Как составить график работы: Образец графика работы 2020 | Скачать бланк в excel, форму

Как составить график работы: Образец графика работы 2020 | Скачать бланк в excel, форму

Как составить график работы сотрудников

Главное – руководствоваться правовыми нормами

Чтобы правильно составить график работы, прежде всего необходимо учесть продолжительность рабочего дня в данной компании. Если ее работа осуществляется, к примеру, в одну смену, то и график работы в ней будет приближен к классическому 8-часовому рабочему дню с обеденным перерывом в один час. Помимо этого, необходимо принимать во внимание специфику работы конкретной фирмы или предприятия, ежедневное количество посетителей, нюансы и особенности обслуживания клиентов. Каждый из вышеназванных аспектов должен быть проанализирован, а график работы составлен исходя из требований правовых норм, регулирующих данный вид деятельности.

Составить график работы правильно можно разными способами

На сегодняшний день специалистами по труду разработано три основных графика работы. Каждый из них имеет как свои явные преимущества, так и очевидные недостатки. Какой из них внедрять на производстве или в коммерческой фирме – прерогатива руководства.

Так, сменный график труда может быть рекомендован предприятиям общественного питания, производствам полного цикла с круглосуточным режимом работы. Он предусматривает посменный выход на работу сотрудников, вследствие чего обеспечивается непрерывность производственного процесса. режиме они будут трудиться. Наконец, недельный график основывается на том, что сотрудники должны отработать в неделю определенное количество часов. Собственно график выходов на работу они согласовывают с руководством в индивидуальном порядке.

Правильно составить график работы может специалист по труду

Составлять график работы сотрудников того или иного предприятия должны специалисты по труду. Непосредственное участие в этом процессе должны принимать и руководители компании. Следует понимать, что составить график работы правильно значит определить ритм и стиль работы предприятия на годы вперед. Поэтому подходить к этому в каждом конкретном случае нужно с очень большой ответственностью.

Как составить график выхода на работу

График необходим раньше каждого для грамотной организации времени работы и отдыха всякого отдельно взятого работника. Он разрешает классифицировать информацию о сменах и недопустить путаницу.

Инструкция

1. График и могут составляться вручную, а также при помощи намеренно разработанных для этого программ. В тезисе, если количество персонала в организации маленькая, то довольно применить смекалку и воспользоваться несложными математическими вычислениями, дабы на листе бумаги зафиксировать выход работников компании. Легко сориентироваться, если работа каждого персонала подчинена цельному графику, скажем, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. При таком раскладе дозволено и совсем обойтись без графика.

2. В компаниях, в которых установлен продолжительный рабочий день, превышающий 8-9 часов, отличнее воспользоваться «скользящим» графиком с плавающими выходными.

Самые знаменитые варианты – 2/2 либо 3/3. Изредка, правда, встречается и неделя через неделю, но такой формат используют на немногих предприятиях, от того что эффективность труда на 5-6 день мощно падает по причине накопившейся усталости у работников. Для удачной реализации приведенных схем нужно, дабы количество работников на предприятии равнялась четному числу, если существует надобность в непрерывном нахождении человека на своем участке.

3. В круглосуточных заведениях для линейных работников используется график работы, разделяющей каждый персонал на смены. Как водится, и тут без схемы 2/2 не обходится. Обыкновенно выбирают один из 2-х вариантов:• 2 дня в день, 2 дня выходных, 2 дня в ночь, 2 дня выходных и т.д.;• 1 – в ночь, 1 – в день, 2 дня выходных и т.д. Особенно результативной считается первая схема, от того что у работника остается довольно времени на отдых и поправление сил. Во втором же случае, 1-й выходной позже рабочей ночи расходуется на сон. По сути, работник отдыхает полновесно только вторые сутки, а на третьи – теснее идет на

работу и цикл повторяется. Впрочем такой вариант графика особенно комфортен студентам, совмещающим работу с учебой на очном либо вечернем отделении.

4. Если в круглосуточном заведении есть вероятность разбить персонал на 7 смен, а основная часть людей в связи с особенностями деятельности должна присутствовать на работе в ночное время, то дозволено воспользоваться схемой 5/2. Выглядит она так: 2 ночи (с 21:00 до 8:00), вечер (с 18:00 до 22:00), день (с 16:00 до 22:00), утро (с 8:00 до 16:00). Таким образом, весь работник отрабатывает положенные законом 40 часов в неделю, при этом в ночь выходят единовременно 2 смены.

5. Также допустим вариант графика сутки через двое, а при довольном числе персонала дозволено организовать и через трое. Такой вариант применяется в основном в сфере охраны. Но если планируется его использовать, то невозможно забывать о положенных часах отдыха внутри смены, которые установлены правом. Следственно как минимум один «ненужный» человек на смене все-таки должен присутствовать.

В организациях, где нужно круглосуточное дежурство, используется график сутки через трое. При его составлении нужно руководствоваться нормами трудового права. Оплата по такому режиму труда производится по суммированному учету рабочему времени. Документ утверждается приказом директора, знакомится весь работник с график ом под расписку.

Вам понадобится

• – документы предприятия;
• – штатное расписание;
• – производственный календарь;
• – калькулятор;
• – трудовое право;
• – бланк приказа об заявлении графика.

Инструкция

1. График работы сутки /трое составляется начальником отдела (службы). В документе закрепляются даты выходов на работу, а также предисловие и окончание рабочего дня. Для того дабы первоначально в график е не было переработок и сверхурочных часов, нужно рассчитать нормы рабочих часов. Закрепите их в правилах внутреннего трудового распорядка компании и ознакомьте всякого эксперта структурного подразделения под расписку.

2. Для определения норм рабочих часов воспользуйтесь производственным календарем. При составлении график а работы сутки /трое учтите, что годичный отпуск работников следует исключить из расчета.

3. Исчислите число часов в году, на тот, что составляется график . Для этого примите в расчет 40-часовую неделю, дабы не нарушать право. Определите число недель в 12 календарных месяцах. Умножьте их на 40.

4. Определите число часов отпуска одного работника. Для этого 40 умножьте на число недель в 28 календарных днях, то есть на 4. Получится 160 часов.

5. Из числа часов в году вычтите число часов отпуска одного работника. Полученный итог поделите на 24 (число часов в одних сутках). Таким образом, вы исчислите число рабочих дней в году.

6. Число календарных дней в году поделите на число рабочих дней в 12 месяцах. Итог – число персонала для работы по график у сутки /трое.

7. Составьте график . В первой графе впишите порядковые номера, во 2-й – персональные данные и должности работников, в третье – табельные номера работников. Дальше распишите месяц по числам. Определите даты выходов на рабочее место всего эксперта, соблюдая порядок. Позже рабочего дня у работников должно быть три выходных.

8. Ознакомьте всего работника отдела с график ом за месяц под расписку. Составьте приказ об заявлении составленного документа. Пронумеруйте его, датируйте. В строке ознакомления работникам следует поставить подпись и дату.

У сотрудников всякой отдельной фирмы либо организации имеется свой личный график работы. Он является индивидуальным для всей компании вне зависимости от выпускаемой продукции. Впрочем существуют некоторые всеобщие типовые требования, которые, как водится, предъявляются к составлению такого документа, как график работы.

Инструкция

1. Дабы грамотно и положительно составить

график работы, в первую очередь нужно учесть длительность рабочего времени в данной компании. К примеру, если ее работа осуществляется только в одну смену, тогда и график работы в ней должен быть приближен к классическому восьмичасовому рабочему дню, тот, что будет в себя включать обеденный перерыв продолжительностью в один час.

2. Помимо этого, надобно принимать во внимание саму специфику работы определенной фирмы, ежедневное число посетителей (заказчиков), а также нюансы и особенности их сервиса. Весь из данных аспектов должен быть непременно проанализирован, а график работы, в свою очередь, должен быть составлен исходя из требований определенных правовых норм, которые регулируют данный вид деятельности.

3. Существует несколько методов для положительного составления график а работы, всякий из которых имеет не только свои очевидные превосходства, но и явственные недочеты. При этом выбор, какой

график внедрять на производстве либо в торговой фирме, является прерогативой начальства компании.

4. Таким образом, сменный график труда рекомендуется составлять для предприятий социального питания, а также разным производствам с круглосуточным режимом работы. Такой график предусматривает посменный выход сотрудников на работу, в итоге чего обеспечивается непрерывность производственных процессов.

5. Скользящий график огромнее каждого подходит для фирм и компаний, в которых работникам по работе доводится достаточно зачастую выезжать в долгие командировки, а также трудиться в выходные дни. В этом случае коллеги имеют вероятность независимо принимать решения, в какое время либо в каком режиме они сумеют работать.

6. При недельном график е коллеги обязаны отработать определенное число часов за неделю, то есть в индивидуальном порядке работники согласовывают личный график работы со своим начальством.

7. График работы сотрудников всякого предприятия обязаны составлять эксперты по труду. Также непосредственное участие в данном процессе обязаны принимать и сами начальники компании. При этом следует понимать, что верно составленный график работы поможет определить темп, а также жанр работы фирмы на несколько лет вперед. Именно следственно подходить к этому делу в всяком определенном случае нужно с дюже крупный ответственностью.

Скользящие графики работы огромнее каждого подходят для предприятий, в которых работникам доводится дюже зачастую выезжать по работе в долгие командировки либо трудиться в выходные дни. Следственно предусмотрено эластичное рабочее время либо форма организации рабочего времени, когда работник в определенных пределах может независимо определять часы своей работы в смену.

Инструкция

1. В первую очередь, для того дабы составить скользящий график, рассчитайте длительность рабочего времени для работников в данной компании. Скажем, если ее работа осуществляется лишь в различные смены, тогда и график работы должен может в себя не включать определенное время, отведенное на обеденный перерыв. Чай в скользящем графике может быть, к примеру, каждого четырехчасовой рабочий день.

2. Помимо того, необходимо принимать во внимание конструкцию работы определенной фирмы, а также ежедневное число посетителей (заказчиков) и особенности их сервиса. При этом всякий из данных элементов должен быть неукоснительно проанализирован.

3. В свою очередь, сам график работы должен быть составлен согласно нужным требованиям определенных правовых норм, которые непринужденно и регулируют данный вид деятельности.

4. График работы должен предусматривать посменный выход работников на рабочие места, в итоге чего будет обеспечиваться непрерывность производственных процессов в данной фирме.

5. При этом, если коллега был принят на работу именно по условиям эластичного (скользящего) графика, то все особенности его трудового распорядка нужно отразить в трудовом договоре (согласно статье 57 ТК РФ). Следственно неукоснительно составьте личный график работы для работника, а после этого включите его в качестве приложения в сам договор.

6. В том случае, когда скользящий график работы необходимо установить для работника, теснее работающего в организации, попросите его написать заявление. В этом заявлении коллега должен сам указать желаемый график работы для него и период на тот, что он должен быть установлен. Позже этого, на основании данного заявления составьте дополнительное соглашение, которое будет прилагаться к трудовому договору и график работы, одобренный начальником.

MoyGrafik — система для управления графиком работы персонала — Трибуна на vc.ru

Меня зовут Андрей Ковтун, мне 36 лет. Последние восемь лет руковожу интернет-магазином. Много времени уделяю автоматизации всех бизнес-процессов, в том числе таких рутинных, но обязательных для менеджмента операций, как ведение графика работы персонала. Все, что может быть автоматизировано, должно быть автоматизировано.

Как мы к этому пришли

Мы запустились в 2007 году, когда SaaS-решений для бизнеса было мало. Поэтому разрабатывали все самостоятельно, хотя и понимали риски. Для нас была принципиальна «облачность», доступ к приложению через браузер. Автоматизировали все: управленческий учет, работу с поставщиками, логистику, обработку заказов и работу с клиентами.

Времена изменились, и сейчас очевидно, что торговая компания должна продавать, а софт лучше использовать готовый. Теперь, в отличие от 2007 года, облачных решений достаточно. Мы переезжаем на готовые продукты, а компетенция в сфере разработки трансформируется в отдельный бизнес.

Как только у нас появился первый сотрудник, понадобилось вести график работы персонала. Стало необходимо учитывать отработанные смены, отгулы, больничные и отпуска. Мы начали с электронных таблиц в общем доступе:

Количество сотрудников росло, открылся второй офис. Также появилась необходимость использовать график работы в CRM и учетной системе. Электронные таблицы не справлялись, поэтому мы сделали свой модуль для управления графиком:

В течение года использовали этот модуль. Пользователям требовались все новые и новые функции, и в результате мы решили отказаться от развития внутреннего модуля. Точнее, разработали его с нуля в виде самостоятельного независимого продукта. Это было полезно для нашего бизнеса — а уж как облегчило бы жизнь, например, менеджерам сети магазинов, где 90% персонала работает посменно.

В результате мы запустили MoyGrafik — самостоятельный специализированный сервис для управления графиком работы. Рассчитываем, что наш практический опыт и потребности других компаний его только обогатят.

Функциональность первой версии

В январе мы запустили бета-версию сервиса. Уже сейчас всем пользователям доступны базовые функции планирования графиков:

• Создание компании и оргструктуры: территориальные отделения, подразделения, должности.
• База персонала компании.
• Справочник типовых смен для всех должностей.
• Справочник стандартных нерабочих дней: больничные, отгулы, отпуск, выходные.
• Просмотр персонального графика и графика работы компании для сотрудников на день, неделю, месяц, полгода.
• Представление графика на полгода для удобного планирования отпусков.
• Инструмент планирования графика компании.

Можно планировать график в представлении на неделю или месяц, есть drag-and-drop-интерфейс расстановки смен. Есть возможность совместной работы с графиком для нескольких менеджеров, создавать черновики и публиковать готовые графики, а также распределенный доступ к управлению графиком на уровне компании и отдельных подразделений.

Ближайшие планы

Сейчас мы ведем разработку новых полезных инструментов, в которых очень нуждаемся и сами:

• Автоматизация составления графика на основе штатного расписания и шаблонов.
• Согласование изменений графика.
• Отчетность и аналитика.
• Учет присутствия.
• Мобильные приложения и другие интересные функции.

Сервис инфраструктурный, график работы требуется в различных приложениях — поэтому мы также планируем запустить API. Другие сервисы смогут использовать MoyGrafik как готовое решение.

Будем рады любым комментариям о нашем продукте. Например, очень интересно мнение читателей vc.ru, целесообразно ли создавать отдельный инструмент для управления графиком работы, вместо того чтобы решать эту задачу в рамках комплексной ERP-системы предприятия.

Д

Как правильно составить круглосуточный график работы для ТРЁХ истопников без переработки

График работ (сменности) является локальным нормативным актом, определяющим трудовой распорядок в конкретной организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК). Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или графиком работ (сменности). При сменной работе режим рабочего времени определяется графиком сменности (ст. 125 ТК). В ст. 123 ТК режим рабочего времени определен как порядок распределения нанимателем норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов. Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни. Законодательно не установлена типовая (примерная) форма графика сменности, но учитывая назначение данного локального акта, следует указывать в нем продолжительность смен, а не только их последовательность.

Расчетная норма рабочего времени применяется при планировании и учете рабочего времени работников со сменным режимом работы и при суммированном учете рабочего времени. При составлении графиков работы (сменности) количество часов работы за учетный период, запланированных графиком работы (сменности), должно быть равно расчетной норме рабочего времени за этот период.

ТК РБ

Статья 123. Режим рабочего времени

Режим рабочего времени — порядок распределения нанимателем установленных настоящим Кодексом для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов.

Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.

Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя.

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).

График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом.

Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие.

Статья 125. Сменная работа и режим рабочего времени при сменной работе

Работа в две и более смены считается сменной работой. Сменная работа вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса (работы) превышает установленную продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема производства (работ, услуг).

Режим рабочего времени при сменной работе определяется графиком сменности в соответствии со статьей 123 настоящего Кодекса. При этом продолжительность смены не может превышать 12 часов. Иная продолжительность смены для отдельных категорий работников может устанавливаться Правительством Республики Беларусь. Работники чередуются по сменам равномерно. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

Минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей) должна быть вместе со временем перерыва для отдыха и питания не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене.

Если продолжительность смены по графику больше восьми часов, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха.

Приложение к постановлению.

Совета Министров.

Республики Беларусь

25.01.2008 N 104

ПЕРЕЧЕНЬ

КАТЕГОРИЙ РАБОТНИКОВ, ДЛЯ КОТОРЫХ МОЖЕТ УСТАНАВЛИВАТЬСЯ

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СМЕНЫ СВЫШЕ 12 ЧАСОВ,

НО НЕ БОЛЕЕ 24 ЧАСОВ

1. Рабочие и служащие: военизированной охраны, военизированных газоспасательных отрядов; обеспечивающие пожарную безопасность и (или) охрану объектов; организаций здравоохранения и социального обслуживания, санаторно-курортных организаций, обособленных (структурных) подразделений указанных организаций, с круглосуточным режимом работы, обеспечивающие и осуществляющие непрерывный процесс оказания медицинской помощи, а также круглосуточный уход за больными и (или) гражданами, проживающими в организациях социального обслуживания; осуществляющие прием и обработку отправлений специальной связи всех категорий секретности и ценности; доставку всех видов отправлений специальной связи, посылок особой важности, совершенно секретных и высокоценных при обслуживании межгосударственных и межобластных маршрутов; работающие в пунктах таможенного оформления и (или) пунктах пропуска; оперативно-дежурных отделов (служб) таможен; осуществляющие и обеспечивающие проведение аварийно-ремонтных (восстановительных, спасательных) работ; работающие на объектах придорожного сервиса с круглосуточным режимом работы; структурных подразделений, в том числе обособленных, с круглосуточным режимом работы организаций, осуществляющих гидрометеорологическую деятельность и мониторинг окружающей среды.

2. Рабочие, обеспечивающие работу котельных в организациях.

Рассчитать график работы — режим работы табличка шаблон, как составить образец, программа сотрудников

График сменности сотрудников помогает организовать трудовой процесс при сменном режиме работы. Но нужно знать, как правильно его рассчитать, чтобы таковой не стал причиной путаницы.

Сменный режим работы весьма часто применяется в организациях с непрерывным производственным процессом. Также круглосуточная деятельность осуществляются некоторыми предприятиями сферы обслуживания.

В любом случае для организации труда работников необходимо составление графика работы. При этом важно правильно его рассчитать, чтобы не возникал беспорядок в процессе труда.

Прежде всего, необходимость в графике сменности требуется для правильной организации режима работы и отдыха каждого работника.

С помощью него можно наглядно систематизировать все данные о сменах. Любая организация со сменным режимом работы имеет свой собственный индивидуальный график.

При этом значения не имеет направление деятельности предприятия и вид производимой продукции. Тем не менее, к любому графику применяются некоторые стандартные требования.

Определение

График работы представляет собой самостоятельный документ либо приложение к коллективному договору.

Определяется это ст.103 ТК РФ. Любое изменение графика должно происходить при учете мнений самих работников.

Также ст.190 ТК указывает на необходимость уведомления об изменениях графика профсоюзных организаций или других органов, представляющих интересы сотрудников.

При внесении любых коррективов в график, изменения должны вноситься и документ, приложением которого является таковой. Например, в коллективный договор.

Для правильного составления графика работы следует учитывать продолжительность трудового процесса.

К примеру, если деятельность происходит лишь в одну смену, то график приближается к рабочему дню в восемь часов с часовым обеденным перерывом. Во внимание следует принимать специфику работы, ее особенности и нюансы.

Любой аспект должен быть тщательно проанализирован. График сменности должен соответствовать не только потребностям предприятия, но и правовым нормам.

Назначение документа

Предназначение любого графика работы в регулировании деятельности всего коллектива. Правильно составленный график отражает специфику труда и требования ТК РФ.

Посредством графика определяется количество рабочих дней, выходных и обеденных перерывов. По необходимости допускается вносить изменения в график.

Периодичность изменений определяется руководством, но изменять расписание можно не чаще одного раза за месяц. Для правильного составления графика применяется несколько вариантов.

Каждый из таковых обладает как преимуществами, так и недостатками. Выбор наиболее подходящего графика работы является непосредственной прерогативой руководства.

Существуют такие виды сменных графиков как:

Сменный график	Наиболее подходящим считается для организаций с круглосуточным трудовым режимом. При этом предполагается посменный выход на работу сотрудников. Это помогает обеспечить непрерывность производственного процесса
Скользящий график	Целесообразен для применения предприятиями, в которых работникам нередко приходится работать по выходным и выезжать в командировки. Сотрудники при таком графике самостоятельно решают, когда им наиболее удобно трудиться и в каком режиме
Недельный график	При этом работники должны отработать за неделю строго определенное количество часов, сотрудники в индивидуальном порядке согласовывают с руководством режим работы

Действующие нормативы

Для того чтобы деятельность организации осуществлялась беспрерывно необходимо составить график сменности. Но при этом нужно учитывать нормы Трудового Кодекса.

Требуется правильно определить длительность рабочего времени для каждого работника. Также понадобится рассчитать необходимое количество сотрудников для каждой смены.

Сменный график разрабатывается в соответствии с положениями ст.103 ТК РФ. Работника в момент приема на работу знакомят с имеющимся графиком.

Условие о сменном режиме работы прописывается во внутренних нормативных актах организации. Отдельным пунктом данное условие вносится в трудовой договор.

Руководитель вправе поменять график в любой момент. Причем каждый работник должен быть уведомлен о грядущих изменениях не менее чем за месяц.

Внесение изменений в график оформляется в виде дополнительного соглашения к договору.

При составлении графика работы нужно учитывать некоторые законодательные требования:

Если рабочий день сотрудника равен двенадцати часам	То суммарный объем рабочего времени за неделю не может превышать сорока часов. Согласно ст.110 ТК работодатель волен использовать любой график, при условии, что трудовая деятельность чередуется с отдыхом. Продолжительность оного должна составлять не менее сорока двух часов за неделю
Исходя из ст.96 ТК долгота ночной смены	Должна быть на час короче дневной. Если данный час используется для работы, то оплачиваться он должен по двойному тарифу. Также необходимо оплачивать ночные часы на двадцать процентов выше дневной часовой ставки
Длительность смены перед праздничным нерабочим днем	Должна сокращаться на час, что требует ст.95 ТК. При невозможности сокращения переработанный час оплачивается вдвойне
В соответствии со ст.103 ТК нельзя	Чтобы один и тот же работник работал две смены подряд без положенного отдыха. Так если долгота смены равна двадцати четырем часам, то следующие сутки должны быть выходным днем
При восьми- или двенадцатичасовом рабочем дне	Продлить длительность смены можно лишь в исключительных случаях. К примеру, на предприятии произошла техническая авария, некому сменить работника и прочее
При трехсменном графике работы	Требуется чередовать смены каждую неделю

Составлять график работы можно вручную или при помощи специального программного обеспечения.

Если штат организации небольшой, то составить расписание можно на обычном бумажном листке, применив несложные математические расчеты.

Если все работники приходят на работу ежедневно и рабочее время всегда одинаково, то можно и вовсе обойтись без сменного графика.

Если в организации длительность рабочего дня более восьми часов, то целесообразнее применить скользящий график с «плавающими» днями отдыха. Наиболее популярными считаются схемы 2/2 либо 3/3.

В отдельных случаях применяется вариант 7/7, но данный режим используется очень редко. Считается, что уже на пятый день производительность труда сотрудника падает в разы по причине накопления усталости.

Чтобы вышеуказанные схемы могли успешно применяться, численность сотрудников должна быть четной. В заведениях круглосуточного действия используется сменный график.

В большинстве случаев выбирается схема 2/2. Например:

2 дневных смены	2 выходных – 2 ночных смены – 2 выходных
1 дневная смена	1 ночная смена – 2 выходных

Первый вариант более удобен, поскольку позволяет работнику полноценно отдохнуть. Второй метод позволяет отдыхать только второй день, первый день тратится на сон.

Но такая схематичность подходит, если большую часть персонала составляют работающие студенты. Как правильно составить график работы на месяц в крупной организации?

Если численность штата позволяет разделить его на семь коллективов, можно применить график 5/2. Выглядит процесс работы при этом так:

2 ночных смены	с 21.00 до 8.00
1 вечерняя смена	с 18.00 до 22.00
1 дневная смена	с 16.00 до 22.00
1 утренняя смена	с 8.00 до 16.00

При таком графике каждый работник работает по сорок часов в неделю. При этом в ночной период выходит две смены одновременно. Можно использовать график работы сутки через двое.

Если численность сотрудников позволяет, можно организовать работу сутки через трое. Как правило, подобные схемы применяются в охранных предприятиях.

Но при этом не следует забывать о положенных по закону часах отдыха во время смены. Значит, хотя бы один «лишний» работник находиться на смене должен.

Необходимые данные

При составлении графика работы следует учитывать, сколько часов трудится каждый работник и какова общая длительность рабочего дня.

Необходимо учесть специфику деятельности организации и структуру трудового дня. Рассматривать каждый фактор следует в индивидуальном порядке, чтобы максимально определить его значение при составлении расписания.

Если работник принимается на работу с условием о сменности, то следует сразу оговорить все нюансы рабочего процесса.

Правильно составленный график работы должен соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре или приложении к таковому.

В целом для составления графика понадобятся:

Кто должен составлять

Составление графика работы в организации вменяется в обязанность специалистов по труду. Непосредственно участвовать в процессе должно и руководящее лицо предприятия.

Нужно понимать, что грамотно составленный график поможет на несколько лет вперед расписать ритм и стиль производственной деятельности.

После того как сотрудником отдела кадров или иным ответственным работником график будет составлен, требуется его заверение.

Руководитель должен ознакомиться с расписанием, а затем заверить его своей подписью. При этом указывается должность руководящего лица и его персональные данные.

Утверждение графика работы является обязанностью генерального директора организации. Он обязан завизировать график. В резолюции должны наличествовать наименование должности, личные данные, дата, подпись.

Составлять график работы нужно заранее. Согласно закону каждый работник должен ознакомиться с расписанием за месяц до вступления его в силу.

Если сменный режим вводится в организации впервые, то работники должны быть ознакомлены с графиком за два месяца до начала его применения.

Образец документа

Стандартного образца для составления графика работы не предусмотрено. Следовательно, организации, планируя режим работы, табличку, шаблон или другую приемлемую форму, могут разработать самостоятельно.

Но непременно на нем должны наличествовать обязательные реквизиты:

• полное и сокращенное наименования организации, соответствующие учредительным документам либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя – указывается в верхнем левом углу, ниже указывается вся иная информация;
• наименование документа;
• период действия;
• наименование структурного подразделения, для которого разработан график.

После оформления «шапки» документа, можно приступать к созданию таблицы:

Нарисовать таблицу	В первой графе пишется порядковый номер, во второй личные данные работника и должность, в третьей – табельный номер сотрудника
Расписать месяц по числам	Выделив отдельную колонку для каждого рабочего дня
Отдельно сделать графу для ознакомления	После утверждения графика работники должны поставить свои подписи и даты
Определить необходимое количество смен	Нужное для непрерывности процесса, и длительность каждой смены
Рассчитать численность работников	В каждой смене
Расписать рабочие дни для всех работников	Для этого предварительно желательно каждой смене присвоить условное обозначение

Значительно облегчают процесс составления графика работы специально предназначенные для этого программы.

Например, воспользовавшись программой на основе Microsoft Excel, можно составить расписание на год вперед, а также производственный календарь любого года. Для составления графика можно задать любую схему работы.

Фото: график работ

При составлении графика работы, особенно если делается это впервые, часто возникает немало вопросов.

Наверно, поэтому стоит отметить моменты, требующие особого внимания:

• соответствие трудовому законодательству;
• специфика деятельности;
• индивидуальный подход к работникам;
• пиковые моменты рабочего времени, когда наиболее целесообразен перерыв;
• режим работы организации, поскольку рабочими днями могут быть и праздничные дни;
• исключение переработки, что позволит сэкономить на оплате труда;
• выбор наиболее приемлемого графика;
• учет мнения самих работников.

Как составить график работы на 5 человек

В большинстве случаев при сменном режиме работы рекомендуется наличие четного количества работников. Но как быть, если в небольшой организации работает пять человек?

Ведь важно чтобы каждый работник отработал одинаковое количество времени. В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда на предприятии трудится пять человек.

Рабочая неделя состоит из шести дней. Воскресенье – общий для всех выходной. Каждому сотруднику присваивается индивидуальный порядковый номер, от 1 до 5.

Схема работы будет выглядеть следующим образом:

Понедельник	1,3,5
Вторник	1,2,3,4,5
Среда	1,2,3,4
Четверг	1,2,3,4,5
Пятница	1,2,3,4,5
Суббота	2,4,5

При таком подходе каждый сотрудник отработает пять дней за неделю.

Если сутки через трое

Для составления графика работы сутки через трое изначально следует определить нормы рабочих часов, используя производственный календарь.

При этом из расчета нужно исключить ежегодный отпуск, положенный работникам.

Возможно ли увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей узнайте из статьи: увольнение по статье.

Какая ответственность главного бухгалтера после увольнения, читайте здесь.

Образец приказа об увольнении за прогул, смотрите здесь.

Далее можно приступать к расчетам:

Вычислить количество часов за год	На который составляется график работы. Для чего за расчет принимается сорокачасовая рабочая неделя. Определяется количество недель в году и умножается на сорок
Определить длительность отпуска	Каждого работника в часах. Сорок нужно умножить на число недель в двадцати восьми днях. Получается сто шестьдесят часов
От количества годовых часов отнять объем отпуска	Результат поделить на двадцать четыре (часы в сутках). Получится численность рабочих дней за год
Количество календарных дней в расчетном году поделить на количество рабочих дней	Полученный результат покажет необходимое количество сотрудников для режима сутки/трое

Далее можно приступить непосредственно к составлению графика работы:

• начертить график;
• внести в него порядковые номера, персональные данные и расписать числа месяца;
• определить даты выхода на работу каждого сотрудника, соблюдая последовательность выходных;
• ознакомить сотрудников с графиком за месяц до введения.

Может показаться невероятным, но зачастую именно от правильно составленного графика работы зависит успех организации.

При определении потенциала предприятия грамотность режима работы занимает одну из главенствующих позиций.

Опытные руководители для получения наибольшей эффективности стараются максимальное внимание уделить именно графику производственной деятельности.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

8 способов облегчить планирование графика работы вашего персонала

Лайфхак №1. Выявите злоупотребления при планировании.

Злоупотреблять можете вы или ваши сотрудники.

Давайте начнем с ваших работников. Большинство ваших сотрудников, конечно, отличные специалисты. Они стремятся сделать свою работу хорошо. Когда они просят поменять расписание, им действительно это нужно. Они не пытаются отлынивать от работы или каким-либо образом манипулировать вами или другими сотрудниками, чтобы установить удобный им график работы в ущерб интересам организации.

Как же понять, что сотрудник все-таки манипулирует вами?

— Он постоянно просит в пятницу или в понедельник изменить его расписание.
— Отпрашивается уйти пораньше несколько раз в неделю.
— Меняется с коллегами сменами, чтобы получить больше чаевых/бонусов/премий.
— Избегает смен с тяжелыми задачами.
— Не выходит на работу даже если не была найдена замена.
— Просит в последнюю минуту изменений в график без достаточных оснований (например, проблемы в семье или болезнь).
— Всегда аргументирует свои опоздания/прогулы одним и тем же набором чрезвычайных ситуаций.

Если это происходит, поговорите с работником приватно, чтобы узнать, действительно ли существует кризис в его жизни и основания для постоянного изменения графика работы.

Как понять, если источником злоупотребления являетесь вы:

— Выход по требованию. Это значит, что вы вызываете сотрудников на работу в случае если они могут понадобиться. Такой вариант лишает сотрудников возможности работать где-то еще и не гарантирует нормальный доход. Выход сотрудника по требованию удобен для работодателя, но ужасен для персонала.
— Отмена в последнюю минуту. Этот способ похож на выход по требованию. Сотрудники не имеют возможность работать еще в каком-то месте или строить свои планы. А вы можете не платить если отменили вызов, они же не работали.
— Планирование и обновление графика в последний момент. Некоторые работодатели создают расписание за несколько дней (а некоторые — часов, что гораздо хуже). Такой метод держит персонал в подвешенном состоянии. Такое планирование графика не приемлемо.
— Продление смены сотрудников сверх запланированного. Принуждать или ожидать от сотрудников сверхурочной работы не справедливо. Хотя они могут сделать это если хотят заработать дополнительные деньги или же они просто боятся сказать вам «нет». Но вы должны спросить их вместо того, чтобы просто считать это очевидным. Если же они не могут или не хотят, они не должны быть наказаны. В любом случае, так или иначе, правильно фиксировать сверхурочную работу, что бы сотрудники понимали, что вы хотя бы знаете о том, что они работают сверх нормы.

Как правило, владельцы бизнеса злоупотребляют вольным отношением к расписанию своего персонала. Вы пытаетесь найти баланс между достаточным количеством сотрудников и при этом не платить слишком много. Вы не хотите, чтобы компания была перегружена персоналом. Также вы не хотите, что бы сотрудников было недостаточно. И, возможно, прозрачность мешает вносить корректировки в расписание по факту. Может возникнуть ощущение, что ситуацию с таким количеством факторов можно «разруливать» только в ручном режиме или спустить на управляющих, которые также будут решать проблемы по мере поступления.

При этом помните, Вы пытаетесь сохранить сотрудников, а не отпугивать. Если Вы злоупотребляете планированием или позволяете это другим сотрудникам — Вы теряете ценный ресурс. Замена сотрудника — это очень затратный процесс для бизнеса. Простои торговых точек из-за опозданий, не оптимального расписания, невыходов — еще более затратное явление.

Как составить график работы сотрудника | Примеры планирования смен

Само собой разумеется, что получение большего количества денег автоматически сделает людей счастливее.

Но не всегда.

Согласно результатам недавнего исследования с участием 28 000 работников общественного питания и розничной торговли с почасовой оплатой, «Обычная неопределенность в графиках работы даже более сильно влияет на здоровье и благополучие работников, чем почасовая оплата».

Исследование показывает корреляцию между практикой составления расписания и уровнем счастья, стресса и качества сна сотрудников:

• Сотрудники, которые работают по графику полностью или частично по вызову, гораздо реже сообщают, что чувствуют себя счастливыми.
• Сотрудники, чьи смены были отменены, гораздо чаще испытывали более тяжелые переживания.
• Сотрудники, работавшие посменно по вызову, чаще плохо спали.

С другой стороны, более предсказуемый график работы — особенно если он также сопровождается большим заблаговременным уведомлением — напрямую коррелирует с повышением счастья сотрудников.

Прогнозируемая вероятность счастья работника на основе предварительного уведомления по графику

Уведомление за 2 дня	~ 65%
Уведомление за 3-6 дней	~ 69%
Уведомление за 1-2 недели	~ 73%
Уведомление более чем за 2 недели	~ 74%

Хотя процентная разница в прогнозируемом счастье между почти отсутствием уведомления и уведомлением о графике за две недели все же выражается однозначными числами.Создание системы, которая позволяет вашим сотрудникам на 10 процентов быть счастливее, определенно стоит затраченных усилий, особенно если основной целью непредсказуемого планирования является экономия денег (спойлер: это не так).

Узнайте, как обычно устанавливаются графики работы для почасовых сотрудников, и как вы можете использовать правила предсказуемого расписания, чтобы ваша команда чувствовала себя менее напряженной.

Феномен переключения рисков в малом бизнесе

Иногда непредсказуемые графики являются результатом непредсказуемых требований.Моя жена работает в сфере здравоохранения, и персонал операционной часто отправляется домой рано, вынужден оставаться допоздна и дежурит по вызову из-за пиков и спадов потребности пациентов.

Невозможно предсказать поток пациентов, особенно за несколько недель. Таким образом, хотя и неудачное, но непредсказуемое планирование также имеет определенный смысл.

Но есть еще одна причина, по которой графики работы сотрудников непредсказуемы: явление, называемое смещением риска.

Перераспределение рисков — это способ работодателя перекладывать финансовые риски на сотрудников.

• Если сегодня дела идут медленно, я отправлю вас домой. Таким образом я избегаю выплаты «ненужной» заработной платы.
• Если бизнес сегодня процветает, я заставлю вас задержаться.

Это означает, что сотрудники никогда не знают, сколько они заработают на этой неделе. Или знать, когда им придется работать в день, на который они не рассчитывали. Или знать, когда они вернутся домой. Или, если у них есть семья, знайте, когда они смогут забрать своих детей.

Все это может вызвать невероятный стресс и существенно повлиять на то, насколько они счастливы.

• Из-за отмены смены у сотрудника на 20 процентов больше шансов расстроиться.
• Работа в дежурную смену снижает вероятность того, что сотрудник будет счастлив , на 9,2%.

Было бы неплохо зарабатывать, скажем, на доллар больше в час … но заранее знать, когда они будут работать, а когда отключены? Это важнее для ваших сотрудников.

И это важно для вашего бизнеса.

Это исследование показало, что магазины, которые заранее уведомили о планировании за две недели и отказались от дежурства по вызову, особенно тех, где смена могла быть отменена за несколько часов до ее начала, показали средний рост продаж на семь процентов.

Как сделать ваших сотрудников счастливее с помощью более предсказуемого графика

Связанные

Q: Что такое расписание?

Финансы и налоги

По данным исследователей, только 39 процентов работников 80 крупнейших розничных фирм имеют постоянный график. Многие получают уведомление о своем рабочем графике менее чем за три дня.

Если это похоже на вашу компанию, пора внести некоторые изменения.

1. Создайте правила планирования, чтобы сотрудники знали, чего ожидать.

Последовательность укрепляет доверие.Незнание того, что ожидается от одного дня к другому — или того, как будут приняты определенные решения — вызывает невероятный стресс.

В то время как ваши потребности в расписании могут измениться, ваши методы составления расписания — нет. Создавайте общие правила планирования, используя объективные критерии, например:

• Стаж
• Опыт
• Уровень квалификации и
• Доступность

Затем опишите, при каких условиях эти правила могут потребоваться временно изменить.Допустим, вы управляете рестораном. Вы можете указать, что только хозяева, которые были с вами больше года, будут работать в напряженные вечера, например, в День святого Валентина.

Чем больше ваши сотрудники понимают, почему принимаются решения о планировании, тем меньше у них шансов принять несправедливое отношение или фаворитизм.

Влюбитесь в современный расчет заработной платы

2. Всегда уведомлять не позднее чем за две недели

Это может показаться невозможным, но это не так. Если вы составляете графики на три дня вперед, используйте те же инструменты, чтобы удлинить график прогнозов трудозатрат.Скорее всего, вы просто хеджируете свои ставки. Или вы просто привыкли публиковать расписания в последнюю минуту. В любом случае вы делаете своих сотрудников менее счастливыми и менее продуктивными.

Одно дело — изменение графика работы — может повысить качество жизни вашего сотрудника. Так сделай это.

3. Пересмотрите свою политику дежурства по телефону

Подумайте, почему у вас есть политика дежурства (даже если «по вызову» означает только приходить рано или поздно).

Например, прежде чем попросить сотрудника задержаться, убедитесь, что вы не путаете «срочно» с «важным».

Вот предложения по пересмотру вашей политики по телефону:

• Пересмотрите свои политики доставки
• Пересмотрите время отклика
• Пересмотрите часы обслуживания

Определите, что действительно важно для ваших клиентов… а что нет.

Вы можете обнаружить, что то, что «нужно» сделать сегодня вечером, нормально, если это будет сделано завтра, особенно если в процессе это помогает гарантировать, что завтра не нужно будет отменять смену сотрудника.

Помните: чем раньше ваши сотрудники смогут планировать свое расписание, тем счастливее они будут… и это включает в себя информацию о любых изменениях расписания, которые влияют на их работу и личную жизнь.

4. Используйте программу учета рабочего времени

Программное обеспечение

для учета рабочего времени может помочь вашей команде упростить учет часов, а вам — увидеть тенденции и использовать эти данные для планирования на будущее.

Выберите программное обеспечение для учета рабочего времени, которое как минимум интегрируется с вашей системой расчета заработной платы.Но подумайте не только о заработной плате: отличная система может предоставить исчерпывающий набор финансовых отчетов, обеспечить соблюдение законов о минимальной заработной плате и сверхурочной работе и многое другое.

Конечно, основная цель любой системы учета рабочего времени (даже если ваша «система» включает рукописные табели учета рабочего времени) — точно платить сотрудникам. Но не останавливайтесь на достигнутом: используйте систему, которая упрощает ведение вашего бизнеса и дает вам данные, необходимые для принятия разумных решений о том, как улучшить свой бизнес.

---

Предположим, что стабильность расписания сотрудников является вашим главным приоритетом. Затем внесите необходимые изменения в другие системы и процессы для достижения этой цели.

Хотя вы, возможно, не сможете изменить все, все, что вы можете изменить, чтобы создавать более предсказуемые графики, положительно повлияет на людей, которые имеют наибольшее значение для вашего бизнеса, — на вашу команду.

Как Project планирует задачи: за кулисами

Чему вы хотите научиться?

Как дата начала проекта влияет на график?

Как ссылки на задачи влияют на расписание?

Как ограничения задач влияют на расписание?

Как типы задач влияют на расписание?

Как планирование, основанное на усилиях, влияет на расписание?

Как ручное и автоматическое планирование влияют на расписание?

Как float (или слабина) влияет на расписание?

Как крайние сроки влияют на график?

Как календари влияют на расписание?

Как назначение ресурсов влияет на график?

Еще больше технической информации о том, как проект планирует

Как дата начала проекта влияет на график?

Когда вы добавляете новую задачу в расписание, ее запуск автоматически назначается на дату начала проекта.По мере того, как задачи добавляются в расписание и связаны с другими задачами, время начала задач будет меняться, и последняя задача, которую нужно завершить, определяет дату окончания проекта.

• Чтобы найти дату начала проекта или изменить ее на другую дату, щелкните Проект , а затем щелкните Информация о проекте .

Конечно, будут исключения. Например, задачи не перемещаются вместе с другими задачами.Прочтите ниже в этой статье, чтобы узнать больше о ручном и автоматическом планировании задач.

Когда вы создаете новый проект, вы сначала вводите дату начала проекта. Если вы планируете проект с момента его начала, все задачи начинаются с даты начала проекта, если не указано иное.

Как для задач, запланированных вручную, так и для задач, запланированных автоматически, без каких-либо зависимостей или ограничений задач, продолжительность проекта равна продолжительности самой длинной задачи.Другими словами, дата окончания проекта совпадает с датой окончания самой длинной задачи.

Зависимости задач, такие как зависимость от завершения до начала между первой и второй задачами (как показано здесь), могут изменить дату окончания проекта.

Практически все проекты должны планироваться с известным временем начала. Даже если вы знаете дату, когда проект должен быть завершен, планирование с даты начала дает вам максимальную гибкость.

Однако вы можете запланировать дату окончания, когда:

• Вам необходимо определить, когда проект должен начаться, чтобы он завершился в конкретную требуемую дату.

• Вы не уверены, когда ваш проект начнется (например, вы получаете работу из другого источника, которая может быть отложена).

• Ваша методология управления проектами требует, чтобы вы составляли график с даты окончания.

Когда вы работаете с вашим проектом, который запланирован на дату окончания, помните о различиях в способах, которыми Project обрабатывает некоторые действия:

• Когда вы вводите автоматически запланированную задачу, Project автоматически назначает ограничение как можно позже (ALAP) дате окончания задачи.Вы должны устанавливать другие ограничения только при необходимости (щелкните задачу правой кнопкой мыши, затем щелкните Информация о задаче ).

• Если вы перетащите полосу диаграммы Ганта, чтобы изменить дату завершения задачи, Project автоматически назначит ограничение «Завершить не позднее чем» (FNLT) для автоматически запланированной задачи.

• Если вы измените свой проект на график с даты окончания, а он был ранее запланирован с даты начала, вы удалите все задержки выравнивания и разделения выравнивания из задач и назначений, которые были запланированы автоматически.На задачи, запланированные вручную, это не влияет.

• Если вы используете автоматическое выравнивание для уменьшения превышения доступности ресурсов в своем проекте, Project добавит задержку выравнивания после задачи, а не перед задачей (чтобы проверить настройки выравнивания, щелкните вкладку Resource , затем щелкните Level Resource ).

Верх страницы

Как ссылки на задачи влияют на расписание?

Ссылки на задачи (зависимости) показывают взаимосвязь одной задачи с другой во времени.Связывание задач создает зависимости задач. Длинная цепочка задач определяет всю продолжительность и конец проекта.

Совет по управлению проектами Когда вы связываете задачи в проекте, устанавливается критический путь ссылок. Этот критический путь определяет конец вашего проекта. Узнайте больше о критическом пути.

Тип звена	Пример	Описание
От финиша до старта (FS)		Зависимая задача (B) не может начаться, пока задача, от которой она зависит (A), не будет завершена. Например, если у вас есть две задачи: «Копать фундамент» и «Залить бетон», задача «Залить бетон» не может начаться, пока не будет завершена задача «Копать фундамент». Когда вы связываете задачи в Project, тип ссылки по умолчанию — от конца до начала. Этот тип ссылки является типом по умолчанию. Если вы не укажете тип ссылки, предполагается отношение «конец-начало».
Пуск-пуск (SS)		Зависимая задача (B) не может начаться, пока не начнется задача, от которой она зависит (A). Зависимая задача может быть запущена в любое время после запуска задачи, от которой она зависит. Тип ссылки SS не требует, чтобы обе задачи начинались одновременно. Например, если у вас есть две задачи: «Залить бетон» и «Выровнять бетон», задача «Выровнять бетон» не может начаться, пока не начнется задача «Заливка бетона».
Без отделки (FF)		Зависимая задача (B) не может быть завершена, пока не будет завершена задача, от которой она зависит (A). Зависимая задача может быть завершена в любое время после завершения задачи, от которой она зависит. Тип ссылки FF не требует одновременного выполнения обеих задач. Например, если у вас есть две задачи: «Добавить проводку» и «Добавить водопровод», обе они должны быть выполнены одновременно, прежде чем можно будет проводить любую проверку.
От начала до конца (SF)		Зависимая задача (B) не может быть завершена, пока не начнется задача, от которой она зависит (A). Зависимая задача может быть завершена в любое время после начала задачи, от которой она зависит. Тип связи SF не требует, чтобы зависимая задача завершалась одновременно с началом задачи, от которой она зависит. Этот тип ссылки редко используется в управлении проектами. Примером может быть кровля дома и две задачи: добавить кровлю, контролировать работу. В этом случае кровельное покрытие может начаться, но руководитель должен появиться в какой-то момент до окончания кровельного покрытия.

Примечание о ручном запланированные задачи Когда вы связываете запланированную вручную задачу с другой задачей, Project учитывает тип связи и помещает запланированную вручную задачу относительно другой задачи. Например, задача-последователь со ссылкой «конец-начало» отображается как начинающаяся, когда завершается предыдущая задача. Однако задача-последователь будет перемещена только после создания ссылки.Если предшественник позже изменит дату окончания, дата начала наследника останется неизменной.

Однако вы можете настроить Project так, чтобы запланированная вручную задача не перемещалась, когда она связана с другой задачей.

1. Щелкните Файл , щелкните Параметры , а затем щелкните Расписание.

2. Снимите флажок Обновлять вручную запланированные задачи при редактировании ссылок .

Верх страницы

Как ограничения задач влияют на расписание?

Ограничения позволяют контролировать дату начала или окончания автоматически запланированной задачи. Есть три типа ограничений:

• Гибкие ограничения не имеют конкретных дат, связанных с ними.Установка этих ограничений позволяет вам начинать задачи как можно раньше или как можно позже, при этом задача заканчивается до завершения проекта, учитывая другие ограничения и зависимости задач в расписании.

• Для полугибких ограничений требуется связанная дата, которая управляет самой ранней или последней датой начала или окончания задачи. Эти ограничения позволяют завершить задачу в любое время, если она соответствует крайнему сроку начала или окончания.

• Для негибких ограничений требуется связанная дата, которая определяет дату начала или окончания задачи. Эти ограничения полезны, когда вам нужно, чтобы ваше расписание учитывало внешние факторы, такие как доступность оборудования или ресурсов, крайние сроки, контрольные точки контракта, а также даты начала и окончания.

Совет по управлению проектом Почти во всех случаях используйте ограничение ASAP.Это дает механизму планирования максимальную гибкость в определении идеальной даты завершения вашего проекта.

Вот два способа мгновенно просмотреть ограничения ваших задач.

• Чтобы просмотреть или изменить ограничение для задачи, щелкните задачу правой кнопкой мыши, выберите Информация о задаче , затем щелкните вкладку Advanced . Информация об ограничениях находится в полях Тип ограничения и Дата ограничения .

• Если ограничение является любым, кроме ASAP или ALAP, тип ограничения будет отображать связанный с ним графический индикатор в столбце «Индикатор» в любом представлении листа, например, на диаграмме Ганта.

Ограничения с умеренной гибкостью планирования ограничивают запуск или завершение задачи до или после выбранной вами даты. Например, задача с ограничением «Начать не раньше, чем» (SNET) на 15 июня и зависимостью «от конца до начала» с другой задачей может начаться 15 июня, если ее предшественник завершился к 15 июня (или позже, если его предшественник завершился после июня. 15), но не раньше 15 июня.Например, это может быть подходящим использованием ограничений, если у вас есть разрешение на строительство, которое действительно только на определенные даты. В этом случае могут использоваться ограничения SNET или FNLT.

При установленном по умолчанию соотношении задач «конец-начало» и ограничении ASAP, примененном к этим задачам, задача-последователь (вторая) планируется начать, как только запланировано завершение задачи-предшественника (первой).

При применении ограничения SNET задача-преемник не может начаться до даты ограничения, даже если (как показано здесь) задача-предшественница завершена до даты ограничения.

В следующей таблице перечислены ограничения, предусмотренные в Project.

Тип ограничения	Имя ограничения	Описание
Гибкий	Как можно позже (ALAP)	Планирует задачу как можно позже с завершением задачи до завершения проекта и без задержки последующих задач.Это ограничение по умолчанию для задач, которые вы планируете с даты окончания проекта. Не вводите дату начала или окончания задачи с этим ограничением.
Гибкий	Как можно скорее (как можно скорее)	Планирует выполнение задачи как можно раньше.Это ограничение по умолчанию для задач при планировании с даты начала проекта. Не вводите дату начала или окончания с этим ограничением.
Полугибкий	Старт не ранее (SNET)	Планирует запуск задачи на указанную дату или позже.Используйте это ограничение, чтобы гарантировать, что задача не начнется раньше указанной даты.
Полугибкий	Финиш не ранее (FNET)	Планирует выполнение задачи на указанную дату или позже.Используйте это ограничение, чтобы гарантировать, что задача не будет завершена до определенной даты.
Полугибкий	Начать не позднее (SNLT)	Планирует запуск задачи на указанную дату или раньше.Используйте это ограничение, чтобы гарантировать, что задача не запускается после указанной даты.
Полугибкий	Финиш не позднее (FNLT)	Планирует завершение задачи на указанную дату или раньше.Используйте это ограничение, чтобы гарантировать, что задача не будет завершена после определенной даты.
негибкий	Должен закончиться (MFO)	Планирует завершение задачи в указанную дату.Устанавливает даты раннего, запланированного и позднего завершения на дату, которую вы вводите, и закрепляет задачу в расписании.
негибкий	Должен начаться (MSO)	Планирует запуск задачи в указанную дату.Устанавливает даты раннего, запланированного и позднего начала на дату, которую вы вводите, и привязывает задачу к расписанию.

По умолчанию ко всем задачам в проекте, которые запланированы с даты начала, применяется ограничение ASAP. Аналогичным образом, по умолчанию ко всем задачам в проекте, запланированным с даты окончания, применяется ограничение «Как можно позже» (ALAP).

Негибкие ограничения обычно переопределяют любые зависимости задач и ограничивают задачу выбранной датой.Например, задача с ограничением «Должен запускаться» (MSO) для 30 сентября и зависимостью от завершения до начала для другой задачи всегда будет запланирована на 30 сентября, независимо от того, завершится ли ее предшественник рано или поздно. Вы можете изменить это поведение. Щелкните Файл , щелкните Параметры , щелкните Расписание , затем установите флажок «Задачи всегда соблюдают свои ограничения по датам ».

Верх страницы

Как типы задач влияют на расписание?

Типы задач применяются только к автоматически планируемым задачам и бывают трех видов: фиксированные единицы, фиксированная работа и фиксированная продолжительность.Project смотрит на тип задачи, чтобы определить, как будут вести себя продолжительность, работа и единицы, когда Project планирует ваш проект.

Каждый из типов задач влияет на планирование, когда вы редактируете один из трех элементов следующим образом.

в	Если пересмотреть единицы	Если пересмотреть продолжительность	Если доработать работу
Задача фиксированных единиц	Продолжительность пересчитывается.	Работа пересчитана.	Продолжительность пересчитывается.
Фиксированное рабочее задание	Продолжительность пересчитывается.	Пересчитываются единицы.	Продолжительность пересчитывается.
Задача фиксированной продолжительности	Работа пересчитана.	Работа пересчитана.	Пересчитываются единицы.

Некоторые примеры

Допустим, у вас есть задача с фиксированными единицами, в которой 1 единица ресурсов на полный рабочий день доступна в течение 8 часов каждый день. Вы ставите задачу на 10 дней и 80 часов работы.

• Если вы обнаружите, что другой постоянный ресурс может помочь с задачей, Project пересчитает продолжительность задачи. Задача теперь имеет два назначенных блока продолжительностью 5 дней и 80 часов работы.

• Если вы обнаружите, что у вас есть 8 дней для выполнения задачи, а не 10, Project пересчитывает объем работы задачи. Теперь задача имеет 8-дневную продолжительность с 64 часами работы и 1 единицей ресурсов.

• Если вы обнаружите, что для выполнения задачи потребуется 20 часов дополнительной работы, Project пересчитает длительность задачи. Теперь у задачи 100 часов работы, длительностью 12,5 дней и 1 единица ресурса.

Теперь предположим, что вы сделали ту же задачу постоянной работой. Это означает, что задача может занять только тот объем работы, который вы укажете: ни больше, ни меньше.В этом примере задача имеет 1 постоянный ресурс, доступный на 8 часов каждый день, и ее продолжительность составляет 10 дней с 80 часами работы.

• Если вы обнаружите, что другой постоянный ресурс может помочь с задачей, Project пересчитает продолжительность задачи. Задача теперь имеет 2 назначенных единицы продолжительностью 5 дней и 80 часами работы.

• Если вы обнаружите, что у вас есть 8 дней для выполнения задачи, а не 10, Project пересчитывает единицы ресурсов задачи.Чтобы выполнить задачу за 80 часов в течение 8 дней, необходимо выделить 1,25 единицы ресурса. Единица ресурса, которая в настоящее время назначена задаче, выделяется на 125%. Вам необходимо назначить другой ресурс для учета дополнительных 25% распределения.

• Если вы обнаружите, что для выполнения задачи потребуется 20 часов дополнительной работы, Project пересчитает длительность задачи. Теперь у задачи 100 часов работы с продолжительностью 12.5 дней и 1 ресурсная единица.

Наконец, допустим, вы сделали одну и ту же задачу задачей фиксированной продолжительности. Это означает, что задача должна быть выполнена в течение указанного вами срока. Опять же, в этом примере задача имеет 1 постоянный ресурс, доступный на 8 часов каждый день, и ее продолжительность составляет 10 дней с 80 часами работы.

• Если вы обнаружите, что другой ресурс может помочь в выполнении задачи, Project пересчитает трудозатраты, назначенные каждому ресурсу.Когда задаче был назначен только 1 ресурс, у этого ресурса было 80 часов работы. Когда вы назначаете другой ресурс задаче, каждый ресурс должен выполнить 40 часов работы за ту же 10-дневную продолжительность, в общей сложности 80 часов работы. Добавляя еще одну единицу ресурса, вы также изменяете распределение обеих единиц до 50% каждая, делая их доступными для работы на 50% над другими задачами.

• Если вы обнаружите, что у вас есть 8 дней для выполнения задачи, а не 10, Project пересчитывает объем работы задачи.Теперь задача имеет 8-дневную продолжительность с 64 часами работы и 1 единицей ресурсов.

Если вы обнаружите, что задача потребует 20 часов дополнительной работы, Project пересчитает единицы ресурсов задачи, чтобы дополнительная работа все еще могла быть выполнена в течение 10 дней. Теперь задача состоит из 100 часов работы, продолжительностью 10 дней и 1,25 единиц ресурса. Единица ресурса, которая в настоящее время назначена задаче, выделяется на 125%.Вам необходимо назначить другой ресурс для учета дополнительных 25% распределения.

Примечание. Поскольку назначения затратных ресурсов не имеют значений для трудозатрат или единиц, эти значения не будут пересчитываться при изменении даты начала или окончания задачи. Даты также никогда не пересчитываются для назначения затратных ресурсов, потому что вы не можете изменить работу или единицы.

Вот таблица, что нужно помнить о типах задач.

Советы и подсказки	Пояснение
Будьте внимательны к задачам, требующим усилий	Если вы щелкните Фиксированная работа в списке Тип задачи , вы не сможете изменить параметр Управляемое усилием для задачи. Фиксированные рабочие задачи не имеют гибких рабочих значений и поэтому всегда связаны с усилиями.Подробнее о задачах, ориентированных на усилия, читайте далее в этой статье.
Добавьте столбец, который поможет вам изменить тип задачи	Вы можете просмотреть и изменить тип задачи для каждой задачи прямо в вашем представлении, вставив поле Тип . Щелкните столбец справа от того места, куда вы хотите вставить новый столбец, щелкните меню Вставить , а затем щелкните Столбец .В списке Имя поля щелкните Тип .
Суммарные задачи — это всегда задачи фиксированной продолжительности	Суммарные задачи всегда имеют фиксированную продолжительность, поскольку даты начала и окончания суммарной задачи определяются ее подзадачами.
Используйте отступ для контуров, а не для типов задач	Если вы хотите изменить иерархическую структуру задачи или подзадачи как часть структуры структуры вашего проекта, вам нужно сделать отступ или превзойти задачу, а не изменять тип задачи или добавлять дату крайнего срока.
Не путайте ограничения задачи, такие как ASAP, с типами задач	Если вы хотите наложить ограничения на способ вычисления в Project даты начала и окончания задач, вам необходимо установить ограничение задачи, а не тип задачи.

Верх страницы

Как планирование, основанное на усилиях, влияет на расписание?

Для всех задач после назначения ресурса задача планируется в соответствии с этой формулой (при условии, что задачи являются типом задачи с фиксированными единицами по умолчанию):

Продолжительность = Работа / Единицы

Для любой задачи вы можете выбрать, какую часть уравнения Project вычисляет, задав тип задачи.Когда вы назначаете или удаляете людей из задачи, Project удлиняет или сокращает продолжительность задачи в зависимости от количества назначенных ей ресурсов, но Project не изменяет общую работу для задачи. Это называется планированием, основанным на усилиях. Этот параметр обычно отключен. Чтобы включить его, щелкните Файл , щелкните Параметры , щелкните Расписание , затем установите флажок Новые задачи определяются усилиями .

Хотя планирование на основе усилий может работать в большинстве сценариев, вы можете изменить это поведение, чтобы более точно отражать то, что происходит с конкретной задачей, когда ресурсы добавляются или удаляются.Например, вы можете захотеть увидеть, как общий объем работы увеличивается по мере того, как вы добавляете больше людей к определенной задаче.

1. Щелкните задачу правой кнопкой мыши, выберите Информация о задаче , а затем щелкните вкладку Advanced .

2. Снимите флажок Управляемое усилием .

Примечание: Вы не можете удалить планирование на основе усилий из фиксированных рабочих задач.Фиксированные рабочие задачи не имеют гибких рабочих значений и, следовательно, всегда связаны с усилиями.

При работе с расписанием, ориентированным на усилия, помните следующее:

Советы и подсказки	Пояснение
На основе усилий не применяется к первому назначенному ресурсу	Вычисления, связанные с усилиями, применяются только после того, как первые ресурсы изначально назначены задаче.После назначения первых ресурсов значение трудозатрат не изменяется, поскольку новые ресурсы назначаются или удаляются из той же задачи.
Будьте в курсе фиксированных задач	Если назначенный тип задачи — Фиксированные единицы , назначение дополнительных ресурсов сокращает продолжительность задачи.
Помните о задачах с фиксированной продолжительностью	Если назначен тип задачи Фиксированная длительность , назначение дополнительных ресурсов уменьшает индивидуальные значения единиц для ресурсов.
Будьте в курсе фиксированных задач	Если назначенный тип задачи — Фиксированная работа , назначение дополнительных ресурсов сокращает продолжительность задачи.
Некоторые задачи можно установить на основе усилий	Суммарные задачи и вставленные проекты не могут быть установлены на Управляемое усилием .

Верх страницы

Как ручное и автоматическое планирование влияют на расписание?

Знание различий между запланированными вручную задачами и автоматически запланированными задачами является ключом к пониманию того, как Project планирует ваш проект.

Обычно задачи, запланированные вручную, позволяют управлять расписанием.Когда вы добавляете задачу в свое расписание, она остается на месте. Однако это не всегда лучший способ составить расписание, особенно по мере усложнения проектов, когда вы можете захотеть использовать автоматически запланированные задачи, чтобы воспользоваться преимуществами мощного механизма планирования Project.

Взгляните на картинку ниже. Он показывает два разных типа задач: первые два запланированы вручную, а последние два автоматические.

Обратите внимание, что для задач, запланированных вручную, продолжительность представляет собой текстовое значение, а также число.Поскольку продолжительность может быть текстовым значением, дата начала не была установлена ​​автоматически в Project, и полоса диаграммы Ганта отображается только частично, чтобы отразить неопределенность расписания задачи на данный момент.

Для автоматически планируемой задачи длительность представляет собой числовое значение с добавленной единицей времени, например «12 ч» для продолжительности в 12 часов. По определению, автоматически запланированные задачи с допустимой продолжительностью, датами начала и окончания, а следовательно, и столбцы, автоматически отображаются в Project.

Теперь иногда становится немного сложно с информацией, которую вы предоставляете для запланированных вручную задач. Все, что необходимо Project для рисования полос на запланированной вручную задаче, — это три значения времени: продолжительность, дата начала и дата окончания. Если вы установите два из этих значений для задачи, запланированной вручную, третье значение будет рассчитано Project автоматически, и задача останется запланированной вручную. Так что обратите внимание на такого рода «неожиданное» поведение со стороны Project.

Примечание. Задачи по умолчанию планируются вручную. Руководители проектов, которые привыкли к автоматическому планированию с прошлыми версиями Project, могут отключить функцию ручного планирования для определенных задач или для всего проекта. Для некоторых проектов, особенно сложных, может потребоваться мощный механизм планирования Project, который позаботится о планировании за вас. Чтобы изменить автоматическое планирование всех задач, щелкните Новые задачи: автоматическое планирование в нижней части окна приложения «Проект».

Задачи, запланированные вручную

Вы можете разместить запланированную вручную задачу в любом месте вашего расписания, и Project не переместит ее. Эта новая функция дает вам большую гибкость и контроль над планированием и управлением расписанием.

Зачем вам это? Что ж, временами графики проекта очень неформальные. Они начинаются с простых списков свиданий из электронных писем, встреч с заинтересованными сторонами или беседы в коридоре.Менеджеры проектов очень часто не имеют полной информации по рабочим элементам. Например, они могут знать только о том, когда задача должна быть запущена, но не о ее продолжительности, пока они не получат оценку от членов своей команды. Кроме того, они могут знать, сколько времени займет задача, но не знают, что ее можно запустить, пока не получат одобрение менеджера ресурсов.

Вот некоторые вещи, о которых следует помнить при выполнении задач, запланированных вручную.

• Ты никогда не останешься в темноте .Задачи, запланированные вручную, имеют собственные индикаторы и панели задач, которые помогут вам отличить их от «классических» автоматически запланированных задач.

• Все идет . Когда задача находится в режиме расписания вручную, столбцы «Начало», «Завершение» и «Продолжительность» могут быть пустыми или содержать текстовые значения в дополнение к распознаваемым датам.

• Переключение режимов планирования Вы можете переключать задачу с расписания вручную на автоматическое.Но будьте осторожны. Когда вы меняете задачу с расписания вручную на автоматическое, Project придется принять некоторые решения. Если продолжительность задачи была «Две недели», Project обычно устанавливает предполагаемую продолжительность «1 день?» если задача настроена на автоматическое планирование. В конце концов, вы не можете ожидать, что проект будет знать, что две недели — это две недели.

• Контроль проскальзывания Если запланированная вручную задача должна быть отложена из-за проскальзывания, ее последующие задачи не будут автоматически вытеснены.Руководители проектов могут решить сохранить исходные даты, если их ресурсы могут работать в соответствии с планом, или отложить последующие задачи, если есть жесткие зависимости.

• Влияния, определяемые усилиями Задачи, запланированные вручную, не могут быть настроены как определяемые усилиями. Продолжительность запланированной вручную задачи не изменится по мере того, как ей назначаются или удаляются дополнительные ресурсы.Узнайте больше об этом позже в этой статье.

В следующей таблице показано, как атрибуты проекта определяются и используются для планирования вручную и автоматически запланированных задач.

товар	Запланировано вручную	Автоматическое расписание
Продолжительность	Может быть числом, датой или текстовой информацией, например «14 дней» или «две недели».Не используется Project для помощи в планировании проекта, если значение не находится в узнаваемом формате по продолжительности.	Могут использоваться только числа, представляющие продолжительность и единицы времени, например «14 дней» или «2 месяца».
Работа	Могут использоваться только числа, представляющие продолжительность и единицы времени, например «14 дней» или «2 месяца».	Могут использоваться только числа, представляющие продолжительность и единицы времени, например «14 дней» или «2 месяца».
ресурсов	Можно назначать задачам.Календари ресурсов не используются Project для планирования задач.	Можно назначать задачам. Используется Project, чтобы помочь определить лучший график. Изменит длительность задач, если задачи настроены на управление усилиями, в отличие от задач, запланированных вручную.
Дата начала	Может быть числом, датой или текстовой информацией, например «30 января» или «Когда-нибудь в ближайшее время».»Не используется Project для помощи в планировании проекта, если значение не находится в узнаваемом формате времени.	Можно использовать только информацию о дате. Однако вы можете использовать значения «сегодня» и «завтра», которые Project резервирует для автоматически запланированных задач.
Дата окончания	Может быть датой или текстовой информацией, например «30 января» или «Когда-нибудь скоро».»Не используется Project для помощи в планировании проекта.	Можно использовать только информацию о дате. Однако вы можете использовать значения «сегодня» и «завтра», которые Project резервирует для автоматически запланированных задач.
Ограничения	Игнорируется проектом.	Используется Project для определения наилучшего графика.
Зависимости (ссылки)	Можно использовать, но не меняет расписание задачи.Тем не менее, ссылки на задачи будут переносить задачу при первом применении.	Может использоваться и изменит расписание выполнения задачи.
Календари проектов и ресурсов	Игнорируется проектом.	Используется Project для определения наилучшего графика.

Задачи, запланированные автоматически

Автоматически запланированные задачи — классический способ планирования ваших задач в Project. Автоматическое планирование предоставляет высоко структурированные, систематические средства управления расписаниями проектов. На основе введенных пользователями данных, таких как продолжительность задачи, запланированная работа, количество ресурсов и даты ограничения, Project вычисляет самую раннюю и самую позднюю даты для задач для оптимального расписания.

Project планирует проект на основе информации, которую вы вводите о следующем:

• Общий проект.

• Отдельные рабочие элементы (называемые задачами), необходимые для завершения проекта.

• При необходимости ресурсы, необходимые для выполнения этих задач.

Если что-либо в вашем проекте изменится после создания расписания, вы можете обновить задачи или ресурсы, и Project скорректирует расписание за вас.

Для каждой задачи вы можете ввести одно или все из следующих значений:

• Длительность

• Зависимости задач

• Ограничения

Используя эту информацию, Project вычисляет дату начала и дату окончания для каждой задачи.

Вы можете ввести ресурсы в свой проект, а затем назначить их задачам, чтобы указать, какой ресурс отвечает за выполнение каждого назначения. Это не только поможет вам спланировать укомплектование персоналом проекта, но также поможет вам рассчитать количество необходимых машин или количество потребляемого материала. Если вы вводите ресурсы, расписания задач уточняются в соответствии со следующей информацией о ресурсе:

Другие элементы, такие как время выполнения и время задержки для ссылок, типы задач, доступность ресурсов и движущий ресурс, могут влиять на планирование, поэтому понимание влияния этих элементов может помочь вам поддерживать и корректировать расписание по мере необходимости.

Примечание. Проект рассчитывает продолжительность автоматически запланированных задач на основе определений единиц продолжительности (щелкните Файл , щелкните Параметры , затем щелкните Расписание ). Как и в обычном месячном календаре, год начинается в январе, а каждая неделя — в воскресенье или понедельник. По умолчанию, когда Project вычисляет единицы продолжительности, один день равен 8 часам, одна неделя равна 40 часам, а один месяц равен 20 рабочим дням.Если вы вводите даты начала и окончания для задач и не вводите время начала и окончания, Project использует 8:00 A.M. в качестве времени начала по умолчанию и 17:00. как время окончания по умолчанию.

Изменение режимов планирования задач

Вы можете изменить планирование задачи с автоматического на ручное (щелкните Файл , щелкните Параметры , затем щелкните Расписание ). При изменении режимов задач помните о следующем.

• Задача, для которой установлено автоматическое планирование, будет иметь продолжительность и даты, установленные в настройках Project по умолчанию. Например, Project изменит запланированную вручную задачу с продолжительностью «Пару недель» на значение по умолчанию «1 день?». Для задачи с введенной вручную датой начала «завтра» начало будет изменено на дату начала проекта, когда оно будет изменено на автоматически запланированную задачу.

• Задача, которая была изменена на запланированную вручную, сохранит ее продолжительность и даты.Однако после того, как задача настроена на ручное планирование, продолжительность и даты могут быть любым числом, текстом или датой.

Верх страницы

Как float (или слабина) влияет на расписание?

Float (также известный как резерв) помогает найти те задачи, которые можно сдвинуть с места, не меняя дату окончания вашего проекта. Вы можете просмотреть задачи, которые в настоящее время могут проскользнуть, не влияя на критический путь (общий резерв), или те задачи, которые могут проскользнуть, прежде чем повлияют на задачу, к которой они подключены (свободный резерв).

Есть два способа просмотреть плавающее в вашем расписании.

• На диаграмме Ганта щелкните Формат , затем установите флажок Slack . Поплавок выглядит как тонкая линия, прикрепленная к концу или началу отрезков диаграммы Ганта.

• Используйте подробное представление Ганта. Щелкните Просмотр , щелкните Другие виды , щелкните Дополнительные виды , щелкните Подробная диаграмма Ганта , а затем щелкните Применить .
  Теперь вернитесь к диаграмме Ганта, щелкните Таблицы , затем щелкните Расписание .

Вот пара вещей, которые нужно иметь в виду о float.

Советы и подсказки	Пояснение
Остерегайтесь негибких ограничений	Если у задачи, которая ограничена датой, есть предшественник, который завершается слишком поздно, чтобы его преемник мог начать работу в дату, указанную в ограничении, может возникнуть отрицательный резерв.Отрицательный резерв еще больше ограничит дату окончания вашего проекта.
Срок сдачи изменяет общий резерв	Сроки крайнего срока могут повлиять на общий резерв задач. Если вы введете крайний срок до окончания общего резерва задачи, общий резерв будет пересчитан с использованием даты крайнего срока, а не даты позднего завершения задачи.Задача становится критической, если общий резерв достигает нуля.

Верх страницы

Как крайние сроки влияют на график?

Даты крайнего срока обычно не влияют на планирование задач. Они используются для обозначения целевой даты, которую вы не хотите пропустить, без необходимости устанавливать ограничение задачи, которое может повлиять на планирование, если предыдущие задачи изменятся.Задача с крайним сроком запланирована так же, как и любая другая задача, но когда задача завершается по истечении крайнего срока, Project отображает индикатор задачи, уведомляющий вас о том, что задача пропустила свой крайний срок.

Чтобы просмотреть или изменить крайний срок задачи, щелкните задачу правой кнопкой мыши, выберите Информация о задаче , затем щелкните вкладку Дополнительно . Используйте поле Крайний срок .

Сроки крайнего срока могут повлиять на общий резерв задач. Если вы введете крайний срок до окончания общего резерва задачи, общий резерв будет пересчитан с использованием даты крайнего срока, а не даты позднего завершения задачи.Задача становится критической, если общий резерв достигает нуля.

Вы можете установить крайние сроки как для суммарных задач, так и для отдельных задач. Если крайний срок суммарной задачи конфликтует с какой-либо из подзадач, индикатор крайнего срока указывает на пропущенный крайний срок среди подзадач.

Но даты крайнего срока могут повлиять на способ планирования задач, если вы установите дату крайнего срока для задачи с ограничением «Как можно позже» (ALAP). Задача планируется завершить на дату крайнего срока, хотя задача все еще может быть завершена после своего крайнего срока, если ее предшественники опускались.

Верх страницы

Как календари влияют на расписание?

Календари определяют стандартное рабочее и нерабочее время, например, выходные и праздничные дни, для проекта.

Примечание: Даты запланированных вручную задач (если они введены) не изменятся в зависимости от изменений в календаре проекта или ресурсов.

Календари

Project используются для определения доступности ресурсов, того, как планируются ресурсы, назначенные задачам, и как планируются сами задачи. Календари проектов и задач используются при планировании задач, и если ресурсы назначаются задачам, также используются календари ресурсов.

Календари переопределяют настройки друг друга следующими способами.

1. Когда вы создаете задачу, календарь проекта планирует ее выполнение.

2. Когда вы добавляете ресурс к задаче, календарь ресурсов управляет планированием задачи.

3. Когда вы добавляете календарь задачи к задаче и устанавливаете для параметра календаря значение Планирование игнорирует календари ресурсов в поле «Информация о задаче», календарь задачи управляет планированием и игнорирует расписание любых ресурсов, назначенных задаче.

Для работы с календарями щелкните Project , затем щелкните Изменить рабочее время .

Тип календаря	Описание
Базовые календари	Это основа для других типов календарей.Вы также можете выбрать базовый календарь в качестве календаря проекта, и вы можете применить базовый календарь к задачам как календарь задач или как часы по умолчанию для календаря ресурсов. Вы можете настроить свой собственный базовый календарь, используя любой из имеющихся базовых календарей. Project предоставляет три базовых календаря: Стандартный календарь Стандартный календарь — это календарь по умолчанию для проекта и основа для календарей ресурсов.Этот календарь отражает традиционный график работы: с понедельника по пятницу с 8:00 утра. до 17:00, с перерывом на час. 24-часовой календарь 24-часовой календарь отражает график без нерабочего времени. 24-часовой календарь можно использовать, когда ресурсы и задачи запланированы на разные смены круглосуточно или когда ресурсы оборудования работают над задачами непрерывно. Календари ночной смены Календарь ночной смены отражает график кладбищенской смены с вечера понедельника по утро субботы, 11:00 P.М. до 8:00, с перерывом на час.
Календари проектов	Они устанавливают стандартное рабочее и нерабочее время для проекта в целом. Если календари ресурсов или календари задач не используются, задачи по умолчанию планируются на рабочее время в календаре проекта.
Ресурсные календари	Обычно они основаны на календаре проекта на момент создания ресурса. Вы можете изменить рабочее или нерабочее время для определенных ресурсов или набора ресурсов, гарантируя, что ресурсы будут планироваться только тогда, когда они доступны для работы.Если вы изменили рабочее или нерабочее время в календаре ресурсов и ресурс назначен задаче, задача будет запланирована на рабочее время в календаре ресурсов. Это также может повлиять на дату окончания задачи. Ресурсы могут либо наследовать нерабочее время из базового календаря, либо заменять это время настройками нерабочего времени в календаре ресурсов
Календари задач	Их можно использовать для определения рабочего времени для задач вне рабочего времени в календаре проекта.Календари задач создаются так же, как и другие календари. Когда календарь задачи назначен задаче, и ресурс, назначенный задаче, имеет разное рабочее время в календаре ресурсов, задача планируется на перекрывающееся рабочее время двух календарей. Но вы можете установить параметр задачи, чтобы игнорировать календари ресурсов и планировать задачу в нерабочее время ресурса. Если для задачи не указан календарь задач, для планирования задачи будет использоваться календарь проекта.

Верх страницы

Как назначение ресурсов определяет расписание?

Если вы не назначаете ресурсы задачам в своем проекте, Project рассчитывает расписание, используя длительность, зависимости задач, ограничения, а также информацию календаря проекта и задачи. Если вы назначаете ресурсы, задачи также планируются в соответствии с календарями ресурсов и единицами назначения, что обеспечивает более точное планирование.

Примечание. Запланированные вручную задачи не зависят от календарей ресурсов. Когда ресурс назначен задаче, запланированной вручную, планирование задачи не изменится.

Назначение — это связь определенной задачи с конкретным ресурсом, который отвечает за выполнение задачи. Задаче может быть назначено более одного ресурса. Рабочие ресурсы, материальные ресурсы и стоимостные ресурсы могут быть назначены задачам.В отличие от рабочих ресурсов, назначение материальных ресурсов или затратных ресурсов задаче не влияет на планирование задач.

Например, в вашем проекте есть задача с именем Разработка спецификаций . У тебя также есть инженерный ресурс, Шон. Если вы назначаете Шона задаче Разработка спецификаций , планирование этой задачи зависит от календаря ресурсов Шона и единиц назначения, в дополнение к информации о задаче, такой как продолжительность, зависимости задач, ограничения и календари.

В дополнение к планированию в соответствии с информацией о задачах после назначения ресурсов задачам в проекте Project получает дополнительную информацию о ресурсах и назначениях для использования при вычислении информации о расписании, включая:

Атрибут или настройка ресурса	объяснение
Работа	Объем работы или сверхурочной работы, на которую назначен ресурс, и то, как эта работа распределяется во времени.На распределение работы во времени также могут влиять рабочие контуры.
Единицы присвоения	Количество единиц назначения для ресурса, т. Е. Неполный, полный или несколько, в задаче.
Тип задачи	Тип задачи, который влияет на изменение расписания при изменении существующего назначения.Три типа задач: фиксированная единица, фиксированная продолжительность и фиксированная работа.
Управляемый усилием	Определяет ли задача усилия. Если задача связана с усилиями, то при добавлении или удалении ресурсов в назначении работа остается постоянной для задачи и перераспределяется между ресурсами.Например, для задач с фиксированными единицами одним результатом является то, что при назначении большего количества ресурсов для выполнения задачи требуется меньшая продолжительность. См. Выше в этой статье, чтобы узнать больше о настройке, основанной на усилиях.
Календари	Ресурсные календари.Project планирует назначенные ресурсы на основе рабочего и нерабочего времени, указанного в их календарях ресурсов.
Рабочие контуры	Рабочие контуры позволяют точно настроить, когда ресурсы работают над задачами, например, на этапе наращивания мощности. В представлении Использование задачи щелкните правой кнопкой мыши имя ресурса, назначенного задаче, затем выберите предопределенный рабочий шаблон в списке Рабочий контур . После выбора шаблона вы можете вручную настроить часы в поэтапной части представления использования.

Чтобы назначить ресурсы задачам, щелкните вкладку Ресурс , а затем щелкните Назначить ресурсы .

Верх страницы

Еще больше технической информации о том, как проект планирует

Верх страницы

Эти инструкции относятся к Microsoft Project 2007.

Чему вы хотите научиться?

Общая картина: как планируется проект?

Как дата начала проекта влияет на график?

Какие настройки по умолчанию для расчета расписания?

Как ограничения влияют на расписание?

Как крайние сроки влияют на график?

Как календари влияют на расписание?

Как назначение ресурсов влияет на график?

Какая информация может помочь мне проанализировать прогресс моего проекта?

Общая картина: как планируется проект?

Project планирует проект на основе информации, которую вы вводите о следующем:

• Общий проект.

• Отдельные рабочие элементы (называемые задачами), необходимые для завершения проекта.

• При необходимости ресурсы, необходимые для выполнения этих задач.

Если что-либо в вашем проекте изменится после создания расписания, вы можете обновить задачи или ресурсы, и Project скорректирует расписание за вас.

Для каждой задачи вы можете ввести одно или все из следующих значений:

• Длительность

• Зависимости задач

• Ограничения

Используя эту информацию, Project вычисляет дату начала и дату окончания для каждой задачи.

Вы можете ввести ресурсы в свой проект, а затем назначить их задачам, чтобы указать, какой ресурс отвечает за выполнение каждого назначения. Это не только поможет вам спланировать укомплектование персоналом проекта, но также поможет вам рассчитать количество необходимых машин или количество потребляемого материала. Если вы вводите ресурсы, расписания задач уточняются в соответствии со следующей информацией о ресурсе:

Другие элементы, такие как время выполнения заказа и время задержки, типы задач, доступность ресурсов и движущий ресурс, могут влиять на планирование, поэтому понимание влияния этих элементов может помочь вам поддерживать и корректировать расписание по мере необходимости.

Верх страницы

Как дата начала проекта влияет на график?

Если вы вводите дату начала для проекта, по умолчанию Project планирует начало задач на дату начала проекта и рассчитывает дату окончания проекта на основе последней завершенной задачи. По мере ввода дополнительных сведений о задачах, таких как зависимости задач, длительность и ограничения, Project корректирует расписание, чтобы отразить более точные даты для задач.

Когда вы создаете новый проект, вы сначала вводите дату начала проекта. Когда вы планируете проект с даты начала, все задачи начинаются с даты начала проекта, если не указано иное.

Без каких-либо зависимостей или ограничений задач продолжительность проекта равна длительности самой длинной задачи. Другими словами, дата окончания проекта совпадает с датой окончания самой длинной задачи.

Зависимости задач, такие как зависимость от завершения до начала между первой и второй задачами (как показано здесь), могут изменить дату окончания проекта.

Почти все проекты должны планироваться с известной даты начала. Даже если вы знаете дату, когда проект должен быть завершен, планирование с даты начала дает вам максимальную гибкость.

Однако вы можете запланировать дату окончания, когда:

• Вам необходимо определить, когда проект должен начаться, чтобы он завершился в конкретную требуемую дату.

• Вы не уверены, когда ваш проект начнется (например, вы получаете работу из другого источника, которая может быть отложена).

• Ваша методология управления проектами требует, чтобы вы составляли график с даты окончания.

Когда вы работаете с вашим проектом, который запланирован на дату окончания, помните о различиях в способах, которыми Project обрабатывает некоторые действия:

• Когда вы вводите задачу, Project автоматически назначает ограничение «Как можно позже» (ALAP) дате завершения задачи.Другие ограничения следует устанавливать только при необходимости.

• Если вы перетаскиваете полосу диаграммы Ганта, чтобы изменить дату окончания задачи, Project автоматически назначает ограничение «Завершить не позднее чем» (FNLT).

• Если вы измените свой проект на график с даты окончания, а он был ранее запланирован с даты начала, вы удалите все задержки выравнивания и разделения выравнивания из задач и назначений.

• Если вы используете автоматическое выравнивание для уменьшения превышения доступности ресурсов в вашем проекте, Project добавит задержку выравнивания после задачи, а не перед ней.

Верх страницы

Какие настройки по умолчанию для расчета расписания?

Project рассчитывает продолжительность задач на основе определений единиц продолжительности на вкладке Calendar диалогового окна Options (меню Tools ).Как и в обычном месячном календаре, год начинается в январе, а каждая неделя — в воскресенье или понедельник. По умолчанию, когда Project вычисляет единицы продолжительности, один день равен 8 часам, одна неделя равна 40 часам, а один месяц равен 20 рабочим дням. Если вы вводите даты начала и окончания для задач и не вводите время начала и окончания, Project использует 8:00 A.M. в качестве времени начала по умолчанию и 17:00. как время окончания по умолчанию.

Верх страницы

Как ограничения влияют на расписание?

Если вам нужно контролировать дату начала или окончания задачи, вы можете изменить ограничение для задачи.Гибкие ограничения работают с зависимостями задач, чтобы задача выполнялась так быстро или так поздно, как позволяет зависимость задачи. Например, задача с ограничением «Как можно скорее» (ASAP) и зависимостью «от завершения до начала» будет запланирована сразу после завершения предыдущей задачи. По умолчанию ко всем задачам в проекте, которые запланированы с даты начала, применяется ограничение как можно скорее. Аналогичным образом, по умолчанию ко всем задачам в проекте, запланированным с даты окончания, применяется ограничение «Как можно позже» (ALAP).

Ограничения с умеренной гибкостью планирования ограничивают запуск или завершение задачи до или после выбранной вами даты. Например, задача с ограничением «Начать не раньше, чем» (SNET) на 15 июня и зависимостью «от конца до начала» с другой задачей может начаться 15 июня, если ее предшественник завершился к 15 июня (или позже, если его предшественник завершился после июня. 15), но это не может быть запланировано до 15 июня.

При установленном по умолчанию соотношении задач «конец-начало» и ограничении ASAP, примененном к этим задачам, задача-последователь (вторая) планируется начать, как только запланировано завершение задачи-предшественника (первой).

При применении ограничения SNET задача-преемник не может начаться до даты ограничения, даже если (как показано здесь) задача-предшественница завершена до даты ограничения.

Негибкие ограничения по умолчанию переопределяют любые зависимости задач и ограничивают задачу выбранной датой. Например, задача с ограничением «Должен запускаться» (MSO) для 30 сентября и зависимостью от завершения до начала для другой задачи всегда будет запланирована на 30 сентября, независимо от того, завершится ли ее предшественник рано или поздно.

Если у задачи, которая ограничена датой, есть предшественник, который завершается слишком поздно, чтобы его преемник мог начать работу в дату, указанную в ограничении, может возникнуть отрицательный резерв.

Чтобы просмотреть или изменить ограничение задачи, выберите задачу, щелкните Информация о задаче , а затем щелкните вкладку Advanced . Информация об ограничениях находится в полях Тип ограничения и Дата ограничения .

Верх страницы

Как крайние сроки влияют на график?

Даты крайнего срока обычно не влияют на планирование задач. Они используются для обозначения целевой даты, которую вы не хотите пропустить, без необходимости устанавливать ограничение задачи, которое может повлиять на планирование, если предыдущие задачи изменятся. Задача с крайним сроком запланирована так же, как и любая другая задача, но когда задача завершается по истечении крайнего срока, Project отображает индикатор задачи, уведомляющий вас о том, что задача пропустила свой крайний срок.

Сроки крайнего срока могут повлиять на общий резерв задач. Если вы введете крайний срок до окончания общего резерва задачи, общий резерв будет пересчитан с использованием даты крайнего срока, а не даты позднего завершения задачи. Задача становится критической, если общий резерв достигает нуля.

Вы можете установить крайние сроки как для суммарных задач, так и для отдельных задач. Если крайний срок суммарной задачи конфликтует с какой-либо из подзадач, индикатор крайнего срока указывает на пропущенный крайний срок среди подзадач.

Но даты крайнего срока могут повлиять на способ планирования задач, если вы установите дату крайнего срока для задачи с ограничением «Как можно позже» (ALAP). Задача планируется завершить на дату крайнего срока, хотя задача все еще может быть завершена после своего крайнего срока, если ее предшественники опускались.

Чтобы просмотреть или изменить крайний срок задачи, выберите задачу, щелкните Информация о задаче , а затем щелкните вкладку Advanced . Используйте поле Крайний срок .

Верх страницы

Как календари влияют на расписание?

Календари определяют стандартное рабочее и нерабочее время, например, выходные и праздничные дни, для проекта. Они используются для определения доступности ресурсов, способа планирования ресурсов, назначенных задачам, и способа планирования самих задач. Календари проектов и задач используются при планировании задач, и если ресурсы назначаются задачам, также используются календари ресурсов.

Календари, упомянутые в проекте:

• Базовые календари Это основы для других типов календарей. Вы также можете выбрать базовый календарь в качестве календаря проекта, и вы можете применить базовый календарь к задачам как календарь задач или как часы по умолчанию для календаря ресурсов. В Project предусмотрено три основных календаря: стандартный, 24-часовой и ночной.Вы можете настроить свой собственный базовый календарь, используя любой из имеющихся базовых календарей.

• Календари проекта Они устанавливают стандартное рабочее и нерабочее время для проекта в целом. Если календари ресурсов или календари задач не используются, задачи по умолчанию планируются на рабочее время в календаре проекта.

• Календари ресурсов По умолчанию они основаны на Стандартном календаре.Вы можете изменить рабочее или нерабочее время для определенных ресурсов или набора ресурсов, гарантируя, что ресурсы будут планироваться только тогда, когда они доступны для работы. Если вы изменили рабочее или нерабочее время в календаре ресурсов и ресурс назначен задаче, задача будет запланирована на рабочее время в календаре ресурсов.

• Календари задач Их можно использовать для определения рабочего времени для задач вне рабочего времени в календаре проекта.Когда календарь задачи назначен задаче, и ресурс, назначенный задаче, имеет разное рабочее время в календаре ресурсов, задача планируется на перекрывающееся рабочее время двух календарей. Но вы можете установить параметр задачи, чтобы игнорировать календари ресурсов и планировать задачу в нерабочее время ресурса.

Для работы с календарями в меню Инструменты щелкните Изменить рабочее время .

Верх страницы

Как назначение ресурсов определяет расписание?

Если вы не назначаете ресурсы задачам в своем проекте, Project рассчитывает расписание, используя длительность, зависимости задач, ограничения, а также информацию календаря проекта и задачи.Если вы назначаете ресурсы, задачи также планируются в соответствии с календарями ресурсов и единицами назначения, что обеспечивает более точное планирование.

Назначение — это связь определенной задачи с конкретным ресурсом, который отвечает за выполнение задачи. Задаче может быть назначено более одного ресурса. Рабочие ресурсы, материальные ресурсы и стоимостные ресурсы могут быть назначены задачам. В отличие от рабочих ресурсов, назначение материальных ресурсов или затратных ресурсов задаче не влияет на планирование задач.

Например, в вашем проекте есть задача с именем Разработка спецификаций . У тебя также есть инженерный ресурс, Шон. Если вы назначаете Шона задаче Разработка спецификаций , планирование этой задачи зависит от календаря ресурсов Шона и единиц назначения, в дополнение к информации о задаче, такой как продолжительность, зависимости задач, ограничения и календари.

Помимо планирования в соответствии с информацией о задачах, после назначения ресурсов задачам в проекте Project получает информацию о ресурсах и назначениях для использования при вычислении информации о расписании, в том числе:

• Объем работы или сверхурочной работы, на которую назначен ресурс, и то, как эта работа распределяется во времени.На распределение работы во времени также могут влиять рабочие контуры.

• Количество единиц назначения для ресурса, т. Е. Неполный, полный или несколько, в задаче.

• Тип задачи, который влияет на составление расписания

FindTime — Самый простой способ составить расписание для компаний

Нет! Вашим друзьям и коллегам нужен только адрес электронной почты и доступ в Интернет, чтобы стать получателем.Вы, безусловно, можете выразить свою любовь и пригласить их установить FindTime и стать организатором!

Однозначно! Просто добавьте второй личный адрес электронной почты в строку «Кому:» или «Копия:», и вы в деле!

Да! Вы можете отправить приглашение FindTime любому, у кого есть адрес электронной почты. В Office 365 должны быть только организаторы.

Для дополнительной безопасности FindTime шифрует личную информацию (например, ваш адрес электронной почты) в Azure. FindTime также шифрует информацию о создаваемых вами приглашениях, такую ​​как тема письма, участники и тело письма.Не волнуйтесь, мы вас позаботимся!

FindTime — это надстройка для Outlook, которая позволяет быстро находить время для встреч с другими людьми, на что без FindTime могут уйти недели! FindTime помогает вам точно определить время встречи, просматривая доступные данные о свободном / занятом времени для ваших посетителей, а также создавая опрос, в котором посетители могут голосовать за предложенное вами время и даже сами предлагать новое время!

Просто установите FindTime! Вы также можете просмотреть нашу страницу «Как это работает», чтобы увидеть краткое руководство.

Получатели могут получать приглашения от любого провайдера электронной почты и могут получить доступ к веб-сайту голосования FindTime с любого устройства. Учетные записи электронной почты организаторов должны быть в Office 365 и иметь доступ к надстройке FindTime Outlook в Outlook 2013, Outlook 2016 или Outlook Web Access (OWA).

Отправьте его нам через нашу страницу отзывов.

Отличный вопрос! В «Гараже» дела обстоят немного иначе; это выход для экспериментальных, небольших, высокоэффективных проектов.Проекты Garage создаются небольшими независимыми командами в Microsoft (такими как мы!), Которые все очень разные, но имеют одну большую общую черту: они одержимы тем, чтобы узнать, как вы используете приложения, что вам нравится и как сделать это лучше. . Команды проектов Garage создают приложения для Android, iOS, Windows, GitHub и других приложений. Заинтригованы? Проверьте это в Microsoft Garage!

Спасибо! Мы небольшая команда в Microsoft, работая над тем, чтобы планирование боль вещь из прошлого!

Как составить распорядок дня, который не испортит вам день

Когда дело доходит до составления распорядка дня, большинство людей попадают в одну из двух групп:

• Перепланировщик: Их календари выглядят как нарисованные пальцами детсадовцы .Встречи совпадают с встречами, а напоминания о событиях, перерывах, задачах и т. Д. Проходят, как в канун Нового года. Их дни определяются с момента пробуждения до вечернего распорядка.
• Минималист: Также известен как «Мечтатель». У них есть одно или два повторяющихся события, но много белого пространства, поэтому они «бесплатны» (по крайней мере, на бумаге) для длительной работы.

Проблема в том, что оба этих подхода ужасны по своим причинам.

Избыточный график не оставляет времени для неизбежных «срочных» задач, которые всплывают. Одна задача занимает больше времени, чем вы предполагали (из-за ошибки планирования), и весь ваш день погружен в хаос.

А минималист? Они просто перенесли свое расписание в какой-то другой формат — скорее всего, в список дел, приложение для планирования или серию гневных писем с вопросом «Где это?»

На самом деле хороший распорядок дня — это образец успешной жизни. Знание того, что вы собираетесь делать (и , когда ), создает ощущение цели, смысла и сосредоточенности.Это поможет вам избежать откладывания на потом, сохранить мотивацию и правильно распорядиться своим временем.

К сожалению, немногие из нас полностью контролируют наши дни. Вместо этого вам нужно что-то гибкое. Вам нужен шаблон ежедневного расписания .

В этом руководстве мы расскажем, как наиболее успешные основатели, творческие люди и глубокие мыслители используют шаблонный подход к своим повседневным занятиям, чтобы оставаться сосредоточенными, организованными и продуктивными (и как вы можете сделать то же самое со своими день!)

Как составить эффективное ежедневное расписание за 5 шагов

1. Начните свой день с самой важной работы
2. Составьте идеальный ежедневный график в соответствии с вашей личной «кривой продуктивности»
3. Используйте «временную блокировку» для переключиться с реактивного на контроль вашего времени
4. Установите доступность к минимуму, который вы можете (10–15 минут)
5. Следите за своим потоком (как задач, так и энергии)
6. БОНУС: проводите регулярный календарный аудит, чтобы очистить мертвое время

Готовы вернуть себе контроль над своим временем? RescueTime — это самый мощный в мире инструмент для отслеживания рабочего времени и повышения производительности. Узнайте, как это может помочь, и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!

1. Начните свой день с самой важной работы

Самые успешные люди неизменно выполняют свою самую важную работу первыми.

Это может означать «проглотить лягушку» (т.е. избавиться от самой сложной задачи) или выделить время для осмысленной работы, прежде чем что-либо еще. Что они не делают, , так это начинают день с отвлекающих факторов, эмоциональных триггеров и стресса (т.е. электронная почта, социальные сети и Slack).

Как объясняет основатель Farnam Street Шейн Пэрриш:

«Если бы я встал утром и первым делом проверил электронную почту, я бы позволил другим определять мои приоритеты на день».

На практике есть масса отличных примеров, но один из моих любимых — это основатель и академик Кевин Тейлор, который устанавливает повторяющиеся ежедневные временные блоки для написания по утрам:

Как объясняет Тейлор:

«Если вы похожи на большинство, вы сначала планируете то, что от вас требуют другие, и только потом ищите пустые места в календаре, где вы могли бы« вписаться »в то, что для вас важно.(Удачи в поиске времени для фокусировки в календаре с «реактивным дизайном».)

Установление повторяющихся обязательств перед собой первым делом утром начинает ваш день с правильного намерения и гарантирует, что что бы ни случилось, вы сделали что-то значимое.

Но, что еще более важно, это наиболее эффективное время вашего дня.У большинства людей утром естественная энергия повышается, и их меньше отвлекает, а это значит, что вы действительно можете погрузиться в важную работу.

По словам Алекса Пэнга, автора книги Отдых: почему вы делаете больше, когда работаете меньше:

«Два часа, когда вы действительно можете вникнуть в проблему, дают решения, которые будут лучше, чем если бы вы потратили 10 часы, разбитые на встречи и бегающие по каналам Slack ».

Подобный прогресс имеет эффект домино мотивации и продуктивности, который помогает вам в течение всего дня.

Если вам нужен инструмент, который поможет вам придерживаться этого времени, попробуйте интеграцию с календарем RescueTime. Просто добавьте #focustime к заголовку утреннего блока в шаблоне ежедневного расписания, и все отвлекающие веб-сайты (например, социальные сети, новости и развлечения) будут заблокированы на время его выполнения.

Наконец, вам не всегда нужно точно знать , что вы будете делать в это время. Достаточно просто посвятить свои лучшие часы полноценной работе.

2.Составьте свой идеальный ежедневный график в соответствии с вашей личной «кривой продуктивности».

Причина, по которой большинство успешных людей посвящают свои первые часы дня полноценной работе, заключается в том, что это время, когда у них самый высокий уровень энергии . Однако, немного поработав, вы можете использовать тот же подход, чтобы согласовать остальную часть вашего ежедневного шаблона расписания с вашим уровнем энергии.

Мы все переживаем приливы и отливы энергии в течение дня благодаря так называемому циркадному ритму.Это внутренние часы, которые посылают наш разум и тело в моменты бодрствования и сонливости.

Ключом к успешному шаблону ежедневного расписания является соответствие вашего энергетического уровня типу работы, которую вы выполняете .

Когда наша энергия низка, мы менее креативны, нам труднее принимать решения, мы легче поддаемся стрессу и подавляемости. С другой стороны, исследования показывают, что мы на 500% более продуктивны, когда у нас много энергии и мы можем находиться в состоянии потока.

Итак, как вы обнаружите, когда ваш уровень энергии естественным образом повышается или понижается в течение дня?

1. Экспериментируйте со своим циркадным ритмом

Большинство людей в течение дня следуют аналогичному циркадному ритму.

После пробуждения и выхода из состояния инерции сна наш уровень энергии начинает естественным образом повышаться. Примерно к 10 часам утра мы достигаем максимального уровня концентрации, который продолжается до естественного послеобеденного спада энергии между 13 часами дня.

Днем наш уровень энергии снова повышается, пока не упадет снова где-то между 9–11 вечера, когда большинство из нас ложится спать.

Так, например, вы можете создать шаблон ежедневного расписания, который следует этому шаблону:

• Работа с высокой энергией примерно до полудня
• Звонки, встречи и электронная почта с 1–3
• Свободное время для срочных задач или других встреч до конца дня

Это неплохое начало, но что, если это не сработает для вас или вы хотите быть более точными?

2. Используйте свои личные данные о производительности, чтобы составить карту «Кривой производительности»

Вместо того, чтобы полагаться на самоотчетность или отслеживание настроения, гораздо проще (и точнее) использовать инструмент отслеживания времени, такой как RescueTime, для автоматического сбора данных для тебя.

После сбора небольшого количества данных ваша панель управления RescueTime покажет вам, над какими приложениями, инструментами, веб-сайтами и проектами вы тратите время, когда вы продуктивны (или отвлекаетесь), а также тенденции в вашей деятельности и т. Д. .

Для нашего случая использования отчет о тенденциях продуктивности за неделю в отчете покажет, когда вы, скорее всего, будете продуктивны, а когда будете отвлекаться в любой день. Это в Отчеты> Производительность> Время суток.

RescueTime позволяет легко увидеть тенденции в вашей производительности и то, как вы проводите свое время каждый день.

Глядя на этот отчет, мы получаем четкую ежедневную тенденцию продуктивности и отвлекающих факторов, поэтому мы можем создать шаблон ежедневного расписания, который соответствует:

• Сфокусированность, время без предупреждения в часы пик
• Встречи, звонки и электронная почта, когда уровень энергии низкие
• Перерывы, когда вы, скорее всего, столкнетесь со спадом

По сути, вы переключаетесь от планирования своего дня по времени к планированию его в зависимости от вашей энергии.

( Ознакомьтесь с нашим полным руководством о том, как найти наиболее продуктивные часы здесь! )

3.Используйте «временную блокировку», чтобы переключиться с реагирования на контроль своего времени.

Кривая производительности — это карта того, как вы можете заполнить полный день в шаблоне ежедневного расписания.

Это не то же самое, что ежедневный график The Overscheduler , который заполняет свои дни приоритетами других людей. Вместо этого, это шаблон , показывающий, когда вам больше всего подходят определенные виды работы.

Одним из примеров такого шаблона ежедневного расписания на практике является то, что дизайнер Джессика Хиш называет своим «Ultraschedule»:

Этот шаблон ежедневного расписания похож на скелет, на котором вы строите свою неделю.И если вы сопоставите ее со своей дневной кривой продуктивности, вы будете знать, вы будете максимально продуктивны в свое время.

Для Хиша это означало, что понедельник должен быть «административным днем» для регулярных звонков и встреч, в то время как по средам и пятницам выделяется время для «аналоговой работы»:

«Есть расписание, в течение которого я могу полностью погрузиться в электронная почта, и до конца дня я заставляю себя игнорировать ее. Прежде всего, есть запланированные периоды времени, когда мой Wi-Fi будет отключен.

Одна из лучших сторон этого подхода заключается в том, что он помогает визуализировать свой идеальный рабочий день — важный навык, которым немногие из нас практикуют, по словам автора Райана Холидей:

«У многих людей есть большие цели на будущее. . Думаю, лучше знать, как выглядит твой идеальный день. Тогда вы можете спрашивать себя с каждой возможностью и выбором: приближает ли это меня или отдаляет? »

Эффект заключается не только в том, что вы знаете, что вам следует делать , но и в том, что это помогает вам сказать «нет» вещам, которые отнимают от вашего идеального дня.Как объясняет дизайнер Брэд Фрост:

«Чтобы принять приглашение на встречу, мне нужно отвлечься от чего-то другого, и теперь это действительно визуализируется».

Вы можете использовать технику под названием «Блокировка времени», чтобы создать собственный шаблон ежедневного расписания, подобный этому. Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством здесь.

4. Установите доступность к минимуму, который вы можете (10-15 минут)

После того, как вы настроили осмысленный шаблон утреннего и дневного расписания и согласовали его с кривой производительности, следующий вопрос: Как вы вписываетесь в неизбежное задачи, встречи, встречи и обязанности, которые подкрадываются и нарушают ваш распорядок дня?

Идеальный распорядок дня бережет ваше время.Для вице-президента по продуктам Facebook Фиджи Симо это означает изменение установленного по умолчанию времени для встреч на минимально возможное:

«Многие люди не проверяют, сколько времени следует реально уделять чему-то. По умолчанию они просто 30 минут для небольшого разговора и 60 минут для более крупного разговора. Благодаря этому календари выглядят как швейцарский сыр ».

Вместо этого Симо устанавливает минимальное время для встреч 10-15 минут (как известно, Илон Маск разбивает весь свой день на 5-минутные отрезки).Таким образом, человек, заказывающий встречу, должен запросить дополнительное время, если он считает, что оно ему нужно.

Это заставляет и вас, и организатора встречи решать, сколько времени вам действительно нужно. (Это отличное место для начала, когда мы избавляемся от одержимости встречами).

Simo также рекомендует устанавливать буферы для времени ваших встреч, а также выделять специально открытые места в день для сюрпризов в последнюю минуту. Таким образом, вы не будете наивным в отношении отвлекающих факторов, с которыми вам придется столкнуться.

В Календаре Google (как и во многих других приложениях Календаря) вы даже можете изменить продолжительность встреч по умолчанию и добавить автоматические буферы.

Эффективным днем ​​не управляет тирания 60-минутной встречи. Как объясняет Симо:

«Я более сосредоточен, когда устанавливаю свою собственную повестку дня, а не когда позволяю другим определять ее».

5. Следуйте за своим потоком (как задач, так и энергии)

Если все сделано правильно, ваш ежедневный график должен давать вам импульс, а не убирать его.

Однако мы часто забываем думать о своем душевном состоянии при планировании встреч, событий или задач. Тем не менее, подумайте о когнитивном скачке, который требуется, чтобы перейти от глубокого размышления, такого как кодирование новой функции, к ежедневным контрольным звонкам.

По данным Американской психологической ассоциации, восстановление после подобной смены задач может занять почти 40% нашего продуктивного времени.

Хотя мы уже говорили о важности защиты вашего потока энергии (и соотнесения правильных задач с вашими уровнями энергии), вам также необходимо знать о своем потоке задач .

Нашему мозгу нужно время, чтобы погрузиться в поток задачи. Но как только они разогреются, им будет легче продолжать заниматься и сохранять мотивацию.

Для автора Пола Джарвиса это означает «разбивать» свой день на дела. После обеда можно написать письмо, а утром — поддержка клиентов.

«Чем дольше вы можете сосредоточиться на одном типе задачи, тем быстрее вы сможете ее выполнить. Таким образом, если я сгруппирую все, что мне нужно написать, в одно утро, я могу написать 5–6 статей одним махом.

Это также то, что Y Combinator Пол Грэхэм называет «временем создателя» — длительные отрезки времени, необходимые для работы над когнитивно сложными задачами, такими как написание или кодирование (по сравнению со временем менеджера, которое разбивается на короткие отрезки).

По мере того, как вы заполняете шаблон ежедневного расписания своими задачами и задачами, попробуйте сгруппировать похожие задачи. И когда приходит время на самом деле выполнить работы, убедитесь, что вы сосредоточены и не отвлекаетесь.

Существует множество инструментов, которые могут помочь вам в потоке задач. Четырехчасовая рабочая неделя Автор Тим Феррис 80% времени использует свой телефон в режиме полета. В то время как функция FocusTime RescueTime может блокировать отвлекающие сайты и уведомления, чтобы они не сбивали вас с пути.

Лично мне нравится использовать FocusTime для сессий Pomodoro, когда я интенсивно работаю в течение 25–30 минут, а затем делаю небольшой перерыв.

БОНУС: проводите регулярный аудит календаря для очистки мертвого времени.

Наконец, этот шаблон ежедневного расписания ничего не значит, если ваш календарь уже заполнен повторяющимися встречами и задачами.

Большинство людей используют свой календарь как ориентированный на будущее инструмент для планирования предстоящих событий. Но это также отличный инструмент для размышлений. Календарный аудит — это простое упражнение, в ходе которого вы выполняете и проверяете прошлые обязательства.

Каждые три месяца вице-президент Facebook по продукту Фиджи Симо проводит аудит календаря, чтобы выяснить:

• Время, которое она потратила на каждый проект
• Как ее время было разделено на встречи с отдельными лидерами по сравнению с большими встречами
• Процент время, которое она потратила на подбор персонала, а не на управление и создание

Имея эти данные, она может увидеть, соответствует ли потраченное ею время ее намерениям.А если нет, она подстраивается.

«Все остальное в моем календаре было менее важным, но занимало больше времени по устаревшим причинам.

«Были повторяющиеся встречи, которые больше не требовали моего присутствия, встречи для принятия решений по менее важным темам и т. Д.»

Интеграция с календарем RescueTime позволяет быстро понять, сколько времени вы тратите на работу на каждой. день, общее время встречи, ваша средняя продуктивность и достигли ли вы своих ежедневных целей или нет.

Посмотрите на свое недельное или ежемесячное расписание прямо сейчас. Сколько из этих повторяющихся встреч можно сократить или исключить?

Соответствуют ли ваши временные обязательства вашим целям?

Если нет, пора вернуть эти часы.

Наконец, храните все свои временные обязательства в одном месте.

Может показаться хорошей идеей разделить личные и профессиональные календари, но это просто напрашивается на проблемы, когда обязательства пересекаются. Вместо этого используйте цветовое кодирование, чтобы различать действия, или создайте другой «шаблонный» календарь, чтобы все было в порядке.

Календарь можно представить как большую пустую банку. Каждая добавляемая вами задача — личная или профессиональная — заполняет пространство. И хотя вы можете назначать задачам разные уровни важности, ваш календарь этого не делает.

Час — это час, на что вы его не потратите.

Готовы вернуть себе контроль над своим временем? RescueTime — это самый мощный в мире инструмент для отслеживания рабочего времени и повышения производительности. Узнайте, как это может помочь, и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!

Справочный центр USAJOBS | График работы

График работы включает часы дня и дни рабочей недели, в которые сотрудник должен работать.В Федеральном правительстве рабочий график иногда называют «ежедневным дежурством» и «еженедельным дежурством».

Некоторые графики работы имеют одни и те же часы каждый день и одни и те же дни каждую неделю. Другие могут быть гибкими и меняться от недели к неделе или изо дня в день. Например, график работы может быть с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00. или среда — воскресенье, с 16:00. до полуночи.

Количество часов, которые вы работаете каждый день, и дни недели, в которые вы работаете, могут варьироваться в зависимости от должности и агентства.

Очная

Работа на полную ставку требует, чтобы большинство сотрудников работали 40 часов в рабочую неделю или 80 часов в период оплаты. В этом расписании могут быть небольшие изменения.

Неполный рабочий день

Работа на условиях неполного рабочего дня требует от большинства сотрудников работать менее 40 часов в рабочую неделю или менее 80 часов в период оплаты труда. Количество часов может варьироваться в зависимости от работы.

Посменная работа

Сменная работа требует обслуживания 24 часа в сутки, а иногда и 7 дней в неделю.Сменная работа означает, что вы будете работать в течение определенного периода времени в течение этого 24-часового периода. Вы можете работать в ночную смену, утреннюю смену или можете чередовать смены с другими работниками. Точное расписание может отличаться в зависимости от работы.

Прерывистый

Прерывистая работа требует, чтобы вы работали время от времени — расписания нет. Это не то же самое, что работа с частичной занятостью.

Совместная работа

Совместная работа требует, чтобы вы делили постоянную работу с другим сотрудником.Вы и другой сотрудник разделяете рабочие обязанности на полную ставку и получаете зарплату и льготы на пропорциональной основе. Каждый сотрудник, разделяющий работу, может работать до 32 часов в неделю, и ваш график может включать полдня, альтернативные дни, альтернативные недели или другие мероприятия. Точное расписание будет зависеть от работы.

Несколько расписаний

Работа с «несколькими» графиками работы обычно означает, что существует более одной вакансии, которую можно заполнить, и графики работы могут отличаться для каждой работы.

Дополнительные ресурсы

График работы (OPM)

Работа с фиксированным графиком: как я выполняю большой объем работы за небольшое количество рабочих часов — Study Hacks

15 февраля 2008 · 184 комментария

Мое расписание должно быть ужасным…

У меня должен быть напряженный, насыщенный малоксами и напряженный график. И вот почему: я учусь в аспирантуре по сложной программе. Я работаю над несколькими исследовательскими работами, одновременно пытаясь закрепить некоторые ключевые идеи для своей диссертации.Я учусь на курсах и . Я веду этот блог. Я штатный автор журнала Flak Magazine. И чтобы было интересно, я работаю над предварительным исследованием для потенциального нового книжного проекта.

Было бы разумно предположить, что в среднем я должен спать 7-8 минут за ночь. Но ты тоже ошибаешься. Позвольте мне объяснить…

По какой-то причине это не так…

Вот мой реальный график. Я работаю:

• С 9 до 5 в будни.
• Утром в воскресенье.

Вот и все. Если мне не скучно, мне даже не нужно включать компьютер после пяти часов в будние дни или в любое время в субботу. Вместо этого я заполняю это время, делая, ну, что хочу.

Как мне сбалансировать амбициозную рабочую нагрузку с амбициозно скудным графиком? Эту простую идею я называю продуктивностью по фиксированному графику.

Производительность с фиксированным графиком

Система работает следующим образом:

1. Выберите такой график работы, который, по вашему мнению, обеспечивает идеальный баланс усилий и расслабления.
2. Сделайте все возможное, чтобы не нарушить этот график.

Звучит просто. Но подумайте об этом на мгновение. Удовлетворить правило 2 непросто. Если вы взяли на себя текущие проекты, обязательства и рабочие привычки, вы, вероятно, не соблюдаете свой идеальный график работы. Вот простая истина: чтобы придерживаться идеального графика, потребуются решительные действия. Например, вам может потребоваться:

• Значительно сократить количество проектов, над которыми вы работаете.
• Безжалостно исключайте неэффективные привычки из своего распорядка дня.
• Риск слегка раздражать или расстраивать некоторых людей в обмен на большую экономию времени.
• Хватит откладывать на потом.

Говоря абстрактно, все это кажется трудным. Но когда у вас есть конкретная цель — «Я не хочу работать после пяти в будние дни!» — вы будете удивлены, насколько легче станет применять эти стратегии в повседневной жизни.

Давайте посмотрим на пример…

Пример использования: мое расписание

Мой график — хороший пример.Чтобы достичь своего относительно небольшого предела рабочего времени, я должен быть осторожен с тем, как я провожу свой день. Я вижу здесь достаточно больных бессонницей с затуманенными глазами, чтобы знать, как легко впасть в рутину с полудня до 3 часов ночи (печально известный «цикл Массачусетского технологического института»). Вот некоторые из техник, которые я регулярно использую, чтобы оставаться в рамках своего фиксированного положения. график:

• Я сериализую свои проекты. У меня две очереди проектов — одна для моих студенческих проектов, а другая для моих писательских проектов. В любой момент я работаю только над первым проектом из каждой очереди.Когда я закончу, я перейду к следующему. Этот фокус позволяет мне добиваться качественных результатов, не тратя зря время на постоянные пляски между несколькими усилиями. (Это также обсуждается здесь и здесь.)
• Я очень четко понимаю, когда ожидать от меня результатов. И это не всегда скоро. Если кто-то что-то подсовывает мне в очередь, я честно оцениваю, когда это попадет наверх. Сообщаю эту дату. Затем я делаю это, когда придет время. Вы можете избежать неприятностей, если скажете людям, что они ждут результата в будущем, если — и это очень важно — вы действительно выполните обещанное.
• Отказываюсь. Если моя очередь слишком переполнена для того, чтобы потенциальный проект был выполнен вовремя, я отказываюсь от нее.
• Я бросаю проекты и ухожу. Если проект выходит из-под контроля и начинает отбирать слишком много времени из моего расписания: я бросаю его. Если появляется что-то явно более важное и конфликтует с чем-то еще в моей очереди, я отбрасываю менее важный проект. Если обязательство отнимает слишком много времени: я ухожу. Вот секрет: никого не волнует, что вы делаете в малом масштабе. В конце концов, вас судят по вашему обширному списку важных завершений.
• Я недоступен. Я часто работаю в укромных уголках различных библиотек на территории кампуса. Я проверяю рабочую электронную почту и отвечаю на нее всего несколько раз в день. Люди должны ждать от меня ответов. Меня часто бывает сложно найти. Иногда они сначала расстраиваются. Но им не нужен немедленный доступ. И я всегда отвечу в разумные сроки и получу то, что им нужно. Так они приспосабливаются.И я добиваюсь цели.
• Заряжаю и приживаю. Любая регулярно выполняемая работа превращается в привычку — то, что я делаю в определенное время в определенный день. Например, я пишу сообщения в блоге в воскресенье утром. Я читаю для своего семинара утром в пятницу и понедельник. График регулярной работы, основанный на привычках, упрощает выполнение нестандартных проектов. Это также предотвращает скопления, нарушающие график.
• Начинаю рано. Иногда очень рано. В некоторых проектах, которые, как я знаю, важны, я не терплю откладывания на потом.Меня это не интересует. Если мне нужно начать что-то за 2 или 3 недели, чтобы моя очередь продолжалась по мере необходимости, я делаю это.

Почему это работает

Вы можете заполнить любое произвольное количество часов тем, что кажется продуктивной работой. Между электронной почтой, «важным» веб-серфингом и списками дел, которые в эпоху Дэвида Аллена разрастаются до размеров, не уступающих библии, всегда есть чем заняться. Однако в какой-то момент вы должны поставить кол в землю и сказать: Я знаю, что у меня нескончаемый поток работы, но именно тогда я столкнусь с этим. Если вы этого не сделаете, вы позволите нескончаемому потоку работы толкать вас, как хулигана. Это приведет к утомительному и неэффективному графику. И вы в конечном итоге испытаете еще больший стресс и ничего не достигнете.

Установите желаемое расписание. Затем подгоните все остальное под свои нужды. Быть гибким. Будьте эффективны. Если вы не можете приспособить его: измените работу. Но, в конце концов, не идите на компромисс. Никого не волнует ваше расписание, кроме вас самих. Так сделай это правильно.

.