Как вести отдел кадров на предприятии: что входит в обязанности и как разграничить работу

Как вести отдел кадров на предприятии: что входит в обязанности и как разграничить работу

Прием на работу — Институт Профессионального Кадровика

Узнайте больше о документальном сопровождении трудоустройства и правилах, которые не должен нарушать ни один работодатель. Расскажем, как установить испытательный срок, можно ли принять в штат подростка и что делать с совместителями.

---

Порядок приема на работу: общие правила

Прием на работу — стандартная процедура, через которую проходит каждый штатный сотрудник любой организации. Общие правила приема на работу в России установлены кодексом законов о труде. Этой теме посвящена вся 11 глава ТК РФ.

Что нового появилось в трудовом законодательстве на этой неделе расскажет Валентина Митрофанова. Смотрите новый выпуск  «Кадрового обзора».

 

Вопрос	Где найти ответ
Возраст, с которого разрешен прием на работу по трудовому договору	ст.  63 ТК РФ
Гарантии сторон при заключении трудового договора	ст. 64 ТК РФ
Заключение трудового договора с бывшими муниципальными и государственными служащими	ст. 64.1 ТК РФ
Документы, предъявляемые при приеме на работу	ст. 65 ТК РФ
Оформление трудовой книжки	ст. 66 ТК РФ
Оформление трудового договора	ст. 67 ТК РФ
Фактический допуск к работе не уполномоченным на это лицом и последствия такого решения	ст. 67.1 ТК РФ
Оформление приема на работу	ст. 68 ТК РФ
Предварительный медицинский осмотр при приеме на работу	ст. 69 ТК РФ
Испытание при трудоустройстве	ст.  70 ТК РФ
Оценка результата испытания, установленного при трудоустройстве	ст. 71 ТК РФ

Стандартный алгоритм приема на работу: 5 этапов

Этап 1. Ознакомление с документами, предъявленными сотрудником
Статья 65 ТК РФ дает работодателю право запрашивать паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, аттестаты и дипломы о полученной профессиональной подготовке, трудовую книжку и СНИЛС (если работник трудоустраивается впервые, трудовая книжка и СНИЛС заводятся кадровиком при приеме на работу). Для военнообязанных к этому списку добавляются еще и документы воинского учета, а для претендентов на отдельные специфические должности — дополнительные справки, лицензии, разрешения и т.д. в соответствии с актуальным законодательством.

Этап 2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его работе
Речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, должностной инструкции, положении об оплате труда и других ЛНА на усмотрение работодателя. Сделать это нужно до, а не после заключения трудового договора. Убедитесь, что работник поставил подпись на каждом листе ознакомления, и выдайте ему распечатанный экземпляр должностной инструкции для хранения на рабочем месте.

Этап 3. Заключение трудового договора
Один экземпляр, заверенный подписями сторон, остается у работодателя, другой выдается на руки работнику. Если принимаете на работу бывшего государственного или муниципального служащего, оставившего службу менее двух лет назад, отправьте об этом письменное уведомление по последнему месту его занятости.

Этап 4. Оформление сопутствующих документов
Какие-то заполняются в обязательном порядке (например, приказ о приеме на работу или личная карточка), остальные — по ситуации. Учите, что закон обязывает государственные структуры оформлять ряд документов, необязательных для частных предприятий, например, личное дело или заявление о приеме на работу.

Этап 5. Проводится вводный и предварительный инструктаж по охране труда
Только после этого сотрудника можно допустить к выполнению должностных обязанностей.

Каждая компания вправе установить свой порядок оформления приема на работу, расширив этот список за счет дополнительных процедур и условий. Одни работодатели проводят анкетирование соискателей или проверку на полиграфе, другие — запрашивают подробную автобиографию. А для замещения некоторых должностей приходится проходить медосмотр или психиатрическое освидетельствование. Но законодательно установленный минимум действий приходится выполнять всем. Иначе процедура трудоустройства считается оформленной с ошибками, а работодателю грозит крупный штраф.

Оформление документов при приеме на работу

Заключить трудовой договор — всего лишь половина дела. Прежде чем допустить нового сотрудника к работе, следует внести его в учетные документы предприятия, завести личную карточку, заполнить трудовую книжку.

6 документов, которые оформляют при приеме на работу

Заявление на трудоустройство. Требуется не всегда, поскольку с позиции закона этот этап не считается обязательным и многие работодатели его игнорируют. Но если данная норма закреплена локальными актами и инструкциями компании, попросите соискателя написать заявление о приеме на работу. Документ составляется в свободной форме или по предложенному работодателем образцу.

Трудовой договор. Срочное или бессрочное соглашение между работником и работодателем, дающее официальный старт трудовым отношениям. Оформляйте каждый раз, когда принимаете новичка на работу (даже если она временная, сезонная или удаленная). Прежде чем заверить договор, убедитесь, что он содержит все обязательные условия и сведения о сторонах.

Внимание! Если забыли включить в трудовой договор одно или несколько обязательных условий, как можно скорее заключите с работником дополнительное соглашение и пропишите в нем недостающие пункты.

Приказ о приеме на работу. Обязательный документ, издается на основании трудового договора. Заполните бланк №Т-1 или разработанную работодателем форму. Убедитесь, что содержание приказа — наименование должности, размер зарплаты, характер работы, сведения о сотруднике — в точности соответствует условиям трудового договора, и передайте на подпись руководителю организации. Ознакомьте новичка с заверенным приказом под подпись в течение трех дней после фактического допуска к работе, а если нужно — выдайте копию на руки.

Трудовая книжка. Поступая на работу, соискатель приносит ее в отдел кадров, где она в дальнейшем заполняется и хранится. Внесите запись о трудоустройстве в течение недели после выхода приказа. Чтобы избежать ошибок, придерживайтесь инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Личная карточка. Заводится в обязательном порядке на каждого нового сотрудника и ведется вплоть до его увольнения. За основу возьмите унифицированный бланк №Т-2, содержащий 11 разделов, или локально утвержденный аналог. Заполняйте его не со слов работника, а только исходя из официальных документов:

• паспорта;
• трудовой книжки;
• приказа о приеме на работу;
• СНИЛС;
• военного билета; дипломов, аттестатов и т. д.

Учтите, что работник должен заверить сведения, внесенные в разделы I-III, личной подписью. Поэтому вести карточки исключительно в электронном виде невозможно. Но никто не запрещает дублировать данные, хранящиеся на бумажных носителях, в цифровом виде и распечатывать в случае необходимости.

Внимание! Правила приема на работу государственных служащих требуют, чтобы в дополнение к личной карточке на сотрудника заводилось личное дело. Коммерческие организации ведут личные дела в добровольном порядке — например, чтобы систематизировать данные о трудовой деятельности персонала.

Табель учета рабочего времени. Отражает количество фактически отработанного персоналом времени. Внесите данные новичка в табель (унифицированная форма №Т-12 или №Т-13). Не учитывайте только сотрудников, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей.

Порядок приема на работу несовершеннолетних

Совершеннолетие в России по закону наступает с 18 лет. Но право работать появляется гораздо раньше — с 14 лет, а в исключительных случаях, например, для участия в съемках фильма, и с младшего возраста. Если соискателю еще не исполнилось 18 лет, прием на работу оформляется по особым правилам, установленным статьей 63 ТК РФ.

Принимать на работу несовершеннолетних можно:

• с 16 лет — на общих основаниях, но только для выполнения работ, не способных причинить физический или психический вред, и с обязательным медосмотром;
• с 15 лет — с теми же ограничениями + при условии получения общего образования и только на легкий труд в свободное от учебы время;
• с 14 лет — с теми же ограничениями, что и с 15 лет, и при наличии письменного согласия одного из родителей (попечителей) и органов опеки и попечительства.

Детей младшего возраста и подростков до 14 лет могут привлекать к работе только отдельные организации: концертные, кинематографические, театральные, цирковые, спортивные (ст. 63, 348.8 ТК РФ). Поскольку у такого юного работника еще нет законного права подписывать трудовой договор самостоятельно, все документы за него оформляют родители или опекуны. Предварительно запрашивается согласие органов опеки, которые должны убедиться, что условия труда соответствуют норме, а порученная работа не нанесет ущерб нравственному и физическому здоровью ребенка.

Регламент приема на работу совместителей

Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).

У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.

В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.

Внимание! Нельзя принимать лиц до 18 лет на работу по совместительству, даже если речь идет о нескольких рабочих часах в неделю.

Оформление приема на работу с испытательным сроком

Бывает, что работник подходит по всем показателям — образование, опыт, личностные качества — но работодатель даже после нескольких собеседований не уверен, что новичок успешно справится с порученной работой. А если речь идет об ответственной должности, избавиться от сомнений вдвойне сложнее. К счастью, как раз для таких случаев Трудовым кодексом предусмотрена специальная опция — испытательный срок.

Чтобы назначить испытание при приеме на работу:

1. Убедитесь, что это не запрещено законом. Нельзя устанавливать испытательный срок беременным женщинам и матерям детей до 1,5 лет, подросткам до 18 лет, вчерашним студентам, впервые поступающим на работу по специальности, лицам, принятым по конкурсу, и некоторым другим категориям работников.
2. Определите продолжительность испытательного срока. На этот показатель влияет срок действия трудового договора и характер должности, занимаемой работником. Например, при приеме на работу по договору сроком действия от 2 до 6 месяцев продолжительность испытания не должна превышать 2 недель. Если договор бессрочный, испытание может длиться до трех месяцев, но для руководящих работников — директоров организаций и филиалов, их заместителей и главных бухгалтеров — максимальный срок увеличен до полугода.
3. Включите условие об испытании в трудовой договор. Сделать это нужно в момент составления документа: как только он будет подписан, установить испытательный срок задним числом или увеличить его продолжительность уже не получится. Если стороны заранее не обсудили и не включили в трудовой договор соответствующее условие, работник считается принятым на должность без испытания.

---

ВЫВОДЫ Документы. Прием работника на работу оформляется трудовым договором, приказом и другими документами.   Что должен сделать кадровик. Кадровик должен принять заявление на трудоустройство, если это предусмотрено внутренними нормами компании, ознакомить новичка с локальными нормативными актами и должностной инструкцией, заполнить его трудовую книжку и личную карточку.   Возможные проблемы. Процедура может усложняться, если сотрудник принадлежит к особой категории или принимается в штат на специальных условиях.   ➢ Если вы хотите научиться управлять кадровой службой и вырасти до руководителя, приходите на курс.

Кадровое делопроизводство дистанционно

Ведение кадрового делопроизводства всегда связано с интенсивным документооборотом. Необходимо оформлять документы по приему нового работника, предоставлению отпуска, направлению в командировки, увольнению, вести личные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у руководителя и работников и т.п.

Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и работников.

Проблема возникает, если:

1.      У компании несколько удаленных офисов или структурных подразделений, а специалист по кадровому делопроизводству находится только в головном офисе.

Если структурные подразделения находятся недалеко друг от друга, то документы можно передавать курьером, или специалист по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные офисы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории нашей немаленькой страны.

2.      Своей кадровой службы у компании нет, ведение кадрового делопроизводства передано на аутсорсинг в специализированную компанию.

При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно. Если аутсорсинговая фирма находится в том же городе, то можно также организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет слишком накладно отправлять курьера туда и обратно целыми днями. 

Какие решения по организации полноценного ведения кадрового делопроизводства и документооборота возможны для вышеозначенных ситуаций:

Решение 1

Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера). Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, а также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.

Если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со специалистом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой фирмы также может взаимодействовать секретарь.

Далее будут использоваться сокращенные наименования: секретарь – СК, специалист по кадровому делопроизводству – КД, трудовой договор – ТД.

Взаимодействие осуществляется по электронной почте, поэтому далее под словом «отправлять» имеется в виду отправка по электронной почте. СК и КД осуществляют взаимодействие по одной инструкции, которая может выглядеть следующим образом:

Оформление приема нового работника

·         При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (если есть), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).

·         СК получает от руководителя информацию о должности, на которую принимается работник, дате начала работы, об условиях оплаты труда, испытательном сроке, режиме и характере работы, сроке действия ТД.

·         СК сканирует полученные от работника документы и вместе с информацией руководителя отправляет КД.

·         КД на основании полученных данных оформляет приказ о приеме на работу, ТД, должностную инструкцию и личную карточку и отправляет их СК.

·         СК распечатывает ТД и должностную инструкцию в двух экземплярах, а приказ и личную карточку – по одному экземпляру, и прошивает все документы, кроме приказа.

·         СК знакомит нового работника с локальными нормативными актами компании под роспись в листе ознакомления до подписания ТД. Листы с подписью об ознакомлении СК сканирует и отправляет КД.

·         СК подписывает ТД, должностную инструкцию, приказ и личную карточку у руководителя и работника, затем ставит печать в двух экземплярах ТД и должностной инструкции. Подписанные документы СК сканирует и отправляет КД.

·         КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и отправляет СК.

·         На основании полученных образцов СК вносит запись в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек, сканирует и отправляет КД.

·         После этого один экземпляр ТД и должностной инструкции СК отдает работнику. Второй экземпляр ТД и должностной инструкции, личную карточку и копии документов, полученных от работника, СК подшивает в личное дело работника. Приказ о приеме на работу СК подшивает в папку с кадровыми документами.

·         Трудовые книжки и личные дела работников СК хранит в сейфе.

Оформление перевода работника на другую должность

·         СК получает от руководителя информацию о наименовании должности, дате начала работы по новой должности, режиме и характере работы, об условиях оплаты труда и отправляет КД.

·         КД на основании полученных данных оформляетобразец заявления, приказ о переводе, дополнительное соглашение к ТД, должностную инструкцию, и отправляет их СК.

·         Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: заявление и приказ – в одном экземпляре, дополнительное соглашение к ТД и должностную инструкцию – в двух экземплярах.

·         СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД и должностной инструкции и отправляет КД.

·         КД по полученным подписанным документам оформляет образцы записи в трудовую книжку и в личную карточку работника и отправляет СК.

·         СК на основании образцов вносит запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Работник расписывается личной карточке. Личную карточку с подписью работника и трудовую книжку, с внесенными записями, СК отправляет КД.

·         После этого по одному экземпляру доп. соглашения к ТД и должностной инструкции СК отдает работнику, 2-ые экземпляры СК подшивает в личное дело работника. Приказ о переводе СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление изменения должностного оклада работника

·         СК получает от руководителя информацию о размере оклада и дате, с которой он будет применяться, полученные данные СК отправляет КД.

·         КДна основании полученных данных оформляет приказ об изменении оклада и дополнительное соглашение к ТД и отправляет их СК.

·         Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: приказ – в одном экземпляре; дополнительное соглашение к ТД – в двух. Затем СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД с работником. Подписанные документы СК отправляет КД.

·         КДпо полученным подписанным документам оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК.

·         На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника. Работник расписывается в личной карточке. СК отправляет подписанную личную карточку КД.

·         После этого один экземпляр доп. соглашения к ТД СК отдает работнику. 2-й экземпляр доп. соглашения к ТД СК подшивает в личное дело работника. Приказ об изменении оклада СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление отпуска работника

·         Заявление работника на предоставление отпуска СК проверяет на правильность оформления и сверяет сроки с графиком отпусков. Если все верно, СК подписывает заявление у руководителя. Подписанное заявление СК отправляет КД.

·         На основании подписанного заявления КД готовит приказ о предоставлении отпуска работнику и отправляет СК для подписания у руководителя и работника. Подписанный приказ СК отправляет КД.

·         КД по полученному подписанному приказу оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК. На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника и отправляет КД.

Оформление командировки работника

·         СК получает от руководителя информацию о месте назначения (город, организация), цели, продолжительности командировки, дате выбытия и прибытия и отправляет данные КД.

·         КД по полученной информации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание и отправляет их СК.

·         СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о выбытии) и знакомит под роспись работника с приказом, после подписания отправляет их КД.

·         По прибытии из командировки работник составляет краткий отчет о выполнении задания и передает его вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием СК.

·         Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет СК отправляет КД.

·         КД оформляет образец заполнения командировочного удостоверения по прибытии из командировки и отправляет СК для подписания у руководителя.

·         СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о прибытии) и отправляет их КД.

·         Приказ о командировке, служебное задание СК подшивает в папку с кадровыми документами. Командировочное удостоверение подшивается к авансовому отчету.

Оформление увольнения работника по собственному желанию

·         Работник предоставляет СК заявление об увольнении. СК проверяет правильность оформления (должность, структурное подразделение, Ф.И.О., причина, дата увольнения, дата написания заявления, роспись Работника).

·         СК подписывает заявление об увольнении руководителя и отправляет КД, который готовит приказ об увольнении и отправляет СК.

·         СК подписывает приказ у руководителя, знакомит под роспись работника, и отправляет КД.

·         КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в личную карточку, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек и отправляет их СК.

·         СК на основании образцов вносит запись в личную карточку работника, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек. Работник расписывается во всех документах, после чего СК отправляет их КД. СК отдает работнику его трудовую книжку.

·         Приказ об увольнении СК подшивает в папку с кадровыми документами. Личную карточку работника СК подшивает в личное дело работника и помещает в раздел «Уволенные».

В таком же порядке, но с небольшими изменениями, организуется документооборот по прочим кадровым событиям: оформление поощрения работника (выплата премий, надбавок и т.д.), изменение паспортных и иных данных работника, ввод в действие локальных нормативных актов и ознакомление с ними работников под роспись и т.д.

В результате данного решения кадровые документы будут оформляться правильно и своевременно.

В головном офисе будут храниться копии всех кадровых документов удаленного подразделения, в удаленном подразделении будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника.

При работе с аутсорсинговой фирмой в офисе компании-клиента будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника, копии кадровых документов будут храниться в офисе аутсорсинговой компании.

Решение 2

Если КД готовит документы в программе по учету кадров и расчета заработной платы, можно организовать предоставление удаленного доступа СК к этой базе. В таком случае по мере готовности кадровых документов КД не будет отправлять готовые документы по электронной почте, он просто будет сообщать СК, а СК будет распечатывать документы из базы. Однако, такие действия возможны не для всех документов, а только для тех, которые возможно готовить в программе.

Решение 3

Если у компании имеются достаточные денежные средства и возможность привлечения программистов, можно организовать он-лайн систему электронного документооборота. Тогда можно будет видеть, в какой стадии находится документ: на рассмотрении, на подписи, подписан, подшит. В таких системах также имеется возможность хранить сканированные документы. У каждого пользователя такой системы имеются свои права доступа только к определенным действиям и видам документов.

Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 5

Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения

Без кадрового учета и делопроизводства не обходится сегодня ни одна организация: всем, кто нанимает персонал, необходимо вести учет приема, переводов, увольнений, документировать процедуры работы с кадрами, оформлять распорядительные документы по кадрам, регламентировать должностные обязанности, составлять отчетность, выдавать справки. Несмотря на общий перечень этих функций, их исполнение имеет свою специфику в каждой конкретной компании.

Как показывает практика, сегодня наблюдается большое разнообразие в том, как в современных компаниях организовано кадровое делопроизводство и учет кадров, насколько часто и каким образом их кадровики повышают свою профессиональную квалификацию, какие программные продукты используют кадровики в своей работе. В одних организациях для кадрового учета вполне достаточно возможностей типовых программ, других устраивает адаптированный вариант, а третьим требуется специальный программный продукт или комплексная система управления, разработанная только для учета персонала их компании. Почему, какими причинами обусловлены различия требований, и главное, в чем состоят эти различия, читатели могут узнать из интервью с Т. Смолиной, начальником Управления по развитию персонала ОАО «Штокман Девелопмент АГ», А. Софиенко, директором по персоналу ООО УК «Бизнес-Логистик», Ю. Зверевой, финансовым директором ООО «Мир деловой авиации», М. Супрун, начальником отдела кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом ООО УК «УРАЛХИМ», О. Шишкиной, начальником отдела кадров ЗАО «БОСС. Кадровые системы», Ю. Беловой, начальником отдела управления персоналом ООО «Современные электротехнологии», М. Федотовой, ассистентом по кадрам отдела кадрового делопроизводства ЗАО «Европлан», Л. Лавровой, директором по персоналу ООО «Хандверкер», Ю. Беляевой, инженером I категории управления внешних связей МГУП «Мосводоканал», Д. Игнатовым, менеджером по продажам ГК «Русбизнесавто». Всем респондентам были заданы следующие вопросы:

1. Кто в вашей компании ведет учет кадров и кадровое делопроизводство — должностное лицо, совмещающее эти функции с другими, специалист по кадровому учету, специализированное подразделение?

2. Какие документы, регламентирующие работу с персоналом, разработаны и действуют в компании?

3. Используется ли для кадрового учета и делопроизводства автоматизированная система, специальный программный продукт? В чем его достоинства? Интегрирована ли эта система в общую систему автоматизации управленческих функций?

4. Созданы ли у вас в компании условия для хранения документации по кадрам? Каково в целом отношение к проблеме сохранения документации по кадрам?

5. Как поддерживают свою профессиональную квалификацию специалисты по кадровому учету и делопроизводству вашей компании? Какие методы наиболее популярны, какова периодичность повышения квалификации?

6. Какие проблемы затрудняют работу в сфере кадрового учета и делопроизводства в вашей компании?

Предлагаем ознакомиться с их ответами.

Татьяна Смолина, начальник управления по развитию персонала ОАО «Штокман Девелопмент АГ»

1. Вопросами кадрового учета и делопроизводства в нашей компании занимается Управление кадровой политики, структурно подчиненное Департаменту по работе с персоналом, и лично начальник Управления (заместитель начальника Департамента) Роман Анатольевич Барсуков.

2. У нас подготовлены все необходимые документы, регулирующие вопросы трудового распорядка, должностные обязанности сотрудников, полномочия и ответственность руководителей подразделений, а также вопросы организации оплаты труда, охраны труда, ведения кадрового учета и делопроизводства.

3. Наша компания находится на этапе start-up, поэтому в настоящий момент мы только заключаем договор с разработчиком программного продукта по учету кадров и ведению кадрового делопроизводства. По результатам анализа предложений на рынке возможность максимальной гибкости в адаптации модулей программного продукта под задачи заказчика, адекватную ценовую политику на продукт и работы по его доработке нам предложила АС «БОСС-Кадровик». Архитектура данного продукта позволяет решать все поставленные перед кадровым делопроизводством задачи, а для ее адаптации к нашим потребностям нужны лишь незначительные поправки к модулю.

4. Архивные помещения для хранилища организованы. Основные документы кадрового делопроизводства доступны также в цифровом виде.

5. Для обеспечения высокой квалификации наших сотрудников мы используем все возможные альтернативы: краткосрочные программы, семинары и конференции. В настоящее время один сотрудник получают второе высшее образование, еще один проходит обучение по программе МВА. В рамках плана обучения персонала предусмотрено минимум 2 обучения в год. В I квартале 2009 г. 2 сотрудника прошли обучение по краткосрочным программам повышения квалификации

6. В целом серьезных проблем с ведением документации по кадрам мы не испытываем. Определенные трудности вызывает у нас регулирование трудовых отношений с иностранными гражданами и, соответственно, кадровое делопроизводство в этой сфере.

Алла Софиенко, директор по персоналу ООО Управляющая компания «Бизнес-Логистик»

1. У нас группа компаний во главе с УК «Бизнес Логистик». Вопросами кадрового делопроизводства занимается бухгалтер в каждой из компаний, входящих в группу. Он наделен для этого соответствующими функциями.

2. Из локальных нормативных актов по вопросам управления персоналом могу назвать положение о персональных данных, положение об оплате труда, электронный альбом унифицированных форм документов, должностные инструкции и положения о подразделениях. Пока находится в стадии разработки инструкция по кадровому делопроизводству и инструкция по охране труда в силу менее очевидной необходимости этих документов для обеспечения управления персоналом компаний, входящих в группу.

3. Для кадрового учета и делопроизводства специального программного продукта мы не используем.

4. У нас создан архив, он позволяет обеспечить хранение всех документов согласно действующим требованиям к срокам хранения. Ряд документов по кадрам мы стараемся сохранить и дольше, чем требует законодательство, на случай, если нашим сотрудникам потребуется подтверждение каких-либо сведений в связи с работой у нас.

5. Специалисты, которые ведут кадровое делопроизводство, периодически повышают свою квалификацию, используя для этого возможности получения консультаций в установленных программах «Главбух», «КонсультантПлюс» и у специалистов Управляющей компании. Также наши сотрудники примерно один раз в год обязательно посещают тематический семинар и/или конференцию. В режиме высокой загруженности бухгалтеров выручает подписка на профессиональные периодические издания, в которых многие актуальные вопросы раскрыты компетентно, полно и методически четко.

6. Более всего мешает проблема, суть которой можно описать кратко так: не всегда ответственное отношение директоров компаний группы к вопросам кадрового учета и делопроизводства. Остальные проблемы в этой области — производные от названной.

Юлия Зверева, финансовый директор ООО «Мир деловой авиации»

1. Отдел кадров в компании отсутствует в связи с небольшим штатом. Обязанности менеджера по персоналу возложены на финансового директора.

2. У нас в компании утверждены в соответствующем порядке все требуемые документы по вопросам регламентации работы с персоналом — разработан альбом унифицированных форм документов, есть положение по оплате труда, на базе типовых разработаны должностные инструкции на все должности, есть инструкция по ведению кадрового учета и делопроизводства и инструкция по охране труда. Также мы разработали положение о персональных данных, которое тоже применяется в целях обеспечения сохранности информации о сотрудниках компании.

3. Для автоматизации функций кадрового учета и делопроизводства я использую «1С:Зарплата и Кадры», версию 7.7. Программа содержит все необходимые опции по кадровому учету, предусматривает адаптацию к требованиям конкретной компании.

4. Могу сказать, что архив — и как подразделение, и как отдельное специализированное помещение — у нас отсутствует. Но необходимые условия для хранения документации по кадрам созданы. Мы сохраняем бумажные документы и ведем электронный архив.

5. Профессиональную квалификацию в сфере кадрового учета и делопроизводства я повышаю реже, чем мне хотелось бы, в силу высокой занятости по основной работе — управлению финансами компании. Конечно, когда появляется такая возможность, я посещаю специализированные семинары и профессиональные конференции. Слежу за обновлениями специальной литературы в этой области и прочитываю нужные для работы публикации в ежемесячных изданиях, часто используя сетевые версии журналов и сайты профессиональных сообществ.

6. Проблем по кадровому учету и делопроизводству обычно не возникает, все процедуры стандартные и достаточно хорошо проработаны.

Марина Супрун, начальник отдела кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом ООО Управляющая компания «УРАЛХИМ»

1. Кадровое делопроизводство в компании осуществляется отделом кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом.

2. Необходимые для обеспечения работы с персоналом регламентирующие документы в компании своевременно разработаны, утверждены в соответствующем порядке и успешно используются для организации работы подразделений и должностных лиц.

3. Специальный программный продукт для кадрового учета и делопроизводства у нас не используется, т.к. в настоящее время в компании создается ERP-система. После ее внедрения для целей кадрового учета и делопроизводства планируется использовать специальный кадровый модуль.

4. В «УРАЛХИМ» организован архив, кроме того, текущая документация хранится в специально оборудованных шкафах, ограничивающих доступ к документации посторонних лиц.

5. До 2009 г. специалисты по кадровому делопроизводству проходили повышение квалификации за счет компании. Специалисты отдела кадрового администрирования посещали курсы, семинары, проходили профессиональную переподготовку. Повышение квалификации проводилось от 1 раза в полгода до 4 раз в год. В настоящее время в связи с финансовым кризисом и сокращением операционных расходов компании повышение квалификации сотрудников за счет средств компании не осуществляется.

6. Наиболее часто возникают проблемы с юридическими нюансами оформления трудовых договоров с сотрудниками и дополнительных соглашений к ним.

Оксана Шишкина, начальник отдела кадров ЗАО «БОСС. Кадровые системы»

1. Вопросами организации, ведения и контроля кадрового учета и делопроизводства в нашей компании занимается начальник отдела кадров.

2. В нашей компании разработаны и применяются такие локальные нормативные акты, как положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка. Мы сформировали банк должностных инструкций, применяем положения о структурных подразделениях, в сфере кадрового делопроизводства работу регламентирует инструкция по ведению кадрового делопроизводства, в сфере охраны труда и техники безопасности — инструкция по охране труда.

3. В этом вопросе мы опровергаем известную поговорку о сапожнике без сапог, потому что применяем свой программный продукт «БОСС-Кадровик» (я использую в своей работе модуль «Управление кадровыми процессами»). Он позволяет полностью автоматизировать функции ведения кадрового делопроизводства, сформировать любые необходимые в работе кадровика отчеты.

4. В ЗАО «БОСС. Кадровые системы» созданы все необходимые условия для хранения документов по кадрам как бумажном, так и в электронном формате.

5. Конечно, необходимость в повышении квалификации по вопросам кадрового учета и делопроизводства есть всегда, и по мере возможности наши специалисты повышают квалификацию — в основном используя для этих целей специализированные курсы и семинары, знакомящие слушателей с изменениями законодательных требований в профильной области.

6. Не могу назвать каких-либо значимых проблем в сфере кадрового учета и делопроизводства, которые я не решила бы в текущем режиме. В основном проблемы у нас типичные — как не ошибиться в применении законодательных требований и точно соблюсти букву закона при оформлении кадровых документов — ведь это не только безопасность компании, но и забота о людях, работающих в ней сейчас и работавших раньше.

Юлия Белова, начальник отдела управления персоналом ООО «Современные электротехнологии»

1. В нашей компании кадровое делопроизводство ведет инспектор по кадрам.

2. Не перечисляя названий всех документов, могу сказать, что вся необходимая регламентирующая документация у нас разработана — и это способствует обеспечению порядка в трудовых отношениях, в документообороте и в выполнении своих задач каждым подразделением Общества.

3. Инспектор по кадрам ведет основные вопросы учета кадров с помощью программы «1С:Предприятие — Зарплата и Управление Персоналом», редакция 2.5. В целом ее возможностями мы довольны — программа представляет собой универсальную систему, объединяющую все вопросы управления персоналом в единое целое.

4. У нас отдельного подразделения с функциями архива нет. Но мы обеспечили условия для хранения документации, а также для ограничения доступа к ней посторонних лиц.

5. По мере необходимости, которая часто связана с изменениями и уточнениями в законодательстве, инспектор по кадрам повышает свою профессиональную квалификацию. Основной способ быть в курсе — это знакомиться с профессиональной периодикой, следить за новыми поступлениями специальной литературы в магазинах. Кроме того, очень выручают разнообразные краткосрочные курсы, проблемные семинары. Радует и то, что профессиональные порталы, сообщества посвящают вопросам кадрового делопроизводства интересные и полезные публикации, открывают форумы и дают возможность обмениваться накопленным опытом.

6. Пока проблем особых нет, в основном текущие вопросы правильной и своевременной интерпретации изменений в действующем трудовом и гражданском законодательстве. Наш инспектор по кадрам — опытный и квалифицированный сотрудник, поэтому вопросы ведения кадрового учета и делопроизводства специалист решает быстро и пока проблем нам не доставлял.

Марина Федотова, ассистент по кадрам отдела кадрового делопроизводства ЗАО «Европлан»

1. Для ведения кадрового делопроизводства в нашей компании организовано целое подразделение — отдел кадрового делопроизводства, где основную функциональную нагрузку по ведению кадрового учета и оформлению бумаг по кадровым вопросам несут менеджер по кадрам и ассистент по кадрам.

2. По мере развития компании и роста численности сотрудников мы столкнулись с необходимостью четкой регламентации технологий работы с персоналом и должностных требований к сотрудникам. Поэтому в настоящее время все регламентирующие документы в компании разработаны — и положение о порядке работы с персональными данными, и положение об оплате труда и материальном стимулировании, и должностные инструкции и др. необходимые организационные документы.

3. Для ведения кадрового учета и делопроизводства мы не используем специализированной автоматизированной системы, для решения наших кадровых задач вполне достаточно возможностей типовой версии программы «1С:Кадры». Программа имеет четкую структуру задач, алгоритмов, информационных массивов, что обеспечивает удобство в работе с данными по персоналу.

4. Для хранения кадровой документации организован архив.

5. Сотрудники отдела кадрового администрирования уделяют большое внимание своей квалификации, понимая, что за их, казалось бы, несколько рутинной, очень скрупулезной работой стоят интересы людей, работающих в компании, — их отпуска, выплаты, будущие пенсии, льготы и т.д. Примерно один раз в полгода мы посещаем практические семинары, чтобы быть в курсе изменений законодательства, чтобы узнать нюансы оформления кадровых бумаг в том или ином сложном случае и т.д.

6. Количество сотрудников отдела КД невелико, и тот, кто сам ведет кадровое делопроизводство, поймет меня — мы работаем с большим количеством скрупулезно обрабатываемой и точно представляемой информации. В режиме большой функциональной нагрузки перед нами часто возникает дилемма — срок подготовки документа или его содержание и качество: что важнее? А поскольку важно второе при четком соблюдении первого — текущая загруженность сотрудников отдела практически всегда высока.

Людмила Лаврова, директор по персоналу ООО «Хандверкер»

1. Вопросами ведения кадрового учета и делопроизводства в компании занимается инспектор по кадрам.

2. Основные локальные нормативные акты по работе с персоналом у нас приняты — есть положение об оплате труда, инструкция по охране труда, положение о персональных данных, конечно, есть должностные инструкции. Пока не возникает необходимости в применении инструкции по ведению кадрового учета и делопроизводства и альбома унифицированных форм документов по кадрам, т.к. все необходимые (типовые) формы предусмотрены в программе «1С», соответствующий модуль которой мы используем для кадрового учета и делопроизводства.

3. Как я уже сказала, для целей организации нашего кадрового документооборота мы используем программный продукт «1С:Зарплата и Кадры». Его основными функциями в целом довольны, особенно удобен в использовании модуль учета рабочего времени и ведение табеля учета.

4. Условия для хранения документации по кадрам у нас в компании созданы, есть архив электронных документов, документы на бумажных носителях сформированы в дела и хранятся надлежащим образом.

5. В сложной финансовой ситуации, в которой последнее время находятся многие компании, мы отказались от повышения квалификации, в том числе по должности инспектора по кадрам, затратными методами (курсы, тренинги, семинары, конференции) и восполняем недостаток информации, нацеливая работников на самообразование.

6. Специфика организации работы в компании такова, что мы связаны с частой сменой юридических лиц. В связи с этим нередко возникают различные нюансы оформления перевода сотрудников из одной компании в другую, их оформления из штата одного юридического лица в штат другого. Еще одной проблемной областью является оформление случаев дисциплинарных взысканий, что, к моему сожалению, является более частой необходимостью, чем хотелось бы.

Юлия Беляева, инженер I категории управления внешних связей МГУП «Мосводоканал»

1. В аппарате управления Московского государственного унитарного предприятия «Мосводоканал» и в его обособленных структурных подразделениях созданы специализированные отделы, входящие в состав Управления по работе с персоналом. Данные отделы (как правило, численностью 3 человека) ведут кадровое делопроизводство.

2. Все регламентирующие работу с кадрами предприятия документы у нас разработаны — и положения о структурных подразделениях, и положение об оплате труда и премировании, и должностные инструкции, и альбом унифицированных форм документов и т.д.

3. Для кадрового учета на предприятии используются программы «Галактика», «Оазис» и «Партнер». Конечно, автоматизация учетных функций — положительный момент в работе такой крупной организации, как наша. С другой стороны, программные продукты имеют разные опции, разные интерфейсы, разные функциональные возможности. И это не упрощает, а усложняет работу предприятия как единой структуры. Поэтому в настоящее время уже подготовлено распоряжение руководства МГУП перейти на единый программный продукт.

4. На нашем предприятии архив существует.

5. Вопросам повышения квалификации и профессионального развития персонала МГУП уделяет большое внимание. Так, например, поступающие на работу на предприятие молодые специалисты обязательно проходят стажировку — обучение действием. Сотрудники предприятия, уже работающие на нем более 1 года, имеют возможность получить второе профильное высшее образование. Сотрудники отделов кадрового делопроизводства повышают свою квалификацию в среднем 1 раз в год.

6. В сфере кадрового делопроизводства я могла бы назвать две проблемы, наличие которых создает определенные трудности в этой сфере. Первая из них состоит в том, что на предприятии, особенно в обособленных структурных подразделениях, наблюдается довольно высокий уровень текучести персонала. Это обусловливает рост объема документооборота, повышает уровень рутинности в работе специалистов по кадровому делопроизводству. А суть второй проблемы довольна типична для предприятий с разветвленной структурой — несогласованное разнообразие программных продуктов, используемых для одних и тех же целей кадрового учета в разных структурных подразделениях предприятия. К решению этой проблемы, как я уже отметила, мы подошли в настоящее время вплотную.

Дмитрий Игнатов, менеджер по продажам ГК «РУСБИЗНЕСАВТО»

1. Для выполнения функций по кадровому учету и делопроизводству в отделе кадров нашей компании предусмотрена должность инспектора по кадрам.

2. В современных условиях не уделять внимание документам первичного кадрового учета и локальным нормативным актам, регулирующим работу персонала, могут позволить себе компании, пришедшие на рынок ненадолго. Мы позиционируем себя как стабильную структуру, ориентированную в своей работе на длительную перспективу. Поэтому все нужные документы у нас разработаны. В стадии доработки находятся положения о структурных подразделениях, после принятия которых потребуется проверить тексты должностных инструкций, — чтобы обеспечить содержательное соответствие инструкций по отдельным должностям и положений о подразделениях, в структуру которых эти должности входят.

3. Для кадрового учета и делопроизводства наш инспектор по кадрам использует типовую версию программного продукта «1С:8». Нам удобно ведение кадрового (по юридическим лицам) и управленческого учета (по всей компании).

4. Архив организован.

5. Рост квалификации сотрудников отдела кадров, в т.ч. и инспектора по кадрам, в нашей компании обеспечивается не столько за счет внешних форм обучения, сколько за счет смены функционала, ротации имеющихся в отделе функций и введения новых направлений работы, укрупнения работы и/или расширения ее содержательности. Мы стараемся сформировать из сотрудников отдела команду, каждый член которой может в случае необходимости подменить другого (или помочь другому), т.к. знает его основные функции. Таким способом удается решить еще одну задачу — показать сотрудникам отдела, как важна и нужна работа каждого человека, каждый работник отдела знает, какие трудные задачи порой приходится решать другому, — и уважает его работу не меньше, чем свою. Меньшее значение мы придаем обучению с отрывом от работы, посещению семинаров и специализированных курсов. Такой способ применяем редко — только в случаях, когда решить проблему своими силами мы не можем.

6. Проблема у нас типичная для многих компаний — ведение учета в разных программах: бухгалтерского — в «1С:7», а кадрового — в «1С:8», что вызывает нестыковки и нарушает целостность документооборота. Есть и еще одна проблема, более специфическая, — несвоевременное предоставление информации для оформления приема сотрудников на работу.

Интервью подготовлены

М.Ловчевой

Зам. главного редактора журнала

«Кадровик. Кадровое делопроизводство»

Подписано в печать

12.04.2009

программа по делопроизводству

Отдел кадров: функции, структура, особенности работы

На чтение 10 мин. Просмотров 5.1k. Опубликовано 13.03.2020 Обновлено 12.10.2020

Когда мы слышим про отдел кадров, то представляем среди груды бумаг женщину средних лет, которая проводит собеседования, принимает людей на работу и увольняет. Это, конечно, одна из ключевых функций сотрудника отдела кадров, но не единственная. Из статьи вы узнаете все стороны работы в этом отделе.

Функции отдела кадров

Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом. 

Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит: 

Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей. 

Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха. 

Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.

В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку. 

Подбор персонала в отделе кадров

Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.

Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей. 

При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.

Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».

Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).

В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.

Структура отдела кадров

Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями. 

Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.

Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.

Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.

Подведем итог:

• на предприятиях численностью менее 100 человек достаточно одного специалиста в отдел кадров;
• где сотрудников от 100 до 500 нужно 3–4 кадровика;
• где более 500 человек – 7–10 кадровиков.

Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.

Документация в работе отдела кадров

Кадровик работает в двух направлениях – с людьми и бумагами. С людьми мы уже разобрались. Давайте теперь разберемся, с какими документами приходится работать. 

Первое – штатное расписание. Это документ, на основе которого определяется количество вакансий. Штатное расписание кадровик обязательно должен утвердить с руководством, а затем нанимать или увольнять сотрудников. 

Важно правильно составлять расписание. 

На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.

Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.

Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.

Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.

Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку. 

Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.

Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.

Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.

Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.

Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа. 

Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании. 

Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.

Планирование в отделе кадров

От планирования никуда не деться, в компании должно быть распланировано все: объем производства, маркетинг, ожидаемая прибыль и, конечно, штатный персонал. То есть необходимо знать, какие специалисты предприятию требуются сейчас, будут необходимы через определенное время, а какие уже не нужны.

Давайте вернемся к нашей знакомой Антонине Павловне. Ей нужно провести кадровое планирование для маркетингового отдела, за который она отвечает. 

Антонина Павловна начинает с того, какие сотрудники понадобятся. В планах организации – переход с продвижения по радио и газетам в интернет. У предприятия уже есть сайт, только нужно его продвигать. Для этого требуются копирайтеры, чтобы писать статьи для блога компании и рекламные тексты, SMM-специалисты, чтобы работать с соцсетями, веб-аналитики – для оптимизации сайта и его продвижения.

Затем необходимо прописать профессионально-квалификационные схемы должностей – требования к разным категориям работников. Например, сейчас работает маркетолог, который специализируется на анализе рынка сбыта, формировании ассортимента товара, построении системы продаж, есть маркетолог по рекламе. В будущем потребуется еще один сотрудник с образованием маркетолога, но который будет специализироваться на интернет-маркетинге. То есть нужно прописать для нынешних и будущих сотрудников образование, специализацию, навыки.

Далее Антонина Павловна видит, что маркетолог по рекламе не выгоден компании: он занимается продвижением товаров через радио и газеты, а так как теперь все переходит в интернет, в этом нет необходимости. Кадровому работнику нужно определить способ сокращения ненужного работника: когда и как это будет сделано. 

Антонине Павловне нужно еще раз просмотреть, кто чем занимается, после чего определить, эффективно ли используются кадры в соответствии с их потенциалом. Например, секретарь-делопроизводитель за несколько лет работы втянулась в эту сферу – даже поступила на заочный факультет маркетинга. Ей больше не интересно составлять отчеты, она делает это нехотя, постоянно задерживая их сдачу. Антонина Павловна видит, что молодая инициативная девушка принесет больше пользы на должности помощника маркетолога. 

Когда количественный и качественный состав персонала утвержден, пора подумать об их развитии. Тут Антонина Павловна составляет план повышения квалификации кадров. В конце кадрового планирования нужно просчитать расходы. 

Обратите внимание! Кадровое планирование – это не разовое действие. Хозяйственная деятельность организации находится в непрерывном движении, поэтому постоянным должно быть и планирование.

Нужно сказать, что хоть Антонина Павловна и ответственный сотрудник, который давно работает в компании и знает, что ей нужно, она не может самолично утверждать кадровое планирование. Все ее планы, расчеты должны утверждаться директором организации: именно за ним остается последнее слово.

Оформление, регистрация и хранение кадровых документов — правила

Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.

Обязательные кадровые документы в организации

С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.

Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).

Также в список кадровых документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать не предприятии, следует отнести инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

Все вышеуказанные кадровые документы для ООО, как и для любого другого предприятия, относятся к локальным нормативным актам, они проверяются инспекторами федеральной службы по труду и занятости в первую очередь.

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:

• Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
• Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести трудовую книжку, справку о трудоустройстве, трудовой договор, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.

Документация информационно-расчетного характера, официальная переписка

Ведение специалистами отдела кадров этой группы документов требуется для сбора персональной информации о работниках, а также для систематизации данных об их трудовой деятельности. К этим видам кадровых документов следует отнести личную карточку сотрудника, личное дело, а также штатное расписание и табель по учету рабочего времени.

С помощью деловой внутренней переписки все кадровые решения могут быть зафиксированы и задокументированы. К примеру, чтобы привлечь сотрудника за проступок к ответственности необходимо затребовать с него объяснительную записку. А чтобы поощрить трудящегося на предприятии, требуется составленное непосредственным руководителем представление на имя главы предприятия.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия.

Журналы регистрации кадровых документов

В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:

• локальных нормативно-правовых актов;
• трудовых договоров;
• составленных приказов об отпусках;
• приказов о командировках.

Также кадровое делопроизводство включает ведение журналов, систематизирующих данные о прохождении трудящимися медосмотров, учет больничных листов, сведения о выданных командировочных удостоверениях и др.

Также к этому виду кадровых документов следует отнести две книги учета трудовых книжек – в одной отражается их движение, а в другой их приход-расход.

Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.

Акт приема-передачи кадровых документов – образец

В некоторых случаях на предприятии требуется провести процедуру передачи кадровой документации. Это возникает при переводе на другую должность или увольнении кадрового специалиста, а также при реорганизационных мероприятиях на предприятии и т.д.

Aкт приема передачи кадровых документов образец

В первую очередь следует выяснить, существует ли на предприятии установленный порядок передачи и образец акта. При его отсутствии следует оформить данный акт произвольно с указанием наименования организации, членов комиссии, их должности, а также перечня передаваемых документов.

Скачать акт приема передачи кадровых документов

Процедура передачи включает в себя формирование комиссии, проверку правильности ведения документооборота (наличие обязательных документов, корректность их составления и хранения), формирование акта приема-передачи.

В комиссию включаются в обязательном порядке новый сотрудник, принимающий дела, и прежний – их передающий. Помимо этого, в качестве членов комиссии могут присутствовать: глава предприятия, специалисты отдела бухгалтерии, делопроизводитель, специалисты юридического отдела и др.

Должностная инструкция бухгалтера-кадровика: права и обязанности

Часто на предприятиях складывается ситуация, когда функции бухгалтера и менеджера по кадрам плотно пересекаются.

Нередко взаимоотношения между данными подразделениями зависят от общего числа работников и числа штатных единиц того или иного подразделения организации.

Причем разобраться, находится ли тот или иной вопрос в компетенции кадровика или бухгалтера, не всегда просто.

В тоже время искусственно разделять службу кадров и бухгалтерскую службу нецелесообразно.

Иногда это чревато утратой важной документации и наличием ошибок в отчетности.

В такой ситуации может помочь грамотно разработанная инструкция бухгалтера-кадровика, где предельно четко сформулированы обязанности данной штатной единицы.

В каких случаях назначается?

Штатная единица бухгалтера-кадровика вводится чаще всего на малых предприятиях с небольшой численностью персонала, где возможно эффективное совмещение функций в пределах одного структурного подразделения.

Какими навыками должен обладать?

Бухгалтер по кадрам обязан уверенно пользоваться программами 1С, «Зарплата и кадры», владеть навыками составления финансовой отчетности, начисления зарплаты, вести документооборот (авансовые отчеты, ведение инвентаризационных ведомостей, осуществлять бюджетный и внебюджетный учет).

Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками.

От бухгалтера по кадрам требуется умение оформлять трудовые книжки, вести их учет, оформлять договора материальной ответственности, вести регистрационные журналы, осуществлять персонифицированный учет. Он обязан знать основы взаимодействия с УФМС, службой занятости, ПФР.

Образец должностной инструкции бухгалтера с функциями кадровика.

Общие положения

На бухгалтера-кадровика возлагается совмещение функций по производству кадрового документооборота и учета зарплаты сотрудников с составлением отчетности. Эта должность предусматривает разработку документации в сфере учета и движения персонала, учета рабочего времени и расчета зарплаты.

Претендовать на замещение данной вакансии может специалист, имеющее высшее образование в области экономики и опыт трудовой деятельности по специальности от 3 лет. Назначать бухгалтера по кадрам и освобождать его от должности уполномочен только руководитель.

Бухгалтер по кадрам должен хорошо разбираться в законодательных актах, на основании которых регулируется осуществление бухгалтерского учета.

От него потребуется и знание трудового права. Он обязан быть компетентен быть в таких отраслях права, как гражданское, финансовое, налоговое право.

Должен разбираться в особенностях организационной структуры данного предприятия, знать штатное расписание, специфику хозяйственной деятельности. От бухгалтера по кадрам требуются глубокие знания в сфере документооборота, методиках экономического анализа труда и зарплаты, знание порядка налогообложения работников.

Права

Бухгалтер-кадровик имеет право:

1. На получение информации о готовящихся к внедрению проектных предложениях руководства, которые касаются осуществления его обязанностей.
2. Обращаться к руководству с инициативами по повышению эффективности своей деятельности.
3. Осуществлять запрос от отделов организации необходимой для работы информации и документов.
4. Обращаться к руководству с просьбой о содействии.
5. Ставить подпись на документации в пределах своих полномочий.

Обязанности

Следующие пункты относятся к обязанностям кадровика:

1. Составляет табель рабочего времени, осуществляет учет и анализ рабочего времени.
2. Производит оформление листов временной нетрудоспособности, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу.
3. Осуществляет расчет заработной платы.
4. Занимается регистрацией проводок.
5. Осуществляет социальных взносов с ФОТ.
6. Осуществляет отчисление средств в фонд материального стимулирования персонала.
7. Готовит периодическую отчетность по ЕСН.
8. Оформляет бухгалтерскую документацию перед ее передачей в архив.
9. Производит контроль расчетов с подотчетными лицами.
10. Осуществляет подготовку информации для сведения баланса.
11. Занимается ведением кадровой документации.
12. Производит прием сотрудников, их увольнение. Занимается оформлением отпусков, изменением окладов.
13. Осуществляет ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведет личные дела работников.
14. Занимается заключением трудовых договоров, договоров материальной ответственности.
15. Ведет регистрационные журналы, занимается архивированием.
16. Занимается выдачей справок и копий документов работникам организации.
17. Занимается статистикой по учету и движению персонала.

Ответственность

Бухгалтер по кадрам несет ответственность за:

1. Исполнение ненадлежащим образом, а также неисполнение своих функций.
2. За совершение противоправных действий при выполнении должностных функций.
3. За нанесение организации материального ущерба.
4. За ненадлежащее обеспечение соблюдения персоналом трудовой дисциплины.

Взаимодействие внутри фирмы

Бухгалтер-кадровик осуществляет внутрифирменное взаимодействие:

1. С руководителем предприятия либо другим лицом, временно исполняющим его обязанности:

• по вопросам получения приказов, указаний, распоряжений, имеющих отношение к его служебной деятельности;
• получения информации, необходимой для выполнения своих функций.

2. С Главным бухгалтером с целью:

• получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
• с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.

3. С работниками бухгалтерии с целью:

• получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
• предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.

4. С другими работниками организации с целью:

• получения документации, необходимой для реализации служебных функций бухгалтера по кадрам;
• предоставления исходящей из структурных подразделений организации корреспонденции.

Таким образом, бухгалтер-кадровик совмещает главным образом функции менеджера по кадрам и бухгалтера по заработной плате.

То есть в его обязанности входит контактировать с работниками по поводу решения текущих проблем, связанных с приемом на работу, уходом в отпуск, пенсионными отчислениями и т.п. В то же время на бухгалтера-кадровика возлагаются и функции, связанные с бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью в сфере труда и заработной платы.

В условиях малого предприятия это создает определенные удобства как руководству, так и самим работникам. Например, заработная плата – такая категория, которая в крупных организациях находится в ведении как бухгалтерских, так и кадровых структурных подразделений.

По ряду вопросов, связанных с зарплатой, работник вынужден обращаться вначале в бухгалтерию, а затем – в отдел кадров, так как между ними существует строгое распределение полномочий.

При наличии должности бухгалтера-кадровика необходимость в этом отпадает.

Можно привести и ряд других примеров, доказывающих целесообразность введения штатной единицы бухгалтера по кадрам на предприятиях малого бизнеса.

Планирование ресурсов предприятия (ERP) — значение, необходимость и преимущества

Существует несколько способов определения системы планирования ресурсов предприятия. Вот как это определено в словаре Американской системы управления запасами и производством (APICS):

«Планирование ресурсов предприятия: Информационная система, ориентированная на бухгалтерский учет для определения и планирования ресурсов предприятия для создания, отгрузки и учета заказов клиентов. ».

Опять же, в Интернет-энциклопедии он определяется как «Система планирования предприятия — это интегрированное компьютерное приложение, используемое для управления внутренними и внешними ресурсами, включая материальные активы, финансовые ресурсы, материальные и человеческие ресурсы».

По сути, ERP объединяет несколько традиционных функций управления в логически интегрированную систему и облегчает поток информации по этим функциям. Он предназначен для моделирования и автоматизации основных процессов в организации с использованием централизованной базы данных и устраняет необходимость в разрозненных системах, поддерживаемых различными подразделениями организации.

На рисунке ниже показано, как информация интегрируется в типичную организацию, использующую систему ERP.

Таким образом, система

ERP является зеркальным отражением основных бизнес-процессов организации.

Потребность в планировании ресурсов предприятия — Почему ERP?

Отдельные системы поддерживались в течение 1960/70 для традиционных бизнес-функций, таких как продажи и маркетинг, финансы, человеческие ресурсы, производство и управление цепочками поставок. Эти системы часто были несовместимы, размещались в разных базах данных и требовали пакетных обновлений. Было сложно управлять бизнес-процессами в рамках бизнес-функций, например закупки для оплаты и продажи в кассу. Система ERP выросла, чтобы заменить островки информации за счет интеграции этих традиционных бизнес-функций.

Успешное внедрение системы ERP будет иметь множество преимуществ, как указано ниже:

• Бизнес-интеграция и повышение точности данных: ERP-система состоит из различных модулей / подмодулей, где модуль представляет собой конкретный бизнес-компонент. Если данные вводятся в одном модуле, таком как получение, он автоматически обновляет другие связанные модули, такие как кредиторская задолженность и запасы. Это обновление происходит в режиме реального времени, то есть в момент совершения транзакции.Поскольку данные необходимо вводить только один раз в источнике транзакции, необходимость в многократном вводе одних и тех же данных устраняется. Таким образом, вероятность дублирования / ошибочных данных сводится к минимуму. Централизованная структура базы данных также обеспечивает лучшее администрирование и безопасность, что сводит к минимуму потерю конфиденциальных данных.
• Планирование и MIS: Различные инструменты поддержки принятия решений, такие как механизмы планирования и функции моделирования, составляют неотъемлемую часть системы ERP, которая помогает в правильном использовании ресурсов, таких как материалы, человеческие ресурсы и инструменты.Планирование на основе ограничений помогает в составлении соответствующих производственных графиков, улучшая тем самым работу установок и оборудования. Как часть MIS, ERP-система содержит множество встроенных стандартных отчетов, а также средство составления отчетов, которое создает специальные отчеты по мере необходимости.
• Повышение эффективности и производительности: В дополнение к улучшенному планированию, система ERP значительно повышает эффективность повседневных и рутинных операций, таких как выполнение заказов, своевременная отгрузка, производительность поставщика, управление качеством, сверка счетов , реализация продаж и управление денежными средствами.Время цикла сокращается для последовательностей продаж в наличные и закупок для оплаты.
• Внедрение стандартизированных процедур: Система ERP основана на процессах передовой международной практики, которые внедряются организациями в процессе внедрения. Разрозненные отделы очищены, и индивидуальные практики покончены. Благодаря доступному руководству обзору сверху вниз вероятность кражи, мошенничества и устаревания сводится к минимуму.
• Гибкость и технология: В связи с глобализацией среды, когда производственные подразделения, распределительные центры и корпоративные офисы находятся в разных странах, организациям необходимы комплексные мультивалютные, многоязычные и мульти-учетные режимы.Эти положения доступны в большинстве систем ERP, особенно в продуктах, предлагаемых поставщиками уровня 1 и уровня 2. Поставщики ERP также быстро внедряют новейшие технологии, от мэйнфреймов до клиентских серверов и Интернета. В отличие от заказной системы, обновление до новейшей технологии для работающей системы ERP несложно, в основном с использованием пакетов обновления и исправлений.

Заключение

Хотя ERP дает много преимуществ; его реализация — стратегическое решение, требующее значительных ресурсов (как финансовых, так и человеческих), надлежащей оценки и реинжиниринга бизнес-процессов.Должна быть приверженность на всех уровнях. Неудачная реализация может привести к банкротству организации.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 .Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Обучение и развитие — ключевая функция управления персоналом

Обучение и развитие — одна из ключевых функций отдела кадров . Большинство организаций рассматривают обучение и развитие как неотъемлемую часть деятельности по развитию человеческих ресурсов.На рубеже веков организации по всему миру стали уделять больше внимания тому же самому. Многие организации ввели обязательные учебные часы в год для сотрудников, учитывая тот факт, что технологии очень быстро сокращают нагрузку на сотрудников.

Так что же тогда такое обучение и развитие? Неужели это так важно для выживания организации, или они могут выжить без первого? Обучение и развитие — это одно и то же или они разные? Обучение можно описать как усилие, направленное на улучшение или развитие дополнительных компетенций или навыков у сотрудника на той должности, которую он в настоящее время выполняет, с целью повышения производительности или производительности.

Техническое обучение предполагает изменение отношения, навыков или знаний человека с последующим улучшением поведения. Чтобы обучение было эффективным, это должно быть запланированное мероприятие, проводимое после тщательного анализа потребностей и нацеленное на определенные компетенции, что наиболее важно, чтобы оно проводилось в атмосфере обучения.

При разработке программы обучения следует иметь в виду, что необходимо учитывать как индивидуальные цели, так и цели организации. Хотя может быть не совсем возможно гарантировать синхронизацию, но компетенции выбираются таким образом, чтобы создать беспроигрышный вариант для сотрудника и организации.

Обычно организации подготавливают свои учебные календари в начале финансового года, в которых определяются потребности в обучении сотрудников. Такое выявление потребности, называемое «анализом потребности в обучении», является частью процесса служебной аттестации. После анализа потребностей принимается решение о количестве учебных часов, а также о тренинге, и они стратегически распределяются на следующий год.

Развитие

Длительное обучение путают с развитием, оба они в некоторых отношениях разные, но составляют одну и ту же систему.Развитие подразумевает возможности, созданные, чтобы помочь сотрудникам расти. Это больше долгосрочный или футуристический характер, в отличие от обучения, которое сосредоточено на текущей работе. Он также не ограничивается возможностями трудоустройства в текущей организации, но может также сосредоточиться на других аспектах развития.

В Goodyear, например, ожидается, что сотрудники в обязательном порядке будут посещать программу обучения навыкам презентации, однако они также могут выбрать курс «Перспективы лидерства через литературу».В то время как программа навыков презентации помогает им в работе, программа на основе литературы может помочь им напрямую, а может и не помочь.

Точно так же многие организации предпочитают определенных сотрудников для программ развития их для будущих должностей. Это делается на основе существующего отношения, навыков и умений, знаний и результатов работы сотрудника. Большинство программ лидерства, как правило, имеют такую ​​природу с видением создания и воспитания лидеров завтрашнего дня.

Таким образом, основное различие между обучением и развитием состоит в том, что в то время как обучение часто фокусируется на текущих потребностях сотрудников или пробелах в компетенциях, развитие касается самой подготовки людей к будущим заданиям и обязанностям.

Благодаря технологиям, создающим больше квалифицированных рабочих, и замене промышленных рабочих специалистами, обучение и развитие находятся в центре внимания HRD. Теперь на отдел человеческого развития возложена ответственность за активное лидерство в реагировании на потребности в обучении и бизнесе.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

SAP HR Enterprise Structure Учебник

Добро пожаловать в учебное пособие по корпоративной структуре SAP HR.Структура предприятия в области управления персоналом определяется организационными единицами внутри компании, поскольку они связаны с персоналом. В этом руководстве мы обсудим компоненты конструкции и способы их настройки. Это руководство является частью нашего бесплатного учебного курса по SAP HR.

Компоненты структуры предприятия SAP HR

Основными составляющими корпоративной структуры SAP HR являются:

• Клиент
• Код компании
• Персонал
• Подрайон персонала
• МВЗ
• Юридическое лицо
• Деловой район

Мы определим и подробно обсудим каждый из них в следующих разделах.

Клиент

Клиент — это организационная единица с полностью изолированным набором данных для компании. Он состоит из 3-значного буквенно-цифрового кода и определяется пользователем при входе в SAP. Например, клиент 800 отображается на экране входа в систему SAP ниже: Экран входа в SAP

Балансовая единица

Балансовая единица представляет собой юридическое лицо организации. Он имеет собственную учетную единицу и в основном используется в модуле финансового учета.Он используется в модуле HR, чтобы определить, к какому подразделению относятся сотрудники. Балансовая единица состоит из 4-значного буквенно-цифрового кода.

Персонал

Сфера персонала — это подразделение балансовой единицы, которое может представлять конкретную организацию или географическое положение внутри компании. Каждой области персонала присваивается балансовая единица. Подобно балансовой единице, это 4-значный буквенно-цифровой код.

Подрайон персонала

Подраздел персонала — это дополнительное подразделение, которое присваивается непосредственно области персонала.Он служит дополнительной группировкой сотрудников.

Дизайн этих первых трех элементов корпоративной структуры SAP HR полностью зависит от организационных элементов компании. В приведенном ниже примере показан один из способов организации структуры своего предприятия. В качестве альтернативы, если компания существует только в одной стране, она может выбрать подразделения для персонала, которые представляют города, и подразделения для персонала, которые представляют отделы внутри организации.

Пример структуры предприятия

МВЗ

МВЗ — это контролирующий элемент основных данных.Он представляет собой отдел или подразделение компании, которое увеличивает затраты, но не увеличивает прибыль напрямую. Создайте МВЗ с помощью кода транзакции KS01 .

Юридическое лицо

Юридическое лицо — это группа или организация, признанная законом и различающая компоненты компании с юридической точки зрения.

Бизнес-зона

Сфера деятельности относится к отдельной сфере деятельности в компании и может использоваться во всех балансовых единицах.

Чтобы просмотреть корпоративную структуру SAP HR основной записи сотрудника, введите транзакцию просмотра основных данных HR.

Путь по меню	Человеческие ресурсы -> Управление персоналом -> Администрирование -> Основные данные персонала -> PA20 — Показать
Код транзакции	PA20 — Просмотр основных данных персонала

На первом экране кода транзакции PA20 выполните следующие действия:

1. Укажите образец табельного номера
2. Выберите инфо-тип Организационное присвоение (зеленый флажок означает, что в инфо-типе есть существующая запись)
3. Щелкните на подробном представлении (значок очков), чтобы просмотреть запись инфо-типа

Просмотр экрана основных данных персонала

Подробные сведения о структуре предприятия сгруппированы на этом экране, как показано ниже: Сведения о структуре предприятия SAP HR

Конфигурация структуры предприятия SAP HR

В этом разделе мы проведем вас через шаги по настройке каждого из элементов структуры предприятия, упомянутых выше, за исключением клиента и центра затрат.Поскольку клиент — это, по сути, уникальный экземпляр SAP, он должен быть настроен администратором BASIS как часть установки SAP. МВЗ — это элементы основных данных, которые может настраивать контролер затрат организации.

Создать балансовую единицу

Создание новой балансовой единицы в SAP выполняется по указанному ниже пути настройки в коде транзакции SPRO :

Структура предприятия — Определение — Финансовый учет — Редактировать, копировать, удалить, проверить балансовую единицу — Редактировать данные балансовой единицы

Чтобы создать новую балансовую единицу, нажмите кнопку Новые записи .Введите следующую информацию:

1. Номер балансовой единицы (4-значный буквенно-цифровой ключ)
2. Название компании (название юридического лица не более 25 символов)
3. Город
4. Страна
5. Валюта
6. Язык

Создание сведений о балансовой единице

Затем щелкните значок конверта, выделенный черным цветом выше, и введите дополнительные сведения об адресе, как показано ниже: Создание адресной информации балансовой единицы

Создание раздела персонала

Создание новой области персонала в SAP выполняется по указанному ниже пути настройки в коде транзакции SPRO :

Структура предприятия — Определение — Управление человеческими ресурсами — Сферы персонала — Сферы персонала

Чтобы создать новую запись, нажмите кнопку New Entries .Введите следующую информацию:

1. Номер рабочего места (4-значный буквенно-цифровой код)
2. Текст области персонала (описание области персонала)
3. Номер дома / улица
4. Почтовый ящик (если есть)
5. Почтовый индекс
6. Город
7. Ключ страны
8. Регион (если применимо)
9. Код страны (если применимо)
10. Код города (если есть)

Создание сведений о персонале

Затем щелкните значок конверта, выделенный черным цветом выше, и введите дополнительные контактные данные при необходимости.Доступные поля показаны ниже: Создание подробного адреса области персонала

Присвоение области персонала балансовой единице

Теперь, когда у вас есть балансовая единица и область персонала, необходимо присвоить область персонала балансовой единице. Одной балансовой единице может быть присвоено много областей персонала, но нельзя назначать область персонала более чем одной балансовой единице.

Это присвоение выполняется через путь настройки ниже в коде транзакции SPRO :

Структура предприятия — Назначение — Управление персоналом — Назначение области персонала балансовой единице

Когда создается новая область персонала, она автоматически создается в виде строки в этой таблице.Найдите раздел персонала, который вы хотите связать, и введите следующие данные:

1. Балансовая единица, с которой должна быть связана область персонала
2. Группировка стран, чтобы указать, в какой стране будет использоваться помещение для персонала в

Присвойте подразделение персонала балансовой единице

Создайте подраздел персонала

Подзона персонала создается непосредственно под областью персонала. Таким образом, зона для персонала должна существовать до настройки подобласти.

Создание новой подобласти персонала в SAP выполняется по указанному ниже пути настройки в коде транзакции SPRO :

Структура предприятия — Определение — Управление персоналом — Подрайоны персонала — Создание подрайонов персонала

Выберите область персонала, в которой вы хотите создать новые подобласти.Чтобы создать новую запись, нажмите кнопку New Entries . Введите следующую информацию:

1. Код подрайона персонала (4-значный буквенно-цифровой код)
2. Текст подзоны персонала (описание подзоны из 15 знаков)

Создание подобласти персонала

Вы можете создать несколько подобластей в любой конкретной области персонала. Например, в области персонала 1300 выше есть 4 подобласти.

Назначение юридического лица в кадровый подрайон

Значение по умолчанию для юридического лица зависит от комбинации раздела персонала / подобласти.

Присвоение юридического лица по умолчанию подразделению персонала в SAP выполняется с помощью пути настройки ниже в коде транзакции SPRO :

Расчет заработной платы — Расчет заработной платы: Германия — Основные настройки — Определение присвоения юридического лица в области персонала

Все соответствующие комбинации области персонала / подобласти персонала отображаются в виде отдельных строк в этой таблице. Найдите комбинацию, которой вы хотите назначить юридическое лицо по умолчанию, и введите следующую информацию:

1. Код юридического лица, который должен быть автоматически связан во всех кадровых записях для этого подразделения персонала (4-значный буквенно-цифровой код)

Назначьте юридический персонал в подразделение персонала

В качестве примера выделенная выше комбинация раздела персонала / подобласти (3000/0001) назначается следующей записи персонала.Таким образом, назначенное юридическое лицо (0001) не выполняет своих обязательств: Показать настроенную структуру предприятия

Настроить бизнес-сферу

Подзона персонала создается непосредственно под областью персонала. Таким образом, зона для персонала должна существовать до настройки подобласти.

Создание новой бизнес-сферы в SAP выполняется с помощью пути настройки ниже в коде транзакции SPRO :

Структура предприятия — Определение — Финансовый учет — Определение бизнес-сферы

Чтобы создать новую запись, нажмите кнопку New Entries .Введите следующую информацию:

1. Номер бизнес-направления (4-значный буквенно-цифровой код)
2. Описание направления деятельности (до 30 знаков)

Создать бизнес-сферу

—

Понравился ли вам этот урок? Есть вопросы или комментарии? Мы хотели бы услышать ваши отзывы в разделе комментариев ниже. Это будет для нас большим подспорьем, и, надеюсь, мы сможем помочь вам в улучшении наших бесплатных руководств по SAP HR.

Общие сведения о ролях администратора для предприятия в Azure

• 23.09.2020
• Читать 8 минут

В этой статье

Чтобы помочь управлять использованием и расходами вашей организации, клиенты Azure с соглашением Enterprise (EA) могут назначить пять различных административных ролей:

• Администратор предприятия
• Enterprise Administrator (только чтение) ¹
• Заведующий отделом
• Администратор отдела (только чтение)
• Владелец счета ²

¹ Контактное лицо по выставлению счетов по контракту EA будет выполнять эту роль.

² Контактное лицо для выставления счетов не может быть добавлено или изменено на портале Azure EA Portal и будет добавлено в регистрацию EA в зависимости от пользователя, который настроен как контактное лицо для выставления счетов на уровне соглашения. Чтобы изменить контактное лицо для выставления счетов, необходимо отправить запрос через партнера / консультанта по программному обеспечению в Региональный операционный центр (ROC).

Первый администратор регистрации, который настраивается во время подготовки регистрации, определяет тип аутентификации учетной записи получателя счета.Когда контактное лицо для выставления счетов добавляется на портал EA в качестве администратора, доступного только для чтения, ему предоставляется аутентификация учетной записи Microsoft.

Например, если исходный тип аутентификации установлен на Смешанный, EA будет добавлен как учетная запись Microsoft, а контактное лицо, которому выставлен счет, будет иметь права администратора EA только для чтения. Если администратор EA не одобряет авторизацию учетной записи Microsoft для существующего контактного лица для выставления счетов, администратор EA может удалить соответствующего пользователя и попросить клиента снова добавить пользователя в качестве администратора с доступом только для чтения с рабочей или учебной учетной записью. устанавливается на уровне регистрации на портале EA.

Эти роли относятся к управлению корпоративными соглашениями Azure и дополняют встроенные роли, которые Azure имеет для управления доступом к ресурсам. Дополнительные сведения см. В разделе Встроенные роли Azure.

Иерархия корпоративного портала Azure

Иерархия корпоративного портала Azure состоит из:

• Корпоративный портал Azure — онлайн-портал управления, который помогает управлять расходами на службы Azure EA. Вы можете:

  • Создайте иерархию Azure EA с отделами, учетными записями и подписками.
  • Согласуйте стоимость потребляемых услуг, загрузите отчеты об использовании и просмотрите прайс-листы.
  • Создайте ключи API для регистрации.

• Отделы помогают сегментировать затраты на логические группы. Отделы позволяют вам устанавливать бюджет или квоту на уровне отдела.

• Учетные записи — это организационные единицы на корпоративном портале Azure. Вы можете использовать учетные записи для управления подписками и доступа к отчетам.

• Подписки — это самая маленькая единица на корпоративном портале Azure. Это контейнеры для служб Azure, которыми управляет администратор службы.

На следующей схеме показаны простые иерархии Azure EA.

Корпоративные роли пользователей

Следующие административные роли пользователей являются частью вашей корпоративной регистрации:

• Администратор предприятия
• Администратор отдела
• Владелец счета
• Администратор службы
• Контактное лицо для извещения

Роли работают на двух разных порталах для выполнения задач.Вы используете корпоративный портал Azure для управления выставлением счетов и затратами, а портал Azure — для управления службами Azure.

Роли пользователей связаны с учетной записью пользователя. Чтобы проверить подлинность пользователя, каждый пользователь должен иметь действующую рабочую, учебную или учетную запись Microsoft. Убедитесь, что каждая учетная запись связана с адресом электронной почты, который активно отслеживается. Уведомления об аккаунте отправляются на адрес электронной почты.

При настройке пользователей вы можете назначить несколько учетных записей для роли администратора предприятия.Однако только одна учетная запись может выполнять роль владельца учетной записи. Кроме того, вы можете назначить роли администратора предприятия и владельца учетной записи для одной учетной записи.

Администратор предприятия

Пользователи с этой ролью имеют высший уровень доступа. Они могут:

• Управление счетами и владельцами счетов.
• Управлять другими администраторами предприятия.
• Управлять администраторами отдела.
• Управление контактами для уведомлений.
• Просмотр использования по всем учетным записям.
• Просмотр невыплаченных платежей по всем счетам.

У вас может быть несколько администраторов предприятия при регистрации предприятия. Вы можете предоставить администраторам предприятия доступ только для чтения. Все они наследуют роль администратора отдела.

Администратор отдела

Пользователи с этой ролью могут:

• Создание отделов и управление ими.
• Создать новых владельцев учетной записи.
• Просмотр сведений об использовании для отделов, которыми они управляют.
• Посмотреть расходы, если у них есть необходимые разрешения.

У вас может быть несколько администраторов отдела для каждой регистрации предприятия.

Вы можете предоставить администраторам отдела доступ только для чтения при редактировании или создании нового администратора отдела. Установите параметр только для чтения на Да .

Владелец счета

Пользователи с этой ролью могут:

• Создание подписок и управление ими.
• Управляйте администраторами служб.
• Просмотр использования подписок.

Для каждой учетной записи требуется уникальная рабочая, учебная или учетная запись Microsoft. Дополнительные сведения об административных ролях корпоративного портала Azure см. В разделе Общие сведения об административных ролях соглашения Azure Enterprise в Azure.

Администратор службы

Роль администратора службы имеет разрешения на управление службами на портале Azure и назначение пользователям роли соадминистратора.

Контактное лицо для извещения

Контакт для уведомлений получает уведомления об использовании, связанные с регистрацией.

В следующих разделах описаны ограничения и возможности каждой роли.

Лимит пользователей для ролей администратора

Роль	Лимит пользователя
Администратор предприятия	Безлимит
Enterprise Administrator (только чтение)	Безлимит
Заведующий отделом	Безлимит
Заведующий отделом (только чтение)	Безлимит
Владелец счета	1 на аккаунт 3

³ Для каждой учетной записи требуется уникальная учетная запись Microsoft, рабочая или учебная учетная запись.

Структура организации и разрешения по ролям

Задачи	Администратор предприятия	Enterprise Administrator (только чтение)	Заведующий отделом	Администратор отдела (только чтение)	Владелец счета	Партнер
Просмотр администраторов предприятия	✔	✔	✘	✘	✘	✔
Добавить или удалить администраторов предприятия	✔	✘	✘	✘	✘	✘
Просмотр контактов для уведомлений 4	✔	✔	✘	✘	✘	✔
Добавить или удалить контакты для уведомлений 4	✔	✘	✘	✘	✘	✘
Создание отделов и управление ими	✔	✘	✘	✘	✘	✘
Посмотреть администраторов отделов	✔	✔	✔	✔	✘	✔
Добавить или удалить администраторов отдела	✔	✘	✔	✘	✘	✘
Просмотреть учетные записи при регистрации	✔	✔	✔ 5	✔ 5	✘	✔
Добавьте учетные записи в регистрацию и измените владельца учетной записи	✔	✘	✔ 5	✘	✘	✘
Создание и управление подписками и разрешениями подписки	✘	✘	✘	✘	✔	✘

• ⁴ Контактным лицам для уведомлений отправляются сообщения электронной почты о соглашении Azure Enterprise.
• ⁵ Задача ограничена счетами в вашем отделе.

Добавить нового администратора предприятия

Администраторы

Enterprise имеют наибольшее количество привилегий при управлении регистрацией в Azure EA. Первоначальный администратор Azure EA был создан при настройке соглашения EA. Однако вы можете добавить или удалить новых администраторов в любое время. Новые администраторы добавляются только существующими администраторами. Дополнительные сведения о добавлении дополнительных администраторов предприятия см. В разделе Создание другого администратора предприятия.Дополнительные сведения о ролях и задачах профиля выставления счетов см. В разделе Роли и задачи профиля выставления счетов.

Обновить состояние владельца учетной записи с ожидающего до активного

Когда новые владельцы учетных записей (AO) добавляются к регистрации в Azure EA впервые, их статус отображается как в ожидании . Когда новый владелец учетной записи получит приветственное письмо для активации, он сможет войти в систему, чтобы активировать свою учетную запись. Как только они активируют свою учетную запись, статус учетной записи обновляется с ожидающих до активных .Владелец учетной записи должен прочитать сообщение «Предупреждение» и выбрать Продолжить . Новым пользователям может быть предложено ввести свое имя и фамилию для создания учетной записи Commerce. Если это так, они должны добавить необходимую информацию, чтобы продолжить, а затем учетная запись будет активирована.

Добавить отдел Администратор

После того, как администратор Azure EA создаст отдел, администратор Azure Enterprise может добавить администраторов отдела и связать каждого из них с отделом. Администратор отдела может создавать новые учетные записи.Для создания подписок Azure EA необходимы новые учетные записи.

Дополнительные сведения о добавлении администратора отдела см. В разделе Создание администратора отдела Azure EA.

Использование и стоимость доступа по ролям

Задачи	Администратор предприятия	Enterprise Administrator (только чтение)	Заведующий отделом	Администратор отдела (только чтение)	Владелец счета	Партнер
Просмотреть кредитный баланс, включая предоплату Azure	✔	✔	✘	✘	✘	✔
Просмотр квот расходов отдела	✔	✔	✘	✘	✘	✔
Установить квоты расходов отделов	✔	✘	✘	✘	✘	✘
Посмотреть прайс-лист организации на ЭП	✔	✔	✘	✘	✘	✔
Просмотр сведений об использовании и стоимости	✔	✔	✔ 6	✔ 6	✔ 7	✔
Управление ресурсами на портале Azure	✘	✘	✘	✘	✔	✘

• ⁶ Требуется, чтобы администратор предприятия включил политику DA View сборов на корпоративном портале.После этого администратор отдела может увидеть подробную информацию о стоимости отдела.
• ⁷ Требуется, чтобы администратор предприятия включил политику AO view charge на корпоративном портале. Затем владелец учетной записи может увидеть подробную информацию о стоимости учетной записи.

См. Расценки для разных ролей пользователей

На портале Azure вы можете увидеть разные цены в зависимости от вашей административной роли и того, как администратор предприятия устанавливает политики оплаты за просмотр.Две политики на корпоративном портале, которые влияют на расценки, которые вы видите на портале Azure:

• DA стоимость просмотра
• Стоимость просмотра АО

Чтобы узнать, как установить эти политики, см. Управление доступом к платежной информации для Azure.

В следующей таблице показана взаимосвязь между ролями администратора Соглашения Enterprise, политикой оплаты за просмотр, ролью Azure на портале Azure и ценами, которые вы видите на портале Azure. Администратор предприятия всегда видит подробную информацию об использовании, основанную на расценках организации на EA.Однако администратор отдела и владелец учетной записи видят разные представления цен в зависимости от политики представления и своей роли в Azure. Роль администратора отдела, указанная в следующей таблице, относится как к ролям администратора отдела, так и к ролям администратора (только для чтения).

роль администратора Соглашения Enterprise	Просмотр политики оплаты для роли	Azure роль	Просмотр цен
Владелец учетной записи ИЛИ Администратор отдела	✔ Включено	Владелец	Цены организации на EA
Владелец учетной записи ИЛИ Администратор отдела	✘ Выключено	Владелец	Розничная цена
Владелец учетной записи ИЛИ Администратор отдела	✔ Включено	нет	Нет цены
Владелец учетной записи ИЛИ Администратор отдела	✘ Выключено	нет	Нет цены
Нет	Не применимо	Владелец	Розничная цена

Вы устанавливаете роль администратора предприятия и просматриваете политики оплаты на корпоративном портале.Роль Azure можно обновить на портале Azure. Дополнительные сведения см. В разделе Управление доступом с помощью RBAC и портала Azure.

Следующие шаги

Какие отделы обычно используются в отделе кадров?

Что такое человеческие ресурсы?

Человеческие ресурсы или HR — это функция в организации, которая набирает и направляет сотрудников. Он также стратегически управляет культурой и рабочей средой компании.

Управление человеческими ресурсами (HRM) считает сотрудников самым ценным активом компании.Поэтому он устанавливает и контролирует различные действия по развитию человеческого капитала и талантов компании. Он заботится о мотивации и благополучии сотрудников, компенсациях, льготах, найме, организационном развитии, безопасности, отношениях с сотрудниками и обучении. HRM играет стратегическую роль в управлении бизнесом и внедрении культуры и окружающей среды на рабочем месте. Если он эффективен, он может внести значительный вклад в общий успех компании и достижение ее целей.

Отдел кадров выполняет не только административные задачи.Он реализует стратегическое использование сотрудников и разработку программ, которые окажут положительное влияние на бизнес.

Определения и примеры отделов отдела кадров

Внутреннюю структуру HR можно определить с помощью подразделений или отделов, соответствующих его основным функциям:

• Подбор персонала
• Здоровье и безопасность
• Обучение и развитие
• Компенсации и выплаты
• Трудовые отношения и трудовые отношения

Подбор персонала

Отделы кадров управляют набором и укомплектованием персоналом.Они следят за тем, чтобы в компании было достаточно сотрудников для ведения бизнеса и заполнения вакансий. Они также готовят и внедряют процедуры набора, чтобы гарантировать, что они нанимают правильный персонал. Они создают должностные инструкции, рекламируют вакансии, проводят собеседования и проверку биографических данных. Их цель — найти людей, обладающих необходимыми навыками для выполнения работы и соответствующих культуре компании. Эта функция имеет решающее значение, поскольку наем подходящего персонала способствует повышению операционной эффективности и снижению текучести кадров.Отдел найма и укомплектования кадрами управляет приемом на работу, приветствует новых сотрудников и предоставляет им все необходимые инструменты или информацию.

Связанный: Контрольный список для новых сотрудников

Здоровье и безопасность

HR считает здоровье и безопасность сотрудников приоритетом. Этот отдел исследует и разрабатывает процедуры по охране труда и технике безопасности в соответствии с законами и постановлениями. Организация может предложить своим сотрудникам обучение по охране труда и технике безопасности или порекомендовать подходящую одежду и оборудование.

Обучение и развитие

Подразделение по обучению персонала разрабатывает программу непрерывного обучения сотрудников компании, чтобы обеспечить актуальность их образования и навыков. Будь то курс по новым технологиям или тренинг по лидерству для руководителей, отдел обучения и развития предоставляет доступ к материалам для всех сотрудников. Он координирует свои действия с отделом вознаграждений и льгот для возмещения затрат на внешнее обучение, которое иногда оплачивают сотрудники.Он также организует ориентацию на новых сотрудников, знакомя новых сотрудников с их коллегами и предлагая наставничество.

Компенсации и пособия

Это подразделение управляет расчетом заработной платы, администрированием налога на заработную плату и администрированием льгот. Хороший пакет компенсаций и льгот может иметь значение, когда компания пытается нанять подходящего кандидата. Они организуют заработную плату, страхование, планирование и другие льготы для сотрудников. Человеческие ресурсы направлены на удовлетворение потребностей сотрудников, сохраняя при этом справедливость и последовательность в организации.С этой целью отдел вознаграждений и льгот изучает, предлагает и управляет новыми вариантами льгот для сотрудников.

Трудовые отношения и трудовые отношения

Сотрудники могут обратиться в отдел труда и отношений с сотрудниками, если у них возникнут опасения и они верят, что необходимые действия будут приняты. Например, если у сотрудника есть проблемы с общением с руководством или конфликт с другим сотрудником, HR будет посредником и найдет решения.

Два подхода к отделам кадров

Несмотря на сходство, между отделом кадров и отделом кадров существуют некоторые различия, в том числе:

Отдел кадров

Отдел кадров — это административная функция в организации, которая обеспечивает необходимый персонал для организации и управляет взаимоотношениями с персоналом на низком уровне. Вот как он подходит к различным сферам занятости:

• Наем: Установив флажки и сопоставив резюме.
• Ориентация нового сотрудника: Заполнение документов, раздача справочника и демонстрация рабочего места.
• Компенсация и льготы: Создавайте строгие правила классов оплаты, сосредоточьтесь на согласованности и ограничьте увеличение заработной платы.

Управление человеческими ресурсами

Управление человеческими ресурсами гарантирует, что у компании есть необходимый человеческий капитал и нужные люди с нужными навыками для продуктивной работы и достижения поставленной цели.Вот как он подходит к различным сферам занятости:

• Наем: Должен быть выполнен специалистами, чтобы обеспечить высокий уровень найма, который впишется в культуру компании и обладает необходимыми навыками.
• Ориентация нового сотрудника: Речь идет не только о заполнении документов, но и о подготовке новых сотрудников к успеху, представляя их коллегам и помогая им почувствовать себя желанными гостями.
• Компенсация и льготы: Справедливость и последовательность имеют решающее значение, но организация должна отвечать потребностям своих сотрудников.Если некоторые сотрудники обладают специальными навыками и нуждаются в дополнительных льготах, чтобы оставаться на своих должностях, HR предоставит их. В интересах бизнеса иметь довольных сотрудников, работающих в компании.

Связано: Как нанимать сотрудников: пошаговое руководство

Часто задаваемые вопросы отделов кадров

Вот несколько ответов на общие вопросы о человеческих ресурсах:

Что такое кадровые процессы?

Общие процессы управления персоналом включают:

• Планирование человеческих ресурсов
• Управление вознаграждениями и льготами сотрудников
• Управление эффективностью
• Отношения с сотрудниками

Каковы основные компетенции человеческих ресурсов?

Основные компетенции HR включают:

• Связь: Отделы кадров облегчают общение между сотрудниками и руководителями.Они также управляют разрешением конфликтов.
• Понимание бизнеса: HR-команды должны иметь некоторое представление о бизнесе, чтобы понимать, как кадровая политика способствует достижению целей организации, и выстраивать стратегии для поддержки этих целей.
• Этика: Чтобы работать эффективно, персоналу необходимо укреплять доверие внутри организации.
• Знание человеческих ресурсов: Команда отдела кадров должна быть осведомлена о важности и стратегиях человеческих ресурсов.Он также должен стремиться к постоянному обучению, чтобы оставаться в курсе.

Системы данных управления персоналом (PADS)

Системы данных управления персоналом (PADS) предоставляют данные, необходимые для выполнения обязанностей работодателя по управлению персоналом. Поскольку правительство принимает дополнительные меры защиты и социальные программы, эти обязанности увеличиваются и растут. Требования позитивных действий в США, правила охраны труда и техники безопасности и правила пенсионных планов — это многие новые источники ответственности работодателя.

Система данных расчета заработной платы и планирования персонала (PPDS) тесно связана с PADS, и все они используют основной файл сотрудников. Не только доступ к файлу, но и обновление файла часто организовано согласованно. Элементы данных в файле сотрудника обновляются системой расчета заработной платы не для себя, а также для PADS и PPDS. Расчет заработной платы обеспечивает наиболее эффективный способ сбора новых данных для этого обновления.

Три типа Системы данных управления персоналом (PADS)

1. Системы отчетности о статусе персонала (используемые файлы: файл сотрудника, файл задания).
2. Системы действий персонала (используемые файлы: файл сотрудника, файл вакансии).
3. Системы администрирования дополнительных льгот (используемые файлы: файл сотрудников, файл страховых требований, файл страховых случаев).

Все три системы данных параллельны общим административным обязанностям отдела кадров в крупных организациях. В некоторых организациях могут быть другие административные обязанности, отличные от вышеупомянутых, что может привести к созданию других типов систем данных.Системы дополнительных льгот могут включать в себя различные системы, такие как:

• Групповое страхование,
• Пенсия,
• Участие в прибыли,
• Кредитный союз,
• Образовательные программы и т. Д.

Здесь предполагается, что СУБД используется для управлять файлами, задействованными в вышеуказанных системах. Интегрированный набор файлов используется всеми системами управления персоналом.

Есть несколько файлов, но все три системы обращаются к файлу сотрудника. Размещение хотя бы части вышеуказанных файлов на DASD ( Direct Access Storage Device) является оправданным.Файл сотрудника должен быть доступен по имени сотрудника, отделу, навыкам, категории, расе, полу, другим характеристикам сотрудника и номеру сотрудника (ключ файла). Должен быть возможен доступ к файлу по вторичному ключу. Файлы сотрудников должны быть сегментированы с учетом стоимости хранения данных о сотрудниках в результате ужесточения государственного регулирования трудовой деятельности. Меньшее количество данных об активности может быть помещено в сегмент, хранящийся на ленточных накопителях. Функции реального времени, необходимые для наиболее экономически эффективных действий персонала и системы данных о дополнительных льготах, могут быть реализованы путем размещения файла вакансий, файла соискателя работы и файла страхования на DASD.

В системе данных управления персоналом (PADS) используются следующие файлы:

1. Файл сотрудника

Этот файл предоставляет данные, относящиеся ко многим аспектам надзора за сотрудниками и управления ими, а также для планирования персонала. Данные сгруппированы под «семью» заголовками:

1. Идентификационные данные
2. Данные о льготах
3. Данные о заработной плате
4. Данные об увольнении
5. Данные о производительности
6. Данные о навыках
7. Данные о позитивных действиях

В некоторых компаниях эти группы могут отличаться в зависимости от номера

.