Как составлять опись документов образец: Как правильно составить опись документов — образец?

Как составлять опись документов образец: Как правильно составить опись документов — образец?

Опись документов организации: как провести

+7 495 698 63 64  8 800 234 55 22

   по России бесплатно

Чтобы зафиксировать факт передачи документов налоговой инспекции, контрагенту, сотруднику другого отдела или любому другом лицу, требуется опись. Это обобщённый перечень документов, который позволит подтвердить факт передачи документов и избежать споров с принимающей стороной.

Составить опись документов можно в электронном виде и на бумаге. Также нужно учесть особенности, характерные для той или иной цели описи (таблица 1).

Таблица 1. Виды описей и особенности заполнения

Научитесь оформлять дела для передачи на архивное хранения, узнайте всё о государственном регулировании и законодательстве в архивном деле на курсе повышения квалификации: «Современный архив».

Смотрите также:

• 44-ФЗ: как изменятся способы закупок с 2022 года
• Какие бывают финансовые модели
• Что изменится в трудовом законодательстве в 2023 году: 10 главных новелл

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Разделы обучения

• Производство и промышленность
• Управление персоналом
• Закупки по 44-ФЗ, 223-ФЗ
• Оборонно-промышленный комплекс, 275-ФЗ
• Госсектор
• Логистика. Закупки. Снабжение
• Финансы. Экономика
• Бухгалтерский учет, налоги, МСФО
• Право
• Медицина и Здравоохранение
• Менеджмент
• Безопасность
• ТЭК
• Продажи
• Маркетинг, реклама и PR
• Секретариат и делопроизводство
• Строительство и недвижимость
• ВЭД
• ЖКХ. Благоустройство
• Soft skills
• Управление проектами
• IT. Информационные технологии
• Индустрия гостеприимства (HoReCa)
• Транспорт
• Услуги

Учебный центр

• Об Учебном центре
• Преподаватели
• Отзывы
• FAQ по обучению
• Фотогалерея
• Сведения об образовательной организации
• Партнеры
• Полное расписание

О Компании

• О компании
• Вакансии
• Наши клиенты
• Обратная связь
• Блог
• Документы
• Политика конфиденциальности
• Карта сайта

Для чего нужна опись документов

Работа любой организации, как правило, связана с большим количеством документов. Это исходящая корреспонденция и отправленные вам письменные ответы, различные приказы и заявления сотрудников, технические инструкции и бухгалтерские отчеты. Все они требуют своевременного учета и оптимизации. Одним из решений этой проблемы является составление описи документов.

Что говорит закон

Специалист, который занимается делопроизводством в компании, лучше всех знает, что такое опись документов. Каждый год пересматривается большое количество бумаг. Все они важны, и каждый в отдельности играет особую роль в решении той или иной задачи. Вы не можете просто выбросить бумаги после изучения, так как у каждой из них есть определенный срок годности, в течение которого она действительна и может еще пригодиться. Такие документы обычно доставляются в архив, где они все время и находятся.

В любой момент их можно оттуда забрать и использовать по назначению. Федеральным законом «Об архивах» от октября 2004 г. составлен перечень всех возможных видов документов, и для каждого из них установлен определенный срок, в течение которого они должны находиться у владельца. Но как учесть большое количество хранящихся бумаг? Для этого есть список документов. Она формируется ответственным за ведение архива сотрудником и является обязательным дополнением к каждой папке или файлу, поступающему на долговременное хранение.

Опись важных бумаг

Секретарь компании также обычно составляет опись документов. Это не означает запись входящей или исходящей корреспонденции. Для этого у каждого секретаря есть специальный дневник. Там правильно фиксируется время получения или отправки письма с указанием даты, адресата и ответственного исполнителя. В некоторых случаях опись может находиться в пределах этой корреспонденции.

Например, организация отправляет пакет документов по адресу. Вы не можете просто положить их в конверт и бросить в коробку с прикрепленной маркой. Где гарантия, что бумаги придут в полном объеме? Конечно, если это рекламные проспекты или простые информационные листы, то волноваться не стоит. Вы можете отправить их снова в любое время. Но иногда приходится отправлять серьезные документы по официальному запросу. В этом случае, помимо основных бумаг, в пакет должны быть включены сопроводительное письмо и опись, которая будет являться перечнем документации, направляемой по этому адресу.

Состав описи

Сотрудники, которые занимаются заключением договоров, прекрасно знают, что такое опись документов. Вы можете легко сделать образец самостоятельно. Главное, чтобы в этом документе была вся необходимая информация:

• В левом верхнем углу пишется имя отправителя, либо ставится печать компании.
• Справа реквизиты получателя (название компании и ФИО ее владельца).
• Название пишется в центре. Например, это будет «Опись документов, переданных на договор», номер и дата которой также должны быть указаны.
• Далее произвольно составляется таблица, в которой должно быть не менее 4 граф (номер по порядку, наименование документа, его номер и дата, количество экземпляров, количество листов).
• В последующем производится окончательная запись о том, сколько документов было передано по этой описи. Также необходимо подсчитать общее количество прилагаемых листов.
• Внизу страницы делается отметка о том, кто подал и принял эти документы, с указанием даты, фамилии и должности.

Это самая обычная опись документов, образец которой хорошо известен любому работнику как почтовый бланк №107. Готовые бланки можно забрать заранее в любом почтовом отделении для заполнения и проверки на рабочем месте.

Особенности архивации

Любой работник архива знаком с описью документов. Она составляется при передаче бумаг на хранение. Этот документ представляет собой не просто содержимое определенной папки. Он позволяет в любой момент найти нужную информацию среди большого количества бумаг.

Приказы, отчеты и другие приложения систематизируются и сводятся в таблицу, которая должна содержать шесть обязательных граф:

• Серийный номер.
• Указатель конкретного документа по номенклатуре.
• Дата (указывается при регистрации).
• Заголовок (приказ, письмо, договор).
• Номера листов.
• Примечание.

Перечень может быть довольно большим. Но, в любом случае, в конце должна быть сделана итоговая запись о том, сколько документов числится, а также общее количество подсчитанных страниц. Теперь, заглянув в такую ​​папку, можно легко найти нужную бумагу по нужным параметрам, не прилагая особых усилий.

Особенности составления описи

Внутренняя опись документов требует особых знаний и особого внимания со стороны ее составителя. Иногда ошибки заканчиваются тем, что документ просто теряется в огромном потоке бумажных дел. Будучи не на своем месте, он теряется из виду.

Например, для плановой проверки налоговой инспекции понадобился отчет за прошлый год, а по невнимательности он был подан вместе с другими документами. Возникла ситуация, когда сотрудник компании не может подтвердить ту или иную информацию документально. Такое недоразумение может закончиться штрафом для этой организации и наказанием для сотрудников, ответственных за предоставление информации и хранение документов. Сумма потерь зависит от важности разыскиваемых данных. Чтобы этого не произошло, записи документов должны вестись соответствующим образом. Процесс этот, конечно, очень сложный и трудоемкий. Кроме того, необходимо учитывать многоэтапность и последовательность проведения процедуры.

Личные дела сотрудников

Кадровая служба любой компании или организации – это еще и отдел, через который проходит множество различных документов. Большинство из них накапливается в личных делах сотрудников. Они хранятся на месте до увольнения и только после этого отправляются в архив. В этом случае лицо, ответственное за кадры, должно произвести опись документов личного дела. Стоит отметить, что в законодательстве России нет конкретных правил, касающихся ее составления. Все правила взяты с советских времен. Такая опись должна представлять собой типовую таблицу с семью столбцами:

• Номер по порядку.
• Индекс конкретного документа.
• Дата.
• Название документа.
• Номера листов.
• Дата включения документа в дело.
• Примечание.

В конце подсчитывается общее количество документов, включенных в список. Все это делается за подписью кадровика с указанием даты передачи дела.

Шаблон листа инвентаризации с примерами — Forbes Advisor

Обновлено: 11 октября 2022 г., 8:42

Редакционное примечание. Мы получаем комиссию за партнерские ссылки на Forbes Advisor. Комиссии не влияют на мнения или оценки наших редакторов.

Гетти

Содержание

• Бесплатный шаблон инвентарной ведомости
• 3 лучших примера инвентаризационных листов
• Как создать свой собственный лист инвентаризации
• Итог
• Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Показать больше

Инвентаризационный лист — это документ, который вы используете для отслеживания своих активов. Различные типы предприятий могут использовать разные типы инвентаризационных листов для отслеживания различных вещей, таких как товары для продажи, программное обеспечение или складские запасы. Лист инвентаризации обычно содержит подробную информацию о инвентаре, которая может включать тип инвентаря, цену за единицу и номер складской единицы (SKU), а также количество. Мы собрали несколько примеров и полезный шаблон листа инвентаризации, поэтому вам не нужно начинать с нуля.

Бесплатный шаблон инвентарной ведомости

Скачать шаблон инвентарной ведомости

3 лучших примера инвентарной ведомости

В зависимости от вашей отрасли и типа бизнеса вам может понадобиться специальный тип инвентарной ведомости. Хотя большинство из нас думает о запасах как о товарах, готовых к перепродаже, это также может относиться к программному обеспечению, складским запасам или другим активам. Эти примеры дают представление о типах существующих ведомостей инвентаризации и о том, как их можно использовать.

Общий инвентарный лист

Пример общей инвентарной ведомости

Розничные магазины обычно используют общую инвентарную ведомость для учета того, какие товары есть в наличии, нуждаются в повторном заказе и что может быть снято с производства. Он дает подробный отчет о том, что у вас есть на полках, а также о том, что у вас есть на складе, чтобы вы могли правильно планировать свои потребности в продажах. Каждый товар подсчитывается на основе его серийного номера или номера SKU, который является уникальным идентификатором продукта.

Отслеживание инвентаризации программного обеспечения

Пример инвентарной ведомости программного обеспечения

Многие предприятия полагаются на различные программные решения для выполнения своей повседневной работы. ИТ-специалист компании может приобретать, устанавливать и обновлять большое количество программного обеспечения на разных компьютерах в организации. Лист отслеживания инвентаризации программного обеспечения — это специальный лист инвентаризации, который отслеживает программное обеспечение, чтобы ИТ-специалисты могли знать, когда подписки активны, когда элементы необходимо обновить и какова общая нагрузка на компанию.

Управление запасами

Пример управления запасами

Если вы используете сырье для производства своей продукции, лист управления запасами поможет вам отслеживать эти материалы. Этот лист поможет вам управлять сырьем и запасами, чтобы у вас всегда были нужные ресурсы для производства вашей продукции.

Как создать свой собственный лист инвентаризации

Если вы просмотрели шаблоны и обнаружили, что они не совсем удовлетворяют потребности вашей компании в инвентаре, вы можете создать свой собственный лист. Настраивая свой лист, вы гарантируете, что все данные, которые вам нужны, будут собраны в одном доступном документе. Выполните следующие действия, чтобы создать свой собственный лист инвентаризации.

Вот как создать свой собственный лист инвентаризации всего за четыре шага:

Шаг 1. Откройте электронную таблицу

Вы можете использовать любую электронную таблицу, которая вам нравится. Распространенными программами для работы с электронными таблицами являются Microsoft Excel, Google Sheets и Numbers. Если доступ к электронной таблице требуется нескольким лицам, убедитесь, что предоставлены все разрешения и разрешен доступ.

Шаг 2. Назовите свои заголовки

Это даст вам информацию, которую вы будете собирать по каждому предмету в инвентаре. Не стесняйтесь использовать шаблоны, чтобы придумать заголовки, которые вы хотите использовать.

Общие заголовки включают:

• Наименование элемента
• Артикул №
• Цена за единицу
• Количество на складе
• Цена продажи
• Минимальный объем заказа
• Время заказа
• Поставщик
• Товар, снятый с производства

Шаг 3. Введите основную информацию об элементе

Вы создаете собственный шаблон, который должен содержать всю информацию об элементе. Единственными столбцами, которые регулярно меняются, являются цена за единицу или цена продажи и количество на складе. Вам также может понадобиться настроить лист, если товар снят с производства. Этот шаг требует много времени, но необходим независимо от того, используете ли вы шаблон или создаете свой собственный лист.

Шаг 4. Сохраните свою работу

Обязательно сохраните свою работу и назовите файл как шаблон инвентаризации, чтобы вы могли регулярно обращаться к нему, когда вам нужно проводить инвентаризацию. Когда вы это сделаете, сделайте копию файла и переименуйте его в имя файла, которое включает дату инвентаризации. Например, вы можете ежемесячно проводить инвентаризацию и, возможно, назвать файл «Инвентаризация за август 2022 года» для удобства.

Bottom Line

Инвентаризационный лист является неотъемлемой частью ведения вашего бизнеса. Это поможет вам отслеживать активы, которые нужны вашей компании и которые она использует. Найдите шаблон или создайте свой собственный, соответствующий вашим конкретным потребностям. Узнайте больше о том, как эффективно управлять запасами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как называется инвентарная ведомость?

То, как вы назовете свою инвентарную ведомость, зависит от вас, хотя желательно, чтобы название было описательным. У вас может быть лист инвентаризации, лист контроля запасов или лист отслеживания инвентаризации программного обеспечения. Всегда называйте фактическую инвентаризацию датой проведения инвентаризации.

Каковы основные виды запасов?

Существует четыре основных типа запасов, которые включают сырье, незавершенное производство, готовую продукцию и запасы ТОиР (техническое обслуживание, ремонт и операции).

Является ли запас активом?

Да, запасы являются активом, поскольку компания вкладывает финансовые ресурсы в покупку или создание запасов. Запасы преобразуются в доход, когда товары продаются. Поскольку он имеет финансовую собственность, он считается активом.

Системы управления складом управляют запасами?

Системы управления складом (WMS) обычно являются надстройкой от вашего существующего поставщика планирования ресурсов предприятия (ERP). Системы ERP управляют выставлением счетов, бухгалтерским учетом и отслеживанием запасов. Узнайте больше о системах управления складом.

Эта статья была полезной?

Оцените эту статью

★ ★ ★ ★ ★

Пожалуйста, оцените статью

Пожалуйста, введите действительный адрес электронной почты

Мы будем рады услышать от вас, пожалуйста, оставьте свой комментарий.

Неверный адрес электронной почты

Спасибо за отзыв!

Что-то пошло не так. Пожалуйста, попробуйте позже.

Еще от

Информация, представленная на Forbes Advisor, предназначена только для образовательных целей. Ваше финансовое положение уникально, и продукты и услуги, которые мы рассматриваем, могут не подходить для ваших обстоятельств. Мы не предлагаем финансовые консультации, консультационные или брокерские услуги, а также не рекомендуем и не советуем отдельным лицам покупать или продавать определенные акции или ценные бумаги. Информация о производительности могла измениться с момента публикации. Прошлые показатели не свидетельствуют о будущих результатах.

Forbes Advisor придерживается строгих стандартов редакционной честности. Насколько нам известно, весь контент является точным на дату публикации, хотя содержащиеся здесь предложения могут быть недоступны. Высказанные мнения принадлежат только автору и не были предоставлены, одобрены или иным образом одобрены нашими партнерами.

Кимберли Леонард использовала свой профессиональный опыт в качестве владельца страхового агентства и финансового консультанта и превратила его в карьеру финансового писателя, которая помогает владельцам бизнеса и профессионалам добиться успеха. Ее работы появились на Business.com, Business News Daily, FitSmallBusiness.com, CentsibleMoney.com и Kin Insurance.

Келли — редактор SMB, специализирующийся на запуске и маркетинге новых предприятий. Прежде чем присоединиться к команде, она была контент-продюсером в Fit Small Business, где работала редактором и стратегом, занимаясь маркетинговым контентом для малого бизнеса. Она бывший предприниматель Google Tech и имеет степень магистра международного маркетинга Эдинбургского университета Нейпир. Кроме того, она ведет колонку в журнале Inc.

Редакция Forbes Advisor независима и объективна. Чтобы поддержать нашу отчетную работу и продолжать предоставлять этот контент бесплатно нашим читателям, мы получаем компенсацию от компаний, размещающих рекламу на сайте Forbes Advisor. Эта компенсация происходит из двух основных источников. Сначала мы предоставляем рекламодателям платные места для представления своих предложений. Компенсация, которую мы получаем за эти места размещения, влияет на то, как и где предложения рекламодателей появляются на сайте. Этот сайт не включает все компании или продукты, доступные на рынке. Во-вторых, мы также размещаем ссылки на предложения рекламодателей в некоторых наших статьях; эти «партнерские ссылки» могут приносить доход нашему сайту, когда вы нажимаете на них. Вознаграждение, которое мы получаем от рекламодателей, не влияет на рекомендации или советы, которые наша редакционная команда дает в наших статьях, или иным образом влияет на какой-либо редакционный контент в Forbes Advisor. Несмотря на то, что мы прилагаем все усилия, чтобы предоставить точную и актуальную информацию, которая, по нашему мнению, будет для вас актуальной, Forbes Advisor не гарантирует и не может гарантировать, что любая предоставленная информация является полной, и не делает никаких заявлений или гарантий в связи с ней, а также ее точностью или применимостью. . Вот список наших партнеров, которые предлагают продукты, на которые у нас есть партнерские ссылки.

Вы уверены, что хотите оставить свой выбор?

Шаблоны инвентаризационных списков — как держать обзор!

Создайте свой список инвентаря с помощью шаблона, стандартизируйте процесс и упростите свой инвентарь. Узнайте, как импортировать существующий шаблон в Excel или создать собственный. Также узнайте о преимуществах цифровых инструментов над Excel.

Начнем с определения шаблона инвентаризации. Что это такое и кому это выгодно?

Содержание

Что такое шаблон инвентаризации?

Шаблон инвентаризации — это ранее созданный список, который можно использовать для учета инвентаризации в компании. Это может быть простой список на бумаге, сложная таблица в такой программе, как Excel, или простой шаблон для цифрового инвентарного списка в таком инструменте, как SeaTable.

Кто должен вести инвентарные списки?

Каждый предприниматель и каждая компания, обязанная вести двойную бухгалтерию, должны провести инвентаризацию. Это необходимо делать как при открытии бизнеса, так и после каждого рабочего года. При этом производится учет запасов (инвентаризация) и создание списка (инвентаризация).

Шаблон инвентарного списка © tradol / adobe stock

Почему важно вести инвентарный список?

Но создание инвентарных списков полезно и в других областях повседневной работы. Ведь вы хотите отслеживать, какими материальными благами владеет ваша компания. Шаблоны списка инвентаря помогают отслеживать доступный в настоящее время, желаемый или требуемый инвентарь.

Вы перечисляете активы и предметы и можете сравнивать их с течением времени. При условии, что вы всегда используете один и тот же шаблон для инвентарного списка, данные можно дополнительно использовать для бизнес-анализа.

Что считается запасами компании?

Товарно-материальные запасы и, следовательно, ваш шаблонный список включает активы (основные и оборотные средства) и долги. Таким образом, вы перечисляете как нематериальные, так и материальные активы. Долги следуют в другом инвентарном списке.

Какая информация относится к инвентарному списку?

В шаблон списка запасов вы должны включить тип и количество запасов, а также время их регистрации. Примером инвентарного списка является таблица со столбцами:

• Позиция
• Субъект
• Номер для заказа
• подсчитанное количество
• Инвентарная стоимость

Введите дату инвентаризации в качестве заголовка.

Теперь перейдем к практической части — как именно создать шаблон для предстоящих инвентаризаций?

Список запасов по шаблону — что может Excel?

Программа Excel, которую уже используют многие компании. Здесь вы создаете шаблон документа для своей инвентаризации и можете использовать его снова и снова в последующие годы.

Если у вас уже есть инвентарный список в виде документа Excel, вы можете использовать его в качестве шаблона всего за несколько кликов:

• Нажмите «Файл» > «Сохранить как».
• Дважды щелкните «Компьютер» или, в других версиях Office, «Этот компьютер».
• Введите желаемое имя файла.
• В поле «Тип файла» выберите «Шаблон Word» вместо «Документ Word» (с макросами или без них).
• Нажмите «Сохранить».

Если у вас еще нет шаблона инвентарного списка в Excel, создайте свой собственный.

Шаблон инвентарного списка © PixieMe / adobe stock

Откройте новый пустой документ Excel. Подумайте, какие заголовки столбцов вам нужны для вашего шаблона в инвентарной ведомости (например, обозначение, идентификация, местоположение, количество и стоимость). Введите их. Затем отформатируйте ячейки в соответствии с нужными вам типами данных. Например, вы хотите отображать числа с двумя десятичными знаками в столбце? Как должны отображаться даты или валюты? Существуют ли отрицательные значения?

После форматирования пришло время связать столбцы Excel. Например, введите заголовок «Всего» в ячейку сбоку от инвентарного списка. Кроме того, вы можете сложить все значения в конце каждого листа с помощью формулы «=СУММ()».

Преимущество создания инвентарного списка в Excel заключается в том, что многие сотрудники уже знают, как пользоваться этой программой. Когда шаблон готов, можно приступать к инвентаризации. Только более поздние изменения или дополнения могут быть утомительными. Одним из недостатков Excel является то, что введенные данные не могут быть доступны в режиме реального времени для других сотрудников или руководителей. Каждый работает со своими электронными таблицами или получает доступ к документам через общие репозитории. Это может быстро привести к конфликтам версий файлов. Таблицы Excel также могут быстро запутаться, и многие пользователи знают только основные функции программного обеспечения.

Здесь в игру вступает создание цифровых инвентарных списков.

Каковы преимущества цифровой инвентаризации?

Вы можете получить цифровые инвентарные списки через веб-программы, которые позволяют создавать списки и управлять ими. К ним относятся, например, Trello, ClickUp или SeaTable. Здесь также, как и в Excel, вы можете работать с шаблонами и заполнять свои инвентарные списки.

Преимущество цифровых инвентарных списков по сравнению с Excel заключается в том, что все уполномоченные лица всегда имеют доступ к данным. Например, можно избежать проведения инвентаризации дважды разными сотрудниками. Задача просто помечается как «Выполняется», а затем как «Завершено».

Если кому-то нужна информация из списка, он может найти ее в программе. Нет необходимости спрашивать и ждать ответа от коллег, если общее хранилище файлов не управляется должным образом.

Кроме того, помимо шаблонов, вы также можете вести контрольные списки для инвентаризации. Что следует записывать или считать? На что следует обратить внимание сотрудникам? В чек-листе сотрудники просто отмечают все одно за другим.

Отчеты и визуализация данных в цифровых инвентарных списках работают так же хорошо или даже лучше, чем в Excel. В зависимости от программы можно настроить автоматическую отчетность.

Наконец, многие программы позволяют присоединять файлы к спискам. Таким образом, фотографии и другая документация условий во время инвентаризации могут быть включены в ваш инвентаризационный список.

Порядок создания шаблона цифрового списка запасов зависит от программы, но выполняется аналогично:

Как создать шаблон инвентаризации с помощью SeaTable?

Большинство инструментов цифровых списков, включая SeaTable, предлагают библиотеку шаблонов для инвентарных списков. Вы просто регистрируетесь в бесплатной версии и создаете пользователя. После входа в систему выполните следующие действия:

• Нажмите «Добавить базу».
• Выберите «Создать базу из шаблона».
• Нажмите на один из шаблонов для получения дополнительной информации.
• Выберите шаблон и нажмите «Использовать шаблон».

Если вы хотите создать свой собственный шаблон инвентаризации, начните с новой базы. Добавляйте таблицы, макет таблицы, статистику, представления и веб-формы. Затем сохраните и экспортируйте свой шаблон. Сделанный. Ничто больше не стоит на пути вашего инвентаря.

Заключение

Компании должны вести товарно-материальные запасы . Шаблон , будь то в Excel или цифровом инструменте, таком как SeaTable, стандартизирует и упрощает процесс.

Подумайте, кто участвует в инвентаризации и кому нужен доступ к данным. Как должны быть подготовлены данные и какие функции необходимы?

После того как вы прояснили эти основные вопросы, вы можете легко приступить к их реализации с помощью шаблона SeaTable для инвентарных списков.