По требованиям Центрального Банка, коммерческие банки самостоятельно создают и утверждают документацию, отвечают за ее сохранность, а также отчитываются перед регулятором. За несоответствующую законодательным нормам документацию банку грозит применение санкций — вплоть до отзыва лицензии. По 86–ФЗ, Центральный банк должен поддерживать стабильность банковской системы, а поэтому определяет форму и содержание банковской документации, а также с помощью инструкций и рекомендаций регулирует все этапы ее формирования:
В этой статье рассмотрим виды документов, которые создает банк, особенности их хранения и способы автоматизировать трудоемкий документооборот.
Коммерческий банк — это юрлицо, поэтому работает со всеми видами документов, которые можно встретить в большинстве компаний: распоряжениями, договорами, документами по трудовым отношениям. Но помимо внутренних документов организаций, в банке есть и другие — они делятся по месту их формирования и характеру банковских операций. Классификация банковских документов по месту их формирования:
По правилам ведения бухучета в банках, документы делятся по характеру банковских операций:
Для всех трех типов документов действуют свои правила обработки и хранения. Например, мемориальные ежедневно подшиваются в порядке возрастания номеров дебетованных балансовых счетов. С ними же брошюруются внебалансовые счета, которые помещаются после мемориальных. Кассовые документы, по вкладам физических лиц, ссудам индивидуальных заемщиков, внутрибанковским операциям, операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой должны храниться долго, поэтому подшиваются в отдельные папки. Далее подшивки помещаются в пожароустойчивые железные шкафы или ящики в операционном зале. Вопрос о методологии хранения электронных документов на сегодняшний день актуальный. Ведение электронного архива изучают экспертные бюро и профессиональные объединения, например «Гильдия Управляющих Документацией». Такие организации отмечают, что для сохранности договоров и актов необходимо выделить специальное помещение, обеспечить возможность воспроизвести документы при необходимости, гарантировать их аутентичность, организацию учета.
Также необходимы утвержденные правовые основания и технические условия с обеспечением их юридической силы, установленный порядок приема документов на постоянное хранение. Пока банковские организации самостоятельно решают, какие виды документов из перечисленных в Приложении 1 к Указанию N 2346-У будут храниться на компьютерах в специальных форматах. На основании документов, которые создает, обрабатывает и хранит банк, ЦБ РФ проводит финансовый контроль. Цель — проверить эффективности банковской деятельности, обеспечить сохранность банковских активов и поддерживать риски на безопасном для банка уровне.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» отмечает, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены согласно форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этом реестре, должны содержать реквизиты: вид, дата составления, название организации, от имени которой он составляется, суть банковской операции, указание ответственных должностей лиц, их подписи. Денежно-расчетные документы являются подтверждением проводимых банком операций и должны быть составлены в виде стандартных бланков, формы которых определяются Банком России:
Несмотря на существование типовых форм, заполнение реквизитов, в том числе входящей информации от клиента, отнимает много времени, а из-за человеческого фактора есть вероятность допустить ошибку.
Платформа для создания и управления документами Doczilla Pro ускоряет подготовку типовых форм документов. Вероятность сделать ошибку исключена: сотрудник банка не работает напрямую с текстом, а лишь отвечает на вопросы в анкете. Большая часть положений документа заполняется автоматически.
Например, в отделении банка регулярно оформляют договоры на лизинг, в которых отличаются лишь данные клиента и некоторые существенные условия договора. Если основные положения остаются прежними, такой договор можно считать типовым. Значит, работу с ним легко автоматизировать с помощью Doczilla Pro. Сотрудник заполняет анкету, а личные данные клиента автоматически добавляются в договор. Информация добавляется автоматически, потому что Doczilla Pro интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Это дает возможность автоматически заполнять нужные поля, а не переносить данные вручную. Например, чтоб подготовить закладную можно указать ID сделки, а информация о ее сторонах, объекте, сроках ипотеки подтянется автоматически. Все данные переносятся в форму с правильными окончаниями, в нужных склонениях и падежах. Это интуитивно понятная платформа, ускоряющая работу с документами в 3–10 раз. Можно настроить разные уровни доступа к документам, чтобы обеспечить конфиденциальность информации, не допустив, чтобы сотрудники открывали файлы соседнего департамента и вносили в них правки.Проблема, с которой к нам обратились сотрудники АКБ Абсолют Банк — трата большого количества времени на подготовку кредитной и обеспечительной документации. Даже для типовых условий требовалось согласование между отделами банка, ручное введение данных из системы в документ, длительная подготовка текста, удаление сносок. Была поставлена задача ускорить процесс создания закладных и сложных документов с большим количеством условий и связей, исключить вероятность ошибок.
Что сделала команда Doczilla:
В результате работы:
Автоматизация подготовки кредитных договоров позволила сотрудникам банка не тратить время на заполнение форм вручную, вычитку и длительное согласование. Также это обеспечило более быструю адаптацию нового члена команды к его должностным обязанностям. Как именно мы помогли банку оптимизировать документооборот и с какими сложностями пришлось столкнуться — читайте на нашем сайте.
Составление банковской документации — трудоемкий и рутинный процесс. Если его не автоматизировать, ежедневная подготовка документов будет отнимать у сотрудников время, которое можно направить на решение более глобальных задач. Сервисы, автоматизирующие работу с документами, упрощают труд работников банка и дают возможность в разы сократить время на оцифровку, подготовку и согласование документа. Чтобы избавиться от рутины и сократить time to money, попробуйте Doczilla Pro для банков.
ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Бухгалтерский учет в банках организован по мемориально-ордерной автоматизированной форме, то есть до группировки однородных операций по счетам они оформляются в мемориальных ордерах. В ордере указывается краткое содержание операции, сумма и корреспонденция счетов на уровне лицевых счетов (транзакция).
Мемориальный ордер может не составляться, если операция оформляется кассовыми или платежными документами, выписками из корреспондентских счетов, а также авансовыми отчетами и прочими первичными документами.
К мемориальным документам прикладываются первичные документы, которые послужили основанием для отражения информации о совершенных операциях.
Первичные документы, фиксирующие совершение операции, должны содержать достоверные данные и создаваться в момент совершения операции.
Первичные документы могут оформляться как на типовых бланках, так и на бланках специализированных форм.
К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции.
Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
— наименование документа;
— код формы;
— дату составления;
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание операции;
— измерители операции;
— наименование должностных лиц, ответственных за содержание операции, правильность ее выполнения, личные подписи и их расшифровка.
Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и ее законность. Все первичные документы, поступившие в подразделение бухгалтерского учета банка, подлежат проверке как по форме, так и по содержанию, включая проверку законности операции и логическую увязку показателей.
Документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку банка, исключающую их повторное использование: оттиск штампа ответственного исполнителя, включающий дату и фамилию сотрудника.
Документы классифицируются в зависимости от места их формирования: банковские документы и клиентские документы.
По характеру отражаемых операций документы подразделяются на мемориальные, кассовые и внебалансовые.
Мемориальные документы оформляют операции, связанные с безналичными перечислениями по счетам.
Кассовые документы служат для оформления операций с денежной наличностью. Они подразделяются на приходные и расходные. К приходным документам относятся объявления на взнос наличными, приходный кассовый ордер. К расходным кассовым документам относятся денежный чек и расходный кассовый ордер.
К внебалансовым документам относятся внебалансовые ордера.
Все мемориальные, кассовые и внебалансовые документы вместе с приложенными к ним первичными документами, подтверждающими совершенные операции за рабочий день, называются «документы дня банка».
Информация, содержащаяся в принятых к учету документах, систематизируется в учетных регистрах для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности.
К регистрам бухгалтерского учета в банке относятся:
— ведомость остатков по счетам;
— ведомость остатков размещенных и привлеченных средств;
— ежедневная оборотная ведомость;
— ежедневный баланс.
Первичные учетные документы принимаются в банке к исполнению при отсутствии каких-либо подчисток, исправлений или использования корректирующей жидкости.
Ошибки, выявленные после составления баланса должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны ошибочные записи на основании составляемых исправительных ордеров.
Банки должны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за организацию и соблюдение порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.
Документооборот в банке представляет собой движение документа с момента его создания до отражения в бухгалтерском учете, и после сдачи бухгалтерской отчетности размещение в архиве. Документооборот в банке строится в зависимости от особенностей программного обеспечения, времени, установленного операционного дня, количества и территориального размещения отделений и филиалов.
В учетной политике банка отражаются правила документооборота, которые обеспечивают своевременную обработку банковских документов и достоверное отражение показателей в бухгалтерской отчетности.
Банк разрабатывает график документооборота, который содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов каждым подразделением банка.
Потеря любимого человека — это уже стресс, и оставшиеся в живых члены семьи должны сделать последние приготовления — помимо того, чтобы справиться с горем.
Когда дело доходит до планирования похорон, трудно даже подумать, с чего начать, особенно когда испытываешь широкий спектр эмоций. Хотя нет простого способа начать планирование окончательных договоренностей, знание того, какие документы вам понадобятся, может помочь вам облегчить бремя и выполнить последние пожелания любимого человека.
Ниже приведен список документов, которые вам необходимо собрать. Обратите внимание, что некоторые документы могут не относиться к вашему близкому человеку.
Вам потребуется найти или запросить копию оригинала свидетельства о рождении и карточки социального обеспечения вашего близкого человека. Если вы не можете найти оригинал сертификата, вы можете заказать его в Огайо здесь. Если у вас нет документов, проверьте информацию о номере социального страхования и свидетельстве о рождении.
Вам потребуются копии записей о браке и/или разводе с любыми поправками, чтобы обрабатывать финансовые документы вашего близкого человека. Если вы не можете найти оригиналы справок, вам необходимо обратиться в офис Бюро статистики естественного движения населения в том штате, где был заключен брак или развод.
Узнайте, купил ли ваш близкий участок кладбища перед его уходом, и найдите свидетельство о праве собственности. Ваш распорядитель похорон может позвонить на кладбище для получения информации о собственности. Это гарантирует, что ваш близкий будет похоронен в том месте, которое он выбрал. Если памятник из надгробия уже куплен, похоронное бюро может помочь вам выполнить гравировку или помочь в покупке нового надгробия.
Если ваш близкий задокументировал свои окончательные пожелания путем предварительного планирования, вы должны принести с собой все применимые документы или правила. Похоронное бюро, где они заранее планировали, также будет иметь эту информацию в файле. Предварительные документы будут включать важную информацию об окончательных пожеланиях вашего близкого человека, например, его предпочтения в отношении окончательного распоряжения (погребение или кремация), место его последнего упокоения (кладбище, место рассеяния и т. д.), предпочтения в отношении услуг (похороны, поминки, сбор) и многое другое. .
В дополнение или вместо договоренностей о предварительном планировании найдите форму назначения представительства. Этот документ определяет, кто имеет законные полномочия планировать окончательные договоренности и какие средства они должны использовать для этого.
Распорядитель похорон поможет вам получить бланки заявлений у страхового агента вашего близкого или на веб-сайте компании. Если вы не уверены, есть ли у вашего близкого какие-либо страховые полисы, выясните это, проверив старые счета и почту, выполнив поиск в Интернете или позвонив Уполномоченному по страхованию в вашем штате. Это касается и полисов страхования жизни.
>>>Связанный ресурс: Страхование жизни покрывает расходы на похороны?
Если ваш близкий служил в армии, вам потребуется копия его свидетельства об увольнении, также известного как DD-214, чтобы получить льготы для ветеранов. Кроме того, в некоторых случаях можно получить материальную помощь на похороны или другие материальные блага, но для этого похоронное бюро должно будет уведомить Управление по делам ветеранов и предоставить ряд документов.
Если вы хотите опубликовать некролог в местной газете или персонализировать услуги с помощью фотографий, принесите фотографии любимого человека, а также описание и список имен родственников.
>>>Связанный ресурс: Как написать некролог близкому человеку за три шага
Чтобы получить свидетельство о смерти, вам необходимо Свидетельство о смерти штата Огайо, которое вам поможет заполнить распорядитель похорон. Информация, необходимая для заполнения сертификата, включает:
После того, как свидетельство о смерти будет заполнено, вы передадите его вашему похоронному бюро или организатору кремации, который вместе с сертифицированным врачом заполнит раздел «Причина смерти». После подписания сертифицирующим врачом похоронное бюро подаст заявление в местный отдел здравоохранения. Ваш распорядитель похорон поможет вам определить, сколько заверенных копий вам потребуется.
>>> Предлагаем подробно ознакомиться с заполнением свидетельства о смерти на этом ресурсе .
Следующий список включает дополнительные документы, которые будут полезны в ближайшие дни и недели после смерти. Хотя это не всегда необходимо для планирования окончательных договоренностей, многие из них пригодятся, когда вы организуете имущество вашего близкого, уведомляете финансовые учреждения и начинаете разбирать его имущество.
Потеря близкого человека невероятно тяжела, и стресс, связанный с планированием похорон, может легко усугубить это горе для вас и других членов семьи. Но есть способ, которым вы можете организовать эти типы документов для своих близких, а также изложить свои последние пожелания в письменной форме задолго до того, как вы умрете.
Заблаговременное планирование своих похорон или похорон близкого человека может обеспечить душевное спокойствие в трудные времена. Загрузите наше Руководство для пожилых людей по организации похорон , чтобы помочь исполнить ваши последние желания и облегчить бремя планирования похорон для ваших близких.
Тридцатилетний опыт помощи людям в самый трудный день их жизни и один из старейших сотрудников Busch. Благодаря своему опыту и сочувствию Боб дает семьям ценные рекомендации. Он входит в состав двух некоммерческих советов в районе Большого Кливленда, продвигая здравоохранение и искусство. С гордостью обслуживаем семьи Буш с 1983 года.
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 15 июля 2019 г.
Документы, необходимые для организации похорон, зависят от конкретного человека. Например, если ваш близкий католик, вам нужно будет предоставить свидетельство о смерти и оригинал свидетельства о крещении. Если они были женаты или разведены, вам также потребуется свидетельство о браке и решение о разводе соответственно с подписями обеих сторон.
Вам нужно свидетельство о смерти для организации похорон?
Свидетельство о смерти является ключом к организации похорон. Его можно получить, запросив его у вашего регистратора после того, как вы зарегистрировали смерть, и за получение этого документа не взимается плата. Кроме того, следующий шаг в планировании, если не использовать распорядителя похорон, состоит в том, чтобы сохранить этот документ в безопасности, поскольку он должен будет предъявить удостоверение личности при организации услуг по захоронению или кремации.
Если вы занимаетесь организацией похорон, важно знать, какие документы вам потребуются. Наиболее распространенным документом, необходимым для захоронения или кремации, является свидетельство о смерти. Кроме того, другие документы могут включать уведомление о некрологе и любые другие документы из церкви или кладбища, где был похоронен ваш любимый человек.
Документы подобные;
Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) предусматривает, что все медицинские записи являются конфиденциальными между пациентом и поставщиком медицинских услуг. Если вы хотите, чтобы член семьи имел доступ к вашим записям в случае, если вы умрете или станете недееспособным. Вам необходимо заполнить и подписать форму выпуска HIPAA
Доверенность на медицинское обслуживание (POA) назначает кого-то, кто будет принимать за вас решения о вашем медицинском обслуживании, если вы когда-либо станете недееспособным. Этот документ полезно иметь при наличии каких-либо проблем со здоровьем, от неизлечимых заболеваний и потери функции мозга до временной потери сознания. Выберите человека, которому вы доверяете, в качестве доверенного лица в области здравоохранения.
Ваше завещание — это документ, в котором указывается, кто получит ваше имущество и имущество после вашей смерти. Завещания должны соответствовать некоторым важным критериям, чтобы быть действительными, поэтому всегда полезно проконсультироваться с адвокатом. Убедитесь, что ваша воля:
Вы также можете составить завещание на случай, если вы станете недееспособным. Кроме того, в отличие от доверенности или завещания, жизнь позволит вам изложить свои пожелания в конце жизни в случае, если вы станете неизлечимо больным.
В то время как книжка на случай чрезвычайной ситуации (ICE) не является официальным документом. Для семей очень важно получить доступ к важным документам, когда близкий человек скончался или стал недееспособным. Обязательно сделайте его и храните в безопасном, но очевидном месте на случай смерти. Включите документы в свою книгу ICE, например:
Это лишь некоторые из важных документов, которые вы можете собрать, готовясь к своей возможной кончине. Если вы хотите узнать больше о других способах подготовки к похоронам или об общих услугах похоронного бюро в Тинли-Парке, штат Иллинойс. Пожалуйста, свяжитесь с похоронным бюро и крематорием Colonial Chapel по адресу 15525 S 73rd Ave Orland Park, IL 60462. Позвоните нам по телефону (708) 532-5400.
Новое сообщение > < Предыдущее сообщение
Поделиться
Твитнуть
Поделиться
Почта
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 18 апр, 2022 •
Ваш любимый человек был уникальным, так почему бы не отпраздновать именно то, что сделало его особенным, в похоронном бюро? Используйте этот список нишевых идей дани, чтобы вдохновить свои планы.
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 11 апр, 2022 •
Как создать жизнь, достойную того, чтобы ее прожить и помнить после смерти и кремации в Мокене, штат Иллинойс? Продолжайте читать советы о том, как оставить наследие.
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 04 апр, 2022 •
Что такое обязательная услуга? Почему они у вас есть? Как вы планируете один? Продолжайте читать, чтобы узнать об этих ответах о похоронных бюро и похоронных бюро в Мокене, штат Иллинойс.
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 27 марта 2022 г. •
Любите ли вы кого-то так сильно, что не хотите расставаться с ним даже после службы кремации? Сопутствующая урна может быть ответом. Продолжайте читать, чтобы узнать больше.
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 20 марта 2022 г. •
Как вы выражаете поддержку и сочувствие тому, кто недавно пережил утрату и похороны в похоронном бюро? Используйте эти 10 простых способов выразить сочувствие.
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 14 марта 2022 г. •
Что такое позитивность смерти и какое отношение она имеет к службе кремации? Узнайте больше о движении позитива к смерти и услугах кремации в Палос-Хайтс, штат Иллинойс.
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 07 мар, 2022 •
Новый год приносит новые тенденции в Палос-Хайтс, похоронных бюро Иллинойса, услуги кремации, мемориалы и многое другое. Узнайте о предстоящих тенденциях в похоронной индустрии на 2022 год
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 28 фев, 2022 •
Можно ли стать деревом после смерти и кремации? Да! Продолжайте читать, чтобы узнать больше о наборах для кремации, их преимуществах и о том, как вы можете стать деревом после смерти.
Похоронное бюро и крематорий Colonial Chapel • 22 фев, 2022 •
Вас когда-нибудь интересовали похороны в море после служб в похоронных бюро в Мокене, Иллинойс? Продолжайте читать, чтобы узнать больше о практике, правилах и многом другом.
Об авторе