Как разобраться в расчетке по зарплате: Как расшифровать расчетный лист по заработной плате

Содержание

Расшифровка кодов начисления заработной платы

Расшифровка кодов начисления заработной платы дает возможность работникам узнать, за что произведены те или иные выплаты, указанные в расчетном листе. Из публикации читатель узнает о том, что представляет собой расчетный лист, какие требования предъявляются к его оформлению, и какие коды используются для обозначении различных начислений работнику.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

1 Расчетный лист: понятие и требования, предъявляемые к его составлению
2 Какое числовое значение определяет код дохода «зарплата»? Иные коды, применяемые в расчетном листе, справке 2-НДФЛ
3 Виды кодов, которые используются при заполнении справки 3-НДФЛ

Расчетный лист: понятие и требования, предъявляемые к его составлению

Расчетный лист – это документ, который составляется работодателем с целью информирования трудящегося о начислениях, которые ему причитаются. Обязанность составления расчетных листов вытекает из положений ст. 136 ТК РФ, согласно которым работодатель обязан ежемесячно доводить до сведения трудящихся в письменном виде:

сведения о составе зарплаты;
информацию о иных выплатах;
сведения об удержанных средствах, в частности, налоговых отчислениях;
информацию о сумме, которая будет выплачена служащему за расчетный период.

Важно! Закон не содержит обязательных требований к содержанию расчетного листа и порядку его оформления. Каждый работодатель вправе самостоятельно разработать бланк данного документа и утвердить его локальным актом.

Исходя из толкования требований ст. 136 ТК РФ, изложенных выше, в расчетном листе должны отражаться следующие сведения:

о начисленных трудящемуся средствах;

об удержанных средствах;
о сумме, подлежащей выплате.

Какое числовое значение определяет код дохода «зарплата»? Иные коды, применяемые в расчетном листе, справке 2-НДФЛ

Расшифровка кодов заработной платы в расчетном листе осуществляется с помощью сведений, которые содержатся в Приложении № 1 к Приказу ФНС России «Об утверждении кодов…» от 10. 09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Данный нормативный акт определяет не только коды заработной платы, но и коды иных выплат, а также налоговых вычетов. Для заработной платы присвоен код 2000.

Кроме того, для отображения доходов, связанных с трудовой деятельностью, которые отражаются как в расчетном листе, так и в справке 2-НДФЛ, используются следующие коды:

2012 – код оплаты отпускных;
2530 – оплата труда в натуральной форме;
2300 – оплата больничного;
2760 – суммы материальной помощи;
2762 – суммы материальной помощи, выплачиваемой служащим в связи с рождением детей;
4800 – любые доходы, которые не поименованы в Приказе № ММВ-7-11/387@.

Полный перечень кодов доходов можно посмотреть ниже:

Виды кодов, которые используются при заполнении справки 3-НДФЛ

При заполнении справки 3-НДФЛ используются иные коды доходов. Они закреплены в Приложении № 4 к Приказу ФНС России от 24. 12.2014 N ММВ-7-11/671@. Применяется 10 кодов:

Код	Вид дохода
01	Доходы, которые получены от продажи недвижимости
02	Доходы, полученные в результате отчуждения иного имущества
03	Доходы, которые были получены от продажи ценных бумаг
04	Прибыль от передачи имущества в аренду
05	Доходы, полученные безвозмездно, на основании дарения
06	Доходы от трудовой деятельности, если налоги уплачивал работодатель
07	Доходы от трудовой деятельности, если налог не был уплачен работодателем
08	Доходы от дивидендов
09	Продажа имущества по кадастровой стоимости
10	Иные доходы

Благодаря приведенной расшифровке, можно определить состав денежных сумм, полученных от работодателя, а также правильно заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ.

когда получать и ответственность за его невыдачу.

Искать в разделе «Компетентное мнение»

Сохранить в избранное

Все материалы

Вопрос: За сколько дней до начисления заработной платы работникам необходимо выдавать расчетные листки и в каком документе это может быть прописано? Установлена ли ответственность за их невыдачу?

Ответ в нашем материале.

Ответ: Согласно ч. 1 ст. 80 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате.

Частью 1 ст. 80 ТК установлена обязанность нанимателя выдавать работникам расчетные листки при выплате заработной платы, т. е. не позднее дня выплаты заработной платы.

Более детально порядок выдачи работникам расчетных листков может быть прописан нанимателем в локальном правовом акте, например, в Положении об оплате труда. В своем ЛПА наниматель вправе установить конкретную дату выдачи работникам расчетных листков, но не позднее дня выплаты заработной платы.

Форма самого расчетного листка также утверждается нанимателем.

Невыдача или нарушение срока выдачи работникам расчетных листков будет являться нарушением трудового законодательства. За такое нарушение должностное лицо нанимателя может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа.

Административная ответственность за нарушения законодательства о труде установлена ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

Согласно ч. 4 ст. 9.19 КоАП иные нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных статьями 9. 16–9.18 КоАП и частями 1 и 3 ст. 9.19 КоАП, причинившие вред работнику, – влекут наложение штрафа в размере от двух до двадцати базовых величин.

Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 2 января 2020 г.

Искать в разделе «Компетентное мнение»

Сохранить в избранное

Управление расчетом заработной платы | Как управлять платежной ведомостью

в поле зрения

Расчет заработной платы
Управление расчетом заработной платы

Все предприятия, большие и малые, в которых работают люди, имеют одну общую черту — все они должны каким-то образом управлять выплатой заработной платы. Из-за сложности и важности задачи многие работодатели предпочитают работать с поставщиком заработной платы, чтобы убедиться, что все сделано правильно. Фактически, термин «управляемый расчет заработной платы» на самом деле относится к типу аутсорсинга бизнес-процессов, при котором сторонний поставщик занимается всем администрированием расчета заработной платы от имени бизнеса.

Зачем управлять платежной ведомостью?

Работодатели должны управлять расчетом заработной платы, чтобы их сотрудники получали оплату правильно и вовремя, а их бизнес соответствовал всем налоговым и трудовым нормам. Выбор поставщика услуг по расчету заработной платы для этой цели имеет несколько преимуществ, в том числе:

Повышенная точность
Программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать многие ручные процессы, чтобы снизить риск просчетов, пропущенных платежей или других ошибок, связанных с человеческим фактором.
Надежная отчетность
В случае запроса от налогового органа работодатели обычно могут составлять отчеты по всем аспектам своей заработной платы — выплаченной заработной плате, удержанным налогам, уплаченным налогам и т. д. — для выполнения запроса.
Экономия времени
Отсутствие необходимости самостоятельно распоряжаться заработной платой дает работодателям возможность сосредоточить больше внимания на стратегических целях, ориентированных на рост.

Как управлять платежной ведомостью

Независимо от того, как работодатель хочет управлять платежной ведомостью, есть несколько основных шагов, которые применимы к большинству методов:

Сбор и обновление данных о сотрудниках
Номера социального страхования, сертификаты об удержании налога, вычеты из пособия и классификации работников — это лишь часть информации, необходимой для каждого сотрудника.
Рассчитать валовую заработную плату
Чтобы рассчитать валовую заработную плату для не освобожденных от уплаты налогов или почасовых работников, работодателям необходимо отслеживать общее количество часов, отработанных сотрудниками, и умножать его на их почасовую ставку. Процесс немного проще для освобожденных, наемных работников. Просто разделите годовой оклад на количество периодов оплаты.
Расчет нетто-зарплаты
Нетто-зарплата или заработная плата рассчитывается путем вычитания из валовой зарплаты любых доналоговых отчислений на пособия или пенсионные планы. Затем удержите федеральный подоходный налог, налоги Федерального закона о страховых взносах (FICA) и любые другие применимые налоги и удержания штата или местных органов власти. Наконец, сделайте посленалоговые вычеты, если это необходимо, для некоторых видов пособий, пенсионных планов и арестов заработной платы.
Определение налоговых взносов работодателя на заработную плату
Работодатели несут ответственность за уплату половины суммы налога FICA, а также федерального налога и налога штата на безработицу. Могут быть другие государственные и местные налоги на заработную плату, в зависимости от конкретного штата или города.
Ведите точный учет заработной платы
Федеральное правительство обязывает предприятия хранить свои платежные ведомости не менее трех лет. В некоторых штатах требования еще больше.
Плата работникам
Предприятия, как правило, могут по своему выбору платить сотрудникам зарплатой, прямым депозитом или платежной картой, хотя в некоторых штатах действуют правила, касающиеся предложения электронной и альтернативной оплаты.
Оплата государственных учреждений и поставщиков пособий
Налоги, льготы и штрафы, удерживаемые из заработной платы работников, а также отчисления работодателей на налоги с фонда заработной платы и страховые взносы должны быть своевременно отправлены в соответствующие учреждения и страховые компании.
Файл налоговой отчетности
Компании обязаны сообщать об удержанных и уплаченных налогах федеральному правительству и правительствам штатов. Обычно это делается либо ежеквартально, либо ежегодно, в зависимости от общей суммы налоговых обязательств предприятия и государственного регулирования.

На что следует обратить внимание при управлении фондом заработной платы

Прежде чем принять решение об управлении фондом заработной платы с поставщиком услуг, работодатели могут рассмотреть свои приоритеты и задать себе следующие вопросы:

Когда дело доходит до расчета заработной платы, каких ресурсов больше всего не хватает?
Ограниченное время и нехватка персонала являются распространенными причинами, по которым работодатели обращаются за помощью в расчете заработной платы.
Каковы самые большие проблемы при управлении заработной платой?
У некоторых работодателей возникают проблемы с точным расчетом заработной платы, в то время как у других возникают проблемы с трудовым законодательством и соблюдением налогового законодательства.
Какой предпочтительный способ для сотрудников получить доступ к информации о своих выплатах и льготах?
Владелец бизнеса или менеджер по персоналу могут подавать запросы такого типа, но сегодня большинство сотрудников предпочитают самообслуживание, что характерно для программного обеспечения для расчета заработной платы.
Помимо начисления заработной платы, какие услуги потребуются предприятию?
По мере роста бизнеса им могут потребоваться дополнительные функции, такие как время и посещаемость, администрирование льгот или кадровые услуги. Многие провайдеры могут интегрировать эти возможности с платежной ведомостью.
Насколько уверен текущий администратор заработной платы в исследовании, расчете и подаче налогов?
Некоторые поставщики услуг по расчету заработной платы подают налоги от имени своих клиентов и помогают им соблюдать нормативные требования.

Советы по управлению платежной ведомостью малого бизнеса

Управление платежной ведомостью — это навык, которому многие владельцы малого бизнеса часто учатся слишком поздно. Однако, следуя этим советам, они могут улучшить свои процессы и вести расчет заработной платы так, как это делают более крупные организации:

Создание календаря расчета заработной платы
Календарь расчета заработной платы помогает работодателям следить за важными сроками выплат, чтобы они могли вовремя платить своим сотрудникам и уплачивать налоги.
Сделать доступными политики расчета заработной платы
Вовлеченность сотрудников можно улучшить, если довести до всех информацию о политике компании по оплате труда, например о том, как рассчитывается заработная плата и исправляются ошибки.
Запись передовых процедур
Создание руководства со всеми предпочтительными шагами по управлению заработной платой может помочь администраторам лучше понять и выполнять свои обязанности.
Интеграция расчета заработной платы с хронометражем
Программное обеспечение учета рабочего времени отслеживает, сколько часов работают сотрудники, чтобы работодатели знали, когда применять ставки за сверхурочную работу, и могли точно рассчитать почасовую заработную плату.
Откройте отдельный банковский счет для расчета заработной платы
Работодатели, которые используют один и тот же банковский счет для выплаты заработной платы и деловых расходов, иногда оказываются не в состоянии платить своим работникам или их налоги, когда денег не хватает.
Будьте в курсе последних нормативных актов
Неосведомленность о новом налоговом законодательстве или обновлении существующего норматива подвергает предприятия риску несоблюдения требований.
Наймите опытного администратора по заработной плате
Наличие в штате администратора по заработной плате, который ориентирован на детали, организован и хорошо анализирует цифры, может помочь свести к минимуму дорогостоящие ошибки и штрафы.
Проведение аудита заработной платы
Аудит заработной платы, если он проводится не реже одного раза в год, может помочь обнаружить ошибки и определить области, в которых процесс нуждается в улучшении.
Рассмотреть возможность совместной работы
Работодатели, которые хотят максимально снизить риск, могут рассмотреть возможность вступления в профессиональную организацию работодателей (PEO), которая, как правило, занимается большинством аспектов расчета заработной платы, помимо других обязанностей, от их имени.

Часто задаваемые вопросы об управлении заработной платой

Что такое система управления заработной платой?

Система управления начислением заработной платы — это программная технология, разработанная для упрощения расчета заработной платы для предприятий. Он автоматизирует многие из наиболее трудоемких процессов, таких как расчеты, вычеты и платежи, а в некоторых случаях включает услуги по составлению налоговой отчетности и поддержку соблюдения нормативных требований. Сегодня многие провайдеры предлагают управление заработной платой как отдельный продукт или как часть более крупного набора интегрированных возможностей управления персоналом.

Что подразумевается под управлением выплатами?

Управление оплатой труда обычно означает процесс, с помощью которого предприятия платят своим сотрудникам и подают налоги с заработной платы в государственные учреждения. Этот термин также иногда используется для обозначения аутсорсинговых услуг по расчету заработной платы.

Каковы некоторые передовые методы расчета заработной платы?

Один из самых надежных способов для работодателей улучшить свои процессы расчета заработной платы — это работать с поставщиком услуг. Кроме того, эти три передовых метода, хотя и являются базовыми, могут предотвратить много головной боли для тех, кто плохо знаком с расчетом заработной платы или все еще использует методы «сделай сам»:

Регулярно обновляйте платежные ведомости, добавляя последние сведения о каждом сотруднике
Перепроверить всю работу, требующую ввода данных, на предмет дублирования информации и ошибок
Создайте систему напоминаний, чтобы не пропустить крайний срок уплаты налогов

Это руководство предназначено для использования в качестве отправной точки при анализе обязательств работодателя по заработной плате и не является исчерпывающим источником требований. Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется с пониманием того, что ADP не предоставляет юридические или налоговые консультации или другие профессиональные услуги.

Связанные ресурсы

Часто задаваемые вопросы

Что такое поставщик услуг по расчету заработной платы?

Путеводитель

Забудьте о заработной плате и управлении персоналом. И пожинать плоды.

инсайт

1099 заработная плата – заработная плата для независимых подрядчиков

15 советов по эффективному управлению заработной платой

Управление заработной платой – это система для обработки зарплатных чеков сотрудников (зарплаты, бонусы, отчисления), соблюдения трудового законодательства и ведения надлежащей документации.

Важно, чтобы предприятия получали советы по эффективному управлению фондом заработной платы, поскольку это напрямую влияет на их финансовое состояние. В 2020 году IRS наложило почти 31,4 миллиарда долларов гражданских штрафов за несоблюдение требований по налогу на рабочую силу.

В нашем видеоролике «Советы по эффективному управлению заработной платой», который является частью нашей видеотеки о заработной плате, мы обсуждаем эти советы более подробно и даем вам лучшие рекомендации, которые помогут сделать расчет заработной платы максимально простым и безболезненным для владельцев малого бизнеса. Проверьте это ниже:

Вот 15 советов, которые помогут вам научиться управлять платежной ведомостью:

1. Создайте календарь заработной платы

Календари заработной платы помогают сотрудникам понять, когда им будет выплачена зарплата и когда должны быть выданы табели учета рабочего времени. Это также помогает вашему персоналу по расчету заработной платы планировать и выполнять задачи по расчету заработной платы. Большинство программ для расчета заработной платы, таких как Gusto, автоматически создают для вас календарь заработной платы после того, как вы настроите свой график выплат, но вы также можете использовать электронную таблицу, чтобы настроить его для себя.

Вот несколько рекомендаций, которым следует следовать при создании собственного календаря заработной платы:

Используйте обычный календарь в качестве руководства для анализа определенных дат, для которых может потребоваться задержка, чтобы было достаточно времени для обработки платежной ведомости.
Используйте цветные шрифты, чтобы выделить конкретную информацию, например, крайние сроки подачи карточек из-за выходных.
Дайте менеджерам и супервайзерам копию календаря, чтобы они могли раздать ее своим сотрудникам.

Эффективный календарь расчета заработной платы должен отображать все периоды оплаты за год. Это упрощает обработку платежей и избавляет сотрудников от путаницы в отношении того, когда им будут платить и в какие сроки они будут получать зарплату. Создав шаблон календаря, сохраните его на жестком диске, чтобы при необходимости обновлять.

2. Разрешить персоналу отдела кадров посещать тренинги по расчету заработной платы

Хотя расчет заработной платы является частью обучения специалистов по кадрам (HR), их опыт в большей степени сосредоточен на наборе персонала и управлении документооборотом сотрудников.

Однако, чтобы улучшить процесс управления начислением заработной платы в вашем бизнесе, рассмотрите возможность организации учебных занятий по начислению заработной платы для сотрудников отдела кадров. Хотя отделы кадров и отдела заработной платы играют разные роли в организации, они выполняют общие функции, имеющие решающее значение для успеха бизнеса.

Некоторые преимущества обучения сотрудников отдела кадров следующим образом:

Улучшает сотрудничество: Многие вопросы расчета заработной платы связаны с отделом кадров, поэтому совместная работа поможет отделам расчета заработной платы и отделам кадров использовать свои общие знания для получения дополнительной информации. инновационные решения.
Сокращает ручную/двойную работу: Вы можете сократить объем бумажной работы, которую подготавливает ваш персонал, объединив некоторые отчеты; это также может упростить процессы.
Создает более сплоченную команду: Если ваши сотрудники отдела кадров имеют более широкое представление о процедурах вашей группы по расчету заработной платы, они будут более чувствительны к времени, затрачиваемому на обработку платежной ведомости.
Предотвращает конфликты: Тренинг по расчету заработной платы поможет предотвратить недопонимание между вашим отделом кадров и работниками, занимающимися расчетом заработной платы, и даст всем сотрудникам больше ясности в политике расчета заработной платы.

Более глубокое понимание вашей командой отдела кадров политики расчета заработной платы поможет снять часть давления со стороны отдела расчета заработной платы при общении с сотрудниками. Это в конечном итоге улучшает рабочие отношения и повышает общее настроение в офисе.

3. Будьте в курсе налоговых процедур штата/федерального уровня

Работодатели должны быть в курсе своих налоговых обязательств и любых изменений в требованиях штата и федерального уровня отчетности. Изменения могут происходить по разным причинам, включая перемещение бизнеса, перемещение сотрудников и наем удаленных сотрудников. Когда это происходит, работодатель несет ответственность за сбор и обновление информации, необходимой для точного расчета заработной платы и налогов.

Предприятиям следует поручить сотрудникам подавать форму W-2 и подавать ее в Администрацию социального обеспечения до середины апреля каждого года. Это помогает отделу расчета заработной платы быть в курсе изменений, влияющих на крайние сроки на федеральном уровне и уровне штата, а также рассчитывать и корректировать часы, заработную плату, налоговые удержания и льготы. Несвоевременная уплата налогов, удержанных работодателем и работником, может привести к штрафным санкциям.

4. Стандартизируйте процессы текучести кадров

Основная причина, по которой текучесть кадров является болезненной, заключается в том, что все компании имеют свои собственные уникальные тонкости обработки платежных ведомостей; изучение этих мелких деталей может занять много времени у новых сотрудников. Чтобы свести к минимуму негативные последствия ухода членов команды в другие компании, их перевода на другие должности и временного заполнения вакансий, когда сотрудники уходят в отпуск, вам следует подумать о том, как стандартизировать процесс текучести кадров.

Некоторые из идей, которые вы можете реализовать, чтобы сделать ваш внутренний и внешний процесс текучести более плавным:

Внутреннее продвижение: Рассмотрите возможность продвижения сначала внутри компании, чтобы свести к минимуму время обучения новых сотрудников.
Внедрить систему напарников: Использовать систему напарников, в которой каждый член команды по расчету заработной платы обучает другого выполнению своей задачи.
Ведение стандартной документации по процессам/ролям: Включите блок-схему процесса и график в документацию по системе расчета заработной платы, чтобы облегчить управление ролями при продвижении сотрудников по заработной плате в компании
Обновление шаблонов платежных ведомостей: Всегда обновляйте свои шаблоны платежных ведомостей и сохраняйте их на диске, доступном для всех членов вашей команды по расчету заработной платы.

Создание стандартного процесса расчета заработной платы повысит производительность вашей команды по расчету заработной платы. Это также может снизить риск совершения ошибок при расчете заработной платы, что сделает ваш отдел расчета заработной платы более надежным.

5. Автоматизируйте процесс начисления заработной платы

Обработка начисления заработной платы требует много времени и денег, а при ручном выполнении легко допускает ошибки, которые могут привести к серьезным штрафам. Это особенно актуально для растущего бизнеса, в котором постоянно увеличивается количество сотрудников.

При ограниченном количестве сотрудников отдела кадров и расчета заработной платы обработка платежных ведомостей может стать проблемой. Автоматизация процесса начисления заработной платы — самый простой способ справиться с трудоемкими задачами.

Если вы заинтересованы в использовании программного обеспечения, которое поможет вам лучше управлять процессом расчета заработной платы, рассмотрите Rippling, одно из самых популярных программ на рынке. Rippling — это программное обеспечение для управления персоналом, которое позволяет вам управлять заработной платой сотрудников, льготами, сторонними приложениями и многим другим в одном месте. Rippling упрощает управление вашими сотрудниками.

Посетите Rippling

6. Избегайте заимствований из фондов налога на заработную плату

Если у вашего бизнеса не хватает наличных денег, может возникнуть искушение окунуться в фонды налога на заработную плату. Однако заимствование средств из вашего налогового фонда было бы серьезной ошибкой, которой вам следует избегать любой ценой.

При ведении бизнеса подобные неверные решения можно легко не заметить, пока не придет время обрабатывать платеж по налогу на заработную плату. У вас может не хватить денег, чтобы заменить заемные средства, и вы рискуете быть не в состоянии заплатить IRS.

Рассмотрите возможность открытия отдельного банковского счета для выплаты заработной платы для собранных и уплаченных налогов. Это поможет вам не использовать налоги с заработной платы для оплаты других деловых расходов. Вы также можете создать денежный резерв для своего бизнеса. Если вам не хватает наличных денег, вы можете получить доступ к своим резервным фондам, а не к фонду налога на заработную плату.

7. Распределите обязанности по расчету заработной платы среди сотрудников отдела кадров

Если у одного или двух обработчиков заработной платы возникают проблемы со своевременным расчетом заработной платы, рассмотрите возможность перераспределения их обязанностей по расчету заработной платы. Вы должны задокументировать это изменение обязанностей и создать или обновить свои письменные правила расчета заработной платы, чтобы новый процесс был четко сообщен.

Также рекомендуется регулярно просматривать новые процессы и политики. Разделение задач по расчету заработной платы не только снимет нагрузку с отдельных сотрудников, занимающихся расчетом заработной платы, но и должно помочь в соблюдении сроков, обработке объема, повышении точности и предотвращении мошенничества.

Обязанности по расчету заработной платы, которые должны выполняться несколькими людьми, а не одним, включают проверку и обработку изменений в платежной ведомости и данных о персонале, утверждение записей и изменений в журнале расчета заработной платы, рассмотрение и утверждение ежемесячных отчетов по заработной плате и распределение зарплатных чеков.

8. Обеспечьте прозрачность процесса начисления заработной платы

Проблемы часто возникают из-за непонимания сотрудниками системы начисления заработной платы. Чаще всего это происходит в организациях, где политика оплаты труда либо недоступна, либо неадекватно представлена сотрудникам. Многие проблемы с начислением заработной платы, такие как недоплата налогов или неправильная классификация сотрудников (подрядчик или работник), могут быть исправлены путем введения полностью прозрачной политики начисления заработной платы.

Прозрачная политика расчета заработной платы должна включать информацию о:

Как работает процесс начисления заработной платы
Классификация сотрудников
Как определяется заработная плата
Обязанности сотрудников по отчетности
Процедуры компании по устранению ошибок в расчете заработной платы
Уровни отпускных заработков (заработков, на основе которых рассчитываются отпускные)
Как рассчитываются заработная плата и продвижение по службе

Изложите политику в письменной форме, разместите ее на видном месте на рабочем месте и убедитесь, что у каждого сотрудника есть копия. Вы также должны соответствующим образом обновить руководство для сотрудников.

9. Документирование процесса начисления заработной платы

Документирование процесса начисления заработной платы является важным шагом в управлении начислением заработной платы. Эта стратегия помогает при анализе и аудите вашей системы начисления заработной платы, поскольку она выделяет каждый шаг и упрощает выявление слабых мест в процессе. Как только вы разработаете процесс начисления заработной платы, который лучше всего подходит для вашего бизнеса, задокументируйте эти процедуры и поделитесь ими с командой по начислению заработной платы, чтобы каждый сотрудник по начислению заработной платы понимал свою роль.

Ведение стандартного руководства по расчету заработной платы для отдела расчета заработной платы. Это должно включать все этапы обработки платежных ведомостей, а также процессы отчетности и обработки чеков. Также будет полезно иметь инструкции о том, как обрабатывать платежную ведомость вручную в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Задокументируйте шаги по распечатке и подаче реестров заработной платы и налоговых отчетов, а также имена лиц, которым вы будете передавать зарплатные чеки и платежные квитанции.

10. Используйте программное обеспечение для планирования и учета рабочего времени сотрудников

Точность важна при расчете заработной платы, и все начинается с надлежащего контроля посещаемости сотрудников. Даже самая простая ошибка может создать проблемы, которые приведут к значительным гражданско-правовым санкциям и плохой обратной связи для бизнеса.

Использование программного обеспечения для планирования и учета рабочего времени поможет сэкономить время, повысить эффективность и улучшить производительность вашего персонала, занимающегося расчетом заработной платы, что в конечном итоге обеспечит точность ваших отчетов о заработной плате.

11. Аудит процесса начисления заработной платы

Время от времени можно услышать жалобы на расчет заработной платы. Тем не менее, частые инциденты являются четким указанием на необходимость проведения регулярных проверок всего процесса начисления заработной платы. Это особенно актуально для компаний, которые до сих пор используют ручную систему учета рабочего времени, поскольку они подвержены высокому риску расхождений.

Автоматизированные системы также могут быть подвержены ошибкам ввода данных, таким как неправильная запись налогового статуса нового сотрудника (замужем или холостому) или ввод старых ставок заработной платы.

Шаги, которые необходимо выполнить для обеспечения эффективного аудита, включают:

Проверка и согласование бухгалтерской, платежной и кассовой документации, чтобы убедиться, что значения в долларах совпадают во всех записях.
Протестируйте подключаемые модули или надстройки, чтобы убедиться, что программное обеспечение для расчета заработной платы правильно интегрировано с вашей системой учета рабочего времени.
Установите систему регистрации и/или оборудование для биометрического входа, чтобы автоматически регистрировать время, когда сотрудник входит в систему для работы.

Если сотрудники выражают озабоченность или испытывают трудности с соблюдением правил расчета заработной платы, пришло время проверить ваши правила (и документацию) на точность и ясность. Сотрудники должны понимать свою роль в процессе начисления заработной платы, чтобы правильно и вовремя выполнять такие задачи, как отправка табеля учета рабочего времени или использование табеля учета рабочего времени.

12. Найм квалифицированного персонала для расчета заработной платы

Персонал по расчету заработной платы должен уметь справляться с требованиями своей работы, иначе они рискуют совершить ошибки, понести дорогостоящие штрафы за соблюдение требований и, в конечном итоге, испытать неудовлетворенность работой.

Поэтому для предприятий крайне важно создать команду по расчету заработной платы, обладающую навыками, необходимыми для выполнения задач по расчету заработной платы, необходимых вашей компании. Имейте в виду, что это относится к кандидатам с блестящей репутацией, а также к тем, кто может быстро учиться и адаптироваться к вашей рабочей культуре.

Для персонала, занимающего должности по начислению заработной платы, не существует обязательных «стандартных» квалификаций, но вы всегда можете найти соответствующие аккредитации по начислению заработной платы, подтверждающие их математические способности. Между тем, опыт, адаптивность и добросовестность также являются важными качествами. Наем правильного персонала по расчету заработной платы гарантирует, что все обязанности по расчету заработной платы в вашем бизнесе будут выполнены, поэтому возможность определить кандидатов с нужными навыками может иметь решающее значение.

13. Своевременно заполняйте документы о приеме на работу

Убедитесь, что вы и новые сотрудники заполнили все формы трудоустройства, которые вы обязаны предоставить по закону. Эти формы предоставят вам новые данные о найме, чтобы вы могли правильно классифицировать и компенсировать сотрудников. Законодательство может различаться в зависимости от вашего штата или округа, поэтому убедитесь, что вы проверяете веб-сайты своего штата и округа в дополнение к федеральным для всех документов и сроков.

Наиболее распространенные типы форм занятости, которые должны заполнять работодатели:

(или для подрядчиков)

Кроме того, если вы предлагаете льготы для сотрудников, вам нужно будет предоставлять каждому новому сотруднику документы, в которых описываются условия этих льгот и, в некоторых случаях, требовать их подписи.

Вводные документы важно заполнить, когда новые сотрудники начинают работать на вас, и они имеют решающее значение для обеспечения правильного управления заработной платой. Лучше всего составить график адаптации, который поможет вам вовремя заполнить эти формы и избежать ошибок в будущем.

14. Запрашивайте отзывы о процедурах начисления заработной платы от сотрудников

Никогда не думайте, что сотрудники полностью понимают процедуры начисления заработной платы в вашей компании. Сделайте так, чтобы сотрудники также задавали вопросы и поощряли их задавать.

Коммуникация поможет выявить области недопонимания, такие как неправильная подача табеля учета рабочего времени или проблемы с использованием табелей учета рабочего времени. Приглашение предложений по улучшению поощрит поддержку со стороны вашего персонала после того, как изменения будут реализованы.

Начните с проведения общего собрания сотрудников, посвященного вопросам начисления заработной платы. Сотрудники, скорее всего, захотят принять участие, поскольку процесс непосредственно затрагивает всех. На этой встрече спросите у сотрудников, какие процессы расчета заработной платы работают для них и какие области нуждаются в улучшении. Вы можете быть удивлены творческими предложениями, которые вы получаете. Вам также следует рассмотреть возможность проведения опроса в масштабах всей компании, чтобы определить уровень удовлетворенности сотрудников текущими процедурами.

15. Передайте свои задачи по расчету заработной платы на аутсорсинг

Важно, чтобы предприятия могли платить сотрудникам точно и вовремя, чтобы избежать проблем, связанных с персоналом. Это может стать непосильной задачей для растущей компании, в которой такие задачи, как начисление заработной платы, по-прежнему требуют больше времени и усилий.

Вместо того, чтобы управлять расчетом заработной платы собственными силами, вы можете воспользоваться одним из многочисленных вариантов аутсорсинга расчета заработной платы. Программное обеспечение для расчета заработной платы позволяет вам по-прежнему участвовать в процессе без необходимости самостоятельно рассчитывать зарплату и налоги. Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, вы будете нести ответственность за управление системой и обработку каждой платежной ведомости; тем не менее, он будет автоматически выполнять расчеты, подавать и перечислять налоги от вашего имени, поэтому вам не нужно об этом беспокоиться.

Если вы предпочитаете невмешательство, вы можете обратиться в профессиональную организацию работодателей (PEO). PEO выступает в качестве зарегистрированного работодателя для расчета заработной платы и налогообложения. В зависимости от того, какого поставщика вы выберете, вы все еще можете быть тем, кто проталкивает платежные ведомости, но в целом PEO возьмут на себя большую часть кадровых и платежных функций вашего бизнеса.

Как разобраться в расчетке по зарплате: Как расшифровать расчетный лист по заработной плате