Как провести кадровый аудит самостоятельно: как провести самому — СКБ Контур

Как провести кадровый аудит? — nalog-nalog.ru

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

• начальник отдела кадров;
• юрист;
• главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
• кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
5. При масштабном сокращении работников.

Что делать работодателю, если сотрудника мобилизовали? Оформите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и переходите в Готовое решение. Это можно сделать бесплатно.

Какие компании подпадают под обязательный аудит, читайте в нашем материале.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
   К основному пакету документации относят:
   • должностные инструкции. Все должностные инструкции у нас собраны в одной рубрике;
   • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
   • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
   • данные об оплате труда;
   • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
   • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
   • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
3. Экономический — основанный на сравнении социальных/экономических показателей предприятия с нормативными стандартами. При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Аудит в компании бывает не только кадровый. Мы рассказываем о различных видах аудита:

• «Аудит материально-производственных запасов»;
• «Аудит учета финансовых результатов»;
• «Аудит финансовой отчетности».

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

1. Решение организационных вопросов, включающих:
   • формирование задач и целей кадрового аудита;
   • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
   • установление сроков проверки.
2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Как оформить результаты кадрового аудита, пошагово расписали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к правовой системе и переходите к консультации эксперта. Это бесплатно. 

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

• трудовые контракты;
• трудовые книжки и журнал учета их движения;
• штатное расписание;
• график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• персональные карточки и личные дела работников;
• табели нормирования и учета рабочего времени;
• приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
• правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Итоги

Кадровый аудит может быть необходим по разным причинам: при смене ответственного кадрового работника, при изменении законодательства и по иным причинам. Аудит может проводиться как собсивенными сотрудниками, так и привлеченными.

Полное руководство по кадровым аудитам

По мнению Общества управления человеческими ресурсами (SHRM), «кадровый аудит включает в себя выделение времени и ресурсов для тщательного и объективного изучения кадровой политики, практики, процедур и стратегий организации для защиты организация, внедрение передового опыта и выявление возможностей для улучшения».

HR-аудит может помочь вам понять, приносят ли ваши методы работы с персоналом пользу или вред вашей организации. Он обеспечивает обратную связь об инициативах HR и их влиянии на бизнес-цели. Он может предоставить дорожную карту для необходимых изменений в политиках, процедурах и показателях управления персоналом для повышения эффективности человеческого капитала в организации. Как правило, эти кадровые аудиты сосредоточены на соблюдении требований, передовом опыте и стратегии.

Когда проводить кадровый аудит Вернуться к началу

Мы предлагаем поэтапный трехлетний подход к кадровому аудиту. Это позволяет организации сосредоточиться на каждом компоненте ниже. Другие варианты включают мини-аудиты каждые шесть месяцев, плановые ежегодные проверки или проведение аудита после любого важного события (смена владельца, новое руководство, новое руководство отдела кадров и т. д.). Хотя мы не поощряем рефлекторные аудиты, мы написали о 4 красных флажках, которые сигнализируют о том, что вам нужен HR-аудит.

Чтобы максимизировать ценность HR-аудита и свести к минимуму перерывы в работе, необходимо спланировать первоначальный HR-аудит или последующие проверки. Календарь планирования кадрового аудита может стать бесценным инструментом, гарантирующим своевременное выполнение проекта. В календаре планирования должны быть указаны:

• График сбора данных (особенно если данные будут собираться из нескольких групп/отделов)
• Дата (даты) представления результатов ключевым заинтересованным сторонам
• Даты сообщения о статусе реализации изменений ключевым заинтересованным сторонам

Кто должен проводить кадровый аудит? Вернуться к началу

В ходе тщательного кадрового аудита будет проанализировано соблюдение требований в отношении кадровых ресурсов, платежных ведомостей и льгот, а также стратегии управления персоналом. В идеале физическое или юридическое лицо, проводящее кадровый аудит, должно иметь:

• Знания и опыт работы в различных отделах кадров, а также в области расчета заработной платы и льгот;
• Время и способность собирать и анализировать данные, обобщать результаты анализа в выводах, подлежащих публикации, и разрабатывать план будущих улучшений; и
• Способность работать с ключевыми заинтересованными сторонами для реализации и выполнения плана будущих улучшений.

Самостоятельный или внешний кадровый аудит?

Если вы думаете о проведении аудита кадров собственными силами или самостоятельно, контрольный список проекта аудита кадров может помочь вам определить необходимый опыт, время, необходимое для сбора и анализа данных, и оценить, готовы ли вы получить поддержку от ключевых заинтересованных сторон. Контрольный список также может быть полезен для определения того, сможет ли внешний аудитор отдела кадров завершить проект своевременно и удовлетворительно.

Внешний аудитор может подходить к функциям управления персоналом с объективной точки зрения, что может смягчить любую напряженность между отделом кадров и другими отделами или ключевыми заинтересованными сторонами. Нейтральное наблюдение, как правило, выявляет другие потенциальные проблемы или узкие места, поскольку внешний аудитор не знает о текущих процедурах в организации. Кроме того, опыт внешнего аудитора в других компаниях может помочь организации узнать о новых идеях, которые могли бы лучше помочь функции управления персоналом.

Учитывайте время и стоимость маршрута «Сделай сам»

Окончательное решение может зависеть от времени и стоимости. Сначала начните с внутренней стоимости. Подумайте, кто будет участвовать в сборе данных, их анализе, разработке выводов и предложении улучшений. Имейте в виду альтернативные издержки других проектов, которые будут простаивать, пока идет аудит. Кроме того, если внутренние аудиторы отдела кадров не привыкли проводить собеседования с сотрудниками, рассмотрите дополнительные затраты времени на собеседование сотрудников по сравнению с опытным аудитором, который может проводить собеседования более эффективно. Наконец, рассмотрим данные. Если данные, которые необходимо собрать и проанализировать, будут легко доступны и интегрированы в текущие операции, необходимое время будет сокращено.

В дополнение к расходам на наем внешнего аудитора рассмотрите возможность того, что внешний аудитор обнаружит что-либо, что может привести к судебному разбирательству. Если у вас есть опасения, что определенные методы работы с персоналом могут представлять угрозу судебного разбирательства, рассмотрите возможность привлечения внешнего юрисконсульта для помощи в проведении аудита.

Таким образом, рассмотрите объем аудита, необходимое рабочее время и собранные данные, чтобы определить соответствующую команду для проведения аудита кадров.

Проведение аудита Наверх

HR-аудит должен быть сосредоточен на трех разных областях: соответствие HR, соответствие заработной платы и льгот, а также стратегия HR. Мы предлагаем провести трехгодичный аудит HR, состоящий из трех частей, при этом каждая область является единственным направлением аудита HR за этот год. Это дает организации достаточно времени для сбора соответствующих данных, их анализа и начала реализации предлагаемых изменений. Мы обнаружили, что попытка выполнить один всеобъемлющий кадровый аудит сложно спланировать, реализовать и завершить.

Соответствие HR

Политика и руководство для сотрудников

Первая область, которую мы предлагаем проверить на предмет соответствия кадровой политике, — это ваша политика в отношении сотрудников. Мало того, что трудовое законодательство может измениться в любое время, но толкование этих законов судами может повлиять на работодателей. Важно регулярно просматривать руководство для сотрудников, чтобы убедиться, что политики соответствуют законодательству и приняты в организации. Устаревшее руководство, которому не следуют, может быть более проблематичным, чем полное отсутствие руководства для сотрудников. В этой области мы проверяем, какие политики у вас действуют с учетом федерального законодательства и законов штата о занятости, и даем рекомендации по изменениям на основе требуемых и рекомендуемых политик.

Примеры:

• Политика EEO
• Политика предотвращения домогательств
• Политика FMLA, при необходимости
• Работа по желанию, если это применимо в вашем штате
• Жилье ADA
• Политика в отношении наркотиков и алкоголя

Хотите узнать больше о том, почему у вас должен быть справочник для сотрудников? Вот семь причин, по которым вам нужен справочник для сотрудников.

Законы о равных возможностях при трудоустройстве (EEO)

Следующей областью является практика, связанная с процессами найма, отбора, найма и продвижения по службе. Организации необходимо обеспечить соответствие этих различных процессов законам EEO. Эти законы EEO запрещают определенные виды дискриминации при приеме на работу на определенных рабочих местах. К таким видам дискриминации относятся:

• Возраст
• Инвалидность
• Равная оплата/компенсация
• Генетическая информация
• Преследование
• Национальное происхождение
• Беременность
• Раса/цвет
• Религия
• Возмездие
• Секс
• Сексуальные домогательства

Некоторые конкретные запрещенные политики/практики в сфере занятости, связанные с наймом, отбором, наймом и продвижением по службе, включают:

• Объявления о вакансиях, в которых отдается предпочтение определенным кандидатам или не поощряется их участие на основе указанных выше защищенных категорий. Примером может служить объявление о вакансии для недавних выпускников колледжей.
• Работодатели не могут основывать решения о найме или продвижении по службе на стереотипах и предположениях о человеке и его защищенной категории, указанных выше. Примером может быть работодатель, не нанимающий работника среднего возраста, потому что работодатель предположил, что соискатель не знает, как пользоваться социальными сетями.
• Работодатели не могут учитывать защищенную категорию лица при принятии решения о дисциплинарном взыскании или увольнении работника. Примером может служить работодатель, увольняющий самых старых работников из-за их возраста.

Ваша организация платит женщинам меньше, чем мужчинам? Вот статья о действиях, которые могут поощрять равную оплату.

Программа позитивных действий (AAP)

Помимо законов EEO, некоторые организации также должны соблюдать AAP. В DOL говорится: «[для] федеральных подрядчиков и субподрядчиков работодатели, на которые распространяется действие страховки, должны принимать позитивные меры для найма и продвижения по службе квалифицированных представителей меньшинств, женщин, инвалидов и ветеранов, на которые распространяется страховка». Позитивные действия могут включать обучение, разъяснительную работу и другие мероприятия. Эти мероприятия должны быть включены в кадровую политику организации, реализованы, сохранены в файле и обновлены не реже одного раза в год.

Закон об американцах-инвалидах

Наконец, Закон об американцах-инвалидах также применяется к действиям по найму, отбору, приему на работу и продвижению по службе. Распространяется на организации с численностью сотрудников более 14 человек. По данным Комиссии по равным возможностям трудоустройства, инвалидом считается лицо, которое:

• имеет физические или психические нарушения, существенно ограничивающие одну или несколько основных жизненных функций,
• Имеет запись о таком обесценении, или
• Считается, что у него есть такое нарушение.

Квалифицированный работник или соискатель с инвалидностью — это лицо, которое может выполнять основные функции на рассматриваемой должности с разумными приспособлениями или без таковых. Работодатель обязан сделать разумное приспособление к известной инвалидности квалифицированного кандидата/сотрудника, если это не создаст «чрезмерных трудностей» для организации. Некоторые примеры размещения включают в себя:

• Переводчик жестового языка во время собеседования для глухого соискателя.
• Регулярные перерывы для диабетиков для правильного питания и контроля уровня сахара/инсулина в крови.
• Кто-то, чтобы прочитать информацию, размещенную на доске объявлений для слепого сотрудника.

Некоторые организации могут даже получать федеральные налоговые льготы за прием на работу людей с ограниченными возможностями и содействие доступности общественных помещений.

Личные дела и необходимая документация

Следующей областью, на которой следует сосредоточиться на соблюдении требований HR, является проверка личных дел и необходимой документации, включая формы I-9.

Федеральные законы и законы штата требуют хранения некоторых записей в течение определенных периодов времени. Кроме того, существуют рекомендуемые способы организации ваших файлов, и доступ к ним должен быть ограничен. Мы проводим проверку вашего процесса I-9, чтобы оценить, заполняются ли формы в установленные сроки, заполняют ли лица форму I-9от имени компании должным образом обучены и просматривают образцы форм для поиска ошибок. Часто это технические ошибки, которые можно легко исправить. Мы также просматриваем завершенные оценки эффективности и дисциплинарную документацию, чтобы внести предложения по улучшению документации.

У нас есть полезная статья о штрафах, ошибках и информации E-Verify, связанной с формами I-9. Кроме того, узнайте, почему обновленные личные дела имеют решающее значение для вашего бизнеса.

Требуемые публикации, уведомления и хранение записей

Следующая область посвящена обязательным публикациям, уведомлениям и процедурам хранения записей. Мы называем это уведомлением и проверкой удержания. Существует несколько законов о занятости, которые требуют от работодателей размещать уведомления для своих сотрудников, и это можно сделать с помощью комбинации политик и плакатов. Примеры обязательных плакатов включают равные возможности трудоустройства, требования к минимальной заработной плате и сверхурочной работе, а также процессы компенсации работникам. Мы просматриваем плакаты, которые вы показали, и ваш процесс их проверки и обновления.

Классификации FLSA

Наконец, мы завершаем эту область аудита тщательным анализом классификаций FLSA. Федеральные законы и законы штата требуют, чтобы большинство сотрудников оплачивали сверхурочную работу не освобожденным от уплаты налогов сотрудникам, которые работают более 40 часов в течение семидневной рабочей недели.

Мы проверяем должностные инструкции для должностей, освобожденных от сверхурочной работы, чтобы оценить, правильно ли они классифицированы. Работодатели, которые неправильно классифицируют должности сотрудников как освобожденные от сверхурочной работы, подлежат выплате за сверхурочную работу и штрафам, если сотрудник подает жалобу или DOL проверяет работодателя. DOL предоставляет рекомендации по определению того, подлежит ли должность освобождению от сверхурочной работы в зависимости от типа организации, отрасли, роли и обязанностей. Некоторые исключения для «белых воротничков» могут быть сложными для оценки, и интерпретация может меняться со временем, поэтому рекомендуется периодически пересматривать их на основе текущих руководящих указаний по правоприменению.

Проверка включает оценку того, соответствуют ли должности как требованиям к заработной плате, так и тесту на освобождение от обязанностей. Как обычно, есть исключения из правил. У нас есть четыре вопроса, которые помогут вам лучше понять требования к оплате сверхурочных.

Соблюдение требований по заработной плате и льготам

При проверке соблюдения требований по заработной плате и льготам вы должны сосредоточиться на налогообложении доходов и льгот, требованиях к отчетности по заработной плате и бухгалтерской книге, уведомлении о льготах и ​​ведении учета, а также на компенсациях и страховании работников.

Все мы знаем, что дядя Сэм хочет урезать свою зарплату. Но знаете ли вы, что он также хочет часть этих привилегий? Или хотя бы время от времени? Это может привести к путанице, что освобождается, а что нет, ограничения на эти льготы и т. Д. IRS ожидает, что вы будете управлять налогами на заработную плату своих сотрудников и платить их, и вы несете ответственность за это. Вот 8 советов, как избежать проблем с налогом на заработную плату. Кроме того, убедитесь, что вы не совершаете одну из этих ошибок. Наконец, не думайте, что вы знаете все тонкости постоянно меняющегося правового ландшафта. Вот 6 важных советов по соблюдению требований IRS по заработной плате. Трудно платить налоги, если вы не сообщаете точно платежную ведомость или свою главную бухгалтерскую книгу.

Работодатели также должны соблюдать некоторые требования к уведомлениям и ведению документации. При анализе этих областей мы смотрим на уведомления, которые вы предоставляете своим сотрудникам, исходя из предоставляемых вами преимуществ и размера организации. Мы проверяем ваш процесс FMLA и используемые формы, чтобы убедиться, что вы предоставляете уведомление в требуемые сроки. Мы проверяем, когда вы предоставляете раскрытие информации и краткие описания плана, формы и уведомления, связанные с ACA и ERISA. Каков ваш процесс распространения форм COBRA? Если вы являетесь мелким работодателем и не подпадаете под действие закона COBRA, требует ли закон вашего штата действий для продолжения выплаты пособий?

Вот список самых популярных вопросов и ответов, связанных с правилами электронного раскрытия информации для пенсионных планов.

Наконец, каждая организация должна решить вопросы компенсации работникам и страхования по безработице. Страхование компенсации работникам помогает защитить организации и их сотрудников от финансовых потерь, когда сотрудник получает травму на работе или заболевает по производственной причине. Большинство штатов требуют, чтобы работодатели имели страхование компенсации работникам. Согласно Хартфорду, «сотрудники не несут ответственности за выплату компенсационных выплат работникам».

Покрытие зависит от приобретенного страхового полиса, но обычно оно покрывает:

• Медицинские расходы
• Потеря заработной платы
• Расходы на текущий уход
• Похоронные расходы

В некоторых случаях компенсация работникам может не распространяться (в зависимости от законов штата). Вот несколько типичных примеров:

• Сотрудник начинает драку и получает травмы.
• Работник находится на работе в состоянии алкогольного опьянения и получает травмы.
• Сотрудник умышленно наносит себе травмы.

Страхование по безработице — это совместная федерально-государственная система, которая помогает многим людям, потерявшим работу, временно компенсируя часть своей заработной платы, пока они активно ищут работу. Работодатели платят налоги от имени своих сотрудников, чтобы обеспечить работникам поддержку доходов, если они потеряют работу. В зависимости от действующего законодательства ставки варьируются в зависимости от штата, а окончательная ставка, которую платит работодатель, зависит от нескольких факторов (государственный кредит по безработице и т. д.)

Стратегия управления персоналом

Соблюдение требований HR — это минимум, который отдел кадров может сделать для организации. В то время как соответствие включает в себя много работы, отдел кадров также может сидеть за столом руководства и обеспечивать стратегическую ценность. HR-аудит может помочь организации определить стратегические возможности HR.

Первое, с чего нужно начать, — это анализ или определение ключевых HR-показателей, которые способствуют успеху организации. Эти показатели могут включать текучесть кадров, стоимость привлечения сотрудников, стоимость удержания сотрудников, оценки вовлеченности сотрудников и многие другие. Как только отдел кадров узнает, какие рычаги управления персоналом способствуют успеху организации, отдел кадров может приступить к реализации действий и тактик для повышения этих показателей. Эти показатели, как правило, попадают в одну из следующих категорий:

• Подбор, прием на работу и адаптация
• Описание должностей, управление эффективностью и стратегии вознаграждения
• Планирование преемственности и кадровое планирование
• Вовлечение сотрудников
• Общение с сотрудниками, жалобы и управление рисками
• Разнообразие, равенство и инклюзивность

Подбор, прием на работу и адаптация

Процесс набора новых сотрудников имеет решающее значение. Тщательно проанализировав практики в этом процессе, организация может убедиться, что она набирает сотрудников с хорошим культурным соответствием, нанимает лучших из пула кандидатов и максимально упрощает для нового сотрудника начало работы.

Мы видим, что организации используют разные методы найма, поэтому мы можем рассказать о том, что работает хорошо, и предложить способы повышения эффективности, а также процессов найма и адаптации. Мы беседуем с вашими менеджерами по найму, чтобы увидеть, где процесс работает хорошо, а где нет, чтобы помочь вам определить потенциальные области для улучшения. Кроме того, мы можем предложить стратегии поиска, чтобы привлечь кандидатов в вашу организацию. Мы также анализируем ваш процесс адаптации, чтобы предложить способы сделать его более эффективным и приветливым для ваших новых сотрудников.

Вы только начинаете со стратегической точки зрения на найм? Начните использовать цель вашей организации в качестве инструмента для найма.

Описание должностей, управление эффективностью и стратегии вознаграждения

Что происходит, когда этот сотрудник присоединяется к вашей команде? Адекватно ли описание работы отражает то, чем они будут заниматься? Соответствуют ли сильные стороны сотрудника этой должности? Как менеджеры могут добиться от сотрудника максимальной производительности? Предоставит ли организация справедливую компенсацию?

Это всего лишь несколько вопросов, которые HR и организация должны анализировать для каждой должности. Мы проверяем описания должностей, чтобы оценить, хорошо ли они описывают работу, и включают аспекты, связанные с соблюдением требований (физические требования, рабочая среда, другие требования), чтобы убедиться, что у вас есть хорошее описание, чтобы вы могли при необходимости оценить приспособления для инвалидов.

Мы проверяем системы управления эффективностью и соответствующее обучение, чтобы оценить, получают ли сотрудники обратную связь и обучение, необходимые для хорошего выполнения своей работы, что может быть связано с компенсацией. Компенсируете ли вы сотрудников за их работу, и знают ли они, что они могут сделать, чтобы заработать больше? Мы анализируем ваши стратегии вознаграждения, чтобы дать рекомендации по созданию культуры, основанной на результатах, которая является справедливой и равноправной.

Несмотря на то, что компенсация должна быть конкурентоспособной, вы можете выделиться на фоне конкурентов, если будете знать, почему именно ваша организация.

Преемственность и кадровое планирование

К счастью, а может быть, и к сожалению, мир не статичен. Он постоянно меняется, как и ваша рабочая сила. Кадровые аудиты решают эту проблему, рассматривая и анализируя деятельность по преемственности и планированию рабочей силы.

Несмотря на схожесть, каждый тип планирования фокусируется на различных потребностях организации. Планирование преемственности — это систематический подход к профессиональному развитию, который обеспечивает подготовку потенциальных лидеров и их готовность занять руководящие должности в будущем. Обычно он фокусируется на микроуровне, помогая конкретным людям или командам и эффективно переводя их на высшие руководящие должности.

Кадровое планирование имеет более широкий подход и обычно фокусируется на штатных должностях и обычно определяется бюджетом. Он также учитывает бизнес-тенденции, конкурентов и другие внешние факторы, чтобы определить, как будет выглядеть рынок труда и как он повлияет на способность организации нанимать и удерживать сотрудников. Не терпится приступить к планированию преемственности? Начните определять будущих лидеров вашей организации с помощью этого рабочего листа.

Вовлеченность и удержание сотрудников

Вовлеченность сотрудников может дать представление об удержании сотрудников. Более вовлеченные сотрудники, как правило, остаются в организации. HR-аудит оценит текущую внутреннюю практику работы с людьми, чтобы помочь организации понять, чего не хватает, когда речь идет о вовлеченности сотрудников. Знаете ли вы, что взаимодействие — это больше, чем парковочное место или ежемесячная премия? Узнайте больше о том, что действительно важно для вовлечения сотрудников. Знаете ли вы, что вовлеченность, обучение на рабочем месте и работа с населением могут способствовать набору квалифицированной рабочей силы?

Общение с сотрудниками, жалобы и управление рисками

В дополнение к соблюдению нормативных требований, HR может повысить ценность деятельности по управлению кадровыми рисками. Мы склонны думать об общении с сотрудниками, рассмотрении жалоб и других рисках, связанных с персоналом, помимо соблюдения требований. Аудит HR должен рассматривать и анализировать программы коммуникации сотрудников и то, как менеджеры и HR рассматривают жалобы сотрудников. Вы когда-нибудь задумывались, что вы должны делать, когда сотрудник уволен или уходит? Вот шесть советов, когда вы должны уволить сотрудника. Это семь шагов, которые необходимо предпринять, прежде чем сотрудник покинет организацию (даже если полюбовно).

Разнообразие, инклюзивность и равенство

Разнообразие американского населения продолжает увеличиваться. Организациям необходимо будет обеспечить, чтобы их практики были открыты для этого разнообразия. Будь то набор персонала, управление или другие виды деятельности, способность использовать разнообразный набор опыта и идей может оказаться стратегическим отличием в будущем.

Кадровый аудит анализирует и проверяет практику и политику, связанные с наймом, обучением и развитием, продвижением по службе, компенсацией, планированием преемственности и общими коммуникациями, чтобы убедиться, что организация не препятствует ее способности использовать потенциал разнообразия и инклюзивности. Кроме того, кадровый аудит также проводит проверку вознаграждения, чтобы убедиться, что справедливость в оплате труда преобладает на аналогичных должностях и у сотрудников с аналогичным опытом и подготовкой. Вот шесть ключевых компонентов обзора вознаграждения.

Сбор и анализ данных Вернуться к началу

Мы коснулись широкого круга вопросов, которые проверяет кадровый аудит. Вам потребуется собрать данные, относящиеся к каждой из этих областей, и просмотреть данные на наличие проблем с соблюдением требований, ошибок или других неоптимальных действий. Хотя вашим первым желанием может быть сбор всех данных для анализа, мы рекомендуем более тонкий подход.

Сбор данных

Сначала определите объем аудита. Опять же, мы предлагаем трехэтапный подход в течение трех лет (кадровое соответствие в первый год, заработная плата и льготы во второй год и кадровая стратегия в третий год). Такой подход позволяет осуществлять более своевременный и актуальный сбор данных, анализ, предоставление информации и предложение изменений.

Как только область определена, начните определять группы данных, которые вам понадобятся (найм, управление, нормативные требования и т. д.) для анализа. Как только эти корзины определены, укажите конкретные наборы данных и места их хранения и извлеките эти данные. Мы предлагаем использовать контрольный список данных для каждой области, чтобы убедиться, что вы собрали все соответствующие данные.

Анализ данных

После сбора данных проанализируйте их, как описано выше, с использованием соответствующих правил, законов и других авторитетных или соответствующих источников. Проведите анализ по принципу «сегмента», чтобы ваш анализ был тщательным и полным, прежде чем переходить к следующей области. Мы считаем, что этот структурированный подход дает больше информации и ясности, чем просмотр того, что находится дальше в стеке данных. Также может быть полезно привлекать сторонних экспертов (юристов по кадрам и т. д.), чтобы дать другой взгляд на анализ, особенно если опыт аудитора по кадрам ограничен конкретными узкими специальностями в сфере управления персоналом или ему не хватает значительного опыта работы с персоналом.

Мы предлагаем завершить стадию анализа для каждого сегмента, создав список любых красных флажков, которые требуют немедленного внимания по юридическим причинам, и матрицу два на два для организации других улучшений.

Представление результатов, рекомендации по изменениям и

После того, как вы проанализировали данные, пришло время применить этот анализ на практике!

Аудитория

Перед тем, как делать презентацию, обязательно нужно собрать правильную аудиторию. Мы предлагаем следующую аудиторию для ваших выводов и анализа:

• Обязательно
  • Совет директоров (если применимо)
  • Высшее руководство (генеральный директор/президент и т. д.)
  • Юрисконсульт (если применимо)
• Дополнительно
  • Ключевые руководители и другие заинтересованные стороны

Представление результатов и рекомендации по изменениям

При наличии аудитории определите наилучший метод распространения результатов, предлагаемых изменений и способов осуществления непрерывных улучшений. Мы предлагаем письменный отчет, который охватывает каждую группу данных, любые красные флажки и матрицу, а также запрос на личную встречу для обсуждения выводов и предложений. Это дает аудитории возможность прочитать отчет и подготовить любые мысли или вопросы до личной встречи.

Внедрение непрерывных улучшений

Было бы пустой тратой ресурсов просто сообщать о своих выводах и предлагаемых изменениях. Необходимо принять меры.

Любые тревожные сигналы, связанные с потенциальными судебными исками, должны иметь приоритет над всеми другими рекомендуемыми изменениями. Но как узнать, когда и где выделить время для реализации других рекомендуемых изменений?

Мы предлагаем следующий процесс на основе матриц улучшения из вашего анализа:

1. Объедините все действия в каждом квадрате матрицы (т. е. ценные, простые в реализации) в список. Вы получите четыре списка, по одному на каждый квадрат матрицы.
2. После того, как эти четыре списка составлены, отсортируйте каждый список по значению так, чтобы действие с наивысшим значением было указано первым, а действие с наименьшим значением — последним. После сортировки пронумеруйте каждую задачу с самым высоким значением активности, равным единице, следующим по величине двум и так далее.
3. После того, как значения отсортированы, назначьте количество часов, которое потребуется для выполнения каждого действия в каждом списке. Пример элемента ввода может выглядеть так [3. Обновление всех плакатов FLSA – 2,5 часа].
4. Для каждой задачи умножьте значение на необходимое количество часов. Чем меньше число, тем выше приоритет задачи. Используя наш предыдущий пример, обновление всех плакатов FLSA будет иметь значение 7,5.

В заключение Наверх

HR-аудит — это интенсивный анализ соответствия организации кадровым требованиям, стратегии и деятельности. Хотя они требуют значительных затрат времени, энергии и, возможно, денег, ценность, которую они обеспечивают, может принести серьезную отдачу от этих инвестиций. Если у вас есть вопросы о процессе кадрового аудита, о том, как его проводить или чего ожидать от кадрового аудитора, наша команда будет рада ответить на любые ваши вопросы, и с нами можно связаться, используя приведенную ниже информацию.

Как провести кадровый аудит

Для многих организаций конечной целью является достижение максимальной эффективности во всех сферах бизнеса. А для отдела кадров аудит HR стал предпочтительным инструментом для оценки производительности и внедрения мер по улучшению.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как работают аудиты , какой цели они служат и как проводить аудит.

Аудит HR можно определить как процесс оценки эффективности и операций отдела HR. Этот метод исследует такие аспекты, как политики, процессы, системы и т. д., относящиеся к различным функциям: 

• Наем.
• Адаптация.
• Оплата и льготы.
• Обзоры производительности.

Эти задачи занимают центральное место в обязанностях отдела кадров в организации, поэтому очень важно их анализировать, измерять результаты и определять области, требующие улучшения.

Мы также хотим подчеркнуть определение, предложенное Эриком Фламгольцем, президентом Management Systems Consulting Corporation, который говорит, что «Аудит человеческих ресурсов представляет собой систематическую оценку сильных сторон, ограничений и потребностей в развитии существующих человеческие ресурсы в контексте эффективности организации».

Таким образом, аудит человеческих ресурсов направлен на достижение ряда целей:

• Определить наиболее важные задачи управления персоналом для достижения целей организации.
• Отдел измерения производительность .
• Убедитесь, что компания соответствует действующему трудовому законодательству .
• Помогите отделу кадров внести улучшения и сделать их внутренние процессы более эффективными .
• Выделить достаточные ресурсы для нужд отдела.
• Создать основу, на которой будут внедряться усовершенствования в будущем.
• Поощряйте перемены и творческий подход в команде.

Аудит помогает нам узнать, что происходит в отделе, выявить ошибки или проблемы и разработать конкретные решения. Это инструмент управления , который следует использовать во всех подразделениях компании. К самым непосредственным преимуществам относятся: 

• Полное и подробное представление о работе отдела : получите важное понимание того, как работает каждая часть отдела и как они интегрируются с остальной частью компании. Кроме того, определите, какие процессы работают, а какие нет.
• Ценная информация для команды : в ходе аудита будет собран набор чрезвычайно полезных данных и выводов для отдела, которые помогут им принимать более эффективные управленческие решения.
• Положительные изменения : развитие, рост, инновации. Ключевая мантра для всех сфер деятельности компании. Аудиты способствуют положительным изменениям с помощью практических мер.

Как мы уже говорили в начале, внешний аудит концентрируется на различных аспектах работы отдела кадров. В результате, в зависимости от цели, существуют разные виды проверок:

• Аудит «Право на труд» : Этот тип аудита подтверждает, что компании провели необходимые проверки, чтобы убедиться, что все их сотрудники имеют «право на работу». Это важно на случай, если когда-нибудь будет проведено расследование.
• Политика: Этот тип аудита ищет любые изменения, которые необходимо внести в политики, чтобы сделать их последовательными и законными.
• Соблюдение законодательства: большинство сотрудников отдела кадров проводят аудит соблюдения законодательства, чтобы убедиться, что они в курсе всех своих обязательств.
• Прием на работу: в ходе этой проверки проверяется процесс найма, чтобы убедиться в его согласованности, эффективности и недискриминации.
• Заработная плата и рабочий день: Целью этой проверки является выявление проблем со структурой заработной платы или рабочей нагрузкой.
• Здоровье и безопасность: Консультанты по кадрам анализируют соответствующие обязательства по обеспечению здоровья и благополучия офисных работников.

Если вы хотите провести кадровый аудит самостоятельно или с помощью специализированных консультационных услуг, вам необходимо знать, какие шаги следует предпринять в ходе этого процесса.

Во-первых, группа должна решить, каковы цели аудита и какие области он будет охватывать. Если компания впервые проходит кадровый аудит, возможно, вы захотите провести комплексный анализ.

Консультанты обычно отвечают на ряд ключевых вопросов для отдела или организации. Вам нужно будет уделить достаточно времени для создания этой анкеты, так как она станет нашим руководством для следующих шагов.

Пришло время приступить к работе и собрать информацию для аудита. На этом этапе вам нужно будет собрать подробную информацию об организации, процессах, практиках и т. д. Консультанты по персоналу обычно обращаются к анкете, чтобы узнать, какая информация им нужна.

4. Сравните результаты. Помещение данных в контекст даст нам лучшее понимание эффективности организации в соответствующей области.

 

 

5.