Как правильно оформить табель учета рабочего времени: Скачать бланк табеля учета рабочего времени 2023 года

Содержание

Ведение табеля учета рабочего времени

Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров согласно приказа №01-06/166 от 15.03.2013 г. «О порядке ведения табеля учета рабочего времени».

В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Обработка данных проводится в автоматическом режиме.

Для работы в модуле необходимо в личном кабинете перейти на вкладку «Мой кабинет» и выбрать иконку «Документооборот».

В открывшемся окне выбрать папку «Табель». После выбора данной папки у пользователя откроется экран, содержащий следующий набор иконок:

Заполнение табеля УРВ – функционал предоставляющий возможность создания и заполнения табеля УРВ по структурным подразделениям доступным пользователю;

Печать табеля УРВ – получение печатной формы табеля УРВ.

Далее по инструкции.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

На основании табеля учета рабочего времени в организации начисляется заработная плата. Основные задачи табеля: контроль над соблюдением установленных правил и графика; контроль над эффективностью использования рабочего времени; сведения об отработанном каждым сотрудником времени; начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными.

Как заполнять документ?

Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца.

Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации. Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени.Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов.

Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».

Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособности. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре, два раза в месяц: за первую половину календарного месяца и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц, подписывается табельщиком, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, ответственным за ведение кадровой документации по указанному структурному подразделению.

Заполненный и подписанный табель учета рабочего времени передается табельщиком в бухгалтерию для расчета оплаты труда:

— за первую половину месяца — не позднее 12 числа текущего месяца;

— за весь календарный месяц — не позднее 25 числа текущего месяца.

Какие кодовые символы используются в табеле учета. При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.

Самые распространенные обозначения:

Я – дневные часы;

НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;

В – выходные и праздничные дни;

Н – ночные часы;

РВ – работа в праздничные и выходные дни;

С – сверхурочные часы;

Б – дни временной нетрудоспособности;

К – командировочные дни;

ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;

ОЗ – неоплачиваемый отпуск;

У – отпуск на период обучения.

Документальное оформление учета рабочего времени | Учет труда и заработной платы

Справедливая система оплаты труда строится на основе точного учета рабочего времени. Важно не только подсчитать, сколько часов сотрудник посвятил профессиональной деятельности, но и зафиксировать в документах. Документальное оформление учета рабочего времени служит основой для начисления заработной платы, а в случае возникновения споров именно верное оформление документов поможет компании защитить свои позиции перед трудовой инспекцией или в суде.

Требования к документам, например, табелю учета рабочего времени и методике заполнения, закреплены в законодательстве. На практике бумажные формы документов уже почти не заполняются, а кадровый документооборот ведется в специальных программах.

Основные особенности в учете рабочего времени описаны здесь.

Нормативно-правовая база

Разнообразные аспекты организации документального оформления учета рабочего времени определяются нормами Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, вести учет рабочего времени персонала – обязанность работодателя.

Кодекс предусматривает две формы учета:

нормальный, дневной или недельный, когда продолжительность рабочего времени в течение недели не должна превышать 40 часов, а для отдельных категорий работников может устанавливаться сокращенный режим, например, для подростков – 24 часа в неделю, на предприятиях с вредными условиями труда – 26 часов;
суммированный, когда основой для повременного учета служит месячный лимит рабочих часов; применяется при посменной работе.

Формы и порядок заполнения документов, а также частные вопросы регулируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. За соблюдением установленного порядка следит Федеральная служба по труду и занятости. В случаях грубого нарушения требований документального оформления учета использованного рабочего времени надзорную функцию выполняет прокуратура, которая вправе вынести предписание в адрес работодателя. Вопросы, которые не нашли отражения в нормативных документах, могут решаться в судебном порядке.

Организация труда и заработной платы

Заработная плата служит основным средством мотивации работников, стимулом работать более эффективно и качественно. В основе многих систем мотиваций лежит механизм повышенной оплаты сверхурочно отработанного времени.

В терминах закона заработная плата – это совокупность вознаграждений, которые получает сотрудник за выполнение трудовых функций. Согласно законодательству, зарплата должна выплачиваться в денежных формах. Для этого предприятию требуется создать зарплатный фонд. Это общая сумму, которая распределяется между сотрудниками в зависимости от количественных показателей труда. Натуральная оплата труда, принятая в период перестройки экономики, сегодня практически исключена из трудовых отношений.

Начисление заработной платы невозможно производить без учета личного состава. Трудовое законодательство предусматривает целую систему документов по учету персонала. Кадровый учет начинается с подписания контракта и оформления приказа о приеме на работу. В контракте учитываются такие значимые параметры, как срочность или бессрочность контракта, права и обязанности работника и нанимателя, режим рабочего времени (нормированный или ненормированный), продолжительность отпуска. На основе контракта (трудового договора) руководитель организации или обособленного подразделения издает приказ. В приказе указывается должность, режим рабочего времени (полный или сокращенный рабочий день), другие значимые параметры.

После официального оформления и подписания контракта на сотрудника заводят личную карточку, где указывается табельный номер работника. В дальнейшем личный номер будет ставиться во всех документах, имеющих отношение к работнику.

Табельная система является одним из основных механизмов учета рабочего времени. Отработанное время отражается в документе утвержденной формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы».

Табельный учет предполагает отражение всех фактов соблюдения и нарушения трудового распорядка, в том числе опозданий и задержек на рабочем месте. На практике в табеле учета рабочего времени чаще всего указываются только полностью отработанные дни и периоды на бюллетене. Это связано с тем, что система оплаты труда, установленная Трудовым кодексом, не дает возможности учитывать опоздания как основание для неначисления или снижения заработной платы.

Работодателям рекомендует вести учет рабочего времени с внедрением системы электронных пропусков, которые фиксируют фактический период нахождения сотрудника на работе. Это позволяет использовать повременную схему оплаты труда. Однако на практике все расчеты ведутся на основе предположения о полностью отработанном рабочем дне или смене.

Табель ведет уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Данные в табель заносятся на основании информации из документов, к которой относятся больничные листы, приказы об убытии в командировки, о предоставление отпуска, о выполнении государственных и общественных обязанностей, например, исполнении обязанностей присяжного заседателя. Если табель учета рабочего времени ведут в электронной форме, в конце месяца его необходимо распечатать и заверить подписью руководителя. Отсутствие документов в бумажном виде – достаточное основание для замечания при проверке.

Периоды, когда работник не исполняет обязанности, также требуют грамотного документального оформления. Например, на время болезни необходимо оформить листок учета нетрудоспособности в установленном порядке. Если предприятие, цех или отдельна линия простаивают, правоотношения оформляются приказом о простое, и зарплата начисляется в меньшем размере.

Законное применение к сотруднику мер дисциплинарной ответственности за прогулы или опоздания требует оформление отдельных документов, в частности актов комиссии, подтверждающей отсутствие на рабочем месте. Важно: российское законодательство не дает возможности использовать данные документы как основание для перерасчета заработной платы в сторону уменьшения, допустимо снижать только премиальную часть.

Понятие рабочего времени

Рабочее время – это период, который определяется как отрезок между начальным и конечным моментами, установленными трудовым распорядком. Работник обязан выполнять рабочие функции в течение рабочего времени с перерывом на обед. Законодательство не позволяет сокращать период рабочего времени, установленный договором и правилами внутреннего распорядка, на любые промежутки, когда работник отсутствует на рабочем месте, например, перекуры, посещение врача, присутствие на собраниях трудового коллектива.

У работодателя нет законных оснований, чтобы отражать подобные перерывы в табеле учета рабочего времени и на этом основании уменьшать оплату труда. Законодательство устанавливает стабильную 40-часовую рабочую неделю, которую нельзя произвольно сокращать. Исключения допустимы, если в компания применяет суммированный учет рабочего времени, или в случае, когда нормальная продолжительность увеличивается (не более чем до 40 часов в неделю) с выплатой работнику денежной компенсации, устанавливаемой отдельным приказом руководства. Порядок изменения продолжительности рабочего времени закрепляется отраслевыми соглашениями и коллективными договорами. Письменное согласие работника – обязательно условие.

Суммированный учет рабочего времени

Если работник систематически перерабатывает или трудовой ритм нельзя четко распределить на рабочую неделю или на количество смен, Трудовой кодекс разрешает вводить суммированный режим учета рабочего времени.

Важно учитывать не только количество отработанных часов, но и количество выполненных задач. С функцией контроля за продуктивностью сотрудников справится «КИБ СёрчИнформ». DLP-система отслеживает, что и как долго сотрудник делал за рабочим компьютером или ноутбуком.

Эта система применяется, например, для врачей, которым устанавливается 36-часовая рабочая неделя в связи с тяжелыми или вредными условиями труда. Если норма часов будет отработана за две смены, привлекать к работе в дальнейшем сотрудников будет невозможно. Для учета переработок необходимо устанавливать определенный период, в течение которого в табеле работника отмечается фактическое время, проведенное на дежурстве. Как правило, в качестве периода расчета используется месяц. Стандартным периодом для учета является неделя, за которую допускается отработать максимум 40 часов. Для специалистов, которые работают в условиях повышенной сложности и тяжелых условий труда, устанавливается сокращенная рабочая неделя.

Применение суммирования рабочего времени позволяет устанавливать для отдельных сотрудников «льготные» режимы учета. Период учета желательно согласовать с трудовым коллективом. Если существует практика заключения коллективных договоров, то выбранный период учета должен быть указан в договоре с учетом мнения представительного органа трудового коллектива. Введение суммарного учета практикуется редко, поскольку немного предприятий работают в ритме, который предполагает регулярные переработки сверх установленного для смены времени.

Существует несколько правил, определяющих возможность использования механизма суммированного учета в компаниях и организациях, которые в целях соблюдения законодательства сочли это необходимым:

Суммированный учет рабочего времени может вводиться для коллектива и отдельных сотрудников при условии, что доказана целесообразность введения.
Вводить суммированный учет рабочего времени допускается только в том случае, если режим работы сотрудников не предполагает стабильного соблюдения недельного количества отработанных часов.
Условие об использовании суммированного учета обязательно должно быть отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Работников необходимо под подпись знакомить с приказами руководства компании о применении суммированного учета рабочего времени.
В течение смены или недельного периода учета рабочего времени переработки в совокупности не должны превышать 4 часов; годовая норма переработок не должна превышать 120 часов общего времени, проведенного на работе сверх положенного по Трудовому кодексу.

Введение суммированного учета использования рабочего времени обязывает работодателя оплачивать переработки. Отказ платить сверхурочные противоречит действующему законодательству. Притом важно оформлять согласие с сотрудника и документировать каждый час переработки. Иначе, если переработки будут зафиксированы другими способами, это может быть расценено как нарушение статьи 99 Трудового кодекса.

Документальное оформление суммированного учета рабочего времени

Для документирования фактически отработанных часов в режиме суммированного учета использованного рабочего времени необходимо применять график учета, формы которого есть в бухгалтерских и кадровых программах. При составлении графика сотрудники кадровых служб должны учитывать два важных обстоятельства:

вне зависимости от продолжительности смены для сотрудника должен быть предусмотрен обеденный перерыв, продолжительность которого может варьироваться в промежутке от получаса до двух часов;
превышение количества часов за учетный период возможно только в случае оформления переработки как работы за пределами нормального рабочего времени, с условием письменного согласия работника и издания соответствующего приказа работодателя.

Сверхурочная работа и требования к ее документированию

Согласно статье 99 Трудового кодекса, сверхурочной считается работа за пределами нормальной продолжительности рабочего дня. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени определяется как работа сверх установленного количества рабочих часов за учетный период.

Закон разрешает сверхурочную работу в несколько ситуация:

если существует угроза порчи имущества, причинение ущерба жизни или здоровью людей;
если необходимо восстановить механизмы, нерабочее состояние которых приведет к простоям значительных групп работников;
если требуется продолжить работу при неявке сменщика в случаях, когда рабочий процесс не может прерываться и работодатель должен принять незамедлительные меры по замене работника.

Обязательным требованием при привлечении работника к сверхурочным работам является оформление его письменного согласия. Без оформления письменного согласия разрешается привлечение к сверхурочной работе только для устранения последствий катастроф.

Сверхурочная работа должна быть отражена в табелях учета рабочего времени. При системе оплаты труда, когда часы, отработанные за пределами рабочего времени, учитываются в мотивационной части, время необходимо фиксировать в табелях.

Оформление простоев

Простой, как достаточно частое явление в кризисные периоды, требует особенно тщательного документального оформления. Это позволяет избежать конфликтов, связанных с отказом работодателя оплачивать время простоя, которое оплачивается в размере минимум 2/3 установленной заработной платы или тарифной ставки. Проблема в том, что действующее трудовое законодательство не содержит обязательных требований к оформлению простоев, что приводит к частым ошибкам при составлении документов.

Перечень причин простоя строго ограничен и включает переоборудование цеха, установку оборудования, катастрофы и ряд других. Однако отсутствие заказов, например, не может служить основанием для объявления простоя. В любом случае причины должны быть оформлены приказами руководства компании и другими документами, позволяющими установить обоснованность простоя. В документах необходимо указать причины и период простоя, а также должности и фамилии сотрудников, в отношении которых объявлен простой. Только тогда работодатель получает законное право оплачивать вынужденно нерабочий период по пониженной ставке.

Программные решения для учета рабочего времени

Иногда табельного учета рабочего времени недостаточно. Например, при проектной деятельности важно, сколько конкретно времени сотрудник посвящает работе над определенными проектами. Некоторые системы мотивации построены на раздельном учете. В подобных ситуациях предприятия устанавливают программные продукты с возможностью учитывать временные отрезки по различным параметрам и генерировать необходимые отчеты.

Модули, предназначенные для ведения табеля учета рабочего времени, встроены в основные бухгалтерские программы. Существуют отдельные платные и условно бесплатные программные решения, в том числе набирающие популярность облачные сервисы. Преимуществом программы или сервиса будет предустановленный стандартный набор документации, необходимый для учета рабочего времени.

Для подсчета рабочих часов подойдет любая из нескольких десятков простых приложений, которые регистрируют время, проведенное за компьютером. Определять время, затраченное на конкретные проекты, на достижение конкретного результата, способны более сложные системы, например, CRM-системы или системы контроля персонала.

Учет рабочего времени является гибким механизмом мотивации работника, и использование современных программных продуктов делает инструмент более удобным и эффективным.

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

Тестировать 30 дней бесплатно

Как создать простую таблицу учета рабочего времени в Excel

Отслеживание рабочего времени и управление им в Excel очень просто. Вот визуальное руководство, которое поможет вам создавать и управлять своим ежедневным, еженедельным и ежемесячным рабочим временем в шаблонах табелей Excel с формулами.

Как добавить основные ярлыки • Как добавить ярлыки расписания • Как рассчитать ежедневное рабочее время • Как рассчитать рабочие часы в неделю • Как рассчитать месячное рабочее время • Как защитить ячейки и табель учета рабочего времени

Добавление основных меток

Во-первых, вам нужно решить, какие основные данные вам нужны в табель учета рабочего времени Excel. Наиболее распространенный подход — добавить следующие основные метки:

Имя сотрудника
Диапазон дат, указанный в расписании (день, неделя или месяц)
Название отдела компании
Имя менеджера

Вы можете добавить больше информации, если хотите или нуждаетесь в этом, но простой подход всегда лучше.

Добавление меток расписания

Теперь, когда вы добавили основные метки, вам нужно добавить метки расписания в свой шаблон.

Добавьте даты и разделите столбцы, чтобы четко организовать наиболее важные данные:

Время работы до обеда
Время, проведенное за обедом
Время работы после обеда

Для ясности мы будем отмечать это время в табеле учета рабочего времени как «Утренние часы», «Время обеда» и «Дневные часы».

На следующем шаге мы увидим, как сложить «Утренние часы» и «Дневные часы», чтобы автоматически получить «Суточный итог».

Формула 1: Расчет ежедневного рабочего времени

Вот как вы рассчитываете время в ежедневном шаблоне расписания Excel:

Вставьте =sum(D8+F8) в ячейку «Сумма за день» (отмечена как G8 в этом примере расписания).
Как только сотрудники вводят количество часов в ячейках «Утренние часы» и «Дневные часы», это время автоматически добавляется к «Суточной сумме».
Чтобы использовать ту же формулу «=sum()» в оставшиеся дни, расширьте выделение в таблице, чтобы охватить оставшиеся ячейки.

Расширение выбора для расчета оставшихся дней будет важно, если вы хотите рассчитать «Итоги за неделю».

Формула 2: Расчет недельного рабочего времени

Вот как вы рассчитываете время в еженедельном шаблоне расписания Excel:

Снова используйте формулу =sum() в ячейке «Итог за неделю» с данными в столбце «Итог за день», выбрав ячейку G8, а затем расширив выделение до G14 («=sum(G8: G12)»).
Как только сотрудники добавляют часы в ячейки «Утренние часы» и «Дневные часы», это время автоматически добавляется к их «Суточной сумме», и эти данные автоматически добавляются к их «Сумме за неделю».

Вы можете создать несколько подобных таблиц на одном листе Excel, а затем рассчитать «Итоги за день» и «Итоги за неделю» для каждой из них. После того, как вы подсчитали «Итоги за неделю», вы будете использовать эти данные для расчета «Итого за месяц».

Формула 3: Расчет месячного рабочего времени

Вот как вы рассчитываете время в ежемесячном шаблоне расписания Excel:

Вам нужно будет выбрать ячейки «Итог за неделю» (помеченные как G14, G30, N14, N30 в этом примере табеля Excel), чтобы рассчитать «Итог за месяц».
Вставьте =sum(G14+G30+N14+N30) в ячейку «Итог за месяц» (обозначенную как P4 в этом примере расписания).
Опять же, когда сотрудники вводят свои «Утренние часы» и «Послеобеденные часы» в правых ячейках, рассчитываются «Итоги за день» и «Итоги за неделю», а также рассчитывается «Итог за месяц».

Если сотрудники изменяют данные в любой из ячеек, эти изменения будут отражены в итоговом месяце.

Защитные камеры и табель учета рабочего времени

После того, как вы создали свои шаблоны и правильно определили все формулы, вы захотите заблокировать определенные ячейки, чтобы убедиться, что ваши формулы остаются функциональными и правильными.

Вы также захотите убедиться, что некоторые ячейки остаются разблокированными, чтобы ваши сотрудники могли свободно добавлять свои данные — как правило, вам понадобятся ячейки «Утренние часы», «Время обеда», «Дневные часы» и «Имя». разблокированы, а ячейки формул заблокированы.

По умолчанию все ваши ячейки Excel заблокированы, но вы сможете управлять ими в окне Формат ячеек .

Чтобы разблокировать ячейки для редактирования сотрудниками, просто:

Выберите все ячейки, которые вы хотите разблокировать, удерживая клавишу Ctrl и щелкая или расширяя нужные ячейки
Нажмите Ctrl+1 на клавиатуре, чтобы открыть окно Формат ячеек .
Выберите Защищенная вкладка в окне Формат ячеек снимите флажок Заблокировано и нажмите OK , чтобы закрыть диалоговое окно.
После того, как вы различаете заблокированные и незаблокированные ячейки, вам нужно убедиться, что они остаются такими, «защитив» лист
Чтобы открыть окно «Защитный лист», нажмите и удерживайте Alt+H+O+P
Открыв это окно, убедитесь, что отмечена только опция «выбрать разблокированные ячейки».
Добавьте и запомните пароль, затем закройте диалоговое окно — ваши сотрудники должны будут ввести этот пароль, чтобы редактировать разблокированные ячейки.
Сотрудникам нужно будет нажать и удерживать Alt+H+O+P , чтобы снова открыть диалоговое окно, ввести пароль и разрешить редактирование ячеек — учитывая, что у них есть пароль только для редактирования разблокированных листов, ваши заблокированные листы останутся недоступными для редактирования , с неповрежденными формулами.

Или избегайте всей этой работы с Clockify

Вы видели, как можно создавать ежедневные, еженедельные и ежемесячные шаблоны табелей учета рабочего времени в Excel, но вы можете просто использовать наше бесплатное приложение для табелей учета рабочего времени Clockify и вводить, рассчитывать и блокировать свои табели несколькими щелчками мыши в готовом, простой шаблон.

Онлайн расписание

С помощью Clockify вы также сможете отслеживать время, которое вы тратите на задачи, с помощью таймера для большей точности, а также часы сверхурочной работы, отпусков, больничных, отгулов, перерывов и неоплачиваемых отпусков.

Автоматические расчеты в отчетах

По истечении определенного периода времени вы можете запускать сводные, подробные и еженедельные отчеты для анализа времени, затраченного на работу.

Экспорт PDF

Вы также можете экспортировать эти данные в файлы PDF или Excel для дальнейшего анализа или просто сохранить для документации.

Скачать образцы в формате PDF: Резюме • Подробно • Еженедельно

Экспорт электронной таблицы

Вы также можете загрузить любой отчет в виде файла Excel или CSV, чтобы создать собственные сводные таблицы, упорядочить данные по своему усмотрению или для целей архивирования.

Скачать образцы электронных таблиц: Excel • CSV

Clockify идеально подходит для моих нужд. Я работаю неполный рабочий день для клиента, работая его исполнительным помощником и его бухгалтером. Я запутался, просто используя табель учета рабочего времени, созданный в MS Excel, и когда я обнаружил Clockify, я был на седьмом небе от радости. Я держу Clockify открытым в фоновом режиме и переключаю проекты, когда начинаю работу и когда заканчиваю работу. Раньше я недосчитывал свое время и терял доход, но теперь я могу выставлять счета за каждую секунду работы над его проектами. Кроме того, он имеет отличную функцию отчетности и может либо распечатать, либо сохранить в формате PDF или Excel и т. д. Таким образом, я не только выставляю счет своему клиенту, но и получаю точные данные о времени, когда я выполняю каждую из его задач

— Рут Мансер, помощник руководителя и бухгалтер

Как создать расписание в Excel (Руководство с шаблонами)

3 сентября, 2021

MAX 10MIN Read

Мы пошли по долгом. ввод с помощью карточек учета рабочего времени и ведение бумажных табелей учета рабочего времени.

Сегодня на наших компьютерах установлены автоматические счетчики времени.

И где-то по пути люди открыли для себя отслеживание времени в Excel.

Но как это сделать?

В этой статье мы покажем вам, как создать таблицу учета рабочего времени в Excel, выделим несколько шаблонов и рассмотрим недостатки учета рабочего времени в Excel. Мы также расскажем об умном альтернативном инструменте, упрощающем отслеживание времени.

Эта статья содержит:

Кто готов преуспеть в создании таблицы учета рабочего времени Excel?

Как создать табель учета рабочего времени в Excel?

Если вы владелец бизнеса или руководитель проекта, вы хотите знать, где ваша команда проводит все свое время, особенно если вы управляете удаленной командой.

В конце концов, данные о времени имеют решающее значение для отдела кадров, платежной ведомости, выставления счетов клиентам и т. д.

К счастью, учет рабочего времени — это то, что вы можете делать с электронной таблицей Excel.

Давайте разберемся, как сделать табель учета рабочего времени в Excel…

Шаг 1: Отформатируйте электронную таблицу

Откройте новый файл Excel.

Чтобы создать удобочитаемый табель рабочего времени Excel, необходимо отформатировать ячейки рабочего листа, чтобы сделать их шире.

Как?

Выберите столбец A и перетащите его край на желаемую ширину.

Затем щелкните правой кнопкой мыши столбец A > выберите Копировать > выделите диапазон столбцов от B до L > нажмите Ctrl+V , чтобы вставить форматирование.

Это скопирует форматирование во все выбранные вами столбцы (B-L) .

Шаг 2. Добавьте название табеля

Выделите диапазон ячеек A1 – L1 .

Затем выберите Объединить и центрировать с панели инструментов. Вы найдете его на вкладке Home .

Введите название вашей компании в ячейку A1 .

Выровняйте по центру и отформатируйте текст ячейки (название компании) по своему усмотрению.

Поэкспериментируйте со шрифтом, размером и цветом. 🌈

Не забудьте выделить полужирным шрифтом . Название вашей компании должно состоять из и !

После того, как вы сделали название своей компании красочным , ваша электронная таблица может выглядеть примерно так:

Шаг 3: Добавьте необходимые метки

Теперь пришло время добавить все метки в табель учета рабочего времени Excel.

Как еще люди узнают, куда добавлять записи о времени и другие данные о сотрудниках ?

Начинайте добавлять этикетки, такие как сотрудников , Менеджер , Отдел и т. Д.

Для этого примера Tipesee Commonyee, давайте добавим:

.0221
Менеджер до A4
Отдел до F2
TIPEST MONST MONOM до F4 . 9012.
Это значок «abc со стрелкой» на панели инструментов.
Это поместит слова в одну ячейку, независимо от того, насколько длинное имя ярлыка.
Готово?
Ваш лист Excel должен выглядеть примерно так:
В ячейках после каждой метки создайте строку для ввода сотрудниками и менеджерами.
И в случае, если вы решите, что это должен быть распечатанный табель учета рабочего времени, в строке будет указано, где писать.
Чтобы создать линию, выделите ячейки с B2 по D2 , а затем выберите Нижняя граница на панели инструментов.
Появится строка для метки Сотрудник .
Затем объедините ячейки.
Повторите этот процесс для всех остальных этикеток, которые вы добавили.
На предыдущем шаге были сведения о сотруднике. Теперь пришло время добавить метки, связанные со временем!
Разные вещи, тебе не кажется?
Итак, давайте объединим ячейки A6 по L6 , чтобы сформировать небольшое разделение между данными о сотруднике и следующим набором меток, связанных со временем.
Вы можете добавить метки, связанные со временем, в строку 7 , чтобы создать заголовки для каждого столбца.
Добавить:
День до A7
Date to B7
Time In to C7 and E7
Time Out to D7 and F7
Total Hours to G7
Overtime Hours to H7
Время болезни до I7
Время отпуска до J7
Это лишь некоторые из общих ярлыков, которые, по нашему мнению, могут вам подойти.
Но вы можете добавлять или удалять метки, которые больше подходят для вашей организации, например обычные часы, праздничные часы, рабочие часы, оплачиваемые часы и т. д.
Если вы заметили Time in и Time out добавляется дважды в две разные ячейки. ( C7 , D7 , E7 и F7 )
Это на обеденный перерыв. 🍲
Вы всегда можете внести в него изменения в зависимости от потребностей вашей организации.
Добавьте пару кофе-брейков, а то и больше!
Кофе много не бывает . ☕
После того, как все ваши метки, связанные со временем, будут добавлены, у вас будет электронная таблица, которая выглядит следующим образом:
Что-то не так, не так ли?
Ага, форматирование.
Давайте исправим.
Сначала закрасьте строку любым цветом по вашему выбору. Для этого выделите ячейки с A7 по J7 , выберите параметр Fill Color на панели инструментов, а затем выберите цвет.
После этого отметьте текст в выделенных ячейках как жирным шрифтом , отцентрируйте текст и выровняйте его по середине. Не забудьте выбрать Wrap Text , как и раньше, чтобы текст отображался внутри ячейки без перетекания в другие ячейки.
Затем перейдите к инструменту границ и выберите Все границы из раскрывающегося списка, чтобы поместить рамки вокруг меток.
Что осталось?
Вы должны добавить дни недели!
Для этого еженедельного расписания добавьте Понедельник до Воскресенье , начиная с ячейки A8 и заканчивая ячейкой A14 . Вы можете начать неделю в любой удобный для вас день.
После ввода дней недели отформатируйте их для удобочитаемости.
Вот как:
Выберите диапазон строк 8-14 и перетащите нижний край любой строки, чтобы расширить все ячейки
Применить Все границы
Шаг 5. Последние штрихи
Если вы заметили, что в электронной таблице Excel есть дополнительные сетки и ячейки с границами, которые не нужны вашему расписанию, удалите их.
Удаление ненужных элементов поможет вам получить аккуратный еженедельный табель учета рабочего времени Excel.
Наконец, внесите окончательные изменения шрифта, размера, выравнивания и цвета, и все!
Поздравляем, вы успешно завершили создание табеля учета рабочего времени в Excel! 🎉
Табель учета рабочего времени может выглядеть примерно так:
Уже начните вести учет рабочего времени, чтобы контролировать производительность и зарплату!
Однако есть и простой выход, не связанный с созданием электронной таблицы Excel для учета рабочего времени из пустого рабочего листа.
Ах, секретная сила шаблонов !
И мы тщательно отобрали несколько шаблонов Excel для отслеживания времени, так что вам не придется искать.
3 Шаблоны учета времени в Excel
Преимущество шаблонов учета времени в Excel заключается в том, что вы экономите много времени и усилий.
Но шаблоны с формулами даже лучше .
Некоторые шаблоны электронных таблиц учета рабочего времени Excel могут обрабатывать расчеты на основе одной или двух формул таблицы учета рабочего времени Excel.
Они уже включены в ячейки электронной таблицы, поэтому вам не нужно их добавлять!
Вот три варианта шаблона отслеживания времени в Excel:
1. Шаблон месячного расписания
Это бесплатный шаблон Excel для отслеживания времени с несколькими вкладками, посвященными сотруднику.
Это превращает его в организованный шаблон табеля учета рабочего времени для сотрудников, позволяющий легко рассчитать общую заработную плату нескольких сотрудников.
Загрузите этот шаблон ежемесячного расписания.
2. Шаблон расписания на две недели
Это файл шаблона расписания Excel, содержащий три шаблона. Вы получаете шаблон расписания на неделю, на месяц и на две недели.
Загрузите этот шаблон калькулятора расписания Excel.
3. Шаблон ежедневного табеля учета рабочего времени
Этот шаблон Excel для отслеживания времени содержит такие ярлыки, как информация о сотрудниках, ставка заработной платы, общее количество отработанных часов и многое другое. Это также очень простой шаблон расписания для начала работы.
Вы можете настроить или добавить метки в зависимости от ваших потребностей, чтобы указать другие детали, такие как почасовая ставка, ставка счета, сверхурочные часы, дата начала платежного периода и т. д.
Загрузите этот шаблон ежедневного табеля учета рабочего времени.
Это просто какие-то вариантов.
Вы найдете несколько других параметров, таких как производительность сотрудников, 24-часовая активность и шаблоны Excel для отслеживания времени проекта.
Однако есть проблема.
Рано или поздно вы столкнетесь с этими ограничениями отслеживания времени шаблона Excel.
3 Недостатки отслеживания времени в Excel
Учет времени в Excel кажется довольно простым подходом, но он также невероятно устарел.
Почему?
Потому что существуют автоматические счетчики рабочего времени и расчет заработной платы!
Вот некоторые из недостатков отслеживания времени в Excel:
1. Излишняя ручная работа
Каждый рабочий час, который вы отслеживаете, должен быть введен вручную.
Только так работает Excel.
Вы потратите целую вечность на ввод данных о времени.
И так каждый раз, когда вы входите в систему и выходите из нее.
КАЖДЫЙ РАЗ!
Затем следует сложение, вычитание и умножение, чтобы найти общее количество рабочих часов…
Надеюсь, вы любите числа, потому что вам предстоит много с ними иметь дело.
Более того, ручное отслеживание рабочего времени неизбежно приводит к человеческим ошибкам.
Подумай об этом.
Вам придется полагаться на свою память, чтобы помнить время, которое вы потратили на работу.
Вы также должны не забывать заполнять данные табеля каждый день, иначе это повлияет на вашу зарплату. *Насмешки*
В худшем случае вы сделаете ошибку в расчетах, введете неправильные минуты или случайно перепутаете формулу Excel в шаблоне.
Вы все еще паникуете?
Так и должно быть, потому что это может привести к грубым просчетам и дорогостоящим ошибкам в расчете заработной платы.
В результате стоимость вашего проекта может неожиданно вырасти!
Как вам время отслеживания в Excel сейчас?
2. Невозможно интегрировать с вашим инструментом управления проектами
Инструменты Microsoft не самые удобные.
Это как у того соседа, у которого проблемы со всеми в квартале.
Потому что, когда вы составляете список инструментов Microsoft, которые можно легко интегрировать, Excel может оказаться в нем последним.
Так что не ожидайте, что в вашем программном обеспечении для управления проектами будут готовы какие-либо полезные или удобные данные.
MS Excel едет один. 🙄
3. Не могу генерировать автоматические отчеты
Microsoft Excel — это инструмент для работы с электронными таблицами с такими функциями, как сводная таблица, условное форматирование и проверка данных.
Нет функций для учета рабочего времени.
Он не может автоматически отслеживать время и не может генерировать отчет, используя записи данных о времени.
Там могут быть диаграммы и формулы, но какой от них толк?
Если вы вручную не введете и не обработаете данные, не будет отчетов для анализа.
Это не идеально.
На листе Excel для учета рабочего времени объемы данных отображаются на одном листе, что затрудняет просмотр закономерностей или получение ценных сведений.
Итог: Вам нужны отчеты.
И Excel ничего не сгенерирует.
Ознакомьтесь с нашим подробным руководством по управлению проектами Excel .
Но вопрос в том, что теперь?
Ответом на этот вопрос является ClickUp, один из самых популярных в мире инструментов повышения производительности, любимый командами всех размеров по всему миру.
Наслаждайтесь легким отслеживанием времени в ClickUp
Встроенное отслеживание времени в ClickUp — это все, что вам когда-либо было нужно.
Почему?
Во-первых, он встроенный.
Это означает, что вам не понадобится помощь какого-либо стороннего приложения.
С помощью нашего встроенного счетчика времени вы можете:
Автоматически отслеживать продолжительность задач
Переходить между задачами для продолжения отслеживания времени
Вводить время вручную
Отмечать время как подлежащее оплате
И многое другое!
Использование встроенной функции отслеживания времени в ClickUp
Вы даже можете добавлять дополнительные сведения к записям отслеженного времени, добавляя метки и примечания.
Узнайте , как использовать учет рабочего времени, чтобы быстрее завершать проекты.
Знаете ли вы, что вы можете запустить наш таймер для задачи на одном компьютере и остановить его на другом компьютере? 🤯
Ага.
Наша 9Глобальный таймер 0220 может это сделать.
Все, что вам нужно, это убедиться, что вы вошли в систему на используемых вами устройствах.
Помимо нашего действительно классного глобального таймера, мы гордимся возможностями ClickUp сообщать о времени.
Вы можете получить все виды данных, используя время отслеживание виджеты .
Некоторые из них включают:
- Отчеты о времени : просмотреть все записи времени и сгруппировать их с помощью различных фильтров
- Оплачиваемые отчеты : быстрый просмотр отчета только с оплачиваемыми часами
- Расписание : просмотр времени, отслеженного за заданную неделю, месяц или любой настраиваемый диапазон отследил
- И многое другое!
Отчеты о времени в ClickUp
Вот еще лучшая идея.
Просто используйте виджеты, чтобы создать свою собственную панель мониторинга времени в ClickUp. 😎
У вас также есть возможность интегрировать ClickUp с вашим любимым приложением для учета рабочего времени, таким как Time Doctor, Harvest, Everhour и т. д. лучшее для тебя. 😇
Вы даже можете получить доступ к существующему расписанию Excel прямо здесь, в ClickUp, с нашим представлением для встраивания.
Таким образом, вы не потеряете отслеживаемые данные из Excel при переключении на отслеживание времени ClickUp.
Но подождите, мы приготовили для вас кое-что еще.
Вот краткий обзор функций ClickUp, чтобы вы могли получить представление:
- Обрабатывайте свою почту прямо из ClickUp с помощью электронной почты ClickApp
- Отслеживайте, как долго задача находится в определенном статусе задачи со временем в статусе
- Установите ожидания по завершении ваших задач с оценками времени
- Выберите, как вы хотите просматривать свою работу с несколькими представлениями
- Возьмите свою работу с собой в карман с мобильными приложениями ClickUp для устройств Android и iOS
- Создавайте шаблоны для контрольных списков, задач, документов и т. д.
- Переносите другие веб-сайты и приложения, такие как Google Docs, Google Spreadsheet, Figma и т. д., на свои информационные панели с помощью встроенных виджетов
Скажите тайм-аут для учета времени в Excel!
Конечно, метод электронных таблиц Excel может помочь вам в отслеживании данных о времени.
Но это слишком долго и рискованно.
Нет времени или точности данных, ошибки неизбежны, а проблемы с выплатой заработной платы могут быть не тем, с чем вы хотите иметь дело в конце месяца.
Было бы лучше, если бы вы автоматизировали процесс с помощью инструмента отслеживания времени.
Нравится ClickUp!
Почему?
Потому что это комплексное решение.
ClickUp может отслеживать время и проектов , в то время как генерирует отчеты по обоим.
Готовы автоматически отслеживать время? Тогда присоединяйтесь к ClickUp сегодня и попрощайтесь с заполнением расписаний по одной болезненной ячейке за раз.