Как заполнять требование накладную: Полная информация для работы бухгалтера

Авторы публикации

Как написать счет: пошаговое руководство

Написание счетов может быть сложным для начинающих владельцев бизнеса, но всего несколько быстрых шагов сделают это намного проще. Вот пять шагов The Ascent к написанию отличного счета.

Вероятно, вы периодически получали их на протяжении всей жизни, практически не обращая внимания на сам документ. Но если вы владелец бизнеса, фрилансер или индивидуальный предприниматель, вам нужно будет создать счет, если вы хотите получать оплату.

Хорошей новостью является то, что составить счет с помощью программного обеспечения очень просто, и многие из лучших бухгалтерских приложений сделали это еще проще благодаря шаблонам счетов и настройке, включенным в их продукты.

Существует пять простых шагов для создания счета, но важно, чтобы каждый шаг был выполнен правильно. Пропуск шага, такого как указание даты платежа, может привести к задержке платежа, а ввод неверной информации о денежном переводе может привести к тому, что платеж будет отправлен по неправильному адресу или зачислен на неправильный банковский счет.

Кратко: как написать и отправить свой первый счет

• Шаг 1: Персонализируйте счет, чтобы он отражал ваш бизнес.
• Шаг 2: Введите всю необходимую информацию о клиенте.
• Шаг 3: Назначьте условия и укажите дату выполнения.
• Шаг 4: Объясните, для чего предназначен счет.
• Шаг 5: Включите информацию о денежном переводе или ссылку для оплаты онлайн.

Основы выставления счетов: что нужно знать

Поздравляем с открытием собственного бизнеса! Это большой шаг, и ваши дни, скорее всего, будут наполнены как испытаниями, так и наградами.

Хорошей новостью является то, что вам как владельцу бизнеса доступно огромное количество ресурсов. Скорее всего, вы уже определились с названием и юридической структурой своего бизнеса. Итак, что вам нужно сделать дальше?

Если вы хотите, чтобы вам платили (а кто не хочет?), вам нужно научиться выставлять счета. Если вы уже знакомы с процессом создания счета, это здорово. Но если вы ничего не знаете о создании счета-фактуры или просто хотите освежить знания, продолжайте читать.

Для тех, кто не знает точно, что такое счет-фактура, это просто способ получить деньги, причитающиеся вашему бизнесу. Каждый раз, когда вы продаете товар, будь то бейсболка или пара серег, и вы не получаете оплату за эти товары во время продажи, вам нужно создать счет-фактуру.

То же самое касается оказания услуги, будь то починка сломанной трубы или подготовка профессионального отчета для клиента. Каким бы ни был ваш бизнес, продаете ли вы товары или услуги, если вы готовы принять оплату за эти товары или услуги позднее, вам нужно будет создать счет-фактуру.

Как правильно составить и отправить счет-фактуру

Скорее всего, ваша бухгалтерская программа будет использоваться для создания счета-фактуры. Если вы в настоящее время не используете бухгалтерское программное обеспечение, я настоятельно рекомендую вам это сделать.

Однако, в крайнем случае, есть также множество шаблонов счетов, которые вы можете загрузить из Интернета или из приложения, такого как Microsoft Word, которые помогут вам начать выставлять счета своим клиентам. В любом случае, для создания надлежащего счета-фактуры потребуется одна и та же информация.

Вот то, что вам нужно, за пять простых шагов.

Шаг 1. Персонализируйте счет-фактуру

Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета или ищете его для своего бизнеса, вы, вероятно, будете готовить свои счета с его помощью. Большинство программных приложений для бухгалтерского учета, представленных сегодня на рынке, предоставляют отличные возможности для выставления счетов с возможностью настройки счета по своему усмотрению.

В большинстве случаев бизнес-информация, которую вы вводите в свое программное обеспечение, такая как название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты, автоматически заполняет любой счет, который вы создаете.

Но многие приложения для бухгалтерского учета идут еще дальше, предоставляя вам возможность настроить счет, добавив логотип вашей компании, слоган или цветовую схему. Хотя это и не является необходимостью, настройка счета-фактуры для лучшего отражения вашего бизнеса сделает его более узнаваемым для ваших клиентов и может помочь вам получать оплату немного быстрее.

Шаг 2: Заполните информацию о клиенте

Одна из самых важных вещей, которую вы хотите сделать, это правильно управлять своими клиентами или клиентами. Если вы небольшой сувенирный магазин, правильное управление вашими клиентами означает возможность общаться с ними о распродажах и других рекламных акциях или кампаниях.

То же самое относится и к сервисным предприятиям. Суть в том, что если вы предоставляете кредит своим клиентам, вы должны убедиться, что у вас есть соответствующая информация для этих клиентов, включая точный почтовый адрес, адрес электронной почты и контактное лицо. .

Наличие неполного почтового адреса или неправильного адреса электронной почты может задержать обработку платежа на несколько недель. Вы также захотите присвоить индивидуальный номер каждому счету, который вы создаете, но обычно это выполняется автоматически вашим бухгалтерским программным обеспечением.

Шаг 3: Назначьте условия и срок оплаты счета

Назначение условий вашим клиентам просто означает, что вы определяете, как долго они должны платить. Во многих случаях Net 30 является термином по умолчанию, что означает, что у вашего покупателя или клиента есть 30 дней с даты выставления счета для оплаты.

Приведенный выше счет-фактура отражает выставление счетов-фактур по количеству, которые используются при выставлении счетов-фактур продуктов. Источник изображения: Автор

Если они не заплатят до истечения 30 дней, вы можете применить пени к просроченной сумме. Для новых клиентов вы можете использовать Срок оплаты при получении в качестве условия оплаты, что означает, что счет подлежит оплате сразу после его получения. Net 10 условия также являются общими, но вы, как владелец бизнеса, должны определить, какие условия должны применяться к тем или иным клиентам.

Шаг 4. Объясните, что такое счет-фактура для

Если вы продаете продукт, вы добавите описание продукта, а также количество и цену за единицу.

Приведенный выше счет-фактура отражает выставление счетов-фактур по количеству, которые используются при выставлении счетов-фактур продуктов. Источник изображения: Автор

Если вы продаете услуги, вы, вероятно, захотите включить подробное описание оказанных услуг и того, что клиент получил взамен. Если, как и в приведенном выше счете, вы создали настраиваемый отчет, эта информация должна правильно отображаться в счете.

Если вы выставляете счет за отработанные часы, вы, вероятно, захотите использовать стиль счета, отражающий эту информацию.

Шаг 5: Добавьте информацию о денежном переводе или ссылку для онлайн-платежа

После того, как ваш счет будет готов, вы можете распечатать его и отправить по почте своему клиенту или напрямую по электронной почте. Большинство программных приложений для бухгалтерского учета также предлагают вариант онлайн-платежей, который позволяет вашим клиентам быстро и легко оплачивать кредитной картой или переводом ACH непосредственно из счета.

Хотя вам придется платить за услуги, если вы решите принимать онлайн-платежи, вполне реальным преимуществом является то, что вы, вероятно, получите оплату намного быстрее.

Однако, если вы решите получать оплату более традиционным способом, убедитесь, что информация о денежном переводе указана в вашем счете правильно, чтобы ваши клиенты знали, куда отправлять платежи.

Нужен шаблон счета?

Хотя существует множество шаблонов выставления счетов, которые можно использовать для выставления счетов вашим клиентам, вы сможете лучше управлять всем своим бизнесом, используя бухгалтерское программное обеспечение.

Доступно множество приложений. Некоторые из наших фаворитов, Wave Accounting, Xero и QuickBooks Online, предлагают потрясающие возможности выставления счетов, а также возможность настройки ваших счетов.

Выставляйте счета лучше, получайте оплату быстрее

Выставление счетов остается ключевым компонентом управления вашим бизнесом. Владельцы малого бизнеса, в частности, захотят быть уверенными, что выставляют счета быстро и правильно, потому что чем быстрее вы отправите счет, тем быстрее вам заплатят.

Предупреждение: самая высокая карта с кэшбэком, которую мы когда-либо видели, теперь имеет 0% в начале годовых до 2024 года

Если вы используете неправильную кредитную или дебетовую карту, это может стоить вам серьезных денег. Нашим экспертам нравится этот лучший выбор, который предлагает 0 % годовых до 2024 года, безумную ставку кэшбэка до 5 % и все это каким-то образом без годовой платы.

На самом деле, эта карта настолько хороша, что наши специалисты даже используют ее лично. Нажмите здесь, чтобы бесплатно прочитать наш полный обзор и подать заявку всего за 2 минуты.

Прочтите наш бесплатный обзор

Как выписать счет за внештатную работу

Вы освободились от корпоративного мира. Вы фрилансер. Независимый подрядчик, который хочет подняться по лестнице успеха. Чтобы жить и процветать как единое целое, вам необходимо получать достаточный доход, а это значит получать оплату за оказанные услуги . Это основная причина, по которой вам нужно знать, как заполнить счет-фактуру за вашу работу.

Принятие правильный метод выставления счетов приведет к юридически признанной коммерческой деятельности , правильным платежам и прозрачным отношениям с вашими клиентами . Ошибочные или неполные счета могут негативно сказаться на вашем авторитете и финансах.

У некоторых фрилансеров есть программное обеспечение для выставления счетов. Другие предпочитают пройти испытание написания счета самостоятельно. Тем не менее, знать, как выставить счет за внештатную работу, необходимо каждому фрилансеру. Продолжайте читать, чтобы узнать функции всех тех различных частей, которые составляют ваши счета!

Что такое счет?

Счет-фактура представляет собой финансовый документ , выдаваемый поставщиком услуг или продавцом покупателю за оказанные услуги и проданные товары. Его основное использование заключается в заключении сделки обмена между услугами/товарами с денежным вознаграждением.

Эмитент должен включить в счет-фактуру перечень всех услуг и товаров. Явные цены, наряду с другой информацией, относящейся к сделке, также должны быть четко указаны. Эта информация должна содержаться в самом простом стандартном счете-фактуре для независимых подрядчиков.

Как выписать счет за внештатную работу шаг за шагом

Давайте рассмотрим одну за другой каждую часть информации, которую вы должны включить в свой счет, и для какой цели она служит.

Заголовок — это раздел счета-фактуры, в котором вы можете настроить счет-фактуру в соответствии с вашим фирменным стилем. Вы также можете установить самореферентный заголовок «Счет-фактура», чтобы дать документу тег использования. В то же время, верхняя часть вашего счета-фактуры содержит основную информацию о счете-фактуре.

Добавьте логотип счета-фактуры

Логотип счета-фактуры является эмблемой вашей компании. Вы можете расположить его справа или слева в зависимости от используемого вами шаблона счета подрядчика. Включение его в счет-фактуру отделит вас от моря фрилансеров, которые вместо этого добавляют свои имена. Хорошо продуманный и привлекающий внимание логотип продемонстрирует ваш профессионализм , а также сделает ваш бизнес узнаваемым благодаря небольшому и простому дизайну.

Укажите информацию о себе и своем клиенте

Вполне логично, что ваша бизнес-информация будет вверху заголовка или после него. Название вашей компании, слоган компании, идентификационный номер налогоплательщика, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона и любой другой способ связи, который вы предпочитаете. Вся эта информация необходима, чтобы ваш клиент чувствовал себя в безопасности. Это также полезно, если другая сторона хочет обсудить потенциальные проблемы или задать вопросы.

Вы также должны указать информацию о бизнесе вашего клиента (плюс должность лица, которое будет обрабатывать счет) под своими данными или на противоположной стороне счета. Не забудьте перепроверить их у своих клиентов или поискать их в Интернете, если у вашего клиента есть веб-сайт.

Номер счета: Регистрация вашего бизнеса

Что такое номер счета? Как выбрать формат нумерации? Не могли бы вы пропустить его один раз или изменить, когда захотите? Это всего лишь несколько вопросов, которые приходят на ум, когда вы слышите словосочетание «номер счета». Суть в том, что , если вы не добавите номер счета-фактуры, счет-фактура недействителен.

Номер счета-фактуры уникальный номер для каждого счета-фактуры, который содержит бухгалтерскую и налоговую информацию . Он должен быть добавлен в верхней части счета-фактуры и никогда не должен быть забыт. Написание счета-фактуры без номера счета-фактуры не допускается по закону.

Номер счета-фактуры должен состоять либо из цифр, либо из букв и цифр . Он также должен быть последовательным, без повторяющихся или пропущенных номеров. Эти рекомендации особенно важны, и вы должны быть предельно осторожны, чтобы следовать им неукоснительно. Однако, если вы хотите упростить этот процесс, использование программного обеспечения для выставления счетов может избавить вас от этой проблемы, поскольку оно автоматически рассчитает номер счета в соответствии с нумерацией заказа, с которой вы начали.

Некоторые основные примеры нумерации:

Алфавитная нумерация

Начните отсчет с инициалов вашей компании. Если ваши бизнес-инициалы — BBD, вы можете пометить свои счета как BBD1, BBD2 и т. д. и т. п.

Если вы хотите сделать каждый счет более конкретным, вы можете добавить инициалы клиента или проекта.

Нумерация по дате

Рассмотрите возможность их нумерации в соответствии с текущим годом: 20/0001, 20/0002, 20/0003 для 2020 года и 21/0000,21/0001,21/0003 для 2021 года.

Вы можете, конечно, найти правильную комбинацию для создания идеальной системы нумерации счетов для удовлетворения ваших профессиональных потребностей.

Дата выставления счета: Когда все начинается…

Точный день выставления счета может показаться не очень важным. Однако очень важно установить дату счета-фактуры, чтобы ваши клиенты знали окно оплаты , которое у них есть для счета. Дата счета-фактуры влияет на дату оплаты счета-фактуры, поскольку первая определяет вторую.

Срок оплаты счета:… и все кончено.

Срок оплаты счета-фактуры устанавливается на другой стороне графика выставления счетов-фактур. Это конечная дата, когда ваш клиент может оплатить ваши счета. Вы должны быть осторожны, чтобы всегда писать дату оплаты счета четко с днем, месяцем и годом, чтобы избежать недоразумений.

Подробно о предоставляемых услугах

Чтобы получить оплату за внештатную работу, вы должны подробно описать все свои услуги и продукты в счете-фактуре . Выделите строку для каждой услуги, которую вы предложили, и каждого продукта, который вы продали. Вы должны указать количество, стоимость единицы и чистую стоимость для каждого из них. Скидки на вашу работу, если таковые имеются, должны быть заявлены по каждому из пунктов в вашем счете.

Надлежащее налогообложение в счетах-фактурах

Прежде всего, общая сумма налога должна быть включена вместе с процентом налога. Налоги, такие как НДС ((налог на добавленную стоимость — в большинстве стран мира) и GST (налог на товары и услуги — в Канаде, Австралии, Индии и Сингапуре), имеют разные проценты в зависимости от страны, в которой вы зарегистрировали свой бизнес. в.

Валюта счета: $, € или £?

Помимо налога на права, при выставлении счета за внештатную работу необходимо выбрать соответствующую валюту. Если вы работаете фрилансером в Штатах, вы выставляете счета всем своим клиентам в долларах. То же правило действует, если вы работаете в ЕС, и поэтому ваши услуги оплачиваются в евро.

Однако, если у вас есть клиенты из других стран, вы можете рассмотреть возможность установления цены на свои услуги в валюте вашего клиента. Чтобы выставить им счет на правильную сумму за ваши услуги, примите во внимание обменные курсы на дату выдачи или договоритесь об обменных курсах с вашими клиентами. Это может показаться хлопотным, если вы делаете все сами. Однако, выбрав 9Программное обеспечение для выставления счетов 0126 может сэкономить день, показывая вам последние курсы обмена для каждой валюты и корректируя каждую сумму в валюте, которую вы предпочитаете.

Общая сумма к оплате

Следующим шагом является запись общей суммы, подлежащей оплате за ваши услуги. Для практиков ручного выставления счетов этот может привести к просчетам и упущениям . Однако пользователи онлайн-выставления счетов не могут представить себе работу без своего программного обеспечения для выставления счетов, поскольку все вычисляется автоматически, а общая сумма составляет миллисекунды.

Устанавливайте условия оплаты счетов

Условия оплаты счетов являются неотъемлемой частью, поскольку они устанавливают планку для всех ваших деловых операций. Таким образом, вы должны придумать свои условия оплаты и явно указать их , чтобы охватить различные возможные сценарии. Например, вы можете установить, что оплата в течение первых десяти дней может гарантировать скидку 10%, а просроченный платеж может привести к дополнительному проценту в качестве платы за просрочку платежа. И поверьте нам, это не единственная дополнительная плата, которую вы можете включить в условия своего счета.

Как правило, типичные условия оплаты включают реквизиты платежа в день платежа. Вот некоторые примеры: «Пожалуйста, произведите платеж в течение 10, 15 или 30 дней с даты выпуска» (в зависимости от установленных вами условий) и «Вы можете произвести платеж через Paypal, Stripe, с банковским переводом или даже наличными (по желанию). Чем больше онлайн и оффлайн вариантов оплаты вы предлагаете для платежей, тем лучше это будет для ваших клиентов.

Вот почему платформы для выставления счетов предлагают возможность связать ваши счета с несколькими платежными шлюзами. Ваши клиенты всего в одном клике от оплаты, что вдвое сокращает процент просроченных платежей.

И последнее, но не менее важное: обратите внимание на формулировку условий счета и отношение к нему. Будьте вежливы, кристально чисты и постарайтесь охватить своими условиями как хороших, так и плохих плательщиков.

Никогда не забывайте говорить клиентам «Спасибо»

Похоже, вы закончили со всеми техническими частями счета. Осталось добавить несколько простых благодарственных строк, чтобы ваши клиенты знали, что вы цените их за сотрудничество.

Сообщение «Спасибо» показывает вашу благодарность, создает хорошие рабочие отношения с ними, и поощряет дальнейшее сотрудничество . Это также может побудить ваших клиентов предложить ваши услуги своим профессиональным кругам. Часть знания о том, как написать счет за внештатную работу, включает в себя социальный аспект ваших транзакций.

Говорите просто, например: «Спасибо за сотрудничество. Мне приятно работать с вами». Или добавьте что-нибудь вроде «Я всегда готов ответить на любые вопросы или предложить сотрудничество в будущих проектах». Независимо от формулировки, вы должны найти свой стиль и сделать так, чтобы ваши клиенты чувствовали себя особенными.

Как выписать счет за внештатную работу с Elorus

Если вы делаете первые шаги в обучении тому, как выставлять счет, платформа для выставления счетов — идеальный помощник для выставления счетов. Вы всегда можете прибегнуть к шаблонам счетов-фактур для самозанятых, но есть много времени и отсутствуют функции выставления счетов, которые определенно принесут пользу вашему бизнесу.

Elorus, как надежное программное обеспечение, автоматизирует большинство задач, связанных со счетами, которые вы в противном случае выполняли бы самостоятельно . После выставления ваших счетов Elorus отправляет электронное письмо на адрес электронной почты вашего клиента со ссылкой, которая обеспечивает доступ к счету, который также можно загрузить в формате PDF. Вы можете настроить текст по своему усмотрению, а затем применить его к каждому клиенту. Таким образом, вам не нужно беспокоиться о том, как отправить счет своим клиентам, так как электронное письмо со счетом будет отправлено автоматически. до улучшить сотрудничество и общение , Elorus имеет собственный клиентский портал, на котором ваши клиенты могут получить доступ и отслеживать текущие проекты, оплачивать свои счета и проверять отчетные данные о своих транзакциях с вами.