Как правильно писать деловое письмо: Как написать деловое письмо: образцы и шаблоны, правила оформления официальных писем

Как правильно писать деловое письмо: Как написать деловое письмо: образцы и шаблоны, правила оформления официальных писем

Содержание

Инструкция как писать деловые письма за 10 минут на одном дыхании ✉️

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами. Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем.

Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений. Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании. Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

Этикет

Начало делового письма

«Многоуважаемый сударь, спешим сообщить…» Продолжили б чтенье такого шедевра? Если нет, то держите 3 совета:

  1. вы не уверенны, что адресат откроет письмо до обеда или после, поэтому «добрый день/вечер” замените на «здравствуйте»;
  2. обращайтесь по имени-отчеству, а если не уверены в достоверности информации, не используйте «уважаемый господин»;
  3. если переписка длится долго, все равно запрещено обращаться в короткой форме: Света, Ваня.
Общие правила деловой переписки

Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?

 

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

деловое письмо - 5 правил написания

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

  • заголовок;
  • обращение;
  • цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

  • Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
  • Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Правила написания обращения Пример
Уважаемый (-ая) + Имя Отчество (в именительном падеже)! Уважаемый Иван Васильевич!
Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)! Уважаемый господин Грозный!
Уважаемый + должность органа власти! Уважаемый генерал-майор!
Уважаемые + господа! Уважаемые дамы и господа! 
Уважаемый + Имя Отчество! Уважаемый Иван Васильевич!

6. Преамбула или вводная часть.

В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

- Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

business-letter.ru

- -
-

структура, форма, содержание и распространенные ошибки

Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.

Виды деловых писем


Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация


На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.
Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:
  1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
  2. Не нуждающиеся в письме-ответе.

Классифицируют письма и по структурному признаку:
  1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
  2. Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак – также основание для классификации:
  1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
  2. Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

Классификация писем по признаку адресата:
  1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
  2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:
  1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
  2. Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности


Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:

1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).

83,49 Kb

образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)
2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.
3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения.

103,49 Kb

образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)
4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде.

193,31 Kb

образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)
5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.

6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.

7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.

8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.

9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма


Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Структура


Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.

Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:

  1. Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
  2. Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
  3. Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
  4. Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма. Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
  5. Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
  6. Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
  7. Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
  8. Заключение. Вежливое завершение письма.
  9. Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
  10. Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.


Стиль и форма


Стилистика делового письма требует:
  • нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  • термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  • конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.

Требования


К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:
  1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
  2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
  3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
  4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Особенности электронного делового письма


Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:
  1. Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
  2. «Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
  3. Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
  4. Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
  5. Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
  6. В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
  7. Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.


Распространённые ошибки


Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:
  1. Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
  2. Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме. При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
  3. «Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их. «Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
  4. Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.


Ответ на деловое письмо


На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?

Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.

К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.

Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.

Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку. Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.

Как правильно писать «Вы» или «вы» в деловой переписке?

Меня смутило и возмутило это утверждение, потому что еще со школьных времен я помню, что при обращении к старшему или незнакомому человеку, выражая своё уважение, нужно обращаться к нему на «Вы» - с большой. «Вы» с маленькой буквы для меня - это множественное число местоимения «ты». То есть, на «вы» с маленькой я обращаюсь тогда, когда пишу нескольким людям, а не одному.

Для того, чтобы разобраться с этим вопросом, я решила обратиться к научной литературе по русскому языку. В справочных пособиях «Словарь трудностей русского языка» Д.Э. Розенталя и М.А. Теленковой и «Прописная или строчная?» В.В. Лопатиной говорится, что с прописной (то есть, с большой) буквы местоимение «Вы» («Ваш», «Вам» и т.д.) пишется в таких случаях:

  1. при обращении к одному конкретному (физическому или юридическому) лицу в официальных сообщениях «Поздравляем Вас…»; «Сообщаем Вам…»; «Прошу Вас…»; «Искренне Ваш…»;
  2. в личных письмах к одному конкретному лицу (факультативное написание – выбор определяет сам пишущий, выражая или же не выражая вежливое или уважительное отношение к адресату), в том числе и по e-mail.

Во всех остальных случаях используется строчное (с маленькой буквы) написание местоимения «вы»:

  1. при обращении к нескольким лицам в частной и деловой переписке: «Прошу вас, уважаемый Сергей Петрович и Иван Васильевич…»; «Господа, ваше письмо…»;
  2. в газетных публикациях, в рекламе;
  3. в литературных произведениях (диалог, прямая речь, личное обращение): «...Но пусть она вас больше не тревожит // Я не хочу печалить вас ничем»;
  4. при цитировании;
  5. при обращении к пользователю на web-странице;
  6. если обращение гипотетическое, то и в письме: «Уважаемый коллега! По поводу высказанного вами предположения…».

Интересно, что в главе о «Трёх правилах про вы» А. Лебедев также ссылается на Д.Э. Розенталя, который говорит, что «прописная буква в словах Вы, Ваш и т.д. пишется только при обращении к одному лицу (физическому или юридическому), при этом обычно в личной переписке». Примечательно и то, что сам Д.Э. Розенталь в своём письме обращается к адресату на «Вы» с большой буквы.

Для меня всё стало ещё более очевидно после прочтения правил русского языка, о которых пишут лингвисты. Кроме того, в них сказано, что решение о прописной или строчной букве принимает сам автор личного письма.

Чтобы окончательно решить вопрос о написании местоимения «вы» я решила обратиться к преподавателям русского языка Томского государственного университета — Галине Николаевне Стариковой (кандидат филологических наук, доцент кафедры русского языка Филологического факультета ТГУ) и Инне Витальевне Тубаловой (доктор филологических наук, доцент кафедры общего славяно-русского языкознания и классической филологии Филологического факультета ТГУ). Они сошлись во мнении о том, что местоимение «Вы» употребляется как форма вежливого обращения к одному лицу в письме официального, делового характера и в официальной документации, где адресат — одно лицо, а также при титульной лексике Ваше Высочество, Ваша честь. Во всех остальных случаях употребляется местоимение «вы». Обращение на «Вы» к нескольким лицам или определённой аудитории — грубая ошибка, указывающая на полное непонимание вопроса. Кроме того, они отметили, что при обращении к одному лицу в деловой переписке норма вариативна, то есть, выбирать нужно самим.

Тем не менее, в современной деловой среде, и особенно в сфере digital и IT сложилось мнение, что обращение в обычном email на «Вы» — это дурной тон, выражающий излишний пафос. Так, в «Учебнике для менеджеров в digital» известного российского дизайнера Олега Чулакова я снова наткнулась на то же утверждение: «Местоимение «вы» пишется со строчной во всех случаях. Излишний пафос ни к чему». В редакционных стандартах журнала «Тинькофф-журнал» также коротко и ясно сказано: «Пишем «вы» и «ваш», то есть со строчной».

Одним из возможных объяснений такого написания местоимения «вы» может быть то, что сфера дизайна, digital, IT — это сферы, которые начали развиваться и находятся под большим влиянием западных стран, основной язык коммуникации которых — английский. В английском нет деления на вежливое «Вы» и «ты», там все обращаются друг к другу просто «you». «You» с большой буквы в середине предложения никогда не пишется. Именно поэтому, возможно, в среде дизайнеров и разработчиков стало распространено использование русского эквивалента английскому «you» — «ты» или «вы».

Таким образом, писать «вы» с большой или маленькой буквы в деловом письме — выбор пишущего. По моему мнению, «Вы» - это не излишний пафос и моветон, а проявление уважения к собеседнику и соблюдение определенной дистанции, которые необходимы в деловой переписке.

Как написать деловое письмо за 8 шагов

Каждый раз, когда вы общаетесь с другими от имени своей компании, вы должны быть уверены, что хорошо представляете свою компанию. Судя по вашим деловым письмам, какое впечатление вы производите на своих клиентов, поставщиков, спонсоров и других? Зная, как написать деловое письмо, вы можете создавать профессиональные документы, которые произведут впечатление на ваших получателей и убедят их совершить то, что вам нужно. Для этого вы можете выполнить эти 8 простых шагов.

Hand typing on laptop-how to write a business letter-magoosh Hand typing on laptop-how to write a business letter-magoosh

Фото fancycrave1

1. Форматирование

Начните с правильного форматирования документа. Используйте документ формата Letter (8,5 дюймов в ширину и 11 дюймов в высоту) с полями в один дюйм по всей ширине. Блочные абзацы - это предпочтительный формат, который требует, чтобы вы дважды нажимали клавишу Enter между абзацами и воздерживались от отступа в любом абзаце.

Take your writing to the next level! Take your writing to the next level!

Также выберите удобный для чтения шрифт, например Arial или Times New Roman. Размер должен быть не меньше и не больше 12 пунктов, шрифт черный.Помните, что формат и шрифт должны повышать профессионализм делового письма и говорить о бренде вашей компании.

2. Адреса и дата

Если у вашей компании нет заранее разработанного фирменного бланка с адресом, вы должны начинать свое письмо с адреса компании. Напечатайте его в верхнем левом углу листа бумаги (или в правом углу, если это предпочитает ваша компания). Например:

    Business, Inc.
    123 Corporate Road
    Anywhere, CA 94704

Затем после нескольких пустых строк добавьте дату.Вы можете указать это в любом порядке: месяц-число-год (1 января 2018 г.) или дата-месяц-год (1 января 2018 г.).

Через несколько пустых строк добавьте контактную информацию получателя. Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку, который будет отвечать вам. Если вы не знаете, кем может быть этот человек, пора провести небольшое исследование. Затем напишите адрес следующим образом:

    Jane Doe
    Business Letter Liaison (название человека в компании)
    Company XYZ
    321 Professional Way
    Anywhere, NY 10001

3.Приветствие

Приветствие, которое вы включаете, во многом зависит от уровня формальности между вами и получателем. Насколько хорошо вы его знаете? Если у вас более непринужденные отношения с получателем, вы можете использовать его или ее имя. В этом случае вы можете сказать «Дорогая Ким» или «Дорогой Стив».

Если вы не очень хорошо знаете получателя, используйте титул и фамилию человека, например «Уважаемый доктор Бэбкок» или «Уважаемая миссис Сент-Джеймс». Однако, если вы не знаете, мужчина или женщина получатель, вы можете использовать его полное имя.Например, вы можете сказать «Дорогой Ким Сент-Джеймс».

В крайнем случае вы можете использовать «Для кого это может касаться». Но это приветствие безлично, поэтому это не лучший вариант для вашего делового письма. Если вы решите использовать его, не забудьте поставить двоеточие после фразы. В противном случае вы должны использовать запятую после приветствия.

Take your writing to the next level! Take your writing to the next level!

4. Параграфы основного текста

При создании параграфа (ов) основного текста помните, что получатель - занятой человек. Не стоит отнимать у них слишком много времени пустыми разговорами, причудливыми переходами или незнакомой лексикой.Вместо этого сделайте свое письмо кратким, ясным и профессиональным. Излагайте свои точки зрения так, чтобы было легко понять, без необходимости связываться с вами для получения дополнительной информации. Кроме того, используйте личные местоимения, такие как I , we и you , чтобы поддерживать разговорный тон.

Кроме того, запомните цель вашего письма. Скорее всего, вы захотите тем или иным способом убедить получателя. Может быть, вы хотите, чтобы этот человек отправил деньги, исправил проблему, предпринял действия или изменил свое мнение по важному вопросу.Как бы то ни было, вам необходимо использовать подтверждающие детали, чтобы ваш аргумент был максимально эффективным.

Еще один способ усилить аргумент - использовать в письме активный, а не пассивный голос. Пассивным голосом подвергается предмет приговора. Однако для активного голоса субъект должен выполнять действие. Например:

  • Пассивный: письмо написал Джонни.
  • Активно: Джонни написал письмо.

Вы видите разницу между этими предложениями? Использование активного голоса укрепляет ваши идеи и улучшает качество письма.Поэтому, по возможности, стремитесь к активному голосу.

5. Дополнительные страницы

Большинство деловых писем должно занимать одну страницу. Если вам нужно использовать больше страниц, обязательно включите заголовок. В этом заголовке вы можете повторно указать имя получателя, дату и сокращенный адрес. Также важно указывать номера страниц, чтобы получатель мог держать страницы в правильном порядке.

6. Заключительный параграф

Когда вы закончите писать основные параграфы, подумайте о том, чтобы начать свое заключение с резюме ваших основных моментов.По какой причине вы написали письмо? Обязательно резюмируйте это в своем заключении. Например, если вы хотите убедить компанию отдать вам свой бизнес, обязательно напомните им об этом в заключении. Кратко сформулируйте причины, по которым они должны предпочесть вашу компанию конкурентам.

Затем сообщите получателям, каким должен быть следующий шаг. Следует ли им связываться с вами для получения дополнительной информации? Вы хотите, чтобы они вам ответили? Вы надеетесь, что они отправят деньги? Обязательно четко укажите, чего вы хотите, чтобы получатель и его компания сделали.

В конце письма выразите благодарность за уделенное время. Помните, что вы обращаетесь к занятому человеку, поэтому дайте ему понять, насколько вы цените время, которое он потратил на то, чтобы прочитать (и, надеюсь, ответить) на ваше письмо. Вы можете просто сказать что-то вроде «Спасибо за ваше время и внимание к этому вопросу!»

7. Закрытие

Закройте письмо так же, как вы открывали письмо. Заключение, которое вы выберете, должно быть уважительным и отражать уровень знакомства, показанный в приветствии.Вот некоторые из вариантов закрытия:

  • С уважением
  • С наилучшими пожеланиями
  • Спасибо
  • Всего наилучшего
  • С уважением
  • С уважением

Какой бы вариант вы ни выбрали, обязательно ставьте запятую после закрытия . Затем подпишите свое имя синими или черными чернилами. Если вы отправляете письмо по электронной почте, загрузите копию своей подписи, которую вы можете вставить в письмо после закрытия. Затем добавьте свою контактную информацию: адрес электронной почты, номер мобильного телефона и т. Д.

Take your writing to the next level! Take your writing to the next level!

Если вы отправляете деловое письмо от имени своей компании, добавьте «pp» под своим именем. Это означает per procurationem , что на латыни означает «через посредничество». Добавляя это в свое письмо, получатель знает, что вы говорите от имени своей компании, а не только от себя.

Еще одна вещь, которую вы можете добавить в конец письма, - это CC, или точная копия. Это сообщает получателю, что он получает копию письма, отправленного другим людям.Затем вы можете перечислить других лиц, получивших письмо.

8. Дополнительное приложение

Наконец, прилагаете ли вы к письму какие-либо другие документы? Если вы хотите приложить договор, счет, рекламу или другой документ, вам нужно написать «Приложение» или «Приложение» в конце вашего письма. Вы можете добавить это через несколько строк после вашей подписи. Кроме того, вы можете быстро отметить, что это за вложение или сколько страниц в нем включено.

Приложение должно быть последней частью вашего делового письма.Однако, если письмо и приложение (-а) получают несколько человек, вам следует поставить «Приложения» перед «CC».

Как написать деловое письмо: последние мысли

Деловое письмо должно соответствовать надлежащему формату и формальностям, чтобы получатели выглядели профессионально. Вы хотите, чтобы ваши письма производили отличное первое впечатление на клиентов, заказчиков, поставщиков, сотрудников и других лиц, получающих от вас сообщения.

Что ваши письма говорят о вашей компании? Будет ли это производить правильное впечатление? Выполнив следующие действия по написанию делового письма и проверив свое письмо на наличие орфографических и грамматических ошибок, вы сможете создать письмо, которое будет отражать бренд вашей компании и произвести впечатление на получателей.

П.С. Станьте лучшим писателем. Узнайте больше здесь.

.

Что такое деловое письмо и как его написать?

Написать профессиональное, безупречное деловое письмо или деловую электронную почту станет легко, если вы усвоите основы. Большинство деловых писем написано в простом формате, который легко адаптируется к потребностям любой компании, и деловая электронная почта имеет такой же простой формат. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как сделать вашу деловую переписку лучше.

Как написать деловое письмо: основы

Деловое письмо всегда содержит несколько стандартных частей:

  • Дата
  • Информация об отправителе и получателе
  • Приветствие
  • Основная часть, состоящая из нескольких кратких абзацев
  • Закрытие
  • Подпись отправителя
  • Введите имя, должность и контактную информацию отправителя
  • Перечень вложений, при необходимости

Адрес компании:

Если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать информацию.В противном случае адрес вашей компании должен быть выровнен по правому или левому краю вверху страницы. Выпишите каждое слово в адресе вместо сокращений. Например:

ABC, Inc.
400 Leafy Lane
Лос-Анджелес, Калифорния


Дата:

Напишите дату, а не сокращайте ее числовыми сокращениями. Например, «1 марта 2015 г.» или «1 марта 2015 г.». Дата должна быть выровнена по левому краю и размещена на две или три строки над адресом получателя.

Имя и адрес получателя:

Добавьте имя получателя, его титул, если он известен, и его адрес. Запишите каждое слово в адресе получателя. Эту информацию следует выровнять на несколько строк выше приветствия. Например:

Г-н Джек Ричер
Менеджер по продажам
Craft Supply Provider, Inc.
602 Spinner’s Road
Los Angeles, California

Обращение:

Выберите свое приветствие в зависимости от того, знаете ли вы человека, которому пишете, насколько хорошо вы его знаете, если да, а также степень формальности ваших отношений.Приветствие - это больше, чем простое приветствие; это показатель уважения. В зависимости от ситуации можно использовать несколько вариантов:

  • Кому это может быть интересно: Используйте это стандартное приветствие, только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
  • Уважаемый господин / госпожа: Это еще одно стандартное приветствие, которое следует использовать только в том случае, если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо.
  • Имя и фамилия получателя: Это широко распространенный метод включения приветствия в деловую переписку.Примеры включают: «Уважаемый доктор Джеймисон» или «Уважаемый профессор Уильямс». Приветствия «Дорогой мистер Смит», «Дорогая мисс Кеннеди» и «Дорогая миссис Роллинз» являются дополнительными примерами такого рода приветствия.
  • Имя получателя: Используйте это, только если вы и получатель уже поддерживаете неформальные отношения. Пример: «Дорогая Мария».
  • Полное имя получателя: Если у получателя нет титула и вы не уверены в его поле, вам следует приветствовать его, используя его полное имя.Например: «Дорогой Пэт Браун».

Всегда добавляйте запятую после приветствия, если только вы не используете «Для кого это может касаться», и в этом случае двоеточие уместно.

Кузов:

Тело вашего делового письма должно содержать несколько кратких абзацев, ясно передающих ваше сообщение. Подберите правильный тон, избегая длинных, извилистых предложений и переходя сразу к делу. Если вы не знаете, с чего начать, подумайте о том, чтобы использовать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной фразы.

Ваш читатель получит лучшее впечатление, когда ваш смысл будет кристально ясен. Вы должны объяснить свою позицию, используя как можно меньше слов. В то же время не стесняйтесь разговаривать, если это уместно. Деловая переписка должна быть по возможности дружеской и полезной.

Четко изложите свои мысли в последнем абзаце и опишите свои ожидания или планируемый курс действий. Это подходящее место для упоминания о том, что получатель может связаться с вами с вопросами или проблемами.Обязательно поблагодарите получателя за внимание к письму или делу.

Закрытие:

Как и приветствие, завершение делового письма является показателем уважения, которое должно отражать формальность ваших отношений.

  • Официальное закрытие: Закрытие, такое как «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением» и «Сердечно», подходят для всех видов деловой переписки.
  • Неофициальное закрытие: Менее формальное закрытие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» и «Всего наилучшего», по-прежнему профессионально, но лучше всего подходит для писем людям с с которыми вы поддерживаете постоянные дружеские деловые отношения.

Используйте запятую после закрытия, независимо от того, что вы выберете. По левому краю выравнивание закрытия.

Подпись:

Оставьте около четырех строк текста пустыми, чтобы у вас было место для подписи. Используйте синие или черные чернила, чтобы получить чистый профессиональный вид.

Имя и контактная информация отправителя:

Введите свое имя, затем добавьте заголовок в следующую строку. Пропустите строку, затем введите свой номер телефона. В следующей строке введите свой адрес электронной почты. Например:

Терри Браун
Вице-президент ABC, Inc.

223-555-1212
[email protected]
Эту информацию следует оставить по ширине.

Корпуса (если есть):

Если вы планируете приложить что-либо к своему деловому письму, введите слово «Приложения», затем двоеточие и сделайте пометку, в которой получателю будет указано, что еще искать в конверте. Например:

Корпуса (2): брошюра, флаер
Корпуса: две брошюры

Эта информация должна быть выровнена по левому краю и размещена на несколько строк ниже вашей контактной информации.

.

Как написать отличное деловое письмо на английском языке

Сколько деловых писем вы пишете за день?

Много? Если да, то вы не одиноки.

Электронная почта невероятно важна в деловом мире.

92% участников исследования 2013 года считали электронную почту ценным инструментом для работы с другими людьми.

Но 64% ​​людей также обнаружили, что электронная почта может вызвать случайное замешательство или гнев на рабочем месте.

Боже мой! Как сделать так, чтобы ваши электронные письма не поняли неправильно?

Может быть, что еще более важно, как сделать так, чтобы ваши электронные письма были прочитаны?

Верно.Я сказал: «Прочтите».

В наши дни простое нажатие кнопки «отправить» не означает, что ваше письмо будет прочитано сразу.

Чтобы вас заметили, нужно знать, как привлечь внимание людей.

Чтобы использовать электронную почту для хорошего общения, вам нужно писать хорошие электронные письма.

К счастью, написать хорошее электронное письмо несложно. Это может быть даже намного проще, чем вы думаете.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)


Правила написания хорошего электронного письма

«Это было потрясающее письмо».

Кто бы не хотел это слышать? Что ж, можно! Все, что вам нужно сделать, это следовать этим простым правилам.

Правило № 1: Будьте ясны

У вас уже есть знания, чтобы начать писать четкие электронные письма сегодня. Все, что для этого нужно, - это использовать следующее:

  • Короткие предложения
  • Простой язык
  • Правильная грамматика

Правило № 2: Сделайте это кратко

Сколько стоит отправить два письма вместо одного? Ничего такого.

Итак, зачем писать о нескольких темах в одном письме? Делайте электронные письма краткими, сосредотачиваясь только на одной теме.

Объясните основную причину написания первого абзаца. Будьте конкретны в том, чего вы хотите.

Кара Блэкберн, преподаватель школы менеджмента Слоуна Массачусетского технологического института, так сказала о написании электронной почты: «Начните с того, что спросите себя, что вы хотите, чтобы человек сделал в результате этого письма».

Просто задайте этот вопрос, чтобы сосредоточить внимание на электронной почте.

Правило № 3: пишите сильную тему сообщения

Восемьдесят.

Это примерно то, сколько электронных писем получают деловые люди в день, по данным Radicati Group.

Представьте, что ваша электронная почта находится в длинном списке других писем.

Не нужно даже думать об этом. Просто посмотрите на свой почтовый ящик.

Почему вы хотите открыть электронную почту? Может быть, имя человека, отправившего его. Но если вы похожи на большинство людей, вы откроете электронное письмо с четкой темой.

Ваша тема похожа на заголовок в газете. Тема письма должна привлекать внимание и заставлять кого-то читать ваше письмо.

Вы можете писать сильные заголовки, используя метод «4 U’s» , который преподают тренеры American Writers & Artists.

Четыре единицы написания заголовков:

  • Уникальный
  • Срочно
  • Полезный
  • Ультра-специфичный (очень специфичный)

Строки темы вашего электронного письма обязательно должны быть полезными и сверхспецифическими .

Применяйте два других U только тогда, когда это имеет смысл.

Например, если вы попытаетесь сделать каждое отправляемое электронное письмо срочным, то ни одно из них не будет действительно срочным. Кроме того, если слишком уникален для , ваша электронная почта может выглядеть как спам. Ой! Мы не хотим, чтобы это произошло.

Правило № 4: Будьте вежливы

Вы бы использовали восклицательные знаки и заглавные буквы в официальном письме? Я так не думаю. Но некоторые люди думают, что в электронных письмах можно быть чрезмерно эмоциональным.Это не.

Успокойся. Читателям слишком большое количество восклицательных знаков будет казаться криком. То же самое и со словами, написанными заглавными буквами.

Держите электронную почту вежливой и формальной. Помните, что ваши электронные письма могут быть адресованы не только тому человеку, которому вы их отправляете. Кто-то может нажать «вперед».

Правило № 5: Создайте правильный тон

Хорошее электронное письмо должно быть четким и кратким, но не кратким (грубо кратким). Используйте длину предложения, пунктуацию и вежливый язык, чтобы создать правильный тон.

Вам также необходимо использовать правильный язык для каждой части электронного письма.

Деловая электронная почта похожа на письма. У них есть формат. Это включает:

  • Приветствие (слово или фраза, например «Джентльмены», «Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа» или «Кого это может касаться», которое используется в начале письма)
  • Вступительное предложение
  • Окончание
  • Завершение

Язык, который вы используете в каждой части, добавляет ясности и тональности письма.

Приветствие:

Приветствие, которое вы выбираете, меняется в зависимости от того, кто ваша аудитория.Это помогает задать тон вашей электронной почты. Вы бы использовали «Привет» в приветствии официального электронного письма ? Точно нет. Вместо этого вы должны начать с «Уважаемый» и имени человека, которому вы пишете.
Например:

  • «Уважаемый сэр или мадам» (если вы не знаете имя человека, читающего электронное письмо)
  • «Уважаемый мистер Смит»
  • «Дорогой Джим» (более неформально)

Сохраните «Привет», «Привет» и «Привет» , если вы хотите создать неформальный тон.

Что вы пишете, когда ваше электронное письмо отправляется группе людей? Некоторые общие приветствия для групп:

  • «Дорогие все» (более формально)
  • «Привет всем» (более неформально)

Вступительное слово:

Начальное предложение - ключ к написанию четкого электронного письма. Хорошее вступительное предложение расскажет читателю, о чем идет речь.

Например, если вы пишете для уточнения чего-либо, вы можете начать с любого из следующих слов:

  • «Я просто пишу…»
  • «Просто (быстрое) примечание…»
  • «Просто короткое примечание для продолжения… »

Какие еще слова вы можете использовать, чтобы написать хорошее вступительное предложение? Попробуйте это, а затем укажите причину, по которой вы написали:

  • «Я (просто) пишу…»
  • «Просто (быстрое) сообщение…»
  • «Просто короткое электронное письмо…»

In бизнес, люди, как правило, пишут электронные письма на:

  • Уточните что-то
  • Подтвердите что-нибудь
  • Что-то уточните
  • Сообщите кому-нибудь о чем-то
  • Ответьте на вопрос
  • Задайте вопрос
  • Поблагодарите кого-то за что-то
  • Обновить кто-то

Скорее всего, причина для вашего письма - одно из вышеперечисленных.

Прикрепленные файлы:

Если вы прикрепили файл к своему электронному письму, обязательно сообщите человеку, которому вы пишете, что вы прикрепили его. Чем конкретнее вы будете, тем лучше. Конкретность добавляет ясности электронному письму. Вот пример:

«Я отправляю вам расписание на эту неделю в виде приложения».

Вы также можете начать свое предложение с:

  • «Я прикрепил…»
  • «Прилагаю…»
  • «Я прикрепляю…»

Окончание:

При завершении письма спросите себя, что вы хотите от читателя.

Если вы хотите, чтобы они ответили вам, вы можете написать:

  • «Я с нетерпением жду вашего ответа». (формально)
  • «Жду ответа». (менее формально)
  • «Жду вашего ответа». (формально)
  • «Надеюсь на скорое известие». (неофициально)

Если вы хотите, чтобы они связались с вами, если им потребуется дополнительная информация, вы можете написать:

  • «Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам понадобится помощь». (официально)
  • «Дайте мне знать, если вам что-нибудь понадобится.»(Неофициально)

Если вы не хотите, чтобы они что-либо делали:

  • « Спасибо за вашу помощь ».
  • «Хорошего дня / выходных».

Закрытие:

Как и ваше приветствие, ваше завершение будет зависеть от того, насколько хорошо вы знаете читателя. Обычно закрытие включает:

  • «С уважением» (формально)
  • «С уважением / наилучшими / теплыми пожеланиями» (менее формально)

Вы могли получать электронные письма с закрытием, например:

  • «Всего наилучшего»
  • «Лучшее»
  • «До встречи (скоро)»
  • «Береги себя»
  • «Пока (пока)»

Эти закрытия помогают установить более тесные отношения, когда вы уже знаете своего читателя.

Ниже вы найдете руководство, которое включает некоторые конкретные языки, на которых можно писать электронные письма. Чтобы узнать больше, посмотрите видео «Написание делового электронного письма» на FluentU.

FluentU берет реальных видео на английском языке - например, трейлеров к фильмам, обучающих видео, интервью и клипов - и превращает их в индивидуальных языковых уроков . Это отличный ресурс для поиска конкретных тем, например написания электронной почты, и изучения того, как о них говорят носители английского языка.

Вы найдете сотни видео в разделе «Бизнес» английской библиотеки FluentU, и мы постоянно добавляем новые.

У вас проблемы с английским во время деловых видеозвонков?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе ... вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь? Это называется UpEnglish.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру - начните с UpEnglish сегодня.

Языковое руководство для определенных тем электронной почты

Деловые электронные письма обычно имеют дело с одной из двух тем:

  • Предоставление информации
  • Запрашивание информации

В рамках этих двух тем возникают более конкретные ситуации, которые могут возникнуть. и снова. Вот несколько советов и примеров языков, которые вы можете использовать в некоторых из наиболее распространенных ситуаций.

1. Ответ на запрос

Если вы пишете, чтобы ответить на запрос (запрос информации), вам нужно использовать первое предложение, чтобы ваш читатель знал, что вы делаете.
Вы также захотите создать доброжелательность (дружеские и добрые отношения) с этим человеком, который может быть вашим клиентом или покупателем. В этом вам помогут следующие предложения:

  • «Спасибо за проявленный интерес».
  • «Спасибо за выбор…»

В этой ситуации вы, вероятно, отправите какой-либо тип вложения для предоставления информации.Вы можете использовать этот язык для отправки вложений и добавить в него:

  • «Мы надеемся, что вас это удовлетворит».
  • «Мы надеемся, что вы довольны этим».

Вот пример того, как вы могли бы ответить на запрос о стоимости установки окон в доме:

«Я пишу, чтобы ответить на ваш запрос о стоимости установки окон в вашем доме (вводное предложение). Пожалуйста, найдите наш прайс-лист в приложении (прикрепленный файл). Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам понадобится помощь.Благодарим вас за интерес к Acme Enterprises (создание доброй воли / дружеский финал) ».

2. Информирование кого-то о чем-то

Хотя то, о чем вы хотите сообщить читателю, будет изменяться от электронного письма к электронному, определенные ключевые фразы могут помочь вам ясно донести ваше сообщение.
Вот несколько начальных фраз, которые вы можете использовать:

  • «Я хочу сообщить вам о…»
  • «Я пишу, чтобы рассказать вам о…»
  • «Просто примечание, чтобы сказать…»
  • «Просто чтобы сообщить вам…»

В зависимости от ваших отношений с читателем вы можете проявить немного больше творчества.Если у вас более неформальные отношения и вы хорошо знаете друг друга, вы можете попробовать использовать такие фразы:

  • «Вот подробности о…»
  • «К вашему сведению: это для того, чтобы вы знали…» ( FYI означает « F или Y наша информация I »)

В конце письма вы можете добавить:

«Надеюсь, это поможет».

Вы также можете предложить предоставить дополнительную информацию, если это необходимо:

  • «Сообщите мне / нам, если вам еще что-нибудь понадобится.
  • «Дайте мне знать, если я могу вам чем-то помочь».

3. Подтверждение договоренностей

Письмо для подтверждения договоренностей? Сообщите своим читателям об этом во вступительном предложении:

  • «Я хочу подтвердить…»
  • «Просто пишу для подтверждения…»

Или вы можете задать более неформальный тон, написав:

«Вторник хорош для меня». (Особенно, если они уже предложили вторник.)

Хороший способ закончить - написать:

«С нетерпением жду встречи / встречи…»

4.Изменение договоренностей

О нет! Вы договорились, и теперь вам нужно их изменить. Как вежливо сообщить об этом?
Любое из этих предложений и фраз должно работать:

  • «Извините, но я не могу сделать / сделать вторник…»
  • «Это для того, чтобы вы знали, что мне пришлось отложить / отложить…»
  • «Я пишу, чтобы отменить / отменить…»
  • «Боюсь, я не смогу составить / организовать среду. А как насчет пятницы?

Вам не нужно вдаваться в подробности, почему вам нужно изменить договоренности.Смысл вашего электронного письма - просто изменить договоренности. Сделайте это ясно и кратко.

5. Ответ на предыдущее электронное письмо

Когда вы обращаетесь по электронной почте к незнакомому человеку, а он отвечает ему, вежливо следует поблагодарить его за потраченное время. Вот как вы можете это сделать:

«Спасибо / спасибо за ваше письмо…»

Если кто-то отправил вам электронное письмо, и вы ответите, вы можете использовать одну из этих фраз в начале:

  • «В ответ на вашу электронную почту, вот… »
  • « Re: ваша электронная почта, я… ​​»

Что еще может быть в вашем ответе? Что ж, возможно, вам придется отправить вложения.Если да, то вы найдете предложение «Вы найдете ___ прикрепленным», ценным.
Однако бывают случаи, когда у вас может не быть всей необходимой информации. Затем вам, возможно, придется пообещать ответить отправителю, написав:

«Я свяжусь с вами как можно скорее». ( ASAP означает « A s S oon A s P возможно».)

6. Давать хорошие новости

Кто не хочет слышать хорошие новости? Сразу же задайте тон своему электронному письму, сообщив читателю, что вы пишете хорошие новости.Слова «доволен», «доволен» и «доволен» работают хорошо. Включите их в такие предложения:

  • «Я / Мы рады сообщить вам…»
  • «Я рад сообщить вам…»
  • «Вы будете счастливы / рады услышать это…»

7. Сообщение плохих новостей

Определенные слова сообщают людям о приближении плохих новостей. Я говорю о таких словах, как «сожалею», «извините», «боюсь» и «к сожалению».

К сожалению (вы видите, я только что использовал один), вам время от времени придется сообщать плохие новости о проблемах бизнеса.Вот несколько открытий предложений, которые можно написать, чтобы сообщить плохие новости как можно лучше:

  • «Мы с сожалением сообщаем вам…»
  • «Мне очень жаль, но…»
  • «Боюсь, что…»
  • «К сожалению…»

8. Жалоба

Жалоба может быть жесткой. Но легче получить то, что вы хотите, если вы будете жаловаться так, чтобы не оскорбить читателя. Чтобы сделать это по электронной почте, позвоните и не будьте слишком эмоциональны, , и , чтобы ваша жалоба была ясной и конкретной .

Следующие фразы могут помочь вам начать работу:

  • «Я пишу, чтобы пожаловаться (на…)»
  • «Я был разочарован, когда нашел / услышал…»
  • «Боюсь, что…»
  • «К сожалению…»

9. Запросы

Как вы можете попросить кого-нибудь предоставить вам информацию? Начните с вежливости и просите то, что вы хотите.

  • «Я заинтересован в получении / выяснении…»
  • «Я хотел бы получить…»
  • «Я был бы признателен, если бы…»
  • «Могли бы / вы, пожалуйста, прислать мне…?»

Вы уверены, что человек, которому вы пишете, может вам помочь? Не волнуйтесь, если нет.Просто спросите, написав:

  • «Не могли бы вы (помочь)…?»
  • «Вы можете помочь?»

Если вам нужен быстрый ответ, не думайте, что человек, которому вы пишете, понимает это. Сообщите им об этом, написав:

«Буду признателен за ответ как можно скорее».

10. Запрос действия

Бывают случаи, когда вы хотите, чтобы кто-то что-то сделал для вас. Вот полезные фразы, которые вы можете использовать для отправки запроса:

  • «Не могли бы вы прислать мне ___ до пятницы, пожалуйста?»
  • «Пожалуйста, свяжитесь с нами.
  • «Держите меня в курсе».

Обратите внимание, что слово «пожалуйста» может помешать вашему запросу звучать как приказ.

Общие сокращения, используемые в электронных письмах

Вы когда-нибудь видели в электронных письмах «ASAP» «BTW», или «FYI» ? Наверное, да. Это аббревиатуры, то есть они состоят из первых букв фраз или слов. Часто они состоят из первых букв слов в определенной фразе. Мы уже рассмотрели пару из них, но вот краткий обзор:

  • ASAP : A s S или A s P возможно
  • BTW : B y T he W ay
  • FYI : F или Y наша информация I

Окончательный контрольный список для электронной почты

Вы следовали правилам и использовали руководство по языку.А теперь пора проверить, хорошее ли вы написали электронное письмо. Используйте этот список, чтобы проверить его перед отправкой:

  • Объясняет ли ваша тема письма, что содержится в письме?
  • Ваше письмо начинается с приветствия?
  • Вы объяснили, почему пишете в первом предложении?
  • Вы писали короткие абзацы, которые разнесены друг на друга и легко читаются?
  • Вы упомянули свои вложения?
  • Есть ли у вас четкие указания?
  • Ваше письмо заканчивается простым закрытием?

Вы на все ответили «да»?

Тогда поздравляю!

Вы написали хорошее письмо.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)


И еще кое-что…

Хотите, чтобы ваши электронные письма и презентации звучали как носитель английского? Тогда вам понравится FluentU. FluentU берет реальные видео - например, вдохновляющие выступления, трейлеры к фильмам, новости и многое другое - и превращает их в персонализированные и увлекательные уроки изучения английского языка.

Это огромная коллекция аутентичных английских видео, которые люди в англоязычном мире на самом деле смотрят регулярно.

best English apps

Более конкретно, FluentU имеет полную бизнес-категорию , заполненную подлинными бизнес-видео, охватывающими шесть языковых уровней.

Чтобы показать разнообразие видео даже внутри одной категории, на FluentU есть бизнес-видео из реального мира, включая «Знакомство с коллегами по бизнесу», «Деловые модные словечки», «Управляйте своим почтовым ящиком!» и «Что Уоррен Баффет думает о наличных деньгах.»

Дополнительным бонусом является то, что если вы захотите позже поработать над другими темами, просто используйте ту же знакомую платформу FluentU для обучения с видео из других категорий, таких как« Наука и технологии »,« Политика и общество », или смешайте их вверх с «Искусство и развлечения» или «Здоровье и образ жизни».

Каждое произносимое слово снабжено субтитрами с контекстным определением, изображением и несколькими примерами предложений.

best English apps

Все, что вам нужно сделать, это нажать или щелкнуть одно из слов в этих субтитрах, чтобы получить дополнительную информацию.Например, если вы нажмете на слово «принес», вы увидите следующее:

best English apps

Кроме того, все эти отличные видео сопровождаются интерактивными функциями и инструментами активного обучения , такими как мультимедийные карточки и веселые игры, например "заполнить бланк."

best English apps

Если вам интересно смотреть веселые, релевантные видео и активно практиковать язык в процессе, обязательно создайте учетную запись FluentU и попробуйте эту уникальную программу изучения языка!


Трейси Боуэнс - сертифицированный инструктор TEFL и приглашенный профессор Университета ДеВри в Орландо, Флорида.Она имеет степень магистра делового администрирования в Школе бизнеса Fuqua Университета Дьюка. Из ее компьютера ежедневно отправляются непрерывные электронные письма.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

.Образцы

, правильный формат и руководство по написанию

В бизнесе ожидается написание сопроводительного письма.

Это показывает, что вы заботитесь. Что вам нужно это задание , а не какое-то задание .

Хорошо составленное сопроводительное письмо для бизнеса может произвести хорошее первое впечатление. Проявите внимание к деталям и знание делового этикета.

Это может иметь большое значение между тем, кто проводит собеседование, и кого «поблагодарили за подачу заявки».”

Итак, у вас должно быть идеальное сопроводительное письмо для бизнеса. И вы пришли в нужное место, чтобы научиться его писать.

В этом руководстве будут представлены образцы вам сопроводительных писем для административных сотрудников, , а также должности по развитию бизнеса, а также лучшие советы о том, как составить официальное сопроводительное письмо для бизнеса. шаг.

Хотите быстро написать сопроводительное письмо? Воспользуйтесь нашим конструктором сопроводительных писем.Выберите из 20+ профессиональных шаблонов сопроводительных писем , которые подходят вашему резюме. Смотрите практические примеры и получайте советы экспертов по ходу дела.

Образец сопроводительного письма и соответствующее резюме, составленное с помощью нашего конструктора - Посмотрите другие шаблоны сопроводительных писем и создайте свое сопроводительное письмо здесь .

Один из наших пользователей, Nikos, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety.Мое резюме теперь составляет на одной странице , а не на трех . То же самое.

Создайте свое резюме прямо сейчас

Независимо от того, насколько велико ваше сопроводительное письмо, без идеального резюме оно ни к чему не приведет. См. Наше руководство по написанию бизнес-резюме здесь: Бизнес-резюме: образцы и руководство по составлению.

Учитывая аналогичные позиции? См. Другие примеры сопроводительных писем для вакансий в вашей отрасли:

Хотите подробнее изучить ваши варианты? Смотрите нашу полную подборку примеров сопроводительных писем для каждой карьеры: Лучшие примеры сопроводительных писем.

Итак, приступим.

Образец сопроводительного письма для бизнеса - помощник администратора

Аманда Хесс

Помощник администратора / помощник руководителя
55 Southfield Road
Anytown, NJ 07021
551-963-4824
[email protected]
linkedin.com/in/amandahess33

Anytown, 30.01.2019

Г-н Фрэнсис Йорк
Глава отдела кадров
XYZ Inc.
3015 Park Drive
New York City, NY 10923

Уважаемый Фрэнсис,

Как давний последователь деловой активности XYZ, я был взволнован, обнаружив вакансию на должность помощника руководителя в вашей организации.В моей нынешней роли помощника по административным вопросам в ABC я ежегодно экономлю более 1 миллиона долларов, создавая новую систему обработки вызовов, чтобы устранить недопонимание клиентов. Я уверен, что мой опыт поможет решить предстоящие задачи XYZ.

Я знаю, что ключевым проектом для этой роли в предстоящих кварталах будет оптимизация организации командировок и внедрение решений, позволяющих сэкономить время. Во время работы в ABC я сотрудничал с другими помощниками администратора, чтобы внедрить процесс управления командировками на основе Agile framework.Мы сократили расходы на поездки на 28%. Позже я использовал ту же систему, чтобы улучшить планирование - это сэкономило ABC в среднем 6 часов в неделю для четырех руководителей.

Известный в отрасли акцент XYZ на развитие сотрудников - вот почему я так взволнован этим открытием. Мне бы очень понравилась возможность продолжить свой профессиональный рост, переводя приобретенные мной навыки в повышение всех основных KPI для XYZ.

Можем ли мы назначить звонок на следующую неделю, чтобы обсудить сокращение затрат и оптимизацию процессов для XYZ?

С уважением,
Аманда Хесс

551-963-4824
Аманда[email protected]

Ищете должность C-level в сфере развития бизнеса?

Большинство таких объявлений о вакансиях не рекламируются. Люди получают их через сетевые мероприятия и внутренние рекомендации. Но знаете что?

Сопроводительное письмо о развитии бизнеса по-прежнему приветствуется. Вы можете (и должны!) Использовать название в своем открытии.

См. Пример этого бизнес-сопроводительного письма для справки:

Образец сопроводительного письма по развитию бизнеса

Шона Индиано

Менеджер по развитию бизнеса

55 Anyroad
Anytown, NJ 07000
512-1625-6712

[email protected]
linkedin.com/in/shonaindiano

Anytown, 30.01.2019

Г-жа Дженнифер Адамс
Генеральный директор
Acme Inc.
Madison Drive
New York City, NY 10001

Уважаемая Дженнифер,

Марк Колни предложил мне подать заявку на эту должность, потому что он знает:

1. Я создал и управлял 7 самостоятельными командами менеджеров по продуктам и продажам в 4 странах, каждая из которых принесла более 280 000 долларов дохода в течение первого года.

2.Вы ищете менеджера по развитию бизнеса, способного развивать значимые, долгосрочные отношения с новыми и существующими клиентами, что демонстрирует мое резюме.

Поскольку одна из ваших ближайших задач будет заключаться в переработке инструментов CRM, вам может быть интересно узнать, что в моем нынешнем положении я переработал систему CRM, что привело к увеличению новых продаж на 41%. Я уверен, что смогу повторить эти результаты как ваш новый менеджер по развитию бизнеса.

Сообщите мне, сможем ли мы назначить встречу для обсуждения решений для резкого увеличения рентабельности инвестиций Acme в ближайшие месяцы.

Спасибо за ваше время, я с нетерпением жду вашего ответа.

Shona Indiano

512-1625-6712

[email protected]

Итак, вы видели два потрясающих примера сопроводительного письма для деловых позиций. Читайте дальше, чтобы узнать, как написать свой. Но помните -

Шаблон бизнес-сопроводительного письма

Вот как написать бизнес-сопроводительное письмо для заявления о приеме на работу:

1.Используйте соответствующий формат делового сопроводительного письма.

  • Установите поля в один дюйм со всех сторон.
  • Выберите одинарный или 1,15 межстрочный интервал.
  • Используйте элегантный шрифт размером от 11 до 12 пунктов.

Подробнее: Единственный правильный формат сопроводительного письма

2. Создайте профессиональный заголовок сопроводительного письма

  • В верхнем левом углу укажите свое имя и контактную информацию.
  • Список: номер телефона, адрес электронной почты, LinkedIn (при желании можно добавить другие идентификаторы социальных сетей, например Twitter).
  • Укажите внизу город и дату.
  • Затем укажите данные адресата.

Не можете найти имя менеджера по найму? Посетите веб-сайт компании, поищите в LinkedIn. Если все не удается, позвоните на ресепшен и спросите.

Подробнее: Как получить Адрес Сопроводительное письмо

3.Начните с личного приветствия и убедительного первого абзаца

  • Начните с профессионального приветствия в сопроводительном письме и обратитесь к потенциальному работодателю по имени.
  • Укажите, на какую должность вы претендуете.
  • Выделите свои самые важные профессиональные достижения.

Подробнее: Как правильно начать сопроводительное письмо

4. Покажите, что вы идеальный кандидат

  • Обратитесь к описанию должности и расскажите, как ваш соответствующий опыт может помочь решить их проблемы.
  • Назовите еще несколько побед, которыми вы гордитесь.
  • По возможности оценивайте свои достижения количественно: цифры появляются!

Также убедитесь, что сопроводительное письмо не слишком длинное: Идеальная длина сопроводительного письма в 2019 году

5. Объясните, почему вы хотите в

  • Drop комплимент или два.
  • Дайте им понять, что вы хотите именно этой работы больше, чем любой другой.
  • Таким образом, они будут думать, что вы хотите остаться дольше.

6. Сделайте предложение и включите призыв к действию

  • Попросите о звонке или встрече и предложите время.
  • Подтвердите свою ценность - сделайте предложение помочь с их KPI.

Подробнее: Лучшие примеры завершения сопроводительного письма

7. Завершите профессиональным подписанием

  • Спойте своим полным именем.
  • Включите цифровую копию вашей собственноручной подписи под подписями.
  • Добавьте приложение к сопроводительному письму (если применимо).
  • Добавьте свои основные контактные данные в нижний колонтитул.

Отправив сопроводительное письмо, не сидите и ждите. Не забудьте следить за вашим заявлением о приеме на работу. Вот как: Последующие действия по заявлению о приеме на работу: примеры, задачи и Что нельзя делать

Как вы уже знаете, отличное сопроводительное письмо может действительно изменить правила игры, но иметь выстрел в работу своей мечты, вам все равно нужно написать идеальное резюме.

Создавая резюме в нашем конструкторе, перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал. Проверка орфографии? Чек . Начните создавать свое резюме здесь .

Когда вы закончите, конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и скажет , ровно , как сделать его лучше.


Спасибо за чтение! Теперь я хотел бы получить известие от вас. Что вы думаете о примерах наших деловых сопроводительных писем? Каковы ваши лучшие советы по написанию выдающегося делового сопроводительного письма? Напишите мне в комментариях.Давайте поговорим !

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ