Как рассчитать вмененный налог: Федеральная налоговая служба

Содержание

Что такое вмененный доход?

Вмененный доход – это стоимость любых денежных или неденежных дополнительных льгот, которые владельцы бизнеса выплачивают своим работникам.
Общие примеры вмененного дохода включают личное использование служебных автомобилей, членство в тренажерном зале и невычитаемые расходы на переезд, в то время как планы медицинского страхования и некоторые льготы на небольшую сумму исключаются из вмененного дохода.
Работодатели должны определить налогооблагаемые дополнительные льготы компании и их денежную стоимость, а затем рассчитать и уплатить с них налоги FICA, но программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать этот процесс от начала до конца.
Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, желающих понять и рассчитать вмененный доход сотрудников и связанные с ним налоги.

Предположим, вы заплатили сотруднику 60 000 долларов в прошлом году и рассчитали его федеральные налоги за год как 13 538,50 долларов. Это было бы правильно, исходя из ставок FICA и федерального подоходного налога, но было бы неправильно, если бы вы предоставляли определенные льготы. В этом случае вам также потребуется добавить вмененный доход к валовой заработной плате работника в размере 60 000 долларов США, чтобы отразить денежную стоимость этих пособий. Ниже вы узнаете больше о расчете вмененного дохода и соответствующих налогах, которые вы должны заплатить.

Что такое вмененный доход?

Вмененный доход – это денежный эквивалент неденежных вознаграждений работника. Эта стоимость становится частью валового дохода работника. Таким образом, вмененный доход подлежит налогообложению, и вы должны указывать его в формах W-2 ваших сотрудников. Как правило, ваш бизнес будет платить налог FICA (налог на социальное обеспечение и медицинскую помощь) с вмененного дохода, как и ваши сотрудники. IRS обычно не взимает федеральный подоходный налог с вмененного дохода.

Другой способ взглянуть на вмененный доход — рассматривать его как денежную стоимость неденежных выгод или услуг, которые владелец бизнеса предоставляет своим сотрудникам. Когда вы предоставляете эти льготы персоналу, вы платите за них, чтобы сотруднику не приходилось платить за них. IRS классифицирует деньги, которые вы тратите на эти льготы, как деньги, которые вы платите своим сотрудникам.

Вмененный доход в основном включает денежную стоимость дополнительных льгот. Этот тип льгот описывает любые льготы или компенсации, которые вы предоставляете своим сотрудникам в дополнение к их фактической заработной плате. Это определение может заставить вас думать, что денежный эквивалент всех пособий квалифицируется как вмененный доход, но это не совсем так.

Основные выводы: Не все вмененные доходы подлежат налогообложению. Понимание разницы между налогооблагаемыми и необлагаемыми дополнительными льготами имеет решающее значение для правильной уплаты налогов.

Каковы примеры вмененного дохода?

Следующие пособия квалифицируются как вмененный доход:

Помощь по уходу за иждивенцами работника сверх определенного не облагаемого налогом максимума
Помощь в усыновлении сверх определенного не облагаемого налогом максимума
Помощь в обучении сотрудников сверх определенного не облагаемого налогом максимума
Любые транспортные средства, которые вы предоставляете своим сотрудникам (в собственности или в аренде) для регулярного некоммерческого использования
Членство в тренажерном зале или другие льготы, связанные с фитнесом
Расходы на переезд, не облагаемые налогом
Групповое срочное страхование жизни с покрытием более 50 000 долларов США
Денежные средства, не являющиеся бонусами, и подарочные карты (налог на бонусы отделен от налога на вмененный доход)
Добавление не- иждивенцы в плане медицинского страхования, предоставляемом их работодателем
Доход работника от реализации негосударственных опционов на акции
Налогооблагаемый доход работника от наделения правами или выпуска ограниченных акций
Любое некоммерческое использование мобильного телефона, предоставленного работодателем
Транспортные льготы сверх отсрочек до уплаты налогов работодателем и работником в соответствии с Планом Раздела 132
Питание и проживание, за исключением не облагаемых налогом деловых поездок
Возмещение любых занятий или возможностей развития не связанные с вами и работой вашего сотрудника
Командировочные расходы, не связанные с бизнесом (например, оплата авиабилетов сотрудников в отпуск после того, как они посетят конференцию для вас)

Что исключается из вмененного дохода?

Следующие льготы не квалифицируются как вмененный доход:

Возмещение любых из вышеперечисленных расходов, которые работник уже оплатил из собственного кармана до определенной максимальной суммы
Коммунальные пособия до определенной максимальной суммы
Пособие по уходу за иждивенцами в размере до 5000 долларов США в год, но не более, чем заработанный доход работника или его супруга
Первые 5 250 долларов ежегодной помощи работнику на обучение
Групповое страхование жизни на срок не более 50 000 долларов
Услуги по пенсионному планированию
Скидки квалифицированным работникам
Медицинские сберегательные счета (HSA)
Пособия по фитнесу на территории предприятия, такие как тренажерные залы
Питание и проживание во время командировок
Небольшие денежные подарки до 100 долларов США
Корпоративные вечеринки
Билеты на мероприятия
Развлекательные мероприятия и мероприятия по созданию команды
Цветочные композиции и корзины с фруктами
Фирменные товары компании, такие как ручки и одежда

Tip 11 Tip 11 : 1 льготы, такие как выплаты по студенческим кредитам и среда, благоприятная для домашних животных, могут сделать сотрудников счастливыми. Но прежде чем предлагать такие льготы, подумайте, считается ли это вмененным доходом.
Как вы сообщаете вмененный доход для сотрудников?
Работодатели должны использовать форму IRS W-2 для сообщения вмененного дохода. Однако, прежде чем заполнять эту форму, вам необходимо указать все дополнительные преимущества вашего бизнеса. Затем вам в конечном итоге придется рассчитывать и платить налоги с этих пособий. Ниже приведено пошаговое руководство по отчетности о вмененном доходе ваших сотрудников в IRS.
1. Определите свои дополнительные льготы.
Предположим, вы выделяете сотруднику 5 000 долларов США на обучение в год вместе с ежегодным абонементом в спортзал на 600 долларов США. Это единственные льготы, которые вы предоставляете помимо базовой медицинской страховки. В этом примере обе эти привилегии являются дополнительными льготами, а медицинская страховка — нет.
2. Определите, какие из ваших дополнительных льгот облагаются налогом.
В соответствии с указанными выше критериями помощь в обучении сотрудников, которую вы оказываете, не подлежит налогообложению. Это потому, что он ниже минимума в 5250 долларов, который вызывает налогообложение. Тем не менее, членство в тренажерном зале за 600 долларов, за которое вы платите, облагается налогом. Это означает, что плата за членство в тренажерном зале считается частью личного дохода работника.
Обратите внимание, что некоторые налогооблагаемые дополнительные льготы, такие как личное использование служебного автомобиля, могут не иметь непосредственно очевидной денежной стоимости. В таких ситуациях вам нужно будет определить справедливую рыночную стоимость пособия. Например, справедливая рыночная стоимость служебного автомобиля будет равняться сумме денег, которую работник заплатит, чтобы получить автомобиль самостоятельно. Вы должны оценить эту стоимость в соответствии с правилами IRS Publication 15-B по оценке автомобиля.
3. Добавьте вмененный доход сотрудника в форму IRS W-2.
Вам необходимо указать вмененный доход сотрудника вместе с его валовой заработной платой в форме W-2. Вы сделаете это в полях с 12а по 12г. Подробные инструкции о том, как правильно добавить вмененный доход в эти графы, приведены на обратной стороне копий C и 2.
Вмененный доход также влияет на заработную плату, которую вы укажете в графах 1, 3 и 5. Графа 1 включает «прочие компенсации». », определение, под которое подпадает вмененный доход. А поскольку вмененный доход облагается налогами на социальное обеспечение и Medicare, вы должны добавить его к валовой заработной плате сотрудников в полях 3 и 5.
4. Расчет налога на вмененный доход.
В большинстве случаев вмененный доход облагается только налогами FICA. По состоянию на 2022 год ставка налога FICA составляет 6,2% для социального обеспечения и 1,45% для Medicare. Это в общей сложности 7,65%, что соответствует 45,94 доллара за годовой абонемент в спортзал за 600 долларов.
Эти расчеты вмененного дохода могут быть частым источником человеческих ошибок. Программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать налоговые формулы, значительно сокращая количество ошибок. Это верно, даже если платежная ведомость вашего бизнеса очень сложна. Для компаний со сложной платежной ведомостью продвинутая платформа, такая как ADP, может помочь вам расставить все точки над i и поставить крест на t. Прочитайте наш полный обзор ADP, чтобы узнать больше, и найдите другие отличные варианты среди наших обзоров лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы.
Знаете ли вы?: Все еще пытаетесь понять вмененный доход? Gusto включает дополнительные HR-услуги вместе со своей платформой для расчета заработной платы. Ознакомьтесь с нашим полным обзором Gusto, чтобы узнать, как опыт компании в области управления персоналом может помочь вам понять вмененный доход.
5. Платите налоги на вмененный доход.
Вы можете платить вмененные налоги каждый отчетный период, ежеквартально, раз в полгода или ежегодно. Некоторые службы расчета заработной платы могут обрабатывать и отправлять этот платеж от вашего имени вместо того, чтобы вы делали это вручную. В других случаях вам придется внести платеж самостоятельно, хотя часто возможен электронный платеж. [Если вы еще не используете программное обеспечение для расчета заработной платы, следуйте нашему руководству по выбору службы расчета заработной платы .]
Независимо от того, как вы платите налоги на вмененный доход, каждый раз обращаясь к этому руководству, вы должны процесс проще.
Руководство для начинающих по вмененному доходу (2023)
Источник изображения: Getty Images
Если вы владелец малого бизнеса с наемными работниками, вам необходимо знать, что такое вмененный доход и как правильно сообщать о нем. Наше руководство ниже содержит все, что вам нужно знать о вмененном доходе.
Как владелец бизнеса вы несете ответственность за подачу различных налоговых отчетов и своевременную уплату причитающихся налогов. Вот почему важно понимать вмененный доход или дополнительные льготы.
Если вы предлагаете или планируете предлагать своим сотрудникам различные дополнительные льготы, вам необходимо знать, какие льготы не облагаются налогом, а какие должны отражаться как налогооблагаемый доход.
Обзор: Что такое вмененный доход?
Частью расчета заработной платы является правильное отслеживание выплат сотрудникам. Если ваши сотрудники являются получателями различных дополнительных льгот и неденежных компенсаций, которые не зависят от их заработной платы, но все же имеют ценность.
Это значение необходимо отслеживать и сообщать в качестве компенсации в соответствующие налоговые органы, включая IRS, Social Security и Medicare (FICA), а также федеральный налог на безработицу (FUTA).
Это означает, что любой работник, который принимает определенные неденежные дополнительные льготы или получает от них выгоду, должен будет добавить стоимость полученной выгоды к своему валовому доходу за год.
Примеры вмененного дохода
Если вы точно не знаете, что квалифицируется как вмененный доход, или должны ли дополнительные льготы, которые вы предлагаете своим сотрудникам, облагаться налогом, вот список вещей, которые обычно считаются вмененным доходом:
Групповое страхование жизни на сумму более 50 000 долларов США
Использование автомобиля в личных целях
Помощь в образовании на сумму более 5 250 долларов США
Невычитаемое возмещение транспортных расходов например, членство в тренажерном зале
Помощь в усыновлении, превышающая необлагаемую налогом сумму
Помощь по уходу за иждивенцами, превышающая необлагаемую налогом сумму
Примеры исключений
Существует также ряд исключенных льгот, которые вы не обязаны указывать в качестве дохода. Другие, такие как уход за иждивенцами и помощь в усыновлении, изначально исключаются, если они не превышают заявленные необлагаемые налогом суммы.
В большинстве случаев исключенные льготы не облагаются федеральным подоходным налогом, налогами на социальное обеспечение, Medicare, федеральным налогом на безработицу (FUTA) или налогом на пенсионный налог на железнодорожном транспорте (RRTA), и их не нужно указывать в форме W. -2.
Эти исключения включают:
Пособия по болезни и несчастным случаям
Медицинские сберегательные счета
Питание
Групповое срочное страхование жизни на сумму до 50 000 долларов США
Скидки работникам до необлагаемой налогом суммы
необлагаемая налогом сумма
Помощь по уходу за иждивенцами до необлагаемой налогом суммы
Предоставленные работодателем сотовые телефоны, используемые в основном для работы
Помощь в обучении сотрудников в размере до 5 250 долларов США
Как сообщить о вмененном доходе
Для того, чтобы правильно указать вмененный доход или дополнительные льготы, вы должны сначала определить стоимость льгот, которые получает ваш сотрудник.

В то время как это несложно для льгот, таких как групповое страхование жизни и помощь в усыновлении, которые имеют установленную стоимость, другие дополнительные льготы, такие как личное использование автомобиля, могут потребовать от вас определения справедливой рыночной стоимости.
Например, если вы предоставляете своему сотруднику в пользование транспортное средство, стоимость дополнительной льготы будет равна затратам, которые понесет ваш сотрудник при аренде автомобиля у третьего лица.
Имейте в виду, что IRS имеет строгие правила в отношении оценки арендованного автомобиля, поэтому лучше всего обратиться к Публикации 15-B: Налоговый справочник работодателя по дополнительным льготам, чтобы убедиться, что оценка выполнена правильно.
Вмененный доход всегда указывается в форме W-2. Источник изображения: Author

Вы можете сообщать о сумме дополнительных пособий с любой выбранной периодичностью, но не реже одного раза в год. Варианты отчетов за период включают:
За платежный период
Ежеквартально
Раз в полгода
Ежегодно
Вы можете менять периодичность отчетности так часто, как вам нравится, однако вы должны сообщать о пособиях за календарный год не позднее 31 декабря того года, в котором эти пособия были получены.
Все дополнительные льготы указываются в форме W-2 Налогового управления США со специальным кодом, помещенным в соответствующее поле, чтобы указать, какой тип льготы был предоставлен.
Помните, что вы хотите добавить только стоимость дополнительной льготы к общему налогооблагаемому доходу вашего сотрудника. Любые дополнительные льготы, которые считаются освобожденными, не должны включаться в валовую заработную плату работника.

Конечно, если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, такое как Gusto или SurePayroll, эта информация будет включена в формы W-2, которые предоставляются вашим сотрудникам в конце года.
Если вы обрабатываете платежную ведомость вручную, вот пример того, как вы могли бы рассчитать вмененный доход в платежной квитанции:
Еженедельная заработная плата Шеннон составляет 1250 долларов США. Медицинская страховка Шеннон стоит 100 долларов и считается необлагаемым налогом вычетом.
Валовая заработная плата 1250 долларов США
Медицинское страхование (не облагается налогом) $ -100
Общая налогооблагаемая заработная плата 1150 долларов США
Если бы это было все, что вам нужно было принять во внимание, то валовая заработная плата Шеннона составила бы 1150 долларов США, что является суммой, которая использовалась бы для расчета удерживаемых налогов.
Однако работодатель Шеннон также предоставляет ей служебный автомобиль, справедливая рыночная стоимость которого составляет 150 долларов в неделю. Чтобы правильно учесть эту льготу, вам необходимо добавить 150 долларов к налогооблагаемому доходу Шеннона. Добавление этой суммы обеспечит точный расчет и уплату налогов.
Валовая заработная плата 1250 долларов США
Медицинская страховка $ -100
Аренда автомобиля (дополнительная льгота) 150 долларов
Новая общая налогооблагаемая заработная плата 1300 долларов США
Калькулятор вмененного дохода отображает разницу в налогооблагаемой заработной плате после включения справедливой рыночной стоимости аренды автомобиля.

Как только мы добавим 150 долларов к предыдущей налогооблагаемой заработной плате Шеннон в размере 1150 долларов, ее новая налогооблагаемая заработная плата составит 1300 долларов, что является суммой, которая будет использоваться при расчете удерживаемых ею налогов. Имейте в виду, что существуют различные правила IRS, которые можно использовать при расчете стоимости дополнительных льгот.
Приведенный выше пример основан на еженедельной отчетности, но у вас также есть возможность сообщать вмененный доход ежеквартально, раз в полгода или ежегодно.
Часто задаваемые вопросы
Нет. Налоговое управление США позволяет вам выбрать график, который вы хотите использовать при сообщении налогооблагаемых дополнительных льгот. Тем не менее, вы по-прежнему несете ответственность за уплату соответствующей суммы удерживаемых налогов в зависимости от того, когда выплачивается пособие.

Например, используя наш предыдущий пример, если вы платите за аренду автомобиля Шеннон ежегодно, вы можете сообщить об этом в конце года, но вам придется добавить годовую сумму в размере 1800 долларов США к общей заработной плате Шеннон и соответственно удержать налоги.
Работодателям разрешено оказывать не облагаемую налогом помощь в оплате обучения в размере до 5 250 долларов США. Однако любая помощь, оказываемая сверх этого предела, считается дополнительной выгодой и должна облагаться налогом.
Да, абонемент в тренажерный зал считается дополнительной выгодой или вмененным доходом, но помните, что стоимость членства должна добавляться к общей заработной плате сотрудника только в том случае, если он действительно подписался на абонемент в тренажерный зал.

Позвольте вашему поставщику услуг по расчету заработной платы отслеживать вмененный доход для вас
Независимо от того, рассчитываете ли вы заработную плату вручную или у вас есть поставщик услуг по расчету заработной платы, вам все равно необходимо отслеживать вмененный доход.
Почему бы не выбрать более простой из двух вариантов и не поручить тяжелую работу вашей службе расчета заработной платы? Приложения для расчета заработной платы, такие как OnPay и Paychex Flex, могут легко управлять отчетами о вмененном доходе и дополнительных льготах, предоставлять итоговые суммы налога на вмененный доход, а также включать эти итоги в формы W-2 сотрудников на конец года.

Как рассчитать вмененный налог: Федеральная налоговая служба