Как правильно пишется докладная записка образец: Докладная записка: образец 2020 и 2021

Как правильно пишется докладная записка образец: Докладная записка: образец 2020 и 2021

Содержание

Как пишется докладная записка образец?

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме.

Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т. д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.
  2. Гусева, Т. А. Государственная регистрация юридических лиц (+ CD-ROM) / Т.А. Гусева, А.В. Чуряев. — М.: Деловой двор, 2008. — 232 c.
  3. Королев, А. Н. Комментарий к Федеральному закону от 26 декабря 2008 года №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» / А.Н. Королев, О.В. Плешакова. — М.: Деловой двор, 2009. — 160 c.

Как пишется докладная записка образец?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Позвольте представиться на нашем сайте. Я Сергей Кузнецов. В настоящее время я уже более 5 лет являюсь юрисконсультом. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу помочь всем посетителям сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю необходимую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Докладная записка 2021: образец и пример написания

Докладная записка — это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

Как пишется докладная записка на сотрудника: образец

Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:

Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

  1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
  2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
  3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
  4. Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
  5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
  6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
  7. Внизу слева ставится дата написания документа.
  8. Внизу справа — подпись.

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

Докладная: пример написания

Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

Докладная записка: пример


Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

докладная записка.

Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л. Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

Дата

Подпись


Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении

Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту

Об авторе статьи
Александр Борисович Букашка
Разрешите представиться: Букашка, Александр Борисович.
Коренной петербуржец.
Умею отстаивать свои права и разбираться в документообороте.
Последние публикации автора
comments powered by HyperComments

Образец докладной записки. Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец :: BusinessMan.

ru

Практически у каждого работника должен быть под рукой образец докладной записки. Это очень важный документ внутренней коммуникации, без которого невозможно нормальное функционирование большинства крупных учреждений.

Определение докладной записки

Докладной запиской называется документ, который предназначен для передачи информации по служебной вертикали снизу вверх. Он призван информировать непосредственного начальника о фактах и происшествиях, которые случаются в процессе выполнения работы.

Кроме информирования в докладной работник, ее составивший, предлагает меры, которые необходимо применить, проанализировав ситуацию.

Практически каждый руководитель отдела знает, как пишется служебная записка. Образец ее всегда находится на рабочем столе. Докладная имеет практически такую же структуру, но немного другую направленность.

Служебные записки направляются по горизонтали, от руководителя руководителю одного уровня. Докладные же пишутся от подчиненного к непосредственному руководителю по вертикали.

Тематика записок

Поводом для написания докладной записки может стать любое происшествие на предприятии. В наши дни, к примеру, образец докладной записки о хамстве сотрудника встречается не так часто, но еще лет 30-35 назад это было повсеместное явление.

Сегодня чаще встречаются докладные о невыполнении должностных обязанностей, об опоздании. Могут они составляться и для озвучивания просьбы конкретного работника или всего коллектива подразделения.

Также работники пишут докладные, информирующие о выполнении поручений, полученных от вышестоящего начальства, особенно если таковые были даны в письменной форме.

Производственные происшествия, непредвиденные ситуации или запланированные акции тоже регулярно становятся информационным поводом для того, чтобы написать докладную. Поэтому тематика этого документа довольно обширна и может охватывать абсолютно все моменты производственного процесса, о которых стоит доложить вышестоящему начальству.

Направленность докладной

На каждом предприятии знают, что докладные записки бывают двух видов: внутренние и внешние. Чаще используются внутренние. Они не выходят за пределы одного структурного подразделения и направляются от работника к непосредственному начальнику. Написать ее может каждый, у кого есть такая необходимость. Примером этому может служить докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец которой есть в каждом отделе кадров.

Внешняя докладная выходит за пределы структурного подразделения и направляется от имени его начальника к своему вышестоящему руководителю. Если внутреннюю можно составить на обычном листе формата А4, то внешняя направляется только на фирменном бланке и заверяется печатью, если таковая имеется в подразделении. Но оба этих вида должны составляться строго по ГОСТу, иначе их нельзя приложить к общей документации предприятия.

Реквизиты

Согласно ГОСТу каждый образец докладной записки должен содержать определенные реквизиты, без которых документ перестает быть таковым.

Начинается докладная с реквизитов, указывающих на наименование предприятия или его структурного подразделения. Далее, так же как и в заявлении, идет шапка с указанием адресата и автора записки. При этом очень важно указывать полное название их должностей. С новой строки пишется название документа и сразу же под ним - его заглавие, которое начинается со слов «Касательно…» или «О…». Это сразу готовит читателя к тому, какого рода информация представлена в теле документа. Основная часть состоит из двух условных разделов. В первом излагается вся суть происшествия, а во втором даются рекомендации или составляется прошение о принятии мер по изложенному поводу. Закрывается докладная датой и подписью составителя с ее расшифровкой.

Лица, имеющие право составлять докладные

Каждый на предприятии должен знать, как правильно написать докладную на работника или по факту инцидента. От этого зависит, будет ли она правомерной и не выйдут ли все последующие действия за рамки закона.

Составить документ такого рода может каждый, кому выпадет подобная необходимость. Сотрудники самого низкого звена чаще подают информативные записки о ходе выполнения поручений, командировок и проверок. Реже они составляют докладные на своих коллег о невыполнении ими работы.

А вот руководители подразделений чаще следят за трудовой дисциплиной. Ее нарушение становится поводом для финансовых взысканий. Но для их назначения необходимо предоставить веские аргументы.

Как правило, вместе с докладной запиской руководителю подается и объяснительная, в которой указываются уважительные или не очень причины случившегося инцидента. На основании этих двух документов составляется соответствующий приказ по предприятию.

Доказательства обоснованности штрафных санкций

В каждом отделе кадров, в любой бухгалтерии есть образец докладной записки. Этот документ служит весомым подтверждением тому, что те или иные действия были произведены обоснованно.

На государственных предприятиях часто случаются проверки службами разных инстанций. Все они призваны подтвердить правомерность денежного оборота бюджетных средств. Безосновательное начисление премии или удержание из заработной платы – это серьезное нарушение, влекущее за собой штрафные санкции.

Но наличие докладной записки, по факту которой были предприняты законные действия, служит серьезным обоснованием тому или иному факту. Докладная записка может быть аргументом даже в судебном разбирательстве, если она составлена по форме и завизирована адресатом, получившим и ознакомившимся с ее содержанием.

Распространенность докладных записок

Так сложилось исторически, что форма докладной записки, образец которой приведен в данной статье, совершенно не прижилась в частном бизнесе. На фирмах и предприятиях, владельцами которых выступают частные лица, решать производственные вопросы больше принято в устной форме или через составление приказов. Это связано с тем, что в бизнесе значительно меньше контролирующих его внешних органов, перед которыми не нужно отчитываться в правомерности тех или иных поступков. Но и здесь есть место докладным, которые касаются финансового оборота, поскольку контроль со стороны налоговых органов все равно присутствует.

В государственных же учреждениях докладные записки – это распространенное явление. Они позволяют перестраховаться каждому подчиненному, передающему вместе с документом и ответственность за решение проблемы своему непосредственному начальнику.

Пример докладной записки на сотрудника

Самая простая докладная составляется по факту невыполнения должностных обязанностей или нарушения трудовой дисциплины работником.

Начинаем документ с наименования подразделения: «Информационный отдел Института аграрных исследований». Далее пишем шапку: «Начальнику информационного отдела Иванову И. И. от программиста третьего разряда Петрова П. П.».

В теле докладной излагаем суть записки: «Довожу до вашего сведения, что младший программист Сидоров Иван Иванович 02.06.2011 пришел на работу с опозданием в 2 часа и в состоянии сильного алкогольного опьянения. Уважительных причин и их доказательства нарушитель не предоставил, а на просьбу среагировал открытым хамством в мой адрес. Ввиду регулярности подобных нарушений трудовой дисциплины предлагаю принять соответствующие меры наказания с вынесением выговора и удержанием из заработной платы штрафа, равного оплате его труда за 2 часа, во время которых Сидорова И. И. не было на работе».

Закрывается докладная датой и подписью с расшифровкой.

Рекомендации по составлению

Если внимательно изучить каждый образец докладной, станет заметно, что все они выдержаны в строгом официально-деловом стиле. Нет смысла отступать от него и вдаваться в подробности с их описанием разговорным стилем. Чем четче и лаконичнее текст, тем он ближе к настоящей докладной.

Обязательно стоит проанализировать описанный инцидент и дать свои рекомендации по этому поводу. Это не означает, что так и будет. Руководитель вправе сам решать, какие санкции предпринять, но чаще он соглашается с предложениями составителя докладной, поскольку у него нет времени вникать во все подробности.

Помните, докладная записка – это полноценный юридический документ, за достоверность которого вы ручаетесь собственной подписью.

Как написать докладную записку на сотрудника образец. Как правильно пишется докладная записка на сотрудника: образец и нюансы составления

Один из самых распространенных документов в любой организации частного или государственного типа, это докладная, поэтому логично более подробнее рассмотреть, что такое докладная записка (текст докладной, образец, бланк). Итак, приступим. Докладная записка – это образец документа справочно-информационного вида, широко применяемого, как в производственных и трудовых отношениях, так и в делопроизводстве. Докладная записка имеет свой код по ОКУД – 0286041. По правилу, докладная направляется от лица подотчетного к начальнику, снизу-вверх, то есть олицетворяет в служебной иерархии обратную связь.

Форма и виды докладных записок

Существуют внешние и внутренние докладные. Внешние составляются только на корпоративных бланках с реквизитами (или при наличии фирменной печати). Внутренние докладные пишутся на простом листке бумаги.

Текст докладной записки начинается с указания ФИО и должности адресата, лишь в дательном падеже. К примеру, Исполнительному директору ОАО «Стройматериалы» Соколову Алексею Ивановичу, потом ставиться дата написания и исходящий №. Затем следует наименование: «Докладная записка», после этого смысловой текст – тело.

Текст докладной записки

Докладная имеет смысловой блок, который состоит из 3х частей. Первые 2 пишутся абсолютно безотносительно, нейтрально, строго по фактам. Все рекомендации и выводы описываются в заключительной части, но без проявления любых личных эмоций, отношений и чувств. В первую очередь, докладная записка – это документ информационного характера, который обладает юридической силой. Всевозможные фельетоны и кляузы сводят ее значение к минимуму в судебном или административном разбирательстве.

Части следуют в примерном порядке и содержат следующие:

Констатирующая часть, здесь описываются все важные обстоятельства происшествия.
Аналитическая часть содержит описание последствий по продолжительности и по силе.
Рекомендательная часть – автор докладной высказывает свои домыслы и соображения, по итогу дает рекомендации, в каком направлении двигаться дальше.
Подпись, где указывается должность.

Нарушение трудовой дисциплины – образец докладной записки

Это отдельный вид докладной, так как в ней рассматривается личность человека. В следствии этого, при написании рекомендательной или аналитической части необходимо соблюдать нормы действующего законодательства. Если случай сомнительный, желательно посоветоваться с юристом, только после этого давать какие-либо умозаключения с указанием должности и ФИО юриста.

Докладная о нарушении дисциплины труда по форме отличается написанием в шапке с левой стороны название подразделения. Подобная докладная – это абсолютно внутренний документ. Чтобы контролировать ее со стороны, необходимы санкции правоохранительных органов, в противном случае, это будет не законно, так как речь ведется о личности нарушителя. В документации кадрового учета нужно лишь указать ее наличие и реквизиты – подразделение, дата, регистрационный №.

Докладная записка о прогуле

При составлении подобной докладной, нужно учитывать следующее:

Прогулом принято считать отсутствие работника на рабочем месте до 3х часов. Если хоть меньше на секунду – это считается отлучка, а не прогул. В таком случае, достаточно от работника объяснительной записки или же устных объяснений. За прогул наказание намного строже, чем за отлучку.

Перед тем, как составлять докладную записку, необходимо потребовать от трудящегося объяснений, которые будут подкреплены оправдательными документами, а в самой докладной описывается результат.

Образец докладной записки

Пример докладной о прогуле (без шапки, только тело документа):

«Охранник Лебедев Сергей Михайлович отсутствовал на положенном рабочем месте 15.10.2015 г. с 12:35 до 18:00 (до конца смены). Лебедев вышел на следующий день, и объяснил, что ему позвонил директор школы, где учиться его 13 летний сын Егор и сообщил, что он подрался с одноклассником. По словам Лебедева, беседа с сыном затянулась на 2 часа, он сильно расстроился из-за поведения сына, и пришел домой только вечером.

Если брать во внимание, что Лебедев образцовый работник, его стаж превышает 10 лет, к тому же производственный процесс из-за его отсутствия не остановился, предлагаю следующие меры:

1. Объяснения от Лебедева принять в том виде, в котором они есть.
2. Лебедева не наказывать, случившийся прогул официально не оформлять, а оформить в качестве отдыха или выходного за свой счет.
3. В обязательном порядке, провести с Лебедевым разъяснительную беседу.
4. О ситуации с Лебедевым сообщить в профком.

Начальник отдела упаковки Пирогова А.Н.

Мы можем сделать вывод, что докладная – это не обязательно карательный документ. Однако, он всегда предполагает наличие достоверных сведений, точного анализа и адекватных рекомендаций, и советов. Как именно выглядит докладная записка (текст докладной, образец, бланк), можете ознакомиться, прочитав эту статью.

При приеме на работу всем сотрудникам, вне зависимости должности, которую они будут занимать, выдается на руки экземпляр должностной инструкции. В этом документе четко обозначено, какую деятельность должен осуществлять работник. Согласие с требованиями должностной инструкции выражается подписанием трудового договора.

Жизнь такова, что ни один руководитель не застрахован от ситуации, когда подчиненный отказывается от выполнения данного ему задания. Если требования начальника правомерны, и данный вид деятельности прописан в должностной инструкции сотрудника, то за руководителем остается право уведомить вышестоящее руководство о сложившейся ситуации и потребовать применения к работнику мер дисциплинарного взыскания.

Соответственно, докладной запиской о невыполнении должностных обязанностей называют документ, назначение которого состоит в передаче информации снизу вверх по служебной вертикали. Она носит информативный характер и подготавливается начальником на своего подчиненного.

В каких случаях необходимо писать докладную записку?

Решение о целесообразности оформления докладной записки на сотрудника принимается непосредственно его руководителем, однако в каждом конкретном случае необходимо соотносить степень проступка и причины, которые спровоцировали его совершение.

Если начальник понимает, что нарушение требований должностных инструкций было умышленным, весомых аргументов в оправдание своего поведения у работника нет, то написание докладной записки представляется логичным. На ее основании к работнику могут быть применены меры дисциплинарной ответственности, например, выговор или штраф.

При неоднократном нарушении должностных инструкций, работодатель оставляет за собой право поставить вопрос об увольнении работника.

Как написать докладную записку?

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей - это внутренний документ организации и несмотря на то, что форма написания ее свободная, основные правила деловой переписки соблюдать необходимо.

Правила оформления:

  1. Оформляется на листе формата А4. Удобно пользоваться фирменным бланком организации с прописанными на нем контактными данными и реквизитами;
  2. Как и в остальных формальных документах, указывается наименование организации, должность адресата, после его фамилия, имя, отчество;
  3. Ниже пишутся данные автора, но уже без указания организации;
  4. Затем указывают наименование документа;
  5. Далее, в теле документа коротко излагается суть происшествия. В идеальной докладной должны присутствовать ссылки на конкретные пункты должностной инструкции, от выполнения которых отказывается работник;
  6. Если деяние сотрудника повлекло за собой причинение организации материального ущерба, об этом также следует упомянуть;
  7. Следующим пунктом следует указание мер, принятие которых, по мнению автора, приведет к урегулированию сложившейся ситуации;
  8. Под текстом указывается дата, записка заверяется подписью составителя;
  9. Затем документ необходимо зарегистрировать с присвоением номера;
  10. Вручение адресату происходит либо лично, либо через секретаря или корпоративную почту.

Структура докладной записки

В докладной записке обязательно должна излагаться следующая информация:

  • Данные получателя — обычно это непосредственный начальник руководителя, в подразделении которого был выявлен факт невыполнения должностных обязанностей;
  • Описание проблемы — необходимо в сжатой форме изложить основные тезисы. Когда, кем совершено нарушение. Какие конкретно пункты должностной инструкции не были выполнены.
  • Ущерб для подразделения или организации в целом . Проанализируйте какими последствиями грозит установленный факт;
  • Возможные пути решения. Предложите решение, которое поспособствует решению ситуации;
  • Заключение. Ваши данные: должность, фамилия, подпись, дата.

Образец докладной записки

Скачать образец докладной записки вы можете по следующей .


На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности .

  • информативные — содержат информацию о конкретных деталях и способах проведения работ, имеют периодический характер;
  • отчетные — несут в себе данные о проделанной работе и выполненных указаниях руководства;
  • инициативные — обычно содержат какие-то предложения и рекомендации начальству.

В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

Структура и оформление

В зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

  1. Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.
  2. Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.
  3. Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить свое достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.
  4. Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определенные требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

  1. Адресат — конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
  2. Описание причины — краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
  3. Полное описание случившегося — здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
  4. Причиненный ущерб — анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
  5. Предложения и пожелания — изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
  6. Заключительная часть — в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдается адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

Пример докладной о прогуле


Докладная записка о прогуле обычно составляется для информирования вышестоящего руководства об отсутствии какого-то сотрудника на рабочем месте. Она содержит в себе сведения о данном происшествии и просьбу привлечь нерадивого работника к ответственности, чтобы избежать в будущем проблем, связанных с его отсутствием. Образец структуры докладной о прогуле можно представить следующим образом:

  1. В шапке документа указывается должность и инициалы должностного лица, которому адресована докладная: Директору ООО «Весна» Терентьеву А. Б.
  2. Ниже по центру пишется название документа: Докладная записка.
  3. Далее следует описание цели подачи докладной и сути проблемы: «Довожу до вашего сведения, что 15 июля 2015 года сотрудник Тигров А. А. отсутствовал на своем рабочем месте по неизвестной причине. Ставлю вас в известность, что данный сотрудник не выходит на работу уже в пятый раз за последние три месяца. Прошу вас принять меры и применить к Тигрову меры дисциплинарного взыскания, так как его прогулы нарушают нормальную работу цеха и способствуют снижению производительности всего предприятия».
  4. В заключение ставится должность, фамилия и подпись составителя: Начальник цеха (подпись) Петухов В. В.

Основной особенностью докладной является то, что она всегда пишется от нижестоящего лица к вышестоящему руководству. К ней также могут быть приложены документы, связанные с изложенными в докладной обстоятельствами.

В целом в написании докладных записок нет ничего сложного, главное — соблюдать структуру, четко излагать суть проблемы и возможные пути ее решения.

Виды и примеры докладной записки: как правильно ее составить

Автор Денис Деловой На чтение 5 мин. Просмотров 592 Опубликовано

Информационная докладная записка — это документ, целью которого является побуждение вышестоящего лица принять какое-либо решение. Автор может составить докладную записку как по личному желанию, так и по указанию вышестоящего лица. Рассмотрим, как правильно писать докладную записку

Виды докладных записок

Внимание!

Скачать и заполнить бланки ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК можно онлайн. Всё, что Вам требуется, — зарегистрироваться в интернет-бухгалтерии «Моё дело», чтобы работать быстро, чётко и грамотно!

Докладные записки имеют несколько подразделений.

  1. По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
  2. Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:
  • внутренняя записка — документ, адресованный директору организации;
  • внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.

Внутренние докладные записки пишутся на обычном листе бумаги, внешние — на специальном бланке организации.

Составление докладной записки

Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

1 часть — включает в себя причины написания докладной, факты и события.

2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

Перед тем, как начинать свое дело, необходимо определиться, какой выбрать ОКВЭД.

Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, читайте о том, как это сделать легко и эффективно.

Оформление внутренней докладной записки

Для правильного оформления внутренней докладной проделайте следующие шаги.

  1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
  2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
  3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
  4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г., тот день, когда документ был составлен и подписан.
  5. Кратко напишите суть докладной записки.
  6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
  7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).

Бланк внешней докладной записки

Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:

  • название организации
  • наименование документа
  • номер документа и дата составления
  • город составления
  • адресат (должность, инициалы, фамилия)
  • заголовок к тексту (начинается словами «Касательно…», «О…»)
  • сам текст докладной записки
  • должность, фамилия, инициалы, подпись составителя

Пример докладной записки

Рассмотрим образец написания докладной записки на сотрудника на примере внутренней докладной.

Коммерческий отдел

Директору ООО «Импульс»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову А.Л.

9.07.13. №5

о командировании сотрудника отдела на фабрику косметики «Прекрасная»

В связи с расширением ассортимента товаров нашей фирмы и формированием плана рекламной компании на 2013 год прошу командировать специалиста коммерческого отдела Петрову Л.М. на фабрику косметики «Прекрасная» для ознакомления с новыми технологиями создания косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с данной организацией на срок с 10. 07.13 по 13.07.13.

Начальник отдела (подпись) Комаров И. А.

Докладная записка о прогуле (образец)

Докладная записка о прогуле служит для информирования руководителя об отсутствии работника на рабочем месте. Содержит побуждение привлечь отсутствующего к дисциплинарной ответственности.

В тексте докладной о прогуле сначала указывают сам факт отсутствия сотрудника, затем выдвигают просьбу решить эту проблему. Структура докладной остается прежней.

Главный отдел

Директору ООО «Сладкоежка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Краснову И. Ф.

Довожу до вашего сведения, что 11 сентября 2012 г сотрудник Белов З.Ю. отсутствовал на рабочем месте по неопределенной причине. Ставлю Вас в известность, что сотрудник не является на работу уже 4 раз за последние два месяца.

Прошу Вас применить к Белову В.В. меры дисциплинарного воздействия, так как его прогулы способны существенно снизить производительность нашего предприятия.

Заместитель директора (подпись) Горшков Ю. Г.

Докладная записка о нарушении дисциплины

Докладная записка на имя руководителя о нарушении дисциплины включает в себя ФИО провинившегося, вид нарушения, количество подобных проступков и возможные пути решения ситуации.

Терапевтическое отделение Главному врачу

ИЛПУ «Городская больница №5»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Веткину И.Д.

Довожу до вашего сведения, что 14 августа 2010 года, медицинская сестра терапевтического отделения Палкина Н.Н. присутствовала в больнице в состоянии алкогольного опьянения..

Прошу наложить на Палкину Н.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии с ТК РФ.

Старшая медсестра (подпись) Иванова Н.Ю.

Скачать образцы (бланки) в формате doc (Word) докладных записок можно здесь:

Онлайн консультация доктора — современный прибыльный бизнес в интернете.

Как зарабатывать на российских и зарубежных фотобанках и фотостоках — читайте в нашей статье.

Как заработать на новогодних открытках — https://bsnss.net/ideas/prazdniki/novogodnie-otkryitki-ruchnoy-rabotyi-kak-zarabotat-tvorchestvom.html

Как правильно пишется докладная записка на сотрудника образец

Трудовая дисциплина в организациях должна соблюдаться всеми работниками. Правила поведения вводятся не случайно.

 

Нарушение установленных норм может повлечь негативные последствия не только для самого нарушителя, но и для компании в целом.

 

 

Основания для написания докладной записки

 

Для начала разберёмся, что такое докладная записка. Докладная записка – это письменное обращение к руководителю, которое содержит сведения о каком-либо свершившемся или происходящем на данный момент действии, касающемся рабочего процесса предприятия.

 

Наиболее частые случаи написания докладных записок – это нарушения работниками или сторонними лицами правил и норм, обязательных для осуществления рабочего процесса в организации.

 

Обычно докладные записки пишутся в адрес руководства от руководителей служб или подразделений предприятия о фактах нарушения трудовой дисциплины работниками, за которые в соответствии с внутренними документами компании положено дисциплинарное взыскание.

 

Дисциплинарное взыскание можно наложить лишь тогда, когда у руководителя есть письменные подтверждения совершённого сотрудником организации дисциплинарно наказуемого деяния.

 

Докладная записка от непосредственного руководителя работника-нарушителя дисциплины может стать документом, дающим основание применить дисциплинарное взыскание.

 

 

Как правильно пишется докладная записка на сотрудника, образец оформления

 

Докладная записка должна писаться на основе реально установленных фактов. Некоторые виды дисциплинарных взысканий довольно суровы и перед их применением руководство может провести собственное расследование факта нарушения.

 

Поэтому нельзя при написании докладной опираться на домыслы и слухи, личные чувства. Только реально установленные факты.

 

В тексте докладной записки требуется дать краткое, но чёткое описание произошедшего, некоторые обстоятельства, которые явились причиной проступка и последствия, которые этот проступок повлёк.

 

От нарушителя установленных правил, о которых и пишется докладная записка, необходимо получить письменные объяснения случившегося. Если от письменного объяснения собственных действий нарушитель правил отказался, требуется составить соответствующий акт.

 

Объяснительная или акт об отказе от объяснения прилагаются к докладной записке при передаче её руководителю компании. 

 

Помимо нарушений установленных правил, докладными записками могут оформляться различные доклады и отчёты перед руководством о ходе ведения каких-либо работ отделом или сотрудниками предприятия.

 

Ниже расположен типовой бланк и образец докладной записки на сотрудника, вариант которого можно скачать бесплатно.

Образец докладной записки | Делопроизводство

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                                                                   О.Л. Барабанко

 

 

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                                             Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                                       Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 668 комментариев

Что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами)

Меморандум или «меморандум» - это письменное сообщение, используемое для внутренней коммуникации в бизнес-организации. Компании часто используют его для информирования сотрудников и внутренних заинтересованных сторон о политиках, процедурах, проектах, событиях и деятельности команды компании. Чтобы передать ваше сообщение профессионально, важно понимать правильный формат памятки. В этой статье мы представляем некоторые форматы заметок и примеры с советами по написанию профессиональных заметок.

Связано: Заметки: определения и примеры

Как выбрать формат памятки

Существуют различные типы памяток, такие как информационные запросы, подтверждения, периодические отчеты, предложения и памятки с результатами исследования.

Цель или цель сообщения будет различаться в зависимости от типа напоминания, которое вы пишете. Например, вы можете написать информационную записку, чтобы поделиться информацией с сотрудниками, в то время как записка с запросом должна быть более убедительной.Вы можете захотеть, чтобы памятка с результатами исследования сохраняла нейтральный тон, но отчетная памятка может включать соответствующие данные и таблицы.

Хотя все типы заметок имеют схожий формат, в теле сообщения могут быть некоторые различия. Например, вы можете написать основное сообщение в виде обычного текста или включить строки, столбцы или таблицы, если вам нужно включить набор данных.

Связано: что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами

Разделы служебной записки

В отличие от официального делового письма, служебная записка не содержит приветствия или подписи отправителя.Формат памятки обычно включает следующие разделы:

Заголовок

Раздел заголовка включает название и адрес компании, которые уже напечатаны в случае фирменного бланка. Сразу под адресным разделом или фирменным бланком слово «Меморандум» или «Меморандум» , кажется, дает понять, что сообщение передается посредством служебной записки.

Получатель

В этом разделе указаны получатели.Например, если вы пишете служебную записку всем сотрудникам отдела маркетинга, в ней должно быть написано «Кому: всем сотрудникам отдела маркетинга».

Отправитель

В этом разделе указываются имя, наименование и отдел лица, написавшего памятку. Например, «От: Т. Джонс, помощник менеджера по продажам».

Копия или дополнительные получатели

Это получатели, которым вы не обращаетесь напрямую в разделе Кому , но которым вы отправляете копию памятки для информации.

Дата

Все служебные записки обязательно должны включать дату написания служебной записки.

Строка темы

Строка темы дает получателям быстрое представление о содержании памятки. Он должен быть кратким и точным. Например, «Тема: Учебное занятие для сотрудников отдела SEO».

Тело сообщения

В этом разделе сообщение состоит из одного, двух или трех коротких абзацев. В теле сообщения сначала должна быть указана цель написания памятки, а затем переходить к сообщению.Если содержание этого раздела длинное, вы также можете включить краткое изложение сообщения. Сообщение должно заканчиваться четким призывом к действию, то есть тем, какие действия получатели должны предпринять.

Вложения (необязательно)

Для некоторых служебных записок, например, связанных с исследованиями, презентациями или результатами, могут потребоваться дополнительные данные в виде вложения для подтверждения сообщения служебной записки.

Формат служебной записки

Вот формат, который вы можете использовать для создания служебных записок:

Меморандум

Кому: [указать имя получателя]

От: [указать свое имя и должность]

Дата: [Месяц, день, год]

Тема: [Тема служебной записки]

[Памятка не требует приветствия]

Тело памятки

[Начните с прямого и краткое введение, в котором указывается причина написания памятки.]

[Предоставьте читателю краткую, но подробную информацию.]

[Закончите четким закрытием и призывом к действию.]

Связано: 7 типов деловых писем и когда их использовать

Примеры памяток

Вот пять примеров бизнес-памяток для различных сценариев:

Пример 1

* Кому: Всем сотрудникам отдела закупок *

* От: Барри Баттонвуд, помощник менеджера, персонал Обучение и развитие *

* Дата: 22 августа 2020 г. *

* Тема: Обязательное обучение работе с новым программным обеспечением *

Все вы знаете о недавнем внедрении компанией нового программного обеспечения для управления цепочками поставок.Компания инвестировала в новое приложение, чтобы улучшить взаимодействие с нашими поставщиками, улучшить отслеживание заказов и сократить задержки до минимума, чтобы сэкономить средства и повысить эффективность.

Мы проведем обучающий семинар для ознакомления сотрудников отдела с новым программным обеспечением 25 августа 2018 года. Мы надеемся, что этот тренинг позволит каждому плавно перейти на новое приложение. Все сотрудники отдела должны присутствовать на тренинге.

Пример 2

* Кому: Всем сотрудникам *

* От: Бриджит Пол, вице-президент, производственный отдел *

* Тема: Периодическое техническое обслуживание завода *

* Дата: 21 сентября 2020 г. *

Пишу, чтобы сообщить вам, что следующее периодическое заводское обслуживание начнется 27 сентября 2017 г. и продлится в течение следующих трех недель.

По мере того, как мы продолжаем создавать новые продукты и увеличивать объемы производства, мы чувствуем необходимость поддерживать наши производственные мощности в наилучших условиях, чтобы обеспечить благоприятные условия труда для наших сотрудников, соответствовать ожиданиям клиентов и достичь наших планов по доходам.

Во время периодического технического обслуживания мы будем закрывать одну фабрику каждую неделю и увеличивать количество смен на двух производственных объектах, чтобы удовлетворить наши производственные квоты. Мы предприняли соответствующие меры для выплаты сверхурочных премий и уже обсудили с руководителями отделов и руководителями групп способы поддержания эффективности и производительности персонала в период технического обслуживания.

Если у вас есть проблемы или вопросы относительно планового заводского обслуживания, пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров. Приносим извинения за неудобства, которые могут возникнуть в результате этой операции.

Спасибо за сотрудничество.

Пример 3

* Кому: Все сотрудники *

* От: Лейла Смит, генеральный директор *

* Дата: 18 февраля 2021 года *

* Тема: Повторяющееся проблемы безопасности данных *

Мне стало известно, что компания испытала серию утечек данных за последние две недели из-за недавних изменений в нашей системе безопасности межсетевого экрана.Я знаю, что некоторые из вас потеряли файлы на своих рабочих станциях, и произошла, по крайней мере, случайная утечка конфиденциальной информации компании. Мы предпринимаем шаги для решения этой проблемы, чтобы предотвратить дальнейшие нарушения безопасности данных.

Тем временем мы переходим на временную систему управления данными, пока наши инженеры и внешние консультанты не устранят проблему. Мы приветствуем комментарии и предложения о том, как решить эту проблему, чтобы мы могли вернуться к достижению результатов для наших клиентов.

Спасибо за понимание.

Пример 4

* Кому: Все сотрудники *

* От: Джейден Харди, менеджер по маркетингу *

* Дата: 12 октября 2020 года *

* Тема: Natasha's свадьба *

Я пишу, чтобы сообщить вам о свадьбе Наташи Одри, которая состоится в ближайшие две недели. Ей хотелось бы, чтобы каждый сотрудник отдела присутствовал на радостном событии.

Свадьба состоится в церкви Chapel of Light на бульваре Доусон, Чикаго, в субботу, 1 ноября 2020 г. Прием в Emerald Events Center в 14:00.

Компания предоставит коктейльный стол с сахарной ватой, напитками и закусками. Ответьте Энтони до четверга, 30 октября, и включите диетические инструкции в свой ответ.

Пример 5

* Кому: Отдел продаж Fintech *

* От: Джанет Андервуд, руководитель отдела продаж *

* Дата: 20 мая 2021 года *

* Тема: Достижение квоты продаж *

Я пишу, чтобы поздравить вас с похвальными усилиями и энергией, которые вы вложили в выполнение квоты продаж вашей команды за последний квартал.

Ваша команда продемонстрировала образцовые знания продукта, обслуживания клиентов, навыки ведения переговоров и совместной работы, которые стоит подражать другим командам и отделам компании.

Спасибо за вашу преданность делу и стремление к совершенству. Мы отправим вам бонусные чеки и благодарственные письма до конца недели.

Поздравляем с достижением!

Связано: Руководство по улучшению командной коммуникации на рабочем месте

Советы по написанию эффективных деловых заметок

Написание деловых заметок требует правильного форматирования, профессионального тона и внимания к деталям.Вот несколько советов по написанию деловой заметки:

Тема

Сделайте тему темы как можно более конкретной. Например, если вы объявляете праздник, подумайте о том, чтобы включить его имя в строку темы. Например, в строке темы служебной записки, объявляющей расписание праздников на День Благодарения, следует читать «Праздники на День Благодарения» вместо общей фразы типа «Относительно праздников».

Форматирование

Разделите заметку на параграфы, указав в первую очередь важную информацию.Вы можете использовать двойной интервал между абзацами. Не делайте отступы в абзацах. При необходимости вы можете включить в главное сообщение раздел с маркированными точками. Держите стиль минималистичным, чтобы не отвлекаться. Используйте полужирный шрифт, курсив и заглавные буквы только там, где это необходимо. Памятка не требует подписи, но вы можете добавить «От:» в заголовок.

Тон

Ваш тон зависит от цели напоминания. Поскольку заметки в основном используются для внутреннего общения, вы можете поддерживать тон в дружеском, но профессиональном тоне.Сохраняйте объективность и убедитесь, что в записке нет личной предвзятости Обратите внимание, что служебные записки часто связаны с политиками и процедурами компании и могут иметь юридическую силу.

Длина

Памятка должна быть четкой и точной. В зависимости от сообщения обычно достаточно одного или двух коротких абзацев. Однако, если вам нужно написать более длинное сообщение, сделайте заметку длиной в одну страницу.

Целевая аудитория

Всегда помните о своей аудитории, когда пишете памятку.Все получатели должны без труда понять это. Составьте акронимы и сокращения и при необходимости объясните технические термины.

Канцелярские товары

Вы можете отправить памятку по электронной почте или на бумаге. Если вы пишете или распечатываете памятку на бумаге, используйте фирменный бланк вашей компании. Если вы используете обычную бумагу, подумайте о бумаге формата A4 или Letter и напечатайте название компании и адрес в заголовке.

Связано: Как писать и правильно форматировать сообщения электронной почты для бизнеса

Цель

Убедитесь, что заметка подходит для ваших целей.Вы можете использовать его как эффективный инструмент управления, например, чтобы свести на нет слухи или замечания о компании или ее руководстве. Когда дело доходит до обратной связи или предложения, личный чат более уместен, чем записка.

Загружаемый шаблон

Вот шаблон, который вы можете скачать для вашего удобства.

Как написать четкую деловую записку

Урок 10: Как написать четкую деловую записку

/ ru / business-communication / how-to-write-an-effective-business-email / content /

Как написать четкую деловую записку

Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, бизнес-памятка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в формальном контексте.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую памятку.

Основы деловой заметки

Хотя на первый взгляд деловые записки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть несколько ключевых отличий. Записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.

Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение , чтобы отразить проблемы вашей аудитории.Как и в случае с любым деловым документом, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. В официальном меморандуме не место, чтобы выделить кого-то критически, поэтому сосредоточьтесь на фактах и ​​конструктивных планах на будущее.

Написание деловой памятки

Деловые заметки обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:

  • К : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, Бухгалтерия).
  • От : укажите свое имя и титул.
  • Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
  • Тема : Сделайте тему краткой и описательной.

В большинстве служебных записок приветствие (например, «Приветствую, мисс Лоусон») пропускается и сразу же помещается в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте на первое место основную мысль этого абзаца, так как это сделает ваше письмо прямым и легким для понимания.

Как правило, напоминания не включают прощальных слов (например, «С уважением, Тоня»), но они могут быть уместными в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы все же добавите прощание, сделайте его кратким.

Редакция

Как обсуждалось в уроке «Основы делового письма», редактирование жизненно важно для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , отрежьте ненужного материала, проясните, ваши основные моменты, а исправьте на грамматические и фактические ошибки.И прежде чем отправлять заметку аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзывов от коллеги, чтобы ваше сообщение было эффективным и профессиональным.

Примеры служебных записок

Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной служебной записки.

Пример выше неприемлем. Текст нечеткий и бессвязный, тема отсутствует, а суть каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно негативно обращается к одному человеку.

А теперь рассмотрим более сильный пример.

Это намного лучше! Текст краткий и ясный, а главное - первое предложение в каждом абзаце. Также здесь сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на негативные новости.

Если вы подробно излагаете новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые записки - мощный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере практики и изучения ваши заметки станут более эффективными и отточенными.

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

Каков формат памятки?

По мере роста вашего малого бизнеса или организации вам, скорее всего, придется писать много коротких и прямых сообщений своим сотрудникам, а это значит, что вам нужно будет знать формат памятки.

Меморандум или меморандум - одна из наиболее распространенных форм делового общения.Хотя существует множество форматов деловых писем, формат памятки - совершенно другое дело. Приветствие и подпись больше не нужны, потому что цель состоит в том, чтобы передать необходимую информацию или передать призыв к действию как можно быстрее и эффективнее.

Хорошо написанное деловое письмо состоит из семи основных частей, которые при необходимости могут включать строку вложения. Формат памятки намного проще. Вы пишете «Меморандум» или «Меморандум» вверху, за которым следуют строка «Кому», строка «От», строка даты, строка темы, а затем фактическое тело сообщения.

Обычно вы распечатываете памятку и раздаете ее соответствующим сторонам внутри вашего малого бизнеса. Сегодня, даже если вы решите отправить памятку в виде сообщения электронной почты, использование некоторых советов в этой статье позволит вам передать важную информацию коллегам таким образом, чтобы продемонстрировать ваш профессионализм и навыки делового общения.

Как написать памятку?

Так же, как существует множество нюансов и правил написания делового письма, существуют и правила, которым вы обычно должны стараться следовать при написании служебной записки.

Лучше всего писать очень четким, точным и деловым тоном. Заметки часто используются для внутренней коммуникации компании. Вы не хотите тратить время коллег на мелочи или слишком много разговоров. Избегайте эмоциональных выражений, например: «Я был бы счастлив, если бы все по очереди мыли микроволновую печь в комнате для отдыха», потому что вы можете неправильно растереть людей. То же самое касается написания ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ или использования восклицательных знаков, особенно если меморандум сообщает новости, которые могут расстроить людей.

Всегда лучше быть прямолинейным и делиться информацией как можно быстрее.

Сообщение меморандума должно начинаться с декларации цели: «Я пишу, чтобы сообщить вам…». «Цель этой записки -…» Затем обобщите информацию, имеющую отношение к рассматриваемому вопросу. Вы можете закрыть заметку с призывом к действию, повторив просьбу, которую вы сделали в начале заметки.

Обязательно проверьте грамматику и правописание в памятке.Вы же не хотите превращать офис в импровизированный класс английского языка в средней школе. Также выбирайте удобные для чтения шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Для чего написана памятка?

Хотя формат памятки обычно должен оставаться неизменным, тон и содержание могут меняться в зависимости от аудитории. Например, меморандум об организации летнего пикника для персонала будет иметь гораздо более веселый тон, чем меморандум, информирующий всех о том, что компания вынуждена пропускать повышение из-за спада в бизнесе.

Написание памятки сравнимо с тем, что запрыгнуть на рабочий стол в офисе, чтобы сказать всем, что им нужно что-то сделать, поэтому всегда пишите памятку, предполагая, что ее может прочитать кто угодно. Тема может варьироваться от напоминания о том, чтобы отчеты о расходах были сданы к концу месяца, до необходимости совершить окончательный толчок продаж до конца квартала. Записка также может быть отправлена ​​внешней группе, например клиентам, если она сообщает о рутинном вопросе, требующем действий, например о предстоящих платежах по счетам.

Записка не должна быть отчетом обо всем, что вы делаете. Ограничьте тему служебной записки конкретным вопросом, над которым вам нужно действовать (например, «Эта памятка - напоминание о том, что отчеты о расходах должны быть представлены к концу дня в пятницу». «Я пишу эта памятка, чтобы сообщить вам, что до конца месяца нам нужно приложить дополнительные усилия для достижения наших целей по продажам »)

Какой длины должна быть записка?

Самое важное правило при составлении памятки - лучше меньше, да лучше.Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники или коллеги тратили все свое время на чтение ваших длинных меморандумов (или, что еще хуже, игнорировали их). Быстро переходите к делу, чтобы они могли предпринять требуемые вами действия.

Вы, вероятно, столкнетесь с проблемами, если ваша заметка будет длиннее страницы. Если он занимает больше одной страницы, лучше всего разделить заметку, используя заголовки, чтобы сделать ее более удобоваримой. Еще лучше спросите себя, не становится ли объем памятки слишком широким, и действуйте соответственно.

Что такое образец памятки?

Вот пример того, как может выглядеть памятка:

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Таня Смит, генеральный директор

Дата: 18 июля 2018 г.

Тема: Проблемы программного обеспечения NewTech

Я обратил внимание на то, что у многих сотрудников возникают проблемы с использованием недавно приобретенного программного обеспечения для управления продажами NewTech, поскольку оно в настоящее время создает дублирующиеся записи о клиентах. Некоторые из вас вообще перестали пользоваться системой.Мы хотим, чтобы это программное обеспечение помогало вам лучше выполнять вашу работу, а не занимало больше времени. Таким образом, можно не использовать его до тех пор, пока мы не решим технические проблемы с персоналом NewTech.

Как получить шаблон заметки в Word?

Microsoft Word включает более дюжины популярных шаблонов заметок, которые вы можете использовать. Вы просто просматриваете шаблоны и щелкаете, чтобы загрузить тот, который хотите использовать.

Если вы решите, что вам не нравится стиль или тема, пока вы работаете над заметкой, вы все равно можете изменить весь документ, применив новый набор стилей или тему:

  • В Word 2016 и Word 2013 варианты выбора находятся на вкладке «Конструктор».
  • В Word 2010 и Word 2007 выберите «Макет страницы»> «Темы».

Помните, что цель любой деловой переписки - побудить ваших коллег к каким-то действиям. Понимание формата памятки и правильного стиля написания поможет убедиться, что ваше сообщение - и вы - воспримут серьезно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам - и вашим коллегам по бизнесу - об этом, поделившись комментарием ниже.

Формат

и примеры - Zippia

Были ли вы когда-нибудь в ситуации на работе, когда вам нужно сообщить важную информацию своим товарищам по команде, но вы не хотели беспокоить всех планированием встречи? А как насчет того времени, когда вам нужно было поделиться информацией, но невозможно было согласовать расписание всех встреч?

В подобных ситуациях отличным решением будет написание заметки и ее отправка.Записки достаточно формальны, чтобы передать любую информацию, которой вам нужно поделиться, но не столь громоздки, как планирование встречи.

Кто угодно может написать памятку, и важно знать, как ее написать, чтобы вы были готовы к работе, когда представится возможность. Как только вы научитесь писать заметки, вы обнаружите, что они могут быть очень полезными, независимо от вашей роли. Хотя некоторые роли, такие как координаторы или администраторы, возможно, придется писать чаще.

Мы рассмотрим основы написания заметок, в том числе объясним формат и покажем вам образец заметки.Прочтите наше руководство, и вы сразу же напишете эффективные заметки.

Что такое памятка?

Заметки

- это тип связи для обмена новостями, обновлениями или соответствующей информацией внутри компании. Обычно они короткие и по существу, поскольку могут заменить официальные встречи и освещать обновления команды, напоминания о правилах и быстрые корпоративные обновления.

Размышляя о том, нужно ли вам писать записку, подумайте о том, какой информацией вы делитесь, и о ее важности.Записки - это что-то среднее между официальными профессиональными письмами и электронными письмами с быстрым обновлением.

Если вы хотите просто написать коллеге по электронной почте или написать сообщение, вам, вероятно, не нужно писать официальную памятку. Если ваша информация немного важнее и ее увидят многие люди внутри и за пределами вашей компании, письмо может быть лучшим вариантом.

Важен ли формат памятки?

Памятки

имеют свой собственный уникальный тип связи, поэтому важно соблюдать формат памятки. Поскольку большинство заметок имеют общий формат, если вы будете следовать стандартной практике, получателям будет проще сканировать документ и находить важную для них информацию.

Он также может помочь вам следовать протоколу заметок, поскольку вы знаете его и понимаете формат; гораздо проще повторить процесс и написать много заметок.

Как выбрать формат памятки

Существует несколько типов памяток, которые обычно отправляются, поэтому знание того, что вы пишете, является ключом к написанию четких и эффективных заметок. Самыми популярными типами являются памятки к отчетам, памятки с запросами, памятки с подтверждением и памятки с предложениями. Каждый из них имеет свое предназначение и может изменить способ форматирования заметки, поэтому взгляните и решите, что лучше для вас.

  • Отчетная записка. Они предназначены для обновления проекта или отправки отчета о ходе выполнения. Вам нужно будет включить график проекта и кратко описать, на каком этапе процесса вы находитесь, поэтому подумайте, какую информацию вы могли бы передать в этом формате.

  • Запросить памятку. Если вам нужна помощь другого товарища по команде или целого отдела, вам следует написать служебную записку. Обычно они должны объяснить предысторию проекта, над которым вы работаете, где вы застряли и как другой человек или люди могут вам помочь.

    Вам нужно будет объяснить проект или проблему, поэтому подумайте о том, насколько хорошо ваш получатель знает о проблеме при ее написании.

  • Памятка с подтверждением. Предположим, вы хотите получить план или соглашение в письменной форме; напоминания о подтверждении - отличный способ сделать это. Вы можете суммировать свой план и делегировать задачи в памятке, чтобы все были на одной странице и знали, что происходит в целом и какова их роль.

  • Памятка с предложениями. Они могут принимать разные формы, но менеджеры обычно рассылают их, чтобы запросить отзывы или предложения от своих сотрудников. Иногда менеджерам требуется помощь в поиске лучшего решения проблемы, поэтому это отличный способ обозначить проблему и попросить помощи у других.

Формат памятки

Независимо от того, какую заметку вы пишете, существует один формат заметки, который поможет вам структурировать заметку. Вы можете переключать разделы по своему усмотрению, но этот шаблон - отличный способ убедиться, что вы организованно передаете всю свою информацию:

  1. Заголовок. Начните с профессионального заголовка, который включает ваше имя и должность, имя получателя и должность, дату и тему.

    Вы должны постараться быть точным в названии вашей темы, так как ваш получатель может получить много напоминаний в день, и, если вы уточнить, они могут точно знать, чего ожидать от вашей записки.

  2. Открытие. В первом абзаце следует указать, почему вы пишете заметку, дать некоторый контекст вашей проблеме или сообщению, а затем объяснить обновление, задачу или вопрос, которые у вас есть.

    Думайте об этом разделе как о кратком обзоре, чтобы ваш читатель знал, что он собирается прочитать позже в заметке. Позже вы можете пойти более подробно, но сделайте здесь хорошее резюме и обзор.

  3. Контекст. Это место, где можно углубиться и объяснить любую справочную информацию, которая важна для цели вашей памятки. Вы можете объяснить любой жаргон или технические термины, как возникла ваша проблема, или дать контекст более широкого проекта, над которым вы работаете.

    Когда вы пишете этот раздел, важно помнить о своем читателе. Если вы пишете своему близкому партнеру, который вместе с вами работал над всем проектом, вам понадобится меньше знаний, чем если бы вы обращались к кому-то из другого отдела, который никогда не слышал о вашем проекте.

  4. Раздел задач. Здесь вы можете написать, как вы решаете проблему или готовитесь к следующему этапу проекта. Убедитесь, что вы подробно объяснили, в чем заключается ваша задача, и можете попросить других помочь в этом разделе.

    Если у вас нет четкого представления о том, каковы ваши следующие шаги, вам следует провести еще немного мозгового штурма и составить четкий план. В противном случае вы можете попросить получателя посоветовать лучший следующий шаг.

  5. Резюме. Если у вас длинная записка, вы можете включить раздел с резюме. Это может быть хорошим способом напомнить вашему читателю о ключевых моментах и ​​действиях. Раздел со сводкой нужен только в том случае, если ваша заметка занимает более одной или двух страниц, поэтому не беспокойтесь о включении этой части.

  6. Обсуждение. Разделы обсуждения составляют основную часть заметки и включают в себя все факты, данные и подробности, поддерживающие остальную часть заметки. Вы можете углубиться здесь и предоставить столько информации, сколько считаете необходимой для поддержки вашего аргумента или запроса в оставшейся части памятки.

    Рекомендуется начать с общей информации, а затем перейти к конкретным деталям и систематизировать свои мысли от самой сильной до самой слабой поддержки. Так вашему читателю будет легче бегло просмотреть и понять ключевые части вашей аргументации.

  7. Закрытие. После того, как вы записали все, чем хотите поделиться, вы можете написать заключение, чтобы повторить все свои основные моменты. Это хороший раздел, в котором можно включить любые действия, которые должен выполнить ваш читатель, или любые задачи, которые необходимо выполнить после прочтения памятки.

    Заключение может быть коротким, так как раздел резюме служит подведением итогов всего, что вы написали.

  8. Дополнительное навесное оборудование. Если у вас есть что-то, что вы хотите включить, например графики, данные или дополнительную информацию, вы можете включить это как дополнительное вложение в конце заметки.Эта часть является необязательной, и вы должны включать только то, что действительно необходимо, но не совсем умещается в заметке.

Пример памятки

Вот образец памятки для общекомандного обновления. Это соответствует общему формату памятки и передает информацию в виде памятки к отчету.

От: Джейн Смит, директор по персоналу
Кому: Отдел разработки продуктов
Дата: 20.01.21
Тема: Обновленная информация о найме сотрудников на разработку продуктов

Из-за недавних изменений в бюджетах найма мы не можем продолжать поиск нового дизайнера продуктов в соответствии с запросом отдела разработки продуктов в ноябре 2020 года.Мы отложим поиск как минимум до второго квартала 2021 года.

Административная группа приостановила прием всех сотрудников на работу, так как финансовое положение компании находится на рассмотрении. Мы понимаем, что команда по разработке продуктов подала запрос о новом найме, и мы начали предварительный процесс поиска в четвертом квартале 2020 года, но из-за текущих ограничений мы не можем продолжить этот процесс.

Мы будем хранить все полученные резюме и заявки в файле, а затем перезапустим процесс поиска, когда администрация разрешит нам продолжить.Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к моей команде и запрашивать резюме, если вы хотите начать рассмотрение кандидатов, но знайте, что мы не можем продолжать процесс приема на работу, пока административная команда не даст нам одобрения.

Если вы хотите внести какие-либо изменения в описание должности (прилагается ниже), сообщите нам об этом.

Благодарим вас за понимание ситуации, в которой мы оказались, и сообщите нам, можем ли мы сделать что-нибудь для поддержки команды разработки продуктов в этот период.Мы будем держать вас в курсе, когда что-нибудь изменится.

(сюда можно прикрепить описание должности)

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Написание деловой памятки | UAGC Writing Center

Заметки - это краткие, поясняющие, однотонные документы. Они могут быть доставлены по электронной почте или по внутренней почте, но независимо от формы меморандум (он же «меморандум») всегда будет следовать формальному организационному образцу.Обычно служебные записки используются для внутреннего общения, а деловые письма - для контактов за пределами организации. Тем не менее, если вы работаете в тесном сотрудничестве с внешними клиентами в течение длительного времени, записка может быть более подходящей.

Прежде чем ломать голову над ожиданиями форматирования заметки, давайте рассмотрим несколько советов, которые пригодятся вам при выходе на бизнес-арену.

  1. Знай свою аудиторию

    В зависимости от вашей аудитории тон вашей памятки может сильно различаться.Например, если вы писали служебную записку своим подчиненным, приглашая их и их семьи на корпоративную вечеринку, которая состоится в местном зоопарке, вам следует использовать более неформальный стиль письма. Использование формального стиля письма для такой памятки может привести к прямо противоположному результату и непреднамеренно предположить, что корпоративная вечеринка может показаться еще одним днем ​​в офисе.
  2. Знай свою цель

    Иногда писатель отправляет небольшую записку с конкурирующими темами, и получатель записки остается в недоумении и задается вопросом, какая из этих тем является наиболее важной? Обязательно укажите в памятке одну тему / проблему / цель, а не просите читателя решить, какая тема наиболее важна.
  3. Добраться до точки

    Деловые записки должны быть простыми, доступными и краткими. Как правило, они не превышают одну страницу с одинарным интервалом и имеют размер шрифта Times New Roman 11 или 12. Помните, что слово «меморандум» в основном определяется как сжатое и заслуживающее внимания. Таким образом, важно, чтобы ваше сообщение было кратким и актуальным. Если вы отправляете несколько служебных записок в день, которые на самом деле мало что говорят (например, при обсуждении корпоративной вечеринки вы отправляете памятку о вкусе торта, который будет подан), ваши коллеги, скорее всего, не потрудятся прочитать вашу памятки в будущем.

Как отформатировать деловую памятку

  • Не указывайте адреса (обратные или почтовые), так как служебные записки предназначены для внутреннего общения.
  • Нет необходимости во вступительном приветствии, например Уважаемый доктор Купер, или заключительная фраза, например С уважением.
  • Отметьте «Заметка» вверху страницы.
  • При создании заметки по электронной почте или бумажной копии для внутренней почты включите краткую и конкретную тему в строку темы.
  • Вы можете отформатировать заметку самостоятельно (следуя нашему образцу заметки) или использовать один из шаблонов Microsoft Office.

Посмотреть образец

заметок: назначение и формат | Техническое письмо

Заметки

Меморандум (или меморандум, означающий «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют виноградной лозой , и она часто характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями - это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум.Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель.Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки. Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников. Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной.Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник - например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые. Цель четко объявлена.

Как написать памятку

Поначалу написание памятки может показаться немного сложным, но это не сложно, если вы знаете шаги.Как и в случае с любым деловым документом, важно правильно отформатировать и организовать любую напоминание, которое вы пишете, а также убедиться, что оно не содержит ошибок перед распространением. При написании деловой памятки выполните следующие четыре шага.

Шаг 1. Создайте заголовок заметки

Деловые записки, которые будут распечатаны или отправлены по электронной почте в качестве приложений, должны начинаться с заголовка, в котором указаны имена сотрудников, которые будут его получать. Если памятка будет включена в тело сообщения электронной почты, в этом разделе нет необходимости, поскольку программа электронной почты предоставит вам информацию, обычно включаемую в заголовок памятки.

Статьи по Теме

Пример заголовка памятки:

Заголовок памятки обычно состоит из следующих строк:

Заметка Кому: Введите имена получателей

От: Полное имя отправителя

Дата: Дата отправки напоминания

RE: Конкретная строка темы; краткое объяснение того, что представляет собой памятка

CC: Имена человека или людей, которые получат копию служебной записки (необязательно; используйте, только если памятка копируется другим людям)

Советы по заголовку

Следуйте этим советам при создании заголовка для заметки:

  • Заголовки должны включать полное имя (без псевдонимов) человека или людей, которые получат документ.
  • Вы также должны указать свое полное имя и дату составления служебной записки.
  • Следующая часть заголовка - это тема заметки, которая обычно обозначается «RE:», что означает «относительно».
  • Сделайте тему как можно более конкретной. Вместо общего заголовка, такого как «Новая политика», выберите «Новая политика для планирования отпусков».
  • Если меню будет скопировано для других людей, завершите заголовок строкой CC :. Значение CC: в данном контексте - «точная копия»."Если вы копируете нескольких получателей, просто перечислите все имена, обязательно разделяя каждого запятой.

Шаг 2. Напишите основную часть служебной записки

Тело памятки - это то место, где будет передаваться информация. Он включает три ключевых компонента:

  • Введение: Это должен быть короткий абзац из двух или трех предложений, позволяющий людям напрямую узнать причину напоминания.
  • Рекомендации или цель: В этом разделе дается основа сообщения, используя ключевые моменты, основные моменты или справочную информацию.Он может включать вспомогательные детали, такие как факты и статистика, а также примеры и причины для памятки.
  • Закрытие: Закрытие / заключение меморандума должно уточнить, какие действия необходимо предпринять и когда оно должно быть выполнено, или повторить своевременные новости, включенные в памятку.

Шаг 3. Завершите заметку перед отправкой

Внимательно вычитайте заметку перед ее отправкой. Убедитесь, что в нем нет опечаток и что документ точно передает мысли, которые вы хотите донести.Используйте следующие рекомендации при оценке написанного и вносите изменения по мере необходимости.

  • Для аудитории: Убедитесь, что документ соответствует образованию, опыту, статусу компании и потребностям получателей.
  • Краткий: Удалите ненужные слова и в большинстве случаев храните заметку на одной странице или меньше.
  • Связный : Убедитесь, что структура заметки проста и логична, а каждый абзац ограничен одной идеей.
  • Читаемость : Делайте абзацы короткими и используйте маркеры для перечисления ключевых деталей.
  • Терминология: Используйте соответствующую терминологию, понятную аудитории.
  • Фактический тон: Убедитесь, что тон является профессиональным и что вы не включили эмоционально окрашенные слова.
  • Внешний вид: Убедитесь, что готовый документ выглядит привлекательно и легко читается.

Корректировать свой собственный текст может быть непросто, поэтому вы можете попросить надежного коллегу просмотреть заметку, как только вы будете достаточно уверены, что в ней нет ошибок.Наличие второй пары глаз может помочь вам уловить и исправить дополнительные ошибки.

Шаг 4. Раздайте памятку

Заметки можно распространять в печатном виде или по электронной почте.

Распространение напечатанных заметок

Планируете распространить памятку в бумажном (печатном) формате? Когда вы уверены, что записка готова к отправке, напишите от руки свои инициалы своим именем в строке «от», затем скопируйте и раздайте документ получателям. Ваши инициалы служат формой подписи на служебной записке.

Отправка заметок по электронной почте

Если вы отправляете заметку по электронной почте, рекомендуется преобразовать ее в документ PDF перед отправкой, чтобы вы могли быть уверены, что формат заметки будет понятен всем, кто ее получит. Как только вы это сделали, просто введите соответствующие адреса электронной почты, прикрепите заметку и добавьте описательную строку темы. Вы также можете добавить несколько строк вводного текста в тело электронного письма, чтобы читатели открыли вложение, прежде чем нажать кнопку «отправить».'

Образец памятки для печати

Хотя вы можете применить приведенные выше советы для настройки и форматирования заметки самостоятельно, вам также может быть полезно начать с предварительно отформатированного шаблона. Если вы хотите сделать это, просто щелкните изображение ниже, и настраиваемый шаблон, который вы можете редактировать, сохранять и распечатывать, откроется как документ PDF в отдельном окне.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ