Как выставлять счет: Как выставить счет на оплату от ИП и ООО по безналу

Как выставлять счет: Как выставить счет на оплату от ИП и ООО по безналу

Содержание

Как выставить счет на оплату: особенности оформления и риски

Любой бизнес строится вокруг товарно-денежных отношений: мы товар производим/оказываем услуги, и получаем за это деньги от покупателя/клиента.

Но каким же образом нам оформить сам процесс обмена деньгами и товарами? Правильно – выставить счет.

Это дело вроде бы не самое сложное, но у начинающих предпринимателей все-равно возникает довольно много вопросов на тему того, как выставить счет на оплату, есть ли разница между обязательствами ООО и ИП, и т. д.

1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе

Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.

Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.

При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.

Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.

По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.

После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.

Важный момент: выставить счет – это не обязательный шаг с точки зрения законодательства, потому государство не регулирует его формат, порядок составления и содержание.
Все это регулирует сам бизнес. По этой причине классический вариант такой бумаги выглядит довольно просто.

Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:

  1. Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
  2. Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
  3. Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
  4. Описание предмета соглашения (детальное).
  5. Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
  6. Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).

obrazec-scheta-na-oplatu

obrazec-scheta-na-oplatu

*Как выставить счет на оплату – образец

Почему счет на оплату выглядит именно так?

Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.

Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.

В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.

Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его.
Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.

Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.

Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.

Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.

Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.

Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.

Но указать на НДС – это полдела. Обязательно надо написать какой именно режим выплаты НДС действует и какова его ставка.

Если, к примеру, предприятие малое, стоит на упрощенной системе налогообложения и НДС не платит, то это всё равно должно быть указано.

Для чего все это надо? Для того, чтобы покупатель получил на руки счет с конечной стоимостью товара – со всеми налогами:

pravilnoe-oformlenie-scheta

pravilnoe-oformlenie-scheta

2. Как выставить счет на оплату, если он не нужен?

Странный на первый взгляд заголовок, согласитесь. Но часто так бывает, что малоопытные предприниматели требуют счет всегда, даже когда он не нужен.

Да, сам факт наличия этого документа становится дополнительным защитным механизмом от мошенничества, но далеко не все предприниматели горят желанием заниматься бюрократией.

В наше время многие сделки оплачиваются просто через интернет, а счет требует подписи – пусть хотя бы электронной. Получение подписи может затянуть сроки. А время, как известно, деньги.

Так в каких же случаях можно обойтись без него? Сейчас разберемся.

Как уже говорилось, законодательство не требует оформлять именно счет, но какой-либо способ подтверждения сделки быть обязан. Получается, что эта бумага – это всего лишь уведомление о предоплате, а после «погашения» – подтверждение оплаты, чек.

Все это могут заменить более современные электронные инструменты, либо, наоборот, более старые и проверенные (такие как накладная).

Тем не менее, во многих сферах счета по-прежнему применяются повсеместно, как наиболее удобный и привычный способ подтверждения сделок:

  • приобретение товаров и активов;
  • аренда имущества – движимого и недвижимого;
  • оплата услуг;
  • подтверждение доставки груза и т. д.

Получается, он применяется повсеместно и заменить счет сможет, разве что, электронный аналог, который пока не очень удобен. Однако вся эта система активно модернизируется.

Зачем вам на самом деле нужно выставлять счет на оплату?

С внедрением режима онлайн, упростили передачу электронных чеков между юр.лицами и физ.лицами. Теперь на очереди упрощение электронных взаимоотношений между юр.лицами и ИП.

В развитых странах любую сделку можно провести за пару кликов мышки или в два нажатия на экране смартфона.

Из перечня выше мы также видим, что важнейшим предназначением счета является подтверждение серьезности намерений обеих сторон договора. В особенности, когда речь заходит о предоплате.

Заказчик опасается, что он деньги перечислит, а товар/услугу так и не получит. В то же время, исполнитель не сможет закупить материалы и комплектующие для выполнения этого заказа.

Этот документ можно выставить в качестве свидетельства серьезности намерений, который удовлетворит обоих.

Впрочем, и без предоплаты счет может вам пригодиться. Только в этом случае вам понадобится уже не простая бумажка, а выставить счет-фактуру.

Для этих же целей подойдут акты либо накладные. Сам же счет в указанном выше виде в этом случае будет все равно использоваться, но не как документ подтверждающий платеж, а как подтверждение банковских реквизитов.

Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.

Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.

PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.

3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату

Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.

Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.

По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855)

zakon-o-buhgalterskom-uchete

zakon-o-buhgalterskom-uchete

О чем нам это говорит?

Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.

Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.

Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса.
Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?

Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?

  1. Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика.

    Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО индивидуального предпринимателя.

    Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.

  2. Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП.

    Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.

  3. Далее, счету присваивают номер и указывают дату, когда он был составлен.

    На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным.

    Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.

  4. Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете.

    Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах).

    Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».

  5. В предыдущей графе или таблице надо указать количество, если случай того требует (не все можно измерить количественно).

    Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги.

    Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.

Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы

Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах.
Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).

Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).

Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.

Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.

Заканчивается оформление счета подписью.

В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.

Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И., по доверенности №2 от 16.02.17».

Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.

В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.

От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).

Этап№3. Передаем счет контрагенту

Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.

Последний вариант становится все более популярным.

В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.

Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.

Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.

PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.

Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.

Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.

Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.

primer-scheta-s-ukazaniem-srokov

primer-scheta-s-ukazaniem-srokov

*Пример счета с указанием сроков.

Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах.
В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.

Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.

Подробные инструкции в этом видеоролике:

Подводим итог того, как же выставить счет на оплату

Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату, как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.

Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.

Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

по безналу, за услуги, грузоперевозки

  • Старт бизнеса
    • Профориентация
    • Целеполагание
    • Будущее
  • Развитие бизнеса
    • Управление
    • Финансы
    • Кадры
    • Юриспруденция
  • Продажи
  • Привлечение клиентов
    • Тендеры
    • Лидогенерация
    • Лендинги
    • Контекстная реклама
    • Социальные сети
    • Инстаграм
    • Реклама
  • Деловой мир
    • Кейсы
    • Тесты
  • Старт бизнеса
    • Профориентация
    • Целеполагание
    • Будущее
  • Развитие бизнеса
    • Управление
    • Финансы
    • Кадры
    • Юриспруденция
  • Продажи
  • Привлечение клиентов
    • Тендеры
    • Лидогенерация
    • Лендинги
    • Контекстная реклама
    • Социальные сети
    • Инстаграм
    • Реклама
  • Деловой мир
    • Кейсы
    • Тесты
  • Супер
  • Интересно
  • Любопытно
  • Скучно
  • Плохо
  • Популярное
  • Лучшее
  • В тренде
Рубрики
  • Профориентация
  • Целеполагание
  • Будущее
  • Управление
  • Финансы
  • Кадры
  • Юриспруденция
  • Продажи
  • Лидогенерация
  • Лендинги
  • Контекстная реклама
  • Социальные сети
  • Инстаграм
  • Реклама
  • Тендеры
  • Кейсы
  • Тесты

Поиск

Как выставить счет на оплату онлайн в 2020 году

Выставление счета онлайн — это процедура, связанная с формированием документов на оплату для контрагента. От правильности реквизитов зависит срок зачисления платежа. Расскажем, как быстро, бесплатно и без ошибок заполнить счет для партнеров по бизнесу.

Конечно, операция, как сделать счет онлайн, для крупных бизнесменов и компаний не актуальна. Ведь у таких субъектов имеется свой бухгалтер или даже целая отдельная структура. Однако инструкция может пригодиться и таким акулам бизнеса. Ведь бухгалтер может заболеть, а подготовить документы на оплату нужно срочно.

Общие правила

Счет на оплату (СЧ) — это общепринятый документ, который повсеместно используется в деловой сфере. Выставление СЧ не обязывает стороны выполнять какие-либо действия. Например, в большинстве случаев он является неким сопровождением коммерческого предложения. То есть компания, рекламируя свои услуги, сразу прикладывает платежный документ, по которому можно оплатить услуги.

Обратите внимание, что в некоторых случаях СЧ может являться договором. То есть если совершить расчет по такому документ, будет считаться, что договор был заключен между сторонами. Например договор-оферта. Но такие условия действуют не всегда.

Унифицированного бланка, который обязательно использовать в работе, не существует. Ведь это не обязательный документ. СЧ можно выставлять, а можно и обойтись без него.

Не путайте СЧ и счет-фактуру. Первый не обязывает получателя исполнять какие-либо обязательства, тогда как счет-фактура — это уже прямое обязательство к оплате.

В работе можно использовать любой бланк. Предлагаем воспользоваться простой и подробной инструкцией, как выставить счет на оплату.

Обязательные реквизиты

Прежде чем приступить непосредственно к заполнению документов на оплату, необходимо разобраться, какие реквизиты нужны для выставления счета. Так, СЧ нельзя относить к обязательной бухгалтерской документации. И можно подумать, что специальных требований к документу нет. Однако это не так.

Обратите внимание, что СЧ на оплату в некоторых случаях можно отнести к отдельным видам первичной документации. Следовательно, к реквизитам такой бумаги предъявляют следующие обязательные требования:

  1. Дата составления документа.
  2. Номер СЧ, заполняется по хронологии.
  3. Срок действия, если такой установлен условиями договора.
  4. Наименование и адрес сторон: получателя и плательщика денежных средств по счету.
  5. ИНН и КПП сторон.
  6. Банковские реквизиты организации-получателя, то есть куда отправить денежные средства.
  7. Наименование товара, работы или услуги, за которые производится расчет.
  8. Количество, объем, единица измерения, цена за единицу, общая стоимость в отдельности по каждому из наименований товаров, работ и услуг.
  9. Итоговая сумма, рассчитанная арифметически.
  10. Указание на НДС. Указать ставку и сумму налога, если организация является плательщиком НДС. Либо указать, что налог не применяется (без НДС).
  11. Наименование должности ответственного работника, его подпись и расшифровка.

Дополнительно можно указать реквизиты договора, если платежный документ выставляется на основании заключенного контракта.

Инструкция по заполнению

Рассмотрим выставление счета на оплату на конкретном примере. Используем бесплатный сервис от «Контур.Бухгалтерия».

В первую очередь регистрируем дату выставления платежной бумаги, а также ее номер. Напомним, что номер СЧ следует устанавливать в хронологическом порядке. Теперь следуем пошаговой инструкции.

Шаг № 1. Заполняем реквизиты продавца.

Внесите в СЧ следующие данные, характеризующие компанию, в пользу которой будет зачислен платеж:

  • наименование фирмы или индивидуального предпринимателя;
  • ИНН, КПП и юридический адрес;
  • банковские реквизиты;
  • информация об ответственных лицах.

Шаг № 2. Вносим данные покупателя.

В данном блоке регистрируем сведения о покупателе. Достаточно указать наименование фирмы, ИНН и КПП, а также юридический адрес. Если допустить ошибку, то придется перевыставить счет.

Шаг № 3. Информация о товаре.

Расписываем, какие товары, работы или услуги предлагается оплатить по СЧ.

Налог на добавленную стоимость считайте по новой ставке — 20 %. В отношении товаров, по которым предусмотрены льготы, — 10 % или 0 %, порядок расчета налога сохраняется. Условие действует для поставок, отгрузок и договоров, возникших уже после 01.01.2019 г.

Указываем наименование товара, единицу измерения и стоимость за единицу. Сервис самостоятельно произведет расчет итоговой суммы.

Шаг № 4. Проверяем реквизиты.

Когда все данные внесены, проверьте всю информацию еще раз. Готовый счет (онлайн-заполнение) можно распечатать. Заполненный бланк будет выглядеть так:

Как выставить счет в 1С Бухгалтерия 8.3? Полная инструкция

Выставление счетов на оплату определенных товаров или услуг не является необходимой мерой. Но в рамках ведения мелкого и среднего бизнеса эта процедура встречается достаточно часто.

 

По этой причине важно разобраться с тем, как выставить счет в программе 1С Бухгалтерия 8.3. Сам процесс очень удобен и не требует большого количества сложных действий.

 

Содержание:

 

1. Заполнение

2. Редактирование данных

3. Как вставить печать и подпись

4. Как печатать счета

5. Выставление счета после отгрузки товара

 

1. Заполнение

 

Начать нужно с открытия раздела «Продажи» в главном меню. Нажав на него, в перечне доступных ссылок можно увидеть пункт «Счета покупателям».

 

 

После нажатия данной ссылки отроется страница содержащая документы, которые создавались раньше. Здесь нужно кликнуть кнопку «Создать».

 

 

Далее потребуется заполнить поля с внесением данных о покупателе в открывшейся форме.

 

В строке «Оплата до» необходимо указать дату, до наступления которой клиент должен перечислить деньги за товар/услугу. Если он не проведет оплату в срок, счет перестанет быть действительным. Эта особенность программы позволит лучше контролировать процесс продаж.

 

Изначально статус счета отображается как «Не оплачен». Он будет изменяться по мере выполнения обязательств со стороны покупателя.

 

 

Также придется заполнить такие поля, как:

 

  • Банковский счет. Нужно указать тот, на который будет производиться оплата.
  • Организация. Это компания, выступающая в роли продавца.
  • Контрагент. В этом поле указывается официальное название клиента, которому и выставляется счет.
  • Товары или услуги. Здесь отображается наименование услуги/товара, за который нужно выставить счет. Также в этой части документа необходимо указать цену продукта, количество отпускаемых единиц и ставку НДС.

 

 

При необходимости можно оформить скидку клиенту. Для этого нужно найти поле, которое так и называется – «скидка». После придется выбрать конкретный вариант. Их всего 3:

 

  • не предоставлена;
  • на определенные позиции;
  • на весь документ в целом.

 

Если предоставляется скидка, то выбор нужно осуществлять между двумя последними пунктами. Также потребуется указать сумму, на которую снижается стоимость товара.

 

 

Если в поле «договор» нажать кнопку «новый», то произойдет формирование нового договора на основании счета.

 

Когда документ готов, его можно сохранить, нажав на кнопку «Записать».

 

 

2. Редактирование данных

 

Стоимость товарных единиц или конкретной услуги выставляется автоматически, поэтому их нужно проверять. При необходимости цифры можно изменить вручную.

 

Можно указать в соответствующем поле, что предоставляемая тара подлежит возврату. Находится эта кнопка справа от «Товары».

 

 

Стоит обратить внимание на то, что первый реквизит «Контрагент» можно заполнять автоматически. Для этого понадобится справочник контрагентов. Создаваться он может, например, при скачивании выписок банка. Чтобы посмотреть весь список, нужно нажать на ссылку «Показать все».

 

 

Из доступного реестра клиентов можно выбрать нужную компанию и ее данные появятся в поле.

 

 

Когда с клиентом заключен договор на постоянные поставки товаров, то нужно открыть ссылку «Повторять?» в правой верхней части документа и указать нужную дату и периодичность.

 

 

Далее напоминание о запланированной отгрузке будет отображаться в списке документов.

 

3. Как вставить печать и подпись

 

Эта процедура позволит избавиться от необходимости сканировать документ с печатями и подписями, а осуществляется она так же просто, как предыдущая. Особенно удобно применять эту функцию для отправки готовых счетов в электронном виде. Поэтому, для удобства работы тоже стоит изучить последовательность ее выполнения.

 

На той же странице, на которой вносились все данные для выставления счета, нужно выбрать необходимую организацию, и открыть ее карточку.

 

 

Далее потребуется найти файлы с готовыми фискальными изображениями (они могут быть отсканированы) в разделе «Логотип и печать».

 

 

Необходимо, чтобы изображения отображались на правильном фоне – прозрачном или белом.

 

Далее нужно вернуться в документ и выбрать там пункт «Счет на оплату (с печатями и подписями)». В итоге все выбранные изображения отобразятся в документе.

 

 

Следующее что нужно сделать – это сохранить составленный вариант счета. Для этого необходимо нажать на значок дискеты и в появившемся окне указать, в каком формате будет сохранен документ и где на диске его нужно разместить.

 

 

В итоге готовый счет со всеми необходимыми фискальными изображениями можно будет пересылать через email или мессенджеры, что намного удобнее использования и сканирования печатных вариантов.

 

4. Как печатать счета

 

После выполнения всех необходимых действий, готовый счет можно распечатать, нажав на соответствующую кнопку, и выбрав пункт «Счет на оплату» в выпадающем меню. После этого, на экране отобразится конечный вид документа, где можно еще раз перепроверить все сведенья. 

 

 

5. Выставление счета после отгрузки товара

 

Для создания такого документа нужно зайти в пункт меню «Продажи» и выбрать «Реализация (акты/накладные)».

 

 

На следующей странице откроется журнал, в котором регистрируются товарные накладные с наименованием уже отгруженных товаров.

 

После этого нужно выбрать неоплаченную накладную и нажать кнопку «Создать на основании». Далее в выпадающем меню нажать пункт «Счет покупателю».

 

 

В итоге произойдет автоматическое формирование счета на оплату, в который перенесутся все данные из накладной.

 

Рекомендуем прочитать статью: «1С Облако — что это такое? Простыми словами»

Как работать в сервисе Выставить-счет.рф

Перед началом работы ознакомьтесь с общей схемой работы в сервисе "Выставить счет".

1Регистрация Чтобы начать выставлять Счета необходимо зарегистрироваться. См. также: как изменить пароль, как восстановить пароль, как подключить платный тариф.

2Создать базу счетов После регистрации необходимо создать новую базу счетов. См. также: многопользовательская работа, как добавить пользователя, права доступа, база счетов.

3Добавить свою организацию Чтобы выставить счет от своей организации, необходимо сначала добавить реквизиты продавца (свои реквизиты). См. также: выбор ставки НДС, выбор валюты, как добавить логотип, печать и подпись, нумерация документов, преамбула для Акта.

4Добавить контрагента Чтобы выставить счет клиенту, необходимо сначала добавить контрагента (реквизиты покупателя). См. также: заполнить по ИНН, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

5Выставить счет на оплату Теперь можно выставить счет на оплату. Выберите продавца и покупателя, добавьте товары и услуги, укажите их стоимость, ставку НДС и единицу измерения. См. также: счет без НДС, отправить счет по e-mail, распечатать счет, проставить оплату счету, как изменить счет, копия счета, удалить счет

6Список счетов В списке отображается номер и дата счета, наименование продавца и покупателя, сумма счета, документы (акты, товарные накладные, счета-фактуры), а также перечень товаров и услуг. См. также: как проставить оплату счету, отметка о получении оригиналов документов.

7Акт, ТОРГ-12, Счет-фактура, УПД Чтобы создать первичные документы выберите нужный счет и на его основании создайте акт, товарную накладную, счет-фактуру или УПД. См. также: как создать Акт, как создать ТОРГ-12, как создать Счет-фактуру, как создать УПД, как создать Квитанцию Сбербанка ПД-4.

8Дополнительные возможности Расширьте возможности сервиса "Выставить счет" и подключите дополнительные опции. См. также: тарифы, счет по e-mail, заполнить по ИНН, резервная копия, автовыставление счетов, экспорт документов, копия базы счетов, мобильная версия, интернет соединение.

Как выставлять счет и получать деньги

Итак, теперь я рассмотрел, как устанавливать ставки, как отслеживать время, затрачиваемое на задачи клиента, как избежать траты времени клиентов и как и когда увольнять клиента, пора рассказать как выставить счет клиенту, чтобы он мог заплатить вам! Вот как настроить простые стандартные способы выставления счетов, чтобы вы могли просто выполнять работу и выставлять счет своему клиенту без какого-либо стресса, беспокойства или путаницы.

Прежде чем вы даже подумаете о выставлении счета

Если вы читали какой-либо из моих предыдущих советов, то вы знаете, что абсолютно необходимо, чтобы все ваши клиенты знали точно, , сколько вы взимаете, когда выставляете счет, как вы хотите, чтобы вам платили и каковы ваши условия оплаты, прежде чем вы это сделаете. один ход для них.

Если у вас не было этого разговора со своим клиентом, боюсь, вы будете винить только себя, если все пойдет не так, как надо.

Совет: Я выставляю счета всем своим новым клиентам через две недели на случай, если они окажутся плохими плательщиками. Я объясняю им это перед тем, как приступить к работе, и они всегда с этим согласны. Гораздо лучше получить две недели работы, чем месяц!

Как я выставляю счета своим клиентам

Я выставляю счет своим клиентам двумя разными способами:

1) Если они являются постоянными клиентами, я добавляю их в Invoicely (раньше она называлась Invoiceable), которая представляет собой онлайн-систему выставления счетов.Я использую бесплатную версию, но вы можете платить около 8 фунтов стерлингов в месяц, чтобы убрать уведомление «Питание от». Мне он нравится, потому что он чистый, простой, легкий в настройке и бесплатный.

Вы можете выбрать оплату напрямую через PayPal с его помощью, но помните, что PayPal получит скидку, поэтому я лично не выбираю этот вариант!

Совет: Я также добавляю в верхнюю часть счета-фактуры примечание : «Пожалуйста, смотрите прилагаемый отчет о времени для полной разбивки по часам» . Когда вы добавляете свои банковские реквизиты в нижнюю часть шаблона счета-фактуры, подумайте о том, чтобы написать следующее предложение: «Обратите внимание: все счета подлежат оплате в течение 14 дней, после того, как счет станет неоплаченным, дальнейшая работа выполняться не будет» .

Это вежливо, профессионально, но помогает прояснить ситуацию и получать деньги!

Я использую бесплатный счетчик времени Toggl для отслеживания задач клиента, экспортирую запись в формате pdf, а затем прикрепляю ее к индивидуальному электронному письму. Вы можете отправить счет по электронной почте прямо из Invoiceable, но я предпочитаю сохранить его в формате PDF, прикрепить его с отчетом о времени к электронному письму клиента, а затем переименовать и сохранить счет в папках оплаты с пометкой по годам на моем компьютере. В Великобритании вам необходимо по закону хранить все свои финансовые отчеты в течение шести лет.

2) Если это одноразовый клиент, я заполняю шаблон счета-фактуры в Word, а затем отправляю его клиенту по электронной почте в формате pdf с отчетом о времени Toggl. Затем я сохраняю счет на свой рабочий стол, как указано выше. Вы можете найти копию этого шаблона в разделе загрузок.

Совет: Invoicely сообщит вам, если счет просрочен, но вам нужно будет поставить напоминание в своем календаре, если вы отправили счет в документе Word.

Вы можете выбрать одну или другую из этих систем.Я использую и то, и другое, потому что иногда у меня есть разовые клиенты, и мне не нужно добавлять их в Invoicely в качестве клиента!

Что должно быть в счете-фактуре

Очевидно, что затраты и услуги, которые вы указываете в своем счете, будут зависеть от того, получает ли ваш клиент гонорар, взимает установленную плату за выполнение задачи или оплачивает почасовую оплату. Эти вещи также могут отличаться в зависимости от того, в какой стране вы находитесь, поэтому убедитесь, что вы знаете свои юридические обязательства.

  • Слово счет-фактура!
  • Название и адрес вашей компании
  • Имя вашего клиента, название компании и адрес
  • Дата
  • Уникальный номер счета - системы онлайн-счетов автоматически генерируют этот номер
  • Четкое описание задач / услуг и даты их выполнения
  • Общее время, затраченное на задачу, и цена задачи
  • Общая сумма к выплате
  • Условия оплаты - срок оплаты счета
  • Реквизиты вашего банка или PayPal
  • Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, укажите свой номер НДС, ставку НДС и укажите сумму НДС в каждой строке.
  • Если вы являетесь компанией с ограниченной ответственностью, вам необходимо добавить адрес своей зарегистрированной компании и номер компании
  • .

У меня также есть номер мобильного телефона в счете и два письменных абзаца, как указано выше.

Что делать, если клиент вам не платит?

У вас всегда будет кошмарный сценарий, когда один или два клиента не заплатят вам вовремя, особенно когда вы только начинаете и не знаете, как их идентифицировать.

Обратитесь к моей предыдущей статье о том, как обращаться с просроченными плательщиками, и найдите несколько шаблонов писем с просроченными платежами на странице Загрузки и обучение.

Заключение

Существует множество систем выставления счетов, поэтому просто выберите ту, которая вам нравится. Есть бесплатные и платные, которые предоставляют расценки, выставление счетов и платежные средства и все, что между ними.Но вам не нужен модный - просто найдите тот, который вам подходит. Бесплатное - это хорошо, когда вы только начинаете, а я сам до сих пор пользуюсь бесплатным.

Мы все любим быть виртуальными помощниками, потому что можем помогать людям, верно?

Конечно,… но мы не занимаемся благотворительностью.

Мы профессионалы, поэтому убедитесь, что вы взимаете столько, сколько вы стоите, четко опишите, как вы работаете, сколько вы взимаете, каковы ваши условия оплаты ... и убедитесь, что вам платят!

Убедитесь, что у вас есть все юридические контракты и правила, чтобы не попасть в суд или облажаться!

.

Как выставить счет - примеры и бесплатные шаблоны счетов для Word и Excel

Если вы используете компанию с ограниченной ответственностью в качестве структуры оплаты, вам необходимо будет отправлять счета своим клиентам за предоставленные вами услуги, как правило, ежемесячно, а иногда и еженедельно.

Это руководство объясняет, как именно подготовить счет-фактуру на примере, а также содержит ссылки на наши бесплатные и полностью редактируемые шаблоны счетов-фактур в форматах Microsoft Word и Microsoft Excel.

После того, как вы отправите счет, вам придется ждать оплаты до 30 дней. И если вам не заплатят, вам нужно будет погоняться за оплатой. Если клиент или агентство отказывается платить, вы должны следовать правильному процессу просроченной оплаты счета, чтобы получить свои долги и причитающиеся вам деньги.

Как бухгалтер может вам помочь

Несмотря на то, что мы предоставили вам шаблоны в Word и Excel ниже, используемая вами система бухгалтерского учета должна делать все это автоматически за вас.Прошли те времена, когда вам нужно было использовать электронные таблицы или печатать счета в Word.

Большинство подрядчиков выберут бухгалтерскую фирму, специализирующуюся на подрядных работах - см. Наши 10 советов по выбору бухгалтера. Выбранный вами бухгалтер проведет вас через 10 простых шагов по созданию вашей компании и началу работы. Одним из этих шагов будет настройка ваших учетных записей в Интернете с помощью одной из популярных облачных систем, таких как FreeAgent или Xero.

Если вы только начинаете и еще не выбрали своего бухгалтера, обратите внимание на нашего выбранного партнера по бухгалтерскому учету, которого мы рекомендуем для предоставления специализированных бухгалтерских услуг для подрядчиков и малого бизнеса.

Какие данные включать в счет-фактуру

Вот список юридических требований к выставлению счетов в Великобритании. Все они включены в наши шаблоны счетов в нижней части этой страницы.

Реквизиты компании:

Следующие данные должны быть включены во все ваши счета:

  • Название компании
  • Адрес компании
  • Номер телефона и адрес электронной почты компании.
  • Фирменный номер
  • Регистрационный номер плательщика НДС (если зарегистрирован НДС)

Номер счета:

У каждого из ваших счетов должен быть уникальный номер счета.Хотя называется числом, оно может состоять из букв. Распространенным методом является добавление к счетам префиксов с буквами, указывающими на клиента.

Например: если вы предоставляете услуги для IBM и BBC, для IBM вы можете использовать IBM001 и IBM002 и т. Д. Для BBC вы можете использовать BBC001 и BBC002.

Использование трех мест размещения для чисел обеспечит их сортировку по дате.

Даты:

Вы должны указать следующие даты:

  • Дата: дата выставления счета.
  • Срок оплаты: дата, до которой должен быть произведен платеж. Обычно через 30 дней после даты выставления счета.

Данные клиента:

Название агентства или клиента, если контракт напрямую.

Комиссия:

В этом разделе требуется следующее:

  • Описание предоставляемых услуг
  • Общая сумма к оплате.
  • Сумма НДС, если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС.
  • Общая сумма к оплате.

Например:

20 дней по 500 фунтов стерлингов в день Количество: £ 10 000
НДС: 2 000 фунтов стерлингов
Всего: £ 12 000

Условия оплаты:

Укажите, как вы хотите получить деньги. Например:

Оплата должна быть произведена в течение 30 дней чеком или денежным переводом.
Чеки должны быть переведены на «My Company Ltd».
Денежные переводы следует отправлять на:
The Contractors Bank
Сорт: 01-01-01
Номер счета: 012345678
Ссылка: Используйте номер счета

Большинство агентств и клиентов не платят чеком и выбирают денежный перевод. Проверки могут быть неудобными. Если вы хотите, чтобы вам платили только денежным переводом, используйте следующее:

Оплата должна быть произведена в течение 30 дней денежным переводом только на следующий счет:
Банк подрядчиков
Сорт: 01-01-01
Номер счета: 012345678
Ссылка: Использовать номер счета

Отправить счет по электронной почте или по почте?

Ваше агентство или клиент укажут, как они хотели бы получить счет.Некоторые потребуют бумажную копию.

Если вам разрешено отправлять счет по электронной почте, полезно преобразовать его в формат PDF, чтобы его нельзя было изменить. Существует бесплатный конструктор PDF, который вы можете использовать на PrimoPDF. Это создает PDF-файл из любого приложения, который затем может быть отправлен клиенту по электронной почте.

А как насчет расписаний?

Большинство агентств и клиентов требуют, чтобы табель учета рабочего времени был подписан, а копия прилагалась к счету. Убедитесь, что вы сделали копию табеля перед отправкой!

Проблемы с просрочкой или невыплатой

Если вы не получите оплату в установленный срок и счета не будут оплачены в течение более 30 дней, у вас есть законное право взимать проценты за просрочку платежа.Удостоверьтесь, что вы решаете любые проблемы с просрочкой платежа как можно раньше, потому что они часто могут сигнализировать о том, что у клиента проблемы с денежным потоком, что может привести к неплатежу, что для вас намного дороже, чем просто задержка оплаты!

Важно соблюдать правильный процесс просроченной оплаты, если счета не были оплачены. Не просто убирайте инструменты и не уходите с клиентского сайта, требуя оплаты. Это может привести к тому, что клиент может заявить о нарушении контракта. Первый шаг - поговорить с клиентом, а затем предпринять более формальные и юридические действия.Это будет включать официальное предупреждение, письмо перед действием, агентство по взысканию долгов и, наконец, судебное разбирательство.

Пример счета-фактуры


Wicked Solutions
50 Software Drive
London E1 3FR
Тел .: 0208 555 555

Номер компании: 112334
НДС: 66-777-888


Номер счета: ABC001
Дата: 20 декабря 2004
Срок оплаты: 20 января 2005
Кому: ABC Ltd
Пошлины: Услуги по контракту
20 дней по 600 £ в день 12 000 фунтов стерлингов.00
Промежуточный итог £ 12 000,00
НДС @ 20% £ 2400,00
ИТОГО £ 14 400,00
Условия оплаты: Оплата в течении 30 дней.
Перевод денег на счет ниже:
Wicked Solutions Ltd
Код сортировки: 20-21-22
Номер счета: 12345678

Бесплатные полностью редактируемые шаблоны счетов-фактур для Word и Excel

Invoice Template - Word Invoice Template - Excel

.

Как отправить счет | Выставление счетов Руководство по выживанию

Как отправить счет, который быстро оплачивается

Способ отправки счетов может иметь большое влияние на то, как быстро вам будут платить. Вы хотите отправить его в нужное время нужному человеку с правильными деталями. И чем проще вы сделаете так, чтобы ваш клиент заплатил, тем быстрее вы получите свои деньги. Давайте посмотрим на некоторые основы.

Обсудите выставление счетов перед тем, как вести дела

Точно так же, как вы обсуждаете цены перед тем, как заключить сделку с клиентами, вам также следует поговорить о выставлении счетов.Изложите условия оплаты, объяснив, когда вы будете выставлять счет (еженедельно, ежемесячно или когда работа будет выполнена) и за какой период времени они должны будут платить. Покупатель должен знать, когда ему придется расстаться с деньгами.

Когда отправлять счет

Лучше всего отправлять счет, как только заказ будет выполнен или работа будет выполнена, особенно если вы выполняете разовые проекты и разовые работы.

Если вы работаете над большим проектом, вы можете отправлять промежуточные счета каждые две-четыре недели.А если вы продаете подписки или членство или получаете гонорар, вы можете регулярно отправлять счета-фактуры.

Счета можно отправлять тремя способами

У вас есть возможности, когда дело доходит до получения счета в руки клиента. Давайте посмотрим на плюсы и минусы почты, электронной почты и онлайн-выставления счетов.

В почте

Mail по-прежнему может быть лучшим вариантом для клиентов, которые не обращают внимания на счета, отправленные по электронной почте, или вообще не используют электронную почту. Но по сравнению с другими методами, почта работает медленно, менее безопасно и труднее получить правильные (адреса часто меняются).

По электронной почте

Адреса электронной почты легче вводить, а счета приходят быстрее. Плюс счет-фактура действительно не может быть потеряна. Просто проверьте, отправляете ли вы его нужному человеку или в нужный отдел.

Через онлайн-выставление счетов

Вы можете создать счет-фактуру онлайн и отправить своему клиенту защищенную ссылку на него. Для них это приятно и просто, и вы можете увидеть, когда они ее открыли. Более того, онлайн-счета позволяют включать кнопку «Оплатить сейчас».Клиенты просто щелкают по ссылке, чтобы немедленно заплатить с помощью кредитной карты, дебетовой карты или автоматизированных расчетных палат (например, PayPal). Подробнее о приеме онлайн-платежей.

«Самый важный совет - сразу же отправлять счет. Доставьте его своему клиенту как можно быстрее - для этого идеально подходит электронная почта. А еще лучше приложение, которое позволяет выставлять счета, пока вы находитесь на территории клиента!»

Шэрон Покок, Kinder Pocock, партнер Xero gold

Написание счета-фактуры по электронной почте

Обычно вы отправляете короткое сообщение электронной почты со счетом.Самая важная часть электронного письма со счетом - это тема. Клиент может заплатить быстрее, если вы дадите ему ссылку, например номер заказа на покупку. Вы можете спросить отдел кредиторской задолженности своих клиентов, что они хотят видеть в теме электронного письма.

Вам не нужно подробное сообщение в теле письма. Достаточно приветствия и однострочного сообщения. Сам счет-фактура содержит все остальное, что нужно знать клиенту.

После отправки счета

Чтобы увеличить ваши шансы на своевременную оплату:

  • Позвоните после вашего первого счета новому клиенту.
    Убедитесь, что он получен нужным человеком, что он понимает, для чего он нужен, и что ему не нужны дополнительные сведения от вас.

  • отправить напоминание
    Если вы даете клиентам много времени на оплату, неплохо было бы отправить мягкое напоминание по мере приближения срока оплаты.

Что отправить до срока

Если вы даете клиентам 14 или более дней на оплату счета, рекомендуется напомнить им о приближении срока оплаты. Пишите коротко, тепло и по существу.

.

Отправка счетов онлайн бесплатно | Программное обеспечение Square Invoicing

Логотип и название компании
Добавьте к своим счетам гибкую цветовую схему, в которой будут отображаться ваш логотип и имя.

Простая оплата в один клик
Предоставьте клиентам удобную возможность онлайн-платежей. Клиенты могут даже использовать Apple Pay или Google Pay для оплаты счетов прямо со своего телефона.

Пользовательский заголовок
Напоминайте покупателям о том, что они купили, с описательными заголовками.

Счета-фактуры в формате PDF для загрузки
Предоставьте клиентам возможность загружать и распечатывать счета для своих записей.

Персонализированное сообщение
Скажите спасибо или продвигайте специальные предложения, события или что-либо еще с помощью персонализированного сообщения.

Детализация
Предоставьте клиентам подробный список поставленных товаров, услуг или количества.

Скидки
Показать скидки на определенные товары, количества, ограниченные по времени предложения или специальные предложения.

Налоги и сборы
Отображение конкретных налоговых ставок и сборов, применяемых к приобретенным товарам и услугам.

Приложения и квитанции
Включите дополнительные вложения, такие как файлы PDF и изображения.

Деловая информация
Включите деловую информацию, такую ​​как номер телефона, адрес электронной почты и физический адрес или веб-сайт.

.

Об авторе

admin administrator

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о