Как заполнить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Как заполнить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Как оформить авансовый отчет в программе 1С Комплексная автоматизация 2.4.

Инструкции

Продукты 1С

1С:Комплексная автоматизация

1С:Комплексная автоматизация

В 1с КА 2.4 реализован механизм, позволяющий учитывать денежные средства, которые были выданы подотчетному лицу. Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах, ранее выданных авансом. Авансовые отчеты – документы первичного учета, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм.

Предусмотрена возможность двухэтапного ввода информации о потраченных суммах в документе Авансовый отчет, где документу соответствуют статусы: Подготовлено и Утвержден.

Первый этап работы с авансовым отчетом выполняет подотчетное лицо, второй – бухгалтер по работе с подотчетными лицами.

Чтобы включить эту функцию в программе необходимо зайти в разделе НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ

и разделов и указать галочку Статусы авансовых отчетов.

Рисунок 1 – Настройки статусов авансовых отчетов

Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом. Подотчетные лица заполняют в форме авансового отчета информацию о фактически израсходованных суммах с предоставлением документов, подтверждающих произведенные расходы.

В программе 1С:КА 2.4 предусмотрено создание авансовых отчетов сотрудником самостоятельно, и создание авансового отчета для утверждения его другим сотрудником (например, бухгалтером). Авансовый отчет, который не нужно утверждать создается через функционал авансового отчета без учета статусов.

Если в организации ведется учет заявок на расход денежных средств, то необходимо включить нужные настройки в программе. Для этого нужно зайти в раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов – Заявки на расходование денежных средств.

При включенных данных настройках необходимо предварительно оформлять документ Заявка на расходование ДС с типом операции Выдача подотчетнику.

В документе Авансовый отчет (раздел Казначейство — Подотчетники) есть возможность заполнить информацию о произведенных подотчетным лицом расходах денежных средств, это можно сделать с помощью кнопки Заполнить полученными авансами, которая находится на закладке Расходы.

На закладке Основное указывается основная информация по документу, дата, номер документа, подотчетное лицо и организация. Также можно указать комментарий и подразделение.

Рисунок 2 – Закладка Основное в документе Авансовый отчет

На закладке Оплата поставщикам можно указать информацию об оплатах поставщику. Расходование подотчетным лицом выданных ему средств на расчеты с поставщиками (аванс или оплата купленных у поставщика товаров.

На закладке Закупка, при условии включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета, есть возможность указать приобретенные активы, оформленные документом Приобретение товаров и услуг, а также Поступление денежных документов. Если функциональная опция включена, то печать авансового отчета в части расходов, отраженных в самом документе Авансовый отчет, а также закупок, проведенных документами Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов, производится в самом документе Авансовый отчет.

Рисунок 3 – Закладка Закупки в документе Авансовый отчет

На закладка Оплата поставщикам и Закупки по кнопке Подобрать можно заполнить строки по приобретениям товаров и услуг и денежных документов.

Удаление строки из табличной части закладки Закупки отвязывает документ закупки от авансового отчета.

В программе 1с КА 2.4 есть возможность создания документов закупки отдельно. В документах закупки с видом хоз.операции Закупка через подотчетное лицо появляется возможность включить документ закупки в авансовый отчет. Выполняется это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.

Рисунок 4 – Документ Приобретение товаров и услуг

Оформить авансовый отчет | СБИС Помощь

Оформить авансовый отчет | СБИС Помощь УчебникЖурналОформить авансовый отчет

Сотрудники обязаны отчитываться, на что израсходованы подотчетные средства. Подтверждающими документами являются кассовые и товарные чеки или бланки строгой отчетности. По ним сотрудник и бухгалтер оформляют авансовый отчет.

• Как сотруднику оформить авансовый отчет из личного кабинета?

Расходы

Авансовый отчет на расходы оформляется, когда сотрудник потратил подотчетные средства на оплату почтовых, командировочных и прочих расходов.

1. В разделе «Деньги/Подотчет» на вкладке «Авансовые отчеты» нажмите «+ Документ» или скопируйте предыдущий отчет.
2. Проверьте организацию, укажите подотчетное лицо и назначение аванса, например «Командировка».
3. Выберите «Расходы».
4. Укажите статью расходов — счет затрат определится автоматически.

• Как изменить счет затрат?

Прикрепите скан чека с QR-кодом — СБИС распознает сумму, наименования расходов, номер и дату чека.

• Каким требованиям должен отвечать скан чека?
• Как прикрепить электронный чек?

Нажмите «Сохранить» — в авансовый отчет добавится запись о расходе.

• Как добавить чек по другому виду расхода?

Отправьте авансовый отчет на согласование или сразу проведите документ.

Авансовый отчет проведен в СБИС.

Авансовым отчетом по оплате поставщику оформляются расходы на товары, материалы или услуги. Например, когда подотчетными деньгами были оплачены услуги транспортной компании.

1. В разделе «Деньги/Подотчет» на вкладке «Авансовые отчеты» нажмите «+ Документ» или скопируйте предыдущий отчет.
2. Проверьте организацию, и укажите подотчетное лицо и назначение аванса.
3. Выберите «Оплата поставщику».
4. Прикрепите скан чека с QR-кодом — СБИС распознает сумму, наименования расходов, номер и дату чека.

• Каким требованиям должен отвечать скан чека?
• Как прикрепить электронный чек?

Прикрепите оплачиваемый документ, например поступление.

Нажмите «Сохранить» — в авансовый отчет добавится запись о расходе.

• Как добавить чек по другому виду расхода?

Нажмите «Провести».

Авансовый отчет проведен в СБИС.

Авансовый отчет на перечисление по исполнительным листам оформляется на переводы наличных денег через отделения связи. Например, когда ответственнное лицо перечисляет алименты.

1. В разделе «Деньги/Подотчет» на вкладке «Авансовые отчеты» нажмите «+ Документ» или скопируйте предыдущий отчет.
2. Проверьте организацию и укажите подотчетное лицо.
3. Выберите «Перечисление по исполнительным листам».
4. Прикрепите сканы чека с QR-кодом — СБИС распознает получателя, сумму, наименования расходов, номер и дату чека.

• Каким требованиям должен отвечать скан чека?
• Как прикрепить электронный чек?

Нажмите «Сохранить» — в авансовый отчет добавится запись о расходе.

• Как добавить чек по другому виду расхода?

Нажмите «Провести».

Авансовый отчет проведен в СБИС.

Авансовый отчет на закупку товаров, которые принимаются на склад, оформляется, когда сотрудник покупает на подотчетные средства товары для организации. Например продукты для кафе.

1. В разделе «Деньги/Подотчет» на вкладке «Авансовые отчеты» нажмите «+ Документ» или скопируйте предыдущий отчет.
2. Проверьте организацию и укажите подотчетное лицо.
3. Укажите назначение аванса, например «Покупка продуктов».
4. Выберите «Поступление на склад».
5. Прикрепите сканы чека с QR-кодом — СБИС распознает поставщика, наименования, сумму, номер и дату чека.

• Каким требованиям должен отвечать скан чека?
• Как прикрепить электронный чек?

• Как оформить отчет по товарному чеку?
• Как указать состояние НДС?

Нажмите «Сохранить» — в авансовый отчет добавится запись о расходе.

• Как добавить чек по другому виду расхода?

Отправьте авансовый отчет на согласование или сразу проведите документ.

Авансовый отчет принят, а товар оприходован на склад.

• Как распечатать авансовый отчет?
• Как обновить данные в excel-файле, если вы изменили их в документе?

Лицензия, права и роли

Авансовый отчет

Расход подотчетных средств

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

End of Life Registry & Advanced Health Care Directives

End-of-Life Registry

Монтаны End-of-Life Registry хранит предварительные медицинские указания в защищенной компьютерной базе данных и делает эти документы доступными для поставщиков медицинских услуг. Раздел 50-9-501 Кодекса штата Монтана с аннотациями уполномочивает Генерального прокурора штата Монтана создавать и вести Реестр умерших, который:

• надежно хранит директивы, касающиеся поддерживающего жизнь лечения
• доступен онлайн
• обеспечивает немедленный доступ к авторизованным поставщикам медицинских услуг

Предварительные распоряжения о медицинском обслуживании

Предварительные распоряжения о медицинском обслуживании содержат инструкции об уровне медицинской помощи, который человек хочет или не хочет в случае серьезного заболевания и неспособности говорить за себя. Предварительные указания могут быть короткими, простыми заявлениями, выражающими чьи-то ценности и выбор. Предварительные указания не используются до тех пор, пока человек может выразить свое собственное решение о принятии или отказе от лечения. Они используются только тогда, когда лечащий врач определяет, что кто-то находится в неизлечимом состоянии и больше не может участвовать в принятии решений относительно лечения.

Реестр не предоставляет юридических консультаций или юридических услуг. Потребители должны проконсультироваться со своим врачом, адвокатом или агентствами, которые специализируются на выборе ухода в конце жизни, по любым вопросам, которые у них возникают в отношении предварительных медицинских указаний, завещаний о жизни, медицинских (медицинских) доверенностей и других персональных указаний.

Программа End-of-Life Registry совместно с Университетом штата Монтана (MSU) Extension и Ассоциацией больниц Монтаны создала список ресурсов для предоставления потребителям информации о предварительном планировании ухода:

• MontGuide #200602: Реестр смертников Монтаны (PDF) – ответы на часто задаваемые вопросы о реестре
• Предварительная директива «Пять желаний старения с достоинством»
• Набор инструментов Комиссии по праву и проблемам старения Американской ассоциации юристов для заблаговременного планирования здравоохранения
• CaringInfo — информация о предварительном планировании ухода (Национальная организация хосписов и паллиативной помощи)
• Завещания о жизни и предварительные распоряжения: Инструменты для медицинских пожеланий (Клиника Майо)
• Доверенность на медицинское обслуживание и сопутствующие документы (Служба распространения знаний MSU)

Как подать предварительное распоряжение

Вы не можете подать или изменить предварительное распоряжение онлайн. Для регистрации директивы вам должно быть не менее 18 лет .

1. 1. Заполните предварительное распоряжение. Вы можете использовать форму предварительного указания My Choices (испанская версия) или любую другую версию, которая соответствует требованиям, указанным в законодательстве штата Монтана. Независимо от формата, директивы должны быть подписаны двумя свидетелями .
   2. . Заполните форму Соглашения о регистрации потребителей в штате Монтана (версия на испанском языке). Раздел B позволяет вам указать уровень конфиденциальности, который вы хотите для вашей личной информации. Если вы не укажете, какой вариант вы хотите, вам будет присвоен стандартный уровень конфиденциальности:
      • Стандартная конфиденциальность — разрешает доступ лицу, подавшему директиву, зарегистрированным поставщикам медицинских услуг и всем, у кого есть номер социального страхования, дата рождения и девичья фамилия матери или имя и код доступа.
      • Более высокая степень конфиденциальности — разрешает доступ только лицу, подавшему директиву, зарегистрированным поставщикам медицинских услуг и всем, у кого есть имя и код доступа.
   3. Отправьте обе формы по почте:

Отдел защиты прав потребителей а/я Box 201410  Елена, MT 59620-1410

1. В течение примерно трех недель Управление защиты прав потребителей отправит вам письмо, в котором:
   • указывает на то, что ваше предварительное распоряжение было зарегистрировано в Реестре прекращения эксплуатации штата Монтана
   • подтверждает вашу идентификационную информацию
   • включает карточку кошелька и четыре этикетки — две для размещения на обратной стороне водительских прав и страховой карты и две дополнительные. Карта содержит код доступа, который вы используете для проверки своего предварительного распоряжения через онлайн-службу реестра прекращения жизни штата Монтана.
2. Если Управление по защите прав потребителей определит, что предварительное распоряжение не соответствует требованиям законодательства, оно вернет указание и Соглашение о регистрации потребителей с письмом, указывающим, какая дополнительная информация необходима.

Вы также можете предоставить копию своего предварительного распоряжения своему врачу или другим поставщикам медицинских услуг. Провайдеры обязаны сделать ваше распоряжение частью вашей медицинской карты и следовать его положениям. Когда вы назначаете лицо своим уполномоченным лицом, лечащий врач или другой поставщик медицинских услуг обязан следовать инструкциям назначенного лица.

Как изменить предварительное распоряжение

Потребители всегда могут изменить свое мнение относительно своего предварительного распоряжения о медицинском обслуживании. Чтобы изменить предварительное распоряжение, зарегистрированное в Генеральной прокуратуре, отправьте по почте в Управление по защите прав потребителей следующее:

• новое предварительное распоряжение
• Соглашение о регистрации потребителя с окончанием срока службы штата Монтана, указывающее, что вы хотите заменить существующую директиву новой директивой

Health Care Provider Registration

Законодательство штата Монтана определяет поставщика медицинских услуг как лицо, имеющее лицензию, сертификат или иное разрешение в соответствии с законами штата Монтана на оказание медицинской помощи в ходе обычной деятельности или профессиональной деятельности. Сюда входят, помимо прочего, больницы, врачи, учреждения квалифицированного сестринского ухода, учреждения сестринского ухода, агентства по оказанию медицинской помощи на дому, поставщики медицинских услуг на дому, амбулаторные хирургические учреждения и хосписы.

Услуги регистратуры предоставляются бесплатно поставщикам медицинских услуг и потребителям.

1. Заполните регистрационное соглашение поставщика медицинских услуг и отправьте его по адресу: Office of Consumer Protection, P.O. Box 201410, Елена, MT 59620-1410
2. Приблизительно в течение трех недель Управление защиты прав потребителей отправит вам письмо, подтверждающее вашу идентифицирующую информацию, а также имя пользователя и пароль, необходимые для поиска предварительных указаний в Службе реестра прекращения эксплуатации штата Монтана

Контактное лицо:

Программный специалист
Управление защиты прав потребителей и помощи жертвам
Министерство юстиции
P. O. Box 201410
Helena, MT 59620-1410
Телефон: 406-444-4500 или 866-675-3314
Факс: 406-442-2174
Эл. — это новое программное решение, которое 14 февраля 2022 года заменило текущую систему управления командировками и расходами (TEM) Университета Иллинойса. Три университета и системные офисы выбрали Chrome River как современное, интуитивно понятное, передовое технологическое решение для улучшения общий опыт работы с клиентами для сообщества U of I.

Chrome River включает в себя множество удобных функций, которые очень хорошо подходят для сообщества Университета Иллинойса, например:

Для доступа к новой системе не требуется обучение. Всем сотрудникам системы Университета Иллинойса рекомендуется использовать систему напрямую или через функцию делегата (ранее доверенного лица).

Ниже представлено множество обучающих ресурсов, которые помогут пользователям ориентироваться в новой системе. Воспользуйтесь этими ресурсами и зарегистрируйтесь для участия в живом веб-семинаре, ознакомьтесь с предоставленными инструкциями по работе и получите доступ к предварительно записанным веб-семинарам.

Если вы занимали какие-либо роли в TEM, никаких действий не требуется. Если вы ранее не занимали должности General User , Manager Reviewer , Charge Code Reviewer , или Charge Code Reviewer , обратитесь за доступом к контактному лицу службы безопасности подразделения (USC). Разверните этот раздел, чтобы узнать больше.

Роль : Профиль Chrome River
Ответственность:

• Обычные пользователи могут запрашивать авансы, возмещение командировочных расходов и компенсацию сотрудникам. Физические лица должны иметь UIN рецензента пользователя (менеджера рецензента), назначенного в профиле, и этот рецензент должен быть активным пользователем Chrome River.
• Менеджер-рецензент утверждает отчеты о расходах и предварительные утверждения назначенных им сотрудников. Обычно это назначение руководителя или начальника отдела.

Роль :   Рецензент кода начисления*
Ответственность:  Каждый организационный код баннера (организационный код) должен иметь рецензента кода начисления и альтернативного рецензента кода начисления. Сотрудники в этой роли проверяют и утверждают информацию C-FOPAL в отчетах о расходах для назначенных им организационных кодов.

Роль :   Обслуживание кода оплаты
Ответственность: Эта роль должна быть назначена лицу (лицам), которое будет выполнять плановое техническое обслуживание при добавлении или удалении C-FOP из Chrome River.

* Роль проверяющего кода оплаты будет деактивирована в TEM с развертыванием Chrome River 14 февраля 2022 г. . При запросе в Chrome River запрос повлияет как на Chrome River, так и на TEM.

Все пользователи могут зарегистрироваться для участия в живом веб-семинаре, проводимом University Payables. На этом вебинаре будут рассмотрены следующие темы в Chrome River: панель инструментов, настройки, делегаты, электронный кошелек, утверждение отчетов о расходах, как работать с возвращенными отчетами о расходах и отслеживание ваших отчетов о расходах. Вебинар также будет включать в себя демонстрацию того, как представлять в отчетах следующие типы расходов: пробег, отель, авиабилеты, TCard, PCard и различные возмещения.

Пожалуйста, разверните этот раздел, чтобы получить доступ и использовать эти различные вспомогательные средства для конкретных задач.

• Распределение нескольких расходов на одну транзакцию PCard
• Прикрепить транзакцию Tcard
• Прикрепить транзакцию PCard и обработать ER
• Техническое обслуживание CFOP
• Делегат в Chrome River (ранее Proxy)
• Удаление отдельной позиции из отчета о расходах
• Детализация расходов на проживание
• Поездки для лиц, не являющихся сотрудниками
• Открытие и закрытие аванса
• PC-карта: Членство
• Возмещение личных миль
• Предоставление подробной бизнес-цели
• Пополнение денежного аванса
• Возвращенные отчеты о расходах
• Проверка и утверждение
• Стандартная отчетность

Руководство по работе с менеджером карт отдела

• Менеджер карт отдела: Действовать в качестве делегата менеджера карт отдела (DCM) в DCS
• Диспетчер карт отдела: просмотр подробной информации о транзакции держателя карты
• Диспетчер карт отдела: поиск TCard в TCS
• Диспетчер карт отдела: Запрос TCard в TCS
• Диспетчер карт отдела: изменение или отмена карты PCard
• Диспетчер карт отдела: Заказать PCcard
• Диспетчер карт отдела: изменение, отмена или приостановка действия TCcard в TCS

Вспомогательные материалы для выставления счетов

• Отправка счетов в Chrome River
• Отправка временных платежей поставщику

В: Что такое Chrome River и когда он будет доступен?
A : Chrome River — это онлайн-программа возмещения расходов и сверки карт для сотрудников Университета Иллинойса. Chrome River Expense будет доступен для всех сотрудников 14 февраля 2022 года.

В: Как добавить нового пользователя в Chrome River?
A: В приложение безопасности (SecApp) будет добавлен раздел для добавления сотрудников в Chrome River. Этот процесс будет осуществляться координатором подразделения по безопасности (USC). Все текущие пользователи будут автоматически перенесены в Chrome River.

В: Какова последняя дата, когда я могу использовать TEM для возмещения расходов?
A: Транзакции TCard и PCard начнут загружаться в Chrome Rivers 14 февраля 2022 г. Chrome Rivers следует использовать для новых запросов на возмещение расходов из кармана и транзакций по картам, начиная с 14 февраля 2022 г., но TEM останется активным для решения непогашенные возмещения и транзакции по картам до 31 марта 2022 г. Опции для опытных пользователей останутся активными в TEM.

В: Будут ли платежи поставщиков и временные платежи поставщиков в Chrome River?
A: Нет, платежи поставщикам и временные платежи поставщикам останутся в TEM до этапа 2 проекта. На данный момент у нас нет даты перехода.

В: Есть ли предпочтительный браузер для Chrome River?
A: Вы можете использовать последние версии следующих браузеров: Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox и Apple Safari.

В: Требуется ли VPN для доступа к Chrome River?
A: Нет, в настоящее время Chrome River не требует VPN. Вы можете получить к нему доступ с любого компьютера или из приложения Chrome River на смарт-устройстве.

В: Нужно ли мне обучать моих путешественников тому, как пользоваться Chrome River?
A: Мы настоятельно рекомендуем посетить один из тренингов, предлагаемых Accounts Payables, а также ознакомиться с учебными и справочными материалами, размещенными на странице ресурсов Chrome River.

В: Что произойдет с документами, хранящимися в TEM?
A: TEM останется активным в целях аудита и в соответствии с рекомендациями по хранению.

В: Нужно ли мне хранить бумажную документацию для каждого отчета о расходах?
Ответ: Да, в соответствии с политиками хранения университетов, факультеты должны хранить бумажные квитанции. Политика хранения PCard будет обновлена ​​в соответствии с политикой университета. Политика хранения PCard будет обновлена, чтобы соответствовать политике TCard при переходе на Chrome River.

В: В чем разница между делегатом и делегатом по утверждению? Мне нужны оба? Сколько делегатов я могу иметь?
А: А. Делегат для назначения пользователем. Мы настоятельно рекомендуем всем пользователям иметь одного делегата, но при необходимости вы также можете иметь несколько делегатов. Делегат имеет доступ к электронному кошельку профиля пользователя и галерее квитанций и может создавать отчеты от имени пользователя.
А: б. Утверждающий делегат предназначен для тех, кто находится в роли утверждающего менеджера или утверждающего кода начисления. Одновременно у вас может быть только один утверждающий делегат, и пока утверждающий делегат назначен, утверждающий не будет получать никаких уведомлений и не сможет что-либо утверждать самостоятельно. Это не общая роль, как это было в TEM.

В: Что случилось с прокси, которые я указал в TEM? Перейдут ли они в Chrome River?
A: Термин прокси больше не будет использоваться в Chrome River, этот список называется делегатом. Прокси не будут передаваться в Chrome River. Ответственность за назначение нового делегата лежит на сотруднике.

В: Как добавлять и удалять делегатов?
A: Когда вы войдете в Chrome River, ваше имя появится в правом верхнем углу экрана. Нажмите на свое имя и выберите «Настройки учетной записи». Слева нажмите Настройки делегата и +Добавить новых делегатов. Найдите нужного человека в списке и нажмите на его имя. Чтобы удалить их из списка делегатов, просто нажмите X рядом с их именем.

В: Нужно ли мне подавать отдельные отчеты о расходах по нескольким транзакциям в рамках одного мероприятия/поездки?
A: Все, что связано с одной поездкой (или событием), может быть включено в один и тот же отчет о расходах, включая расходы по TCard и без TCard
        i. Пример: авиаперелет, километраж, регистрация на конференцию, плата за подачу документов и печать плакатов могут быть объединены в один отчет о расходах.

В: Могу ли я объединить несколько поездок в один отчет о расходах или мне нужно подавать несколько отчетов о расходах?
A: Вы можете объединить поездки в один отчет о расходах, но у вас должны быть четкие и конкретные бизнес-цели для каждой поездки.

В: Где мой номер отчета?
A: После заполнения и сохранения экрана заголовка номер отчета появится в нижнем левом углу экрана отчета. Это 12-значный номер, начинающийся с «0100»

. В: Ограничено ли количество символов в полях названия и цели бизнеса?
A: Длина поля заголовка отчета составляет 45 символов, а поле бизнес-назначения — 1000. Каждая позиция также имеет дополнительные поля для примечаний.

В: В моем отчете о расходах указано «Ожидает утверждения». С кем он ожидает утверждения?
A: В разделе «Отправлено за последние 90 дней» ленты «Расходы» щелкните отчет о расходах, который вы ставите под сомнение. Нажмите на вкладку «Отслеживание», появится окно данных отслеживания, нажмите «Назначено в настоящее время». Система теперь покажет вам, кто ваш отчет о расходах в настоящее время находится на рассмотрении и кто его видел.

В: Что произойдет, если я выберу «Легкая атлетика» в поле «Тип транзакции/покупки» на экране заголовка?
A: Это направляет отчет в очередь утверждения соответствия NCAA. Пожалуйста, убедитесь, что ваши расходы/платежи по карте должны быть проверены этой группой, прежде чем сделать этот выбор.

В: Какой у меня номер отчета Banner? Как найти TE# в Chrome River?
A: В баннере отчеты Chrome River будут обозначаться номером TE#. После того, как ваш отчет будет завершен и утвержден в системе, в поле «Отправлено за последние 9 дней» появится зеленое поле «Утверждено».0 Days» на ленте «Расходы». Нажмите на отчет, чтобы открыть предварительный просмотр. В окне предварительного просмотра прокрутите вниз до раздела комментариев, и вы увидите список TE#. Все элементы в отчете о расходах будут под одним TE#.

В: Когда я смогу отозвать отчет о расходах?
A: Существует два варианта в зависимости от статуса отчета.0150             i. Во-первых, если отчет о расходах был отправлен, но не полностью утвержден (т. е. весь отчет ожидает утверждения), вы можете щелкнуть отчет о расходах в разделе «Отправлено за последние 90 дней». Нажмите один раз на отчет, который вы ищете, затем нажмите «Отозвать» в предварительном просмотре отчета. Появится окно подтверждения, нажмите «Да». Это действие переместит отчет обратно в черновики отчетов о расходах. В разделе «Черновики отчетов о расходах» щелкните отчет, и функция «Удалить» станет доступной. II. Во-вторых, если отчет о расходах был возвращен, вы увидите его в разделе «Возвращенные отчеты о расходах» со статусом «Возвращен». Нажмите на отчет, который вы ищете. На экране предварительного просмотра вы увидите кнопку удаления.

В: Могу ли я потребовать возмещения расходов для лиц, которые путешествовали со мной?
A: Возмещение не является наличными расходами, оплачиваемыми путешественником, и сотрудники не должны платить из своего кармана за любого другого путешественника. Следует использовать TCard.

В: Каков процесс маршрутизации/утверждения в Chrome River?
A: Процесс маршрутизации/утверждения Chrome River

В: Могут ли рецензенты вносить изменения в отчет о расходах? И если могут, то что они могут изменить?
A: Рецензент может изменить сумму позиции и выбранное распределение. Если были внесены какие-либо изменения, отчет будет направлен обратно владельцу отчета для проверки и утверждения.

В: Как быстро произойдет одобрение в Chrome River?
A: Отчеты о расходах Chrome River подлежат тому же процессу утверждения, что и TEM.

В: Что я должен включить в предварительное одобрение?
A: Целью предварительного утверждения является получение разрешения на поездку и предполагаемой суммы всех расходов на поездку. Включите оценки для всех предметов, которые могут быть частью поездки, таких как авиабилеты, багаж, суточные, гостиница и такси.

В: Как долго мое предварительное одобрение остается на панели инструментов?
A: Полностью одобренные предварительные одобрения будут видны на вашей панели инструментов в течение 90 дней. По прошествии 90 дней он все еще находится в системе, и его можно будет прикрепить к отчету о расходах. Срок действия всех предварительных одобрений истекает в течение 180 дней. По истечении срока действия вам нужно будет создать новое предварительное одобрение.

В: Я случайно использовал проездной для личных расходов. Что мне делать?
А: Владелец карты должен будет внести платеж в офис Bursar в размере личного сбора. В отчете из видов расходов следует выбрать «личные расходы» и приложить копию квитанции вместе с расходом по TCard.

В: Какие форматы файлов принимаются в Chrome River?
A: В Chrome River поддерживаются следующие типы файлов: JPEG, PDF, PNG, OFD и TIFF.

В: Как удалить квитанцию, прикрепленную к отчету о расходах?
A: При просмотре квитанции по позиции в левом верхнем углу отображается значок корзины. Вы можете нажать на нее, чтобы удалить квитанцию. Если квитанция была загружена из вашей Галереи квитанций, квитанция вернется в Галерею квитанций.

В: Будет ли изображение квитанции исчезать из электронного кошелька после прикрепления к отчету о расходах?
A: Да, как только изображение будет прикреплено к позиции, оно исчезнет. Если вам необходимо использовать одну и ту же квитанцию ​​для нескольких путешественников, квитанцию ​​можно отсканировать или загрузить в электронный кошелек несколько раз.

В: Можно ли реорганизовать мои квитанции в моем электронном кошельке?
A: Вы не можете реорганизовать eWallet или галерею чеков, но существует множество способов сортировки элементов в нем.

В: Нужно ли мне сканировать титульный лист для моих квитанций?
A: Нет, есть заявление о представлении отчета и квитанций в формате PDF, но товары не нужно отправлять со штрих-кодом. В настоящее время поставщик не может удалить это заявление.

В: Можем ли мы загрузить все квитанции в виде одного PDF-файла для всех расходов, перечисленных в ER?
A: Квитанции можно прикреплять в двух местах: на уровне заголовка и на отдельных позициях. Документацию, относящуюся ко всему отчету о расходах (утверждения, планы командировок, электронные письма и т. д.), можно загрузить в шапку. Квитанции, относящиеся к каждому отдельному расходу, должны быть прикреплены к заголовку, строки будут помечены предупреждением об отсутствии квитанции.

В: Как я могу отправлять квитанции с мобильного телефона?
Ответ: Сфотографируйте квитанцию ​​на мобильный телефон, прикрепите ее к электронному письму и отправьте со своего телефона или планшета на адрес [email protected].

В: Существуют ли номера журналов для PCard в Chrome River?
A: Нет, если вам нужна замена номера журнала, вы можете создать свой отчет и использовать номер отчета (12-значный номер, начинающийся с «0100»). Ваш отчет просто останется в статусе черновика, пока ваш платеж не будет загружен в Chrome River для сверки.

В: Нужны ли квитанции для транзакций с помощью PCard? Что, если у меня его нет?
A: Для всех операций с картой требуется квитанция. Если у вас нет квитанции, вы должны будете предоставить объяснение, почему квитанция не была предоставлена.

В: Могу ли я указать в одном отчете несколько списаний с карты PCard?
A: Да, Chrome River поддерживает до 99 отдельных позиций в одном отчете.

В: Можем ли мы изменить финансовый год в отчете?
A: Да, если вы подаете предварительное разрешение на поездку в следующем финансовом году, вы можете изменить год по умолчанию на следующий финансовый год. Он также будет доступен в течение первых двух недель в начале финансового года, когда открыто два финансовых года.

В: Могу ли я разделить расходы на несколько FOPALS?
A: Да, оплата может быть разделена на несколько FOPALS. При добавлении распределений в отчет выберите параметры для добавления распределения. Система автоматически разделит расходы на равные проценты, но эти проценты можно изменить. Кроме того, ассигнования можно разделить по сумме в долларах. Однако государственные и местные фонды не могут быть объединены.

В: Как FOPALS будет введен в Chrome River?
A: Активные FOPALS будут загружены в Chrome River с помощью AITS. Изменения в сегментах FOPAL можно будет обновить в новой программе FrontEnd, которая в настоящее время находится в разработке и будет опубликована на странице ресурса, когда она станет доступной.

В: Что мне делать с открытым авансом в TEM?
A: Все авансы в TEM будут закрыты или перенесены в Chrome River до 30 июня. Кредиторская задолженность не будет утверждать новые авансы в TEM с 14 февраля. Если вы пополняете аванс на полную сумму или близко к полной сумму, кредиторская задолженность попросит вас закрыть аванс в TEM и открыть новый аванс в Chrome River. Кредиторская задолженность будет работать с подразделениями один на один с любыми проблемами или проблемами, касающимися авансов.

В: Могу ли я запросить получение чека/средств в офисе Bursar для моего аванса?
Ответ: Нет, все средства будут переведены на счет заявителя. Вам нужно будет связаться с вашим финансовым учреждением, если вам потребуются наличные для вашего аванса.

В: Нужно ли мне иметь учетную запись электронной почты U of I на моем мобильном телефоне, чтобы использовать приложение Chrome River SNAP?
A: Нет, приложение Chrome River SNAP попросит вас ввести адрес электронной почты, и вам нужно будет указать адрес электронной почты вашего университета.

В: Будет ли у нас одна кредитная карта в дальнейшем?
A: Это будет отдельный проект, который в настоящее время не обсуждается.

В: Как мой DCM будет управлять карточками наших отделов?
A: DCM будут управлять картой покупок (PCard) и проездной картой (TCard) так же, как они в настоящее время управляют профилями держателей карт (CH). Для PCard они будут использовать веб-решения PCard. Для TCard, решение для проездных карт.

В: Существуют ли отчеты EDDIE для Chrome River?
A: Информация о Chrome River будет доступна в EDDIE как можно скорее.

В: Могу ли я обновить код счета, выбранный в транзакции Pcard, когда я просматриваю в качестве менеджера или рецензента кода оплаты?
A: Нет, вы не можете обновить код счета, введенный владельцем расходов или делегатом. Вы можете изменить любую информацию в выбранном распределении, но поскольку учетная запись заблокирована как часть информации отчета о расходах, этот выбор не может быть изменен с помощью роли рецензента.

В: Что делать, если мой адрес назначения не указан в Chrome River?
A: Пожалуйста, выберите адрес или название пункта назначения, которое находится ближе всего к вашему пункту назначения. Chrome River использует Google Maps для определения пройденных миль.