Как списать документы с истекшим сроком хранения: Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Как списать документы с истекшим сроком хранения: Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

порядок, сроки, акт и штрафы

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
2. Почему нужно уничтожать документы;
3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия по

Выделение бухгалтерских документов на уничтожение и методы их утилизации

В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить историческую  и практическую ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности – это изучение документов на основании критериев их практической ценности, с целью определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно.

Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра дел. Недопустимо определять срок хранения дел только на основании заголовков. На документы  постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10) лет хранения, отобранные на дальнейшее хранение,  составляются описи дел.

Дела, выделенные к уничтожению, включаются в «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (приложение 4 к п. 2.4.1 основных правил работы архивов организаций). Акт о выделении к уничтожению утверждается руководителем организации. Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в «Основных правилах работы архивов организаций» (гл. 2 «Экспертиза ценности документов»).

По результатам экспертизы документов экспертной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Уничтожение документов при ликвидации организации

Согласно Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу – только после утверждения руководителем организации.

Следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании.

Такой подход позволяет:

• исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
• сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
• существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
• подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.

Акт о выделении дел к уничтожению

Уничтожение документов с истекшими сроками храненияв обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Акт имеет унифицированную форму (приложение 4 к п. 2.4.1 основных правил работы архивов организаций).

В акт о выделении дел к уничтожению вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей), производится уничтожение.

Такими документами могут быть «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный 25.08.2010 г. Федеральной архивной службой России (или более ранний – утвержденный 06.10.2000 – для дел, сформированных за период действия данного перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы.

В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов.

Важно помнить, что документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период ревизии. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством (договоры считаются законченными делопроизводством только после окончания их срока действия). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Физическое уничтожение документов. Методы утилизации

После того как документы отобраны на уничтожение и составлен соответствующий акт, они направляются на уничтожение. Организация может уничтожить документы собственными силами или обратиться в соответствующую организацию, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.

Способ уничтожения зависит от отраслевой специфики и принятой в организации практики уничтожения документов, а также от финансовых возможностей компании. Основными методами утилизации документов с истекшим сроком хранения является шредирование, сжигание и выездное уничтожение документов. После уничтожения документов оформляется акт соответствующего образца.

Шредирование представляет собой процесс измельчения бумаги до мелкой стружки, размеры которой определяются категорией безопасности шредера. Для шредирования конфиденциальных документов используют устройства с уровнем секретности не ниже DIN3. Промышленные шредеры в отличие от офисных аппаратов позволяют уничтожать не только бумажные документы, но и носители электронной информации (диски, пластиковые карты и др.).    

Сжигание документов идеально подходит для уничтожения конфиденциальной информации, поскольку при профессиональном подходе от бумаги остается только пепел. Кажущаяся простота проведения вводит в заблуждение многих руководителей, которые забывают о рисках, связанных с самостоятельным сжиганием документов. Помимо элементарной опасности для здоровья сотрудников, существует вероятность того, что бумага не сгорит до конца. Нельзя забывать и о том, что сжигание документов без разрешения соответствующих органов чревато серьезными штрафами.

Выездное уничтожение документов осуществляется сотрудниками специализированной компании, которые выезжают к заказчику с собственным оборудованием. С этой целью используют выездной шредер, по сути являющийся грузовиком на базе, как правило, 10-тонной машины. В закрытом кузове размещается шредер с высокой производительностью (до 2 тонн в час). Главное преимущество этого метода утилизации заключается в минимазации рисков потери документов при транспортировке, так как вся документация уничтожается прямо около офисного здания. Кроме того, выездные шредеры позволяют измельчать бумагу до четвертого уровня безопасности, что значительно превосходит возможности офисных устройств. 

Содержание акта списания документов на уничтожение и срок его хранения

Каждый месяц деловые бумаги, от налоговых накладных до обычной переписки, пополняют кипы пылящихся по шкафам папок.

И наступает время, когда пора решать вопрос, что с этим всем добром делать, какая документация подлежит хранению, а какая нет, также важны сроки, в течение которых часть бумаг должна быть неприкасаемой и доступной для предъявления в любой момент, когда это потребуется.

Важно понимать, что размер, масштаб фирмы совершенно неважен, правила одни для всех.

Причины уничтожения официальных бумаг

Главной причиной, если отсутствуют форс-мажорные обстоятельства, для уничтожения документов считается окончание срока хранения, наступившее к 1 января следующего года. Кроме этого, поводами могут быть следующие обстоятельства:

• повреждение вследствие пожара, затопления;
• кража;
• воздействие стихии, приведшей к полной или частичной порче (цунами, сель, обвал, извержение вулкана и т.п.).

Каждая из причин должна иметь подтверждение.

Например, если произошло преступление – проникновение в помещение офиса и кража бумаг, то правоохранительные органы должны выдать справку о том, что действительно имел мест такой факт.

При этом важные документы должны храниться в шкафах с замками или в сейфах, а если правила хранения нарушены, то будет наложено административное наказание (штраф).

Те же требования касаются документов, сгоревших или затопленных – потребуются справки соответствующих служб и органов.

Правила, регламентирующие хранение

Определить время сохранения деловых бумаг можно, воспользовавшись Перечнем, который утвержден Госархивом в 2006 году, 06 октября.

Согласно этому документу, хранить документы можно короткое время – 1 год, 5 лет, а некоторые – 10, 50, 75 лет, иные и вовсе уничтожать нельзя. В каком архиве будут на сохранении бумаги – совершенно не важно, хоть в собственном, принадлежащем предприятию.

Вот что определено Перечнем:

• налоговые отчеты годовые хранятся постоянно, за квартал – 5 лет, за месяц – 1 год;
• балансы бухгалтерские и отчеты за год – постоянно, за квартал – 5 лет, за месяц – 1 год;
• вся первичная учетная бух. документация – 5 лет.

Кадровые бумаги следует сохранять на протяжении 75 лет (это приказы о назначениях, перемещениях, личные дела, табели по вредным работам и т.п.).

Документы, которые не подлежат утилизации

Как видно из вышесказанного, постоянному хранению, то есть бессрочному, подлежат такие ключевые бумаги:

• бухгалтерские налоговые отчеты годовые;
• балансы бухгалтерские годовые;
• отчеты за год бухгалтерские.

Храниться постоянно должны те документы, которые подтверждают, что все налоги государству предприятие выплатило полностью, и правильность отчислений можно проверить в любой момент.

Комиссия, созданная на предприятии, должна отобрать документы, которые следует сохранять постоянно.

Составляется перечень этих бумаг по возрастанию от начала года к концу, и 4 экземпляра этого перечня подписываются руководителем. Постоянно хранящиеся бумаги сдают в госархив или складывают в собственный, при этом назначая ежегодно обновляющимся приказом ответственного за сохранность.

Уничтожение архивных документов

Бумаги с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены, начиная с 1 января следующего года – к примеру, если в декабре 2015г. срок закончился, то с 01.01.2016 г. можно приступать к уничтожению, но только в том случае, если ревизия за соответствующий период уже состоялась.

Если документы нужно получить из госархива, то их истребуют по накладной. Все полученные из архива бумаги, которые подлежат уничтожению, должны быть описаны в перечне, который по сути и является актом на уничтожение архивных бумаг — должно быть описано название дела, количество бумаг.

Все дела, которым путь указан к утилизации и которые внесены в акты, до момента уничтожения хранятся отдельно. Акты утверждаются руководителем после рассмотрения комиссией.

Сам факт уничтожения должен быть подтвержден актом об уничтожении – обычно это реализовывают путем сжигания или использованием специальных агрегатов в присутствии членов комиссии, которые своими подписями удостоверяют свершение уничтожения. Если документов много, то их можно сдать на утилизацию фирме, которая этими делами занимается.

Бланк акта о выделении к уничтожению документов и дел.

Составление акта

Акт на уничтожение архивных бумаг не должен содержать подробного описания каждого дела, достаточно указать общее название – приказы, или справки, или другое, а даты указать крайние, то есть наиболее раннюю и самую позднюю в данной папке.

Акт содержит следующие данные:

• название дела или общее название документов;
• крайние даты;
• номер дела по номенклатуре или по описи;
• количество единиц хранения;
• сроки хранения и номера статей (в соответствии с Перечнем).

В конце таблицы указывается, сколько папок (дел) подлежит уничтожению всего, и подписывается акт комиссией из минимум трех человек (обычно это архивариус, начальник отдела кадров, ответственный за ведение дел).

Вверху акт утверждает руководитель фирмы.

Примерно так выглядит верно составленная типовая форма акта.

Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Срок его хранения

Все акты на уничтожение документации следует хранить в одной папке, приказывая по дате возрастания. Срок хранения этих актов определяется в 5 лет.

Итоги

Даже если фирма небольшая и документов не очень много, нет смысла их хранить десятилетиями, но и избавляться от всех огулом также нельзя. Пока не пройдет ревизионная проверка, то действительно лучше ничего не уничтожать.

Истребить следует то, что разрешено законом, а вот налоговые отчеты годовые, а также бухгалтерские балансы и отчеты неприкасаемы навсегда.

Для уничтожения бумаг нужно создать на предприятии экспертную комиссию, которая разрешит уничтожить часть дел, срок хранения которых истек. Акт на уничтожение включает список дел, с обязательным утверждением руководителем. Факт уничтожения также следует запротоколировать и оформить актом.

Если объем бумаг значительный, то стоит воспользоваться услугами специализированных фирм, а несколько кило бумаги можно просто сжечь в присутствии комиссии.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 938-59-45Это быстро и бесплатно!

Что делать с документами, если истек их срок хранения? | Статьи компании «РосКо»

Какие действия должна предпринять компания, если срок хранения документов, истек? В каком порядке уничтожаются документы?

Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов — не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) — не менее 5 лет.

Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), — не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).

ЧТО ДЕЛАТЬ В СЛУЧАЕ УТРАТЫ ДОКУМЕНТОВ?

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ: СРОКИ И ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ

Как уничтожить документы, если срок их жизни истек?

Независимо от того, какие документы с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению, алгоритм действий компании будет единым.

Шаг 1. Определяемся с перечнем документов, по которым истек срок хранения.

На этом этапе производится отбор документов и дел за соответствующий период, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению.

Шаг 2. Приказом руководителя компании создается экспертная комиссия (состав комиссии: председатель, члены комиссии).

Образец приказа представлен ниже:

г. Москва

31 декабря 2016 г.

Акционерное общество «Лютик»
ПРИКАЗ №4223

Об утверждении состава комиссии для уничтожения
первичных учетных документов АО «Лютик»

В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией №125, утвержденной приказом АО «Лютик» от 725 от 08.04.2013 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:
Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.

2. Провести экспертизу документов, законченных делопроизводством, находящихся в архиве АО «Лютик» в срок до 17 января 2017 г.

3. Составить и представить на утверждение акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в срок до 19 января 2017 г.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор

П.П. Одуванчиков

Главный бухгалтер

В.И. Ландышева

Шаг 3. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется в 2 экземплярах, подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.

Образец акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлен ниже:

УТВЕРЖДАЮ:
Директор
______Одуванчиков П.П.
18 января 2017 г.

Акционерное общество «Лютик»
АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:

Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.

составила настоящий акт о том, что по результатам проведенной экспертизы документов, законченных делопроизводством, выявлены следующие документы, подлежащие уничтожению:
-товарные накладные за периоды с января по декабрь …г.
-счета-фактуры за периоды с января по декабрь …г.
………
………

Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина

Шаг 4. Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Компания может самостоятельно (без привлечения сторонней организации) уничтожить документы, например, с помощью шредера (офисного измельчителя бумаги).

Шаг 5. Составляется акт об уничтожении документов, который должен утвердить руководитель компании.

Образец акта об уничтожении документов представлен ниже:

УТВЕРЖДАЮ:
Директор
______Одуванчиков П.П.
20 января 2017 г.

Акционерное общество «Лютик»
АКТ
Об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:

Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.

составила настоящий акт о том, что по согласно акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов экспертной комиссии указанные документы были переданы как макулатура в ООО «Цветочек». На передачу документов оформлена накладная от 23.01.2017 г. №1250.

Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина

БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ

Срок действия и самоуничтожение PDF-документов и документов: установка одноразовых ссылок

Были ли у вас документы, которыми нужно поделиться, но не хотите предоставлять постоянный доступ? Это обычно происходит на предприятиях, где необходимо делиться конфиденциальной информацией.

К счастью, можно предоставить временный доступ к файлам, а это означает, что получатели получают лишь короткий промежуток времени для их просмотра. Примеры того, когда вы можете ограничить доступ, включают:

• Ограничение доступа на время проекта или платной лицензии
• Ограничение доступа к личной информации, такой как учетные данные компании
• Аннулирование ссылки после загрузки для предотвращения повторного использования ссылки без разрешения
• Отмена доступа к информации после сотрудника покидает компанию

Без ограничений доступа, как только файл отправлен, контроль над ним часто теряется навсегда.Эта информация может попасть в чужие руки и поставить под угрозу внутреннюю безопасность.

Какие существуют типы ограничения доступа?

Обычно есть три способа ограничить доступ к документу PDF или Word для просмотра в веб-браузере:

Срок годности

Истечение срока — это возможность ограничить доступ до фиксированной даты и времени. Например, это подходит для конфиденциальных документов по сделкам, которые необходимо оценить, например, в тендере или запросе предложений.Крайний срок полезен для переговоров, так как он может придать ощущение срочности.

Для того, чтобы истечение срока было полезным, дату и время часто нужно устанавливать заранее на несколько дней, недель или месяцев. Это важно учитывать, чтобы вам не пришлось делать лишнюю работу, связанную с повторным предоставлением доступа.

Пример установки истечения срока действия файла в определенную дату и время

Самоуничтожение / Одноразовое использование

Распространенный серией «Миссия невыполнима» и Snapchat в потребительском пространстве, таймер самоуничтожения отсчитывает время с момента открытия получателем PDF-файла или другого документа.Никакого драматического взрыва нет, документ просто исчезает и обычно заменяется сообщением о самоуничтожении.

В бизнес-контексте эту функцию можно использовать для наложения одноразовой ссылки, при которой документ будет действителен в течение приблизительного времени, необходимого для просмотра документа или файла. Чтобы таймер самоуничтожения был полезен, он должен быть коротким, максимум минут или часов. Это оставляет мало времени для копирования документа, например, для фотосъемки на мобильный телефон.

Отзыв

Отзыв — это действие по отключению доступа или «возвращению» файла после того, как он был открыт или отправлен. Это может быть полезно в случаях, когда файл был отправлен по ошибке, и вам нужно исправить ошибку. Или, возможно, вам нужно сделать важное обновление и вы не хотите, чтобы люди просматривали документ, пока это не будет сделано.

Иногда вам может потребоваться запретить сотрудникам доступ к конфиденциальной информации после того, как они уволились из компании, или отключить внешних подрядчиков, когда отношения ухудшаются.Важно сделать все возможное, чтобы конфиденциальная бизнес-информация не использовалась ненадлежащим образом, а возможность отозвать доступ — ценный инструмент в вашем распоряжении.

Есть ли бесплатные способы продления срока действия документа?

Быстрый поиск в Google покажет несколько бесплатных опций для наложения срока действия документа или ограничения доступа. Здесь слишком много вариантов, чтобы перечислить их, но есть несколько важных вопросов, которые вы должны задать службе при их оценке:

• Безопасна ли услуга?
• Доверяете компании?
• Есть ли у вас логин, чтобы контролировать файлы?
• Можете ли вы получить доступ к файлу после истечения срока его действия?
• Можно ли удалить файлы из системы после использования или по истечении срока годности?

Как правило, за «бесплатную» услугу всегда есть какая-то расплата.Возможно, сервис представляет вам и вашим пользователям рекламу. Вы можете обнаружить, что это единовременное действие и что вам необходимо повторно получить доступ к документу. Некоторые из этих служб позволяют управлять файлами только одному пользователю за раз, в то время как иногда служба не имеет идентифицируемого объекта. К кому бы вы обратились, если что-то пойдет не так и ваши документы не будут должным образом доступны?

Когда вы ищете услугу, помните, насколько ценна ваша информация. Если утечка информации может иметь катастрофические последствия, то, честно говоря, мы рекомендуем использовать безопасное и надежное программное обеспечение.Не рискуйте утечкой вашей информации!

Чем может помочь Digify?

Сегодня Digify предлагает полный набор опций по истечению срока действия, самоуничтожению, отзыву PDF и доступу к документам. Важно отметить, что наш сервис защищен высочайшим уровнем шифрования, и вы можете контролировать всю документацию через нашу панель управления.

Давайте посмотрим:

Сегодня Digify предлагает ряд опций по истечению срока действия, самоуничтожению, отзыву PDF и доступу к документам.Более того, наш сервис защищен высочайшим уровнем шифрования и дает вам полный контроль над всей вашей документацией через простой интерфейс.

Давайте посмотрим:

Срок действия документа

Вы можете легко настроить файлы, срок действия которых истекает в установленную дату и время, с помощью нашей функции истечения срока действия документов. Digify поддерживает множество типов файлов, таких как:

• PDF
• Документы MS Office
• Изображения
• Видео

Вы можете установить дату и время истечения срока действия на нескольких разных уровнях, в зависимости от ваших потребностей.

• Срок действия на уровне файла: Для отдельных файлов можно задать срок действия в установленное время и дату.
• Срок действия уровня комнат данных: Вы можете установить одинаковый срок действия уровня файлов для всей группы файлов.
• Срок действия для каждого пользователя в комнатах данных: Вы можете настроить разных пользователей в комнатах данных, чтобы срок действия истекал в разные даты и время для разных групп людей. Это очень полезно, потому что другие решения потребуют от вас создания новых комнат данных для каждой группы людей.Срок действия, устанавливаемый для каждого пользователя, сэкономит вам много времени и усилий.

Самоуничтожение / Одноразовое использование

Когда Digify был запущен, самоуничтожение было одной из первых функций, которые мы предложили. Пресса называла нас приложением «Миссия невыполнима» или «Snapchat для бизнеса». Мы обнаружили, что функция самоуничтожения была наиболее полезной для отправки одноразовых ссылок на конфиденциальную информацию, чтобы повысить уровень безопасности этой информации.

Например, если был установлен 30-минутный период самоуничтожения, после того, как кто-то просматривает документ в течение этого 30-минутного периода, информация самоуничтожается и становится недоступной, даже если ссылка пересылается.

Вы также можете использовать опцию самоуничтожения с другими настройками доступа. К ним относятся:

• Все, у кого есть ссылка + самоуничтожение файла. Любой, у кого есть ссылка, сможет получить доступ к вашему файлу. Таймер самоуничтожения запустится в тот момент, когда первый получатель просмотрит ваш файл. Когда файл самоуничтожится, он больше не будет доступен никому.
• Любой, у кого есть пароль + Самоуничтожение файла. Любой, у кого есть пароль, сможет получить доступ к файлу.Таймер самоуничтожения запустится в тот момент, когда первый получатель просмотрит файл с использованием заданного вами пароля. Когда файл самоуничтожится, он больше не будет доступен никому.
• Только указанные мной люди + Самоуничтожение файла. Только приглашенный получатель может получить доступ к вашему файлу, используя указанный вами адрес электронной почты. Если вы отправляете файл нескольким получателям, у каждого получателя будет собственный таймер самоуничтожения, который сработает при просмотре файла.

Параметры, которые вы выбираете, выбираются вами по своему усмотрению в соответствии с вашими потребностями, но последний вариант — это тот, который гарантирует, что у всех, кому нужно увидеть ваш документ, будет время для этого, и на него не повлияет открытие файла другими.

Отмена доступа

Digify предлагает возможность полностью отозвать файлы или отозвать доступ к файлу только определенного пользователя. Вы можете отозвать доступ в любое время, и это дает вам возможность забрать файлы с ошибками, которые были отправлены не тому человеку или которыми вы больше не хотите делиться.

На изображении ниже показано, как можно запретить доступ всем получателям файла, просто отключив контроль «доступа» для «отправленных» документов.Если бы вы ограничивали отдельных лиц, вы бы просто нажали «Получатели» и отключили бы элемент управления «Доступ» рядом с именем человека.

Digify — одно из самых доступных решений для управления цифровыми правами, а также надежный и безопасный вариант. Попробуйте сами, воспользовавшись семидневной бесплатной пробной версией, доступной здесь.

.

Как учитывать просроченные запасы | Small Business

Когда срок действия определенных запасов, таких как продукты питания и лекарства, истекает, вы больше не можете продавать их покупателям. В некоторых случаях вы можете продать его другой стороне для другого использования по сниженной цене. Как только запасы в вашем малом бизнесе истекают и их стоимость упадет ниже первоначальной стоимости, вы должны уменьшить их стоимость в своих записях и сообщить о последствиях для вашей финансовой отчетности. Сумма, на которую вы уменьшаете запасы в своих записях, приводит к убыткам, которые уменьшают вашу прибыль.

Определите первоначальную стоимость запасов с истекшим сроком годности и сумму, за которую вы могли бы продать их, если вы сможете их продать. Например, предположим, что у вашего малого бизнеса истек срок годности продуктов питания, которые изначально стоили 500 долларов, которые вы собираетесь продать на местной ферме за 55 долларов.

Вычтите любые затраты, которые вы ожидаете понести при продаже просроченных запасов, из потенциальной продажной цены. Вычтите полученный результат из первоначальной стоимости, чтобы определить размер вашего убытка. Если вы не планируете продавать запасы с истекшим сроком годности, ваши убытки будут равны первоначальной стоимости.В этом примере предположим, что вы планируете потратить 5 долларов на упаковку просроченных продуктов для продажи. Вычтите 5 долларов из 55, чтобы получить 50 долларов. Вычтите 50 долларов из 500, чтобы получить убыток в 450 долларов.

Дебетовать счет «убыток от списания запасов» в ваших записях на сумму убытка. Если убыток для вашего малого бизнеса незначителен, вы можете вместо этого дебетовать счет «себестоимости проданных товаров». Дебет увеличивает эти счета, которые являются расходными. В этом примере предположим, что убыток в размере 450 долларов является значительным для вашего бизнеса.Дебетовать 450 долларов США на счет «убытков от списания запасов».

Зачислить на счет запасов в ваших записях на ту же сумму. Кредит уменьшает инвентарный счет, который является счетом активов. В этом примере кредитный инвентарь на 450 долларов.

Вычтите убыток из предыдущего остатка запасов и укажите новую сумму в своем балансе. Продолжая пример, предположим, что просроченная еда была вашим единственным инвентарем, а ваш предыдущий баланс составлял 500 долларов. Вычтите 450 долларов из 500, чтобы получить 50 долларов.Отметьте «Товарно-материальные запасы $ 50» в своем балансе.

Отчет «Убыток от списания запасов» и сумма убытка как статья расходов в отчете о прибылях и убытках. В этом примере укажите в своем отчете о прибылях и убытках «Убыток от списания запасов 450 долларов США».

.

Что произойдет, когда истечет срок подписки на Office?

У меня была подписка на Office 365, и по разным причинам я решил ее отменить. Некоторым людям может быть интересно, что происходит с установленными вами программами Office и что происходит с вашими документами, электронными таблицами и другими файлами. Вот что со мной случилось.

Моя подписка истекла два дня назад. Чтобы проверить статус своей учетной записи, перейдите на OneDrive.com или Outlook.com в веб-браузере, нажмите кнопку в верхнем левом углу страницы и щелкните плитку Office Online.

Вы попадаете на страницу Office, где в правом верхнем углу страницы находится меню. Щелкните Моя учетная запись.

Здесь вы можете увидеть, что срок действия моей учетной записи истек. В любой момент я могу настроить автоматическое продление подписки и продолжать использовать приложения Office, как раньше.

Что происходит с вашими файлами Office?

Ничего. Все, что вам нужно сделать, это найти другое приложение или веб-службу, чтобы открыть их.Вы можете поместить свои документы Office в OneDrive (не забывайте, что бесплатно доступно только 15 ГБ), а затем открывать их в Word Online, Excel Online и т. Д.

Эти веб-приложения представляют собой легкую альтернативу приложениям Office, установленным на жестком диске, и бесплатны. Подписка не требуется. Не все функции доступны в онлайн-веб-приложениях, но есть все основные, а приложения Office в Интернете на удивление хороши. Некоторые люди обнаружат, что у них есть все необходимые функции.

Связанные : Как отменить или изменить подписку Microsoft Office

Еще один способ открыть файлы — это бесплатно установить LibreOffice. Это альтернативный офисный пакет с текстовым редактором, электронной таблицей и т. Д. Он загружает и сохраняет файлы Microsoft Office. Он поддерживает большинство функций Microsoft Office, и, если у вас нет очень сложных документов Office, вы обнаружите, что они почти идеально открываются в LibreOffice. Здесь и там может потребоваться настройка, но для тех документов, которые я создаю, LibreOffice отлично с ними работает.

Раньше я начинал писать в Word, переключался на LibreOffice и редактировал документ, затем снова переключался в Word и продолжал.

Я часто использую Apple Mac и использую приложения Mac для загрузки и сохранения документов Office, созданных на ПК с Windows. Файлы Office стали стандартом, который могут читать и писать многие программы.

Что происходит с приложениями Office?

В первый день моей подписки с истекшим сроком действия ничего не произошло, и Office работал как обычно. На второй день я получил сообщение, что моя подписка на Office истекла.Я игнорирую кнопки и нажимаю крестик в правом верхнем углу. Word продолжает работать в обычном режиме, и я пишу этот пост в своей устаревшей копии Word прямо сейчас.

Сомнительно, что Word будет работать вечно в просроченном режиме. Я подозреваю, что Microsoft просто дает мне время пересмотреть мою подписку, прежде чем приложения полностью перестанут работать. Вот что Microsoft говорит по этому поводу:

« По истечении срока подписки вы сможете просматривать или печатать документы, но не сможете редактировать существующие или создавать новые.Вы можете использовать бесплатные приложения Office Web Apps в OneDrive для базового редактирования, пока не получите новую подписку. Все документы, которые вы сохранили в OneDrive, останутся, и вы по-прежнему сможете получить к ним доступ ».

Связанные : Как правильно удалить Office 2013

Таким образом, предположительно, рано или поздно Office будет переключен в режим только для чтения, и приложения на диске будут загружать документы, но только для просмотра и печати. Как указано выше, ваши файлы никоим образом не заблокированы, и вместо Microsoft Office можно использовать любое приложение, которое может читать и записывать файлы Office.

Я не сомневаюсь, что у некоторых людей есть настолько сложные документы, что никакое другое приложение не может их правильно прочитать, но вы всегда можете попробовать альтернативы, прежде чем отменять подписку на Office и убедиться, что файлы в порядке. LibreOffice особенно хорош, и есть WordPerfect Office, Kingsoft Office, Ability Office, OpenOffice, SoftMaker FreeOffice, SSuite Office и другие.

Окончание подписки — это не катастрофа, о которой вы могли подумать.

Обновление для офиса

Сейчас январь 2018 года, и я впервые за долгое время попробовал Word, просто чтобы посмотреть, работает ли он по-прежнему. Я могу загрузить документа, прочитать их и распечатать их в настольном приложении Word, но я не могу их редактировать или создавать новые. Однако их документы по-прежнему можно загружать и редактировать в веб-приложении Word на веб-сайте onedrive.com.

.

Как восстановить несохраненный документ Microsoft Word за секунды

Все согласны с тем, что большинство компьютерных сбоев происходит из-за небрежности и зудящего пальца. А когда дело доходит до Microsoft Office, урок о раннем сохранении и автоматическом сохранении следует усвоить заранее.

Даже при соблюдении правильного этикета сохранения файлов MS Office иногда документы исчезают с экрана до того, как вы можете нажать кнопку сохранения.Если у вас синий экран Windows или даже если у вас отключится электричество, ваша работа исчезнет с экрана.

К счастью, небольшая функция Microsoft Office 2010 позволяет практически мгновенно восстановить утерянный документ.Вот как.

Верните свой проект Microsoft Office 2010

Вот мой открытый документ Microsoft Word, в котором были предприняты некоторые преднамеренные шаги для демонстрации «спасающей жизни» функции, присутствующей в Microsoft Office 2010.

1.Восстановите несохраненный документ Microsoft Office 2010

Если вы случайно закроете файл Microsoft Office 2010 Word, Excel или PowerPoint, быстро откройте программу Microsoft Office еще раз и создайте новый документ.Перейдите в Файл> Информация> Управление версиями .

В Word 2010 щелкните небольшое раскрывающееся меню и выберите Восстановить несохраненные документы .В Excel 2010 щелкните Восстановить несохраненные книги , а в PowerPoint выберите Восстановить несохраненные презентации .

Microsoft Word откроет место, где находится копия черновика.

2.Сохранить черновик как…

Теперь выберите черновик и откройте его в новом документе Microsoft Word (или Excel или PowerPoint).После восстановления данных выберите Сохранить как , введите имя документа и сохраните его. Microsoft Office хранит копии несохраненных черновиков в течение четырех дней. По истечении этого времени черновик автоматически удаляется.

Открывая восстановленный несохраненный документ, вы также можете использовать функцию Открыть и восстановить .Open and Repair устраняет неполадки в документах, которые были повреждены или повреждены в процессе.

3.Открытие сохраненных черновиков в Microsoft Office 2010

вручную

Если черновик восстановления не появляется автоматически, вы можете перейти в следующие места и выполнить поиск вручную.Расположение зависит от используемой версии Windows.

• Windows 7 и более поздних версий: C: \ Users \ \ AppData \ Roaming \ Microsoft \
• Windows XP: C: \ Documents and Settings \ <имя пользователя> \ Application Data \ Microsoft \ <Имя приложения>

Microsoft Office автоматически сохраняет черновики.Опция автоматического восстановления активируется через 10 минут. Вы можете легко изменить интервал автоматического восстановления на более высокую частоту, чтобы вам было спокойнее. Зайдите в Файл> Параметры> Сохранить . Проверьте существующий период автовосстановления и соответственно уменьшите его.

Помните, что автовосстановление иногда может спасти вас, но оно не может заменить хорошие привычки сохранения файлов.Это означает, что сохраняйте часто и по возможности сохраняйте более чем в одном месте.

Верните свой Microsoft Office 2019 Черновик

Современные версии Microsoft Office выполняют большую часть работы по восстановлению документов за вас.Не то чтобы Microsoft Office 2010 затруднял восстановление документов. Но, начиная с Microsoft Office 2013, Microsoft Office Document Recovery автоматически возвращает ваши черновики при следующем запуске программы Office.

1.Автоматическое восстановление документов Microsoft Office 2019

Первое, что нужно сделать, это открыть программу Microsoft Office, которую вы использовали.Как только он откроется, вы увидите панель восстановления документов Microsoft Office. На панели «Восстановление документов» перечислены несохраненные файлы, которые использовались до сбоя системы.

Выберите файлы, которые вы хотите восстановить, из списка, затем сохраните документы, которые хотите сохранить.

2. Microsoft Office 2019 Восстановление документов вручную

Существует второй метод восстановления документов Microsoft Office 2019.Если опция автоматического восстановления не работает, вы можете попытаться восстановить свою работу вручную.

Откройте программу Microsoft Office, которую вы использовали, затем откройте новый документ.Перейдите в Файл> Информация , затем выберите Управление документом> Восстановить несохраненные документы . Просмотрите файлы автосохранения Microsoft Office и найдите потерянный документ, затем выберите «Открыть». После открытия обязательно сохраните файл.

3.Найдите в Windows файлы .asd или .wbk

Если по какой-либо причине расположение автосохранения по умолчанию пусто, вы всегда можете попытаться найти в своей системе расширения файлов черновиков Microsoft Office.Автоматически сохраненные файлы Microsoft Office обычно имеют расширение .asd или .wbk.

Нажмите Windows Key + E , чтобы открыть проводник.В правом верхнем поле поиска введите « * .asd OR * .wbk » без кавычек. Обратите внимание, что «ИЛИ» является частью функции поиска.

Настройка параметров автоматического восстановления Microsoft Office 2019

Если вам посчастливилось получить несохраненный документ Word, теперь вы должны предпринять шаги, чтобы убедиться, что это больше никогда не повторится.И если вы не восстановили документ, вам также следует переехать, чтобы защитить свои будущие рабочие усилия.

Хотя функция автосохранения сохранит вашу работу, по умолчанию выполняется автоматическое сохранение каждые 10 минут.Даже если вы работаете в более медленном темпе, 10 минут — это эпоха для работы за компьютером.

Перейдите в Файл> Параметры> Сохранить и сократите время автоматического восстановления по умолчанию.Также отметьте Оставить последнюю версию с автоматическим восстановлением, если я закрою без сохранения . Эта опция помогает восстановить вашу работу, если вы случайно закроете Microsoft Office без сохранения.

Автоматическое восстановление — ваш друг

Автовосстановление — это функция, на которую можно положиться.Чаще всего это поможет уберечь вас от всего, что может пойти не так при работе с длинным документом.

В Microsoft Office 2010 было немного проще вернуть несохраненный документ, чем в более ранних версиях Office.Microsoft Office 2019 еще больше оптимизирует этот процесс. Если вы все еще используете Microsoft Office 2007, узнайте, как можно использовать автовосстановление, чтобы прийти вам на помощь.

Конечно, Microsoft Office не всегда может остановить потерю важного документа. Иногда вам нужно покопаться в хранилище в надежде, что потерянный файл все еще существует. Если это похоже на вас, попробуйте лучшие бесплатные инструменты для восстановления данных для Windows.

Кредит изображения: Антонио Гиллем / Shutterstock

10 опасных тенденций в социальных сетях, которые нельзя пробовать дома

Люди готовы пойти ради лайков — это страшно, но ваше здоровье и благополучие важнее.

Об авторе Гэвин Филлипс (Опубликовано 584 статей)

Гэвин — старший писатель MUO. Он также является редактором и SEO-менеджером дочернего сайта MakeUseOf, ориентированного на криптовалюту, Blocks Decoded.У него есть степень бакалавра (с отличием) в области современного письма с использованием методов цифрового искусства, разграбленных на холмах Девона, а также более десяти лет профессионального писательского опыта. Он любит много чая.

Ещё от Gavin Phillips

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

.