Как составляется опись: Как правильно составить опись документов — образец?
Как составить опись документов постоянного хранения
Как правило, любой коммерческой структуре рано или же поздно придется столкнуться с тем, что называется опись документов постоянного срока хранения. На практике, если на момент начала процесса в распоряжении компании накопилось достаточно много архивной информации, и вся она не систематизировалась длительный период времени, составление качественной и полной описи документов постоянного сроков хранение представит определенного рода трудность. Но это в том случае если не привлечь к организации подобного процесса нас, профессионалов своего дела.
Немного о самом процессе работ
Опись документов постоянного хранения включает в себя три возможных принципа построения данных.
- Первым можно назвать хронологическим, при котором все документы представлены в определенной последовательности;
- Вторым принципом считается структурный, при котором документы объединяются в группы и подкатегории;
- И наконец, третьим является универсальный, комбинированный принцип, который мы и предлагаем попробовать своим клиентам.
Для чего нужна опись документов постоянного хранения?
Непосредственно сама опись документов постоянного срока хранения составляется, как правило, с целью последующего их легкого нахождения, и систематизации документов.
Сложностью можно назвать необходимость создания обязательного справочного аппарата. Он включает в себя создание всех требуемых исторических справок, вступлений, послесловий и многого другого. С этой задачей мы также сможем легко и оперативно справиться, независимо от ее объема.
Сделать опись самостоятельно
Давайте представим себе, что опись дел в архиве была выполнена с ошибками. Однако этого никто не знает, так как проверять вряд ли кто будет. Однако спустя время, может понадобиться какой-либо документ. А ведь никому неизвестно, сколько может пройти времени и как теперь восстанавливать эти документы? Вполне возможно, что и персонал сотрудников мог уже поменяться, и искать виновных просто не представляется возможным.
А если нагрянет проверка?
Если пробовать решить данный вопрос самостоятельно, возможно допустить массу ошибок и неточностей, которые так или иначе повлияют на дальнейшее составление структуры разделов, создадут путаницу и неточности. И наконец, самая главная проблема, с которой может столкнуться организация при составлении подобной описи, а именно ее утверждение.
Где утверждается опись?
Порядок утверждения хоть и кажется достаточно простым, но, тем не менее, потребует четких и слаженных действий. Сама опись документов постоянного хранения утверждается непосредственно в Государственном муниципальном архиве, который курирует данную организацию как того и требует регламент систематизации и регистрации подобных документов. С этой задачей мы, имея солидный опыт, справимся в кратчайшие сроки. При чем можно отметить, что опись дел может проводиться как по одной, конкретной, так и по ряду групп.
На какие документы делают описи?
Как правило, описи наиболее часто делают описи на следущие дела постоянного хранения: различные соглашения, договора связанные с правом собственности, протоколы, отчёты, возможно судебные и следственные дела, если таковые имеются. Особенно сложными и важными являются категории ценных документов, упорядочивание которых наиболее ответственный и сложный процесс.
Мы справимся со всем, главное только правильно поставить задачу, согласовать некоторые моменты и можно смело приступать к делу.
По всем вопросам описи документов постоянного срока хранения обращайтесь в нашу архивную компанию.
Опись дел постоянного хранения | Делопроизводство
Помещено в тему: Описи дел
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.
п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).
Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).
Правила составления описи дел постоянного хранения
Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет.
В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.
п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Образец описи дел постоянного хранения
| Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № 1 | УТВЕРЖДАЮ директор ОАО «Кориандр» ____________В.  Н. Фунтикова30.09.2014
|
| Общий отдел | |||||
| 252 | 01-07 | Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 | 15 января- 22 июня 2011 | 234 | Связка № 26 |
| 253 | 01-07 | То же, № 83-128. Том 2 | 08 июля- 27 декабря 2011 | 187 | |
| 253а | 01-08 | Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год | 02 февраля- 30 декабря 2011 | 40 | |
| 254 | 01-12 | Положения об отделах ОАО «Кориандр» | 11. 01.2011
22.03.2011 | 86 | |
| … | … | … | … | … | |
| 288 | … | Последний заголовок в данном годовом разделе описи | … | … |
Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.
К записи 446 комментариев
« Старые комментарии
3 способа создания инвентарных списков [+Примеры]
Деловой инвентарный список — это отчет о том, какие именно продукты и расходные материалы у вас есть в наличии, чтобы сохранить ваш инвентарь как можно более организованным. Необходимость в точных списках запасов связана с тем фактом, что если вы не можете следить за тем, какие предметы у вас есть в наличии, вы, вероятно, столкнетесь с проблемами запасов (например, излишки, дефицит и т.
д.). Но благодаря постоянному подробному документированию ваших запасов вы можете координировать гораздо более плавную цепочку поставок и оптимизировать свою стратегию управления запасами в целом.
Что такое инвентарный список?
Инвентарный список — это исчерпывающий подробный список, в котором подробно описывается каждый продукт, который есть на складе вашей компании, включая сырье, незавершенное производство и готовую продукцию. Как правило, список запасов должен включать название продукта, номер SKU, описание, цену и количество. При этом эти списки являются динамическими, а не статическими, то есть их можно обновлять или редактировать по мере необходимости. Списки запасов помогают брендам легко отслеживать уровень своих запасов, обеспечивая более тщательный контроль запасов и более рациональный подход к управлению запасами.
3 причины, по которым вам нужен список запасов
Организуйте свои запасы
Посмотрим правде в глаза: вашей компании будет трудно выполнять заказы, если вы не будете иметь четкого представления о том, что есть на складе в любой момент времени .
Организованный запас продуктов является основой для эффективной цепочки поставок, точного выполнения и удовлетворенной клиентской базы; к счастью, инвентарные списки позволяют внимательно следить за движением вашего продукта, поэтому вы знаете все, что у вас есть на складе и / или что готово к продаже. Это знание означает, что вам никогда не придется беспокоиться об упущенной потенциальной прибыли, поскольку вы можете извлечь выгоду из доступных запасов.
Отслеживание производительности запасов
Эффективность запасов — это мера того, насколько хорошо используются и пополняются запасы вашей компании, как средство сравнения фактических долларов с прогнозируемой стоимостью проданных товаров. Среди других релевантных показателей производительности списки запасов учитывают ваш собственный коэффициент оборачиваемости запасов, показывая, сколько раз ваши SKU были проданы и заменены в течение определенного периода времени. Таким образом, использование инвентарного списка может помочь вам предотвратить скопление мертвых товаров на ваших полках (и защитить вас от резкого скачка затрат на хранение запасов).
Принимать решения о запасах на основе данных
Иногда компания может выпускать продукт, который не пользуется такой популярностью у потребителей, как они ожидали (или прогнозировали). Когда это происходит, на складе этого ритейлера может находиться большой объем непроданных товаров, что со временем приводит к все более и более высоким затратам на хранение. Лучший способ избежать такой ситуации избыточного запаса — использовать подробный список запасов. Это даст вам полное представление о том, какие товары продаются, а какие нет, чтобы вы могли принимать точные решения о своих запасах на основе данных.
Что включить в инвентарный список?
Название продукта
Названия продуктов используются для обозначения различных товаров и услуг, которые продает ваша компания. Когда вы присваиваете название чему-то, на самом деле вы закрепляете этот товар в сознании ваших клиентов и придаете немного больше глубины идентичности вашего бренда. Таким образом, стратегия наименования продуктов является воротами к созданию надежной узнаваемости бренда по одному элементу за раз.
Артикул или идентификатор продукта
Номер складской единицы (SKU) — это уникальная последовательность цифр и букв, которая представляет отдельные продукты в запасах компании. Как правило, информация о SKU перечисляется в порядке от наибольшей до наименьшей важности. Таким образом, идентификатор продукта (ID) представляет собой серию цифр и букв, которая служит ключом к поиску продуктов в Интернете (например, на таких торговых площадках, как Amazon).
Описание продукта
Описание продукта — это маркетинговая копия, которая используется для описания и определения преимуществ вашего продукта. Короче говоря, описание содержит все сведения о вашем продукте, как они появляются на вашем веб-сайте. В то время как сведения о продукте могут быть представлены в виде маркеров или в виде короткого абзаца, лучшие описания должны быть четкими, краткими и способствовать повышению конверсии.
Цена
Цена товара — это перевод его ценности в количественные выражения, и это сумма, которую покупатель может ожидать заплатить за указанный товар.
Хотя цены на продукты обычно определяются до выпуска товаров на рынок, предприятия имеют возможность (и полномочия) изменить цену продажи в любой момент, что может произойти в ответ на колебания спроса и предложения.
Количество на складе
Количество на складе — это общее количество товара, которое в настоящее время доступно для использования или перепродажи. Другими словами, это ваш общий запас за вычетом любых продуктов, которые были размещены в другом месте. Понимание этих величин гарантирует, что вы не столкнетесь с ситуацией избытка или недостатка товара (и то, и другое может нанести ущерб вашей прибыли).
Точка повторного заказа
Точка повторного заказа (ROP) — это минимальное количество запасов для отдельного продукта, при достижении которого инициируется повторный заказ дополнительных запасов. Рассчитав точную точку повторного заказа для каждой из SKU в вашем каталоге продуктов, вы можете быть уверены, что у вас всегда будет достаточно запасов, чтобы удовлетворить спрос клиентов, не имея избыточного капитала, связанного с вашими запасами.
Информация о поставщиках и продуктах
Информация о поставщиках включает все соглашения, заключенные с поставщиками (или другими поставщиками), а также записи о прошлых и текущих закупках у указанных компаний. Поставщик также может иметь доступ к ценной информации о продукте, которую вы хотите получить, так как это может помочь в продвижении и продаже ваших продуктов через предпочитаемые вами каналы или онлайн-рынки.
Важные примечания
Важные примечания – это особые сведения, относящиеся к вашим продуктам, такие как гарантия, дата покупки или срок годности продуктов питания. Любые детали или идеи, которые могут иметь отношение к жизненному циклу продукта (или которые дают дополнительную ясность в отношении происхождения предмета), могут быть включены в отдельный раздел «примечания» вашего инвентарного списка.
Как создавать списки запасов тремя способами (за и против)
Шаблоны инвентарных списков вручную
Ручной инвентарный список довольно прост по своей структуре и исполнению.
На самом деле, вы даже можете воспользоваться готовым шаблоном инвентаризации для печати, чтобы помочь в этом процессе. Шаблон контрольного списка инвентаризации должен включать всю основную информацию, описанную выше (например, название продукта, номер SKU и т. д.). Преимущество основного шаблона инвентаризации заключается в том, что вы можете использовать бесплатную загрузку, а затем копировать и вставлять этот дизайн снова и снова, без необходимости создавать новую версию для каждого продукта. Но, с другой стороны, основным недостатком этого метода является необходимость вручную обновлять всю информацию о вашем продукте, что может занять очень много времени.
Списки запасов в формате Excel
Шаблон управления запасами в формате Excel представляет собой электронную таблицу для управления вашими продуктами. Как и в предыдущем шаблоне, таблица запасов также требует, чтобы вы вручную вводили всю информацию о продукте и идентификаторы. Microsoft Excel может быть полезным инструментом для некоторых компаний, таких как малые предприятия или стартапы, поскольку он довольно прост и требует короткого обучения для новых пользователей.
Однако для тех, кто хочет масштабировать свой бизнес и выйти на новый уровень, эти рабочие листы могут оказаться довольно ограничивающими. Не говоря уже о том, что листы инвентаризации, к сожалению, открывают большую вероятность ошибок и неточных отчетов.
Используйте инструмент управления запасами
Инструменты управления запасами значительно упрощают и делают ряд операций более эффективными, и списки запасов, безусловно, не являются исключением. С помощью инструментов управления и применимых интеграций вы можете легко контролировать (и редактировать) свои уровни запасов. Например, компании могут использовать сканеры штрих-кодов или технологию RFID, чтобы получить выгоду от актуального отслеживания запасов в режиме реального времени, что также в значительной степени информирует ваши списки запасов. Хотя внедрение этих инструментов может занять больше времени, чем электронная таблица Excel, нет сомнений, что они улучшат ваши рабочие процессы и подстегнут рост вашей компании в долгосрочной перспективе.
4 причины автоматизировать свои списки запасов с помощью Extensiv Order Manager
Повышение прозрачности данных о запасах
Бренды, которые автоматизируют свои списки запасов с помощью Extensiv Order Manager, могут отслеживать все данные о запасах из своих каналов продаж и складов в одном удобная приборная панель. И влияние этой прозрачности широко распространено, поскольку вы будете точно знать, что происходит с вашими SKU в любой момент времени. Кроме того, размещение ваших данных в одном унифицированном месте (вместо того, чтобы распределять их по нескольким электронным таблицам) позволяет вам мгновенно составлять любые списки, которые вам нужны. Проще говоря, чем лучше вы просматриваете свои данные, тем более организованными и эффективными вы будете.
Сведите к минимуму человеческий фактор
Во многих случаях при использовании ручных процессов расчеты запасов становятся уязвимыми для человеческого фактора — и чем больше ошибок вы совершаете, тем больше снижается ваша прибыль.
Идеальный способ свести к минимуму эти ошибки и уменьшить их влияние на ваш доход — автоматизировать как можно больше систем (что в конечном итоге принесет пользу вашим спискам запасов). Система инвентаризации Extensiv Order Manager имеет множество функций, которые помогут вашему бренду работать наилучшим образом, от рекомендаций по автоматическому пополнению до автоматизации потока данных по заказам, запасам и покупкам.
Оптимизируйте процесс управления запасами
Ручные процессы не только чаще подвержены ошибкам, но и требуют от вас много времени и усилий. Подумайте, сколько времени уйдет на создание единого инвентарного списка, если вы управляете информацией об этом продукте вручную; это сложная задача, конечно. Но именно здесь снова вступает в игру автоматизация Extensiv Order Manager, как способ оптимизировать весь процесс управления запасами. Сотрудничая с Extensiv, ваша компания может автоматически оформлять заказы на покупку и даже устанавливать правила распределения запасов, чтобы предотвратить перепродажу.
Получайте информацию о запасах для принятия решений о росте
Extensiv знает кое-что о том, как помочь компаниям расти и добиваться успеха в своей отрасли. Возьмем, к примеру, идентификатор специалиста. За пятнадцать лет своего существования этот бренд уперся в кирпичную стену; их валовые продажи превышали 5 миллионов долларов, но они по-прежнему работали так же, как когда они получали всего 100 000 долларов в год. То есть до тех пор, пока они не объединились со Skubana и не получили потрясающую информацию о запасах благодаря автоматическому прогнозированию спроса, точкам повторного заказа и многому другому. Компания Specialist ID смогла улучшить свои продажи и превзойти потолок своих заказов, и с тех пор удвоилась в размерах без каких-либо проблем роста или ограничений, мешающих им.
Инвентаризационная отчетность: что это такое и как ее использовать в розничной торговле
В розничной торговле отчеты по инвентаризации и продажам содержат большое количество информации.
Но почти половина малых предприятий либо не отслеживают свои запасы, либо используют для этого ручной метод.
Это делает розничных продавцов восприимчивыми к неточным отчетам. Хотя это может показаться незначительным, когда вы используете данные для обоснования бизнес-решений, это может быть разницей между заправкой и успешным периодом продаж.
Ниже мы рассмотрим, что такое отчет об инвентаризации, а также как создавать отчеты для улучшения вашего розничного бизнеса.
Что такое отчет об инвентаризации?Инвентаризационный отчет представляет собой сводную информацию о существующих запасах розничного продавца. Он собирает такие сведения, как количество имеющихся у вас запасов, какие продукты продаются быстрее всего, эффективность категорий и другую информацию о состоянии и производительности запасов. Вы можете использовать множество типов отчетов об инвентаризации, каждый из которых служит своей цели.
Зачем создавать отчет об инвентаризации? «Отчеты об инвентаризации важны для мониторинга самого большого и самого дорогого актива вашего бизнеса», — говорит Эллиот Уолтерс, менеджер по внедрению в Stitch Labs.
Розничные предприятия полагаются на запасы для получения дохода и прибыли — без них вам нечего продавать.
Ценность отчетов о запасах в основном сводится к пониманию, которое они дают розничным продавцам в отношении их бизнеса. Лучшие в отрасли показатели управляются данными, а метрики отчетов о запасах предоставляют как общую картину, так и гиперсфокусированные взгляды на бизнес.
«Розничная торговля — это искусство и наука, и учет запасов — важная часть этой науки», — говорит Крис Гийо из Merchant Method. «Они помогают вам рассказать убедительную бизнес-историю, подкрепленную данными. Эти данные не обязательно должны быть «большими данными», потому что данные о направлениях более информативны, чем отсутствие данных вообще».
Уолтерс приводит пример анализа данных в действии. «Наблюдение за сокращением товарных запасов в течение нескольких месяцев может выявить возможности для команды мерчандайзинга по повторной продаже товаров для предотвращения кражи, возможности для операционной группы выявить ошибки целостности SKU и области внутреннего воровства», — говорит он.
«Благодаря отчетам об инвентаризации один отчет покажет действия, которые могут потребоваться для нескольких отделов».
Прежде чем что-либо делать, Джули Лассоу, основатель и руководитель JHL Solutions, рекомендует спросить себя, что вы хотите получить от отчета об инвентаризации. «Опишите ключевые показатели эффективности (KPI), которые будет отслеживать ваша организация», — говорит она. С таким количеством показателей, которые необходимо учитывать, это сделает ваш процесс отчетности целенаправленным и действенным.
Подумайте о своем технологическом стеке — другими словами, о технологических инструментах, которые вы используете для ведения своего бизнеса. Вам понадобится надежное программное обеспечение для управления запасами, чтобы ускорить процесс, избежать человеческих ошибок и синхронизировать данные между инструментами. На самом деле, 15% проблем с искажением запасов связаны с программным обеспечением, которое не интегрируется.
Хотя технически вы можете использовать электронные таблицы Excel и ручные отчеты, современные технологии, такие как POS-система Vend, сделают учет запасов проще, точнее и ценнее. «Ритейлеры с POS-системой могут легче создавать отчеты, чем те, кто не отслеживает продажи и запасы на уровне SKU», — говорит Гийо.
После того, как вы все настроили, пришло время запустить данные.
1. Создайте свой список товаровЭкспортируйте его из своей торговой точки, программного обеспечения для управления запасами или другой базы данных, в которой есть информация. Включите основную информацию, например, сколько устройств у вас есть в наличии, где они расположены, какие у вас есть варианты, серийные номера и номера SKU, цена и другую основную информацию. Информация, которую вы включаете, будет во многом зависеть от вопросов, на которые вы хотите получить ответы.
2. Установите свой таймфрейм Важно брать все показатели из одного таймфрейма, иначе у вас будут несовпадающие данные и расхождения.
Вы можете посмотреть на год или детализировать до часа. И если вы сравниваете периоды, убедитесь, что вы сравниваете яблоки с яблоками. Другими словами, если вы посмотрите на показатели продаж за июнь по сравнению с ноябрем, вы, вероятно, увидите большую разницу из-за праздничных покупателей.
Затем пришло время выбрать, какие отчеты вы будете запускать, и сгенерировать числа. Гийо рекомендует начинать с автоматически сгенерированных или готовых отчетов. «Информационные панели POS и готовые отчеты — отличное место для начала анализа», — говорит она. «Но имейте в виду, что без корпоративной системы отчетности или передовых методов регистрации владения вашими запасами с течением времени вы, скорее всего, получите точный взгляд на свои запасы на конец периода (EOP)».
Как часто вы создаете отчеты об инвентаризации? Единственным универсальным ответом на вопрос о частоте отчетов об инвентаризации является то, что вы должны сделать это регулярной привычкой и всегда делать это до и после известного периода занятости.
«Используйте свою POS-терминал, торговую витрину и решение для управления запасами, чтобы получать отчеты о запасах, экспортируя данные еженедельно и ежемесячно», — рекомендует Уолтерс. Он также отмечает, что это зависит от того, что представляют собой данные и кто их использует. «Еженедельные и ежемесячные отчеты могут поддерживать разные команды. Например, команда мерчендайзинга и маркетинга может извлечь выгоду из еженедельного отчета, чтобы сравнить, как запуск и размещение нового продукта влияет на продажи существующих продуктов».
После насыщенных сезонов продаж Гийо описывает важность анализа показателей после насыщенных сезонов продаж. «Создавайте отчеты об инвентаризации после каждого важного периода работы», — говорит она. «Это часто включает в себя создание и анализ отчетов в конце каждой недели, месяца, квартала, полугодия и года. Отчеты также следует запускать после других важных событий, таких как курортный сезон.
Тенденции продаж важны, но не менее важен рост за период. Подумайте о празднике 2019по сравнению с праздником 2018 года».
Лассоу рекомендует изучить ваши деловые операции. Вы заказываете товары ежедневно, ежемесячно или в другом ритме? Отчеты о запасах содержат важную информацию для информирования о покупке. «Учитывая скорость изменений в розничной торговле, следить за состоянием запасов необходимо для управления удовлетворенностью клиентов и прибыльностью компании», — говорит она.
Типы отчетов инвентаризации для созданияКак мы уже отмечали, существуют различные типы отчетов об инвентаризации, которые вы можете получить. У каждого есть своя цель, целевая аудитория и идеи. Но важно также не забывать связывать данные вместе.
«Запасами нельзя управлять в отрыве от других ключевых показателей мерчандайзинга», — говорит Лассоу. «И с этим не может справиться только группа планирования запасов».
Итак, с чего начать?
«Сначала просмотрите автоматически сгенерированные отчеты, — говорит Гийо.
Предупреждение, однако: «Имейте в виду, что без корпоративной системы отчетности — или передовых методов регистрации владения запасами с течением времени — вы редко сможете получить точный взгляд на свои запасы на конец периода (EOP). ,» она говорит. «Запасы EOP — это то, что нужно розничному продавцу любого размера, чтобы раскрыть истинную ценность отчетов о запасах».
1. Наличные запасыОтчеты о наличных запасах показывают, сколько единиц продукции имеется у розничного продавца в каждом магазине, а также их текущую стоимость запасов. По сути, это мера того, сколько капитала у вас есть в вашем инвентаре, что помогает при изменении порядка, прогнозировании, составлении бюджета и финансовом планировании.
2. Низкие запасы Розничные продавцы ежегодно теряют 1,75 триллиона долларов из-за отсутствия товаров на складе, избытка товаров и возвратов.
Отчеты о низком уровне запасов сообщают вам, какие товары заканчиваются. Учитывая стоимость отсутствия на складе, этот отчет имеет решающее значение. Если у вас часто бывают дефициты, покупатели больше не будут полагаться на ваш магазин и будут искать в другом месте свои потребности в покупках. Это поможет вам оставаться в курсе товаров, которых мало на складе, и быть активными при повторном заказе.
Менеджер по развитию розничного бизнеса Тристам Эрикссон и его коллеги из вейп-магазина Vapouriz регулярно пересматривают количество повторных заказов, чтобы убедиться, что у них всегда достаточно для удовлетворения спроса.
3. Отчет о производительности продукта В этих отчетах о запасах указано, какие продукты являются наиболее популярными и прибыльными. Вы можете посмотреть на разрыв между покупками. Например, если между первой и последней датой продажи прошло много времени, вам нужно выяснить, почему она не продается быстро. И если у вас есть товары, которые разлетаются с полок, вы можете подумать о самых крупных заказах.
Уолтерс рекомендует использовать отчеты о скорости продаж и о сроках хранения. «Наблюдение за эффективностью продаж по стилям может быть полезно для вашей творческой команды, планирования, мерчандайзинга и маркетинга», — говорит он.
4. Сокращениев 2017 году привело к сокращению затрат розничных продавцов по всему миру почти на 100 миллиардов долларов. В США на его долю приходилось 1,85% продаж в розничных магазинах. Хотя это может показаться небольшим, это прибыль, которую вы усердно зарабатывали. Отчеты о сокращении могут помочь вам отслеживать показатели с течением времени и определять, есть ли более серьезная проблема, которую вам нужно решить.
5. Отчет о пополнении запасов
В отчете о пополнении запасов отображается такая информация, как ваши запасы на конец периода, проданные товары, товары, проданные за день, покрытие дней и средняя стоимость. Этот отчет может помочь вам получить представление о том, как быстро продвигаются определенные продукты, чтобы вы могли соответствующим образом упорядочить запасы.
Более того, он может пролить свет на покупательский спрос, а также на рыночные тенденции, которые могут повлиять на ваше решение о контроле запасов.
6. Сравнительные показатели«Обзор запасов не происходит за одну ночь», — говорит Уолтерс. «На разработку и совершенствование лучших практик уходят месяцы». Хотя средние показатели по отрасли полезны, они не учитывают нюансы, с которыми сталкивается каждый розничный магазин. Лучшее сравнение, которое вы можете сделать, это сравнение с самим собой. Со временем вы сможете установить ориентиры в своих данных, чтобы со временем отслеживать, соответствуете ли вы этим стандартам.
«Каждый отдельный отчет раскрывает часть того, что происходит в вашем бизнесе, — говорит Гийо. «Триангуляция информации каждого из этих отчетов с течением времени улучшит ваши аналитические навыки и поможет вам управлять будущими инвестициями в запасы».
О Франческе Никасио
Франческа Никасио — эксперт по розничной торговле и контент-стратег Vend.
Об авторе