Как правильно заполнить график отпусков: Полная информация для работы бухгалтера

Время отпуска: как его запланировать

Вам нужен заслуженный отпуск?

Вы хотите запланировать себе отпуск в этом году как можно скорее, и уж точно до конца года?

К сожалению, люди нередко не используют свой ежегодный отпуск.

У рабочих может быть несколько дней, а может быть, даже недель (или месяцев!) для использования, но они по какой-то причине забывают, игнорируют или предпочитают не использовать свой отпуск.

Это проблема не только с точки зрения того, что время отпуска буквально остается на столе, но и с точки зрения того, что люди не позволяют себе отдохнуть и расслабиться от напряженной повседневной рутины.

Если вы давно хотели запланировать отпуск, но еще не сделали этого, то этот пост для вас!

Считайте, что это ваш отпуск на неделю. 🙂

В этом посте я предлагаю пять простых шагов, которые помогут вам запланировать отпуск в своем календаре.

Давайте запланируем отпуск прямо сейчас, чтобы вы смогли отдохнуть от работы, в котором так нуждались.

Определите свой отпуск.

Знаете ли вы, сколько дней отпуска вам отведено каждый год?

Некоторые люди знают это число наизусть, в то время как другие имеют смутное или общее представление.

Мы не собираемся ничего оставлять на волю случая, поэтому вам придется немного поработать детективом, чтобы точно определить, сколько дней отпуска у вас есть в данный момент.

Где можно узнать подробности о своем ежегодном отпуске? Возможно, вам придется найти свой трудовой договор или справочник сотрудника, войти в свое приложение или программу учета рабочего времени, связаться с отделом кадров или связаться со своим руководителем.

Выбирая дни отпуска, вы должны узнать все подробности. Это включает в себя любые существующие дни отпуска, которые необходимо использовать (возможно, у вас есть несколько накопленных дней отпуска с прошлого года или предыдущих лет), а также количество дней отпуска, которые вы накопили и использовали до сих пор в этом году.

Регистрация с другими расписаниями.

Если вы планируете провести отпуск с друзьями или семьей, вам обязательно нужно синхронизировать свои графики.

Прежде чем связываться с другими, сначала решите, сколько всего дней отпуска вы хотите взять, а затем укажите, какие недели и месяцы года вы предпочитаете для отпуска.

Если вы собираетесь провести отпуск с друзьями, партнером или кем-то еще, проверьте свое рабочее и школьное расписание, чтобы определить, какие месяцы и даты вам подходят.

У вас достаточно дней, чтобы запланировать разумный отпуск? У кого более строгий график, а у кого более гибкий график?

Найдите сбалансированный график, который устроит всех. Обязательно запишите все возможные даты.

Если в вашей семье есть дети школьного возраста, соберите график школьных каникул или каникул для каждого ребенка. Затем отметьте их графики отпусков и выходных в календаре. Сравните эти даты с вашими отпусками и отпусками вашего партнера.

Достаточно ли у вас дней, чтобы покрыть продолжительность отпуска детей? У кого более строгий или гибкий график? Какие недели и месяцы кажутся более благоприятными для семейного отдыха?

Опять же, обязательно запишите все возможные даты.

Предложите своему руководителю даты отпуска.

После того, как вы определили несколько дат отпуска, пришло время официально предложить эти даты тем, кто отвечает на вашем рабочем месте.

В зависимости от того, где вы работаете, вам, возможно, придется заполнить и отправить форму запроса на отпуск своему руководителю и/или в отдел кадров, напрямую отправить электронное письмо своему руководителю или запланировать телефонный звонок или встречу с вашим начальником для дальнейшего обсуждения.

Обязательно укажите количество дней, которые вы хотите запросить, а также точные даты начала и окончания отпуска. Это может выглядеть примерно так: «Пять дней: с понедельника, 21 декабря, по пятницу, 25 декабря».

Расплывчатые периоды времени, такие как «вторая и третья недели октября» или «последняя неделя августа», могут сбивать с толку и потенциально неверно истолковываться другими (например, это последняя полная рабочая неделя августа? Последняя рабочая неделя августа? Несколько последних рабочих дней последней недели августа? и так далее).

Вы хотите получить точное количество и продолжительность дней отпуска, которые вы запрашиваете, поэтому будьте предельно точны в датах начала и окончания.

Запланируйте время отпуска в своем календаре.

Поздравляем! Время вашего отпуска утверждено. Теперь все, что вам нужно сделать, это физически запланировать время отпуска в своем календаре.

У вас будет письменный отчет о днях вашего отпуска, и вы не сможете случайно запланировать мероприятие на это время.

Если вы пользуетесь одним календарем или планировщиком, это можно сделать за считанные минуты. Выделите все дни отпуска, начиная с даты начала и заканчивая последней датой. Вы можете ввести или написать «Отпуск» для каждого дня вашего перерыва или написать слово «Отпуск» в течение нескольких дней.

Если вы используете несколько календарей на работе и/или дома, например, общий цифровой календарь, настенный календарь, бумажный планировщик и настольный календарь, вам придется применить несколько иной подход.

Просто запишите даты вашего отпуска на листе бумаги и составьте список всех ваших календарей дома и в офисе. Затем обновите каждый из календарей, указав время своего отпуска, один за другим.

При необходимости перенесите постоянные встречи или собрания.

Наконец, рекомендуется перепроверить свой календарь, чтобы убедиться, что у вас нет постоянных встреч или встреч во время запланированного отпуска. Вы не хотите причинять ненужные неудобства другим или подвергаться наказанию или штрафу, которых можно избежать, если можете помочь.

Уделите несколько минут просмотру своих календарей и запишите все события, которые необходимо перенести, отменить или отложить. Затем поднимите трубку или отправьте электронное письмо, чтобы перенести каждую встречу на более позднюю дату.

Не забудьте удалить исходную встречу из календаря, как только вы закончите ее изменение. Теперь вы можете начать подготовку к отпуску, будь то подготовка к путешествию, составление маршрута путешествия или уборка дома для спокойного отдыха: обратный отсчет до вашего отпуска начался!

А ты? Вы запланировали весь свой отпуск в этом году? Если нет, то какие из вышеперечисленных шагов вам нужно начать или завершить? Присоединяйтесь к обсуждению и оставьте комментарий ниже!

Как создать календарь отпусков в Excel для сотрудников

Время чтения: 5 минут

Основой любой организации являются ее люди. Вот почему управление персоналом есть и будет приоритетом каждой компании, которая хочет добиться успеха и выжить на уже перенасыщенном и конкурентном рынке.

Однако в последние годы кажется, что сотрудники не желают довольствоваться достойной зарплатой и «сложным» набором обязанностей, которые позволят повысить их квалификацию и повысить их ценность на рынке труда. Сотрудники хотят большего, помимо стандартных предложений, таких как медицинское страхование и пенсионные планы. Они больше не желают жертвовать своим благополучием, чтобы подняться по карьерной лестнице. Сотрудники не идут на компромиссы – они научились знать себе цену .

Все это стало вызовом для многих предприятий, и им пришлось активизировать свою игру. Предлагая льготы, такие как неограниченный PTO, удаленная работа и офисные закуски, за которыми следуют случайные пятницы, кажется, делают свою работу. Однако знакомство с ними на рабочем месте не обошлось без проблем.

Вот почему мы хотели поговорить о том, какие проблемы могут возникнуть, если компании не будут отслеживать дни отпуска и быть в курсе своей политики отпусков, а также о том, как создать календарь отпусков в Excel, чтобы сотрудники могли лучше и удобнее управлять своим отпуском. более эффективный способ.

Содержание

Что может произойти, если вы не будете отслеживать дни отпуска вашего сотрудника?

Проще говоря, ваша компания потеряет деньги. Сотрудникам, которые не учитывают выходные дни сотрудников должным образом, придется оплачивать неиспользованные дни отпуска, что может серьезно сказаться на их бюджете. Мы уверены, что многие работодатели хотели бы использовать привилегию политики «используй или потеряешь», однако эта политика не действует в большинстве стран.

Однако менее очевидным является то, что компании могут потерять и своих сотрудников, что может серьезно сказаться на бюджете компании. Некоторые исследования показывают, что замена работника может стоить от 6 до 9 долларов.месячная зарплата в среднем. Чтобы сократить расходы на удержание сотрудников, компании должны работать над созданием надежной системы отслеживания отпусков, которая позволит им избежать выгорания сотрудников и повысить их мотивацию и вовлеченность.

Вот почему мы решили помочь и поделиться советами о том, как создать Excel календарь отпусков для сотрудников, а также предложить вам несколько полезных инструментов для использования.

Календарь отпусков в Excel может быть хорошим решением для малого и среднего бизнеса, которые не хотят (или не имеют достаточного бюджета) для более совершенного программного обеспечения для отслеживания отпусков. Несмотря на то, что вы можете создать календарь отпусков для сотрудников в Excel с нуля, вы также можете использовать готовый шаблон из Excel. Затем вы можете добавить некоторые изменения и настроить его в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Для создания календаря отпусков в Excel необходимо:

1.   Откройте Microsoft Excel.
2.   Выберите «Файл» > «Создать» и выберите «Доступные шаблоны».
3.   Найдите параметр Расписания.
4.   Выберите Бизнес-расписания и выберите шаблон, который наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.
5.   Выбрав шаблон, нажмите «Загрузить» > «Открыть», чтобы открыть его в Excel и приступить к редактированию.

Различные шаблоны имеют разные функции. Некоторые из них представляют собой 12-месячный год на одном листе, планировщик отпусков, списки дел, бюджет, ежедневное расписание, трекеры задач и т. д.

Как редактировать календарь отпусков в Excel?

Редактирование календаря отпусков в Excel начинается сразу после его загрузки. Все, что вам нужно, это выбрать ячейку с именем сотрудника, удалить ее и вместо этого ввести имя вашего сотрудника. Повторяйте это, пока не вставите имена всех ваших сотрудников в календарь отпусков Excel. Если у вас закончились строки, вы всегда можете добавить их, щелкнув последнюю строку сотрудника и выбрав параметр «Вставить строки».

Однако календарь отпусков в Excel не всегда является лучшим решением.

Компании с большим количеством сотрудников не могут полагаться исключительно на календарь отпусков Excel для отслеживания отпусков своих сотрудников. Для компаний, в которых работает более 20 сотрудников, использование листа Excel может стать довольно запутанным решением. Кроме того, проблемы могут возникнуть, если ваша компания разрешает полдня, имеет политику отгулов и если у вас есть удаленные работники, работающие неполный рабочий день и полный рабочий день.

Мы считаем, что отслеживание отпусков сотрудников с помощью календаря Excel осталось в прошлом.

Технологии развиваются, и наша работа усложняется. Мы больше не хотели все усложнять, поэтому решили сделать простое в использовании программное обеспечение, совместимое с широким спектром бизнес-моделей, и оставить политики. Наш инструмент отслеживания отпуска позволяет менеджерам одобрять запрос на отпуск за считанные минуты. Кроме того, сотрудники могут запросить отпуск, неполный рабочий день и выходные дни одним из следующих способов:

• вставка команды /vacation на любой канал из их учетной записи Slack
• , набрав «запросить отпуск» в чате с ботом Vacation Tracker Microsoft Teams
.
• или через нашу удобную онлайн-панель управления!

Изменение политик отпусков для соответствия различным бизнес-моделям очень просто: администраторам просто нужно использовать «Страницу настроек» и выбрать модель, которая им больше всего подходит. Тип отпуска по умолчанию — «Оплачиваемый отпуск». Тем не менее, есть все другие типы отпусков, начиная от больничного, конференции, удаленной работы, отгулов, отпуска по уходу за ребенком, работы присяжным и т. д. Кроме отпусков и выходных, существует до 25 полностью настраиваемых типов отпусков.

Управлять отпусками сотрудников в нескольких офисах с помощью Vacation Tracker также очень просто! Vacation Tracker предлагает возможность различным администраторам для каждого офиса одобрять или отклонять запрос на отпуск. Кроме того, есть возможность фильтровать календарь и информационную панель по командам, предоставляя вам информацию специально для этой команды.

Чат-бот Vacation Trackers отправляет менеджерам ежедневную сводку ожидающих запросов, а также ожидающие напоминания о предстоящем отпуске. Что очень удобно — больше не нужно бояться забыть, что сотрудники, на которых вы рассчитывали, находятся в отпуске.

Некоторым людям нравится иметь все отчеты на бумаге. Вот почему мы решили включить в Vacation Tracker еще одну замечательную функцию. Менеджеры могут автоматически планировать и экспортировать отчеты в файлы CSV, которые они могут распечатать позже!

Мы хотим, чтобы вы были довольны используемым программным обеспечением!

Вот почему мы решили предложить сделку: вам не нужно ничего платить, пока вы не увидите, как это работает. Вы можете подписаться на нашу 7-дневную пробную версию прямо сейчас и забыть о проблемах с отслеживанием отпусков раз и навсегда.

Помимо того, что Vacation Tracker позволяет предотвратить эмоциональное выгорание среди ваших сотрудников, есть и другие замечательные инструменты для улучшения вашего рабочего места!

Culture Amp

Culture Amp позволяет предприятиям повышать вовлеченность своих сотрудников, позволяя им лучше понять свою рабочую силу. Он считается одной из самых мощных платформ обратной связи и аналитики сотрудников на рынке.

Психологи и специалисты по данным решили создать платформу по запросу, чтобы помочь предприятиям создавать привлекательные программы обратной связи для сотрудников. Все это должно помочь HR в принятии лучших решений и укреплении корпоративной культуры.

Кроме того, Culture Amp позволяет предприятиям сравнивать показатели вовлеченности своих сотрудников с показателями других компаний в этой нише и определять, что можно улучшить. Он основан на анализе настроений, который также позволяет руководителям понимать и оценивать проблемы в своей организации.

Officevibe

Officevibe, как и Culture Amp, позволяет предприятиям получать информацию от своей команды. Таким образом, они могут выявить неудовлетворенность сотрудников и области для повышения эффективности команды.

Officevibe еженедельно отправляет опросы сотрудникам, а затем отправляет отчеты руководителям. Нам особенно нравится вариант пула этого инструмента, который оказался отличным активом, когда дело доходит до принятия решений о текущих проектах.

Reward Gateway

Reward Gateway позволяет лидерам чая обеспечивать индивидуальное признание, внутреннюю коммуникацию, льготы для сотрудников и опросы об удовлетворенности.

Эта платформа поставляется с системой вознаграждения сотрудников, которую можно дополнительно настроить. Это включает в себя электронные открытки, общественное признание, номинации в одноранговой сети и награды за индивидуальные услуги. У Reward Gateway также есть платформа, похожая на Facebook, на которой сотрудники «лайкают» публикации и комментарии в стиле социальных сетей, а также создают профили пользователей для повышения видимости сотрудников.

Reward Gateway позволяет компаниям создавать персонализированные решения для повышения вовлеченности сотрудников. Например, новые страницы могут быть созданы для новых сотрудников, вспомогательных офисов и полевых работ в соответствии с их индивидуальными потребностями.

Qmarkets

Каждый успешный бизнес знает один секрет: чтобы преуспеть в чем-либо, вам нужна сильная команда, которая хорошо общается. Вот почему мы никогда не должны недооценивать силу правильной обратной связи!

Вот почему мы так любим Qmarkets! Это отличный инструмент для повышения вовлеченности сотрудников путем предоставления отзывов. Интерактивные инструменты, такие как обсуждение идей и рейтинговые системы, позволяют предприятиям вовлекать своих сотрудников в процесс принятия решений.

Отслеживание отпусков и занятости сотрудников — серьезная задача для каждой компании. Тем не менее, есть удивительные и простые в использовании решения, которые вы можете найти в Интернете, чтобы улучшить свой бизнес. Мы постарались предложить вам лучшее из лучшего! Мы надеемся, что вы воспользуетесь нашим вкладом, чтобы сделать свое рабочее место удивительным местом!

Ana Mladenovic

Энтузиаст кошек и маньяк кексов, Ана — внештатный автор контента, увлеченный темами управления персоналом, производительности и управления командой.