Как сформировать счет на оплату: Выставить счет на оплату онлайн — Контур.Бухгалтерия

Как сформировать счет на оплату: Выставить счет на оплату онлайн — Контур.Бухгалтерия

Содержание

Выставить счет на оплату онлайн — Контур.Бухгалтерия

4,3 средняя
из 144 оценок


Формируйте, сохраняйте и выставляйте счета онлайн беcплатно. ИП и ООО могут выставить онлайн-счет на оплату товаров или услуг без ограничений.

Процедура выставления счета очень проста, ниже читайте пошаговую инструкцию по формированию и отправке счетов онлайн с нашего сайта.

Возможность бесплатной отправки счетов через интернет представлена Контур.Бухгалтерией — онлайн-сервисом для ведения учета, расчета зарплаты и отправки отчетности через интернет. Если у вас еще нет бухгалтера, то вы всегда можете обратиться за помощью к проверенным партнерам СКБ Контур. Оставить заявку!

Правила использования сервиса выставления счетов

  • Шаг 1: Чтобы сформировать счет на оплату онлайн, нужно заполнить реквизиты покупателя и продавца по ИНН или вручную. Поставьте номер счета, выберите сроки выставления.
  • Шаг 2: Если в вашем счете несколько товаров, вы можете добавить дополнительные строчки с товарами.
  • Шаг 3: После того, как данные занесены, вы можете либо напечатать счет на оплату, либо отправить по почте.

 

Чем хорош наш сервис по выставлению счетов?

 

Удобен в пользовании

Печатайте и отправляйте документы из сервиса. Экономьте время

Надежен

Ваши счета не попадут в чужие руки: после отправки они автоматически удаляются

Прост и понятен

Выставить счет онлайн в сервисе может даже новичок, знания в бухучете не нужны

Быстр и функционален

Заполним реквизиты автоматически по ИНН, мгновенно оценим контрагентов

Экономит ваши деньги

Не нужно тратить бумагу, устанавливать дополнительные платные программы

Доступен

Пользуйтесь сервисом в любой точке мира, где есть интернет

 

Если у вас еще нет бухгалтера, то вы всегда можете обратиться за помощью к проверенным партнерам СКБ Контур. Оставить заявку!

 

Скачивайте пример заполненного счета


Отправили счет? Воспользуйтесь другими нашими бесплатными сервисами

Расчет пособия по беременности и по уходу за ребенком

Расчет отпускных по нормам законодательства

Расчет числа рабочих часов
для выплаты отпускных или больничных

инструкция по заполнению — ЮKassa

Что такое счёт на оплату товаров и услуг

Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу. Он не обязателен, но удобен и информативен: там есть реквизиты продавца, перечень товаров и услуг, а также сумма к оплате.

Не стоит путать счёт на оплату со счётом-фактурой. Счёт-фактура — это налоговый документ для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. А счёт на оплату выставлять не обязательно, клиент и без него может перечислить (или не перечислить) деньги за покупку по договору или устному соглашению. Исключение составляют только ситуации, когда выставление счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки (например, счета за электричество или услуги связи) — тогда выставление счёта на оплату необходимо. В этой статье речь пойдёт именно о счетах на оплату.

Как выставить счёт на оплату

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

  1. Сформируйте счёт в бухгалтерской программе.
  2. Скачайте готовый бланк и внесите туда нужные данные, либо заполните распечатанный бланк от руки. Такой счёт обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.
  3. Воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов, которые автоматизируют выставление электронных счетов.
  4. Примите оплату от юрлица без выставления счёта — через B2B-платежи от ЮKassa.
  5. Если вам нужно выставить счёт физическому лицу, сделайте это из личного кабинета ЮKassa.

Как правильно заполнить счёт на оплату

Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако есть некоторые обязательные элементы, которые обычно туда включают:

  • Дата формирования счёта и его порядковый номер (отсчёт обычно ведётся с начала календарного года).
  • Наименование продавца, его юридический адрес и банковские реквизиты для оплаты.
  • Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
  • Информация о товаре или услуге: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
  • Номер договора с покупателем (если такой договор имеется).
  • Данные об НДС.
  • Срок оплаты счета (опционально).
  • Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Однако, счёт от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером.

Если вы продаёте товары и услуги, облагаемые НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» вы можете указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» указать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Для удобства можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.

Является ли счёт на оплату договором?

Нередко для возникновения договорных отношений сам договор необязателен, и его функцию может выполнять счёт на оплату. Он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить. Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.

В таком счёте обязательно должны присутствовать:

  • наименование товара/услуги;
  • количество;
  • единица измерения;
  • ставка НДС или акциза;
  • сроки оплаты;
  • способ передачи (отгрузки) товара;
  • общая сумма с НДС;
  • сумма НДС или акциза выделена отдельной строкой;
  • наименование продавца, его банковские реквизиты;
  • наименование покупателя, банковские реквизиты;
  • наименование должностных лиц, ответственных за совершение данных операций;
  • подписи должностных лиц и их расшифровка с указанием ФИО и др.

Также рекомендуется проставить на счёте печать организации. Тогда факт его оплаты приравнивается к соблюдению письменной формы договора.

Существуют форматы сделок, при которых замена договора счётом законодательно запрещена. К ним относятся, например, продажа недвижимости и предприятий, аренда зданий и сооружений.

Можно ли обойтись без счетов?

Как было сказано выше, обычно счёт на оплату — вещь добровольная. А ввиду затрат времени на заполнение, это ещё и не самый быстрый способ напомнить контрагенту об оплате. Существуют альтернативы выставлению счетов — например, B2B-платежи в ЮKassa. Для вашего клиента они ничем не будут отличаться от покупки в обычном интернет-магазине.

От вас требуется только разместить перечень товаров и услуг на сайте. Если клиент использует Сбербанк Бизнес Онлайн, он просто выберет этот способ оплаты нажатием одной кнопки, а затем подтвердит транзакцию кодом из СМС.

Счета физическим лицам — как это работает?

Счета можно выставлять не только организациям или ИП, но и физическим лицам. Это удобно для бизнесов, работающих без сайта, а также для тех, кто консультирует клиентов в чате перед покупкой. Подобный счёт можно сформировать в личном кабинете ЮKassa, а затем отправить его покупателю в смс, по электронной почте, а также ссылкой в любом чате или мессенджере.

  1. Счёт на оплату — это необязательный документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар.
  2. В ряде случаев счёт может быть приравнен к договору, а также иметь юридическую силу в судебных спорах, поэтому его нужно заполнять без ошибок.
  3. Минимальный набор данных, которые должны быть в счёте на оплату: реквизиты продавца, наименование и количество товара, сумму к оплате.
  4. Счета можно выставлять в бумажной и электронной форме, а также обходиться без них, используя такие сервисы, как B2B-платежи в ЮKassa.
  5. Счета можно выставлять и физическим лицам, через ЮKassa это делается за несколько кликов.

Выставить счет на оплату онлайн бесплатно

Счёт на оплату услуг и товаров – один из самых популярных документов в бизнесе. Если вам часто приходится оформлять счета, советуем воспользоваться нашим онлайн-сервисом. Из этой мини-инструкции вы узнаете, как выписать счёт на оплату онлайн, и сделать это бесплатно и быстро.

Шаг 1. Ввод реквизитов документа

На первом шаге вам надо ввести основные реквизиты документа: внутренний номер счёта, дату создания, наименование товара или услуги и сумму по каждой позиции. Здесь же можно выбрать статус стороны сделки (один из вариантов):

  • поставщик, продавец, исполнитель;
  • клиент, покупатель, заказчик.

Наименование стороны сделки будет выводиться в виде подсказки из сведений госреестров, просто начните вводить первые буквы и выбирайте из предложенных вариантов.

При указании цены можно выбрать вариант с НДС или без него, а также нужную налоговую ставку: 20%, 10%, 0%. Если заполнение счёта происходит на основании договора, укажите его реквизиты. При желании это поле можно скрыть, для этого проставьте галочку в поле «Не выводить основание».

Шаг 2. Ввод реквизитов получателя платежа

На этом шаге надо заполнить реквизиты получателя платежа:

  • ИНН и наименование;
  • контактные данные;
  • банковские реквизиты;
  • имя должностного лица, который будет подписывать счёт (по умолчанию это сам ИП или руководитель ООО, при желании можно добавить поле для ФИО бухгалтера).

Шаг 3. Ввод реквизитов плательщика

Чтобы завершить счёт на оплату онлайн, остаётся ввести реквизиты плательщика, т.е. контрагента, который оплачивает ваши товары или услуги. Здесь достаточно указать наименование и ИНН плательщика, а также его контактные данные.

Шаг 4. Формирование счёта на оплату

На последнем шаге вы увидите, как выглядит ваш счёт. Внимательно проверьте введённые данные, если обнаружите ошибку, нажмите кнопку «Назад» и отредактируйте текст. Если всё в порядке, то выберите «Сформировать счёт».

Документ можно скачать в формате doc и отредактировать на своём компьютере. Кроме того, счёт доступен в формате pdf. Остаётся только выставить счет онлайн, т.е. направить его на email вашего контрагента. Добавим также, что сервис позволяет формировать неограниченное количество счетов в любое удобное для вас время.

Читайте также:

Как сформировать счет на оплату заказа

Для того, чтобы сформировать счет на оплату для юридических лиц, необходимо на этапе оформления заказа на шаге «Выберите способ оплаты» отметить пункт «Безналичный предоплата» или «Безналичный с отсрочкой платежа».

Сформировать счет на оплату можно 3-мя способами:

Ссылка на странице
подтверждения заказа Ссылка в письме-уведомлении
на электронной почте Из истории заказов
в личном кабинете

Ссылка на счет будет доступна на странице с номером заказа, которая отображается после нажатия кнопки «Заказ подтверждаю».

Обратите внимание, что на этапе подтверждения заказа ссылка будет доступна для юридических лиц, которые уже ранее совершали заказы в нашем интернет-гипермаркете. Если юридическое лицо осуществляет заказ впервые, ссылка будет недоступна до подтверждения заказа менеджером.

Ссылка на счет есть в письме-уведомлении, которое приходит на указанный email после завершения оформления заказа. Для перехода на счет из письма нужно нажать на «Распечатать счет для оплаты».

Если вы не авторизованы (не находитесь в личном кабинете на момент прохождения по ссылке из письма), то сначала вы попадете на страницу входа в личный кабинет.

Сразу после авторизации (ввести e-mail и пароль и нажать «войти») будет сформирован счет на оплату. Если вы уже авторизованы (не выходили из личного кабинета), то по клику на ссылку из письма вы переходите сразу на счет в личном кабинете.

Перейдите в историю заказов, выберите нужный заказ, зайдите в него.

Под списком заказанных товаров вы увидите кнопку «распечатать счет», по клику на которую сформируется счет на оплату заказа.

Обратите внимание!

Возможности самостоятельно сформировать счет на оплату не будет в случаях:

  • Если в составе заказа есть товары со статусом «под заказ».
  • Если Компания была подключена без использования клиентского кода или спецпароля.

Внимание! При покупке товаров ТК Подарочные сертификаты (подарочные карты, подарочные сертификаты) будет выставлен отдельный счет.

Если счет не сформировался, оператор пришлет его на ваш email после обработки заказа.

При этом в письме-уведомлении по заказу вместо ссылки на счет будет отображаться соответствующее информационное сообщение: «Счет для оплаты будет выслан Вам оператором после дополнительного согласования».

образец, лично или онлайн, обязательные реквизиты, физическому лицу, кто подписывает и прочее

Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Видео: способ выставления счёта с помощью приложения

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

  • Название ИП.
  • ИНН предпринимателя.
  • Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
  • Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
  • Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
  • Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
  • Количество товаров или услуг.
  • Цена за единицу и общая стоимость.
  • Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
  • Подпись ИП и печать (при наличии).

Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны

Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx, .xlsx.

Некоторые нюансы для счетов от ИП

Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.

Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:

  • Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
  • Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
  • Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
  • Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.

В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера — нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.

Юрист, автор статей на юридическую тематику. Образование: государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный открытый университет».

Документ об образовании.

Как выставить счет на оплату: бланк, образец заполнения

Счет на оплату – это первичный документ, который можно отнести к необязательным. Он помогает упорядочить взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, задокументировать факт оплаты. Также он может потребоваться при оплате услуг или работ через банк: все большее количество предпринимателей интересуются, как сделать счет на оплату онлайн, для этого необходимо изучить пример счета на оплату услуг и научиться правильно его заполнять.

Необходимость выставления этого документа обычно приписывается в договоре. Если этот пункт отсутствует, то и готовить его необязательно. В таких договорах, как правило, указывается фиксированная сумма. Если она варьируется от сроков и объемов, то дополнительно к договору за каждый вид работ выставляется счет.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57
 
Это быстро и бесплатно!

Когда выставляется

Законодательством РФ утверждено, что любые сделки должны быть сопровождены соответствующим договором. Он регламентирует отношения между сторонами, устанавливает обязанности, ответственность и сроки выполнения работ. Ряд договоров содержат также информацию о стоимости. Это касается договоров, взаимодействие по которым носит разовый характер.

В случае, если договор заключается на длительное время с последующей пролонгацией, к каждому заказу в рамках этого документа необходимо дополнительно выставлять счет.

Выставление счета на оплату таким способом позволяет избежать необходимости каждый раз заключать новый контракт. Также такая система работы страхует от изменений стоимости работ, объемов, позволяет вести более гибкую политику и корректировать при необходимости затраты.

Скачать бланк выставления счета на оплату.

Как выписать счет на оплату

Законодательно он не является бухгалтерским документом, а потому не существует официального бланка. Каждая организация вправе самостоятельно решать, в каком виде выставлять счета своим партнерам.

При этом документ должен содержать следующую информацию:

  1. Реквизиты каждой стороны.
  2. Дату выставления и номер документа.
  3. Описание выполненных работ.
  4. Подписи и печати сторон и др.

По желанию составителя документ может содержать и другие сведения: например, срок действительности, условия оплаты, сроки выполнения работ и другие пояснения.

С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

По безналичному расчету

Наиболее востребованный способ оплаты услуг в крупных компаниях, имеющих собственную бухгалтерию – это безналичный расчет. Этот способ ускоряет процесс и делает взаимодействие оперативным.

Чтобы разобраться, как выставить счет на оплату по безналу онлайн и заполнить бланк (образец которого можно взять на бухгалтерском портале или скачать здесь), нужно сначала оформить электронно-цифровую подпись. С ее помощью можно подписывать и зашифровывать любые файлы и работать исключительно с электронными документами. В остальном бланк выглядит так же, как и стандартный документ.

Оплата от ИП и ООО

Организации могут составлять бланки двумя способами:

  • самостоятельно формировать каждый документ отдельно;
  • выставлять их с помощью специальных бухгалтерских программ.

Различные CRM-программы позволяют автоматически составлять бланки для каждого контрагента, при этом риск ошибок будет минимальным.

Достаточно один раз вбить информацию по заказчику, и программа будет выставлять корректные, унифицированные документы без сбоев. Это также поможет отслеживать счета, проверять их оплату и ускорить рабочие процессы внутри собственной фирмы.

Вне зависимости от формы ведения бизнеса (ИП или ООО), бланк счета на оплату покупателю должен содержать следующие сведения:

  1. Реквизиты ИП или ООО (ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и пр.).
  2. Данные банка организации (расчетный счет, БИК и пр.).
  3. ОКПО и ОКОНХ.
  4. Описание услуг.
  5. Подписи сторон.
  6. Даты и пр.

После указания всех сведений, в нижней части документа ставятся подписи, фамилии и инициалы руководителя фирмы или главного бухгалтера. Соблюдение этих формальных правил поможет узнать, как правильно выставить счет на оплату от ИП. Образец, если фирма не использует профильное программное обеспечение, можно самостоятельно составить в офисных программах.

Все изменения должны быть заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Оформление с НДС и без НДС

НДС – форма налогообложения, которую организация может выбрать при необходимости. Однако, вне зависимости от того, платит компания НДС или использует другую систему уплаты налогов, счет должен содержать информацию об этом.

Размер НДС должен быть указан отдельно, оплачивающая сторона должна видеть размер налога и итоговую общую сумму. Образец-счет с НДС отличается только в части выставления итоговой суммы.

Кроме него необходимо отдельно выставлять счет-фактуру. Она не подписывается оплачивающей стороной, однако необходима для отчетности.

Счет на оплату от физического лица

Выставление счета, помимо всего прочего, способствует также выполнению обязательств предпринимателями перед Налоговым кодексом. При получении любого дохода гражданин обязан уплатить налог.

Физические лица не платят налогов за свою работу в качестве подрядчиков, а потому большинство фирм не соглашается брать обязательства по уплате налогов на себя. С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

Распространенные ошибки при составлении

Наиболее распространенными ошибками являются проблемы, связанные с датами. Многие фирмы не соблюдают пятидневный срок, установленный НК РФ. В этот срок с момента выставления счета должна быть произведена отгрузка товара, в противном случае документ считается некорректным.

Важно также отслеживать, чтобы на всех экземплярах были проставлены верные даты, проверять реквизиты компаний и наличие подписи.

Все изменения, которые вносятся в этот документ, должны быть впоследствии заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Для работы оптимальнее всего использовать унифицированный бланк и подгонять его под каждого клиента. К примеру, счет на оплату от ИП без НДС: образец легко можно переделать под счет от ИП с НДС. Главное – соблюдать и проверять достоверность сведений.

Как выставить счет в 1С Бухгалтерия 8.3? Полная инструкция

Выставление счетов на оплату определенных товаров или услуг не является необходимой мерой. Но в рамках ведения мелкого и среднего бизнеса эта процедура встречается достаточно часто.

 

По этой причине важно разобраться с тем, как выставить счет в программе 1С Бухгалтерия 8.3. Сам процесс очень удобен и не требует большого количества сложных действий.

 

Содержание:

 

1. Заполнение

2. Редактирование данных

3. Как вставить печать и подпись

4. Как печатать счета

5. Выставление счета после отгрузки товара

 

 

 

1. Заполнение

 

Начать нужно с открытия раздела «Продажи» в главном меню. Нажав на него, в перечне доступных ссылок можно увидеть пункт «Счета покупателям».

 

 

После нажатия данной ссылки отроется страница содержащая документы, которые создавались раньше. Здесь нужно кликнуть кнопку «Создать».

 

 

Далее потребуется заполнить поля с внесением данных о покупателе в открывшейся форме.

 

В строке «Оплата до» необходимо указать дату, до наступления которой клиент должен перечислить деньги за товар/услугу. Если он не проведет оплату в срок, счет перестанет быть действительным. Эта особенность программы позволит лучше контролировать процесс продаж.

 

Изначально статус счета отображается как «Не оплачен». Он будет изменяться по мере выполнения обязательств со стороны покупателя.

 

 

Также придется заполнить такие поля, как:

 

  • Банковский счет. Нужно указать тот, на который будет производиться оплата.
  • Организация. Это компания, выступающая в роли продавца.
  • Контрагент. В этом поле указывается официальное название клиента, которому и выставляется счет.
  • Товары или услуги. Здесь отображается наименование услуги/товара, за который нужно выставить счет. Также в этой части документа необходимо указать цену продукта, количество отпускаемых единиц и ставку НДС.

 

 

При необходимости можно оформить скидку клиенту. Для этого нужно найти поле, которое так и называется – «скидка». После придется выбрать конкретный вариант. Их всего 3:

 

  • не предоставлена;
  • на определенные позиции;
  • на весь документ в целом.

 

Если предоставляется скидка, то выбор нужно осуществлять между двумя последними пунктами. Также потребуется указать сумму, на которую снижается стоимость товара.

 

 

Если в поле «договор» нажать кнопку «новый», то произойдет формирование нового договора на основании счета.

 

Когда документ готов, его можно сохранить, нажав на кнопку «Записать».

 

 

2. Редактирование данных

 

Стоимость товарных единиц или конкретной услуги выставляется автоматически, поэтому их нужно проверять. При необходимости цифры можно изменить вручную.

 

Можно указать в соответствующем поле, что предоставляемая тара подлежит возврату. Находится эта кнопка справа от «Товары».

 

 

Стоит обратить внимание на то, что первый реквизит «Контрагент» можно заполнять автоматически. Для этого понадобится справочник контрагентов. Создаваться он может, например, при скачивании выписок банка. Чтобы посмотреть весь список, нужно нажать на ссылку «Показать все».

 

 

Из доступного реестра клиентов можно выбрать нужную компанию и ее данные появятся в поле.

 

 

Когда с клиентом заключен договор на постоянные поставки товаров, то нужно открыть ссылку «Повторять?» в правой верхней части документа и указать нужную дату и периодичность.

 

 

Далее напоминание о запланированной отгрузке будет отображаться в списке документов.

 

3. Как вставить печать и подпись

 

Эта процедура позволит избавиться от необходимости сканировать документ с печатями и подписями, а осуществляется она так же просто, как предыдущая. Особенно удобно применять эту функцию для отправки готовых счетов в электронном виде. Поэтому, для удобства работы тоже стоит изучить последовательность ее выполнения.

 

На той же странице, на которой вносились все данные для выставления счета, нужно выбрать необходимую организацию, и открыть ее карточку.

 

 

Далее потребуется найти файлы с готовыми фискальными изображениями (они могут быть отсканированы) в разделе «Логотип и печать».

 

 

Необходимо, чтобы изображения отображались на правильном фоне – прозрачном или белом.

 

Далее нужно вернуться в документ и выбрать там пункт «Счет на оплату (с печатями и подписями)». В итоге все выбранные изображения отобразятся в документе.

 

 

Следующее что нужно сделать – это сохранить составленный вариант счета. Для этого необходимо нажать на значок дискеты и в появившемся окне указать, в каком формате будет сохранен документ и где на диске его нужно разместить.

 

 

В итоге готовый счет со всеми необходимыми фискальными изображениями можно будет пересылать через email или мессенджеры, что намного удобнее использования и сканирования печатных вариантов.

 

4. Как печатать счета

 

После выполнения всех необходимых действий, готовый счет можно распечатать, нажав на соответствующую кнопку, и выбрав пункт «Счет на оплату» в выпадающем меню. После этого, на экране отобразится конечный вид документа, где можно еще раз перепроверить все сведенья. 

 

 

5. Выставление счета после отгрузки товара

 

Для создания такого документа нужно зайти в пункт меню «Продажи» и выбрать «Реализация (акты/накладные)».

 

 

На следующей странице откроется журнал, в котором регистрируются товарные накладные с наименованием уже отгруженных товаров.

 

После этого нужно выбрать неоплаченную накладную и нажать кнопку «Создать на основании». Далее в выпадающем меню нажать пункт «Счет покупателю».

 

 

В итоге произойдет автоматическое формирование счета на оплату, в который перенесутся все данные из накладной.

 

Рекомендуем прочитать статью: «1С Облако — что это такое? Простыми словами»

Руководство и бесплатный шаблон

скачать

Вы открыли свой бизнес и продали товары или услуги клиентам и покупателям, а это значит, что вам нужно отправить им счет. Но как написать счет?

Даже если вы ведете свой бизнес какое-то время, вам может быть интересно, нужно ли включать дополнительную информацию при составлении счетов-фактур.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура - это счет, который предприятия отправляют клиентам или клиентам с просьбой об оплате товаров или услуг.Счета-фактуры обычно включают описание товаров, за которые вы выставляете счет, а также условия оплаты и прочую информацию.

Счета - важная часть ведения учета, поскольку предприятиям необходимо хранить информацию о продажах и доходах для налогов и бухгалтерского учета.

Счета-фактуры отличаются от квитанций (подтверждающих оплату) и заказов на покупку (которые уведомляют о намерении купить товары и услуги).

Загрузите бесплатный шаблон счета-фактуры

В этой статье объясняется, как сделать счет-фактуру, но как насчет получения примера счета, который вы можете использовать прямо сейчас?

Ниже вы найдете пакет из четырех шаблонов счетов-фактур, которые можно использовать для создания собственных профессиональных счетов-фактур.Наш пакет шаблонов включает редактируемые шаблоны счетов-фактур для компаний с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей - как с НДС, так и без него.

Получите бесплатные шаблоны счетов

Загрузите бесплатные шаблоны счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно. Получите мгновенный доступ нажатием нескольких кнопок.

Ваш адрес электронной почты будет использоваться Simply Business, чтобы держать вас в курсе последних новостей, предложений и советов. Вы можете отказаться от подписки на эти электронные письма в любое время. Политика конфиденциальности Simply Business.

Как создать счет-фактуру: шаг за шагом

Хотите знать, что включить в счет-фактуру? Губернаторuk сообщает, что в ваши счета должна быть включена определенная информация - следуйте инструкциям ниже, чтобы в кратчайшие сроки приступить к работе со счетами.

1. Сделайте ваш счет профессиональным

Первый шаг - составить ваш счет. Вы можете сделать это самостоятельно, используя текстовый редактор или Excel, но вы также можете использовать один из наших бесплатных шаблонов счетов выше.

В вашем текстовом процессоре могут быть даже образцы шаблонов, в зависимости от программы, которую вы используете.

Вы должны использовать профессиональные шрифты и стили, соответствующие вашему бренду, а затем, если возможно, добавить свой логотип и цвета.

2. Четко пометьте свой счет

Убедитесь, что ваши клиенты знают, что это счет, который они получают. Простое добавление слова invoice в верхней части документа может повысить вероятность того, что вам заплатят вовремя, поскольку это выделяет ваш запрос на платеж среди других документов, которые может получить ваш клиент.

В правилах на веб-сайте gov.uk также указано, что «вы должны четко указать в документе слово« счет-фактура »».

Ваш счет должен иметь уникальный идентификационный номер .Это для вас, так как у вас должны быть ссылки на все выставленные вами счета, чтобы не создавать дубликатов.

Можно использовать последовательность чисел, которая постепенно увеличивается. Вы также можете использовать буквы перед числом, что может указывать на конкретного клиента.

3. Добавьте название компании и информацию

Это означает как информацию о вашей компании, так и сведения о компании, которой вы выставляете счет:

  • название вашей компании, адрес и контактные данные

  • название компании вашего клиента и адрес, включая имя контакта, чтобы он мог связаться с нужным лицом

  • адрес вашего зарегистрированного офиса и регистрационный номер компании, если вы являетесь компанией с ограниченной ответственностью, а также официальное зарегистрированное имя

Имейте в виду, что если вы компании с ограниченной ответственностью, и вы решили добавить имена своих директоров в счет-фактуру, вам необходимо добавить имена всех директоров.

4. Напишите описание товаров или услуг, которые вы выставляете за

. Эти описания не должны быть длинными, но они должны быть достаточно подробными, чтобы ваши клиенты знали, за что они платят.

В конце концов, если они понятия не имеют, за что им выставляют счет, они с большей вероятностью запросят счет, что приведет к задержке платежа.

После того, как вы добавили четкое описание каждого товара, вы должны добавить количество каждого товара и цену.

5.Не забывайте даты

. Вам нужно добавить даты в счет. Это:

Вы можете добавить дату поставки к описанию ваших товаров или услуг и добавить дату счета вверху вместе с вашим именем, адресом и контактными данными.

6. Сложите причитающуюся сумму

Помимо затрат на отдельные товары или услуги, вам также необходимо указать общую сумму задолженности.

Плюс, если вы договорились со своим клиентом о скидке, отметьте это в счете и вычтите ее из общей стоимости.

Если применимо, укажите также сумму НДС.

7. Укажите условия оплаты

Вы должны заранее согласовать условия оплаты с покупателем, но также рекомендуется указать условия оплаты в счете.

Поэтому, если вы ожидаете, что вам заплатят в течение определенного количества дней, напомните покупателю, включив его в счет-фактуру.

Что еще более важно, запишите, как именно ваш клиент должен произвести платеж. Скорее всего, вы захотите, чтобы клиент производил оплату напрямую на банковский счет.В таком случае обязательно укажите свои банковские реквизиты.

Четкие условия оплаты, а также облегчение для клиентов процесса оплаты должны помочь с потоком денежных средств вашего бизнеса, поскольку это способствует быстрой оплате.

Если вы ищете банк, вот лучшие банковские счета для предприятий, за которые проголосовали сами предприятия.

Выставление счетов-фактур

Gov.uk сообщает, что вам следует использовать счета-фактуры НДС, если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС. Для этих счетов-фактур требуется больше информации, чем для обычных счетов-фактур.

Существуют различные типы счетов-фактур НДС, которые вы можете выписать - полный счет, измененный счет для розничных поставок на сумму более 250 фунтов стерлингов и упрощенный счет-фактуру для поставок менее 250 фунтов стерлингов.

Информация, которую вам необходимо указать, зависит от типа выставляемого вами счета-фактуры. На веб-сайте gov.uk есть удобная таблица, в которой можно узнать, какую информацию следует добавить в зависимости от счета.

Как правило, им нужна та же информация, что и в обычных счетах, плюс:

  • налоговый пункт (время поставки), если он отличается от даты счета-фактуры

  • ставка НДС и общая сумма начисленного НДС, если все товары оплачиваются по одинаковой ставке

  • , если разные товары имеют разные ставки НДС, покажите это для каждого из них

Как отправить счет

Самый быстрый и простой способ отправить счета - это электронное письмо.Вы можете прикрепить счет-фактуру в формате PDF, который не редактируется (для предотвращения мошенничества), и включить четкое и краткое описание вашего бизнеса и счета-фактуры в тему и текст сообщения электронной почты.

У разных клиентов и клиентов могут быть разные процессы получения счетов. Было бы неплохо узнать, есть ли в теме письма определенная информация, которая поможет вам быстрее получать деньги.

После того, как вы отправили счет, вы можете позвонить своему клиенту, чтобы убедиться, что он его получил, а если платеж не поступает, вы можете вежливо подтолкнуть клиента.

В качестве альтернативы есть программное обеспечение, которое может упростить отправку счетов. В некоторых случаях вы можете создавать и отправлять счета прямо из мобильного приложения - подробнее об этом ниже.

А как насчет программного обеспечения для выставления счетов?

Выше мы предоставили несколько бесплатных загружаемых шаблонов счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно. Вы можете использовать их, чтобы снять стресс при создании собственных счетов-фактур с нуля.

Если вы хотите узнать, как самостоятельно выставить счет, вы также можете ознакомиться с нашим списком лучших приложений для выставления счетов, где вы найдете еще больше вариантов шаблонов счетов.

Кроме того, некоторые банки, ориентированные на цифровые технологии и только для мобильных устройств, могут даже создавать и отслеживать счета за вас, избавляя от необходимости вести учет. Взгляните на лучшие банки-конкуренты для бизнеса.

Как у вас дела с выставлением счетов? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Как выставить счет для более быстрой оплаты

8 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Как выставить счет

Чтобы выставить счет, вам необходимо создать профессиональный документ, в котором будут описаны услуги, которые вы предоставляете своим клиентам, контактные данные как для вашего бизнеса, так и для бизнеса вашего клиента, сумма задолженности за вашу работу и срок оплаты счета.

Счета-фактуры позволяют вам выставлять счета вашим клиентам за ваши услуги и помогают отслеживать весь доход, который вы получаете от своего бизнеса. Создание профессионального шаблона счета-фактуры для работы позволяет быстрее получать оплату и тратить меньше времени на управление процессом выставления счетов.

Бесплатные шаблоны счетов-фактур

Бесплатные шаблоны счетов-фактур могут помочь вам быстро подготовить профессиональные счета для отправки вашим клиентам. Вы можете скачать бесплатные шаблоны счетов для различных платформ; вот несколько вариантов на выбор:

FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними.Попробуйте бесплатно

- Бесплатный шаблон счета в формате PDF
- Бесплатный шаблон счета в формате Word
- Бесплатный шаблон счета в Excel
- Бесплатный счет для Google Docs
- Бесплатный счет для Google Таблиц

Вот несколько полезных советов и бесплатных шаблонов, которые можно показать вам как выставить счет:

Как сделать счет: пошаговое руководство

Как создать счет бесплатно

Каков правильный формат счета?

Как создать счет в Microsoft Word?

Как сделать профессиональный счет

Бесплатные шаблоны счетов

Как сделать счет: пошаговое руководство

Чтобы создать счет с нуля, вам необходимо выполнить следующие действия, чтобы убедиться, что вы включая всю важную информацию, которая понадобится вашему клиенту:

В верхней части счета укажите информацию о вашей компании.Включите название своей компании (если вы фрилансер, это может быть просто ваше полное имя), адрес вашей компании, номер телефона и адрес электронной почты. Если у вашей компании есть логотип, включите его в заголовок.

2. Включите контактную информацию вашего клиента

Затем укажите все контактные данные вашего клиента. Убедитесь, что вы указали правильное контактное лицо для получения счета. Перед отправкой первого счета рекомендуется найти лучшего контактного лица для нового клиента.Укажите адрес компании, номер телефона и адрес электронной почты вашего контактного лица.

3. Предоставьте информацию о счете-фактуре

Каждый счет-фактура, который вы отправляете, должен включать уникальный номер счета-фактуры, чтобы вы могли легко отслеживать различные отправляемые счета. Выберите систему нумерации счетов, которая работает на вас, и оставайтесь последовательными, чтобы избежать путаницы. Самый простой способ пронумеровать счета-фактуры - начать свой первый счет как счет-фактуру 1 и отсчитывать оттуда. Вы также захотите указать дату выставления счета.

4. Укажите условия оплаты

Важно, чтобы в вашем счете было четко указано, когда и как вы ожидаете, что клиенты будут платить вам. Включите дату оплаты счета. Фрилансеры часто используют 30-дневный платежный цикл, поэтому, если вы выставляете счет 1 апреля, оплата должна быть произведена через 30 дней, 1 мая. Вы также захотите указать информацию о принимаемых вами способах оплаты (т. Е. Кредит карта, чек, PayPal и т. д.). Если вы взимаете штраф за просрочку платежа, четко укажите в счете условия оплаты за просрочку платежа.Хорошая идея - обсудить все условия оплаты с клиентом при первом входе в систему, чтобы его не удивили детали, когда вы отправите свой первый счет.

5. Включите подробный список услуг

Чтобы быть максимально прозрачным, важно включить подробный список услуг, предоставленных за период выставления счета. Эту информацию проще всего представить в виде таблицы со столбцами, которые включают:

  • Оказанные услуги
  • Дата
  • Количество / часы
  • Ставка
  • Промежуточный итог

6.Перечислите применимые налоги

Налоги, которые вы собираете с клиентов, зависят от вашего местоположения и типа бизнеса. Было бы неплохо провести исследование через местное налоговое управление, чтобы узнать, сколько налогов вы должны взимать со своих клиентов.

7. Рассмотрите возможность добавления примечаний

Хотя в этом нет необходимости, вы можете добавить примечание в конце счета-фактуры, содержащее дружеское сообщение с благодарностью для вашего клиента. Это не только полезно для вашего бренда, но и обычная вежливость, такая как простое спасибо, на самом деле может помочь вам быстрее получать деньги.

Как создать счет бесплатно

Чтобы создать счет бесплатно, создайте свой собственный счет с помощью Microsoft Word, Microsoft Excel или Google Docs. Вы можете использовать готовый шаблон счета-фактуры, предлагаемый выбранной вами программой, или можете создать свой собственный счет-фактуру с нуля.

Чтобы бесплатный счет-фактура выглядел профессионально и уникально, вы можете загрузить бесплатные шаблоны счетов в Интернете, которые затем можно будет персонализировать в соответствии с требованиями своего малого бизнеса. FreshBooks предлагает бесплатные профессиональные шаблоны счетов, которые вы можете скачать для индивидуальных предпринимателей и фрилансеров.

Каков правильный формат счета-фактуры?

Вот правильное форматирование счета-фактуры, включая образец счета-фактуры:

  • Информация о вашей компании отображается в верхней части счета-фактуры в виде заголовка.
  • Далее платежные реквизиты вашего клиента четко указаны под информацией о вашей компании.
  • Помимо платежных данных клиента, укажите номер счета, дату выставления и срок оплаты.
  • Убедитесь, что общая сумма счета выделена жирным шрифтом в верхней части счета, чтобы клиенты могли легко увидеть, что они вам должны.
  • Включите подробный список оказанных услуг с кратким описанием, стоимостью, количеством или часами и промежуточной суммой.
  • Включите общую сумму в конце счета вместе с применимыми налогами.

Как создать счет в Microsoft Word?

Microsoft Word предлагает простые в использовании профессиональные шаблоны счетов, которые помогут вам составить свой первый счет. Если вы знакомы с их программным обеспечением, это может стать хорошей отправной точкой для владельцев бизнеса, которые только начинают создавать счета.Оно не так оптимизировано и автоматизировано, как облачное решение для выставления счетов, но это хороший первый шаг.

Вот как создавать счета в Microsoft Word:

  • В Word откройте меню «Файл» и выберите «Создать из шаблона».
  • Воспользуйтесь строкой поиска в правом верхнем углу и найдите «Счет-фактура».
  • Выберите шаблон счета-фактуры, который вы хотите использовать, из предложенных вариантов.
  • Добавьте в заголовок информацию о вашей компании и логотип.
  • Включите контактную информацию вашего клиента.
  • Четко укажите номер счета, дату выставления, срок оплаты и условия оплаты.
  • Подробно обо всех услугах, которые вы предоставили клиенту, с описанием, оплатой за единицу, налогами и промежуточными итогами.
  • Укажите общую сумму, причитающуюся по счету, жирным шрифтом.
  • Добавьте нижний колонтитул с любыми примечаниями, которые вы хотите добавить, например кратким сообщением с благодарностью.

Как сделать профессиональный счет

Чтобы сделать профессиональный счет, вы можете приобрести облачное программное обеспечение для выставления счетов.Программное обеспечение для выставления счетов дает вам больше возможностей и больше поддержки для создания и отслеживания ваших счетов.

Вот несколько преимуществ облачных решений для выставления счетов:

Дополнительные параметры настройки

Программное обеспечение для выставления счетов предоставляет дополнительные параметры настройки, которые могут помочь установить идентичность вашего бренда. Вы можете настроить шрифты и цветовые схемы, изменить стиль счета и добавить логотипы.

Упрощение выставления счетов и более быстрые платежи

Платежная информация ваших клиентов хранится в системе, а номера счетов генерируются автоматически, поэтому вы можете быстрее создавать счета с помощью облачного программного обеспечения для выставления счетов.Программное обеспечение для выставления счетов также позволяет клиентам оплачивать непосредственно из счета, поэтому вы можете получать оплату быстрее.

Отслеживайте ваши продажи

Программа для выставления счетов сохраняет все ваши прошлые счета и предлагает панель инструментов, которая помогает вам легко отслеживать ваши продажи. Вы сможете просматривать оплаченные и неоплаченные счета-фактуры и просроченные счета-фактуры в одном месте.

Доступ из любого места

Облачные решения позволяют получать доступ к своим счетам из любого места, поскольку они не сохраняются на определенном устройстве.Вы можете войти в свою учетную запись, чтобы создать счет или записать платеж из дома, с мобильного устройства или в офисе.

Повышенная безопасность

Выставление счетов в облаке предлагает дополнительную защиту с помощью шифрования данных, что обеспечивает безопасность всей информации вашего бизнеса и клиентов. Большинство облачных решений более безопасны, чем хранение данных счетов на вашем рабочем компьютере.

Упрощенная отчетность

Облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета предлагает возможность быстро создавать отчеты, чтобы дать вам четкое представление о финансах вашего бизнеса.Вы можете сравнивать свои продажи за разные периоды и легко отслеживать неоплаченные счета.

Исключите счета-фактуры и бухгалтерский учет из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Бесплатный генератор счетов | Простой счет-фактура

Как составить счет-фактуру с помощью генератора счетов-фактур

Эти пошаговые инструкции покажут вам, как создать счет-фактуру, который включает все стандартные элементы профессионального счета-фактуры. Ниже мы расскажем, как настроить счет, чтобы он был уникальным для вашей компании.

При первом создании счета-фактуры вам необходимо добавить некоторую информацию в пустой шаблон счета-фактуры.

  1. Добавьте информацию о своей компании в разделе From , включая имя, номер телефона и адрес
  2. Заполните данные своего клиента в разделе For , включая имя, адрес электронной почты и адрес
  3. Добавьте каждую позицию строки вместе с описанием, ставкой и количеством
  4. Если применимо, введите налоговую ставку, тип валюты и размер скидки.
  5. Напишите инструкции и условия оплаты в Notes section
  6. Настройте свой счет, добавив логотип и выбрав цвет вашего бренда

Как отправить счет-фактуру

После того, как ваш первый счет будет заполнен, вам нужно будет узнать, как отправить его своему клиенту.Наш генератор счетов дает вам два простых варианта отправки счета.

Сначала напишите письмо своему клиенту. Вы можете включить ссылку на свой счет в электронное письмо или отправить им PDF-файл счета в качестве вложения. Клиент просто нажимает на ссылку или вложение, чтобы увидеть счет.

Затем проверьте статус отправленного счета. Если вы отправите счет по электронной почте непосредственно из Invoice Simple, вы получите уведомление, когда ваш клиент просматривает счет. Уведомление полезно для отслеживания клиентов, чтобы подтвердить платеж.

Основные элементы счета-фактуры

Счет-фактура состоит из 9 основных элементов. Некоторые из этих элементов необходимы, а другие являются дополнительными или используются только для настройки.

  1. Заголовок

    Заголовки должны четко указывать цель документа. Наше программное обеспечение позволяет создавать оценки, счета и квитанции. Включение заголовка позволяет вам и клиенту быстро их отличить. Это сэкономит вам время при просмотре ваших записей или заполнении налоговой декларации.

    Обратите внимание на изображение с пометкой «Логотип компании» справа от заголовка. Здесь вы можете добавить свой собственный логотип для получения более профессиональных оценок, счетов-фактур и квитанций. Если у вашей компании нет логотипа, вы можете оставить этот раздел пустым, если остальная часть счета оформлена правильно.

  2. Название и реквизиты компании

    При создании счета вы должны указать юридическое название и контактные данные вашей компании. Это должно включать ваш адрес, номер телефона и адрес электронной почты.Обычно информация о компании пишется в верхней части счета, чтобы четко различать компанию, предоставляющую товары или услуги, и компанию, получающую их.

  3. Имя и данные клиента

    Четко укажите имя и контактные данные вашего клиента. Эти контактные данные должны включать адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

  4. Номер счета-фактуры

    Каждый счет-фактура имеет уникальный идентификатор, называемый номером счета-фактуры.Номера счетов могут помочь отслеживать несколько счетов. Номера счетов можно форматировать по-разному. Эти форматы могут включать номера файлов (INV0001), уникальные коды выставления счетов или номера заказов на поставку на основе даты.

    Если вы используете программное обеспечение Invoice Simple invoicing для автоматического управления вашим номером счета, программа создаст уникальный номер счета для каждого документа. Если вы хотите использовать свой собственный формат для номера счета-фактуры, вы можете самостоятельно обновлять каждый номер счета каждый раз, когда используете генератор счетов.

  5. Дата

    Важно указать дату выставления каждого счета. Это может устранить путаницу, когда один и тот же клиент получает несколько счетов. Поскольку оплата обычно должна быть произведена через определенное количество дней после получения счета-фактуры, в том числе дата является важной частью показа срока платежа.

  6. Описание предоставленных товаров или услуг

    В шестую рамку вы должны включить отдельные позиции для каждого товара или услуги, которые вы предоставляете.Каждая строка должна включать следующее:

    • Название предоставленных товаров или услуг.
    • Цена за единицу или почасовая оплата.
    • Количество или количество отработанных часов.

  7. Подробные сборы

    Затем добавьте любые налоги, сборы за доставку и обработку или дополнительные сборы, которые применяются к предоставленным товарам или услугам. Мы рекомендуем перечислять эти налоги и сборы как отдельные статьи, поскольку некоторые компании используют разные внутренние бюджеты для покрытия этих сборов.

  8. Сальдо к оплате

    Генератор счетов рассчитает общий сальдо к оплате на основе отдельных позиций, которые вы ввели в поля шесть и семь.

  9. Положения, условия и инструкции по оплате

    Условия оплаты в счете-фактуре - это часть, на которую чаще всего не обращают внимания. Стандартные условия оплаты могут варьироваться в зависимости от отрасли, политики вашей компании или предыдущей истории отношений с клиентом.

    Важно четко указать последствия нарушения этого соглашения любой из сторон. Эти штрафы могут включать штрафы за просрочку платежа или дополнительные расходы.

    Здесь также можно указать предпочитаемый способ оплаты, будь то чек, наличные, банковский перевод, Paypal или кредитная карта.Затем добавьте в инструкции по оплате. Например, укажите номер своего счета и название банка, если клиенты должны платить прямым переводом.

Преимущества использования генератора счетов-фактур

Избавление от повторного ввода информации

При первом использовании генератора счетов-фактур в первый раз вы увидите пустой шаблон счета-фактуры.

В следующий раз вы создаете счет-фактуру, шаблон счета-фактуры автоматически заполнит всю вашу соответствующую бизнес-информацию, товары и информацию о клиенте.Генератор счетов даже будет использовать интеллектуальный текст для автозаполнения информации о клиенте, такой как номер телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес, когда вы вводите имя клиента.

В следующий раз, когда вы захотите создать счет, шаблон счета будет автоматически заполнен всей необходимой информацией. То же самое относится к вашим клиентам и товарам. Мы заполним всю информацию о вашем клиенте (телефон, электронная почта, адрес), когда вы начнете вводить имя клиента.

Получите онлайн-счет-фактуру для совместного использования и печати в один прием

Вы можете поделиться или загрузить свой счет в формате PDF одним нажатием кнопки.Это экономит много времени по сравнению с шаблонами счетов в Excel и Word, для которых вам нужно выполнить несколько шагов, чтобы экспортировать документ в формате PDF или быть уверенным, что ваш клиент может открывать файлы определенного формата.

Есть и другие преимущества отправки счетов через генератор счетов Invoice Simple.

  1. Ваш счет будет подходить для просмотра на мобильных устройствах и на компьютере.
  2. Вы получите уведомление, когда ваш клиент получит и просматривает счет.
  3. Если ваш клиент не просматривал ваш счет в течение нескольких дней, Invoice Simple автоматически отправит ему вежливое напоминание.
Вместо того, чтобы усердно работать, мы должны работать с умом! Разумно использовать правильный инструмент для работы: генератор счетов.

Отправка счета по электронной почте через Генератор счетов дает несколько дополнительных преимуществ. Во-первых, ваш счет будет удобен для просмотра на мобильных устройствах и на компьютерах. Во-вторых, вы получите уведомление, когда ваш клиент получит и просмотрит счет. И в-третьих, если ваш клиент не просматривал ваш счет через пару дней, Invoice Simple автоматически отправит ему вежливое напоминание.

Вместо того, чтобы усердно работать, мы должны работать с умом! Разумно использовать подходящий инструмент для работы - генератор счетов.

Наш бесплатный генератор счетов экономит ваше время

При использовании генератора счетов Invoice Simple вы экономите много времени и усилий. Вот некоторые из причин, почему:

  • Автоматически сохраняйте своих клиентов и товары, чтобы они были доступны в следующий раз, когда вы будете писать счет
  • Организуйте свои счета за секунды
  • Используйте профессионально разработанный шаблон, совместимый с принтерами и мобильные устройства
  • Легко и быстро получить полный обзор вашего бизнеса
  • Узнавайте, когда ваш счет просматривается покупателем
  • Обработка кредитных карт онлайн или на месте
  • И получите доступ ко многим другим удивительным преимуществам

См. наше руководство по программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса, чтобы получить более подробную информацию обо всех ваших возможностях.

Что такое счет-фактура? Руководство, примеры и что включить

Счета-фактуры иногда путают с заказами на поставку, но эти документы служат для разных целей.

Как правило, продавцы выставляют счета, а покупатели оформляют заказы на покупку (ЗП). Заказ на покупку - это договор купли-продажи между покупателем и продавцом.

Например, местная кофейня хочет купить пять ящиков эспрессо у своего любимого дистрибьютора. Владелец кофейни может подписать заказ на покупку при покупке продукта.Дистрибьютор выставит счет при получении кофе.

3. Предлагайте варианты оплаты через Интернет

Чтобы упростить процесс выставления счетов, упростите процесс оплаты. Предоставьте клиентам простой способ оплаты вашего счета, чтобы стимулировать своевременные платежи и улучшить их взаимодействие с вашей компанией. Используя QuickBooks, вы можете создавать электронные счета и принимать платежи из одного места, улучшая общую транзакцию для вашей команды и ваших клиентов.

Когда следует выставлять счета?

Создайте и отправьте счет, как только вы выполните заказ или услугу.Неспособность быстро выставить счета клиентам может привести к задержкам платежей, а своевременное выставление счетов может помочь вам улучшить денежный поток. Использование таких показателей, как количество дней непогашенных продаж (DSO) и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, может помочь вам отслеживать скорость платежей и эффективность вашей дебиторской задолженности.

Как долго вы должны дать кому-то оплатить счет?

Определите четкие условия оплаты, определяющие, как долго клиенты должны оплачивать свои счета в процессе продажи. Чистые 30 или 30 дней - это обычное время, которое отводится на оплату счетов, но выбирайте условия оплаты, которые имеют смысл для вашего бизнеса, вашего клиента и транзакции.Варианты варьируются от требования предоплаты до условий чистых 90, которые дают клиентам 90 дней на оплату неоплаченных счетов. Стоимость и сложность проекта могут повлиять на выбранные вами условия оплаты.

Являются ли счета-фактуры юридическими документами?

Нет, счета-фактуры сами по себе не являются юридически обязательными документами. Счета-фактуры не содержат доказательств того, что компания и ее клиент согласовали условия оплаты, указанные в счете-фактуре. Чтобы снизить вероятность оспаривания счета-фактуры, предприятия могут заключать контракты, в которых излагаются детали транзакции.Контракты, подписанные обеими сторонами, могут выступать в качестве юридических документов, уменьшать вероятность недопонимания относительно транзакций и могут помочь ускорить процесс оплаты.

Что происходит, когда покупатель отказывается оплачивать счет?

Иногда клиенты могут не согласиться с выставленным им счетом. Когда это произойдет, вам нужно будет начать процесс разрешения спора по счету. Это начинается с разговора между вами и клиентом, чтобы определить, с какими элементами счета-фактуры клиент не согласен.Некоторые споры можно разрешить путем обсуждения, но вам может потребоваться перейти к возбуждению судебного иска для сбора платежей, если вы и ваш клиент не можете прийти к соглашению по оспариваемым элементам счета.

В других случаях у клиентов может не быть проблем со счетом, а скорее всего, они просто не оплатили счет в соответствии с согласованными условиями оплаты. В этой ситуации как можно скорее свяжитесь со своим клиентом по поводу неоплаченного счета. Если ваши попытки получить платеж не увенчались успехом, у вас есть несколько вариантов, например факторинг счетов или обращение в суд.Уведомление клиентов о том, что вы предлагаете скидки за досрочные платежи или взимаете штрафы за просроченные счета, может побудить их совершать своевременные платежи.

Использование бухгалтерского программного обеспечения для автоматизации выставления счетов и приема платежей

QuickBooks Payments позволяет легко создавать профессиональные счета и принимать платежи в одном месте, улучшая общий процесс транзакций для вашей команды и ваших клиентов.

С помощью функций выставления счетов QuickBooks Payments вы можете принимать платежи, отправлять индивидуальные счета и пользоваться преимуществами автоматического сопоставления, чтобы упростить бухгалтерский учет.Финансовая отчетность обновляется в режиме реального времени, немедленно отражая изменения в вашей дебиторской задолженности и остатках на банковских счетах.

Счета-фактуры

: как создавать, отправлять по электронной почте и настраивать напоминания о счетах-фактурах

Отправляйте счета клиентам вручную или через автоматизацию конвейера. Если вам нужно много разослать, ускорите процесс, создав шаблоны и используя автоматизацию!

Здесь размещено:

Создание и отправка счетов

Счета-фактуры могут быть созданы и отправлены владельцем фирмы или любым членом команды, назначенным для учетной записи или которому были предоставлены права доступа для просмотра всех учетных записей.

Есть два способа создавать и отправлять счета:

Создание и отправка счета один раз

Чтобы создать и отправить счет в TaxDome, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку + NEW на левой боковой панели, выберите Счет-фактура в выдвигающемся меню.

2. Введите сумму счета-фактуры.

3. Добавьте описание, в котором указывается, что включается в счет-фактуру.

4.Затем нажмите кнопку Отправить , чтобы создать и отправить счет.

Помимо суммы, есть и другие детали, которые вы можете включить в счет. Ниже мы покажем вам все, что вы можете добавить.

1. Размещено по адресу: Введите дату счета-фактуры. Вы можете выставить счет на текущую дату (установленную по умолчанию), прошедшую дату, но не дату в будущем.

2. Налог с продаж: Если вы хотите, чтобы к счету применялся налог с продаж, установите флажок Налог с продаж .

3. Ставка налога : Введите налоговую ставку (HST или НДС в зависимости от настроек валюты). После добавления налога с продаж он отражается в общей сумме (подробнее см. Ниже)

4. Номер счета: Введите номер счета по вашему выбору. Если вы оставите поле пустым, TaxDome автоматически создаст его для вас (подробности см. Ниже).

5. Член группы: Выберите другого члена группы, который получит платеж по счету (по умолчанию его получает лицо, создавшее счет).

6. Выберите способ оплаты: Выберите способ оплаты, который должен использовать клиент; эта опция доступна только в том случае, если вашей службой обработки платежей по умолчанию является CPACharge. (Подробнее см. Здесь.)

7. Оплатить счет-фактуру с использованием клиентских кредитов: Установите этот флажок, если хотите, чтобы счет-фактура автоматически помечалась как оплаченная. Этот вариант доступен только в том случае, если у вашего клиента достаточно кредитов для оплаты счета.

8. Отправить счет клиенту по электронной почте: Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы клиент получал уведомление по электронной почте о счете.

9. Описание: Заполнение поля обязательно.

10. Вакансии. Вы можете связать свой счет-фактуру с существующим заданием с номером , чтобы он сразу же стал доступен в рабочем процессе, когда это необходимо. Щелкните ссылку Добавить , затем Ссылка на задания и выберите задания. После связывания отображается раздел Jobs . Вы можете увидеть название должности и конвейер, к которому она принадлежит (подробнее о привязке счетов к вакансиям читайте ниже).

11. Напоминания: Выберите Включить для отправки клиенту уведомления по электронной почте, если он не оплатит счет в течение трех или указанного количества дней (подробности см. Ниже).

Создание шаблона и автоматическая отправка счетов

Используя автоматизацию TaxDome, вы можете настроить автоматическую отправку счетов, когда задания переходят на определенный этап в конвейере. Чтобы отправить автоматический счет клиенту, вам сначала понадобится его шаблон. Для получения дополнительных сведений см. Нашу страницу «Пользовательские шаблоны счетов-фактур».Когда у вас есть нужный шаблон, выполните следующие действия:

1. Перейдите к Settings , выберите Pipelines , затем щелкните имя трубопровода или кнопку CREATE PIPELINE .

2. Выберите этап, с которым нужно связать автоматизацию, щелкните + Добавить автоматизацию , затем выберите Создать счет-фактуру в раскрывающемся меню.

3. Выберите шаблон для автоматизации, затем выберите E nable в поле Напоминания , если вы хотите, чтобы дополнительное электронное письмо отправлялось клиенту, если он не отвечает в течение определенного периода времени.Подробнее о том, как работают напоминания , читайте здесь.

4. Нажмите кнопку Сохранить , чтобы сохранить изменения.

Как только задание переходит на этап в конвейере с автоматизацией Create Invoice , отображается список автоматизации. Если вы не хотите, чтобы счет отправлялся автоматически, снимите флажок «Автоматизация» и нажмите Переместить .

Настройка напоминаний о счетах

При создании счета-фактуры или настройке автоматизации Create Invoice вы можете включить Напоминания .Когда вы это сделаете, клиенту будет отправлено напоминание о счете, если он не был оплачен в течение определенного периода времени; количество дней по умолчанию - три, но вы можете это изменить:

  • Порог бездействия, дней : Это количество дней до отправки напоминания неактивному клиенту. По умолчанию напоминание отправляется через три дня после выставления счета, но вы можете изменить его на то, что вам больше нравится.

  • Ограничение до : Это количество напоминаний, которые TaxDome отправляет клиенту.По умолчанию клиент получает только одно электронное письмо с напоминанием, но вы также можете изменить его на то, что вам больше нравится.

Напоминания прекращаются, когда ...

  • ... клиент не оплатил счет, но отправлено заданное количество напоминаний.
  • ... клиент оплатил счет.

Как создаются номера счетов

  • Вы можете вручную выбрать номер счета при создании счета, но если вы оставите поле пустым, TaxDome автоматически сгенерирует его.

  • Номер счета будет отправлен в QuickBooks, если вы настроили синхронизацию.
  • Вы сможете изменить номер счета позже, и он будет автоматически обновлен в QuickBooks, если вы настроили синхронизацию.
  • Каждый счет внутри вашей фирмы имеет уникальный номер; ваша фирма не может иметь два или более счетов на один и тот же.
  • При автоматическом создании номер счета-фактуры следует за предыдущим.
  • Если вы вручную создаете номера счетов-фактур, система будет использовать следующий доступный номер при создании нового счета-фактуры.

Как добавить налоговую ставку

Ставка налога добавляется либо вручную к каждому счету, который вы создаете, либо автоматически с использованием ставки по умолчанию. Перейдите в Настройки , Интеграции , затем Платежи . В разделе Предпочтение заполните поле Ставка налога по умолчанию , затем нажмите Сохранить .

Чтобы узнать, как Ставка налога по умолчанию работает с шаблонами счетов, перейдите сюда.

После того, как вы добавили ставку налога по умолчанию, она будет применяться ко всем новым счетам, если вы установите флажок Налог с продаж . При необходимости вы по-прежнему сможете изменить сумму налоговой ставки вручную.

Что видят клиенты при создании счетов-фактур

Ваш клиент может просматривать и оплачивать счета, щелкнув уведомление на своей панели инструментов, щелкнув ссылку в своем электронном уведомлении или щелкнув ссылку в разделе Счета своего портала.

Если вы хотите увидеть TaxDome со стороны клиента, откройте его портал только для чтения.

Отправка счетов по электронной почте

Клиенты с включенным NOTIFY получают уведомление о счете по электронной почте при создании счета. Если вы хотите отправить один или несколько счетов по электронной почте из-за просрочки платежей или из-за того, что Уведомить было отключено , выберите один из следующих вариантов:

  • Чтобы отправить единый счет по электронной почте: Щелкните значок с тремя точками справа от счета, затем щелкните Отправить счет по электронной почте.

  • Для отправки выбранных счетов-фактур по электронной почте: На странице Счета-фактуры в профиле учетной записи установите флажки рядом со счетами-фактурами, которые вы хотите отправить, затем нажмите кнопку Отправить по электронной почте с выбранными счетами-фактурами .

  • Чтобы отправить все неоплаченные счета по электронной почте: На странице Счета в профиле учетной записи установите флажок в верхнем левом углу, затем нажмите кнопку Отправить электронное письмо с выбранными счетами .

Затем выполните следующие действия:

1. Проверьте информацию о счете. Если было выбрано несколько счетов-фактур, убедитесь, что все они есть.

2. Введите настраиваемое сообщение для клиента (необязательно).

3. Электронное письмо будет отправлено на все адреса электронной почты, связанные с учетной записью, для которой включен Уведомление . При необходимости добавьте другие адреса электронной почты, нажав ДОБАВИТЬ ДРУГОЙ АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ .

4. Затем нажмите Отправить , чтобы отправить счет.

Как связать и автоматически перемещать счета в заданиях

Связывание счетов-фактур с заданиями помогает сделать их незамедлительно доступными в рабочем процессе, когда это необходимо. Кроме того, вы также сможете автоматически переводить задания на следующий этап в конвейере, когда клиент оплачивает счет.

Счета-фактуры могут быть связаны с вакансиями владельцем фирмы или любым членом команды, которому предоставлены права доступа для просмотра истории счетов-фактур. Они связаны либо вручную, либо путем добавления автоматизации.В то время как добавление счетов-фактур в конвейер с использованием автоматизации предполагает изменение шаблона конвейера, связывание вручную позволяет отслеживать все счета-фактуры в конвейере без изменения шаблона.

Вот как это работает:

1. Войдите в настройки конвейера, добавьте этап для ожидающего платежа счета-фактуры, затем включите Задания Automove . Вы можете добавить автоматизацию Create Invoice (см. Здесь) или вручную привязать неоплаченный счет (шаг 2 ниже).У задания может быть столько связанных счетов-фактур, сколько необходимо.

2. Есть три способа привязать счет вручную:

  • Из экрана создания / редактирования счета. Щелкните ссылку Добавить , затем Ссылка на задания и выберите задания. После связывания отображается раздел Jobs . Вы можете увидеть название должности и конвейер, которому она принадлежит.
  • Из списка счетов. Щелкните значок с тремя точками справа от счета-фактуры, выберите Ссылка на задания , затем выберите задания из списка и щелкните Отправить .
  • Из трубопровода. Убедитесь, что задание находится на правильном этапе, щелкните поле задания, щелкните + Ссылка в правом верхнем углу, выберите «Счета-фактуры», затем выберите счета-фактуры. Вы можете привязать любые счета-фактуры, ранее отправленные, к учетной записи клиента.

Вот и все! Как только клиент оплачивает счет, работа автоматически переводится на следующий этап. А если вы переместите задание вручную, вы всегда сможете решить, что нужно сделать со связанным счетом-фактурой.

Как создать счет - Справочный центр

Как создать счет-фактуру ( 1 из 1)

Wave упрощает создание и отправку счетов вашим клиентам.Вот как:

  1. Щелкните Продажи в меню в левой части экрана и выберите Счета-фактуры .
  2. Щелкните Создать счет .
  3. В разделе Создать счет-фактуру вы можете сделать следующее:
    1. Выберите Номер счета-фактуры . Следующий номер счета будет сгенерирован для вашего удобства, или вы можете ввести номер по вашему выбору, если он не был использован для другого счета.
    2. Выберите клиента , нажав Добавить клиента . Либо выберите клиента из раскрывающегося списка, либо введите имя клиента.
    3. Выберите дату для счета-фактуры, дату платежа для платежа и P.O./S.O. (заказ на поставку / отгрузку).
  4. Добавьте / отредактируйте подзаголовок , Название счета-фактуры и Бизнес-информация , развернув заголовок над разделом клиента счета-фактуры.
  5. Добавьте / отредактируйте информацию о Нижний колонтитул , развернув раздел Нижний колонтитул внизу страницы. Если вы уже установили их при настройке счетов, они появятся автоматически.
  6. Щелкните Добавить элемент , чтобы добавить продукт или услугу, за которые выставляется счет, и выберите их из раскрывающегося меню или путем ввода имени элемента.

    Обязательно заполните следующие поля для продукта: Описание , Количество, Цена и Налог. Если вы ввели цену при добавлении этого продукта, поле Цена будет заполнено автоматически, но при необходимости его можно изменить здесь.

  7. Выберите Валюта из раскрывающегося меню. По умолчанию используется валюта, установленная вами для клиента, которому выставляется счет.
  8. Нажмите Сохранить , чтобы преобразовать счет в черновик, или нажмите Предварительный просмотр , чтобы просмотреть счет перед сохранением. Нажатие Сохранить сохранит счет, но не внесет никаких изменений в бухгалтерский учет.
  9. Утвердите черновик , как только вы будете удовлетворены счетом-фактурой. Утверждение черновика позволит вам отправить счет, однако после этого момента в счет все еще можно будет внести изменения.Это сохранит счет-фактуру и внесет необходимые изменения в ваш учет.

Счет-фактура появится на странице Счет-фактура !

Примечание об удалении данных в волне

Если вы удалите что-либо в Wave, вы не сможете это восстановить. Поскольку вы являетесь владельцем своей финансовой информации, если вы удалите ее, вы сообщаете нам, что больше не хотите, чтобы мы ее хранили. Все, что вы удаляете (счета-фактуры, счета, транзакции и т. Д.), После удаления исчезает навсегда и требует повторного создания.Это включает в себя всю вашу учетную запись Wave.

Как отправить счет по электронной почте и получить оплату

Выставление счета по электронной почте - самый быстрый способ получить оплату. Если вы обсуждаете, как отправить счет, лучше всего выбрать отправку по электронной почте, где это возможно. Бумажные счета-фактуры могут потеряться в почте, и бывает трудно предсказать, когда клиент их получит. С другой стороны, счета-фактуры, отправленные по электронной почте, принимаются мгновенно, и, гипотетически, ваш клиент может сразу же начать обработку платежа.Если они этого не сделают, отправив счет по электронной почте, будет проще следить за тем, когда пришло время отправить электронное письмо о сборе.

Электронное письмо со счетом - это электронное письмо, которое содержит счет, обычно в виде вложения, и краткое примечание для клиента. (© AdobeStock)

Что такое электронное письмо со счетом?

Электронное письмо со счетом - это электронное письмо, содержащее счет, обычно в виде вложения, и краткое примечание для клиента. Счета-фактуры никогда не должны быть сюрпризом, поэтому ваше электронное письмо может быть простым дружеским уведомлением о том, что их счет-фактура прикреплен, и благодарностью за их бизнес.

Электронное письмо со счетом должно звучать примерно так:

Привет [имя получателя],

Надеюсь, это электронное письмо тебя хорошо нашло! См. Прикрепленный номер счета [X] для [продукта или услуги]. Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.

Спасибо за ваш бизнес!

С уважением,

[Имя отправителя]

Убедитесь, что вы обсудили, куда ваш клиент хотел бы отправить свои счета-фактуры, прежде чем отправлять их - часто в более крупных компаниях есть отдельные бухгалтерские отделы, и даже внештатные работники могут нанимать бухгалтеров, которые делают за них всю документацию.

5 советов по написанию счета по электронной почте

1. Включите сам счет как вложение, а не в тело электронного письма.

Счета никогда не следует вводить в текст сообщения электронной почты; их всегда следует отправлять в виде вложения в формате PDF, чтобы мошенники не могли их перехватить и отредактировать. Отправка вложения в формате PDF также упрощает для получателя счета возможность распечатать его, если он пожелает, или сохранить чистую копию вашего счета, где бы они ни были.

2.Используйте шаблон электронной почты для счета-фактуры

Вы можете обнаружить, что выставляете много счетов, и если это так, гораздо эффективнее использовать шаблон электронной почты, чем писать отдельное электронное письмо каждый раз, когда выставляете счет. Вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение, чтобы сохранять шаблоны электронных писем, когда пора их отправлять; Таким образом, ваш счет будет всего в нескольких щелчках мыши от отправки. Единственное исключение из этого правила - если ваш счет-фактура сложный или вам нужно добавить конкретное напоминание для определенного клиента - но даже в этом случае проще добавить необходимую информацию в существующий шаблон, чем писать электронное письмо с нуля.

3. Укажите номер счета в строке темы

Если вам нужно будет найти отправленный счет позже, ваш поиск будет идти намного быстрее, если вы запланировали заранее и включили номер счета в строку темы вашего электронного письма. Таким образом, любой ответ клиента на счет, скорее всего, будет включать номер счета в строке темы, что позволяет сразу же легко идентифицировать записи разговоров о конкретных счетах. Это также упрощает для клиента поиск в своих записях электронной почты.

4. Вести учет неоплаченных счетов

Ключом к тому, чтобы клиенты платили вовремя, является отслеживание дебиторской задолженности. Временной интервал между отправкой счета-фактуры и последующей обработкой платежа будет зависеть от условий оплаты - часто те, у кого есть 30-дневная политика, в конечном итоге отправляют дополнительное электронное письмо, если платеж не был получен в течение 45–60 дней. Важно помнить, что клиенты с большими бухгалтерскими отделами могут иметь более медленный оборот по своей природе, поэтому будьте осторожны в тоне, когда будете следить за ними.

5. Имейте шаблон для рассылки коллекций писем

В дополнение к шаблону электронной почты для счета , у вас также должен быть шаблон электронной почты для просроченного счета. Это экономит время на коллекциях, которые нужно составлять деликатно. С одной стороны, вы хотите показать срочность ситуации, но не хотите оттолкнуть клиента грубыми или резкими заявлениями о взысканиях. Ключом к написанию эффективного электронного письма о сборе средств является предположение, что платеж был просто пропущен, как, например, в примере ниже:

Привет [имя получателя],

Надеюсь, это электронное письмо тебя хорошо нашло! Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату по счету-фактуре [X] для [продукта или услуги].

Сообщите нам, когда мы можем ожидать получения оплаты по этому счету, и не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами или проблемами.

Спасибо за ваш бизнес!

С уважением,
[Имя отправителя]

Полезно приложить копии неоплаченных счетов, а также выписку, если неоплаченных счетов больше одного. Это облегчает клиенту оплату в случае, если он не видит исходное электронное письмо с прикрепленным счетом.В последующих электронных письмах может потребоваться как можно скорее организовать оплату, но лучше сначала использовать более мягкий подход.

Отслеживание коллекций

Отслеживание коллекций может быть непростым делом, и если кажется, что ваши электронные письма не работают, вы можете воспользоваться несколькими способами.

  • Во-первых, вы можете позвонить своему клиенту, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут доставлены нужному человеку - даже если это так, это послужит напоминанием о том, что его счета все еще неоплачены.
  • Во-вторых, вы можете решить отправить неоплаченный счет-фактуру. Поскольку некоторые клиенты могут предпочесть бумагу, физическая выписка может иметь для них больший вес, чем вложение электронной почты.
  • Наконец, и в крайнем случае, вам может потребоваться сообщить, что потребуется предпринять юридические действия, если платеж не был получен в течение определенного периода времени. Достичь этого никогда не бывает весело, но помните, что не нужно принимать это на свой счет.

Отправка счетов по электронной почте - самый безопасный вариант, если вы хотите быть уверены, что вам заплатят вовремя.Таким образом, если вам когда-либо понадобится доказательство того, что вы отправили свои счета, они автоматически сохранятся в вашем почтовом ящике. Несмотря на то, что электронные письма со счетами-фактурами не являются длинными, те несколько слов, которые они содержат, могут либо помочь, либо помешать вам получать деньги за свою работу - поэтому выбирайте их с умом!

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ