Как заполняется личный листок по учету кадров: Личный листок по учету кадров: образец заполнения

Личный листок по учету кадров – это документ, который заполняет работник при трудоустройстве. Данный бланк отражает основные  сведения о работнике и включается в личное дело. Скачать бланк личного листка по учету кадров, а также образец его заполнения можно по ссылкам внизу статьи в формате word.

Заполняется личный листок работником на себя, по содержанию он может напомнить анкету, заполняемую при приеме на работу, однако назначение у этих документов разное.

Личный листок обобщает информацию о работнике. Также может быть заполнена на работника личная карточка по форме Т-2. Кроме того, на работника открывается лицевой счет по форме Т-54, бланк и образец которого можно скачать здесь.

Помимо информации о работнике в личный листок по учету кадров также включают и фотографию работника.

Образец заполнения

Документ заполняется на основании подтверждающих документов, в числе которых паспорт, свидетельство о рождении, документ об образовании, документ, подтверждающий место жительства (прописка в паспорте или иной документ), трудовая книжка.

В бланке следует заполнить следующие сведения:

• ФИО работника;
• Дата и место рождения;
• Адрес проживания, а также контактный телефон;
• Серия и № паспорта, место и дата выдачи;
• Семейное положение;
• Сведения о ближайших родственников: родители, брат, сестра, супруг – ФИО, степень родства, дата рождения;
• Воинская обязанность;
• Сведения о полученном образовании;
• Сведения о трудовой деятельности – место работы, период работы, должность;
• Дополнительные сведения – об особых умениях, знаниях, наградах.

После заполнения данного бланка он передается в отдел кадров. Кадровый специалист включит его в личное дело работника.

Скачать бланк и образец

Личный листок по учету кадров бланк – скачать.

Личный листок по учету кадров образец заполнения – скачать.

Личный листок по учету кадров: образец заполнения 2020

Одним из кадровых документов, хранящихся в личном деле каждого работника, является листок по учету кадров. Рассмотрим правила его заполнения.

Что такое личный листок по учету кадров?

При приеме на работу работник заполняет ряд документов, содержащих персональные данные о себе. К такому и относится личный листок по учету кадров. Это вспомогательный документ кадрового учета сотрудников, оформляемый на основе документов личного характера: паспорта, документов об образовании, трудовой книжки и т.д.

После трудоустройства все изменения в листок вносятся работником кадровой службы в соответствии с представленными сотрудником документами об изменении персональных данных.

Зачем он нужен?

Систематизированная в листке информация дает работодателю полную картину о работнике. Это его профессиональный портрет, позволяющий сделать выводы о том, на какую должность он сможет претендовать.

Разумеется, уровень мастерства сотрудника можно определить уже по истечении какого-то времени и результатам выполнения порученной работы. Но первоначальный портрет составить на стадии изучения листа тоже возможно. Работодатель сможет принять решение, давать ли новобранцу важную и ответственную работу.

Кто же заполняет лист по учету кадров? При приеме на работу сотруднику выдается бланк листка по учету кадров, который он должен заполнить собственноручно. Он содержит анкетные и биографические данные гражданина.

Как правильно составить личный листок по учету кадров?

Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.

Стандартная форма включает в себя:

1. Фотографию сотрудника.
2. Данные персонального характера:

• ФИО работника полностью;
• дата и место рождения;
• национальность, гражданство;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и места жительства;
• сведения о семье.

3. Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
4. Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
5. Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.

Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.

Форма личного листка 2020 года

Скачать бланк формы личного листка по учету кадров 2019 года

Как заполнить и вносить изменения в личном листке по учету кадров в 2020 году?

Любые перемены в личных данных, получении образования, смены паспорта, изменения семейного статуса сотрудника должны стать причиной для его обращения в кадровую службу. На основании представленных документов кадровик вносит в личную карточку соответствующие данные.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

1. В форму документа обязательно вклеивается фотография работника формата 4×6 см (в верхний правый или левый угол). Для этого может быть определены границы вклейки.
2. Последовательно заносятся личные сведения гражданина в соответствии с документом, удостоверяющим личность:

• ФИО полностью,
• дата и место рождения.

Национальность не является обязательным реквизитом к заполнению, поэтому требовать это работодатель не имеет право. Гражданин может указать ее по своему желанию.

3. Строка «Образование» содержит информацию о присвоенном статусе наиболее значимом. Например, закончив ВУЗ гражданин получает диплом о получении высшего образования, в этой строке он впишет «высшее».

Далее перечисляются сведения о полученном образовании, причем данные об образовательном учреждении, годах поступления и окончания, специальности и номере диплома (аттестата) того образования, которое является самым значимым. Тем самым гражданин подтверждает наличие образования, указанного в соответствующей строке.

4. Владение иностранными языками заполняется по желанию сотрудника с уточнением уровня владения ими.
5. Если присвоены ученая степень или ученое звание, а также имеются научные труды, их следует указать. Такая информация имеет значение для некоторых должностей, на которые претендует гражданин. Все указанные сведения должны иметь документальное подтверждение.
6. Далее следует таблица об опыте работы, данные вносятся в обратном хронологическом порядке в соответствии с трудовой книжкой.
7. Таблица о пребывании за границей может быть заполнена на усмотрение гражданина. Некоторые государственные учреждения требуют указать такие сведения.
8. При наличии наград правительственного статуса, они перечисляются с указанием даты награждения и наименования.
9. Сведения о воинском учете является необходимыми для кадровой службы, поэтому военнообязанные должны их заполнить.
10. Семейное положение с реквизитами близких родственников заполняются по состоянию на момент оформления карточки.
11. Обязательно указываются адрес регистрации и места жительства, а также реквизиты паспорта гражданина.
12. Завершается документ датой его составления и личной подписью заполнившего его.

Сотрудник при приеме на работу вправе отказаться от заполнения личного листка, если поступает на работу в негосударственную структуру. Однако, государственные органы в этом случае будут вынуждены не допустить такого работника к исполнению должностных функций.

Заполненный пример личного листка в 2020 году:

Скачать образец личного листка по учету кадров 2019 года

Как правильно хранить?

Личный листок по кадровому учету вшивается в дело работника и подлежит хранению наравне с остальными кадровыми документами. Сформированные до 2003 года дела должны храниться 75 лет, позднее 2003 года – 50 лет. Личные кадровые документы руководства организации следует хранить постоянно.

Личный листок по учету кадров. Образец и бланк 2021 года

Файлы в .DOC:Бланк личного листка по учету кадровОбразец личного листка по учету кадров

Когда заводится личный листок

Личный листок по учету кадров заводится на работника при оформлении его в организацию одновременно с личной карточкой. Однако в отличие от личной карточки работника, которую заполняет специалист кадровой службы, заполнение листка осуществляется самим работником.

Отметим, что личный листок по учету кадров является обязательным документом в личном деле педагогических работников, федеральных гражданских госслужащих, нотариусов, врачей клинической ординатуры. Коммерческие же организации заполнять форму не обязаны.

Зачем нужен листок

В широком смысле слова личный листок по учету кадров представляет собой краткую характеристику работника с перечислением его профессиональных качеств и достижений, которую он сам же на себя и составляет. Отметим, что в личном листке содержатся персональные данные работника, а это значит, что работодатель должен будет в дальнейшем обеспечить сохранность этих персональных данных.

Форма листка

Унифицированной формы личного листка по учету кадров не существует. Организации вправе разрабатывать свою форму документа и использовать ее в кадровом делопроизводстве при условии, что она утверждена руководителем организации.

На нашем сайте вы можете найти бланк личного листка по учету кадров и скачать его для своих нужд. В личном листке по учету кадров содержатся следующие сведения о работнике:

1. паспортные данные работника;
2. домашний адрес, телефон;
3. сведения о полученном образовании;
4. сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
5. профессиональная характеристика;
6. сведения о пребывании работника за пределами Российской Федерации, длительность, цель пребывания;
7. сведения по воинскому учету;
8. данные о наличии брака, детей;
9. сведения о близких родственниках.

После заполнения листок подписывается работником. В отведенное для этого место вклеивается фотография работника.

Если сведения в личном листке стали неактуальными (например, сотрудник изменил семейное положение, умер кто-то из родственников, изменились данные об образовании), то специалист отдела кадров составляет дополнение к листку.

Хранение

Личный листок по учету кадров хранится в организации в течение 50 лет.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения). Вариант 2: бланк, образец 2021

                       ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

Горшков                                        -----------------
1. Фамилия ---------------------------------------------- ¦               ¦
Борис                  Васильевич                  ¦               ¦
Имя ------------- Отчество --------------------------- ¦               ¦
мужской                                            ¦     Место     ¦
2.  Пол -------------------------------------------------- ¦      для      ¦
17 октября 1956 г.         ¦      фото     ¦
3. Год, число и месяц рождения -------------------------- ¦               ¦
г. Электросталь Московской обл.         ¦               ¦
4. Место рождения --------------------------------------- ¦               ¦
(село, деревня, город, район, область) -----------------
русский
5. Национальность ---------------------------------------
высшее
6. Образование ------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦    Какую    ¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦специальность¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦ Если не¦   получил   ¦
¦  Наименование  ¦               ¦           ¦   Год   ¦окончил,¦ в результате¦
¦    учебного    ¦   Факультет   ¦    Год    ¦окончания¦   то   ¦  окончания  ¦
¦ заведения, его ¦ или отделение ¦поступления¦или ухода¦с какого¦   учебного  ¦
¦ местонахождение¦               ¦           ¦         ¦  курса ¦  заведения, ¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦  ушел  ¦указать номер¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦ диплома или ¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦удостоверения¦
+----------------+---------------+-----------+---------+--------+-------------+
¦   Московский   ¦Технологический¦    1973   ¦   1978  ¦    -   ¦   Инженер-  ¦
¦ институт стали ¦               ¦           ¦         ¦        ¦  технолог,  ¦
¦    и сплавов   ¦               ¦           ¦         ¦        ¦    Диплом   ¦
¦     (МИСиС)    ¦               ¦           ¦         ¦        ¦   серия АА  ¦
¦Электростальский¦               ¦           ¦         ¦        ¦  N 890 098, ¦
¦     филиал,    ¦               ¦           ¦         ¦        ¦    выдан    ¦
¦ г.  Электросталь¦               ¦           ¦         ¦        ¦  12.07.1978 ¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦  ГЭК МИСиС  ¦
+----------------+---------------+-----------+---------+--------+-------------+
+----------------+---------------+-----------+---------+--------+-------------+
+----------------+---------------+-----------+---------+--------+-------------+
-----------------+---------------+-----------+---------+--------+--------------

английским - читаю и могу
7. Какими иностранными языками владеете -----------------------------------
объясняться
------------------------------------------------------------------------
(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,
владеете свободно)
________________________________________________________________________
не имею
8. Ученая степень, ученое звание ------------------------------------------
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
не имею
9.  Какие имеете научные труды и изобретения -------------------------------
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

2-я страница личного листка

10. Выполняемая  работа  с начала  трудовой деятельности  (включая  учебу в
высших и  средних  специальных  учебных  заведениях,  военную  службу и
работу по совместительству).  При заполнении данного пункта учреждения,
организации и предприятия необходимо именовать так, как  они назывались
в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

---------------------------------------------------------------------------
¦        Месяц и год        ¦   Должность с указанием   ¦ Местонахождение ¦
+---------------------------+  учреждения, организации, ¦   учреждения,   ¦
¦ поступления ¦    ухода    ¦    предприятия, а также   ¦   организации,  ¦
¦             ¦             ¦  министерства (ведомства) ¦   предприятия   ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦    Август   ¦ Июль 1980 г.¦Служба в ВС СССР, начальник¦    г. Термез    ¦
¦   1978 г.   ¦             ¦  инженерной службы полка, ¦  Таджикской ССР ¦
¦             ¦             ¦         в/ч 02320         ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦ Июль 1980 г.¦ Июнь 1984 г.¦  Инженер-технолог, завод  ¦ г. Электросталь ¦
¦             ¦             ¦       "Электросталь"      ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦ Июнь 1984 г.¦ Май 1990 г. ¦ Начальник технологической ¦ г. Электросталь ¦
¦             ¦             ¦     группы N 2, завод     ¦                 ¦
¦             ¦             ¦       "Электросталь"      ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦ Май 1990 г. ¦    Апрель   ¦ Начальник технологического¦ г. Электросталь ¦
¦             ¦   1998 г.   ¦     отдела, ОАО "Завод    ¦                 ¦
¦             ¦             ¦       "Электросталь"      ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦    Апрель   ¦ Март 2000 г.¦ Главный инженер ОАО "Завод¦ г. Электросталь ¦
¦   1998 г.   ¦             ¦       "Электросталь"      ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦ Март 2000 г.¦   Февраль   ¦     Заместитель главы     ¦ г. Электросталь ¦
¦             ¦   2004 г.   ¦ администрации - начальник ¦                 ¦
¦             ¦             ¦  управления коммунального ¦                 ¦
¦             ¦             ¦ хозяйства г. Электросталь ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦   Февраль   ¦ Наст. время ¦    Генеральный директор   ¦ г. Электросталь ¦
¦   2004 г.   ¦             ¦    ЗАО "Коммун-сервис"    ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
--------------+-------------+---------------------------+------------------

3-я страница личного листка

---------------------------------------------------------------------------
¦        Месяц и год        ¦   Должность с указанием   ¦ Местонахождение ¦
+---------------------------+  учреждения, организации, ¦   учреждения,   ¦
¦ поступления ¦    ухода    ¦    предприятия, а также   ¦   организации,  ¦
¦             ¦             ¦  министерства (ведомства) ¦   предприятия   ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
--------------+-------------+---------------------------+------------------

11. Пребывание  за  границей  (работа,  служебная  командировка,  поездка с
делегацией).

---------------------------------------------------------------------------
¦          Месяц и год         ¦                        ¦                 ¦
+------------------------------+     В какой стране     ¦ Цель пребывания ¦
¦    с какого   ¦по какое время¦                        ¦   за границей   ¦
¦    времени    ¦              ¦                        ¦                 ¦
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
¦  Май 1993 г.  ¦Апрель 1995 г.¦    Республика Индия    ¦    Служебная    ¦
¦               ¦              ¦                        ¦   командировка  ¦
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
¦Февраль 2002 г.¦ Март 2002 г. ¦ Французская Республика ¦     Поездка     ¦
¦               ¦              ¦                        ¦   с делегацией  ¦
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
----------------+--------------+------------------------+------------------

12. Участие в центральных,  республиканских, краевых,  областных, окружных,
городских, районных выборных органах.

---------------------------------------------------------------------------
¦  Местонахождение ¦Название выборного¦  В качестве ¦         Год         ¦
¦ выборного органа ¦      органа      ¦ кого избран +---------------------+
¦                  ¦                  ¦             ¦ избрания ¦  выбытия ¦
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
-------------------+------------------+-------------+----------+-----------

4-я страница личного листка

не имею
13. Какие имеете правительственные награды --------------------------------
_______________________________________________________________________
(когда и чем награждены)
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
военнообязанный,
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание --------------------
подполковник запаса
-----------------------------------------------------------------------
командный                инженерные войска
Состав -------------- Род войск ---------------------------------------
Женат. Жена -
15. Семейное положение в момент заполнения личного листка -----------------
Марина Максимовна, 1960 г. р., дочь - Марина Борисовна, 1985 г. р.,
-----------------------------------------------------------------------
(перечислить членов семьи с указанием возраста)
сын - Василий Борисович, 1990 г. р.
-----------------------------------------------------------------------
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
144010, Московская область, г. Электросталь,
16. Домашний  адрес: ------------------------------------------------------
ул. Западная, д. 15
-----------------------------------------------------------------------
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

01    февраля     09                                       Б.В. Горшков
"--" ----------- 20-- г.                  Личная подпись ------------------

(Работник, заполняющий личный листок,  обязан о всех последующих изменениях
(образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по
месту   работы   для  внесения   этих   изменений  в  его  личную  карточку
(личное дело).)

---------------------------------------------------------------------------
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
-------------------+-----------------+------------------+------------------

ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров

Фамилия ___________________________________________________________________
Имя _______________________________________________________________________
Отчество __________________________________________________________________

I. Данные о работе после заполнения личного листка

----------------------------------------------------------------------------
¦ Должность с¦Местонахождение¦  Число, месяц, год ¦         Решение        ¦
¦  указанием ¦  учреждения,  +--------------------+------------------------+
¦наименования¦  организации, ¦          ¦         ¦           ¦            ¦
¦ учреждения,¦  предприятия  ¦вступления¦ ухода с ¦     об    ¦     об     ¦
¦организации,¦ (город, район,¦     в    ¦должности¦утверждении¦освобождении¦
¦ предприятия¦ область, край,¦ должность¦         ¦ работника ¦  работника ¦
¦            ¦  республика)  ¦          ¦         ¦           ¦            ¦
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
-------------+---------------+----------+---------+-----------+-------------

II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами, взыскание, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов.)

1. Записи о награждении орденами и медалями

---------------------------------------------------------------------------
¦   Когда награжден   ¦  За что награжден  ¦ Название ордена, ¦ Основание ¦
¦ (число, месяц, год) ¦                    ¦      медали      ¦   записи  ¦
+---------------------+--------------------+------------------+-----------+
+---------------------+--------------------+------------------+-----------+
+---------------------+--------------------+------------------+-----------+
+---------------------+--------------------+------------------+-----------+
----------------------+--------------------+------------------+------------

2. Записи о наложении и снятии взысканий

---------------------------------------------------------------------------
¦    Дата   ¦    Кем    ¦  За что ¦  Какое  ¦Основание¦  Когда  ¦Основание¦
¦  (число,  ¦  наложено ¦(сущность¦ наложено¦  записи ¦взыскание¦  записи ¦
¦месяц, год)¦ взыскание ¦  дела)  ¦взыскание¦         ¦  снято  ¦         ¦
+-----------+-----------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-----------+-----------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-----------+-----------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-----------+-----------+---------+---------+---------+---------+---------+
------------+-----------+---------+---------+---------+---------+----------

3. Записи об изменениях в остальных учетных признаках работника

---------------------------------------------------------------------------
¦   Дата происшедшего изменения  ¦ Характер изменения ¦  Основание записи ¦
¦       (число, месяц, год)      ¦                    ¦                   ¦
+--------------------------------+--------------------+-------------------+
+--------------------------------+--------------------+-------------------+
+--------------------------------+--------------------+-------------------+
+--------------------------------+--------------------+-------------------+
---------------------------------+--------------------+--------------------

Личное дело   ¦    Личное дело   ¦    Личное дело   ¦    Личное дело
проверено    ¦     проверено    ¦     проверено    ¦     проверено
¦                  ¦                  ¦
"__" _____ 20__ г.¦"__" _____ 20__ г.¦"__" _____ 20__ г.¦"__" _____ 20__ г.
¦                  ¦                  ¦
Подпись __________¦Подпись __________¦Подпись __________¦Подпись __________

Источник — «Секретарь руководителя. Универсальный справочник», «Альфа-Пресс»

Ведение учета 101: Советы по организации учетных записей сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел. Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов для сотрудников.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу. Как решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по созданию эффективной и соответствующей требованиям системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажный или электронный?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях. Это может иметь смысл, когда у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Независимо от того, используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации.Например, если ваши записи о приеме на работу отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте учетную запись основного сотрудника

В большинстве случаев вам необходимо вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

включают историю занятости и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанную справку для сотрудников вашей компании.Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните все эти формы в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционного аудита или расследования, следователь попросит изучить эти формы. Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, следует подавать в ведомости заработной платы. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы о разумном приспособлении в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), поскольку любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:

• Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу — 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
• Форма I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
• Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе и хронометраж — 3-4 года для большей части документации
• W-4s — 4 года после уплаты налогов
• Эксплуатационные характеристики — 2 года
• Результаты медицинского осмотра — 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
• Результаты проверки на наркотики — Отчет за последний год за год
• Запрос на разумное приспособление — 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
• Льготные планы — 1 год после прекращения действия плана
• Документация FMLA — 3 года после окончания отпуска
• Записи о прекращении действия — 1 год с даты прекращения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате.Но при правильном планировании и выполнении вы можете организовать и выполнить требования закона.

Как создать полный документ на случай чрезвычайной ситуации, чтобы держать своих близких в курсе, если худшее дойдет до худшего

Если бы вас сегодня сбил автобус или вы были выведены из строя по иным причинам, ваши близкие смогли бы быстро найти вас? важная информация или умеете вести дела? Многие из нас отлично управляют своими финансами, но наши системы ведения документации могут быть неочевидны для членов семьи или друзей, которым может потребоваться немедленный доступ к ним во время чрезвычайной ситуации.Вот пошаговое руководство по организации вашей жизненно важной информации, чтобы к ней можно было удобно и безопасно обращаться в случае необходимости.

Цель: составной документ или папка со всей вашей важной информацией

Возможно, самым простым способом создания централизованного документа или набора файлов было бы создание электронной таблицы Google, которой вы могли бы поделиться с семьей и друзьями и регулярно обновлять. Именно для этой цели мы создали базовый шаблон Master Information Kit. В электронной таблице есть запросы на указанную ниже информацию, но вы можете настроить ее в соответствии с вашими конкретными потребностями.Чтобы использовать шаблон для себя, в Документах Google выберите «Файл»> «Сделать копию …», чтобы сохранить его в своей учетной записи Google (убедитесь, что в настройках общего доступа к документу для вашей версии восстановлено значение по умолчанию «Личное»).

Обновление : из-за высокой посещаемости шаблона Документы Google показывают его только в виде списка, что делает невозможным копирование. У этого заархивированного файла есть загружаемые версии в форматах PDF, XLS и ODS. Вы по-прежнему можете импортировать их в свою учетную запись Google Docs.

G / O Media может получить комиссию

На самом деле существует всего несколько шагов для настройки этого органайзера: сбор ваших записей, безопасный обмен ими и их обновление.Следуйте инструкциям, и вы сможете настроить свой комплект в кратчайшие сроки — и немного дополнительного спокойствия.

Шаг 1: Соберите жизненно важные записи и храните их в основном информационном пакете

Наиболее важные личные записи : Во-первых, есть несколько документов, которые вы, очевидно, должны хранить в безопасном месте (пожарный сейф или сейф) ):

• Карточка социального обеспечения
• Свидетельство о рождении
• Паспорт
• Любые другие официальные документы, которые трудно заменить

Отсканируйте эти предметы, чтобы вы могли также иметь их цифровую запись.Если вы шифруете цифровые файлы, например, с помощью одного из наших любимых инструментов шифрования TrueCrypt, вы даже можете загружать их в Google Docs и делиться файлами со своими близкими (запишите их в электронной таблице).

Вы также захотите добавить в свой комплект записей на случай чрезвычайных ситуаций:

• Контактная информация : Ваша контактная информация и информация для контактов в чрезвычайных ситуациях. Сюда входят ваши ближайшие родственники, исполнители завещания и работодатели.
• Завещание и медицинские предписания : Добавьте копию вашего завещания / доверительного управления и медицинского письма с инструкциями (оригиналы храните у вашего законного представителя).Для этого вы можете загрузить PDF-файл в Google Docs.
• Страхование : Контактная информация и номера полисов домовладельцев, автомобильных, медицинских, страховых агентов / брокеров и других страховых агентов / брокеров
• Финансовые счета : Информация о банковских, инвестиционных и кредитных картах / ссудных счетах, включая названия организаций, номера телефонов и номера счетов
• Медицинские карты : Записи о вакцинации, аллергии, диетические ограничения, лекарства, медицинские / хирургические процедуры
• Информация о домашнем животном : Описание каждого домашнего животного, контактная информация ветеринара и любые важные медицинские записи
• Свойство : Информация об автомобиле, документы / документы о покупке дома и другие предметы домашнего обихода.

Опять же, поправьте на вашу актуальную информацию. Наша электронная таблица Master Information Kit включает отдельные листы для большей части этой информации, поэтому просто сделайте копию таблицы (Файл> Сделать копию) и начните заполнять ее по частям.

Шаг 2: Экспорт информации о ваших учетных записях

Пароли учетных записей : Для информации для входа в важные учетные записи лучше , а не хранить ваши учетные записи в онлайн-документе, подобном этому.Вместо этого вы можете экспортировать свои логины из менеджеров паролей, таких как Keepass, LastPass или 1Password, в файл CSV, а затем зашифровать его, чтобы им можно было безопасно поделиться. Наш шаблон электронной таблицы включает лист, специально предназначенный для описания вашего метода хранения этих файлов — расположения ваших жизненно важных документов и любых паролей, необходимых для их обнаружения.

Шаг 3. Поделитесь своим основным информационным комплектом и жизненно важными документами

Таблицу Google Docs легко отправить. После того, как вы заполнили свою версию электронной таблицы, нажмите кнопку «Поделиться», и вы сможете отправить электронное письмо людям, которым вы хотите иметь возможность просматривать или редактировать документ.(Подумайте о людях, с которыми вы также могли бы подумать о контактах в чрезвычайных ситуациях.)

Для ваших зашифрованных файлов, таких как логины, упомянутые выше, вы можете загрузить их в Google Docs, сохранить на зашифрованном USB-накопителе или использовать что-то вроде Dropbox. Сообщите получателям свой пароль шифрования, но из соображений безопасности позвольте им записать только подсказку к паролю. Например, место для отпуска 2010 + день рождения питомца + среднее имя моего любимого певца. Кроме того, если вы используете Dropbox, сначала убедитесь, что вы зашифровали конфиденциальную информацию.Зашифрованный zip-файл кажется идеальным решением.

Шаг 4. Регулярно обновляйте все документы

При обновлении учетных записей вам потребуется обновлять свои файлы / книгу основных записей.
Подобно составлению плана действий в чрезвычайных ситуациях или 72-часового набора на случай чрезвычайных ситуаций, этот основной информационный комплект необходимо будет регулярно переоценивать — рассмотрите возможность делать это не реже одного раза в год (например, в налоговое время, когда вы уже просматриваете все свои счета) или, еще лучше, ежеквартально.

Установите напоминание в своем календаре, чтобы не забыть.Когда вы получите напоминание, не ждите — просто быстро просмотрите элементы в своем документе и, если что-то изменилось, обновите его. В противном случае вы потеряли всего пару минут своего дня на очень хорошее завершение.

Дополнительные ресурсы для создания основного информационного пакета

Если вы, например, пользователь Quicken, у вас может быть доступ к программе Emergency Records Organizer, встроенной в программу, которая может скомпилировать для вас аварийные документы на основе предоставленной вами информации. вставил Quicken. Он должен быть в меню «Свойство и задолженность», или вы можете найти программу в папке Quicken в папке Program Files.

Бесплатная Большая книга всего Эрика Дьюи — это очень тщательный органайзер для всех ваших дел, с заполнителями для записи ваших банковских счетов, страховых полисов, налоговых отчетов и многого другого. 44-страничная Большая книга всего доступна в формате PDF или Excel.

Есть также несколько органайзеров личных документов в версии мертвого дерева, например, For the Record с той же целью, если вам нужна предварительно распечатанная книга.

G / O Media может получить комиссию

Наш шаблон аварийных документов (zip-файл) — это упрощенная версия для наиболее важной информации, предназначенная для публикации в Документах Google (или загрузки и сохранения).

Какой бы метод вы ни выбрали, хранение всей важной информации в одном легкодоступном месте может быть комфортным как для вас, так и для ваших близких.

Есть ли у вас где-то организована вся важная информация или советы по созданию этого «всего документа»? Дайте нам знать об этом в комментариях.

Вы можете подписаться на Мелани Пинола, автора этого сообщения, или связаться с ней в Twitter.

Политика кадрового учета — Хранилище

Цель

Эта политика предоставляет сотрудникам рекомендации по их привилегиям и обязанностям в отношении их собственных кадровых документов и направляет персонал UNC Asheville, ответственный за создание и ведение кадровых записей, в надлежащем обращении с этими записями .

Сфера действия

Эти положения применяются к сотрудникам SHRA и EHRA (факультетским и не факультетским), временным и дополнительным преподавателям, а также к кандидатам, ищущим работу на должности в этих классификациях.

Определения

Кадровое дело — Для целей данной политики личное дело состоит из любой связанной с работой или личной информации о сотруднике UNC Asheville, бывшем сотруднике или заявителе о приеме на работу, собранной Университетом.

Кадровая книжка — документ в личном деле.

Информация, связанная с трудоустройством, включает информацию, относящуюся к физическому лицу:

• заявление,
• выбор,
• назначение,
• договор о приеме на работу,
• повышение, понижение в должности и переводы,
• зарплата,
• отпуск,
• льготы
• формы аттестации, а
• отстранение, дисциплинарные меры и увольнение.

Личная информация включает в себя:

• домашний адрес,
• номер социального страхования,
• история болезни,
• личные финансовые данные,
• семейное положение, иждивенцев и
• бенефициаров.

Политика

Отдел кадров ведет официальный кадровый учет для каждого действующего SHRA, внешкольного и временного сотрудника EHRA, а также файлы льгот для профессорско-преподавательского состава. Досье сотрудников факультета (включая адъюнктов) ведется Управлением Провоста. Все личные дела должны храниться в безопасном месте.

Любой университетский офис, в котором хранятся файлы персонала, должен установить контроль для защиты документов от несанкционированного раскрытия. Кадровые файлы отдела должны храниться в безопасном месте и содержать только ведомственную копию должностной инструкции сотрудника, документы об управлении производительностью и отпускные документы.При увольнении все кадровые файлы, хранящиеся в отделе, следует направлять в отдел кадров.

Надлежащее ведение кадровой документации в Университете Северной Каролины в Эшвилле как государственном учреждении требует согласования интересов сотрудников, UNC Asheville как работодателя и широкой общественности. Закон штата в Северной Каролине налагает определенные требования на ведение кадрового учета государственных служащих и устанавливает штрафы за их нарушение.Доступ или раскрытие информации из кадровой документации не допускается, кроме как в соответствии с этими требованиями.

Отдел кадров, при необходимости проконсультировавшись с главным юрисконсультом университета, рассматривает запросы на доступ или раскрытие кадровой документации и раскрывает эту информацию в соответствии с законодательством штата. В случае учета профессорско-преподавательского состава Канцелярия Провоста, консультируясь с главным юрисконсультом Университета, когда это необходимо, рассматривает запросы на доступ или раскрытие кадрового учета факультета и публикует эту информацию в соответствии с законодательством штата.

I. Содержание кадровой документации

Кадровая документация Университета содержит как конфиденциальную информацию, так и записи, которые считаются общедоступной информацией (или записями, открытыми для проверки).

A. Публичная информация / записи, открытые для проверки

Закон требует, чтобы университет разрешил общественности иметь доступ к следующей информации из кадровой документации UNC Asheville:

1. Имя.
2. Возраст (не дата рождения).
3. Дата первоначального трудоустройства или назначения.
4. Контракты (условия, письменные или устные, прошлые и текущие, в той степени, в которой университет имеет письменный контракт или запись устного контракта).
5. Текущая позиция.
6. Заголовок.
7. Текущая заработная плата (включает заработную плату, льготы, льготы, премии, отсрочку и все другие формы компенсации, выплачиваемые агентством-работодателем).
8. Дата и сумма каждого увеличения или уменьшения заработной платы в UNC Asheville.
9. Дата и тип каждого повышения, понижения, перевода, отстранения, увольнения или других изменений в классификации должностей в UNC Asheville.
10. Дата и общее описание причин для каждого продвижения с UNC Asheville.
11. Дата и тип каждого увольнения, отстранения от должности или понижения в должности по дисциплинарным причинам, принимаемых UNC Asheville. Если дисциплинарным взысканием было увольнение, копия письменного уведомления об окончательном решении руководителя отдела с указанием конкретных действий или бездействия, которые являются основанием для увольнения.
12. Офис или станция, к которой в настоящее время назначен сотрудник.

Б.Конфиденциальная информация

Вся служебная и личная информация в личном деле сотрудника, не указанная в разделе «Записи, открытые для проверки», является конфиденциальной.

Университет хранит в кадровой документации только ту информацию, которая имеет отношение к выполнению задач управления персоналом. Информация, полученная в отношении состояния здоровья или истории болезни заявителя и собранная Университетом, должна храниться в отдельном файле в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (42 U.S.C. 12112).

Примечание. В личном деле сотрудника может храниться некоторая информация, которая, по мнению сотрудника, является конфиденциальной, но не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий (например, информация о льготах сотрудника). Если запрос публичных записей сделан для любой информации, которая хранится в личном деле сотрудника, и эта информация не открыта для проверки в соответствии с GS 126-23, Университет должен получить как согласие сотрудника, так и совет юриста, прежде чем разглашать такая информация.

Все запросы на доступ к информации о персонале от любого лица или агентства, кроме соответствующего сотрудника или его руководителей (см. Раздел V ниже), следует направлять в отдел кадров. Запросы на доступ к информации о преподавательском составе от любого лица или агентства, за исключением соответствующего сотрудника или его руководителей (см. Раздел V ниже), следует направлять в Офис Провоста.

II. Раскрытие кадровой документации

Общедоступная информация / записи, открытые для проверки, перечисленные выше, должны быть доступны по письменному запросу для проверки и проверки и их копий, сделанных любыми лицами в обычные рабочие часы, при соблюдении следующих положений:

A.Все раскрытия записей должны учитываться путем ведения письменной записи следующей информации:

1. Имя сотрудника
2. Раскрываемая информация
3. Дата запроса информации
4. Имя и адрес лица, которому раскрывается информация (если лицо, запрашивающее информацию, готово предоставить такую ​​информацию)

Информация должна храниться в течение двух лет. Это не относится к обработке кадровой документации для повседневной кредитной информации.

B. По запросу отчет о раскрытии информации должен быть доступен сотруднику, к которому он относится.

C. В соответствии с Политикой общедоступных архивов университета, лицо, изучающее личный кабинет, может копировать информацию; может быть предоставлено любое доступное копировальное оборудование, стоимость которого может быть оценена индивидуально.

D. Любое лицо, которому отказано в доступе к документам, имеет право добиваться соблюдения этих положений, подав в суд ходатайство о выдаче судебного приказа или другой соответствующей помощи.

III. Расположение кадровой документации

A. Сотрудники — Кадровые записи SHRA, внешкольных и временных сотрудников EHRA хранятся в отделе кадров. Записи о льготах преподавателей также хранятся в отделе кадров. Все остальные кадровые записи для сотрудников факультета хранятся в Канцелярии Провоста. Кадровые записи для адъюнктов хранятся в Офисе деканов.

B. Кандидаты — Записи обо всех неудачных кандидатах на должности SHRA и EHRA вне факультетов хранятся в Департаменте кадров в течение трех лет, а затем уничтожаются.Заявочные материалы для преподавателей и адъюнктов хранятся в академических отделах и / или в канцелярии деканов и / или в канцелярии ректора в течение трех лет, а затем уничтожаются.

IV. График хранения

Записи ведутся в соответствии с Общим графиком хранения и утилизации документации Университета, доступным на веб-сайте Управления архивов и истории Северной Каролины.

V. Проверка сотрудником его / ее кадрового дела

Штатный сотрудник, бывший штатный сотрудник или кандидат на должность персонала, который желает проверить свое дело, должен направить письменный запрос директору отдела кадров или директору Трудовые отношения; в случае преподавателей или адъюнктов — Провосту.

• Директор по персоналу или директор по связям с сотрудниками договорится о том, чтобы представитель отдела кадров назначил человеку время для проверки его / ее досье в соответствии с юридическими указаниями.
• Провост организует для представителя канцелярии ректора время для проверки его / ее личного дела в соответствии с законодательными нормами.

VI. Сохранение конфиденциальности и разрешение доступа

Сотрудники, ответственные за ведение кадровой документации и файлов сотрудников UNC Asheville, должны разрешать доступ к этим записям только в соответствии с требованиями этого раздела, если они не получат специальных инструкций от своего руководителя.

Лица, запрашивающие доступ к конфиденциальной информации, должны подать письменный запрос и должны будут предоставить удовлетворительное удостоверение личности.

Запись должна быть сделана по каждому раскрытию информации (за исключением случаев, когда информация была раскрыта сотруднику и его или ее руководителю), и запись должна быть помещена в официальное личное дело сотрудника.

Вся информация в личном деле сотрудника должна быть открыта для изучения следующими лицами:

A. Руководитель сотрудника: для этой цели руководитель — это любое лицо в цепочке административных полномочий выше сотрудника в университете.

B. Члены Общего собрания (полномочия G.S. 120-19).

C. Сторона на основании надлежащего судебного постановления.

D. Должностное лицо агентства федерального правительства, правительства штата или любого его политического подразделения. Должностное лицо — это лицо, которое выполняет официальные или уполномоченные обязанности от имени агентства; это не подразумевает необходимый уровень обязанностей или ответственности. Такое должностное лицо может проверять любые кадровые записи, когда глава департамента считает такую ​​проверку необходимой и существенной для выполнения надлежащих функций указанного агентства; при условии, однако, что такая информация не будет разглашена для целей оказания помощи в уголовном преследовании или налоговом расследовании.

Это право на доступ включает обстоятельства, когда одно государственное учреждение или университет рассматривает возможность трудоустройства человека, который работает или работал в другом государственном учреждении или университете; Глава последнего агентства или университета может предоставить должностному лицу другого государственного университета или агентства информацию, касающуюся результатов работы сотрудника.

E. Сторона квазисудебного слушания в государственном агентстве или государственном агентстве, которое проводит квазисудебное слушание, может иметь доступ к соответствующим материалам в личном деле и может предоставлять копии таких материалов или информации на основе такие материалы, как доказательства в ходе слушания либо с согласия сотрудника, бывшего сотрудника или претендента на работу, либо после судебной повестки, должным образом оформленной агентством по запросу стороны или по его собственной инициативе.

F. Сотрудник (или его / ее уполномоченный агент), претендент на трудоустройство или бывший сотрудник, который является предметом кадрового учета, может иметь доступ к кадровому учету в целом, за исключением конфиденциальных рекомендательных писем, запрошенных до трудоустройство и определенные медицинские записи.

1. Конфиденциальные рекомендательные письма включают записи из телефонных справок и заявления от UNC Asheville и других лиц, запрошенных до первоначальной даты приема на работу.Все копии таких конфиденциальных рекомендательных писем следует направлять в отдел кадров для персонала, в офис проректора для профессорско-преподавательского состава и в офис деканов для адъюнктов.

2. Информация о медицинском недуге, умственном или физическом, которую разумный врач не разгласил бы пациенту, недоступна для работника. Медицинская карта может быть передана лицензированному врачу, письменно назначенному сотрудником. При получении медицинской информации о каком-либо сотруднике врач должен указать любую информацию, которую не следует раскрывать сотруднику.

Поскольку медицинские записи требуют особых требований к конфиденциальности, все копии таких документов должны быть отправлены в отдел по работе с пособиями или директору по связям с сотрудниками в отделе кадров для персонала и в офис проректора для преподавателей и адъюнктов.

Ожидается, что сотрудники, ответственные за ведение кадрового дела, проверят личное дело на предмет наличия конфиденциальных рекомендаций и медицинских записей, прежде чем разрешить любому сотруднику доступ к его или ее личному делу.

VII. Записи о бывших сотрудниках и претендентах на трудоустройство

Положения о доступе к записям применяются к бывшим сотрудникам и соискателям так же, как они применяются к нынешним сотрудникам. Личные дела бывших государственных служащих, которые были уволены с государственной службы в течение десяти или более лет, могут быть открыты для проверки и проверки, как это определено в настоящей политике, за исключением документов и документов, касающихся понижения в должности и дисциплинарных мер, повлекших увольнение служащего.

VIII. Предоставление конфиденциальной информации

Каждый человек, запрашивающий доступ к конфиденциальной информации, должен будет предоставить удовлетворительное удостоверение личности.

Запись должна быть сделана по каждому раскрытию информации (за исключением случаев, когда информация была раскрыта сотруднику и его или ее руководителю), и запись должна быть помещена в личное дело сотрудника.

Канцлер может, при указанных условиях, предпринять следующие действия в отношении заявителя, сотрудника или бывшего сотрудника, нанятого или назначенного университетом, чье личное дело ведется университетом.Канцлер может разрешить проверку и проверку личного дела сотрудника или его части любому лицу или корпорации, если он определит, что проверка необходима для поддержания целостности факультета или университета или поддержания уровня или качества услуги, предоставляемые кафедрой или университетом. При таких обстоятельствах Канцлер может по своему усмотрению информировать любое физическое или юридическое лицо о любом: повышении в должности

• , понижении в должности
• , приостановлении действия
• , восстановлении на должности
• , переводе
• , прекращении службы
• , увольнении
• ,
• трудоустройство или неиспользование такого заявителя, сотрудника или бывшего сотрудника, или
• другие конфиденциальные вопросы, содержащиеся в личном деле.

Перед тем, как опубликовать такую ​​информацию или сделать такой файл или его часть доступными, как предусмотрено в настоящем документе, канцлер должен подготовить меморандум, в котором излагаются обстоятельства, которые, по определению департамента, требуют такого раскрытия, и информация, которая должна быть раскрыта, с копией меморандум, отправленный сотруднику, и меморандум хранятся в качестве общедоступной записи в личном деле.

IX. Актуальность

Информация и документы, не относящиеся к управлению персоналом, не должны храниться в личном деле.

X. Средства правовой защиты от возражений сотрудников относительно материалов в личном деле

Любой нынешний или бывший сотрудник имеет законное право предпринять одно или оба из следующих действий, если он или она считает, что материалы в личном деле неточны или вводят в заблуждение:

A. Поместите в дело заявление, относящееся к материалам, которые считаются неточными или вводящими в заблуждение.

B. Добиваться удаления материалов из досье в соответствии с процедурой рассмотрения жалоб, применимой к категории занятости сотрудника; тем не менее, сотрудник не имеет права подавать апелляцию за пределами университетского городка, пытаясь удалить неточные или вводящие в заблуждение материалы из своего файла.

XI. Уведомление сотруднику о раскрытии конфиденциальной информации сторонним агентствам

Если это не запрещено законом, Университет уведомит сотрудника как можно скорее, когда он сделает раскрытие конфиденциальной информации, требуемое или разрешенное законом, как в ответ на повестку в суд, приказу или уполномоченному государственному чиновнику. Должностное лицо Университета, раскрывающее такую ​​информацию, обязано уведомить сотрудника в письменной форме с копией уведомления в личное дело.Такое уведомление не будет отправлено, если единственная запрошенная информация является общедоступной.

XII. Доступ к информации, используемой для действий персонала

Информация, используемая при принятии решения о приеме на работу или других действиях персонала, должна быть, насколько это возможно, получена непосредственно от человека. Могут быть случаи, когда необходимо получить информацию из других источников. Его можно получить либо непосредственно из этих источников, либо с помощью агентства по информированию потребителей.

Если используется агентство по информированию потребителей, необходимо соблюдать требования Закона о справедливой кредитной отчетности, Раздел VI Закона о защите потребительских кредитов (Публичный закон 91-508).

A. Когда агентство по работе с потребителями представляет отчет, а прием на работу, продвижение по службе или перераспределение отклоняется на основании, полностью или частично, информации, содержащейся в отчете, заявитель или сотрудник должен быть проинформирован и ему должны быть указаны имя и адрес. агентства потребительской отчетности. Компетентный орган не обязан раскрывать содержание отчета.

B. Когда агентство по информированию потребителей запрашивает отчет о расследовании, лицо должно быть уведомлено в течение трех дней с указанием, что он / она может сделать письменный запрос о «характере и объеме» расследования. «Характер и объем» включает описание задаваемых вопросов, раскрытие количества и типов опрошенных лиц, а также название и адрес следственного органа.

XIII. Правовые аспекты

A. Штраф за разрешение доступа к конфиденциальному файлу неуполномоченным лицом —

G.Ст. 126-27 предусматривает, что любое государственное должностное лицо или служащий, которое разрешает любому лицу иметь доступ, хранить или владеть любой частью личного дела, обозначенной как конфиденциальное, когда это лицо не имеет специального разрешения на доступ к информации, является виновен в проступке; в случае осуждения он может быть оштрафован на сумму до 500 долларов по усмотрению суда.

B. Штраф за изучение, копирование и т. Д. Конфиденциального файла без полномочий — GS 126-28 предусматривает, что любое лицо, не имеющее специального разрешения на доступ к личному делу, обозначенному как конфиденциальное, которое проверяет его в официальном месте хранения, удаляет , или копирует любую часть конфиденциального личного дела, виновен в проступке; в случае осуждения он может быть оштрафован на сумму до 500 долларов по усмотрению суда.

% PDF-1.6 % 279 0 объект > эндобдж xref 279 178 0000000016 00000 н. 0000005576 00000 н. 0000005692 00000 п. 0000006274 00000 н. 0000006337 00000 н. 0000006409 00000 н. 0000006455 00000 н. 0000006501 00000 н. 0000007649 00000 н. 0000007954 00000 н. 0000008468 00000 н. 0000008687 00000 н. 0000008924 00000 н. 0000009248 00000 н. 0000009461 00000 п. 0000009858 00000 н. 0000010083 00000 п. 0000010459 00000 п. 0000010691 00000 п. 0000010900 00000 п. 0000011122 00000 п. 0000011598 00000 п. 0000011812 00000 п. 0000012085 00000 п. 0000012283 00000 п. 0000012697 00000 п. 0000012952 00000 п. 0000013283 00000 п. 0000013375 00000 п. 0000014568 00000 п. 0000014786 00000 п. 0000015065 00000 п. 0000015293 00000 п. 0000015566 00000 п. 0000015771 00000 п. 0000016184 00000 п. 0000016386 00000 п. 0000016635 00000 п. 0000016872 00000 п. 0000017201 00000 п. 0000017434 00000 п. 0000017740 00000 п. 0000017995 00000 п. 0000018344 00000 п. 0000018590 00000 п. 0000018668 00000 п. 0000019021 00000 п. 0000019273 00000 п. 0000019532 00000 п. 0000019880 00000 п. 0000020126 00000 н. 0000020204 00000 п. 0000020556 00000 п. 0000020808 00000 п. 0000021024 00000 п. 0000021371 00000 п. 0000021617 00000 п. 0000021695 00000 п. 0000022046 00000 н. 0000022298 00000 п. 0000022512 00000 п. 0000022859 00000 п. 0000023105 00000 п. 0000023183 00000 п. 0000023534 00000 п. 0000023786 00000 п. 0000024014 00000 п. 0000024433 00000 п. 0000024680 00000 п. 0000025009 00000 п. 0000025256 00000 п. 0000025585 00000 п. 0000025832 00000 п. 0000026161 00000 п. 0000026378 00000 п. 0000026865 00000 п. 0000027080 00000 п. 0000027607 00000 п. 0000027879 00000 н. 0000028183 00000 п. 0000028495 00000 п. 0000028874 00000 п. 0000028978 00000 п. 0000029084 00000 п. 0000030266 00000 п. 0000031448 00000 п. 0000032630 00000 н. 0000033812 00000 п. 0000034994 00000 н. 0000036176 00000 п. 0000036707 00000 п. 0000037317 00000 п. 0000037850 00000 п. 0000038050 00000 п. 0000038099 00000 п. 0000038356 00000 п. 0000042250 00000 п. 0000042643 00000 п. 0000043041 00000 п. 0000043331 00000 п. 0000047199 00000 п. 0000047624 00000 п. 0000048026 00000 п. 0000048357 00000 п. 0000051414 00000 п. 0000052569 00000 п. 0000053032 00000 п. 0000053197 00000 п. 0000053384 00000 п. 0000053648 00000 п. 0000053980 00000 п. 0000055169 00000 п. 0000056358 00000 п. 0000056643 00000 п. 0000056702 00000 п. 0000057977 00000 п. 0000058799 00000 н. 0000059669 00000 п. 0000060515 00000 п. 0000061418 00000 п. 0000061674 00000 п. 0000062666 00000 п. 0000063728 00000 п. 0000076535 00000 п. 0000087908 00000 н. 0000087954 00000 п. 0000088084 00000 п. 0000088330 00000 п. 0000088579 00000 п. 0000088625 00000 п. 0000088755 00000 п. 0000089001 00000 п. 0000089250 00000 п. 0000089296 00000 п. 0000089342 00000 п. 0000089388 00000 п. 0000089842 00000 н. 00000 00000 п. 00000