Как ведется табель учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

Как ведется табель учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

Содержание

Учет рабочего времени. Табель учета

Согласно статье 91 Трудового кодекса «работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником».

До 1 января 2013 года для учета рабочего времени были предусмотрены специальные формы, обязательные для применения. Они утверждены Госкомстатом России (). Это табели учета рабочего времени. После указанной даты компания вправе или вести учет в форме разработанной самостоятельно и утвержденной руководителем организации или, как и прежде, использовать унифицированную форму. При этом, по нашему мнению, второй вариант проще и удобней. В унифицированной форме предусмотрены все строки и графы, необходимые для правильной организации учета. Остановимся подробнее на порядке ее заполнения.

() утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Форму табеля № Т-12 применяют при ручном учете, Т-13 — при автоматизированном. Отметим, что форма № Т-12 состоит из двух разделов: I «Учет рабочего времени» и II «Расчеты с персоналом по оплате труда». Первый раздел предназначен непосредственно для учета времени, отработанного сотрудниками, второй — для отражения начисления им заработной платы. При этом компания вправе вести раздельный учет этих данных. В такой ситуации раздел II табеля не заполняют.

Оба табеля составляют в одном экземпляре. При этом рабочее время учитывают в табеле одним из двух способов: либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются лишь коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

На титульном листе табеля № Т-12 есть условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Они должны использоваться и при заполнении табеля по форме № Т-13.

В большинстве случаев табель подается в бухгалтерию один раз в месяц по его окончании. Однако это не совсем верно. Дело в том, что заработная плата должна выдаваться работнику не реже чем каждые полмесяца (аванс и окончательный расчет) (). При этом аванс начисляют исходя из фактически отработанного сотрудником времени, которое отражено в табеле. Получается, что в отношении сотрудников-повременщиков табель нужно оформлять каждые полмесяца. Иначе правильно начислить им аванс бухгалтерия не сможет.

() ст. 136 ТК РФ

Ведение табеля — обязанность организации. Причем он необходим даже при условии, что в компании применяется сдельная форма оплаты труда. С одной стороны, при применении этой системы заработок сотрудника не зависит от количества отработанного им времени. Он определяется исходя из установленных расценок на выполненный объем работ в натуральных величинах. Однако независимо от системы оплаты труда, установленной в компании, продолжительность рабочего времени ограничена трудовым законодательством. Поэтому работодатель обязан вести его учет. Трудовой кодекс не делает никаких исключений из этого правила (). Кроме того, данные о рабочем времени, затраченном каждым сотрудником компании, нужны для правильного расчета его среднего заработка и формирования статистической отчетности.

() ст. 91 ТК РФ

При увольнении сотрудника компания по его требованию должна оформить выписку из табеля учета рабочего времени. Дело в том, что по трудовому законодательству работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать сотруднику трудовую книжку и заверенные копии других документов, связанных с его работой (). Их представляют по просьбе работника. Причем перечень этих документов Трудовой кодекс не устанавливает. Табель напрямую связан с работой сотрудника. Следовательно, он вправе требовать его копию.

() ст. 84.1 ТК РФ

Однако в табеле есть данные не только по увольняющемуся, но и по другим работникам. Причем сведения, содержащиеся в табеле, являются их персональными данными. Поэтому они могут передаваться другим лицам только с их согласия. Таким образом, в данной ситуации, чтобы не получать согласие других работников, компания вправе оформить выписку из рассматриваемого документа, где будет указана информация лишь по увольняющемуся работнику.

По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

Новые требования по оформлению Табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

Приказом Минфина РФ № 152н от 30.12.2009 года из Табеля условное обозначение Дни явок «Я» исключено, т.к. в соответствии с описанием порядка его заполнения в нем регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего распорядка, поэтому дни явок на работу не подлежат отражению в Табеле.

Кроме того, в связи с тем, что на практике зачастую возникают ситуации, когда у работника в один день возникает два (и более) основания для отклонений от нормального использования рабочего времени, новыми положениями порядка заполнения Табеля 

предусмотрено отражение сложного кода, буквенные обозначения которого записываются через пробел. Например, если сотрудник согласно приказу учреждения командирован для работы в выходные и (или) праздничные дни, то в указанные числа месяца следует отражать в нижней части строки код отклонений в виде обозначения «К В».

Ниже приведена краткая инструкция по заполнению Табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а также дана ссылка для загрузки шаблона этой формы в виде документа Microsoft Excel.

Инструкция по ведению табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (код формы 0504421)

Табель применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).

Табель открывается ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строчки Eа каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.

В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых - работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой - условное обозначение отклонений, а знаменатель - ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.

При формировании табеля календарные дни месяца расчетного периода 

до принятия работника и (или) после его увольнения заполняются прочерком.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51).

Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма" (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления Расчетно-платежной ведомости. 

Шаблон табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С – Учет без забот

Опубликовано 15.
01.2015 23:46
Автор: Administrator
Просмотров: 55419

Вопросы по заполнению табеля учета рабочего времени в 1С мне задают достаточно часто, поэтому я решила написать на эту тему статью, в которой расскажу об основах работы с данным документом: как его правильно заполнять и обязательно ли это делать всем организациям; как быть, если табель не заполняется и каким образом исправить ошибки в этом документе на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8. 

Итак, первым делом, давайте разберемся, как ведется учет рабочего времени в программах 1С, и для чего нужно заполнять табель.

Для каждого сотрудника при приеме на работу обязательно указывается график, который представляет собой плановые данные о рабочем времени. Если в течение месяца сотрудник заболел, пошел в отпуск, уехал в командировку и пр., то для регистрации всех этих событий используются специальные документы. Таким образом, у программы есть информация о том, сколько дней/часов в месяце сотрудник должен был отработать, и о том, сколько дней он отсутствовал на рабочем месте по разным причинам.

Как правило, если сотрудники работают строго по графику (например, стандартная пятидневка), то этой информации достаточно для расчета зарплаты, и тогда табель можно не заполнять.

А вот если в вашей организации есть сотрудники, которые работают вахтовым методом или по сменному графику, при этом периодически выходят работать не в свою смену, т.е. рабочее время невозможно заранее планировать на год вперед, тогда нужно обязательно регистрировать в программе фактически отработанное время за каждый месяц, т.е. вводить табель учета рабочего времени.

Для того, чтобы заполнить табель в программе, необходимо перейти на вкладку "Расчет зарплаты" и выбрать пункт "Табель учета рабочего времени".

Если Вы обратили внимание, то на данной вкладке есть еще один пункт с таким названием, который расположен ниже, под словом "Отчеты".

За данным пунктом скрывается просто печатная форма табеля (Т-13), а не документ. Но опять же в том случае, если у вас стандартные графики, и изменений вносить в табель не требуется, то можно воспользоваться данным отчетом для того, чтобы получить печатный вариант табеля, не заполняя сам документ.

Если табель все-таки необходимо заполнять, то создаем новый документ и выбираем организацию. Поле "Подразделение" можно оставить пустым, тогда табель будет формироваться по всем сотрудникам. Затем указываем необходимый месяц, также можно выбрать режим заполнения: "Весь месяц", "Первая половина месяца" или "Вторая половина месяца". Еще одна настройка - это способ ввода времени, тут возможны два варианта: по дням периода и сводно. Рассмотрим сначала первый вариант, нажимаем кнопку "Заполнить" - "По всем сотрудникам".

При таком варианте видно детализированную информацию, и я рекомендую использовать именно данный способ заполнения, т.к. в этом случае не будет проблем с печатной формой табеля, и будут автоматически рассчитываться абсолютно все начисления, в том числе при кадровых перемещениях.

Если табель не заполнился, особенно за январь или при начале работы в программе, то скорее всего дело в том, что не заполнены графики работы на новый рабочий год. Почитать о такой проблеме более подробно можно в статье Почему не рассчитываются отпускные за январь?

Если при заполнении табеля вы видите ошибки такого плана как: 

- не попадают дни отпуска, командировок или больничных; 

- проставляется больничный или отпуск в то время, как сотрудник работал в эти дни;

- не отражены прогулы, отпуска за свой счет и другие неявки;

то такие ошибки не нужно исправлять в табеле. Правильный вариант - искать их причину в других документах, а потом автоматически перезаполнять документ.

А вот в том случае, если сотрудник работает вахтовым методом или по нецикличному сменному графику (например, выходил работать в другие смены), то изменения можно внести вручную. Итоговое количество отработанных дней и часов при этом будет пересчитано автоматически.

При выборе сводного способа ввода информации, вы увидите несколько другую форму документа. Состав колонок можно изменить, нажав соответствующую кнопку над табличной частью. Например, можно добавить колонки с количеством дней в отпуске или командировке.

После заполнения документ можно распечатать по форме Т-13, нажав на соответствующую кнопку в нижней части экрана. 

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 


Добавить комментарий

Табель учета рабочего времени должен отражать фактические опоздания на работу

Эксперты Роструда разъяснили, вправе ли работодатель ставить в табель учета рабочего времени работнику вместо восьми семь часов, если он опоздал на работу на 5-10 минут.

В ведомстве отмечают, что такое уменьшение будет незаконным. Ответственное лицо обязано вести учет фактически отработанного рабочего времени, каждым работником.

В подобном случае уменьшения фактически отработанного времени на 1 час не происходит, а значит, работодатель не вправе ставить в табель учета рабочего времени работнику вместо восьми семь часов.

Эксперты также поясняют, что формы табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда № Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В табеле предусмотрена возможность вести учет рабочего времени как в часовом исчислении, так в часовом и минутном.

Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте, отвечая на вопросы работников и работодателей.

БУХПРОСВЕТ

Под рабочим понимается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять свои трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Продолжительность рабочего дня или смены, предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.

Накануне выходных дней продолжительность работы при 6-дневной рабочей неделе не может превышать 5 часов. Продолжительность работы в ночное время сокращается на 1 час без последующей отработки. Ночным признается время с 22 часов до 6 часов. Не сокращается продолжительность работы в ночное время для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 96 ТК РФ).

Работодатель обязан устанавливать неполное рабочее время по просьбе беременных женщин, одного из родителей, имеющего ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет) и лиц, осуществляющих уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением. В этих случаях оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

ПОЛОЖЕНИЕ О ТАБЕЛЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

УТВЕРЖДЕНО

Приказ № 134 от 31.01.2019 г.

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О ТАБЕЛЕ  УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение  вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации  о затратах  рабочего времени  сотрудниками  учреждения.

Для ведения табеля учета рабочего времени в учреждении  приказом директора назначается  ответственное лицо.

В должностные обязанности  сотрудников,  ответственных за ведения табеля учета рабочего времени, вводятся  функции:

- контроль  фактического времени пребывания сотрудников на работе.

-  ведение табеля учета рабочего времени, с ответственностью за правильное  отражение в  табеле рабочего времени  сотрудников  и своевременность  представления табеля на проведение  расчета  главному  бухгалтеру или лицу  исполняющего его обязанности.

Для исполнения  обязанностей  сотрудник,  ответственный за  ведение  табеля учета рабочего времени:

- ведет учет штатного  расписания   учреждения и списка сотрудников;

На основании документов, приказов, приказов по личному составу, вносит изменения в список, связанные с увольнением, перемещением, изменением графика дежурств, графика задействования,  разрядов, предоставлением отпусков и т.д.

- осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников, с извещением директора, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших.

- контролирует своевременность предоставления и правильность  оформления документов, подтверждающих право  сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных  директором  увольнительных  и других;

- готовит списки сотрудников для издания приказов  о работе  в выходные и нерабочие праздничные дни.

В случае невозможности  временно  исполнять обязанности  по ведению табеля учета рабочего времени, приказом директора назначается  ответственное лицо.

Все сотрудники, в обязанности  которых  вменено  ведение табеля учета рабочего времени  и остальные сотрудники учреждения, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

 

2. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Сотрудники категории  А – сотрудники учреждения, которым по роду своей  работы необходимо чаще одного раза в день выхода или выезда за переделы  учреждения. Сотрудники категории А имеют право свободного выхода, выезда за пределы учреждения в рабочее время, при этом уведомляя директора или исполняющего обязанности директора, о цели и служебной необходимости.

Сотрудники категории  В – сотрудники учреждения. которые  имеют право на выход, выезд с территории учреждения, в течение рабочего времени,  только предоставив  оправдательные документы: подписанное заявление, повестку, вызов к врачу  и т. д.

Журнал учета  отсутствующих  сотрудников – документ , отражающий фамилию, имя, отчество, должность, отношение  к  подразделению, дату, время, причину отсутствия на рабочем месте.

Ежемесячно сведения с журнала сверяются с данными имеющимися  у  ответственного лица за  ведение табеля учета рабочего времени. В случае не предоставления подтверждающих документов, для выяснения причины отсутствия на рабочем месте  считается  самовольным уходом  с рабочего места.   В случае, если сотрудник учреждения отсутствовал на рабочем месте более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, сотруднику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит.  Прогул оформляется в порядке, установленном  трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета  отсутствующих сотрудников учреждения  разрабатывается учреждением.

3. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЕЛЯ

Табель учета рабочего времени  ведется в электронном и бумажном варианте. Электронный вариант табеля  вводится  в базу 1С с учетом всех требований.

В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.

Все виды  рабочего времени, общее отработанное, ночные. сверхурочные часы указываются в едином табеле. В графе «комментарий» указывается подразделение. В графе «дата» указывается последнее число отчетного месяца.

Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится  непосредственно главным бухгалтером,  совместно с  ответственным лицом.  Подписанный  табель, заполненный в  формате EXSEL, распечатывают и после  утверждения представляют на хранение. Табель содержит подпись, ответственного за его ведение, в нижнем левом углу.

К содержанию табеля учета рабочего времени предъявляются следующие требования:

- Данные о сотрудниках вносятся в строгом соответствии с исполнением  штатного  расписания учреждения.

- В случае, если фактическое  место работы  сотрудника находится в другом месте, запись в табеле  делается  после подтверждения. В учреждении, приказом директора должно быть определено рабочее место каждого сотрудника.  Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или до 3 лет, в табель не вносятся.

- Список  сотрудников составляется алфавитном порядке.

- В правом верхнем углу указывается месячная норма рабочего времени согласно  календаря.

- Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам  сотрудников, внесенных в табель.

- В графе 2 арабскими цифрами, 1, 2, 3, проставляются группа инвалидности сотрудника. Для здоровых сотрудников проставляются прочерк.  Фамилия, имя, отчество, в графе 2 записываются полностью, при этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени и отчества, новые данные вносятся в табель только после издания приказа по личному составу.

- В графе 4 должность  указывается в строгом соответствии с  штатным расписанием. В этой же графе указывается  количество ставок. В графе 6  указывается  коэффициент трудового участия, часы.

- В графах 7-22 выделяются 4 строки - по две на каждую половину месяца. В графах 23-24 указываются общее количество дней и часов, отработанных  сотрудником в первую и вторую половину  месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней  и часов, отработанных  сотрудником с 1 по 15 число каждого месяца  включительно.  В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных сотрудником с 16 и по последнее число месяца  включительно.

- В графе 25 указывается общее  количество дней, отработанных  сотрудником  в течение месяца. В графе 26 указывается общее  количество часов.

- В графах 27-28 указывается  отработанное  сотрудником  количество  сверхурочных  часов, оплачиваемые по полуторной и двойным ставкам. В случае, если сотрудник не отработал без уважительной причины  месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы не проставляются.

- В графе 29 указывается количество часов отработанных в ночное время. В соответствии с ТК РФ  ночным временем считается с 22.00  часов до 6.00  часов.

- В графе 30  указывается количество часов, отработанных за месяц сотрудником в выходные и нерабочие праздничные дни, согласно приказа директора.

- В графе 31 указывается количество ночных смен.

- В графе 32-40  указывается количество дней неявок на работу по их видам.

- В графе 41 указывается общее количество дней, неявок сотрудника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.

- Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы 8 часов, 4,24, 12, 1,5 итд.

Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей  часа.

В предпраздничные дни продолжительность рабочего времени для работников с полным рабочим днем, сокращается на один час. Для сотрудников, которым установлен сокращенный рабочий день, 7 часов,  рабочий день при этом не сокращается.

При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены, 8 часов, издается приказ директора. В этом случае, сотрудникам в табеле проставляется время отработанное фактически по приказу.

При  необходимости организации  работы в выходные дни или нерабочий праздничный день  издается  соответствующий приказ  о задействовании  и привлечении на  работу.   Работа в выходной день или нерабочий праздничный день. Оплата  производится  в  соответствии с Положением об оплате труда и  в соответствии с законодательством в двойном размере.  По желанию сотрудника. Работавшего в выходной день или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день  оплачивается  в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. При совпадении  праздничного и выходного дней,  день переносится на следующий  после праздничного рабочий день,   в  соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

Привлечение сотрудников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной. Нерабочий праздничный день допускается только с письменного  согласия  сотрудника в случаях, предусмотренных ТК РФ и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.

Отчетным периодом для учета  рабочего времени  устанавливается один календарный месяц.

4. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТАБЕЛЯ

 

Не  реже одного раза в неделю сотрудник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени собирает и обобщает информацию об использовании рабочего времени.

Все опоздания, преждевременные уходы, уходы с работы будут фиксироваться на входе, в том числе используя при этом  камеру  видеонаблюдения и фиксации, при этом директор  учреждения периодически проверяет записи  камер видеонаблюдения и фиксации.  В случае, если сотрудник добирается на работу используя при этом общественный транспорт, пригородного, междугороднего сообщений, в случаях опозданий транспорта  или иных непредвиденных ситуаций, сотрудник обязан предупредить об этом директора или лицо исполняющего обязанности.  

В случае невозможности предупреждения директора, по сложившимся обстоятельствам,  сотрудник  учреждения по прибытию на рабочее место обязан представить  объяснительную записку, с  указанием причин опоздания либо отсутствия на работе.

 

 


Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Содержание статьи

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

  • Для начисления заработной платы, отпускных работников.
  • При проведении проверок различными внешними органами контроля.
  • Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
  • Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

  1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
  2. Листки нетрудоспособности.
  3. Справки и докладные начальников отделов.
  4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

  • Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
  • Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

  • Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
  • Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
  • Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

 

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

  • Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.
  • Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.
скачать бланк формы Т-12 и Т-13

Образец заполнения формы Т-12

 

Образец заполнения формы Т-13

 

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

КодРасшифровка
Яявка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время
Нявка и исполнение обязанностей в ночное время
Внерабочие дни
РВисполнение обязанностей в выходные дни
Ккомандировка
Бнеявка по причине временной нетрудоспособности
ОЗотпуск без оплаты среднего заработка
ОТосновной оплачиваемый отпуск
ННотсутствие на работе по невыясненным причинам

 

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения:

  • ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
  • Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
  • Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.

Часть 2.

Порядок учета рабочего времени дистанционного работника

Одна из обязанностей работодателя — ведение учета рабочего времени своих сотрудников, в том числе дистанционных. Разберемся, как производится учет рабочего времени при дистанционной работе в 2020 году.

Рабочее время дистанционного работника

Особенность дистанционной работы заключается в том, что сотрудник трудится вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места. График работы такой сотрудник вправе устанавливать себе самостоятельно (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). То есть он сам решает, когда ему трудится, а когда отдыхать.

Условие о режиме работе дистанционного сотрудника необходимо отразить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Если работодателю нужно, чтобы сотрудник работал в определенный промежуток времени или в конкретные дни, это также стоит прописать в договоре. От того, как указан режим сотрудника в трудовом договоре будет зависеть порядок ведения табеля учета рабочего времени дистанционщика.

Дистанционная работа в табеле учета рабочего времени

Закон обязывает работодателей вести учет рабочего времени по всем своим штатным сотрудникам (ст. 91 ТК РФ). Ведется учет в специальном табеле, составляемом на типовом бланке или в свободной форме.

Унифицированные формы табеля учета рабочего времени (Т-12 и Т-13) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Форма Т-12 используется для ручного ведения учета, а Т-13 — для автоматизированного (с помощью специальных программ).

Табель учета рабочего времени (Т-12) Скачать

Табель учета рабочего времени (Т-13) Скачать

При заполнении табеля по дистанционным работникам рекомендуется ориентироваться на нормальную продолжительность рабочего дня для той категории сотрудников, к которой относится удаленщик. По общему правилу она не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Табель может также заполняться на основании показаний специальных программ, разработанных для учета количества часов, проведенных сотрудником за работой. Если работодатель планирует таким образом контролировать рабочий график удаленного сотрудника, то это необходимо отдельно отразить в трудовом договоре.

В зависимости от того, как прописан режим работы удаленщика в договоре, выберете следующий порядок заполнения табеля:

  • Общий — если работник сам устанавливает режим работы и отдыха при стандартной рабочей неделе.

В этом случае в табеле укажите код «Я» или числовое обозначение «01» и количество часов работы в день — 8.

  • Индивидуальный — если график работы, количество часов труда и отдыха устанавливает работодатель.

В такой ситуации код в табеле будет также «Я» или «01», а вот количество часов нужно указать фактическое, по тому графику, что прописан в трудовом договоре или исходя из показаний программы-учета.

Как отразить в табеле прогул дистанционного работника

Представим себе ситуацию: дистанционный сотрудник в течение нескольких часов или даже дней не дает о себе знать. Может ли работодатель в этой ситуации поставить в табеле код «НН» и инициировать увольнение сотрудника за прогул?

Сразу скажем, что уволить удаленщика за прогул практически невозможно. Дело в том, что прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд или в течение всей смены или рабочего дня, независимо от его продолжительности (подп. а п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Рабочим местом, согласно ТК РФ, является место, находящееся под контролем работодателя, где сотруднику нужно находиться или требуется прибыть для выполнения работы (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). При дистанционной работе рабочее место сотрудника находится вне места нахождения работодателя и соответственно оно ему не подконтрольно. Это значит, что работодатель не может знать точно, сколько времени его сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте. Но выход из этой ситуации есть.

Если сотрудник в течение некоторого времени не работает, его можно уволить, но не за прогул, а за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. В этом случае в табеле учета рабочего времени нужно поставить код «Я» или «01», а сам факт невыполнения работы зафиксировать подтверждающими документами: служебными записками, докладными и т. д.

В первый раз к сотруднику нужно применить дисциплинарное наказание в виде выговора или замечания, а если такая ситуация повторится — допускается увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

При назначении дисциплинарного наказания нужно четко соблюсти процедуру привлечения к ответственности: запросить объяснения от сотрудника и подтвердить факт неисполнения должностных обязанностей документально. Подробнее про порядок применения дисциплинарного наказания можно узнать из этой статьи.

Подводим итоги

  • По дистанционным сотрудникам необходимо вести учет рабочего времени, как и по остальному штатному персоналу.
  • Если график работы сотрудник устанавливает себе сам, в табель вносится код «Я» или «01» и указывается общее число отработанных часов в день (8 — при нормальной рабочей неделе).
  • Если количество часов труда определяется работодателем или учитывается специальной программой, в табель вносится код «Я» или «01» и фактическое количество отработанных в день часов.
  • Если сотрудник не выполняет работу, табель нужно вести в обычном порядке, а факт неисполнения должностных обязанностей зафиксировать документально.

35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы

ОСНОВЫ

01. Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени - это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца. Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над конкретным проектом или для конкретного клиента.

Таблицы учета рабочего времени

обычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики компании - в некоторых случаях табель рабочего времени заполняется менеджером, руководителем или работодателем.

02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?

Христиан Гюйгенс изобрел первые часы (маятниковые часы) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, - это Уильям Банди. Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.

Изображение предоставлено: Petecollier [CC BY-SA 3.0]

Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди - фактически, всю систему часов, которую мы используем сегодня, часто называют Банди. часы .

Интересно, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию почасовой зарядки по часам и предпочитали заряжать по месту работы.

03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?

Формы расписания

обычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.

Хотя это не точное предназначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.

Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.

В этом суть, но точные данные, требуемые расписанием, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.

04. Какие бывают табели учета рабочего времени?

Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.

  • Ежемесячные табели учета рабочего времени
  • Таблицы учета рабочего времени за полмесяца
  • Еженедельные расписания
  • Расписание раз в две недели
  • Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
  • Распорядок дня для руководителей
  • Расписания по проекту

Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени

05. Почему мне нужно заполнять табель учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:

  • Они помогут вам более точно выставить счет
  • Они помогают отслеживать стоимость проекта
  • Они помогают измерять производительность сотрудников
  • Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
  • Они помогают сэкономить деньги, соизмеряя предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта

И, что, возможно, наиболее важно, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу - табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.

06. Табель учета рабочего времени - это табель учета рабочего времени?

Таблицы учета рабочего времени и табели рабочего времени часто используются как синонимы - в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, потраченных на работу.

Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле:

  1. Временная карта - это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника - это, по сути, простая система времени прихода / ухода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
  2. Табель учета рабочего времени позволяет регистрировать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, табель также регистрирует время, когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.

07. Что такое приложение для расписания?

Приложение расписания - это электронное решение для добавления времени в расписание - вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.

Позже вы сможете загружать и распечатывать заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также просматривать заполненные табели учета рабочего времени за прошлые недели.

08. Что такое соблюдение расписания?

Соблюдение расписания

связано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).

Все сотрудники, подпадающие под действие правил и положений FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и положения, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:

  • Количество отработанных часов в неделю
  • Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
  • Время, затраченное на отпуск по болезни и оплачиваемое время

Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соответствовать требованиям DCAA - в их обязанности входит:

  • Ведение контрольного журнала всех изменений расписания
  • Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
  • Составление регулярных и исчерпывающих отчетов

Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию FLSA и DCAA.

09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?

По доверенности, стартапам на самом деле не нужно следовать каким-либо жестким правилам, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего начинающего бизнеса.

Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:

  • Легко и правильно выставляйте счета клиентам
  • Платите своей команде правильно
  • Контролировать стоимость проекта
  • Сведите к минимуму время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
  • Максимизируйте время, затрачиваемое на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень

Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением расписаний, поможет вам справиться с выкупами и слияниями, а также составить точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа - такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.

10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?

Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает продуктивность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.

Некоторые из этих преимуществ включают:

Теоретически вы могли бы достичь отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания - попросив ваших сотрудников заполнять бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой неэлектронный метод расписания.

Однако программное обеспечение расписания - это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.

ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ

11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?

Одним из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени является расчет заработной платы. Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. В сущности, вот как это происходит:

  1. Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
  2. Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
  3. Общая сумма на одного сотрудника преобразуется в десятичный формат и умножается на их соответствующие почасовые ставки (например,грамм. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)

Опять же, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.

12. Что такое аттестация табеля учета рабочего времени?

Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация табеля учета рабочего времени помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и нормам в отношении заработной платы и отработанного времени.Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.

Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания - при этом вам необходимо:

  • Решите, что сотрудники должны засвидетельствовать, и затем четко укажите это в своем пункте
  • Определите процессы, необходимые для реализации политики - это включает в себя аудит старых процессов политики и проверку того, что процессы, которые способствуют реализации новой политики, реализованы
  • Убедитесь, что документация согласована.
  • Определите дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
  • Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
  • Обучите своих менеджеров и руководителей следовать политике аттестации и исследовать ее.

13.Как рассчитать заработок на основе расписания?

Рассчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания - например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы получили по конкретному проекту:

  1. Определите почасовую ставку для этого проекта
  2. Укажите все время, которое вы потратили на этот проект

После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку - итоговые числа - это ваши доходы от этого проекта.

14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?

Выберите простое в использовании программное обеспечение для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.

Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую ​​как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.

После того, как вы заполнили форму счета, отправьте ее клиенту.

ПРАВОВЫЕ ВОПРОСЫ

15.Табель учета рабочего времени - это юридический документ?

Согласно политике табелей учета рабочего времени табели рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.

Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.

16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?

Это зависит от вашей компании - как видно из различных доступных шаблонов расписаний, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

Точное время и способ отправки ваших табелей учета рабочего времени будут зависеть от политики вашей компании.

В любом случае, лучше всего заполнять расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежими в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить ваши заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.

17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?

Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию записей данных и ошибки, вызванные задержкой в ​​заполнении табелей учета рабочего времени - строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.

Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы можете свести его к минимуму в будущем:

  • Создание четких политик расписания - с акцентом на последствия, которые принесет несоблюдение политик
  • Использование электронных табелей учета рабочего времени - чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
  • Определение правил внутреннего контроля и управления отчетами - для выявления нарушений в начислении заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на раннем этапе

Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей - как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать надлежащим образом, чтобы избежать указанных последствий.

18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?

Короче - да и нет.

Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день - отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.

Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.

Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои расписания, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи табелей учета рабочего времени сотрудников. Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.

19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?

Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы вне обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.

Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.

Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Время перерыва» в разделе «Проекты» приложения - каждый раз, когда вы уходите в перерыв, добавляйте описание к перерыву, а затем добавляйте его в « Время перерыва ».Таким образом, вы будете прозрачны в отношении времени, затрачиваемого на перерывы, но вы также получите личное представление о том, тратите ли вы на эти перерывы слишком много времени.

FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный перерыв на обед, как правило, неоплачиваемое время, однако его все же необходимо добавить в расписание по причинам соблюдения требований.

20. Может ли работодатель изменить расписание?

В сущности - да.

FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, но он не требует, чтобы сотрудники создавали свои записи, и возлагает на работодателя ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников.

По этой причине работодатели вправе по своему усмотрению изменять учет рабочего времени своих сотрудников - однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени работы сотрудников.

На практике в основном сотрудники вводят свои табели учета рабочего времени в соответствии с часами, которые они отработали в тот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.

Однако такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника - сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налога, во избежание выплаты им сверхурочной работы.

21. Считается ли мой рабочий лист конфиденциальным?

Это зависит от информации, содержащейся в расписании.

Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то он обычно подпадает под действие Закона о публичных записях - такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке. как конфиденциально.

Однако, если расписание содержит информацию, помеченную как , личный (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.)) табели учета рабочего времени считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к табелям учета рабочего времени.

22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени - как я могу восстановить недостающую заработную плату?

Сотрудники, на которые распространяется действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:

  • Невыплата минимальной заработной платы
  • Не оплачиваются все отработанные часы
  • Неправильная классификация сотрудника
  • Сверхурочные не оплачиваются должным образом

Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших расписаниях законными - в случае какой-либо путаницы или спора проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем выдвигать прямые обвинения.

23. Сотрудник существенно лжет в расписании - как защитить меня после увольнения?

Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:

  • Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе - если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно.
  • Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с аналогичными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
  • Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории - возможно, вы обнаружите, что в игре произошла честная ошибка
  • Выберите и выполните корректирующее действие - если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом.Однако, если проблема не исчезнет, ​​вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям - даже к прекращению действия
  • .

Если вы включили этот пункт о фальсификации расписаний в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению - и решать им, если до этого дойдет.

24. Как измерить результативность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?

Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для оценки своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам по:

  • Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
  • Назначьте задачи непосредственно членам вашей команды, а затем попросите их оценить время выполнения задач
  • Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дежурных встреч

Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут в долгосрочной перспективе нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников, поэтому заполнение расписаний менее хлопотно, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.

25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?

Короче говоря - да, это так.

Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений - если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания в пару кликов.

Однако, если возникнет проблема и ваши расписания не будут достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем, даже если вы правы.

Например, вы можете потерять договор, клиент может попросить вернуть деньги, и вы даже можете быть оштрафованы. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.

26. Я соврал в расписании и меня поймали - как это исправить?

Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.

Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 - вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.

Лучшее решение - избегать подобных ошибок в суждениях - если вы прибываете в 7:20, хотя знаете, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признались в этом как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое правонарушение), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.

27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?

Заполнение табеля учета рабочего времени и добавление времени для других лиц для кого-то является законным, особенно если ваш начальник заполняет вашу ведомость для целей расчета заработной платы.

Однако вам все равно нужно будет проверить точность расписания - если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем. Если все верно, вам также обычно необходимо будет подписать табель учета рабочего времени, тем самым отметив его как утвержденное вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.

28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени - как я могу их получить?

По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время - более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до 3-х раз больше вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.

Итак, если вы испытываете какие-либо проблемы из-за того, что ваш бывший сотрудник отказывается предоставить вам копии записей расписания, лучше всего проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.

29. Как избежать того, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?

Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в учетных записях рабочего времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности - вы можете сделать это с помощью Clockify:

  • Вы можете заблокировать табели учета рабочего времени до определенного периода времени
  • Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете настроить автоматическую блокировку, чтобы она вступила в действие в среду, и заблокируйте редактирование записей времени за предыдущие две недели) - отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную

ПРАЗДНИКИ

30.Когда отмечаются государственные праздники?

Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.

Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:

  • Новый год (1 января)
  • День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
  • День памяти (последний понедельник мая)
  • День Независимости (4 июля)
  • День труда (первый понедельник сентября)
  • День ветеранов (11 ноября)
  • День благодарения (четвертый четверг ноября)
  • Черная пятница (День после Дня благодарения)
  • Рождество (25 декабря)

Федеральные, государственные и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни - на практике независимо от того, оплачиваются эти праздники или нет, работает ли компания в эти праздничные дни. или нет, зависит от политики отдельной компании.

В этом отношении правила расписания также различаются - если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.

31. Что делать, если вы являетесь подрядчиком с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой - в расписании праздничная неделя составляет 0 часов, или она подпадает под общее время вашего проекта?

Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают - например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.

Однако, если у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть сложно решить, как отнести это время в вашем расписании - в рамках общего времени вашего проекта или как выходной?

Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту - некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничных дней (т. Е. Время отдельно от проекта), а другие будут считать их. как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в свой табель, спросите соответствующий персонал в вашей контрактной компании.

РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ

32. Как составить расписание?

Чтобы ваша система расписания работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.

В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / еженедельный минимум часов в своих расписаниях.

33. Какое расписание для перерывов в ванной?

Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы - как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.

В соответствии с этим, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалетах или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу - работникам не платят за это время.

Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными - на одну компанию из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить из дома во время перерывов в туалете.

Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета по часам, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в расписании - один из вариантов - использовать таймер Pomodoro для вашей работы и разделить ваш рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в туалет, когда это необходимо.

34. Как создать расписание в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?

Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.

Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в виде расписания в Excel и CSV за пару кликов.

35. Как добавить сверхурочные в табель учета рабочего времени?

Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю - фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.

Наемные сотрудники, как правило, освобождены от правил и положений FLSA и, следовательно, не имеют права на сверхурочную оплату, но не освобожденные почасовые сотрудники имеют право на сверхурочную оплату и должны быть особенно осторожны при добавлении этого времени в свои табели учета рабочего времени.

Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора тайм-карт. Вы сможете установить свою сверхурочную оплату и рассчитать сверхурочные часы автоматически на основе вашей ставки сверхурочной работы.

АВТОМАТИЧЕСКИЕ ТАБЛИЦЫ

36. Как создать простой табель в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?

Если вы хотите создавать собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.

37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах всей компании?

Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания - таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.

Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои расписания - вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.

38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?

Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.

39. Что представляет собой отличное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени?

Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.

Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.

На странице расписания в приложении вы сможете:

  • Определите почасовую оплату
  • Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
  • Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
  • Все время, которое вы добавляете в табель, рассчитывается автоматически - ваш доход рассчитывается на основе ваших почасовых ставок, а затем отображается в разделе «Отчеты» приложения.
  • Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
  • Создавайте шаблоны расписаний, которые можно использовать в любое время
  • Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»

Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.

Обращайтесь с осторожностью: рекомендации по расписанию сотрудников

Отслеживание рабочего времени и посещаемости ваших сотрудников является важной частью ведения точного расчета заработной платы, управления личным отпуском и ведения учета сотрудников. Вы можете задокументировать информацию о времени и посещаемости, создав расписание сотрудников.

Для соблюдения трудового законодательства вы должны понимать, что такое табель учета рабочего времени, как его составлять и ваши обязанности по ведению учета.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени - это физическая или цифровая запись, в которой указано количество часов, проработанных сотрудником в течение периода оплаты.Таблицы рабочего времени дают вам необходимую информацию для расчета заработной платы и правильной оплаты труда сотрудников.

Без табелей учета рабочего времени вы не узнаете, сколько обычных и сверхурочных часов отработал сотрудник. Это может привести к неправильной выплате заработной платы, несуществующей документации, проверкам и даже судебным искам.

Вы также можете разбить табели учета рабочего времени, чтобы знать, сколько времени сотрудники тратят на разные проекты или задачи. Это может быть полезно для выставления счетов клиентам.

Чтобы создать табели учета рабочего времени, вам необходимо знать, сколько сотрудники работают в течение периода оплаты.Вы можете использовать их вместе с табелями учета рабочего времени сотрудников, такими как часы, отпечатки пальцев или цифровые часы.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы можете использовать любой метод учета рабочего времени сотрудников, какой захотите. Однако расписания, которые вы используете, должны быть полными и точными.

Для создания расписаний можно использовать бумагу, электронные таблицы или системы учета рабочего времени для малого бизнеса. Какой бы метод вы ни использовали, обязательно сохраняйте табели учета рабочего времени в своих записях.

Информация включена в табели учета рабочего времени

Таблицы учета рабочего времени должны быть структурированы. Большинство расписаний имеют формат диаграммы. Табель рабочего времени сотрудника должна включать следующую информацию:

  • Имя сотрудника
  • Расчетный период
  • Дата работы
  • Дней отработано
  • Наработано часов
  • Общее количество часов в рабочей неделе

Если вы предлагаете оплачиваемый выходной (PTO) или оплачиваемый отпуск, ваши табели учета рабочего времени должны учитывать это.

Пример расписания

Лучшие практики рабочего времени и посещаемости

Поскольку ведение точных расписаний - важная задача малого бизнеса, вот несколько полезных советов.

Вы должны включить информацию об учете рабочего времени и отправке расписаний в справочник сотрудника. Объясните, как сотрудники должны отслеживать и записывать время, политику вашей компании и сроки выполнения. И убедитесь, что сотрудники знают, имеют ли они право на сверхурочную работу или нет.

Используйте единый метод хронометража, чтобы оставаться организованным. Например, запись часов, отработанных сотрудником на бумаге в одну неделю и в электронной таблице в следующую, - это верный путь к катастрофе.

Сотрудники должны подписать и отправить вам свои табели учета рабочего времени после того, как введены их данные.Просмотрите расписания, прежде чем утверждать их, чтобы убедиться, что они точны. Сравните данные табеля рабочего времени с графиками работы, чтобы сотрудники не подделали табели учета рабочего времени.

Установите регулярное расписание. Во избежание путаницы требуйте, чтобы сотрудники сдавали табели учета рабочего времени в один и тот же день в каждый платежный период. Таким образом, вы сможете вовремя платить сотрудникам, особенно если вы платите прямым переводом.

Убедитесь, что информация, которую вы вводите в расписании, верна. Нельзя записывать, что сотрудники работали меньше, чем они, чтобы не платить заработную плату.

Программное обеспечение учета рабочего времени, которое интегрируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, может упростить расчет заработной платы. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о расписании в программу расчета заработной платы, их часы загружаются автоматически.

Как долго вам нужно хранить табели учета рабочего времени?

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы обязаны хранить табель учета рабочего времени и соответствующую информацию (например, табели учета рабочего времени) в своей ведомости заработной платы в течение двух лет.

Вам нужен более эффективный способ управления расписаниями? Онлайн-программное обеспечение Patriot интегрируется с нашим онлайн-программным обеспечением для расчета заработной платы.Время прихода и ухода сотрудников онлайн. Затем вы утверждаете их рабочее время и запускаете расчет заработной платы. Попробуйте оба варианта бесплатно сегодня!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

расписаний: полное руководство | ProjectManager.com

Шаблон расписания

Чтобы познакомиться с типичным расписанием, мы создали бесплатный шаблон расписания, чтобы новички могли поиграть и изучить его самостоятельно. Это типичный пример еженедельного расписания, в котором указаны общие часы почасовой оплаты, обычные часы, сверхурочные часы и сведения о отпуске.

Если вы решите в конечном итоге использовать ProjectManager.com, указанный выше шаблон Excel можно напрямую импортировать для продолжения работы.

Связано: Бесплатные шаблоны управления проектами

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Легче всего заполнять расписания, которые автоматически связываются с расписанием вашего проекта. Вы сэкономите много времени на вводе данных о задачах, если все, что вам нужно сделать, это выбрать задачи из списка. Независимо от того, интегрирован ли он автоматически и, следовательно, предварительно заполнен, или нет, вам понадобится список задач в вашем расписании, прежде чем вы сможете его выполнить.

Лучшие практики для программного обеспечения онлайн-расписания

Программное обеспечение для расписания - это ключевой компонент в отслеживании времени, затрачиваемого на задачи и проекты, чтобы обеспечить соблюдение расписания. Расписания также важны с точки зрения отслеживания расходов, чтобы помочь вам контролировать расходы по вашему проекту.

ProjectManager.com имеет встроенную функцию расписания, которая работает вместе со всеми инструментами в нашем программном обеспечении, чтобы упростить использование расписаний и дать вам большую прозрачность в ходе выполнения вашего проекта.Вот краткое руководство по использованию расписаний в нашем программном обеспечении. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и следите за ней, чтобы ваши проекты развивались как никогда гладко.

1. Создайте свой проект

Расписаниями намного легче управлять, если вы заранее знаете, над какими задачами будут работать сотрудники. Мы рекомендуем вам начать с определения задач, которые вам понадобятся для достижения конечного результата. .

Вы можете создать пустой проект для начала в программе или использовать один из наших отраслевых шаблонов для начала.

2. Пригласите свою команду

Соберите свою команду. Выбирайте участников, у которых есть опыт и навыки, чтобы справиться со всеми задачами, необходимыми для выполнения работы.

В программе пригласите членов команды в проект. Они будут уведомлены по электронной почте о том, что они добавлены.

3. Добавление и назначение задач

Задачи - это строительные блоки вашего проекта, и тщательно спланированные списки задач направляют вашу команду на протяжении всего проекта. Поэтому очень важно практиковать правильное управление задачами с четким указанием направления и другими деталями.

Назначьте задачи членам команды и добавьте затраты на рабочую силу. Добавьте предполагаемое количество часов на выполнение каждой задачи, чтобы члены команды знали, чего от них ждут. После регистрации почасовой ставки и часов вы можете отслеживать свой бюджет.

4. Назначьте лицо, утверждающее расписание.

Назначьте кого-нибудь из группы, кто получит представленные расписания. Этот человек (обычно менеджер) будет следить за тем, чтобы оплачиваемые часы соответствовали выполненным задачам.

На вкладке «Управление пользователями» выберите утверждающего, которому член группы отправит свое расписание на проверку.Этот человек будет посредником между членом команды и платежной ведомостью / отделом кадров.

5. Попросите членов группы вести учет своего рабочего времени

Каждый член группы несет ответственность за отслеживание часов, в течение которых они работают над задачей. Затем эта информация собирается в расписании.

Регистрируйте часы работы по отдельным задачам или записывайте их в табель рабочего времени. Вы также можете нажать кнопку автозаполнения, чтобы включить все назначенные вам задачи.

6. Просмотрите расписание

Большая часть процесса расписания в ProjectManager.com автоматизирован для экономии времени и повышения эффективности. Однако должен быть человек, который проверяет расписание, чтобы убедиться, что он правильный, прежде чем передавать его в расчет заработной платы.

По прошествии необходимого количества времени (обычно еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или два раза в месяц) самое время просмотреть расписание перед отправкой. Просмотрите расписание, щелкнув время в главном меню навигации. Установите неделю, которую хотите просмотреть.

7. Отправьте расписание

Отправка расписания утверждающему в группе, которая их утверждает, является следующим шагом процесса.

Чтобы обеспечить своевременную отправку расписаний, вы можете настроить оповещения, которые можно настроить на определенный день / время каждую неделю. Вы получите напоминание по электронной почте.

8. Утвердить табель учета рабочего времени

Утверждающий получит табель рабочего времени сотрудника и должен просмотреть часы и задачи, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Если есть расхождения, то расписание необходимо вернуть тому, кто его отправил.

Если утверждающий отклоняет расписание, отправитель будет уведомлен.Будет поле, в котором вы можете объяснить любые расхождения и отправить заявку повторно. После утверждения расписание блокируется. Как показано в примере расписания ниже, одобрить или отклонить расписание очень просто с помощью ProjectManager.com.

9. Создавайте отчеты

Теперь, когда ваше расписание утверждено, вы можете еще больше расширить свое отслеживание рабочего времени с помощью отчетов. Отчетность полезна для просмотра всех ваших данных и выявления узких мест, превышений и других несоответствий. Они также являются важным инструментом для того, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.

Вы можете создавать отчеты на основе данных расписания для отдельных пользователей или проектов за определенный диапазон дат, чтобы получить более подробную информацию о ходе выполнения. Настройте отчеты и поделитесь ими в формате PDF или электронной таблицы, когда у вас есть презентация для заинтересованных сторон.

ProjectManager.com - это надежное и отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогло руководителям проектов завершить более 2 миллионов проектов. Доступ к нашим надежным инструментам управления расписанием может быть именно тем, что вам нужно, чтобы выйти на новый уровень производительности.

Начните составлять табели учета рабочего времени прямо сейчас, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager.com!

Многочисленные варианты использования табелей учета рабочего времени

Мы уже касались этого ранее, а теперь более подробно рассмотрим преимущества табелей учета рабочего времени, выходящие за рамки простого учета рабочего времени и оплаты труда сотрудников.

Для создания базы данных исторической информации.

Выходные данные отслеживания рабочего времени представлены в виде расписаний, которые показывают, сколько времени человек потратил на выполнение конкретной задачи. Это ценные данные, потому что многие из этих задач повторится снова в будущем.Ваше хранилище данных для отслеживания рабочего времени позволит вам лучше оценивать ситуацию в будущем, потому что вы можете использовать реальные данные.

Например, предположим, что вы оцениваете, что подготовка каркасов для нового веб-сайта займет 5 дней. Вы вносите это в расписание проекта, и оно автоматически передается в расписания для соответствующих ресурсов. Они заполняют табели учета рабочего времени фактическими часами работы, потраченными на создание каркасов. На создание макетов у двух человек уходит 4 дня, то есть в общей сложности это 8 дней.

В следующий раз, когда вы придете для оценки задачи по созданию каркасов, вы можете использовать реальные данные за 8 дней и составить гораздо более точный график проекта.

Для клиентов, выставляющих счета

Это довольно очевидно. Как мы объяснили в начале, если ваша коммерческая модель основана на взимании с клиентов платы за ваше время, вам необходимо знать, за сколько времени они взимают плату. Таблицы рабочего времени также содержат подробную информацию, чтобы вы могли точно указать, что вы делали в проекте.

Это полезно, если когда-либо запрашиваются ваши счета, и особенно когда работа занимает больше времени, чем планировалось, из-за изменений, запрошенных клиентом.Еженедельные расписания - это стандарт для информирования клиентов. Однако ежедневные расписания могут быть более эффективными в проектах с меньшей продолжительностью.

Для управления вашей рабочей нагрузкой

Менеджеры и сотрудники часто удивляются, когда начинают отслеживать свое время, потому что они могут точно видеть, где они тратят больше всего усилий. И не всегда бывает там, где должно быть.

Таблицы учета рабочего времени могут быть действительно полезны, показывая, почему вы не так эффективны, как вам кажется, потому что они указывают на то, куда уходит ваше время.Это поможет вам более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой как в течение одного дня, так и в течение более длительного периода времени, например недели.

Как часто следует заполнять еженедельное расписание?

На этот счет нет жесткого правила, но, как правило, лучше заполнять каждый день еженедельного расписания как можно скорее, чтобы помнить, на что вы тратили свое рабочее время.

Если у вас не так много задач, вероятно, вы сможете управлять своим недельным расписанием, выполняя их раз в неделю.Однако, если у вас много отдельных задач в течение дня, то лучше потратить несколько минут на запись своего времени непосредственно перед выходом из системы на весь день.

Как управлять пропусками и отпусками в расписаниях

Иногда вам не нужно записывать время в соответствии с деятельностью по проекту, потому что сотрудник отсутствует по болезни или находится в ежегодном отпуске. Это может поставить под угрозу точность отслеживания ваших расходов.

Самый простой способ справиться с этим - настроить задачу «администратора» под названием «Болезнь» или «Отпуск» и попросить их вместо этого записывать свои обычные рабочие часы.В зависимости от политики компании это может считаться оплачиваемым выходным или нет, что должно быть указано в онлайн-расписании.

Когда период простоя затрагивает всех, например закрытие офиса на праздник, вы можете изменить рабочее время в главном календаре, чтобы вашей команде не приходилось записывать время в эти дни.

Следует ли сохранять тайну расписания?

Данные управления расписанием не должны оставаться конфиденциальными, потому что теоретически ваша команда должна знать, над чем вы работаете, и наоборот.На самом деле нет ничего конфиденциального в названии задачи высокого уровня для подавляющего большинства информации о планировании проекта. Если это было запланировано, ваша команда все равно сможет увидеть запланированное задание. Учет рабочего времени сотрудников также включает менеджера.

Расписания - хорошо или плохо?

Менеджеры, как правило, делятся на два лагеря, когда дело доходит до учета рабочего времени: они либо понимают ценность этого и являются огромными сторонниками, либо не видят смысла и считают, что это подрывает доверие к команде.Если вы попадете во второй лагерь, то, надеюсь, это объяснит, почему вам следует пересмотреть отслеживание времени в ваших проектах.

Это банальная истина, что управлять можно только тем, что вы измеряете. Успешные менеджеры проектов в любой момент знают, насколько далеко они продвинулись в своем проекте. Эта информация помогает им определить, опережают ли они бюджет или превышают его, и могут ли они уложиться в предстоящие сроки. Контроль времени и затрат имеет важное значение для успеха любого проекта. Хотя онлайн-табели учета рабочего времени являются лучшим выбором из-за их набора функций, электронные табели учета рабочего времени или даже распечатываемые табели учета рабочего времени следует использовать для отслеживания хода выполнения любого проекта.

Если вы не знаете, сколько времени заняло выполнение задачи, и не можете сравнить это время с запланированным временем, понять эффективность вашего проекта будет намного сложнее.

Как преодолеть сопротивление использованию табелей учета рабочего времени

Одна из проблем, которые вы можете услышать от менеджеров, заключается в том, что команда будет ненавидеть использование табелей учета рабочего времени. Из-за этого, казалось бы, широко распространенного мнения, может быть сложно перейти на временную запись, если вы раньше так не работали. Введение учета рабочего времени сотрудников там, где это еще не практикуется, является огромным изменением культуры для многих организаций.

Если в вашей организации есть сопротивление, сделайте шаг назад и спросите, почему существует такой уровень сопротивления. Это может быть потому, что

  • Они считают, что табели учета рабочего времени - это большая работа.
  • Они чувствуют себя управляемыми на микроуровне.
  • Они считают, что табели учета рабочего времени могут использоваться для наказания сотрудников, которые не регистрируют достаточное количество часов.

Лучший способ справиться с этими проблемами - сесть с командой и объяснить, что вы делаете для их решения. Например, если они обеспокоены тем, что заполнение расписаний будет затруднительным, покажите им, как легко щелкнуть и отправить с помощью онлайн-программного обеспечения для учета рабочего времени.

Когда вы знаете, почему члены команды не хотят отслеживать свое время, вы можете решать их проблемы индивидуально. Возможно, вам потребуется разработать стратегии с человеческими ресурсами, чтобы привлечь вашу команду.

Как сэкономить время вашей команды при использовании счетчиков расписания

Учет времени сам по себе является дополнительной задачей. Однако это не должно быть обременительным. Программное обеспечение для учета рабочего времени делает этот процесс быстрым, эффективным и простым для всех участников.

Если вы регулярно выполняете одни и те же задачи для одних и тех же проектов, вы можете использовать общую функцию «Копировать прошлую неделю» для автоматического заполнения расписания на эту неделю.Либо сразу нажмите «Сохранить», либо внесите несколько изменений и отправьте его.

Вы даже можете сэкономить время, создав индивидуальный еженедельный табель. Если ваше программное обеспечение для учета рабочего времени связано с расписанием вашего проекта, вы можете «Автозаполнить», чтобы выполнить задачи, которые вам были назначены, избавив вас от необходимости печатать их. Дополнительным преимуществом здесь является то, что они автоматически передают данные о вашем времени обратно в расписание проекта, которое обновляет задачу, чтобы показать, сколько усилий было потрачено на нее на текущий момент.

Следующие шаги для учета рабочего времени

Самый простой способ узнать, принесет ли учет рабочего времени пользу вам и вашей организации, - это просто зафиксировать и начать записывать свое время на выполнение задач. Самым сложным аспектом сохранения времени является сохранение этой привычки.

При правильном применении расписания проектов быстро станут нормой для вашей команды, а их заполнение станет еще одним аспектом коллективного достижения успеха. Вскоре вы удивитесь, как вам когда-либо удавалось запускать свои проекты без обширных данных, которые предоставляет учет рабочего времени.

Пройдет совсем немного времени, и ваши оценки улучшатся, ваша уверенность в соблюдении сроков повысится, а показатели успешности вашего проекта увеличатся.

Теперь, когда вы знаете все, что вам нужно, о расписаниях и учете времени, пора приступить! Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com и начните отслеживать время выполнения ваших задач уже сегодня.

Начать бесплатную 30-дневную пробную версию

Требования к табелю рабочего времени по закону | Малый бизнес

Федеральные законы о табеле рабочего времени требуют, чтобы застрахованные работодатели вели минимальный учет рабочего времени своих сотрудников.Компаниям, возможно, придется вести ежедневный учет, если они платят своим работникам почасовую оплату. Это необходимо для обеспечения соблюдения федеральных законов о минимальной заработной плате и сверхурочной работе. Во многих штатах есть дополнительные требования к табелям рабочего времени для работодателей и могут потребоваться компании вести учет перерывов сотрудников.

Общие законы

Министерство труда США применяет Закон о справедливых трудовых стандартах, который устанавливает минимальную заработную плату и часы работы для покрытых работодателей. Закон распространяется на работодателей в государственных, местных и федеральных органах власти; работодатели государственного агентства; профсоюзные залы; работодатели в сфере здравоохранения; и школы.Это также относится к частным работодателям, которые ведут межгосударственный бизнес или производят валовой объем продаж не менее 500 000 долларов в год.

Охватываемые предприятия должны соблюдать требования закона о табеле рабочего времени и правила ведения документации. В штатах могут действовать дополнительные законы о заработной плате и часах для работодателей. В нескольких штатах, в том числе в Техасе и Калифорнии, есть особые правила табеля рабочего времени, которые применяются ко всем владельцам бизнеса, независимо от их размера.

Федеральные правила

Согласно федеральному закону, предприятия могут вести табели учета рабочего времени или табели учета рабочего времени, в которых фиксируется фактическое количество часов, в течение которых их сотрудники работают.На практике они могут округлить время работы своих сотрудников с точностью до 15 минут. Тем не менее, Отдел заработной платы и часов Министерства труда США заявляет, что работодатели, которые округляют в меньшую сторону, также должны время от времени округлять в большую сторону, чтобы приносить пользу своим сотрудникам. Это гарантирует, что работодатели со временем будут правильно компенсировать своим сотрудникам.

Соображения

Для компаний, на которые распространяется действие страховки, незаконно поощрять своих сотрудников к работе "вне рабочего времени". Хотя федеральный закон не требует, чтобы компании платили своим сотрудникам за неиспользованное время или предоставляли перерывы, они должны оплачивать им перерывы для отдыха продолжительностью менее 20 минут или перерывы на обед менее 30 минут.Сотрудники с почасовой оплатой, а также сотрудники, не являющиеся руководителями или административными сотрудниками, должны получать компенсацию за сверхурочную работу в размере 1,5 их почасовой оплаты за любое время, когда они работают сверх 40 часов в неделю.

Записи

Помимо соблюдения федеральных требований к хронометражу, работодатели должны вести соответствующие записи о своих сотрудниках, включая имена, номера социального страхования, пол и адреса. Работодатели также обязаны вести учет заработной платы своих сотрудников.

В некоторых штатах, таких как Калифорния и Техас, работодатели должны хранить эти записи в течение минимального количества лет.Калифорния также требует, чтобы работодатели раскрывали учет рабочего времени сотрудника по запросу сотрудника или уполномоченного по вопросам труда штата. В некоторых штатах есть дополнительные требования к расписанию для несовершеннолетних, которые включают учет определенного количества часов, которые они работают.

Источники

Биография писателя

Джилл Стимсон работала на различных должностях по управлению недвижимостью в Мэриленде и Делавэре. Стимсон работала в трех ведущих компаниях по управлению недвижимостью в коммерческой отрасли и сосредоточила свою карьеру на логистике строительства недвижимости и отношениях с арендаторами.Она имеет степень доктора юридических наук и степень бакалавра психологии.

Что такое табель и как он работает

Чтобы понять ответ на вопрос, что такое табель, нужно смотреть не дальше слова. Технически табель - это лист бумаги, используемый для отслеживания времени, которое каждый работник тратит на работу. Этот традиционный метод теперь доступен в цифровых форматах.

Работодатели используют табель учета рабочего времени для отслеживания отработанных часов, времени отпуска, начислений и внесения корректировок при обработке платежной ведомости.Сроки оплаты зависят от работодателя. Распространенные формы включают:

• Еженедельно
• Раз в две недели
• Ежемесячно
• Раз в два месяца

Программное обеспечение электронного расписания обеспечивает решение для отслеживания рабочей силы. Работники представляют свои табели учета рабочего времени, которые автоматически отправляются руководителям на утверждение. Данные обрабатываются либо сторонним поставщиком платежных ведомостей, либо собственным отделом.

Какова цель расписания?

Помимо ввода времени для отработанных часов, расписание выполняет другие задачи, связанные с бизнес-процессами.Табель учета рабочего времени - ценный метод записи и отслеживания времени, затрачиваемого на работу каждым сотрудником.

Количество отработанных часов предоставляет отчетную информацию надзорным органам. Они могут просматривать количество рабочих часов, необходимых для выполнения определенных должностей и задач. Эта информация помогает при планировании, назначении задач и определении потребностей в найме.

Используя его в основном для расчета заработной платы, работодатели могут гарантировать точную оплату труда сотрудников. Большинство компаний требуют только табели учета рабочего времени от неплатежеспособных сотрудников. Это позволяет работодателям отслеживать и оплачивать отработанное время в соответствии с такими положениями, как Закон о справедливых трудовых стандартах.

Юридические фирмы и бухгалтерские фирмы могут также использовать табели учета рабочего времени для отслеживания оплачиваемых часов по клиентам. Другая цель заключается в компаниях, которые предпочитают использовать табели учета рабочего времени для освобожденных от уплаты налогов сотрудников. Это может помочь отслеживать выплаты по болезни и время отпуска наемным работникам.

Зачем использовать табель рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников?

Каждая компания должна учитывать важность расписания для сотрудников. Этот метод учета рабочего времени устанавливает надлежащую синхронизацию между количеством сотрудников и уровнями производительности.

Программное обеспечение для этого процесса позволяет руководителям составлять расписание без ошибок, обычно связанных с ручными процессами. Руководители могут отслеживать производительность и принимать эффективные решения на уровне отдела.

Гибкое использование расписаний не ограничивается расчетом заработной платы. Теперь этот метод учета рабочего времени сотрудников полезен и для управленческого учета. Менеджеры могут записывать время начала и окончания задач и определять проблемные, которые могут задержать завершение проектов. Подробная разбивка каждой задачи также полезна для разных проектов.

Таблицы учета рабочего времени обычно используются в среде управления проектами. Работодатели все чаще видят преимущества расписания для калькуляции затрат и оценки проектов. Кроме того, менеджеры могут сравнивать запланированные затраты с фактическими затратами для различных проектов и программ.

Эта информация помогает в текущих проектах и ​​планировании будущих. Знание производительности и использования рабочей силы может определять корпоративную стратегию. Независимо от того, снижается ли продуктивность сотрудников или они заняты невыгодной работой, менеджеры будут иметь четкое представление о информации, собранной в системе учета рабочего времени.

Как работают табели учета рабочего времени

Составление табелей учета рабочего времени, возможно, является наименее привлекательной задачей в любой компании. Несмотря на прилагаемую денежную компенсацию, немногим сотрудникам нравится включать и выключать в свои рабочие дни. Это объясняет цели разработки электронных программ, которые требуют небольшого количества щелчков мышью для завершения.

Прежде чем компании начнут использовать табели учета рабочего времени, в системе определяются периоды времени. Большинство из них имеют модуль самообслуживания, позволяющий сотрудникам вводить свое время после того, как руководители установили параметры.Они могут включать в себя рабочую неделю, сменные часы и категории сверхурочных. После установки этих параметров каждый сотрудник получает информацию для входа в систему.

Административные задачи также являются частью электронного расписания. Частью системы, например, могут быть праздники, часы обучения и административные проекты. Это во многом зависит от потребностей работодателя.

Сотрудники вводят часы, которые они работают, прежде чем отправлять их на утверждение в конце каждого периода оплаты. Настраиваемые поля позволяют им вводить время для конкретных задач, проектов и мероприятий.Введя свое время, сотрудники отправляют свое расписание на утверждение руководителю.

Руководители, менеджеры проектов или представители клиентов могут иметь право утверждения. Они проверяют введенное время и либо одобряют, либо отклоняют табели учета рабочего времени. Любое отклоненное расписание отправляется обратно сотруднику для исправления. Утвержденные табели учета рабочего времени передаются в отдел расчета заработной платы.

После утверждения руководство может продолжать использовать данные для различных целей. Вот некоторые из этих примеров:

• Выставление счетов клиентам
• Расчет затрат на рабочую силу
• Отслеживание производительности
• Мониторинг проектов
• Создание бюджетов отделов
• Прогнозирование будущих потребностей
• Определение прибыли

Электронные табели учета рабочего времени для подрядчиков

Некоторые работодатели могут все еще вопрос, что такое табель учета рабочего времени и его цель с подрядчиками.Как правило, на подрядчиков не распространяются те же правила, что и на обычных сотрудников. Отслеживание времени, в течение которого они работают в компаниях, может пойти по нетрадиционному пути.

Тем не менее, компании должны убедиться, что они платят подрядчикам должным образом. Расписания - это способ избежать незаконной или утерянной информации, связанной с этими позициями. Даже когда подрядчики работают сезонно или в нескольких местах, один централизованный модуль учета рабочего времени может помочь обеспечить точные данные о заработной плате.

Классификация занятости является основным отличием сотрудников и подрядчиков.Электронные табели учета рабочего времени - альтернатива отслеживанию обеих классификаций. Предоставляя подрядчикам доступ к онлайн-системе, они могут вводить отработанное время без беспорядочного ручного учета рабочего времени.

Точный учет времени для штатных сотрудников, мобильных сотрудников или подрядчиков помогает сократить расходы на заработную плату. У работодателей есть более эффективная система для каждой категории работников. У них есть визуальное представление о том, что нужно, чтобы иметь производительную рабочую силу.

Таблицы учета рабочего времени стали прогрессом со времен предоставления только сведений о заработной плате.Та же информация, которая используется для справедливой оплаты труда сотрудников, не менее полезна для разработки бизнес-стратегий. Решения для электронного учета рабочего времени помогают компаниям управлять рабочими часами и начислением заработной платы - от веб-приложений до программного обеспечения для настольных компьютеров.

табелей учета рабочего времени: что это такое и как их использовать

табели учета рабочего времени являются неотъемлемой частью любого бизнеса, большого или малого. Независимо от того, используете ли вы их для отслеживания восьмичасовой смены или в рамках стратегии управления проектами, для успеха вашего бизнеса важно понимать внутреннюю работу расписаний ваших сотрудников.

В этой статье эксперты по менеджменту из Sling расскажут вам все, что вам нужно знать об этом важном бизнес-инструменте.

Что такое табели учета рабочего времени?

В основном табели учета рабочего времени представляют собой листы бумаги (формы / шаблоны), которые ваши сотрудники используют для отслеживания своего рабочего времени.

В простейших табелях учета рабочего времени записывается дата и время начала и окончания рабочего дня сотрудников. Этот тип расписания наиболее распространен в розничной торговле и общественном питании, где сотрудники работают в одну смену и занимают должность, и учет времени, затрачиваемого на выполнение конкретных задач, не имеет значения.

Более сложные табели учета рабочего времени фиксируют фактическую деятельность, на которую сотрудники проводили свое время в течение рабочего дня. Это особенно полезно для предприятий, которые в течение года принимают множество клиентов и проекты.

Этим компаниям необходимо знать, сколько времени их сотрудники тратят на маркетинг, создание, распространение, обслуживание клиентов и множество других задач.

Именно этот второй тип табелей заставляет многих задумываться, почему они вообще должны использовать табели учета рабочего времени.

Зачем нужны расписания?

1) Достижение точной заработной платы

Основное применение табелей рабочего времени сотрудников - это точный расчет заработной платы. Вы делаете это, складывая отработанные часы в неделю и умножая их на ставку заработной платы сотрудника.

2) Анализ квалификаций

Вы можете использовать табели учета рабочего времени, которые отслеживают задачи в рамках проекта (т. Е. Управление проектом), чтобы отслеживать, насколько хорошо работают ваши сотрудники. Это дает вам представление о том, может ли конкретный сотрудник претендовать на новый проект, роль или работу.

3) Highlight Expertise

Расписания в управлении проектами также могут показать, развивает ли сотрудник область знаний, которая может быть полезна для будущих проектов.

4) Отправка счетов-фактур клиентам

Одна из наиболее важных причин использования расписаний - это точный отчет о отработанных часах (и, следовательно, о заработанных деньгах) для клиентов, которые пользуются вашими услугами.

5) Определите потребности в обучении

Расписания часто показывают, когда служащий тратит больше времени, чем предполагалось или выделено для выполнения определенной задачи.Обладая этими знаниями, вы можете проводить обучение там, где это необходимо.

6) Управление рабочими нагрузками

Заполненные табели учета рабочего времени показывают, на что ваши сотрудники тратят больше всего усилий. Это может помочь вам распределить рабочую нагрузку более равномерно и повысить производительность.

7) Измерение эффективности

Таблицы учета рабочего времени очень хорошо подходят для выявления действий в рамках вашего рабочего процесса, которые менее эффективны, чем другие. Вооружившись этими данными, вы можете сосредоточить свое внимание на изменении и улучшении своих процессов.

8) Создание исторической базы данных

Расписания содержат конкретные числа для общих задач, к которым вы можете обратиться в будущих проектах. Например, ваши сотрудники в среднем отводили четыре дня на тестирование в последних трех проектах. Затем вы можете использовать эту информацию для улучшения общения с клиентами.

9) Улучшение оценок

Информация, которую вы извлекаете из своих расписаний (и храните в своей исторической базе данных), помогает вам давать клиентам более точные оценки времени, затрат и ресурсов.

10) Повышение маневренности

Как только вы начнете правильно отслеживать время, это может помочь вам стать более гибким. Эта гибкость может облегчить адаптацию к возникающим на пути проблемам.

Как использовать табели учета рабочего времени?

Для прямой сменной работы

Таблицы рабочего времени для прямой сменной работы похожи на перфокарты в том, что в них записываются имена сотрудников, дата, а также время начала и окончания работы.

В конце платежного периода вы, как менеджер, суммируете отработанные часы, проверяете правильность этих цифр, а затем используете эту информацию для расчета заработной платы (или отправляете ее на обработку).

Для отслеживания проектов

Вы знаете, что ваши сотрудники будут на работе с 8 утра до 5 вечера, но вам нужно точно знать, над чем они работают в течение этих восьми или девяти часов. Вот тут-то и пригодятся расписания.

Как и в расписаниях для прямой смены, ваши сотрудники записывают свои имена и дату. Затем они записывают проект, над которым они работают, и задачу в рамках этого проекта, на которой они сосредоточены (продуманное исследование, оценка осуществимости, прототипирование, дизайн, тестирование, развертывание и т. Д.). Наконец, они записывают время начала и окончания для каждой задачи.

В конце периода оплаты вы используете табели учета рабочего времени для расчета заработной платы так же, как при прямой сменной работе. Но вы также используете более подробную информацию, чтобы получить представление о продуктивности, эффективности и вовлеченности ваших сотрудников.

Лучшая альтернатива бумажным табелям учета рабочего времени

Лучшей альтернативой бумажным табелям или перфокартам является облачное приложение, такое как Sling.

Программный пакет Sling объединяет три основных набора инструментов, облегчающих вашу рабочую жизнь:

Независимо от размера вашего бизнеса, Sling помогает вам составлять графики работы сотрудников за считанные минуты, а не часы.С помощью простого перетаскивания и функции одним щелчком вы можете планировать, управлять отпуском, отслеживать доступность и организовывать запросы на смену.

Sling также уведомляет вас о перекрывающихся сменах и двойных бронированиях, чтобы вы могли избежать превышения своего бюджета и планирования сверхурочных. Это позволяет вам направить эти доллары на развитие вашего бизнеса.

Sling даже помогает сократить количество прогулов и опозданий с помощью уникальных таймеров и функций отслеживания времени.С помощью приложения Sling вы можете превратить любой телефон, планшет или компьютер в часы, по которым ваши сотрудники смогут приходить и уходить.

Sling даже уведомит вас (и их) о предстоящих сменах и о том, опаздывает ли сотрудник или забыл зарегистрироваться.

В конце рабочей недели вы можете быстро и легко экспортировать табели учета рабочего времени ваших сотрудников для расчета заработной платы обработка. Просто просмотрите табели учета рабочего времени, отредактируйте и утвердите, а затем отправьте их в выбранную вами стороннюю программу для беспрепятственного расчета и распределения заработной платы.

Затем вы можете вернуться и использовать инструменты Sling для определения затрат на рабочую силу для измерения, управления и оптимизации ваших расходов по мере того, как вы планируете .

Больше никаких бесконечных пересмотров, пытающихся сжать все смены и работу, необходимые в рамках существующего бюджета. Один проход по расписанию, и вы узнаете, превысили ли вы свои затраты на рабочую силу или нет. Затем достаточно нескольких щелчков мышью здесь и там, чтобы вернуть свои расходы в убыток.

Итак, если вы и ваши сотрудники устали от бумажных или перфокартных табелей учета рабочего времени, оптимизируйте и упростите планирование, учет рабочего времени и отчеты о трудозатратах с помощью набора инструментов Sling.

Чтобы получить дополнительные бесплатные ресурсы, которые помогут вам лучше управлять своим бизнесом, организовать и составить расписание вашей команды, а также отслеживать и рассчитывать затраты на рабочую силу, посетите GetSling.com сегодня.

Как долго работодатели должны хранить табели рабочего времени сотрудников и ведомости заработной платы

Для владельцев бизнеса важно вести надлежащую документацию табелей рабочего времени сотрудников и ведомостей заработной платы. В мире, где сотрудники приходят и уходят или перемещаются внутри компании, учет отработанных часов сотрудников является обязательным условием для точного учета заработной платы.Фактически, федеральный закон требует, чтобы предприятия выполняли такие действия.

В этой статье вы узнаете, как долго вам следует хранить табели учета рабочего времени сотрудников и , почему вы должны отслеживать отработанное время .

Как долго работодатели должны хранить платежную ведомость

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), « Каждый работодатель должен хранить в течение не менее трех лет отчеты о заработной плате, коллективные договоры, записи о продажах и покупках .”

Примеры расчетных ведомостей

  • Имена сотрудников
  • Социальное страхование Количество сотрудников
  • Ставка заработной платы
  • Даты начала и окончания рабочей недели (дополнительную информацию о том, что такое рабочая неделя и как ее определяет Министерство труда, см. В нашей статье , что такое рабочая неделя ).
  • W2, W3, W4, W5, 941 и / или 944 формы
  • Общая заработная плата, выплачиваемая ежегодно и учитываемая как заработная плата или почасовая оплата
  • Сверхурочные
  • ВОМ (оплачиваемый выходной)
  • Количество отработанных часов в день и неделю
  • Льготы (если применимо)

Надлежащее ведение документации поможет вашему бизнесу избежать юридических вопросов или любых споров, которые могут возникнуть у сотрудника против вас.К сожалению, не все компании принимают надлежащие меры для защиты своего бизнеса. Точное ведение учета заработной платы также улучшается и позволяет добиться единообразия, когда речь идет о налогах, балансах и другой бухгалтерской документации.

Как насчет хронометража и учета отработанного времени

В FLSA также говорится: « R записи, на которых основаны расчеты заработной платы, должны храниться в течение двух лет, то есть табели учета рабочего времени и сдельные рабочие билеты, таблицы ставок заработной платы, графики работы и расписания, а также записи о прибавках или вычетах от заработной платы .”

Хронометраж может выполняться любым способом, если он является полным и точно отслеживает часы работы сотрудников. Сюда входят расписания, написанные от руки самими сотрудниками. По сути, вам нужен точный и эффективный метод отслеживания отработанных часов сотрудников, например, система учета рабочего времени сотрудников.

Хронометраж - очень важный аспект при составлении бюджета заработной платы и обеспечении точной оплаты труда сотрудников. Часто сотрудникам переплачивают или недоплачивают из-за плохого учета отработанных часов.Согласно bambooHR , ошибки при начислении заработной платы могут стоить компании вдвое больше из-за финансовых штрафов, независимо от времени и денег, необходимых для их исправления.

Вот пример полного и точного учета рабочего времени сотрудника:

5 популярных систем учета рабочего времени

Существует множество сервисов учета рабочего времени и программное обеспечение для управления посещаемостью. инструментарий на выбор, но убедитесь, что ваше решение является наилучшим.Прочтите отзывы, узнайте, кто предлагает бесплатную пробную версию, и поэкспериментируйте, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вашего малого бизнеса. Например, Capterra наградила OnTheClock значками за Best Ease Of Use и Best Value за 2018 год.

Вот список из 5 систем часов, которые популярны среди малого бизнеса:

1. SINC

Приложение для учета рабочего времени сотрудников, в котором часы легко сортируются для использования программного обеспечения для определения местоположения и учета рабочего времени сотрудников и менеджеров.Эта система синхронизируется с платежной ведомостью Xero (только для США).

  • Бесплатно для 5 и менее пользователей
  • 14,99 $ в месяц до 7 пользователей
  • 24,99 $ в месяц до 30 пользователей
  • 99,99 $ до 100 пользователей

2. OnTheClock

Система учета рабочего времени сотрудников, которая отслеживает отработанные часы, а также отслеживает PTO (оплачиваемое свободное время), позволяя использовать карты рабочего времени для процесса расчета заработной платы. Он полностью основан на облаке и интегрируется с многочисленными поставщиками начисления заработной платы, включая QuickBooks, Xero, Thomson Reuters, ADP и другие.

  • 30-дневная бесплатная пробная версия
  • Бесплатно для 2 сотрудников и менее
  • Менеджеры и администраторы свободны
  • $ 2,50 / сотрудника в месяц для 3-10 сотрудников
  • $ 2,45 / сотрудника в месяц для 11-25 сотрудников
  • $ 2,40 / сотрудника в месяц для 26-50 сотрудников
  • 2,35 $ / сотрудника в месяц на 51-100 сотрудников
  • 2,30 $ / сотрудника в месяц для 101-200 сотрудников
  • 2,25 $ / сотрудника в месяц для 201-300 сотрудников
  • $ 2.20 / сотрудника в месяц на 301-400 сотрудников
  • 401+ Контакт OnTheClock

3. Т Листы

Сотрудники могут приходить и уходить одним щелчком мыши. Делайте перерыв, меняйте коды вакансий или мгновенно добавляйте данные расписания. Интеграция с платежными ведомостями включает QuickBooks, ADP, Xero, Sage и другие. Вот их цена на 13.11.2019

  • Бесплатно для 1 пользователя
  • 8 долларов США за пользователя в месяц + базовая плата 20 долларов США в месяц
  • 10 долларов США за пользователя в месяц + базовая плата 40 долларов США в месяц

4. TimeClock Plus

Облачное отслеживание рабочего времени, чтобы вы могли просматривать и утверждать часы работы сотрудников в любое время из любого места и с любого устройства. Эти часы интегрируются с ADP, Central Square, Ellucian и Namely.

  • Цена - свяжитесь с представителем, чтобы узнать цену

5. ClockShark

Простой способ отслеживать, планировать и управлять временем вашей команды. На их веб-сайте говорится, что он предназначен для местного строительства, выездного обслуживания и франчайзинга.Их платежная ведомость интегрируется с QuickBooks, ADP, Zapier, Xero и другими.

  • 5 долларов в месяц за пользователя + базовая плата 25 долларов в месяц
  • 8 долларов США в месяц за пользователя + базовая плата 45 долларов США в месяц (доступно больше функций)

Соблюдайте требования к зарплате и табелям учета рабочего времени, чтобы избежать неприятностей

Соблюдая требования, правила и законы для надлежащего учета заработной платы и учета рабочего времени, вы защитите свою компанию и предотвратите любые проблемы, которые могут возникнуть с Законом о справедливых трудовых стандартах, Комиссией по равным возможностям трудоустройства и IRS, зная , кто находится в .

В случае аудита компании вы сможете предоставить необходимые записи, которые вас попросят представить в качестве доказательства для расследования. Это также может улучшить финансовую сторону вашего бизнеса наряду с подачей налогов. Надежная система учета рабочего времени сотрудников сохранит ваши табели учета рабочего времени в защищенной облачной учетной записи для легкого доступа. Подпишитесь на 30-дневную бесплатную пробную версию с OnTheClock.

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ