«Прошнуровано и пронумеровано в количестве энного количества листов», пожалуй, только это приходит в голову, когда речь идет о необходимости сшить документы. Как сшивать документы? Новичок сразу же представляет кипы бумаг, туго скрепленных банковским шпагатом, покрытых едкой пылью, где-нибудь в углу кабинета сотрудника бухгалтерии или отдела кадров.
Однако не все так просто и поверхностно, как кажется на первый взгляд. Что нужно знать, чтобы не допустить ошибок в этом непростом деле? Как правильно сшить документы нитками по фото? Эти вопросы подробно рассмотрим в пошаговой инструкции.
Есть немало государственных структур, куда могут потребоваться документы, сшитые не фабричным способом, а вручную, с помощью ниток. Это, прежде всего, налоговая инспекция, архив, сшивать документы нитками просят во время приема бумаг для регистрации индивидуальных предпринимателей, постановке юридического лица на учет или оформлении бумаг на тендер. Как правильно сшивать документы, на фото номер 2 показано. Обычно используется плотная нитка и толстая игла.
Считается, что ценные бумаги, подшитые таким образом, сложнее потерять, подделать или заменить листы. Некоторые организации именно из-за этого используют такую «дедовскую» форму скрепления важных документов. Есть еще один довод – иногда бумаги имеют строго конфиденциальный характер, и руководители, боясь огласки или влияния конкурентов, доверяют такую работу только проверенному лицу, соответственно, отказываются от помощи специализированных фирм.
Неправильное сшитые документы могут стать причиной отказа в регистрации или перерегистрации предприятия, приемки бумаг в архив, привести к снятию организации с конкурса на получение тендера, повлиять на решение контролирующего органа в случае проверки организации.
На сегодняшний момент нет четких норм, как сшивать документы нитками по единому шаблону. Есть только рекомендации и инструкции. В основном на предприятиях пользуются методическими разработками Росархива, которые были утверждены приказом за номером 76 в 2009 году, требованиями ГОСТа «Делопроизводство и архивное дело», а также инструкциями Центробанка России.
Все документы, подлежащие сшиванию, необходимо предварительно просмотреть, если есть карандашные пометки, их стереть. Важно внимательно отнестись к каждой странице, исключить их склеивание друг с другом, обеспечить логичную и правильную последовательность документов в стопке. Необходимо избавиться от острых элементов, булавок, скоб или скрепок, они могут повредить скрепляющую нить и привести к потере документа. Нумеровать страницы необходимо простым черным карандашом, в правом углу, не допускается использование чернил, в том числе и цветных. Нельзя нумеровать слишком близко к тексту документа, тем более перекрывать его. Нумеруется только лицевая сторона листа. Общий объем скрепленного документа не должен превышать 250 листов, а высота сшитого и пронумерованного документа – 4 сантиметров. Пример того, как сшить документы нитками, на фото продемонстрирован.
Следующий этап подготовки – подбор инструментов. Чтобы правильно сшить документы нитками, потребуются: шило, специальные нитки, картонная обложка, как на фото. В некоторых случаях используют дырокол. Как и чем сшивать документы, каждый специалист решает сам. Удобнее всего пользоваться суровыми нитками или банковским шпагатом, в некоторых случаях используют шерстяные нитки или шнурки. Чаще всего они несут функцию украшения. Обычно в серьезных отчетах используют более строгий стиль. Подготовьте сами документы и бланк для описи.
Какие документы чаще всего сшиваются ниткой? Прежде всего, учредительные и установочные документы. Они чаще всего имеют небольшой объем, их легче проткнуть шилом, а сшивать легко. Технологий для сшивания несколько, можно делать два прокола, три или пять. Три отверстия – самый распространенный вариант. Пять проколов пригодятся тогда, когда некоторые документы имеют меньший формат, чем остальные, соединение в пять проколов поможет лучше их зафиксировать. Сшивание в пять отверстий используется, если документы имеют высокую ценность, это снизит риск их подмены.
Если документ достаточно объемный, то прокалывать его удобнее шилом. Обычно начинают с верхнего отверстия.
Если нет возможности использовать фабричную обложку, как на картинке, то первый и последний лист можно проклеить тонкой полосой картона, чтобы не допустить порчу страниц. Важно выбрать правильную длину нити, обычно это от 50 до 80 см.
Разберем вариант, как сшить документы пошагово в три отверстия. Это классический и самый распространенный вариант оформления бумаг в архив или на проверку. Как в этом случае правильно сшить документы нитками, лучше видно на фото.
Иголку с ниткой заводим вниз под стопку документов, выводим через отверстие под номером два. Нельзя забывать о небольшом «хвостике» длиной 7-8 см, он еще пригодится. По лицевой стороне направляем иголку в верхнее отверстие, далее возвращаем иглу в самое нижнее отверстие № 3. Далее игла «ныряет» в центральную лунку, в итоге обе нити остаются снизу. Теперь их можно скрепить узлом.
Далее документ обязательно заверяется, приклеивается лист бумаги, сверху ставится печать и подпись ответственного лица. Как правильно сшить документы и закрепить узел нитками, видно на фото.
Кроме этого, на тыльной стороне последнего листа приклеивается опись. Надпись допускается делать от руки или использовать готовые шаблоны, как на фото.
Технология прошивки в четыре отверстия практически идентична. Отличие лишь в том, что сшивать документ начинают сверху вниз. Это похоже на наметку при шитье. Только в этом случае она повторяется и в обратном порядке, сначала сверху вниз, потом снизу вверх. Таким образом стяжки получаются однородные без пробелов, как будто прошитые на гигантской швейной машинке.
Иногда допускается соединение документов не вертикально, а на уголок. В основном это бумаги финансовой отчетности, предполагающие крепление кассовых лент, чеков с правой стороны. Такие документы сшивают на уголок. Этапы такие же, как при стандартной сборке документов, только отверстия прокалываются на углу. Обычно их два. Лист приклеивается точно на уголок. Далее процедура аналогична – ее заверяют, ставится печать.
В процессе подготовки и сшивания документа важно заранее продумать, как сшивать документы, чтобы избежать разного рода форс-мажоров. К примеру, иногда с уже сшитых и сданных в архив документов требуется сделать копию. О таких моментах стоит побеспокоиться заранее. Обычно специалисты отдела кадров или бухгалтерии заранее могут предположить, какой документ предварительно необходимо прогнать через копир. Это существенно упрощает работу и экономит время.
Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.
На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.
Правильная прошивка документов защитит их от подмены
Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.
Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.
Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.
Начинаем с центрального отверстия, протягиваем через верхнее и опускаемся к нижнему
Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.
Узелок после прошивки документов заклеивается бумажным квадратиком
Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.
Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.
Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.
Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.
Обязательно указывайте количество страниц и ставьте подпись
После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.
Обратите внимание: заверять документ может только ответственное лицо или человек, работающий по доверенности. Поэтому вместе с подписью ставится ФИО подписанта.
UTF-8
Показать детали
Откройте для себя сейчас
b. a.c.H. Карманный календарь на 2023 год
Грубый Календарь Офсетный половинный формат (ок. 50х70) Мягкое покрытие швейцарский переплёт Сшивание ниток биговка/резка Штамповка / высечка Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
30 10/2022
Каталог художественных выставок
Целлофан сверхгрубый Брошюра Каталог Формат HP Indigo A2+ Сшивание ниток биговка/резка Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
25 02/2022
Лукбук, каталог, открытки и многое другое
сверхгрубый Брошюра Каталог Журнал Формат HP Indigo A2+ Мягкое покрытие швейцарский переплёт Сшивание ниток биговка/резка Стандартизированный заказ среднего размера (до 1. 000 шт.)
26 02/2022
Книга
Грубый Книга Фотокнига Офсетный формат >70см x 100см Твердый переплет Сшивание ниток Лазерная резка Тиснение Заказ большого размера (> 1.000) стандартизирован
26 09/2020
Календарь для центра книжного искусства Halle
Грубый Брошюра Календарь Мягкое покрытие Сшивание ниток Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
29 10/2019
Для хорошей фотографии и копирования нужна правильная бумага
Экстрамат Брошюра Журнал Офсетный половинный формат (ок. 50х70) Идеальный переплет Мягкое покрытие Сшивание ниток Дисперсионный лак плоский Холодная фольга Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
25 07/2019
Двойная брошюра с книжными блоками для сшивания 2 нитками
Экстрамат Грубый Сверхгладкий Грубый с 5% ЦВЕТ экоВОЛОКОНЫ + ЦВЕТА экоВОЛОКОНЫ + ЦВЕТА Брошюра Книга Формат HP Indigo A2+ Мягкое покрытие швейцарский переплёт Сшивание ниток биговка/резка УФ-лак частичный Небольшие заказы (до 100 экземпляров) стандартизированы
27 06/2019
Книга
Грубый Книга по запросу / Печать по запросу Брошюра Книга Мягкое покрытие швейцарский переплёт Сшивание ниток Тиснение Небольшие заказы (до 100 экземпляров) стандартизированы
25 01/2019
Концепция B2B для conmoto. projects
Гладкий; плавный швейцарский переплёт Сшивание ниток Штамповка / высечка Тиснение Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
35 01/2019
Коллекция Майкла Адамса
Экстрамат Книга Твердый переплет Сшивание ниток Тиснение Горячая фольга Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
26 11/2018
Роберт Пафлеб
Сверхгладкий Тиснение (кожа, лен, микро, камень, дерево) Брошюра Фотокнига Формат HP Indigo A2+ Офсет с УФ-сушкой Белые чернила Твердый переплет Сшивание ниток Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
28 09/2018
Книга
Экстрамат Книга Офсетный формат >70см x 100см Твердый переплет Сшивание ниток Стандартизированный заказ среднего размера (до 1. 000 шт.)
26 07/2018
Книга с системой тактильной ориентации
Гладкий; плавный Книга Мягкое покрытие Сшивание ниток
26 07/2018
Бизнес-отчет
Гладкий; плавный Отчет Брошюра Офсетный формат >70см x 100см Мягкое покрытие Сшивание ниток УФ-лак частичный Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
26 07/2018
MAX Automation Geschäftsbericht 2017
Гладкий; плавный Отчет Брошюра Офсетный половинный формат (ок. 50х70) Специальный цвет Мягкое покрытие швейцарский переплёт Сшивание ниток биговка/резка Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.) ЛПС
34 05/2018
Ежегодник
сверхгрубый Отчет Брошюра Книга Мягкое покрытие швейцарский переплёт Сшивание ниток Стандартизированный заказ среднего размера (до 1. 000 шт.)
25 05/2018
Артбук
сверхгрубый Сверхгладкий Книга Каталог Формат HP Indigo A2+ Мягкое покрытие швейцарский переплёт Сшивание ниток биговка/резка Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
26 05/2018
Прощальная книга
Мультилофт Книга по запросу / Печать по запросу Брошюра Книга Специальный цвет Белые чернила Твердый переплет Сшивание ниток Перфорация Небольшие заказы (до 100 экземпляров) персонализированные
25 03/2018
Имиджевая брошюра
сверхгрубый Брошюра Книга Фотокнига Каталог Журнал Офсетный формат >70см x 100см Седельная строчка Мягкое покрытие Сшивание ниток Стандартизированный заказ среднего размера (до 1. 000 шт.)
26 03/2018
Типографская пьеса
сверхгрубый Книга Твердый переплет Сшивание ниток Тиснение Горячая фольга Небольшие заказы (до 100 экземпляров) стандартизированы
26 02/2018
Рубанок
Грубый Брошюра Офсетный формат >70см x 100см Мягкое покрытие Сшивание ниток Тиснение Горячая фольга Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
25 01/2018
Произведение Франца Кафки
Сверхгладкий Книга Офсетный половинный формат (ок. 50х70) Твердый переплет Сшивание ниток Лазерная резка Тиснение Горячая фольга Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
26 01/2018
Брошюра A4 Wegner
сверхгрубый Буклет Журнал Цифровой/сухой тонер формата А2 плюс Сшивание ниток Стандартизированный заказ среднего размера (до 1. 000 шт.) ЛПС
23 11/2017
Журнал
Экстрамат Переработка шелка Экстрагладкая переработка сверхгрубый Грубый Гладкий; плавный Сверхгладкий Тиснение (кожа, лен, микро, камень, дерево) Отчет Книга Фотокнига Журнал Офсетный формат >70см x 100см Мягкое покрытие Сшивание ниток Цветной край Заказ большого размера (> 1.000) стандартизирован ЛПС
26 10/2017
Вы видите то, что хотите видеть
сверхгрубый Книга Фотокнига Офсет с УФ-сушкой Твердый переплет Сшивание ниток Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
25 09/2017
Ноутбук
сверхгрубый Чистый хлопок Буклет Книга Высокая печать Идеальный переплет Сшивание ниток Тиснение Стандартизированный заказ среднего размера (до 1. 000 шт.)
103 12/2016
Лукбук 2016
сверхгрубый Буклет Брошюра Каталог Журнал Мягкое покрытие Сшивание ниток Небольшие заказы (до 100 экземпляров) персонализированные
26 08/2016
Журнал для клиентов
Гладкий; плавный Книга Офсетный формат >70см x 100см Специальный цвет Сшивание ниток Заказ большого размера (> 1.000) стандартизирован
28 08/2016
С ручкой и кружкой пива «Auf Weiter Flur»
сверхгрубый Буклет Журнал Ризография Мягкое покрытие Сшивание ниток Небольшие заказы (до 100 экземпляров) персонализированные
26 07/2016
Магазин
Журнал Офсетный формат >70см x 100см Сшивание ниток Заказ большого размера (> 1. 000) стандартизирован
46 05/2016
Блокнот и буклет
Экстрамат Грубый Сверхгладкий Буклет Брошюра Канцелярские товары Офсетный половинный формат (ок. 50х70) Седельная строчка швейцарский переплёт Сшивание ниток биговка/резка Тиснение Стандартизированный заказ среднего размера (до 1.000 шт.)
26 04/2016
Блокнот для высокой печати
Экстрагладкая переработка Чистый хлопок Буклет Книга Высокая печать Сшивание ниток Небольшие заказы (до 100 экземпляров) стандартизированы
32 07/2015
Ноутбук
сверхгрубый Мультилофт Буклет Книга Цифровой/сухой тонер формата А3 плюс Сшивание ниток Небольшие заказы (до 100 экземпляров) персонализированные
72 07/2015
Блокнот для высокой печати
сверхгрубый Чистый хлопок Буклет Книга Высокая печать Сшивание ниток Небольшие заказы (до 100 экземпляров) стандартизированы
31 05/2015
Графический роман
сверхгрубый Книга Офсетный формат >70см x 100см Твердый переплет Сшивание ниток Тиснение Горячая фольга Цветной край Заказ большого размера (> 1. 000) стандартизирован
26 05/2014
Дополнительная информация OK
Файлы cookie помогают нам улучшать веб-сайт и предлагать вам наилучшие услуги. Используя этот веб-сайт, вы соглашаетесь на использование файлов cookie.
Считается, что термин «обрезание бюрократии» произошел от произведений Чарльза Диккенса; международная кампания в феврале была посвящена двухсотлетию со дня рождения писателя.
Выражение относится к обходу бюрократических барьеров для достижения цели и часто применяется к правительству, корпорациям или другим крупным организациям. Это также относится к ленте, которая на самом деле теперь розового цвета (первоначально красный цвет со временем стал розовым, и поэтому, вероятно, для экономии денег, позже она была произведена в розовом цвете!), Которая используется для связывания пачек официальных бумаг. Розовая лента до сих пор используется в юридических кругах. Такая лента представляет собой прочный, похожий на хлопок материал, который был окрашен.
Вы столкнетесь с этой лентой в самых разных ситуациях. Например, розовая лента используется для связывания пачек юридических документов для отправки документов адвокату, зеленая лента используется для сшивания других документов, а черная используется / использовалась для завещаний и документов о завещании.
Юридические фирмы имеют разные предпочтения в отношении современных документов и актов. В курсе «Диплом юридического секретаря» вам даются инструкции о том, как оформить задний лист для юридического документа. Способы переплета таких документов разнообразны; некоторые используют небольшой угол карты с напечатанным на нем названием и логотипом своей фирмы, где достаточно одной скобы, а другие предпочитают скреплять свои документы с помощью переплетной машины. Типы машин для переплета также различаются, например, машина для термического переплета, в которой используются предварительно склеенные корешки. Вы прикладываете бумагу к предварительно склеенному корешку и кладете его в предварительно нагретый лоток на машине. Машина нагревает клей. После того, как клей остынет, у вас будет хорошо сшитый документ. Другой вариант — гребенчатая машина для переплета, которая сначала пробивает отверстия для бумаги; затем вы кладете гребешок на машину и тянете за ручку, которая открывает гребни для вас, чтобы вы могли вставить гребень в отверстия и закрыть пластиковый гребень.
Тем не менее, некоторые документы должны быть переплетены с использованием старомодного метода сшивания документа. Вот пошаговые инструкции, которые помогут вам сшить юридический документ:
Об авторе