Как правильно сшить документы: в 2, в 3, в 4 и в 5 дырок (проколов)

Содержание

Как правильно прошивать документы в 2022 году: пошаговая инструкция

Многие из нас на работе постоянно сталкиваются с потерей тех или иных документов или отдельных листов из них. Часто простой сортировки документов по ящикам стола или папкам недостаточно. Для того, чтобы все рабочие бумаги были в порядке и всегда находились под рукой, необходима прошивка документов.

Для чего нужна прошивка документов

В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.

Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:

Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
Какие существуют способы прошивки бумаг.
Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.

Но обо всем по порядку.

Как сшивать бумаги по ГОСТу?

Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.

Как правильно сшивать многостраничную документацию?

Не существует какого-либо единого формата, который устанавливает такого рода правила. Однако же, существуют общие рекомендации “Делопроизводство и архивное дело”, представленные в ГОСТе 7.0.8-2013. Важно понимать, что вы не найдете там описания каких-либо единых стандартов. Существуют также рекомендации Росархива, регулирующие данный вопрос на уровне законодательства. В данном приказе прописывается рекомендация, согласно которой при оформлении дел бумаги необходимо сшивать или переплетать. В 24 Приложении данная процедура носит более подробное описание.

Гид по кадровой документации: как правильно оформлять, и сколько ее необходимо хранить

Если речь идет о бумагах, касающихся личного состава, их следует оформлять по ГОСТу. Рекомендуют учитывать и Методичку к ГОСТу-2016, написанную специально Росархивом. Помимо данной методички, можно использовать для ориентира и отраслевые нормативные акты, по которым были установлены ранее правила прошивки. По причине того, что жесткие правила по единой прошивке документов отсутствуют, подготовить бумаги в разные инстанции достаточно непросто. В идеале, лучше всего учитывать абсолютно все рекомендации.

Важно! При подготовке такого рода документации важно убедиться в том, что среди документов нет бумаг, которые могут быть предназначены для ФНС. Такие документы для сотрудников налоговой необходимо передавать без скрепления, чтобы не усложнять их работу.

Также вы должны ознакомиться со списком документов, которые в 2022-ом году вы должны будете передать в архив или же уничтожить. Ведь с 26 октября текущего года штраф за неправильное хранение документов, их неграмотный учет и неверное использование архивов, увеличился в 10 раз. Штраф получают как должностные лица, так и юридические.

Способы сшивания документации

Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.

Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.

Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.

Какие материалы используют для сшивания документов

Чаще всего, для сшивания бумаг используют банковские шпагаты, лавсановые ленты или прошивные нити. Если под рукой не оказалось таких материалов, допускается пользование суровыми нитями. Если вы используете хлопчатобумажные нитки, их следует сложить в 8-10 слоев, в этом случае сшивка будет достаточно прочной.

Как правильно прошить документы нитками – пошаговая инструкция

Знаете ли вы, как правильно сшивать документы с помощью ниток? В первую очередь, важно правильно подобрать сами нити для работы. Если вы видите на изделии аббревиатуру “ЛШ”, она означает, что данная нить лавсановая, она прочная и состоит из полиэфирных волокон. Это значит, что такое изделие дольше прослужит, нити будут устойчивы к кислотам, щелочам, плесени и даже растворителям. Перед тем, как начать прошивку документов, их важно подготовить к процессу. Нужно удалить все скобы и скрепки, а также разложить все документы по назначению. Все бумаги нужно пронумеровать, подготовить обложки для них и сложить в ровную стопку.

Как прошивать документы ниткой в 2 дырки

Шаг 1. Вы должны проколоть два отверстия специальным дыроколом или достаточно толстой иглой, для этого отступив от левого края документов примерно на 1 см.

Шаг 2. Нить необходимо продеть через два сделанных прокола для того, чтобы между данными отверстиями образовалась петля.

Шаг 3. Затем нужно завязать узлом концы, сложить их вместе и приклеить с оборотной стороны документов с помощью пломбы.

Шаг 4. Также важно на листе сделать хорошо заметную надпись: «Прошнуровано, пронумеровано». Не забудьте указать количество листов в документе, а также ФИО ответственного за данную документацию лица.

Как правильно прошивать бумаги на уголок

Шаг 1. Вы должны сложить все необходимые бумаги одной стопкой, затем загнуть их левый уголок на оборотную сторону документа.

Шаг 2. Далее следует проделать небольшое отверстие и прошить документацию в две дырки.

Шаг 3. Затем нужно опломбировать нити специальной пломбой, на которой будут указаны количество листов, а также ФИО ответственного.

Как сшить документы на 3 дырки правильно: пошаговая инструкция

Шаг 1. Вам необходимо сложить все бумаги в одну стопку, а затем пробить слева три отверстия, при этом важно отступить от левого края примерно на 1 см.

Шаг 2. Далее вам нужно продеть иголку с нитками в среднее отверстие с тыльной стороны.

Шаг 3. Затем вы должны связать концы нити узлом с обратной стороны, а после — запломбировать, как было указано выше.

Как сшить документы на 4 дырки

Шаг 1. Вам необходимо пробить четыре отверстия на расстоянии примерно 2 см друг от друга с левой стороны сложенных в стопку документов.

Шаг 2. Далее вы должны вдеть вашу нить с тыльной стороны в третье отверстие, а после — действовать как в ранее описанных способах.

Важно! Необходимо учесть, что данные способы подойдут только для прошивки небольшого количества документов. Если же документация была сформирована в папку, в которой находится более 250 страниц, нет смысла использовать обычные дыроколы и иголки. Лучше всего для объемных документов подойдут переплетный станок и шуруповерт. А саму папку лучше всего прошить шпагатом или скрепить металлическими или пластиковыми пружинами.

Базовые правила прошивания документации и выводы

В чем заключаются базовые правила по прошиванию бумаг?

Вы должны нумеровать не сами страницы, а листы.
В папке не должно быть более 250 листов.

Если листов в папке оказалось больше, вы должны создать отдельный том.
Нумеровать опись дела не нужно.
Для нумерации используют арабские цифры, может быть использована литерная нумерация.
Если в дело включают письма, необходимо вначале пронумеровать сам конверт, и лишь затем — вложенные листы.
Если у дела есть приложение, к нему формируют отдельные тома и нумерацию.
Использовать наклейки для прошивки необходимо с обратной стороны документов. Они служат для опечатки дел, именно на них указывают количество листов, а также ФИО ответственного за документ работника.
Также на наклейке нужно написать “Прошнуровано, пронумеровано”, а затем поставить дату создания дел или томов.

Если учитывать все перечисленные в статье моменты, вопросов с прошиванием документов у сотрудников не возникнет. И вся необходимая документация будет всегда под рукой. Вы сможете полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка документации пригодится вам не только в текущем делопроизводстве — также без нее не обойтись и при передаче документов на архивное хранение.

Как правильно сшить документы — презентация онлайн

Как правильно сшить документы

2. Устройства для прошивки документов

3. Документы, подлежащие прошивке

Сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• штатное расписание.
Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• ведомостями на заработную плату, если она
выдается на руки.

4. Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует
единого стандарта, который точно бы
объяснял, как правильно прошивать
документы в различных структурах,
однако некоторые регламенты все же
имеются.
Рекомендации по сшиву различных
документов указаны в «Делопроизводстве
и
архивном
деле»,
утвержденном
Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а
также в приказе Министерства культуры
РФ № 536 от 2005 года, утверждающем
типовую
инструкцию
по
делопроизводству,
Инструкции
Центрального банка России, Методических
разъяснениях по порядку заполнения
отдельных
форм
документов,
утвержденных Приказом Министерства по
налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р
51141.
Кроме того, требования к прошиванию
бумаг разрабатывались и отраслевыми
ведомствами (например, Министерством
по налогам и сборам).
Существует несколько вариантов того, как
правильно подшить документы нитками,
ведь эту процедуру можно выполнить как
в две дырки, так и в три, четыре и даже
пять.

5. Прошивка бумаг в 2 дырки

Это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при
оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у
некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы
выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2
дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:
1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе
два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но
в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
2. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы
ее концы оказались с тыльной стороны бумаг. Затем свяжите концы нити
между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее
вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не
закрывать его полностью.
На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются
данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись).

Это самый
простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более
сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

6. Прошивка бумаг в три дырки

• Пронумеровать листы, так как
после сшивания изменить что-то
будет невозможно.
• Как и в предыдущем случае,
чтобы сшить документы, нужно
проколоть бумагу (дырокол, шило,
игла), только в этом варианте
следует рассчитать расстояние на
3 дырки (оно не должно
превышать 3 см).
• После того как в листах появятся
отверстия, переверните документ
и пропустите нитку в среднюю
дырку
(ее
кончик
должен
показаться из первого листа),
оставив с тыльной стороны не
менее 7 см.

7. Продолжение…

• Теперь с лицевой стороны бумаг
необходимо проткнуть верхнее
отверстие и направить иглу с
ниткой в нижний прокол с
тыльной стороны.
• Как только она окажется сверху,
ее вновь пропускают через
середину, добиваясь появления с
тыльной стороны.

• На этом этапе вы может отрезать
нить, оставив от нее 7 см, и
связать ее с уже имеющимся
остатком.
• На
полученный
узелочек
наклеивается
небольшой
прямоугольный
листочек,
на
котором
будет
отмечаться
количество
листов
и
заверительная подпись.

8. Прошивка документов в 4 дырки

Цифрами указана
последовательность
действий
Процесс
проходит
практически
аналогично
предыдущему
варианту,
только расстояние между соседними
отверстиями должно составлять около 1,5
см.
В этом случае сшивание начинается со
второго отверстия сверху (с тыльной
стороны), после чего нить пропускается
через самое верхнее отверстие, и иголка
выводится опять во второе сверху.
Далее нить заводят в третью дырку, а
затем (с тыльной стороны в четвертую).
В конце процесса иголка продевается в
третье отверстие с лицевой стороны, и
после выведения нитки завязывается
узелок.

Сверху на него клеится уже упомянутый
небольшой прямоугольник.
5
4и
6
2и
3
1

9. Прошивка документов в 5 дырок

Пять отверстий используют в основном для
сшивания бухгалтерских документов, так как в
конечном итоге их толщина оказывается намного
большей, чем у обычных документов.
Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на
которую только способна прошивка.
Отверстия должны располагаться с левой стороны
на расстоянии 5 см друг от друга.
Сложив все листы в правильном порядке и
пронумеровав их, можно зажать документы в
специальном прессе и с помощью дрели с тонким
сверлом проделать нужные отверстия: два из
которых должны располагаться по краям
(отступив от них не менее 2 см), одно по центру и
еще два — между центром и крайними
отверстиями.
Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо
использовать картонную обложку.
Когда отверстия будут готовы, остается только
сшить стопку документов, используя для этого
капроновую нить и большую иголку, именуемую в
народе цыганской.

10. Продолжение…

Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так: С
тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее
отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы
можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое
верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова
«ныряет» вниз через второе сверху отверстие.
Таким образом, один край уже готов. Теперь, придерживая нитку у
среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с
тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на
исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку
просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется
наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два
хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части
нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из
него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и
наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая,
отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.
Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают
клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого
на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с
информацией о нумерации и прошивке.
На боковой части такой книги можно наклеить листочек с
названием: например, «Книга продаж за 2016 год».
Продолжение…

11. Особенности прошивки документов

Необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы,
отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист
тщательно подсоединенных друг к другу документов.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда
римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию),
причем опись не нумеруется.
Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный
картон с надписью «Дело», который может быть самых
разных размеров и качества.

Для прошивания обычных
документов нередко используют обычный сшиватель для
документов формата А4.
Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на
которых проставляются в первую очередь, а следом за ним
нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.
Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка,
то ее просто зачеркивают одной линией и дальше
продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует
заверить надписью «Исправленному верить», поставив
подпись и печать ответственного лица.
Если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но
вам необходимо добавить какое-то дополнение (например,
образец заполненного заявления), то его нужно будет
подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело
и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации
возможно применение литерной нумерации. Проще говоря,
на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней
добавляется буква (16а, 17б…).

12.

Как заверить прошитые документыЗаверение бумаг — последний этап перед
их подачей на проверку или на хранение.
Заверением
называют
подпись
уполномоченного лица, которое отвечает
за передачу указанных бумаг в налоговую
инспекцию, архив или другие инстанции.
Выполнить эту задачу может лишь
руководитель
учреждения
или
предприятия
либо
уполномоченный
составитель, в обязанности которого входит
указание на стикере своей должности и
расшифровки подписи. Кроме того, нужную
отметку может поставить и частный
предприниматель, но в любом случае
лучше,
чтобы
подпись
стояла
одновременно и на стикере, и на листе.
Подписывая
прошитые
документы,
управляющий
берет
на
себя
ответственность за их содержимое или
назначает ответственным за достоверность
другого сотрудника путем подписания
соответствующего приказа.

13. Ключевые моменты

Простое и бесплатное объединение нескольких PDF-файлов на Windows или Mac.

Вот как

Объединение нескольких PDF-файлов вместе не должно вызывать стресса. Конечно, работать с большим количеством различных документов может быть сложно, но есть несколько простых способов объединить PDF-файлы вместе, независимо от того, создаете ли вы портфолио или просто ищете способы уменьшить беспорядок в файлах.

Одним из самых популярных инструментов для объединения PDF-файлов является Adobe Acrobat, но это программное обеспечение будет стоить вам не менее 13 долларов в месяц за подписку. К счастью, есть несколько других способов бесплатно объединить PDF-файлы, независимо от того, какой тип компьютера вы используете.

Вот как можно бесплатно объединить несколько PDF-файлов, независимо от того, работаете ли вы на устройстве Windows или Mac. (У нас также есть хитрости, как легко подписывать PDF-файлы, и четыре бесплатных приложения для более удобного редактирования PDF-файлов.)

Как объединить PDF-файлы в Windows?

Если вы используете Windows, вам понадобится стороннее приложение, которое поможет вам объединить PDF-файлы. Мы протестировали несколько и нашли надежный вариант в PDF Merger & Splitter от AnywaySoft. Он доступен через Microsoft Store бесплатно.

Вот как объединять PDF-файлы с помощью этого приложения:

Откройте приложение и выберите Объединить или Разделить . Если вам просто нужно объединить два документа без изменения порядка страниц, выберите «Объединить».
Нажмите Добавить PDF-файлы и выберите столько, сколько хотите объединить. У вас есть возможность перемещать их вверх или вниз или сортировать по имени. Вы также можете просмотреть, как будут выглядеть объединенные документы.
Когда ваши документы будут в порядке, нажмите Merge , назовите и сохраните новый объединенный PDF-файл.

Если вы хотите еще немного настроить слияние, например, изменив порядок страниц или добавив только определенные части каждого PDF-файла, вам придется сначала разделить их. Для этого выберите Разделить при открытии приложения. Выберите, какие отдельные страницы или диапазоны страниц вы хотите извлечь. Вы можете сохранить их как один PDF-файл или как отдельные PDF-файлы.

Подробнее: Как загрузить Windows 11 бесплатно

Как объединить PDF-файлы на Mac?

На Mac вы можете комбинировать PDF-файлы с помощью встроенного инструмента в Preview, согласно поддержке Apple.

Вот как объединить два PDF-файла:

Открыть PDF-файл в Предварительный просмотр .
Перейдите к Вид > Миниатюры . Вы увидите миниатюры страниц на боковой панели.
Выберите миниатюру страницы, на которую вы хотите вставить другой документ.
Нажмите «Правка» > «Вставить» > «Страница из файла» (если выбор «Страница из файла» неактивен, поэтому вы не можете щелкнуть его, убедитесь, что открытый файл является PDF-файлом. Некоторые зашифрованные PDF-документы не могут быть объединены , в соответствии с Apple. Проверьте разрешения PDF, выбрав «Инструменты»> «Показать инспектор», затем щелкните значок замка).
Выберите PDF-файл, который хотите добавить, и нажмите Открыть .
Выберите File > Export as PDF для сохранения.

А вот как объединить части одного PDF-файла с другим PDF-файлом:

Откройте PDF-файлы, которые вы хотите объединить, в Preview .
В каждом документе выберите View > Thumbnails . Вы увидите миниатюры страниц на боковой панели.
Нажмите и удерживайте клавишу Command и выберите миниатюры страниц, которые вы хотите добавить в другой документ. Отпустите клавишу Command.
Перетащите выбранные миниатюры на боковую панель другого PDF-файла и отпустите в нужном месте. (Если у вас macOS Sierra или более ранняя версия, перетащите миниатюры прямо на миниатюру в другом PDF-файле.)

Вы также можете поворачивать, удалять и изменять порядок страниц в разделе миниатюр.

Теперь, когда вы научились объединять все свои PDF-файлы, обязательно ознакомьтесь с другими скрытыми советами по Mac и секретными советами по Windows 10, а также о том, как бесплатно загрузить приложения для Windows 10, Windows 11 и Microsoft Office.

Как объединить PDF-файлы

Знание того, как объединить несколько PDF-файлов в один файл, очень просто и может повысить вашу продуктивность. Вы ведь не хотите, например, нагружать бухгалтерию полдюжины PDF-файлов, когда можете доставить один унифицированный документ. Или, может быть, у вас есть четыре или пять разделов отчета, которые вы распечатали, чтобы отделить PDF-файлы от Word, Excel и фоторедактора. Как их все собрать в один файл? Эти вопросы особенно актуальны для людей, работающих дома, и тех, кто пытается отказаться от бумажных документов, поскольку PDF-файлы легко заменяют физические документы. Люди должны знать, как их организовывать и управлять ими.

Если вы используете Mac, у вас есть единственный инструмент, который вам понадобится, уже встроенный в операционную систему macOS. Тем не менее, вы можете найти более гибкие и полнофункциональные решения, если купите сторонние коммерческие приложения.

Если вы используете Windows, вам нужны сторонние приложения — хорошо, что есть несколько бесплатных вариантов с открытым исходным кодом, которые делают свою работу.

В любой операционной системе вы всегда можете использовать онлайн-приложение , которое объединяет и редактирует загруженные PDF-файлы, но я с подозрением отношусь к использованию почти всех из них. Некоторые из этих сайтов, похоже, не имеют жизнеспособного бизнес-плана, а их услуги по редактированию PDF дают им возможность собирать данные в ваших файлах, включая невидимые метаданные, которые потенциально могут идентифицировать вас и вашу систему. Возможно, вы не захотите предоставлять эти метаданные сайту, о котором вы ничего не знаете, и этот сайт может извлечь выгоду из ваших данных таким образом, который вам не понравится. Я делаю одно исключение из этого правила: бесплатный сервис Adobe для слияния PDF(открывается в новом окне).

Как объединить PDF-файлы в Windows

Если вам нужно объединить PDF-файлы в Windows, вам может понадобиться Mac, потому что приложение Preview только для macOS выполняет эту работу быстро и легко. Windows 10 позволяет просматривать PDF-файлов в браузере Edge, но не позволяет ничего с ними делать.

Для объединения PDF-файлов или управления ими в Windows вам потребуется либо бесплатное, но ограниченное стороннее приложение для повышения производительности, либо одно из множества хорошо разработанных коммерческих приложений.

Как объединить файлы PDF в Windows

PDFsam

Если ваши потребности в управлении PDF-файлами минимальны, установите бесплатный PDFsam с открытым исходным кодом(открывается в новом окне). Если вам нужна бесплатная базовая версия, снимите флажок в установщике, чтобы загрузить расширенную версию, предварительный просмотр которой бесплатен, но ее сохранение стоит 59 долларов в год.

Просторный интерфейс позволяет выбирать между такими функциями, как слияние и разделение файлов PDF. Еще одна полезная функция объединяет два PDF-документа, чередуя страницы из каждого файла, поэтому вы можете создать один PDF-файл из отдельных PDF-файлов, содержащих лицевую и обратную страницы исходного двустороннего документа.

Не ожидайте простого в использовании интерфейса, такого как миниатюры в Adobe Reader и другом коммерческом программном обеспечении. С помощью PDFsam вы объединяете два PDF-файла, перетаскивая их в окно, которое добавляет их в список. Вы переупорядочиваете список, перетаскивая отдельные строки. Вы можете указать диапазон страниц из каждого PDF-файла, но вам придется выяснить, какие страницы вам нужны, просмотрев документ в отдельном приложении, таком как Microsoft Edge или Adobe Reader. К счастью, вы можете открывать PDF-файлы прямо из списка файлов в PDFsam.

Дополнительные функции включают возможность добавления пустой страницы в конец PDF-файла с нечетным количеством страниц, чтобы следующий документ в объединенном PDF-файле начинался с правой страницы. Вы также можете добавить нижний колонтитул на каждую страницу объединенного документа. Еще одна функция позволяет объединять закладки и формировать поля из исходных файлов. Когда вы будете готовы объединить PDF-файлы, просто нажмите кнопку «Выполнить». PDFSam доступен для macOS и версий Linux на основе Debian.

Объединение и разделение PDF

Альтернативное бесплатное приложение, доступное в Microsoft Store, — это PDF Merger & Splitter(открывается в новом окне) от компании AnywaySoft, чей веб-сайт мало что говорит о самой компании. PDF Merger & Splitter – это бесплатное приложение для универсальной платформы Windows (обычно называемое приложением UWP), которое использует библиотеку PDFsharp с открытым исходным кодом для создания файлов PDF.

По сравнению с PDFsam вы получаете гораздо меньше опций и менее дружественный интерфейс, но приложение превосходит PDFsam в своей способности сделать все PDF-файлы, которые вы объединяете, имеют один размер страницы. PDFsam позволяет вам заставить все страницы иметь тот же размер, что и первая страница, в то время как PDF Merger & Splitter также позволяет вам заставить все страницы иметь тот же размер, что и самая большая страница или размер, используемый большинством страниц.

Я настоятельно рекомендую PDFsam, но для этой функции стоит использовать PDF Merger & Splitter.

Редактор PDF-Xchange, ABBYY FineReader, Adobe Acrobat DC

Если вам нужны более качественные визуальные подсказки при объединении PDF-файлов, вам потребуется коммерческое приложение, которое позволит вам просмотреть объединенный PDF-файл перед его сохранением на диск, а также отобразит уменьшенные изображения, чтобы вы могли можно перетаскивать их вверх и вниз на боковой панели и менять порядок страниц. Вы можете использовать практически любое программное обеспечение для редактирования PDF, начиная от недорогого PDF-Xchange Editor от Tracker Software и заканчивая одним из наших приложений «Выбор редакции», например ABBYY FineReader 15 или Adobe Acrobat DC.

Все эти приложения позволяют объединять PDF-файлы практически одинаково. Вот как это можно сделать в редакторе PDF-XChange:

Перейдите в меню «Файл» > «Новый документ»
Выберите параметр «Объединить файлы в один PDF-файл» один PDF-файл в поле списка файлов. Вы можете добавлять различные типы файлов, включая PDF-файлы, текстовые файлы, изображения, документы Word, Excel и PowerPoint. Приложение преобразует все файлы в формат PDF перед их объединением.

При объединении файлов вы можете указать диапазон страниц, которые вы хотите импортировать, и вы можете точно настроить комбинацию, открыв несколько файлов на отдельных вкладках в редакторе PDF-XChange и перетащив эскизы нужных страниц. исходную вкладку на целевую вкладку. Если миниатюры не отображаются, нажмите Ctrl-T или воспользуйтесь меню «Вид» > «Области».

Как объединять PDF-файлы на Mac

В отличие от Windows, macOS поставляется с мощными встроенными инструментами PDF, включая обманчиво скромное приложение Preview. Во всех последних версиях macOS, начиная с Catalina в 2019 г., Finder также позволяет создавать или объединять PDF-файлы из меню в представлении «Галерея» (представление, в котором отображается большой предварительный просмотр текущего файла).

Как объединить PDF-файлы на Mac

Из macOS Finder

Чтобы объединить два или более PDF-файла в macOS Finder, переключитесь в представление «Галерея» на панели инструментов Finder или в верхнем меню «Вид».

Затем, удерживая нажатой клавишу Command, выберите файлы, которые хотите объединить.

Щелкните каждый файл в том порядке, в котором они должны отображаться в объединенном PDF-файле. При выборе нескольких файлов на панели инспектора справа появляется кнопка «Создать PDF».

Нажмите «Создать PDF», и Finder создаст на вашем рабочем столе новый PDF-файл, содержащий все выбранные вами PDF-файлы.

Кроме того, вы можете выбрать несколько файлов в представлении списка Finder, затем щелкнуть, удерживая нажатой клавишу Ctrl, или щелкнуть двумя пальцами, чтобы открыть контекстное меню. Выберите «Быстрые действия», затем «Создать PDF».

Более того, вам не нужно ограничивать себя объединением PDF-файлов. Вы можете выбрать несколько изображений, таких как файлы PNG, TIFF и JPEG, в дополнение к существующим PDF-файлам и использовать ту же технику, чтобы объединить их в один PDF-файл.

Приложение Preview

Приложение Preview предлагает те же возможности объединения PDF-файлов, что и Finder, и может быть проще в использовании для сложных задач. Чтобы объединить два или более PDF-файла в режиме предварительного просмотра, начните с создания копии одного из файлов и работы с дубликатом. Этот шаг является важной предосторожностью, потому что Preview сохраняет файл во время работы, и если результаты не соответствуют вашим ожиданиям, вам нужно будет проделать некоторые необычные действия, чтобы вернуть исходный файл.

Откройте файл-дубликат. Перетащите дополнительные PDF-файлы на боковую панель и поместите их в нужное место в файле. Вы можете переместить их в начало или конец или между любыми двумя существующими страницами. Если вы ошиблись с местоположением, вы можете перетащить одну или несколько миниатюр в правильное место и удалить любые страницы, которые вам не нужны.

Что делать, если вы хотите объединить только несколько страниц из второго PDF-файла? Откройте этот файл в другом окне PDF и перетащите нужные миниатюры в свой первый файл PDF. Как всегда в macOS, вы можете щелкнуть, удерживая клавишу Shift, чтобы выбрать непрерывный диапазон страниц, или щелкнуть несколько страниц, удерживая клавишу Cmd, чтобы выбрать страницы из любого места в файле. Если некоторые страницы импортируются в неправильной ориентации, используйте панель инструментов предварительного просмотра, чтобы повернуть их.

Иногда предварительный просмотр ведет себя, казалось бы, непредсказуемым образом при сохранении файла, поэтому, когда объединенные страницы расположены так, как вы хотите, выберите «Файл» > «Экспорт в PDF» и сохраните объединенный PDF-файл под собственным именем. Вы также можете выбрать «Файл» > «Закрыть» и следовать инструкциям, чтобы сохранить объединенный файл под именем файла, с которого вы начали, но безопаснее всего использовать параметр «Экспорт в PDF».

Как и Finder, Preview позволяет объединить любой файл , который может отображаться в Preview, в существующий PDF-файл. Это означает, что вы можете включать PNG, TIFF, JPEG и другие стандартные форматы изображений. Но что, если вы хотите создать PDF-файл, содержащий документ Word или рабочий лист Excel? Вы не можете перетащить эти документы в предварительный просмотр, но вы можете распечатать эти файлы в формате PDF с помощью меню «Печать» Word и Excel. Полученные PDF-файлы можно использовать для слияния.

PDFsam и другие сторонние приложения

Если Preview не предоставляет всех необходимых вам функций, вы можете использовать впечатляющие функции тонкой настройки, предлагаемые бесплатным приложением PDFSam с открытым исходным кодом (упомянутым в разделе об объединении PDF-файлов в Windows). PDFSam работает в macOS так же, как и в Windows.

В качестве альтернативы, если у вас есть стороннее коммерческое приложение, такое как Adobe Acrobat, вы можете объединять PDF-файлы так же, как вы объединяете их в режиме предварительного просмотра. Вы также можете напрямую перетаскивать файлы в любом формате, который Acrobat может конвертировать в PDF, включая веб-страницы HTML, текстовые файлы, документы Word и рабочие листы Excel. Кроме того, Acrobat позволяет создавать совершенно новые PDF-файлы из одного или нескольких таких же внешних форматов. Просто используйте меню «Файл» > «Создать» и следуйте инструкциям.

Дополнительные советы по работе с PDF

Чтобы узнать о других способах преобразования PDF в файл Microsoft Word, ознакомьтесь с нашим руководством.

Как правильно сшить документы: в 2, в 3, в 4 и в 5 дырок (проколов)