Как сшить дело в 5 дырок – Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок? Инструменты для прошивки. Регламент и требования.

Как сшить дело в 5 дырок – Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок? Инструменты для прошивки. Регламент и требования.

Содержание

Как правильно прошить документы нитками: фото и подробная инструкция

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:

  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
    Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:

  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.


Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
    Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.
  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Особенности прошивки документов: дельные советы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Как заверить прошитые документы

Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

 
 

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

svoedelo-kak.ru

Как сшить документы на 5 дырок пошагово

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель.

Внимание
Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Как правильно подшивать документы? прошивка (шнуровка) документов от а до я

  • Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.

  • Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.
  • Пошаговое руководство по прошивке Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности: 1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.2.

    Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

3.

Прошивка документов в 5 дырок

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку. Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской.

Инфо
В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны. Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Вручную нитками Фото: Как правильно сшить документы нитками На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.

После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок. После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки.

Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения.

Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой.


Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.

Как сшить документы на 5 дырок пошагово

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе. Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Прошивка документов в 5 дырок

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие.
В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. 3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.


6.

Важно

Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров. 7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

Лист наклеивается на узел и часть ниток.

Как сшить документы на 5 дырок пошагово схема

Как правильно сшивать дела на 5 дыр

Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия. Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми. Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два.

Как правильно прошивать и заверять документы

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. В 2 прокола Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него.

После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет.

Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением. Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы.

Так, подшивка не может быть очень объемной.

Подлежат прошивке Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Важно Видео — как сшить дело на 4 дырки: На уголок Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок: Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху.

Как правильно сшить документы

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки. 6.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки. 6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров. 7.

На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

Лист наклеивается на узел и часть ниток.

Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

Как правильно сшивать документы?

Законодательство Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

  1. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
  2. Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
  3. Инструкция ЦБ РФ.
  4. Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
  5. ГОСТ Р 51141.

Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы.

Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).

Как правильно сшивать документы

Порядок действий таков:

  1. Удалить из документов скобки и скрепки.
  2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
  3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
  4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
  5. Связать кончики нитей.
  6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

Фото: сшивание документов в два прокола В три дырки Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов.

Прошивка документации при помощи станка (видео) Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут: В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс.

По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует.

Сведения об этом в описи не указываются.

  • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива. При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.

2.
Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. 3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.
5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

sprosi-advokata.ru

Как прошить документы нитками

Рассказываем, как прошить документы нитками. Электронный документооборот потеснил бумажный весьма несущественно, поэтому каждой организации приходится постоянно хранить массивный объём документов. Этим бумагам требуется сохранность и безопасность, а самый надёжный способ обеспечить такие условия — прошивка или сшивание.

Как правильно сшивать документы

Сшивание документов — простой способ сберечь их от утраты или подделки. Эта простая манипуляция позволит упорядочить делопроизводство: подготовить внутреннюю документацию к сдаче в архив, предотвратить выпадение страниц при передаче папок с отчётами и актами партнёрам и государственным органам. Прошивкой обычно занимаются секретари, архивариусы, заведующие канцеляриями, бухгалтера и кадровики.

Акты, отчёты, приказы и другую документацию сшивают для отправки в архив, для налоговой службы и других государственных органов.

Как правильно сшить документы? Полезно знать, что строгого единого регламента нет. То есть секретарь или архивариус могут выбрать наиболее удобный для них способ и никто не вправе штрафовать его, за исключением случаев, когда шов испортил уникальные бумаги. Однако есть ценные, установленные законом рекомендации. Они содержатся в двух нормативных актах:

  • «Делопроизводство и apxивнoе дeло», утвepждeно Пpикaзoм Федерального архивного агентства oт 2З.12.2009 № 76;
  • приказ Министерства культуры РФ от 08.11.2005 года №536.

Для прошивки потребуются:

  • дырокол;
  • шило;
  • толстая игла;
  • крепкие нитки (толщина от 0,5 мм до 1,5 мм — лавсан, лавсан со смесью хлопка, толстые хлопчатобумажные, капрон, шпагат).

Основные правила прошивки

Главные правила прошивки документов нитками:

  1. Отверстия для ниток не должны вредить тексту или мешать чтению.
  2. Пользоваться степлером не нужно. Все скобы и скрепки рекомендуется удалить.
  3. Можно использовать картонную папку, уголок документов или просто сшить все листы между собой без дополнительного оформления.
  4. Перед тем как сшивать документ и пробивать дырки, проверьте наличие всех листов и их правильный порядок.
  5. Цвет ниток не имеет значения. На практике распространены белые, чёрные, коричневые и серые оттенки.

После прошивки на нить наклеивается небольшой листочек с надписью «Пронумеровано и сшито». Стандартный размер 4х6 см. На нём размещаются :

  • сведения о количестве листов;
  • должность и подпись ответственного сотрудника;
  • печать организации (если она есть).

Образец сшитой документации представлен на изображении ниже.

Пример прошивания документа: прошивка, нумерация и опечатывание

Способы прошивки документов

Как можно заверять и прошивать документы? На практике сложилось 4 способа. Они отличаются количеством «дырок» — отверстий для иглы.

Любую стопку бумаг сначала необходимо проколоть дыроколом или шилом, а только потом сшивать. Тонкие папки до 30 листов удобно пробивать дыроколом. Для более толстых лучше взять шило: с его помощью получится сделать отверстия не разделяя пачку бумаги на несколько стопок. Если пробивать бумагу иглой без предварительного прокола, получится неаккуратно, велика вероятность смять, испортить документы.

2 дырки

Как прошить заверенные документы в 2 дырки:

  1. Сделайте в стопке 2 отверстия дыроколом, шилом или толстой иглой.
  2. Протяните через оба отверстия нить таким образом, чтоб оба её кончика находились сзади.
  3. Натяните нить, завяжите концы двойным узлом сзади папки.
  4. Конец нити (5-7 см) отведите в сторону и заклейте маленьким листом бумаги.
3 дырки

В 3 отверстия:

  1. Пробейте шилом 3 дыры на расстоянии 3 см друг от друга.
  2. Переверните листы и протяните нитку через центральное отверстие.
  3. Затем проведите её через верхнее отверстие.
  4. Оттуда протяните нить в нижний прокол, но с тыльной стороны.
  5. Натяните нить и повторно проведите через центр на тыльную сторону.
  6. Завяжите с тыльной стороны двойной узел, остаток нити заклейте листочком «Прошито и пронумеровано.
4 дырки

В 4 дырки:

  1. На расстоянии полтора см пробейте в папке с документами 4 дырочки.
  2. Переверните стопку и во 2-ое отверстие сверху введите иглу (то есть тоже с задней стороны).
  3. Тяните нить через 1-ый верхний прокол и снова выведите во 2-ой.
  4. Заведите иглу в соседнее 3-е отверстие с передней стороны.
  5. Затем — в 4-ое (самое нижнее), уже сзади.
  6. Теперь проденьте нить с лица в 3-е отверстие.
  7. Завяжите узлы на тыльной стороне.
  8. Заклейте.
5 дырок

В 5 дырок (для больших папок):

  1. После проверки наличия и корректного порядка страниц, папку закрепляют в прессе и пробивают в ней 5 отверстий на 2 см друг от друга.
  2. Начинают со среднего отверстия — через него нитку выводят с тыльной стороны.
  3. Теперь иглу направляют во 2-ое, заводят иглу на тыльную сторону, а затем в самый верхний прокол.
  4. Далее нить протягивают снова в среднее отверстие.
  5. Из него иглу ведут в четвертое и пятое. Нить двигается как змейка, поочередно выходит через отверстия с тыльной и наружной стороны.
  6. В итоге сзади остаётся 2 конца, их связывают двойным узлом и заклеивают.

Документ можно прошить в 2 ,3, 4 или 5 дырок

Как пронумеровать сшитые бумаги

Прошитые страницы необходимо пронумеровать. Это просто, но довольно утомительно и монотонно:

  1. Пишите номера только арабскими цифрами.
  2. Начинайте с номера «1» на первом листе.
  3. Будьте внимательны, не пропускайте листы — прежде чем указывать номер следующего листа убедитесь, что не пропустили пустую страницу.
  4. Количество сшитых страниц числом и прописью указывают на листочке «Прошито и пронумеровано».

Как правильно заверить сшитый комплект

Завершающий этап сшивания документов — заверение. На нить сзади (рекомендуется оставлять 5-7 см) наклеивают заранее подготовленный бумажный штамп с отметкой «Прошито и пронумеровано». На нём пишут количество сшитых листов (числами и словами), должность и подпись сотрудника. Если у организации есть печать, сшитую папку заверяют ею таким образом, чтобы часть штампа попала на листочек, а другая — на основной документ.

Заключение

Мы разобрались, как прошивать и пронумеровывать документы. Это очень простая процедура, которая по силам даже новичку в делопроизводстве. Строгих правил нет, поэтому выбирайте наиболее удобный способ: в 2, в 3, в 4 или в 5 проколов. Чтобы лучше разобраться в сшивании документов, посмотрите практическое видео.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

biztolk.ru

как правильно сшивать нитками, пошаговая инструкция

Если организация работает с огромным количеством документов, а их сохранность имеет большое значение, то для простого хранения нужно каким-то образом систематизировать документы. В этом случае полезной будет прошивка документации. После скрепления бумаг можно быть уверенным, что никакой документ не потеряется. Рассмотрим, какие документы подшиваются и для чего это происходит.

Для чего сшивать документы нитками

Прошивка документов требуется Законом, и это не одна причина, по которой следует прошнуровать документацию. Постановление Правительства №439 включает руководство, как сшивать документы по стандартам ГОСТ.

Помимо этого, сшивание документации требуется для ее правильной передачи в какое либо учреждение, чтобы в последующем не возникало вопросов о недостаче каких-то листков. Также для всех учреждений действует единое правило, что при передаче не одного листа подшить документацию придется обязательно. Иногда нужно делать сшитие документов в банке сотрудницам соответственных отделов и писать на них номер отдела, также документация прошивается в суде и вставляется в файл.

Как прошить документы

Теперь встает вопрос о том, как правильно это делать. Некоторые сотрудники начинают паниковать и думают, что прошивка имеет очень строгие правила, что скрепляющий листок обязательно должен быть подписан печатными буквами, нить только с нейлона и т. д.

Однако, четких указаний по поводу того, каким образом следует подшивать документацию не существует. Главное, что должно быть соблюдено – это не потерять нужные бумаги к прошивке, ведь их сохранность и является основной задачей скрепления документации. А иногда случается, что третьи лица с целью мошенничества или скрытия информации могут подменить листы в папке, или вовсе их выложить.

Чтобы проверить, что отсутствующих бумаг нет, все прошитые листки должны быть пронумерованы. С обратной стороны сшитой документации приклеивают небольшой лист бумаги, где проставляется печать организации. С целью безопасности существует требование, чтобы штамп выходил за рамки наклеенной бумаги.

На приклеенной бумаге делается соответствующая запись: прошито, пронумеровано (однако количество страниц пишутся прописью и числами), прошнуровано, скреплено печатью. Заверяет документацию руководитель или сотрудник, который подготовил документы для сшивания.

Образец оформления прошитой документации

Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe

Согласно требованиям Минюста России систематизация документации необходима для того, чтобы весь пакет бумаг был в порядке, по стандартам сдан в архив и т. д. На данный момент практически в каждой компании есть большое количество бумаг. Для правильного сохранения документов их передают в архив, откуда по заявлению можно получить архивированные листы, используемые бумаги в работе остаются в открытом доступе для сотрудников.

Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.

Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe

Каждый сотрудник фирмы, который имеет дело с большим количеством документации, должен понимать, что не вся она подлежит сшиванию. Документ необходимо сброшюровать, если он состоит не менее, чем с двух листов.

Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:

  • утвержденные штаты;
  • состав личного и общего приказа.

Бухгалтера должны сшивать:

  • задаточные отчеты;
  • накладные;
  • счет-фактуры;
  • технические паспорта;
  • книги доходов;
  • ведомость по оборотам и остатков на счету;
  • акты проведения работ;
  • если зарплата наличными в кассе предприятия – ведомости на з/п.

Обратите внимание! Как прошивать документы должны знать работники, которые имеют дело с юридическими лицами, однако в данном случае документы – копии, поэтому печать не обязательно ставится. Если сказать в общем, то практически все компании имеют дело с прошивкой документов, различие только в процессе выполнения работы.

Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв

На законодательном уровне не определены стандарты прошивки документации каждыми структурами фирмы, но при этом существуют общие правила сшивки листов. Приказ Росархива «Делопроизводство и архивное дело» №76, приказ Минкультуры №536 имеют рекомендации того, каким образом происходит скрепление документов, стандартная инструкция по делопроизводству.

Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано. Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках. Как прошить устав для налоговой, диктует условия налоговая инспекция. Налоговая служба также контролирует сохранность документов для физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Вариант скрепления документов по ГОСТу

Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке

Перед тем, как сшить документы их нужно пропустить через некоторые подготовительные к прошивке этапы. Правильный процесс прошивки регулируется Приказом от Росархива  №76. Сначала листы надо пронумеровать, это предотвратит от вероятной утери листа или сокрытия информации. Листы нумеруются все, кроме страницы описи. Если при прошивке есть конверт, то вначале идет нумерация конверта, а после вложенных в него документов.

Чистые листки не вкладываются в прошивку – их уничтожают. Если вложены какие-либо картинки, диаграммы и т. д., то номер проставляется с обратной стороны вверху слева. Если вложен лист большого формата, то с правой стороны в верхнем углу ставится номер по очереди листа. Заверяет надпись ответственный сотрудник, указывает свою должность, подпись, дату формирования, количество листов.

Прошитая документация должна иметь опись, на которой не проставляется порядковый номер. На описи должна быть указана такая информация:

  • название документа, дата;
  • перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.

Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.

Пошаговая инструкция прошивки документов

Разберем, как правильно прошить документы нитками пошаговую инструкцию. Изначально нужно понимать, что прошивка документов предусматривает прошивку в две, три дырки, и даже в четыре и пять. Ознакомимся с каждым вариантом подробнее.

В две дырки

Документы, которые не имеют большой важности, сшиваются одним из самых простых вариантов – в две дырки. Но даже при таком простом способе многие сотрудники задаются вопросом, как прошить документы правильно. Чтобы не напутать, можно придерживаться следующих правил:

  • перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу;
  • затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны;
  • нитки нужно связать. На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.

Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.

Обратите внимание! Склеивают узел для того, чтобы не произошла потеря листов. Также прописывается количество листов, данные специалиста, который осуществлял процедуру. Для тех документов, у которых срок давности больше 10 лет рекомендуется использовать для склеивания узла папиросную бумагу.

В три дырки

Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:

  • с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе;
  • затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа;
  • после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка;
  • теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.

Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.

В четыре дырки

Необходимо сделать четыре дырки, расстояние между которыми должно составлять 1,5 см. Дальше надо вставить нитку во второе отверстие с тыльной стороны, протянуть ее в первое отверстие, затем провести через второе, третье и четвертое отверстие.

Образец прошивки в 4 дырки

В пять дырок

Зачастую прошив в пять отверстий используют в бухгалтерских отчетах, потому как комплект такой документации достигает гораздо большей толщины по сравнению с остальной. Между пятью дырками расстояние должно составлять до 5 см. В данной схеме можно также использовать сшиватель документов или пресс со сверлами. Чтобы в таком случае листы не были повреждены, следует использовать картонки, как обложки.

Как пошагово прошить документ в 5 дырок:

  • в среднее отверстие нужно просунуть нитку, оставляя 10 см. Затем нитка проходит через второе отверстие сверху;
  • с тыльной стороны нитка выходит в первое отверстие, а после входит снова во второе отверстие. Сделав это – один край готов;
  • с тыльной стороны в среднюю дырку снова вставляется нитка и выводится через четвертую;
  • теперь снова нитка надо просунуть в самое нижнее отверстие и с лицевой стороны направить в четвертую дырку;
  • таким образом, с тыльной стороны получается два кусочка нитки, которые необходимо между собой соединить.

Как прошить конверт с секретными документами

Секретная документация при передаче должна сохраняться в светонепроницаемых пакетах. На секретном пакете прописывается, что его нужно отдать лично в руки, либо указано, что это секретная информация.

Такие документы сшиваются крест-накрест.

Kaк зaвepить пpoшитыe дoкумeнты

Заверить документацию обязан ответственный сотрудник, без этого не получится отдать документацию на проверку либо отправить на сохранение. При этом нельзя допускать ошибки, ведь при проверке может появиться много проблем. Поэтому лучше не упускать данный момент.

Важно! Сотрудник, который подписывает документацию, берет на себя всю ответственность за ее подачу и содержание. Ответственность можно переложить на другого сотрудника, но только при наличии отдельного приказа.

Заверение документов

В целом прошивка документации является хорошей защитой ценных бумаг и подтверждает, что все подшитые документы подлинные. Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и как происходит данный процесс, можно не переживать за возврат документов и необходимость их повторной систематизации.

shtrafsud.ru

Как прошивать документы в 2017 году

На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.

Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

  1. Штатное расписание.
  2. Приказы для общего состава.
  3. Приказы для личного состава.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

  1. Накладные.
  2. Авансовые отчеты.
  3. Путевые листы.
  4. Счета-фактуры.
  5. Акты выполненных работ.
  6. Кассовые книги.
  7. Ведомости о зарплате.
  8. Оборотные ведомости.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.

Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Законодательство

Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

  1. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
  2. Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
  3. Инструкция ЦБ РФ.
  4. Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
  5. ГОСТ Р 51141.

Правила прошивки документов

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

2 дырки

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

  1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
  2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
  3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса.

На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.

После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком.

Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией.

Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.

4 дырки

Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон).

По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.

5 дырок

Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.

После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.

После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

  1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
  2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
  3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
  4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
  5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
  6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.

Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров.

Как пронумеровать

Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.

Нужно учитывать следующие нюансы:

  1. Ставится номер в правом верхнем углу.
  2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
  3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
  4. Тома дела нумеруются по отдельности.
  5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки

Данная часть документа представляется в следующих форматах:

  1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
  2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
  3. Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.

На обложке должна отражаться следующая информация:

  1. Название предприятия.
  2. Название подразделения.
  3. Индекс.
  4. Заголовок.
  5. Срок хранения.
  6. Номер тома.
  7. Дата изготовления прошивки.
  8. Количество листов.

Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.

Заверение сшитой документации

Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.

Кто имеет право

Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.

Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.

Условия

Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:

  1. Количество листов.
  2. Особенности вложенных документов.
  3. ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.

Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.

Исправление ошибок

Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.

Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

autoexpertnost.ru

Как правильно сшивать дела на 5 дыр

Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия. Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми. Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д. И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела.

Как правильно сшить документы

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  • Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
  • Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Как правильно прошивать и заверять документы

Внимание

Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче. В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений.

Инфо

В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия.

Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии. Подлежащие прошивке документы Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов.
Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.

Как правильно сшивать документы

Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.


Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию.
Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки. Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали.

Важно

Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны. Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Вручную нитками Фото: Как правильно сшить документы нитками На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола. После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок.
После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки.

Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения.

Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой. Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.
Сведения об этом в описи не указываются.

  • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива. При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.

2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. 3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки. 6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров. 7.

На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

Как правильно сшивать документы?

Законодательство Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

  1. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
  2. Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
  3. Инструкция ЦБ РФ.
  4. Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
  5. ГОСТ Р 51141.

Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку. Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие.

11-2.site

Об авторе

admin administrator

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о