что вам нужно знать о написании идеального письма об увольнении сотрудникам.
Хотя письма о расторжении трудовых договоров создать сложно, этот процесс можно значительно упростить, используя шаблоны!
Просто создайте письмо о прекращении, которое соответствует вашим потребностям, а затем используйте редактор документов PandaDoc, чтобы преобразовать письмо в документ, который вы можете использовать снова и снова.