У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: «Как сшивать документы?» Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.
Делопроизводство — сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.
Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).
Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.
Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.
Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.
Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.
Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.
Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:
Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.
Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.
Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.
Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него.
Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.
Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.
Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.
Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).
Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично — на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.
Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.
Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.
Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.
Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия — это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.
Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.
Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия — таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.
Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.
Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы. Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.
В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.
12 февр 2018 11:59
В делопроизводстве компании обычно фигурируют тысячи бумаг, которые ежедневно появляются и выходят из применения. Но закон обязывает юридических лиц правильно структурировать и хранить каждый документ, поэтому существуют определенные методики как правильно сшивать документы для последующей передачи в соответствующие органы или архив.
В 2018 году основные правила остаются прежними: нужно нумеровать, прошивать листы, составлять опись и заверять у руководителя. Однако процедура может различаться в зависимости от типа бумаг, будь то бухгалтерские, кадровые или налоговые документы.
На данный момент законодательство не обязывает предпринимателя сшивать документы для налоговой, как это было раньше при сдаче отчетности. Теперь достаточно аккуратно и упорядоченно по датам сложить их в папку-скоросшиватель. Но если вы сдаете документы о том, что произошли какие-то нововведения в организации, то их нужно сшить в присутствии нотариуса и заверить. Учредительные документы также желательно прошить – так они будут надежно храниться и не потеряются.
В случае, когда организация ликвидируется или просто сдает документацию в архив, нужно соблюсти ряд установленных процедур. Они обычно описаны в методичках по каждому принимающему органу и типу бумаг.
Если вы нарушите процедуру прошивки, архив может не принять бумаги на хранение. Чаще всего допускают следующие ошибки при подшивании дел.
Путают разные документы между отдельными категориями. Складывая и нумеруя документы в одном деле, следите, чтобы они относились к строго определенной категории, перечень которых есть в методической инструкции архива.
Ошибаются с нумерацией и указывают неверное количество бумаг в описи. Главное – не нумеровать опись, дважды проверять собственные пометки, не пропускать листы, конверты, фотографии (если есть).
Неправильно сшивают нитками: делают слишком короткие расстояния между отверстиями, оставляют конец нити недостаточной длины. Найдите пошаговую инструкцию, в которой указано – в каких местах и в какой очередности делать проколы иглой.
Неправильно заклеивают нить: это нужно сделать прямоугольником бумаги, на котором указаны данные о документах и ФИО руководителя. Необходимо поставить печать и подписать наклейку так, чтобы одновременно захватить и ее, и дело.
Если вам предстоит закрытие ИП и вы не имеете желания или времени подготавливать и сшивать бумаги для архива, обращайтесь к нашим специалистам.
Всем привет! Сегодня я покажу вам, как сшить наволочку двумя разными способами! У меня есть один простой метод на видео, который красиво завершает все швы. Тогда есть еще один метод в письменном руководстве, который дает вам больше гибкости в использовании различных тканей и раскроя. В любом случае, это отличный проект по шитью для начинающих. Все швы прямые, и проект не занимает много времени, поэтому вы получаете быстрое удовлетворение.
Это обновление поста 2015 года, когда я сшила наволочки для письменного урока из тканей Happy Home моей подруги Кэролайн Халс. Эта ткань больше не выпускается. Итак, синяя наволочка сшита из тканей моей линии Blooms & Bobbins с рисунками Райли Блейк. Еще одна причина, по которой этот швейный проект идеально подходит для тех, кто учится шить, заключается в том, что он сделан из стеганого хлопка. Хлопок для квилтинга выпускается с огромным разнообразием принтов, его легко найти, а также с ним легко работать.
Синюю наволочку, изображенную ниже, я сделала методом буррито и французскими швами. Тот, что выше, имеет швы на всех трех закрытых сторонах наволочки. Причина, по которой я не хотел делать сложенную наволочку с текстом на ткани Happy Home, заключается в том, что этот принт является направленным, и я не хотел, чтобы слова были с одной стороны правильно, а с другой — вверх ногами. При шитье обычно есть несколько способов получить готовое изделие. Частью обучения является выяснение того, какой метод использовать, чтобы уважать ваше время, навыки и желаемый результат.
Если вы хотите узнать больше о технике французского шва для отделки, ознакомьтесь с этим постом.
Итак, чтобы сшить наволочку, вам понадобится
Чтобы сшить наволочку, подобную синей на картинке выше, посмотрите видео ниже или на YouTube здесь, или прокрутите видео ниже для получения письменных инструкций.
Для начала вам понадобится обрезать основную ткань размером 42 на 29 дюймов и манжету размером 42 на 9 дюймов. Таким образом получится готовый корпус размером 20,5 дюйма на 32 дюйма в длину. Сложите манжету и основную ткань лицевыми сторонами вместе и совместите необработанные края вдоль длинного края. Добавьте несколько булавок, чтобы скрепить эти края, затем откройте ткань, чтобы вы могли видеть правые стороны. Сверните основную ткань так, чтобы вы могли видеть закрепленный край, затем сложите этот закрепленный край к другому необработанному краю манжеты так, чтобы они оказались лицевыми сторонами друг к другу. Это становится намного понятнее, если вы посмотрите видео.
У вас должно получиться 3 необработанных края, каждый слой в бутерброде – манжета, основная ткань и другой край манжеты. Свернутая основная ткань (причина, по которой это называется буррито) находится в середине этих слоев. Теперь вы закрепите и сшейте этот край, используя припуск на шов 1/2 дюйма. Будьте осторожны, чтобы не зацепить «буррито» швом. Как только вы закончите сшивание, выверните на лицевую сторону, и вы увидите манжету со всеми необработанными краями этого шва внутри.
Теперь прострочим французский шов по нижнему краю или по короткой стороне наволочки. Начните с складывания наволочки НЕПРАВИЛЬНЫМИ сторонами вместе. Прострочите короткий конец с припуском на шов 1/4 дюйма. Затем сверните наволочку лицевыми сторонами вместе. Приутюжьте шов, который вы только что сделали, а затем прострочите его снова, на этот раз с припуском на шов 3/8 дюйма. Опять же, я демонстрирую и разъясняю это в видео выше.
Мы снова воспользуемся отделкой французским швом, чтобы сшить оставшуюся сторону подушки. Сложите наволочку НЕПРАВИЛЬНЫМИ сторонами вместе. Прострочите длинный конец с припуском на шов 1/4 дюйма. Затем сверните наволочку лицевыми сторонами вместе. Приутюжьте шов, который вы только что сделали, а затем прострочите его снова, на этот раз с припуском на шов 3/8 дюйма. Угол может попытаться стать немного громоздким, поэтому перед сшиванием прижмите его как можно ровнее.
У меня есть 3 раскладки ткани ниже, если вы не используете метод буррито, который я показал в видео выше. Для метода буррито обязательно разрежьте основную ткань по сгибу. Для описанного ниже метода выберите тот, который подходит для вашей ткани. Если вы делаете 2 наволочки с контрастными манжетами, как я, вырежьте эти детали из КАЖДОЙ ткани. Ткани внизу укладываются ровно, без складок.
Я также отмечу, что эти измерения дают наволочку, которая на 1/2 дюйма короче по высоте и на 3 дюйма короче, чем наволочка методом буррито, которую я сделал в видео, хотя манжета имеет ту же ширину. Я не уверен, изменились ли размеры наволочек за последние 7 лет, все, что я могу сказать, это то, что как для урока 7 лет назад, так и для урока на этой неделе я начал с измерения готовых наволочек, купленных в магазине, и тех, которые я сделал сам. в 2015 году они подходили к моим тогдашним подушкам, а те, которые я сделал на этой неделе, подходили к моим подушкам сейчас, и все они сказали, что наволочки стандартного размера, когда я их покупал. 🤷🏻♀️ Если вы хотите изменить приведенные ниже, замените 21 на 22, замените 26 на 29., и замените 41 на 42, чтобы получить тот же размер, что и для наволочки буррито.
Либо сложите два куска ткани лицевыми сторонами вместе, убедившись, что принт на обоих лицевой стороне вверх, либо сложите один кусок ненаправленной ткани пополам лицевыми сторонами вместе. Используя 1/2-дюймовые швы, сшейте необработанные края, оставив одну короткую сторону открытой. Вы можете обработать эти края с помощью оверлока, фестонных ножниц или другого метода отделки шва по вашему выбору.
Сложите манжету пополам лицевыми сторонами вместе, совместив короткие края. Сшейте короткий край.
Отогните один край манжеты на 3/8″ к изнаночной стороне.
Поместите манжету лицевой стороной наружу и наволочку лицевой стороной наружу, поместите манжету внутрь наволочки, совместив необработанные края. Совместите шов манжеты со швом наволочки. Стежок. Приутюжьте шов к манжете.
Сложите манжету пополам, изнаночными сторонами вместе, так, чтобы отутюженный край едва закрывал шов предыдущего шага. Приколите манжету, затем прострочите близко к отутюженному краю, чтобы закрепить, и все готово!
Узнайте, как сшить наволочку из одного метра ткани и без отходов! Этот очень простой мастер-класс идеально подходит для начинающих или для благотворительного шитья, потому что это самая быстрая выкройка наволочки, которую вы когда-либо видели.
Если вы только начинаете шить, у меня есть много других проектов для начала шитья, в том числе:
Посмотрите здесь более 21 выкройки, подходящей для начинающих.
Эта запись в блоге была преобразована в дополнительный PDF, оптимизированный для печати. Найдите его здесь. Бесплатный учебник по выкройке One Yard Magic Pillowcase включен в сообщение в блоге ниже, и его можно абсолютно бесплатно читать, распечатывать и шить! Просто нажмите CTRL + P на своем компьютере, чтобы распечатать. Шаблон PDF, оптимизированный для печати, за 2 доллара не является обязательным. Знаете ли вы, что можете собрать ВСЕ оптимизированные для печати PDF-файлы, организованные в библиотеку, чтобы иметь доступ к ним в любое время? Проверьте это.
Этот мастер-класс по самодельным наволочкам идеально подходит для начинающих или для шитья большого количества наволочек одновременно, потому что:
И всем нужен чехол на подушку на ночь! Этот проект станет отличным подарком на праздники, новоселья, дни рождения и многое другое: для детей или взрослых. Если вы ищете более красивую наволочку, не пропустите мою выкройку наволочки с оборками своими руками (она шикарная и красивая).
Это бесплатное руководство по изготовлению стандартных наволочек размером 20 x 30 дюймов. Он подходит для подушек стандартного размера, а также для некоторых подушек размера «queen-size».
Этот метод пошива наволочки особенно быстр, поскольку «ткань манжеты» на самом деле представляет собой искусственную манжету, которая только выглядит пришитой. Это означает, что есть только одна основная ткань, но если у вас есть несколько метров ткани, вы можете использовать их, чтобы сделать набор очаровательных наволочек своими руками.
Я использовала обычную хлопчатобумажную ткань для квилтинга из-за прочности и мягкости. Трикотаж, фланель, сатин или атлас тоже подойдут. Если вы купили слишком много ткани для стеганого одеяла, вот вам идеальное применение: сшейте подходящую наволочку.
Чтобы сделать этот проект быстрым и легким, я обработал припуски на швы простой строчкой зигзаг на швейной машине. Вместо этого вы можете использовать оверлок или сделать красивые французские швы для профессиональной отделки.
Итак, приступим к пошиву наволочек стандартного размера!
Сложите отрез ткани так, как он оторвался от болта. Отрежьте кромки. Обрежьте концы, если они неровные или осыпаются.
Можете ли вы поверить, что это все? Если вы находитесь в затруднительном положении, вы можете вообще пропустить раскрой. В этом случае используйте очень широкий припуск на шов, чтобы кромки не были видны.
Если у вас есть оверлок, он отрежет вам кромки. Просто пропустите обрезку и дайте оверлоку обрезать кромки на первом шаге шитья ниже.
1. Сложите ткань лицевыми сторонами вместе, чтобы получился прямоугольник размером примерно 21 x 36 дюймов.
Прикрепите булавками вдоль верхнего длинного края и одного из боковых краев.
2. Начните шить с длинного края рядом с отверстием наволочки. Сшейте с припуском на шов 3/8 дюйма. Скорее всего, вы можете использовать край прижимной лапки в качестве ориентира.
Когда дойдете до угла, остановитесь, опустив иглу. Поднимите лапку, чтобы можно было повернуть ткань, а затем продолжайте шить короткий конец наволочки.
3. Обрежьте лишнюю ткань в углу, чтобы уменьшить объем,
При желании необработанные края шва можно обработать зигзагообразной строчкой или обметочной строчкой. Французские швы тоже вариант, но я хотела показать вам, как сшить наволочку самым быстрым и простым способом! В любом случае никто не будет заботиться о внутренней части.
1. Пока не выворачивайте наволочку на лицевую сторону. Наденьте наволочку на край гладильной доски.
Загните верхний край вниз на 5 дюймов и приутюжьте до конца
2. Затем еще раз сложите манжету внутрь на 5 дюймов.
3. Чтобы сделать эту «волшебную» манжету с акцентной деталью, нам нужно всего лишь сшить 3/8 дюйма от верхнего края, при этом наволочка остается наизнанку. Если бы мы подшивали обычным способом, мы бы сшивали нижний край 5-дюймового подгиба, но не поддавайтесь искушению сделать это здесь.
Прострочите по всему верхнему загнутому краю, снова используя край прижимной лапки в качестве ориентира.
1. Выверните наволочку на лицевую сторону. Используйте палочку для еды или вращающийся инструмент, чтобы выдавить углы.
2. Расплющите. Прижмите искусственную отделку к отверстию футляра или от него, как вам больше нравится.
Готово. Теперь возьмите все дополнительные 1 ярдовые куски ткани из вашего тайника и сшейте их в легкие наволочки!
Как всегда, мне нравится смотреть, что вы делаете с моими уроками. Пожалуйста, опубликуйте фото своих наволочек, сшитых с помощью моего простого руководства по изготовлению наволочек, в Instagram и отметьте меня @sewcanshe или #sewcanshe, чтобы я могла видеть!
Вы ищете другие проекты, связанные с пошивом подушек? Проверить:
Приятного шитья,
Делиться — значит заботиться!
Раскрытие информации: некоторые из моих постов содержат партнерские ссылки. Если вы купите что-то по одной из этих ссылок, я могу получить небольшую комиссию, так что спасибо вам за поддержку SewCanShe, когда вы делаете покупки! Все мнения являются моими собственными, и я предлагаю только продукты, которые я действительно использую.
Об авторе