Как составлять опись документов образец: Как правильно составить опись документов — образец?

Как составлять опись документов образец: Как правильно составить опись документов — образец?

Как правильно сделать опись документов образец 2022 года — «Мое Дело»

Оглавление Скрыть

• В каких случаях требуется опись
• Как составить опись документов: общие правила
• Как сделать опись документов для госорганов: образец
• Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец
• Как сделать опись документов для почтового отправления

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

В каких случаях требуется опись

Опись помогает зафиксировать ключевые аспекты передачи бумаг:

1. Какой перечень был подан.
2. Когда произошла передача.
3. Кто и в каком объеме должен его получить.

Опись обычно используют:

• при отправке документов в контролирующие органы — налоговую, фонды, инспекцию труда и другие;
• чтобы передать дела и документы сотруднику, вступающему в новую должность;
• при инвентаризации;
• для почтовых отправлений документов;
• для передачи их на проверку сторонним организациям и предпринимателям перед сделкой;
• при отправке бумаг в архив;
• перед утилизацией документов.

В каждом случае опись — своего рода подстраховка. Например, если важные документы затеряются после утилизации, ответственный сотрудник сможет доказать, что не уничтожил их по случайности. Если их потеряют проверяющие органы, бизнес сможет подтвердить отправку и избежать штрафа.

Как составить опись документов: общие правила

Обычно к описи прибегают, когда требуется передать не один документ, а сразу несколько.

Составить ее можно:

• самостоятельно, разработав собственный бланк и закрепив его во внутренней политике;
• по унифицированным формам.

В любом случае, в описи обязательно нужно указать:

• данные и реквизиты получателя: ФИО предпринимателя, наименование компании или учреждения;
• дату оформления описи;
• список передаваемых документов;
• полное название каждого отдельного документа;
• количество экземпляров и страниц каждого документа;
• пометку о копии или оригинале для каждого документа;
• срок их хранения;
• общее количество листов.

Если нужно зафиксировать дополнительную информацию, в опись можно добавить другие реквизиты. В остальном — обязательных требований к оформлению документа нет. Бизнес может использовать для описи как собственные бланки, так и образцы от заказчиков/партнеров.

Визуально опись выглядит как таблица или список, в которой перечислены передаваемые бумаги. Документы стоит располагать в порядке приоритетности: сначала — самые важные (приказы, договоры), после — остальные (переписки, схемы, чертежи, планы). Пустые строки в таблице зачеркивают.

Опись обычно составляет сотрудник, выполняющий операцию. Затем документ обязательно закрепляют подписью ответственного за документооборот — руководителя или заместителя, секретаря, главбуха — и проставляют в нем печать, если фирма ее использует.

Если документы передают сторонним компаниям/предпринимателям или сотрудникам, можно использовать такой образец:

Образец 1.

Как сделать опись документов для госорганов: образец

Если документы отправляют или лично подают в ИФНС в бумажной форме, проводить опись нужно в обязательном порядке. Ее можно оформить отдельным документом или добавить в содержание сопроводительного письма.

Кроме перечисленных выше обязательных пунктов, в описи передаваемых документов стоит отразить:

• цель подачи;
• полные реквизиты компании;
• реквизиты требования или другого документа от инспекции.

Если опись вышла на несколько листов, нужно проставить номера страниц. Это не обязательное требование, но в случае возможных споров с инспекцией из-за утери страниц будет свидетельствовать, что с самого начала список был длиннее. А также поможет быстрее найти нужные сведения и аргументы, если спор продолжится в суде.

Образец описи может выглядеть так:

Образец 2.

При подаче бумаг в суд опись не требуется — их укажут в исковом заявлении.

Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец

Перед тем, как отправить документы на хранение в архив, их обязательно нужно описать в сдаточном бланке. Опись оформляют в двух вариантах, и один из экземпляров прилагают к документам в архиве.

Информацию о самих документах указывают стандартно. Порядок сдачи бумаг в архив такой:

1. Ответственный работник архива оформляет опись.
2. Документ отправляют на рассмотрение комиссии.
3. Если комиссия утверждает перечень, список отправляют на рассмотрение руководству.
4. После того, как руководитель одобрит список и распишется в описи, ее прошивают, помещают в папку с твердой обложкой и отправляют на полку архива.

Образец можно использовать такой:

Образец 3.

Образец 4.

При утилизации документов их описывают примерно в том же порядке. Стандартно, бумаги уничтожают в двух случаях:

• Если бизнес больше не будет с ними работать.
• Когда закончится срок их хранения.

Опись также отправляют на проверку комиссии, которая должна рассмотреть список и составить протокол. Уже после этого документы можно утилизировать.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Получить доступ

Как сделать опись документов для почтового отправления

Опись при почтовом отправлении всегда заполняют по форме 107 — это исключительный случай, когда требуется конкретный бланк. В описи указывают:

• данные и реквизиты получателя;
• стоимость отправки;
• количество передаваемых документов.

Сотрудник отделения расписывается в документе и помечает его календарным штемпелем. Бумагу оформляют в двух вариантах. Один экземпляр описи пришлют получателю, другой — оставят в отделении почты.

Бланк для почтового отправления выглядит так:

Образец 5.

Опись документов организации: как провести

+7 495 698 63 64  8 800 234 55 22

   по России бесплатно

Чтобы зафиксировать факт передачи документов налоговой инспекции, контрагенту, сотруднику другого отдела или любому другом лицу, требуется опись. Это обобщённый перечень документов, который позволит подтвердить факт передачи документов и избежать споров с принимающей стороной.

Составить опись документов можно в электронном виде и на бумаге. Также нужно учесть особенности, характерные для той или иной цели описи (таблица 1).

Таблица 1. Виды описей и особенности заполнения

Опись	Особенности	Как составить
Внутренняя опись документов личного дела.	Содержит перечень документов из личного дела, их порядковые номер, индексы и количество листов.	Опись вкладывают в личное дело сотрудника и заполняют по мере поступления документов. В личном деле документы следует расположить в хронологическом порядке. Сперва введите документы, которые были приняты или оформлены при приёме сотрудника на работу. Далее — в хронологическом порядке поступления документов в кадры.
Опись для сдачи в архив.	Документацию, хранящуюся у ответственных сотрудников или менеджеров, отправляют в архив по мере утраты актуальности. Для этого нужно составить архивную или внутреннюю опись.	Перед сдачей в архив сделайте на описи итоговую запись. Укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов. Отдайте опись на подпись ответственному сотруднику.
Опись для передачи документов.	Оформляется при передаче документов контрагенту или любой другой стороне.	Можно составить в произвольной форме. Укажите передаваемые документы, предусмотрите поля для подписей ответственных лиц.
Опись для отправки по почте.	Юридически значимые документы следует отправлять бандеролью или ценным письмом с описью и уведомлением о вручении адресату. Даты отправки и получения письма подтвердят уведомление и почтовая квитанция.	Сформируйте опись вложения. Для этого потребуется специальный бланк (форма 107 -приложение 26 к порядку приема и вручений внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п). Бланк можно скачать или бесплатно получить в любом отделении почты. Опись заявлений нужно заполнить в двух экземплярах. Сотрудник почты поставит отметку о проверке вложений, номер почтового отправления и дату принятия. Один экземпляр нужно оставить себе, второй — вложить в отправление. Если в описи недостаточно строк для записи всех пересылаемых документов, можно заполнить несколько бланков с пометками «лист 1», «лист 2» и т.д. На последнем бланке нужно отразить общий итог по количеству пересылаемых предметов и указать итоговую сумму.
Опись для налоговой инспекции.	Информацию и документы по требованию можно передать в электронном виде или на бумаге вместе с сопроводительным письмом и описью. При отправке документов на бумаге составляют бумажную опись, электронных — электронную.	Если документация предоставляется на бумаге, опись можно составить в свободной форме. Для удобства в бланк можно включить таблицу со списком предоставляемых документов с реквизитами. Не забудьте предусмотреть поля для подписи ответственными лицами. Если документы предоставляются в электронном виде, электронную опись потребуется заполнить по формату, утверждённому Приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.
Опись для передачи в Фонд социального страхования.	Опись составляют в случае передачи документов на бумаге. Такой способ актуален для страхователей, у которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий расчетный период составила менее 25 человек. Если среднесписочная численность сотрудников 26 и более, сведения в ФСС следует передавать через Интернет в форме электронных реестров.	Воспользуйтесь бланком из приложения 3 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26. Для заполнения можно воспользоваться алгоритмом: Укажите реквизиты страхователя (ИНН (КПП), регистрационный номер, код подчиненности, фирменное наименование). Предоставьте название отделения фонда, в который передается документация по описи. Укажите личные данные сотрудника (ФИО и СНИЛС). Укажите код выплаты, за которой обратился сотрудник: «1» — пособие по временной нетрудоспособности; «2» — пособие по беременности и родам; «3» — единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медорганизациях в ранние сроки беременности; «4» — единовременное пособие при рождении ребенка; «5» — ежемесячное пособие по уходу за ребенком; «6» — пособие по временной нетрудоспособности в связи с травмами, несчастным случаем на производстве и профзаболеванием; «9» — отпуск застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно. Укажите краткое наименование прилагаемых к описи документов или сведений, количество листов. Итоговый вариант описи следует составить в двух экземплярах. Один остаётся в фонде, другой, с отметкой о получении, у страхователя.

Научитесь оформлять дела для передачи на архивное хранения, узнайте всё о государственном регулировании и законодательстве в архивном деле на курсе повышения квалификации: «Современный архив».

Смотрите также:

• Спонсорство и благотворительность: особенности налогообложения
• Три изменения в ГОЗ 2022: на что обратить внимание заказчикам и исполнителям
• Работа без ошибок: что должен знать специалист договорного отдела?

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Разделы обучения

• Производство и промышленность
• Управление персоналом
• Закупки по 44-ФЗ, 223-ФЗ
• Оборонно-промышленный комплекс, 275-ФЗ
• Госсектор
• Логистика. Закупки. Снабжение
• Финансы. Экономика
• Бухгалтерский учет, налоги, МСФО
• Право
• Медицина и Здравоохранение
• Менеджмент
• Безопасность
• ТЭК
• Продажи
• Маркетинг, реклама и PR
• Секретариат и делопроизводство
• Строительство и недвижимость
• ВЭД
• ЖКХ. Благоустройство
• Soft skills
• Управление проектами
• IT. Информационные технологии
• Индустрия гостеприимства (HoReCa)
• Транспорт
• Услуги

Учебный центр

• Об Учебном центре
• Преподаватели
• Отзывы
• FAQ по обучению
• Фотогалерея
• Сведения об образовательной организации
• Партнеры
• Полное расписание

О Компании

• О компании
• Вакансии
• Наши клиенты
• Обратная связь
• Блог
• Документы
• Политика конфиденциальности
• Карта сайта

Шаблон инвентарной ведомости с примерами — Forbes Advisor

Редакционная заметка: Мы получаем комиссию от партнерских ссылок на Forbes Advisor. Комиссии не влияют на мнения или оценки наших редакторов.

Гетти

Содержание

• Бесплатный шаблон инвентарной ведомости
• 3 лучших примера инвентаризационных листов
• Как создать свой собственный инвентарный лист
• Итог
• Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Подробнее

Инвентаризационный лист — это документ, который вы используете для отслеживания своих активов. Различные типы предприятий могут использовать разные типы инвентаризационных листов для отслеживания различных вещей, таких как товары для продажи, программное обеспечение или складские запасы. Лист инвентаризации обычно содержит подробную информацию о инвентаре, которая может включать тип инвентаря, цену за единицу и номер складской единицы (SKU), а также количество. Мы собрали несколько примеров и полезный шаблон листа инвентаризации, поэтому вам не нужно начинать с нуля.

Бесплатный шаблон инвентарной ведомости

Скачать шаблон инвентарной ведомости

---

3 лучших примера инвентарной ведомости

В зависимости от вашей отрасли и типа бизнеса вам может понадобиться специальный тип инвентарной ведомости. Хотя большинство из нас думает о запасах как о товарах, готовых к перепродаже, это также может относиться к программному обеспечению, складским запасам или другим активам. Эти примеры дают представление о типах существующих ведомостей инвентаризации и о том, как их можно использовать.

Общий инвентарный лист

Пример общей инвентарной ведомости

Розничные магазины обычно используют общую инвентарную ведомость для учета того, какие товары есть в наличии, нуждаются в повторном заказе, а какие могут быть сняты с производства. Он дает подробный отчет о том, что у вас есть на полках, а также о том, что у вас есть на складе, чтобы вы могли правильно планировать свои потребности в продажах. Каждый товар подсчитывается на основе его серийного номера или номера SKU, который является уникальным идентификатором продукта.

Отслеживание инвентаризации программного обеспечения

Пример инвентарной ведомости программного обеспечения

Многие предприятия полагаются на различные программные решения для выполнения своей повседневной работы. ИТ-специалист компании может приобретать, устанавливать и обновлять большое количество программного обеспечения на разных компьютерах в организации. Лист отслеживания инвентаризации программного обеспечения — это специальный лист инвентаризации, который отслеживает программное обеспечение, чтобы ИТ-специалисты могли знать, когда подписки активны, когда элементы необходимо обновить и какова общая нагрузка на компанию.

Управление запасами

Пример управления запасами

Если вы используете сырье для производства своей продукции, лист управления запасами поможет вам отслеживать эти материалы. Этот лист поможет вам управлять сырьем и запасами, чтобы у вас всегда были нужные ресурсы для производства вашей продукции.

---

Как создать свой собственный лист инвентаризации

Если вы просмотрели шаблоны и обнаружили, что они не совсем удовлетворяют потребности вашей компании в инвентаре, вы можете создать свой собственный лист. Настраивая свой лист, вы гарантируете, что все данные, которые вам нужны, будут собраны в одном доступном документе. Выполните следующие действия, чтобы создать свой собственный лист инвентаризации.

Вот как создать свой собственный лист инвентаризации всего за четыре шага:

Шаг 1. Откройте электронную таблицу

Вы можете использовать любую электронную таблицу, которая вам нравится. Распространенными программами для работы с электронными таблицами являются Microsoft Excel, Google Sheets и Numbers. Если доступ к электронной таблице требуется нескольким лицам, убедитесь, что предоставлены все разрешения и разрешен доступ.

Шаг 2. Назовите свои заголовки

Это даст вам информацию, которую вы будете собирать по каждому предмету в инвентаре. Не стесняйтесь использовать шаблоны, чтобы придумать заголовки, которые вы хотите использовать.

Общие заголовки включают:

• Наименование элемента
• Артикул №
• Цена за единицу
• Количество на складе
• Цена продажи
• Минимальный объем заказа
• Время заказа
• Поставщик
• Товар, снятый с производства

Шаг 3. Введите основную информацию об элементе

Вы создаете собственный шаблон, который должен содержать всю информацию об элементе. Единственными столбцами, которые регулярно меняются, являются цена за единицу или цена продажи и количество на складе. Вам также может понадобиться настроить лист, если товар снят с производства. Этот шаг требует много времени, но необходим независимо от того, используете ли вы шаблон или создаете свой собственный лист.

Шаг 4. Сохраните свою работу

Обязательно сохраните свою работу и назовите файл как шаблон инвентаризации, чтобы вы могли регулярно обращаться к нему, когда вам нужно проводить инвентаризацию. Когда вы это сделаете, сделайте копию файла и переименуйте его в имя файла, которое включает дату инвентаризации. Например, вы можете ежемесячно проводить инвентаризацию и, возможно, назвать файл «Инвентаризация за август 2022 года» для удобства.

---

Bottom Line

Инвентаризационный лист является неотъемлемой частью ведения вашего бизнеса. Это поможет вам отслеживать активы, которые нужны вашей компании и которые она использует. Найдите шаблон или создайте свой собственный, соответствующий вашим конкретным потребностям. Узнайте больше о том, как эффективно управлять запасами.

---

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как называется инвентарная ведомость?

То, как вы назовете свою инвентарную ведомость, зависит от вас, хотя желательно, чтобы название было описательным. У вас может быть лист инвентаризации, лист контроля запасов или лист отслеживания инвентаризации программного обеспечения. Всегда называйте фактическую инвентаризацию датой проведения инвентаризации.

Какие основные виды запасов существуют?

Существует четыре основных типа запасов, которые включают сырье, незавершенное производство, готовую продукцию и запасы ТОиР (техническое обслуживание, ремонт и операции).

Является ли запас активом?

Да, запасы являются активом, поскольку компания вкладывает финансовые ресурсы в покупку или создание запасов. Запасы преобразуются в доход, когда товары продаются. Поскольку он имеет финансовую собственность, он считается активом.

Системы управления складом управляют запасами?

Системы управления складом (WMS) обычно являются надстройкой от вашего существующего поставщика планирования ресурсов предприятия (ERP). Системы ERP управляют выставлением счетов, бухгалтерским учетом и отслеживанием запасов. Узнайте больше о системах управления складом.

Эта статья была полезной?

Оцените эту статью

★ ★ ★ ★ ★

Пожалуйста, оцените статью

Пожалуйста, введите действительный адрес электронной почты

Комментарии

Мы будем рады услышать от вас, пожалуйста, оставьте свой комментарий.

Неверный адрес электронной почты

Спасибо за отзыв!

Что-то пошло не так. Пожалуйста, попробуйте позже.

Еще от

Информация, представленная на Forbes Advisor, предназначена только для образовательных целей. Ваше финансовое положение уникально, и продукты и услуги, которые мы рассматриваем, могут не подходить для ваших обстоятельств. Мы не предлагаем финансовые консультации, консультационные или брокерские услуги, а также не рекомендуем и не советуем отдельным лицам покупать или продавать определенные акции или ценные бумаги. Информация о производительности могла измениться с момента публикации. Прошлые показатели не свидетельствуют о будущих результатах.

Forbes Advisor придерживается строгих стандартов редакционной честности. Насколько нам известно, весь контент является точным на дату публикации, хотя содержащиеся здесь предложения могут быть недоступны. Высказанные мнения принадлежат только автору и не были предоставлены, одобрены или иным образом одобрены нашими партнерами.

Кимберли Леонард использовала свой профессиональный опыт в качестве владельца страхового агентства и финансового консультанта и превратила его в карьеру финансового писателя, которая помогает владельцам бизнеса и профессионалам добиться успеха. Ее работы появились на Business.com, Business News Daily, FitSmallBusiness.com, CentsibleMoney.com и Kin Insurance.

Келли — редактор SMB, специализирующийся на запуске и маркетинге новых предприятий. Прежде чем присоединиться к команде, она была контент-продюсером в Fit Small Business, где работала редактором и стратегом, занимаясь маркетинговым контентом для малого бизнеса. Она бывший предприниматель Google Tech и имеет степень магистра международного маркетинга Эдинбургского университета Нейпир. Кроме того, она ведет колонку в журнале Inc.

Редакция Forbes Advisor независима и объективна. Чтобы поддержать нашу отчетную работу и продолжать предоставлять этот контент бесплатно нашим читателям, мы получаем компенсацию от компаний, размещающих рекламу на сайте Forbes Advisor. Эта компенсация происходит из двух основных источников. Сначала мы предоставляем рекламодателям платные места для представления своих предложений. Компенсация, которую мы получаем за эти места размещения, влияет на то, как и где предложения рекламодателей появляются на сайте. Этот сайт не включает все компании или продукты, доступные на рынке. Во-вторых, мы также включаем ссылки на предложения рекламодателей в некоторые наши статьи; эти «партнерские ссылки» могут приносить доход нашему сайту, когда вы нажимаете на них. Вознаграждение, которое мы получаем от рекламодателей, не влияет на рекомендации или советы, которые наша редакционная команда дает в наших статьях, или иным образом влияет на какой-либо редакционный контент в Forbes Advisor. Несмотря на то, что мы прилагаем все усилия, чтобы предоставить точную и актуальную информацию, которая, по нашему мнению, будет для вас актуальной, Forbes Advisor не гарантирует и не может гарантировать, что любая предоставленная информация является полной, и не делает никаких заявлений или гарантий в связи с ней, а также ее точностью или применимостью. . Вот список наших партнеров, которые предлагают продукты, на которые у нас есть партнерские ссылки.

Вы уверены, что хотите оставить свой выбор?

Шаблоны инвентаризационных списков — как держать обзор!

Создайте свой список инвентаря с помощью шаблона, стандартизируйте процесс и упростите свой инвентарь. Узнайте, как импортировать существующий шаблон в Excel или создать собственный. Также узнайте о преимуществах цифровых инструментов над Excel.

Начнем с определения шаблона инвентаризации. Что это такое и кому это выгодно?

Содержание

Что такое шаблон инвентаризации?

Шаблон инвентаризации — это ранее созданный список, который можно использовать для учета инвентаризации в компании. Это может быть простой список на бумаге, сложная таблица в такой программе, как Excel, или простой шаблон для цифрового инвентарного списка в таком инструменте, как SeaTable.

Кто должен вести инвентарные списки?

Каждый предприниматель и каждая компания, обязанная вести двойную бухгалтерию, должны провести инвентаризацию. Это необходимо делать как при открытии бизнеса, так и после каждого рабочего года. При этом производится учет запасов (инвентаризация) и создание списка (инвентаризация).

Шаблон инвентарного списка © tradol / adobe stock

Почему важно вести инвентарный список?

Но создание инвентарных списков полезно и в других областях повседневной работы. Ведь вы хотите отслеживать, какими материальными благами владеет ваша компания. Шаблоны списка инвентаря помогают отслеживать доступный в настоящее время, желаемый или требуемый инвентарь.

Вы перечисляете активы и предметы и можете сравнивать их с течением времени. При условии, что вы всегда используете один и тот же шаблон для инвентарного списка, данные можно дополнительно использовать для бизнес-анализа.

Что считается запасами компании?

Товарно-материальные запасы и, следовательно, ваш шаблонный список включает активы (основные и оборотные средства) и долги. Таким образом, вы перечисляете как нематериальные, так и материальные активы. Долги следуют в другом инвентарном списке.

Какая информация относится к инвентарному списку?

В шаблоне инвентарного списка вы должны указать тип и количество инвентаря, а также время его регистрации. Примером инвентарного списка является таблица со столбцами:

• Позиция
• Субъект
• Номер для заказа
• подсчитанное количество
• Инвентарная стоимость

Введите дату инвентаризации в качестве заголовка.

Теперь перейдем к практической части — как именно создать шаблон для предстоящих инвентаризаций?

Список запасов по шаблону — что может Excel?

Программа Excel, которую уже используют многие компании. Здесь вы создаете шаблон документа для своей инвентаризации и можете использовать его снова и снова в последующие годы.

Если у вас уже есть инвентарный список в виде документа Excel, вы можете использовать его в качестве шаблона всего за несколько кликов:

• Нажмите «Файл» > «Сохранить как».
• Дважды щелкните «Компьютер» или, в других версиях Office, «Этот компьютер».
• Введите желаемое имя файла.
• В поле «Тип файла» выберите «Шаблон Word» вместо «Документ Word» (с макросами или без них).
• Нажмите «Сохранить».

Если у вас еще нет шаблона инвентарной ведомости в Excel, создайте свой собственный.

Шаблон инвентарного списка © PixieMe / adobe stock

Откройте новый пустой документ Excel. Подумайте, какие заголовки столбцов вам нужны для вашего шаблона в инвентарной ведомости (например, обозначение, идентификация, местоположение, количество и стоимость). Введите их. Затем отформатируйте ячейки в соответствии с нужными вам типами данных. Например, вы хотите отображать числа с двумя десятичными знаками в столбце? Как должны отображаться даты или валюты? Существуют ли отрицательные значения?

После форматирования пришло время связать столбцы Excel. Например, введите заголовок «Всего» в ячейку сбоку от инвентарного списка. Кроме того, вы можете сложить все значения в конце каждого листа с помощью формулы «=СУММ()».

Преимущество создания инвентарного списка в Excel заключается в том, что многие сотрудники уже знают, как пользоваться этой программой. Когда шаблон готов, можно приступать к инвентаризации. Только более поздние изменения или дополнения могут быть утомительными. Одним из недостатков Excel является то, что введенные данные не могут быть доступны в режиме реального времени для других сотрудников или руководителей. Каждый работает со своими электронными таблицами или получает доступ к документам через общие репозитории. Это может быстро привести к конфликтам версий файлов. Таблицы Excel также могут быстро запутаться, и многие пользователи знают только основные функции программного обеспечения.

Здесь в игру вступает создание цифровых инвентарных списков.

Каковы преимущества цифровой инвентаризации?

Вы можете получить цифровые инвентарные списки через веб-программы, которые позволяют создавать списки и управлять ими. К ним относятся, например, Trello, ClickUp или SeaTable. Здесь также, как и в Excel, вы можете работать с шаблонами и заполнять свои инвентарные списки.

Преимущество цифровых инвентарных списков по сравнению с Excel заключается в том, что все уполномоченные лица всегда имеют доступ к данным. Например, можно избежать проведения инвентаризации дважды разными сотрудниками. Задача просто помечается как «Выполняется», а затем как «Завершено».

Если кому-то нужна информация из списка, он может найти ее в программе. Нет необходимости спрашивать и ждать ответа от коллег, если общее хранилище файлов не управляется должным образом.

Кроме того, помимо шаблонов, вы также можете вести контрольные списки для инвентаризации. Что следует записывать или считать? На что следует обратить внимание сотрудникам? В чек-листе сотрудники просто отмечают все одно за другим.

Отчеты и визуализация данных в цифровых инвентарных списках работают так же хорошо или даже лучше, чем в Excel. В зависимости от программы можно настроить автоматическую отчетность.

Наконец, многие программы позволяют присоединять файлы к спискам. Таким образом, фотографии и другая документация условий во время инвентаризации могут быть включены в ваш инвентаризационный список.

Порядок создания шаблона цифрового списка запасов зависит от программы, но выполняется аналогично:

Как создать шаблон инвентаризации с помощью SeaTable?

Большинство инструментов цифровых списков, включая SeaTable, предлагают библиотеку шаблонов для инвентарных списков. Вы просто регистрируетесь в бесплатной версии и создаете пользователя. После входа в систему выполните следующие действия:

• Нажмите «Добавить базу».
• Выберите «Создать базу из шаблона».
• Нажмите на один из шаблонов для получения дополнительной информации.
• Выберите шаблон и нажмите «Использовать шаблон».

Если вы хотите создать свой собственный шаблон инвентаризации, начните с новой базы. Добавляйте таблицы, макет таблицы, статистику, представления и веб-формы. Затем сохраните и экспортируйте свой шаблон. Сделанный. Ничто больше не стоит на пути вашего инвентаря.

Заключение

Компании должны хранить товарно-материальных запасов . Шаблон , будь то в Excel или цифровом инструменте, таком как SeaTable, стандартизирует и упрощает процесс.

Подумайте, кто участвует в инвентаризации и кому нужен доступ к данным. Как должны быть подготовлены данные и какие функции необходимы?

После того как вы прояснили эти основные вопросы, вы можете легко приступить к их реализации с помощью шаблона SeaTable для инвентарных списков.