Как сшивать документы в архив: Как сшить документы для архива

Как сшивать документы в архив: Как сшить документы для архива

Архив договоров, создание, хранение | Архивариус

Архивная обработка — это, прежде всего, услуга, польза которой никак не зависит от поля деятельности компании. Архивы организаций призваны хранить документы в течение определенного времени, затем они отдаются на государственное хранение. Любая организация, функционирующая не первый год, успела приобрести архив документов, сюда же относятся и договоры.

Чем компания дольше предоставляет свои услуги, чем более востребованной является ее деятельность, чем больше постоянных клиентов, тем больше различных бумаг и документов в архиве договоров.

Сроки хранения отдельных видов договоров:

• Договоры аренды недвижимого имущества-10 лет;
• Договоры лизинга-5 лет;
• Договоры купли-продажи ценных бумаг-постоянно;
• Трудовые договоры-50/75 лет;
• Договоры поставки/покупки товара и услуг-5 лет;

Необходимо учитывать, что договоры хранятся в течении установленного срока только после окончания срока его действия и полного исполнения обязательств.

В данном случае порядок — это не самоцель, а самая настоящая необходимость, организационная и социально-правовая. Архивная обработка имеет установленный законом порядок проведения мероприятий, которому необходимо следовать.

Организацию архива договоров можно представить в виде двух типов работ:

• обрабатывается ранее созданный архив договоров;
• обрабатываются вновь поступившие договоры.

В зависимости от типа договоров они обрабатываются одним из двух способов.

На сегодняшний день существует возможность составления электронного архива договоров или обработки документации вручную. Данные способы имеют существенные отличия друг от друга.

Электронная обработка (оцифровка) представляет собой сканирование бумаг, которые впоследствии заносятся в уже имеющуюся базу или во вновь созданную систему электронного архива. Под ручной обработкой договоров предполагается систематизация договоров по ключевым признакам (дата, вид, контрагент, предмет) вместе с описью документов.

Эти услуги дополняют друг друга.

Организация архива договоров

Организация архива договоров проходит в несколько этапов:

1. Документы формируются в дела за счет слияния с соответствующими договорами, одновременно выделяются договоры постоянного и временного сроков хранения, действующие и закрытые.
2. Требуется систематизация договоров по годам, контрагентам, датам.
3. Оформляются дела. Оформляются реквизиты обложки дела, заголовков; составляется лист-заверитель, нумеруются листы, составляется внутренняя опись (дела постоянного хранения), документы систематизируются внутри дела.
4. Подготавливается реестр договоров для бухгалтерии и юридического департамента, чтобы выделить закрытые дела.
5. Составляются описи дел.
6. Что касается закрытых дел, выделяются документы с вышедшим сроком хранения, — их требуется уничтожить; подготавливается акт на ликвидацию документов.
7. Составляется аналитическая справка о недостаче документов к договорам.
8. Оформляется топографический указатель по стеллажам.

Частично оформляются дела, у которых срок хранения до 10 лет (временный).

Допускается:

• не заниматься систематизацией документов;
• не пронумеровывать страницы дела;
• не прошивать (иначе — не брошюровать).

Сдача договоров в архив

Сдача договоров в архив считается завершающим этапом делопроизводства. Сначала оценивается ценность документов, затем оформляются дела и составляются списки.

Экспертиза выявления ценности документов заключается в их разграничении по трем основаниям:

• дела, которые хранятся постоянно или временно более 10 лет, а также что касается личного состава — подлежат для передачи в архив;
• документы с временным сроком хранения (менее 10 лет) — предназначены для сохранения в структурных подразделениях;
• отдельно выделяются документы для уничтожения.

Согласно тому, к какой категории принадлежит дело, требуется упрощенное или полное оформление для его дальнейшей передачи в архив.

Договоры постоянного и временного, свыше 10 лет, хранения требуют обязательного составления описи. Составляется опись для обеспечения учета, сохранности и систематизации всех единиц, которые передаются в архиве.

Существует установленная форма для данного документа, в данной форме присутствует развернутая информация по каждому делу (номер, индекс, заголовок, количество листов, дата). Такие сведения принято называть описательными статьями.

Специалисты нашей организации имеют весомый опыт работы в сфере архивного дела. Мы применяем современную материально-техническую базу и гарантируем Вам то, что вся работа будет выполнена качественно и вовремя, без задержек. Архивной обработкой документов занимается команда настоящих профессионалов.

Хранение документов имеет свои сроки, которые должны быть соблюдены в соответствии с законодательством Российской Федерации, а значит, эту работу должен выполнять человек, хорошо разбирающийся в нормативах, знающий правила оформления, хранения, учета и составления соответствующих актов передачи. Хранение документов в архиве может быть хлопотным процессом, особенно, если нет подходящего места для размещения большого количества дел в том числе договоров, объем которых неустанно увеличивается при успешной работе компании. 

Мы предлагаем создание архивов, следим за качеством хранения документов любого типа, составляем грамотные описи, составляем акты федерального образца, следим за сроками и правилами оформления. При необходимости обеспечиваем уничтожение документов, сроки хранения, которых истекли и ведем учет всех выполняемых дел, связанных с документами. 

Разобрать уже существующий архив, классифицировать его, дополнить или создать абсолютно новый – работа, которой должен заниматься подготовленный сотрудник. Акт приема передачи и составление описи при организации архива являются одними из главных пунктов в обеспечении качественной работы. В нашей компании работает квалифицированный персонал с многолетним опытом, мы предлагаем наиболее оптимальные условия хранения документов, включая договора. Работа может выполняться под наблюдением сотрудника компании, при оформлении актов, учитываются законы Российской Федерации, вся документация классифицируется в выбранном формате, включая электронный архив, для предоставления быстрого доступа к любому типу документов. 

Мы выполняем все виды работ по созданию архива, хранению и уничтожению документов, которые потеряли свою ценность и актуальность. Все документы, подлежащие уничтожению, предварительно оцениваются опытным сотрудником, составляющим в обязательном порядке акт, на основании которого осуществляется утилизация.

Хранение и организация документов в компании

29.11.2022

• #Трудовое право

Все больше компаний переходят «на цифру», используют систему электронного документооборота, стремясь создать рабочее электронное хранилище. Но только «бумагу», то есть подлинники документов на бумажном носителе, организация все равно обязана хранить. Кроме того, во множестве компаний производственные и бизнес-процессы нормативно обеспечиваются бумажными документами, и изменений в этом не предвидится. И это не говоря о документах по личному составу – святая святых документального фонда любой компании! Ведь только в конце 2021 года были внесены поправки в Трудовой кодекс, которые позволили компаниям (но не обязали) вести электронный кадровый документооборот. До этого момента, а у большинства и сегодня, в кадровом учете преобладает бумага. Львиная доля этой бумаги хранится 50 лет.

Вывод: бумажные архивы по-прежнему занимают свое место в помещениях, бюджетах и списках причин головной боли собственников, бухгалтеров, HR и администраторов. Далее попытаемся разобраться, все ли нужно хранить, от чего можно избавиться, а от чего нет, и как не переплатить, приобретая услуги по архивной обработке и хранению документов.

Мы регулярно получаем запросы от клиентов, желающих разобраться с их бумажным архивом. Задача, как правило, сформулирована в экспертной оценке массива накопленных документов, их систематизации и утилизации устаревших. Такие проекты поступают от компаний, осуществляющих свою деятельность 5 лет и более. А связано это с тем, что в начале пути приоритет на работу с архивом низкий, зато в период 3–5 лет накапливается значительный массив документации, с которым обязательно нужно работать системно. Также количество запросов на разбор и сканирование документов выросло с 2019 года в 2 раза, и связано это с активным рыночным сдвигом из-за пандемии и государственной политикой в области цифровизации.

3 главных ошибки организации в хранении документов:

• Не заниматься архивом вообще

Время от времени документы в коробках из-под бумаги, в папках, а то и просто россыпью, переносятся в специально выбранное для этого помещение. Обычно это происходит стихийно и без всякой системы.

Табличка «Архив» на двери этого помещения не спасает, за ней все равно скрывается склад (чтобы не сказать свалка) макулатуры, найти в которой нужный документ равносильно подвигу.

Риски утери накопленного бумажного архива довольно велики, ведь кроме простой потери места нахождения документа, есть вероятность затопления хранилища или других факторов физической порчи важных бумаг.

• Покупать ненужные дорогие услуги

Электронный архив с тотальной оцифровкой, сшивание «всего и вся» в картонно-коленкоровый переплет, многолетнее хранение документов, которые можно уничтожить…

Рынок богат, но все ли компании, предлагающие услуги управления документальным фондом организации, отговорят своих клиентов от лишних затрат?

Архивной обработке и хранению подлежит лишь очень небольшая часть документов организации! Это те, что хранятся десятилетиями или «бессрочно» (можно прочитать как «пока существует компания»). Все остальное не нужно ни сшивать в картонные обложки, ни хранить «на всякий случай», или потому, что «у нас налоговые проверки». Для последнего аргумента имеется вполне стройная и убедительная нормативная база, которая будет достаточной для инспектора.

В случае, если компании необходимо просто оцифровать документы (перевести из бумаги в электронную форму), с этим вполне справятся сканинг-клерки, которые по заданному правилу оперативно справятся с задачей на проектной основе. Такие запросы мы видим и на временной проектной основе, когда задача имеет срок начала и завершения, и на постоянной, когда поддержка нужна непрерывно.

• Работать бессистемно

Каждый сотрудник компании, который создает бумажные или электронные документы, ежедневно вносит свой вклад в документальный фонд организации. Фактически – создает ее архив. Значит, управлять этим архивом тоже нужно на постоянной основе. Хранение документов, как и другие процессы, состоит из ряда операций. Если не выполнять эти операции системно, последовательно и грамотно, то архива в компании не будет, а будет склад макулатуры.

Хаос с документами создается быстро, так как в день организация накапливает значительное количество бумажных документов, и чем выше производственный рост, тем быстрее набирает скорость процесс «выпуска» документации. И чем быстрее организация осознает необходимость порядка в данном вопросе, осознано создавая маршруты движения документов с порядком их хранения, тем дешевле становится этот процесс.

3 шага к управлению хранением документов:

• Шаг 1. Обеспечить локальную нормативную базу и ее выполнение

Существует законодательство об архивном деле, которое предписывает организации иметь ряд регламентов, касающихся управления ее документальным фондом. Это основа учета, которая облегчает поиск и позволяет не хранить ничего лишнего.

В организации устанавливается система правил, соблюдение которых позволяет на уровне создания документа определять, попадет ли он в архив. Если грамотно подойти к изданию этих правил и совместить систему хранения документов с электронным документооборотом, то большинство сотрудников и не заметит новых нормативов. Видеть и отслеживать их выполнение будут только специалисты по управлению документами.

Безусловно важным фактором является и регулярное обновление правил работы, актуализация в соответствии с законодательными изменениями. То есть контроль процесса должен быть не разовым, а регулярным с назначением ответственного за него.

• Шаг 2. Своевременно избавляться от бумажного «балласта»

Уничтожение документов, у которых истекли сроки хранения, – право, а не обязанность компании. Пользоваться этим правом рекомендуется настолько часто, насколько это возможно. В идеале – ежегодно. Помимо управления информацией, уничтожение документов решает и более житейские задачи, например, освобождение офисных площадей и снижение расходов на хранение.

Главное – уничтожать документы своевременно (не раньше, чем позволяет законодательство об архивном деле) и правильно оформить этот процесс. Составленный по особой унифицированной форме акт навсегда заменит собой тонны вывезенной бумаги.

• Шаг 3. Выполнять законодательство об архивном деле в отношении документов по личному составу

Документы по личному составу (их еще называют кадровыми документами) – основные и самые главные обитатели «бумажного» архива большинства организаций. На всех этапах жизненного цикла, от создания до уничтожения, им уделяется повышенное внимание. Причина – социально-правовое значение этих документов.

· Во-первых, их проверяют инспекторы Роструда и Роскомнадзора.

· Во-вторых, без справки из государственного архива о том, что организация передала на хранение документы по личному составу, ее ликвидация (которая произойдет рано или поздно) просто не наступит.

· В-третьих, за каждым из документов по личному составу стоит сотрудник, который однажды будет оформлять себе пенсию, и, возможно, обратится к бывшему работодателю за подтверждением факта работы и стажа.

Если архивом не заниматься, то он приобретает пугающие размеры и облик. Заваленное бумагой помещение кого угодно выведет из равновесия. А ведь архивное дело – часть важнейшего процесса управления корпоративной информацией. Его нельзя пускать на самотек. При ближайшем рассмотрении оказывается, что хранить в течение долгих лет нужно не так уж и много документов, а все остальное – своевременно утилизировать.

Заниматься ли архивом системно или подойти к этому вопросу в случае возникновения необходимости, решает компания. Но не стоит упускать из виду тот факт, что накопленный массив данных – это опыт компании, а на основании анализа и аудита можно собрать историю взаимодействии с клиентом, потребителем, сформировать аналитику и статистику, с помощью которых легче принимать управленческие решения. А возможность монетизировать базу данных, создавать или адаптировать новые продукты с учетом изменяющегося рынка придает данному вопросу стратегическую значимость.

Евгения Кожанова, эксперт в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Юлия Анисимова, директор направления «Административный аутсорсинг», ANCOR.

Подписаться на рассылку

Хотите быть в курсе всех последних новостей и исследований?

Ваше имя

Ваш e-mail

Я даю согласие на обработку персональных данных

Чтобы отказаться от подписки, отправьте запрос на электронную почту privacy@ancor. ru

Ваш личный проект архивирования: с чего начать?

«Упростить, упростить». — Генри Дэвид Торо, Уолден .

До и после: документы Герберта А. Филбрика. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Большинство из нас просматривают коллекцию личных документов и фотографий, хранящуюся всю жизнь, либо когда у нас есть много свободного времени (обычно на пенсии), либо когда нам приходится иметь дело с вещами умершего близкого человека. Слишком часто работа кажется настолько сложной и непосильной, что наша естественная реакция — разочароваться и сказать: «Я не знаю, с чего начать» или «Это слишком много; Я сделаю это в другой раз» или еще хуже: «Я просто избавлюсь от всего этого».

В Библиотеке Конгресса архивариусы обрабатывают все мыслимые коллекции. Они часто приобретают — наряду с научными и историческими трудами — личные бумаги и сувениры, вещи, имевшие особое значение для владельца, не только письма и фотографии, но и пряди волос, газетные вырезки и документы, запачканные напитками. В одной недавней коллекции был кусок коры. Некоторые коллекции прибывают аккуратно организованными, а другие свалены в импровизированные контейнеры. Как профессиональные архивисты создают порядок из беспорядка? С чего они начинают? И что мы можем узнать из их работы и применить в наших личных архивных проектах?

Для этой статьи я поговорил с Лорой Келлс и Мэг Макалир, двумя старшими архивистами из Отдела рукописей Библиотеки Конгресса. Оба излучают добродушное терпение и непринужденный юмор, которые проистекают из многих лет работы с постоянным потоком зачастую беспорядочных бумажных и цифровых файлов. [Посмотрите их презентацию под названием «Правда о первоначальном заказе, или Что делать, если ваша коллекция попала в мусорные баки».]

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Меня поразило, что на протяжении всего нашего интервью они редко диктовали, как что-то нужно сделать . Вместо этого они предложили хорошо выдержанный совет по архивированию, но оставили решения на усмотрение человека. В конце концов, их основной посыл был таким: если вы хотите пройти проект и не сойти с ума и не впасть в уныние по этому поводу, начните просто , сначала широко разделяйте элементы и, в конце концов, принимайте свои окончательные решения по сортировке как «достаточно хорошо.»

Начните просто

Во-первых, подойдите к своей коллекции как к единому предмету. Пока не останавливайтесь на отдельных фотографиях или письмах. Думайте обо всей коллекции как о массе взаимосвязанных вещей. Келлс сказал: «Вы напугаете себя, если подумаете: «У меня есть двести вещей». Проект будет казаться больше». Это одна коллекция.

Комки

Подумайте о том, чтобы посвятить дождливые выходные сбору своей коллекции. В этот момент вы будете осматривать его обширный ландшафт. Начните с сортировки предметов из вашей коллекции на то, что Макалир и Келлс умело называют «комками». Это ваш первый проход, так что просто сгруппируйте вещи в общие категории, такие как письма и фотографии. Вы выбираете категории. Будьте последовательны, но примите во внимание, что категории могут пересекаться. Если вы хотите классифицировать глыбы по годам, хорошо. Или этапы жизни человека. Или праздники. Или тип материалов (письма, фотографии).

«То, что вы пытаетесь сделать, — это идентифицировать уже существующие скопления», — сказал Макалир. «И, надеюсь, комкование происходит естественным образом. Например, вы могли получить все документы вашей бабушки после ее смерти. Это сгусток. Поездки? Это сгусток. Рождественские вещи, это комок. Фотографии, это комок».

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ : Не отвлекайтесь. Не поддавайтесь искушению насладиться чем-то одним прямо сейчас. «Если вы начнете заниматься отдельными элементами в этот момент, то вы утонете», — сказал Макалир. «Вы можете парализовать себя чрезмерным вниманием». Что бы это ни было, как бы оно ни было прекрасно, поместите его в свой законный комок и вернитесь к нему позже.

Фото Лоры Келлс, Библиотека Конгресса.

Будьте реалистичны в отношении рабочего пространства и времени

Есть две важные вещи, о которых вам следует подумать заранее: пространство и время. Ваша коллекция будет занимать место в вашем доме, пока вы будете просматривать ее, поэтому планируйте свое рабочее пространство реалистично. Выделите временное рабочее место, если можете — комнату или угол комнаты — или планируйте распаковывать и снова упаковывать свою коллекцию перед каждой сортировкой. «В домах большинства людей не так много места, чтобы хранить вещи в течение длительного времени», — сказал Макалир. «В какой-то момент вам действительно понадобится этот обеденный стол для ужина».

Не ешьте и не пейте в рабочей зоне. Келлс сказал: «Просто отойди. Когда у вас будет большая стопка, и вы дотянетесь до своего напитка и опрокинете его, вам будет очень жаль, если вы прольете кофе на свои документы или фотографии». Макалир сказал: «Это происходит в одно мгновение. Никто из нас этого не предвидит. Это может быть трагично».

Что касается времени, Макалир сказал: «Начинайте , а не с обязательства, что каждый предмет в этой коллекции будет идеально организован». Келлс сказал: «Это может вызвать у вас чувство поражения. Просто начните со слов: «Я хочу улучшить организацию»».

Нет ничего идеального

Рассортировав коллекцию по комочкам, вы можете сложить все в конверты или другие контейнеры и радоваться своим успехам. «Вы можете чувствовать себя хорошо, потому что вы что-то сделали», — сказал Келлс. «Пока есть порядок. Вероятно, внутри этих скоплений царит хаос, но, просто идентифицируя, маркируя и помещая в боксы эти скопления, вы получаете некоторый интеллектуальный контроль над ними, которого у вас не было раньше».

Вы можете оставить проект на этом или продолжить, начиная с грубая сортировка в очищенная сортировка . «Если у вас есть энергия, вы просто работаете слоями и продолжаете совершенствоваться», — сказал Келлс. «Тогда вы можете оценить, сколько времени у вас есть и сколько места у вас есть, чтобы сделать это. Все новое — подливка».

Письма отсортированы по корреспонденту. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Например, вы можете сортировать письма по дате или по теме или сортировать фотографии по местоположению или по тому, кто изображен на каждой фотографии. «Это вопрос постоянного совершенствования, когда вы будете получать все больше и больше информации о содержании с течением времени», — сказал Макалир. «Это как построить дом. Вы начинаете строить структуру дома, а затем добавляете мебель в каждую комнату».

Сейчас самое время выбросить вещи. Решите, действительно ли вы хотите сохранить оплаченные счета, отмененные чеки или списки покупок. Макалир сказал: «В долгосрочной перспективе просто сохраняйте то, что со временем будет цениться. От вас зависит, насколько глубоко вы углубитесь в аранжировку материала. В какой-то момент вы должны сказать себе: «Это намного лучше, чем было». Я знаю, что у меня есть. Это может быть настолько хорошо, насколько это возможно. Я немного упорядочил его, и это сделает его более доступным».

Сканирование

Сканирование — это прекрасный способ сохранить цифровые версии документов и фотографий и поделиться ими. Библиотека Конгресса объясняет основы сканирования в сообщении в блоге и обучающем видео. Вы также можете добавлять описания к своим цифровым фотографиям, почти так же, как вы пишете на обратной стороне бумажной фотографии.

Также сканируйте газетные вырезки. Газета плохо стареет, в сложенном виде может рваться по складкам и крошиться при обращении с ней. Распечатайте отсканированную копию, если вам нужна печатная копия. Компьютерная бумага стареет быстрее, чем газета.

Еще одна причина сканировать фотографии — спасти их. Фотографии могут выцвести из-за своего химического состава или из-за того, что они долгое время находились под прямыми солнечными лучами. (Учреждения регулярно меняют свои коллекции, чтобы избежать ущерба от света и воздействия окружающей среды.) «Сопротивляйтесь идее обрамления вещей», — сказал Макалир. «Они действительно не должны подвергаться воздействию света слишком долго. Вы можете сделать копию и вставить ее в рамку, но держите оригинал подальше от света».

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Если у вас есть сотни фотографий, подумайте, действительно ли вы хотите отсканировать их все. Это может усилить давление на вас. Опять же, будьте реалистичны со своим временем. Подумайте о том, чтобы быть избирательным и сканировать только те фотографии или документы, которые вы цените больше всего. У большинства учреждений нет ресурсов для сканирования всего, поэтому они выборочно оцифровывают свои коллекции; может быть, вы тоже должны.

Диски и цифровые носители информации

Если в коллекцию входят компьютерные диски, проверьте их на наличие вирусов, прежде чем открывать содержимое. Не подвергайте риску все остальное на вашем компьютере. Перед открытием файла сделайте его дубликат и откройте дубликат, чтобы избежать случайных изменений. Таким образом, у вас все еще будет оригинал, если вы что-то испортите.

Если на дисках есть файлы в старом формате, к которым у вас нет доступа, но вы считаете, что эти файлы могут содержать что-то интересное или ценное, заархивируйте эти файлы вместе с другими вашими цифровыми материалами. Вы можете либо найти профессиональную службу для их открытия, либо когда-нибудь вы можете найти ресурс, который позволит вам их открыть.

Цифровое сохранение

Правильно сохраняйте цифровые файлы. Организуйте отсканированные файлы на своем компьютере и создайте их резервные копии на отдельном диске. Если вы приобрели беспорядочные компьютерные файлы, организуйте беспорядок как можно лучше в файловой системе. Чтобы помочь вам снова найти определенные файлы, вы можете переименовать эти файлы, не затрагивая их содержимого.

Архив Истории жизни

Организация личных коллекций может быть способом рассказать историю о своей жизни или жизни любимого человека. «Я не думаю, что люди должны бояться курировать эти коллекции», — сказал Макалир. «Увеличение масштаба и сужение одной конкретной истории или одного конкретного элемента на самом деле может иметь немного большее влияние».

Келлс сказал: «Старые письма дают представление о людях, даже если в письмах и открытках ничего особенного нет. Это показывает вам, что они ценили. Что они делали, что ели, какие праздники отмечали». Макалир сказал: «Буквы дают голос, и, группируя их вместе, вы создаете своего рода повествование».

Что было в ее кошельке или сумочке? Что она держала рядом с собой? «Вероятно, где-то в ящике стола есть определенные вещи, которые рассказывают историю», — сказал Келлс. «Вы можете создать капсулу времени о любимом человеке.

«Не все ценят эти вещи, но если вы их заархивируете, они будут там для кого-то в более позднем поколении. Может быть один человек, который действительно заботится об истории своей семьи и будет рад ей».

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, посетите :

• Страницы Библиотеки Конгресса, посвященные «Уходу за коллекциями» и «Личному цифровому архивированию».
• Контрольный список личного цифрового архивирования из Публичной библиотеки Вашингтона, округ Колумбия.

Как лучше хранить документы?

Советы по хранению, — 16 19 июля

Свидетельство о рождении. Формы вашей налоговой декларации. Финансовые отчеты вашего бизнеса. Акт на вашу собственность. Даже несмотря на то, что вы можете не использовать их очень часто, все это важные документы, которые вы не хотели бы потерять или, что еще хуже, попасть в чужие руки.

Но спросите себя: вы действительно уверены, что надежно сохранили эти документы? Хорошо ли они организованы и быстро ли доступны в случае чрезвычайной ситуации?

Если нет, не волнуйтесь — сегодня все изменится!

Мы поговорим о хранении документов и архивировании и покажем вам лучшие способы хранения бумажных документов и цифровых документов , чтобы вы могли быть спокойны, зная, что они в безопасности.

Итак, как лучше всего хранить документы ? Прежде чем мы ответим на этот вопрос, давайте сначала поговорим о том, почему это так важно.

Когда мы храним документы, которые больше не используем активно, это называется архивированием. Вот только пять из многих причин, по которым архивирование так важно как для бизнеса, так и для частных лиц.

 

1. Соответствие нормативным требованиям

В наши дни защита данных — это то, о чем большинство компаний остро осведомлены. В свете недавних важных обновлений Закона о защите данных (GDPR, кто-нибудь?) компании в настоящее время испытывают все большее давление, требуя надлежащего и безопасного управления данными потребителей, иначе им грозят огромные штрафы. Для этого им необходимы эффективные процессы управления данными и безопасные решения для хранения документов.

Другие нормативные требования требуют, чтобы определенные финансовые записи хранились в течение определенного количества лет. Архивирование документов может помочь предприятиям выполнить эти требования, позволяя им безопасно хранить данные и документы до тех пор, пока они больше не понадобятся и не могут быть уничтожены.

 

2. Сокращение расходов и экономия места

Независимо от того, управляете ли вы крупной международной компанией или только начинаете, важно экономить расходы там, где это возможно. Архивирование документов может помочь в этом, освобождая место и снижая эксплуатационные расходы. Чем меньше документов у вас есть на месте для управления, тем меньше времени и денег нужно тратить на их управление.

 

3. Улучшение рабочего процесса и производительности

Правильное архивирование документов может улучшить рабочий процесс и производительность вашего бизнеса. По оценкам, до 80% производственных данных не обязательно должны быть легкодоступными. Архивируя эти некритические данные, вы можете упростить доступ к остальным своим данным и потенциально повысить производительность.

 

4. Защита от кражи личных данных

От архивирования выигрывают не только предприятия. У всех нас есть важные документы, которые потенциально могут быть использованы для кражи личных данных.

К сожалению, в отчете Национального исследовательского центра потребителей говорится, что четверть американцев в какой-то момент потеряли важный документ. (И в Великобритании мы не сильно отстаем.) Это показывает, насколько важно убедиться, что вы надежно храните свои документы.

 

Какие существуют варианты хранения документов?

Когда дело доходит до архивирования ваших документов, следует рассмотреть три основных решения для хранения: традиционное хранилище, цифровое хранилище и хранилище для сканирования по запросу. Ниже вы найдете краткий обзор каждого из них.

 

Традиционное хранилище для бумаги

Традиционное хранилище для документов по существу представляет собой хранилище для бумаги . Это когда вы архивируете свои бумажные документы, подшивая их или платя безопасному хранилищу за пределами офиса, такому как Storage Vault, чтобы хранить их для вас. Это обычная практика для крупных компаний, которым необходимо вести бумажный журнал некритичных документов.

 

Цифровое хранилище

Несколько десятилетий назад хранилище документов для бизнеса означало ряды шкафов для документов. Это означало тратить деньги на огромное количество бумаги, карандашей и людей, которые их организовывали. К счастью, благодаря современным технологиям в этом больше нет необходимости. (Ну, по крайней мере, в большинстве случаев.)

Теперь можно оцифровать все ваши документы с помощью сканера и уничтожить ненужные бумажные копии. Это то, что мы называем цифровым хранилищем .

Существуют компании по архивированию документов, которые сделают весь процесс за вас. Они оцифруют ваши документы, вернут их вам на USB-накопителях или компакт-дисках или создадут их резервные копии в облаке.

Преимущество цифрового хранилища заключается в том, что оно экономит массу места. Вам не нужно никакого физического места для хранения вашего документа — все хранится в киберпространстве.

Однако это не для всех. Многим владельцам бизнеса нравится сохранять физические копии, и им не нравится идея доверять всю свою систему архивирования документов компьютеру.

 

Хранение документов со сканированием по требованию

Хранение документов со сканированием по требованию — это лучшее из обоих миров. Это решение, при котором компания будет хранить ваши бумажные документы за пределами офиса, а также сканировать их и отправлять вам цифровую копию по запросу.

Это делает его хорошим вариантом для предприятий, которые хотят хранить большое количество документов вне офиса, но иногда могут нуждаться в доступе к ним.

Однако решения для сканирования по требованию стоят дороже, чем обычное бумажное хранилище, поскольку вы платите за дополнительную услугу.

 

Хранение документов в бумажной форме

Вы можете подумать, что хранение документов в бумажной форме излишне в современную цифровую эпоху, но это не всегда так. Есть еще много причин, чтобы рассмотреть возможность хранения печатных копий ваших документов. Вот некоторые из них:

• Бумажные документы не уязвимы для угроз кибербезопасности, таких как утечка данных
• Наличие бумажной копии является важной резервной копией на случай катастрофической потери данных
• Может быть лучше иметь под рукой бумажные документы для облегчения доступа
• Некоторые официальные документы не могут быть легко оцифрованы

 

Где хранить бумажные документы?

В конечном счете, лучший способ хранения ваших документов зависит от того, сколько вам нужно хранить и сколько вы готовы потратить. Вот два основных варианта.

 

1. Внутреннее хранилище

Внутреннее хранилище — хороший вариант для частных лиц и малых предприятий, которым нужно хранить лишь небольшое количество документов. Если вы решите пойти по этому пути, вам необходимо убедиться, что у вас есть оборудование, необходимое для их безопасного хранения.

Для действительно важных документов вы можете подумать о приобретении огнеупорного сейфа, так как это гарантирует, что ваши бумажные документы смогут пережить любые катастрофы, происходящие с вашим помещением.

Если вы решите использовать обычные шкафы для документов или другие устройства для хранения, убедитесь, что они надежно закреплены, и держите их в порядке с помощью скрепок и разделителей.

 

2. Складские помещения

Использование складских помещений за пределами объекта является экономически эффективным решением, поскольку они обеспечивают превосходную безопасность и доступное пространство.

При выборе склада учитывайте следующее:

• Насколько близко склад находится к вашему рабочему месту? Не могли бы вы быстро получить доступ к своим документам в крайнем случае?
• Услуги по ведению документации. В зависимости от документов, которые вы планируете хранить, вы можете выбрать средство, предлагающее такие услуги, как индексирование и поиск файлов
.
• Качество стеллажей. Выберите помещение, в котором записи хранятся в коробках и на металлических полках. Хранение на полу подвергает их риску повреждения водой из-за разлива
• Безопасность и доступ. Само собой разумеется, что вы должны убедиться, что выбранный вами объект безопасен, с внутренними и внешними камерами и должным образом проверенными сотрудниками.
• Климат-контроль. Некоторые предприятия используют климат для контроля, чтобы защитить бумагу от порчи. Подумайте, нужна ли вам эта функция, и выберите соответствующий объект.

 

Хранение документов в цифровом виде

Если вы не хотите вкладывать средства в решения для хранения документов на месте или за его пределами, вы можете хранить свои документы в цифровом виде . Это может сократить расходы за счет устранения необходимости в пространстве для хранения и улучшить рабочий процесс, ускорив доступ к вашим документам в цифровом виде.

Существует несколько различных решений для хранения цифровых документов, например:

• Использование библиотек Windows для хранения документов на жестком диске
• Храните документы в облаке с помощью таких служб, как OneDrive или Google Диск
• Резервное копирование документов на внешнее запоминающее устройство, такое как съемные жесткие диски
• Храните документы с помощью специально разработанной DMS

Последний из них — использование DMS — вероятно, лучший способ хранить ваши документы в цифровом виде. Но что такое ДМС? Давай выясним.

 

Что такое системы управления документами (DMS)?

Системы управления документами — это программные решения, которые помогают вам хранить документы и управлять ими. Они что-то вроде цифрового бухгалтера. Они позаботятся о методах хранения физических документов, которые вы бы использовали для организации своих бумажных документов, но в электронном виде.

На рынке представлено множество различных систем управления документами, но большинство из них имеют одни и те же основные функции. Они обеспечивают хранение, безопасность, индексацию и возможности поиска. В них также хранятся метаданные (информация о документах), что упрощает проведение аудитов и контроль доступа к различным документам.

Эти системы являются важной частью бизнес-операций для компаний, которым приходится управлять большим количеством документов.

 

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Поскольку существует так много систем программного обеспечения для управления документами, может быть трудно решить, какую из них выбрать.

Лучший выбор для вас во многом будет зависеть от того, сколько вы готовы потратить на систему DMS, какие функции вам действительно нужны и какие документы вам нужно хранить. Некоторые из лучших поставщиков DMS включают в себя:

1. Шаблоны
2. Документация
3. Контроль документов MasterControl
4. М-файлы
5. КсайтПортер

 

Общие советы по хранению документов

Какой бы способ хранения документов вы ни выбрали, существуют определенные рекомендации, которым следует следовать, чтобы ваша система хранения оставалась организованной и эффективной. Ниже приведены несколько советов, которые могут помочь вам в этом.

 

1. Храните документы с учетом доступности

Если вы храните документы у себя, вы, вероятно, сможете сэкономить немного денег, однако важно иметь хорошую систему, чтобы убедиться, что ваши архивы документы легко доступны.

Рассмотрите возможность хранения документов одного типа вместе и не забудьте пометить их, чтобы вы могли легко выбрать необходимые документы.

 

2. Следите за тем, когда ваши документы могут быть уничтожены

Архивирование документов важно для того, чтобы гарантировать, что вы соблюдаете требования и имеете такие доказательства, как квитанции и платежные ведомости, когда это необходимо. Однако, как только документам исполняется несколько лет, их часто больше не нужно хранить.

При архивировании документов маркируйте их датой уничтожения, когда они больше не понадобятся. Это позволит легко следить за устаревшими документами и обеспечит эффективное использование пространства для хранения.

 

3. Защитите бумажные документы от износа

Чтобы ваши документы не были повреждены, вам нужно подумать об их износе. Даже если они надежно хранятся, они все равно могут быть повреждены из-за частого обращения, воздействия солнечных лучей и разливов. Поместите их внутрь пластиковых вкладышей, прежде чем складывать их в папку, чтобы уменьшить риск износа.

 

4. Рассмотрите возможность использования банковских сейфов, если вы храните документы вне офиса. Сейфы могут быть хорошим решением для хранения бумаги за пределами офиса, если вам нужно хранить очень небольшое количество важных документов.

 

5. Подумайте о материалах и дизайне ящика для хранения

Некоторые материалы более износостойкие, чем другие. Если вы решили хранить свои файлы на месте в ящиках для хранения, постарайтесь выбрать что-то прочное и износостойкое, например металлическое или пластиковое. Вы можете лучше использовать доступное место для хранения, если выберете штабелируемые коробки.

 

6. Храните документы в сухом прохладном месте

Жара и влажность убивают бумагу. Чтобы сохранить документы в хорошем состоянии, старайтесь хранить их в прохладном и сухом месте. Если вы живете во влажном климате, рассмотрите возможность использования блока переменного тока или осушителя для контроля влажности в помещении для хранения. Если вы храните за пределами площадки, следите за любыми признаками сырости на объекте, который вы рассматриваете.

 

7. Убедитесь, что они защищены от стихийных бедствий

Если вы храните важные документы дома, убедитесь, что вы подумали о любых потенциальных рисках, связанных со стихийными бедствиями.