Как зарегистрировать входящее письмо образец – Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Как правильно зарегистрировать входящий документ? | Вопросы подписчиков
Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.
Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.
Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).
В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Все о
www.sekretariat.ru
Регистрация входящих документов | Делопроизводство
Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.
Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).
Прежде чем приступить к регистрации документов
Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.
Конверты обычно не сохраняют. Исключения:
- адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
- не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
- если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.
В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.
Как зарегистрировать входящие документы
- Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
ОАО «Кучка» Вх. № 0118 22.08.2014 |
- Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
- Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
- Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
- Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:
- печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
- копии информационных документов и рекламные материалы,
- поздравительные письма,
- приглашения,
- прейскуранты,
- добавьте что-то еще (если требуется).
Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.
Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 202 комментария
Оставить комментарий
delo-ved.ru
Сопроводительное письмо к документам. Бланк и образец 2019-2020 года
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
- к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
- к декларациям в ФНС, ФСС;
- к договору на подпись контрагентам;
- к коммерческому предложению;
- к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
- должность получателя и его ФИО;
- наименование компании или ведомства;
- адрес компании или ведомства.
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Сопроводительное письмо
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Приложения:
- Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
- Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
- Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
assistentus.ru
Что такое входящая корреспонденция. Образец журнала регистрации входящих документов
В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.
Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации
Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:
- Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
- Получаемые (входящая корреспонденция).
Рассмотрим значение каждой категории.
Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:
- Вышестоящие инстанции.
- Нижестоящие организации.
- Предприятия-партнеры.
- Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.
Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?
Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.
Документы для нижестоящих организаций
Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним
nauet.ru
Шпаргалка делопроизводителя : Пошаговая регистрация входящего документа
Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД).
Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?
Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:
— «От кого»;
— «Исходящий номер»;
— «Дата исходящего»;
— «Вид документа»;
— «Кому»Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.
С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).
Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр, если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.
Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?
В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).
Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:
— наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу;
— соответствие подписи автора с ЭЦП;
— соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,
— наличие приложений, если они указаны в тексте.
В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации», также указывается причина отказа.
В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).
Как зарегистрировать ДСП-документ?
ДСП-документы могут поступать также в бумажном и электронном виде.
Все о работе с документами «Для служебного пользования»>>
Если в организации есть необходимость электронного обмена ДСП-документами, то сначала следует:
— настроить закрытый канал электронной почты;
— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;
— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.
Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:
Извлекается архивный файл.
Затем регистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).
Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.
При наличии ошибок регистратор не обрабатывает ДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.
При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующей последовательности:
ДСП-документ распечатывается;
на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;
на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью.
Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Количество листов», «Краткое содержание». Переключатель «ДСП-документ» должен быть включен.
В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.
ДСП-документы в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.
www.docdelo.ru
Об авторе