Как заполнять кассовую книгу образец – Кассовая книга. Бланк и образец заполнения 2019 года

Приказом руководителя устанавливается лимит остатка кассы. На поступившие денежные средства выписывается приходный кассовый ордер (ПКО), а на расход денег — расходный кассовый ордер (РКО).

По мере совершения операций данные ПКО и РКО заносятся в кассовую книгу формы КО-4 .

Ведение кассовой книги на бланке

В начале года все страницы книги нумеруются, книга прошивается, на последнем листе проставляется число страниц, печать и подпись предпринимателя или руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в книгу заносятся ежедневно по мере совершения наличных денежных расчетов. В дни, когда операций не было, книга не заполняется.

Кассовую книгу можно вести в электронном виде и бумажном варианте. Журнал установленного образца можно приобрести в магазине. Книга рассчитана на один календарный год, независимо от числа проведенных операций.

Скачать бланк кассовой книги для ИП:

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе заполняется название и ОКПО организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Кассовая книга в виде журнала обычно содержит 50 или 100 листов. Если записи ведутся ежедневно, то одной книги на год может не хватить, тогда указываются месяцы и год (например: на январь — апрель 2016 г.). При небольшом числе записей — только отчетный год.

Образец кассовой книги

Лист кассовой книги и отчет кассира

На что нужно обратить внимание при заполнении:

1. Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей с линией отрыва. Одна часть — это собственно лист кассовой книги, вторая часть называется отчетом кассира. В бумажном варианте лист сгибается по линии отрыва и заполняются сразу обе части через копирку.
2. Листы кассовой книги нумеруются в порядке возрастания. Затем листы книги разрезаются по линии, первые части подшиваются, а к отчету кассира прикрепляются первичные документы (ПКО, РКО, ведомости, доверенности и др.).
3. Остаток на начало дня переносится из графы «остаток на конец дня» предыдущего листа. Если это первый лист календарного года — то остаток на конец предыдущего года. В поле «номер документа» проставляем номер приходного или расходного ордера-основания.
4. В графу 2 записываем информацию из ПКО или РКО. Номер корреспондирующего счета ИП могут не заполнять. Для организаций: 51 — расчетный счет, 62 — покупатели и заказчики, 70 — зарплата, 71 — подотчетные суммы и др. Приходный и расходные суммы записываются полностью в рублях и копейках.
5. «Перенос» суммирует приходные и расходные операции всех предыдущих строк. На бланке рядом расположена обратная сторона листа книги. Строки её заполняются или прочеркиваются буквой Z.
6. Затем выводят итоги за день по приходу и расходу. Остаток на конец дня равен остатку на начало дня + приход за день — расход за день. Если в сумме остатка на конец дня присутствуют средства на выплату заработной платы и выплаты социального характера (например: на выплату пособий по нетрудоспособности), они записываются ниже в том числе. Это необходимо, для контроля за соблюдением лимита остатка кассы.
7. Ниже следуют подписи кассира, бухгалтера и количество приходных и расходных ордеров прописью. Если предприниматель работает один, он расписывается только за кассира.

Заполнение кассовой книги — образец

Электронная кассовая книга

Ведение кассовой книги в электронном виде немного отличается от книги на бланке. Заполнение листов аналогично, но при этом они разрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц.

Оба листа заполняются абсолютно одинаково и верхний лист является листом кассовой книги, а нижний — отчетом кассира. К нижним листам прикрепляются первичные документы , а верхние собираются в течение года и сшиваются по его окончании.

Пример заполнения для ИП

После последнего листа располагается лист с подписями, кассовая книга сшивается, ставится печать и подписи ответственных лиц. Там же указывается число листов.
Надеюсь, что образец и заполнение кассовой книги теперь не вызовет у вас трудностей.

Получайте новые статьи блога к себе на почту:

vse-dlya-ip.ru

Делаем выписку из кассовой книги — образец

Выписка из кассовой книги — образец ее будет приведен в нашей статье — довольно часто требуется от предприятий различными инстанциями. Запросы о предоставлении подобных выписок, как правило, направляет налоговая инспекция или банк.  

Как оформить выписку из кассовой книги

Образец выписки из кассовой книги

Итоги 

Как оформить выписку из кассовой книги

Тем, кто не знаком с порядком оформления различных первичных документов, следует знать, что специально разработанной формы такого документа не существует.

При получении запроса о предоставлении выписки из кассовой книги (чаще всего из ИФНС или из банка) многие налогоплательщики исходят из собственного опыта. Существует несколько способов.

О том, как проводится проверка ИП налоговой, читайте в статье «Какие особенности налоговой проверки ИП?»

Так, некоторые составляют таблицу, в которую переносят данные по операциям из кассовой книги за запрашиваемый период и/или по определенному контрагенту. В шапке самостоятельно изготавливаемого документа следует указать его название, а именно: «Выписка из кассовой книги». Затем следует привести название предприятия (или Ф. И. О. ИП) и код по классификатору предприятий.

О порядке ведения бухучета на УСН читайте в нашей статье «Порядок ведения бухгалтерского учета при УСН (2019)»

Также в шапке документа должен быть указан период, за который делается извлечение. Документ чаще всего оформляется в виде таблицы, состоящей из 5 столбцов, как и в кассовой книге, и верхней шапки со всей необходимой информацией о юрлице (или ИП), которое оформляет документ. Выписка подписывается руководителем предприятия и ответственным за ее составление лицом.

Также будет полезна информация о заполнении справки по валютным операциям. Подробнее об этом в статье «Порядок заполнения справки о валютных операциях (бланк)»

Другой способ подготовки выписки из кассовой книги — копирование необходимого периода из оригинального документа, заверка копий страниц, а также указание на первой странице скопированного документа, что это именно выписка из кассовой книги. На всех скопированных страницах должны стоять печать и подписи руководителя и ответственного лица.

Сама кассовая книга ведется по форме 031004 (унифицированная — КО-4), утвержденной постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. На вид книга представляет собой журнал, а по содержанию — бухгалтерский регистр. Скачать бланк кассовой книги можно на нашем сайте.

Скачать бланк кассовой книги

О том, когда и зачем нужен кассовый аппарат, читайте в нашей статье «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2019 году?»

Образец выписки из кассовой книги

Приведем образец выписки кассовой книги, который вы сможете скачать и сохранить на своем компьютере. За шаблон мы взяли разворот ее страниц. В примере приведена выписка за день, но по аналогии можно сделать выписку за любой период.

Скачать образец выписки из кассовой книги

Итоги

Выписку из кассовой книги могут затребовать банк (для проверки расходования снятой наличности) или ФНС. Специально разработанного регистра нет. Налогоплательщик вправе разработать документ в свободной форме. Образец выписки из кассовой книги мы привели в данном материале.

Вам может понадобиться информация о том, как разрабатывать и заполнять собственные налоговые и бухгалтерские регистры. Подробнее об этом в статьях:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

nalog-nalog.ru

Как оформить и заполнять кассовую книгу в 2019 году: правила и образец

Большинство организаций или предприятий работают по безналичным расчетам, но это не означает, что ни в одной операции не используются наличные деньги. А если есть хотя бы небольшой процент операций с наличными, значит нужно вести кассовую книгу.

Поэтому данная статья актуальна для юридических лиц, бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП). С 2014 года ИП, имеющий книгу учета доходов и расходов, может не оформлять кассовые ордера. Соответственно вести кассовую книгу им тоже не надо. Хотя некоторые предпочитают продолжать это делать.

Не осознавая ее значимость, к ней относятся «спустя рукава». Чтобы избежать неприятных последствий и санкций налоговой инспекции, необходимо внимательно относиться к кассовым операциям и заполнять книгу. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по поводу кассовой книги: ее значение, как ее заполнить, можно ли вносить исправления и как это грамотно сделать.

Что это за книга и зачем ее вести

Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами. Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Унифицированная форма книги утверждена Постановлением Госкомстата. Форма называется КО-4.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

Кто занимается ее ведением

Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Индивидуальный предприниматель имеет некоторые особенности. Если он работает один, он и является кассиром. Соответственно, подписи главбуха не будет.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.

Как заполняется этот журнал?

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
• период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
• если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
• ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

Если согнуть лист по линии отрыва, то можно одновременно заполнять обе части под копирку. То есть на вкладном листе пишут шариковой ручкой, а на отрывном копируется такая же запись.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

1. Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
2. Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
3. Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
4. Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
5. Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
6. Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
7. Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
8. В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
9. «Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
10. Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
11. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Исправления в кассовой книге

Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько  исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Внимание! Лист не вырывается. Кассир должен написать заявление о случившемся главбуху.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.

znaydelo.ru

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Как правильно подшить кассовую книгу

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Как прошить кассовую книгу: фото

Итоги

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по ссылке.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

Пошаговая инструкция:

1. Перед тем как сшить кассовую книгу, необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1 страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 × 10 см). Этот лист и является пломбой.
6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: «В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» (в соответствии с постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 07.04.2015 ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Как заполнить титульный лист кассовой книги, узнайте здесь.

Итоги

Кассовую книгу обязаны вести компании и ИП (не важно, применяют они ККТ старого образца или онлайн-кассы).

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха.

Если кассовая книга ведется на компьютере (например, в программе «1С:Предприятие»), ее листы распечатываются в конце дня, в котором производились записи в кассовой книге, и сшиваются по мере накопления или в конце года.

Заверенная ЭЦП изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

nalog-nalog.ru