Как прошить и пронумеровать документы: Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
Как прошить и пронумеровать книгу учета доходов и расходов (КУДиР) — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур
Компании и предприниматели на УСН должны вести КУДиР, но не обязаны сдавать книгу в налоговую. Правда налоговики могут затребовать книгу при проверке — и тогда ее надо распечатать, пронумеровать и прошить. Расскажем, как это сделать.
Содержание
- Когда нужно прошивать КУДиР
- В каком законе прописан порядок работы с КУДиР
- Как пронумеровать КУДиР
- Как прошить КУДиР
Учет, налоги, зарплата на УСН
Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.
Попробовать бесплатно
КУДиР — книга учета доходов и расходов — важный документ налогового учета. Ее ведут организации на УСН и предприниматели на УСН, ЕСХН, ОСНО и патенте. Книгу заводят на каждый налоговый период — календарный год. Заверять в налоговой ее больше не нужно.
Сегодня мало кто заполняет книгу вручную на бумаге.
Обычно предприятия ведут учет в сервисах и программах, которые формируют КУДиР автоматически. В любом случае по завершении календарного года — налогового периода — книгу нужно собрать, если ее вели вручную, или распечатать, если учет велся в сервисе. После этого книгу прошивают (Приказ Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н).
Пустые разделы книги тоже придется распечатать и пустить в общую подшивку. Если в бизнесе нет доходов, расходов, даже если деятельность вообще не ведется, все равно нужно распечатать и сшить КУДиР-нулевку. После этого прошитую книгу хранят пять лет. Некоторые компании и предприниматели пренебрегают требованием закона и не печатают книгу вовсе — ведь ее требуют только при проверках, и то не всегда. Но при необходимости надо успеть вовремя распечатать и прошить КУДиР.
Прошить книгу в состоянии любой специалист: ИП, директор или бухгалтер, который обычно этим и занимается. Книгу надо также правильно пронумеровать, а на последней странице поставить поверх прошивки подпись — это делает владелец бизнеса.
Заполнение книги, нумерацию, прошивку и хранение регламентирует Приказ Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н. Вот какие действия необходимы согласно Приказу:
- по итогам года собрать все страницы книги;
- пронумеровать страницы;
- прошнуровать книгу;
- на последней странице прошнурованной книги написать число страниц, содержащихся в ней;
- на этой же странице рядом с общим числом страниц заверить эти данные подписью директора или предпринимателя и поставить оттиск печати, если она есть.
Важно! Приказ Минфина или какой-то другой документ не регламентируют способ прошивки книги и не дает никаких образцов. Такая инструкция пришлась бы очень кстати, но ее нет. Так что бухгалтеры и предприниматели используют в работе сложившиеся методы прошивки документов, которые обычно опираются на рекомендации Росархива и ГОСТы.
Вот главные документы, которые задают порядок сшивания бумаг перед отправкой в архив:
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.
12.2009 №76. - Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
- ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело».
12.2009 №76.Сдавайте декларацию по УСН в онлайн‑бухгалтерии
Ведение бухгалтерского и налогового учета, зарплата, авторасчет налога УСН, сдача отчетности не выходя из дома.
Попробовать бесплатно
Аналогично прошивке, в Приказе Минфина или других документах нет инструкций по поводу нумерации книги. И точно так же бухгалтеры и предприниматели обращаются к рекомендациям госстандартов и сложившейся традиции нумерации документов. Налоговая не имеет к этому возражений.
Заполнение типографской книги вручную. Если вы заполняете готовую книгу, в которой страницы уже пронумерованы, то по итогам года в ней остаются пустые страницы. Это не страшно. При прошивке укажите число страниц в КУДиР, заверьте данные подписью и оттиском печати.
Заполнение пустых бланков вручную. Другая ситуация: вы заполняете отдельные бланки для разных разделов книге.
Книга состоит из титульника и разных разделов (для каждого налогового режима их число отличается). Неизвестно, сколько страниц придется заполнить до конца года, поэтому просто не нумеруйте их в течение года.
По завершении года соберите книгу в хронологическом порядке, начиная с титульного листа, включите в нее в том числе пустые разделы, для которых не было данных. После этого пронумеруйте листы вручную синей шариковой ручкой — ставьте номера страниц в нижнем или верхнем углу, противоположном от корешка. Обратную (пустую) сторону листа нумеровать не нужно. Титульник считается первой страницей, но его можно оставить без номера.
Печать книги из электронного формата. Чаще всего компании формируют книгу в бухгалтерском сервисе или хотя бы в текстовом редакторе, а распечатывают по завершении года или по требованию налоговой. Перед выводом на печать примените нумерацию, чтобы документ уже был готов к прошивке, и не пришлось бы нумеровать страницы вручную.
Чаще всего бухгалтеры выносят номер страниц верхний угол с противоположной от корешка стороны, а титультный лист не нумеруют, но отсчет ведут именно с него, то есть следующая страница имеет номер 2.
Номера можно также проставлять в нижнем углу или по центру страницы сверху или снизу. В книгу должны войти все разделы, обязательные для вашего налогового режима, даже если они пустые.
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Узнать больше
Налоговые данные должны храниться в неизменном виде, и прошивка КУДиР препятствует подделке и изъятию части книги. Для этого концы нитей прошивки приклеивают к странице кусочком бумаги, рядом пишут число страниц в книге, а подпись руководителя и оттиск печати ставят частично на листе книги, частично на бумаге, которая фиксирует «хвостик» прошивки.
Поэтому прошить книгу надо правильно. Ее нельзя просто скрепить степлером или пластиковым держателем из копицентра, нельзя склеить страницы. Нужно обязательно прошить их крепкой ниткой одним из способов:
- классический способ — с помощью иглы и суровой крепкой нитки, это подходит для небольших стопок бумаги, которые можно проколоть без серьезных усилий — в два, три или пять проколов;
- с помощью дырокола — его просто используют вместо иголки, а в образовавшиеся дырочки пропускают нитку или тесьму;
- с помощью шуруповерта и шнура или крепкой веревки — подходит для большой толщины книги.
Что нужно для сшивания КУДиР
- распечатанная заполненная и пронумерованная книга со всеми разделами, которые требуются для вашего режима налогообложения, даже если они пустые;
- суровая нитка, тесьма, шнурок, шпагат — даже розовая атласная ленточка подойдет;
- большая игла, дырокол или шило;
- клей канцелярский, ПВА или клей-карандаш;
- маленький бумажный листок примерно 7*7 см;
- шариковая ручка с пастой синего цвета;
- печать (если есть).
Книгу сшивают за верхний левый угол или по левому боку. Шов может проходить через один прокол или фиксировать весь левый край книги — это не важно. Традиционно перед архивированием документы сшивают в два, три, четыре или пять проколов: пропускают нитку через них и формируют шов. Проколы делают на расстоянии 1-2 см от края страниц. Главное — вывести концы нитки или шнурка на тыльную сторону книги, связать их, оставить «хвост» в 10-12 см и приклеить его к тыльному листу заготовленным бумажным кусочком.
В каком порядке сшивать КУДиР
- Собираем все нужные разделы КУДиР в правильном порядке, проставляем номера или задаем нумерацию перед выводом на печать.
- Делаем в стопке листов отверстия дыроколом или шилом по левому боку или в левом верхнем углу.
- С помощью иглы или без нее протягиваем нитку или шнур через отверстия, оформляем надежный шов и выводим концы нити на тыльную сторону книги.
- На тыльной стороне концы нити завязываем узлом, закрепляем прошивку. Обрезаем их, оставляя «хвосты» длиной 10-12 см.
- У маленького квадрата бумаги загибаем одну сторону примерно на треть ширины. Его будем наклеивать на корешок книги поверх шва: маленькая часть листа от сгиба окажется с лицевой стороны книги, а большая часть закроет шов и узелок с тыльной стороны.
- После примерки берем клей и наклеиваем листок. Концы нитки должны торчать из-под него.
- На приклеенном листке с тыльной стороны книги пишем: «Прошито и пронумеровано Х страниц» (число страниц в вашей книге).
- Ставим текущую дату (но это не обязательно).
- Руководитель ставит подпись, чтобы часть ее была на тыльном листе книги, а часть помещалась на приклеенном листке.
- Точно так же ставим печать на границе листка и книги.
Вот и все! Осталось положить книгу в свой деловой архив на пять лет — отсчет начинается после года, когда она велась.
КУДиР легко распечатать в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Система сама сформирует книгу по данным о доходах и расходах.
Учет, налоги, зарплата на УСН
Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.
Попробовать бесплатно
Как сшивать документы правильно — Лайфхакер
12 января Ликбез Сделай сам
Эта инструкция поможет быстро и просто привести бумаги в порядок.
Зачем нужно прошивать документы
Это помогает сохранить бумаги в целостности, систематизировать их для хранения в офисе, передачи в архив или отправки в различные госорганы (например, на проверку или в качестве отчётности).
Как правило, эта процедура требуется для бухгалтерской, кадровой, нотариальной, уставной и других видов документации.
Перед тем, как браться за нитку с иголкой, стоит уточнить правила и требования к формированию дела для определённой ситуации. Если документы сшиты неправильно, архив, госучреждение или другая организация может их попросту не принять.
Что нужно сделать перед сшиванием документов
Эти шаги нужно сделать вне зависимости от типа выбранной прошивки.
Подготовьте документы
Прежде всего, проверьте все бумаги на наличие нужных подписей и печатей. Убедитесь, что на них не осталось скоб, зажимов или скрепок. Сложите все листы в правильном порядке и посчитайте их. В некоторых случаях понадобится дополнительно пронумеровать их, сделать обложку и составить опись. Так что заранее уточните в организации, куда вы будете сдавать документы, список требований к оформлению.
Старайтесь аккуратно складывать все листы, иначе пачка будет смотреться некрасиво, а выбившиеся страницы помнутся.
Запаситесь инструментами
Сшить документы можно с помощью минимального набора средств. Кстати, заведите для него отдельную коробку, чтобы в случае необходимости всё нужное было под рукой. Вам понадобятся:
- Толстая длинная иголка. Обычные для шитья будут в этом деле бесполезны: они тонкие, хрупкие и легче ломаются.
- Канцелярское шило. Оно поможет сделать ровные проколы даже в толстой пачке бумаг.
- Дырокол.
- Нитки. Подойдут прочные хлопчатобумажные или синтетические — из лавсана или капрона.
- Клей.
- Кусок плотного картона или деревянная подложка, чтобы в процессе сшивания бумаг не повредить стол.
- Струбцины — специальные зажимы, которые пригодятся для фиксации толстых пачек бумаг.
Как сшивать документы в два прокола
Это самый простой и быстрый способ.
Отступите 10 см сверху и 1–2 см от левого края документа. Сделайте отверстие сквозь всю пачку бумаг с помощью толстой иглы или шила, а затем ещё одно на 6–10 см ниже. Ещё удобнее использовать дырокол.
Отрежьте нитку длиной в 20–30 см, проденьте её в отверстия с лицевой стороны и завяжите прочным узлом на изнанке. Вырежьте из бумаги прямоугольник размером примерно 2х8, 3х5 или 5х6 см (в зависимости от типа документации и требований принимающей организации). Наклейте его поверх узла и концов ниток.
На приклеенном прямоугольнике напишите «Всего прошито и пронумеровано», укажите общее количество листов цифрами и прописью в скобках. Поставьте подпись с расшифровкой так, чтобы она немного выходила за края прямоугольника. А в случае необходимости также поставьте печать.
Как сшивать документы в три прокола
Сделайте 3 отверстия в пачке документов, отступив 1–2 см слева и 12 см сверху.
Расстояние между проколами должны быть около 3 см. Их можно сделать иголкой или шилом, а если бумаг много, на помощь придёт дырокол.
Проденьте нитку в иголку и начните прошивать документы с тыльной стороны. Отправной точкой будет центральное отверстие, а дальше ведите иглу по указанной схеме.
Кадр: Интернет‑энциклопедия о штрафах и налогах / YouTubeПодтяните нитки, чтобы они плотно стянули листы, и свяжите их в узел. Затем поверх наклейте прямоугольник из бумаги размером 2х8, 3х5 или 5х6 см (в зависимости от типа документации и требований принимающей организации). На нём сделайте заверительную надпись и укажите количество прошитых листов, подставьте подпись с расшифровкой и, если нужно, печать организации.
Как сшивать документы в четыре прокола
Этот метод будет особенно кстати, если нужно сшить толстую пачку документов.
Нитки будут надёжно держать листы по всей высоте подобно книге.
Отступите сверху документа 2 см и 1–2 см слева. Сделайте один прокол иглой или шилом, а затем ещё три, двигаясь вниз с шагом в 8 см, либо воспользуйтесь дыроколом.
Отрежьте нитку длиной не менее 50 см и проденьте её в толстую длинную иголку. Начните прошивать стопку с тыльной стороны и двигайтесь по схеме, нарисованной на картинке.
Кадр: Интернет‑энциклопедия о штрафах и налогах / YouTubeСвяжите концы ниток плотным узлом на тыльной стороне. Поверх приклейте прямоугольник из бумаги размером примерно 2х8, 3х5 или 5х6 см. На нём укажите, сколько листов прошито, поставьте подпись с расшифровкой и печать, если нужно.
Читайте также 🧐👨⚖️👩💼
- Что такое факсимиле и как правильно его использовать в документах
- Как навести порядок в «Google Документах» и не утонуть в многочисленных файлах
- 6 бесплатных программ для сканирования документов
- 6 документов, которые спасут или обанкротят ваш бизнес
- Whimsical — сервис для совместного редактирования текстовых документов, схем и карт знаний
Сшиватель внакидку – центр визуализации
Что нужно знать Переплет внакидку — один из самых дешевых и наиболее распространенных способов переплета.
Сложенные листы вкладываются принтером один в другой и скрепляются скобами по линии сгиба.
Imaging Center может печатать буклеты внакидку объемом до 100 страниц. Чем больше у вас страниц, тем толще будет книга. В идеале этот процесс наиболее эффективен для буклетов объемом 64 страницы или меньше. Книги с большим количеством страниц станут громоздкими в сложенном виде и не будут лежать ровно.
Буклет, сшитый внакидку, должен состоять из страниц, кратных четырем. Это означает, что в вашей книге должно быть 4, 8, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 40 и т. д. страниц.
Если размер вашей книги не кратен четырем, программа RIP добавит пустую страницу в конец документа, что приведет к неправильной печати книги.
Существует два способа отправки файлов для печати буклетов внакидку. Если вам не требуется полный выпуск под обрез, перейдите к разделу: Печать буклетов для брошюровки (простой способ). Если вам требуется полная прокачка, это требует дополнительного планирования; перейти к разделу: Печать буклетов внакидку с обрезкой и обрезом (также известный как более продуманный способ).
Помните, что ни один из наших принтеров не может печатать до края бумаги. Вокруг всего документа всегда будет белое поле примерно 1/8 дюйма.
Минимальная высота буклета для сшивания внакидку — 5,5”.
Учащиеся могут выбрать более толстый материал для обложки и более тонкий материал для внутренней части. Если ничего не указано, буклет будет напечатан на том же носителе.
Печать буклетов внакидку (простой способ)Размер вашего документа будет зависеть от размера сложенного окончательного буклета.
Поскольку буклеты для брошюровки представляют собой сложенные листы бумаги, размер документа следует определять, используя стандартные размеры бумаги.
Существует два стандартных варианта печати без полного выпуска под обрез в ИС.
- 5,5” × 8,5” (письмо/8,5” × 11”, сложенное пополам)
- 8,5” × 11” (таблоид/11” × 17”, сложенное пополам)
- Принтер> Файл PostScript
- PPD> Независимое устройство 377
- PPD> Device Independing 377
- PPD> Device Independing 377
- PPD> Device Independing 377
- PPD> . Отмечено
- Метки обрезки > Отмечено
- Метки выпуска за обрез > Отмечено
- Смещение > 0,0833 дюйма
- Использовать параметры выпуска за обрез > Отмечено
- страницы»> « Все
- Тип буклета> 2-й седловый стежок
- Margins> Auto
- ». Печать Prints> Claks> Auto
- . Печать.0040
5 буклет a тонкая белая рамка .
Чтобы использовать этот метод, экспортируйте окончательный документ в PDF как отдельные страницы без меток обрезки и выпуска за обрез.
Файл > Экспорт > Adobe PDF (Печать)
Предустановка Adobe PDF > PDF/X-1a или PDF/X4
Экспортировать как > Страницы
Убедитесь, что выбран параметр Страницы. Вам нужны отдельные страницы при экспорте таким образом.
Метки и кровотечение > Убедитесь, что все параметры меток и выпуска за обрез не отмечены .
Экспорт.
Откройте файл, чтобы убедиться, что все страницы расположены в правильном порядке
Печать буклетов внакидку с обрезкой и выпуском за обрезСуществует несколько различных способов правильной подготовки брошюры внакидку к печати с метками обрезки и выпуска за обрез. Это поможет добиться чистого и точного реза после печати.
Вам потребуется доступ к Adobe Acrobat Pro и Adobe Distiller.
Эти программы доступны во всех компьютерных классах кампуса.
Вам также потребуется экспортировать документ с помощью функции печати буклета InDesign. Этот процесс поможет вам создать установил файл.
Шаг первый — Создание файла PostScript с использованием IndesignФайл> Печать буклета
Выбрать настройки печати
Выберите вкладку Метки и обрезы в диалоговом окне «Печать брошюры»
Нажмите OK.
Это вернет вас в диалоговое окно «Печать буклета».
Выберите Setup Tab в диалоговом окне «Печать буклета
Выберите вкладку Предварительный просмотр. Убедитесь, что ваш файл выглядит правильно.
Щелкните Печать.
Теперь ваш файл будет сохранен как файл .ps (файл PostScript)
Шаг второй — Создание файла PDF с помощью Acrobat Distiller 1a:2001Меню настроек > Редактировать настройки Adobe PDF
0048 точный размер документа. Этот пример относится к буклету размером 11 дюймов × 17 дюймов, экспортированному с метками обрезки, с использованием настроек выпуска документа за обрез.
Введите точную ширину и высоту документа.
Выберите Сохранить как.
Сохраните файл .joboptions с размером изображения и кратким описанием настроек PDF.
Нажмите Сохранить .
При открытии Acrobat Distiller вы должны увидеть только что сохраненную настройку.
Файл > Открыть
Выберите и откройте файл .ps.
Файл .ps будет обработан, а затем заменен файлом PDF с тем же именем. При правильном сохранении на индикаторе выполнения должно быть указано Состояние: Готово.
Откройте файл в Acrobat, чтобы еще раз убедиться, что файл сохранен правильно, в правильном порядке страниц и в центре страницы.
Для получения дополнительной информации
Автор Мишель ПекОпубликованоБегущий стежок — Ink/Stitch
Что это такое
Сметающий стежок производит серию небольших стежков по линии или кривой.
Как создать
Сметающий стежок можно создать, установив пунктирную линию на траектории. Подойдет любой тип штрихов, а ширина штриха не имеет значения.
Выберите обводку и перейдите в Объект > Заливка и обводка... и выберите одну из пунктирных линий на вкладке Стиль обводки .
Направление стежка может зависеть от направления траектории. Если вы хотите поменять местами начальную и конечную точки вашего бегущего стежка, запустите Path > Reverse .
Если объект состоит из нескольких путей, они будут сшиты по порядку с переходом между ними.
Информация: Во избежание скругления углов, в местах острых углов будет добавлен дополнительный стежок.
Параметры
Откройте Extensions > Ink/Stitch > Params , чтобы изменить параметры в соответствии с вашими потребностями.
Об авторе