Как сделать счет на оплату от ип: Как выставить счет на оплату от ИП: образец и инструкция

Содержание

инструкция по заполнению — Яндекс.Касса

Что такое счёт на оплату товаров и услуг

Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу. Он не обязателен, но удобен и информативен: там есть реквизиты продавца, перечень товаров и услуг, а также сумма к оплате.

Не стоит путать счёт на оплату со счётом-фактурой. Счёт-фактура — это налоговый документ для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. А счёт на оплату выставлять не обязательно, клиент и без него может перечислить (или не перечислить) деньги за покупку по договору или устному соглашению. Исключение составляют только ситуации, когда выставление счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки (например, счета за электричество или услуги связи) — тогда выставление счёта на оплату необходимо. В этой статье речь пойдёт именно о счетах на оплату.

Как выставить счёт на оплату

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

Сформируйте счёт в бухгалтерской программе.
Скачайте готовый бланк и внесите туда нужные данные, либо заполните распечатанный бланк от руки. Такой счёт обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.
Воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов, которые автоматизируют выставление электронных счетов.
Примите оплату от юрлица без выставления счёта — через B2B-платежи от Яндекс.Кассы.
Если вам нужно выставить счёт физическому лицу, сделайте это из личного кабинета Кассы.

Как правильно заполнить счёт на оплату

Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако есть некоторые обязательные элементы, которые обычно туда включают:

Дата формирования счёта и его порядковый номер (отсчёт обычно ведётся с начала календарного года).
Наименование продавца, его юридический адрес и банковские реквизиты для оплаты.
Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
Информация о товаре или услуге: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
Номер договора с покупателем (если такой договор имеется).
Данные об НДС.
Срок оплаты счета (опционально).
Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Однако, счёт от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером.

Если вы продаёте товары и услуги, облагаемые НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» вы можете указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» указать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Для удобства можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.

Является ли счёт на оплату договором?

Нередко для возникновения договорных отношений сам договор необязателен, и его функцию может выполнять счёт на оплату. Он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить. Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.

В таком счёте обязательно должны присутствовать:

наименование товара/услуги;
количество;
единица измерения;
ставка НДС или акциза;
сроки оплаты;
способ передачи (отгрузки) товара;
общая сумма с НДС;
сумма НДС или акциза выделена отдельной строкой;
наименование продавца, его банковские реквизиты;
наименование покупателя, банковские реквизиты;
наименование должностных лиц, ответственных за совершение данных операций;
подписи должностных лиц и их расшифровка с указанием ФИО и др.

Также рекомендуется проставить на счёте печать организации. Тогда факт его оплаты приравнивается к соблюдению письменной формы договора.

Существуют форматы сделок, при которых замена договора счётом законодательно запрещена. К ним относятся, например, продажа недвижимости и предприятий, аренда зданий и сооружений.

Можно ли обойтись без счетов?

Как было сказано выше, обычно счёт на оплату — вещь добровольная. А ввиду затрат времени на заполнение, это ещё и не самый быстрый способ напомнить контрагенту об оплате. Существуют альтернативы выставлению счетов — например,

Как выставить счет на оплату от ИП?

Обязательной формы счета на оплату не существует, поэтому предприниматель может разработать бланк самостоятельно. В него нужно включить все реквизиты, которые требуются для совершения платежа контрагентом. А именно:

Ф. И. О. предпринимателя;
его ИНН;
адрес местонахождения;
полные банковские реквизиты: наименование банка, БИК, коррсчет, № счета ИП;

Кстати, ИП может получать выручку как на счет, открытый для бизнеса, так и на личную карту.

номер и дату счета;
основание платежа, то есть наименование товаров, работ, услуг;
суммовые и количественные показатели: единицу измерения и количество (если их возможно указать), цену и итоговую сумму;
если ИП платит НДС, то ставку и сумму налога.

По ссылке ниже вы можете скачать бланк счета на оплату от ИП

Скачать бланк счета на оплату

А заполнить бланк вам поможет подготовленный нашими экспертами образец

Скачать образец заполнения счета на оплату ИП

Как выставить счет на оплату без НДС, читайте здесь.

Счета можно составлять на бланке в формате Word, Excel, других подобных приложениях. Облегчить процесс выставления счета может любая бухпрограмма. В частности, она поможет с нумерацией документов: номера будут присваиваться автоматически.

Счета составляют в двух экземплярах: один для ИП, другой для контрагента, на бумаге или в электронном виде.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как выставить счет на оплату от ИП: образец выставления

Получая оплату за проданные товары и предоставленные услуги по безналичному расчёту, необходимо выписать клиенту счёт. Требуется знать, как выставить счёт на оплату от ИП образец заполнения документов должен быть под рукой для правильного оформления.

Индивидуальный предприниматель часто сталкивается с необходимостью выставлять счёт клиенту на оплату товаров и услуг. Способ оформления и пункты, присутствующие в содержании, на законодательном уровне не регулируются. За длительный период использования такого вида документации сложились некоторые стандарты, ставшие едиными.

Назначение счёта

Придерживаясь общих правил, появилась возможность оформить счёт как для ИП, так и для ООО. Отличительной особенностью двух регистрационных форм является то, что в первом варианте указывается для подписи только сам предприниматель, а во втором – собственник бизнеса и главный бухгалтер.

Нужно правильно оформить счёт от ИП образец документа, выставляемый продавцом клиенту.

Сотрудничество между сторонами происходит по следующему алгоритму:

Потенциальный потребитель связывается с бизнесменом и доводит до его сведения необходимость в приобретении товара или услуги.
Предприниматель выставляет клиенту счёт и направляет его любым удобным для второй стороны способом: на электронную почту, через почту России, лично в руки.
Покупатель осуществляет перевод денежных средств на расчётный счёт собственника бизнеса.
После получения оплаты бизнесмен приступает к выполнению обязательств перед потребителем.

В выставленном счёте обязательно указываются контактные данные продавца, информация о покупателе, список товаров и услуг с точным количеством, стоимостью за единицы, общую сумму, банковские данные для перевода денежных средств.

При необходимости шаблон для правильного заполнения можно скачать из сети-интернет.

Когда требуется выставлять

Для того чтобы осуществилось сотрудничество между двумя сторонами требуется заключить договор, в котором прописывают все обязательства, временные рамки поставки товара или оказания услуг, а также стоимость. В момент, когда клиент делает заказы с определённой периодичностью, то предприниматель должен выставлять ему счёт, по которому производится платёж.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Выставление счёта требуется на каждую покупку с указанием цены. При этом договор заключается также, в нём указывают общую информацию о сотрудничестве.

Выставление платёжных документов происходит в следующих моментах:

Между сторонами в определённое время не был заключён договор, а поставка товара должна произойти в короткий срок. В таком случае поставщик может выставить счёт, а подписать документацию о сотрудничестве немного позднее.
Товар заказывается один раз, смысла в подписании долгосрочного договора нет.

При отражении в документации подробных условий работы, договор может сыграть роль оферты. Таким образом, при оплате выставленного счёта договор считается заключённым, при необходимости его можно использовать для решения спорных вопросов в суде.

Индивидуальные предприниматели выставляют счета на оплату потенциальным и действующим клиентам независимо от выбранной во время регистрации системы налогообложения.

Счёт на оплату на ИП – это образец документации, которую не относят к бухгалтерии. С его помощью нельзя подтвердить расходы и доходы, вести бухгалтерскую отчётность. Тем самым это даёт возможность оформления в произвольной форме, которая на законодательном уровне не регулируется.

Реквизиты

Когда индивидуальному предпринимателю требуется составить и выписать счёт на оплату, то он должен включить все необходимые реквизиты.

В бланке содержится:

присвоенный счёту номер и дата его выставления клиенту;
наименование организации, как продавца, так и покупателя, с учётом правовой формы;
указание юридических адресов для обеих сторон. У ИП указывают тот адрес, по которому ведётся деятельность;
номер ИНН и КПП;
реквизиты банковского учреждения, где обслуживается бизнесмен;
наименование предоставляемой услуги, продаваемого товара или ценных бумаг;
указать количество приобретаемого товара, если имеется возможность произвести подсчёт;
стоимость одного товара и общая сумма к оплате;
общая стоимость указывается прописными буквами;
подпись руководителя и печать.

Расписаться за собственника бизнеса предоставляется возможность доверенному лицу. В этом случае необходимо указывать информацию о доверенности, что подтверждает полномочия. Не стоит забывать про включение в документацию должности физического лица, его сокращённые инициалы и расшифровку.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

После того, как покупатель произвёл оплату и получил товар, предприниматель выписывает счёт-фактуру, которая в дальнейшем используется в бухгалтерской отчётности. Является обязательным документом при НДС.

Счёт без НДС

Многие предприниматели выставляют счёт на оплату (ищут образец документа) от ИП без НДС. Подобный документ необходим самому поставщику. Многие, производя оплату за приобретаемый товар или услугу только по договору, допускают ошибки и при совершении платежа указывают размер суммы с учётом НДС. Подобные ситуации встречаются довольно часто. Таким образом, если содержится дополнительная информация, когда образец счёта на оплату необходим без НДС для ИП, то это служит своеобразным напоминанием о том, чтобы указать наименование перевода правильно.

Если покупатель совершает перевод денежных средств с учётом НДС, то это может вызвать интерес со стороны Федеральной налоговой службы, которая обязывает предпринимателя выплачивать дополнительный налог в государственный бюджет.

Тонкости и сложности в оформлении документации отсутствуют, реквизиты указываются такие же, как и при выставлении счетов с НДС:

наименование организации продавца;
ИНН;
юридический адрес;
реквизиты банковского учреждения;
номер, присвоенный счёту, дата выставления;
наименование потребителя;
при подписании договора указывается его номер;
полная информация о приобретаемом товаре или услуге;
инициалы, должность и подписи руководителя организации и бухгалтера.

Счёт на оплату представляет таблицу, состоящую из нескольких граф.

Каждая из них содержит определённую информацию:

Указание порядкового номера, количество зависит от приобретаемого товара или услуг.
Единица для измерения.
Количество приобретаемого товара каждого наименования.
Стоимость за единицу.
Общая сумма.

Каждую графу завершает пункт «Итого». Под таблицей прописными буквами указывают общую сумму и добавляют информацию, что цена указана без учёта НДС.

Для предотвращения возможных ошибок, которые совершаются покупателями при оплате, рекомендуется приводить пример заполнения банковских реквизитов и назначения платежа.

Правильное выставление счетов для оплаты

Документация создаётся через систему 1С Бухгалтерия либо в любой офисной программе на персональном компьютере, с указанием всех реквизитов, перечисленных выше. Так же стоит учитывать, что существуют программы, благодаря которым подготавливаются счета в режиме онлайн, без установки дополнительных программ.

Подготавливая счёт необходимо придерживаться определённых требований, используемых для оформления деловых документов:

В шапке документа указывают общую информацию о собственнике бизнеса: инициалы, название организации, юридический адрес, ИНН, контактные данные для связи.
Реквизиты банковского учреждения. При необходимости указываются банковские данные и покупателя.
Составляемому документу присваивается порядковый номер. Предприниматель по собственному усмотрению включает счета в общую документацию для дальнейшего учёта.
Указывается список приобретаемых товаров, оказываемых услуг либо выполненных работ в таблице. Тут же содержится цена, стоимость, общая сумма, при необходимости размер НДС.
Если требуется, то указываются дополнительные сведения. Например, отведённый срок для произведения оплаты либо период, на протяжении которого поставщик обязуется доставить товар.
Когда счёт выставляется в бумажном виде, то он должен быть заверен подписью руководителя и печатью. Для электронных вариантов это не требуется.

Таким образом, счёт на оплату выставляется как в электронном, так и в бумажном варианте. На законодательном уровне отсутствуют нормы и требования, предъявляемые к форме документации. Следовательно, индивидуальный предприниматель самостоятельно решает, каким образом оформляется документ и какая программа используется для его составления.

Выставить счет на оплату онлайн — Контур.Бухгалтерия

4,4 средняя
из 104 оценок

Формируйте, сохраняйте и выставляйте счета онлайн беcплатно. ИП и ООО могут выставить онлайн-счет на оплату товаров или услуг без ограничений.

Процедура выставления счета очень проста, ниже читайте пошаговую инструкцию по формированию и отправке счетов онлайн с нашего сайта.

Возможность бесплатной отправки счетов через интернет представлена Контур.Бухгалтерией — онлайн-сервисом для ведения учета, расчета зарплаты и отправки отчетности через интернет. Если у вас еще нет бухгалтера, то вы всегда можете обратиться за помощью к проверенным партнерам СКБ Контур. Оставить заявку!

Правила использования сервиса выставления счетов

Шаг 1: Чтобы сформировать счет на оплату онлайн, нужно заполнить реквизиты покупателя и продавца по ИНН или вручную. Поставьте номер счета, выберите сроки выставления.
Шаг 2: Если в вашем счете несколько товаров, вы можете добавить дополнительные строчки с товарами.

Шаг 3: После того, как данные занесены, вы можете либо напечатать счет на оплату, либо отправить по почте.

Чем хорош наш сервис по выставлению счетов?

Удобен в пользовании

Печатайте и отправляйте документы из сервиса. Экономьте время

Надежен

Ваши счета не попадут в чужие руки: после отправки они автоматически удаляются

Прост и понятен

Выставить счет онлайн в сервисе может даже новичок, знания в бухучете не нужны

Быстр и функционален

Заполним реквизиты автоматически по ИНН, мгновенно оценим контрагентов

Экономит ваши деньги

Не нужно тратить бумагу, устанавливать дополнительные платные программы

Доступен

Пользуйтесь сервисом в любой точке мира, где есть интернет

Если у вас еще нет бухгалтера, то вы всегда можете обратиться за помощью к проверенным партнерам СКБ Контур. Оставить заявку!

Скачивайте пример заполненного счета

Отправили счет? Воспользуйтесь другими нашими бесплатными сервисами

Расчет пособия по беременности и по уходу за ребенком

Расчет отпускных по нормам законодательства

Расчет числа рабочих часов
для выплаты отпускных или больничных

Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

Образец счет без НДС– с помощью такой фразы пользователи, которым требуется выставить своим покупателям счет на оплату без налога, пытаются найти в сети шаблон этого документа с правильным заполнением. В каких случаях нужно выставлять счет без НДС? Как правильно заполнить документ без учета налога на добавленную стоимость? В статье вы увидите ответы на все свои вопросы, и после прочтения материала сможете без труда заполнить счет без НДС.

Всегда ли нужен счет?

Строго говоря, обязанность поставщика выставлять счет на оплату, в том числе без НДС, не установлена ни одним законодательным актом. Но давайте подумаем, что такое счет? Это документ с указанием номенклатуры (перечня), цены, количества и общей стоимости покупки, на основании которого покупатель оплачивает приобретаемые им ТМЦ или услуги.

Посмотрите, как квалифицируют счет эксперты КонсультантПлюс:

Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.

Таким образом, счет представляет своего рода соглашение (особенно в случае единичной сделки – без заключения договора), в котором поставщик предлагает свои условия сделки, а покупатель соглашается на них. Поэтому, несмотря на то что порядок выставления счета никак не регламентирован, этот документ все-таки важен и должен быть заполнен безошибочно.

Однако бывают случаи, когда выставление счета обязательно:

если эта необходимость прямо указана в договоре;
если данная обязанность вытекает из особенностей заключенной сделки (например, счета за услуги связи, электричество и т. д.).

Как заполнить счет на платеж, содержащий налог, читайте в статье

«Как правильно заполнить счет на оплату с НДС (образец)».

Зачем выставлять счет на оплату без НДС

Что касается счета на оплату без НДС, то его составление – в интересах, прежде всего, самого поставщика. Дело в том, что, внося плату просто по договору (без выставления счета), покупатель может сделать платеж, ошибочно указав в платежном поручении сумму с НДС – такие ситуации не редкость. Имея же перед собой документ, который еще раз напомнит, что покупка НДС не облагается, покупатель получит лишнее напоминание для того, чтобы заполнить наименование платежа правильно.

Кстати, ситуации, когда покупатель указывает в платежке «в том числе НДС», имея на руках счет без выделенного налога, тоже частенько встречаются. Результат – возможные претензии налоговиков, считающих, что, получив предоплату с НДС, поставщик должен уплатить налог в бюджет. В таком случае счет на оплату без НДС, наряду со счет-фактурой и накладной без указания налога, поможет вам отстоять вашу правоту в спорах с налоговой.

Об оформлении еще одного документа, не содержащего НДС, читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)».

Сколько действует счет на оплату? Ответ на этот вопрос можно найти в Готовом решении от КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ к системе.

Какая информация должна быть в счете без НДС

Здесь нет никаких особых тонкостей и сложностей: перечень реквизитов в счете без НДС точно такой же, как и в любом счете на оплату:

Наименование поставщика, его ИНН и адрес.
Банковские реквизиты поставщика (обычно их приводят в форме заполненного платежного поручения – это и наглядно, и удобно для покупателя).
Порядковый номер счета, его дата.
Наименование покупателя.
Номер договора с покупателем (при наличии).
Полная информация об услуге или товаре: наименование, количество, единица измерения, цена, общая стоимость.

Должности, фамилии и подписи руководителя и главного бухгалтера поставщика.

Детально все реквизиты счета на оплату и порядок их заполнения рассмотрены в КонсультантПлюс:

Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение.

Как заполнить табличную часть счета без НДС (образец)

Давайте рассмотрим образец счета на оплату без НДС:

В первой графе заполняем порядковый номер (номеров будет столько, сколько различных товаров или услуг вы продаете покупателю).
Во второй графе указываем единицу измерения.
В третьей графе проставляем количество.
В четвертой – цену.
В пятой – сумму товара или услуги.

Заполнив таким образом все графы для каждой номенклатуры, завершаем заполнение табличной части счета внесением в строку «Итого» общей суммы покупки.

Далее под таблицей указываем общую стоимость прописью и с обязательным добавлением в конце данной записи фразы «Без НДС».

А для того чтобы повысить шансы верного заполнения вашим покупателем платежки (чтобы он не перепутал и не выделил в нем случайно сумму налога), рекомендуем вам в счете на оплату без НДС привести образец заполнения не только ваших банковских реквизитов, но и назначения платежа.

Для этих же целей в графах табличной части счета «Цена» и «Сумма» можно сделать соответствующие пометки. Тогда они будут выглядеть следующим образом «Цена (без НДС)», «Сумма (без НДС)».

Образец заполнения счета, не содержащий суммы налога, размещен на нашем сайте.

Скачать образец

Итоги

Теперь вы знаете, в каких случаях нужно составлять счет без НДС и как его правильно оформить. А сделать это без лишних хлопот вам поможет наш образец.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Условия оплаты счетов

: 7 основных советов | Справочник по малому бизнесу

Советы по выставлению счетов от других малых предприятий

Более трети всех счетов оплачиваются с опозданием. Это много. И все же некоторые компании блестяще получают деньги, которые им причитают. Вместо того чтобы ждать недели или месяцы, им платят за несколько дней. Так как они это делают?

Мы попросили 1500 владельцев бизнеса поделиться своими советами и уловками, как быстрее получать деньги. И мы просмотрели миллионы счетов, чтобы предоставить вам это руководство по условиям оплаты счетов и передовым методам.

Проиграть видео

Каковы условия оплаты счета?

Условия оплаты счета-фактуры объясняют, как вы ожидаете получить оплату, и могут включать такие детали, как:

допустимые формы оплаты (возможно, вы не принимаете кредитные карты)
валюта, в которой вы работаете, если вы работаете за границей
неустойки за просрочку платежа, если вы начисляете их

Но, пожалуй, наиболее важным условием платежа является срок платежа.Когда вы ожидаете получить оплату? Раньше компании всегда давали 30 дней, но сейчас все меняется.

Длинные сроки оплаты — это возврат к дням обычной почты и оплаты чеками. Но теперь, когда предприятия отправляют счета в электронном виде и большая часть платежей производится онлайн, 30-дневные сроки устарели.

Если вы серьезно относитесь к выполняемой работе и стараетесь уложиться в сроки, установленные для клиентов, нет причин, по которым вам не должны платить в течение недели.

Короткие сроки оплаты позволяют быстрее платить

Счета с короткими сроками оплаты с большей вероятностью будут просрочены, но вы все равно получите свои деньги раньше, чем если бы вы дали три или четыре недели на оплату.

Graph shows invoices that are due in one to two weeks get settled in two to three weeks. While invoices that are due in three to four weeks usually get settled in a month.

Данные основаны на миллионах счетов-фактур из США, отправленных через Xero.

Условия оплаты сокращаются

Не расстраивайтесь из-за сокращения сроков оплаты счетов. Около 75% счетов требуют оплаты в течение 2 недель, поэтому ожидания меняются.

Некоторые клиенты могут рассчитывать на более длительные сроки оплаты больших счетов, но вы можете договориться с ними.Например, если они просят скидку, подумайте о том, чтобы взамен запросить более быструю оплату.

Быстро привлекайте клиентов к работе

Не имеет значения, насколько короткие сроки оплаты счета, если вы не отправите счет вовремя. Даете ли вы 30 дней на оплату или всего семь — время не тикает, пока счет не окажется в их руках.

Никогда не откладывайте выставление счетов. Каждый раз, когда вы это делаете, вы откладываете свою зарплату. Ускорьте процесс, используя шаблоны, отправляя счета в электронном виде и даже выставляя счета со своего телефона (чтобы вы могли сделать это сразу после того, как работа будет выполнена.).

Прочтите наше руководство по удивительному процессу выставления счетов.

Не бойтесь погони за оплатой

Не ждите, пока счет-фактура не опаздывает на две недели, прежде чем напомнить клиенту, что он должен вам. Попробуйте отправить дружелюбное письмо по мере приближения срока сдачи. Снова проследите, если они просрочены.

Если клиенты не отвечают на электронные письма, возьмите трубку. Не позволяйте этому плыть по течению. Возможно, это не самая веселая часть работы в бизнесе, но она может помочь вам оставаться в бизнесе.

Если у вас нет времени на все последующие действия, подумайте:

с помощью программного обеспечения для выставления счетов, которое автоматически отправляет вам электронные письма с напоминаниями
спрашивает вашего бухгалтера, позвонят ли они за вас просроченным клиентам.

Дополнительные советы по обработке неоплаченных счетов можно найти в нашем руководстве.

Семь главных советов, как быстрее получать деньги

Получение заработной платы и стабильный денежный поток — это источник жизненной силы любого малого бизнеса, но это не всегда так просто, как отправить счет.1500 предприятий, которые говорили с нами о выставлении счетов, предложили следующие практические советы:

Обсудите условия оплаты перед тем, как начать работу
Если все разобрать заранее, это означает, что в дальнейшем не возникнет путаницы. Он также устанавливает ожидания клиента в отношении оплаты, прежде чем вы начнете работу.
Ведите подробный учет запасов и времени
Не рассчитывайте свои расходы во время выставления счета, так как это только замедлит вас.Ведите текущий учет, чтобы цифры были у вас под рукой, когда они вам понадобятся. Вы также с меньшей вероятностью что-то упустите. А если расходы превышают бюджет, вы можете сообщить об этом своему клиенту, вместо того, чтобы отправлять ему дорогой сюрприз в конце месяца.
Сделайте счет понятным и понятным
Перечислите детали работы так, чтобы это было понятно клиенту — любая путаница может привести к задержке оплаты. Также хорошо украсить счет-фактуру логотипом вашей компании — это поможет сохранить профессионализм в вашей работе.
Отправьте счет лицу, выплачивающему
Убедитесь, что ваш счет направлен непосредственно лицу, производящему платеж, чтобы не потеряться в чужом почтовом ящике. Это, вероятно, будет отличаться от человека, заказавшего работу. Если вы не уверены, кто именно отвечает за счета, позвоните им — стоит знать, кто оплачивает счета.
Счет-фактура как можно скорее
Отправьте счет как можно скорее. Чем раньше клиент получит счет, тем скорее он произведет оплату.Это также означает, что они получат это, когда ценность вашей работы еще свежа в их памяти. Программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое позволяет создавать профессиональные повторяющиеся счета-фактуры, упростит процесс выставления счетов.
Продолжайте разговаривать со своими должниками
Скрипящее колесо получает масло. Если что-то просрочено, отправьте напоминания, ежемесячные отчеты или позвоните по телефону. Это поможет напомнить вашему клиенту, что вы серьезно относитесь к оплате счета. Некоторые бухгалтерские программы отправляют вам обновления при открытии счета.
Добавьте «просроченные» сборы
Если вы четко указали условия оплаты в счете, а клиент их проигнорировал, вы имеете право взимать проценты в виде просроченных сборов. Будьте готовы к надежной обратной связи от ваших клиентов, если вы пойдете по этому пути, и подумайте о том, чтобы снять оплату, как только урок будет усвоен.

Создание работающей системы выставления счетов

Возможно, вы сделали свои первые счета в стандартном программном пакете, таком как Microsoft Word.Возможно, вам даже пришлось поискать в Интернете советы о том, как выставить счет.

Однако по мере вашего роста потребности бизнеса в выставлении счетов становятся все более сложными. Подумайте, как вы можете создать систему, которая включает эти советы, ускоряет выставление счетов и улучшает денежный поток вашего бизнеса.

Биллинговая программа может помочь. В качестве бонуса он обычно входит в состав бухгалтерского пакета, что означает, что ваши книги автоматически обновляются по мере выставления и оплаты счетов.

Что стартапам следует знать о выставлении счетов

Взгляд в прошлое — замечательная вещь.Большинство людей не очень разбираются в выставлении счетов, когда начинают свой первый бизнес, поэтому полезно поучиться у людей, которые уже были там.

Компании, с которыми мы говорили, заявили, что изначально недооценили, сколько времени займет выставление счетов. Вы можете тратить до 10% своего рабочего времени на создание, отправку и отслеживание счетов. Это может затруднить вашу другую административную работу, поэтому обязательно учитывайте это в своих стратегиях планирования и учета и настройте максимально эффективные по времени системы.

Настройте условия оплаты счетов и посмотрите на свою систему в целом

Быть владельцем малого бизнеса часто означает, что у вас мало времени, но стоит приложить усилия, чтобы правильно настроить выставление счетов. Оптимизированный процесс выставления счетов может значительно сократить время, которое вы тратите на сбор с трудом заработанных денег. И это должно быть здорово для вашего бизнеса.

Выставление счетов и платежи через Интернет: управление неоплаченными счетами

Срок оплаты счета	Что это означает
Условия продажи	Условия, согласованные покупателем и продавцом, такие как стоимость, сумма, доставка / отгрузка, налоги, способ оплаты и срок оплаты.
PIA	Авансовый платеж. Это позволяет клиенту знать, что полная оплата ожидается заранее, до начала работы.
CIA	Наличными заранее.Это позволяет клиенту узнать, когда вы ожидаете платежа (заранее) и как вы примете платеж (наличными).
Немедленный платеж	Это позволяет покупателю узнать, что платеж ожидается одновременно с доставкой продукта / услуги, или что продавец имеет право вернуть товар / услугу обратно.
По получении	Это говорит клиенту, что вы ожидаете оплаты, как только клиент получит ваш счет.
Нетто 7	Платеж должен быть произведен через 7 дней после даты выставления счета.
Нетто 10	Платеж должен быть произведен через 10 дней после даты выставления счета.
Нетто 21	Платеж должен быть произведен через 21 день после даты выставления счета.
Нетто 30	Платеж подлежит оплате через 30 дней после даты выставления счета.
Нетто 60	Платеж должен быть произведен через 60 дней после даты выставления счета.
Нетто 90	Платеж должен быть произведен через 90 дней после даты выставления счета.
Net EOM	Платеж должен быть произведен в конце месяца, в котором получен счет.
15 MFI	MFI означает «Месяц, следующий за счетом». 15 MFI означает, что оплата должна быть произведена 15 числа месяца, следующего за датой выставления счета.
2/10 Нетто 30	Нетто 30 означает, что оплата должна быть произведена в течение 30 дней с даты выставления счета. 2/10 Net 30 означает, что если покупатель произведет оплату в течение 10 дней, он получит скидку 2%.
50 процентов авансового платежа	Заказчик должен оплатить 50% от общей суммы счета до начала любых работ.
Платежная линия по кредитной линии	Это дает клиенту возможность оплатить свой счет за определенный период времени, купив продукт / услугу в кредит.
Предложения и оценки	Это предлагаемые цены на ваши продукты / услуги.
Периодический счет-фактура	Периодический счет-фактура используется для текущих услуг, обычно с ежемесячными или ежеквартальными платежами.
Счет-фактура на проценты	Счет-фактура на проценты описывает сборы, связанные с процентами, начисленными на основании просроченного платежа.
Факторинг счетов	Факторинг счетов означает, что вы продаете свои неоплаченные счета третьей стороне (факторинговой компании), которая купит у вас счета за процент от их общей стоимости и возьмет на себя ответственность за сбор платежей по счетам, давая Вы сразу же получите наличные деньги.
Денежный счет	Оплата на денежный счет производится только наличными — без кредита.
Аккредитив	Это документально подтвержденный аккредитив, подтвержденный банком / финансовым учреждением.
Переводной вексель	Это обещание клиента произвести оплату позднее, обычно при поддержке банка / финансового учреждения.
COD	Наложенный платеж. Это означает, что оплата ожидается одновременно с доставкой продукта / услуги
CND	При следующей доставке наличными. Это используется для повторяющихся услуг, то есть текущая доставка продукта / услуги должна быть оплачена до следующей даты доставки.
CBS	Наличными до отгрузки. Оплата ожидается до отгрузки товара
CWO	Наличными при заказе. Оплата ожидается в момент размещения заказа.
1MD	Ежемесячный кредитный платеж за полный месяц поставки товаров / услуг.
2MD	Ежемесячный кредитный платеж за полный месяц поставки товаров / услуг плюс дополнительный календарный месяц.
Contra	Платеж покупателя вычитается из стоимости материалов, закупленных у покупателя.
Этапный платеж	Платеж, произведенный на согласованной сумме на этом этапе (в рассрочку).

Как отправить счет

Перед тем, как отправить счет

Вы не хотите, чтобы ваш счет стал сюрпризом для вашего клиента. Точно так же, как вы обсуждаете цены перед заключением сделки, вы также должны поговорить о выставлении счетов. Изложите условия оплаты, объяснив, когда вы будете выставлять счет (еженедельно, ежемесячно или когда работа будет выполнена) и за какой период времени они должны будут платить. Покупатель должен знать, когда ему придется расстаться с деньгами.

Как выставить счет

Откройте шаблон счета, поставьте дату, добавьте номер счета и укажите информацию о:

вы и ваш клиент
проданных товаров и услуг
расходы (включая налоги, которые вы должны собрать)

Отделка с четкими инструкциями о том, когда и как платить.Вы можете узнать больше в нашем руководстве о том, как выставить счет.

Когда отправлять счет

Обычно счета-фактуры отправляются после выполнения заказов или выполнения задач. Если вы работаете над большим проектом, вы можете отправлять промежуточные счета за проделанную работу. А если вы продали подписку или получаете аванс, вы будете регулярно отправлять счет-фактуру.

Подумайте о своем денежном потоке при составлении графика выставления счетов.Если вы отправляете все свои счета в один и тот же день каждый месяц — и они получают оплату примерно в одно и то же время, — тогда ваш банковский баланс будет полон взлетов и падений. Если вас утомляют спады, рассмотрите возможность распределения счетов на месяц.

Выставляйте счета еженедельно, а не ежемесячно. Или, если вы выполняете случайную работу, отправляйте счета, как только работа будет сделана. А если вы ежемесячно выставляете счета за обычную работу, подумайте об использовании программного обеспечения для автоматической отправки счетов, чтобы не беспокоиться о том, что вы забудете.

Три совета по отправке счета

Если нет действительно веской причины для отправки счета по почте, используйте электронную почту. Он будет доставлен намного быстрее, его действительно невозможно потерять, а адреса электронной почты проще определить. Просто проверьте еще раз, что вы отправляете его нужному контакту, и примите следующие меры предосторожности:

Позвоните после того, как отправите первый счет.
Убедитесь, что они получили ваш счет и понимают, для чего он нужен.Это простое наблюдение покажет им, что вы серьезно относитесь к выставлению счетов.
Отправьте счет в нередактируемом формате.
Мошенники перехватили счета, отправленные по электронной почте, и добавили свой банковский счет к реквизитам платежа. Им будет сложнее сделать это, если вы отправите онлайн-счет или счет в формате PDF.
Сделайте свой счет полностью онлайн
Вы можете безопасно разместить счет в Интернете и отправить своему клиенту ссылку. Эти онлайн-счета позволяют вашему клиенту сразу же произвести оплату с помощью кредитной карты, дебетовой карты или автоматической расчетной палаты (ACH).Узнайте больше об онлайн-выставлении счетов.

Как написать электронное письмо со счетом

Самая важная часть электронного счета-фактуры — это тема. Вы можете ускорить процесс оплаты, например, указав номер заказа на покупку. Спросите в отделе кредиторской задолженности своих клиентов, как они хотят, чтобы вы указали заголовок электронного письма.

Вам не нужно подробное сообщение в теле письма. Придерживайтесь чего-нибудь простого, например:
Вот [номер счета] от [название компании], срок оплаты — [дата].Большое спасибо за ваш бизнес.

Более подробное описание товаров или услуг будет указано в самом счете.

Электронное письмо с напоминанием о просрочке платежа (или звонок)

Теперь вы знаете, как отправить счет, но что, если он просрочен? Больше трети делают, а это значит, что вам нужно будет уведомить клиента. Будьте вежливы, но действуйте быстро, если не хотите, чтобы у вас сформировались вредные привычки.

Вы даже можете отправить им электронное письмо до того, как они просрочены, с таким сообщением, как:
Пожалуйста, помните, что [номер счета] должен быть оплачен завтра.У вас должно быть все необходимое для его обработки, но дайте мне знать, если возникнут вопросы.

Если они уже просрочены, действуйте быстро, сообщив:
[номер счета] должен был быть оплачен вчера, но у нас нет записей о платежах. Пожалуйста, дайте мне знать, когда мы можем этого ожидать.

Или вы можете позвонить по телефону.
Это может быть неловко для вас, но и для них тоже. Вот почему это работает. Не нужно много говорить.Скажите им, какой счет опаздывает, и позвольте им говорить. Не говори, чтобы заполнить тишину.

Мягкое напоминание по электронной почте, которое не нужно отправлять

Для многих предприятий отслеживание счетов может быть душераздирающей работой. Вы можете исключить себя из уравнения, используя онлайн-систему выставления счетов. Программа ведет список всех ваших счетов и следит за вашими банковскими депозитами на предмет совпадения платежей. Если счет по-прежнему не оплачен в установленный срок, программное обеспечение автоматически отправляет предварительно написанное электронное письмо с напоминанием клиенту, что он должен вам.Вам нужно будет принять участие только в тех случаях, когда напоминания игнорировались.

Последнее слово о том, как отправить счет

При отправке счетов очень важно время. Вы не можете получить оплату, пока покупатель не получит счет. Отправьте счет и отправьте мяч на их площадку как можно скорее. А если деньги не поступят, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как отслеживать неоплаченные счета.

Как оплатить счет по электронной почте или через PayPal от Chickenbusiness на DeviantArt

хммм, я не полный эксперт по PayPal, но, возможно, я мог бы попытаться помочь!

«-Я не указал свой адрес и номер телефона, только свое имя и адрес электронной почты».
Это хорошо! Вы не должны (не обязаны) размещать эту информацию там.

«-Я добавил адрес своего клиента. (Без правок, только электронная почта)»
Просто адрес электронной почты, или вы имеете в виду, что вы добавили их физический адрес (их домашний)? Если вы добавили только их адрес электронной почты, это тоже хорошо! Но не было бы необходимости добавлять их домашний адрес (на всякий случай)

«- я указал размер комиссии и написал в разделе» Условия «, что это касается цифровых товаров и услуг / физическая доставка не требуется.«
Хорошо! Пока все звучит правильно.

» — Счет отправлен, и заказчик почти сразу его оплатил. Платеж задерживается на неопределенный срок ».
Это один из ваших первых случаев использования PayPal для получения платежей? Я считаю, что некоторые платежи должны быть задержаны, когда вы впервые начинаете использовать PayPal. Я думаю, это случилось с моим братом, когда он хотел получить деньги от кого-то в сети, и он не знал, что ему придется подождать, чтобы получить свой платеж. Если вы уже давно пользуетесь PayPal (если вы выставляли счета людям раньше и получали платежи без проблем), то я не знаю, почему это могло произойти.Платил ли человек с помощью электронного чека? Для этого требуется ВОЗРАСТ, что намного больше, чем 7 дней, по моему опыту.

«А затем я отредактировал информацию отслеживания, указав» Заказ обработан / Услуга предоставлена », и с этого момента она удерживалась в течение 7 дней. Было две ссылки, и только одна работала. По другой, когда я пытаюсь изменить отслеживающую информацию, я просто получаю «ошибка обслуживания». Я новичок в комиссионных, и я действительно не знаю об этом, но люди говорят, что счета — это то, что нужно «.
Я не знаю, как это сделать.Я не думаю, что есть необходимость редактировать информацию для отслеживания, устанавливать порядок обработки или делать что-либо, связанное с этим, поскольку товар не отправляется. До того, как в PayPal появилась возможность не запрашивать адрес клиента, некоторым людям нравилось отмечать платеж как обработанный / отслеживаемый, но я не думаю, что это что-то дает. В будущем я бы ничего подобного не делал.

Вот как проходит мой процесс выставления счетов:
1) Установите для моей информации значение «не показывать адрес», «не показывать номер телефона» и т. Д.Единственная информация, которую они видят от меня, — это мой адрес электронной почты, имя, логотип и веб-сайт
2) Добавьте их адрес электронной почты в «счет на»
3) Заполните информацию в счете-фактуре для того, какой товар они покупают. Пример: «Рисунок волка на готовой основе для Хэллоуина, серебряная тема агути, 85 долларов»
4) Добавьте ссылку на тайник в разделе «заметки», чтобы они могли получить доступ к полноразмерным файлам
5) Попробуйте прикрепить любой из изображения к счету, если я что-то сделал или есть что-то важное, или если они меньше 4 Мб
6) Отправить
7) Получить платеж

^ вот и все.После того, как я отправлю счет, больше ничего не делаю. Нет необходимости что-либо делать с доставкой / отслеживанием

Это снимок экрана с настройкой экрана моего счета:

Как сделать счет на оплату от ип: Как выставить счет на оплату от ИП: образец и инструкция