Как выставлять счет: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2021

Как выставлять счет: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2021

Содержание

Как выставлять счета клиентам? - ONLYOFFICE

Проверьте автоматически сгенерированный Номер счета. Если у вас есть права администратора портала или модуля CRM, вы можете изменить формат номера. Для этого нажмите на ссылку Изменить формат рядом с полем Номер счета. В открывшемся окне Изменить формат введите в поля для ввода нужный префикс и формат номера.

В поле Дата выставления счета по умолчанию устанавливается текущая дата. В случае необходимости ее можно изменить, выбрав нужную дату из календаря или введя ее вручную в следующем формате: дд/мм/гггг.

Чтобы задать Срок оплаты, то есть дату, к которой счет должен быть оплачен, используйте одну из доступных опций справа: При получении, 15 дней, 30 дней или 45 дней, или выберите нужную дату из календаря, или введите ее вручную в следующем формате: дд/мм/гггг.

Из выпадающего списка Язык счета выберите Язык, который будет использоваться в счете. Если вашего языка еще нет в списке доступных или перевод на ваш язык не завершен, вы можете принять участие в переводе, отправив запрос по адресу [email protected]

Выберите Валюту счета. По умолчанию используется валюта, указанная в профиле клиента. Если в профиле клиента валюта не указана, используется валюта по умолчанию, указанная в настройках модуля CRM. В случае необходимости вы можете выбрать любую другую валюту из списка доступных.

При выборе валюты, отличной от валюты по умолчанию, указанной в настройках модуля CRM, также отображается поле Обменный курс. Задайте соответствующий обменный курс и нажмите на кнопку Сохранить.

Администраторы портала и модуля CRM могут изменить валюту по умолчанию и задать обменный курс для валют из списка в разделе Настройки >> Настройки валюты. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к этой статье.

Введите номер заказа на покупку (Номер заказа), если он доступен, и укажите Условия оплаты.

Если вы хотите указать общие условия для всех последующих счетов, нажмите на ссылку По умолчанию под полем Условия, введите текст условий и нажмите на кнопку Сохранить.

Как выставить счет

Заказчик попросил предоставить счет для согласования с руководством суммы оплаты. Как выставить счет в Трицепсе? Оформление документов Продажа, Заказ-наряд, Заказ товара никак не зависит от способа оплаты. В том случае, когда необходимо выставить заказчику счет,  при завершении документов Заказ товара, Продажа надо выбрать опцию Выписать счет.

При завершении заказ-наряда надо оформить его по опции Без оплаты. Из документа Заказ-наряд по кнопке Создать на основании можно создать связанный  документ Счет. При создании счета в табличную часть документа автоматически будут скопированы либо товары и услуги, либо только услуги, либо только товар (зависит от настройки).

Также документ Счет можно создать как отдельный документ. И уже из документа

Счет создавать связанные документы Продажа, Заказ-наряд.

Документ Счет может находится в одном из статусов:

  • Черновик — документ в этом статусе не имеет ни номера, ни даты регистрации
  • Выставлен — документ зарегистрирован,  ему присвоен номер и дата регистрации. Именно в этом статусе печатают документ. В этот статус документ переходи по кнопке Операция — Выставить
  • Оплачен — при переводе счета в это состояние автоматически создается документ Платеж, т.е. по кнопке Операция — Оплачен программа автоматически создает платеж, связанный со счетом
  • Отменен — отмена документа по кнопкам Операция — Отменить

Обратите внимание на правую панель документа Счет. На этой панели видно не только состояние (статус) счета, но и номер документа. Регистрационный номер документа, который будет отражен в печатной форме. Также на этой панели будут отображены связанные документы.

Дату регистрации счета можно установить самостоятельно, т.к. иногда заказчики просят изменить дату выставления счета. Для этого в документе Счет в состоянии Черновик по кнопкам Действия — Регистрационная информация установите дату счета.

Найти созданный счет можно по кнопкам Искать — Счет. Параметром поиска может быть либо клиент, либо регистрационный номер счета и т.д.

Как выставить счёт?

В Битрикс24 счёт - финальный этап процесса продаж. Когда сделка заключена, мы создаём счет и выставляем его клиенту для оплаты.

Как выставить счёт?

Есть несколько способов выставить счёт.

Конвертировать сделку из карточки

Конвертировать сделку из списка

Создать счёт на странице CRM - Счета

Нажмите на плюсик или кнопку Выставить счёт

Выставить счёт из карточки контакта или компании

Перейдите на вкладку

Счета и нажмите кнопку создания

Выставить счёт из списка контактов или компаний

Во всех случаях вы перейдете к форме создания счёта.

Как заполнить форму счёта?

Форма счёта состоит из блоков. Рассмотрим каждый из них по отдельности.

Здесь мы заполняем основную информацию - название, статус счёта и срок оплаты. А также выбираем ответственного.

Вы легко можете создать свои статусы для счёта. Подробнее читайте в статье Справочники в CRM

В этом блоке мы указываем, кому выставить счёт. Выберите контакт или компанию из списка, либо создайте нового получателя.

После выбора вы увидите краткую информацию о клиенте.

Способ оплаты

Выберите необходимый способ оплаты из списка.

Подробнее про настройку разных вариантов оплаты читайте в статье Способы оплаты

В этом же блоке расположены данные вашей компании. Если компаний несколько - выберите или создайте необходимый набор реквизитов.

Как настроить реквизиты своей компании читайте в статье Реквизиты фирмы

Регулярные платежи

Сделайте счёт регулярным, если вы часто выставляете один и тот же счёт. Например, ежемесячный счёт клиенту за доставку продуктов.

Как работать с такими счетами читайте в статье Регулярные счета

Товары/услуги счёта

Счёт обязательно должен содержать список товаров или услуг для оплаты. Выберите или добавьте товары, а также настройте скидку и налог.

Работа с товарами подробно описана в статье Как добавить товар?
Как использовать счёт?

Счёт готов. Как теперь его использовать?

  • Распечатайте счёт и отправьте его клиенту по почте
  • Сохраните счёт в отдельный файл формата PDF
  • Отправьте счёт клиенту по электронной почте
  • Отправьте клиенту онлайн-ссылку на счёт
Подробнее о онлайн-счетах читайте в статье Публичная ссылка на счёт

Выставление счёта для юр.

лиц

Если вашему магазину необходимо принимать оплату от юридических лиц - вам понадобится настроить способ оплаты "Выставление счёта для юр.лиц". 

1. Перейдите в раздел Настройки → Оплата и добавьте способ оплаты:

2. Заполните поля при настройке способа.

*Обязательные поля отмечены звездочкой

Название - впишите в это поле название счета, которое будет выводиться в бэк-офисе.

Получатель платежа - введите сюда название вашей организации (например, ИП Иванов, ООО "Магазин")

Юридический адрес - юр. адрес вашей организации.

ИНН - ИНН вашей организации.

КПП - КПП вашей организации.

ОКПО - ОКПО вашей организации.

ФИО руководителя - ФИО генерального директора или ИП.

Должность руководителя - занимаемая должность (Генеральный директор, Главный Бухгалтер, Индивидуальный Предприниматель).

ФИО главного бухгалтера - для ИП - ФИО ИП.

Расчетный счёт - р/с вашей организации.

БИК - БИК банка, который обслуживает вашу организацию.

Название банка - как оно написано в документах, которые предоставил вам банк при открытии счета (например, АЛЬФА БАНК, Новосибирский филиал).

Корреспондентский счет - корр.счет банка, который обслуживает вашу организацию.

Использовать НДС из строк заказов в печатных формах для ЮЛ - подробнее

Ставка НДС - заполняйте только в том случае, если ваша организация является плательщиком НДС. Если указана - выделяется в счёте в виде автоматически рассчитанной суммы налога.

Префикс номера счёта - нужен, чтобы отделить выставляемые счета за покупки в магазине от других счетов.

Использовать последовательную нумерацию счетов

- если вы не хотите, чтобы нумерация счетов совпадала с нумерацией заказов.

Следующий порядковый номер счета - используйте, если вы хотите сохранить последовательность нумерации счетов, выставленных ранее в ручном режиме.

Следующий порядковый номер накладной - используйте, если вы хотите сохранить последовательность нумерации накладных, выставленных ранее в ручном режиме.

Комментарий - используйте, если нужно обозначить в счёте какую-либо дополнительную информацию.

Изображения печати и подписей для счёта - позволяет формировать в электронном виде счёт, снабжённый подписаями и печатью организации. Для ИП достаточно только подписи.

Сообщение для пользователя - нужно, чтобы при выборе этого способа оплаты сообщить клиенту некую информацию (например, о наценке или наоборот, о скидке).

Наценка - позволяет сделать наценку на способ оплаты. Может быть отрицательной (то есть, скидкой). Назначается строго в процентах.

Привязка к способам доставки - здесь вы можете включить необходимые или исключить способы доставки, которые можно использовать при выборе данного способа оплаты.

Привязка к типам клиентов - выберите, отображать данный способ оплаты только для юридических лиц, или для частных тоже. (Для появления данной настройки необходимо включить оба типа клиентов в разделе Настройки → Клиенты.)

Как выставить счет на оплату в 1С 8.3 Бухгалтерия

Рассмотрим пошаговую инструкцию, как выставить и распечатать счет на оплату в 1С Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3.

Первый шаг — найдем журнал счетов на оплату. Он расположен на вкладке «Продажи»:

Откроется список всех выписанных когда-либо счетов. Для создания нового нажимаем кнопку «Создать» либо «быструю кнопку Ins. Откроется форма нового документа.

В форме счета необходимо заполнить следующие поля:

  • Организация — та организация, от которой планируется продажа;
  • Банковский счет — счет, на который будет производиться оплата;
  • Контрагент — клиент, которому выставляется счет;
  • Товары или услуги — необходимо указать товар и/или услугу, на которую выставляется счет. Цену, количество, ставку НДС.

В итоге мы получим заполненный счет на оплату покупателю в 1С , готовый к распечатке:

После проверки правильности данных обязательно нужно сохранить документ с помощью кнопки «Записать».

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Для распечатки счета необходимо в шапке документа нажать на соответствующую кнопку:

Откроется печатная форма счета на оплату, которую можно еще раз проверить. Если всё устраивает, просто нажмите на кнопку печати:

Наш видеоурок по выписке счета, прикреплению факсимильной печати и подписи, созданию шаблонов договоров в 1С 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Выставление счета — Возможности PayKeeper

С помощью платежной платформы PayKeeper организация может выставлять своим клиентам счета на оплату картами Visa, MasterCard и МИР  по электронной почте. Эта возможность особенно полезна для интернет магазинов, отелей, поставщиков услуг, которым в своей деятельности приходится регулярно отправлять по электронной почте счета на оплату.

Процедура  легко вписывается в бизнес процессы любого предприятия, т.к.  является интуитивно понятной для любого сотрудника.

Главное преимущество выставления счёта заключается в том, что не нужно производить какую-либо интеграцию с сайтом. Эта возможность будет доступна сразу после заключения договора.

Выставить электронный счёт очень просто — это делается из личного кабинета PayKeeper.  Демонстрация выставления счёта в нашей видеоинструкции:

 

Попробовать самостоятельно выставить счёт вы можете в демоверсии PayKeeper.

PayKeeper сохраняет историю выставленных счетов. В любой момент Вы можете посмотреть статус счёта, выставить его снова, или продублировать на другой электронный адрес. Счета могут быть в трех статусах:

  • Отправлен — счёт отправлен плательщику и ожидает оплаты
  • Оплачен — счёт оплачен, можно отправлять товар или оказывать услугу
  • Просрочен — плательщик не успел оплатить в указанный срок либо оплата по счёту невозможна.

Страница счета личного кабинета PayKeeper

По умолчанию в PayKeeper используется счёт в который входят следующие поля:

  Параметр Назначение Обязательный
1 sum Сумма к оплате. Да
2 clientid Фамилия Имя Отчество. Нет
3 orderid Номер заказа. Нет
4 service_name Наименование услуги. Нет
5 client_email Адрес электронной почты Да
6 client_phone Телефон. Нет

При необходимости стандартные поля могут быть изменены, это делается в личном кабинете PayKeeper:

Настройка полей счёта

Обязательными являются только адрес электронной почты и сумма оплаты. Также рекомендуются указывать срок действия счёта, чтобы избегать оплаты по старым счетам или ограничивать возможность оплаты по акциям и спецпредложениям.

После успешной оплаты счёта плательщику приходит сообщение о том, что счёт успешно оплачен с указанием параметров платежа. В организацию также направляется сообщение об успешно проведенной оплате. Кроме параметров заданных при инициализации счёта также указываются маскированный номер карты, код авторизации и номер транзакции.

При необходимости можно сделать свой собственный шаблон счёта в том числе добавить туда собственный логотип или использовать фирменную стилистику.

 

Счета | База знаний РемОнлайн

В РемОнлайн можно формировать и выставлять счета для покупателя. Этот документ никак не влияет на остатки товаров на складе или на остаток суммы в кассах. Счет фиксирует договоренность с покупателем на оплату по заказу или продаже

Выставить счет можно несколькими способами. 

Создание счета на странице “Финансы > Счета”
  1. Перейдите на страницу “Финансы > Счета” и нажмите на кнопку “+ Счет”.

  2. В открывшемся диалоговом окне укажите или создайте нового клиента, выберите форму оплаты и при необходимости измените дату выставления счета.

  3. В поле “Добавление заказа” напишите номер заказа и нажмите Enter. После чего товары и работы из этого заказа автоматически будут добавлены в счет. В один счет можно добавить несколько заказов.

  4. В поле “Добавление работы или запчастей” можно выбрать товары и услуги с помощью поиска или добавить новые услуги.

  5. При необходимости укажите скидку и комментарий.

  6. Нажмите на кнопку “Создать”.

Создание счета из заказа

1. Откройте нужный заказ и нажмите кнопку “+ Счет” на вкладке “Платежи”.

В открывшемся счете автоматически будет добавлен клиент и работы/материалы из заказа.

2. Выберите форму оплаты и при необходимости измените дату выставления счета.

В этот же счет можно добавить еще заказы, для этого в поле “Добавление заказа” напишите номер или штрихкод заказа и нажмите кнопку Enter.

3. В поле “Добавление услуги/работы или материала” можно выбрать дополнительные товары и услуги.

4. При необходимости укажите скидку и комментарий.

5. Нажмите на кнопку “Создать”.

Создание счета на странице “Заказы”

1. Перейдите на страницу “Заказы”.

2. С помощью чекбоксов выберите один или несколько нужных заказов. Затем нажмите на кнопку “Еще действия” и потом “Создать счет”.

3. В открывшемся диалоговом окне укажите или создайте нового клиента, выберите форму оплаты и при необходимости измените дату выставления счета.

Если у всех выбранных заказов одинаковый клиент, он автоматически подставится в счет.

4. В поле “Добавление заказа” напишите номер заказа и нажмите Enter. После чего товары и работы из этого заказа автоматически будут добавлены в счет. В один счет можно добавить несколько заказов.

5. В поле “Добавление работы или запчастей” можно выбрать товары и услуги с помощью поиска или добавить новые услуги.

6. При необходимости укажите скидку и комментарий.

7. Нажмите на кнопку “Создать”.

Созданные счета отображаются на странице “Финансы > Счета” и им автоматически присваивается статус “Черновик”. Нажав на статус, можно изменить его на “Выставлен”, “Оплачен” или “Отменен”.

Важно: при изменении статуса счета, списание товара с остатков не производится и сумма в кассах не меняется.

Печать и отправка счета

Откройте диалоговое окно счета. Справа вверху вы увидите три кнопки:

  • нажмите на кнопку принтера 🖨️”, чтобы распечатать документ;

  • нажмите на кнопку экспорта, чтобы загрузить документ в формате .pdf;

  • нажмите на кнопку конверта, чтобы отправить e-mail с прикрепленным документом счета (e-mail подставляется автоматически из карточки клиента, при необходимости его можно изменить, также как тему и текст сообщения).

Настройки и удаление счета

Вы можете настроить шаблон документа счета на странице “Настройки > Шаблоны документов”.  

Изменить шаблон нумерации счетов можно на странице “Настройки > Общие” в разделе “Счета”.

В поле “Шаблон номера счетов” можно указывать не только символы, но и различные переменные:

{C} — счетчик заказов;

{D} — текущий день;

{M} — текущий месяц;

{Y} — текущий год.

Переменную {C} можно настраивать. К примеру, {C:3} — счетчик счетов, который состоит из трех символов и заполнен слева символом “0”.

Чтобы обнулить счетчик или установить свое значение, кликните на пример номера счета. После внесения изменений нажмите кнопку “Сохранить”.

Чтобы удалить счет, откройте диалоговое окно счета, нажмите на кнопку корзину и подтвердите действие, нажав на кнопку “Удалить”.

Пошаговое руководство для малого бизнеса

7 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Как выставить счет компании: пошаговое руководство для малого бизнеса

Малые предприятия, предлагающие кредитные условия для своих продуктов и услуг, должны научиться выставлять счета своим клиентам, будь то физическое лицо или компания.

Эти предприятия сначала отправляют товары или предоставляют услуги, а покупатели позволяют платить позже.Оплата запрашивается с помощью документа, называемого счетом-фактурой.

Если вы научитесь правильно и эффективно выставлять счета, это сократит объем бумажной работы и позволит вам платить быстрее. Это улучшит общее управление финансами вашего малого бизнеса.

Хотите упростить процесс выставления счетов? FreshBooks предлагает простое в использовании программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, которое позволяет платить в 2 раза быстрее.

FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними. Попробуйте бесплатно

В этой статье мы рассмотрим:

1.Выберите шаблон счета

Не забудьте выставить счет вашему клиенту, как только работа будет сделана. Forbes обнаружил, что счета-фактуры, отправленные в тот же день, когда работа завершена, имеют в 1,5 раза больше шансов на оплату.

Первым шагом для создания счета является выбор шаблона счета. Существует множество бесплатных шаблонов счетов для Word, Excel, Google Docs, PDF и других распространенных форматов. FreshBooks предлагает бесплатные загружаемые шаблоны счетов, адаптированные для фрилансеров и малых предприятий по отраслям.

Загрузите шаблон и откройте его в любой программе по вашему выбору.

2. Добавьте товары или услуги

Добавьте отдельную позицию для каждого продукта или услуги, за которые выставляется счет клиенту. Обязательно укажите подробное описание, дату предоставления продукта или услуги и количества, если применимо.

Ваши клиенты хотят точно знать, за что они платят. Не смешивайте все вместе. Разбейте каждый, чтобы избежать путаницы, которая может задержать получение ваших денег.

Затем добавьте фиксированную плату или почасовую ставку за позицию. Для почасовой оплаты также укажите, сколько часов вы проработали по каждой позиции и промежуточный итог.

3. Найдите общую сумму

Найдите промежуточный итог всех ваших позиций. Затем добавьте все, что повлияет на общую сумму, например налог с продаж, скидку или непогашенный остаток. Сложите все вместе, чтобы найти общую сумму.

Никогда не взимайте дополнительных сборов или штрафов за просрочку платежа, которые не обсуждались с клиентом заранее, говорит Forbes.В лучшем случае ваш клиент запутается. В худшем случае они не поверят вам, если вы будете брать деньги за то, на что они не соглашались.

4. Включите важную информацию

Настройте образец счета-фактуры, включив в него свой логотип, дату, срок оплаты, номер счета-фактуры, ссылочный номер (например, номер заказа), вашу контактную информацию, контактную информацию компании, такую ​​как адрес, условия оплаты и личное сообщение, если необходимо. .

Личные сообщения, такие как «пожалуйста, оплатите счет в течение 15 дней» или «спасибо за ваш бизнес», увеличивают вероятность получения оплаты на 5 процентов, согласно Forbes. Кроме того, вежливость произведет впечатление на компанию, которой вы выставляете счет, и улучшит ваши отношения.

«Особенно важно указать четкие условия оплаты», - говорит он. Обычно лучше писать «Платеж должен быть произведен в течение 30 дней» вместо «нетто 30», поскольку это устраняет потенциальную путаницу.

Кроме того, сначала узнайте в компании, как они предпочитают вам платить. Компании могут быть более строгими в отношении того, как они платят. Если они хотят разрезать чек, укажите в счете, как его оформить.Если они предпочитают платить кредитной картой, укажите ссылку для обработки платежа.

Ниже приведен пример простого счета, выставленного в FreshBooks:

Источник: FreshBooks

Также дважды проверьте свой счет на наличие орфографических, грамматических или форматных ошибок. Небрежные ошибки заставят вас выглядеть непрофессионально. Если вы выставляете счета, они особенно недовольны ошибками такого типа.

5.

Отправьте счет

У вас есть несколько вариантов отправки счета.Вы можете распечатать его на плотной бумаге и отправить по почте, факсу или электронной почте. Бухгалтерское программное обеспечение обычно отправляет вам счет по электронной почте и включает варианты оплаты.

Не забудьте включить личное сообщение, включив письмо со счетом, либо в качестве сопроводительного письма, либо в электронном письме. Вот пример "

"

Hi <укажите имя клиента>,

Пожалуйста, прикрепите счет-фактуру на <укажите название проекта и детали>. Спасибо за ваш бизнес. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к <укажите имя> по адресу <укажите контактные данные>.

Бест,

<укажите свое имя>

Еще раз проверьте, отправляете ли вы счет нужному человеку. «Даже если вы подписали контракт с одним сотрудником компании, это не значит, что он будет единственным, кто будет обрабатывать платежи», - говорит Forbes. Счет может оплачиваться другим отделом, или для обработки платежа могло быть привлечено внешнее агентство. Сперва спросите у своего собеседника, чтобы не терять время зря.

Также важно знать платежный цикл компании.Возможно, они отправляют платеж только первого числа каждого месяца. В таком случае рекомендуется отправлять счет ближе к дате платежа. Знание платежного цикла также поможет вам, когда вы выполните шаг шесть.

6. Дальнейшие действия

Ваша работа не заканчивается после того, как вы отправите счет. Компании обычно теряют счета, забывают о них или не хотят полностью их оплачивать. Вам нужно будет следить. Программное обеспечение для выставления счетов помогает вам отправлять автоматические напоминания, чтобы сократить погоню.

Еще спрашивают:

Как выставить счет компании как физическому лицу

Вот несколько советов, как выглядеть профессионально при выставлении счетов компании как физическому лицу:

  • Включите профессиональный заголовок . Используйте название своей компании или свое полное имя и укажите всю свою контактную информацию, чтобы компания знала, как с вами связаться, если у них возникнут вопросы. Вставьте логотип слева от заголовка, если он у вас есть.
  • Используйте профессиональный шаблон .Бесплатные шаблоны счетов - один из вариантов, так как они гарантируют, что вы не пропустите ни одной важной детали. Программное обеспечение для выставления счетов заставляет вас выглядеть еще более профессиональным, поскольку оно часто включает в себя возможности для мгновенной оплаты через Интернет.
  • Счет согласно договору . Компании могут попросить вас подписать контракт перед началом работы. Убедитесь, что ваш счет уже указан в контракте, так как ваш контакт не будет благосклонно относиться к сюрпризам. Это задержит получение ваших денег.
  • Знайте, кому выставлять счет . У компаний обычно есть расчетный отдел или внешнее агентство, которое обрабатывает платежи. Знайте, кому отправлять счет и кому копировать.
  • Отправляйте счета в соответствии с платежным циклом компании . Многие компании отправляют платежи в первое число месяца. Спросите своего клиента, когда он платит, чтобы вы знали, когда отправлять счет и когда следить за ним.
  • Дальнейшие действия . Своевременные напоминания об оплате счета не раздражают, они сигнализируют о том, что вы профессионал и держите руку на пульсе.

Как выставить счет компании за подрядные работы

Чтобы выставить счет компании за подрядные работы, выполните следующие действия:

  1. Используйте шаблон накладной . Включите номер счета-фактуры и номер заказа на поставку, если он есть. Укажите такие условия оплаты, как «нетто 30» (оплата должна быть произведена в течение 30 дней).
  2. Включите счет и отправьте его клиенту по адресу , если вы выполняли работу не в том месте, где выставляете счет.
  3. Настройте свои позиции в соответствии с заданием.Вам могут понадобиться столбцы для номера рабочего задания, номера детали, стоимости единицы, сведений о работе, почасовой ставки, отработанных часов и промежуточной суммы. Если вы получили заказ на работу, сведения о работе в вашем счете должны совпадать с тем, что написано в заказе на работу.
  4. Включите все, что может повлиять на общую сумму , например налог с продаж, депозиты, скидки и суточные или пробег.
  5. Подробно опишите, какие способы оплаты вы принимаете и какова ваша политика оплаты за просрочку платежа.
  6. Отправьте счет и попросите компанию подтвердить его получение .Факсы могут пропадать, а электронные письма остаются незамеченными. Если вы ничего не слышите, свяжитесь с нами.

Исключите счета и бухгалтерию из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

5 простых шагов - бесплатный шаблон включен

Счет-фактура - это не только запрос на оплату, он часто составляет большую часть вашего прямого общения с клиентами. Поэтому с ними стоит произвести хорошее впечатление!

В этой статье мы рассмотрим некоторые основы, которые вам нужно знать при составлении первого счета.

1. Используйте свой логотип - и будьте узнаваемы

Вы всегда должны добавлять логотип к своим счетам, потому что логотип гарантирует прямое узнавание вашей компании. Это также помогает произвести хорошее впечатление и помогает воспринимать вас серьезно как предпринимателя. И дело не только в имидже: если к вам серьезно относятся как к предпринимателю, гораздо более вероятно, что ваши счета будут оплачиваться быстрее.

Если у вас еще нет логотипа, не беспокойтесь. Вам не нужно быть графическим дизайнером, чтобы его получить.С помощью простых онлайн-инструментов, таких как Canva, вы можете легко создать красивый логотип бесплатно!

2. Укажите свои контактные данные, чтобы клиенты могли связаться с вами.

Конечно, в ваших счетах всегда должна содержаться вся необходимая по закону информация. Кроме того, вы должны предоставить как можно более полную и подробную информацию о своей компании.

Помимо банковских реквизитов, это также относится к такой контактной информации, как:

  • Номер телефона вашей компании, адрес электронной почты
  • ,
  • и веб-сайт.

Чем проще с вами связаться, тем серьезнее и профессиональнее будет рассмотрен ваш счет и, следовательно, ваш бизнес.

3. Четко перечислите свои продукты - они составляют основу вашего счета.

Создавая счет, обратите особое внимание на продукты или услуги, которые вы выставляете. Они составляют основу вашего счета, поэтому очень важно, чтобы они были четко указаны с простыми, но информативными названиями. Вот несколько примеров:

  • Вместо «Shoe» что-нибудь вроде «Red Hi-Top Trainer, размер 7.5 ”будет яснее.
  • Также «Рабочее время - Роспись стен» более информативно, чем просто «Рабочее время».

Таким образом, ваш клиент может сразу увидеть, о чем идет речь в счете.

4. Содержите информацию о ваших клиентах в порядке - это хорошее обслуживание клиентов.

При составлении счета очень важно правильно указать контактную информацию ваших клиентов без каких-либо ошибок. Также не забывайте о специальных символах, особенно если у вас есть клиенты из других стран!

В вашем счете указана важная информация о клиенте:

  • Имя
  • Адрес
  • Номер клиента - в идеале многозначные идентификаторы клиента, они создают впечатление большей клиентской базы и повышают доверие.

5. Условия оплаты - действительно важная часть!

При составлении любого счета вы всегда должны указывать условия оплаты. Таким образом, ваш клиент точно знает, когда ему нужно заплатить.

Условия оплаты должны включать:

  • Дата выставления счета
  • Сколько дней после отправки счета подлежит оплате (обычно 14, 30 или 60 дней)
  • Срок оплаты счета

Также, если применимо, вы можете включить:

  • Особые условия, такие как скидки
  • Ваши положения и условия, они могут быть включены в качестве приложения

Что, если вы хотите внести изменения в счет?

Никогда не рекомендуется просто удалять свои счета, поскольку вам необходимо вести подробный учет всех утвержденных счетов.Если вы допустили ошибку в счете или ваш клиент требует, например, возмещения, вам следует использовать кредит-ноту. Однако лучший способ соблюдать закон, а также создавать кредит-ноты для ваших счетов - это использовать программное обеспечение для выставления счетов.

Контрольный список: как написать счет

Теперь вы знаете, как написать свой первый счет!

Профессиональное выставление счетов - это не ракетостроение. Просто помните об этих моментах при выставлении счетов, и все готово!

Так выглядит наш бесплатный шаблон счета-фактуры

Как написать счет-фактуру

  1. Используйте логотип вашей компании
  2. Включите свою контактную информацию
  3. Четко укажите свои продукты или услуги
  4. Укажите данные ваших клиентов в порядке
  5. Укажите ваши условия оплаты

Скачать бесплатный шаблон

Создавать счета с Zervant действительно просто - и быстро!

Это потому, что все, что вам нужно для выставления счетов, аккуратно хранится в вашей учетной записи Zervant, все, что вам нужно, это убедиться, что ваша информация верна и актуальна.Затем вы можете написать счет за 60 секунд - добавьте своего клиента, свой продукт или услугу, нажмите «Отправить», и все готово!

Создайте бесплатную учетную запись Zervant

Вы все еще пишете счета в Word или Excel? Вы должны изменить это как можно скорее! Возможно, вам понравится внешний вид ваших шаблонов (и вы используете их в течение многих лет), электронные таблицы далеки от профессионального выставления счетов.

Решающим моментом здесь является технология, лежащая в основе этого. Чтобы соответствовать требованиям законодательства, вы должны хранить все свои счета в полном, понятном и неизменном виде.Это можно гарантировать только с помощью профессионального программного обеспечения. Помимо упрощения управления выставлением счетов, программное обеспечение для выставления счетов также предлагает аккуратный макет, укрепляющий ваш общий профессиональный имидж.

Полное руководство по выставлению счетов и получению оплаты в Интернете

Нравится вам это или нет, но онлайн-выставление счетов необходимо для предприятий любого размера. Однако не все владельцы бизнеса знакомы с основами и важностью счетов-фактур. Чтобы помочь вам, мы с гордостью создали «Полное руководство по выставлению счетов», которое также известно как лучшее «Руководство по выставлению счетов».

В этом руководстве вы узнаете, что такое счет-фактура, как он влияет на ваш бизнес, примеры счетов и советы, которые помогут вам получить оплату вовремя.

Что такое счет-фактура?

Также известный как «счет», «выписка» или «счет-фактура», счет-фактура определяется Investopedia как:

«Коммерческий документ, в котором описывается транзакция между покупателем и продавцом. Счет-фактура обычно включает количество покупок, цену товаров и / или услуг, дату, участвующие стороны, уникальный номер счета-фактуры и налоговую информацию.Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете-фактуре обычно указываются условия сделки и приводятся сведения о доступных способах оплаты ».

Счета-фактуры не подлежат обсуждению и обычно используются для учета запасов, бухгалтерского учета и налоговых целей. Для большинства организаций счет-фактура отправляется после отправки продукта или после завершения обслуживания с ожиданием полной оплаты к указанной дате. Как отмечает Investopedia, «общая сумма задолженности становится кредиторской задолженностью покупателя и дебиторской задолженностью продавца.»

Происхождение и эволюция счетов-фактур

Первое известное использование термина« счет-фактура »произошло в 1560 году. Это модификация среднефранцузского языка, во множественном числе которого означает« отправка товаров ».

Как отметила Европейская экономическая комиссия Организации Объединенных Наций, традиционный процесс выставления счетов «всегда был частью более широкого набора бизнес-процессов в торговле». Этот процесс включает в себя: «размещение и принятие заказа, выполнение заказа, доставку товаров и окончательный платеж.”

До недавнего времени счета выставлялись на бумажной основе. Это создало несколько недостатков, которые привели к задержке выплаты. По данным ЕЭК ООН, некоторые проблемы, связанные с бумажными счетами-фактурами, включают:

  • ошибок создания и ввода с обеих сторон
  • высокие эксплуатационные расходы на счет-фактуру как на стороне отправителя, так и на стороне получателя
  • даже больше затрат в случае ошибок или оспаривает
  • участие нескольких систем

В последние несколько лет деловые партнеры все чаще полагались на электронное выставление счетов, также известное как электронное выставление счетов, через такие услуги, как наша компания Due. Это просто электронная передача информации о выставлении счетов и оплате между поставщиком и покупателем.

Для покупателей преимущества электронного выставления счетов включают:

  • сокращение затрат
  • более быстрый цикл обработки и оплаты
  • улучшенное управление денежными потоками
  • повышение точности
  • сокращение сборов за просрочку платежа, мошенничества и дублирования счетов

Для поставщиков преимущества электронного выставления счетов включают:

  • более быстрые платежи
  • повышение производительности
  • меньшее количество отклоненных счетов
  • улучшенное управление денежными потоками
  • дополнительные варианты финансирования

Что касается менеджеров, электронное выставление счетов поможет с любыми экологическими инициативами, реализованными вашей организацией, а также улучшит видимость и укрепит отношения между поставщиками и клиентами.

Типы счетов-фактур

Компании могут создавать несколько различных типов счетов-фактур. Наиболее часто используются следующие счета:

  • Proposal / Bid / Pro Forma. Ожидание того, сколько компания будет взимать плату за товары или услуги. В отличие от законопроекта, это предварительная оценка.
  • Промежуточный счет-фактура . Счета, которые отправляются еженедельно или ежемесячно в течение длительного проекта.
  • Периодические счета-фактуры .Используется для постоянных клиентов. Электронное выставление счетов может автоматизировать эти счета.
  • Просроченные счета-фактуры . Отправляется, когда счет просрочен. Включает исходный счет и начисленные проценты.
  • Окончательный счет-фактура . Счет, который высылается после завершения проекта.

Если у компании есть международные покупатели или поставщики, им, скорее всего, придется создать один из следующих счетов-фактур.

  • Коммерческий счет-фактура .Это требуется таможней для определения стоимости импортируемых товаров с учетом налогов и пошлин и включает такую ​​информацию, как перевозимые товары, страна происхождения, общая заявленная стоимость и расходы на транспортировку / страхование.
  • Консульский счет. Коммерческий счет-фактура, выданный консулом страны-импортера, проживающим в стране-экспортере.
  • Таможенный счет-фактура . Расширенный коммерческий счет.

Как создать счет-фактуру

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, фрилансером или отвечаете за обработку счетов-фактур в крупной корпорации, для создания счета-фактуры необходимы важные компоненты.

Профессиональный заголовок

Первым компонентом накладной является профессиональный заголовок. Заголовок, как правило, состоит из названия вашей компании или полного имени, если вы работаете не по найму, вверху счета и напечатан легко читаемым шрифтом.

Он также будет включать вашу контактную информацию - почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт - под названием вашей компании. Чтобы название вашей компании выделялось в заголовке, используйте более крупный шрифт или выделите его жирным шрифтом.

Примером заголовка может быть следующее:

John Smith

1234 Main Street

Small Town, CA 12345

555-123-4567

johnsmith.com

Если у вас есть логотип для вашей организации, вы также хотели бы включить это в верхнюю часть заголовка счета.

Контактная информация клиента

После создания настраиваемого заголовка вы захотите добавить информацию о своем клиенте в счет.Эта информация должна включать имя, адрес и номер телефона получателя. Вы захотите разместить эту информацию под заголовком, но на противоположной стороне. Например, если ваш заголовок был размещен в верхнем правом углу счета-фактуры, то информация о клиенте будет расположена слева под заголовком.

Если у вас нет адреса компании или лица, которому вы выставляете счет, вы можете просто указать их имя и адрес электронной почты.

Номер и дата счета-фактуры

Помимо информации о получателе, вы должны добавить детали своего счета. Эта информация будет включать в себя следующую строку в отдельной строке:

  • Номер счета-фактуры
  • Дата подготовки
  • Срок платежа
  • Предпочтительный вариант оплаты

Как вы будете нумеровать счет, полностью зависит от вас. Один из наиболее распространенных способов написания номера счета-фактуры: «Счет-фактура: 00001.» Некоторые организации предпочитают составлять свои счета по имени клиента. Например, если у вас есть клиент по имени Sam’s Pizza, номер счета может быть следующим: «SP 00001.”

Независимо от того, как вы решите пронумеровать свои счета, всегда используйте последовательный порядок создания счета, чтобы вы могли легко отслеживать и систематизировать свои счета.

Срок оплаты определяется по вашему усмотрению. В большинстве систем выставления счетов используются временные рамки 30, 45 или 60 дней. Если у вас есть соглашение с вашим клиентом, вы должны указать эту дату. Например, если вы должны были получать оплату 15 числа каждого месяца, то это будет срок оплаты счета.

Если вы ожидаете, что вам заплатят немедленно, вы должны указать «К оплате при получении».

Под сроком оплаты вы должны указать, как вы предпочитаете получать оплату. Вы хотите получать оплату чеком, кредитной картой или платежным шлюзом, например PayPal?

Детализированная разбивка услуг

Эта часть счета обычно включает пять столбцов, которые содержат следующее:

  • Услуги: Это описание выполненной вами работы, например написание статьи типа « 10 лучших пиццерий Сан-Франциско »или приобретенные товары, например« Резак для пиццы ».
  • Дата : это будет дата, когда была оказана услуга или когда был приобретен продукт.
  • Количество : сюда входит количество часов, которые вы проработали, сколько статей вы написали или сколько продуктов вы продали.
  • Ставка : Это цена, которую вы взимаете за свои товары или услуги.
  • Часы : Если вы платите почасово, то в этом столбце будет указано, сколько часов вы потратили на выполнение задачи.
  • Промежуточный итог : Это будет общая сумма, которую вы взимаете за свои товары или услуги.

Наконец, вам необходимо рассчитать общую сумму, промежуточную сумму плюс налог с продаж, плату за доставку или любые другие дополнительные сборы. Итоговая сумма должна быть выделена жирным шрифтом, чтобы она четко выделялась.

Положения и условия

Под итоговой суммой вы должны включить любую дополнительную информацию, такую ​​как условия и положения. Некоторыми примерами могут быть политика возврата товаров, количество дней, которые должен заплатить клиент, прежде чем он понесет штраф за просрочку, любые скидки или описание любых дополнительных сборов.

Вы также можете добавить простое «Спасибо» своему клиенту, чтобы показать, что вы цените его бизнес.

Как вам будут платить

Если вы отправляете счет в электронном виде с помощью такой системы, как Due.com, то в ней уже должно быть указано, как вы хотите получать оплату за свои продукты или услуги. Однако напоминаем, что если вам платят через PayPal, убедитесь, что вы указали свой адрес электронной почты PayPal. Если вы хотите получить оплату чеком, укажите свой адрес и кому выписать чек.

Почему предприятиям важно выставлять счета

Независимо от размера вашего бизнеса или даже если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, счета являются одним из важнейших элементов вашего выживания. Без счетов вы не сможете получать столь необходимый доход, а также защитить себя в определенных ситуациях.

Имея это в виду, вот основные причины, по которым счета-фактуры так важны для владельцев бизнеса.

Вам платят

Это наиболее очевидная причина.Получение своевременной оплаты от клиента означает, что вы сможете оплачивать свои счета, такие как платежная ведомость, аренда, электричество и т. Д. Используя услугу онлайн-выставления счетов, вы можете быстро и эффективно получать платежи за свои товары или услуги. Фактически, большинство электронных счетов можно заполнить одним нажатием кнопки.

Например, если вы принимаете платежи через PayPal, ваш клиент может оплатить счет, как только получит уведомление - иногда всего за пару минут!

Кроме того, вы можете ускорить процесс оплаты, сократив время цикла выставления счетов.В отличие от традиционного 30-дневного цикла, сделайте свой цикл только 14-дневным или предложите своим клиентам скидку, если они заплатят быстро.

Ведение учета

Еще одна цель счетов-фактур - контролировать, сколько ваш бизнес зарабатывает и тратит. С помощью счетов-фактур вы можете отслеживать, когда был продан продукт, когда был завершен проект и сколько денег вы заработали. Кроме того, по счетам можно увидеть, какие клиенты выплатили свои долги, а какие остаются неоплаченными.Это не только позволяет вам следить за состоянием вашего бизнеса, но также может использоваться для оценки будущих доходов.

Ведение учета также можно использовать, чтобы увидеть, как сотрудники работают с продажами, поскольку вы можете просмотреть, сколько товаров они продали. Кроме того, вы можете использовать инструменты отслеживания времени через такие службы, как Due.com, чтобы узнать, сколько времени занимает проект у вас или членов команды.

Налоговые цели

Последнее, с чем хочет иметь дело владелец бизнеса, - это либо проверка, либо получение штрафа от IRS.Однако, если ваша компания ведет учет всех своих счетов-фактур, поддерживая организованную систему последовательно пронумерованных счетов-фактур, вы уменьшите шансы на проверку, поскольку IRS будет располагать доказательствами того, что вы сообщили о своем доходе.

Счета-фактуры также можно использовать для точной подачи налоговой отчетности, чтобы у вас была информация, необходимая для определения суммы вашей налоговой задолженности.

Legal

Другая ситуация, с которой владельцы бизнеса не хотят сталкиваться, - это судебные иски.Например, что, если клиент заявляет, что вы не предоставили запрошенные им продукты или услуги? Счет-фактура свидетельствует о том, что товары или услуги были предоставлены. Другими словами, счет-фактура - это запись о том, что продажа произошла.

С другой стороны, счета-фактуры могут также использоваться малым бизнесом в суде в качестве доказательства того, что покупатель не оплатил товары или услуги, которые вы предоставили.

Проясняет вашу работу / продукты

Если вы хотите избежать конфликтов или недоразумений, вы должны описать, за что именно вы выставляете счета своим клиентам.Это может быть особенно полезно, если вы предоставляете услугу, которую клиент не совсем понимает. Например, создание веб-сайта для строительного магазина может показаться владельцем дорогостоящим. Если вы точно указали, сколько часов у вас ушло на добавление HTML-страниц или создание форумов, они смогут увидеть, сколько работы вы вложили в проект.

Брендинг вашего счета

Вы хотите, чтобы ваши клиенты производили впечатление профессионала, не так ли? Один из наиболее эффективных способов сделать это - создать профессиональный счет.

Помимо базовой информации о счете - контактной информации, описания товаров / услуг, стоимости за единицу и общей суммы к оплате - вы хотите включить логотип своей компании. Это не только показывает вашим клиентам, что вы профессионал, но и помогает в брендинге, так как демонстрирует голос вашего бренда.

Маркетинг вашего счета-фактуры

Ваш бизнес также может использовать данные из счетов-фактур для помощи в будущих маркетинговых кампаниях и стратегиях.Например, если вы заметили, что большая часть продаж происходит в пятницу вечером, вы можете ориентироваться на своих клиентов, обращаясь к ним по электронной почте или в социальных сетях в это время. В счетах также указываются ваши самые популярные продукты и тенденции прибыли вашего бизнеса.

Важность движения денежных средств для вашего бизнеса

Как отмечалось ранее, счета-фактуры являются важным фактором успеха бизнеса. Кроме того, деньги, которые вы приносите в свой бизнес, будь то онлайн или офлайн, от продуктов, которые вы продаете, или предоставляемых вами услуг, являются важным компонентом денежного потока вашего бизнеса.

Что такое денежный поток?

Предприниматель определяет денежный поток как:

Разница между доступными денежными средствами на начало отчетного периода и на конец периода. Денежные средства поступают от продаж, займов, инвестиций и продажи активов и расходуются на оплату операционных и прямых расходов, обслуживания основного долга и покупки активов.

Когда ваш бизнес приносит больше денег, чем отправляет, у вас положительный денежный поток.Если вы тратите больше, чем приносите, у вас отрицательный денежный поток. Если у вашего бизнеса положительный денежный поток, это убедительный показатель его финансового благополучия. Если у вас нет положительного денежного потока, вы рискуете обанкротиться.

Почему деньги - это король

Вы, наверное, слышали старую пословицу «деньги - это король». Без надлежащего управления финансами вы подвергаете риску выживание своей компании, независимо от того, является ли это сайтом электронной коммерции или обычным магазином.

Когда ваш бизнес имеет положительный денежный поток, он выполняет следующее:

  • Выплата долга - Когда вы запускаете бизнес, вы должны брать в долг, например недвижимость, оборудование и инвентарь, чтобы начать и управлять бизнес. Имея положительный денежный поток, вы сможете выполнять эти долговые обязательства, избегая просроченных платежей и дефолтов по кредитам.
  • Business Growth - Когда вы больше не ограничены выплатой долга, вы можете использовать эти деньги для развития своего бизнеса.Положительный денежный поток позволяет вам переехать в более крупное место, инвестировать в исследования и разработки, нанять новых сотрудников, провести обучение сотрудников и приобрести новые технологии. Если ваш бизнес не растет, он может устареть.
  • Обеспечивает безопасность - Еще одна причина, по которой положительный денежный поток так важен для выживания вашего бизнеса, заключается в том, что он обеспечивает безопасность. Бывают моменты, когда вам нужно отремонтировать оборудование или иметь буфер во время экономических спадов.Положительный денежный поток позволяет вашему бизнесу продолжать работать, не беспокоясь о дополнительных долгах.
  • Делает ваш бизнес привлекательным - Наконец, положительный денежный поток может помочь сделать ваш бизнес более привлекательным для кредиторов или инвесторов. Если кредиторы или инвесторы увидят, что ваш бизнес имеет положительный денежный поток, они не будут так колебаться, чтобы одолжить вам деньги, когда они вам понадобятся.

Как практиковать хороший денежный поток

Практика правильного управления денежным потоком может быть легко достигнута, выполнив следующие действия:

  • Знайте, когда, где и как ваши денежные потребности должны быть удовлетворены.
  • Знайте, как удовлетворить потребности в наличных деньгах.
  • Будьте готовы удовлетворить потребности в денежных средствах, например, иметь прочные отношения с банкирами и кредиторами.

Имея надежную систему выставления счетов, вы можете контролировать свой денежный поток, отслеживая, сколько денег вы приносите.

Варианты оплаты

Теперь, когда вы знаете, насколько важен денежный поток для вашего бизнеса пришло время изучить наиболее распространенные способы оплаты для малого бизнеса.

Наличные

Прием наличных - это быстрый и удобный способ получения оплаты за свои продукты и услуги, поскольку вам не нужно ждать банковских переводов. Самым большим недостатком приема наличных является то, что это не лучший вариант для удаленных сторон.

Чек

Чеки остаются одним из наиболее распространенных способов приема платежей предприятиями, поскольку они удобны, поддаются проверке и могут быть отправлены по почте или в электронном виде. Однако иногда на оформление чеков уходит несколько недель, и их можно потерять по почте.

Кредитная карта

Кредитные карты - один из самых быстрых и простых способов для предприятий принимать платежи. Их можно отправлять из любой точки мира, и средства обычно доступны сразу. Одна из проблем, связанных с платежами по кредитным картам, заключается в том, что это может быть дорого для продавцов.

ACH

Электронные платежные переводы, такие как прямые депозиты или через шлюзы, такие как PayPal, выполняются быстро и удобно, а средства доступны немедленно.Хотя ACH может быть одним из самых простых способов приема платежей, большинство из них предполагает комиссию и требует настройки.

Банковский перевод

Электронный перевод невероятно быстр и безопасен. Но банковские переводы также сопряжены с высокими комиссиями.

Выбор лучшего платежного решения для вашего бизнеса зависит от вашего конкретного бизнеса. Если у вас есть онлайн-бизнес, то для вашего бизнеса, очевидно, имеет смысл принимать электронные платежи, поскольку вы имеете дело с удаленными клиентами.Лучше всего обсудить, какой вариант оплаты лучше всего подходит для вашего бизнеса, с вашим бухгалтером или финансовым консультантом.

Как вести бухгалтерский учет

Ведение хорошего учета для вашего бизнеса - еще одна задача, которую каждый владелец бизнеса должен научиться делать. Хотя это может показаться утомительным и обременительным, если у вас нет надежной системы для ведения записей, вы можете столкнуться с рядом проблем. Как отмечает GoDaddy, некоторые из этих проблем могут привести к:

  • Дезорганизация затрудняет подачу налоговой декларации на конец года.
  • Вы увеличиваете шансы столкнуться с аудитом IRS.
  • У вас нет четкого представления о том, как работает ваш бизнес.
  • Это затруднит получение кредита.

Итак, как вы можете эффективно следить за своим бухгалтерским учетом?

Ноло предложил предприятиям разбить бухгалтерский процесс на три простых для понимания этапа.

Шаг первый: сохраняйте квитанции

Как указано в Nolo, «каждая покупка и продажа вашего бизнеса должна быть подтверждена какой-либо записью, содержащей сумму, дату и другую соответствующую информацию об этой продаже. Вы будете использовать их для составления сводных данных о ваших транзакциях ".

Shopify добавляет, что вам следует обратить особое внимание на следующие квитанции:

  • Питание и развлечения
  • Деловые поездки за город
  • Расходы, связанные с автомобилем
  • Квитанции на подарки
  • Квитанции из домашнего офиса

Шаг второй: Настройка и разноска в бухгалтерских книгах

Ваша бухгалтерская книга «на самом деле не более чем сводка доходов, расходов и всего остального, что вы отслеживаете (вводится из ваших квитанций в соответствии с категорией и датой).«Вы будете использовать эту информацию, чтобы ответить на конкретные финансовые вопросы, касающиеся вашего бизнеса».

Они предлагают вам регулярно разносить квитанции и заменять традиционную ручку и бумажную книгу бухгалтерским программным обеспечением, которое является более эффективным и позволяет экономить в реальном времени.

Шаг третий: создание основных финансовых отчетов

Вам необходимо просмотреть данные из следующих отчетов, которые вы создали: анализ денежных потоков, прогноз прибылей и убытков и баланс.Объединив эти отчеты, вы сможете лучше понять, как работает ваш бизнес.

Вы также можете вести бухгалтерский учет, имея в виду следующее:

  • Сохраняйте простоту ведения бухгалтерского учета . Независимо от того, чем вы занимаетесь, большинство категорий бухгалтерского учета одинаковы. Используйте стандартные категории бухгалтерского учета и не делайте чрезмерных категорий.
  • Рассмотреть налоговые обязательства . В зависимости от структуры вашего бизнеса у вас будут разные налоговые обязательства.
  • Проверить сотрудников . Труд будет одной из самых больших затрат. Следите за заработной платой, сверхурочной работой и льготами. На Due.com, например, есть функция учета рабочего времени, чтобы вы могли видеть, как работают сотрудники.
  • Вызов эксперта . Фрилансеру или владельцу малого бизнеса не потребуется штатный бухгалтер или бухгалтер, но вы должны время от времени проверять свои книги квалифицированным профессионалом.
  • Не забывайте получать деньги .Если вы ведете бизнес в одиночку, можно легко упустить из виду отправку счета-фактуры. Программное обеспечение для выставления счетов, которое легко создает счета, напоминает вам об ожидающих счетах и ​​имеет возможность автоматизировать повторяющиеся счета, является абсолютной необходимостью.

Если вы с самого начала уделите внимание бухгалтерскому учету, то избавитесь от головной боли и юридических проблем в будущем. Однако даже если у вас есть система, вам необходимо постоянно переоценивать свой процесс, чтобы убедиться, что он по-прежнему эффективен.

Руководство по выставлению счетов: как часто мне следует выставлять счета клиенту?

Один из наиболее частых вопросов относительно счетов - это то, как часто вы должны выставлять счета клиенту. К сожалению, не существует универсального метода для этого запроса, поскольку здесь могут быть разные обстоятельства. Например, консультант будет отправлять больше счетов-фактур чаще, чем малый бизнес с крупным клиентом. Имея это в виду, в следующем разделе будет предложено несколько предложений о том, как часто следует выставлять счета клиентам.

Согласны ли вы получать деньги онлайн?

Перед выполнением какой-либо работы для клиента обе стороны должны иметь какое-то соглашение или контракт, определяющий платежные циклы. Конечно, это будет зависеть от следующих ситуаций:

  • Таймфрейм клиента . Пробуйте все, что хотите, некоторые клиенты будут оплачивать счета только в установленные сроки. Например, ваш клиент может отправлять счета только в первое число месяца.Запрос платежа до этой даты не гарантирует, что вам заплатят раньше.
  • Ваш таймфрейм . Если вы фрилансер, вы нередко отправляете счет после завершения работы. Однако, если у вас несколько клиентов, может быть проще отправлять все счета в один и тот же день.
  • Размер задания . Если вы работаете над более крупным проектом, вам потребуется залог или аванс. Например, вы можете договориться о 50% от окончательной суммы авансом и получить вторую половину после завершения работы.
  • Отношения между вами и вашим клиентом . Если вы и ваш клиент установили доверительные отношения друг с другом, вы можете договориться о выставлении счетов до начала проекта. Вы также можете отправить счет после завершения проекта, не запрашивая залог, поскольку вы знаете, что они заплатят сразу после завершения.

Если вы и ваш клиент договорились об условиях оплаты, это поможет вам выбрать, когда им выставлять счет.

Что делать, если вы не договорились об условиях с клиентом? Вы можете ответить на следующие вопросы, чтобы помочь вам определить временные рамки платежа.

Каков платежный цикл клиента?

Знание того, когда наступит платежный цикл клиента, как отмечалось ранее, определит, когда вам заплатят. Например, если ваш клиент принимает счета 15 и 30 числа каждого месяца, вы должны отправить ему счет в эти дни. Не бойтесь спрашивать их, когда у них закончился платежный цикл, чтобы иметь эту информацию для использования в будущем - если они являются постоянными клиентами, вы можете автоматизировать ежемесячное выставление счетов в зависимости от их цикла.

Сколько стоит ваш счет?

Если в счете-фактуре небольшая сумма, скажем, 200 долларов, у вашего клиента не должно возникнуть проблем с немедленной оплатой этой суммы. Кроме того, вы не хотите тратить свое время на несколько небольших сумм. В этом случае вам следует как можно скорее отправить счет.

Однако для более крупных счетов у вас должна быть согласованная дата или, по крайней мере, залог. Вы не хотите ждать крупного платежа, который может повлиять на ваш денежный поток и обострить отношения.

Вы раньше имели дело с клиентом?

Если вы доверяете своему клиенту и работали с ним в прошлом, обычно это не вызывает беспокойства. Например, фрилансеры будут продолжать работать на клиента, даже если он еще не получил оплату, потому что они знают, что клиент заплатит, когда придет время. Владелец малого бизнеса может продолжать продавать товары клиенту, ожидая платежа, потому что у него никогда не было счета.

Когда нужно отслеживать просроченный счет?

Никто не хочет отвлекаться от более неотложных дел, потому что они следят за счетами.Как упоминалось ранее, ваш счет-фактура является ключевым фактором выживания вашего бизнеса и источником средств к существованию для фрилансеров, поэтому вам не придется ждать более месяца, чтобы получить оплату за ваши товары или услуги. Вы можете избежать этого, четко указав в счете-фактуре, когда пришло время и какие комиссии будут взиматься в случае задержки платежа.

Частота отправки счетов в конечном итоге зависит от временных рамок ваших клиентов и того, что лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса. Фрилансерам следует выставлять счета заранее и часто, если не указан платежный цикл.Владельцам малого бизнеса, возможно, придется зависеть от платежного цикла своих клиентов.

Руководство по выставлению счетов: как выставить счет через Интернет

Отправка счета через Интернет не только удобна, но и является невероятно быстрым способом получения платежа, поскольку вам не нужно ждать, пока ваш клиент получит счет по почте - а затем отправьте вам чек по почте. Обычно отправка счета в Интернете осуществляется по электронной почте. Это означает, что вы сами создаете счет, используя шаблон из Word или Excel, и прикрепляете его как файл PDF.Другой вариант - использовать бухгалтерское программное обеспечение, которое создает счет в электронном виде, а затем отправляет его прямо оттуда - именно так вы создаете и отправляете счета через PayPal.

В обеих ситуациях вам необходимо указать необходимую информацию, которая была ранее обсуждена - контактную информацию, описание услуг / товаров, номер счета, условия, варианты оплаты. Что наиболее важно, в онлайн-счетах должен быть указан правильный адрес электронной почты клиента или лица, обрабатывающего счет.Если вы отправите счет не тому человеку, это приведет к задержке процесса оплаты.

Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов для отправки счета через Интернет, процесс довольно прост. Новичок в онлайн-выставлении счетов, начните использовать Из-за отправки счетов онлайн.

Вы хотите начать с создания своего профиля после регистрации учетной записи. Вам необходимо заполнить следующую информацию:

  • Личная информация . Сюда входит основная информация, такая как ваше имя и адрес.
  • Условия оплаты . Вот как вы хотите, чтобы вам платили.
  • Ваши клиенты . Здесь вы должны добавить имена и адреса электронной почты всех ваших клиентов.
  • Проекты / Задачи . Вы можете добавить любые текущие проекты или задачи, над которыми в данный момент работаете.
Создание нового счета-фактуры

В этом случае создание нового счета-фактуры выполняется довольно просто, поскольку большая часть базовой информации уже помещена в систему.Но вот краткое изложение процесса.

Основная информация
  • Выберите клиента, которому вы выставляете счет.
  • Выберите дату отправки счета.
  • Выберите числовой идентификатор счета-фактуры.
  • Введите P.O. Номер вашего клиента, если есть.
Настройки счета-фактуры
  • Выберите срок оплаты счета-фактуры.
  • Выберите информацию о валюте, например символ, код валюты и язык.
  • Введите информацию о налогах, скидках и доставке.
  • Выберите способ оплаты.
  • У вас также есть возможность установить счет как повторяющийся.
  • При необходимости вы также можете прикрепить файлы к счету.
Описание счета-фактуры
  • Выберите количество оплачиваемых часов или количество продуктов.
  • Заполните поле описания того, за что именно вы выставляете счет клиенту.
  • Введите цену, которую вы взимаете за свои продукты или услуги.

После заполнения вышеуказанной информации вы хотите создать и сохранить счет. После этого вы можете отправить клиенту счет на его адрес электронной почты.

Руководство по выставлению счетов: как выставлять счета с помощью вашего собственного сайта

Если вы хотите добавить дополнительный штрих профессионализма в свой счет, то вы можете создавать счета, используя свой собственный сайт. Это сбивает с толку? Не волнуйтесь, это несложно, если вы используете правильное программное обеспечение.

Срок.com предоставляет такое программное обеспечение, которое дает вам возможность преобразовать текущее имя вашего веб-сайта, например johnsmith.com, в более профессиональный вариант. Таким образом, при реализации этой функции johnsmith.com станет invoice.johnsmith.com. Разве это не выглядит круче, чем отправка счета с вашего текущего адреса электронной почты или названия компании?

Хотя эта функция дает вам возможность создать привлекательное доменное имя, которое отделяет вашу учетную запись от остальной части вашего сайта, она по-прежнему поддерживается Due.com. Это означает, что вам необходимо иметь учетную запись на Due.com и использовать программное обеспечение для создания и отправки фактического счета.

10 советов по своевременной оплате

Создание счета со всей необходимой информацией не обязательно заставит ваших клиентов платить быстрее. А поскольку ваш денежный поток зависит от получения оплаты за ваши продукты или услуги, вам необходимо не только отправлять счета как можно быстрее, но и получать оплату как можно быстрее.Вот десять советов и хитростей, которые помогут вам в этом.

1. Отправляйте меньшие счета-фактуры

Это особенно полезный совет для больших заказов. В конце концов, вы же не хотите отправлять своему клиенту один огромный счет, который может быть трудно оплатить сразу - клиенту проще оплатить счет на пару сотен долларов, а не на тысячи долларов. Если вы не договорились о залоге или авансе, вам следует отправить клиенту серию небольших счетов-фактур до завершения проекта - с датами оплаты, которые должны быть одобрены обеими сторонами с самого начала.

Кроме того, вы хотите установить политику, согласно которой вы не будете продолжать проект, пока не получите оплату за свою предыдущую работу.

2. Выберите правильные цвета

Значение цвета для бизнеса изучается давно. Но могут ли цвета также влиять на скорость совершения платежей?

Некоторые исследования показывают, что цвет действительно может иметь значение при выставлении счетов. Например, синий цвет ассоциируется с надежностью и профессионализмом. Зеленый буквально связан с деньгами.Итак, при выборе шаблона, настройке или создании логотипа для вашего бренда вы должны учитывать эти цвета.

Выберите цвет для ваших счетов-фактур и бренда, который не только вдохновляет клиентов платить вовремя, но и тщательно выбирает цвета, которые лучше всего соответствуют голосу вашего бренда.

3. Создание и подписание контракта

Как отметил Говард Гринштейн на Inc.com, «контракт защищает не только вас, но и клиента». Прежде чем вы начнете какую-либо работу для клиента, обе стороны должны обсудить и согласовать контракт, в котором указаны конечные результаты и график.Вито Мацца, старший консультант GreenFlag Profit Recovery, посоветовал Гринштейну: «В нынешних условиях люди должны начать рассматривать 20-дневные сроки оплаты вместо стандартных 30 дней».

4. Будьте вежливы

Согласно FreshBooks, «простое« пожалуйста, оплатите счет в пределах »или« спасибо за ваш бизнес »может увеличить процент оплачиваемых счетов более чем на 5 процентов!»

Не было дополнительных объяснений того, почему вежливость помогает быстрее оплатить счет, но было доказано, что хорошие манеры могут помочь установить и укрепить отношения.И, если у вас прочные отношения с клиентом, он без колебаний заплатит вам как можно скорее.

5. Отстаивайте свою позицию и не берите заключенных

Несмотря на то, что вы должны быть вежливыми и вежливыми, вы также должны стоять на своем и быть жесткими, когда дело доходит до выставления счетов. Это означает, что вы четко определили свои условия и политику для своих клиентов - и вы их придерживаетесь.

Кроме того, не бойтесь проверять просроченные счета.Это не значит, что вам нужно быть грубым - просто отправьте дружеское напоминание. Однако могут возникнуть ситуации, когда перчатки придется снимать. Если это так, вы можете подумать о том, чтобы ваш поверенный отправил клиенту письмо или даже отправил их в коллекции.

6. Предложите скидку на досрочную оплату

Почему бы не дать вашим клиентам стимул платить раньше, предложив скидку? Это не обязательно должна быть большая сумма. Даже небольшой процент, например 2% при оплате в течение 10 дней, может быть достаточно, чтобы мотивировать клиента оплатить счет как можно скорее.

7. Общение с клиентами

Постоянное общение - еще один отличный способ укрепить отношения между вами и вашим клиентом. И, когда у вас есть установленная линия связи, вы можете небрежно спросить клиента, получил ли он счет. Возможно, они были за городом, заболели или случайно потеряли счет.

Итак, почаще общайтесь с клиентами, отправив им электронное письмо, позвонив им или даже заглянув в гости.

8. Настройка службы подписки

Если ваше программное обеспечение для выставления счетов позволяет настраивать подписку и регулярные платежи, вы можете легко решить, как часто вашим клиентам выставляются счета автоматически - дни, недели, месяцы или даже ежегодно. Это отличный вариант, если ваш бизнес зависит от членства, сборов за рассылку новостей или регулярных клубных взносов. Кроме того, вы можете использовать эту функцию для сбора регулярных пожертвований или ежемесячных платежей.

Настройка службы подписки избавляет от необходимости создавать и отправлять ежемесячные счета-фактуры, а также обеспечивает получение оплаты в одно и то же время каждый месяц.

9. Сделайте свое физическое присутствие известным

Хотя не секрет, что добавление вашего логотипа в счет-фактуру - отличный способ создать присутствие бренда, вы также можете создать физическое присутствие, включив фотографию себя. Кроме того, вы можете подписать счет - распечатав его или используя электронную подпись, - чтобы продолжить физическое присутствие.

Эти простые, но эффективные способы побудят ваших клиентов платить быстро.

10.Разнообразьте варианты оплаты

Тот факт, что вы принимаете PayPal, не означает, что все ваши клиенты тоже. Когда вы принимаете только один или два способа оплаты, клиентам становится сложнее своевременно платить вам. Принимая несколько способов оплаты, таких как чеки, кредитные карты и PayPal, вы улучшаете свой денежный поток за счет более быстрой оплаты.

Если вы много путешествуете, вам обязательно стоит обратить внимание на мобильные платежные системы, например Square.

Состояние индустрии выставления счетов

Итак, в Due мы взяли последние 250 000 счетов, которые были отправлены, и сделали следующие выводы:

  • Средний счет: 365 долларов США
  • 50% счетов оплачиваются кем-то, кто живет в 44 мили от их дома. Средний счет оплачивается в течение 22 дней.
  • 18% счетов оплачивает кто-то, кто живет в пределах 2500 миль от своего дома. Эти онлайн-счета оплачиваются в среднем в течение 14 дней.
  • Оплачивается 84% всех счетов. (не включает счета, удаленные пользователями)
  • 63% счетов оплачиваются вовремя в течение 30 дней.
  • 18% всех счетов оплачиваются в течение 24 часов с момента отправки.

В основном это означает, что большинство счетов оплачиваются вовремя.

Научное доказательство того, как получать своевременную оплату

Мы хотим, чтобы каждый фрилансер или владелец бизнеса получал деньги и, что более важно, получал оплату онлайн.Ниже приведены советы, полученные из более чем 250 000 счетов, отправленных за последний год. Воспользуйтесь этими советами, чтобы получать выплаты вовремя:

  • У вас в 3 раза больше шансов получить оплату, если вы добавите логотип компании в свой счет.
  • У вас в 8 раз больше шансов получить оплату вовремя, если вы укажете дату платежа в счете. Это может показаться логичным, но вы удивитесь, сколько людей опускают срок. Почти 1 из каждых 4 отправленных счетов отправляется без счета.
  • Если вы укажете условия в счете-фактуре, вы 1.В 5 раз больше шансов получить оплату вовремя.
  • У вас в 2 раза меньше шансов получить оплату, если в счете указано более 4 человек. Мы видим, что все открыты, и смотрим на счет, но никто не берет на себя ответственность и не оплачивает его.
  • Если вам не заплатили в течение 90 дней, оплачивается только 18% этих счетов. Так что вообще не планируйте, чтобы этот счет был оплачен.

В каком формате следует отправлять счета-фактуры

На ваш выбор более чем достаточно шаблонов счетов-фактур - будь то Word, Excel или популярные компании-производители бухгалтерского программного обеспечения.Но какой самый лучший формат для вашего счета?

Как упоминалось ранее, каждый счет должен включать:

  • Профессиональный заголовок
  • Информация о вашем клиенте, а также информация о вас
  • Подробный перечень услуг / товаров
  • Ваши условия
  • Допустимые формы оплаты
  • Номер счета-фактуры
  • Благодарю их за оплату

Но какой на самом деле дизайн - решать вам. Многие онлайн-счета теперь дают вам возможность настроить дизайн счета или добавить логотип к вашему счету.Это важно, потому что дает вам возможность повысить узнаваемость вашего бренда и продемонстрировать, что вы профессионал. Еще один способ подумать об этом - отлично поужинать в престижном ресторане. Еда, обслуживание и атмосфера были на высшем уровне. Счет, однако, был напечатан на дешевой бумаге чернилами, которых едва хватило. Это может немного изменить ваше мнение о ресторане.

Помните, ваш счет отражает вас и ваш бренд. Покажите, что вы заботитесь о деталях и гордитесь своей работой, отправив красиво оформленный счет.С помощью программного обеспечения, предоставленного нашей компанией Due, вы можете легко создать и отправить великолепный счет, который лучше всего подходит вашему бренду. Вы также можете загрузить счет, чтобы усилить репутацию вашего бренда.

Примеры шаблонов счетов-фактур:

Вот пример того, как будет выглядеть счет-фактура при использовании шаблона из Счета

Word Шаблон счета-фактуры

Если вы используете Word для создания счетов-фактур, вот шаблон для вас использовать.

Шаблон счета-фактуры Excel

Если вы используете Excel для создания счетов-фактур, вот шаблон для вас.

Обновлено в июле 2020 г.

6 шагов для эффективного выставления счетов

После того, как вы сделали скачок от сотрудника к владельцу бизнеса, один из первых вопросов, который следует рассмотреть, - как обеспечить своевременную и организованную оплату. Бизнесу легко разориться из-за отсутствия денежных потоков, слишком большого количества клиентских долгов и отсутствия надлежащего бухгалтерского учета.

Чтобы не попасть в эти ловушки, важно заранее планировать выставление счетов клиентам.Вы можете попросить совета у других деловых людей по выставлению счетов, но помните, что каждый бизнес индивидуален, и вам нужна система, которая подходит для вашей компании и для вашего метода работы.

Найдите время, чтобы настроить систему, которая будет работать на вас, и в конечном итоге вы сэкономите время и деньги. Вот шесть шагов, которые мы рекомендуем предпринять, чтобы подготовиться к эффективному выставлению счетов и выставлению счетов:

  1. Ведите точный учет своей работы. Чтобы выставить счет, вам необходимо знать, какие работы были выполнены.В конце месяца трудно вспомнить, что вы делали в начале месяца, поэтому вам нужно отслеживать работу по мере продвижения. Если вы выставляете счет за час, убедитесь, что вы используете программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы точно знать, сколько вы проработали. Используйте платформы тайм-менеджмента, чтобы записывать свои задачи, и не забывайте включать материалы, если они уместны.
  2. Решите, как часто вы будете выставлять счета. Возможно, вы захотите более регулярно выставлять счета за продукты, а не за услуги, и вы можете заключить разные сделки с каждым клиентом.Однако важно обращать внимание на денежный поток и не допускать слишком большого промежутка времени между выставлением счетов. Рекомендуемая частота - один или два раза в месяц. Не забывайте отправлять счета в установленное вами время; отправка счета спустя много времени после того, как работа была сделана, нарушит ваш денежный поток и может вызвать проблемы с бухгалтерским учетом для ваших клиентов.
  3. Укажите допустимые способы оплаты. Если вы хотите, чтобы ваши клиенты платили быстро, упростите им процесс оплаты. Вы можете принять ряд вариантов оплаты, от кредитной карты и чека до PayPal и других онлайн-методов.Хотя некоторые способы оплаты будут стоить вам комиссии за транзакцию, это, вероятно, того стоит, поскольку вы получите оплату быстрее.
  4. Укажите в счетах дату «срок оплаты». Помимо того, что ваши клиенты знают, что вы ожидаете платежа в течение, скажем, 14 дней, полезно указать фактическую дату в счете-фактуре. Таким образом, клиенту не нужно будет рассчитывать или запутаться в том, когда вы ожидаете платежа. Чтобы обеспечить своевременную оплату, вы можете либо взимать плату за просрочку платежа, либо, что еще более эффективно, предлагать скидку за досрочную оплату.(Когда вы назначаете цену клиенту, добавьте этот процент скидки к общей сумме, чтобы не потерять, предлагая сделку.) Помните, что платеж поступит только после того, как вы отправите счет, поэтому не указывайте его прочь и не будь пассивным. Если платеж не поступает, отследите его и вежливо и твердо дайте понять, что вы ожидаете немедленного платежа.
  5. Создавайте счета-фактуры профессионального вида. Если вы хотите, чтобы к вашему бизнесу относились серьезно, вам нужны серьезные счета. Убедитесь, что они включают всю необходимую информацию и красиво напечатаны.Самый простой способ сделать это - использовать онлайн-программное обеспечение, которое создает для вас счета и отправляет их по электронной почте.
  6. Не забывайте о человеческом прикосновении. Если вы отправляете счета крупным компаниям, рекомендуется взять трубку и представиться кому-нибудь из бухгалтерии. Поскольку человек теперь «знает» вас, ваш счет-фактура получит личное и оперативное внимание, когда он будет доставлен. Если возникнут какие-либо проблемы, которые необходимо решить, процесс пройдет более гладко после того, как вы свяжетесь по телефону.Для счетов, отправленных небольшим компаниям или частным лицам, рассмотрите возможность отправки короткого и понятного сообщения вместе с вашим запросом на оплату.

Как создать счет 🎦 - Центр помощи Harvest

Узнайте, как создавать и отправлять счета с помощью наших пошаговых инструкций.

Не видите счетов в вашем аккаунте? Узнайте, как включить разделы Harvest.

Примечание. Администраторы могут создавать счета для всех клиентов. Менеджеры проектов могут создавать счета для проектов, которыми они управляют, если у них есть разрешение на создание счетов.

Как создать счет

В этом видео рассказывается об основах создания счета за отслеживаемое время, расходы или фиксированные сборы.

Создание счетов

Создание счета на основе отслеживаемого времени, расходов или фиксированных сборов
  1. Перейдите к Счета> Обзор .
  2. Щелкните Новый счет-фактура и выберите своего клиента.
  3. Выберите вариант Создать счет-фактуру для отслеживаемого времени, расходов или фиксированных сборов , затем щелкните Выберите проекты .Помнить:
    • Задачи должны быть отмечены как оплачиваемые в вашем проекте (которые вы можете редактировать в разделе Проекты ), чтобы они были включены в счет-фактуру.
    • Ставки должны быть введены в ваш проект , чтобы рассчитать итоговые суммы к оплате.
    • В счета могут быть включены только оплачиваемые расходы.
  4. Заполните страницу Новый счет-фактуру .
    • Выберите проекты, для которых требуется выставить счет.
    • Если вы выставляете счет для проекта Time & Materials, выберите, какие часы вы хотите включить и как вы хотите их отображать.
    • Если вы включаете расходы, выберите расходы, которые нужно включить, и способ их отображения.
    • Harvest запомнит предпочтения, которые вы выбрали при последнем выставлении счета для этого клиента.
    • Если вы решите включить расходы, у вас будет возможность прикрепить отчет о расходах, который будет включать любые загруженные изображения квитанций. Вы также можете прикрепить этот отчет после сохранения счета, если не сделаете этого на этом этапе.
    • Если у вас есть авансовый платеж для клиента или проекта, укажите, хотите ли вы получить остаток по счету из авансового платежа.
  5. Щелкните Просмотреть счет .
  6. В черновике счета-фактуры вы можете указать такие детали, как срок оплаты и налоги. Если вы выставляете счет по проекту с фиксированной оплатой, вы также можете просмотреть некоторые сведения о проекте, которые помогут вам выставить счет.
  7. Нажмите Сохранить счет . Вы можете отправить счет сразу или сохранить черновик и отправить его позже.

В редких случаях счет-фактура за отслеживаемое время и расходы с использованием подробного отображения может быть слишком большим для загрузки и сохранения.Если это произойдет, вы увидите ошибку. Рекомендуемый вариант - разделить счет на несколько счетов на более короткие периоды времени.

Примечание: Счета-фактуры могут автоматически округлять введенное вами время. Чтобы включить эту функцию:

  1. Щелкните Счета> Настроить> Значения по умолчанию .
    • Только администраторы могут получить доступ к разделу «Настроить».
  2. Измените параметры для Округление времени .

После включения предпочтения округления ваши часов будут округлены для новых счетов-фактур , которые вы создаете. часа вашей команды также будут округлены в сводном отчете о времени (Отчеты> Время) и на страницах анализа ваших проектов .

Создание счета-фактуры из пустого шаблона

Вы можете использовать счета в произвольной форме для выставления счетов клиентам, которые не связаны с активным проектом в вашей учетной записи Harvest.

  1. Перейдите к Счета> Обзор.
  2. Щелкните Новый счет-фактура и выберите своего клиента.
  3. Выберите Создайте пустой счет , затем щелкните Далее шаг .
  4. Вы увидите пустой счет. Добавьте нужные позиции и при необходимости свяжите их с проектами. Не нужно удалять неиспользуемые строки; они не будут отображаться в окончательном счете.
  5. Вы можете добавить тему, указать срок оплаты, добавить налоги, переупорядочить позиции счета и т. Д.
  6. Нажмите Сохранить счет . Вы можете отправить счет сразу или сохранить черновик и отправить его позже.

Форматирование текста счета

Вы можете применить форматирование к полям Notes и Description счетов-фактур:

  • Чтобы выделить слово или фразу жирным шрифтом, добавьте * (звездочку) в начало и конец слова или фразы.Например, это слово должно быть * жирным * .
  • Чтобы выделить слово или фразу курсивом, добавьте знак _ (подчеркивание) в начало и конец слова или фразы. Например, это слово должно быть в _italics_ .
  • Чтобы добавить маркеры в поля Notes и Description , используйте Option + 8 (на Mac) или Alt + 7 (в Windows).

Note : Вы можете найти удобное напоминание об этих советах по форматированию под полем Notes на экране редактирования счета.

Прикрепление файлов или отчета о расходах к счету-фактуре

Вы можете прикрепить файлы - такие как подробный отчет о времени, проектные черновики или дополнительную информацию о проекте - к счету перед отправкой его клиенту. Вы также можете прикрепить отчет о расходах, который будет содержать изображения квитанции, введенные вместе с вашими расходами.

Прикрепление файлов

После первоначального сохранения счета в черновой версии внизу, под позициями и (если применимо) примечаниями к счету, будет кнопка «Прикрепить файл».Нажмите кнопку, чтобы Прикрепить файл :

Когда вы отправляете счет с прикрепленным файлом, ваш клиент увидит ссылку для загрузки вложения в электронном сообщении со счетом. Если вы отправите клиенту ссылку для просмотра веб-счета в Harvest, он также увидит ссылку там. Вот как это выглядит в электронном письме со счетом:

Прикрепление отчета о расходах

Вы можете прикрепить отчет о расходах на двух разных этапах выставления счета:

  • При первом создании счета-фактуры после выбора включаемых расходов.
  • После сохранения черновика счета-фактуры.

Имейте в виду, что у вас будет возможность прикрепить отчет о расходах, только если вы включили расходы в счет.

Отчет о расходах не добавляется к счету до тех пор, пока он не будет сохранен. Это означает, что если вы прикрепите отчет во время создания, а затем удалите позицию перед сохранением, из отчета будет правильно удалена и эта запись о расходах.

При желании вы можете прикрепить отчет о расходах после сохранения черновика.Вы найдете кнопку Прикрепить отчет о расходах внизу черновика счета-фактуры, под позициями и (если применимо) примечаниями к счету. Нажмите кнопку, чтобы сгенерировать и прикрепить отчет о расходах:

Если вы редактируете черновик счета с прикрепленным отчетом о расходах, новая версия, соответствующая текущему состоянию вашего счета, будет добавлена ​​автоматически при сохранении.

Вычитание суммы из вашего счета (отрицательные статьи)

Если вы добавите к сумме Цена за единицу со знаком минус, Harvest автоматически вычтет эту сумму из итоговой суммы вашего счета.Чтобы применить эту отрицательную позицию к вашему счету:

  1. Перейдите к Счета-фактуры> Обзор и щелкните счет-фактуру, который нужно отредактировать.
  2. Нажмите кнопку Изменить счет-фактуру в верхнем левом углу счета-фактуры.
  3. Нажмите кнопку Добавить строку , которая отображается в нижней части списка позиций.
  4. Введите свое описание.
  5. В столбце Цена за единицу введите знак минус (-) и сумму в долларах, которую вы хотите вычесть из общей суммы.
  6. Сохранить.

Шпаргалка по счетам: что нужно включать в счета

Наличные деньги - это кровь любого бизнеса, без них вам не выжить. Получать то, что вам причитается, важно, но своевременная выплата очень важна, чтобы избежать удушения денежного потока.

Один из вариантов - использовать автоматизированное решение, которое принимает платежи прямо из ваших счетов, чтобы вы получали оплату вовремя.

Между тем, хорошо оформленный счет-фактура может иметь большое значение для обеспечения быстрой оплаты, избегая осложнений из-за неполной или нечеткой информации.

Хорошо оформленный счет, содержащий всю необходимую информацию, произведет хорошее впечатление на ваших клиентов и покупателей.

Страница с основными ошибками и нечеткой разметкой может заставить вас выглядеть непрофессионально, и вам следует избегать этого.

Для различных типов бизнеса, таких как индивидуальный предприниматель, компания с ограниченной ответственностью и компании, зарегистрированные в качестве плательщика НДС, существуют особые юридические требования в отношении того, что вы должны включать в свой счет.

Ниже приведено полное руководство по созданию счета для вашего малого бизнеса.Чтобы помочь вам работать профессионально, ознакомьтесь с нашей статьей о шаблонах счетов - мы разработали их серию, которую вы можете скачать.

Вы также можете использовать бухгалтерское программное обеспечение для создания и отправки профессиональных счетов-фактур и отслеживания того, что вам причитается.

Вот о чем мы расскажем в этой статье:

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Счета-фактуры НДС

Что должен отражать полный или измененный счет-фактура

Что должен показывать упрощенный счет

Международные счета-фактуры

Условия оплаты счета

Общие условия оплаты по счету

Способы оплаты по счету

Общие способы оплаты счетов

Когда лучше всего отправлять счет?

Как отправить счет

Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Стандартный счет (без НДС) должен включать:

1.«Счет-фактура»

Обозначьте документ словом «счет-фактура», чтобы отличить его от цитаты, кредит-ноты или квитанции.

2. Уникальный номер счета

Номер должен быть уникальным для каждого счета (без дубликатов) для четкой идентификации, и вы должны вести учет использованных номеров и ссылок.

Использование последовательной системы нумерации - самый простой способ справиться с этим.

Ссылка может содержать как буквы, так и цифры.

3. Название и адрес вашей компании

Это отличается для индивидуальных предпринимателей и компаний с ограниченной ответственностью, но, по сути, вы должны четко указать свое торговое название, юридический адрес, а также место, где с вами может связаться клиент в случае запроса или спора.

4. Название компании и адрес заказчика

Это стандартная процедура для всех счетов-фактур (кроме упрощенных счетов-фактур), но важна для клиентов, которые хотят потребовать возмещения любого начисленного НДС.

5. Описание товаров / услуг

Четкое описание товаров и услуг, за которые выставляется счет, с каждой услугой или товаром в отдельной строке для четкой идентификации.

6. Дата поставки

Известный как «дата поставки», это когда товары или услуги были выпущены. Дата поставки может отличаться от даты выставления счета, но обычно составляет 30 дней.

7. Дата выставления счета

Дата, когда был выставлен счет, а не когда товары были поставлены.

8. Сумма отдельных товаров или услуг к оплате

Если у вас в описании есть список предметов, то каждый будет отмечен индивидуальной суммой.

9. Общая сумма к оплате

Сумма всех товаров, указанных в счете.

Откройте для себя новый Sage Accounting

Попробуйте наше отмеченное наградами бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей.Получайте оплату быстрее, отслеживайте денежные потоки и автоматизируйте администрирование, чтобы высвободить время и сосредоточиться на наиболее важной работе.

Посмотреть планы и цены

Вы также должны включить:

10. Условия оплаты

Обычно определяется в ваших условиях и согласовывается с вашим клиентом.

Это ваши условия в отношении срока оплаты, которые должны быть отмечены внизу счета. Например, оплата в течении 30 дней.

11.Номер заказа на закупку

Если ваш клиент предоставляет вам номер заказа на поставку, он должен быть четко указан в счете-фактуре.

Некоторые клиенты могут также потребовать, чтобы имя контактного лица было указано в счете.

Рекомендуется запрашивать заказ на покупку, поскольку после его создания это юридически обязывающий договор между вами и вашим клиентом / покупателем.

12. Как оплатить счет

Перечислите различные способы оплаты счета и укажите ссылки на банковский счет.Например, код сортировки вашего банка и номер счета для платежей BACS.

В счетах для международных клиентов должны быть указаны номера IBAN / BIC / SWIFT.

Подробнее о своевременной оплате:


Счета-фактуры НДС

Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны предъявить счет-фактуру и хранить копии (цифровые или бумажные) всех выставленных счетов, в том числе выставленных по ошибке или аннулированных.

Счет-фактура с НДС должна содержать дополнительную информацию к стандартному счету-фактуре (без НДС).

Есть три типа счетов-фактур:
  • Полная версия - может использоваться для всех расходных материалов и сумм накладной.
  • Simplified - может использоваться для всех поставок и розничных товаров стоимостью менее 250 фунтов стерлингов.
  • Modified - может использоваться для розничных поставок стоимостью более 250 фунтов стерлингов.

Что должно отображаться в полной или измененной накладной НДС

Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от уплаты налога или имеют нулевую ставку.

Что должно быть в упрощенном счете-фактуре с НДС

Если вы используете схему кассового учета, то на счете-фактуре должна быть проставлена ​​печать с указанием суммы уплаченных денежных средств и даты.

Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от уплаты налога или имеют нулевую ставку.

Счета-фактуры

обычно выставляются в течение 30 дней с момента доставки товаров или услуг.

Международные счета

Для счетов-фактур, выставленных в иностранной валюте или на иностранном языке, вы должны указать подлежащий уплате НДС в фунтах стерлингов, если товары или услуги поставляются в Великобритании.

У вас также должен быть английский перевод для проверки сотрудником НДС.

Условия оплаты счета

Вы обязаны заранее установить и согласовать условия оплаты с клиентами.

Упростите и четко укажите ваши условия в счете, чтобы получатель знал, когда должен быть произведен платеж.

В крупных компаниях отдельная бухгалтерия может не знать, какие условия вы согласовали со своим контактным лицом.

Если вы представляете малый бизнес или подрядчик, лучше избегать сложных условий оплаты, чтобы вас не поняли неправильно и не задерживали платежи.

Чтобы получить наилучшие результаты, просто укажите:

Оплата в течение 30 дней.

Или будьте вежливы и говорите менее жестко:

Мы ценим ваш бизнес. Отправьте платеж в течение 30 дней с момента получения этого счета.

Общие условия оплаты счетов

Авансовый платеж (PIA)

Может использоваться при работе с новыми клиентами или клиентами с плохой историей платежей. PIA означает, что вам необходимо произвести оплату в полном объеме до того, как товары или услуги будут доставлены.

Нетто (N)

Обычный срок оплаты. «Нетто 10» будет означать, что полная сумма платежа должна быть произведена в течение 10 дней, а «Нетто 30» будет означать в течение 30 дней.

«Нетто» может быть сокращено до «N», например N10 или N30.

Конец месяца (EOM)

Конец месяца означает, что полная оплата должна быть произведена в течение количества дней, указанных после окончания месяца, в котором выставлен счет.

Счет-фактура может быть сформулирована как « Платеж, подлежащий оплате 30 дней в конце месяца» или сокращенно « Net EOM 30» .

Если ваш счет был датирован 5 апреля и ваши условия были Net EOM 30, то полная оплата должна была быть произведена 30 мая.

Месяц после выставления счета (MFI)

’15 MFI ’означает, что полная сумма к оплате должна быть произведена в первые 15 числа месяца, следующего за датой выставления счета.

Например, если срок оплаты был 15 MFI, а счет был датирован 5 января, оплата должна была быть произведена 15 января. Если тот же счет был датирован 20 января, оплата должна была быть произведена 15 февраля.

Скидка

Скидка предоставляется на полную сумму, подлежащую выплате, если оплата производится в течение указанного количества дней.

«1/10 нетто 30» или «1% 10 нетто 30» означает, что для платежей, совершенных в течение 10 дней, предоставляется скидка в размере 1%, в противном случае полная оплата должна быть произведена в течение 30 дней.

Если для вас важна скорость платежей, предложение скидки за досрочную оплату может гарантировать, что вы быстрее получите наличные в банке.

Поэтапная оплата

План оплаты может быть согласован между вами и вашим клиентом, чтобы предложить часть полной суммы, подлежащую выплате поэтапно.

Например, четырехэтапные выплаты по 25% каждый или двухэтапные выплаты по 75% и 25%.

Если вы работаете над крупным проектом, попросите внести частичную предоплату, например 25%, и поэтапные платежи в течение всего срока реализации проекта, чтобы избежать риска и управлять денежным потоком.

Способы оплаты счетов

После того, как вы четко указали размер платежа, вы также хотите упростить для вашего клиента физическую оплату вам.

Включите в счет-фактуру различные способы оплаты, которые вы принимаете, вместе с вашими банковскими реквизитами.

Общие способы оплаты счетов

Банковский перевод (BACS)

Один из наиболее распространенных способов оплаты, платежи через автоматизированные клиринговые услуги (BACS), осуществляемые в электронном виде, осуществляются напрямую с одного банковского счета на другой и обычно осуществляются онлайн или по телефону.

Платежи

обычно зачисляются на ваш счет в течение трех рабочих дней.

Служба ускоренных платежей (FPS) становится все более распространенной в британских банках в качестве стандартной (с некоторых бизнес-счетов приходится платить) и означает, что платеж будет зачислен на ваш счет в тот же день, когда он был оплачен.

В счете-фактуре укажите:

  • Название вашего банка: My Bank
  • Код сортировки: 00-11-22
  • Номер счета: 01234567

IBAN / BIC / SWIFT

Если у вас есть клиенты за границей и вы хотите получать международные платежи, ваш банк может предоставить вам коды для этого.

Международный номер банковского счета (IBAN) - это международная версия номера вашего банковского счета, позволяющая получать международные платежи в иностранной валюте или фунтах стерлингов.

IBAN используется в большинстве европейских стран, Австралии и Новой Зеландии, но не в США или Канаде.

Код идентификации банка (BIC) или Общество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций (SWIFT) - это код для идентификации вашего конкретного банка.

Он понадобится вам вместе с платежом с IBAN. Большинство банков используют BIC, но SWIFT необходим для платежей из США и Канады.

Оба числа обычно можно найти в выписке из вашего коммерческого банка или спросить в своем банке.

В счете-фактуре укажите:

  • БИК AAAAGB12345
  • IBAN: GB00 AAAA 0000 0000 0000 00
  • SWIFT AAAAGB12345

Кредитная или дебетовая карта

Чтобы принимать платежи по картам, вам потребуется торговый счет и устройство для чтения кредитных карт. Для онлайн-платежей вам понадобится платежный шлюз электронной коммерции и торговый аккаунт.

Для удаленных платежей по телефону вам потребуется виртуальный онлайн-терминал и торговый счет.

Из-за высокой стоимости обслуживания торгового счета платежи по кредитным картам являются экономически эффективным решением только в том случае, если вы планируете принимать значительную сумму платежей по карте.

Имейте в виду, что покупатель может оформить «возвратный платеж», чтобы отменить транзакцию по кредитной карте, заявив, что товар не был доставлен или не был «описан».

Возврат платежа может быть осуществлен в течение 120 дней после совершения платежной транзакции.

PayPal

PayPal позволяет осуществлять платежи по всему миру между двумя людьми, у которых есть учетные записи PayPal, но при этом взимаются различные комиссии.Вы также можете принимать платежи по кредитным и дебетовым картам через PayPal.

Денежные средства

Прием платежей наличными - это вариант для малых предприятий, работающих с населением, но большинство счетов-фактур между предприятиями не могут быть оплачены наличными.

Не забывайте, что наличные - не самый безопасный метод, так как вы можете столкнуться с поддельными банкнотами и иметь дополнительный риск иметь при себе наличные деньги при внесении депозита в банк.

Кроме того, банки обычно взимают встречный сбор за внесение наличных денег.

Когда лучше всего отправлять счет?

Очевидный ответ на этот вопрос - как можно скорее. Чем дольше задерживается ваш счет, тем больше времени потребуется для получения оплаты.

При продаже товаров

Варианты более простые. Вы можете запросить подтверждение оплаты до отправки товара, оплату при получении товара или на ваших условиях, таких как стандартная 30-дневная нетто-оплата.

Для услуг больше гибкости
  • Было проведено множество исследований о том, когда лучше всего отправлять счет-фактуру в день недели / месяца, но на самом деле вам заплатят, когда компании завершат свои платежи.Обычно это происходит в конце месяца, но не всегда.
  • Узнайте, когда ваш клиент / клиент выполняет платежи, и спросите у них дату окончания для подачи счетов-фактур в этом месяце.
  • Если у вас долгосрочный проект, вам, скорее всего, придется вести переговоры о ежемесячной оплате счета. Обычно в конце месяца покрывают этот месяц.
  • Если у вас есть поэтапные платежи (как указано выше), вы можете заранее согласовать даты выставления счетов.Например, до того, как вы начнете, после того, как предложения будут представлены, после того, как будут представлены первые проекты, а затем после завершения и подписания.
  • Для индивидуальных фрилансеров, работающих с крупной компанией, у которой политика оплаты составляет 90 дней, это может быть неуправляемым для вашего денежного потока, а также огромным риском. Ведение переговоров о выставлении счетов в самом начале или даже задним числом до начала работы может обойти их фиксированную систему и помочь сократить время оплаты. Вы можете настаивать на том, чтобы они соблюдали ваши условия оплаты, но это не всегда возможно с их жесткой системой.

Не забывайте дважды проверять точность счета перед его отправкой, чтобы избежать задержек.

Будьте оперативны, вежливы и аккуратны.

Как отправить счет

Структура вашего счета - это только половина процесса, и, вероятно, более важно убедиться, что ваш счет будет доставлен нужному человеку, который может заплатить вам.

Спросите у своего клиента имя и контактные данные человека в счетах, который будет производить ваш платеж.

Наличие этой информации жизненно важно для того, чтобы вы могли преследовать просроченные платежи, поскольку лицо, которое фактически производит платеж, имеет власть.

Электронная почта является предпочтительным стандартом для отправки счетов-фактур, и когда вы отправляете в бухгалтерию, не забудьте отправить копию своего контакта по электронной почте.

Используйте документ, который можно открывать повсюду. Бухгалтерия предпочитает PDF-файлы всему остальному.

Не отправляйте файлы Word или Excel, так как при открытии на разных машинах они могут быть переформатированы, что сделает информацию нечитаемой и, что более важно, их можно редактировать.

Заголовок темы

Крупные компании, которые имеют дело с тысячами счетов-фактур, хотят, чтобы их жизнь была как можно проще, и во избежание потери электронной почты рекомендуется использовать разборчивую тему.

Загруженная бухгалтерия будет вам за это благодарна.

Формат заголовка темы

[Название вашей компании] [Счет за услуги / товары вашей компании] [месяц / год]

Например,

Sparkle Design, Счет за услуги по дизайну брошюр, январь 2021 г.

Написание электронной почты

Война и мир не требуется.Чтобы быть профессионалом, сделайте свой адрес электронной почты ясным и кратким:

——————————————————————–

Уважаемая [Большая компания],

——————————————————————–

Прилагаю мой счет от 31 января 2021 года на сумму 500 фунтов стерлингов за услуги по дизайну брошюры.

(Не обязательно) Если у вас есть номер заказа, вставьте сюда. Авторизовано [здесь имя вашего контактного лица].

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением

Джейн Смит

——————————————————————–

Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

Погоня за просрочкой платежа может быть подобна смерти из-за тысячи сокращений бумаги, отнимающей ваше время и отнимающей энергию у ведения вашего бизнеса.

Лучшая линия защиты - это то, что вы делаете до выставления счета:

  • Иметь четкие положения и условия (T & C) и получить согласие в письменной форме (документ с подписью или по электронной почте).
  • Согласуйте условия оплаты заранее в рамках ваших условий и положений.
  • Спросите номер заказа на поставку - номер покупки (ПО) формирует договор между вами и вашим клиентом.
  • Попросите новых клиентов оплатить первый счет PIA.
  • Для крупных счетов запрашивайте поэтапный платеж заранее, чтобы распределить риски. Если платеж задерживается на любом этапе, вы можете прекратить работу, чтобы избежать дополнительных расходов.
  • Сделайте свой способ оплаты простым - лучший вариант - BACS.
  • Узнайте имя и контактные данные лица, ответственного за осуществление платежа.
  • Следите за своими счетами и выпускайте напоминания, как только истечет срок оплаты. Никогда не оставляйте просроченные платежи в надежде, что им заплатят, не спросив.
  • Погоня за просрочкой платежа показывает, что вы являетесь профессиональным владельцем бизнеса и ожидаете, что к вам будут относиться как к одному из них.

Если у вас есть просроченный платеж, следуйте нашему руководству о том, что делать, если счет не был оплачен.

Чтобы лучше управлять своим временем, вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение, которое может отправлять вам профессиональные счета по мере обработки заказов вместо трудоемкого процесса заполнения и отправки счетов вручную.

У вас остается больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего: на развитии вашего бизнеса.

Примечание редактора. Эта статья была впервые опубликована в марте 2018 г. и была обновлена ​​для обеспечения актуальности.

7 способов взять бизнес под контроль

Хотите узнать, как вы можете управлять своим бизнесом? Прочтите это руководство, чтобы узнать о главных советах, которые помогут вам научиться управлять своим бизнесом и по-настоящему взять под свой контроль.

Загрузите бесплатное руководство

Как написать счет-фактуру по электронной почте | Шаблон электронной почты для счета-фактуры

После того, как вы предоставили клиенту товар или услугу, пора получать деньги.Но прежде чем вы это сделаете, вам нужно будет выставить счет и отправить его по электронной почте. Многие малые предприятия и фрилансеры сталкиваются с проблемами просроченных платежей, и, хотя это не всегда эффективно, четкое и понятное электронное письмо со счетом может помочь вам быстрее получить оплату. Хотите узнать, как написать электронное письмо со счетом-фактурой? Читайте наши главные советы, а также образец электронного письма со счетом, которое вы можете использовать для своих клиентов.

Советы по составлению счета по электронной почте

Научиться писать электронное письмо с прикрепленным счетом - несложный процесс.Мы собрали несколько основных советов, которые помогут вам максимально упростить обработку вашего счета для клиентов:

Включите счет как вложение

Не вставляйте счет в текст сообщения электронной почты. Вместо этого прикрепите его как загружаемый файл PDF. Это позволяет вашим клиентам сохранять, распечатывать или загружать ваш счет в свою бухгалтерскую программу.

Включите всю важную информацию в строку темы.

Многие компании завалены электронной почтой, поэтому чем проще вы сможете помочь им найти ваш счет, тем быстрее вы получите оплату.Поместив всю важную информацию в строку темы, включая номер счета и дату оплаты, вашим клиентам будет намного проще идентифицировать ваш счет.

Рассмотрите возможность использования шаблона счета-фактуры

Если вам нужно выставить много счетов-фактур, использование шаблонов электронной почты счетов-фактур может сэкономить вам значительное количество времени. Все, что вам нужно сделать, это изменить основную информацию, что не займет больше нескольких минут, и вы сможете быстро и легко отправить счет.

Убедитесь, что в вашем счете есть все, что клиенту нужно знать.

Если вы не указали всю необходимую информацию, вашему клиенту может потребоваться запросить второй счет или он может просто пренебречь оплатой.

Шаблон электронной почты для счетов-фактур

Написание электронных писем с нуля может занять много времени, особенно если вам нужно выставить счета большому количеству клиентов. После того как вы научитесь составлять электронное письмо со счетом, использование шаблонов может стать отличным способом сократить количество администраторов, с которыми вам придется иметь дело. Вот простой и эффективный образец, который вы можете использовать, чтобы отправить дружеское напоминание о счете, который должен быть оплачен в ближайшее время:

Строка темы: Счет [X] на [Услугу / продукт] срок оплаты [Дата]

Привет [Имя получателя] ],

Надеюсь, у вас все хорошо! См. Прикрепленный номер счета [X] для [Продукт / услуга], срок оплаты - [Дата].Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.

С уважением,

[Имя отправителя]

Если вы уже отправили счет, но он просрочен, возможно, вам придется проследить за просрочкой платежа. Вот образец электронного письма для сбора счетов, которое вы можете использовать для этого:

Строка темы: Просроченный счет [X] на [Услугу / продукт], срок оплаты [Дата]

Привет [имя получателя],

Надеюсь, вы хорошо! Мы еще не получили платеж по счету № [X] для [Продукт / услуга], который должен был быть оплачен [Дата].Сообщите нам, когда мы можем ожидать получения платежа, и не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут какие-либо вопросы или проблемы.

С уважением,

[Имя отправителя]

Как видите, лучшие электронные письма со счетами просты, удобны и содержат всю информацию, необходимую клиенту для обработки вашего счета.

Действия после отправки счета-фактуры по электронной почте

Конечно, отправка счета-фактуры не всегда является концом истории. Иногда ваши клиенты могут задерживать оплату.В таких случаях всегда полезно связаться с вашим собеседником по телефону, так как возможно, что ваши электронные письма просто попадут не тому человеку. Если это не сработает, вам может потребоваться эскалация процесса, отправив официальное письмо. Последующие шаги, такие как отправка сборщиков долгов, начисление процентов за просрочку платежа или начало судебного разбирательства, должны рассматриваться только как крайнее средство.

Мы можем помочь

GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при поиске счетов.Узнайте, как GoCardless может помочь вам со специальными или регулярными платежами.

GoCardless используется более чем 60 000 компаний по всему миру. Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ