Как правильно оформить письмо в организацию образец: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Как правильно оформить письмо в организацию образец: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Деловое письмо | Образец - бланк - форма

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;
• физический адрес организации;
• телефон и факс;
• web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

• личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
• полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
• деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

• фамилию, имя, отчество,
• ваш адрес для направления ответ,
• число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

• «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
• «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
• «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

• сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
• затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
• завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

• Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
• Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

• «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

• «С наилучшими пожеланиями»,
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
• «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
• «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 337 комментариев

Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма

Написание делового письма  — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма.

Деловое письмо мы оформляем в соответствии c ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.".

Образцы деловых писем>>

Правила написания деловых писем:

1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. Стандартный бланк включает в себя следующие реквизиты: эмблема, наименование организации, справочные данные об организации.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру).

2. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу, указываем ФИО в реквизите «Адресат»

Генеральному директору ООО «Конфети» Меньшову А.И.

далее идет обращение:

Уважаемый Александр Иванович!

Если  к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

В ответ на ваш запрос от_№ _ сообщаем…

Если вы  — инициатор письма:

ООО «Апельсинка» обращается к вам с просьбой/предлагает вам…

3. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Образец письма-запроса
Образец письма-ответа
Образец письма-благодарности
Образец письма-отказа

Структура делового письма:

• Излагаем цель написания письма.

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

• Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.

Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

• Подводим итоги.

Ждем Вашего ответа!

• Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений следует после текста письма:

Приложение:

1. Отчет на 4 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Генеральному директору ООО «Креон» Маркину А. Ю.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Деловое письмо на бланке>>

Как правильно написать письмо-запрос (образец)

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

• Счета на оплату
• Счета-фактуры
• Накладные

• Путевые листы
• Доверенности
• Акты выполненных работ

• Акты приемки, инвентаризации
• Коммерческие предложения
• Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

Письмо-запрос представляет собой документ, в котором содержится официальное обращение одного физического/юридического лица к другому. Чаще всего в рабочей практике такие письма являются предтечей ко всей последующей работе.

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

• Нужно получить информацию о товарах.
• Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
• Уточнение сроков поставки.
• Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
• Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

План написания письма-запроса

Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…

Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…

Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…

Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами

• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Правильное оформление писем | Служба поддержки управляющих советов

Правильно оформленное письмо - показатель компетентности и серьезности Вашей организации, поэтому при оформлении писем важно соблюдать  следующие правила:

• письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать  полное наименование организации и справочные данные об организации для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ. Если у организации есть бланк, это повышает ее статус в глазах адресата; 
• необходимо помнить о стандартных полях:  (левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм) и не допускать «забегания» букв на поля или даже за поля, которые нужны для резолюций, удобства чтения и архивирования;
• в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации;
• необходимо придерживаться определенного стиля письма. Это может быть абзацное или блочное письмо. Главное – придерживаться единого стиля во всем тексте. Более современным является блочный стиль; 
• рекомендуемый шрифт для оформления писем  – Times New Roman Cyr, кегль № 12-14, межстрочный интервал – 1-2. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении, т.е. шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой;
• важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. В зависимости от этого могут применяться различные стили оформления адресата (см. Приложение). Главное – правильно указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение;
• в письме не должно содержаться более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится;
• в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об уплотненной застройке в Ленинском районе…»),  для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма;
• текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»). В органах государственной власти принято после обращения ставить восклицательный знак, но допускается также после обращения ставить запятую;
• текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза,  формулировка вежливости («С уважением», «С благодарностью» и т. п.). Не забывайте четко написать о том, чего именно Вы хотите, не забывайте и о третьей части;
• при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность; 
• при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи; 
• внизу листа, как правило, указывается исполнитель, чтобы адресату можно было непосредственно с ним связаться, обычно – фамилия и телефон; 
• документы, оформленные с помощью компьютера, могут содержать отметку об автоматическом поиске документа, то есть название файла в компьютере; 
• при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа. Но, чем меньше страниц, тем лучше; 
• печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

 

После подготовки, регистрации и подписания письма, при отправке почтой, оно упаковывается в конверт (необходимо аккуратно и внимательно заполнить соответствующие графы, относящиеся к данным получателя и отправителя) и относится на почту, где может быть отправлено обычным письмом, заказным письмом (в т. ч. с уведомлением о вручении адресату), отправлением 1 класса, экспресс-почтой и т.п. (в зависимости от ситуации).

Написание адреса и наклеивание марок

Адрес необходимо писать разборчиво.

Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.

В адресе указывают:

• Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное)
• Название улицы, номер дома, номер квартиры
• Название населенного пункта
• Название района, области, края или республики
• Название страны
• Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»)
• Почтовый индекс по образцу:

Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».

При отправке в национальные республики и за границу

Для национальных республик РФ: данные отправителя и получателя можно писать на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.

Как наклеивать марки

Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу.

Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость. Ознакомьтесь с тарифами на услуги общедоступной почтовой связи. Стоимость отправлений можно также рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.

Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.

Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.

Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.

Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.

Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок.

Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.

Формат делового письма с примерами

Деловое письмо - это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.

Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.

Что включать в письмо

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац.Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов. Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Если вы намерены каким-либо образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя в том, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

• Ваше имя
• Должность
• Ваша компания
• Ваш адрес
• Город, штат Почтовый индекс
• Ваш номер телефона
• Ваш адрес электронной почты

Дата

• Дата написания корреспонденции

Контактная информация получателя

• Их имя
• Их название
• Их компания
• Адрес компании
• Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

• Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
• Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
• Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.

Тело

• Используйте строки с одинарным интервалом с добавленным пробелом между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
• Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).

Заключительное приветствие

Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто повторите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

• С уважением
• С уважением
• С уважением
• С уважением

Если ваше письмо менее формальное, попробуйте использовать:

• Всего наилучшего
• Лучшего
• Спасибо
• С уважением

Ваша подпись

Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить. Используйте следующий формат:

Ваша собственноручная подпись

Напечатанное полное имя
Название

Расширять

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

@ Баланс 2020

Образец делового письма (текстовая версия)

Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 марта 2020 г.

Оскар Ли
Главный редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Уважаемый г-н Ли,

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению контактов в отделе гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.

Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.

Спасибо за ваше время и надеюсь вскоре получить от вас известие.

С уважением,

( подпись бумажное письмо)

Линда Лау
Заведующий кафедрой гуманитарных наук

Расширять

Пример электронной подписи

Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

С уважением,

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Расширять

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, включая сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и работой, и советы по написанию.

Как адресовать письмо

Как адресовать письмо?

Несмотря на растущее предпочтение служб коротких сообщений (SMS) и электронной почты в настоящее время, по-прежнему важно знать, как адресовать письмо.Официальные письма по-прежнему используются в современном мире, особенно в формальных коммуникациях и при отправке заявлений о приеме на работу. Загрузите резюме и шаблоны сопроводительных писем, которые будут подготовлены для вашего заявления о приеме на работу. Эти резюме созданы для того, чтобы дать вам лучший шанс быть выбранным для собеседования. Рекрутеры заинтересованы в приеме на работу кандидатов, которые продемонстрируют свои способности с первого контакта, которым является сопроводительное письмо. Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может повлиять на заявку о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить.Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей. Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.

Следовательно, письмо должно соответствовать всем правилам профессионального написания писем, включая контактную информацию отправителя. Свяжитесь с нами Свяжитесь с нами напрямую, если мы можем вам помочь. У нас есть поддержка по телефону, электронной почте и в чате. Мы здесь, чтобы помочь вам сделать карьеру в сфере финансов., дата, приветствия и адрес получателя. Умение правильно адресовать письмо помогает отправителю выделиться среди остальных и произвести положительное впечатление на получателя.

Что нужно учитывать при обращении к официальному письму

При написании профессионального или делового письма отправитель должен включить в письмо некоторые вещи, если он / она хочет произвести впечатление на получателя и ожидать ответа. Если вы знаете, как адресовать письмо, вам следует указать следующее:

1.Контактная информация вверху

При написании письма вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, знал, кто вы, ваше имя, откуда вы и адрес, который они будут использовать при ответе на ваше письмо. Контактная информация отправителя должна быть следующей:

• Первая строка: Полное имя
• Вторая строка: Название компании
• Третья строка: Почтовый адрес
• Четвертая строка: Город или город, за которым следует название штата и почтовый индекс. Название государства может быть сокращено до его официальной почтовой двухбуквенной аббревиатуры.
• Адрес должен появиться под именем отправителя и выровнен по левому краю.
• Если вы пишете кому-то из другой страны, укажите название страны в четвертой строке.
• Включите адрес электронной почты и номер телефона для облегчения общения.

2. Дата

Следующий шаг - указать дату отправки письма и выровнять ее по левому или правому полю. Напишите месяц, используя буквы, а также числа для дня и года.Например, дату можно записать как 15 ноября 2020 г.

3. Имя и адрес получателя

Эта информация отображается на левом поле под адресом отправителя. Он включает имя и почтовый адрес предполагаемого получателя. По сути, он говорит получателю, что вы его знаете, помогая создать индивидуальную связь. Вы также должны указать звание или степени получателя.

Например, если вы пишете профессору английского языка, вы должны написать: «John Jones, Ph.Д. » Под названием укажите название компании во второй строке. Напишите почтовый адрес получателя, начиная с улицы и города в третьей строке, а штат и почтовый индекс в четвертой строке. Если получатель находится в другой стране, укажите название страны в четвертой строке.

4. Приветствие

После адреса получателя пропустите одну строку и напишите приветствие. Выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы получателя письма.Чаще всего используется приветствие « Уважаемый, », и его рекомендуется использовать, если вы никогда не встречали предполагаемого получателя. После приветствия следует имя человека, разделенное двоеточием или запятой.

Если вы не знаете, мужчина или женщина получатель, можно безопасно использовать « Уважаемый господин или госпожа », после которого следует двоеточие. Используйте в приветствии « г-жа », если получателем является женщина, и вы не знаете ее семейное положение. То же самое относится и к профессиональным титулам, таким как Dr., Профессор и почетный. Примеры приветствий:

• Уважаемый мистер Джонс
• Уважаемая мисс Джонс
• Уважаемый доктор Джон
• Уважаемый профессор Маркл

Как найти контактное лицо

Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание при изучении того, как Адрес письма заключается в том, чтобы узнать имя предполагаемого получателя. Хотя имя получателя не является обязательным, обращение к получателю с использованием его имени демонстрирует личную инициативу со стороны отправителя.

Это особенно важно при отправке письма рекрутеру в ответ на объявление о вакансии. Если вы потратите дополнительное время на поиск правильного имени получателя, это хорошо скажется на отправителе и поможет ему выделиться среди конкурентов.

1. Спросите около

Один из способов, который вы можете использовать, - это поспрашивать. Начните с того, что спросите коллег и близких друзей, с кем лучше всего поговорить, особенно при приеме на работу. Постарайтесь узнать номер телефона и почтовый адрес конкретного человека.

Также вы можете позвонить в приемную компании или в службу поддержки клиентов, чтобы узнать имя и контактную информацию менеджера по найму или лица, проводящего набор на рекламируемые должности.

2. Найдите контактную информацию в Интернете

Если вы все еще не можете получить правильную контактную информацию о нанимающем сотруднике, проведите дополнительное исследование в Интернете, чтобы узнать персонал компании и их контактную информацию. Начните с посещения раздела «О нас» на веб-сайте компании, чтобы узнать, включили ли они имя менеджера по персоналу в список руководства компании. Корпоративная структура. Корпоративная структура - это организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли. Другой вариант - посетить профиль компании в LinkedIn, чтобы получить контактную информацию менеджера по персоналу или связь с человеком, которого вы ищете.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI о том, как адресовать письмо. CFI предлагает программу сертификации аналитиков финансового моделирования и оценки (FMVA) ®FMVA®. Присоединяйтесь к более 350 600 студентам, которые работают в таких компаниях, как Amazon, J.P. Morgan и Ferrari, для тех, кто хочет вывести свою карьеру на новый уровень.Чтобы продолжить обучение и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы:

• Формат делового письма Формат делового письма Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет принято как профессиональное и отвечающее стандартам. Хотя существует множество
• лучших шрифтов для резюме Лучший шрифт для резюме Как важный визуальный аспект резюме, выбранный шрифт может сыграть важную роль в получении столь желанной работы. Лучший шрифт для резюме - разборчивый и удобный для читателя шрифт.Узнайте, почему Times New Roman, Arial, Calibri - лучшие шрифты для использования
• Как завершить электронное письмоКак завершить электронное письмоКак завершить электронное письмо - список лучших завершающих писем включает: с наилучшими пожеланиями, всего наилучшего, искренне, спасибо ура и многое другое. Это руководство
• Сопроводительное письмо инвестиционного банкаСопроводительное письмо инвестиционного банка Шаблон сопроводительного письма инвестиционного банка. Узнайте, как написать сопроводительное письмо для инвестиционного банка (аналитику или сотруднику) с помощью нашего бесплатного руководства и шаблона. Чтобы помочь вам пройти процесс отбора, мы создали это руководство по написанию вашего письма о вакансии в инвестиционном банке.

Как написать (и отформатировать) официальное письмо

Написано Скрибенди

---

Советы по написанию официального письма

В современном обществе, основанном на электронной почте, необходимость писать официальное письмо возникает редко. Тем не менее, иногда по-прежнему необходимо представить официальное письмо для получения информации, подачи заявки на академическую программу или работу, написать письмо с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

1. Будьте кратки

Укажите цель официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистого языка или длинных слов. Письмо должно быть кратким и по существу. Этот отрывок из книги Strunk and White The Elements of Style (4 ^th edition) дает идеальное практическое правило:

Энергичное письмо лаконично. Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац - ненужных предложений по той же причине, по которой в чертеже не должно быть ненужных линий, а в машине - ненужных частей. Это требует не того, чтобы автор делал все предложения короткими или избегал всех деталей и рассматривал темы только в общих чертах, но чтобы каждое слово говорило.

Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить определенной цели. Подумайте, какие слова необходимы, а какие нет.

2. Используйте подходящий тон

Деловое или официальное письмо должно быть написано немного более формальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте следующего: сленга и жаргона; сокращения типа я , не могу , это ; и расплывчатые слова, такие как хорошо и приятно .Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на наш пример официального письма, чтобы увидеть, какой тон подходит.

3. Вычитка

Корректура так важна. Написав официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и правописание. Используйте проверку орфографии на своем компьютере, а затем перечитайте письмо самостоятельно, так как проверка орфографии не улавливает каждую ошибку . При необходимости используйте словарь. Проверьте грамматику и пунктуацию на правильность, а также убедитесь, что предложения полны.

Хорошая идея - попросить кого-нибудь еще вычитать ваше официальное письмо, даже после того, как вы это сделали, поскольку легко упустить ошибки в том, что вы читали много раз. Если это официальное письмо достаточно важно, чтобы вы нашли время написать, не торопитесь с его заполнением. Ошибки уменьшат влияние утверждения или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.

4. Используйте правильный формат и представление

Помните, что первые впечатления остаются на потом.Для официального письма используйте высококачественную бумагу и подходящий конверт. Убедитесь, что к получателю обращаются правильно и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно - не забудьте подписать письмо! Ознакомьтесь с нашей электронной книгой по написанию писем, в которой есть несколько примеров официальных писем. Вы также можете найти бесплатные шаблоны в Интернете.

Как отформатировать официальное письмо

Соблюдение стандартных правил составления хорошего официального письма и его привлекательного представления поможет убедиться, что получатель серьезно отнесется к вашим мыслям и уделит им внимание и внимание, которых они заслуживают.Вот несколько советов по форматированию:

Товарная позиция

Заголовок состоит из вашего адреса (но не имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты здесь обычно не указываются, но они допустимы. При использовании блочного формата заголовок располагается в верхнем левом углу страницы.

123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 ноября 2008 г.

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете.Вам следует попытаться адресовать официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его или ее имени, постарайтесь хотя бы указать его или ее титул. Этот адрес обычно помещается на четыре строки ниже заголовка, если используется текстовый редактор, или на одну строку под заголовком, если письмо написано от руки.

Г-н М. Лиф (имя)
Начальник производства сиропа (титул)
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0

Приветствие

Пропустите одну строку после внутреннего адреса и введите приветствие.Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма. Самое обычное приветствие -

Уважаемый

, за которым следует имя человека, разделенное двоеточием. Если вы не знаете, к мужчине вы обращаетесь, к мужчине или к женщине, вы можете начать с

.

Уважаемый господин или госпожа:

снова с двоеточием.

г-жа

можно использовать, если вы не знаете семейное положение женщины. Кроме того, если у человека есть конкретный титул, например

Доктор.

убедитесь, что вы его используете. Вот несколько примеров каждого приветствия:

• Уважаемый господин Багажник:
• Уважаемая госпожа Рут:
• Уважаемая госпожа Бранч:
• Уважаемый доктор Желудь:

Кузов

Пропустите одну строку после приветствия и начните текст официального письма. Это основная часть письма. Помните о правилах, изложенных выше, относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие и логичные абзацы для описания вашего бизнеса.

Закрытие и подпись

Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца текста письма и введите закрытие. Только первое слово закрытия должно быть написано с заглавной буквы. Он разделен запятой. После закрытия оставьте несколько строк и введите (или выведите) свое имя. Ваша настоящая собственноручная подпись должна быть вставлена ​​между этими двумя напечатанными чернилами.

С уважением,

Эзра Твиг

Ваша напечатанная подпись знаменует конец вашего письма, и пока вы можете написать постскриптум (P. S.), содержащие дополнительную информацию, все относящиеся к делу подробности лучше включить в текст самого письма, чтобы ничего случайно не упустить.

Заключение

Теперь, когда ваше официальное письмо написано, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что вы изложили свои соображения полностью и точно. Затем он готов к отправке получателю!

---

Источник изображения: halfpoint / envato.elements.com

---

Считайте каждое слово.Наймите профессионального корректора.

---

Об авторе

Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира, чтобы улучшить их текст. Они знают, что ни одно произведение не обходится без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хорошее произведение превращается в отличное. Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, коллективно отредактировав миллионы слов и получив почти 20 ученых степеней.Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных помещениях.

форматов деловых писем - Университет Галлодета

Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие. Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.

Существует четыре основных формата деловых писем.

Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля.Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись. Упрощенное

Формат для написания профессиональных писем

Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и форма с отступом. Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

Проверьте написание букв для получения более подробной информации о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.

Полная форма блока

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием формы блока , строки не имеют отступа.Укажите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.

Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо воспользоваться услугой ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей необходимо будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма абзацев с отступом

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце. Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, либо по центру, либо с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя

Ваш титул

Форма заблокированных абзацев

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, либо по центру, либо с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма упрощенного стиля

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)

При написании письма с использованием упрощенного стиля формы ставьте дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.

Напишите тему письма вместо приветствия. Тема письма должна быть написана заглавными буквами.

В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.

ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ

ДРУГИЕ ОПЦИИ

• Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.

• Если вы используете блочную форму , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не ставьте его в центр.

• При использовании формы с отступом вы можете поставить свою подпись справа или слева на странице.

• Если вы хотите, чтобы ваша буква выделялась, смело набирайте свое имя крупным шрифтом вверху буквы и свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:

  Missy Gold
  1345 Main Street
  Anytown, VA 22879

• В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Проверьте свой шаблон или справочную службу в вашем текстовом редакторе, чтобы увидеть свои варианты. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:

  • письма

  • создать письмо

  • написать письмо

  • возобновляет

  Список литературы

  Источник: Janel Muyesseroglu

  Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [В сети]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].

  Маджио Р. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.

  Справочник профессионала Webster's New World Office. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.

  Йейт, М. (1997). Сопроводительные письма, которые убивают их. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation

  Разработано Патриком Петерсом
  и Кун Вей Хо

Официальный способ адресовать корпоративное письмо | Small Business

Автор Chron Contributor Обновлено 13 августа 2020 г.

Способ адресации письма, как на внешней стороне конверта, так и в верхней части письма, задает тон остальной части письма.Когда вы отправляете корпоративные письма, тщательно выбирайте формулировки, чтобы удостоить получателя должной награды и сохранить деловое письмо.

Конверт для делового письма

Корпоративное письмо начинается на конверте, который является важной частью доставки вашего письма нужному человеку в компании. Когда вы отправляете письмо определенному человеку, напишите его название и полное имя в первой строке, а затем укажите название компании и почтовый адрес в следующих трех строках. Если вы отправляете письмо не одному конкретному лицу в компании, используйте строку после названия компании, чтобы направить его в нужный отдел. Напишите сокращение «Attn», затем двоеточие и название отдела, например «Attn: Human Resources».

Обратный адрес

Укажите свой обратный адрес как на внешней стороне конверта, так и в верхней части письма. На внешней стороне конверта напишите свое имя, название вашей компании, если вы пишете с должности, и свой почтовый адрес в верхнем левом углу.Это гарантирует, что письмо вернется к вам, если его невозможно доставить. В самом письме введите свой почтовый адрес в верхнем левом углу. Не указывайте здесь свое имя, потому что оно идет внизу с вашей подписью. Пропустите одну строку после обратного адреса и введите дату.

Адрес корпорации

Две строчки после даты введите имя и адрес получателя письма. Введите название человека, например «Мистер», «Мисс». или «Доктор», за которым следует его полное имя. Если вы не уверены в половой принадлежности человека по имени, позвоните в компанию и спросите, какого пола человек, или оставьте название, зависящее от пола. Введите должность человека в компании в строке под его названием и именем. В следующей строке введите название корпорации, а затем почтовый адрес корпорации. Университет штата Колорадо рекомендует помнить о том, что вы говорите с человеком, а не с бизнесом.

Официальное приветствие

Откройте письмо с формальной строки приветствия.Согласно данным Business Writing Blog, в корпоративной среде перед фамилией человека следует написать «Уважаемый». Как и в адресном блоке, оставьте заголовок, связанный с полом, если вы не уверены в полу получателя. Завершите приветственную строку двоеточием. Итак, вы могли бы написать: «Уважаемый. Мистер Смит:», если бы адресатом был Джон Смит.

Пример стандартного формата письма

Если ваша компания называется «Компания X», формат письма при отправке Джули в ABC Corp будет выглядеть следующим образом:

Company X
123 Street Road, Ste. 16
Хьюстон, Техас 77001

Г-жа Джули Монро
Директор по коммуникациям
ABC Corp
16 Herald Way
Reno, NV 89433

Меморандумы и письма | Техническое письмо

Цели обучения

1. Обсудите цель и формат памятки.
2. Узнайте об эффективных стратегиях создания деловых заметок.
3. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
4. Найдите образцы деловых писем и напишите образец делового письма.

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (например, массовая коммуникация), транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и для нее часто характерны слухи, сплетни и намек. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями - это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет целесообразно отправить служебную записку с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все. ^[1]

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели.Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее декларацию, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении памятки. Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Заметки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя оно может содержать запрос обратной связи, само объявление является линейным, от организации до сотрудников. Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры, и, например, может ссылаться на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть четкой и лаконичной.Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник - например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматами, но меморандумы всегда прямые. Цель четко объявлена.

Письма

Письма - это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. ^[2] Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, а отчеты обычно состоят из трех или более страниц.

Хотя электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций.Мы изучим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описываются общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Существует много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, предоставления важной или конкретной информации или документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».

Таблица 9.1 Элементы делового письма

Содержание	Руководящие принципы
1. Обратный адрес	Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает фирменный бланк с этой информацией, либо в заголовке (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
2. Дата	Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
3. Ссылка (Re 🙂	Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
4. Доставка (опционально)	Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено.Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
5. Примечание получателя (необязательно)	Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
6. Приветствие	Обычным приветствием может быть «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (т.д., миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Дорогой Кэмерон Рай»), а затем двоеточие. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если с вашим письмом дело обстоит иначе, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
7. Введение	Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели, как правило, обращают внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
8. Кузов	Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в теле письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
9. Заключение	Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом объединения основных моментов, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
10. Закрыть	«С уважением» или «Сердечно» - это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» - это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
11. Подпись	Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
12. Линия подготовки	Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то обычно используются инициалы, например MJD или abc.
13. Корпуса и принадлежности	Как и в электронном письме с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает на то, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
14. Любезно предоставленные копии или «CC»	Аббревиатура «CC» раньше обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, он указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
15. Логотип / контактная информация	Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).

Стратегии эффективных писем

Помните, что у буквы есть пять основных областей:

1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
2. Введение, устанавливающее цель
3. Тело, в котором формулируется сообщение
4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
5. Строка для подписи, иногда включающая контактную информацию

Образец письма показан на рисунке 9. 5 «Образец делового письма».

Рисунок 9.5 Образец делового письма

Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

• быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
• каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
• каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
• частей письма должны образовывать законченное сообщение;
• письмо не должно содержать ошибок.

Основные выводы

• Заметки - это краткие деловые документы, которые обычно используются внутри компании для информирования или убеждения сотрудников относительно бизнес-решений относительно политики, процедуры или действий.
• Письма - это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
• Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

Упражнения

1. Найдите памятку по работе или бизнесу или одолжите ее у знакомых.Поделитесь им с одноклассниками, соблюдая конфиденциальность, заблокировав идентифицирующие данные, такие как имя отправителя, получателя и компании. Сравнивать и противопоставлять.
2. Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
3. Напишите памятку, информирующую ваш класс о предстоящем празднике. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
4. Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
5. Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.

[1] Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

[2] Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Prentice Hall.

Глава 33. Проведение кампании прямого действия | Раздел 1. Написание писем избранным должностным лицам | Основной раздел

Узнайте, как избранные должностные лица реагируют на сообщения избирателей, и как создавать как печатные, так и электронные сообщения, чтобы максимально увеличить объем чтения и положительный отклик.

• Что такое письмо избранному должностному лицу?

• Зачем писать избранным должностным лицам?

• Когда нужно писать письма избранным должностным лицам?

• Как писать государственным служащим?

• Следует ли вам использовать электронную почту?

Что такое письмо выборному должностному лицу?

К настоящему времени вы, вероятно, ищете способы, чтобы ваша проблема была замечена людьми, которые могут вам помочь. Для получения наилучших результатов вы, вероятно, захотите попробовать несколько методов прямого действия, обсуждаемых в этой главе. В этом разделе мы покажем вам, как лучше всего написать письмо избранным должностным лицам.

Хорошо написанное личное письмо может быть наиболее эффективным способом общения с выборными должностными лицами. Они хотят знать, что думают их избиратели по поводу проблем, особенно когда эти вопросы связаны с решениями, принимаемыми ими.

Ваши избранные должностные лица обычно знают, что группы защиты говорят о проблеме, но они могут не понимать, как конкретное решение влияет на вас.Хорошо написанное письмо с описанием вашего опыта, наблюдений и мнений может помочь убедить чиновника в вашей пользу.

Еще недавно у вас было две возможности связаться с избранным должностным лицом: по телефону и по почте. В последние несколько лет электронная почта была добавлена ​​и стала предпочтительным средством связи. Он быстрый, его читают, и - по крайней мере, в США - практически все избранные должностные лица, от городских советов до президента, используют и приветствуют общение по электронной почте.

Любые рекомендации по написанию писем в этом разделе - стиль использования, информация, которую нужно включить - применимы и к электронной почте. Письмо вашему конгрессмену, отправленное ли оно по почте или в электронном виде, должно быть формальным и написанным настолько хорошо, насколько это возможно. Политическая коммуникация, которую нужно воспринимать серьезно, должна посылать сообщение о том, что вы достаточно заботитесь о предмете, чтобы позаботиться о нем в письменной форме.

До появления электронной почты чиновники обычно считали письма более важными, чем телефонные звонки, потому что они требовали больше размышлений и усилий.Правильное электронное письмо несет то же самое сообщение - этот человек действительно думал об этом и приложил некоторые усилия, чтобы отправить свое мнение.

Зачем писать избранным должностным лицам?

Может быть, вы не уверены, что письмо избранному должностному лицу - лучший способ провести время. Есть несколько причин, по которым это того стоит, в том числе:

• Чтобы объяснить должностному лицу, как конкретная проблема влияет на вас или вашу группу.
• Чтобы выразить поддержку предлагаемому закону, политике или плану действий.
• Противодействовать предложенному закону, политике или плану действий.

В любом из вышеперечисленных случаев письмо может содержать информацию о проблеме, которой может не быть должностное лицо, или предлагать альтернативный курс действий, о котором она ранее не слышала.

• Чтобы продемонстрировать должностному лицу, что его избиратели осведомлены о проблеме и действительно заинтересованы в ее результате.
• Чтобы проинформировать должностное лицо о проблеме или ситуации, предоставив предысторию и историю, которых у него может не быть.
• Чтобы попытаться убедить должностное лицо проголосовать определенным образом по вопросу или предпринять другие связанные действия.
• Чтобы заработать себе репутацию вдумчивого человека в глазах официальных лиц и, таким образом, сделать вашу критику или поддержку более влиятельной, или поставить себя на место человека, с которым будут консультироваться, когда чиновнику нужна информация о вашей проблеме.
• Чтобы попросить о встрече для обсуждения проблемы или другого связанного с ней вопроса.
• Чтобы поблагодарить должностное лицо за оказанную поддержку или предпринятые действия.
• Чтобы критиковать должностное лицо за прошлое голосование или действие.
• Чтобы привлечь внимание должностного лица к тому, что вы и ваша группа следите за его действиями, и что ему нужно учитывать ваши голоса во время выборов.
• Попросить должностное лицо изложить свою позицию по конкретному вопросу или раскрыть ее протокол голосования.
• Просить о помощи или поддержке.

Письма этого типа часто подпадают под заголовок «поддержка учредителей» и касаются отдельных проблем с правительством - например, отказа в выплате пособий по инвалидности военнослужащим или преследования со стороны местного чиновника.Причина, по которой он включен в этот список, заключается в том, что иногда он может побудить чиновника изменить процедуры, политику или законы, которые дискриминируют или усложняют жизнь целому классу людей - ветеранам, фермерам, вдовам и т. Д.

Другая цель этого типа письма - заручиться поддержкой чиновника в сообществе или более крупной инициативе. Это может быть просьба о том, чтобы он стал законодательным поборником этой инициативы, чтобы он просто включил свое имя в список общественных сторонников или спонсоров инициативы, или чтобы он входил в правление или руководящий комитет для этой инициативы.

В письме может содержаться информация о проблеме, которой может не быть должностное лицо, или предлагаться альтернативный курс действий, о котором она ранее не слышала.

Письма этого типа часто подпадают под заголовок «поддержка избирателей» и касаются индивидуальных проблем с правительством - например, отказа в выплате воинской нетрудоспособности или преследования со стороны местного чиновника. Причина, по которой он включен в этот список, заключается в том, что иногда он может побудить чиновника изменить процедуры, политику или законы, которые дискриминируют или усложняют жизнь целому классу людей - ветеранов, фермеров, вдов и т. Д..

Другая цель этого типа письма - заручиться поддержкой чиновника в сообществе или более крупной инициативе. Это может быть просьба о том, чтобы он стал законодательным поборником этой инициативы, чтобы он просто включил свое имя в список общественных сторонников или спонсоров инициативы, или чтобы он входил в правление или руководящий комитет для этой инициативы.

Когда нужно писать письма избранным должностным лицам?

Когда вы хотите написать это письмо? Всякий раз, когда возникает проблема, касающаяся вашей группы, но особенно когда:

• Вы хотите, чтобы чиновник рассмотрел определенное действие или политику (например,g., увеличение финансирования программы для пожилых людей).
• Предстоит голосование по политике, касающейся вашей группы. Письма наиболее эффективны, когда идет голосование. Это хорошее время для использования электронной почты.
• Вы хотите отреагировать (положительно или отрицательно) на завершенное действие или изменение политики (например, принятие закона, требующего от людей пристегивания ремней безопасности).
• Вы хотите указать на недостаток или потребность в определенной области (например, больше общественного транспорта до поликлиник, больше полицейских патрулей в вашем районе).
• Вам нужна информация (например, о том, что произошло, когда в последний раз была вынесена на голосование определенная проблема).
• Вам нужен совет (как подойти к другому должностному лицу, какое мероприятие привлечет внимание большого числа официальных лиц и т. Д.). В этом случае вы, вероятно, написали бы официальному лицу, с которым у вас уже был хороший контакт.

Другой способ взглянуть на этот вопрос - подумать о том, когда буква будет иметь наибольший эффект. Бывают особые случаи, когда письма с большей вероятностью будут внимательно рассмотрены, а официальные лица будут более отзывчивыми.

• Незадолго до выборов. Большинство избранных должностных лиц очень хотят угодить, когда они баллотируются на второй срок.
• Прямо перед важным голосованием. Когда приближается важное голосование, официальные лица обычно получают сообщения от многих людей с обеих сторон вопроса, поэтому это особенно важный момент, чтобы высказать свое мнение.
• Непосредственно перед и в самый разгар бюджетного процесса. Одна из самых важных вещей, которую делают законодатели, городские советы и некоторые другие органы, - это определение бюджета на предстоящий год.Независимо от того, является ли ваша проблема местным, региональным, штатным, провинциальным или общенациональным, определяется большая часть политики и действий на следующий год, касающихся здравоохранения и социальных услуг, окружающей среды, общественной безопасности, образования, транспорта и ряда других важных вопросов не по законам, а по количеству денег, предусмотренных для них в годовом бюджете. Если у вас есть приоритеты в отношении финансирования, сейчас самое время заявить о них.
• Сразу после того, как чиновник сделал что-то, что вы одобряете или не одобряете.Это сообщение должно быть немедленным по двум причинам. Во-первых, чтобы этот поступок был еще свеж в памяти чиновника, и он мог ответить на вашу поддержку или критику. Во-вторых, он будет получать известия от людей на другой стороне, и ему нужно знать, что либо не все одобряют его действия, либо, несмотря на все отрицательные письма, есть люди, которые думают, что он поступает правильно. вещь. Должностные лица должны знать, кто поддерживает или возражает против какой из их позиций.Это может помочь им продолжать работать над тем, что вам небезразлично, несмотря на сопротивление, или подтолкнуть их в этом направлении, если они еще этого не делают.

По-настоящему критические моменты для написания такого рода письма - это когда чиновник подвергается нападкам за то, что делает то, во что вы верите - подумайте о чиновниках на юге Америки в 1950-х и 60-х годах, которые поддерживали расовую интеграцию, - или только что что-то сделали. возмутительно - например, выдали контракт на миллиард долларов за огромную взятку.В любом из этих случаев должностное лицо должно знать, что либо вы ее всемерно поддерживаете и будете работать, чтобы помочь ей, либо что вы хотите, чтобы она ушла в отставку и будет работать над ее судебным преследованием и заключением в тюрьму.

Как вы пишете письма государственным служащим?

Так как вы вообще пишете письма государственным чиновникам? У нас есть ряд рекомендаций, которые должны помочь вам не только написать письмо, но и повысить шансы того, что его действительно прочтут и отнесутся к нему серьезно.

Определитесь с получателем.

Узнайте имя, должность и адрес должностного лица, которое будет принимать решение по вашей проблеме. Убедитесь, что все имена написаны правильно и указан правильный адрес. Неправильное имя играет против вас. Неправильный адрес может означать, что ваше письмо может вообще не прийти.

Если вы вообще озабочены политикой или проблемами, вам следует сделать своим делом знать имена и контактную информацию (адрес, рабочий телефон и электронная почта) всех тех, кто вас представляет, от самых местных до местных. Федеральное правительство.По крайней мере, в США вы можете познакомиться со своими представителями на любом уровне правительства, если приложите усилия. Если вы активист, вы можете регулярно встречаться с ними или, по крайней мере, разговаривать с ними или их помощниками. Если это так, к вашим письмам будут относиться серьезно.

Откройте письмо официальным способом.

Если вы пишете избранному должностному лицу, проявите уважение к должности, используя название должности и полное имя должностного лица. В любом другом письме используйте знакомый термин «Уважаемый», титул Mr., Миссис, Мисс, Мисс или Доктор и полное имя должностного лица.

Пример:

5 января 2008 г.

Должность [Имя представителя или сенатора]

Палата представителей [ИЛИ] Сенат США

Адрес офиса

Вашингтон, округ Колумбия 20515

Объясните цель вашего письма.

Немедленно сообщите читателю, о чем идет речь. Расскажите ему / ей, почему вы обеспокоены или довольны тем, что рассматривается то или иное решение.

Пример: Предлагаемое повышение налога на бензин сделает стоимость перевозки неоправданно высокой для пассажиров пригородной зоны.

Обобщите свое понимание рассматриваемого вопроса / решения.

Укажите общие последствия, которые вы ожидаете от принятия того или иного решения.

Пример: Создание программы взаимного консультирования в нашей средней школе поможет снизить количество беременностей среди подростков в нашем сообществе.

Объясните свою позицию по данному вопросу.

Подробно опишите, почему вы считаете, что принятое решение приведет к ожидаемым вами результатам.

Пример: Это даст возможность нашим старшеклассникам обсудить давление, которое они испытывают со своими сверстниками в этот критический момент их жизни.

Опишите, что любые изменения будут значить для вас и для других.

Конкретно опишите положительные или отрицательные последствия этого решения для вас лично и для тех, кого вы представляете.Чем больше людей затронет это решение, тем более убедительным вы можете быть.

Пример: Эта программа поможет предоставить подросткам возможности карьерного роста в нашем сообществе.

Укажите других лиц, на которых может повлиять это решение.

Сообщите чиновнику, кто и сколько людей будет затронут. Здесь может быть очень полезна статистика.

Пример: Недавнее исследование показало, что 80% курящих несовершеннолетних покупают сигареты в магазинах, не требующих удостоверения личности.Усиление соблюдения существующих законов, запрещающих продажу табачных изделий несовершеннолетним, могло бы значительно снизить уровень курения среди нашей молодежи.

Подтвердите прошлую поддержку.

Назовите соответствующие действия и решения, которые должностное лицо принимало в прошлом, и поблагодарите за них.

Пример: Мы ценим вашу прошлую поддержку законопроекта, защищающего права бригад скорой медицинской помощи не проходить тестирование на ВИЧ.

Опишите, какие действия, по вашему мнению, предпримет чиновник.

Укажите конкретно, какие действия вы (и те, кого вы представляете) ожидаете от должностного лица, и к какой дате, если есть крайний срок.

Пример: Мы надеемся, что вы понимаете, что лучший способ защиты младенцев и детей младшего возраста в нашем сообществе - это проголосовать «за» законопроекту Палаты представителей № 689b.

Если вы написали письмо, в котором не согласны с каким-либо действием, предложите альтернативу.

Пример: Я считаю, что вместо того, чтобы увеличивать количество полицейских машин, патрулирующих наш район, более дешевой и эффективной альтернативой было бы сотрудничество с нашим сообществом для разработки программы общественной полиции.

Если у вас есть время и вы готовы, спросите, чем вы можете помочь

Пример: Наша группа более чем готова изучить различные варианты, которые помогут сделать наше сообщество более безопасным местом для жизни.

Закройте и подпишите свое письмо.

Поблагодарите чиновника и подпишите свое полное имя. Убедитесь, что ваш адрес и номер телефона указаны.

Проверьте свое письмо на наличие орфографических и грамматических ошибок.

Правильная орфография и грамматика сами по себе не помогут, но могут помочь.Почему бы не дать своему письму все возможные преимущества?

Письменные кампании

До сих пор мы обсуждали отдельные письма. Тактика написания писем, которая может быть особенно эффективной, - это кампания по написанию писем, когда десятки, сотни или даже тысячи людей пишут одному и тому же должностному лицу (если они все или каким-то образом представляют людей, которые в ней округа) или многим официальным лицам по поводу конкретного голосования, политики или статьи бюджета. Это может быть чрезвычайно эффективным, особенно если письма пишут люди, которые обычно не связываются со своими избранными должностными лицами.

В Массачусетсе, когда в законодательном собрании штата обсуждалось финансирование базового образования для взрослых (ABE) и английского как второго или другого языка (ESOL), более тысячи студентов ABE и ESOL написали письма своим представителям, объясняя, почему финансирование так важно. им лично. В то же время сотрудники и администраторы программы, волонтеры и защитники написали письма своим представителям, объясняя, почему ABE и ESOL важны для их сообществ и государства.

Письма студентов были особенно убедительными, многие из них объясняли, что годом или двумя ранее они не могли написать эти письма. Это была возможность поступить на программу ABE или ESOL, которая имела значение. Законодатели отреагировали, и финансирование образования взрослых было значительно увеличено.

Если вы хотите участвовать в кампании по написанию писем, вы должны как следует подготовиться. Многие люди, особенно люди, которые считают себя бессильными и незначительными и могут не иметь большого образования, пугаются мысли написать кому-то, кто находится у власти.Во многих странах написание такого письма сопряжено с определенным экономическим, социальным или физическим риском. (После митинга в Доме штата в том же году, что и кампания по написанию писем, описанная выше, был услышан один студент ESOL, который заметил: «В моей стране вас за это стреляют».) Даже в демократических странах с верховенством закона, люди могут бояться наказания за высказывания.

Помимо сопротивления, основанного на чувстве страха и запугивания, многие люди, затронутые проблемой, особенно люди с низким уровнем образования, могут быть смущены своими плохими навыками письма или чувствовать, что им нечего сказать убедительно.Им нужна помощь в составлении букв, и им нужен образец, на который можно подойти. Координаторы кампании по написанию писем должны знать, что им нужно делать, чтобы удовлетворить эти потребности.

Во-первых, кампания должна связаться с потенциальными авторами писем с просьбой о письмах и простым, но полным объяснением, почему кампания необходима, и каковы важные вопросы, связанные с ней. Люди не могут писать письма, которые имеют смысл, если они не понимают четко, зачем они пишут.Скорее всего, в то время как защитники могут - и, возможно, делают - обсуждают политику вопроса во сне, большинство людей, затронутых этим, очень мало знают о том, как это разыгрывается политически, или даже о том, как политическая система решает проблемы. Чем лучше они понимают, что происходит, и какую конкретную работу должны выполнять их письма, тем убедительнее они могут написать.

Наряду с этим кампания должна предоставить один или несколько шаблонов для писем. Шаблон - это шаблон для писем, иллюстрирующий форму письма на странице, с адресами отправителя и получателя и датой в соответствующих местах вверху, а официальная подпись внизу, а также образец содержание письма.

Шаблон буквально означает вырезанный узор, который используется для изготовления нескольких одинаковых кусков дерева, металла или другого материала, которые являются частью чего-то большего. Строитель может использовать бумажный или деревянный шаблон, чтобы вырезать несколько одинаковых стропил, например, для поддержки крыши.

В целом , люди, затронутые проблемой, должны включать :

• Описание, кто они - работающая мать-одиночка, инвалид, участник производственного обучения, бывший морской пехотинец.
• Тот факт, что они являются жителями района чиновника или участниками программы в его районе.
• Что они хотят от чиновника?
• Их отношение к проблеме - участник программы, сотрудник, волонтер сообщества, родитель ребенка с ограниченными возможностями.

От одного предложения до параграфа или двух, объясняющих, что для них значит проблема и / или как она повлияла на них лично. Для участников программы и других лиц, затронутых проблемой, это, безусловно, самая важная часть письма.Чиновников чаще привлекают личные истории, чем безличная статистика, какой бы показательной она ни была. Если люди смогут объяснить, как программа изменила их жизнь к лучшему или как отсутствие услуг стало для них препятствием, вполне вероятно, что официальные лица обратят внимание.

Наконец, координаторы кампании должны убедиться, что те, кому сложно писать письма, имеют доступ к помощи. В кампании по обучению взрослых в Массачусетсе это было легко: письма часто писались в ходе занятий, и студенты подходили к ним как к письменным заданиям, заполняя два или три черновика до того, как письмо было готово к отправке.В других ситуациях вам нужно будет убедиться, что сотрудники программы и другие люди готовы воодушевлять и расширять возможности людей и помогать им писать наилучшие письма, которые они могут.

Следует ли вам использовать электронную почту?

Благодаря скорости и простоте доставки, обычным делом является использование электронной почты и отправка корреспонденции через компьютер. Это имеет ряд преимуществ, особенно для официальных писем:

• Это намного быстрее обычной почты. Это также позволяет чиновнику гораздо быстрее реагировать.
• Это избавляет от необходимости адресовать конверт, покупать марку и отправлять письмо по почте.
• Электронная почта с меньшей вероятностью потеряется на столе получателя.

Однако учтите, что последний также может быть недостатком . Если у получателя не возникнут проблемы с печатью вашего сообщения, оно может быть удалено одним нажатием клавиши удаления - и тоже из головы. Если вы собираетесь использовать электронную почту для переписки, с самого начала будьте особенно ясны и решительны в своем сообщении.