Как правильно заверить документ копия верна образец: Образец, как правильно заверить документ «копия верна» в 2022 году. Как заверять копии документов

Как правильно заверить документ копия верна образец: Образец, как правильно заверить документ «копия верна» в 2022 году. Как заверять копии документов

Как правильно заверить копию документа — Бухонлайн

Как правильно заверить копию документа

Обновлено 20 мая 2022

20 мая 2022

Автор Алексей Крайнев

При участии Наталья Бокова

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Содержание

1. Зачем нужно заверять копии
2. Чем руководствоваться при заверении
3. Кто вправе заверять документы
4. Образец правильного заверения копии документов
5. Как заверить копии уставных документов
6. Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7. 0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для предоставления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, передаваемых в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п.  2 ст. 93 НК РФ).

Внимание!

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он позволяет подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Подробнее об этом стандарте см. «Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий».

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@, в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.

Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой Подать заявку

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Узнать ОКВЭДы, систему налогообложения и доходы вашего контрагента

Образец правильного заверения копии документов

Согласно ГОСТ Р 7. 0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая существует в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально ИП может не ставить свою печать.

Внимание!

При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022                                                Печать

3. Копия для «внешнего» использования

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А. П. Новицкая

                 20.05.2022                                                       Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г. 

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022                                                 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019». 

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                 20.05.2022                                                       Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины.

Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Проверить себя или контрагента по санкционным спискам Проверить бесплатно

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

Совет 

Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО Входящие бесплатно

В закладки

 Поделиться

108 056

 

Новый порядок оформления и заверения копий документа (Комментарий к постановлению Минюста РБ от 15.

01.2013 № 9)

В процессе работы кадровой службы часто требуется создать копию того или иного документа. С 3 февраля 2013 г. порядок создания копий документов изменен. Предлагаем ознакомиться с нововведениями, чтобы знать, как по новым правилам заверять копии и выписки из документов, чтобы при этом не возникало сомнений в юридической силе документа.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция). Она устанавливает комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Уточнен порядок оформления и заверения копий документов

Постановлением Минюста РБ от 15.01.2013 № 9 «О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (далее – постановление № 9) уточнен порядок оформления и заверения копий документов (далее – копия).

ЭТО ВАЖНО! Постановление № 9 вступило в силу 3 февраля 2013 г.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов (п. 18 Инструкции):

– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

– дата;

– регистрационный индекс;

– подпись.

Кроме того, в редакции Инструкции до внесенных постановлением № 9 изменений говорилось, что для придания копии документа юридической силы копия должна быть заверена. Однако сам порядок заверения уточнен не был.

По новым правилам копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы ее необходимо заверить (засвидетельствовать) подписью уполномоченного должностного лица организации (п. 64 Инструкции). Например, таким должностным лицом может быть начальник отдела кадров или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлены полномочия по оформлению и заверению копий документов.

Справочно: уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 Трудового кодекса РБ).

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов следует оформлять на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (п. 64 Инструкции).

Отметку о заверении копии оформляют ниже реквизита «Подпись». Она включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример оформления реквизита

Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А. Г. Леонов
25.01.2008

Копии документов, предоставляемые гражданам, в т.ч. индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них следует оформлять в порядке, определенном частями второй и шестой п. 64 Инструкции.

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии надо удостоверять печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка воспроизводить не нужно. Необходимо проставить дату подписания документа, его регистрационный индекс и отметку о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример

 

Верно
Подпись А. Г. Леонов

 

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства РБ.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, можно удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

ЭТО ВАЖНО! Организация может заверять копии документов, которые созданы в самой организации, а также документов, полученных ею в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2012  № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее – постановление № 1256) и иными актами законодательства.

Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают копии исходящих от них документов обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

В заявлении обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в этом документе информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося лица (требование постановления № 1256).

В целом же требования к оформлению отметки «О заверении копии» остались прежними.

Постановлением № 9 определено, что организация вправе заверять копии документов, созданных в ней самой, документов, подтверждающих ее права, полномочия, обязанности (например, копии лицензий, сертификатов и т. д.), а также имеющиеся в ее распоряжении копии документов других организаций, от которых заявителям невозможно получить такие копии (например, по причине ликвидации организаций, утери ими документов), и т.д.

Образцы утверждений о сертифицированных копиях | Law Insider

• Любая полностью оформленная фотокопия или аналогичная репродукция настоящего Договора аренды считается оригиналом для всех целей.

• Агент должен получить от Заемщика копию, недавнюю заверенную соответствующим должностным лицом каждого штата, в котором Заемщик, Гаранты или любая из их соответствующих Дочерних компаний, в зависимости от обстоятельств, организованы или в которых Недвижимость находится и является должным образом уполномоченным партнером, членом или должностным лицом такого Лица, в зависимости от обстоятельств, в соответствии с соглашением о партнерстве, корпоративным уставом, декларацией о доверительном управлении или другими организационными документами Заемщика, Гарантов или любая Дочерняя компания, если применимо, или ее квалификация для ведения бизнеса, если применимо, действующая на такую ​​дату сертификации.

• Каждый из Банков должен получить от Заемщика и каждой из его Дочерних компаний копию, заверенную должным образом уполномоченным должностным лицом такого Лица как верную и полную на Дату закрытия, каждого из (а) его устава или другие учредительные документы, действующие на такую ​​дату сертификации, и (b) ее подзаконные акты, действующие на такую ​​дату.

• Копии постановлений Совета директоров каждой Кредитной Стороны, утверждающих и принимающих Кредитные Документы, стороной которых она является, предусмотренных в них сделок и санкционирующих их исполнение и вручение, заверенные секретарем или помощником секретаря такого Кредитного Сторона должна быть правдивой и правильной, действующей на Дату закрытия.

• Залогодатель подтверждает, что он получил подлинную копию этой Закладной.

• Вы можете сделать одну резервную копию программного обеспечения. Вы можете использовать его только для переустановки программного обеспечения.

• Нижеподписавшиеся клянутся или подтверждают, что вышеизложенные заявления верны и включают всю существенную информацию, необходимую для определения и объяснения условий и деятельности нашего совместного предприятия и предполагаемого участия каждого участника совместного предприятия в предприятии. Кроме того, нижеподписавшиеся обязуются и соглашаются предоставлять округу текущую, полную и точную информацию о фактической работе совместного предприятия и соответствующей оплате, а также о любых предлагаемых изменениях в любом совместном предприятии. Кроме того, разрешите уполномоченным представителям округа проводить аудит и изучать документы совместного предприятия. Любое существенное искажение будет основанием для расторжения любого контракта, который может быть заключен, и для инициирования действий в соответствии с федеральными законами или законами штата в отношении ложных заявлений». Название фирмы: Название фирмы: Подпись: Подпись: Имя: Имя: Должность: Должность: Дата: Дата: ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИЕМЛЕМОСТИ ДЛЯ СООТВЕТСТВИЯ СОВМЕСТНОМУ ПРЕДПРИЯТИЮ – СТР. 4 Дата Округ АФИДЕВИТ ШТАТ ФЛОРИДА ) ) ss: ОКРУГ ) Вышеупомянутый документ был подтвержден в моем присутствии посредством ☐ физического присутствия или ☐ онлайн-нотариального заверения, в этот день , 20 , [ИМЯ ЛИЦА], как [ВИД ОРГАНА ОРГАНА,… например, должностное лицо, доверенное лицо и т. д.)] для [ИМЯ СТОРОНЫ, ОТ ИМЕНИ КОТОРОЙ БЫЛО ОФОРМЛЕНО ДОКУМЕНТ]. удостоверение личности: .[ОТМЕТЬТЕ ОТМЕЧАЕМОЕ ПУНКТ, ЧТОБЫ УДОВЛЕТВОРИТЬ ТРЕБОВАНИЯ ОБ ИДЕНТИФИКАЦИИ FLA.STAT §117.05] Государственный нотариус Срок действия моего поручения истекает: (Напечатанное, напечатанное или проштампованное имя нотариуса) ОКРУГ ОРАНЖ, ФЛОРИДА Отдел закупок КОНТРАКТ № Y22-1022 АВТОБУСНЫЕ УСЛУГИ ДЛЯ OCCC Этот контракт недействителен, если он не заключен на двусторонней основе. По взаимному согласию Округ Ориндж, штат Флорида, настоящим заключает договор, оговаривающий следующее:

• В Дату закрытия или до нее Заемщик должен доставить или обеспечить доставку Кредитору копий, заверенных Заемщиком, всей организационной документации, относящейся к Заемщику и/или формированию, структуре, существованию, хорошей репутации и/или квалификации для осуществления деятельности. деятельность, которую Кредитор может запросить по своему усмотрению, включая, помимо прочего, сертификаты о хорошей репутации, квалификацию для ведения бизнеса в соответствующих юрисдикциях, резолюции, разрешающие заключение Займа, и сертификаты занимаемой должности, которые могут быть запрошены Кредитором.

• (a) Копия учредительных документов каждого Должника (кроме UPC Financing) и соглашения о партнерстве UPC Financing или, если у Агента по кредиту уже есть копия, сертификат уполномоченного лица с подписью соответствующего Должника подтверждение того, что копия, находящаяся во владении Агента по кредиту, по-прежнему является правильной, полной и имеет полную юридическую силу на дату, не предшествующую дате настоящего Соглашения.

• Любое лицо, обязанное давать показания в соответствии с условиями Плана, может сделать это с помощью сертификата, письменного показания под присягой, документа или другой информации, которую лицо, на которое должно полагаться, может счесть относящейся к делу, надежной и подлинной и которая должна быть подписана, сделана или представленный надлежащей стороной или сторонами. Консультативный комитет и Доверительный управляющий полностью защищены, действуя и полагаясь на любые доказательства, описанные в предыдущем предложении.

Может ли нотариус заверить копию документа?

Вы заинтересованы в удостоверении документа, например, свидетельства о браке? Во многих ситуациях вам может потребоваться предоставить важные документы, такие как документы, удостоверяющие личность, — свидетельство о рождении, водительские права или паспорт — как часть заявления. В этих случаях вы должны представить не оригинал документа, а заверенную копию оригинала документа. Итак, может ли нотариус заверить копию документа?

Нотариус гарантирует, что стороны, подписывающие юридические документы, такие как доверенность, предоставляют законную и действительную идентификацию и понимают последствия юридического документа, который они подписывают. Помимо нотариального заверения документов и форм, нотариус также может предложить заверение копий.

Это означает, что вам понадобятся услуги нотариуса, когда вам необходимо официально заверить подлинность копии ваших юридических документов. Эти документы могут включать свидетельства о рождении, завещания, студенческие записи, решения о разводе и свидетельства о смерти.

Документы и записи актов гражданского состояния, которые вы можете попросить заверить у нотариуса, включают письма, контракты, расчетные акты, купчие и соглашения.

Наличие заверенных документов дает несколько преимуществ. Удостоверение общедоступных документов означает, что вы можете легко предоставить подлинную заверенную копию своих водительских прав, паспорта или других важных личных документов, не передавая оригиналы документов. Это означает, что вы не рискуете потерять оригинал свидетельства о рождении, завещания или свидетельства о браке.

Что такое заверенная копия документа?

Заверенная копия — это дубликат (обычно фотокопия) первичного документа, такого как свидетельство о рождении, заверенный государственным или независимым агентством. Эта индоссамент гарантирует подлинность фотокопированного документа. Заверенная копия не удостоверяет и не подтверждает, что первичный документ или оригинал документа является подлинным, а только то, что это верная копия первичного документа.

Это означает, что если первичный документ не является законным, вы не можете использовать заверенную копию, чтобы гарантировать его подлинность. Настоящая заверенная копия — это дубликат документа, заверенный нотариусом как подлинная копия оригинального документа.

Во многих случаях вам могут понадобиться заверенные копии ваших оригиналов документов, таких как школьные документы.

Может ли нотариус заверить копию документа?

Сертификация копий включает изготовление копии оригинального документа. Это также включает в себя проверку ранее сделанной копии. Различные ситуации и юридические документы требуют заверенных копий, включая доверенности и завещания. Нотариус выполняет нотариальное заверение копии, когда он удостоверяет, что копия оригинального документа является верной, правильной и полной копией.

Нотариусы в США выступают в качестве государственных служащих, которые выступают в качестве беспристрастных свидетелей при подписании различных важных документов и форм. Многие штаты США разрешают нотариусам делать заверенные копии оригиналов документов при условии, что оригинал или первичный документ не является общедоступным документом или общедоступным документом.

Стоит отметить, что некоторые штаты, такие как Небраска и Мичиган, не разрешают нотариусам заверять копии юридических документов в качестве официального нотариального действия. С другой стороны, некоторые штаты ограничивают типы документов и записей, которые может удостоверять нотариус.

Например, во Флориде нотариусам не разрешается заверять копии государственных документов или записей актов гражданского состояния, если хранитель государственных документов может сделать копию.

Узнайте, как нотариально заверить документ, чтобы защитить себя на законных основаниях.

В большинстве случаев нотариус может сделать только заверенные копии оригиналов документов. Однако обратите внимание, что в некоторых случаях, например, когда оригинала документа больше не существует, нотариус может сделать или оставить на заверенной копии отметку о том, что это «фотокопия фотокопии».

Вы должны знать, что законы штатов различаются. В Калифорнии нотариусы могут заверять копии доверенности или копии собственных журнальных записей нотариуса только по запросу суда или государственного секретаря. После изготовления заверенной копии нотариус должен приложить к заверенной копии официальное нотариальное удостоверение, в котором четко разъясняется, что означает заверение. Нотариус также должен оставить один экземпляр для своих нотариальных записей.

Исключения

В некоторых штатах США не принимается заверение копий документов или записей любого рода, в то время как в других штатах оно принимается только для определенных документов. Например, Нью-Йорк не принимает никаких копий. Многие штаты США отменили это как функцию государственных нотариусов из-за опасений по поводу безопасности и мошенничества.

Кроме того, обратите внимание, что для некоторых документов и записей никогда не должны использоваться сертификаты копирования. Эти документы включают в себя сертификаты о натурализации в США, записи актов гражданского состояния, такие как свидетельства о рождении и смерти, или записываемые документы, такие как акты.

Заверение копий хранителем документов

Государства, не разрешающие заверение копий, могут разрешить «заверение копий хранителем документов». Вы должны знать, что заверение копии хранителем документа — это юридический процесс, при котором владелец оригинала документа подписывает нотариально заверенный документ и заявляет, что копия идентична оригиналу.

Лица, которым требуется заверенная копия этих типов записей и документов, должны запросить ее у хранителя документации, например, у федерального правительства или правительства штата. Во многих случаях заверения копии хранителем документа держатель или хранитель первичного документа вместо нотариуса ручается за легитимность или подлинность копии. Нотариус заверяет документ с указанием или упоминанием о том, что копия является оригиналом, вместо нотариального заверения фактической заверенной копии.

Сертифицированный и нотариально заверенный: в чем разница?

Нотариально заверенная копия документа и заверенная копия – это одно и то же. Хотя заверенные копии часто относятся к копиям записей актов гражданского состояния и документов, таких как свидетельства о рождении, которые вы можете получить только у окружного клерка, термины нотариально заверенные и заверенные копии документов используются как синонимы. Нотариально заверенный документ вызывает больше доверия.

Заверенная копия обычно используется в большинстве англоязычных стран общего права, таких как Канада, как удобный способ предоставления копии документов. Имейте в виду, что заверенные копии могут быть необходимы для официальных правительственных или судебных целей, а также для административных и коммерческих целей.

Однако важны документы, копии которых требуют нотариального удостоверения или заверения, и государственный или государственный служащий, которому разрешено совершать такие действия. Заверенная копия не позволяет владельцу важных документов отказаться от владения этими документами, снижая риск потери или повреждения.

Процесс нотариального заверения копии

Чтобы нотариус заверил копию документа, владелец или владелец оригинала документа должен записаться на прием к нотариусу и предстать перед ним вместе с оригиналом или первичным документом. Это общий обзор шагов, которые необходимо выполнить, и методы немного отличаются от одного состояния к другому.

Шаг первый

Нотариус проверит первичный документ, чтобы убедиться в его подлинности. Имейте в виду, что нотариусы не могут делать заверенные копии копий.

Шаг второй

Нотариус подтвердит, что документ не является общедоступным и не запрещен законами и правилами вашего штата. Некоторые примеры общедоступных документов включают акты, решения о разводе, ипотечные кредиты и юридические документы.

Шаг третий

Затем нотариус проверяет личность хранителя и делает копию. Они заполнят форму заверения копии и поставят официальную печать нотариуса. Сделают копию документа или запишут на белой бумаге. Найдите разницу между печатью нотариуса и штампом.

Форма заверения копии содержит определенные данные, включая дату, подпись нотариуса, имя нотариуса и официальную печать. Он также включает заверенную подлинную копию формулировки, утвержденной государством, также называемым jurat.

Получите нотариальное заверение документов онлайн с помощью PandaDoc Notary

Удостоверение документов, таких как студенческие записи, обычно важно, если вы отправляете документы за границу. В некоторых штатах США предусмотрено, что нотариусы могут заверять верность и точность копий документов. Нотариус PandaDoc может помочь с заверением и нотариальным заверением документов, а также предложить различные нотариальные услуги, такие как заверение подписей.

Доступные и быстрые услуги, безусловно, удовлетворят ваши потребности. С PandaDoc Notary вы можете быстро и легко заверить записи актов гражданского состояния и другие документы, не выходя из дома. Благодаря простой и удобной онлайн-платформе и гибкому графику, который соответствует вашему уникальному графику, PandaDoc Notary упрощает работу.

Часто задаваемые вопросы

Что такое заверенная копия документа?

Верифицированная копия — это копия или дубликат оригинального документа, на котором есть дата и подпись какого-либо лица, например государственного должностного лица, которое может подтвердить, что это то же самое, что и оригинал.

Заверенная копия так же хороша, как и оригинал?

Хотя заверенная копия оригинального документа не такая же и не такая качественная, она содержит ту же информацию, что и оригинал.

Является ли заверенная копия такой же, как фотокопия?

Заверенная копия обычно является специальной копией оригинального документа и делается нотариусом или юристом. Фотокопия — это просто копия, сделанная с первичного документа без приложенного к ней заверения.