Как правильно заполнить табель: заполнение, составление и оформление за месяц, виды, инструкция, каким образом оформить для ИП — образец, как сделать документ на зарплату

Как правильно заполнить табель: заполнение, составление и оформление за месяц, виды, инструкция, каким образом оформить для ИП — образец, как сделать документ на зарплату

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

13.05.2019 Лара Бодрова Статьи

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

Содержание

• Общая информация
• Принципы заполнения
• Как заполнить форму Т-12

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны.

Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

Принципы заполнения

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Как заполнить форму Т-12

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

• наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
• код ОКПО:
• период, за который ведется табель:
• его порядковый номер и дату составления:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
• графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
• графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
  Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
• графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
• графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
• графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
• графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

• Скачать бланк табеля Т-12
• Скачать образец заполнения табеля Т-12

кадры

18.10.2022 Владлена Владлена

Налоговая нагрузка в 2022 году, почему важно знать величину налоговой нагрузки. Способы расчёта налоговой нагрузки, нюансы, предельный уровень налоговой нагрузки для спецрежимов.

Подробнее

17.10.2022 Владлена Владлена

Как получить скидку к тарифам на травматизм в 2023 году? Способы и срок подачи заявления в ФСС.

Подробнее

14.10.2022 Владлена Владлена

С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в единый Социальный фонд. В связи с этим изменятся правила сдачи отчётов, касающихся социальных выплат. В частности, вводится новая форма отчётности — ЕФС-1.

Подробнее

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — образец заполнения его (на основе унифицированной формы) вы можете загрузить на нашем портале — обязательно ведется работодателем. Изучим особенности его структуры подробнее.  

Устанавливаем порядок учета рабочего времени: какие бланки использовать

В целях учета трудового времени сотрудников — обязательной процедуры в силу норм, которые содержатся в ст. 91 ТК РФ, — фирма вправе задействовать:

1. Автоматизированные системы, которые:

• фиксируют в специальных файлах явку специалистов, их рабочие часы;
• отражают в таких файлах известные (заложенные в базе данных программы) причины неявки специалиста (например, если он отдыхает в отпуске или находится на больничном).

В качестве бланка документа, в котором фиксируются указанные учетные данные, при задействовании автоматизированной платформы может быть применена форма Т-13.

2. «Ручные» документы учета.

В этих целях может быть применена форма Т-12.

ВАЖНО! С 01.01.2013 года применение унифицированных форм документов необязательно. Организация вправе разработать собственные бланки, где есть все обязательные реквизиты, и утвердить их в учетной политике.

Скачать бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12 можно бесплатно, клкнув по картнке ниже:

Табель учета рабочего времени по форме Т-12 Скачать

3. Есть и различные «полуавтоматические» способы ведения учета — когда частичное заполнение табеля учета рабочего времени осуществляет ответственный работник, а остальное делает компьютер.

Узнать больше об особенностях структуры формы Т-13 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Какие санкции предусмотрены за ошибки в табеле рабочего времени, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Формы учета: особенности заполнения

Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:

• «сплошному» — когда в таблицах бланков фиксируются все события, связанные с учетом посещений: явка, неявка, выход в отпуск и прочие;
• «по отклонениям» — когда в таблицах отражаются только те события, что отличны от типичных, например опоздание или неявка.

Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.

Повторимся, что указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.

Как правильно заполнять табель Т-13

Если фирма предпочла первый, файловый способ учета, то при программировании автоматизированных модулей для внесения данных в форму Т-13 специалистам фирмы будет полезно обратить внимание на следующие нюансы:

1. В графе «Номер документа» автоматически проставляется порядковый показатель.

2. В графе «Дата составления» отражается последний день месяца, если документ составляется по итогам месяца, или иная дата составления, если табель оформляется в конкретных целях.

3. В графе «Код вида оплаты» могут быть отражены значения, определяемые в соответствии с локальными нормативами. Ориентиром по соответствующим значениям здесь может быть таблица, которая содержится в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (в ней закреплены коды, указываемые в справке 2-НДФЛ).

4. Условные коды таблицы (о явках, неявках, отпусках и прочих событиях), что заполняются программой в табеле, нужно использовать в соответствии с перечнем, который приведен в бланке Т-12.

Условные обозначения формы Т-13 расшифрованы в материале КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Бланк по форме Т-13 можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Табель учета рабочего времени по форме Т-13 Скачать

Где можно загрузить пример заполнения формы Т-12 и Т-13

Скачать образцы заполнения табелей учета рабочего времени сотрудников по формам, рассмотренным нами, вы можете у нас на сайте:

• Форма Т-12;
• Форма Т-13.

Используя, к примеру, образец формы Т-13, подготовленный нашими специалистами, ответственный работник компании сможет:

1. Настроить ПО, входящее в состав автоматизированной платформы для учета.

Знать то, как заполнять табель учета рабочего времени на практике, специалисту по программному обеспечению для автоматизации кадрового учета просто необходимо, чтобы произвести корректную настройку такого ПО.

2. Задействовать образец заполнения табеля учета рабочего времени как пример готового кадрового документа при подготовке табеля на основе «ручного» бланка Т-12 на своем предприятии.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Если ваша компания желает использовать собственный бланк учета, отличный от унифицированных форм, скачать его образец вы также можете на нашем сайте по следующей ссылке:

Табель рабочего времени — образец заполнения

Скачать образец

Итоги

ТК РФ предписывает всем работодателям вести учет показателей, отражающих посещение сотрудниками своей работы и количество их рабочих часов. В этих целях применяется табель учета трудового времени. Его работодатель может вести вручную или посредством автоматизированных решений. В первом случае применяется бланк Т-12, во втором — форма Т-13. То, какой именно бланк нужно задействовать кадровикам, прописывается в локальном нормативе.

Узнать больше о применении документов, связанных с кадровым учетом в организации, вы можете в статьях:

• «Как рассчитать баланс рабочего времени»;
• «График рабочего времени на 2022 год — скачать бланк».

Как заполнить табель учета рабочего времени

• Поделиться на Facebook

Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, чтобы определить количество часов, за которые им будет оплачено, отследить сверхурочную работу, которая может быть положена, и записать любой отпуск или время болезни. Табели рабочего времени также повышают соответствие федеральному трудовому законодательству и законодательству штатов, которые требуют, чтобы работодатели вели точный учет часов, отработанных работниками, не освобожденными от уплаты налогов.

Ежедневное отслеживание

Табели учета рабочего времени ежедневно отслеживают часы работы сотрудников, поэтому сотрудники должны записывать свое время на основе отработанных часов каждый день. Например, сотрудник, который работает в понедельник, вторник и среду пятидневной рабочей недели, будет записывать только свое отработанное время в эти три дня.

Запись времени

Сотрудница записывает свое время в соответствующих областях табеля учета рабочего времени. Например, ее время в понедельник может быть таким: приход — 8 утра, уход — 13:00, приход — 14:00, уход — 17:00. Она взяла час неоплаченного обеда. Таким образом, у нее остается восемь часов, которые она записывает в столбец общего количества часов за этот день. Она добавляет свои часы за каждый день и помещает свое общее количество обычных часов за неделю в ячейку для общего количества часов рабочей недели; часы 40 и меньше в неделю считаются обычными часами. Если она работает более 40 часов в неделю, согласно федеральному закону, ей должны оплачиваться сверхурочные; дополнительные часы идут в столбце сверхурочной работы. Если она берет отпуск, больничный или личное время, она записывает время под днем, когда оно было взято, и соответствующим образом кодирует его.

Перерывы

Федеральный закон не требует предоставления сотрудникам коротких перерывов. Однако, если вы решите предоставить перерывы для отдыха продолжительностью от 5 до 20 минут или если закон штата требует оплачиваемых перерывов для отдыха, вы должны заплатить работникам за это время. Некоторые работодатели, например, могут предоставлять штатным работникам два оплачиваемых 15-минутных перерыва в день, даже если этого не требует закон штата. Чтобы сотрудники не брали больше разрешенного времени перерыва, попросите их включить перерывы в свои табели учета рабочего времени. Обратите внимание, что периоды приема пищи, которые обычно длятся от 30 минут до часа, часто не оплачиваются; однако применяются исключения. Например, если сотрудница работает в обеденный перерыв, она должна получить компенсацию за это время.

Округление

Вы можете попросить сотрудников указать свое точное отработанное время в табеле рабочего времени и заплатить им соответственно, или же они могут округлить в большую или меньшую сторону законным способом. Если вы предпочитаете, вы можете сделать округление самостоятельно. Например, федеральный закон позволяет округлять минуты в меньшую сторону от одного до семи и округлять минуты в большую сторону от восьми до 14 до ближайшей четверти часа. Этот процесс приводит к тому, что сотрудник немного выигрывает или теряет время, но в итоге оно усредняется.

Освобожденные сотрудники

Большинство почасовых служащих не освобождены, но большинство наемных служащих освобождены. Федеральный закон не требует, чтобы вы вели учет часов, отработанных для освобожденных сотрудников, а только основу, на которой они были оплачены. Однако у вас должна быть система, которая регистрирует больничные, обязанности присяжных, отпуск в связи с утратой близких, время отпуска и другие периоды отсутствия для освобожденных работников. Вы можете попросить освобожденных сотрудников поставить галочку в уникальном поле в табеле учета рабочего времени и заполнить только эти поля.

Подписи

Табель учета рабочего времени должен подписывать как сотрудник, так и его руководитель. Будьте осторожны, когда дело доходит до невыплаты сотрудникам из-за того, что они не представили табель учета рабочего времени или подписанный. Штат может потребовать, чтобы вы платили работникам в соответствии с количеством часов, которое, как вы разумно знаете, они должны за период оплаты.

Справочные материалы

• Амхерстский колледж: как заполнить табель учета рабочего времени
• Государственный университет Сан-Хосе: как заполнить табель учета рабочего времени
• Департамент трудовых отношений штата Калифорния: дни выплаты жалованья, периоды выплаты и окончательная заработная плата
• HR . BLR.com: Хронометраж
• Министерство труда США: Информационный бюллетень № 21: Требования к ведению учета в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA)
• Университет ДеВри: Четвертьчасовое округление
• Министерство труда США: Перерывы и периоды питания
• Департамент производственных отношений Калифорнии: Периоды питания

Ресурсы

• Министерство труда США: Государственные бюро труда
• Министерство труда США: Требования к минимальному оплачиваемому периоду отдыха в соответствии с требованиями штата Закон о совершеннолетних работниках частного сектора 1 января 2011 г.

Автор биографии

Грейс Фергюсон занимается профессиональными письменными работами с 2009 г. Имея 10-летний опыт работы в области управления льготами и заработной платой, Фергюсон много писала на темы, связанные с трудоустройством и финансами. . Она также является автором-исследователем, она была опубликована в The Sage Encyclopedia и Mission Bell Media.

Image Credit

Thinkstock/Comstock/Getty Images

Другие статьи

Расписания: полное руководство | ProjectManager

Что такое табель учета рабочего времени?

В табеле учета рабочего времени указывается количество времени, в течение которого сотрудник работает над задачами . Табели учета рабочего времени — это механизм расчета заработной платы, используемый руководством, отделом кадров и бухгалтерией для регистрации времени и оплаты труда сотрудников на основе подтверждения их общего количества отработанных часов. Наиболее распространенная ассоциация — с карточками учета рабочего времени или табельными часами.

В управлении проектами табели учета рабочего времени также стали бесценными для компаний, поскольку они позволяют контролировать свое время и следить за выполнением проектов. Их также можно использовать в качестве инструмента управления для отслеживания расходов, планирования загрузки или оценки доступности команды.

Как составить табели учета рабочего времени

Существует несколько способов создания и использования табелей учета рабочего времени. Самым простым является физический, бумажный табель учета рабочего времени. Использование физического шаблона табелей учета рабочего времени снижает затраты, но может привести к таким проблемам, как потеря табелей учета рабочего времени и затрудненный поиск в архивах.

Электронные табели учета рабочего времени могут быть составлены в таблицах Excel или Google с разбивкой по задачам, проектам, программам, выставлению счетов клиентам и т. д. Использование шаблона расписания Excel экономит время и упрощает большую часть процесса расчета заработной платы. Однако это может быть невыгодно, так как требует больше времени для ввода данных и прохождения табеля по отделам.

Онлайн-таблицы учета рабочего времени

Третий и лучший вариант — это онлайн-таблицы учета рабочего времени, которые показывают количество часов работы вашей команды в режиме реального времени. Табель учета рабочего времени может автоматически заполняться по мере выполнения задач, а работа за последнюю неделю может быть скопирована, если она повторяется. Менеджер может быть уведомлен, когда табели готовы к утверждению, а затем заблокированы, когда они утверждены, создавая бесшовный процесс, который экономит время и деньги. Онлайн-платформы, такие как ProjectManager, также позволяют создавать расписания для печати.

ProjectManager объединяет программное обеспечение учета рабочего времени с передовым программным обеспечением для управления проектами в комплексном инструменте, который заботится о ваших проектах и ​​управлении временем. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня, чтобы увидеть, насколько эффективнее вы можете быть, сочетая тайм-менеджмент с управлением проектами.

Табель учета рабочего времени, расчет заработной платы и выставление счетов клиентам

Табель учета рабочего времени необходим для расчета заработной платы и выставления счетов клиентам. Работодатели используют табели учета рабочего времени для записи данных, связанных с учетом рабочего времени своих сотрудников, чтобы точно платить им. Чтобы создать табель учета рабочего времени, менеджеры должны учитывать множество переменных, таких как карты рабочего времени своих сотрудников, период оплаты, почасовая ставка, обычные часы, сверхурочные часы, журнал пробега и другие. Табель учета рабочего времени может быть представлен еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или раз в два месяца.

Табели рабочего времени в основном используются для не освобожденных от уплаты налогов сотрудников, поскольку они позволяют работодателям не только платить за отработанные часы, но и отслеживать их для соблюдения требований штата и федеральных норм, таких как Закон о справедливых трудовых стандартах. Это известно как соблюдение расписания, и стандарты различаются в зависимости от отрасли и регулирующих органов. Для любых фирм, которые регулярно выставляют счета своим клиентам, табели учета рабочего времени служат средством отслеживания этих оплачиваемых часов для каждого клиента.

Табель учета рабочего времени имеет огромное значение: от снижения затрат из-за неточного выставления счетов до отслеживания времени ваших сотрудников и использования этих данных для адаптации ролей и повышения производительности. Они действуют как защита от возможных судебных разбирательств, предоставляя подробные записи.

Табели учета рабочего времени и управление проектами

Мы давно вышли из эпохи, когда офисные работники ведут учет рабочего времени с помощью устаревших табелей учета рабочего времени или карточек учета рабочего времени, но это не означает, что табели учета рабочего времени больше не используются для учета рабочего времени. Фактически, их полезность только возросла по мере того, как инструменты управления проектами стали более совершенными. На сегодняшний день табели учета рабочего времени являются очень универсальным инструментом учета рабочего времени.

Управление проектами — это современная работа, основанная на знаниях, которая требует отслеживания и обработки больших объемов данных в режиме реального времени, включая время, затрачиваемое на задачи. Некоторые проектные группы, работающие в сфере консалтинга или агентства, будут выставлять счета за рабочие часы, которые их команда тратит на проекты, используя эти данные.

Однако сообразительные менеджеры проектов в полной мере используют строгое соблюдение онлайн-табелей учета рабочего времени для определения путей оптимизации и улучшения своих проектов или бизнес-операций. Настоящая ценность инструментов учета рабочего времени заключается в том, что они позволяют легко увидеть, над чем работает команда в любое время и правильно ли выполняется эта работа.

При правильном использовании расписания проекта вы можете легко определить:

• Кто над чем работает
• Какие задачи еще не выполнены
• Какие задачи превысят запланированное время
• Кто действительно занят и проводит много часов
• Кто не записывает много часов и может взять больше работы, чтобы оптимизировать доступность команды
  
• Данные, которые будут полезны для планирования мощностей и отслеживания расходов

Что должно быть включено в табель учета рабочего времени?

Системы учета рабочего времени обычно включают следующие данные:

• Имя пользователя: Это человек, который заполняет табель учета рабочего времени. Менеджеры могут иметь доступ к табелям учета рабочего времени сотрудников для их заполнения.
• Дата: Наиболее популярны еженедельные табели учета рабочего времени. Поле даты позволяет перемещаться по календарю и вводить рабочее время на определенную неделю.
• Project: Расписания могут группировать задачи по проектам (так это работает в ProjectManager), чтобы пользователям было проще сразу увидеть, что они записывают.
• Задача: Список задач, для выполнения которых назначен пользователь, которые еще не отмечены как завершенные.
• Копировать за прошлую неделю: Если вы работаете над похожими или одними и теми же задачами каждую неделю, вы можете автоматически заполнить расписание задачами прошлой недели, чтобы не вводить их снова.
• Дни недели: В остальных столбцах расписания отображаются дни недели. Отметьте часы, отработанные над каждой задачей, напротив правильных дней. Для некоторых проектов может потребоваться использование ежедневных табелей учета рабочего времени, в которых описываются задачи, выполняемые в течение дня, и другие сведения, такие как отработанные часы, время прихода и ухода, среди прочего.
• Процент выполнения: Посмотрите, какой процент ваших задач выполнен.
• Автоматические итоги: Столбцы и строки будут автоматически суммироваться, чтобы вы могли сразу увидеть, сколько часов вы работали в день или над конкретной задачей. Это помогает как работодателям, так и работникам рассчитать общее количество часов, обычные часы, сверхурочные часы и двойное время для целей расчета заработной платы.
• Отправить: Если назначен утверждающий, табель учета рабочего времени, когда он будет готов, может быть отправлен этому лицу для проверки. Электронные табели учета рабочего времени легко размещаются в Интернете, а распечатываемые табели учета рабочего времени могут быть доставлены лично.
• Примечания: Добавьте комментарии и загрузите файлы в записи расписания, чтобы напомнить себе, в чем заключалась задача, или отметить, почему она заняла больше (или меньше времени), чем ожидалось.

Вы также обычно видите строки в расписании, которые не связаны напрямую с задачами в расписании проекта. Эти строки могут обозначать такие вещи, как оплачиваемый отпуск (PTO), встречи команды, обучение и так далее. Эти задачи занимают время в течение рабочей недели, но не обязательно вносят непосредственный вклад в проект.

Как видите, вы можете получить много ценной информации, которая поможет вам в отслеживании времени вашего проекта и управлении им!

Что такое программа учета рабочего времени?

Программное обеспечение Timesheet используется для отслеживания рабочего времени команд и оптимизации процесса расчета заработной платы. Современные предложения программного обеспечения также расширились за счет включения функций, которые отслеживают время, необходимое для выполнения каждой задачи, и помогают менеджерам соблюдать график проекта.

Практически каждый аспект, связанный с управлением временем в проекте, можно контролировать и отслеживать с помощью программного обеспечения для составления расписаний. Программное обеспечение может отслеживать не только время работы команды над задачей, но и планирование, ресурсы и другие переменные, связанные с выполнением задачи. Microsoft Project является одним из наиболее часто используемых программ для управления проектами, но у него есть серьезные недостатки, которые делают ProjectManager лучшим выбором для управления расписаниями.

Управление расписанием является ключевым компонентом успешного завершения проекта. Менеджеры проектов должны точно отслеживать время в своих проектах, чтобы сократить расходы и не сбиться с пути. Чем лучше ваше программное обеспечение для составления расписаний делает это, тем лучше оно для вашего проекта.

Традиционные табели учета рабочего времени в сравнении с программным обеспечением для онлайн-табелей

Табели учета рабочего времени отслеживают рабочее время команды — это необходимость, но стоит ли инвестировать в программное обеспечение для онлайн-табелей или может быть достаточно классической электронной таблицы учета рабочего времени? Конечно, небольшим организациям, которым не нужно следить за десятками сотрудников, возможно, потребуется использовать только печатные табели учета рабочего времени или просто табели учета рабочего времени и табели учета рабочего времени. Но как только организация расширяется, возрастают и сложности с обеспечением надлежащей оплаты труда своих сотрудников.

Настраиваемый

Одним из преимуществ онлайн-табелей учета рабочего времени по сравнению со старомодным способом регистрации часов с помощью табелей учета рабочего времени и карточек учета рабочего времени является то, что вы можете настроить их в соответствии со структурой своего бизнеса. Не все компании одинаковы — они работают в разных секторах и имеют разные потребности при расчете заработной платы. Онлайн-табели учета рабочего времени обладают гибкостью, необходимой этим предприятиям для более точного отслеживания своих табелей учета рабочего времени.

Отчетность

Проблема с распечатываемыми шаблонами табелей или даже с электронными табелями, созданными в Excel или Google Sheets, заключается в том, что они представляют собой острова данных. Хотя они функциональны, они не выходят за рамки основных потребностей расписания. Напротив, у онлайн-таблицы есть центральный репозиторий, который затем можно использовать для создания отчетов, которые дают менеджерам представление о том, как работают их команды, и информацию для отслеживания времени в проектах.

Безопасность

Наличие онлайн-программы учета рабочего времени означает, что ее можно заблокировать в электронном виде, чтобы никто не мог изменить хранящуюся в ней информацию. Как только менеджер утвердит табель рабочего времени сотрудника, он может защитить его, чтобы убедиться, что то, что поступает в платежную ведомость, совпадает с тем, что он видел. Никто не может прийти и сфальсифицировать цифры.

Easy Access

Распечатанные табели учета рабочего времени должны быть распространены физически, и даже цифровые копии должны быть отправлены в электронном виде. Тем не менее, онлайн-программа учета рабочего времени доступна в любом месте и в любое время. Если вы управляете командами, которые работают в разных местах и ​​​​в разных часовых поясах, они могут входить в свое расписание, когда им нужно обновить его, не требуя, чтобы вы отправляли его им.

Это даже не говорит о наличии табелей учета рабочего времени, которые интегрированы с более крупным программным обеспечением для управления проектами и могут автоматически обновляться по мере того, как команды отправляют свой статус. Не отказываясь полностью от классических табелей вчерашнего дня, сегодняшние онлайн-табели — это то, что нужно рабочей силе завтрашнего дня.

Обязательные функции программного обеспечения для учета рабочего времени

Следующие функции программного обеспечения для учета рабочего времени имеют решающее значение, и о них следует помнить, когда вы сравниваете и сопоставляете различные предложения, чтобы сделать свой выбор.

Данные в режиме реального времениОперационная безопасностьАвтозаполнениеЛегкий экспортБыстрые отчетыВложения

Принятие решений на основе данных

Точный мониторинг требует точного отслеживания времени. Программное обеспечение онлайн-табелей, которое автоматически обновляется в режиме реального времени, дает пользователям текущую картину рабочего времени, которое регистрирует их команда. Более качественные данные способствуют успешным проектам.

Отправка защищенных табелей учета рабочего времени

Защищенность табелей учета рабочего времени и обеспечение их невозможности подделки дает командам и менеджерам уверенность в процессе начисления заработной платы. Ищите табели учета рабочего времени, которые могут уполномочить человека утвердить их, а после утверждения блокируют документ, чтобы обеспечить его целостность.

Автоматизация повышает эффективность

Функции, упрощающие процесс учета рабочего времени, экономят время. Табели учета рабочего времени должны иметь возможность автоматического заполнения для заполнения расписания повторяющимися задачами, которые были назначены члену команды. Когда задачи повторяются, их должно быть легко скопировать в следующий табель учета рабочего времени.

Делитесь табелями учета рабочего времени одним щелчком мыши

Важно иметь простой способ получить табели учета рабочего времени там, где они нужны, независимо от того, нужно ли вам экспортировать их в формате PDF и отправить по электронной почте или распечатать бумажную версию. В идеале вам нужен инструмент, который может экспортировать его вашему менеджеру, который, в свою очередь, делится им с платежной ведомостью.

Получите глубокое представление о проекте

Расписания являются потенциальным источником информации, если их правильно использовать. Вы хотите использовать все эти данные с помощью отчетов, которые можно фильтровать, чтобы показать то, что вы хотите видеть, а затем делиться ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе прогресса.

Добавление файлов и комментариев к табелям учета рабочего времени

Важно иметь возможность прикреплять файлы и комментарии к своим табелям учета рабочего времени. Если, например, ваша команда отправляет табель учета рабочего времени с большим количеством часов, чем ожидалось, они могут прикрепить файл своих результатов, чтобы оправдать дополнительные часы. Для этого в расписании должно быть неограниченное хранилище файлов.

Шаблон табеля учета рабочего времени

Чтобы ознакомиться с типичным табелем учета рабочего времени, мы создали бесплатный шаблон табеля учета рабочего времени, с которым новички могут поиграть и изучить его самостоятельно. Это типичный пример еженедельного табеля учета рабочего времени, который включает общее количество часов с почасовой ставкой, обычные часы, сверхурочные часы и соображения об отпуске.

Если вы решите в конечном итоге использовать ProjectManager, приведенный выше шаблон Excel можно напрямую импортировать, чтобы вы могли продолжить свою работу.

Связанный: Бесплатные шаблоны управления проектами

Как заполнить табель учета рабочего времени?

Легче всего заполнять табели учета рабочего времени, которые автоматически связываются с расписанием вашего проекта. Вы сэкономите много времени на вводе данных задачи, если все, что вам нужно сделать, это выбрать задачи из списка. Независимо от того, интегрирована ли она автоматически и, следовательно, предварительно заполнена или нет, вам понадобится список задач в вашем расписании, прежде чем вы сможете его выполнить.

Передовой опыт работы с программным обеспечением для онлайн-табелей

Программное обеспечение для табелей учета рабочего времени является ключевым компонентом в отслеживании времени, затрачиваемого на задачи и проекты, чтобы вы не отставали от графика. Табели учета рабочего времени также важны с точки зрения отслеживания расходов, поскольку они помогают контролировать затраты вашего проекта.

ProjectManager имеет встроенную функцию расписания, которая работает вместе со всеми инструментами нашего программного обеспечения, чтобы упростить использование расписаний, а также повысить прозрачность хода вашего проекта. Вот краткое руководство по использованию табелей учета рабочего времени в нашем программном обеспечении. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы сделать ваши проекты более плавными, чем когда-либо.

1. Создайте свой проект

Управлять табелями учета рабочего времени намного проще, если заранее знать, над какими задачами будут работать сотрудники. Мы рекомендуем начать с определения задач, которые вам потребуются для достижения конечного результата .

Для начала вы можете создать пустой проект в программе или использовать для начала один из наших отраслевых шаблонов.

2. Пригласите свою команду

Соберите свою команду. Выберите членов, которые обладают опытом и навыками для решения всех задач, необходимых для выполнения работы.

В программе пригласите членов команды к проекту. Они будут уведомлены по электронной почте о том, что они были добавлены.

3. Добавление и назначение задач

Задачи являются строительными блоками вашего проекта, и тщательно спланированные списки задач направляют вашу команду на протяжении всего проекта. Поэтому очень важно практиковать правильное управление задачами с четкими указаниями и другими деталями.

Назначайте задачи членам команды и добавляйте затраты на оплату труда. Добавьте примерное количество часов для каждой задачи, чтобы члены команды знали, что от них ожидается. После регистрации почасовой ставки и часов вы можете контролировать свой бюджет.

4. Назначьте Утверждающего табеля учета рабочего времени

Назначьте кого-то из команды, который будет получать представленные табели учета рабочего времени. Этот человек (обычно менеджер) будет следить за тем, чтобы оплачиваемые часы соответствовали выполненным задачам.

На вкладке «Управление пользователями» выберите утверждающего, которому член команды будет отправлять свое расписание для проверки. Этот человек будет посредником между членом команды и отделом заработной платы/человеческими ресурсами.

5. Попросите членов команды вести учет своих часов

Каждый член команды несет ответственность за учет часов, которые они отработали над задачей. Затем эта информация собирается в табеле учета рабочего времени.

Записывайте часы выполнения отдельных задач или записывайте их в табеле учета рабочего времени. Вы также можете щелкнуть автозаполнение, чтобы получить все назначенные вам задачи.

6. Просмотр табеля учета рабочего времени

Большая часть процесса составления расписания в ProjectManager автоматизирована для экономии времени и повышения эффективности. Тем не менее, все еще должен быть человек, который просматривает табель учета рабочего времени, чтобы убедиться, что он верен, прежде чем передать его в платежную ведомость.

По прошествии необходимого количества времени (обычно еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или раз в два месяца) пришло время просмотреть расписание перед отправкой. Просмотрите расписание, щелкнув время в основном меню навигации. Установите неделю, которую вы хотите просмотреть.

7. Отправка табеля учета рабочего времени

Отправка табеля утверждающему в команде, которая их утверждает, является следующим шагом процесса.

Чтобы обеспечить своевременную отправку табелей учета рабочего времени, вы можете настроить оповещения, которые можно настроить в определенный день/время каждую неделю. Вам напомнят по электронной почте.

8. Утвердить табель учета рабочего времени

Утверждающий получит табель учета рабочего времени и должен просмотреть часы и задачи, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Если есть несоответствия, то табель учета рабочего времени необходимо вернуть тому, кто его представил.

Если утверждающий отклоняет табель учета рабочего времени, отправитель будет уведомлен об этом. Там будет поле, в котором вы можете объяснить любые несоответствия и можете отправить повторно. После утверждения табель учета рабочего времени блокируется. Как показано в примере расписания ниже, утверждение или отклонение расписания очень просто с помощью ProjectManager.

9. Составление отчетов

Теперь, когда ваше расписание утверждено, вы можете еще больше увеличить отслеживание времени, используя отчеты. Отчеты полезны для просмотра всех ваших данных и выявления узких мест, излишков и других несоответствий. Они также являются важным инструментом для того, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.

Вы можете создавать отчеты на основе данных расписания для отдельных пользователей или проектов за определенный диапазон дат, чтобы получить более подробную информацию о ходе выполнения. Настраивайте и делитесь отчетами в формате PDF или электронной таблицы, когда у вас есть презентация для заинтересованных сторон.

ProjectManager — это проверенное, отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогло руководителям проектов выполнить более 2 миллионов проектов. Доступ к нашим надежным инструментам управления табелями может быть именно тем, что вам нужно, чтобы выйти на новый уровень производительности.

Начните составлять табели учета рабочего времени прямо сейчас с бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager!

Множество вариантов использования табелей учета рабочего времени

Мы коснулись этого ранее, а теперь более подробно рассмотрим преимущества табелей учета рабочего времени, помимо простого учета рабочего времени и оплаты труда сотрудников.

Для создания базы данных исторической информации.

Данные, полученные от отслеживания времени, поступают в виде расписаний, которые показывают, сколько времени человек потратил на выполнение конкретной задачи. Это ценные данные, потому что многие из этих задач повторятся в будущем. Ваш репозиторий данных отслеживания времени позволит вам лучше оценивать в будущем, потому что вы можете использовать данные из реальной жизни.

Например, предположим, вы подсчитали, что подготовка каркаса для нового веб-сайта займет 5 дней. Вы вносите это в расписание проекта, и оно автоматически переносится в расписания для соответствующих ресурсов. Они заполняют табели учета рабочего времени, затраченного на создание каркасов. Каркасы занимают у двух человек 4 дня, то есть всего 8 дней усилий.

В следующий раз, когда вы придете к оценке задачи по созданию каркасов, вы можете использовать реальные данные за 8 дней и создать гораздо более точный график проекта.

Для выставления счетов клиентам

Это довольно очевидно. Как мы объясняли в начале, если ваша коммерческая модель основана на взимании с клиентов платы за ваше время, вам нужно знать, за какое время они должны взимать плату. Табель учета рабочего времени также дает вам подробную информацию, чтобы вы могли точно указать, что вы сделали в проекте.

Это полезно, если ваши счета-фактуры запрашиваются, и особенно когда работа занимает больше времени, чем планировалось, из-за изменений, запрошенных клиентом. Еженедельные расписания являются стандартом для информирования клиентов. Однако ежедневные расписания могут быть более эффективными в проектах с меньшей продолжительностью.

Чтобы управлять рабочей нагрузкой

Руководители и сотрудники часто удивляются, когда начинают отслеживать свое время, потому что они могут точно видеть, на что они тратят больше всего усилий. И не всегда там, где должно быть.

Табель учета рабочего времени может быть очень полезен для выявления того, почему вы не так эффективны, как, по вашему мнению, должны быть, потому что они показывают, куда уходит ваше время. Это поможет вам более эффективно управлять рабочей нагрузкой как в течение одного дня, так и в течение более длительного периода времени, например недели.

Как часто нужно заполнять еженедельный табель учета рабочего времени?

Для этого не существует жестких и быстрых правил, но, как правило, лучше заполнять каждый день в еженедельном расписании как можно раньше, чтобы помнить, на что вы потратили свое рабочее время.

Если у вас не так много задач, скорее всего, вы сможете управлять еженедельным расписанием, выполняя их раз в неделю. Однако, если у вас есть много отдельных задач, которые нужно выполнить в течение дня, то лучше потратить несколько минут на запись своего времени непосредственно перед тем, как выйти из системы на весь день.

Как управлять отсутствующими и отпусками в табелях учета рабочего времени

Иногда вам не нужно фиксировать время работы по проекту, потому что сотрудник болеет или находится в ежегодном отпуске. Это может поставить под угрозу точность отслеживания ваших расходов.

Самый простой способ справиться с этим — настроить «административную» задачу под названием «Болезнь» или «Отпуск» и вместо этого заставить их записывать свои обычные рабочие часы. В зависимости от политики компании, это может считаться оплачиваемым отпуском или нет, что должно быть указано в онлайн-табеле.

Когда период простоя затрагивает всех, например, закрытие офиса в связи с праздником, вы можете изменить рабочее время в главном календаре, чтобы вашей команде не приходилось записывать время в эти дни.

Следует ли хранить таймшиты в тайне?

Данные управления табелями не должны храниться в тайне, потому что теоретически ваша команда должна знать, над чем вы работаете, и наоборот. На самом деле в названии задачи высокого уровня для подавляющего большинства информации о планировании проекта нет ничего важного. Если оно было запланировано, ваша команда все равно увидит запланированное задание. Учет рабочего времени сотрудников также включает менеджера.

Табель учета рабочего времени – добро или зло?

Руководители, как правило, делятся на два лагеря, когда дело доходит до учета рабочего времени: они либо понимают ценность этого и активно поддерживают его, либо не видят смысла и считают, что это подрывает доверие к команде. Если вы относитесь ко второму лагерю, то, надеюсь, это объясняет, почему вы должны пересмотреть учет времени в своих проектах.

Общеизвестно, что управлять можно только тем, что измеряешь. Успешные менеджеры проектов знают, как далеко они продвинулись в своем проекте в любой момент времени. Эта информация помогает им определить, опережают ли они бюджет или превышают его, и могут ли они уложиться в предстоящие сроки. Мониторинг времени и затрат имеет важное значение для успеха любого проекта. В то время как онлайн-таймшиты являются лучшим выбором из-за их набора функций, электронные табели учета рабочего времени или даже печатные табели учета рабочего времени следует использовать для отслеживания хода выполнения любого проекта.

Если вы не знаете, сколько времени заняла задача, и не можете сравнить это время с запланированным временем, понять эффективность вашего проекта будет намного сложнее.

Как преодолеть сопротивление использованию табелей учета рабочего времени

Одна из опасений, которую вы можете услышать от менеджеров, заключается в том, что команда ненавидит использовать табели учета рабочего времени. Из-за этого, казалось бы, общепринятого мнения может быть сложно перейти к записи по времени, если вы раньше так не работали. Внедрение учета рабочего времени сотрудников там, где его еще нет на практике, — это огромное культурное изменение для многих организаций.

Если в вашей организации есть сопротивление, сделайте шаг назад и спросите, почему существует такой уровень сопротивления. Это может быть потому, что

• Они считают, что табели учета рабочего времени требуют много работы.
• Они чувствуют микроуправление.
• Они считают, что табели учета рабочего времени можно использовать для наказания сотрудников, которые не регистрируют достаточное количество часов.

Лучший способ решить эти проблемы — сесть вместе с командой и объяснить, что вы делаете для их решения. Например, если они обеспокоены тем, что заполнение табеля учета рабочего времени будет хлопотным, покажите им, как легко щелкнуть мышью и отправить ее с помощью программного обеспечения для отслеживания рабочего времени в Интернете.

Когда вы знаете, почему члены команды сопротивляются учету своего времени, вы можете решать их проблемы индивидуально. Возможно, вам придется разработать стратегии с человеческими ресурсами, чтобы ваша команда была на борту.

Как сэкономить время вашей команды при использовании трекеров расписания

Отслеживание времени само по себе является дополнительной задачей. Тем не менее, это не должно быть обременительным. Программное обеспечение для учета рабочего времени делает этот процесс быстрым, эффективным и легким для всех участников.

Если вы регулярно выполняете одни и те же задачи для одних и тех же проектов, вы можете использовать общую функцию «Копировать прошлую неделю», чтобы автоматически заполнить свое расписание на эту неделю. Либо сразу нажмите «Сохранить», либо внесите несколько изменений и отправьте его.

Вы даже можете сэкономить время, если будете создавать еженедельное расписание на заказ. Если ваше программное обеспечение для отслеживания времени связано с расписанием вашего проекта, вы можете «Автозаполнение», чтобы выполнять назначенные вам задачи, избавляя вас от необходимости их печатать. Дополнительным преимуществом здесь является то, что они автоматически передают данные о вашем времени обратно в расписание проекта, которое обновляет задачу, чтобы показать, сколько усилий было потрачено на нее на сегодняшний день.