Какие документы необходимы при трудоустройстве на работу: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс
Запрещенный прием: что не могут требовать при приеме на работу | Статьи
Осень — традиционная пора роста экономики после летних отпусков. Пока одни россияне возвращаются к своей работе, другие спешат устроиться на новые места. При этом порой возникают ситуации, когда работодатель при оформлении сотрудника спрашивает у него те документы и данные, которые не имеет права требовать по закону. В том, как вести себя в таких случаях, разбирались «Известия».
Силовая специфика
По словам руководителя направления подбора и адаптации hh.ru Росины Пустовит, список документов для оформления на работу может быть разным — это зависит как от вакансии, так и от статуса работника. Однако существует перечень, закрепленный Трудовым кодексом (ТК РФ).
— Согласно ему, в день выхода на работу сотрудник должен предоставить работодателю паспорт гражданина РФ или временное удостоверение личности, трудовую книжку, если она есть, и карточку СНИЛС. Военнообязанные приносят также военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — говорит собеседница «Известий».
Диплом или иной документ об образовании или о квалификации нужен только в случае, если работа требует специальных знаний или спецподготовки. Есть своя специфика и у справок об отсутствии судимости или фактах уголовного преследования. Как объясняет ведущий юрист Объединенного юридического центра «Парфенон» Павел Уткин, такие справки у потенциальных сотрудников работодатели могут запрашивать лишь при устройстве на работу в определенных сферах деятельности.
Запрещенный прием
Фото: РИА Новости/Алексей Майшев
— В первую очередь это работа с детьми. Справки о отсутствии судимости необходимы педагогам, тем, кто собирается работать в сфере воспитания, организации отдыха, медицинского обеспечения, культуры, искусства, детско-юношеского спорта и так далее, — объясняет эксперт.
По словам Павла Уткина, справки об отсутствии судимостей также требуются при оформлении на работу в полицию, прокуратуру, СКР, ФСБ, судебную систему, службу судебных приставов и другие силовые структуры.
«Если вы не собираетесь работать в подобных структурах, а от вас требуют принести справку об отсутствии судимости, это незаконно», — предупреждает специалист.
Трудовая дискриминация
Еще один тип документов, который работодатель может запросить при устройстве на работу, — это справка о том, подвергался ли человек административному наказанию за потребление наркотических и психотропных веществ. Но, как и в случае со справками о судимостях, запрашивать такие документы разрешено лишь в особых случаях.Если же человек отправляется на работу в районы Крайнего Севера, ему может потребоваться медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в такой местности. Для работ, прием на которые возможен только по результатам медицинского осмотра, понадобятся результаты предварительного осмотра. Работникам с инвалидностью — индивидуальная программа реабилитации (ИПР) для работника с инвалидностью.
— Медицинская книжка может потребоваться для случаев, установленных законом, например для работников общепита.
Согласие специальной комиссии — для отдельных категорий бывших госслужащих. Согласие родителей и медицинская справка о состоянии здоровья — в случаях с несовершеннолетними работниками, — поясняет Росина Пустовит.
Запрещенный прием1
Фото: РИА Новости/Рамиль Ситдиков
Между тем, как отмечает Павел Уткин, работодатели не могут требовать у молодых девушек справки об отсутствии беременности — это будет считаться дискриминацией. Требования предоставить рекомендации с прошлых мест работы также считаются незаконными.
— Рекомендации — это всегда хорошо, но отказать уже на этапе оформления документов, если у вас таковых не найдется, вам не имеют права, — подчеркивает эксперт.
Лишняя информация
Список документов, представленный собеседниками «Известий», актуален для граждан России, в случае с работниками-иностранцами он будет отличаться. Требовать другие документы запрещено законом, и в обратном случае соискатель может ссылаться на статью 65 ТК РФ, однако в ряде случаев работникам всё же потребуется предоставить дополнительные данные.
Например, если при расчете НДФЛ с зарплаты работник хочет получать налоговые вычеты на детей, необходимо принести свидетельства об их рождении.
— После найма у работодателя остается только трудовая книжка, а также медкнижка и справки, когда они обязательны, — говорит Росина Пустовит. — Остальные документы записываются в личную карточку. Хранить у себя ксерокопии этих документов работодателю нежелательно, так как с точки зрения работы с персональными данными это считается «избыточной информацией» и в случае проверки контролирующие органы могут расценить это как нарушение.
В свою очередь, Павел Уткин советует работникам сразу сообщать в трудовую инспекцию обо всех случаях ущемления их прав или неправомерных действиях со стороны работодателей.
Фото: ИЗВЕСТИЯ/Константин Кокошкин
Корректные и некорректные вопросы
Во время приема на работу соискателям задают разные вопросы. Как понять, какие из них корректны, а какие нет и что делать в таком случае?
По словам Росины Пустовит, вопросы работодателей преследуют разные цели, но чаще всего они спрашивают вполне ожидаемые вещи, связанные с личностью кандидата, его профессиональным уровнем, карьерными амбициями, пониманием работы и соответствием позиции.
К примеру, человека могут попросить назвать его сильные и слабые стороны, поинтересоваться, кем он видит себя через пять лет или почему на эту должность стоит взять именно его.
Однако сегодня на собеседованиях всё чаще задают «неудобные» вопросы, например про семью или сексуальную ориентацию. Согласно исследованию hh.ru, с этим сталкиваются большинство соискателей: 82% опрошенных заявили, что им задавали вопросы про их семейное положение, 9% — о знаке зодиака, 7% — о внешности, еще 7% — о политических взглядах, 3% — об ориентации. При этом почти треть (28%) респондентов заявили, что ответы на подобные вопросы повлияли на итоговый результат собеседования.
— Чаще всего от неудобных вопросов страдают женщины: работодатели не стесняются интересоваться их личной жизнью и возможной беременностью. Например, спрашивают, почему они до сих пор не замужем, планируют ли ребенка и как зарабатывает на жизнь их партнер. Не застрахованы от такого и мужчины, — говорит собеседница «Известий».
Если на собеседовании кандидату задают личный вопрос, причин может быть несколько: возможно, работодатель сталкивался с подобной проблемой в прошлом, или HR-служба компании практикует стрессовое собеседование. При этом встречаются и случаи, когда может попасться плохо знакомый с этикой рекрутер.
Запрещенный прием2
Фото: Global Look Press/dpa-tmn/Christin Klose
— Уровень неуместности таких вопросов соискатель определяет сам, как и то, будет ли он на них отвечать, — советует руководитель по привлечению и развитию процессов работы с персоналом портала «Работа.ру» Ольга Киляшева. — Зачастую личные темы поднимаются на собеседовании, чтобы понять, насколько вы совместимы с ценностями компании. Главное при возникновении таких вопросов не теряться. Если вы не хотите отвечать на личные вопросы, вежливо сообщите об этом работодателю или пошутите, если это будет уместно.
Также нельзя исключать и вариант стресс-интервью.
Если рекрутер ведет себя странно и хамский вопрос не единственное отклонение от норм делового общения, возможно, вас испытывают на прочность.
— Это чаще случается на должностях, которые предполагают работу в стрессовых условиях: руководство проблемным коллективом, общение с трудными клиентами, с силовыми структурами. Но помните, что каждый сам определяет, где проходят границы его личного пространства, — во время собеседования их тоже можно обозначить. — заключает Росина Пустовит.
Как заключить с сотрудником трудовой или гражданско-правовой договор
Отношения по трудовому договору регулирует Трудовой кодекс РФ — свод правил, установленных государством. К нему обращаются при разногласиях, на него ссылаются в суде. Трудовой договор подтверждает факт, что сотрудник Иванов и компания начали сотрудничать по условиям трудового кодекса.
В гражданско-правовом договоре (ГПД) действуют только те условия, о которых стороны договорились. Если работодатель хочет, чтобы исполнитель был на связи в 6 утра по пятницам — это нужно написать в договоре.
Сотрудник на трудовом и гражданско-правовом договоре:
| Трудовой | Гражданско-правовой | |
|---|---|---|
| Получает от работодателя: | Сотрудник получает только то, что описано в договоре. | |
| Например, компания должна заплатить вознаграждение за выполненную работу и согласовывать результат не дольше трех дней | ||
| Обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка: выполнять работу на своем рабочем месте, не опаздывать и не прогуливать | Может сделать работу за два дня или растянуть ее на месяц, работать только по ночам или уехать в Китай. Главное — результат | |
| Выполняет работу только лично | ||
| Получает от работодателя рабочее место, компьютер, интернет и т. д. Если потратит свои деньги на то, чтобы выполнить работу, — получит компенсацию | Выполняет работу за свой счет. Если сломался компьютер или обманули подрядчики — сам решает проблему | |
| Гарантированно получает заработную плату два раза в месяц | Получает деньги так, как написано в договоре. Если по условиям вознаграждение через год после сдачи проекта — так и будет | |
| Заключают на определенный срок или до результата | ||
| Нужно оформлять трудовую книжку и кадровые документы, регистрироваться в ФСС | Нужно только подписать договор |
tableCell»>зарплату не реже двух раз в месяц;
возмещение расходов, если использовал свое личное имущество для работы;
оплачиваемые командировки, отпускные, больничные, декретные с сохранением места работы
tableCell»>Может частично или полностью перепоручить свою работу подрядчикам
tableCell»>Бывает срочным только в некоторых случаях. Например, вы берете сотрудника на время декрета основного сотрудникаГарантии сотрудника
Трудовой
Получает от работодателя:
зарплату не реже двух раз в месяц;
возмещение расходов, если использовал свое личное имущество для работы;
оплачиваемые командировки, отпускные, больничные, декретные с сохранением места работы
Гражданско-правовой
Сотрудник получает только то, что описано в договоре.
Например, компания должна заплатить вознаграждение за выполненную работу и согласовывать результат не дольше трех дней
Дисциплина
Трудовой
Обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка: выполнять работу на своем рабочем месте, не опаздывать и не прогуливать
Гражданско-правовой
Может сделать работу за два дня или растянуть ее на месяц, работать только по ночам или уехать в Китай.
Главное — результат
Привлечение третьих лиц
Трудовой
Выполняет работу только лично
Гражданско-правовой
Может частично или полностью перепоручить свою работу подрядчикам
Расходы на работу
Трудовой
Получает от работодателя рабочее место, компьютер, интернет и т. д. Если потратит свои деньги на то, чтобы выполнить работу, — получит компенсацию
Гражданско-правовой
Выполняет работу за свой счет. Если сломался компьютер или обманули подрядчики — сам решает проблему
Зарплата
Трудовой
Гарантированно получает заработную плату два раза в месяц
Гражданско-правовой
Получает деньги так, как написано в договоре. Если по условиям вознаграждение через год после сдачи проекта — так и будет
Трудовой
Бывает срочным только в некоторых случаях. Например, вы берете сотрудника на время декрета основного сотрудника
Гражданско-правовой
Заключают на определенный срок или до результата
Кадровый учет
Трудовой
Нужно оформлять трудовую книжку и кадровые документы, регистрироваться в ФСС
Гражданско-правовой
Нужно только подписать договор
Взносы на трудовом и гражданско-правовом договоре:
table»>
tableRow»>Трудовой
+
Гражданско-правовой
+
Пенсионное страхование
Трудовой
+
Гражданско-правовой
+
Медицинское страхование
Трудовой
+
Гражданско-правовой
+
Взносы на случай болезни или материнства
Трудовой
+
Гражданско-правовой
—
Взносы на страхование от производственного травматизма и профзаболеваний
Трудовой
+
Гражданско-правовой
—
Новые документы по найму
Новые документы по найму Для просмотра файлов PDF требуется Adobe Reader.
- Содержимое
- Индекс
- <
- >
- 10 лучших советов
- Отказ от ответственности
Лучшее время, чтобы получить согласие сотрудников на что-либо или заставить их подписать необходимые государственные документы, — это до их приема на работу или в самом начале работы. Хороший способ справиться с этим — попросить соответствующего сотрудника, например, офис-менеджера или сотрудника отдела кадров, встретиться с новым сотрудником до начала работы и попросить нового сотрудника заполнить различные формы. Ниже приведен список обязательных и необязательных документов, которые компании чаще всего включают в новый пакет найма.
Требуется:
- Форма
W-4 — эта форма предназначена для получения основной информации о налоге на заработную плату от сотрудника и позволяет компании узнать, сколько освобождений использовать при расчете налога у источника для целей IRS (скачать форму здесь)
- Форма
I-9 — требуется для всех новых сотрудников, чтобы документально подтвердить, что они имеют право работать в Соединенных Штатах (скачать форму здесь)
Уведомление DOL о рынке медицинского страхования (https://www.
dol.gov/agencies/ebsa/about-ebsa/our-activities/resource-center/faqs/notice-of-coverage-options)уведомление о компенсационном покрытии работников — вне зависимости от того, осуществляет ли компания страхование компенсаций работникам или нет, она должна так или иначе уведомлять новых сотрудников (загрузить либо уведомление о страховом покрытии (на английском, испанском или вьетнамском), либо уведомление о не- покрытие (английский, испанский или вьетнамский)
согласие на проверку биографических данных, если оно еще не получено — лучше всего получить его до приема на работу кого-либо, чтобы можно было провести проверку до принятия решения о найме, но лучше поздно, чем никогда, поскольку предварительное уведомление о проверке биографических данных и согласие требуются в соответствии с Законом о достоверной кредитной отчетности, если проверка проводится сторонней коммерческой службой (альтернативная форма находится здесь)
dol.gov/agencies/ebsa/about-ebsa/our-activities/resource-center/faqs/notice-of-coverage-options)Дополнительно, но рекомендуется:
подтверждение получения справочника политик (альтернативная форма, совмещенная с согласиями на обыски и видеонаблюдение, здесь)
согласие на тестирование на наркотики/согласие на политику поиска, если компания занимается такими вещами
согласие на видеонаблюдение, если компания ведет такое наблюдение
соглашения об оплате труда, удержаниях из заработной платы, льготах, графике работы, месте работы и т.
д. (с отказом от ответственности за трудоустройство по собственному желанию (пример см. в теме о соглашениях об оплате труда))документа, необходимых для получения потенциальных выгод, связанных с наймом соискателей из определенных целевых групп (см. https://twc.texas.gov/businesses/work-opportunity-tax-credit)
д. (с отказом от ответственности за трудоустройство по собственному желанию (пример см. в теме о соглашениях об оплате труда))В дополнение к оформлению документов работодатель должен предпринять другие шаги во время или сразу после того, как сотрудник приступит к работе:
Введите сотрудника в систему расчета заработной платы. В целях идентификации сотрудников попробуйте использовать буквенно-цифровой идентификатор, отличный от номера социального страхования — как государственные учреждения, так и эксперты из частного сектора советуют работодателям свести к минимуму использование и публикацию SSN для чего-либо, кроме отчетности по заработной плате и налога с заработной платы.
Составьте новый отчет о найме в течение 20 дней с момента найма — это можно сделать онлайн по адресу https://portal.
cs.oag.state.tx.us/wps/portal/employer.Подпишите работника на любую страховку или другие льготы, которые может предложить компания.
Выдайте сотруднику любые удостоверения личности или карты доступа, необходимые для доступа к объектам компании.
Выдача оборудования компании, униформы и других предметов — рассмотрите возможность использования соглашения о залоге возврата имущества, чтобы свести к минимуму риск повреждения или невозврата такого имущества.
cs.oag.state.tx.us/wps/portal/employer.Помните, что новые ознакомительные периоды найма будут включать компенсируемое отработанное время.
Возврат к предприятиям и работодателям
Возврат на главную страницу TWC
Какие документы необходимы для новых сотрудников?
Старт
Все, что вам нужно знать, чтобы начать свой собственный бизнес. От бизнес-идей до изучения конкурентов.
- Бизнес-идеи
- Стратегия
- Запускать
Развитие
Наш лучший экспертный совет о том, как развивать свой бизнес — от привлечения новых клиентов до поддержания удовлетворенности существующих клиентов и наличия капитала для этого.
- Продажи
- Клиенты
- Маркетинг
- Процветать
Начало » Стратегия
Стартапы, которые нанимают новых сотрудников, должны убедиться, что все документы в порядке. От W-4 до форм прямого депозита — вот список необходимых документов для начала регистрации.
Автор: Дэн Касарелла, автор
Когда вы берете нового сотрудника на работу, его документы должны быть полными и точными, чтобы гарантировать, что он получит оплату и что вы соблюдаете местные и федеральные постановления. — Getty Images/fizkes Если вы новый владелец бизнеса, добавление сотрудников в вашу команду является захватывающей частью процесса роста. Чтобы процесс шел гладко, очень важно знать, какие новые документы о найме должны заполнить владельцы бизнеса, чтобы оставаться в хорошем состоянии в соответствии с трудовым законодательством. Вот разбивка различных типов необходимых документов, которые вам необходимо заполнить при наборе и найме нового персонала для вашей команды.
[Читать: Нужно быстро масштабировать? Вот 6 способов быстро нанять сотрудников]
Когда требуются документы для приема на работу?
Каждый раз, когда вы приглашаете нового человека в свою компанию для работы с вами, вам нужно, чтобы он заполнил документы для найма. Независимо от того, является ли этот человек фрилансером по контракту или штатным сотрудником, ему необходимо заполнить какую-то форму документов, чтобы ваш бизнес юридически соответствовал трудовому законодательству вашего штата и чтобы ему платили. Это необходимо для соблюдения государственных и национальных законов о занятости, и это может защитить конкретные потребности вашей компании.
Что такое найм документов?
Документы для нового найма — это документы, которые должен заполнить любой новый сотрудник, чтобы начать работать в вашей компании. Этот документ представляет собой набор документов. Некоторые из этих форм являются государственными формами для подоходного налога и юридических обязательств.
Другие документы, такие как корпоративный кодекс поведения и руководство для сотрудников, устанавливают соглашение между вами и вашим новым сотрудником в отношении политики компании.
[Читайте: 4 больших тренда в найме, за которыми стоит следить в 2021 году]
Независимо от того, является ли этот человек внештатным сотрудником по контракту или штатным сотрудником, ему необходимо заполнить некоторую форму документов, чтобы ваш бизнес юридически соответствовал трудовому законодательству вашего штата и чтобы он получал оплату.
Документы, необходимые для оформления документов на работу
Вот некоторые из форм, необходимых для найма новых сотрудников:
Форма W-4 (или W-9)
Форма W-4 сообщает работодателям, сколько денег сотрудник хочет удержать от их оплаты за правильный федеральный налоговый доход. Если ваш новый сотрудник работает по контракту, ему необходимо заполнить форму W-9.формы с той же целью.
Эту форму необходимо заполнить, как только человек будет принят на работу, чтобы ваша бухгалтерия могла знать, сколько удерживать из его первой зарплаты.
Форма I-9
Форма I-9 используется для проверки личности сотрудника и его права на работу в Соединенных Штатах. И новый сотрудник, и работодатель должны заполнить разделы в течение первого дня работы нового сотрудника. Чтобы эта форма была заполнена, новый сотрудник должен предоставить документы, удостоверяющие личность, которые работодатель физически проверяет.
Форма удержания подоходного налога штата
Многие штаты требуют от новых сотрудников заполнения отдельной формы для удержания подоходного налога штата. При создании пакета документов для найма для вашего нового сотрудника сверьтесь с законами о занятости вашего штата, чтобы узнать, какие налоговые формы требуются.
Форма вознаграждений работникам
В этих формах описываются все льготы, на получение которых имеет право ваш сотрудник, включая краткие сведения о плане и инструкции по регистрации.
Эти формы должны максимально облегчить подписку на преимущества, предоставляемые вашей компанией.
Форма прямого перечисления
Если ваш сотрудник заинтересован в том, чтобы его зарплата перечислялась непосредственно на его банковский счет, ему необходимо заполнить форму прямого перечисления. Некоторые компании вводят обязательный прямой депозит и не предлагают возможность получения физического чека. Другие оставляют решение на усмотрение работника. В этой форме сотрудник заполнит свою банковскую информацию, чтобы ваш бухгалтерский отдел мог внести свой чек прямо на его предпочтительный счет.
Внутренние формы
Внутренние формы — это любые дополнительные документы, которые требуются вашей компании для установления отношений с вашими сотрудниками. В зависимости от вашего бизнеса это может включать соглашения о неконкуренции, соглашения о неразглашении, форму подтверждения в справочнике для сотрудников, соглашения о согласии на тестирование на наркотики, соглашения о конфиденциальности и другие формы.
Форма личных данных для чрезвычайных ситуаций
Каждая организация должна собирать некоторую личную информацию о своих сотрудниках в случае возникновения чрезвычайной ситуации на работе. В своей простейшей форме этот документ содержит всю контактную информацию о сотруднике в экстренных случаях, включая имя, телефон, адрес электронной почты и родство с сотрудником. Некоторые работодатели запрашивают информацию у лечащего врача работника, чтобы им было к кому обратиться в случае неотложной медицинской помощи.
CO— стремится вдохновить вас от ведущих уважаемых экспертов. Однако, прежде чем принимать какое-либо деловое решение, вам следует проконсультироваться со специалистом, который может дать вам совет в зависимости от вашей индивидуальной ситуации.
Подпишитесь на нас в Instagram, чтобы узнать больше советов экспертов и историй владельцев бизнеса.
Чтобы быть в курсе всех новостей, влияющих на ваш малый бизнес, перейдите сюда для всех наших последних новостей и обновлений малого бизнеса.
Об авторе