Как разобраться в расчетке по зарплате: Образец формы расчетного листка 2022

Содержание

Расшифровка кодов начисления заработной платы

Расшифровка кодов начисления заработной платы дает возможность работникам узнать, за что произведены те или иные выплаты, указанные в расчетном листе. Из публикации читатель узнает о том, что представляет собой расчетный лист, какие требования предъявляются к его оформлению, и какие коды используются для обозначении различных начислений работнику.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

1 Расчетный лист: понятие и требования, предъявляемые к его составлению
2 Какое числовое значение определяет код дохода «зарплата»? Иные коды, применяемые в расчетном листе, справке 2-НДФЛ
3 Виды кодов, которые используются при заполнении справки 3-НДФЛ

Расчетный лист: понятие и требования, предъявляемые к его составлению

Расчетный лист – это документ, который составляется работодателем с целью информирования трудящегося о начислениях, которые ему причитаются. Обязанность составления расчетных листов вытекает из положений ст. 136 ТК РФ, согласно которым работодатель обязан ежемесячно доводить до сведения трудящихся в письменном виде:

сведения о составе зарплаты;
информацию о иных выплатах;
сведения об удержанных средствах, в частности, налоговых отчислениях;
информацию о сумме, которая будет выплачена служащему за расчетный период.

Важно! Закон не содержит обязательных требований к содержанию расчетного листа и порядку его оформления. Каждый работодатель вправе самостоятельно разработать бланк данного документа и утвердить его локальным актом.

Исходя из толкования требований ст. 136 ТК РФ, изложенных выше, в расчетном листе должны отражаться следующие сведения:

о начисленных трудящемуся средствах;

об удержанных средствах;
о сумме, подлежащей выплате.

Какое числовое значение определяет код дохода «зарплата»? Иные коды, применяемые в расчетном листе, справке 2-НДФЛ

Расшифровка кодов заработной платы в расчетном листе осуществляется с помощью сведений, которые содержатся в Приложении № 1 к Приказу ФНС России «Об утверждении кодов…» от 10. 09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Данный нормативный акт определяет не только коды заработной платы, но и коды иных выплат, а также налоговых вычетов. Для заработной платы присвоен код 2000.

Кроме того, для отображения доходов, связанных с трудовой деятельностью, которые отражаются как в расчетном листе, так и в справке 2-НДФЛ, используются следующие коды:

2012 – код оплаты отпускных;
2530 – оплата труда в натуральной форме;
2300 – оплата больничного;
2760 – суммы материальной помощи;
2762 – суммы материальной помощи, выплачиваемой служащим в связи с рождением детей;

4800 – любые доходы, которые не поименованы в Приказе № ММВ-7-11/387@.

Полный перечень кодов доходов можно посмотреть ниже:

Виды кодов, которые используются при заполнении справки 3-НДФЛ

При заполнении справки 3-НДФЛ используются иные коды доходов. Они закреплены в Приложении № 4 к Приказу ФНС России от 24. 12.2014 N ММВ-7-11/671@. Применяется 10 кодов:

Код	Вид дохода
01	Доходы, которые получены от продажи недвижимости
02	Доходы, полученные в результате отчуждения иного имущества
03	Доходы, которые были получены от продажи ценных бумаг
04	Прибыль от передачи имущества в аренду
05	Доходы, полученные безвозмездно, на основании дарения
06	Доходы от трудовой деятельности, если налоги уплачивал работодатель
07	Доходы от трудовой деятельности, если налог не был уплачен работодателем
08	Доходы от дивидендов
09	Продажа имущества по кадастровой стоимости
10	Иные доходы

Благодаря приведенной расшифровке, можно определить состав денежных сумм, полученных от работодателя, а также правильно заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ.

когда получать и ответственность за его невыдачу.

Искать в разделе «Компетентное мнение»

Сохранить в избранное

Все материалы

Вопрос: За сколько дней до начисления заработной платы работникам необходимо выдавать расчетные листки и в каком документе это может быть прописано? Установлена ли ответственность за их невыдачу?

Ответ в нашем материале.

Ответ: Согласно ч. 1 ст. 80 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате.

Частью 1 ст. 80 ТК установлена обязанность нанимателя выдавать работникам расчетные листки при выплате заработной платы, т. е. не позднее дня выплаты заработной платы.

Более детально порядок выдачи работникам расчетных листков может быть прописан нанимателем в локальном правовом акте, например, в Положении об оплате труда. В своем ЛПА наниматель вправе установить конкретную дату выдачи работникам расчетных листков, но не позднее дня выплаты заработной платы.

Форма самого расчетного листка также утверждается нанимателем.

Невыдача или нарушение срока выдачи работникам расчетных листков будет являться нарушением трудового законодательства. За такое нарушение должностное лицо нанимателя может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа.

Административная ответственность за нарушения законодательства о труде установлена ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

Согласно ч. 4 ст. 9.19 КоАП иные нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных статьями 9. 16–9.18 КоАП и частями 1 и 3 ст. 9.19 КоАП, причинившие вред работнику, – влекут наложение штрафа в размере от двух до двадцати базовых величин.

Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 2 января 2020 г.

Искать в разделе «Компетентное мнение»

Сохранить в избранное

15 советов по эффективному управлению платежной ведомостью

Управление платежной ведомостью — это система для обработки зарплатных чеков сотрудников (зарплаты, премии, отчисления), соблюдения трудового законодательства и ведения надлежащей документации.

Важно, чтобы предприятия изучили советы по эффективному управлению заработной платой, потому что это напрямую влияет на их финансовое состояние. В 2020 году IRS наложило почти 31,4 миллиарда долларов гражданских штрафов за несоблюдение требований по налогу на рабочую силу.

В нашем видеоролике «Советы по эффективному управлению заработной платой», который является частью нашей видеотеки о заработной плате, мы обсуждаем эти советы более подробно и даем вам лучшие рекомендации, которые помогут сделать расчет заработной платы максимально простым и безболезненным для владельцев малого бизнеса. Проверьте это ниже:

Вот 15 советов, которые помогут вам научиться управлять начислением заработной платы:

1.

Создайте календарь начисления заработной платы

Календари начисления заработной платы помогают сотрудникам понять, когда им будет выплачена зарплата и когда должны быть выданы табели учета рабочего времени. Это также помогает вашему персоналу по расчету заработной платы планировать и выполнять задачи по расчету заработной платы. Большинство программ для расчета заработной платы, таких как Gusto, автоматически создают для вас календарь заработной платы после того, как вы настроите свой график выплат, но вы также можете использовать электронную таблицу, чтобы настроить его для себя.

Вот несколько рекомендаций, которым следует следовать при создании собственного календаря заработной платы:

Используйте обычный календарь в качестве руководства для анализа определенных дат, для которых может потребоваться задержка, чтобы было достаточно времени для обработки платежной ведомости.
Используйте цветные шрифты, чтобы выделить конкретную информацию, например, крайние сроки подачи карточек из-за выходных.
Предоставьте руководителям и руководителям копию календаря, чтобы они могли раздать ее своим сотрудникам.

Эффективный календарь расчета заработной платы должен отображать все периоды оплаты за год. Это упрощает обработку платежей и избавляет сотрудников от путаницы в отношении того, когда им будут платить и в какие сроки они будут получать зарплату. Создав шаблон календаря, сохраните его на жестком диске, чтобы при необходимости обновлять.

2. Разрешить персоналу отдела кадров посещать курсы по расчету заработной платы

Хотя обработка расчета заработной платы является частью обучения специалистов по кадрам, их опыт в большей степени сосредоточен на наборе персонала и ведении делопроизводства сотрудников.

Однако, чтобы улучшить процесс управления начислением заработной платы в вашем бизнесе, рассмотрите возможность организации учебных занятий по начислению заработной платы для сотрудников отдела кадров. Хотя отделы кадров и отдела заработной платы играют разные роли в организации, они выполняют общие функции, имеющие решающее значение для успеха бизнеса.

Некоторые преимущества обучения сотрудников отдела кадров следующим образом:

Улучшает сотрудничество: Многие вопросы расчета заработной платы связаны с отделом кадров, поэтому совместная работа поможет отделам расчета заработной платы и отделам кадров использовать свои общие знания для получения дополнительной информации. инновационные решения.
Сокращает ручную/двойную работу: Вы можете сократить объем бумажной работы, которую подготавливает ваш персонал, объединив некоторые отчеты; это также может упростить процессы.
Создает более сплоченную команду: Если ваши сотрудники отдела кадров имеют более широкое представление о процедурах вашей команды по расчету заработной платы, они будут более чувствительны к времени, затрачиваемому на расчет заработной платы.
Предотвращает конфликты: Тренинг по расчету заработной платы поможет предотвратить недопонимание между вашим отделом кадров и работниками, занимающимися расчетом заработной платы, и даст всем сотрудникам больше ясности в политике расчета заработной платы.

Более глубокое понимание вашей командой отдела кадров политики расчета заработной платы поможет снять часть давления со стороны отдела расчета заработной платы при общении с сотрудниками. Это в конечном итоге улучшает рабочие отношения и повышает общее настроение в офисе.

3. Будьте в курсе налоговых процедур штата/федерального уровня

Работодатели должны быть в курсе своих налоговых обязательств и любых изменений в требованиях штата и федеральных органов отчетности. Изменения могут происходить по разным причинам, включая перемещение бизнеса, перемещение сотрудников и наем удаленных сотрудников. Когда это происходит, работодатель несет ответственность за сбор и обновление информации, необходимой для точного расчета заработной платы и налогов.

Предприятиям следует поручить сотрудникам подавать форму W-2 и подавать ее в Администрацию социального обеспечения до середины апреля каждого года. Это помогает отделу расчета заработной платы быть в курсе изменений, влияющих на крайние сроки на федеральном уровне и уровне штата, а также рассчитывать и корректировать часы, заработную плату, налоговые удержания и льготы. Несвоевременная уплата налогов, удержанных работодателем и работником, может привести к штрафным санкциям.

4. Стандартизируйте процессы текучести кадров

Основная причина, по которой текучесть кадров является болезненной, заключается в том, что все компании имеют свои собственные уникальные тонкости обработки платежных ведомостей; изучение этих мелких деталей может занять много времени у новых сотрудников. Чтобы свести к минимуму негативные последствия ухода членов команды в другие компании, их перевода на другие должности и временного заполнения вакансий, когда сотрудники уходят в отпуск, вам следует подумать о том, как стандартизировать процесс текучести кадров.

Некоторые из идей, которые вы можете реализовать, чтобы сделать ваш внутренний и внешний процесс текучести более плавным:

Внутреннее продвижение: Рассмотрите сначала внутреннее продвижение, чтобы минимизировать время обучения новых сотрудников.
Внедрить систему напарников: Использовать систему напарников, в которой каждый член группы по начислению заработной платы обучает другого выполнению своей задачи.
Ведение стандартной документации по процессам/ролям: Включите блок-схему процесса и график в документацию по системе расчета заработной платы, чтобы упростить управление ролями при продвижении сотрудников по заработной плате в компании
Обновите шаблоны платежных ведомостей: Всегда обновляйте свои шаблоны платежных ведомостей и сохраняйте их на диске, доступном для всех членов вашей команды по расчету заработной платы.

Создание стандартного процесса расчета заработной платы повысит производительность вашей группы расчета заработной платы. Это также может снизить риск совершения ошибок при расчете заработной платы, что сделает ваш отдел расчета заработной платы более надежным.

5. Автоматизируйте процесс начисления заработной платы

Обработка начисления заработной платы требует много времени и денег, а при ручном выполнении легко допускает ошибки, которые могут привести к серьезным штрафам. Это особенно актуально для растущего бизнеса, в котором постоянно увеличивается количество сотрудников.

При ограниченном количестве сотрудников отдела кадров и расчета заработной платы обработка платежных ведомостей может стать проблемой. Автоматизация процесса начисления заработной платы — самый простой способ справиться с трудоемкими задачами.

Если вы заинтересованы в использовании программного обеспечения, которое поможет вам лучше управлять процессом расчета заработной платы, рассмотрите Rippling, одно из самых популярных программ на рынке. Rippling — это программное обеспечение для управления персоналом, которое позволяет вам управлять заработной платой сотрудников, льготами, сторонними приложениями и многим другим в одном месте. Rippling упрощает управление вашими сотрудниками.

Посетите Rippling

6. Избегайте заимствований из фондов налога на заработную плату

Если у вашего бизнеса не хватает наличных денег, может возникнуть искушение окунуться в фонды налога на заработную плату. Однако заимствование средств из вашего налогового фонда было бы серьезной ошибкой, которой вам следует избегать любой ценой.

При ведении бизнеса подобные неверные решения можно легко не заметить, пока не придет время обрабатывать платеж по налогу на заработную плату. У вас может не хватить денег, чтобы заменить заемные средства, и вы рискуете быть не в состоянии заплатить IRS.

Рассмотрите возможность открытия отдельного банковского счета для выплаты заработной платы для собранных и уплаченных налогов. Это поможет вам не использовать налоги с заработной платы для оплаты других деловых расходов. Вы также можете создать денежный резерв для своего бизнеса. Если вам не хватает наличных денег, вы можете получить доступ к своим резервным фондам, а не к фонду налога на заработную плату.

7. Распределите обязанности по расчету заработной платы среди сотрудников отдела кадров

Если у одного или двух обработчиков заработной платы возникают проблемы со своевременным расчетом заработной платы, рассмотрите возможность перераспределения их обязанностей по расчету заработной платы. Вы должны задокументировать это изменение обязанностей и создать или обновить свои письменные правила расчета заработной платы, чтобы новый процесс был четко сообщен.

Также рекомендуется регулярно просматривать новые процессы и политики. Разделение задач по расчету заработной платы не только снимет нагрузку с отдельных сотрудников, занимающихся расчетом заработной платы, но и должно помочь в соблюдении сроков, обработке объема, повышении точности и предотвращении мошенничества.

Обязанности по расчету заработной платы, которые должны выполняться несколькими людьми, а не одним, включают проверку и обработку изменений в платежной ведомости и данных о персонале, утверждение записей и изменений в журнале расчета заработной платы, рассмотрение и утверждение ежемесячных отчетов по заработной плате и распределение зарплатных чеков.

8. Обеспечьте прозрачность процесса начисления заработной платы

Проблемы часто возникают из-за непонимания сотрудниками системы начисления заработной платы. Чаще всего это происходит в организациях, где политика оплаты труда либо недоступна, либо неадекватно представлена сотрудникам. Многие проблемы с начислением заработной платы, такие как недоплата налогов или неправильная классификация сотрудников (подрядчик или работник), могут быть исправлены путем введения полностью прозрачной политики начисления заработной платы.

Прозрачная политика расчета заработной платы должна включать информацию о:

Как работает процесс начисления заработной платы
Классификация сотрудников
Как определяется заработная плата
Обязанности сотрудников по отчетности
Процедуры компании по устранению ошибок в расчете заработной платы
Уровни отпускных заработков (заработков, на основе которых рассчитываются отпускные)
Как рассчитывается заработная плата и продвижение по службе

Изложите политику в письменной форме, разместите ее на видном месте на рабочем месте и убедитесь, что у каждого сотрудника есть копия. Вы также должны соответствующим образом обновить руководство для сотрудников.

9. Документирование процесса начисления заработной платы

Документирование процесса начисления заработной платы является важным шагом в управлении начислением заработной платы. Эта стратегия помогает при анализе и аудите вашей системы начисления заработной платы, поскольку она выделяет каждый шаг и упрощает выявление слабых мест в процессе. Как только вы разработаете процесс начисления заработной платы, который лучше всего подходит для вашего бизнеса, задокументируйте эти процедуры и поделитесь ими с командой по начислению заработной платы, чтобы каждый сотрудник по начислению заработной платы понимал свою роль.

Ведение стандартного руководства по расчету заработной платы для отдела расчета заработной платы. Это должно включать все этапы обработки платежных ведомостей, а также процессы отчетности и обработки чеков. Также будет полезно иметь инструкции о том, как обрабатывать платежную ведомость вручную в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Задокументируйте шаги по распечатке и подаче реестров заработной платы и налоговых отчетов, а также имена лиц, которым вы будете передавать зарплатные чеки и платежные квитанции.

10. Используйте программное обеспечение для планирования и учета рабочего времени сотрудников

Точность важна при расчете заработной платы, и все начинается с надлежащего контроля посещаемости сотрудников. Даже самая простая ошибка может создать проблемы, которые приведут к значительным гражданско-правовым санкциям и плохой обратной связи для бизнеса.

Использование программного обеспечения для планирования и учета рабочего времени поможет сэкономить время, повысить эффективность и улучшить производительность вашего персонала, занимающегося расчетом заработной платы, что в конечном итоге обеспечит точность ваших отчетов о заработной плате.

11. Аудит процесса начисления заработной платы

Время от времени можно услышать жалобы на расчет заработной платы. Тем не менее, частые инциденты являются четким указанием на необходимость проведения регулярных проверок всего процесса начисления заработной платы. Это особенно актуально для компаний, которые до сих пор используют ручную систему учета рабочего времени, поскольку они подвержены высокому риску расхождений.

Автоматизированные системы также могут быть подвержены ошибкам ввода данных, таким как неправильная запись налогового статуса нового сотрудника (замужем или холостому) или ввод старых ставок заработной платы.

Шаги, которые необходимо выполнить для обеспечения эффективного аудита, включают:

Проверка и согласование бухгалтерской, платежной и кассовой документации, чтобы убедиться, что значения в долларах совпадают во всех записях.
Протестируйте подключаемые модули или надстройки, чтобы убедиться, что программное обеспечение для расчета заработной платы правильно интегрировано с вашей системой учета рабочего времени.
Установите систему регистрации и/или оборудование для биометрического входа, чтобы автоматически регистрировать время, когда сотрудник входит в систему для работы.

Если сотрудники выражают обеспокоенность или испытывают трудности с соблюдением правил расчета заработной платы, пришло время проверить ваши правила (и документацию) на точность и ясность. Сотрудники должны понимать свою роль в процессе начисления заработной платы, чтобы правильно и вовремя выполнять такие задачи, как отправка табеля учета рабочего времени или использование табеля учета рабочего времени.

12. Найм квалифицированного персонала для расчета заработной платы

Персонал по расчету заработной платы должен уметь справляться с требованиями своей работы, иначе они рискуют совершить ошибки, понести дорогостоящие штрафы за соблюдение требований и, в конечном итоге, испытать неудовлетворенность работой.

Поэтому для предприятий крайне важно создать команду по расчету заработной платы, обладающую навыками, необходимыми для выполнения задач по расчету заработной платы, необходимых вашей компании. Имейте в виду, что это относится к кандидатам с блестящей репутацией, а также к тем, кто может быстро учиться и адаптироваться к вашей рабочей культуре.

Для персонала, занимающего должности по начислению заработной платы, не существует обязательных «стандартных» квалификаций, но вы всегда можете найти соответствующие аккредитации по начислению заработной платы, подтверждающие их математические способности. Между тем, опыт, адаптивность и добросовестность также являются важными качествами. Наем правильного персонала по расчету заработной платы гарантирует, что все обязанности по расчету заработной платы в вашем бизнесе будут выполнены, поэтому возможность определить кандидатов с нужными навыками может иметь решающее значение.

13. Своевременно заполняйте документы о приеме на работу

Убедитесь, что вы и новые сотрудники заполнили все формы трудоустройства, которые вы обязаны предоставить по закону. Эти формы предоставят вам новые данные о найме, чтобы вы могли правильно классифицировать и компенсировать сотрудников. Законодательство может различаться в зависимости от вашего штата или округа, поэтому убедитесь, что вы проверяете веб-сайты своего штата и округа в дополнение к федеральным для всех документов и сроков.

Наиболее распространенные типы форм занятости, которые должны заполнять работодатели:

(или для подрядчиков)

Кроме того, если вы предлагаете льготы для сотрудников, вам необходимо предоставить каждому новому сотруднику документы, в которых описаны условия этих льгот, и в некоторых случаях попросить их подписать.

Вводные документы важно заполнить, когда новые сотрудники начинают работать на вас, и они имеют решающее значение для обеспечения правильного управления заработной платой. Лучше всего составить график адаптации, который поможет вам вовремя заполнить эти формы и избежать ошибок в будущем.

14. Запрашивайте отзывы о процедурах начисления заработной платы от сотрудников

Никогда не думайте, что сотрудники полностью понимают процедуры начисления заработной платы в вашей компании. Сделайте так, чтобы сотрудники также задавали вопросы и поощряли их задавать.

Коммуникация поможет выявить области недопонимания, такие как неправильная подача табеля учета рабочего времени или проблемы с использованием табелей учета рабочего времени. Приглашение предложений по улучшению поощрит поддержку со стороны вашего персонала после того, как изменения будут реализованы.

Начните с проведения общего собрания сотрудников, посвященного вопросам начисления заработной платы. Сотрудники, скорее всего, захотят принять участие, поскольку процесс непосредственно затрагивает всех. На этой встрече спросите у сотрудников, какие процессы расчета заработной платы работают для них и какие области нуждаются в улучшении. Вы можете быть удивлены творческими предложениями, которые вы получаете. Вам также следует рассмотреть возможность проведения опроса в масштабах всей компании, чтобы определить уровень удовлетворенности сотрудников текущими процедурами.

15. Передайте свои задачи по расчету заработной платы на аутсорсинг

Важно, чтобы предприятия могли платить сотрудникам точно и вовремя, чтобы избежать проблем, связанных с персоналом. Это может стать непосильной задачей для растущей компании, в которой такие задачи, как начисление заработной платы, по-прежнему требуют больше времени и усилий.

Вместо того, чтобы управлять расчетом заработной платы собственными силами, вы можете воспользоваться одним из многочисленных вариантов аутсорсинга расчета заработной платы. Программное обеспечение для расчета заработной платы позволяет вам по-прежнему участвовать в процессе без необходимости самостоятельно рассчитывать зарплату и налоги. Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, вы будете нести ответственность за управление системой и обработку каждой платежной ведомости; тем не менее, он будет автоматически выполнять расчеты, подавать и перечислять налоги от вашего имени, поэтому вам не нужно об этом беспокоиться.

Если вы предпочитаете невмешательство, вы можете обратиться в профессиональную организацию работодателей (PEO). PEO выступает в качестве зарегистрированного работодателя для расчета заработной платы и налогообложения. В зависимости от того, какого поставщика вы выберете, вы все еще можете быть тем, кто проталкивает платежные ведомости, но в целом PEO возьмут на себя большую часть кадровых и платежных функций вашего бизнеса.

Если вы не уверены, какое из них лучше всего подходит для вашего бизнеса, рассмотрите возможность использования того, которое может меняться со временем. Rippling позволяет легко переключаться между традиционным программным обеспечением и решениями PEO, что делает его отличным решением для предприятий по мере их роста и масштабирования.

Посетите Rippling

Bottom Line

Способность точно выдавать зарплату сотрудникам является непосредственным представлением вашего бренда и означает вашу способность поддерживать высокий уровень удержания сотрудников.

Убедитесь, что обучение тому, как распоряжаться заработной платой, находится в верхней части вашего списка, чтобы добиться успеха. Разработав стратегию начисления заработной платы, которая поддерживает вашу корпоративную культуру, вы гарантированно всегда будете в курсе задач по начислению заработной платы.

How to Manage Payroll—Советы по расчету заработной платы для малого бизнеса

Артикул

7 Мин. Читать

28 сентября 2022 г.

Для большинства владельцев малого бизнеса расчет заработной платы является одним из самых запутанных, утомительных и трудоемких бизнес-операций, но также и одним из самых необходимых! Проблемы могут снизить моральный дух сотрудников, связать важнейшие ресурсы компании и свести на нет даже самый успешный бизнес.

Вот девять советов по расчету заработной платы, которые помогут сделать расчет заработной платы проще, точнее и с меньшими трудностями:

ПРИМЕЧАНИЕ. Сотрудники службы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, за исключением вопросов поддержки о FreshBooks. Если вам нужна консультация по подоходному налогу, свяжитесь с бухгалтером в вашем районе .

1. Зарегистрируйтесь для получения идентификационного номера работодателя

Прежде чем вы сможете начать начислять сотрудников на заработную плату, вам потребуется идентификационный номер работодателя (EIN). Точно так же, как ваш номер социального страхования (SSN) является для вас как физического лица, ваш EIN — это способ идентифицировать ваш малый бизнес для целей налогообложения.

Большинству, но не всем, владельцам малого бизнеса необходимо получить EIN, прежде чем они смогут подать заявку на получение лицензии, подать налоговую декларацию на заработную плату или даже открыть банковский счет. В зависимости от того, где находится ваш бизнес, вам может потребоваться получить EIN на уровне штата в дополнение к вашему федеральному EIN.

2. Принятие решения о графике выплат и статусе заработной платы

Частота выплат и статус заработной платы — два ключевых решения, которые вы должны принять как владелец малого бизнеса. Давайте разберем это:

Частота оплаты, также известная как график оплаты, составляет когда вы платите своим сотрудникам и как часто им платят. Ознакомьтесь с федеральными законами и законами штата, чтобы убедиться, что вы соблюдаете законы о минимальной заработной плате в вашем регионе. Наиболее распространенные графики расчета заработной платы включают еженедельные, двухнедельные и ежемесячные платежи. Независимо от того, что вы выберете, соблюдайте последовательность и платите вовремя .
Статус зарплаты — это то, как рассчитывается заработная плата. Вы можете выбрать между почасовой оплатой (неосвобожденные сотрудники) или окладом (освобожденные сотрудники). Правильный статус заработной платы во многом зависит от индивидуальных потребностей вашего малого бизнеса, а также от должности сотрудника.

3. Понимать и соблюдать законы о заработной плате

В любом случае ваш бизнес или компания должны соответствовать как федеральным законам, так и законам штата. Это означает, что вы (или кто-то в вашей компании) должны понимать, каковы ваши юридические и финансовые обязательства как работодателя.

Убедитесь, что вы платите правильные налоги на трудоустройство/налоги в соответствии с Федеральным законом о страховых взносах (FICA) (т. е. Социальное обеспечение и Medicare), правильные местные налоги и налоги штата, а также правильный подоходный налог с каждого работника. Дважды проверьте процесс начисления заработной платы, чтобы убедиться, что каждый сотрудник получает оплату точно и в срок. Контролируйте свои налоговые депозиты на заработную плату, чтобы убедиться, что они соответствуют регулярному графику в соответствии с вашими налоговыми обязательствами.

4. Настройка системы начисления заработной платы

Система начисления заработной платы — это любая система, которая помогает вам рассчитывать и управлять заработной платой ваших сотрудников. Как правило, у вас есть три варианта:

Вручную: Некоторые малые предприятия предпочитают начислять заработную плату вручную, в основном из-за экономии средств. Однако расчет заработной платы вручную является наиболее утомительным и трудоемким, а также наиболее подверженным ошибкам.
Аутсорсинг: Если у вас есть лишние деньги, вы можете нанять кого-то другого, чтобы он делал за вас платежную ведомость. Обычно они занимаются всем, от обработки чеков до обработки налоговых депозитов, налогов на заработную плату, налогов на заработную плату и т. д.
Программное обеспечение: Программное обеспечение для расчета заработной платы сочетает в себе лучшее из обоих миров — рентабельность и ручное управление с экономией времени, точностью и удобством аутсорсинга. Кроме того, большинство программ сегодня имеют комплексные функции, предлагая все, от хранения информации до расчета налога на заработную плату и не только. Например, Gusto — это интеграция FreshBooks, которая автоматически импортирует ваши платежные ведомости. Это может помочь вам делать более точные записи без ущерба для скорости.

При выборе правильной системы расчета заработной платы для вашего бизнеса важно взвесить несколько факторов, прежде чем принимать решение. Всегда учитывайте следующее:

Бюджет: Сколько вы готовы потратить на свою систему начисления заработной платы? Если у вас ограниченный бюджет, то об аутсорсинге расчета заработной платы, скорее всего, не может быть и речи. Однако имейте в виду, что ваше время ценно — в долгосрочной перспективе может быть более выгодно потратить немного больше на заработную плату.
Количество сотрудников: Начисление заработной платы намного проще для предприятий с небольшим количеством сотрудников. Если расчет заработной платы вручную занимает у вас всего пару часов в неделю, возможно, ваша система работает на вас. Чем крупнее и сложнее ваша компания, тем больше вам потребуется помощь со стороны.
Уверенность: У вас есть опыт работы в области бухгалтерского учета или управления персоналом? Насколько вы уверены в своей точности и навыках управления платежной ведомостью? Если ответ «не очень», подумайте о том, чтобы передать эту задачу на аутсорсинг или позволить профессиональному программному обеспечению для расчета заработной платы сделать это за вас.

5. Опишите свою политику и процессы начисления заработной платы

Прежде чем приступить к расчету заработной платы, важно установить стандартную политику начисления заработной платы. Это гарантирует, что все, от руководства до отдела кадров и ваших сотрудников, будут в курсе того, как работает начисление заработной платы, когда наступает период начисления заработной платы, сколько они могут рассчитывать на получение домой и как выплачиваются пособия (отпуск, сверхурочные и т. д.).

6. Используйте систему учета рабочего времени

Система учета рабочего времени — отличный способ контролировать производительность ваших сотрудников и рассчитывать их заработную плату, особенно если вы работаете с почасовой оплатой. Важно иметь систему отслеживания времени, которую легко использовать, но которой сложно манипулировать. Существует множество различных решений для учета рабочего времени, в том числе системы, которые интегрируются непосредственно в вашу систему расчета заработной платы для получения еще более точной информации по всем направлениям.

7. Следите за своим денежным потоком

Самый большой страх любого владельца бизнеса: не иметь достаточно денег, чтобы платить своим сотрудникам. Если вам регулярно не хватает денег в течение периода выплаты заработной платы, просмотр вашего денежного потока может помочь вам определить корень проблемы. Мониторинг вашего денежного потока поможет вам выявить потенциальные проблемы с заработной платой, такие как раздутие штата или переплата. В периоды финансового стресса постарайтесь отсрочить платеж поставщика или взыскать непогашенные платежи с клиентов, прежде чем прибегать к более экстремальным тактикам управления денежными потоками, таким как задержка заработной платы или сокращение штата.

8. Инвестируйте в менеджера по расчету заработной платы / координатора

Расчет заработной платы может быть очень сложной задачей, особенно когда речь идет о среднем и крупном бизнесе, поэтому неудивительно, что многие компании выбирают самый простой, но надежный вариант. : наем профессионального менеджера по расчету заработной платы.

Вместо того, чтобы тратить часы своего времени на расчет заработной платы, почему бы не инвестировать в кого-то, кто может сделать это лучше и быстрее, чтобы вы могли уделять больше времени непосредственно управлению своим бизнесом? Если штатный персонал не укладывается в ваш бюджет, рассмотрите возможность найма фрилансера или просто делегируйте задачу одному из ваших самых опытных и надежных сотрудников.

Как разобраться в расчетке по зарплате: Образец формы расчетного листка 2022