Как правильно подшивать документы: Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Как правильно подшивать документы: Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Как правильно прошивать документы в 2023 году: пошаговая инструкция

Многие из нас  на работе постоянно сталкиваются с потерей тех или иных документов или отдельных листов из них. Часто простой сортировки документов по ящикам стола или папкам недостаточно. Для того, чтобы все рабочие бумаги были в порядке и всегда находились под рукой, необходима прошивка документов.

Для чего нужна прошивка документов

В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.

Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:

• Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
• Какие существуют способы прошивки бумаг.
• Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.

Но обо всем по порядку.

Как сшивать бумаги по ГОСТу?

Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.

Не существует какого-либо единого формата, который устанавливает такого рода правила. Однако же, существуют общие рекомендации “Делопроизводство и архивное дело”, представленные в ГОСТе 7.0.8-2013. Важно понимать, что вы не найдете там описания каких-либо единых стандартов. Существуют также рекомендации Росархива, регулирующие данный вопрос на уровне законодательства. В данном приказе прописывается рекомендация, согласно которой при оформлении дел бумаги необходимо сшивать или переплетать. В 24 Приложении данная процедура носит более подробное описание.

Гид по кадровой документации: как правильно оформлять, и сколько ее необходимо хранить 

Если речь идет о бумагах, касающихся личного состава, их следует оформлять по ГОСТу. Рекомендуют учитывать и Методичку к ГОСТу-2016, написанную специально Росархивом. Помимо данной методички, можно использовать для ориентира и отраслевые нормативные акты, по которым были установлены ранее правила прошивки. По причине того, что жесткие правила по единой прошивке документов отсутствуют, подготовить бумаги в разные инстанции достаточно непросто. В идеале, лучше всего учитывать абсолютно все рекомендации.

Важно! При подготовке такого рода документации важно убедиться в том, что среди документов нет бумаг, которые могут быть предназначены для ФНС. Такие документы для сотрудников налоговой необходимо передавать без скрепления, чтобы не усложнять их работу. 

Также вы должны ознакомиться со списком документов, которые в 2023-ом году вы должны будете передать в архив или же уничтожить. Ведь с 26 октября текущего года штраф за неправильное хранение документов, их неграмотный учет и неверное использование архивов, увеличился в 10 раз. Штраф получают как должностные лица, так и юридические. 

Способы сшивания документации

Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.

Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить. 

Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок. 

Какие материалы используют для сшивания документов

Чаще всего, для сшивания бумаг используют банковские шпагаты, лавсановые ленты или прошивные нити. Если под рукой не оказалось таких материалов, допускается пользование суровыми нитями. Если вы используете хлопчатобумажные нитки, их следует сложить в 8-10 слоев, в этом случае сшивка будет достаточно прочной.

Как правильно прошить документы нитками – пошаговая инструкция

Знаете ли вы, как правильно сшивать документы с помощью ниток? В первую очередь, важно правильно подобрать сами нити для работы. Если вы видите на изделии аббревиатуру “ЛШ”, она означает, что данная нить лавсановая, она прочная и состоит из полиэфирных волокон. Это значит, что такое изделие дольше прослужит, нити будут устойчивы к кислотам, щелочам, плесени и даже растворителям. Перед тем, как начать прошивку документов, их важно подготовить к процессу. Нужно удалить все скобы и скрепки, а также разложить все документы по назначению. Все бумаги нужно пронумеровать, подготовить обложки для них и сложить в ровную стопку. 

Как прошивать документы ниткой в 2 дырки

Шаг 1. Вы должны проколоть два отверстия специальным дыроколом или достаточно толстой иглой, для этого отступив от левого края документов примерно на 1 см.

Шаг 2. Нить необходимо продеть через два сделанных прокола для того, чтобы между данными отверстиями образовалась петля.

Шаг 3. Затем нужно завязать узлом концы, сложить их вместе и приклеить с оборотной стороны документов с помощью пломбы. 

Шаг 4. Также важно на листе сделать хорошо заметную надпись: «Прошнуровано, пронумеровано». Не забудьте указать количество листов в документе, а также ФИО ответственного за данную документацию лица. 

Шаг 1. Вы должны сложить все необходимые бумаги одной стопкой, затем загнуть их левый уголок на оборотную сторону документа.

Шаг 2. Далее следует проделать небольшое отверстие и прошить документацию в две дырки. 

Шаг 3. Затем нужно опломбировать нити специальной пломбой, на которой будут указаны количество листов, а также ФИО ответственного. 

Шаг 1. Вам необходимо сложить все бумаги в одну стопку, а затем пробить слева три отверстия, при этом важно отступить от левого края примерно на 1 см. 

Шаг 2. Далее вам нужно продеть иголку с нитками в среднее отверстие с тыльной стороны. 

Шаг 3. Затем вы должны связать концы нити узлом с обратной стороны, а после — запломбировать, как было указано выше.  

Шаг 1. Вам необходимо пробить четыре отверстия на расстоянии примерно 2 см друг от друга с левой стороны сложенных в стопку документов. 

Шаг 2. Далее вы должны вдеть вашу нить с тыльной стороны в третье отверстие, а после — действовать как в ранее описанных способах.

Важно! Необходимо учесть, что данные способы подойдут только для прошивки небольшого количества документов. Если же документация была сформирована в папку, в которой находится более 250 страниц, нет смысла использовать обычные дыроколы и иголки. Лучше всего для объемных документов подойдут переплетный станок и шуруповерт. А саму папку лучше всего прошить шпагатом или скрепить металлическими или пластиковыми пружинами.

Базовые правила прошивания документации и выводы

В чем заключаются базовые правила по прошиванию бумаг?

• Вы должны нумеровать не сами страницы, а листы. 
• В папке не должно быть более 250 листов.
• Если листов в папке оказалось больше, вы должны создать отдельный том.
• Нумеровать опись дела не нужно.
• Для нумерации используют арабские цифры, может быть использована литерная нумерация.
• Если в дело включают письма, необходимо вначале пронумеровать сам конверт, и лишь затем — вложенные листы.
• Если у дела есть приложение, к нему формируют отдельные тома и нумерацию.
• Использовать наклейки для прошивки необходимо с обратной стороны документов. Они служат для опечатки дел, именно на них указывают количество листов, а также ФИО ответственного за документ работника.
• Также на наклейке нужно написать “Прошнуровано, пронумеровано”, а затем поставить дату создания дел или томов.

Если учитывать все перечисленные в статье моменты, вопросов с прошиванием документов у сотрудников не возникнет. И вся необходимая документация будет всегда под рукой. Вы сможете полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка документации пригодится вам не только в текущем делопроизводстве — также без нее не обойтись и при передаче документов на архивное хранение.

Как правильно сшивать документы нитками вручную в 2020 году

Как сшивать документы нитками:

1. Удалить все скобки и скрепки.
2. Систематизировать стопку для сшивания.
3. Пронумеровать каждый лист.
4. Выровнять бумаги.
5. Подготовить обложку.
6. Сделать отверстия и прошить.
7. Закрепить наклейкой, поставить подписи руководителя и исполнителя и заверить все печатью.

Какие нормативы применяют

Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2020 году:

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013.
3. Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Какую документацию сшивают

Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения. Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию. Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• внутреннюю переписку.

Бухгалтеры сшивают:

• авансовые отчеты;
• оборотные ведомости по материальным средствам;
• накладные;
• счета-фактуры;
• акты выполненных работ;
• путевые листы;
• кассовую книгу;
• ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).

Сшивайте документацию одним из этих способов:

• скрепите степлером;
• сшейте нитками;
• используйте специальное оборудование.

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.

Каковы правила оформления

Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

1. Отсортируйте регистры по дате.
2. Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
3. Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
4. Подготовьте опись (ее не нумеруют).
5. Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции. А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».

Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Как сшивать нитками — пошаговая инструкция

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

1. Нитки. Лучше использовать капроновые.
2. Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
3. Бумажный клей.
4. Лист чистой бумаги.
5. Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:

Шаг 1. Удалить скрепки, скобы.

Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.

Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.

Шаг 4. Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).

Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6. Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.

Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Шаг 11. На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника. На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.

Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий. Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа. Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.

Кто и как заверяет

Документы подписывает руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (или уполномоченное им лицо). Важно, чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на сшитом документе. Подпись на сшиве означает, что руководитель берет на себя обязательства за их содержимое.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше. Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер). Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

1. Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
2. Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
3. Сделайте отверстия.
4. Прошейте нитками.
5. Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

1. Систематизацию бумаг.
2. Нумерацию.
3. Сшив бумаг по назначению.
4. Заполнение описи.
5. Оформление обложки.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет. Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки. В таком случае разрешают не проводить:

• систематизацию;
• нумерацию;
• сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

1. Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.
2. Прошейте каждый том.
3. Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку. Она защищает документы и нитки от излишнего трения.
4. Сделайте отверстия. Проденьте нитки и плотно закрепите. Следите, чтобы текст оставался читаем.
5. Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается. Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа. Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений. Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

1. Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.
2. Пропишите наименование структурного подразделения
3. Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).
4. Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2020 год).
5. Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.

При нумерации листов в деле опись не учитывается. Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы.

Подготовка для сдачи в налоговую

При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен. У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

различных способов хранения документов в картотеке | Малый бизнес

Автор: Кэрол Лютер Обновлено 5 марта 2019 г.

Быстрый доступ к важным деловым записям повышает производительность, а также может помочь вам пережить налоговую проверку. Двумя наиболее важными соображениями при разработке системы картотеки для документов являются ваши ежедневные и долгосрочные потребности в информации. Однако ваша система хранения документов не должна быть настолько сложной, чтобы никто в вашем офисе не мог ею правильно пользоваться.

Алфавитная система хранения документов

Хранение документов в алфавитном порядке — это простая и проверенная временем система. Имя каждой папки с файлами соответствует имени каждого документа. Многие предприятия используют подвесные папки с вкладками или прочные предварительно напечатанные разделители ящиков для файлов, чтобы разделить папки под каждым алфавитным заголовком. Одним из недостатков алфавитной системы является то, что часто необходимо иметь индекс для отслеживания большого количества документов.

Система регистрации категорий

Используйте свои бизнес-подразделения и функции в качестве основы для системы регистрации категорий. Попробуйте начать с четырех или пяти основных функций, таких как персонал, финансы, администрация, маркетинг и данные о клиентах. С помощью категориальной системы вы можете включать такие подтемы, как текущий персонал и неактивный персонал. Вы можете разделить финансовую категорию на расходы и доходы или дебиторскую задолженность и платежи.

Файловая система на основе даты

Хранение документов по дате позволяет найти информацию, созданную в определенное время. Годовые разделы файлов являются основой системы хранения данных на основе дат, а каждый месяц года является подразделом этой системы. С помощью этого метода предприятия обычно хранят самые новые файлы в начале как годового, так и ежемесячного разделов. Когда вы используете эту систему, вы должны установить систему для отслеживания того, какие документы соответствуют какому месяцу и году.

Цифровая файловая система

Предприятия, которые в основном создают нумерованные документы, такие как счета-фактуры, часто создают числовую файловую систему, в которой файлы хранятся с использованием присвоенных номеров документов. В этой файловой системе важным элементом является маркировка каждого ящика картотеки последовательностью содержащихся в ней чисел. Эта система также может потребовать индекс для быстрого доступа.

Объединение нескольких систем хранения документов

Общие недостатки простой алфавитной, хронологической или категориальной системы хранения документов могут затруднить поиск ваших документов. Для достижения желаемой эффективности предприятия часто комбинируют элементы двух или более систем хранения документов. Вы можете улучшить категориальную систему, создав подразделы по алфавиту или дате. Подтемы или категории, соответствующие основным функциям вашего бизнеса, могут повысить эффективность хронологической системы хранения документов.

На что следует обратить внимание

Независимо от того, какую систему вы внедряете, рассмотрите возможность создания области архивных документов, чтобы отделить текущие и часто используемые документы от тех, которые вы сохраняете для справки. В целях безопасности бизнеса и аварийного восстановления вы также можете хранить оригиналы важных юридических, контрактных и налоговых документов в безопасном удаленном хранилище. Для облегчения быстрой справки отсканируйте эти документы. Ограничьте несанкционированный доступ к вашим цифровым версиям с помощью паролей и шифрования.

Ссылки

• Инструменты разума: искусство подачи документов

Ресурсы

• Entrepreneur. com: Организуйтесь сейчас! — Как организовать свой бизнес
• Женские СМИ: Организуйте свои системы хранения документов: формула из четырех шагов, которая действительно работает
• Inc.com: Как перейти на безбумажный офис

Writer Bio

У Кэрол Лютер более 25 лет бизнеса, технологий и независимого писательского опыта. Она занимала руководящие должности в сфере управления высшим образованием, международного развития, образования для взрослых, профессионального образования и программ поддержки малого бизнеса

Как избавиться от бумажного беспорядка раз и навсегда

Управление важными документами и сортировка бумажного беспорядка могут быть проблемой. Поэтому крайне важно создать функциональную систему организации домашней документации, которую вы действительно будете использовать. Создание простой системы подачи документов является ключевым моментом и должно учитывать все различные типы документов, которые у вас есть. Кроме того, вы должны постоянно избавляться от ненужных бумаг, чтобы упростить хранение.

Этот проект бумажного органайзера поможет вам с первоначальной настройкой вашей домашней системы хранения документов. Шаги просты в выполнении, хотя время, которое вы потратите на это, может сильно различаться в зависимости от того, сколько документов вам нужно отсортировать и организовать. Приложив первоначальные усилия, вы получите файловую систему, которая работает на вас без проблем.

Ниже вы узнаете, как упорядочить документы для долгосрочного бумажного решения в вашей семье.

6 самых распространенных типов беспорядка

Оборудование/инструменты

• Мусорный бак
• Измельчитель
• Изготовитель этикеток или письменные принадлежности

Материалы

• Папки с файлами
• Картотечный шкаф, ящик для документов или другое место для хранения папок с файлами.
• Огнеупорный ящик или сейф (по желанию)
• Связующее (по желанию)
• Лоток для входящих сообщений (дополнительно)

1. Соберите все свои документы в одном месте

   Первый шаг к быстрому избавлению от хлама – собрать все документы в одном месте, чтобы вы могли их сортировать. Помимо того, что берите бумаги из очевидных мест, таких как ящики стола и картотечные шкафы, проверьте остальную часть вашего дома, чтобы убедиться, что вы учли все, даже старые бумаги, с которыми вы никогда не имели дело.

   Проверьте общие места, где могут скапливаться документы, например, на кухонном столе или в рабочей сумке. Соберите все это в одно место, где у вас будет много места для разброса. Сортировка бумаг на полу или на большом столе может быть эффективной.

   Ель / Марго Кэвин

2. Разделите свои документы на 5 категорий

   Теперь пришло время разобраться со всеми вашими документами. Организуйте годы бумажной работы, поместив каждый документ в одну из этих пяти категорий бумаги: действие, архив, домашнее хозяйство, переработка и уничтожение. Вот что нужно указать в каждом разделе:

   • Действие: Это бумаги, с которыми вам нужно принять меры, а затем выбросить их. Не путайте их с документами, относящимися к категории домашних хозяйств. Хозяйственные документы хранятся постоянно; файлы действий используются один раз, а затем отбрасываются. Примеры включают приглашения, штрафы за парковку, напоминания о встречах, домашние задания и счета.
   • Архив: В эту категорию входят документы, которые вам нужно хранить, но на которые не нужно ссылаться чаще одного или двух раз в год. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи, академические записи, документы, договоры аренды, гарантии и контракты.
   • Домохозяйство: Это документы, которые вы используете, чтобы вести свой дом (и жизнь). Примеры включают купоны, рецепты, руководства пользователя, квитанции об уплате налогов за этот год и документы для предстоящей поездки.
   • Переработка: Это бумаги, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных категорий и не содержат личной информации. Примеры включают нежелательную почту, конверты из бумажной почты, газеты, журналы, старые домашние задания, которые вам не нужны, и использованные конверты.
   • Shred: В эту категорию входят документы, такие как бумажная почта, которые не попадают в первые три категории, но содержат личную информацию, включая предложения по кредитным картам, старые банковские выписки и счета.
   Ель / Марго Кэвин

3. Откажитесь от ненужных документов

   Теперь, когда вы разделили документы на пять категорий, вы можете освободить место, выбросив ненужные бумаги. Сначала выньте мусорную кучу, так как это должно быть легко, и вам нужно просто бросить ее в мусорное ведро. Затем уничтожьте конфиденциальные документы, от которых вы избавляетесь. Если у вас нет шредера, вы можете убрать бумажный беспорядок, посетив местный копировальный аппарат или почтовые магазины, чтобы уничтожить его в магазине. Когда вы закончите, перед вами должны остаться только те бумаги, которые вам нужно подать.
   Ель / Марго Кэвин

4. Организация файла архива

   Во-первых, разберитесь с кучей архивных документов. В эту стопку могут входить очень важные документы, например, ваш паспорт или карточка социального страхования. Так что лучше всего положить эти документы в огнеупорную коробку или сейф, чтобы защитить их.

   Разделите стопку архивов на подкатегории для более эффективной организации, например документы об учебе, автомобиле, трудоустройстве, финансах, здравоохранении, страховании, удостоверении личности и недвижимости. Используйте помеченную папку с файлами для каждой из ваших подкатегорий. Затем поместите эти папки в сейф, несгораемый ящик или другое место, где вы планируете их хранить.
   Ель / Марго Кэвин

5. Упорядочить домашнее дело

   Теперь пришло время для вашей домашней стопки документов. Вы можете организовать свою бумагу без картотеки, используя папку, коробку с папками, ящики на столе или другое доступное место. Многие люди предпочитают хранить свои домашние бумаги в папке с различными отделениями и карманами. Основные преимущества скоросшивателя в том, что он не занимает много места, его можно хранить и перемещать туда, где он вам нужен.

   Например, вы можете создать папку с разделами для купонов, ваучеров и подарочных карт; бонусы и карты лояльности; квитанции, на которые вы все еще ссылаетесь, и руководства пользователя, которые вам время от времени нужно проверять. Разделите документы на категории, которые лучше всего соответствуют вашему образу жизни.

   Ель / Марго Кэвин

6. Настройка файла действий

   Наконец, вы обратитесь к своей категории документов. Поскольку эти документы включают в себя вопросы, которые необходимо решить, может быть полезно хранить стопки бумаг на открытом воздухе в качестве визуального напоминания для себя, а не спрятанных в шкафу для документов. Лоток для входящих сообщений на рабочем столе может быть хорошим вариантом для хранения рабочих документов, но вы также можете просто поместить документы в папку с файлами, к которой у вас есть доступ.

   Вы можете разделить свои документы по действиям на категории, такие как счета, письма, требующие ответа, и т.