Как вести делопроизводство: Делопроизводство с нуля

Как вести делопроизводство: Делопроизводство с нуля

Делопроизводство (первичка)

Часто задаваемые вопросы

Как быстро вы выписываете документы?

Обычно быстро: от 10 минут до 1 часа в зависимости от загруженности исполнителя. Однако официально мы прописываем сроки длиннее. При размещении задачи до 17.00, документы будут подготовлены и отправлены в тот же день. При размещении заявки после 17.00, документы по возможности будут отправлены в этот же день, а если это не получится, то до 12.00 следующего дня.

А если мне нужно выписать документ срочно?

Мы понимаем, что иногда действительно нужно сделать срочно. Вы можете позвонить или написать вашему делопроизводителю, что документ нужен срочно, и делопроизводитель приложит максимум усилий, чтобы сделать документ побыстрее. 

Сколько людей со мной будут работать?

С вами будет работать один прикрепленный делопроизводитель. Мы решили, что более эффективно, если с клиентом постоянно работает один человек, который в курсе всех дел, нежели чтобы работал штат «операторов», не вовлеченных в процесс и не знакомых с вашей спецификой.

То, что с вами работает постоянно один человек, имеет и плюсы, и минусы.

Минусы:

• делопроизводитель может быть занят другой работой. Поэтому ваши документы он сделает в порядке очереди,
• делопроизводитель может заболеть. В этом случае документы сделает другой специалист, не знакомый со спецификой работы.

Плюсы:

• делопроизводитель в курсе вашей специфики,
• помнит, кому и на что выставлял счета,
• не нужно объяснять заново какому клиенту что писать в договоре и счете.

Можно ли заказать услугу делопроизводства отдельно, без бухобслуживания?

Да, вы можете заказать услугу делопроизводства, не заказывая бухгалтерское обслуживание. Вы можете продолжить работать с бухгалтером, надомником или доверить бухучет банкам за недорогую сумму. И при этом закрыть свою потребность в составлении первички. А если позже вам потребуются все те преимущества бухобслуживания, которые мы предлагаем, мы будем рады сотрудничать и по бухгалтерии.

Лекции по делопроизводству

(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.

4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-

ным направлялись грамоты, указы и приговоры, из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

5.Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-

ресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст, но уже существовали сложившиеся обороты для каждого вида документа.

6.Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки».

Фактически это означало начало рассмотрения дела.

3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-

производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».

Характерные черты периода:

1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,

контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и

движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников.

За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

2.Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.

3.Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-

дилось в присутствии двух свидетелей.

4.Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.

5.В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., при-

меняющиеся и в современном делопроизводстве.

6.Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.

7.Стали развиваться различные системы документации:

финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-

дит», «баланс»;военная — рапорты, донесения, предписания, диспозиции;

Понятие. Что такое делопроизводство? Ведение делопроизводства и документооборота

Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации?

Понятие

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.

Основы

Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом — следят за их движением.

Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.

Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.

В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.

Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.

Делопроизводство и документооборот

На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.

На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма.

Этапы

Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:

• Выполнение проекта документа.
• Согласование.
• Подписание проекта.
• Присвоение даты и номера.
• Регистрация и исполнение.
• Доведение информации до исполнителей и контроль.
• Выполнение предписаний.
• Оформление и хранение.
• Уничтожение или перенос в архив.

По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается. Бумаги передаются в организацию со стороны. Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение. Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается.

Виды

Существуют и другие виды документооборота:

• Восходящий — от работников к начальству.
• Нисходящий — от руководителей к персоналу.
• Горизонтальный — с равными должностями.

Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот.

Судебное делопроизводство

Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств. Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом.

Судебное делопроизводство по сравнению с организационным не бывает добровольным. Его ведут уполномоченные лица, и их работа контролируется. В нем тоже есть этапы, включая уничтожение бумаг.

Работа секретаря

Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности. Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления.

По форме и работе учреждение бывает:

• Централизованным — секретари располагаются в одном отделе и подчиняются старшему специалисту.
• Децентрализованным — сотрудники распределены по подразделениям компании, поэтому подчиняются своим начальникам.
• Смешанным.

Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг.

Инструкция

Основы делопроизводства устанавливают, что на каждом предприятии должен быть нормативный акт, который регламентирует движение документации. Инструкцией по делопроизводству называют внутренний нормативный акт предприятия, основанный на приказе руководства.

Бумага имеет бессрочное действие. В ней указано происхождение документа, представлены перечни должностей, чьи подписи являются официальными. Инструкция включает образцы оформления, бланки, формуляры.

Ведение делопроизводства

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии позволяют правильно осуществлять эту деятельность. В небольших фирмах обычно эта работа выполняется сотрудниками или руководителем. Если такая обязанность не считается для сотрудника прямой и на указана в трудовом договоре, то нужно издать приказ о прибавлении подобных функций. В документе надо расписать обязанности, ответственность и компенсацию.

Принципы кадрового делопроизводства

Если в учреждении работает хоть один сотрудник, то нужно создавать трудовые документы. Кадровым делопроизводством называют обеспечение движения официальных бумаг, относящихся к деятельности людей. Обязанности осуществляются сотрудниками отдела по персоналу. Они принимают, обрабатывают и хранят бумаги.

В их обязанность входит обработка личной информации, которая считается секретной. В кадровом документообороте важна секретность и соблюдение правил хранения бумаг. Основы делопроизводства позволяют эффективно настроить работу людей компании.

Хоть сейчас активно развиваются цифровые технологии, большинство организаций практически не применяют оптимизацию документооборота. Это предполагает использование бумажной переписки и ведение обычных журналов. Причиной этого является нежелание нововведений и недостаток денег. Но руководству надо учитывать, что оптимизация при небольших вложениях позволяет получить значительный экономический эффект.

Итак, теперь вы знаете основы делопроизводства. Надеемся, представленная информация была вам полезна.

В своей работе любое предприятие имеет дело с массой документов и бумаг. Четкая их классификация необходима для систематизации, контроля, а также для эффективного принятия решений. Ведь, если бы бухгалтерия или кадровая служба просто составляли документы, не присваивая им номер и дату, то разобраться в приказах и отчетах было бы просто невозможно. А для того, чтобы быстро найти в архиве то или иное дело, нужен единый справочник, которым является номенклатура дел. Номенклатура — это составленный определенным образом перечень всех пронумерованных дел.

Предназначение номенклатуры на предприятии

Без четкой систематизации в архивах творился бы хаос. Поскольку номенклатура — это важная составляющая работы любого предприятия, важно определить ее значение.

1. В первую очередь появляется возможность быстрого поиска необходимого дела, используя его порядковый номер или дату регистрации. Всю информацию о том, где находится та или иная бумага, можно отыскать в справочнике, где все сгруппировано по определенному признаку.
2. Номенклатуру используют для присвоения определенного регистрационного знака документу, согласно его признаку. Например, все приказы об увольнении могут начинаться с букв ПУ, а отчеты в налоговую — ОН.
3. Номенклатура — это основной критерий при выборе документов, которые нужно сдать в архив. Также сведения номенклатуры могут быть использованы для уничтожения документации, если истек срок их хранения.
4. Без этой систематизации невозможно было бы хранить временные файлы. Их пришлось бы постоянно описывать, что занимает уйму времени.
5. Незаменима в архивном деле.

Виды номенклатуры

Номенклатура дел может быть представлена в трех видах: типовой, примерной и индивидуальной.

Типовую используют все однотипные предприятия, например, из одной отрасли. При этом она на распространяется на все эти предприятия и является нормативным документом.

Примерная носит рекомендательный характер для организаций, занимающихся одноотраслевой деятельностью.

Эти два вида разрабатываются государственными службами по делопроизводству и являются обязательными для применения. Чаще всего это касается заголовков, шапок документов. Лишь изредка в них можно вносить некоторые коррективы с учетом специфики предприятия.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается исключительно в границах организации. Ее используют только для документации внутреннего назначения.

Составление классификационного списка

Если на новообразованном предприятии отсутствует номенклатура учреждения, то рекомендуется поскорее заняться построением книги и классификационного списка. Это можно сделать двумя основными путями: поручить выполнение кадровой службе или посторонней организации, специализирующейся на делопроизводстве.

В первом случае существенное преимущество — это то, что можно разработать номенклатуру исключительно под предприятие, учитывая специфику производства и индивидуальные особенности. Но большой минус в том, что не все специалисты кадровой службы знают, как правильно организовать эту работу. В процессе можно сделать много ошибок, которые приведут к потере важных документов.

И второй вариант — пригласить профессиональных делопроизводителей и заплатить им гонорар за составление номенклатуры. Минус — придется тратить деньги. Плюс — работа будет выполнена качественно и быстро.

Этапы формирования

В процессе построения списка документов необходимо пройти несколько главных этапов, без которых номенклатура организации не будет качественно выполнена и ее нельзя будет использовать.

1. На первом этапе номенклатура визируется ответственным за архив сотрудником.

2. Далее с подготовленными материалами должен ознакомится руководитель делопроизводительной службы и, если все соответствует нормам, поставить свою подпись.

3. Потом собирается экспертная комиссия предприятия, для согласования номенклатуры. По итогам заседания составляется протокол.

4. После этого готовая номенклатура отправляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующей архивной организации. Делать это нужно раз в 5 лет (данный этап не касается организаций, которые не передают друментацию на государственное хранение).

5. И последний штрих — подпись руководителя организации на грифе утверждения.

После успешного завершения всех пяти пунктов, номенклатура готова к использованию.

Пример составления номенклатуры

Поскольку номенклатура — это определенным образом составленный список документов, он имеет типичную структуру. Рассмотрим на примере, как должна выглядеть классификация в бумажном или электронном формате:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Общий вид номенклатуры представлен на рисунке:

В конце года в отдельной графе заполняется запись об общем количестве заведенных дел, переданных в архив, уничтоженных.

Разработка инструкции по делопроизводству — Мегаобучалка

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

Основная часть

1. Составление инструкции по делопроизводству на предприятии……….4

1.1. Кто должен составлять инструкцию по делопроизводству…………5

1.2. Разработка инструкции по делопроизводству……………………….6

1.3. Основные разделы инструкции по делопроизводству………………8

Заключение …………………………………………………………………..12

Практическая часть……………………………………………………………13

1. Положение о структурном подразделении………………………………14

2. Должностная инструкция…………………………………………………18

3. Приказ………………………………………………………………………22

4. Протокол……………………………………………………………………23

5. Акт………………………………………………………………………….24

6. Договор……………………………………………………………………..25

7. Письмо………………………………………………………………………30

Список использованной литературы………………………………………..31

 

 

Введение

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др.

Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу [ 2 ]. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.

Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации, применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству составлять, например

Инструкцию по кадровому делопроизводству.

 

Составление инструкции по делопроизводству на предприятии

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству[ 5, с. 28 ].

Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

 

 

Кто должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству

В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба делопроизводства при участии архива, юридической службы.

В небольших организациях, где нет такой службы, данная задача может быть поручена секретарю. В этом случае секретарь использует все нормативно-методические документы межотраслевого действия, а также методические рекомендации научных учреждений Россархива. Однако если секретарь не обладает достаточной квалификацией, не имеет специального образования, подготовка инструкции может осуществляться и сторонними организациями (например, научно-исследовательские учреждения), а также работниками государственных и муниципальных архивов, специалистами в области документоведения. Такие работники на основе проведенного обследования организации, с учетом специфики ее работы, структуры, объема документооборота разработают инструкцию, соответствующую современным требованиям к этому документу[5с.32].

 

 

Разработка инструкции по делопроизводству

В любой организации, на любом предприятии должны иметься общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия:

1. Копия Устава организации – для точного исполнения реквизитов с наименованием и справочными данными по собственной организации.

2. Положения о структурных подразделениях – для прямого направления документов в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями. Тем самым экономится время руководителя, ускоряется документооборот и повышается оперативность принятия решений.

3. Должностные инструкции специалистов.

4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) – для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п. В инструкции по делопроизводству конкретной фирмы должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления (ДОУ). Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, поскольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. В ГОСТ Р 6.30- 2003 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и этот порядок должен быть доведен до сведения всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними [ 1,с.25]. Кроме того, ДОУ требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов.

Выходом из описанной ситуации также может служить разработка и доведение до работников собственной инструкции по делопроизводству, включающей и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы[ 1,с.36]. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению руководителем организации, ее коллегиальным органом. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.

 

Шпаргалка делопроизводителя : О СЕБЕ

Добрый день, дорогие читатели и гости сайта Шпаргалка делопроизводителя!

Как часто вы смотрели на плохо оформленный документ и не хотели читать его содержание? Как часто вы видели ошибку в документе и ваше мнение о его авторе падало?

Если у вас возникали такие ощущения, то вам стоит посетить этот блог. В нем собрана информация для тех, кто любит делать свою работу хорошо, учитывая все мелочи.

Хотя мелочей в делопроизводстве и правилах русского языка не бывает. В этих сферах все состоит из мелочей: лишняя запятая, неправильная буква, ненужный реквизит…

Все может повлиять на репутацию организации и иметь последствия.

Этот ресурс предназначен делопроизводителям, документоведам, секретарям, работникам службы делопроизводства и всем тем, кто сталкивается в своей работе с документами и написанием текста в официально-деловом стиле.

Цель сайта  — помочь в написании и оформлении грамотных документов, облегчить работу с документами,  рассказать обо всех нюансах делопроизводства простым языком.

Вы когда-нибудь задумывались о том, как влияет правильно оформленный и грамотный документ на принятие решения?

Статистика гласит, что правильно оформленный и грамотный документ повышает лояльное отношение к организации на 15%. А если еще текст документа написан в вежливой тактичной форме, то прибавьте еще 15%. Итого 30%. Это не мало, согласитесь.

Поэтому я собрала все информацию о тонкостях делопроизводства в одном месте. А также постаралась осветить те вопросы, на которые сама не могла найти ответ.

Да, нормативные документы по делопроизводству есть, но они охватывают лишь около 40% вопросов, возникающих в процессе работы. В остальном мы полагаемся на опыт, практику и советы бывалых.

А если этого нет? Тогда очень легко закопаться в документах, прийти в отчаяние и наделать много ошибок.

Давайте не допустим этого! И разберемся вместе, как оформлять и писать документы легко и правильно.

Почему я могу вам помочь?

Если подводить сегодня итоги моей 15-летней деятельности в качестве документоведа, то они следующие:

• высшее образование по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»;

• 8-летний опыт в государственной организации от секретаря до заместителя начальника службы делопроизводства;

• 9-летний опыт работы в системах электронного документооборота — Lotus Domino, Directum, Documentum;

• преподавание делопроизводства специалистам со всей страны;

• 14 публикаций для федеральных журналов и ответы на вопросы читателей.

Надеюсь, вы найдете для себя много полезного.

Чтобы получить больше информации, воспользуйтесь нашей базой знаний — Карта сайта

Скачайте или скопируйте образцы документов во вкладке Образцы документов

Пройдите тест по делопроизводству здесь

Если остались вопросы, напишите мне сюда, и вы получите ответ в течение 36 часов,
пишите на почту [email protected] или в инстаграме @in_copy_book

6 способов получить лицензию Microsoft Office бесплатно

Лицензии Microsoft Office — золотой стандарт офисных приложений, но они стоят целое состояние. Microsoft Office 2019 для дома и бизнеса в настоящее время продается по цене 249 долларов за лицензию на один ПК. Если это заставляет ваш кошелек плакать, попробуйте эти методы, чтобы использовать Microsoft Office бесплатно.

1. Используйте Microsoft Office Online

Сама Microsoft предлагает значительную коллекцию бесплатных утилит Microsoft Office.Office Online — это, по сути, браузерная версия последнего пакета Microsoft Office.

В настоящее время он включает:

• слово
• Excel
• Силовая установка
• Одна нота
• Sway
• Почта
• люди
• Календарь
• Один диск

Однако есть загвоздка: Онлайн-версии приложений Microsoft Office предоставляют только ограниченные возможности Microsoft Office.

Word Online, например, не включает текстовые поля, WordArt, уравнения, диаграммы и многое другое.Вы все еще можете написать курсовую работу, но не сможете составить отчет компании. Точно так же вы сможете открывать и просматривать электронную таблицу Excel, но ваши пользовательские макросы не загружаются.

Хотя в Office Online не хватает некоторых функций, это универсальная бесплатная альтернатива полностью платной лицензии.Бесплатные версии с радостью откроют ваши файлы, позволят редактировать и, что важно, всегда сохранят форматирование вашего документа.

Если вам нужен только полноценный текстовый редактор, вот как получить Microsoft Word бесплатно.Но не упустите и другие способы получить Microsoft Office бесплатно!

2. Мобильные приложения Microsoft Office

Office Mobile — это именно то, что звучит: Microsoft Office в мобильной форме.Это очень похоже на Office Online. Функциональность есть, и редактировать и создавать документы на ходу легко, но это очень сильно зависит от размера экрана.

Например, редактирование документа Word на моем Samsung Galaxy S8 составляет разумных , но попытка навигации по электронной таблице Excel утомительна и разочаровывает.И наоборот, редактировать документ Word или Excel на большом экране размером с планшет на самом деле довольно приятно.

Я все еще не уверен, что вы будете запускать учетные записи своей компании из Office Mobile, но в крайнем случае это точно подойдет.

Android

галерея изображений (2 изображения) близко

Изображение 1 из 2

Изображение 2 из 2

Microsoft предлагает индивидуальные мобильные приложения для Android 4.4 (KitKat) и новее. Долгое время Microsoft предлагала пользователям Android 4.3 или более ранней версии более раннего приложения Microsoft Office Mobile. Однако это универсальное приложение Office больше не доступно.

Пользователи Android пост-4.4 следует загрузить новые отдельные приложения:

iOS

Microsoft отказалась от приложения Microsoft Office Mobile для iOS задолго до версии для Android.Как и для Android, у нас нет устаревшей версии приложения. Примечание. Пользователям iPad Pro требуется соответствующая подписка на Office 365 для создания и редактирования документов.

Я не собираюсь перечислять отдельные приложения, как я сделал для Android, поскольку есть различия между версиями iPad и iPhone.Но вы можете найти здесь страницу Microsoft Corporation App Store, содержащую отдельные ссылки для скачивания. Как и Android, Microsoft активно развивает свои приложения для iOS, привнося новые функции Office и обновления в мобильную операционную систему Apple.

3.Подпишитесь на пробную версию Office 365

В Office 2019 внесены многочисленные изменения в пакет.Если вы еще не зарегистрировались в Office 2019 в другом месте, вы можете попробовать, прежде чем опустошать карманы. Таким образом, вы можете воспользоваться бесплатной пробной версией Office 365 на один месяц.

Пробная версия предоставит вам доступ к полному пакету Microsoft Office 2019.Кроме того, вы получаете 1 ТБ облачного хранилища OneDrive и 60 минут на счете в Skype в месяц. Конечно, есть «загвоздка». Вы должны предоставить действующий кредитный, дебетовый или платежный счет PayPal во время регистрации. Microsoft автоматически снимет средства с вашей учетной записи по истечении пробного периода.

4.Как насчет пробной версии Office 365 профессиональный плюс?

По окончании 30-дневной пробной версии Microsoft Office 365 вы либо будете проданы, либо будете готовы попробовать что-то другое.В качестве альтернативы, почему бы не попробовать еще одну пробную версию ? На этот раз с использованием пробной версии Microsoft Office 365 ProPlus.

У вас есть еще 30 дней на тестирование Microsoft Office 2019 и доступ к тому же набору программ Microsoft Office, что и раньше.

5. Покупка оборудования в комплекте с Office

Microsoft Office редко поставляется в комплекте с новым настольным компьютером или ноутбуком.Если это не специальная предварительная сделка, вы будете покупать Microsoft Office в качестве надстройки. А если вы собираете свой собственный компьютер, ну, вам прямо не повезло.

Тем не менее, такие сделки не невозможны — вам просто нужно ударить, пока железо горячее.К сожалению, это означает, что вам нужна косвенная тройка: новое оборудование с пакетной сделкой, деньги, чтобы воспользоваться этой сделкой, и необходимость фактического обновления вашего оборудования.

Один из вариантов — это серия Acer Aspire One Cloudbook.Большинство этих ноутбуков поставляется с годовой подпиской на Microsoft Office 365 Personal. Хотя это удобно, вам придется поддерживать подписку, чтобы продолжить доступ к Microsoft Office.

Точно так же есть некоторые ноутбуки Dell Inspiron 2-in-1, которые поставляются с полной установкой Microsoft Office 2016 без подписки.

6.Спросите своего работодателя или школу

Все, что мы рассмотрели до сих пор, позволяет вам получить Microsoft Office бесплатно, но также имеет ограничения: доступность, функциональность, оборудование.Однако этот предпоследний вариант предлагает некоторым из вас очень хорошие шансы получить полную версию Microsoft Office 2019 или Microsoft Office 365 совершенно бесплатно.

Во-первых, вам нужно связаться с вашим работодателем или, если вы студент, со своей школой.Многие компании и учебные заведения могут предложить бесплатную или очень дешевую лицензию на Microsoft Office по одной причине: людям, которые работают или учатся там , нужно лицензий. Предприятиям придется платить, но массовые лицензии могут означать, что ваш работодатель может предоставить бесплатный или дешевый вариант.

Кроме того, Microsoft уже давно поддерживает школы бесплатными пакетами Office 365 для образования.Возможно, вам просто нужно спросить напрямую.

Лучшие вещи в жизни — бесплатно

Получить полную версию Microsoft Office бесплатно возможно не для всех.Но, тем не менее, у вас есть несколько отличных вариантов. Комбинация бесплатных пробных версий Office 365 и Office 365 профессиональный плюс дает вам 60 дней использования Microsoft Office.

После этого выбор за вами.Вы можете выбрать бесплатную альтернативу, такую ​​как LibreOffice или OpenOffice. А если вам нужны бесплатные альтернативы Microsoft Access, ознакомьтесь с нашим списком.

Надеемся, вам понравились товары, которые мы рекомендуем! MakeUseOf имеет филиал партнерские отношения, поэтому мы получаем долю дохода от вашей покупки.Это не повлияет на цена, которую вы платите, и помогает нам предлагать лучшие рекомендации по продуктам.

Как разблокировать секретную кнопку на вашем iPhone с помощью обратного нажатия

Знаете ли вы, что на вашем iPhone есть скрытая кнопка, к которой можно получить доступ, нажав ее спину? Вот как им пользоваться.

Об авторе Гэвин Филлипс (Опубликовано 605 статей)

Гэвин — младший редактор для Windows and Technology Explained, постоянный участник Really Useful Podcast и редактор дочернего сайта MakeUseOf, посвященного криптографии, Blocks Decoded.У него есть степень бакалавра (с отличием) в области современного письма с использованием методов цифрового искусства, разграбленных на холмах Девона, а также более десяти лет профессионального писательского опыта. Он любит много пить чая, настольные игры и футбол.

Ещё от Gavin Phillips

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

10 советов по управлению временем на работе

Мы все испытали трудности, связанные с управлением временем на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только соберетесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и подходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, выбить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас есть встречи до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую.Наконец, вы уходите с последней встречи и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом. У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуй три.

Хорошая новость в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по организации рабочего времени, которые помогут вам начать работу

1. Определите, как вы сейчас проводите время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время. Попробуйте старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность. В этом аудите вам поможет:

• Определите, сколько вы реально можете сделать за день.
• Определите временные отстойники.
• Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими максимальной концентрации и творчества.

2. Составьте ежедневный график — и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Этот шаг абсолютно необходим для обучения тому, как управлять временем на работе.Даже не пытайтесь начать свой день без организованного списка дел. Перед тем, как уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.

Если все изложить на бумаге, вы не будете лежать по ночам без сна, ворочая и перебирая дела, которые проходят через ваш мозг. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.

Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список с утра. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.

Узнать больше

3. Разумно расставляйте приоритеты.

При составлении списка дел расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе.Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их в первую очередь — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как неотложные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей.Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, которые можно найти в книге Стивена Кови « Первые дела, прежде всего ». Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Вот более подробный взгляд на каждый из этих квадрантов:

• Важно и срочно: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их немедленно.
• Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать разработку стратегии долгосрочного развития. Старайтесь проводить большую часть времени в этом квадранте.
• Срочно, но не важно: Задачи срочно, но не важны. Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут возникнуть в результате плохого планирования других.
• Срочно и неважно: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют какое-либо значение, и должны быть устранены в максимально возможной степени.

Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время. Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.

5.Избегайте желания выполнять несколько задач одновременно.

Это один из простейших советов по управлению временем на работе, но может оказаться одним из самых трудных для выполнения. Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь. Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но при попытке сделать это вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не позволяйте себе перегружать себя списком дел, растянутым на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Назначьте временные рамки задачам.

При составлении расписания необходимо установить ограничения по времени для задач, а не просто работать, пока они не будут выполнены. Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора может помочь вам отмечать список дел по 25 минут, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более продолжительный перерыв после выполнения четырех.Этот метод уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет выделить разное количество времени. Используйте свой журнал учета рабочего времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Когда у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.

Пример тайм-бокса (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

7. Добавьте буферы.

Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего расписания. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть. Сделайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, без колебаний сделайте это.И если вы беретесь за проект, который, очевидно, ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы. Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может оказаться трудным для освоения навыком, оно может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованы.

Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас по всему столу разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена. Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, насколько сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны.Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными. Ключом к личному управлению временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.

Сделайте маленькие шажки. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт, в мгновение ока.

Как провести эффективную деловую встречу — EVOMA

Не все проблемы можно решить, отправив записки и электронные письма.Сложные проблемы и планы требуют встречи или раунда встреч, чтобы обсудить проблему, представить решения и договориться о том, что необходимо сделать. Но насколько удачной была ваша встреча? Что могло быть лучше? Короче? Дольше? Нет слайдов? Еще слайды?

Очевидно, вы можете получить эту обратную связь от участников. Но проблема в том, что многие люди рассматривают деловые встречи как долгожданный перерыв, чтобы скоротать время и немного отдохнуть, пока другие говорят. Возможно, это объясняет приведенную ниже статистику (источник: meetingking.com):

• 39% признаются, что задремали во время встреч; и

• От 25% до 50% встреч считаются пустой тратой времени.

Evoma — это место для встреч, конференций и тренингов, мы не только проводим свои встречи, но также принимаем у себя множество других компаний и помогаем им в проведении встреч.

Итак, я попытаюсь опровергнуть все эти свидетельства того, что собрания — пустая трата времени.

Просто выполните следующие действия, чтобы провести эффективную деловую встречу.Вы обнаружите, что люди, которые спали во время ваших встреч, теперь полностью проснулись, обращают внимание и участвуют.

1. Проводите собрания только при необходимости.

Не проводите собрания только потому, что вы установили политику проведения встреч один раз в месяц. Если вам нечего сказать или спросить, отмените встречу.

2. Определите повестку дня собрания.

Цель вашей повестки дня должна быть конкретной и измеримой. Повестку дня следует разослать участникам заблаговременно, чтобы у них было достаточно времени для подготовки.

Сосредоточьтесь в повестке дня собрания на самой важной цели. Не загромождайте его разными целями. Например, вам не следует объединять «анализ эффективности операций» с «принятием стратегических решений» — это разные цели, требующие разных подходов.

В вашей повестке дня должны быть перечислены жизнеспособные варианты. Деловая встреча обычно сводится к принятию решения или выбору лучшего варианта из имеющихся. Если нет реальных альтернатив для презентации или обсуждения, встреча будет пустой тратой времени.

3. Пригласите людей, имеющих отношение к повестке дня.

Приглашайте только тех, кто имеет отношение к вопросам повестки дня. Если обсуждаемая тема им не подходит, и если у них нет навыков для решения вопросов, стоящих на повестке дня, произойдет одно из двух. Либо они засыпают, либо говорят о вещах, о которых не знают. В любом случае встреча обречена.

4. Придерживайтесь повестки дня.

Обсуждение тем, которых нет в повестке дня, — верный способ сорвать встречу.Так что придерживайтесь повестки дня. Отобразите его на экране или доске, чтобы участники собрания могли сосредоточиться. Если кто-то начинает блуждать, осторожно верните его к теме. Не связанные темы можно обсудить в конце встречи, если позволяет время. Но лучше наотрез отказываться обсуждать вопросы, не входящие в повестку дня.

5. Соблюдайте график встреч.

Начинайте собрание вовремя и выделите определенный график для каждого пункта повестки дня. Завершите встречу вовремя.Любому участнику, выступающему с презентацией, должно быть предоставлено справедливое количество времени, и необходимо напомнить о необходимости быстро завершить презентацию по истечении запланированного времени.

6: Запретить отвлекать участников собрания.

Установите строгую политику в отношении звонков, электронной почты, просмотра веб-страниц, текстовых сообщений и других отвлекающих факторов во время встречи. При необходимости повесьте знаки вроде «Пожалуйста, выключите сотовые телефоны». Требуют безраздельного внимания всех участников. Это одна из основных предпосылок успешного исхода деловой встречи.

7. Согласен выполнять решения собрания.

Несогласие с тем, о чем вы договорились на встрече, является основной причиной провала встречи. Если вы откажетесь от мусора, одна и та же проблема будет постоянно появляться в повестке дня ваших встреч. Проблема остается нерешенной, и ваша встреча продолжает быть пустой тратой времени.

8. Ведите протокол собрания.

Назначьте ответственного за ведение протокола собрания. Используйте записывающее устройство, чтобы обеспечить точность минут.

В заключение, я рад, что мы провели эту деловую встречу онлайн на нашем сайте. Мы начали с нерешенного вопроса, как проводить эффективные деловые встречи. Мы обсудили все решения, которые могут быть приняты, и согласны с тем, что эти восемь пунктов, перечисленных выше, помогут решить проблему. А теперь давайте перейдем к делу и убедитесь, что вы следуете этим рекомендациям при планировании следующей встречи.

Как провести семинар для заинтересованных сторон

Семинар для заинтересованных сторон — это один из способов вовлечения заинтересованных сторон — тех, кто затронут, имеет непосредственный интерес или каким-либо образом вовлечен в проблему, выявленную в ходе анализа ситуации, и контролеров — тех, кто которые контролируют доступ к людям или необходимым ресурсам — при разработке стратегии коммуникации и коммуникации для изменения поведения (SBCC).Команда программы приглашает заинтересованные стороны и привратников на короткий семинар, чтобы узнать их мнение о предлагаемой программе или достичь консенсуса.

Зачем проводить семинар для заинтересованных сторон?

Вовлечение и получение информации от заинтересованных сторон и привратников имеет решающее значение для успеха программы SBCC. Проведение семинара для заинтересованных сторон помогает команде программы понять контекст программы и получить поддержку от ключевых игроков. Цель семинара будет зависеть от того, что команде программы нужно от заинтересованных сторон и привратников.Семинар для заинтересованных сторон можно провести по телефону:

Кто должен проводить семинар для заинтересованных сторон?

Члены команды программы должны организовать и провести семинар для заинтересованных сторон. Члены группы должны рассмотреть, следует ли привлекать другие заинтересованные стороны, например, представителей правительства, и на каком уровне процесса планирования.

Когда следует проводить семинар для заинтересованных сторон?

Семинар для заинтересованных сторон должен быть проведен после анализа и систематизации данных, собранных в ходе анализа ситуации, анализа программы и анализа аудитории.

Цели обучения

После выполнения действий, описанных в руководстве для заинтересованных сторон, команда:

• Направляйте заинтересованные стороны в достижении консенсуса по проблеме и видению.
• Соберите более полную или подробную информацию о проблеме со здоровьем, затронутых / затронутых лицах и контексте, работая с заинтересованными сторонами.
• Понимать мнения заинтересованных сторон, которые помогают информировать выбор аудитории, сообщения, действия и каналы связи.

Расчетное время, необходимое

Подготовка и завершение семинара для заинтересованных сторон может занять до одного месяца. Хотя сам семинар может занять всего один день, подготовка может занять несколько недель. Есть много задач, которые необходимо выполнить до фактического семинара для заинтересованных сторон, i

Предварительные требования

Шаги

Шаг 1: Установите цель и задачи

Цель семинара должна определять его дизайн и то, кого приглашают к участию.Команда программы должна уточнить, что именно требуется от заинтересованных сторон. Семинар для получения поддержки или согласия заинтересованных сторон может сильно отличаться от семинара по заполнению пробелов в информации. Разбейте цель семинара на конкретные задачи, которых необходимо достичь во время семинара.

Цель	Заполните информационные пробелы, касающиеся приоритетной аудитории и способов ее достижения.
Объективы	Повышение уровня понимания особых потребностей женатых молодых людей в области сексуального и репродуктивного здоровья (СРЗ) Повышение уровня знаний о лучших способах удовлетворения потребностей в СРЗ женатой молодежи Определить приоритетные каналы и действия для охвата замужней молодежи

Шаг 2: согласование ролей и обязанностей

Определите, какие задачи (обязанности) необходимо выполнить до и во время семинара.Решите, кто будет контролировать подготовку и проведение семинара, заниматься логистикой, готовить презентации и справочные материалы, организовывать семинары, приглашать участников, делать заметки и обобщать результаты, а также заниматься любыми другими мероприятиями, связанными с семинаром.

Разработайте, соблюдайте и обновляйте план работы, в котором излагаются роли и обязанности, сроки и статус, чтобы гарантировать, что все знают свои роли и не сбиваются с пути (см. Шаблоны для инструмента планирования).

Шаг 3: Определите заинтересованных сторон и привратников, чтобы пригласить

Проконсультируйтесь с персоналом программы, чтобы определить заинтересованные стороны и привратников, которых можно пригласить.В число участников должны входить те, кто что-то знает о проблеме или которых она затрагивает (заинтересованные стороны), и те, кто контролирует доступ к людям или необходимым ресурсам (привратники). Найдите оптимальное количество и разнообразие участников для достижения целей семинара. Слишком много или слишком мало участников может затруднить получение необходимой глубины и широты ввода. Предлагаемое максимальное количество участников должно быть не более 60 и не менее 20, чтобы обеспечить полноценное участие всех при наличии достаточного разнообразия и представительства для получения полного и полного вклада в процесс.Определение правильных заинтересованных сторон и обеспечение их полноценного участия может стать отличием между успешным и неудачным семинаром. В приведенной ниже таблице перечислены общие типы заинтересованных сторон и контролеров, а также тип информации или точки зрения, которые они могут предоставить.

Кто	Информация или перспективы, которые они могут предоставить	Пример информации
Персонал и менеджеры программы	Направление, продолжительность и ограничения проекта.	В центре внимания проекта должно быть увеличение использования методов FP длительного действия
Технические или тематические специалисты, , включая медицинских работников или поставщиков услуг	Актуальная и точная информация о состоянии здоровья.	Точная информация о том, какие методы FP доступны на местном уровне.
Представители финансирующего агентства	Бюджетные надбавки, ограничения и лимиты по проекту.	Информация о средствах, доступных для проекта.
Представители местных министерств	Актуальная информация о политике и приоритетах министерства.	Информация о текущем финансировании планирования семьи и требованиях политики для медицинских учреждений.
Местные лидеры , включая традиционных и религиозных лидеров	Барьеры или фасилитаторы на уровне общины и религии, которые поощряют или мешают аудитории придерживаться положительного образа жизни.	Информация о общественных мероприятиях, которые можно использовать для укрепления здоровья.
Представители аудитории , включая тех, кто влияет на приоритетную аудиторию	Фактические знания, отношения и практики аудитории, а также информация о языке, терминологии и ограничениях по времени.	Информация о том, как называть FP, чтобы это было приемлемо для аудитории.
Представители НПО	Текущие проекты, которые могут работать в том же районе.	Информация о проекте, который мог бы сотрудничать в разработке видения.
Исследователь / Оценщик	Текущие исследования и доказательства текущих знаний, взглядов и практик.	Информация о тенденциях в использовании FP.

Шаг 4: Подготовка к семинару

Разработайте разумный бюджет, исходя из цели семинара и вероятного количества участников. Бюджет будет определять другие приготовления к семинару, включая выбор места и продолжительность семинара.

При подготовке к семинару команде программы необходимо:

• Определите даты и продолжительность семинара заранее, чтобы участники могли спланировать соответственно.Продолжительность зависит от местной ситуации, но должна составлять минимум один день и может составлять максимум 3 дня в зависимости от объема повестки дня и требуемых вкладов.
• Найдите и зарезервируйте площадку , которая соответствует потребностям мастерской, включая цену, расположение и размер. Подумайте, будет ли это семинар в жилых помещениях, в местной гостинице или в офисном здании проекта. Это зависит от местной ситуации. Мастерская по месту жительства вдали от столицы обеспечивает полноценное участие всех присутствующих, поскольку им нелегко ускользнуть в офис.Однако выездное мероприятие может затруднить присутствие высокопоставленных должностных лиц. Часто участие высокопоставленных официальных лиц является ключевым при открытии и закрытии, поэтому они соглашаются с целями семинара, признают его важность для участников своим присутствием и одобряют рекомендации в конце.
• Составьте проект повестки дня , который поможет группе достичь целей семинара. Подумайте о формальностях и нормах семинара. Например:
  • Кому нужно открыть мастерскую.
  • Когда обычно подают чай и обед.
  • Соблюдают ли участники время молитвы в начале семинара или в течение дня.
  • В какое время обычно приходят и уходят участники.
  • Опаздывают ли участники или пунктуальны.

Мастерская редко перемещается должным образом, поэтому не забудьте выделить дополнительное время на случай задержек. Установите временные рамки для презентаций и дискуссий.

Шаг 5. Приглашение заинтересованных сторон и привратников

Напишите пригласительное письмо и решите, кому его отправить.Например, может быть необходимо, чтобы приглашение было сделано через главу министерства. Обязательно выделите достаточно времени для утверждения и подписания. Включите информацию о проекте, целях, которые необходимо достичь, и о важности семинара. Не забудьте указать даты, местоположение, суточные или информацию о поездке (если она будет предоставлена) и контактную информацию.

Разошлите пригласительное письмо заранее, чтобы участники могли соответствующим образом спланировать мероприятие. Наблюдайте за двумя или тремя днями до семинара, чтобы убедиться, что участники все еще планируют его посетить.

Шаг 6: Организация и подготовка ресурсов и презентаций для семинара

Обобщите соответствующие результаты анализа ситуации, анализа аудитории и анализа программ. Используйте флипчарты или PowerPoint, чтобы подготовить обзор результатов. Адаптируйте презентацию к участникам и целям семинара. Материалы и очень краткое изложение ключевых моментов можно отправить участникам для ознакомления перед семинаром. Подготовьте презентации таким образом, чтобы обеспечить максимальное участие и включить только информацию, необходимую для достижения целей.Первоначальные результаты могут быть представлены в формате обсуждения в больших группах, за которым последуют небольшие рабочие группы с участниками, выбранными до семинара, чтобы добиться смешанного представительства. В эти группы должен входить член организации-организатора, чтобы гарантировать, что группа понимает задачу и идет по плану. Затем группы выберут своих лиц для отчета на пленарном заседании.

Команда должна подготовить следующие материалы для передачи участникам:

• Копия презентации
• Повестка дня
• Предварительный обзор литературы или ситуационный анализ, если это возможно и целесообразно
• Рабочие листы или другие формы для заполнения во время семинара
• Другие ресурсы, которые помогут достичь целей и задач семинара

Шаг 7: Подтвердите логистику мастерской

Перед самим семинаром найдите время, чтобы убедиться, что вся логистика в порядке.

• Подтвердите даты, время и условия питания в месте проведения
• Обеспечьте достаточное пространство, вентиляцию, освещение, столы и стулья
• Обеспечить наличие технического оборудования (например, компьютер, проектор, экраны, микрофоны и громкоговорители) или другие меры.
• Приобретите для мастерской другое необходимое оборудование и принадлежности (например, блокноты, ручки, белую доску и маркеры)
• Соберите материалы для участников и координаторов (например, презентации и раздаточные материалы PowerPoint)
• Завершить и распечатать программу семинара
• Подтвердить присутствие участников, фасилитаторов и докладчиков
• Подготовить информацию для платежей поставщику или, в случае предоставления, суточных для участников

Шаг 8: Настройка мастерской

В день семинара приходите пораньше, чтобы убедиться, что место проведения подготовлено надлежащим образом и технология работает.Имейте запасной план на случай, если технология выйдет из строя. Разложите все принадлежности или материалы, которые могут понадобиться в течение дня, так, чтобы они были легко доступны для координаторов и участников.

Шаг 9: Откройте Мастерскую и представьте цель

Создайте атмосферу участия и с самого начала сформулируйте четкие ожидания, чтобы сэкономить время и помочь добиться успеха.

1. Откройте семинар с любыми формальностями и ознакомив с темой, целью и задачами.
2. Предложите участникам представиться друг другу. Подумайте, кто присутствует в комнате и как участники взаимодействуют друг с другом. Представления могут проводиться в различных формах, включая забавные ледоколы (советы по фасилитации см. В разделе Ресурсы), когда участники проводят интервью друг с другом, а затем представляют своего нового друга, но с указанием своего имени и трех ключевых моментов профессиональной и личной информации о них (например, нравится / не нравится, хобби, то, что о них никто не знает и т. д.)
3. Просмотрите повестку дня, выясните ожидания участников и согласуйте нормы семинара. Уточните, выходят ли какие-либо ожидания за рамки семинара. Предоставьте участникам возможность внести свой вклад. Ожидания участников и нормы семинара лучше всего определить с помощью мозгового штурма с комментариями, записанными на флипчартах, и согласованием списков участников в начале семинара. Они вывешиваются на стенах в комнате и используются во время семинара, если нормы нарушаются.В конце семинара ожидания снова пересматриваются, и участники могут решить, оправдались ли ожидания.

В зависимости от цели (целей) семинара акцент может быть сделан на шаге 10, 11 или 12.

Шаг 10: Представьте и уточните формулировку проблемы и общее видение

Убедитесь, что заинтересованные стороны и контролеры понимают формулировку проблемы и согласны с тем, что указанная проблема должна быть решена.Включите полезные предложения, чтобы лучше сформулировать проблему.

После согласования проблемы представьте проект видения, которым руководствовался кабинетный анализ. Дайте участникам понять, что окончательное видение должно быть у них, затем пригласите их и задокументируйте. Завершите с ними общее видение.

Шаг 11: Представьте и подтвердите результаты

Представьте краткий обзор основных выводов кабинетного обзора. Затем представьте и подробно обсудите с участниками вопросы, вызывающие озабоченность, которые относятся к целям семинара (e.g., «На кого влияет проблема?» «Что в настоящее время делается для решения проблемы?»).

Шаг 12: Сбор данных от заинтересованных сторон и привратников

Проведение обсуждений и мероприятий, необходимых для достижения цели семинара. Вопросы, на которые нужно ответить, или пробелы, которые необходимо заполнить, должны быть четко сформулированы, чтобы группы понимали конкретную задачу или проблему, которые они должны решить. Попробуйте изменить методы, используемые для представления информации и сбора отзывов участников.Посмотрите на творческие приемы мозгового штурма, дискуссий в больших группах или работы в малых группах. Члены малых групп должны быть предварительно отобраны, чтобы обеспечить равное представительство всех уровней и организационной принадлежности. Это поможет сохранить заинтересованность участников (более подробную информацию о подходах к участию см. В разделе Ресурсы).

Обсуждения и мероприятия будут зависеть от цели семинара, например:

Назначение	Обсуждение	Деятельность
Чтобы понять контекст	Соберите контекстную информацию о сообществе или обществе, которое влияет на проблему со здоровьем, или о людях, которых она затронула.Изучите, как усилия SBCC и сообщества / системы / программы могут взаимодействовать для улучшения ситуации со здоровьем.	Небольшие рабочие группы с групповыми презентациями; Сбор урожая; Примеры из практики сообщества; Открытые истории
Расставить приоритеты аудитории	Получите совет о том, какой аудитории отдавать предпочтение и какие каналы коммуникации они предпочитают. Представьте потенциальную аудиторию и вовлеките заинтересованные стороны в определение приоритетных аудиторий, на которые влияет стратегия SBCC.	Картография; Малые рабочие группы; Упражнения по связям; Ранжирование, рейтинг и сортировка
Для проверки связи	Обсудите выявленные причины и следует ли предпринимать какие-либо действия. Убедитесь, что основная причина действительно является первопричиной и что заинтересованные стороны могут устранить ее.	Анализ первопричин; Обсуждение VIPP; Технологические схемы
Для сбора информации и определения приоритетов доступных каналов связи	Получите информацию о том, как лучше всего охватить вероятную аудиторию, в том числе: Как аудитория предпочитает заниматься вопросами здоровья (например,г., межличностное, общественное, СМИ). Доступ аудитории к различным средствам массовой информации (например, телевидению, сообществу, социальным сетям). Текущие усилия по информированию о здоровье и коммуникационные ресурсы, которые потенциально доступны для усилий SBCC.	Партнерское обсуждение, затем поделитесь; Мозговой штурм; Ранжирование, рейтинг и сортировка

Шаг 13: Обобщение результатов

После завершения семинара систематизируйте то, что было изучено или подтверждено во время семинара.Может быть полезно составить отчет для обобщения информации. См. Образец отчета в разделе «Образцы». Используйте результаты семинара для заинтересованных сторон, чтобы получить информацию для дополнительных качественных исследований и, впоследствии, для разработки стратегии кампании SBCC.

Шаблоны

Шаблон плана взаимодействия с заинтересованными сторонами

Матрица анализа заинтересованных сторон

Шаблон для плана взаимодействия с заинтересованными сторонами

Инструмент картирования заинтересованных сторон

Шаблон планирования семинара с заинтересованными сторонами

Образцы

(S) Семинар по работе с заинтересованными сторонами 9000 Внутреннее согласование с заинтересованными сторонами 9000 BCC Повестка дня и руководство модератора

Сценарий интервью с заинтересованными сторонами

Инструмент картирования заинтересованных сторон

Образец повестки дня встречи с заинтересованными сторонами

Резюме встречи участников семинара ARH

Отвечая на потребности МСМ в Африке в связи с ВИЧ: Руководство семинара

Программа творческой встречи CSP

Отчет творческой мастерской CSP

Советы и рекомендации

• Воспользуйтесь опытом, знаниями и идеями заинтересованных сторон и тех, кто работал над этой темой раньше.Отбросьте свои собственные убеждения и ценности и оставайтесь открытым для обучения.
• Социально-экологическая модель человеческого развития предоставляет систему для размышлений о том, кем могут быть заинтересованные стороны на уровне отдельного человека, семьи и сверстников, сообщества и общества, а также их роли.

Глоссарий и концепции

• Заинтересованные стороны — это те, кого затрагивают, имеют непосредственный интерес или каким-то образом связаны с проблемой здоровья.
• Привратники — это те, кто контролирует доступ к аудитории.
• Аудитория — это любая группа людей, которую стратегия SBCC может выбрать для охвата, используя различные каналы связи.
• Приоритетная аудитория относится к группе людей, которые, по мнению практикующих специалистов SBCC, являются наиболее важной группой, к которой необходимо обратиться, чтобы уменьшить размер проблемы со здоровьем за счет изменения поведения.
• Влияние на аудиторию относится к тем людям, которые имеют наиболее значительное и прямое влияние (положительное или отрицательное) на приоритетную аудиторию.
• Анализ первопричин — это систематический процесс выявления основных причин проблемы со здоровьем.
• Сбор урожая — это упражнение по составлению списка, где фасилитатор разбивает участников на небольшие группы, а затем просит каждую группу привести примеры того, что они узнали по теме.
• Примеры из практики сообщества : Пример — это описание и анализ конкретной ситуации или проблемы с местной точки зрения.Это можно представить в форме, наиболее удобной для сообщества. Целью тематического исследования является повышение уровня знаний и понимания любой конкретной ситуации в сообществе, а также получение информации для первоначального анализа, определения исходных показателей или для анализа проблем и действий.
• Составление карты : Составление карты сообществ фокусируется на картах, составленных группой для помощи в планировании, оценке изменений, построении профилей сообщества / учреждения, мониторинге или оценке.Цель состоит в том, чтобы узнать, что люди знают, и как они видят свою территорию и ситуацию. Это позволяет понять местные представления, а процесс групповой работы открывает возможности для обсуждения и установления взаимопонимания.
• Упражнение «Связь струн» : В этом упражнении участники встают в круг, держа в руках горсть струн. Каждый передает один конец строки тому, с кем у него есть ссылки, и повторяет процесс. Это создает сеть строк, которая показывает отношения, связи и конфликты.
• Упражнение по ранжированию, рейтингу и сортировке: Эти простые инструменты предоставляют информацию о предпочтениях и вариантах выбора, что делает их одними из самых полезных и легко адаптируемых. Инструменты дают представление о принятии индивидуальных или групповых решений и определяют критерии, которые люди используют для выбора определенных элементов или действий. Помимо демонстрации потребностей и приоритетов, упражнения можно повторять на разных этапах процесса разработки, чтобы отслеживать изменения в предпочтениях.Сам процесс облегчает обсуждение и анализ.
• Обсуждение VIPP: ориентированный на людей подход к планированию, обучению и другим групповым мероприятиям. Он сочетает в себе методы визуализации с методами интерактивного обучения. В основе VIPP лежит использование большого количества разноцветных бумажных карточек разных форм и размеров, на которых участники выражают свои основные идеи достаточно крупными буквами или диаграммами, чтобы их могла увидеть вся группа. Сгруппированные карты фотографируются, сканируются или копируются для каждого участника в качестве коллективной памяти.
• Блок-схемы : Этот метод анализа проблем иллюстрирует взаимосвязи между ситуациями, проблемами и их причинно-следственными связями на блок-схеме или сети взаимосвязанных текстовых блоков или эскизов. Полезно анализировать и определять приоритеты местного восприятия проблем, отношений вокруг проблем, возможных причин и потенциальных решений.
• Открытые истории имеют начало, середину или конец релевантной истории, намеренно опущенные.Участники обсуждают, что может произойти в части истории, которая была намеренно опущена. Обычно в начале рассказывается история о проблеме, в середине рассказывается история о решении, а в конце рассказывается история результата. Таким образом, цель состоит в том, чтобы облегчить обсуждение в группе, изучить проблемы и решения, а также выявить людей с идеями и навыками.
• Небольшие группы задач : Разделите участников на более мелкие группы и дайте им задание для выполнения.Попросите их отчитаться перед большей группой после выполнения задания.

Как проводить анализ конкурентов

Анализ конкурентов — также называемый конкурентным анализом — выявляет конкурентов в вашей отрасли и оценивает их стратегии, чтобы определить области возможностей для вашего бизнеса. Информация, которую вы открываете, может дать вам понимание, необходимое для создания собственных маркетинговых стратегий, основанных на ваших отличиях от конкурентов.
Но прежде чем вы погрузитесь в свое исследование, вам необходимо четко определить свои цели.При проведении конкурентного анализа вы должны стремиться к:

• Понимание деятельности и маркетинговых стратегий конкурентов
• Определите сильные и слабые стороны ваших конкурентов и отрасли в целом
• Узнайте, что клиенты думают о ваших конкурентах
• Разработайте конкурентную стратегию для вашего целевого рынка

Начните работу с Square отзывов клиентов

Частные отзывы клиентов, с которыми вы можете работать.

Как проводить анализ конкурентов

Есть ряд вещей, которые вы можете изучить при анализе конкурентов. Вы можете просто посмотреть на маркетинг своих конкурентов. Может быть, вы хотите посмотреть на предложение продукта или ценовую стратегию. Но независимо от того, смотрите ли вы на конкретную часть бизнеса ваших конкурентов или отрасль в целом, вы можете пройти эти четыре шага.

Определите своих конкурентов

Вы не можете анализировать своих конкурентов, если не знаете, кто они.Ключ к выявлению возможных конкурентов — это действительно поставить себя на место вашего целевого клиента.

Во-первых, начните с простого онлайн-поиска по типу вашей деятельности и местоположению. Например, если вы начинаете розничный бизнес в Лос-Анджелесе, вам нужно подумать о том, как клиент может искать вашу компанию (или такую, как ваша). Они могут искать «розничный магазин в Лос-Анджелесе», «магазин одежды в Лос-Анджелесе» и «магазин одежды в Лос-Анджелесе». Составьте список предприятий, которые появляются в результатах поиска (и обратите внимание на те, которые часто входят в тройку лучших результатов).

Если вы открываете обычный магазин, вы также можете прогуляться по желаемому району, чтобы определить конкурентов. Узнайте из первых уст о конкуренции в вашем районе.

И если ваш целевой покупатель — это Лос-Анджелес, который ищет одежду, он может захотеть пойти в местный магазин, но они также будут смотреть на крупные бренды и онлайн-магазины. Так что важно включить их в свой список.

Один из способов получить хорошее представление о том, как ваш целевой рынок может рассматривать вашу отрасль, — это просто спросить их.Использование фокус-групп, анкет и опросов может помочь вам собрать информацию о популярных компаниях с продуктами, аналогичными вашим собственным. Вы также получите информацию из первых рук о том, что покупатели думают о товарах, которые уже представлены на рынке.

Объедините всю информацию, собранную вами в ходе этого процесса, и создайте список из 5-10 лучших конкурентов (в зависимости от размера вашей отрасли и общей ситуации).

Проанализируйте своих конкурентов.

А теперь пора проанализировать ваших конкурентов, проведя небольшое исследование конкурентов.Если вы хотите провести полный анализ конкурентов, вам нужно будет глубоко погрузиться в предысторию, местоположение, продукты или услуги, маркетинг, продажи и персонал для каждого выявленного вами конкурента. (Вы также можете выделить одну из этих областей и глубоко погрузиться в нее.)

Деловой фон

Посмотрите на историю своего бизнеса с акцентом на важные даты и события. Включите исследование собственности, финансов и организационной структуры этих предприятий.

Объекты и расположение

Учитывайте расположение офисов или магазина вашего конкурента и его присутствие в Интернете. Местоположение — ключевая часть сильных и слабых сторон вашего конкурента, поскольку оно влияет на пешеходную посещаемость, логистику и доступность.

Если у вас обычный бизнес, ваше местоположение жизненно важно для вашего успеха. Посмотрите, где живут ваши конкуренты — возможно, вы открываете пивоварню и хотите оказаться в новом «пивоваренном квартале» или надеетесь открыть кофейню в модном хипстерском районе.

Компании, производящие и продающие продукцию, должны учитывать, как логистика местоположения, такая как доставка и зонирование, может повлиять на производство и распространение. Изучение бизнес-операций вашего конкурента дает вам представление о том, какие объекты вам необходимы, а также о любых слабых местах, которых вы хотите избежать в своем собственном бизнес-плане.

Продукты

Продуктовые компании должны смотреть на конкурентов, чтобы видеть типы предлагаемых продуктов, глубину и широту линейки продуктов, а также отсутствие у них каких-либо ключевых продуктов.Обязательно изучите стратегию ценообразования (и обратите особое внимание на любые различия между ценами в Интернете и при личной встрече).

Вы можете найти линейку продуктов на веб-сайтах большинства компаний или, возможно, вам придется физически посетить магазин или кафе, чтобы увидеть, что они предлагают. Узнайте, разрабатывают ли они в настоящее время какие-либо новые продукты, и есть ли у них ожидающие патенты и лицензии.

Маркетинг

Вам нужно определить свой целевой рынок, а затем определить, какую часть этого рынка охватывает ваш конкурент.Затем спросите себя, как ваш конкурент достигает этого, или, другими словами, какова маркетинговая стратегия?

Хорошее начало — проверка социальных сетей и присутствия вашего конкурента в Интернете. Что говорят о компании? Были ли у них какие-нибудь PR-неудачи, которые огорчали их аудиторию?

Взгляните на их маркетинговую тактику: тратят ли они деньги на рекламу или больше полагаются на специальные предложения и социальные сети, чтобы рассказать о себе?

Если у вас есть розничный бизнес, вы можете зайти в магазины конкурентов и посмотреть, какие рекламные акции они проводят.Однако для других видов бизнеса вам может потребоваться конфиденциальный запрос о специальных предложениях или тарифных планах.
Хотя тактику, которую используют ваши конкуренты для продвижения своего бизнеса, несложно, вам также следует делать заметки об их брендах. Как бы вы описали каждый из брендов своих конкурентов? Какой тон они используют в своем маркетинге и как обращаются к клиентам? Как они говорят о своей продукции?

Продажа

Понимание стратегии продаж вашего конкурента может помочь вам принять стратегические решения о том, где вы продаете и как вы это делаете.Однако этот шаг может быть сложным, поскольку большая часть этой информации не отображается публично.
Вот несколько вопросов, на которые вы должны стремиться ответить:

• Каков годовой доход и динамика роста?
• Через какие каналы продает мой конкурент (как обычные, так и онлайн-каналы)?
• Есть несколько мест?
• Как выглядит процесс продаж и насколько в нем участвует продавец?
• Предоставляет ли мой конкурент регулярно скидки? Вы можете найти образец скидки?
• Есть ли у моего конкурента партнерские отношения с другим бизнесом, который помогает в процессе продаж?
• Участвует ли мой конкурент в программах перепродажи?
• Почему / когда конкурент теряет покупателя в процессе продажи?
• Расширяется ли мой конкурент?

После того, как ваш бизнес заработает, вы и ваши сотрудники должны продолжать узнавать о стратегии вашего конкурента, разговаривая с клиентами.Постарайтесь получить честные отзывы о продуктах конкурентов и используйте их для точной настройки сообщений о продуктах.

Персонал

Персонал является важным фактором, и ваш анализ должен помочь вам выяснить, сколько сотрудников вам может понадобиться, чтобы быть конкурентоспособными, а также типы компенсаций, льгот и коэффициентов удержания сотрудников, которые являются нормальными для вашей отрасли.

Ресурсы

, такие как Glassdoor, могут предоставить вам часть этой информации, а также подробные сведения о необходимых наборах навыков и стиле управления, который используют ваши конкуренты.

Сегментируйте конкурентов.

После того, как вы провели обширное исследование каждого из перечисленных конкурентов, вам нужно разделить их на основные, второстепенные и третичные группы.

• Первичные конкуренты , или ваши прямые конкуренты, — это конкуренты, которые нацелены на вашу аудиторию, предлагают аналогичные продукты или и то, и другое. Это предприятия, которые вы должны регулярно отслеживать, а также иметь глубокое представление об их деятельности.
• Вторичная конкуренция может предложить вариант вашего продукта либо в верхнем, либо в нижнем сегменте спектра. У этих конкурентов может быть похожий целевой рынок, но совершенно другой продукт.
• Конкуренция на высшем уровне. имеет продукты, косвенно связанные с вашей, но, возможно, еще не является вашим прямым конкурентом.

Вторичная и третичная группы являются вашими косвенными конкурентами. Их продукты могут отличаться от ваших, но могут удовлетворить те же потребности или решить ту же проблему.Вы должны в первую очередь сосредоточиться на ваших прямых конкурентах, но вам следует следить за своими косвенными конкурентами. Эти предприятия могут перейти в другую группу по мере роста вашего или их бизнеса и расширения предложения продуктов.

Определите возможности для бизнеса.

После того, как вы собрали всю свою информацию и разделили своих конкурентов на группы, вам нужно выяснить, что со всем этим делать. Глядя на все, что вы собрали, попробуйте ответить на такие вопросы:

• Растут или сокращаются прямые конкуренты? А как насчет косвенных конкурентов? Почему (экологические или внутренние проблемы) и что это значит для вашего бизнеса?
• Каковы возможности вашего бизнеса выделиться среди конкурентов? Это касается предложения продуктов, маркетинга или продаж? Или дело в чем-то другом, например в персонале или опыте клиентов?
• Есть ли области, в которых конкуренты слабее, а ваш бизнес может выделиться?
• Каковы сильные стороны ваших конкурентов и как вы можете конкурировать?
• Каковы ваши планы, если конкуренты уйдут или выйдут на рынок? Как можно воспользоваться ситуацией?

Анализ конкурентов полезен независимо от зрелости вашего бизнеса.Новые владельцы бизнеса могут использовать эту информацию, чтобы ознакомиться с конкурентами и настроиться на успех. Ветераны отрасли могут провести конкурентный анализ, чтобы определить новые возможности и переоценить текущие бизнес-приоритеты и операции.

Действующие правила профессионального поведения

• Авторизоваться
• Новости
• Формы
• Связаться с нами

Поиск

Меню

Адвокаты:

• Постановление об адвокате
• |
• MCLE & CLE
• |
• Поведение и дисциплина
• |
• Этика
• |
• Юридическая специализация
• |
• Волонтер

• Общественные
  • Нужна юридическая помощь
    • Найдите адвоката
    • Справочная служба юристов
      • Часто задаваемые вопросы о LRS для потребителей
      • Подать жалобу на LRS
      • Как стать сертифицированным LRS
    • Бесплатная юридическая помощь
  • Жалобы и претензии
    • Как подать жалобу
      • Перед тем, как подать
      • Зачем подавать жалобу
      • После того, как вы подадите
      • Жалоба адвоката
      • Жалоба не адвоката
      • Направление дисциплины
    • Жалоба на неправомочную юридическую практику
      • После того, как вы подали
    • Споры по оплате
      • часто задаваемые вопросы
    • Фонд безопасности клиентов
      • Процесс подачи заявки в Фонд безопасности клиентов
      • Инструкции по применению
    • Жалоба на справочную службу адвоката
    • часто задаваемые вопросы
  • Бесплатная юридическая информация
    • Перед выбором поверенного
      • Поиск подходящего юриста
      • Справочная служба юристов
      • Ваша первая консультация
    • Работа с адвокатом
      • Чего ожидать от адвоката
      • Как работать с юристом
      • Чего ожидать в отношении комиссий и выставления счетов
      • Как избежать проблем
    • Решение проблем
      • Проблема с юристом
      • Спор о гонораре адвоката
        • Вопросы и ответы по спорам о гонорарах юриста
      • Фонд безопасности клиентов
    • Незаконная юридическая практика
      • Как избежать мошенничества со стороны иммиграционных консультантов
      • Práctica no autorizada de la abogacía
      • Evite el fraude por parte de los consultores de inmigración
    • Для иммигрантов
      • Buscando ayuda con asuntos de inmigración
      • Поставщики иммиграционных юридических услуг
      • Proveedores de servicios legales de inmigración
    • Для ветеранов и военнослужащих
    • Юридическая помощь после стихийного бедствия
    • Брошюры с юридическим руководством
    • часто задаваемые вопросы
  • Дисциплина
    • Поверенная дисциплина
    • Действия без адвоката
    • Статистика дисциплины
  • En español
• Насчет нас
  • Наша миссия
    • Защита общественности
      • Обзор правил
      • Общественный комментарий
        • Правила общественного обсуждения
        • Архивы общественного обсуждения
          • Общественное обсуждение 2021 г.
          • Общественное обсуждение 2020 г.
          • Общественное обсуждение 2019 г.
          • Общественное обсуждение 2018 г.
          • Общественное обсуждение, 2017 г.
            • 2017-12
          • Общественное обсуждение, 2016 г.
          • Общественное обсуждение, 2015 г.
          • Общественное обсуждение, 2014 г.
          • Общественное обсуждение, 2013 г.
          • Общественное обсуждение, 2012 г.
          • Общественное обсуждение 2011 г.
          • Общественное обсуждение 2010 г.
      • Отчеты
      • Публичные записи
    • Содействие справедливости в Калифорнии
    • Содействие интеграции и разнообразию
  • Кто мы есть
    • Совет попечителей
      • Состав
      • Встречи
      • Правила общественного обсуждения
      • Назначения в Верховный суд
      • Правление Целевой группы
    • Комитеты
      • Комиссия Голубой Ленты
      • Встречи
      • Калифорнийская рабочая группа по программе парапрофессионалов
      • Калифорнийский совет по юридической специализации
      • Комиссия фонда безопасности клиента
        • Состав комиссии Фонда безопасности клиентов
      • Рабочая группа по закрытию пробелов в правосудии
      • Комитет коллегии адвокатов
      • Комитет по профессиональной ответственности и поведению
      • Аккредитованные и зарегистрированные школы государственной коллегии адвокатов
        • Реестр аккредитованных и зарегистрированных школ Комитета государственной адвокатуры
      • Совет по доступу и справедливости
        • Состав
      • Оценка кандидатов в судьи
        • Задний план
        • Назначения
        • Состав
        • часто задаваемые вопросы
        • Демографические отчеты JNE
      • Совет юридической школы
        • Состав совета юридической школы
      • Комитет по надзору за Программой помощи юристам
        • Состав Комитета по надзору за LAP
      • Комиссия трастового фонда юридических услуг
    • Архивные комитеты
    • Штат сотрудников
  • Новости
    • Бюллетени
    • Отчеты
    • Мультимедиа
    • Календарь публичных встреч
    • Архив журнала адвокатов Калифорнии
  • Карьера
    • Как подать заявку
    • Карьера в Сан-Франциско
    • Карьера в Лос-Анджелесе
    • Льготы
    • Зарплата
  • Возможности для бизнеса
    • Предыдущие возможности
• Адвокаты
  • Положение об адвокате
    • О вашем профиле адвокатуры штата
      • Сборы и оплата
        • Биллинг агентства
        • Часто задаваемые вопросы о ежегодных сборах
        • Добровольные взносы
        • Платежи и сборы
      • Изменения статуса
      • Изменение адреса
      • Требования к отчетности
      • Сертификат статуса
      • часто задаваемые вопросы
    • Требования правила снятия отпечатков пальцев
      • Для прокуроров штата
      • Для прокуроров из других штатов
      • Для адвокатов за пределами страны
        • Запрос на продление крайнего срока за пределами страны
      • Практикующий специалист в нескольких юрисдикциях
      • часто задаваемые вопросы
      • График штрафов
      • Ограниченное размещение
      • Глоссарий
    • Программа помощи юристам
      • LAP Services
      • Консультации LAP
      • Ресурсы
      • часто задаваемые вопросы
    • Обязательный арбитражный сбор
      • Утвержденные программы
      • Формы и ресурсы
      • Консультации по арбитражу
    • Открытие и управление адвокатским бюро
      • Страховые программы
      • Товарищество с ограниченной ответственностью
        • часто задаваемые вопросы
        • Формы
        • Правила
      • Программа юридических корпораций
        • часто задаваемые вопросы
        • Формы
        • Правила
      • Отзыв юридической корпорации
    • Судьям
    • часто задаваемые вопросы
  • MCLE & CLE
    • Требования
      • Типы кредитов MCLE
      • Пропорциональное требование
      • Ведение записей MCLE
      • Исключения для поверенных
      • Утвержденные юрисдикции
      • Утверждение образования
        • Оценить кредит
        • Кредитный запрос MCLE
      • Новые приемные
      • Неактивный или неподходящий статус
      • Резиденты из других штатов
      • Модификация уважительной причины
      • часто задаваемые вопросы
    • Соблюдение
      • Кто должен сообщать о соответствии
      • Группы соответствия
      • часто задаваемые вопросы
    • Программа обучения новых адвокатов
    • Портал электронного обучения
    • Провайдеры MCLE
      • Поиск провайдера
      • Статус поставщика единой деятельности
      • Статус поставщика нескольких действий
      • Записи поставщика
      • Квалификационные мероприятия
      • ADA
    • CLE
      • CLE Календарь
      • Онлайн CLE
      • CLE самообучение
    • Правила
      • Кредиты MCLE для конкретных правил
    • часто задаваемые вопросы
  • Поведение и дисциплина
    • Положение о юристе
    • Самостоятельная отчетность FAQ
    • Государственный суд адвокатов
    • Учет доверия клиентов и IOLTA
      • Методические рекомендации
      • Справочник по доверительному учету клиентов
      • Ресурсы по доверительному учету клиентов
      • Обновить форму
      • Финансовые институты
        • Приемлемые учреждения
      • Процентные ставки
      • часто задаваемые вопросы
    • Правила
      • Правила государственной адвокатуры
        • Раздел 1 Общие положения
        • Раздел 2 Права и обязанности лицензиатов
        • Раздел 3 Программы и услуги
        • Раздел 4 Приемные и образовательные стандарты
        • Раздел 5 Дисциплина
        • Раздел 6 Управление
        • Название 7 Разное
        • Приложения
        • Новые и измененные правила
      • Правила профессионального поведения
        • Текущие правила
          • Глава 1.Отношения юрист-клиент
          • Глава 2. Советник
          • Глава 3. Адвокат
          • Глава 4. Сделки с лицами, не являющимися клиентами
          • Глава 5. Юридические фирмы и ассоциации
          • Глава 6. Государственная служба
          • Глава 7.Информация о юридических услугах
          • Глава 8. Сохранение честности в профессии
        • Предыдущие правила
      • Избранный юридический орган
        • Выдержки из Конституции
        • Закон об адвокатуре штата
        • Калифорнийский регламент суда
        • Устав
    • Этика
      • Горячая линия
      • Мнения
        • 2009-176 по настоящее время
        • С 1998-152 по 2008-175 годы
        • С 1992-126 по 1997-151 гг.
        • С 1988-96 по 1991-125 гг.
        • С 1984-76 по 1987-95 гг.
        • С 1979-48 по 1983-75 гг.
        • 1971-24 по 1977-47
        • 1965-1 по 1970-23
      • Профессиональная компетенция
      • Школы этики
        • Расписание занятий
        • Постановка на учет
      • Этика и технологические ресурсы
        • Мнения по этике в отношении технологий
        • Статьи по этике в области технологий
        • Онлайн-программы участия MCLE
        • Интернет-общение
        • Электронные файлы
        • Сайты юридических фирм
        • Социальные медиа
        • Интернет / электронная почта
        • Разное
      • Ресурсы для старших юристов
        • Правила
        • Мнения
        • Публикации
          • Гид по оздоровлению
        • Статьи
        • MCLE
        • Ссылки
        • Закрытие юридической практики
        • Свяжитесь с нами
        • Адвокат суррогатного материнства
      • Информация о претензиях ADA
      • Судебная этика
      • Вежливость и профессионализм адвоката
      • Публикации
        • Новости этики
        • Статьи о Hotliner
          • Архивы
        • Паб 250
        • Компендиум по индексу профессиональной ответственности
      • Комитеты
        • COPRAC
          • Образование
            • Симпозиум по этике
          • Запросы мнения
          • Правила
          • Состав
        • Редакция правил
          • Комиссия по правилам 2017
            • Резюме
            • Предлагаемые правила
            • Состав
          • Комиссия по правилам 2014
            • Сводка действий
            • Встречи
            • Состав
  • Этика
  • Юридическая специализация
    • О сертифицированной специализации
    • Стать сертифицированным специалистом
      • Информация об экзамене
        • Информация о подготовке к экзамену
        • Портативные компьютеры
        • Тестирование приспособлений
    • Текущие сертифицированные специалисты
    • Юридические специальности
    • Поиск специалиста
    • Требования MCLE для сертифицированных специалистов
    • Провайдеры образования
    • Управление
      • Совет по юридической специализации
        • Состав
    • Правила и стандарты
      • Реклама
    • часто задаваемые вопросы
  • Волонтер
    • Специальный мастер
      • часто задаваемые вопросы
      • Правила
      • Список
• Прием
  • Требования
    • Постановка на учет
    • Образование
      • Дошкольное образование
        • Образование, эквивалентное колледжу
      • Юридическое образование
        • Стационарный объект
        • Заочное или дистанционное обучение
        • Адвокатское бюро или Судейская палата
        • Иностранное образование
          • Степень иностранного права
    • Освобождение от социального обеспечения
    • Кандидаты в адвокаты
  • Экзамены
    • Даты и сроки
    • Экзамен в адвокатуру Калифорнии
      • Экзамен в адвокатуру в феврале 2021 г.
      • Октябрь 2020: часто задаваемые вопросы об экзаменах на адвоката
      • Объем экзаменов адвокатуры Калифорнии
      • Информация о результатах экзамена
        • Список пропусков на экзамены в адвокатуре
      • Прошедшие экзамены
      • Оценка
      • Масштабирование
      • Политика возврата сборов
      • Присяга адвоката
    • Экзамен для студентов-юристов-первокурсников
      • Бюллетень приема
      • Информация об экзамене за первый год
      • Ноутбуки для первого года экзамена
      • Информация о результатах экзамена
      • Оценка и объем экзамена первого года
    • Правила экзамена
    • Экзамен по профессиональной ответственности в разных штатах
    • Запрос условий тестирования
    • Администрация экзамена
      • Стать грейдером
      • Стать проктором
  • Моральный характер
    • Заявление о моральном характере
    • Применимое право
    • Процесс
    • Факторы и поведение
    • Дальнейшие исследования и неформальные конференции
    • Методические рекомендации
  • Специальные допуски
    • Программа для нескольких юрисдикций (MJP)
      • Требования и процесс программы MJP
      • Типы программ MJP
    • П

.