Как заполняется авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Как заполняется авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Бухгалтерии предприятия 8 – Учет без забот

Опубликовано 22.10.2014 16:30

Автор: Administrator

Просмотров: 164113

С оформлением авансовых отчетов регулярно сталкивается практически каждый бухгалтер. Для кого-то эта операция уже привычная и рутинная, а кто-то только начинает разбираться с особенностями данного документа. В своей статье я подробно расскажу о том, как работать с авансовыми отчетами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и на какие моменты нужно обратить особое внимание. 

Для того, чтобы ввести в программу новый авансовый отчет, необходимо перейти на вкладку «Банк и касса» и выбрать пункт «Авансовые отчеты».                                                    

Добавляем новый документ, выбираем организацию (в том случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям) и подотчетное лицо. Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов.

В документе несколько закладок. Рассмотрим, в каком случае заполняется каждая из них.

Самая первая закладка называется «Авансы», она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства сотруднику в подотчет. В том случае, если работник сначала получил необходимую для оплаты сумму, а потом за неё отчитывается, нужно заполнить эту закладку. Добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем и сам документ, которым отражена выдача денег (можно добавить такой документ непосредственно во время работы с авансовым отчетом).                                                                          

Хочу обратить ваше внимание, что в документе обязательно должен быть указан вид операции «Выдача подотчетному лицу» (для выдачи наличных средств) и «Перечисление подотчетному лицу» (для списания с расчетного счета), иначе вы не сможете его выбрать в авансовом отчете.

Следующая закладка «Товары» предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом ТМЦ. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника «Номенклатура», указываем количество, цену и сумму.     

В том случае, если поставщиком предъявлен счет-фактура, по которому НДС может быть принят к вычету, необходимо установить галочку «СФ» и заполнить реквизиты. При проведение авансового отчета документ «Счет-фактура полученный» будет создан автоматически.                                                  

Закладка «Возвратная тара» заполняется в том случае, если сотрудник получил у поставщиков тару, которую необходимо вернуть.

На закладку «Оплата» вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее ТМЦ, услуг или авансом за будущие поставки.                                 

На закладке «Прочее» указывается информация о командировочных расходах (суточные, билеты и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле «Счет затрат» и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку «СФ» при её наличии.

Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок заполнены. В нашем случае, документ формирует следующие движения по счетам.                                                                                               

Для того, чтобы распечатать авансовый отчет предназначена кнопка «Авансовый отчет (АО-1)», расположенная в верхней части формы.                                                                   

Если у вас остались вопросы по заполнению авансовых отчетов в программах 1С, то вы можете задать их в комментариях к статье.  

А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке.

Автор статьи: Ольга Шулова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Добавить комментарий

Авансовый отчет

/Работа с документами /Авансовый отчет
Форма первичной учетной документации «Авансовый отчет» № АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Отчет соответствует последнему утвержденному образцу. Для того чтобы заполнить авансовый отчет, откройте закладку Авансовый отчет, нажав на кнопку [Открыть — Другие документы] и выбрав соответствующий пункт в меню. Откроется экранная форма, в которой нужно заполнить следующие поля:
Поле предназначено для ввода номера документа (рис. 1). Номер авансового отчета можете ввести с клавиатуры. Если Вы нажмете на кнопку в этом поле, то номер документа увеличится на единицу. Это очень удобно при составлении нового документа. При двойном нажатии на кнопку, дата документа поменяется на текущую.	Рис. 1. Ввод номера
Поле для ввода даты авансового отчета (рис. 2). Дату составления документа можете ввести с клавиатуры, поставив курсор в окно и набрав нужную дату, например, 12.02.2004. Можете установить текущую дату, нажав на кнопку с изображением сегодняшнего числа. Есть возможность воспользоваться календарем и выбрать из него нужную дату.	Рис. 2. Ввод даты Смотрите также раздел «Календарь»
Если по выданному ранее авансу были израсходованы не все деньги, выданные под отчет, то укажите в этом поле сумму остатка.
Если по выданному ранее авансу был перерасход, введите сумму в это поле.
Поля для ввода суммы аванса, полученной в рублях.
Указывается количество приложенных к отчету документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, перечисленных в таблице на оборотной стороне формы, а также общее количество листов в этих документах.
Поле Организация (рис. 3) содержит реквизиты фирмы, которая выдает деньги (обычно — Ваше предприятие). Для того чтобы выбрать нужное наименование фирмы, начните набирать на клавиатуре нужное наименование фирмы, и курсор автоматически найдет это название в списке. Если список не очень длинный, то можете вызвать весь список нажатием кнопки со стрелкой вниз и найти искомую фирму в списке. Если такой фирмы не обнаружилось, то читайте в разделе «Элемент работы со справочником», как внести ее в список организаций.	Рис. 3. Ввод названия фирмы Смотрите также раздел «Фирмы»
В этом поле указывается фамилия работника, составляющего авансовый отчет (рис. 4). Заполняется так же, как и поле Организация. При вводе данных о работнике в справочник заносятся: фамилия, инициалы, должность или профессия, табельный номер (если таковые используются в организации).	Рис. 4. Ввод подотчетного лица
Указывается наименование структурного подразделения организации, в котором работает подотчетное лицо. Здесь можно воспользоваться шаблоном (рис. 5). То есть один раз занести наименования структурных подразделений в шаблон, а затем выбирать соответствующее подразделение из шаблона.	Рис. 5. Ввод подразделения Смотрите также раздел «Шаблоны»
При проверке авансового отчета в бухгалтерии указывается код структурного подразделения, разработанный в организации. Если такая система кодирования в организации не предусмотрена, то данное поле не заполняется.
Указывается целевое назначение денежных средств, выданных работнику под отчет. Можете заполнить это поле вручную с клавиатуры или воспользоваться кнопкой [Шаблоны] (рис. 6).	Рис. 6. Ввод назначения аванса
Данные документа, подтверждающего внесение остатка неиспользованного аванса в кассу или выдачу суммы перерасхода, выявленной по авансовому отчету. Поля заполняются при оформлении авансового отчета в бухгалтерии.
Сетка предназначена для ввода работником перечня документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (рис. 7). Эти данные будут выведены в соответствующих графах на оборотной стороне формы. Для заполнения сетки вызовите нажатием правой клавиши мыши в области сетки всплывающее меню и выберите в нем пункт Добавить. Другой способ вызвать окно вставки — это нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + [Ins]. В открывшемся окне Расход заносятся следующие данные: Дата выписки документа, подтверждающего произведенные расходы. Номер документа. Наименование документа (товарный чек, чек ККМ, квитанция и пр.). Сумма затрат по отчету. Сумма расходов, принятых к учету. Обычно заполняется при оформлении авансового отчета в бухгалтерии. Дебет счета. Кредит счета. Если Вам нужно изменить данные уже вставленного документа, то выберите в контекстном меню пункт Изменить. Пункт Удалить в контекстном меню позволяет удалить выделенную запись о документе. Можете полностью очистить сетку и удалить в ней все введенные документы, подтверждающие произведенные расходы. Для этого выберите в контекстном меню пункт Удалить все. Если нужно переместить запись вверх или вниз списка, испльзуйте пункты контекстного меню Переместить строку вверх и Переместить строку вниз.	Рис. 7. Сетка заполнения отчета Смотрите также разделы «Справочники», «Сетки»
Создание документа, Архив документов, Печать документов и отчетов, Элементы управления.

Расширенные отчеты | Справочный центр Submittable

Инструмент расширенных отчетов Submittable позволяет анализировать данные отправки из нескольких форм в одном отчете.

Инструмент Submittable Advanced Reporting работает аналогично функции стандартной отчетности Submittable (включена во все учетные записи), но добавляет мощную возможность консолидировать и извлекать данные из нескольких форм одновременно. Advanced Reporting также позволяет пользователям просматривать данные отчетов в различных форматах визуализации, включая диаграммы и сводные таблицы.

Чтобы просмотреть видеоруководства по этим функциям Advanced Reporting , выберите один из следующих вариантов:

• Как анализировать и фильтровать данные проекта с помощью расширенных отчетов

• Как использовать сводные таблицы с расширенными отчетами

• Как для создания диаграмм с расширенными отчетами

• Расширенные отчеты для фондов

• Расширенные отчеты для многоэтапных обзоров

  Или просмотрите этот веб-семинар для полного обзора функции:

• Advanced Reporting Good Dive Workshop

Чтобы пропустить разделы в этой статье, выберите по ссылкам ниже:

• Строительство Advanced Report

• Выбирающие данные из ваших проектов

• . и вернуться к настроенному представлению

• Пользовательские формы проверки в расширенных отчетах

• Переименование столбцов
  

Запуск расширенного отчета

Примечание. При создании расширенного отчета сначала необходимо выбрать данные из проекта, который вы хотите включить, а затем перейти к этапу анализа данных для настройки и просмотра данных.

Построение расширенного отчета:

1. Выберите Reports > Advanced Reports .

2. Нажмите кнопку + Новый отчет

В поле «Имя отчета» введите имя отчета.

3. Используйте Диапазон дат полей выбора, чтобы выбрать диапазон дат для данных, которые вы хотите включить.

4. В раскрывающемся списке Projects выберите проекты, из которых вы хотите извлечь данные. Вы можете выбрать любой из существующих проектов, содержащих материалы. Количество проектов, которые можно выбрать, не ограничено.

5. При желании выберите любые ярлыки , которые были применены к полученным материалам. Это создаст отчет, включающий только материалы из ваших проектов, к которым применены эти ярлыки.

Выбор данных из ваших проектов

Затем выберите из различных полей раскрывающихся столбцов селектора данные, которые вы хотите отобразить в своем отчете. Вы увидите стрелки раскрывающегося списка для Информация об отправителе , Атрибуты формы (которые являются стандартными идентификаторами для всех представлений, таких как Идентификатор представления , Статус , Метки и т. д.) , Инициалы

5 формы

5 , Фондов (если вы используете эту функцию для распределения грантов), а также любые другие типы форм (например, Право на участие , Обзор , Внутренний ), которые могут быть прикреплены к вашему проекту. Столбец выбора Поля будет выглядеть следующим образом:

Полный список опций выбора данных поля можно найти здесь.

Сохранить и вернуться к настроенному представлению

1. После выбора полей в нужных столбцах выбора полей нажмите кнопку Сохранить как новый Посмотреть кнопку в правом нижнем углу страницы.

2. Вам будет предложено назвать свой вид . Сохраненное представление отчета позволяет в любой момент вернуться к пользовательской конфигурации данных, которую вы создали, для корректировки, анализа или визуализации данных. Дайте вашему View имя и нажмите Сохранить.

Примечание: Вы можете вернуться в область Select Data в любое время, нажав кнопку Back to Select Data 9Кнопка 0006 в левом нижнем углу страницы.

9. После сохранения нового отчета View вы можете получить к нему доступ в раскрывающемся списке Select View

Просмотрите раскрывающийся список , , затем нажмите кнопку «Обновить и сохранить обзор » в правом нижнем углу.

Или, чтобы сохранить его как совершенно новое представление, нажмите кнопку Сохранить как новое представление , чтобы создать новое представление отчета (новое представление будет отображаться как отдельная опция выбора представления в Выберите раскрывающийся список View ).

Пользовательские формы проверки в расширенных отчетах

Вы также можете включить данные из отдельных вопросов формы проверки . Для полей рейтинга пользователи могут добавить вопрос к полю рейтинга, а также оценку, предоставленную для конкретного поля рейтинга. Элементы формы Custom Review , добавленные в отчет, будут отображать ответ каждого рецензента в отдельном столбце.

---

Переименование столбцов

Вы можете переименовать столбцы в своем расширенном отчете, выбрав столбцы, которые вы хотите переименовать, а затем нажав Изменить имена столбцов . Это активирует состояние редактирования в выбранных столбцах, что позволит вам настроить имена. После завершения нажмите Сохранить .

Примечание : столбец должен быть выбран, чтобы активировать кнопку редактирования имен столбцов

—————————— ————————————————— —————————————————————

Чтобы просмотреть полезные видеоуроки по использованию Advanced Reporting , выберите любой из разделов справки ниже:

1. Как анализировать и фильтровать данные проекта с помощью расширенных отчетов

2. Как использовать сводные таблицы с расширенными Отчеты
3. Как создавать диаграммы с помощью расширенных отчетов
4. Расширенные отчеты для фондов

5. Расширенные отчеты для многоэтапных проверок

Или просмотрите этот веб-семинар для полного обзора функции:

• Семинар по расширенным отчетам Deep Dive Workshop

—————————————————- ————————————————— ————————————-

Базовый обзор расширенных отчетов

• Обслуживание клиентов
• Опыт сотрудников
• Знакомство с брендом
• Опыт продукта
• Ядро ХМ
• Дизайн ХМ

О расширенных отчетах

Конечной целью Advanced-Reports является создание информативных онлайновых и печатных отчетов, которыми можно поделиться с заинтересованными сторонами.

Расширенные отчеты предоставляют инструменты компоновки, которые вам понадобятся для разработки:

• Макеты страниц : Наборы визуализаций с соответствующими заголовками, темами, цветовыми схемами, полями и шрифтами.
• Визуализации : Отдельные диаграммы, изображения, графики, текстовые области или таблицы, извлеченные из набора данных.
• Фильтры : Логика для включения или исключения данных из визуализаций и отчетов.

Создание расширенного отчета

Чтобы запустить начальный расширенный отчет:

1. Выберите вкладку Отчеты .
2. Выберите Создайте отчет .
   

Вы должны выбрать один из трех вариантов ( Новый отчет,   Из отчета о результатах, или Из QRF ):

1. Новый отчет: Создать пустой новый отчет с нуля.
2. Из отчета о результатах: Начните с ранее сохраненного отчета о результатах.

   Qtip : это вариант для пользователей со старой версией отчетов. Подробнее читайте в Базовом обзоре отчетов о результатах. Эта опция несовместима с новой версией результатов. Прочтите панель результатов для получения дополнительной информации.

3. Импорт из QRF : импорт файла отчета Qualtrics (QRF) из ранее созданного отчета для переноса всех настроек и визуализаций. Дополнительную информацию см. в разделе Создание расширенного отчета из QRF.
4. Назовите отчет и проверьте исходные параметры макета страницы (например, размер страницы, ориентацию и поля).
5. Нажмите Создать , чтобы продолжить.

   Совет: Не зацикливайтесь на первоначальных настройках. Вы можете легко изменить их позже в разделе «Страница» ваших глобальных настроек.

Панель инструментов макета страницы

После первоначальной настройки ваши инструменты компоновки будут доступны на панели инструментов Advanced-Reports. На этой панели инструментов вы можете:

1. Переключение между несколькими отчетами или создание Новый из раскрывающегося меню Отчет . (Активный отчет отмечен галочкой.)
2. Используйте меню Файл , Редактировать , Просмотр и Вставить для внесения более детальных изменений в макеты.

   Qtip : просмотрите все функции в каждом пункте меню на странице панели инструментов расширенных отчетов.

Создание расширенного отчета из QRF

1. В отчете, который вы уже создали, нажмите  Файл .
   
2. Выберите  Экспорт в QRF .
3. Создать
   новый отчет. Это не обязательно должно быть в том же проекте, что и исходный отчет.
4. Выберите  Импорт из QRF .
   
5. Нажмите Выберите файл и выберите загруженный QRF на свой компьютер.
6. Дайте имя вашему файлу.
7. Выберите источник данных отчета. Это опрос, из которого отчет будет извлекать данные. Вы должны выбрать опрос, который является частью проекта, в который вы импортируете QRF.
8. Нажмите  Создать .

О макетах страниц

В макетах страниц вы можете:

1. Вставка Текстовые области , Изображения , Визуализации , Разрывы страниц , Заголовки и Нижние колонтитулы .
2. Редактировать заголовки.
3. Графика положения.
4. Форматирование текстовых областей.
5. Отображение линий сетки для определения положения элементов.
6. Удалить элементы.

   Подсказка: Перейдите на страницу «Вставка содержимого расширенных отчетов», чтобы узнать, как добавлять и настраивать содержимое отчета.

О визуализациях

Если вам нужна одна пользовательская визуализация, стилизуйте ее в макете страницы и экспортируйте в виде изображения JPEG или документа Microsoft Word.

Для разработки визуализации:

1. Щелкните визуализацию, стиль которой вы хотите изменить.
2. Чтобы удалить заголовок по умолчанию, выберите Опции > Удалить заголовок .
   
3. Используйте Rich Content Editor , который находится на панели инструментов Advanced-Reports, для оформления текста (например, выберите инструмент цвета шрифта и используйте шестнадцатеричные коды или селектор цвета для выбора цвета).
   
4. В разделе Визуализация выберите тип визуализации, который лучше всего представляет ваши данные.
   
5. Щелкните значок дополнительных параметров в конце списка, чтобы отобразить дополнительные типы визуализации.
6. Сортируйте параметры на панели редактирования, выбирая элементы, которые соответствуют вашим потребностям, например, настраивая Large Labels , Small Labels и Legend .
7. Играйте с цветовыми схемами, щелкая цветовую палитру раскрывающийся список.
8. Если вам необходимо применить фирменную цветовую схему, введите цвета на основе утвержденных шестнадцатеричных цветовых кодов компании/учреждения.
   

Совместное использование одной визуализации

Создавайте и делитесь отдельными визуализациями, изменяя стиль визуализаций и экспортируя их в виде изображения JPEG (.jpg) или Microsoft Word (.docx) из визуализации Параметры .

Настройка визуализаций

Qualtrics предлагает дюжину типов вопросов, каждый из которых имеет свои уникальные параметры стиля визуализации. См. пояснения, относящиеся к визуализации (например, визуализация измерительной диаграммы или визуализация облака слов), сгруппированные под этими тремя заголовками на сайте поддержки:

.

1. Карты
2. Столы
3. Прочее

О фильтрации

Фильтрация исключает информацию из визуализаций и отчетов. Для определения условия, необходимого для создания фильтра, можно использовать несколько источников данных, а именно:

1. Ответы на вопросы: При фильтрации по ответам на вопросы вы будете взаимодействовать с именами и значениями полей. Имена полей действуют как переменные (например, Пол, Состояние, Статус). Поля могут иметь несколько значений. Например, поле «Канадские провинции» может иметь значения Онтарио, Ньюфаундленд и Британская Колумбия. Дополнительные сведения см. в разделе Поля, по которым можно фильтровать.
2. Метаданные опроса: Включает информацию, автоматически собираемую, когда респондент проходит опрос, например дату начала, дату окончания, тип ответа, IP-адрес, продолжительность, дату окончания и дату записи. Дополнительные сведения см. в разделе Поля, по которым можно фильтровать.
3. Встроенные данные: Включает дополнительную информацию, записанную в вашем проекте, помимо ответов на вопросы и метаданных, состоящую из полей и значений, которые можно эффективно фильтровать. Дополнительные сведения см. в разделе Встроенные данные.

Примените фильтры на двух разных уровнях:

1. Глобальные фильтры: Щелкните параметр Filters на панели инструментов Advanced-Reports, чтобы отфильтровать весь отчет.
2. Фильтры уровня визуализации: Предварительно выберите конкретную визуализацию, которую вы хотите отфильтровать, и выберите параметр Фильтры на панели редактирования этой визуализации.

Применение глобальных фильтров

Если вы решите применить глобальные фильтры, все отдельные визуализации в отчете будут использовать эти фильтры в качестве предустановок. Например, если вы исключите всех участников младше 21 года, вы не сможете включить эту демографическую группу ни в одну из своих визуализаций.

Фильтры устанавливаются путем создания условных операторов, которые используют ALL или ANY для управления вашими критериями фильтрации, операторами и операндами (т. е. значениями).

1. Все: Все условия должны быть выполнены. Похоже на «И».
2. Любой: Должно быть выполнено хотя бы одно условие. Похоже на «Или».
3. Критерии фильтрации: Выберите между ответами на вопросы, метаданными опроса или встроенными данными.
4. Оператор: Примените логический оператор для запуска критерия принятия решения (например, является / не является , равно / не равно , и / или и выше).
5. Операнд (т. е. значение) : Примените числовые значения или строки символов для оценки ваших условных операторов.

Условия управляются во всплывающем окне «Фильтры», которое открывается при выборе «Фильтры» на панели инструментов «Дополнительные отчеты». В этом окне нажмите:

1. Вставить новое Условие: Добавьте столько фильтров, сколько вам нужно.
2. Вставить новый набор условий: Организация связанных фильтров в подкатегории.
3. Знак минус (–): Удалите или удалите фильтры, щелкнув знак минус (  – ) рядом с каждым фильтром.
4. Сохранить и применить: Сохраните фильтры и закройте всплывающее окно «Фильтры».

Qtip : Фильтрация подробно описана на странице глобальных расширенных фильтров отчетов.

Применение фильтра к визуализации

Фильтры уровня визуализации могут значительно изменить одну визуализацию, не влияя на остальную часть расширенного отчета. Чтобы применить фильтр визуализации:

1. Выберите визуализацию, которую вы хотите отфильтровать.
   
2. Нажмите Фильтры на панели редактирования визуализации.
3. Появится всплывающее окно Фильтры .

Затем установите фильтр:

1. Выберите между переменными « Любые » и « Все ».
2. Выберите источник данных (например, вопрос).
3. Выберите оператора .
4. Выберите Операнд (т. е. значение).
5. Щелкните Добавить фильтр , чтобы добавить дополнительные условия к вашему фильтру.
6. Выберите Сохранить и применить .

Qtip : узнайте больше, просмотрев страницу глобальных расширенных фильтров отчетов.

Об общем доступе к отчетам (в печати или в Интернете)

После того, как вы закончите макеты страниц, есть два способа поделиться расширенными отчетами. См. Совместное использование расширенных отчетов, чтобы узнать больше.

1. Экспорт PDF: Создайте печатную копию отчета, выбрав Поделиться > Загрузить PDF . Это создаст PDF-файл, которым можно поделиться (например, в виде вложения в электронное письмо) или распечатать для распространения в печатном виде.